Đề tài Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại các doanh nghiệp chế biến gỗ ở Tỉnh Bình Dương

ïc neáu töï saûn xuaát thì neân mua ngoaøi, ngöôïc laïi thì khoâng neân löïa choïn. Ñoái vôùi tröôøng hôïp hai thì phaàn chi phí coù theå traùnh ñöôïc phaûi ñöôïc coäng theâm khoaûn chi phí cô hoäi neáu vaãn tieáp tuïc saûn xuaát baùn thaønh phaåm khi chöa coù phöông aùn kinh doanh khaùc thay theá. Trong tröôøng hôïp thöù ba caàn xaùc ñònh chi phí taêng theâm cho caùc yeáu toá bò giôùi haïn nhö lao ñoäng hay maùy moùc … Ví duï 2: - Minh hoïa cho tröôøng hôïp thöù nhaát: Taïi coâng ty coå phaàn Höng Vöôïng, chuyeàn saûn xuaát chi tieát goã cao su thöïc hieän töø coâng ñoaïn baøo boán maët cho ñeán coâng ñoaïn cho ra chi tieát hoaøn chænh. Trong ñoù baùn thaønh phaåm vaùn gheùp nguyeân taám coù theå mua ngoaøi töø Coâng ty Phaùt Trieån vôùi giaù 530 USD/m3, chi phí töï saûn xuaát (theo ñònh möùc thaùng 06/2003) nhö sau: Ñvt: USD Khoaûn muïc chi phí Töï saûn xuaát Mua ngoaøi Nguyeân lieäu goã cao su xeû Keo gheùp, löông Ñònh phí tröïc tieáp 370 170 5 Toång 545 530 54 Theo baûng keâ chi phí treân, giaù thaønh saûn xuaát goã cao su taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng cao hôn giaù mua töø Coâng ty Phaùt Trieån. Lyù do thöù nhaát laø nguoàn nguyeân lieäu goã xeû Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng mua coù giaù cao hôn vì mua soá löôïng ít, thöù hai saûn xuaát vôùi soá löôïng thaáp neân giaù thaønh cao hôn mua ngoaøi. Sau khi xem xeùt Ban giaùm ñoác Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng quyeát ñònh mua vaùn gheùp töø Coâng ty Phaùt Trieån. Quyeát ñònh neân baùn baùn thaønh phaåm hay neân tieáp tuïc saûn xuaát Ñaëc thuø cuûa ngaønh saûn xuaát ñoà goã laø baùn thaønh phaåm coù theå xuaát kho tieâu thuï töø baát cöù coâng ñoaïn naøo. Ñöùng tröôùc caùc ñôn ñaët haøng baùn thaønh phaåm nhaø quaûn trò phaûi caân nhaéc xem coù neân baùn baùn thaønh phaåm hay khoâng. Nguyeân taéc löïa choïn laø neáu phöông aùn baùn baùn thaønh phaåm maø toång lôïi nhuaän mang laïi lôùn hôn toång lôïi nhuaän neáu tieáp tuïc saûn xuaát thì löïa choïn, ngöôïc laïi thì khoâng. Tuy nhieân neáu phaàn naêng löïc dö thöøa duøng saûn xuaát saûn phaåm khaùc maø möùc thieät haïi cao hôn lôïi nhuaän baùn baùn thaønh phaåm thì neân tieáp tuïc duy trì saûn xuaát baùn thaønh phaåm khi chôø ñôïi moät phöông aùn coù lôïi hôn. Ví duï 3: Taïi Coâng ty Phaùt Trieån, chuyeàn saûn xuaát maët haøng vaùn gheùp cao su, hieän taïi baùn ra beân ngoaøi vôùi giaù laø 530 USD/m3, lôïi nhuaän ñaït 12%/doanh thu, naêng löïc saûn xuaát vaø tieâu thuï moãi naêm 6000m3, toång lôïi nhuaän haøng naêm laø 381,600USD. Laõnh ñaïo coâng ty döï ñònh ñaàu tö daây chuyeàn tinh cheá vaø laép raùp saûn phaåm baøn gheá xuaát khaåu. Döï aùn naøy seõ tieâu thuï 50% löôïng vaùn gheùp hieän taïi, coøn laïi 50% baùn ra beân ngoaøi. Neáu tieáp tuïc saûn xuaát coâng ñoaïn tinh cheá vaø laép raùp thì nguyeân lieäu vaùn gheùp hao huït 20% (töùc 1m3 vaùn gheùp cho ra 0,8m3 chi tieát baøn gheá). Moãi m3 saûn phaåm goã chi tieát laøm ra baùn vôùi giaù 887 USD. Vôùi caùc soá lieäu treân coù baûng tính nhö sau: 55 Ñvt: USD Khoaûn muïc 2400 m3 chi tieát (3000 m3 vaùn gheùp x 80%) Doanh thu: (2400 m3 x 887 USD) Nguyeân lieäu 3000m3 vaùn gheùp Bieán phí saûn xuaát khaùc Ñònh phí 2,128,800 1,399,200 250,000 300,000 Laõi 179,600 So vôùi vieäc ñem 3.000 m3 vaùn gheùp baùn ngay thì toång laõi laø 190,800 USD. Trong khi neáu tieáp tuïc saûn xuaát chæ ñaït toång lôïi nhuaän 179,600 USD. Nhö vaäy doanh nghieäp ñaàu tö tieáp tuïc saûn xuaát laø khoâng hieäu quaû. Muoán thöïc hieän döï aùn naøy coù keát quaû caàn phaûi tìm caùch giaûm chi phí saûn xuaát so vôùi döï toaùn hôn nöõa vaø taêng coâng suaát, tìm ñaàu ra ñeå giaûm ñònh phí. 3.3.3.3 Caùc quyeát ñònh trong ñieàu kieän naêng löïc saûn xuaát bò giôùi haïn Tröôøng hôïp moät ñieàu kieän giôùi haïn Trong caùc doanh nghieäp cheá bieán goã, khi caùc hoaït ñoäng taêng tröôûng nhanh maø quy moâ chöa kòp môû roäng thì caùc doanh nghieäp bò giôùi haïn veà naêng löïc saûn xuaát. Thöôøng thì caùc doanh nghieäp bò giôùi haïn veà lao ñoäng, maùy moùc. Neáu trong tröôøng hôïp khoâng bò giôùi haïn bôûi tö lieäu saûn xuaát thì nhaø saûn xuaát löïa choïn saûn phaåm coù soá dö ñaûm phí cao hôn. Tuy nhieân khi bò giôùi haïn moät ñieàu kieän saûn xuaát thì phaûi xem xeùt ñeán yeáu toá tyû leä giöõa soá dö ñaûm phí vaø hao phí cuûa moãi ñieàu kieän giôùi haïn cho moät ñôn vò saûn phaåm. Treân nguyeân taéc laø toång lôïi nhuaän cuûa saûn phaåm naøo trong ñieàu kieän giôùi haïn naêng löïc saûn xuaát cao hôn thì choïn saûn phaåm ñoù. Tröôøng hôïp nhieàu ñieàu kieän giôùi haïn. Neáu coù nhieàu ñieàu kieän giôùi haïn thì vieäc ñi tìm phöông aùn saûn xuaát toái öu nhaát phaûi thoâng qua vieäc giaûi baøi toaùn quy hoaïch tuyeán tính. Caùc böôùc thöïc hieän nhö sau: 56 • Böôùc 1: xaây döïng haøm muïc tieâu laø toång soá dö ñaûm phí tieán tôùi cöïc ñaïi • Böôùc 2: xaùc ñònh phöông trình cuûa töøng ñieàu kieän giôùi haïn, • Böôùc 3: giaûi baøi toaùn quy hoaïch tuyeán tính ñeå tìm cô caáu saûn phaåm saûn xuaát toái öu nhaát. 3.3.4 Vai troø cuûa phaân tích taøi chính Ra quyeát ñònh laø chöùc naêng quan troïng nhaát cuûa caùc caáp quaûn trò. Ñeå ra quyeát ñònh, caùc nhaø quaûn trò caàn raát nhieàu thoâng tin. Caùc thoâng tin ñöôïc cung caáp baèng caùc baøi hoaëc taøi lieäu phaân tích raát coù yù nghóa giuùp nhaø quaûn trò ra quyeát ñònh nhanh choùng. Vì nhöõng thoâng tin naøy ñaõ saøng loïc vaø coâ ñoïng nhaèm chuyeån taûi taát caû caùc döõ lieäu maø keá toaùn quaûn trò thu thaäp vaø xöû lyù, giuùp nhaø quaûn trò tieát kieäm thôøi gian hôn. Nhö taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng, ñeå truyeàn ñaït cho ban laõnh ñaïo hieåu ñöôïc vaán ñeà hoaëc soá lieäu naøo ñoù nhanh choùng hôn, thay vì cung caáp caùc soá lieäu thoâ, boä phaän keá toaùn quaûn trò laøm theo caùch xöû lyù laïi moät laàn nöõa ñeå cho ra caùc baûng phaân tích, baøi phaân tích coâ ñoïng, heä thoáng, giuùp cho ban laõnh ñaïo hieåu thaáu ñaùo vaán ñeà. Töø ñoù an taâm thöïc thi caùc quyeát ñònh cuûa mình. Chính ñieàu naøy, vai troø keá toaùn quaûn trò caøng ñöôïc khaúng ñònh taïi coâng ty. Xin neâu ra moät vaøi phaân tích maø boä phaän keá toaùn quaûn trò coâng ty ñang thöïc hieän ñöôïc ñính keøm ôû phuï luïc oá 04 vaø phuï luïc 05 - Phuï luïc 04: Phaân tích toång quaùt tình hình saûn xuaát kinh doanh thaùng 09/2004 taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng. (4 trang) - Phuï luïc 05: Phaân tích taøi chính Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng so vôùi caùc coâng ty coå phaàn nieâm yeát treân thò tröôøng chöùng khoaùn Vieät Nam 6 thaùng ñaàu naêm 2004. (4 trang) 57 3.4 XAÂY DÖÏNG HEÄ THOÁNG CHÖÙNG TÖØ, TAØI KHOAÛN, SOÅ SAÙCH, BAÙO CAÙO KEÁ TOAÙN QUAÛN TRÒ 3.4.1 Khaùi nieäm vaø ñaëc ñieåm Heä thoáng chöùng töø, taøi khoaûn, soå saùch, baùo caùo keá toaùn quaûn trò laø moät heä thoáng ghi cheùp, toång hôïp, löu tröõ vaø xöû lyù soá lieäu veà keá toaùn phuïc vuï cho nhu caàu laäp baùo caùo taøi chính vaø quaûn lyù doanh nghieäp. Heä thoáng naøy trong keá toaùn roäng hôn vaø bao haøm caû phaàn keá toaùn taøi chính. Phaàn lôùn chöùng töø vaø haàu nhö toaøn boä caùc taøi khoaûn phaûn aùnh doanh thu, chi phí beân keá toaùn taøi chính ñöôïc keá toaùn quaûn trò duøng chung. Do keá toaùn quaûn trò khoâng coù tính phaùp leänh vaø nhaèm muïc ñích phuïc vuï cho nhu caàu beân trong doanh nghieäp neân heä thoáng chöùng töø, taøi khoaûn, soå saùch, baùo caùo keá toaùn quaûn trò khoâng yeâu caàu phaûi tuaân thuû caùc bieåu maãu thoáng nhaát nhö beân keá toaùn taøi chính. Tuyø theo ñaëc thuø doanh nghieäp, tuøy theo nhu caàu veà thoâng tin maø doanh nghieäp töï thieát keá heä thoáng ghi cheùp phuø hôïp nhaát. Tuy nhieân heä thoáng phaûi tuaân thuû caùc nguyeân taéc: • Döõ lieäu coù caên cöù, • Truy xuaát deã daøng, • Coù tính thoáng nhaát. Phaàn lôùn caùc thoâng tin ban ñaàu ñeàu naèm beân heä thoáng ghi cheùp cuûa keá toaùn taøi chính. Do vaäy keá toaùn quaûn trò coù cô hoäi taän duïng caùc soá lieäu saún coù naøy vaø thieát keá theâm caùc loaïi soå saùch taøi khoaûn khaùc. 3.4.2 Noäi dung heä thoáng chöùng töø Do keá toaùn quaûn trò baét nguoàn töø keá toaùn chi phí, laø moät daïng keá toaùn chi tieát. Do vaäy caùc chöùng töø ghi nhaän chi tieát caùc soá lieäu veà chi phí, doanh thu phaûi ñöôïc ñaûm baûo cung caáp ñaày ñuû caùc thoâng tin chi tieát. Ngaønh saûn xuaát goã laø loaïi hình saûn xuaát khaù phöùc taïp, nhieàu coâng ñoaïn, boä phaän saûn xuaát, nhieàu saûn phaåm, 58 nhieàu loaïi nguyeân lieäu vaät tö, do vaäy caùc chöùng töø phaûi ñaûm baûo ghi nhaän ñaày ñuû caùc thoâng tin, phaûn aùnh ñöôïc ñaàu vaøo vaø ñaàu ra cuûa töøng coâng ñoaïn, boä phaän… Ngoaøi caùc loaïi chöùng töø cuûa heä thoáng keá toaùn taøi chính, ñeå phuïc vuï cho keá toaùn quaûn trò caàn thieát keá theâm moät soá loaïi chöùng töø sau: 3.4.2.1 Chöùng töø nhaän dieän chi phí: Caùc loaïi chöùng töø naøy coù theå khoâng caàn phaûi thieát keá söû duïng rieâng maø coù theå söû duïng caùc chöùng töø beân keá toaùn taøi chính coäng theâm moät soá chuyeån ñoåi boå sung nhö phieáu chi, phieát xuaát kho, baûng tính khaáu hao, baûng löông….Treân caùc chöùng töø ñoù, trong maõ taøi khoaûn chi phí, khai baùo taøi khoaûn ñaõ ñöôïc maõ hoaù ñeå phaân ñònh thaønh ñònh phí, bieán phí, chi phí hoån hôïp cuûa boä phaän. Laøm nhö theá keá toaùn quaûn trò raát deã taäp hoïp döõ lieäu. Ví duï: coù theå thieát keá phieáu chi tieàn coù caùc oâ khai baùo maõ soá ñeå nhaän dieän chi phí nhö sau: Baûng soá 05: MAÃU PHIEÁU CHI TIEÀN COÙ YEÁU TOÁ NHAÄN DIEÄN CHI PHÍ ÔÛ caùc muïc: taøi khoaûn seõ khai baùo maõ taøi khoaûn keá toaùn taøi chính; loaïi chi phí seõ xaùc ñònh laø chi phí baát bieán, khaû bieán hay hoån hôïp; muïc boä phaän seõ khai baùo thuoäc boä phaän naøo; muïc saûn phaåm neáu xaùc ñònh ñöôïc tröïc tieáp cho saûn phaåm naøo thì khai maõ saûn phaåm. Caû boán muïc khai baùo seõ ñieàn theo quy ñònh maõ hoaù taøi khoaûn vaø ñoái töôïng cuûa coâng ty (xem theâm phaàn xaây döïng taøi khoaûn). Coâng ty …… PHIEÁU CHI TIEÀN Soá ……..ngaøy………. Taøi khoaûn nôï Loaïi chi phí Teân ngöôøi nhaän………………….Boä phaän Saûn phaåm Caùc oâ naøy ghi maõ soá quy ñònh chung Noäi dung chi:……………………………………………………….. Soá tieàn chi:……………………………………………………………. Baèng chöõ: ……………………………………………………………… Ngöôøi nhaän Thuû quyõ Keá toaùn tröôûng Giaùm ñoác 59 3.4.2.2 Chöùng töø phaân boå chi phí: Vieäc phaân boå chi phí laø heát söùc quan troïng ñeå xaùc ñònh ñuùng hieäu quaû cuûa töøng boä phaän. Hoaøn thaønh moät baûng phaân boå, keá toaùn caàn phaûi döïa vaøo nhieàu loaïi chöùng töø, soå saùch khaùc nöõa ñeå tính toaùn, toång hôïp, xaùc ñònh. Treân baûng phaân boå phaûi theå hieän caùc chæ tieâu: • Ñoái töôïng phaân boå: chi phí löông, khaáu hao, vaät tö… • Nôi phaân boå: xöôûng, coâng ñoaïn, saûn phaåm, • Caên cöù phaân boå: giôø maùy, coâng lao ñoäng… • Löôïng phaân boå: soá löôïng hieän vaät, quy tieàn. Baûng soá 06: MAÃU BAÛNG PHAÂN BOÅ TIEÀN ÑIEÄN SAÛN XUAÁT Coâng ty….. BAÛNG PHAÂN BOÅ TIEÀN ÑIEÄN SAÛN XUAÁT Caên cöù phaân boå:…………………………….. Toång chi phí phaân boå ………………….. Kyø phaân boå:………………………………………. Boä phaän, saûn phaåm TOÅNG Soá giôø maùy hoaït ñoäng Tyû leä % trong toång soá giôø Soá tieàn phaân boå Toång Ngöôøi laäp Quaûn lyù boä phaän X Y Z Caùc oâ naøy ghi maõ soá quy ñònh chung Caùc oâ chöùa muïc boä phaän, saûn phaåm X,Y,Z keá toaùn seõ nhaäp vaøo maõ boä phaän quy ñònh trong heä thoáng taøi khoaûn vaø maõ boä phaän, saûn phaåm thoáng nhaát trong doanh nghieäp. 3.4.2.3 Chöùng töø theo doõi saûn phaåm Baûng ñònh möùc saûn phaåm: 60 Ñònh möùc saûn phaåm laø moät chöùng töø laäp saún, coù tính höôùng daãn ñeå thöïc hieän coâng vieäc caáp phaùt vaät tö, döï baùo toàn kho, tính giaù thaønh, phaân tích bieán ñoäng chi phí. Khi moãi saûn phaåm chuaån bò saûn xuaát thì laäp cho noù moät baûng ñònh möùc, treân ñoù theå hieän taát caû caùc yeáu toá chi phí cuûa saûn phaåm ñoù. Caùc chæ tieâu caàn phaûi coù trong boä ñònh möùc saûn phaåm laø: maõ saûn phaåm, teân saûn phaåm, maõ vaät lieäu, teân vaät lieäu, soá löôïng, ñôn giaù vaät lieäu, toång giaù trò vaät lieäu, ñònh möùc chi phí saûn xuaát saûn phaåm….Neáu nhö ñöôïc laäp chuaån xaùc, maõ hoaù ñuùng ñoái töôïng thì giuùp ñôn giaûn hoaù raát nhieàu coâng taùc caáp phaùt vaät tö , döï baùo toàn kho cuõng nhö vieäc tính chính xaùc giaù thaønh saûn phaåm. Baûng soá 07: MAÃU BAÛNG ÑÒNH MÖÙC NGUYEÂN LIEÄU VAÄT TÖ SAÛN XUAÁT Coâng ty….. BAÛNG ÑÒNH MÖÙC NGUYEÂN LIEÄU VAÄT TÖ SAÛN XUAÁT Teân saûn phaåm …………………………………… Phaân xöôûng, coâng ñoaïn…………………… Ngaøy döï ñònh saûn xuaát…………………… Teân nguyeân lieäu, vaät tö Maõ vaät tö Soá löôïng Ñôn giaù mua Thaønh tieàn X Y Z Toång Caùc oâ naøy ghi theo maõ soá quy ñònh chung Caùc oâ ghi maõ quaûn lyù vaät tö Ngöôøi laäp Quaûn lyù ñònh möùc OÂ teân saûn phaåm, phaân xöôûng, maõ vaät tö ghi ñuùng maõ soá töông öùng. Vieäc laäp ñònh möùc roõ raøng nhö theá raát thuaän tieän cho vieäc tính toaùn soá lieäu vaät tö ñeå caáp phaùt. Ví duï khi caáp phaùt chæ caàn khai baùo maõ saûn phaåm cuøng vôùi soá löôïng caàn saûn xuaát thì taát caû caùc loaïi vaät tö, soá löôïng bao nhieâu chöông trình phaàn meàm 61 (neáu doanh nghieäp coù duøng phaàn meàm quaûn lyù) seõ töï tính toaùn. Ñieàu naøy tieát kieäm thôøi gian vaø taêng möùc ñoä chính xaùc soá lieäu keá toaùn. Phieáu ghi nhaän saûn phaåm hoaøn thaønh: Ñaëc ñieåm cuûa doanh nghieäp saûn xuaát ñoà goã laø saûn phaåm traõi qua nhieàu coâng ñoaïn, thaønh phaåm coâng ñoaïn tröôùc laø nguyeân lieäu cho coâng ñoaïn sau. Do vaäy ñeå tính toaùn ñöôïc chính xaùc giaù thaønh cuûa baùn thaønh phaåm caùc coâng ñoaïn thì moät coâng cuï khoâng theå thieáu ñoù laø: phieáu ghi nhaän saûn phaåm hoaøn thaønh. Phieáu naøy nhö moät baûn “lyù lòch” saûn phaåm, treân ñoù coù caùc chæ tieâu: teân phaân xöôûng saûn xuaát, teân coâng ñoaïn saûn xuaát, teân saûn phaåm, soá löôïng saûn phaåm hoaøn thaønh, chi phí taäp hoïp cho saûn phaåm, chi tieát nguyeân lieäu vaät tö vaø chi phí saûn xuaát. Phieáu naøy laø cô sôû ñeå taäp hoïp tính giaù thaønh saûn phaåm. Baûng soá 08: MAÃU PHIEÁU GHI NHAÄN SAÛN PHAÅM HOAØN THAØNH Coâng ty….. PHIEÁU GHI NHAÄN SAÛN PHAÅM HOAØN THAØNH Phaân xöôûng, coâng ñoaïn …………………. Teân saûn phaåm Maõ soá Soá löôïng Toång chi phí Chi phí ñôn vò X Y Z Toång Ngöôøi laäp Quaûn lyù tröïc tieáp Ghi theo maõ quy ñònh chung Coät teân phaân xöôûng, teân saûn phaåm, maõ soá, soá löôïng thì ngöôøi theo doõi ghi nhaän moãi khi nhaäp kho. Coät toång chi phí vaø chi phí ñôn vò ñöôïc ghi nhaän sau khi taäp hoïp chi phí vaø tính giaù thaønh saûn phaåm. 62 Phieáu theo doõi naêng suaát lao ñoäng: Baûng löông vaø baûng chaám coâng treân heä thoáng chöùng töø keá toaùn khoâng phaûn aùnh ñöôïc naêng suaát lao ñoäng. Do vaäy keá toaùn quaûn trò phaûi laäp phieáu naøy ñeå ñaùnh giaù ñöôïc naêng suaát lao ñoäng töøng ngöôøi, töøng boä phaän, coâng ñoaïn, phaân xöôûng. Caùc chæ tieâu treân phieáu theo doõi naêng suaát lao ñoäng goàm coù: teân coâng nhaân thuoäc boä phaän saûn xuaát, soá giôø lao ñoäng, soá saûn phaåm hoaøn thaønh, löôïng saûn phaåm hoaøn thaønh /coâng ñoaïn. Chöùng töø naøy laø caên cöù ñeå phaân tích tình hình lao ñoäng, kòp thôøi coù caùc bieän phaùp quaûn lyù, khuyeán khích, ñieàu chænh hôïp lyù trong boá trí lao ñoäng. Baûng soá 09: MAÃU PHIEÁU THEO DOÕI NAÊNG SUAÁT LAO ÑOÄNG Coâng ty….. PHIEÁU THEO DOÕI NAÊNG SUAÁT LAO ÑOÄNG Phaân xöôûng, coâng ñoaïn …………………. Saûn phaåm …………………………………………….. Teân coâng nhaân Maõ soá Soá löôïng sp Toång giôø coâng Naêng suaát X Y Z Toång Ngöôøi laäp Quaûn lyù tröïc tieáp Caùc oâ ghi theo maõ quy ñònh chung 3.4.3 Noäi dung heä thoáng taøi khoaûn Trong giai ñoaïn hieän nay, khi maø caùc doanh nghieäp môùi baét ñaàu aùp duïng keá toaùn quaûn trò thì vieäc thaønh laäp moät boä phaän keá toaùn quaûn trò rieâng bieät coù ñaày ñuû heä thoáng chöùng töø, taøi khoaûn, soå saùch, baùo caùo laø khoâng theå thöïc hieän ñöôïc. Vieäc toå chöùc ñan xen, keát hôïp taän duïng ñöôïc nhöõng ñieåm chung chöùng töø, heä thoáng taøi khoaûn cuûa caû keá toaùn taøi chính vaø keá toaùn quaûn trò seõ laøm cho coâng taùc 63 keá toaùn nheï nhaøng vaø hieäu quaû hôn. Cuõng nhö heä thoáng chöùng töø keá toaùn, heä thoáng taøi khoaûn phuïc vuï cho keá toaùn quaûn trò döïa hoaøn toaøn treân heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn hieän haønh. Beân caïnh chuù troïng chi tieát hoaù caùc taøi khoaûn doanh thu, chi phí nhaèm ñaùp öùng cho nhu caàu toång hôïp thoâng tin phuïc vuï coâng taùc quaûn trò. Khi chi tieát hoaù caùc taøi khoaûn duøng cho keá toaùn quaûn trò caàn ñaûm baûo: • Tính thoáng nhaát veà caùch haïch toaùn, maõ soá taøi khoaûn beân keá toaùn taøi chính, • Maõ hoaù taøi khoaûn theo caáp baäc: töø caáp 1 ñeán caáp 2 laø maõ soá cuûa taøi khoaûn keá toaùn taøi chính, töø caáp 3 trôû ñi laø maõ soá quaûn lyù cuûa keá toaùn quaûn trò, • Maõ hoaù taøi khoaûn coù ñoái chieáu yeâu caàu cuûa vieäc tin hoïc hoaù keá toaùn quaûn trò, ñaët maõ phuø hôïp cho vieäc quaûn lyù cô sôû döõ lieäu. Cuï theå caùc doanh nghieäp coù theå xaây döïng theo caùch nhö sau: Maõ soá taøi khoaûn doanh thu vaø chi phí ñöôïc caáu thaønh töø boán nhoùm soá nhö sau: XXX(X) X X(XX) X(XXX) Maõ saûn phaåm saûn xuaát trong coâng ty Maõ phoøng ban, boä phaän, coâng ñoaïn saûn xuaát phaân theo trung taâm traùch nhieäm Maõ chi phí Maõ taøi khoaûn keá toaùn taøi chính • Nhoùm soá thöù nhaát goàm ba hoaëc boán soá: XXX(X) laø maõ soá taøi khoaûn ñöôïc quy ñònh beân heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn taøi chính nhö 621, 622, 627, 6274….. • Nhoùm soá thöù hai goàm moät chöõ hoaëc soá: X laø maõ soá nhaän dieän chi phí ñeå phaân bieät thuoäc loaïi chi phí baát bieán, chi phí khaû bieán hay chi phí hoån hôïp. Neáu laø chi phí baát bieán coù theå laáy chöõ B kyù hieäu, chi phí khaû bieán laáy chöõ K, chi phí hoån hôïp laáy chöõ H. 64 • Nhoùm soá thöù ba goàm töø moät ñeán ba chöõ hoaëc soá: X(XX) ñaây laø maõ soá nhaän dieän caùc trung taâm traùch nhieäm trong doanh nghieäp, tuøy theo quy moâ cuõng nhö caùch thöùc toå chöùc quaûn lyù maø coù theå maõ hoaù caùc trung taâm töø moät ñeán ba chöõ hoaëc soá. • Nhoùm soá thöù tö goàm töø moät ñeán boán chöõ hoaëc soá: X(XXX) ñaây laø maõ soá nhaän dieän caùc saûn phaåm trong doanh nghieäp, maõ soá naøy quy ñònh thoáng nhaát vöøa phuïc vuï keá toaùn quaûn trò, vöøa phuïc vuï quaûn lyù nhaäp xuaát, vöøa phuïc vuï ñieàu phoái…. Caùch thaønh laäp taøi khoaûn döïa treân lyù thuyeát toaùn hoïc, tuaân theo quy taéc ñeám trong giaûi tích toå hôïp. Taøi khoaûn keá toaùn quaûn trò hình thaønh treân cô sôû keát hôïp maõ soá theo thöù töï nhoùm soá. Ví duï nhoùm soá thöù nhaát coù 15 taøi khoaûn keá toaùn taøi chính, nhoùm soá thöù hai coù 3 loaïi chi phí, nhoùm soá thöù ba coù 4 phoøng ban, nhoùm soá thöù tö coù 9 saûn phaåm thì toång soá tieåu khoaûn keá toaùn quaûn trò laø n = 15x3x4x9. Neáu söï keát hôïp cho ra taøi khoaûn khoâng coù yù nghóa thì seõ boû ñi. Ví duï 4: Caùch laäp taøi khoaûn keá toaùn quaûn trò taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng Baûng soá 10: THÖÙ TÖÏ NHOÙM MAÕ SOÁ HÌNH THAØNH TAØI KHOAÛN KEÁ TOAÙN QUAÛN TRÒ Nhoùm maõ soá thöù nhaát Nhoùm maõ soá thöù hai Nhoùm maõ soá thöù ba Nhoùm maõ soá thöù tö Maõ TK KTTC Teân taøi khoaûn KTTC Maõ chi phí Teân chi phí Maõ TT traùch nhieäm Teân trung taâm traùch nhieäm Maõ saûn phaåm Teân saûn phaåm 511 621 622 627 6271 6272 …….. 641 ……… 642 …… Doanh thu baùn haøng Chi phí NVL tröïc tieáp Chi phí NC tröïc tieáp Chi phí SXC Chi phí NV phaân xöôûng Chi phí vaät lieäu Chi phí baùn haøng Chi phí quaûn lyù DN B K H Chi phí baát bieán Chi phí khaû bieán Chi phí hoå hôïp G00 H00 K00 DOO X01 X02 Ban giaùm ñoác Phoøng h.chaùnh Phoøng keá toaùn Phoøng kinh doanh Xöôûng 1 Xöôûng 2 C001 C002 C003 B001 B002 Chi tieát goã cao su Chi tieát goã thoâng Chi tieát goã MDF Baøn gheá trong nhaø Baøn gheá ngoaøi trôøi 65 Ví duï theo quy taéc keát hôïp treân khi xuaát nguyeân lieäu chính ñeå saûn xuaát boä baøn gheá trong nhaø taïi phaân xöôûng 01 ta coù tieåu khoaûn ghi nhaän nhö sau: 621 K X01 B001. Vôùi caùch keát hôïp theo thöù töï töø nhoùm maõ soá thö nhaát ñeán nhoùm maõ soá thöù töï nhö treân seõ cho ra heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn quaûn trò hoaøn chænh. 3.4.4 Heä thoáng soå saùch, baùo caùo Heä thoáng soå saùch keá toaùn quaûn trò khoâng baét buoäc laäp theo maãu quy ñònh. Tuøy theo nhu caàu quaûn lyù maø nhaø quaûn trò laäp caùc loaïi soå ñeå theo doõi vaø cung caáp thoâng tin phuïc vuï caùc chöùc naêng quaûn trò doanh nghieäp. Caùc loaïi soå chi tieát, soå toång hôïp, baûng caân ñoái, baùo caùo keát quaû kinh doanh … cuûa heä thoáng soå keá toaùn taøi chính ñeàu coù yù nghóa söû duïng phuïc vuï cho coâng taùc keá toaùn quaûn trò. Nhö vaäy heä thoáng soå saùch, baùo caùo keá toaùn quaûn trò laø moät heä thoáng toång hôïp bao goàm caùc loaïi soå saùch, baùo caùo keá toaùn taøi chính vaø keát hôïp vôùi caùc baùo caùo keá toaùn quaûn trò. Nhö trong noäi dung ñaõ ñöôïc xaây döïng trong luaän vaên naøy, soá lieäu keá toaùn quaûn trò naèm trong ba heä thoáng chính ñoù laø: heä thoáng döï toaùn, heä thoáng kieåm soaùt vaø heä thoáng thoáng ra quyeát ñònh. Töông öùng vôùi moãi heä thoáng coù nhöõng maãu soå nhö ñaõ minh hoaï qua caùc ví duï vaø caùc phuï luïc keøm theo. 3.5 CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY KEÁ TOAÙN QUAÛN TRÒ TRONG DOANH NGHIEÄP CHEÁ BIEÁN GOÃ 3.5.1 Taàm quan troïng cuûa coâng taùc toå chöùc boä maùy keá toaùn Trong moãi doanh nghieäp, boä phaän keá toaùn laø nôi taäp trung haàu nhö phaàn lôùn caùc thoâng tin lieân quan ñeán tình hình saûn xuaát kinh doanh. Do vaäy neáu coâng taùc toå chöùc boä maùy keá toaùn bò xem nheï thì seõ daãn ñeán thoâng tin cung caáp khoâng 66 chính xaùc, sai leäch vôùi thöïc teá, töø ñoù aûnh höôûng ñeán vieäc ñaùnh giaù tình hình taøi chính vaø ra caùc quyeát ñònh kinh doanh. Khi ñaët vaán ñeà xaây döïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò, neáu nhaø quaûn lyù khoâng kheùo toå chöùc seõ laøm boä maùy coàng keành theâm, trao ñoåi thoâng tin aùch taéc. Do vaäy coâng taùc toå chöùc phaûi luoân ñöôïc chuù troïng. Caùc ñaëc ñieåm maø nhaø quaûn trò caàn phaûi xem xeùt khi baét ñaàu laøm coâng taùc toå chöùc heä thoáng heä toaùn quaûn trò ñöôïc neâu ra döôùi ñaây. 3.5.2 Caùc yeâu caàu vaø caùc böôùc thöïc hieän xaây döïng boä phaän keá toaùn quaûn trò Boán ñieàu caàn xeùt ñeán khi xaùc ñònh moâ hình vaø cô caáu toå chöùc coâng taùc keá toaùn quaûn trò trong doanh nghieäp cheá bieán goã. • Ñaëc ñieåm doanh nghieäp, • Nhu caàu quaûn lyù, • Trình ñoä quaûn lyù, • Trình ñoä chuyeân moân vaø coâng taùc toå chöùc boä maùy keá toaùn hieän taïi. Caùc noäi dung caàn chuù yù: • Khoâng neân xaây döïng boä phaän keá toaùn quaûn trò taùch bieät vôùi boä phaän keá toaùn taøi chính, • Trieån khai coâng taùc keá toaùn quaûn trò töø thaáp ñeán cao, song song vôùi caûi tieán vaø hoaøn thieän coâng taùc keá toaùn taøi chính, • Taïo moät moái lieân keát giöõa boä phaän keá toaùn quaûn trò vaø caùc boä phaän khaùc nhö: boä phaän saûn xuaát, boä phaän quaûn lyù chaát löôïng…ñeå taän duïng nguoàn döõ lieäu laãn nhau, taïo moái lieân keát chaët cheõ giöõa caùc quy trình quaûn lyù trong moät doanh nghieäp, • ÖÙng duïng coâng ngheä thoâng tin, xaây döïng hoaøn chænh heä thoáng quaûn lyù nguoàn löïc doanh nghieäp (ERP – Enterprise Resource Planning) 67 Baûng soá 11: CAÙC BÖÔÙC XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC KEÁ TOAÙN QUAÛN TRÒ Böôùc Noäi dung Böôùc 1 Khaûo saùt quy moâ doanh nghieäp, xaùc ñònh möùc ñoä quaûn lyù hieän taïi vaø nhu caàu quaûn lyù mong ñôïi. Böôùc 2 Xaây döïng noäi dung heä thoáng keá toaùn quaûn trò phuø hôïp vôùi doanh nghieäp, coù khaû naêng thoaû maõn nhu caàu quaûn lyù ñaët ra. Böôùc 3 Khaûo saùt laïi coâng taùc toå chöùc boä maùy keá toaùn, caùc boä phaän lieân quan khaùc, xaùc ñònh möùc ñoä ñaùp öùng nhu caàu thoâng tin cho keá toaùn quaûn trò ñaõ ôû möùc ñoä naøo. Böôùc 4 Tieán haønh thieát laäp boä maùy keá toaùn treân cô sôû cuõng coá hoaøn thieän boä phaän keá toaùn taøi chính vaø xaây döïng môùi boä phaän keá toaùn quaûn trò, tieán haønh phaân coâng nhieäm vuï, xaùc ñònh traùch nhieäm töøng caù nhaân boä phaän keá toaùn taøi chính, boä phaän keá toaùn quaûn trò vaø caùc boä phaän coù lieân quan. Böôùc 5 Ñònh kyø ñaùnh giaù nhöõng coâng vieäc trieån khai, tieán haønh ñieàu chænh ñeå daàn daàn hoaøn thieän boä maùy. 3.5.3 Moâ hình boä maùy keá toaùn aùp duïng cho caùc doanh nghieäp cheá bieán goã. Vôùi nhöõng yeâu caàu treân, boä maùy keá toaùn seõ ñaûm ñöông caû hai boä phaän keá toaùn quaûn trò vaø keá toaùn taøi chính. Trong ñoù nhaân vieân ñöôïc giao nhieäm vuï tuyø theo vò trí coù theå laøm thieân veà keá toaùn taøi chính hoaëc ñaûm nhaän caû coâng vieäc cuûa caû hai maûng keá toaùn. Ngöôøi quaûn lyù vaø chæ ñaïo phaûi cuøng moät ngöôøi ñeå coâng taùc phoái hôïp ñaûm baûo söï nhòp nhaøng. Caùch xaây döïng theo höôùng lieân keát nhö theá seõ ñaûm baûo tính goïn nheï cuûa boä maùy keá toaùn, nhöng hieäu quaû cao, taêng cöôøng khaû naêng kieåm soaùt, ruùt ngaén thôøi gian xöû lyù thoâng tin. Hieän taïi ña soá caùc doanh nghieäp chæ taäp trung vaøo keá toaùn taøi chính, laøm theo quy ñònh nhaø nöôùc, coäng vôùi vieäc öùng duïng haïn cheá caùc phaàn meàm hoå trôï. Do vaäy ña soá caùc doanh nghieäp coù boä maùy keá toaùn raát coàng keành, khoâng khai thaùc ñöôïc khaû naêng cuûa nhaân vieân. Vì vaäy caùc doanh nghieäp neân toå chöùc laïi coâng taùc keá toaùn taøi chính theo höôùng sau: taùch nhöõng phaàn ít lieân quan ñeán heä thoáng keá toaùn quaûn trò ñeå cho moät nhoùm chuyeân veà keá toaùn taøi chính ñaûm traùch nhö caùc phaàn haønh: thanh toaùn, coâng nôï, mua haøng, baùn haøng, thueá, toång hôïp 68 baùo caùo taøi chính. Nhöõng phaàn coøn laïi coù lieân quan tröïc tieáp ñeán keá toaùn quaûn trò nhö nguyeân lieäu, vaät tö, giaù thaønh, chi phí…thì gheùp cho caùc nhaân vieân keá toaùn quaûn trò ñaûm traùch. Ñoái vôùi caùc nhaân vieân naøy vöøa ñaûm nhaän thöïc hieän caùc coâng vieäc keá toaùn taøi chính, vöøa thöïc hieän chöùc naêng quaûn trò nhö nhöõng tröôøng hôïp phaân tích, kieåm soaùt…phoái hôïp caùc boä phaän khaùc ñeå thöïc hieän. 3.5.4 Phaân chia chöùc naêng keá toaùn taøi chính vaø keá toaùn quaûn trò Chöùc naêng boä phaän keá toaùn taøi chính - Phaûn aùnh nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh döïa treân chöùng töø keá toaùn leân heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn vaø tieán haønh toång hôïp ñeå laäp caùc loaïi soå saùch, baùo caùo taøi chính theo quy ñònh. - Ñaûm nhaän caùc phaàn haønh keá toaùn bao goàm: keá toaùn voán baèng tieàn; keá toaùn caùc khoaûn ñaàu tö taøi chính ngaén haïn vaø daøi haïn; keá toaùn haøng toàn kho; keá toaùn coâng nôï phaûi thu phaûi traû; keá toaùn taøi saûn coá ñònh; keá toaùn nguoàn voán; keá toaùn thueá; keá toaùn toång hôïp. - Phaân tích tình hình taøi chính thoâng qua caùc chæ soá taøi chính döïa treân soá lieäu cuûa baùo caùo taøi chính. - Laäp baùo caùo taøi chính phaûn aùnh trung thöïc vaø hôïp lyù tình hình taøi chính cuûa doanh nghieäp döïa treân heä thoáng chuaån möïc keá toaùn. Chöùc naêng boä phaän keá toaùn quaûn trò - Cuõng thöïc hieän chöùc naêng ghi cheùp ban ñaàu, tuy nhieân phaàn lôùn thoâng tin ñaõ ñöôïc boä phaän keá toaùn taøi chính phaûn aùnh treân heä thoáng taøi khoaûn hoån hôïp. Do vaäy keá toaùn quaûn trò chæ caàn giaùm saùt vieäc ghi cheùp naøy vaø thöïc hieän theâm moät soá ghi cheùp rieâng cuûa keá toaùn quaûn trò. - Trong moâ hình keá toaùn hoån hôïp naøy, phaàn keá toaùn chi phí vaø giaù thaønh neân ñeå cho boä phaän keá toaùn quaûn trò thöïc hieän vì noù coù lieân quan ñeán vieäc 69 phaân loaïi chi phí, löïa choïn tieâu thöùc phaân boå, tính giaù thaønh saûn phaåm vaø phaân tích bieán ñoäng chi phí. - Chöùc naêng döï toaùn: coâng taùc döï toaùn lieân quan ñeán nhieàu trung taâm traùch nhieäm khaùc nhau. Do vaäy boä phaän keá toaùn quaûn trò phaûi xaây döïng moät moái lieân keát chaët cheõ vôùi caùc boä phaän khaùc nhö keá hoaïch, saûn xuaát, kinh doanh…. Trong moái lieân keát ñoù phaûi thieát laäp moät quy trình thu thaäp, xöû lyù vaø trao ñoåi thoâng tin ñeå ñaûm bao hieäu quaû chung. - Chöùc naêng kieåm soaùt: ñaây laø chöùc naêng troïng taâm nhaát cuûa keá toaùn quaûn trò vaø cuõng lieân quan ñeán raát nhieàu boä phaän vaø phoøng ban khaùc. - Chöùc naêng phaân tích, ñaùnh giaù, cung caáp thoâng tin ñeå ra quyeát ñònh kinh doanh: chuû yeáu do boä phaän keá toaùn quaûn trò ñaûm traùch döïa treân caùc soá lieäu vaø kyõ thuaät rieâng cuûa keá toaùn quaûn trò Tuøy theo quy moâ, coâng vieäc thöïc teá maø doanh nghieäp phaân coâng vaø boá trí coâng vieäc cho caùc nhaân vieân. Ví duï vôùi quy moâ coù doanh soá 10 trieäu USD/naêm, khoaûng 1000 coâng nhaân, saûn xuaát haøng furniture nhö Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng thì boä phaän keá toaùn taøi chính goàm töø ba ñeán boán ngöôøi: moät tröôûng boä phaän thöïc hieän coâng vieäc ñieàu haønh, toång hôïp vaø phaân tích; hai hoaëc ba nhaân vieân phaân chia caùc coâng vieäc coøn laïi. Boä phaän keá toaùn quaûn trò cuõng goàm töø ba ñeán boán ngöôøi: moät tröôûng boä phaän naém quyeàn ñieàu haønh vaø thöïc hieän chöùc naêng phaân tích, ñaùnh giaù vaø cung caáp thoâng tin cuoái cuøng. Caùc phaàn haønh keá toaùn chi phí giaù thaønh, döï toaùn, kieåm soaùt coù theå giao cho ba ngöôøi thöïc hieän. Vôùi moâ hình boä phaän keá toaùn hoån hôïp naøy thì phaûi coù moät ngöôøi quaûn lyù chung ñoù laø keá toaùn tröôûng, treân keá toaùn tröôûng coù theå coù giaùm ñoác taøi chính hay moät ngöôøi kieâm nhieäm caû hai. Do quy moâ coøn nhoû neân löïa choïn giaûi phaùp kieâm nhieäm phuø hôïp hôn. 70 Theo caùch tieán haønh nhö treân, taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng ñaõ tieán haønh xaây döïng boä maùy keá toaùn, trong ñoù toàn taïi hai maûng song song. Vieäc phaân coâng nhieäm vuï khoâng phaûi taùch bieät haún coâng vieäc keá toaùn quaûn trò vaø keá toaùn taøi chính rieâng maø coù xeùt ñeán yeáu toá ñaëc thuø cuûa ñôn vò. Cuøng vôùi quaù trình xaây döïng noäi dung thì cô caáu cuõng ñöôïc cuûng coá vaø thay ñoåi ñeå phuø hôïp vôùi coâng vieäc. 3.5.5 Minh hoïa boä phaän keá toaùn quaûn trò taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng ñaõ tieán haønh xaây döïng cô caáu toå chöùc theo höôùng neâu treân vaø böôùc ñaàu ñaõ ñaït keát quaû toát. Chi tieát caùch xaây döïng xin xem phuï luïc 06 vaø phuï luïc 07 - Phuï luïc 06: Phöông höôùng toå chöùc boä maùy keá toaùn taøi chính – keá toaùn quaûn trò taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng. (9 trang) - Phuï luïc 07: Toång keát hoaït ñoäng boä phaän keá toaùn Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng sau 9 thaùng öùng duïng keá toaùn quaûn trò. (2 trang) 3.6 TIN HOÏC HOÙA HEÄ THOÁNG KEÁ TOAÙN QUAÛN TRÒ 3.6.1 Vai troø cuûa ERP trong quaûn trò doanh nghieäp ERP – Enterprise Resource Planning: heä thoáng hoaïch ñònh nguoàn löïc doanh nghieäp laø moät giaûi phaùp tin hoïc phuïc vuï cho vieäc quaûn trò doanh nghieäp töø keá toaùn, nhaân söï cho ñeán keá hoaïch saûn xuaát. Trong heä thoáng ERP döõ lieäu ñöôïc lieân keát chaët cheõ, taän duïng nguoàn döõ lieäu chung ñeå phuïc vuï cho caùc nhu caàu khaùc nhau trong quaûn trò doanh nghieäp. Heä thoáng ERP bao goàm nhieàu moâñun (phaân heä) nhö: quaûn trò keá toaùn, quaûn trò taøi chính, quaûn trò toàn kho, quaûn trò nhaân söï, quaûn trò saûn xuaát, quaûn trò nguoàn löïc doanh nghieäp…Trong ñoù moâñun veà keá toaùn, taøi chính laø raát quan troïng vì noù quaûn lyù nguoàn döõ lieäu quan troïng cuûa caû doanh nghieäp. 71 Khi tieán haønh xaây döïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò, trong thôøi gian ñaàu coù theå chöa thích hôïp ñöôïc vôùi heä thoáng ERP. Tuy nhieân vieäc thieát keá phaûi höôùng ñeán thoáng nhaát vôùi heä thoáng ERP ñeå giaûm ñi caùc nghieäp vuï ghi cheùp, xöû lyù thuû coâng cuõng nhö ñaûm baûo nguoàn döõ lieäu cung caáp kòp thôøi, ñaày ñuû vaø chính xaùc. Do vaäy tin hoïc hoùa heä thoáng keá toaùn quaûn trò phaûi ñaët ôû vò trí song song vôùi quaù trình xaây döïng vaø hoaøn thieän noäi dung keá toaùn quaûn trò. Thieáu giaûi phaùp tin hoïc, heä thoáng keá toaùn quaûn trò khoâng theå naøo vaän haønh toát vôùi moät khoái löôïng khoång loà thoâng tin cung caáp. 3.6.2 Khaûo saùt tính naêng caùc phaàn meàm ERP trong vaø ngoaøi nöôùc. Hieän nay treân thò tröôøng Vieät Nam coù hai loaïi phaàn meàm chính: Nhoùm thöù nhaát: laø caùc phaàn meàm keá toaùn ñoùng goùi do caùc coâng ty tin hoïc trong nöôùc phaùt trieån, hieän taïi ñöôïc nhieàu doanh nghieäp coù voán trong nöôùc löïa choïn. Ñieån hình cho loaïi phaàn meàm naøy coù: Accnet2000 cuûa Coâng ty Laïc Vieät, MISA-SME, Fast 2003, Acsoft cuûa VSCD, Effect cuûa BSC, KTV 2000 cuûa Sitec, Lemon Tree cuûa Diginet….Nhìn chung caùc phaàn meàm naøy chæ laø cung caáp phaàn laäp baùo caùo taøi chính, moät soá baùo caùo daïng keá toaùn quaûn trò nhöng khoâng nhieàu. Vì theá caùc phaàn meàm naøy khoâng phaûi laø heä thoáng ERP hoaøn chænh. Giaù cuûa chuùng töø 20 trieäu ñeán hôn 100 trieäu ñoàng. Nhoùm thöù hai laø caùc phaàn meàm do caùc coâng ty nöôùc ngoaøi phaùt trieån. Hieän taïi caùc doanh nghieäp coù voán ñaàu tö nöôùc ngoaøi löïa choïn söû duïng caùc phaàn meàm naøy. Caùc heä thoáng naøy hoå trôï haàu heát caùc quy trình quaûn lyù saûn xuaát kinh doanh, ñích thöïc laø nhöõng heä thoáng ERP hoaøn chænh, khoâng nhöõng ñaùp öùng cho nhu caàu laäp baùo caùo taøi chính maø caùc phaàn meàm naøy hoå trôï maïnh veà keá toaùn quaûn trò, laäp keá hoaïch saûn xuaát. Chuùng ñöôïc thieát keá söû duïng treân heä thoáng maïng khaùch/chuû, cho pheùp nhieàu ngöôøi söû duïng cuøng luùc, ñieån hình laø caùc phaàn meàm: Sun, Exact, MS Solomon, Navision, Accpac… giaù töø 20.000 USD ñeán 72 150.000 USD. Cao caáp hôn nöõa coù caùc phaàn meàm: Oracle Financial, SAP, JD Edwards, PeoplSoft coù giaù töø vaøi traêm nghìn USD. 3.6.3 Caùc vaán ñeà löu yù khi tin hoïc hoùa keá toaùn quaûn trò 3.6.3.1 Khaûo saùt nhu caàu Thieát keá ñöôïc heä thoáng keá toaùn quaûn trò ñaõ khoù, vieäc tin hoïc hoùa heä thoáng laïi caøng khoù hôn. Vieäc tin hoïc hoùa heä thoáng keá toaùn hoaëc xaây döïng caû heä thoáng ERP coù theå choïn giaûi phaùp “töï may ño”- töùc laø coù boä phaän IT (Information Technology) chuyeân ñaûm traùch, thueâ chuyeân gia vieát rieâng hoaëc coù theå choïn giaûi phaùp mua phaàn meàm “ñoùng goùi”- töùc caùc phaàn meàm baùn treân thò tröôøng. Nhöng duø choïn giaûi phaùp naøo cuõng caàn coù moät quaù trình khaûo saùt ban ñaàu thaät kyõ löôõng, naém caùc yeâu caàu thaät cuï theå, döïa vaøo ñaëc thuø doanh nghieäp ñeå thieát keá phaàn meàm hoaëc löïa choïn phaàn meàm phuø hôïp nhaát vôùi doanh nghieäp. Neáu khoâng coù ngöôøi am hieåu taän töôøng vaán ñeà thì neân choïn nhaø tö vaán chuyeân nghieäp. Hoï seõ ñöa ra caùc phöông aùn löïa choïn coù lôïi nhaát nhaèm xaây döïng phaàn meàm ñaït hieäu quaû söû duïng cao. Vieäc xaùc ñònh nhu caàu thaät cuï theå thì quaù trình trieån khai caøng ít toán thôøi gian vaø chi phí. Ñaây laø ñieàu maø caùc doanh nghieäp thöôøng vöôùng phaûi khi tieán haønh xaây döïng heä thoáng ERP. 3.6.3.2 Löïa choïn phaàn meàm Vaán ñeà chi phí Khi löïa choïn phaàn meàm ngoaøi chi phí phaûi traû ñeå coù ñöôïc phaàn meàm, caùc doanh nghieäp caàn chuù yù ñeán chi phí baûo trì. Thoâng thöôøng caùc coâng ty tin hoïc trong nöôùc laáy loaïi chi phí naøy khaù cao, khoaûng 30% giaù trò phaàn meàm/naêm. Trong quaù trình trieån khai phaàn meàm phaùt sinh theâm nhieàu chi phí maø chuùng ta thöôøng khoâng ngôø ñeán. Ví duï caû moät heä thoáng phaûi thay ñoåi theo trong thôøi gian ñaàu ñeå tích hôïp vôùi phaàn meàm, nhieàu khi laïi taêng theâm nhaân söï…Nhieàu doanh 73 nghieäp hieän taïi ñang dang dôõ heä thoáng ERP vì doanh nghieäp khoâng thích öùng ñöôïc. Choïn phaàn meàm thaân thieän vaø deã söû duïng Hieän nay caùc phaàn meàm trong nöôùc coù öu ñieåm deã söû duïng, xaây döïng treân neàn taûng cuûa heä thoáng keá toaùn Vieät Nam. Tuy nhieân coøn quaù ít chöùc naêng quaûn lyù. caùc phaàn meàm nöôùc ngoaøi thöôøng khoù söû duïng, khoâng thích hôïp hoaøn toaøn vôùi keá toaùn Vieät Nam (hôn nöõa heä thôùng keá toaùn Vieät Nam thöôøng xuyeân thay ñoåi). Nhöng caùc phaàn meàm ERP nöôùc ngoaøi laø moät heä thoáng quaûn lyù toaøn dieän. Chaát löôïng vaø caùc hoaït ñoäng hoå trôï Khi tieán haønh xaây döïng heä thoáng ERP, maëc duø mua phaàn meàm ñoùng goùi hay may ño, caùc doanh nghieäp caàn chuù troïng hoaït ñoäng hoå trôï cuûa nhaø cung caáp. Neáu hoaït ñoäng hoå trôï khi ngöôøi quaûn lyù phaàn meàm chuyeån sang coâng ty khaùc hoaëc caùc coâng ty cung caáp phaàn meàm ngöng kinh doanh phaàn meàm maø doanh nghieäp ñang söû duïng thì seõ phaùt sinh ra raát nhieàu raéc roái. Baûn ñòa hoaù Caùc phaàn meàm trong nöôùc coù öu ñieåm laø deã caäp nhaät khi heä thoáng keá toaùn thay ñoåi, nhöng hieän taïi vaãn chöa xaây döïng ñöôïc caùc baùo caùo keá toaùn quaûn trò höõu duïng, coøn thieáu nhieàu moâñun nöõa môùi laø moät heä thoáng ERP ñaày ñuû. Trong khi caùc phaàn meàm nöôùc ngoaøi thì khaù ñaày ñuû nhöng ña soá söû duïng baèng tieáng anh, xaây döïng treân chuaån möïc keá toaùn quoác teá. Hieän taïi phía caùc nhaø cung caáp caùc phaàn meàm nöôùc ngoaøi cuõng ñang coá gaéng ñieàu chænh caùc heä thoáng ERP söû duïng tieáng Vieät vaø ngaøy caøng thích öùng hôn vôùi keá toaùn Vieät Nam. 74 3.7 MOÄT SOÁ KIEÁN NGHÒ AÙP DUÏNG KEÁ TOAÙN QUAÛN TRÒ VAØO CAÙC DOANH NGHIEÄP. Quaù trình hoäi nhaäp kinh teá vôùi khu vöïc vaø quoác teá trong giai ñoaïn hieän nay laø moät ñoäng löïc quan troïng thuùc ñaåy caùc doanh nghieäp Vieät Nam tìm moïi caùch gia taêng lôïi theá caïnh tranh treân thöông tröôøng. Caùc lôïi theá khaùch quan nhö giaù nhaân coâng reû, nguyeân lieäu doài daøo hoaëc caùc hoå trôï chính saùch daàn daàn giaûm ñi ñaõ laøm cho caùc doanh nghieäp Vieät Nam baét ñaàu yù thöùc ñöôïc raèng: gia taêng hieäu quaû quaûn lyù laø moät trong nhöõng keá saùch hôïp thôøi nhaát. Ñieàu ñaùng möøng laø nhieàu doanh nghieäp ngaøy caøng chuù troïng ñeán vieäc hoïc hoûi, nghieân cöùu aùp duïng khoa hoïc quaûn trò. Keá toaùn quaûn trò ñaõ vaø ñang goùp theâm söùc maïnh laøm gia taêng hieäu quaû caùc doanh nghieäp treân theá giôùi vaø caùc doanh nghieäp Vieät Nam khoâng laø moät ngoaïi leä. 3.7.1 Quy trình thöïc hieän Nhö vaäy ñeå aùp duïng keá toaùn quaûn trò vaøo quaûn lyù doanh nghieäp, ñieàu ñaàu tieân caùc doanh nghieäp caàn phaûi coù laø moät ñoäi nguõ caùn boä nghieäp vuï coù am hieåu veà keá toaùn quaûn trò vaø chuû doanh nghieäp phaûi cam keát raèng töøng böôùc ñem keá toaùn quaûn trò öùng duïng vaøo quaûn lyù doanh nghieäp nhaèm taêng hieäu quaû hoaït ñoäng. Neáu trong doanh nghieäp ñaõ coù ngöôøi am hieåu vaø coù khaû naêng trieån khai maø chuû doanh nghieäp chöa nhaän thöùc roõ thì caùc caùn boä naøy phaûi tìm caùch thuyeát phuïc, tìm kieám söï uûng hoä. Chæ khi naøo chuû doanh nghieäp cuøng yù ñònh vôùi caùn boä caáp döôùi, thaáy roõ vai troø keá toaùn quaûn trò thì vieäc öùng duïng môùi coù khaû naêng ñöôïc trieån khai toát. Ñeå öùng duïng ñöôïc keá toaùn quaûn trò, caàn caû moät quaù trình, vaø khoâng phaûi moïi doanh nghieäp öùng duïng ñeàu thaønh coâng. Vieäc xuùc tieán öùng duïng keá toaùn quaûn trò coù mang laïi keát quaû hay khoâng tuøy thuoäc vaøo caùch thöùc trieån khai aùp duïng. Qua quaù trình öùng duïng thöïc teá chuùng toâi ruùt ra ñöôïc caùc lôøi khuyeân daønh 75 cho caùc doanh nghieäp Vieät Nam nhö sau: Khi baét ñaàu vieäc öùng duïng keá toaùn quaûn trò, ñöøng quaù tham voïng trieån khai moät caùch quy moâ vôùi ñaày ñuû noäi dung vaø ôû taát caû caùc boä phaän trong doanh nghieäp. Tuøy theo trình ñoä, ñaëc thuø maø coù nhöõng keá hoaïch töøng böôùc xaây döïng, neáu quaù noân noùng seõ thaát baïi. Caùc böôùc ñeà nghò: Böôùc 1: Cuõng coá vaø hoaøn thieän boä maùy keá toaùn taøi chính. Keá toaùn taøi chính laø moät phaàn neàn taûng cung caáp caùc thoâng tin cho keá toaùn quaûn trò. Vì theá neáu moät heä thoáng keá toaùn taøi chính hoaït ñoäng yeáu keùm seõ khoâng theå naøo cung caáp caùc thoâng tin höõu duïng cho keá toaùn quaûn trò. Hôn nöõa vieäc xaây döïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò taïi caùc doanh nghieäp Vieät Nam löïa choïn theo höôùng keát hôïp vôùi keá toaùn taøi chính. Vaäy neân keá toaùn taøi chính cuõng laø moät phaàn cuûa keá toaùn quaûn trò, vieäc cuõng coá laø ñieàu taát nhieân. Nhöõng vieäc laøm gia taêng hieäu quaû boä maùy keá toaùn taøi chính trong quaù trình cuõng coá laïi laø: phaân coâng traùch nhieäm cuï theå hôn, taêng cöôøng hieäu quaû maûng keá toaùn chi phí, xaùc ñònh giaù thaønh saûn phaåm vaø hieäu quaû hoaït ñoäng caùc boä phaän trong doanh nghieäp. Böôùc 2: Xaây döïng noäi dung keá toaùn quaûn trò Vieäc xaây döïng noäi dung keá toaùn quaûn trò aùp duïng vaøo cuï theå doanh nghieäp neân ñi töø nhöõng böôùc cô baûn nhö tieán haønh phaân loaïi chi phí, taäp hoïp chi phí, laäp döï toaùn toång theå, laäp caùc baùo caùo thöïc hieän döï toaùn, phaân tích cheânh leäch chi phí giaù thaønh, chi phí hoaït ñoäng. Caùc noäi dung phaûi xuaát phaùt töø nhu caàu thoâng tin phuïc vuï cho coâng taùc quaûn lyù. Caùi khoù lôùn nhaát laø caùc nhaø quaûn trò ñoâi khi cuõng khoâng xaùc ñònh cuï theå mình caàn noäi dung gì, nhö theá naøo. Ví duï khi ra moät quyeát ñònh, nhaø quaûn trò khoâng bieát mình söû duïng thoâng tin loaïi naøo, do ai cung caáp….Thöïc teá ñoù laø do khoâng am hieåu saâu veà keá toaùn quaûn trò noùi rieâng vaø quaûn trò noùi chung. Khi xaùc ñònh ñöôïc nhu caàu thoâng tin, böôùc keá tieáp laø thieát keá baùo caùo ñeå chuyeån taûi thoâng tin vaø keá ñeán laø xaây döïng caùch thöùc thu thaäp vaø xöû lyù thoâng tin. 76 Böôùc 3: Xaây döïng cô caáu toå chöùc Vieäc toå chöùc, phaân coâng nhieäm vuï cuï theå laø heát söùc quan troïng daãn ñeán thaønh coâng cuûa vieäc öùng duïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò. Moät cô caáu toå chöùc khoa hoïc giuùp thoâng tin löu chuyeån nhanh choùng vaø hieäu quaû, quaù trình xöû lyù tieát kieän thôøi gian, kòp thôøi cung caáp thoâng tin. Vieäc xaây döïng cô caáu toå chöùc seõ xaùc ñònh traùch nhieäm roõ raøng cuûa töøng boä phaän vaø caù nhaân trong doanh nghieäp, giuùp heä thoáng keá toaùn hoaït ñoäng nhòp nhaøng. Böôùc 4: Thieát keá chöùng töø, taøi khoaûn, soå saùch, baùo caùo keá toaùn quaûn trò Heä thoáng chöùng töø, taøi khoaûn, soå saùch, vaø baùo caùo keá toaùn quaûn trò ñöôïc ví nhö “boä xöông soáng” cuûa toaøn boä coâng taùc keá toaùn quaûn trò vì ñoù laø nôi ghi cheùp, phaûn aûnh, toång hôïp soá lieäu cuûa toaøn boä coâng taùc keá toaùn quaûn trò. Ñaây laø vieäc heát söùc quan troïng giuùp chuyeån taûi ñaày ñuû, kòp thôøi , hieäu quaû caùc thoâng tin cho caùc caáp quaûn trò thöïc hieän coâng taùc quaûn lyù vaø ra quyeát ñònh kinh doanh. Böôùc 5: Tin hoïc hoùa Vai troø cuûa tin hoïc cöïc kyø quan troïng trong vieäc xaây döïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò. Tin hoïc giuùp giaûm thieåu raát nhieàu coâng taùc toång hôïp tính toaùn. Tuy nhieân caàn heát söùc löu yù bôûi vì ñoái vôùi nhöõng moâ hình quaûn lyù phöùc taïp, tin hoïc ñoâi luùc laø con dao hai löôõi, neáu öùng duïng toát thì mang laïi keát quaû, öùng duïng khoâng toát laïi trôû thaønh gaùnh naëng vì chi phí phaân cöùng vaø phaàn meàm xöû lyù hieän coøn khaù ñaét. 3.7.2 Kieán nghò cho nhöõng nghieân cöùu saép tôùi Keá toaùn quaûn trò ñieån hình cuûa moâ hình quaûn lyù theo muïc tieâu taøi chính (MBO-Management By Financical Ojective). Ñaây laø moâ hình ñaõ coù nhöõng ñoùng goùp ñaùng keå cho söï phaùt trieån saûn xuaát vaø phaùt trieån kinh teá cuûa nhieàu nöôùc trong theá kyû qua. Tuy nhieân do tính caïnh tranh treân thöông tröôøng ngaøy caøng gay 77 gaét, baûn thaân moâ hình quaûn lyù MBO cuõng khoâng thích nghi, ñoåi môùi kòp thôøi vôùi thôøi ñaïi, vì theá noù boäc loä haïn cheá. Trong khoaûng 15 naêm trôû laïi ñaây, giôùi quaûn trò baét ñaàu chuù troïng ñeán moâ hình quaûn lyù môùi ñoù laø quaûn lyù theo quaù trình (MBP – Management By Process). Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng QMS laø moät daïng cuûa moâ hình quaûn lyù naøy. Tuy nhieân theo taùc giaû ñeà taøi naøy, moâ hình quaûn lyù MBP cuõng coù haïn cheá laø quaù chuù troïng ñeán xaây döïng quaù trình maø khoâng quan taâm ñeán vieäc xaây döïng, xöû lyù nguoàn thoâng tin, soá lieäu cung caáp. Do vaäy ñaây cuõng khoâng phaûi laø moâ hình hoaøn haûo. Ñieàu minh chöùng laø vieäc öùng duïng ISO coù luùc trôû thaønh moät phong traøo, nhieàu doanh nghieäp ñang gaëp phaûi nhöõng khoù khaên trong quaù trình aùp duïng. Do vaäy vieäc nghieân cöùu saâu hôn veà moái lieân heä giöõa hai moâ hình quaûn lyù MBO vaø MBP maø ñieån hình laø söï lieân heä cuûa heä thoáng keá toaùn quaûn trò vaø heä thoáng quaûn trò chaát löôïng QMS laø heát söùc quan troïng trong giai ñoaïn hieän nay ñoái vôùi caùc doanh nghieäp Vieät Nam. Caùc coâng trình nghieân cöùu keá tieáp neân ñi saâu tìm hieåu ñieåm chung giöõa hai heä thoáng, tìm ra nhöõng haïn cheá cuûa moãi heä thoáng vaø ñöa ra caùc caùch khaéc phuïc, cuõng nhö boå sung theâm noäi dung ñeå hoaøn thieän heä thoáng quaûn lyù. 78 KEÁT LUAÄN Ñaây laø moät coâng trình ñöôïc nghieân cöùu vaø ñang ñöa vaøo öùng duïng thöïc teá taïi Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng, xuaát phaùt töø nhöõng nhu caàu ñöôïc xem laø caáp thieát veà soá lieäu phuïc vuï cho coâng taùc quaûn lyù doanh nghieäp. Taïi coâng ty naøy, heä thoáng keá toaùn quaûn trò ñaõ phaùt huy taùc duïng tích cöïc giuùp cho caùc caáp quaûn lyù doanh nghieäp ra vaø thöïc thi caùc quyeát ñònh hieäu quaû hôn. Thoâng quaù quaù trình xaây döïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò, caùc maët quaûn lyù khaùc cuûa coâng ty cuõng ñöôïc cuõng coá vaø hoaøn thieän hôn nhö: quaûn lyù keá toaùn, taøi chính, kieåm soaùt vaän haønh saûn xuaát, quaûn lyù chaát löôïng. Taùc giaû ñeà taøi coù nhieàu naêm laø vieäc trong ngaønh cheá bieán goã, tröïc tieáp quaûn lyù coâng taùc taøi chính keá toaùn, coù ñieàu kieän tham quan, hoïc hoûi kinh nghieäm ôû caùc doanh nghieäp cuøng ngaønh khaùc. Thoâng qua ñoù taùc giaû nhaän thaáy ñöôïc nhöõng thuaän lôïi vaø khoù khaên cuûa Coâng ty Coå phaàn Höng Vöôïng noùi rieâng vaø cuûa caùc doanh nghieäp cheá bieán goã khaùc noùi chung, xaùc ñònh ñöôïc möùc ñoä nhu caàu veà thoâng tin keá toaùn phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù doanh nghieäp. Nhöõng thuaän lôïi ñoù ñaõ quyeát ñònh cho söï thaønh coâng cuûa vieäc öùng duïng keá toaùn quaûn trò vaøo thöïc teá. Ñeà taøi ñöôïc xaây döïng döïa treân söï xem xeùt ôû bình dieän caùc doanh nghieäp cuøng ngaønh, neân coù theå öùng duïng toát vaøo caùc doanh nghieäp cheá bieán goã khaùc, vaø cuõng coù theå môû roäng ra cho nhieàu doanh nghieäp saûn xuaát. Noäi dung ñeà taøi ñöôïc xaây döïng theo höôùng cuõng coá nhöõng noäi dung ñaõ öùng duïng, hoaøn thieän caùc noäi dung ñang trieån khai vaø ñònh höôùng moät soá noäi dung ñeå hoaøn chænh heä thoáng keá toaùn quaûn trò. Ñeå thuaän lôïi cho vieäc öùng duïng, noäi dung chia laøm hai nhoùm: Nhoùm thöù nhaát laø caùc noäi dung thuoäc veà coâng taùc trieån khai, ñeà caäp ñeán caùc kyõ thuaät cô baûn cuûa keá toaùn quaûn trò bao goàm: caùch laäp heä thoáng döï toaùn; caùch laäp heä thoáng kieåm soaùt vaän haønh saûn xuaát vaø caùch xaây döïng heä thoáng ra 79 quyeát ñònh. Quaù trình laäp döï toaùn chia laøm saùu böôùc, heä thoáng kieåm soaùt chia laøm ba caáp ñoä vaø caùch chuyeån taûi thoâng tin cho quaûn trò caáp cao ñeå ra quyeát ñònh thoâng qua caùc baøi phaân tích ñöôïc taùc giaû nhaán maïnh ôû noäi dung naøy. Nhoùm thöù hai laø noäi dung thuoäc veà coâng taùc toå chöùc heä thoáng keá toaùn quaûn trò bao goàm: caùch thöùc xaây döïng moâ hình toå chöùc boä phaän keá toaùn quaûn trò ñaõ ñöa ra caùc yeâu caàu, naêm böôùc thöïc hieän, moâ hình chung vaø ñöôïc minh hoaï cuï theå; caùch thieát keá chöùng töø, taøi khoaûn, soå saùch, baùo caùo keá toaùn quaûn trò xaây döïng theo caùch khoa hoïc, deã aùp duïng, duøng chung cho caû keá toaùn taøi chính vaø keá toaùn quaûn trò vaø deã daøng tin hoïc hoaù. Ñieåm ñaëc bieät ôû ñeà taøi naøy laø taùc giaû ñaõ neâu ra moái quan heä giöõa heä thoáng keá toaùn quaûn trò vaø heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng theo tieâu chuaån ISO 9001:2000. ÔÛ hai heä thoáng naøy coù nhöõng ñieåm gioáng nhau vaø khaùc nhau. Qua vieäc nghieân cöùu taùc giaû ñaõ neâu baät vai troø boå sung cuûa keá toaùn quaûn trò ñoái vôùi heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng theo tieâu chuaån ISO 9001:2000 ôû caùc maët maø heä thoáng naøy coøn thieáu. Caùch trình baøy nhöõng vaán ñeà ñöôïc xaây döïng coù tính traät töï, heä thoáng, caùc böôùc tieán haønh cuï theå. Ngöôøi ñoïc seõ baét gaëp ôû phaàn cuoái luaän vaên caùc böôùc caàn thieát khi baét tay vaøo xaây döïng vaø öùng duïng heä thoáng keá toaùn quaûn trò maø taùc giaû kieán nghò döïa treân nhöõng kinh nghieäm thöïc teá. Taùc giaû muoán thoâng qua ñeà taøi naøy moät laàn nöõa khaúng ñònh taàm quan troïng cuûa keá toaùn quaûn trò ñoái vôùi coâng taùc quaûn lyù doanh nghieäp hieän taïi vaø nhaèm chöùng minh raèng nhöõng nhöõng lyù thuyeát ñöôïc giaûng daïy ôû nhaø tröôøng laø neàn taûng cho nhöõng öùng duïng trong thöïc teá, nhöng phaûi bieát caùch uyeån chuyeån vaø linh ñoäng khi aùp duïng taïi doanh nghieäp. Taùc giaû raát taâm ñaéc vôùi ñeà taøi vaø xem ñaây laø böôùc khôûi ñaàu thuaän lôïi laøm neàn taûng cho vieäc tieáp tuïc nghieân cöùu saâu hôn moân hoïc naøy. 80