Đề tài Xây dựng nhóm làm việc đạt hiệu quả cao

BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. Xây dựng nhóm hiệu quả cao C H Ư Ơ N G 2 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Nhóm hiệu quả cao của Patchwork Patchwork Traditional Food Company, một công ty làm Patê và một số đồ ăn cao cấp khác, phụ thuộc vào các nhóm tụa quản. “Theo ý tưởng là trong nhóm chẳng ai có chức danh và mọi người đều có quyền đưa ra quyết định của mình“, người sáng lập Margaret Carter giải thích. Courtesy of Patchwork Traditional Food Co. 3 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Định nghĩa nhóm tự quản Các đội chính thức hoàn thành một công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi có một vài nhiệm vụ tương hỗ và có quyền tự quyết cao khi thực hiện những nhiệm vụ này. Courtesy of Patchwork Traditional Food Co. 4 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Nhóm tự quản Hoàn thành một công việc hoàn chỉnh Phân việc cho các thành viên Kiểm soát các công việc đầu vào và đầu ra Nhận các thông tin phản hồi và phần thưởng ở mức nhóm Chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề Các thuộc tính của nhóm tự quản 5 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các thành phần của hệ thống kỹ thuật xã hội Đơn vị làm việc sơ cấpƒ Hoàn thành một quá trình làm việc hoàn chỉnhƒ Tương đối độc lập với các đơn vị làm việc khác Qui định tự quản lý theo thập thểƒ Quyền tự quyết để phân chia và phối hợp công việcƒ Tạo động lực cho các thànhd viên nhóm Kiểm soát những bất đồng lớnƒ Các yếu tố kiểm soát nhóm ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng công việc Tối ưu hóa chungƒ Cân bằng các hệ thỗng xã hội và kỹ thuật 6 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Nhóm tự quản tại Standard Motor Products Standard Motor Products đã áp dụng thành công mô hình nhóm tự quản (SDWTs) tại nhà máy của công ty ở Kansas, nhưng một vài đốc công đã có một vài khó khăn trong việc chuyển đổi từ kiểu quản lý lệnh-và-kiểm soát sang vị trí của nhân viên hướng dẫn. Ảnh của Standard Motor Products 7 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các thách thức đối với nhóm tự quản Vấn đề giao thoa văn hóa ƒ Khó áp dụng tại một số nền văn hóa Sự phản đối của đội ngũ quản lý ƒ Lo sợ mất đi quyền lực, vị trí và công việcƒ Chuyển từ lối làm việc lênh-và-kiểm soát sang vị thế cố vấn/người hướng dẫn Sự phản đối của các nhân viên và công đoàn ƒ Các nhân viên không hài lòng với vai trò và kỹ năng mớiƒ Công đoàn lo lắng – nhiều áp lực hơn, các qui tắc làm việc cũ phải loại bỏ 8 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Định nghĩa các nhóm ảo Nhóm đa chức năng hoạt động xuyên không gian, thời gian và ranh giới tổ chức và các thành viên liên lạc với nhau thông qua công nghệ thông tin để đạt được các nhiệm vụ về tổ chức 9 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Tại sao lại thành lập các nhóm ảo? Khả năng được tăng lên do : ƒ Công nghệ thông tin phát triển Information technologies ƒ Công việc dựa trên tri thức Sự cần thiết tăng lên do: ƒ Sự quản lý kiến thức ƒ Toàn cầu hóa 10 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các nhóm ảo hiệu quả cao Các nhiệm vụ của nhóm Qui mô nhóm • Các nhiệm vụ được tổ chức cấu trúc • Tương hỗ một cách ôn hòa • Nhóm ảo nên có kích thước nhỏ hơn nhóm thông thường khi thực hiện nhiệm vụ giống nhau Môi trường của nhóm • Kết hợp một cách sang tạo các kênh thông tin liên lạc Các nhóm ảo hoạt động tốt hơn với : more 11 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các qui trình nhóm Niềm tin trong nhóm • Một số cuộc họp trực tiếp trợ giúp sự phát triển của nhóm • Rất quan trọng đối với các nhóm, đặc biệt là với nhóm ảo Thành phần nhóm • Thông tin liên lạc và giao thoa văn hóa tốt giữa các thành viên của nhóm Các nhóm ảo hoạt động tốt hơn với: Các nhóm ảo hiệu quả cao (tiếp) 12 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Định nghĩa lòng tin Là một trạng thái tâm lý bao gồm ý định chấp nhận nguy cơ bị thiệt thòi dựa trên mong muốn tích cực về ý định hoặc hành vi của người khác 13 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Ba cấp độ của lòng tin Dựa trên sự tương đồng Dựa trên sự hiểu biết Dựa trên tính toán Cao Thấp 14 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Ba cấp độ của lòng tin (tiếp tục) Lòng tin dựa trên tính toán ƒ Dẽ dàng bị đổ vỡ do sự mong đợi bị phá hủy ƒ Không thể duy trì một quan hệ của nhóm Lòng tin dựa trên sự hiểu biết ƒ Ổn định hơn so với lòng tin dựa trên tính toán ƒ Phát triển theo thời gian Lòng tin dựa trên sự tương đồng ƒ Dựa trên lý thuyết về sự tương đồng xã hội ƒ Có xu hướng tha thứ hành vi vi phạm vì nhóm là một phần của sự tương đồng cá nhân của chúng ta 15 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các cản trở của quá trình ra quyết định của nhóm Cản trở về thời gian ƒ Cần có thời gian để tổ chức/phối hợp ƒ Hạn chế năng suất E ngại bị đánh giá ƒ Tin rằng các thành viên khác của nhóm đang ngầm đánh giá bạn Tuân theo áp lực hòa nhập ƒ Quan điểm cá nhân đối lập với các qui tắc của nhóm bị ngăn cản 16 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các cản trở nhóm: “group think” Xu hướng trong nhóm có tính gắn kết cao đề cao sự đồng thuận bất chấp chất lượng của quyết định Phổ biến hơn khi nhóm: ƒ Có tính liên kết cao ƒ Cô lập với người ngoài ƒ Trưởng nhóm là người có quan điểm cứng rắn ƒ Đối mặt với các đe dọa từ bên ngoài ƒ Vừa gặp phải thất bại ƒ Thiếu các chỉ dẫn mạch lạc 17 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các cản trở của nhóm: Phân cực Xu hướng khi nhóm đưa ra quyết định thái quá hơn khi cá nhân ra quyết định Các quan điểm rủi ro hơn thường được chọn lựa do ảo tưởng của các tay cờ bạc – họ tin rằng họ có thể thắng rủi ro 18 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các chỉ dẫn chung cho việc ra quyết định của nhóm ƒ Đảm bảo rằng cả người trưởng nhóm lẫn các thành viên đều không chiếm ưu thế ƒ Duy trì qui mô nhóm lý tưởng ƒ Các qui tắc nhóm khuyên khích cách tư duy tích cực ƒ Áp dụng cấu trúc nhóm hiệu quả 19 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Tạo ra các xung đột mang tính xây dựng ƒ Thành lập các nhóm ra quyết định không đồng nhất ƒ Đảm bảo rằng nhóm hội họp thường xuyên để đối phó với các vấn đề gây tranh cãi ƒ Các thành viên đảm trách vai trò tranh luận khác nhau 20 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Trí tuệ tập thể tại IDEO Các nhân viên tại IDEO, một công ty thiết kế tại Silicon Valley, tiến hành hành rất nhiều các buổi tư duy trí tuệ tập thể hàng năm. Một buổi như thế thường kéo dài khoảng 1 giờ và có các nhóm thiết kế và các kỹ sư của IDEO với các kỹ năng phù hợp tham gia. E. Luse. San Francisco Chronicle 21 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Qui tắc tư duy Trí tuệ tập thể 1. Phát biểu tự do 2. Không chỉ trích 3. Cung cấp càng nhiều ý tưởng càng tốt 4. Xây dựng thêm trên ý tưởng của người khác E. Luse. San Francisco Chronicle 22 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Đánh giá tư duy Trí tuệ tập thể Điểm mạnh ƒ Sản sinh ra nhiều các ý tưởng mang tính cách tân ƒ Tăng cường sự chấp nhận các quyết định và sự gắn kết nhóm ƒ Chia sẻ các xúc cảm tích cực để khuyến khích sự sáng tạo ƒ Tạo ra sự hài lòng của khách hàng Điểm yếu ƒ Còn hạn chế trong số lượng ý tưởng ƒ Tâm lý sợ, e ngại đánh giá ƒ Tạo ra ít ý tưởng hơn khi làm việc độc lập (cá nhân) E. Luse. San Francisco Chronicle 23 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Tư duy tập thể điện tử ƒ Các thành viên chia sẽ ý tưởng thông qua phần mềm máy tính ƒ Thường các thành viên ngồi chung một phòng, nhưng cũng có khi phân tán ƒ Vấn đề được đưa lên, sau đó các thành viên nhập ý tưởng và những ý kiến của mình vào máy tính ƒ Các ý kiến/ý tưởng được ghi nặc danh trên màn hình máy tính hoặc chiếu lên bảng 24 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Đánh giá trí tuệ tập thể điện tử Lợi ích ƒ Ít kìm hãm sản xuất hơn ƒ Ít e ngại sự đánh giá hơn ƒ Sự hợp tác mang tính sáng tạo hơn ƒ Thỏa mãn hơn đối với quá trình Vấn đề ƒ Quá phức tạp ƒ Lệ thuộc vào công nghệ ƒ Các phản hồi vô tư bị đe dọa ƒ Không thể áp dụng cho tất cả các quyết định 25 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Mô tả vấn đề Hoạt động của cá nhân Hoạt động của nhóm Họa động của cá nhân Viết ra những giải pháp khả thi Các giải pháp khả thi được mô tả cho các thành viên khác Bỏ phiếu về các giải pháp được trình bày Kỹ thuật đội mang tính danh nghĩa 26 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Xây dựng nhóm tại Ericsson Cyberlabs Nhân viên tại Ericsson Cyberlab ở Singapore đã trèo qua một bức tường đá, bò từng cm qua tấm ván, tấm lưới và thực hiện các nhiệm vụ nguy hiểm khác để tăng cường động lực của nhóm © Straits Times 27 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Xây dựng nhóm ƒBất kỳ sự can thiệp chính thức nào tới việc tăng cường sự phát triển và chức năng hóa của môth nhóm làm việc ƒ Tăng tốc sự phát triển của nhóm ƒÁp dụng cho các nhóm đang tồn tại có trì trệ trong việc phát triển nhóm © Straits Times 28 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Các kiểu xây dựng nhóm Định nghĩa vai trò Đặt mục tiêu Giải quyết vấn đề Quá trình giữa các cá nhân © Straits Times 29 BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. I e M B A I e M B A Làm cho việc xây dựg nhóm có hiệu quả Các hoạt động xây dựng nhóm cần phải hướng vào các vấn đề cụ thể của nhóm Sự xây dựng nhóm là một quá trình liên tục, không giống như một mũi tiêm chủng chóng vánh Sự xây dựng nhóm cần được diễn ra trong công việc hàng ngày chứ không chỉ qua các bài tập ở một nơi xa nơi làm việc Một số hoạt động xây dựng nhóm rất thành công, nhưng cũng có không ít hoạt động khác thất bại bởi vì: BUS 540 Organizational Behaviour (OB) HNMcShane/Von Glinow OB 3e © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. Xây dựng nhóm hiệu quả cao C H Ư Ơ N G