Đề tài Xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Ruby land (khu A)

LỜI MỞ ĐẦU Quản trị dự án là một quá trình thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các giai đoạn của một dự án từ khâu hình thành, thẩm định, triển khai và vận hành dự án theo một mục tiêu nhất định, đến đánh giá hiệu quả đạt được của dự án trong từng thời kỳ và trong cả thời hạn đầu tư, đồng thời phối hợp các giai đoạn của dự án với nhau làm cho dự án hoạt động nhịp nhàng và có hiệu quả cao. Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Nền kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng và phát triển mạnh trong hai thập kỉ qua. Cùng với sự hòa nhập nền kinh tế quốc tế, Việt Nam trở thành thị trường tiềm năng thu hút số lượng lớn các nhà đầu tư, doanh nghiệp nước ngoài đến nghiên cứu, làm việc, học tập. Chính vì vậy mà nhu cầu một căn hộ cao cấp với đầy đủ tiện nghi, an ninh chuyên nghiệp trong thời gian lưu trú tại Việt Nam của người nước ngoài là rất lớn. Qua quá trình tìm hiểu và nắm bắt được nhu cầu thị trường, tôi_SV Phí Thị Thanh Trà_nhóm 4 lớp Quản Lý Dự Án đã quyết định thực hiện tiểu dự án “xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Ruby land (khu A)” thuộc dự án lớn “xây dựng khu biệt thự WONDERLAND” của nhóm 4. Việc quản lý tốt dự án xây dựng khu biệt thự sẽ tạo tiền đề cho tôi nắm bắt nhanh nhất các kỹ năng quản trị, cách làm việc theo nhóm cũng như kiến thức trong môn học quản lý dự án. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I 2 Phần II 10 1. Quản trị phạm vi dự án 11 1.1. Lập kế hoạch phạm vi: 11 1.2.Xác định phạm vi: 11 1.3. Kiểm soát thay đổi phạm vi 13 2. Quản trị thời gian 13 2.1.Lập kế hoạch thời gian 13 2.2.Sắp xếp công việc 14 2.3.Quản lý ước tính thời gian thực hiện 15 3. Quản trị chi phí 19 3.1. Lập kế hoạch chi phí: 19 3.2. Quản lý tổng mức đầu tư, dự toán công trình: 19 3.3.Xác định chi tiết chi phí 19 4.1. Lập kế hoạch chất lượng 21 4.2. Thực hiện đảm bảo chất lượng – Biện pháp giám sát 27 4.3. Kiểm soát chất lượng 27 5. Quản trị nhân lực dự án 27 5.1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự 27 5.2. Quản lý nhân sự, phân công chức năng, nhiệm vụ 29 5.3. Phát triển nhóm dự án: 34 6. Quản trị thông tin 34 6.1. Lập kế hoạch thông tin 34 6.2. Phân phối thông tin 36 6.3. Báo cáo tình hình hoạt động 36 6.4. Tổng kết hoạt động: 37 7. Quản trị rủi ro 37 7.1. Lập kế hoạch rủi ro và mức độ ảnh hưởng: 37 7.2. Quản lý rủi ro 38 7.3. Kiểm soát thay đổi rủi ro: 40 8. Quản trị đấu thầu 40 8.1. Lập kế hoạch đấu thầu 40 8.2. Quản lý đấu thầu 41 8.3. Kiểm soát đấu thầu 43 LỜI KẾT 44 Phụ lục 45

doc51 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 2433 | Lượt tải: 2download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Ruby land (khu A), để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI MỞ ĐẦU Quản trị dự án là một quá trình thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các giai đoạn của một dự án từ khâu hình thành, thẩm định, triển khai và vận hành dự án theo một mục tiêu nhất định, đến đánh giá hiệu quả đạt được của dự án trong từng thời kỳ và trong cả thời hạn đầu tư, đồng thời phối hợp các giai đoạn của dự án với nhau làm cho dự án hoạt động nhịp nhàng và có hiệu quả cao. Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Nền kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng và phát triển mạnh trong hai thập kỉ qua. Cùng với sự hòa nhập nền kinh tế quốc tế, Việt Nam trở thành thị trường tiềm năng thu hút số lượng lớn các nhà đầu tư, doanh nghiệp nước ngoài đến nghiên cứu, làm việc, học tập. Chính vì vậy mà nhu cầu một căn hộ cao cấp với đầy đủ tiện nghi, an ninh chuyên nghiệp trong thời gian lưu trú tại Việt Nam của người nước ngoài là rất lớn. Qua quá trình tìm hiểu và nắm bắt được nhu cầu thị trường, tôi_SV Phí Thị Thanh Trà_nhóm 4 lớp Quản Lý Dự Án đã quyết định thực hiện tiểu dự án “xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Ruby land (khu A)” thuộc dự án lớn “xây dựng khu biệt thự WONDERLAND” của nhóm 4. Việc quản lý tốt dự án xây dựng khu biệt thự sẽ tạo tiền đề cho tôi nắm bắt nhanh nhất các kỹ năng quản trị, cách làm việc theo nhóm cũng như kiến thức trong môn học quản lý dự án. Phần I Tổng quan về dự án 1. Tên dự án: Xây dựng khu nhà Ruby land (khu A) cho thuê Diện tích: 4300 m2. Địa điểm: Khu đất Nông nghiệp thuộc Huyện Đông Anh – Hà Nội. 2. Người quản lý dự án Phí Thị Thanh Trà 3. Chủ đầu tư: Tập đoàn phát triển nhà đô thị Snow Nilvy. 4. Ý tưởng: Trong những năm gần đây, Đông Anh trở thành tâm điểm nóng thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Diện mạo của một khu vực năng động đầy tiềm năng và cuồn cuộn sức sống đang ngày một khởi sắc. Nhất là sự chuyển biến mau lẹ của tốc độ hình thành các khu công nghiệp mới nối đuôi nhau ra đời. Và một căn nhà đầy đủ tiện nghi sang trọng là nhu cầu không thể thiếu cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Vì lẽ đó, xây dựng một khu nhà theo phong cách hiện đại để cho thuê đã ra đời. 5. Mục đích, mục tiêu của dự án: Mục đích: Nhằm phục vụ nhu cầu của các chuyên gia đang làm việc và sinh sống tại khu công nghiệp thuộc huyện Đông Anh. Hứa hẹn sẽ mang lại cho khách hàng những ngôi nhà mang phong cách sống mới,sang trọng và tiện nghi... Mục tiêu: Khách hàng tiềm năng là tầng lớp thượng lưu trong và ngoài nước. 6. Các bên liên quan trong dự án: Ban quản lý dự án Sở quy hoạch Thành phố Hà Nội Chủ đầu tư Các đơn vị thầu Ban thẩm định kiểm tra 7. Tài nguyên của dự án: Nhóm chuyên gia tư vấn Các thiết bị máy móc, sử dụng trong dự án Những phần mềm hỗ trợ quá trình dự án 8. Thời gian thực hiện dự án: Thời gian thực hiện : 7 tháng Hoàn thành vào : Tháng 1 năm 2010 9. Chi phí: 18.640.880.000 VNĐ Khái quát dự án Mô hình tổng thể Ruby land được xây dựng trên khu đất nông nghiệp thuộc Huyện Đông Anh – Hà Nội. Ngay từ cái nhìn đầu tiên, nơi đây không chỉ làm hài lòng quý khách bởi sự hoàn thiện đến ngạc nhiên về môi trường sống hiện đại bậc nhất mà nó còn mang đến sự quyến rũ bởi những đường nét tinh túy của kiến trúc phương Tây... Diện tích: 380 m2/căn Gồm: 8 căn Mặt bằng cắt của các biệt thự khu A: -1 Gara : 30m2 - 3 phòng ngủ: 3x30=90 m2 -1 Phòng khách : 60m2 - 1 SHC: -1 Bếp và phòng ăn : 40m2 - 2 WC : 2x15 m2 -1 Phòng ngủ : 30 m2 - Giao thông: 30 m2 -1 WC : 15 m2 -Sân vườn: 150m2 ( 40% tổng diện tích đất) Phòng khách Phòng ngủ Phòng của bé Phòng bếp & phòng ăn Phần II Quản trị dự án Người quản lý và các bên liên quan Tổ dự án & thi công Các đơn vị đấu thầu Ban điều hành Các Tổ chức & PL khác Ban quản lý dự án Chủ đầu tư Các bên thực hiện dự án Xác định và tổ chức Lập kế hoạch Quản lý & kiểm soát Kết thúc Mô hình tích hợp Tích hợp Thông tin Thời gian Phạm vi Nhân lực Chất lượng chi phí Rủi ro Đấu thầu Quản trị phạm vi dự án ( Project scop management) 1.1. Lập kế hoạch phạm vi: Xây dựng và hoàn thành công trình: Đảm bảo về độ chính xác của bản thiết kế, tính bền vững và tính thẩm mỹ cao của dự án. 1.2.Xác định phạm vi: Dự án xác định rõ ràng phạm vi công việc của mình không vượt quá giới hạn về xây dựng khu nhà A. Vì vậy, sản phẩm của dự án là bản thiết kế khu nhà và bản quy hoạch mặt bằng xung quanh. Công việc của ban quản trị dự án bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng với chủ đầu tư và kết thúc khi dự án được hoàn tất. Cơ cấu phân tách công việc: Stt WBS Tên công việc Ghi chú 1 1.1 Thành lập Ban quản lý * Tìm ra mô hình xây dựng phù hợp nhất với địa hình cảnh quan của lô đất 1.2 Họp toàn bộ các bên liên quan 2 2.1 Tiếp nhận mặt bằng 2.2 Thực hiện đền bù, giải phóng mặt bằng 2.3 Khảo sát thiết kế xây dựng 2.4 Thẩm định phê duyệt thiết kế 3 3 Dự toán cho toàn bộ tiểu dự án * Lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất với chi phí thấp nhất * Hoàn thành đúng tiến độ theo kế hoạch * Đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật khi thi công ... * Lắp đặt theo đúng thiết kế 4 4.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu 4.2 Mời thầu 5 5 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu 6 6.1 Tập kết vật liệu 6.2 Chuẩn bị các phương án chống cháy nổ 7 7.1 Gia cố nền móng 7.2 San nền đào đắp đất 7.3 Chuẩn bị các kết cấu chịu lực chính... 8 8 Xây hàng rào bảo vệ ở công trường và các nhà tạm 9 9.1 Xây phần móng và phần thô của khu A 9.2 Xây chi tiết bên trong và hoàn thiện khu A 10 10.1 Làm sân vườn 10.2 Xây hàng rào, cổng ra vào chính phụ 11 11.1 Xây dựng hệ thống cấp thoát nước 11.2 Xây dựng hệ thống đường giao thông 12 12.1 Mua sắm thiết bị 12.2 Lắp đặt thiết bị 13 13.1 So sánh công việc thực tế với kế hoạch của dự án * Luôn luôn kiểm tra so sánh tiến độ với kế hoạch của dự án. * Thông báo những sai khác cho chủ đầu tư 13.2 Đánh giá kết quả & điều chỉnh các công việc cần thiết 14 14.1 Hoàn thiện và kiểm tra kết thúc dự án 14.2 Lập biên bản bàn giao công trình 14.3 Lập báo cáo thanh toán và quyết toán 14.4 Thanh lý hợp đồng Sơ đồ phân tách công việc phần xây dựng: Xây dựng khu nhà A Xây dựng khuôn viên khu nhà Sân vườn Hàng rào Cổng ra vào chính phụ Xây dựng hệ thống điện nước & công trình phụ Hệ thống cung cấp điện Hệ thống cấp thoát nước Đường giao thông Gara ô tô 1.3. Kiểm soát thay đổi phạm vi Trong quá trình thực hiện dự án, ban điều hành có trách nhiệm quản lý sao cho không có sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Đảm bảo công việc được phân chia chính xác cho các phòng ban, phù hợp với năng lực và trình độ của từng cá nhân. Quản trị thời gian (Project time management) 2.1.Lập kế hoạch thời gian Trong quản trị phạm vi, đã xác định được các công việc cần thực hiện. Khi lên kế hoạch quản trị thời gian, ban điều hành và thông tin cần ước lượng được tương đối thời gian và thứ tự cho các công việc cần thực hiện. Khi đó các công việc được xác định như sau: Giai đoạn STT Công việc Kế hoạch thời gian Giai đoạn khởi đầu 1 Thành lập Ban quản lý & họp các bên liên quan Tháng 7/2009 2 Thực hiện đền bù, giải phóng mặt bằng Tháng 7/2009 3 Khảo sát & thẩm định phê duyệt thiết kế Tháng 7/2009 4 Lập dự toán cho toàn bộ tiểu dự án Tháng 7/2009 5 Chuẩn bị đấu thầu & tổ chức đấu thầu Tháng 7/2009 6 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu Tháng 7/2009 7 Tập kết vật liệu & chuẩn bị các phương án chống cháy nổ Tháng 7/2009 Giai đoạn thực hiện 8 Gia cố nền móng, san nền đào đất, chuẩn bị các kết cấu chịu lực chính Tháng 8/2009 9 Xây dựng hàng rào bảo vệ ở công trường & các nhà tạm Tháng 8/2009 10 Xây phần móng, phần thô & hoàn thiện khu nhà A Từ cuối tháng 8 à12/2009 11 Xây dựng khuôn viên cổng chính phụ của khu nhà Tháng 12/2009 12 Xây dựng hệ thống cấp thoát nước, đường giao thông Tháng 1/2010 13 Mua sắm, lắp đặt trang thiết bị Tháng 1/2010 Giai đoạn kết thúc 14 Cơ quan thẩm định, xem xét, điều chỉnh, phê duyệt dự án Tháng 1/2010 Hoàn thiện, lập biên bản bàn giao công trình Tháng 1/2009 2.2.Sắp xếp công việc Giai đoạn STT STT chi tiết Công việc trước Tên chi tiết công việc Công việc sau Khởi đầu A A1 - Thành lập Ban quản lý A2 A2 A1 Họp toàn bộ các bên liên quan B1 B B1 A2 Tiếp nhận mặt bằng B2 B2 B1 Thực hiện đền bù, giải phóng mặt bằng B3 B3 B2 Khảo sát thiết kế xây dựng B4 B4 B3 Thẩm định phê duyệt thiết kế C, D1 C C B4 Dự toán cho toàn bộ tiểu dự án D2 D D1 B4 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu D2 D2 C, D1 Mời thầu E E E D2 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu F1 F F1 E Tập kết vật liệu F2, G1 F2 F1 Chuẩn bị các phương án chống cháy nổ G2 Thực hiện G G1 F1 Gia cố nền móng G2 G2 F2, G1 San nền đào đắp đất G3 G3 G2 Chuẩn bị các kết cấu H H H G3 Xây hàng rào bảo vệ ở công trình & các nhà tạm I1 I I1 H Xây phần móng & phần thô của khu A I2 I2 I1 Xây chi tiết bên trong & hoàn thiện khu nhà J1 J J1 I2 Làm sân vườn J2, K1 J2 J1 Xây hàng rào, cổng ra vào chính phụ K2 K K1 J1 Xây hệ thống cấp thoát nước K2 K2 J2, K1 Xây hệ thống đường gaio thông L1 L L1 K2 Mua sắm thiết bị L2 L2 L1 Lắp đặt trang thiết bị M1 Kết thúc M M1 L2 So sánh công việc thực tế với kế hoạch của dự án M2, N1 M2 M1 Đánh giá kết quả & điều chỉnh những công việc cần thiết N2 N N1 M1 Hoàn thiện & kiểm tra kết thúc dự án N2 N2 M2,N1 Lập biên bản bàn giao công trình N3 N3 N2 Lập báo cáo thanh toán & quyết toán N4 N4 N3 Thanh lý hợp đồng - 2.3.Quản lý ước tính thời gian thực hiện STT STT chi tiết Thời gian bi quan Thời gian lạc quan Thời gian thường gặp Thời gian dự tính A A1 4 1 2 2.17 A2 2 1 1 1.16 B B1 3 1 2 1.33 B2 8 3 5 4.5 B3 7 3 4 4.33 B4 4 1 3 2.83 C C 4 2 3 3 D D1 1 1 1 1 D2 4 1 2 2.17 E E 4 1 3 2.83 F F1 7 3 6 5.67 F2 3 1 2 2 G G1 11 5 7 7.33 G2 7 4 5 5.17 G3 4 1 2 2.17 H H 21 12 15 15.5 I I1 80 53 69 68.17 I2 72 40 49 51.83 J J1 8 4 5 5.3 J2 9 4 5 5.5 K K1 7 3 4 3.67 K2 8 3 5 5.16 L L1 8 4 5 5.33 L2 7 3 4 3.67 M M1 3 1 2 2 M2 2 1 1 1.17 N N1 4 1 2 2.17 N2 1 1 1 1 N3 2 1 1 1.17 N4 3 1 2 2 Sơ đồ PERT Là kỹ thuật quản lý tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án bằng sơ đồ hệ thống (hay sơ đồ mạng) trong đó sự hoàn thành của công việc này có quan hệ chặt chẽ tới sự hoàn thành các hoạt động khác. 2.83 4.33 4.5 1.33 1.16 2.17 B4 B3 B2 Khởi đầu dự án A1 B1 A2 Giai đoạn khởi đầu 2 3 D1 C 5.67 1 F2 GĐ Thực hiện F1 E D2 2.17 2.83 G1 7.33 Giai đoạn thực hiện 5.3 51.33 68.17 15.5 2.17 5.17 5.5 L2 L1 K2 K1 J2 J1 I2 I1 G3 H G2 Khởi đầu dự án 3.67 GĐ kết thúc 3.67 5.33 5.16 1.17 Giai đoạn kết thúc GĐ kết thúc N4 N3 N2 N1 M2 M1 Gai đoạn thực hiện 2 2 1 1.17 2.17 Quản trị chi phí (Project cost management) 3.1. Lập kế hoạch chi phí: Chủ đầu tư lập dự toán trên cơ sở nội dung công việc xây dựng phải thực hiện, sản phẩm đồ án xây dựng các chế độ chính sách có liên quan. Khi lập dự toán chi phí, chủ đầu tư có thể tham khảo mức chi phí của đồ án xây dựng về quy mô, tính chất, sản phẩm... 3.2. Quản lý tổng mức đầu tư, dự toán công trình: Bảng tổng hợp tổng mức đầu tư của dự án Đơn vị: Triệu đồng STT Nội dung Chi phí trước thuế Chi phí sau thuế 1 Gói thầu: Mua sắm và lắp đặt trang thiết bị 1.748,53 1.923,38 2 Chi phí xây dựng 10.706,72 11.777,39 4 Chi phí nhân công 3.644,86 3.644,86 5 Chi phí quản lý dự án 183,71 183,71 6 Chi phí khác 30 33 7 Chi phí dự phòng 654,64 654,64 Tổng 17.392,36 18.640,88 3.3.Xác định chi tiết chi phí Xác định chi phí xây dựng cho các khoản mục Bảng Chi phí xây dựng các hạng mục Đơn vị: Triệu đồng TT Tên hạng mục Đơn vị Quy mô xây dựng Đơn giá chưa VAT Chi phí trước thuế Chi phí sau thuế 1 Xây dựng nhà A: 8 nhà m2 380 2.69 8.177,6 8.995,36 2 Công trình tạm 1%V xd 81,78 89,95 3 Garage ô tô m2 30 2 480 528 4 Hệ thống điện nước ngoài nhà 6% Vxd 490,66 539,73 5 Đường giao thông m2 30 0,25 60 66 6 Cổng ra vào Cổng chính cái 1 45 360 396 Cổng phụ cái 1 15 120 132 7 Hàng rào m 48 0,45 172,8 190,08 8 Sân vườn m2 150 0,4 480 528 9 San lấp nền m2 4.300 0,047 202,1 222,31 10 Công trình phụ trợ 1% V xd 81,78 89,95 Tổng 10.706,72 11.779,39 Xác định Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng: (Vì công trình xây dựng trên đất ruộng nên chỉ có chi phí đền bù không có chi phí tái định cư). Đơn vị: Triệu đồng STT Nội dung Chi phí trước thuế Chi phí sau thuế 1 Chi phí đền bù 322,5 301 2 Chi phí cho ban đền bù 2,5 2,5 3 Chi phí thuê đất 120,4 120,4 Tổng 423,9 423,9 Xác định Chi phí quản lý dự án, chi phí khác: Chi phí quản lý dự án được tính = Tỷ lệ % của chi phí xây dựng & chi phí thiết bị = 1.475%(1) *(10.706,72 + 1.748,53) = 183,71 ( (1) Tra theo công văn số 1751/BXD – VP) Chi phí khác ước tính khoảng 30 triệu đồng. Xác định chi phí nhân công Thưởng = 1 tháng lương Chi phí toàn bộ dự án = (Chi phí 1 tháng*12 + thưởng)*số năm thực hiện dự án Đơn vị: Triệu đồng TT Nội dung Chi phí 1 tháng Thưởng Chi phí toàn bộ dự án Tiền lương ban điều hành quản lý dự án 1 Ban điều hành (2 người) 455 Giám đốc dự án 30 30 195 Phó Giám đốc (2 người) 20 20 260 2 Phòng thiết kế (3 người) 299 Trưởng phòng (1 người) 18 18 117 Kiến trúc sư (1 người) 14 14 91 Kỹ sư xây dựng (1 người) 14 14 91 3 Phòng tài chính (2 người) 162,5 Kế toán trưởng (1 người) 15 15 97,5 Nhân viên (1 người) 10 10 65 4 Phòng hành chính (2 người) 162,5 Trưởng phòng (1 người) 15 15 97,5 Nhân viên (1 người) 10 10 65 5 Phòng thông tin (2 người) 110,5 Trưởng phòng (1 người) 11 11 71,5 Nhân viên (1 người) 6 6 39 6 Phòng tư vấn (2 người) 136,5 Trưởng phòng (1 người) 13 13 84,5 Nhân viên (1 người) 8 8 52 7 Ban thanh tra giám sát (2 người) 143 Trưởng ban (1 người) 14 14 91 Nhân viên (1 người) 8 8 52 Tiền lương đội thiết kế và thi công 8 Trưởng ban (1 người) 13 13 84,5 9 Đội trưởng (1 người) 11 11 71,5 10 Kiến trúc sư (1 người) 9 9 58,5 11 Kỹ sư xây dựng (2 người) 8 8 104 Tổng cộng 1.787,5 Tổng chi phí nhân công (bao gồm cả chi phí nhân công trong bảng 1_phụ lục) là: 3.644,86 triệu đồng. Xác định chi phí dự phòng: Lên kế hoạch lập dự phòng cho dự án với 5% tổng chi phí = (10.706,72 + 1.748,53 + 423,9 + 183,71 + 30) * 5% = 654,64 triệu đồng. Khoản dự phòng này dùng để dự trù phát sinh khối lượng hoặc thay đổi do trượt giá, thay đổi chế độ chính sách của Nhà nước hay những công việc chưa lường trước được. 4. Quản trị chất lượng (Project quality management) 4.1. Lập kế hoạch chất lượng Chính sách chất lượng Chất lượng xây dựng công trình được đặt lên hàng đầu. Đảm bảo công trình được bàn giao đúng thời gian dự kiến. Để thực hiện và duy trì chính sách chất lượng, ban lãnh đạo của dự án phải cam kết các điều kiện sau: Chỉ cung cấp sản phẩm theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thụât. Nhận biết và cung cấp đầy đủ các nguồn lực, đảm bảo thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng. Thực hiện đào tạo, nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho mọi thành viên. Phạm vi chất lượng Quản trị chất lượng trong phạm vi dự án, không vượt qua mức phạm vi của dự án Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng hợp đồng Quản trị chất lượng khảo sát địa hình Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc Quản trị chất lượng nhân viên dự án Quản trị chất lượng thi công trình Quản trị chất lượng đấu thầu Quản trị chất lượng nghiện thu công trình Quản trị chất lượng hợp đồng Đảm bảo mọi điều khoản của hợp đồng được thực hiện một cách chính xác. Quản trị chất lượng khảo sát địa hình: Để dự án đảm bảo được tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu, đầu tiên là khảo sát để phản ánh thực trạng nền đất tại Đông Anh - Hà Nội. Chất lượng nền đất phải được đảm bảo theo các tiêu chuẩn về đất xây dựng của tổng cục tiêu chuẩn và đo lường chất lượng từ TCVN 4195:1995 đến TCVN 4202:1995. Đồng thời, dự báo những thay đổi địa chất công trình, từ đó có phương án dự phòng và đảm bảo an toàn cho khu vực xung quanh công trình. Việc khảo sát phải phù hợp với quy mô, các bước thiết kế. Đặc biệt khảo sát phải đầy đủ, phù hợp với các quy định, tiêu chuẩn áp dụng tại Việt Nam. Việc nghiệm thu báo cáo kết quả khảo sát trước khi tiến hành xây dựng được thực hiện theo quy trình tại điều 12 nghị định số 206/2004/ND-CP. Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc: Quản trị chất lượng thiết kế dự án bao gồm quản lý chất lượng thiết kế cơ sở và quản lý chất lượng thiết kế bản vẽ thi công. Yêu cầu trong quá trình thiết kế : Thiết kế đã được chủ đầu tư phê duyệt. Thiết kế tổng quan của hạng mục thuộc tiểu dự án sẽ là căn cứ để thực hiện giai đoạn kết nối với các thành phần khác trong dự án tổng thể và cho quá trình thi công công trình sau này. Công trình thiết kế sẽ được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận sự phù hợp về mặt chất lượng thiết kế đối với các công trình xây dựng do cơ quan quản lý nhà nước thực hiện, chất lượng thẩm mỹ và tính phù hợp do ban quản lý quyết định thông qua để trình chủ đầu tư xem xét phê duyệt. Yêu cầu trong quá trình thẩm định thiết kế Đây là bước tiền nghiệm thu. Sau khi Ban quản lý dự án thẩm định sẽ trình lên chủ đầu tư để phê duyệt. Vì vậy, việc đảm bảo chất lượng ở khâu này là một trong những điều hết sức quan trọng đối với dự án. Việc thẩm định phải được tiến hành hết sức khách quan và dựa trên các cơ sở về kỹ thuật, mĩ thuật, sự phù hợp, tính đồng bộ,... đã đặt ra từ trước để kiểm tra các sai sót. Quá trình thẩm định thiết kế phải được tính toán đến thời gian để sửa chữa các lỗi sai sót (đã quy định và tính toán trong phần quản trị thời gian). Khi tiến hành kiểm tra thẩm định thiết kế cần kiểm tra kỹ càng tất cả các dữ kiện của bản thiết kế. Tập trung kiểm tra tìm ra các sai sót mang tính trọng yếu trước, sau đó mới là việc dò xét các sai sót mang tính đơn thuần nhỏ lẻ. Khi phát hiện các sai sót mang tính trọng yếu cần yêu cầu nhà thầu thiết kế điều chỉnh hoặc tiến hành thiết kế lại phần sai sót đó ngay lập tức để kịp tiến độ. Chỉ trong các trường hợp bất khả kháng mà thời gian và tiến độ công trình không cho phép thì tiến hành sửa chữa dần trong thời gian sau đó Quản trị chất lượng nhân viên dự án: Chúng tôi sẽ thành lập ban kiểm tra nhân viên thương trực khi thực hiện dự án. Giám đốc trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên Quản trị chất lượng thi công công trình Hạng mục Tiêu chuẩn dùng để kiểm tra Yêu cầu Móng trên nền tự nhiên TCXD79-1980 TCVN4195 đến 4202:1995 TCXD193:1996, 210 và 211:1998 SNiP3.02.02-87 - Theo yêu cầu thiết kế. - Tỷ trọng các khiếm khuyết (sai lệch không hợp với thiết kế hoặc tài liệu tiêu chuẩn) trong một đơn vị kiểm tra không vượt quá 10%. Nền gia cố TCXD245:2000 ASTM-D4751 ASTM-D4491 ASTM-D4716 TCN-1 đến 9 - Khả năng chuyển nước của bấc thấm hoặc vải điện kỹ thuật không nhỏ hơn 100 cm3 / năm ở áp suất nở hông là 276 KPa (40psi). - Hệ số thấm của vải địa kỹ thuật >=10 lần hệ số thấm của đất. Thi công móng cọc TCXD205:1998 - Lượng dùng xi măng( tiêu chuẩn Mỹ ACI, 543, 1980) 335Kg/m3. - Độ sụt của hỗn hợp bêtông (theo tiêu chuẩn trên) là 75-100mm. - Sai số về trọng lượng các thành phần của hỗn hợp bêtông không vượt quá: Xi măng : ±2% Cốt liệu thô : ±3% Nước và dung dịch phụ gia: ±2% Thi công phần thân TCVN4453-1995 TCVN4085-1987 - Độ sụt của kết cấu bêtông tại vị trí đổ: Kết cấu dầm bản, tường mỏng, phễu xilô, cột, các kết cấu đổ băng cốp pha di động: 50-80mm cho đầm máy và 80-120 cho đầm tay. - Kết cấu gạch đá: Mác gạch đá và vữa phải đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế. Gạch xây bằng đất nung kích thước tiêu chuẩn 6*11*22cm. Quản trị chất lượng đấu thầu: Ban quản lý dự án phối hợp cùng với Chủ đầu tư tổ chức một gói thầu là mua sắm và lắp đặt trang thiết bị cho khu nhà. Quá trình đấu thầu được Ban quản lý cùng Chủ đầu tư giám sát chặt chẽ để không xảy ra sai sót. Quản trị chất lượng nghiệm thu dự án Nghiệm thu công trình xây dựng của dự án phải được tiến hành theo điều 23, 24, 25, 26 của nghị định 209/2004/NĐ - CP. Trong tiểu dự án ban quản lý tiểu dự án quyết định sẽ nghiệm thu theo tiến độ của dự án: Hoàn thành đến đâu nghiệm thu đến đó. Trong quá trình nghiệm thu nếu phát hiện sai sót kỹ thuật hoặc chất lượng không đảm bảo sẽ không tiếp tục nghiệm thu công trình và yêu cầu các nhà thầu phải làm lại phần bị lỗi đó. Việc nghiệm thu công trình sẽ có sự tham gia của Giám đốc dự án, các nhà thầu như nhà thầu thiết kế và chủ đầu tư. Công trình sẽ được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận sự phù hợp về chất lượng đối với công trình xây dựng dự án của các cơ quan Nhà nước. Quy định chất lượng Thành viên ban quản lý dự án không được bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hưởng tới chất lượng của công trình. Các tiêu chuẩn phải được đề cao và tuân thủ chặt chẽ. Ban quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng của công trình xây dựng, lãnh đạo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ điều kiện năng lực theo quy định. Chỉ được ký hợp đồng giao nhận thầu đối với những doanh nghiệp xây dựng có đủ điều kiện năng lực theo quy định Quy trình quản lý chất lượng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bản luật liên quan. Tiêu chuẩn chất lượng a. Dựa trên tiêu chuẩn Nghị định số 08/2005/NĐ-CP,ngày 24 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ về Quy hoạch xây dựng. Thông tư số 15/2005/TT-BXD ngày 19 tháng 8 năm 2005 của Bộ xây dựng, hướng dẫn lập, thẩm định và phê duyệt dự án xây dựng Các quy định của bản “Quyết định về Quy Chuẩn kỹ thuật Quốc gia về xây dựng. Số 04/2004/QĐ-BXD.” b. Nội dung của quy định Tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan về bảo vệ các công trình kỹ thuật, công trình quốc phòng, di tích lịch sử, văn hóa và bảo vệ môi trường, phù hợp với đặc điểm của Hà Nội về điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội... Sử dụng hợp lý vốn đầu tư, đất đai và tài nguyên. Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng: bảng 2 phụ lục. 4.2. Thực hiện đảm bảo chất lượng – Biện pháp giám sát Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bản thiết kế thông qua báo cáo của ban thông tin. Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắc phục trong thời gian sớm nhất. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ quản lý tiên tiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại 4.3. Kiểm soát chất lượng Dự án này phải được đăng ký tham gia cuộc vận động đảm bảo và nâng cao chất lượng ngay từ khi xây dựng. Nội dung các tiêu chuẩn đăng lý phải được cụ thể hóa và phổ biến cho những người trực tiếp thiết kế. Thực hiện tốt kiểm tra các loại vật liệu xây dựng và các đầu vào khác để khẳng định đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của thiết kế. Việc kiểm soát chất lượng được thực hiện theo quy trình kiểm tra thí nghiệm đo lường để phát hiện những sai sót của bản thiết kế. Kiên quyết xử lý các sai sót không đúng với bản thiết kế. Mọi thay đổi đều phải có sự nhất trí của bên thiết kế. Quản trị nhân lực dự án (Project human resource management): 5.1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự Một dự án được coi là thành công thì không thể không nhắc đến bộ phận ban quản lý với những người lãnh đạo tốt, những nhân viên nhiệt tình với công việc, có trình độ cao. Dưới đây là mô hình tổ chức của dự án này. Thiết lập mô hình tổ chức: Ban điều hành Phó GĐ chuyên môn Phó GĐ tài chính Ban thiết kế và thi công Ban kiểm tra giám sát Ban tài chính Ban hành chính Ban thông tin Tuyển dụng Bước 1:đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện truyền thông. Bước 2: Nhận hồ sơ và tiến hành chọn lọc những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn. Tiếp đó gửi thông báo đến các hồ sơ đạt yêu cầu qua địa chỉ mail và điện thoại. Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực và khả năng thích ứng trong công việc của các ứng viên. Bước 4: Tiếp tục phỏng vấn lần 2 cho những ứng viên đạt lần 1 Bước 5: Phỏng vấn lần cuối do Giám đốc dự án hoặc Phó giám đốc dự án thực hiện. Ban quản lý dự án xác định rõ quy trình báo cáo trong dự án,Xác định rõ ai báo cáo ai. Sơ đồ báo cáo được quy định như sau: Nhân viên dự án Ban điều hành Trưởng phòng Nhóm trưởng 5.2. Quản lý nhân sự, phân công chức năng, nhiệm vụ Ban điều hành dự án a) Số lượng: 3 người ( 1 Giám Đốc, 2 Phó Giám Đốc) b) Nhiệm vụ: Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác. Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác nhau của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin. c) Yêu cầu: Có khả năng lãnh đạo quản lý Biết cách phân bổ công việc đến từng bộ phận hợp lý Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác. BẢNG 1:bảng phân tách công việc WBS của ban điều hành dự án. Stt WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư. Có văn bản. 2 2.0 Họp toàn bộ các ban và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 3 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu. Có tham khảo ý kiến của các ban. 4 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban. 5 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giám sát. 6 6.0 Kết thúc dự án. 7 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm. Ban thiết kế và thi công a) Số lượng: 3 người (1 Trưởng phòng, 1 kiến trúc sư, 1 kỹ sư xây dựng). b). Nhiệm vụ: Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ công trình và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng. Theo yêu cầu của chủ công trình, quyết định của ban điều hành, ý kiến cố vấn và các thông tin của các nhóm khác để đưa ra bản quy hoạch sơ bộ. Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp thu những thông tin cần thiết. Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ công trình. c) Yêu cầu: Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch. Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ. Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành BẢNG 2: Bảng phân tách công việc WBS của ban thiết kế và quy hoạch tổng thể TT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp. 4 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các ban liên quan. 5 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư. Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục. Ban thanh tra giám sát a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng ban & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót. Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành c) Yêu cầu: Có trách nhiệm, trung thực, có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận. Hiểu biết sâu sắc về tiêu chuẩn xây dựng. BẢNG 3: Bảng phân tách công việc WBS của ban kiểm tra giám sát TT WBS Tên công việc Ghi chú 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ giám đốc dự án. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát . Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án. 3 3.0 Tiến hành giám sát báo cáo lên ban điều hành. Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý định kỳ vào cuối mỗi tuần. Báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án bằng văn bản hoá. Ban tư vấn a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng, 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Tư vấn cho ban điều hành quản lý dự án về các vấn đề sau: Tư vấn kĩ thuật công nghệ Tư vấn về kinh tế Tư vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên với nhau hoặc với cơ quan liên quan. Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét, đánh giá bản quy hoạch. c) Yêu cầu: Am hiểu tường tận về các lĩnh vực mình phụ trách. BẢNG 4: Bảng phân tách công việc WBS của ban cố vấn khoa học TT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận yêu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 1.1 Phân tích yêu cầu. 3 1.2 Tổng hợp, báo cáo lại lên ban điều hành. Đảm bảo đầy đủ, chính xác. 4 2.0 Phối hợp với các ban liên quan để xem xét và đưa ra phương án. Sau khi nội bộ ban đã có những ý kiến đề xuất. Ban thông tin a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ. Theo dõi và truyền tải thông tin đa phương giữa các bên có liên quan Phân tích thông tin và dự tính rủi ro dựa vào số liệu thu thập được. Lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành. c) Yêu cầu: Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án & quản trị thông tin. BẢNG 5: bảng phân tách công việc WBS của ban thông tin STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận công việc tới giám đốc dự án. Nội dung công việc được văn bản hóa. 2 2.0 Xử lý, phân tích thông tin đến . Tham khảo ý kiến của các ban liên quan. 3 3.0 Họp ban. Thông qua văn bản hoặc các công cụ truyền thông khác như email, web.... 4 4.0 Lên kế hoạch lấy thông tin từ bên ngoài. Bao gồm các dự án xây dựng thư viện khác. 5 5.0 Họp các ban chức năng và truyền đạt lại thông tin lần cuối. Sau khi đã tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết. Ban tài chính a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn. Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính. Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án. Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ công trình. c) Yêu cầu: Trung thực, có kinh nghiệm trong quản lý tài chính. Xử lý linh hoạt trong các tình huống . BẢNG 6: bảng phân tách công việc WBS của ban tài chính TT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc dự án và phân tích thông tin Văn bản hóa. 2 2.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan. 3 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản đã thống nhất. 4 3.0 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng. 5 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý. 6 3.2 Thanh quyết toán số tiền còn lại khi kết thúc dự án. Báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan. Ban hành chính a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án In ấn, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận c) Yêu cầu: Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính Phụ trách vấn đề an toàn lao động 5.3. Phát triển nhóm dự án: Khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên phù hợp, có khả năng đáp ứng công việc cần thiết, cần có các chính sách khuyến khích nhân viên để xây dựng tập thể vững mạnh bằng cách: Khuyến khích nhân viên làm việc, tạo sự cạnh tranh trong công việc Thưởng lễ Tết và cuối kỳ hoạt động 1 tháng lương Tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên. Tạo không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc. Quản trị thông tin ( project communications management) 6.1. Lập kế hoạch thông tin Vì đây là dự án xây dựng khu biệt thự nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin về xây dựng và kiên trúc: đấu thầu, chọn nhà thầu, thi công, kiểm tra giám sát, nghiệm thu... Đầu vào ( Input ) Vạch ra các thông tin từ và yêu cầu mà dự án cần thực hiện Khai thác tối đa nguồn thông tin trong nội bộ và các cơ quan quản lý liên quan. Thu thập các thông tin liên quan đến dự án: Tình hình biến động giá cả, các vấn đề về điện nước, giải phóng mặt bằng, nơi tiến hành xây dựng dự án. Dự đoán các yếu tố bất thường xảy ra làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và thi công dự án. Các căn cứ liên quan Nguồn Phương thức Trách nhiệm Thời gian Các văn bản, thông tin  của ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Các quy chế điều hành Họp hội đồng quản trị Ban quản lý dự án Từng tuần Phản hồi từ ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Nhóm dự án Thường xuyên Nguồn thông tin bên ngoài Phương tiện thông tin Thường xuyên Quy định pháp luật trong xây dựng Văn bản pháp luật Giai đoạn Đầu ra( output ) Đảm bảo chất lượng thông tin đầu ra phải chính xác, đáng tin cậy, cập nhật và nhất quán Thông báo cho những bên liên quan về tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Cung cấp thông tin tới công chúng một cách khách quan qua nhiều kênh khác nhau Điểm đến Phương thức Trách nhiệm Thời gian Ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Nhà đầu tư Bằng văn bản Ban quản lý dự án Từng tuần Ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Ban quản lý dự án Thường xuyên Cơ quan pháp luật Văn bản Ban quản lý dự án Thường xuyên Thành viên quản trị Văn bản Ban quản lý dự án Giai đoạn Cho tổ chức khác Văn bản, trực tiếp Ban quản lý dự án Định kỳ 6.2. Phân phối thông tin Đầu vào( Inputs): Cuối mỗi ngày phải có báo cáo về công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản bàn giao cho ngày tiếp theo. Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kì và từng quản lý bộ phận. Đầu ra( outputs): Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin. 6.3. Báo cáo tình hình hoạt động Đầu vào: BẢNG XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THÔNG TIN STT Công việc Phương thức tiếp cận truyền tin 1 Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành. Thông qua trao đổi trực tiếp của các bên liên quan và thông qua các cuộc họp thường kì. 2 Tiếp nhận các phản hồi và các phát sinh trong quá trình thi công. Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận. 3 Liên tục cập nhật những quy định và những thay đổi trong các luật định về xây dựng. Có 1 luật sư tư vấn riêng chịu trách nhiệm về các quy định luật pháp liên quan đến quá trình xây dựng. 4 Thu thập bảng kê giá vật liệu, trang thiết bị, máy móc thi công và các văn bản hướng dẫn liên quan của bộ xây dựng. Tiến hành khảo sát định kì, tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn. 5 Tổng hợp, phân tích, truyền tin và lưu trữ. Thông qua bộ phận lưu trữ thông tin của công ty. Đầu ra: Báo cáo thường xuyên trong ngày những sự cố phát sinh trong quá trình thi công. Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo. 6.4. Tổng kết hoạt động: Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí... Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất. Đầu vào: Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình thi công Biên bản nghiệm thu phân đoạn công trình. Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến. Báo giá vật liệu. Đầu ra: Kết quả của dự án Kết luận: Xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả lại càng quan trọng hơn. Quản trị rủi ro (project risk management) 7.1. Lập kế hoạch rủi ro và mức độ ảnh hưởng: Phân loại rủi ro Rủi ro về yếu tố nhân lực Thiếu lao động Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc Tai nạn lao động Trách nhiệm của người lao động không cao... Rủi ro về yếu tố tài chính Giá Nguyên vật liệu tăng cao so với dự tính ban đầu Lãi suất Ngân hàng thay đổi, lạm phát xảy ra Chi phí dự phòng không đủ Rủi ro từ phía đầu tư Chủ đầu tư chậm rót vốn à làm chậm tiến độ thi công. Thời gian hoàn thành dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư Rủi ro do yếu tố khách quan bên ngoài Xảy ra cháy nổ, hỏa hoạn do nhiều nguyên nhân Thời gian thực hiện dự án bị gián đoạn do yếu tố thời tiết. Rủi ro giữa các bộ phận: Thông tin đến và đi không đầy đủ hoặc sai lệch. Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp. Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phủ hợp với địa hình thực tế. Mức độ ảnh hưởng của rủi ro: Thay đổi quan trọng: đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng àLàm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục. 7.2. Quản lý rủi ro MA TRẬN ĐÁNH GIÁ RỦI RO Nhận diện rủi ro Khả năng xảy ra Tác động Mức độ ảnh hưởng Biện pháp ứng phó Trách nhiệm quản lý Giá nguyên vật liệu tăng cao do lạm phát H (5) H(5) 25 Lập quỹ dự phòng Bộ phận tài chính kế toán Tai nạn lao động trên công trường H(5) H(5) 25 Nâng cao ý thức của công nhân Ban quản lý Hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình thi công M(3) H(5) 15 Kiểm tra,Giám sát chặt chẽ kho nguyên liệu Ban quản lý Lãi suất ngân hàng tăng đột ngột M(3) M(3) 9 Theo dõi tình hình kinh tế thị trường và đưa ra những dự báo trước để có biện pháp ứng phó Bộ phận tài chính kế toán Thiếu nguồn nhân lực L(1) H(5) 5 Có sự tuyển chọn chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về trình độ Ban điều hành Có sự sai sót trong bản thiết kế quy hoạch tổng thể L(1) H(5) 5 Người kiểm tra giám sát phải có chuyên môn cao. Bộ phận tư vấn thiết kế, và quy hoạch tổng thể Thay đổi thời gian do yếu tố thời tiết L(1) M(3) 3 Lên kế hoạch ứng phó rõ ràng. Bộ phận tư vấn thiết kế và quy hoach tổng thể Khả năng xảy ra rủi ro và tác động của nó đối với dự án được đánh giá theo thang điểm: từ 1 đến 5. Trong đó: H : cao ( bao gồm: H4, H5 ) M : trung bình ( M3 ) L : thấp ( bao gồm: L1, L2 ) 7.3. Kiểm soát thay đổi rủi ro: Hiện nay một số rủi ro đã được quy định bắt buộc phải có biện pháp xử lý như: bảo hiểm xây dựng, bảo lãnh hợp đồng. Chính vì vậy việc kiểm soát những rủi ro trên phải được đặt lên hàng đầu đối với dự án xây dựng khu nhà A_ Ruby Land Theo dõi và kiểm tra thường xuyên để phản ứng kịp thời khi rủi ro xảy ra và có thể kiểm sóat được những thay đổi tạo rủi ro trong cả vòng đời dự án.  Lập kế hoạch đầu tư phải xuất phát từ tình hình cung, cầu của thị trường để có phương hướng đầu tư cụ thể mang lại hiệu quả đầu tư cao, tránh được các yếu tố rủi ro từ bên ngoài của dự án. Mức độ sai lệch về rủi ro so với dự kiến của các yếu tố ảnh hưởng đến dự án trong những tình huống xấu thường được chọn từ 10%- 20% dựa trên cơ sở phân tích cụ thể những tình huống đó. Quản trị đấu thầu (project procurement management) 8.1. Lập kế hoạch đấu thầu Các công việc phải làm: Mời thầu Lập hồ sơ mời thầu Phát hành hồ sơ mời thầu Sơ tuyển nhà thầu Hoàn thiện & ký thương thảo, hoàn kết hợp đồng Mở thầu Định giá hồ sơ dự thầu Thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu Thông báo kết quả đấu thầu Dựa vào bản kế hoạch và các điều kiện, tiêu chuẩn của công trình, Ban quản lý dự án tiến hành mở gói thầu chính: Mua sắm & lắp đặt trang thiết bị 8.2. Quản lý đấu thầu Lập thông báo mời thầu Tên dự án: xây dựng khu biệt thự Ruby land_khu A Chủ đầu tư: tập đoàn nhà đô thị Snow Nilvy. Tên gói thầu: Mua sắm & lắp đặt trang thiết bị Giá gói thầu: 1.748,53 triệu đồng Hình thức đấu thầu: rộng rãi trong nước. Thời gian bên hồ sơ dự thầu: Từ 8h30 ngày 15/8/2009 đến trước 10h30 ngày 1/9/2009. Địa điểm bán hồ sơ mời thầu: Trụ sở Công ty, Điện thoại: 043 457 243 Giá bán 1 bộ hồ sơ dự thầu: 1.000.000đ (Một triệu đồng chẵn) Địa điểm nhận hồ sơ dự thầu: Trụ sở Công ty. Lập kế hoạch mời thầu Trình tự thực hiện - Trước hết Ban quản lý sẽ tiến hành mời sơ tuyển các nhà thầu và lựa chọn những nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu. Cuộc đấu thầu sẽ được tiến hành khi có ít nhất 5 nhà thầu đã qua vòng sơ tuyển tham gia. - Nhà thầu được chọn là nhà thầu đáp ứng đầy được yêu cầu kỹ thuật nêu trong hồ sơ mời thầu và là nhà thầu đưa ra giá cạnh tranh nhất. Sau đó Ban quản lý sẽ tiến hành thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Mời thầu và lựa chọn nhà thầu: Mời thầu: - Việc mời thầu phải được thực hiện theo những quy định theo Luật đấu thầu. - Thông báo mời thầu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Cụ thể, thông báo mời thầu sẽ được đăng trên ba số liên tiếp của website: www.dauthau.mpi.gov.vn và báo Hà Nội mới, Vnexpress.net. Thông tin mời thầu phải nêu được khái quát nội dung công trình đấu thầu. Lựa chọn nhà thầu: Tổ chức đấu thầu - Phát hành hồ sơ mời thầu - Tiếp nhận và quản lý hồ sơ mời thầu: Các hồ sơ dự thầu nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu được Ban thông tin của dự án tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “Mật”. Trình tự đánh giá hồ sơ mời thầu: - Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. - Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu phải được công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự. Thầm định và phê duyệt kết quả đấu thầu: - Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu để chủ đầu tư xem xét và trình cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, quyết định. - Khi có nhà thầu trúng thầu thì văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải có các nội dung: tên nhà trúng thầu; giá trúng thầu; hình thức hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng; các nội dung cần lưu ý (nếu có)... - Trường hợp không có nhà thầu trúng thầu, trong văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải nêu rõ không có nhà thầu nào trúng thầu và hủy đấu thầu để thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật này. Thông báo kết quả đấu thầu: - Ban thông tin của ban quản lý dự án thông báo kết quả thầu ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của chủ đầu tư và cấp có thẩm quyền. - Trong thông báo kết quả đấu thầu không phải giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu. Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng: - Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dự trên cơ sở: kết quả đấu thầu được duyệt; mẫu hợp đồng đã được điền đầy đủ thông tin; các yêu cầu nêu trong hồ sơ dự thầu; các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu. - Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. - Việc xây dựng hợp đồng phải tuân theo những nguyên tắc xây dựng, nội dung, hình thức của hợp đồng của Luật đấu thầu. Quản lý hợp đồng: - Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng - Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng Thanh lý hợp đồng: - Xác minh sản phẩm để xác định tất cả công việc đựơc hoàn tất đúng và thỏa mãn yêu cầu trong hợp đồng mà 2 bên nhất trí đưa ra hay không - Những hoạt động về quản lý hành chính để cập nhật những hồ sơ nhằm phản ánh những kết quả cuối cùng - Việc thanh lý hợp đồng phải có biên bản thanh lý hợp đồng hai bên lập và ký kết - Việc thanh lý hợp đồng phải được thực hiện xong trong vòng 45 ngày kể từ ngày hai bên thưc hiện xong các điều khoản ghi trong hợp đồng 8.3. Kiểm soát đấu thầu Trong quá trình đấu thầu, nếu có bất cứ thay đổi nào, ban quản lý sẽ thông báo rộng rãi tới các nhà thầu. Nếu các nhà thầu cần có những thay đổi trong hồ sơ dự thầu thì ban quản lý sẽ dựa vào nội dung hồ sơ mời thầu để đối chiếu và xử lý, giải quyết. Ngoài ra, nếu các bên liên quan tự ý rút khỏi hợp đồng thì sẽ đối chiếu theo hợp đồng để xử lý. LỜI KẾT Với mục tiêu cụ thể là xây dựng một khu biệt thự với quy mô lớn, sang trọng tiện nghi ,thoáng đãng, thanh tịnh với nhiều tiện ích đi kèm giúp chủ nhân tận hưởng những giờ phút thư giãn tuyệt vời. Bước vào khu biệt thự Ruby land, ấn tượng đầu tiên chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa công trình xây dựng và cảnh quan đô thị. Mảng xanh tươi mát mẻ của cây cối kết hợp với màu sắc tươi sáng của những công trình mới, tạo nên vẻ đẹp quyến rũ cho toàn khu vực. Thời gian thi công 7 tháng là một khoảng thời gian không dài với việc xây dựng một khu biệt thự cao cấp như vậy. Một số phát sinh về chi phí nguyên vật liệu cũng như nhân công có thể diễn tiến theo chiều hướng bất lợi cho việc thi công dự án. Tuy nhiên các phòng ban với nhiệm vụ đã được phân công luôn có những phương án sự phòng cho mọi tình huống xảy ra. Tất cả là cho công trình hoàn thành đúng tiến độ và quan trọng là chất lượng các hạng mục theo đúng quy chuẩn đặt ra. Để thực hiện tốt bài tiểu luận, tôi đã tham khảo từ một số nguồn thông tin: Do còn nhiều yếu kém về trình độ nghiên cứu, xử lý thông tin; do các nguồn lực bị hạn chế như thời gian, chi phí và khả năng nắm bắt thực tiễn nên tôi còn có những thiếu sót. Rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy giáo TS Phạm Văn Hùng để sản phẩm Ruby land thành công hơn nữa. Phụ lục MỤC LỤC

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docXây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Ruby land (khu A).DOC