Đề tài Xây dựng chương trình quản lý hồ sơ nhân sự trường cao đẳng nghề Âu Lạc Yên Bái

ng pháp để định danh các biến kiểu này dấu một đồng đô la ($) vào cuối tên biến: Astring Variable. Trên lý thuyết các biến chuỗi có thể lưu trữ khoảng 2 tỷ kí tự. Trong thực tế, một máy cụ thể có thể lưu trữ ít hơn, do các hạn chế của bộ nhớ, các yêu cầu phần việc chung của Windown hoặc số lượng dùng chung biểu mẫu. b. Kiểu Integer Các biến số nguyên integer lưu trữ các giá trị số nguyên tương đối nhỏ giữa -32768 và +32767. Số học, số nguyên, tuy nhanh xong bị hạn chế trong phạm vi này. Dấu định danh được dùng là dấu “% “. c. Kiểu Long integer Các biến số nguyên dài Long integer lưu trữ các số nguyên giữa -2,147,483 và +2,147,483,647 dấu định danh được dùng là dấu “ & “. d. Kiểu Double Kiểu dữ liệu chính đôi [Double] khi cần các con số có tới 16 vị trí độ chính xác và cho phép có hơn 300 chữ số. Các phép tính cũng là xấp xỉ cho kiểu biến này, chỉ có thể căn cứ vào 16 chữ số đầu. Ngoài ra với các con số chính đôi, phép tính thực hiện tương đối chậm, chủ yếu được dùng trong phép tính khoa học trong Access. Dấu định danh dùng cho biến chính đôi là dấu “#”. Phải dùng # tại cuối con số thực tế, nhất là khi có tương đôi ít chữ số bởi bằng không Access sẽ mặc nhận ý ta muốn dùng biến với độ chính xác hạn chế của một số chính đơn, chính xác hơn nếu ta viết. Ví dụ: Adouble PrecitionyVariable # = 12.345 # e. Kiểu Date Kiểu dữ liệu ngày tháng là một phương cách tiện dùng để lưu trữ thông tin cả ngày tháng lẫn giờ khắc cho bất kỳ thời điểm nào. Ta cho phép gán cho các biến ngày tháng bằng dấu #. Ví dụ : ngày = # january,1,2000 # f. Kiểu Variant Kiểu Variant được thiết kế để lưu trữ toàn bộ dữ liệu khả dĩ khác nhau của Access nhận được trong một chỗ. Nếu ta không báo cho Access biết kiểu thông tin mà một biến đang lưu trữ, nó sẽ dùng kiểu variant. Ngoài cách dùng dấu định danh để chỉ định kiểu, Access còn cho phép dùng điều lệnh. “Dim “ để khai báo biến Ví dụ : Dim A as integer Dim B as string, C as Byte 1.1.4 Điều khiển luồng chương trình 1/ Câu lệnh If: Dạng 1: If then [Else lệnh 2] Dạng 2: If then Else End If Dạng 3: If then ElseIf then …….. ElseIf then [Else nhóm lệnh (n+1)] Endif 2/ Câu lệnh Select …Case Cú pháp Select Case Case: ……….. Case: [Case else ] End select 3/ Câu lệnh For…Next Cú pháp For counter=Start to End [Step step] [Exit For] Next counter Trong đó - Counter: là biến đếm kiểu số nguyên - Start: là giá trị bắt đầu của Counter - End: là giá trị kết thúc của Counter - Step: bước nhảy của mỗi lần lặp, nếu không có giá trị này thì mặc định bước nhảy bằng 1. 4/ Cấu trúc lặp Do…While Cú pháp Do While [Exit Do] Loop 1.1.5 Các hàm về chuỗi Do thông tin trong hộp văn bản Access luôn được lưu trữ dưới dạng văn bản, nên trong Access, các chuỗi tỏ ra quan trọng hơn nhiều so với trong Access bình thường. Một chuỗi chẳng qua là một nhóm kí tự được bao trong dấu nháy kép. Khi có người nhập thông tin vào hộp văn bản, Access luôn lưu trữ dưới dạng một chuỗi. Do đó, cho dù ta có một hộp văn bản chú ý để lưu trữ một khối lượng thì nội dung đó vẫn được xem là một chuỗi. Phép toán phổ dụng nhất đối với các chuỗi thường là gộp hai chuỗi lại với nhau (thuật ngữ gọi là ghép nối [concatenate]). Để ghép nối hai chuỗi, ta dùng dấu “ & “ hay dấu “ + “. Dấu và nối các chuỗi theo thứ tự mà ta nêu chúng. Do đó, không giống như việc cộng các con số, thứ tự là quan trọng khi dùng dấu “&” để ghép hai chuỗi với nhau. Cũng có thể dùng dấu “&” để nối các chuỗi theo số lượng tuỳ ý trước khi Access thực hiện điều lệnh gán. Phân tích chuỗi bằng hàm mid, left và right. Để tiến hành phân tích một chuỗi hiện có, ta phải đặt một hàm trong thân vòng lặp cho phép kéo từng mẫu ký tự riêng lẻ hoặc các chùm lớn hơn ra khỏi một chuỗi. For I =1 to len ( the string ) Mã hàm làm việc với các kí tự riêng lẻ Next I * Hàm Mid Trong các hàm trên, quan trọng nhất ta có hàm mid, trả về một chuỗi lưu trữ trong một Variant, và hàm mid$, hàm trả về chuỗi thực tế. Có thể dùng hoán đổi hai phiên bản này. Cú pháp: Mid (String, vt as long [, n as long ]) Trích ra n kí tự bắt đầu từ vị trí của xâu String, nếu bỏ qua n thì lấy từ kí tự vt đến kí tự cuối cùng (hoặc biểu thức chuỗi) mà ta muốn cắt bỏ. Tiếp theo là vị trí khởi đầu của các kí tự mà ta muốn ra khỏi chuỗi. Vị trí chốt tùy chọn sẽ lựa chọn số lượng kí tự mà ta muốn kéo ra. Hai tùy chọn này có thể là những số nguyên hoặc các số nguyên dài hoặc một biểu thức Access có thể làm tròn để nằm trong miền này. Mid là một hàm khóa ba (hoặc thỉnh thoảng là hai ) tham số, hay đối số. Cả hai thuật ngữ này đều vay mượn từ toán học. Trong một hàm, từng đối số được tách biệt nhau bằng dấu phẩy. Hàm Mid thường dùng ba mẫu tin. Một chuỗi tại vị trí đầu tiên và các số nguyên hay các số nguyên dài tại hai vị trí còn lại. Mid còn một tính năng hữu ích khác. Ta có thể dùng nó như một điều lệnh để tiến hành các thay đổi bên trong một chuỗi. * Hàm Left và Right Hàm Mid có hai hàm con (left và right) đôi lúc cũng rất hữu ích, cũng như mọi hàm chuỗi khác, chúng cũng có hai phiên bản. Một bình thường và một có kèm dấu $. Như tên gọi gợi ý left (left$) tạo một bản sao các kí tự tính từ đầu một từ và right (right$) chọn từ cuối trở nên, Right thường được dùng hơn. Nó tránh được phép trừ bên trong hàm Mid và có thể làm việc nhanh hơn. Left cũng làm việc tương tự nhưng chỉ giúp ta đỡ mất công đưa một vào vị trí thứ hai trong hàm Mid. Cú pháp: Left(String, n as long) -> Trích ra n kí tự trái của string. Right(String, n as long) -> Trích ra n kí tự phải của string. * Hàm InStr Cú pháp: InStr(vt, st1, st2 [kiểu so sánh]) Cho biết chuỗi st2 có xuất hiện trong chuỗi st1 bắt đầu tính từ vị trí vt hay không. Nếu có giá trị hàm bằng vị trí xuất hiện đầu tiên. Nếu không, hàm cho giá trị 0. Tham số kiểu so sánh có thể nhận các giá trị sau (vbDatabaseCompare, vbTextCompare, vbbinaryCompare). Giả sử, ta muốn tìm tất cả mọi chữ số đứng trước dấu chấm thập phân trong một con số. Tuy nhiên, có thể dùng hàm Mid rà qua phiên bản chuỗi của con số đó theo từng kí tự một, cho đến khi tìm thấy dấu chấm thập phân. Tuy nhiên làm như vậy sẽ nhọc công và chạy chậm hơn nhiều so với hàm InStr. Hàm InStr báo cho biết chuỗi có thuộc thành phần của một chuỗi khác hay không (chuyên ngữ gọi là “ chuỗi của con “). Nếu có, InStr sẽ báo cho biết vị trí bắt đầu chuỗi con. Hàm InStr cũng cho phép chỉ định bắt đầu tìm kiếm tại một kí tự nhất định. Ví dụ: InStr ([nơi bắt đầu]) chuỗi tìm kiếm, chuỗi tìm thấy) Định nơi bắt đầu tìm thấy, nếu để chống mục này, cuộc tìm kiếm sẽ bắt đầu từ vị trí thứ nhất. Do hàm InStr trả về giá trị zêrô (nghĩa là false) khi Access không tìm thấy một kí tự, hoặc một giá trị phi zêrô (true) khi tìm thấy, nên thông thường ta phải tự viết các vòng lặp If_then hoặc do dùng hàm InStr để tiến hành kiểm tra. * Hàm Str ( Str$ ) Cú pháp: Str$(number) Hàm này cho phép chuyển đổi giá trị số number sang giá trị string. Access cho phép chuyển ngược một con số thành một chuỗi. Có nhiều cách để thực hiện, xong hàm Str vẫn là đơn giản nhất. Hàm Str trả về một Variant lưu giữ một chuỗi còn hàm Str$ lại trả về một chuỗi thuần túy. Các hàm Str và Str$ chuyển đổi các con số thành chuỗi, xong không xóa sạch chúng hoàn toàn. 1.1.6 Hàm (Function) Khi phải dùng một biểu thức phức hợp nhiều lần trong một đề án thì cũng là lúc ta nên nghĩ đến phương án định nghĩa các hàm riêng. Ta có thể vận dụng một cách nào đó để tự động hóa tiến trình, nghĩa là để Access thực hiện một phần công việc. Đây là vai trò của chương trình, muốn trả về một giá trị, ta phải tạo một thủ tục Function, tức là hàm do người dùng định nghĩa. Như thường lệ, cửa sổ Code vẫn là nơi để tạo mã cho các thủ tục Function. Tên hàm cũng linh hoạt như tên biến, do đó ta nên chọn các tên có ý nghĩa. Nhờ vậy, chương trình sẽ minh bạch hơn và cũng dễ gỡ rối hơn. Lưu ý, trừ khi gán cho nó một dấu định danh kiểu rõ rệt ở cuối tên hoặc thông qua mệnh đề As, kiểu của hàm sẽ ngầm định theo kiểu dữ liệu Variant. Dưới đây là một dạng định nghĩa hàm, tuy đơn giản nhất nhưng khá phổ biến. [Static] [Private] [Public] Function ([danh sách đối]) [as type] [Các câu lệnh] [Tên_hàm = biểu_thức] [Exit Function] [Các câu lệnh] [Tên_hàm = biểu thức] End Function trong đó danh sách đối đều là biến. Các biến này được xem như những tham số của hàm. Kiểu của tham số có thể được chỉ định bởi các thẻ gán khai báo kiểu hoặc bằng các cụm từ As. Kiểu giá trị mà hàm trả về sẽ được chỉ định bằng một thẻ gán khai báo biến ( %, !, &, #, hoặc $ ) được chắp vào tên hàm, hoặc tên dùng trong mệnh đề As ở cuối dòng Function, hoặc một điều lệnh DefType xuất hiện bên trên phần định nghĩa Function. a/ Thủ tục Sub Các thủ tục Function được thành lập để thực hiện hầu như mọi thứ, chỉ cần nội dung muốn thực hiện chính là để có một đáp số _ một giá trị _ rút ra từ các hàm đó. Như đã nêu trên đây, tuy các hàm có thể thay đổi các tính chất của một Form, ảnh hưởng đến giá trị của các biến dưới dạng tham số, hoặc ảnh hưởng đến các biến cấp Form, xong không thể làm thế trừ khi sự thay đổi đó có liên quan đến nội dung thực hiện của hàm được thiết kế. Trong mọi trường hợp, một hàm sẽ nhận dữ liệu thô, điều tác nó, rồi trả về chỉ một giá trị. Để tránh các điều lệnh gán vô bổ và làm rối tung vấn đề, ta có một cấu trúc mới thủ tục Sub. Thủ tục Sub là công cụ chọn lựa trong trường hợp chỉ muốn viết một khối mã thực hiện một nội dung nào đó, cũng tương tự như thủ tục Event. Public Sub Chous () ‘ nhiều lệnh in’ End Sub Sau Sub là các dòng chứa các điều lệnh tạo thành thủ tục hay còn gọi là thân của thủ tục. Cuối cùng, ta có các từ khóa End Sub nằm trên các dòng riêng biệt. Cũng như trong các thủ tục sự kiện, các từ khoá này được dùng để nêu rõ điểm cuối của một thủ tục chung. Các gía trị của các đối số sẽ được chuyển cho các tham số tương ứng trong thủ tục và các điều khiển bên trong thủ tục Sub được thi hành. Khi đạt đến EndSub, việc thi hành sẽ tiếp tục với các dòng theo sau lệnh gọi đến thủ tục Sub. Cũng như các thủ tục Function, ta phải dùng cùng số lượng tham số như số lượng tham số đã định nghĩa trong thủ tục Sub và chúng phải có cùng kiểu tương thích. b/ Thủ tục truyền tham số Cú pháp: Private/ Public ( As …) Tùy thuộc muốn nó nhận bao nhiêu tham số bạn sẽ khai báo bấy nhiêu tên tham số trong dấu ngoặc và dấu ngăn cách chúng bằng dấu phẩy. Khi gọi thủ tục này sau tên nó cũng có thể mở ngoặc ghi các tham số tương ứng với các tham số mà nó nhận. Để thêm file module vào Project + Chọn menu Project/Add module + Cửa sổ viết lệnh mới hiện ra + Khi lưu Project, file này cũng được lưu với phần đuôi .BAS Để thêm một file modul đã tạo vào trong Project hiện thời + Chọn menu Project/ add file. + Chọn file > bas thích hợp trên dialog. * Tham số thủ tục trong thủ tục Khi định nghĩa một thủ tục nếu phải tuyên truyền vào thủ tục này một số giá trị để làm việc, định nghĩa thêm các tham số cho nó các tham số được truyền vào thủ tục có hai dạng: + Dạng truyền tham trị. + Dạng truyền tham chiếu. Để qui định tham số truyền theo kiểu nào, bạn đặt các từ khóa phải trước tên tham số. Byval qui định tham số truyền theo kiểu tham trị Byres qui định tham số truyền theo kiểu tham chiếu Nếu không ghi các từ khóa này mặc nhiên coi như truyền theo tham chiếu. Khi một tham số truyền theo kiểu tham chiếu bạn phải luôn truyền cho nó một biến chứ không được truyền một giá trị cụ thể. c/ Hằng (constant ) Trong một chương trình có một số giá trị mà ta dùng không đổi trong suốt quá trình chương trình thực hiện. Các giá trị này thường được định nghĩa thành các hằng (constant ).Cách khai báo hằng trong chương trình.` [ Public/private ] constant [As kiểu ] = Ví dụ: Public con số = 5 Bạn cũng có thể khai báo nhiều hằng trên một dòng Ví dụ: Constant alleft = 0, alright = 1, alcenter = 2 Giá trị sau dấu bằng cũng là một biểu thức nhưng các số hạng trong biểu thức đó phải là các hằng đã khai báo hay các giá trị cụ thể. d/ Các kiểu dữ liệu trong Microsoft Access Khi khai báo một biến trong chương trình tức là đã tạo ra một khoảng bộ nhớ để lưu giá trị, khoảng bộ nhớ đó lớn hay nhỏ tùy thuộc vào biến khai báo kiểu gì. Dùng biến trong chương trình điều quan trọng là xác định kiểu biến cho phù hợp với các giá trị mà đặt vào Access cho phép khai báo biến với những kiểu dữ liệu chuẩn như sau: Kiểu Biến Độ rộng Byte 0 đến 255 Long -2.14.483.648 đến 2.14.483.647 Integer 32768 đến 32767 Single -3,402823E38 đến -1,401298E-45(giá trị âm) -3,402823E38 đến 3,42823E38(giá trị dương) Double -1,79769E308 đến -4,94065E-324 (giá trị âm) 4,94065E-324 đến 1,79769E308 (giá trị dương) Currency -22337203685477,5808 đến 22337203685477,5808 Boolean Trả về giá trị True Hoặc False String Chiều dài từ 0 đến 65500 kí tự Variant Số, logíc,date, chuỗi hoặc null Các toán tử tính toán Toán tử Ý nghĩa + Cộng hai số với nhau - Trừ hai số với nhau * Nhân hai số với nhau \ Chia, trả về kiểu số thực / Chia lấy phần nguyên Mod Chia lấy dư ^ Lấy lũy thừa Các toán tử so sánh Toán tử Ý nghĩa > So sánh số thứ nhất có lớn hơn số thứ hai không < So sánh số thứ nhất có nhỏ hơn số thứ hai không = So sánh số thứ nhất có bằng số thứ hai không >= So sánh số thứ nhất có lớn hơn hoặc bằng số thứ hai không <= So sánh số thứ nhất có nhỏ hơn hoặc bằng số thứ hai không So sánh số thứ nhất có khác số thứ hai không Các toán tử Logic Toán tử Ý nghĩa And Trả về True nếu cả 2 số đều True và ngược lại Or Trả về False nếu cả 2 số đều False còn lại là True Not Trả về True nếu số hạng là False và ngược lại nếu số hạng là True Như vậy, mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ nhưng không thể bao quát được mọi vấn đề phức tạp của thực tế. Các hàm, thủ tục của VBA sẽ hỗ trợ giúp giải quyết những phần việc khó mà công cụ không làm nổi, do đó làm tăng sức mạnh của Access. Khi xây dựng phần mềm, trước hết ta tận dụng tối đa công cụ của Access và chỉ phải viết thêm những đoạn chương trình để hỗ trợ cho Access. Vì vậy trước khi nghiên cứu VBA chúng ta cần biết sử dụng tương đối thành thạo các công cụ của Access để dễ dàng trong quá trình lập trình. CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 2.1 Khảo Sát Hiện Trạng Trường Cao Đẳng Nghề Âu Lạc – Yên Bái Trường Cao Đẳng Nghề Âu Lạc Yên Bái được chính thức thành lập theo quyết định số 939/QĐ - Bộ lao động TB& XH, ngày 28 tháng 7 năm 2007 và trực thuộc Công ty cổ phần đào tạo Đồng Tâm.đây là loại hình trường cao đẳng nghề tư thục chịu sự quản lý của nhà nước, của bộ Lao Động TB & XH và chịu sự quản lý trên địa bàn của UBND tỉnh Yên Bái. - Trường Cao đẳng nghề Âu Lạc thuộc công ty cổ phần đào tạo Đồng Tâm, trụ sở tại tổ 40, phường Đồng Tâm,thành phố Yên Bái, tỉnh Yên Bái. - Sự ra đời của trường Cao đẳng nghề Âu Lạc không chỉ góp phần đào tạo nghề mà còn góp phần thực hiện xã hội hoá trên lĩnh vực dạy nghề của địa phương.Trường Cao đẳng nghề Âu Lạc có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghề cho người lao động của tỉnh Yên Bái và các tỉnh khu vực miền núi phía Bắc theo ba cấp. + Cao đẳng nghề + Sơ cấp nghề + Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học kĩ thuậtvà tổ chức các dịch vụ. 2.2 Cơ cấu tổ chức của trường CĐ Nghề Âu Lạc Yên Bái 2.2.1. Đội ngũ cán bộ Trường Cao đẳng Nghề Âu Lạc Yên Bái căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của trường có tổng số công nhân viên chức là 28 cán bộ. Lãnh đạo Trường Thầy hiệu Trưởng Thầy phó hiệu trưởng Các phòng ban Văn phòng tổng hợp Phòng thi đua Phòng tài chính Phòng kiểm tra Phòng kế hoạch, tài vụ Phòng công tác học sinh, sinh viên Các nghành nghề đào tạo Kế toán Doanh ngiệp Công nghệ thông tin Điện (Công nghiệp và dân dụng) Hàn Công nghệ ôtô ở cả hệ cao đẳng (3 năm) và trung cấp nghề (2 năm). 2.2.2 Cơ cấu tổ chức của trường Ban Giám Hiệu Phòng Tổng hợp Phòng kế hoạch tài vụ Phòng Công tác HSSV Phòng kiểm tra Phòng Thi đua Phòng Tài chính 2.2.3 Hệ thống quản lý cũ của Nhà trường 2.2.3.1 Nguyên tắc quản lý trên sổ sách và phần mềm Nguyên tắc quản lý giáo dục là những tiêu chuẩn, những quy tắc cơ bản, nền tảng, những yêu cầu, những luận điểm cơ bản cần phải tuân theo tổ chức và hoạt động của chủ thể quản lý giáo dục nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Nguyên tắc quản lý phản ánh các yêu cầu khách quan của quy luật chi phối lên quá trình quản lý. Nguyên tắc quản lý được sản sinh do nhu cầu của khách quan song bản thân nó cũng vẫn là những sản phẩm chủ quan của con người, do vậy nó phải tuân thủ các đòi hỏi khách quan. Ngoài ra hệ thống quản lý cần đạt được các yêu cầu sau - Thể hiện được các yêu cầu của quy luật. - Phù hợp với mục tiêu quản lý. - Phản ánh đúng tính chất và đặc trưng các mối quan hệ quản lý. - Đảm bảo tính hệ thống, nhất quán và phải được đảm bảo bằng kỷ luật của tổ chức. Để xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ, năng lực và tận tuỵ phục vụ nhân dân, trung thành với Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cần phải có các tiêu chuẩn và quy định chung như sau: Cán bộ, công chức là công dân Việt Nam trong biên chế sẽ được hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Những người được bổ nhiệm, tuyển dụng hoặc giao giữ một công vụ thường xuyên được phân loại theo trình độ đào tạo, ngành chuyên môn, được xếp vào một ngạch hành chính, sự nghiệp trong cơ quan (nhà trường); mỗi ngạch thể hiện chức và cấp về chuyên môn nghiệp vụ, có chức danh (chức vụ) tiêu chuẩn riêng. Cán bộ, công chức là công bộc của nhân dân, chịu sự giám sát của nhân dân, phải không ngừng rèn luyện phẩm chất đạo đức, học tập nâng cao trình độ và năng lực công tác để thực hiện tốt nhiệm vụ, công vụ được giao. Mặt khác cán bộ, công chức cũng cần phải tích cực chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí đồng thời phải tích cực thực hiện tốt “hai không” do Bộ giáo dục và đào tạo quy định. Trong quá trình quản lý cán bộ, công chức thì nhà trường đã thực hiện công tác quản lý theo nội dung như sau: - Ban hành các văn bản pháp luật, điều lệ, quy chế về cán bộ, công chức. - Lập quy hoạch, kế hoạch xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức. - Quy định chức danh và tiêu chuẩn cán bộ, công chức. - Quyết định biên chế cán bộ, công chức. - Tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng và phân cấp cán bộ, công chức. - Ban hành quy chế thi tuyển, thi nâng ngạch. - Đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ, công chức. - Chỉ đạo, tổ chức thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức. - Thực hiện việc thống kê cán bộ, công chức. - Thanh tra, kiểm tra việc thi hành các quy định về cán bộ, công chức. - Chỉ đạo, tổ chức giải quyết các khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức. Cán bộ, công chức có thành tích trong quá trình công tác đã thực hiện tốt mọi công việc được giao thì sẽ được khen thưởng với các hình thức như: - Giấy khen. - Bằng khen. - Huy chương. - Huân chương - Danh hiệu vinh dự Nhà nước Cán bộ, công chức có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ thì được xét nâng ngạch, nâng bậc lương trước thời hạn. Cán bộ, công chức vi phạm các quy định của pháp luật, nếu chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong các hình thức kỷ luật sau: - Khiển trách. - Cảnh cáo. - Hạ bậc lương. - Hạ ngạch. - Cách chức. - Buộc thôi việc. Cán bộ, công chức làm mất mát, hư hỏng trang bị, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản của nhà trường nói riêng hay của Nhà nước nói chung thì phải bồi thường. Việc kỷ luật đối với cán bộ, công chức phải do Hội đồng nhà trường xem xét và đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quyết định. Trong thời gian đang bị xem xét kỷ luật cán bộ, công chức có thể bị tạm đình chỉ công tác nếu xét thấy cán bộ, công chức đó tiếp tục gây khó khăn cho việc xác minh hoặc tiếp tục có hành vi vi phạm. Thời hạn đình chỉ không quá mười ngày; trường hợp đặc biệt có thể kéo dài không được quá ba tháng; hết thời hạn đình chỉ nếu không bị xử lý thì cán bộ, công chức được tiếp tục công tác. Trong thời gian bị tạm đình chỉ thì cán bộ, công chức vẫn được hưởng lương bình thường. Cán bộ, công chức không có lỗi thì sau khi tạm đình chỉ công tác được bố trí về vị trí công tác cũ; trường hợp bị xử lý kỷ luật bằng các hình thức khiển trách, cảnh cáo, hạ ngạch, hạ bậc lương thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm có thể được bố trí về vị trí công tác cũ hoặc bị chuyển làm công tác khác hay còn bị kéo dài thời gian nâng bậc lương thêm một năm. Nếu cán bộ, công chức bị kỷ luật bằng hình thức cách chức thì sẽ được bố trí làm công tác khác và không được bổ nhiệm vào các chức vụ cao hơn. Cán bộ, công chức bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự mà đã được cơ quan (nhà trường) kết luận là oan, sai thì được phục hồi danh dự, quyền lợi và được bồi thường thiệt hại. Ngoài ra các quyết định khen thưởng hay kỷ luật sẽ được lưu vào hồ sơ của cán bộ, công chức. Vì vậy cán bộ, công chức trong nhà trường cũng cần phải thực hiện tốt các quy định, quy chế mà nhà trường đã đề ra. Đồng thời cán bộ, công chức cũng cần phát huy tốt các quyền lợi và nghĩa vụ mà mình có như không ngừng học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo trong công tác. Cán bộ, công chức được hưởng tiền lương tương xứng với nhiệm vụ được giao, có lối sống lành mạnh, chấp hành nghiêm chỉnh mọi đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước đã đề ra ... Đặc biệt cán bộ, công chức là nhà giáo thì không nên chây lười trong công tác, trốn tránh trách nhiệm hoặc thoái thác trách nhiệm, không gây bè phái, gây mất đoàn kết trong nội bộ hoặc tự ý bỏ việc, không được cửa quyền, hách dịch gây khó khăn, phiền hà đối với cơ quan mình đang công tác. 2.2.3.2 Thực trạng về trình độ CNTT hiện tại của trường - Trường Cao đẳng nghề Âu Lạc tổng số có 28 cán bộ nhân viên . Trong đó có 1\3 cán bộ có trình độ tin học. - Thiết bị máy tính : Hầu hết các phòng ban chức năng đều có máy tính phục vụ cho công tác chuyên môn. + Quy mô và định hướng phát triển tương lai : - Với nhu cầu công việc hiện nay yêu cầuvề nguồn nhân lực rất lớn và có trình độ cao chính vì vậy quy mô phát triển rộng hơn để đáp ứng được nhu cầu đó. - Để quản lý được bộ máy nhân sự như vậy vấn đề đặt ra đối với trường là cần phải xây dựng một phần mềm có thể đáp ứng được việc quản lý nhân sự một cách tốt nhất, giúp cho việc quản lý dễ dàng, chính xác, giảm bớt công việc bàn giấy, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. * Đánh giá thực trạng về quy trình quản lý của trường . Trường Cao Đẳng nghề Âu Lạc thuộc Công Ty cổ phần Đồng Tâm, Đào Tạo nên Trường Cao Đẳng nghề không trực tiếp tổ chức thi tuyển cán bộ, hồ sơ được chuyển đến theo chỉ tiêu hàng năm. Về chuyên môn , Trường có nhiệm vụ tuyên truyền đường lối chủ trương chính sách, pháp luật của nhà nước tới nhân dân qua phương tiện thông tin đại chúng. Trong Trường có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ riêng biệt . Phòng tổ chức- hành chính xẽ được xem như là chức năng quản lý chung của toàn bộ hệ thống. hàng năm theo dõi danh sách những cán bộ đang công tác hoặc luân phiên chuyển gửi Hiệu trưởng. Với những cán bộ ở phòng ban khi đã đến tuổi nghỉ hưu và những cán bộ chưa đến tuổi nghỉ hưu gửi lên Hiệu trưởng. Hiệu trưởng sẽ duyệt phòng tổ chức sẽ lấp danh sách đề xuất nghỉ hưu gửi lên Hiệu trưởng . Hiệu trưởng sẽ duyệt danh sách nghỉ hưu gửi cho phòng tổ chức – hành chính . Từ đây, phòng tổ chức sẽ in quyết định ghỉ hưu cho từng cán bộ được duyệt và lưu vào hồ sơ cán bộ. Hiện nay, việc quản lý cán bộ của Trường Cao Đẳng nghề Âu Lạc bằng phương pháp thủ công nên mất thời gian và không hiệu quả. Mà các yêu cầu tìm kiếm để lấy một số thông tin về một vài cán bộ nào đó thì phức tạp. Như khi lãnh đạo yêu cầu thống kê theo giới tính của cả trường, hoặc tìm kiếm cán bộ theo trình độ chuyên môn nào đó… thì phải mất vài tiếng đồng hồ mới có thể hoàn thành. Qua thực tế tham khảo ở phòng tổ chức chả trường , em nhận thấy hệ thổng quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống có những nhược điểm sau : + Tốn thời gian , công sức cho việc tổng hợp, thống kê, báo cáo từ cấp trên. + Việc tra cứu tìm kiếm, chọn lọc thông tin về cán bộ mất nhiều công sức không thuận tiện, chính xác. + Khó thực hiện được việc cập nhật thường xuyên các thông tin. + Không đáp ứng nhu cầu thông tin về cán bộ, phục vụ cho việc chỉ đào tạo của giám đốc cũng như việc kiểm tra của cac sơ quan qua chức năng kém hiệu quả. 2.2.3.3 Những nhược điểm cần khắc phục - Việc cập nhật dữ liệu (thông tin) về cán bộ chậm và lâu. - Tra cứu thông tin về cán bộ chưa chắc đã nhanh và chính xác. - Việc lưu trữ, bổ sung, sửa đổi tốn khá nhiều thời gian và công sức. Việc quản lý hồ sơ nhân viên,cán bộ do trưởng phòng tổ chức hành chính tổng hợp đảm nhận. Trước một khối lượng nhân sự cũng như các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó khăn và trở ngại. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, mỗi nhân viên của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng và các thao tác cập nhật, phân tích thông tin còn thủ công nên nếu số nhân viên tăng thì công việc sẽ trở lên quá tải và không thể tránh khỏi thiếu sót. * Đề xuất triển khai phần mềm Bài toán đặt ra đối với trường Cao Đẳng nghề Âu Lạc là công tác điều hành cán bộ, thống kê của phòng tổ chức cần phải đựơc xây dựng một phần mềm tin học với mục đích của chương trình là nhanh chóng , kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho người làm công tác quản lý cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của trường, giúp trường hoàn thành nhiệm vụ mới, nâng cao mức sống cho người lao động. việc giải quyết bài toán đòi hỏi phải có một quá trình phân tích tỉ mỉ và khoa học nhằm cài đặt một chương trình ứng dụng đưa vào thực tế của Trường Cao Đẳng nghề Âu Lạc. 2. 3 Mục đích,yêu cầu của hệ thống mới Mục đích : Hệ thống mới đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thông tin của cán bộ nhân viên. Yêu cầu : Hệ thống mới phải đáp ứng được yêu cầu chính xác về thông tin. Bài toán xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại Trường Cao Đẳng nghề Âu Lạc được đặt ra với các yêu cầu chính cần đạt được như sau : - Cập nhật danh mục. + Cập nhật dân tộc. + Cập nhật chức vụ. + Cập nhật trình độ chuyên môn. + Cập nhật phòng ban. + Cập nhật ngoại ngữ. + Cập nhật loại hợp đồng lao động. Cập nhật hồ sơ. + Cập nhật quá trình học tập. + Cập nhật quá trình công tác. + Cập nhật thông tin cán bộ. Tìm kiếm thông tin. + Tìm kiếm theo chức vụ. + Tìm kiếm theo trình độ. + Tìm kiếm theo mã cán bộ. + Tìm kiếm theo tên – ngày sinh Thống kê báo cáo. + Thống kê số lượng nhân viên làm việc theo phòng ban. + Thống kê số lượng nhân viên chuẩm bị nghỉ hưu + Thống kê số lượng nhân viên đã làm việc được bao nhiêu năm. + Báo cáo lý lịch, thông tin tổng hợp về nhân viên. + Các hợp đồng lao động, quá trình công tác 2.3.1 Nội dung bài toán quản lý cần thực hiện 2.3.1.1 Mẫu biểu về sơ yếu lí lịch Ảnh 4x6 SƠ YẾU LÝ LỊCH ……………………….. Số hiệu cán bộ, công chức 1) HỌ VÀ TÊN khai sinh………….………...........................…Nam, nữ…..……... 2) Các tên gọi khác:……………………………………………................................ 3) Cấp uỷ hiện tại:………….........………Cấp uỷ kiêm:………..........…................. Chức vụ (Đảng, đoàn thể, chính quyền, kể cả chức vụ kiêm nhiệm): ................................. ..Phụ cấp chức vụ:.................................................................................................... 4) Sinh ngày …..tháng…..năm …..... 5) Nơi ở:………………......................……… 6) Quê quán (xã, phường)……….........…….(huyện, quận)……......….…….(tỉnh, TP)… 7) Nơi ở hiện nay (xã, huyện, tỉnh hoặc số nhà, đường phố, TP)……......................................... Số điện thoại nhà riêng (nếu có)………………...…….di động (nếu có)………….......... 8) Dân tộc(Kinh, Tày, Nùng,...)………......……......9)Tôn giáo……....................………… 10) Thành phần gia đình xuất thân(Ghi là công nhân, nông dân, trí thức, cán bộ, quân dân, dân nghèo thành thị, tiểu thương, công chức, tiểu chủ, tư sản,...):.. 11) Nghề nghiệp bản thân trước khi tuyển dụng (Ghi nghề được đào tạo hoặc công nhân thợ gì, làm ruộng, buôn bán, học sinh,...):............................ 12) Ngày được tuyển dụng………………,vào cơ quan nào, ở đâu:………...............…… 13) Ngày vào cơ quan hiện đang công tác:……...……......, Ngày tham gia cách mạng:... 14) Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam:………......….....…..., Ngày chính thức:……... 15) Ngày tham gia các hoạt động chính trị, xã hội(Đoàn, Công đoàn, Hội...):……................ 16) Ngày nhập ngũ:...................Ngày xuất ngũ:............., Quân hàm, chức vụ cao nhất (năm):....... 17) Trình độ học vấn: Giáo dục phổ thô ng:........Học hàm, học vị cao nhất:........(lớp mấy) (GS, PGS, TS, Thạc sĩ...) Lí luận chính trị:…….........…- Ngoại ngữ:........................ (Cử nhân, Cao cấp, Trung cấp, Sơ cấp) (Anh A/B/C/D, Nga A/B/C/D, Pháp A/B/C/D...) 18) Công tác chính đang làm:…………...................…………………………… 19) Ngạch công chức…………Bậc lương…………Hệ số:..………từ tháng:................... 20) Danh hiệu được phong(năm nào)…………..……………………………………….…. (Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang, nhà giáo, thầy thuốc, nghệ sĩ nhân dân, ưu tú,...) 21) Sở trường công tác:…………………...….Công việc đã làm lâu nhất:……............... 22)Khenthưởng……………………...................………………………………………… 23) Kỷ luật (đảng, chính quyền, đoàn thể, lí do, hình thức):.............................………………… 24) Tình trạng sức khoẻ………………Cao:.....……Cân nặng:…..…….Nhóm máu:…... 25) Số chứng minh nhân dân:……………thương binh loại:……..gia đình liệt sĩ:……… 26) ĐÀO TẠO VÀ BỐI DƯỠNG VỀ CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ, LÍ LUẬN CHÍNH TRỊ, NGOẠI NGỮ Tên trường Ngành học hoặc tên lớp Thời gian học (từ năm, đến năm) Hình thức học Văn bằng chứng chỉ, trình độ gì 27) TÓM TẮT QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC Từ tháng, năm đến tháng, năm Chức danh,chức vụ, đơn vị công tác (đảng, chính quyền, đoàn thể) 28) ĐẶC ĐIỂM LỊCH SỬ BẢN THÂN a/ Khai rõ: bị bắt, bị tù (từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào, ở đâu), đã khai báo cho ai, những vấn đề gì…………………………………………………….. b/ Bản thân có làm việc cho chế độ cũ (cơ quan, đơn vị nào, địa điểm, chức danh, chức vụ….)……………............................................ 29) QUAN HỆ VỚI NƯỚC NGOÀI - Tham gia hoặc có quan hệ với các tổ chức chính trị, xã hội nào ở nước ngoài (làm gì, tổ chức nào, …..?)………………………………………………………………….. - Có thân nhân (bố, mẹ, vợ, chồng, anh chị em ruột ) ở nước ngoài (làm gì, ở đâu?)…………… 30) QUAN HỆ GIA ĐÌNH a/ Về bản thân: Bố, mẹ, vợ (chồng), các con, anh chị em ruột Quanhệ Họ và tên Năm sinh Quê quán, nghề nghiệp, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); thành viên các tổ chức CT - XH Bố,mẹ Bố, mẹ Vợ,chồng Các con Anh chị ruột b/ Bố, mẹ anh chị em ruột (bên vợ/chồng) Quan hệ Họ và tên Năm sinh Quê quán, nghề nghiệp, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); thành viên các tổ chức CT - XH Bố,mẹ Anh chị em ruột CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ÂU LẠC YÊN BÁI 3.1 Các thông tin vào/ra của hệ thống 3.1.1 Các thông tin vào - Danh mục phòng ban : Tên phòng ban , chức năng - Hồ sơ - lý lịch giáo viên + Họ lót, tên giáo viên : Là các thông tin thực thể hiện họ tên của mỗi giáo viên, chương trình sẽ tách họ tên của giáo viên ra làm họ lót và tền để phục vụ cho mục đích tìm kiếm sau này được hiệu quả hơn (đây cũng là cách phổ biến nhất của hầu hết các phần mềm hiện nay). + Ngày sinh ( hoặc năm sinh) - nơi sinh. + Giới tính : Cho biết giáo viên là nam hay nữ + Số CMND : Có thể nhập hoặc không nhập, bởi vì có những người chưa có CMND Hoặc bị mất. + Địa chỉ liên lạc bắt buộc phải nhập. + Số điện thoại _ Fax : Tuỳ chọn có thể nhập hoặc không . + Tóm tắt các loại bằng cấp - trình độ chuyên môn - quá trình công tác. + Hình ảnh cho phép lưu hình ảnh của giáo viên vào trong cơ sở Dữ Liệu ( Database ) nhằm mục đích hõ trợ cho việc quản lý được chặt chẽ hơn, chính xác hơn và truy xuất nhanh chóng hơn. - Hợp đồng lao động Thể hiện các lần hợp đồng với giáo viên . Mỗi giáo viên có thể có một hoặc nhiều hợp đồng, trong hợp đồng bao gồm các thông tin sau: + Mã giáo viên : Thể hiện hợp đồng này đựơc ký kết giữa giáo viên này với trường . Đây là trường bắt buộc phải nhập. + Mã hợp đồng : Chữ ( số) đại diện cho hợp đồng , dùng để phục vụ cho công việc tìm kiếm những thông tin trong hợp đồng được nhanh chóng. Đây là trường bắt buộc phải nhập + Lý do ký hợp đồng : Những diễn giải để đi đến ký hợp đồng, có thể không nhập dữ liệu cho trường này + Loại hợp đồng : Đây là hợp đồng dài hạn hay thử việc , khi ký kết hợp đồng bạn phải cho biết loại hợp đồng là gì, mặc định là hợp đồng thử việc. + Thời gian hợp đồng ( Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc ) khoảng thời gian giáo viên làm việc cho công ty , nếu trong thời gian làm việc cho trường đôi bên có vi phạm những điều kiện trong hợp đồng thì có thể sẽ kết thúc hợp đồng trước thời hạn và phải giải quyết những điều cam kết trong điều khoản mà giáo viên và công ty đã ký kết lẫn nhau. + Nơi diễn ra hợp đồng : Địa điểm thực hiện việc ký kết hợp đồng giữa giáo viên với công ty. + Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực sau khi hợp đồng được ký kết thì vào ngày nào giáo viên và công ty thực hiện những điều cam kết trong hợp đồng. + Điều kiện ràng buộc và chấm dứt hợp đồng , những điều kiện để đôi bên đi đến quyết định ký kết hợp đồng. + Các khoản bồi thường , khoản bồi thường khi một trong hai bên chấm dứt hợp đồng khi thời gian hợp đồng vẫn còn. * Những thông tin về hợp đồng lao động của giáo viên được lưu trữ và mỗi hợp đồng lao động có thể có nhiều quá trình công tác. * Việc truy tìm một quá trình công tác trong những hợp đồng của một nhân viên diễn ra nhanh chóng những vấn đề đảm bảo độ chính xác và toàn vẹn thông tin một cách tuyệt đối khi có nhu cầu. - Quá trình công tác : * Tóm tắt các quá trình công tác của nhân viên. * Tương ứng với mỗi hợp đồng lao động, mỗi nhân viên có thể có nhiều quá trình công tá. Mỗi quá trình công tác bao gồm những thông tin sau : + Mã hợp đồng : Thể hiện đây là quá trình công tác của hợp đồng lao động nào. Sau này khi cần tìm xem là hợp đồng x với anh (chị) A có những qúa trình công tác nào, chương trình sẽư dựa và mã hợp đồng với anh ( chị ) A. + Nơi làm việc ( phòn – ban - tổ ) : Đối với hợp đồng này thì địa điểm công tác của nhân viên là ở đâu . + Thời gian công tác : Ngày bắt đầu – ngày kết thúc việc thực hiện quá trình công tác trong hợp đồng. + Công việc : Nhiệm vụ của nhân viên trong quá trình công tác còn hiệu lực. + Chức vụ : Khi thi hành qúa trình công tác. + Mức lương cơ bản , Hệ số lương … * Trong những quá trình công tác này có thể có chuyến công tác nước ngoài, thì những thông tin này là : quốc gia công tác, thời gian, mục đích, kết quả được sau chuyến công tác… * Những thong tin về quá trình công tác được lưu trữ đảm bảo những lần công tác của nhân viên này không thể nhầm lẫn với những quá trình của công tác của nhân viên khác. * Chính vì một nhân viên có một hoặc nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng lại có nhiều quá trình công tác , mỗi quá trình công tác có mức lương cơ bản và một hệ số lương, chương trình chỉ cho phép một giáo viên * ( nhân viên) có được một và chỉ một mức lương căn bản, hệ số lương có hiệu lực mà thôi tại một thời điểm. - Khen thưởng - kỷ luật : * Trong thời gian hợp đồng lao động với nhân viên còn hiệu lực, quá trình công tác nhân viên ít nhiều cũng có những lần làm tốt công việc hoặc phạm sai lầm cho nên việc quyết định khen thưởng hay kỷ luật nhân viên chắc không thể có. Các thông tin trong quyết định là: Quyết định số. Ngày thi hanh quyết định: Những điểm quyết định khen thưởng - kỷ luật có hiệu lực. Lý do quyết định : Những diễn giải để đi đến quyết định khen thưởng hay kỷ luật. Ngoài ra quyết định : Những diễn giải để đi đến quyết định khen thưởng hay kỷ luật. Ngoài ra quyết định - Chức vụ : Ai ban hành quyết định và chức vụ của người đó là gì . Người thi hành quyết định : Ai chịu trách nhiệm thi hành quyết định. Hình thức khen thưởng - Kỷ luật. 3.1.2 Các thông tin ra - Thống kê số lượng nhân viên làm việc theo phòng ban. - Thống kê số lượng nhân viên chuẩm bị nghỉ hưu - Thống kê số lượng nhân viên đã làm việc được bao nhiêu năm. - Báo cáo lý lịch, thông tin tổng hợp về nhân viên. - Các hợp đồng lao động, quá trình công tác 3.2 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác quản lý cũng cần phải đầu tư và phát triển để đáp ứng tốt được yêu cầu cũng như giúp các cấp lãnh đạo thực hiện tốt chủ trương chính sách đối với việc quản lý. Trước hết để quản lý được một đội ngũ cán bộ của một trường thì phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng tốt nhu cầu, dễ tìm kiếm, dễ bổ sung, sửa đổi. Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ và đồng thời cũng phải biết phát huy những điểm nổi bật của ưu điểm, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng thu nhận, nắm bắt thông tin một cách chính xác, khoa học, kịp thời. Do đó hệ thống quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Hệ thống phải thân thiện với người sử dụng, có tính khả thi, đầy đủ thông tin, tránh dư thừa dữ liệu, giao diện ưa nhìn. - Kết xuất các mẫu biểu thống kê một cách khoa học, chi tiết theo yêu cầu của người sử dụng, để từ đó có thể dễ dàng đưa ra các thông tin chính xác về các nhân viên trong trường phục vụ cho các mục đích quản lý. - Đóng vai trò tích cực trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giúp cho việc sử dụng lao động trong trường một cách khoa học, chính xác và nâng cao hiệu quả làm việc của trường đồng thời cũng tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý. */ Luồng thông tin đưa vào (phát sinh khi có yêu cầu quản lý hồ sơ cán bộ). */ Luồng thông tin đưa ra (phát sinh thông tin khi có nhu cầu lấy thông tin phục vụ yêu cầu quản lý). Hai luồng này được minh hoạ như sau: Tìm kiếm Quá trình xử lý Thông tin vào * Thông tin vào của hệ thống - Thông tin cần tra cứu: Các thông tin dùng tra cứu là các thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi, các thông tin thường được cập nhật một lần và ít bị thay đổi. - Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của ban quản lý, khối lượng thông tin này rất lớn cần được xử lý kịp thời. - Thông tin tổng hợp: Các thông tin này được tổng hợp từ hoạt động của ban tổ chức, thường được cô đọng và xử lý theo lô. + Sơ yếu lý lịch của cán bộ. + Bổ sung và thay đổi cán bộ. * Thông tin ra của hệ thống Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà hệ thống phải đưa ra những thông tin cần thiết nhằm phục vụ tốt nhất theo yêu cầu của quản lý, đó là những thông tin liên quan đến cán bộ như hồ sơ lý lịch, những thông tin phục vụ cho việc tìm kiếm, các mẫu báo cáo, tổng hợp thống kê. - In sơ yếu lý lịch các cán bộ. - Danh sách khen thưởng, kỷ luật của cán bộ. - In danh sách cán bộ. 3. 3 Sơ đồ phân cấp chức năng Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ miêu tả dịch các thông tin trong việc quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra các thông tin chuyển từ một quá trình hay một chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống. ** Tiến trình (hoặc chức năng): Được biểu diễn bằng một hình tròn trên sơ đồ, làm thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. Tiến trình được biểu diễn bằng hình elip, tên của tiến trình là một động từ: **Dòng dữ liệu: Là việc vận chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Dòng dữ liệu được biểu diễn bằng hình mủi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng đi của dữ liệu, mỗi dòng dữ liệu đều có tên (là danh từ) gắn với kho dữ liệu. ** Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều quá trình, các tác nhân thâm nhập vào. Nó được biểu diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Chỉ kho dữ liệu được thâm nhập hoặc cập nhật thì dòng dữ liệu biểu diễn sự kiện này. Dòng dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào và thông tin của nó được dùng để xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa đổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều. ** Tác nhân ngoài: Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một hình thức tiếp xúc với một hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Nó là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận sản phẩm của hệ thống. Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài . ** Tác nhân trong: Là một tiến trình hoặc một chức năng bên trong hệ thống. Nó được ký hiệu là một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân trong. Biểu Đồ Phân Cấp Chức Năng Cập Nhật DS cán bộ theo phòng ban Sơ yếu lí lịch cán bộ DS CB khen thưởng Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Tìm kiếm Thống Kê Báo Cáo Thông Tin Cán bộ QT đào tạo bồi dưỡng QT công tác Quan hệ gia đình Theo họ tên CB Theo mã cán bộ Theo năm công tác Theo học hàm Theo phòng ban Ds cán bộ đang công tác DSCB chuẩn bị nghỉ hưu DSCB chuẩn bị nâng lương CN phòng ban CN khenthưởng CN kỷ luật DSCB kỷ luật 3. 4 Các Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu 3.4.1 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu ở Mức Khung Cảnh HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÁN BỘ BAN QUẢN LÝ CÁN BỘ Yêu cầu Thông tin tin Thông tin cá nhân cán bộ Thông tin quản lý LÃNH ĐẠO KHOA Thông tin yêu cầu Thông tin báo cáo Trả lời YC 3.4.2 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Ở Mức Đỉnh Trả lời Cán Bộ Cập Nhật Hồ Sơ Thống Kê Tìm Kiếm Thông Tin Cán Bộ Hồ Sơ Nhân sự Lãnh đạo Trả lời Trả lời Trả lời Trả lời Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Danh sách Lãnh đạo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu 3.5.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu ở Mức Dưới Đỉnh 3.5.3.1 Chức năng “Cập Nhật Hồ Sơ Cán Bộ” Ban Quản Lý Thông tin Cán Bộ QT đào tạo bồi dưỡng Quá trình Công tác Quan hệ gia đình CN khen thưởng YC cập nhật YC cập nhật TT trả lời chi tiết TT trả lời chi tiết YC cập nhật TT trả lời chi tiết YC cập nhật TT trả lời chi tiết YC cập nhật TT trả lời chi tiết HS cán bộ Thông tin Đào tạo, bồi dưỡng QT công tác Quan hệ gia đình Thông tin Thông tin DS khen thưởng Thông tin Thông tin CN kỉ luật CN phòng ban YC cập nhật YC cập nhật TT trả lời chi tiết TT trả lời chi tiết DS kỉ luật DS phòng ban Thông tin Thông tin 3.5.3.2 Chức năng “Tìm Kiếm” Ban Quản Lý Lãnh Đạo Theo Họ Tên Cán bộ Theo Mã Cán Bộ Theo Học Hàm Theo Năm Công Tác Theo phòng ban YC tìm kiếm YC tìm kiếm Các thông tin theo họ tên CB Các TT theo mã CB YC tìm kiếm Các TT theo học hàm YC tìm kiếm Thông tin tổng hợp CB YC tìm kiếm TT theo năm CTác HS cán bộ Thông tin Mã cán bộ Học hàm Năm công tác Thông tin Thông tin HS cán bộ Thông tin Thông tin 3.5.3.3 Chức năng “Thống Kê” HS cán bộ HS cán bộ HS cán bộ Ban Quản Lý Lãnh Đạo TK DSCB đang công tác TK DSCB chuẩn bị nghỉ hưu TK DSCB chuẩn bị nâng lương YC thống kê Các thông tin về CB YC thống kê Các thông tin về CB YC thống kê Các thông tin về CB Thông tin Thông tin Thông tin 3.5.3.4 Chức năng “Báo Cáo” HS cán bộ HS cán bộ DS kỉ luật Ban Quản Lý Lãnh Đạo BC Danh Sách cán bộ theo phòng ban Sơ yếu lí lịch cán bộ DS cán bộ khen thưởng YC báo cáo Các thông tin về CB YC báo cáo Các thông tin về CB YC báo cáo Các thông tin về CB DS khen thưởng DS cán bộ kỉ luật YC báo cáo Các thông tin về CB Thông tin Thông tin Thông tin Thông tin 3. 6 Xây Dựng Các Bảng Cơ Sở Dữ Lệu 3.6.1 Bảng sơ yếu lí lịch Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Macanbo AutoNumber Long Integer Mã cán bộ Hovaten Text 30 Họ và tên Anh OLE object Ảnh Gioitinh Text 5 Giới tính Chucvu Text 30 Chức vụ Phucapcv Text 10 Phụ cấp chức vụ Ngaysinh Date/time 8 Ngày sinh Noisinh Text 60 Nơi sinh Quequan Text 80 Quê quán Noiohiennay Text 80 Nơi ở hi ện nay Sodienthoai Text 20 Số điện thoại Dantoc Text 10 Dân tộc Tongiao Text 20 Tôn giáo TPgiadinh Text 30 TP gia đình xuất thân NNBTtruoc Text 50 Nghề nghiệp trước tuyển dụng Ngaytuyendung Date/time 8 Ngày tuyển dụng Ngayvaocq Date/time 8 Ngày vào cơ quan Ngayvaodang Date/time 8 Ngày vào Đảng Ngaytgtcctxh Date/time 8 Ngày tham gia tổ chức ct-xh TDhocvan Text 10 Trình độ học vấn Hocham Text 20 Học hàm Ngoaingu Text 10 Ngoại ngữ Mangach Text 10 Mã ngạch Congtacchinhdl Text 20 Công tác chính đang làm Bacluong Number Integer Bậc lương Heso Number Double Hệ số lương Danhhieu Text 50 Danh hiệu được phong Khenthuong Text 50 Khen thưởng Kiluat Text 50 Kỷ luật TTsuckhoe Text 20 Tình trạng sức khoẻ Socmnd Number Double Số chứng minh nhân dân Maphong Text 10 Mã phòng Makhoa Text 10 Mã khoa 3.6.2 Bảng đào tạo và bồi dưỡng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Macanbo AutoNumber LongInteger Mã cán bộ Tentruong Memo Tên trường đào tạo và bồidưỡng Nganhhoc Memo Ngành học Thoigianhoc Memo Thời gian học (từ năm - đến năm) Hinhthuchoc Memo Hình thức học Vanbang Memo Văn bằng 3.6.3 Bảng quá trình công tác Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Macanbo AutoNumber Long Integer Mã cán bộ Tuth/nam-denth/nam Memo Từ tháng năm đếntháng năm Chucdanhcv Memo Chức danh chức vụ 3.6.4 Bảng quan hệ gia đình Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Macanbo AutoNumber LongInteger Mã cán bộ Quanhe Memo Quan hệ Hovatenqh Memo Họ và tên Namsinh Memo Năm sinh Quequanqh Memo Nghề nghiệp 3.6.5 Bảng ngạch bậc lương Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Mangach Text 10 Mã ngạch Tenngach Text 40 Tên ngạch Nhom Text 5 Nhóm Sobacgioihan Number Integer Số bậc giới hạn Sonamlenluong Number Integer Số năm lên lương 3.6.6 Bảng phòng ban Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Maphong Text 10 Mã phòng Tenphong Text 30 Tên phòng Bảng khoa Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Makhoa Text 10 Mã phòng Tenkhoa Text 30 Tên khoa Bảng tình trạng hôn nhân Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích Macanbo AutoNumber Long Integer Mã cán bộ TThonnhan Text 20 Tình trạng hôn nhân Sơ đồ liên kết thực thể CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 4.1 Giao diện chính Giao diện này kết nối với tất cả các giao diện khác, mọi hoạt động của chương trình đều nằm trong giao diện này. Cửa sổ này gắn một menu chính có đầy đủ các chức năng của chương trình như cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo, hệ thống. Sau đây là cách hoạt động của chương trình trong giao diện chính này. Trước hết, bạn phải vào menu cập nhật và cập nhật tất cả các thông tin cần thiết về cán bộ, sau đó mới thực hiện các thao tác tìm kiếm, thống kê, báo cáo. Cụ thể như sau: 4.2 Cập nhật sơ yếu lí lịch 4.3 Cập nhật đào tạo và bồi dưỡng 4.4 Cập nhật quá trình công tác 4. 5 Cập nhật quan hệ gia đình 4. 6 Cập nhật tình trạng hôn nhân 4. 7 Tìm kiếm mã cán bộ 4. 8 Tìm kiếm theo họ và tên cán bộ 4. 9 Tìm kiếm theo năm vào cơ quan 4.10 Tìm kiếm tổng hợp 4.11 Thống kê danh sách cán bộ đang công tác 4.12 Thống kê danh sách cán bộ nâng lương 4.13 Báo cáo sơ yếu lí lịch cán bộ 4.14 Báo cáo danh sách cán bộ khen thưởng 4.15 Báo cáo danh sách cán bộ bị kỷ luật KẾT LUẬN Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình khảo sát về hệ thống quản lý cán bộ tại trường Cao Đẳng Nghề Âu Lạc Yên Bái trong quá trình làm đề tài thực tập tốt nghiệp, em đã cố gắng hết sức tìm hiểu, tham khảo tài liệu và phân tích bài một cách rõ ràng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót vì thời gian có hạn và kiến thức còn nhiều hạn chế. Mặt khác, do thời gian tìm hiểu và khảo sát chưa nhiều nên có một số vấn đề vẫn tìm hiểu chưa được sâu và chưa giải quyết được tất cả các việc mà bài quản lý cần thực hiện. Bởi vậy em rất mong được sự góp ý kiến của các thầy (cô) trong khoa CNTT đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Đào Thị Thu và các bạn trong lớp để đồ án tốt nghiệp của em được hoàn thiện. 1. Những kết quả đạt được - Lưu trữ được những thông tin cần thiết về các cán bộ. - Tìm kiếm thông tin cán bộ theo tiêu chí như mã cán bộ, họ và tên, năm vào cơ quan và thống kê được tình hình cán bộ đã nghỉ hưu, đang công tác, chuẩn bị về hưu, nâng lương. 2. Hướng phát triển của đề tài Phân tích cơ sở dữ liệu được chặt chẽ hơn, hoàn thành các chức năng đầy đủ hơn, để có thể áp dụng vào quản lý . Với mục đích của chương trình là nhanh chóng, kịp thời chính xác tiết kiệm công sức, thời gian cho người làm công tác quản lý cán bộ. Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của trường, giúp cho phòng quản lý cán bộ hoàn thành nhiệm vụ mà trường giao cho. Việc giải quyết bài toán đòi hỏi phải có một quá trình phân tích tỉ mỉ và khoa học nhằm cài đặt một chương trình ứng dụng đưa vào công việc thực tế tại trường. Cố gắng khắc phục những khuyết điểm, phát huy những ưu điểm và phát triển thêm nhiều vấn đề mới trong thời gian ngắn nhất. Em xin chân thành cảm ơn./ Yên Bái, ngày 19 tháng 08 năm 2009 Sinh viên: Nguyễn Ngọc Luân TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Phạm Văn Ất, Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 1997. [2]. Phạm Văn Ất, Kỹ thuật lập trình Access trên Window, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 1997. [3]. Phạm Văn Ất, C++ và lập trình hướng đối tượng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 2000. [4]. Đặng Duy Hùng, Sử dụng Microsoft Access version 2.0 (2tập), NXB trẻ, TP Hồ Chí Minh, 1995. [5]. Nguyễn Tiến Dũng - Đặng Xuân Hường - Nguyễn Văn Hoài, Hướng dẫn lập trình Microsoft Access 97 (2 tập), NXb Giáo dục, TP Hồ Chí Minh, 1998. [6]. Ngô Quốc Việt - Nguyễn Tiến - Phạm Nguyễn Tuấn Kỳ, Hướng dẫn học lập trình Access 2.0 bằng ví dụ, NXb Giáo dục, TP Hồ Chí Minh, 1996.