Đề tài Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH kỹ thuật và thương mại hoàn trang

ài khoản Danh mục loại chứng từ Danh mục kho Phân loại hàng hoá Cập nhật: Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ Lập phiếu nhập hàng Lập phiếu xuất hàng Lập đơn đặt hàng: Lập bản dự trù hàng nhập Báo cáo Nhập - xuất - tồn Chi tiết hàng tồn kho 1.5.3.Phương pháp nghiên cứu - Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý và nó được xây dựng như sau: Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thống hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn : + Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. + Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết. Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết. 1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau: Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất. Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý. Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan. Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 2.1.1.. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Thông tin là các bản tin, thông báo, tài liệu được phát đi từ nguồn phát tin tới đối tượng nhận tin nhằm cung cấp sự hiểu biết nào đó tới đối tượng nhận tin. Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết vị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đước lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Phân phát Đích Kho d ữ li ệu X ử lý v à lưu tr ữ Thu th ập Ngu ồn Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu… Nguồn của hệ thống: Bên ngoài là nhà cung cấp, khách hàng và bộ phận bên trong là kho hàng. Đích của hệ thống đó là Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh, khách hàng. 2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin * Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ. Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ. Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức. Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS) là một hệ thống thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định. Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system – EIS) là một hệ thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành. Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường. Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system) là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ. Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên. * Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho thuộc loại hành chính tác nghiệp. Các hệ thống thông tin mức tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ. Chúng tập chung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần thiết. Vậy nên, các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp thừơng được gọi là các hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Thông tin đầu ra của hàng tồn kho đó là các báo cáo theo ngày, theo năm hay theo tháng của số lượng và giá trị hàng hoá. 2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê dưới đây . Cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc có tiếp tục hay chấm dứt việc phát triển của hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa trên báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho nhà sử dụng. phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện khá nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau : 1.1 Làm rõ yêu cầu 1.2 Khảo sát sơ bộ 1.3 Lập dự án sơ bộ 1.4 Đánh giá tính khả thi của dự án 1.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi của giai đoạn yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ những vấn đề đang nghiên cứu, xác định được đích thực nguyên nhân của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống muốn đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ được quýêt định tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Để làm được những công việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm những công đoạn sau : 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thông tin thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán, xây dựng mục tiêu của hệ thống 2.5 Viết chi tiết dự án 2.6 Đánh giá tính khả thi 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Viết tài liệu hệ thống 3.5 Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic cua hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên sẽ phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương pháp là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng phải là một mô hình chi tiết. Tất nhiên người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình bày lên người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hịên. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức. Sau đâ y là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: 4.1 Xác định các ràng buộc của tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của dự án 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn này Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có : trứơc hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế vật lý ngoài: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kế hoạch hệ thống là như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Mua sắm phần mềm và lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc truyền dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác, thử nghiệm và bảo trì 7.4 Đánh giá 2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu 2.3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL - database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ cơ sở dữ liệu: Hệ CSDL là một hệ thống gồm 4 thành phần: -CSDL hợp nhất -Những người sử dụng: Người sử dụng của hệ là bất kỳ một con người nào có nhu cầu truy nhập vào CSDL, có nghĩa là người sử dụng bao gồm tất cả những người sử dụng cuối, những người viết các chương trình ứng dụng và những người điều khiển toàn bộ hệ thống. Phần cứng của hệ bao gồm các thiết bị nhớ thứ cấp được sử dụng để lưu trữ CSDL. Sự phân loại của các hệ CSDL: Có hai loại kiến trúc hệ CSDL: tập trung và phân tán. Các hệ CSDL tập trung: Hệ CSDL cá nhân, hệ CSDL trung tâm, hệ CSDL khách/chủ. Các hệ CSDL phân tán: Hệ CSDL phân tán thuần nhất, hệ CSDL phân tán không thuần nhất. 2.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL - Database Management System - DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một CSDL. Cụ thể, các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính. Tuy nhiên, đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc mà tiếng Anh gọi là Structured Query Language (SQL). Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle, v.v. Phần lớn các hệ quản trị CSDL kể trên hoạt động tốt trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Window Linux, Unix và MacOS ngoại trừ SQL Server của Microsoft chỉ chạy trên hệ điều hành Windows. Các khả năng của một HQTCSDL: Khả năng quản lý dữ liệu tồn tại lâu dài Khả năng truy nhập các khối lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả Hỗ trợ ít nhất một mô hình dữ liệu hay một sự trừu tượng toán học mà qua đó người sử dụng có thể quan sát dữ liệu. Đảm bảo tính độc lập dữ liệu hay sự bất biến của các chương trình ứng dụng đối với các thay đổi về cấu trúc trong mô hình dữ liệu. Hỗ trợ các ngôn ngữ cấp cao nhất dịnh cho phép người sử dụng định nghĩa cấu trúc của dữ liệu, truy nhập và thao tác dữ liệu. Quản trị giao dịch, có nghĩa là khả năng cung cấp các truy nhập đồng thời, đúng đắn đối với CSDL từ nhiều người sử dụng tại cùng một thời điểm. Điều khiển truy nhập, có nghĩa là khả năng hạn chế truy nhập đến các dữ liệu bởi những người sử dụng không được cấp phép và khả năng kiếm tra tính đúng đắn của dữ liệu. Phục hồi dữ liêu, có nghĩa là khả năng phục hồi, không làm mất dữ liệu đối với các lỗi hệ thống. Bộ quản lý lưu trữ có nhiệm vụ lấy ra các thông tin được yêu cầu từ những thiết bị lưu trữ dữ liệu và thay đổi những thông tin này khi được yêu cầu bởi các mức trên nó của hệ thống. Bộ xử lý câu hỏi điều khiển các câu hỏi, các yêu cầu thay đổi dữ liệu, tìm ra một cách tốt nhất một thao tác được yêu cầu và phát ra các lệnh đối với bộ quản lý lưu trữ để thực thi thao tác đó. Bộ quản trị giao dịch có trách nhiệm đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống, đảm bảo rằng một số thao tác thực hiện đồng thời không cản trở mỗi thao tác khác và hệ thống sẽ không mất dữ liệu thậm chí khi có lỗi hệ thống. Nó tương tác với bộ xử lý câu hỏi, biết dữ liệu nào được thao tác bởi các thao tác bởi các thao tác hiện thời để tranh sự đụng độ các hành động và nó có thể cần thiết làm trễ một số truy vấn nhất định hay một số thao tác cập nhật để các đụng độ này không xảy ra. Nó tương tác với bộ quản lý lưu trữ bởi vì các sơ đồ đối với việc bảo vệ dữ liệu thường kéo theo việc lưu trữ một nhật ký các thay đổi đối với dữ liệu. Các truy vấn là các thao tác hỏi đáp về dữ liệu được lưu trữ trong CSDL. Các cập nhật dữ liệu: Đây là các thao tác thay đổi dữ liệu. Chúng có thể được phát ra hoặc thông qua một giao diện chung hoặc thông qua giao diện của một chương trình ứng dụng. Các thay đổi sơ đồ thường được phát ra bởi một người sử dụng được cấp phép, thường là những người quản trị CSDL mới được cấp phép thay đổi sơ đồ của CSDL hay tạo lập một CSDL mới. 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi rất phức tạp. Đó là không chỉ việc phân tích viên gặp gỡ người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. 2.4.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin ra Bước 1 : Xác định các thông tin đầu ra Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng. Đối với hệ thống thông tin quản lý hàng việc nhập xuất tồn hàng hoá thì các đầu ra đó là các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho,… Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra, liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin số phiếu xuất, tên mặt hàng xuất, đơn vị, số lượng,… được gọi là các thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp (R), đó là các thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S), đó cũng là những thuộc tính được tính toán ra hoặc sinh ra ra từ các thuộc tính khác như thành tiền,tổng cộng,… - Gạch chân các thuộc tính kháo cho các thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiên việc chuẩn hoá mức 1 (1NF) Chuẩn hoá mức 1 (1NF) qui định rằng trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp, nếu có thuộc tính lặp thì phải tách những thuộc tính thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới goc độ quản lý. Tiến hành đặt tên , tìm một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh cho danh sách con vừa lập. Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF) Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá . Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào toàn bộ của khoá thành một danh sách con mới. Lấy toàn bộ khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt danh sách mới một tên riêng phù hợp với nội dung của thuộ tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự bắc cầu giữa các thuộc tính Y và Y phụ thuộc vào hàm X thì phải tách chúng vào hai quan hệ chứa Z, Y và danh sách cha quan hệ Y và X. Bước 3 : Tích hợp một tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách có liên quan đến một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể chỉ tích hợp lại nghĩa là tại thành một danh sách chung, bằng cách tích hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Bước 4 : Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho từng bản ghi. Bước 5 : Xác định liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. Biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp. 2.4.2. Mã hoá dữ liệu Mã hoá dữ liệu là cách thức để thực hiện việc phân loại các đối tượng quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống. Khi chúng ta xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gắn bó cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá là việc rất cần thiết của thiết kế viên hệ thống thông tin và trong thực tế có những phương pháp mã hoá như sau: Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống. Và mã hoá được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía phải để thể hiện sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra một bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Phương pháp mã hoá liên tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp. Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. Phương pháp gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Ví dụ nh là dùng việc viết tắt các chữ cái đầu nh VNĐ, USD.. để làm mã tiền tệ quốc tế Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp mã hoá để quản lý. 2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá 2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R) Mô hình thực thể liên kết dựa trên cơ sở nhận thức của thế giới thực bao gồm một tập các đối tượng cơ sở được gọi là các thực thể và một tập các liên kết giữa các đối tượng này. Nó được phát triển nhằm cho phép thiết kế CSDL bằng cách đặc tả một sơ đồ xí nghiệp, biểu diễn cấu trúc logic tổng thể của CSDL xí nghiệp. Mô hình dữ liệu ER là một trong các mô hình dữ liệu ngữ nghĩa. Khía cạnh ngữ nghĩa của mô hình ở chỗ cố gắng biểu diễn các ngữ nghĩa của dữ liệu trong thế giới thực. Mô hình ER cực kỳ có ích trong việc ánh xạ các ngữ nghĩa và các tương tác của xí nghiệp trong thế giới thực vào một sơ đồ khái niệm. Do tính ích lợi, nhiều công cụ thiết kế CSDL đã rút ra các khái niệm từ mô hình ER. Mục đích của mô hình ER là cho phép mô tả sở đồ khái niệm của một xí nghiệp mà không quan tâm đến tính hiệu quả hay vấn đề thiết kế CSDL mức vật lý mà hầu hết các mô hình dữ liệu khác mong muốn. Thông thường người ta giả sử rằng sơ đồ ER được cấu trúc như vậy sẽ được biến đổi thành một mô hình dữ liệu nào đó mà hệ CSDL sẽ sử dụng. Tuy nhiên, việc xác định sơ đồ ER hiệu quả là rất khó khăn và đòi hỏi một sự hiểu biết sâu sắc cuác vấn đề thiết kế trong mô hình đích. a. Các tập thực thể Một thực thể là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực mà nó tồn tại và có thể phân biệt được với các đối tượng khác. Ký hiệu tập thực thể là ký hiệu mức sơ đồ. Ký hiệu mức thể hiện tương ứng là một tập con các thực thể đã cho hiện đang tồn tại trong CSDL. Đặc biệt, một thực thể là một thể hiện của tập thực thể. b.Các thuộc tính và khóa Các tập thực thể có các đặc tính, được gọi là các thuộc tính, mà nó kết hợp với một thực thể trong tập thực thể một giá trị từ miền giá trị của thuộc tính. Thông thường, miền giá trị của một thuộc tính là một tập các số nguyên, các số thực hay các xâu ký tự. Việc lựa chọn các thuộc tính thích đáng đối với các tập thực thể là một bước quan trọng trong việc thiết kế sơ đồ CSDL khái niệm. Một thuộc tính hay một tập con các thuộc tính mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi thực thể trong tập thực thể được gọi là một khóa đối với tập thực thể này. Về nguyên tắc, mỗi tập thực thể có một khóa do chúng ta giả định rằng mỗi thực thể là được phân biệt với các thực thể khác. Một liên kết là sự kết hợp giữa một số thực thể với nhau. c.Sơ đồ thực thể liên kết Việc tóm tắt những thông tin cần lưu trữ trong một CSDL đối với một thiết kế sử dụng các sơ đồ ER là rất có ích. Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình logíc dữ liệu dung để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ về chúng. Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong Nhà cung cấp Liên kết (association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dung để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Nhà cung c ấp Đơn đ ặt hàng Hàng hoá Đư ợc Ch ứ a * Sơ đồ mức độ liên kết Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Người ta dùng các ký hiệu 1@1, 1@N, N@M để chỉ các loại liên kết một - một, một - nhiều, nhiều - nhiều. Liên kết 1@1: Một thể hiện (một bản ghi) của thực thể A được kết hợp với 0 hoặc 1 thể hiện của thực thể B và ngược lại. Kho hàn g Th ủ kho Qu ản lý 1 1 Liên kết 1@N : Một bản ghi của thực thể A kết hợp với 0,1 hoặc nhiều bản ghi thực thể B và một bản ghi của B kết hợp với một bản ghi duy nhất của thực thể A mà thôi. BP k ế toán K ế to án vi ê n Có 1 N Liên kết N@M : Một bản ghi của thực thể A được kết hợp với 0,1 nhiều bản ghi của thực thể B và ngược lại. H óa đơ n Có H àng ho á N M Khả năng tuỳ chọn của liên kết Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B, trong tường hợp như vậy ta gọi là liên kết tuỳ chọn. Khách hàng Đơn hàng Đ ặt 1 N Chiều của một liên kết Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Quan hệ được chia ra làm 3 loại : một chiều, hai chiều, nhiều chiều. Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là quan hệ có hơn hai thực thể tham gia. Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính quan hệ, thuộc tính định danh. Thuộc tính định danh (Identifer) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể, giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối ới mọi lần xuất của thực thể. Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. 2.4.3.2. Các loại mô hình dữ liệu Có rất nhiều loại mô hình dữ liệu khác nhau như: Mô hình dữ liệu quan hệ, mô hình dữ liệu mạng, mô hình dữ liệu phân cấp, mô hình dữ liệu hướng đối tượng. Mô hình dữ liệu quan hệ: Mô hình dữ liệu quan hệ dựa trên đại số quan hệ, tức là các dữ liệu có thể tập hợp thành các bảng có quan hệ với nhau. Mô hình dữ liệu mạng: Một cách đơn giản, mô hình dữ liệu mạng là một mô hình sơ đồ thực thể liên kết với tất cả các liên kết được hạn chế là liên kết hai ngôi nhiều – một. Hạn chế này cho phép chúng ta sử dụng đồ thị có hướng đơn giản để biểu diễn dữ liệu mô hình này. Trong mô hình mạng, các tập thực thể được chuyển thành các kiểu bản ghi logic. Các kiểu bản ghi logic bao gồm một tập các trường, mỗi trường chứa giá trị là một số nguyên hay một xâu ký tự… Tập tên các trường và các kiểu của chúng cấu thành quy cách bản ghi logic. Mô hình dữ liệu phân cấp: Mô hình phân cấp đơn giản là một mô hình mạng mà là một rừng (tập các cây) trong đó tất cả các móc nối trỏ theo hướng từ con đến cha. Mô hình dữ liệu hướng đối tượng: Mô hình dữ liệu có khả năng nắm bắt bản chất của các ngôn ngữ truy vấn hướng đối tượng. Bao gồm các đặc điểm như định danh đối tượng, phân biệt các đối tượng phức tạp và sự phân cấp các đối tượng. 2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệ 2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa? Khi xây dựng hệ thống CSDL quan hệ mà thực chất là xây dựng hệ thống các file dữ liệu để giải quyết một bài toán nào đó, người ta đã nhận ngay ra rằng kết cấu nội tại của từng file dữ liệu đều ảnh hưởng đến việc lưu trữ các file dữ liệu này trong máy hoặc ảnh hưởng đến tốc độ xử lý các file dữ liệu này. Thực chất việc đề xuất ra các hệ thống các file dữ liệu này xuất phát từ yêu cầu thực tiễn. Đứng về khía cạnh tin học các file dữ liệu còn rất là thô vì thế một lĩnh vực quan trọng trong CSDL quan hệ là tiến hành chuẩn hóa các file dữ liệu mà thực chất là đưa các file dữ liệu này về dạng chuẩn nằm lưu trữ đỡ tốn kém hơn và tăng tốc độ xử lý file dữ liệu lên. Trong CSDL quan hệ có 2 đầu vào đó là sơ đồ quan hệ và file dữ liệu cho nên ta tiến hành chuấn hóa 2 dạng trên. Định nghĩa 1NF cho file dữ liệu r={h1,h2,…,hm} là file dữ liệu trên tập cột R={a1,a2,…,an} được gọi là 1NF nếu "i,j: hj(ai) là sơ cấp. Định nghĩa phụ thuộc hoàn toàn Giả sử r là file dữ liệu trên tập cột R={a1,…,an} AàB là một phụ thuộc hàm của r. Khi đó chúng ta nói rằng B là phụ thuộc hoàn toàn vào A nếu không $ A’: A’ËA và A’àB. Định nghĩa 2NF cho file dữ liệu R là file dữ liệu trên tập cột R={a1,a2,…,an} ta nói rằng r là 2NF nên: r là 1NF " kÎ Kr và " a Î R\ÈK, KÎKr Kà {a} là phụ thuộc hoàn toàn. Nếu một phụ thuộc hàm mà không phải là phụ thuộc hoàn toàn thì người ta gọi là phụ thuộc bộ phận. Định nghĩa bắc cầu Giả sử r là file dữ liệu trên tập cột R={a1,a2,…,an} Aà B là phụ thuộc hàm của r. B là phụ thuộc bắc cầu vào A nên có C mà: C ≠ B và Aà C, CàB. Nếu phụ thuộc hàm AàB không là bắc cầu thì gọi là phụ thuộc hàm trực tiếp. Định nghĩa 3NF cho file dữ liệu r là file dữ liệu trên tập cột R={a1,a2,…an} ta nói rằng r là 3NF nên r là 2NF. "k Î Kr và "aÎR\ÈK, K Î Kr K à {a} là phụ thuộc trực tiếp Như vậy một file dữ liệu là dạng chuẩn 3NF thì đương nhiên là dạng chuẩn 2NF, 1NF. Có thể thấy rằng 1 file dữ liệu ở dạng chuẩn 3NF thì tất cả phụ thuộc hàm của nó liên quan đến khóa tối thiểu và thuộc tính thứ cấp đều là hoàn toàn và trực tiếp. Tương tự như vậy các phụ thuộc hàm Kà {a} đối với file dữ liệu 2NF phải phụ thuộc hoàn toàn. Định nghĩa 2NF cho sơ đồ quan hệ Cho s= là sơ đồ quan hệ. Ta nói rằng s là 2NF nên " k ÎKs và A là thứ cấp Kà {a} ÎF+ là phụ thuộc hoàn toàn Định nghĩa bắc cầu đối với sơ đồ quan hệ Giả sử s=, AàB ÎF+ ta nói rằng AàB là phụ thuộc bắc cầu nếu có C mà: C≠A, C≠B, AàC và CàB ÎF+ AàB không phải là bắc cầu thì gọi là phụ thuộc trực tiếp. Định nghĩa 3NF cho sơ đồ quan hệ Cho s= là sơ đồ quan hệ. Ta nói rằng s là 3NF nếu: s là 2NF "k Î Ks và "a ÎR\ÈK, K ÎKr Kà{a} Î F+ là phụ thuộc trực tiếp. Định nghĩa dạng chuẩn BCNF S= là sơ đồ quan hệ. Khi đó r(s) là dạng chuẩn BCNF nếu: "AÍR, ta có Ar+ = R A+ = A hoặc A+ = R Người ta đã chứng tỏ rằng nếu một sơ đồ quan hệ là BCNF thì nó là 3NF đồng thời một sơ đồ quan hệ là BCNF cũng là 3NF. Do đó dạng chuẩn BCNF là quá mạnh hiếm khi chúng ta đưa về được dạng chuẩn BCNF trong khi đó phổ thông nhất vẫn là dạng chuẩn 3NF tức là dạng chuẩn bảo đảm tính phụ thuộc hoàn toàn và tính phụ thuộc trực tiếp. Trong thực hiện ở Việt Nam hầu hết các bài toán đều nhỏ nên việc chuẩn hóa là ít nhưng đối với bài toán cấp quốc gia trở lên thì phải tiến hành chuẩn hóa bao gồm một số những HQTCSDL đã có những bộ thiết kế cho phép tiến hành việc chuẩn hóa đối với sơ đồ quan hệ. 2.4.4.2. Định nghĩa về dạng chuẩn của các hệ khóa Cho K là hệ Sperner trên R, ta nói rằng K là 2NF (3NF, BCNF). Nhờ có định nghĩa này chúng ta phân loại được các hệ Sperner về điều kiện cần và đủ. a) Định nghĩa về hệ khóa 2NF Cho K là hệ Sperner trên R={a1,..,an}, đặt Kn = R \ ÈB; BÎ K. Khi đó K là 2NF ó Kn= Æ. b) Kết quả về hệ khóa 2NF Cho K là hệ Sperner trên R={a1,..,an}. Khi đó K là 3NF ó Kn= Æ. 2.5. Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 2.5.1.Khái niệm về CSDL CSDL là một kho chứa thông tin. Có nhiều loại CSDL, nhưng trong các ứng dụng quản lý thì cơ cở dữ liệu quan hệ là kiểu CSDL được phổ biến nhất. Một CSDL quan hệ: Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các bản ghi, và cột được gọi là trường. Cho phép lấy về hay còn gọi là truy vấn các tập hợp dữ liệu con từ các bảng. Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau. Bộ máy (Engine) CSDL: Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ máy CSDL, là hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa và trả về dữ liệu. Bảng và trường: Các CSDL được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các phân nhóm dữ liệu. Bảng chứa các mẩu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân nhóm dữ liệu. Mẩu tin cứa các trường. Mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một mẩu tin. Ví dụ như mỗi mẩu tin thể hiện một mục trong danh bạ địa chỉ chứa các trường tên và họ, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, điện thoại. Recordset: Một khi ta có khả năng tạo bảng, ta cần phải biết cách thao tác với chúng. Một Recordset là một cấu trúc dữ liệu thể hiện một tập hợp con các mẩu tin lấy về từ CSDL. Về khái niệm, nó tương tự một bảng, nhưng có thêm một vài thuộc tính riêng biệt quan trọng. Các Recordset được thể hiện như là các đối tượng, về khái niệm tương tự như là các đối tượng giao diện người sử dụng. 2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic Visual Basic (VB) là con đường nhanh nhất và đơn giản nhất để tạo ra những ứng dụng chạy trên môi trường MS Windows với những công cụ mạnh và hoàn chỉnh phục vụ người xây dựng và phát triển ứng dụng. VB hỗ trợ giao diện đồ họa GUI (Graphic User Interface), thay vì những dòng mã để mô tả sự xuất hiện và vị trí của những thành phần giao diện, ta chỉ cần thêm vào những đối tượng đã được định nghĩa trước đó vào trên bề mặt form giao diện ứng dụng, bằng cách bấm chuột và kéo. VB cũng hỗ trợ và phối kết hợp với nhiều các ứng dụng có sẵn của Windows như Word, Excel, Access. 2.5.3. Cấu trúc một ứng dụng VB Một ứng dụng hay là một tập hợp các chỉ dẫn trực tiếp đến máy tính để thi hành một hay nhiều tác vụ. Cấu trúc của một ứng dụng là phương pháp trong đó các chỉ dẫn được tổ chức, lưu giữ và thi hành theo một trật tự nhất định. Một ứng dụng xây dựng trên VB cơ bản bao gồm form, module, report, Enviroment… Form là giao diện để người dùng thao tác. Thành phần chủ yếu trong form là những đối tượng (Object) và những điều khiển (Control). Các đối tượng này được thiết kế trên form. Mỗi đối tượng đều có những đặc tính riêng (Properties) của nó như tên gọi, kích thước, màu sắc, font chữ,… Mỗi đối tượng cũng có những sự kiện (Event) khi người dùng thao tác với đối tượng đó như sự kiện On_click, sự kiện On_Load,… Mỗi đối tượng cũng có những phương thức (Method) riêng của nó như phương thức SetFocus, phương thức Enable, Disable,… Module chứa những thủ tục sự kiện – những đoạn mã, nơi đặt những chỉ dẫn, cái sẽ được thi hành trong việc đáp ứng những sự kiện chỉ định. Tương ứng với những điều khiển trên Form, có một tập hợp những thủ tục sự kiện trong modul form đó. Mã không chỉ quan hệ với một form chỉ định hay điều khiển có thể được đặt trong một loại module khác – module chuẩn (*.bas). Một thủ tục được dùng để đáp ứng những sự kiện trong những đối tượng khác nhau phải được đặt trong cũng một chuẩn. Một lớp module (*.cls) được dùng để tạo những đối tượng, cái mà có thể được gọi là những thủ tục bên trong ứng dụng. 2.5.4. Những thao tác áp dụng trên VB Tạo giao diện người dùng: Giao diện người dùng được xem là thành phần quan trọng nhất của một ứng dụng. Đối với người dùng, giao diện chính là ứng dụng; họ không cần chú ý đến thành phần mã thực thi bên dưới. Ứng dụng có thân thiện hay không phần lớn phụ thuộc nhiều vào giao diện. Sử dụng những điều khiển chuẩn của VB: Dùng những điều khiển để lấy thông tin mà người dùng nhập vào, hiển thị kết xuất. Những điều khiển có thể dùng trong ứng dụng bao gồm hộp văn bản, nút lệnh, danh sách… Lập trình với những đối tượng: Những đối tượng là thành phần chủ yếu để lập trình VB. Những đối tượng có thể là form, những điều khiển CSDL. Lập trình với thành phần hợp thành: VB có thể phối hợp với các thành phần như MS Excel, MS Word… Tất cả những điều này có thể thực hiện được bằng cách xây dựng những dụng sử dụng các thành phần ActiveX. Hoặc ngay bản thân ứng dụng có thể tạo ra những ActiveX riêng. Đáp ứng những sự kiện chuột và bàn phím: Các ứng dụng có thể đáp ứng một lượng lớn sự kiện chuột và bàn phím. Ví dụ form, hộp ảnh, và những điều khiển ảnh có thể phát hiện vị trí con trỏ chuột, có thể quyết định phím trái hay phím phải được nhấn, và có thể đáp ứng những tổ hợp phím Ctrl, Shift,Alt. Sử dụng những điều khiển phím, ta có thể lập trình những điều khiển và form để đáp ứng các hành động phím hoặc phiên dịch và xử lý mã ASCII của ký tự. Thêm vào đó, những ứng dụng VB có thể hỗ trợ sự kiện rê và thả chuột cũng như những tính năng của OLE. Làm việc với văn bản và đồ họa: VB cung cấp khả năng đồ họa và văn bản phức tạp trong ứng dụng. Những thuộc tính văn bản có thể giúp nhấn mạnh các khái niệm quan trọng và các chi tiết cần quan tâm. VB cũng cũng cung cấp khả năng đồ họa, cho phép thiết kế kèm các hình ảnh, tạo ra các ứng dụng có sử dụng hình ảnh. Gỡ rối và quản lý lỗi: Những lỗi có thể xuất hiện trong khi lập trình trên VB. VB cung cấp nhiều công cụ giúp người lập trình phân tích ứng dụng làm việc như thế nào, lỗi bị vướng mắc ở đâu, nguồn gốc của lỗi, và các hướng giải quyết bỏ qua, hay cập nhật lại coding. Xử lý ổ đĩa, thư mục và file: Khi lập trình Windows, điều rất quan trọng để có khả năng thêm, di chuyển, tạo mới hoặc xóa những thư mục và file, lấy thông tin ổ đĩa. VB cung cấp cho người lập trình những đối tượng liên quan đến thư mục, file, ổ đĩa. Thiết kế cho việc thi hành và tính tương thích: VB chia sẻ hầu hét những tính năng ngôn ngữ cho các ứng dụng khác, đặc biệt là Microsoft Office. VBScript, Asp,… đều là tập hợp con của ngôn ngữ VB. Phân phối ứng dụng: Sau khi tạo một ứng dụng VB, có thể tự do phân phối bất kỳ ứng dụng nào đã tạo bằng VB đến bất cứ ai dùng MS Windows. Công nghệ thông tin phát triển không ngừng, vì vậy có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ để xây dựng một ứng dụng thành công. Với những tiện ích của Visual Basic 6.0 và sự phù hợp của nó với mục đích cũng như yêu cầu của bài toán hệ chương trình quản lý hàng hoá, em đã quyết định chọn ngôn ngữ này làm công cụ phục vụ cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN “ QUẢN LÝ HÀNG HOÁ “ 3.1. Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá Kế toán hàng hoá liên kết chặt chẽ với bộ phận kế toán mua hàng và công nợ phải trả , bộ phận kế toán bán hàng và công nợ phải thu rồi nhặt số liệu liên quan từ 2 bộ phận này để theo dõi và quản lý xuất nhập tồn hàng hoá. Mối quan hệ của chúng được thể hiện rõ nét trong sơ đồ sau: CH ỨNG TỪ Phi ếu nhập nội bộ, P hi ếu nhập điều chỉnh Phi ếu xuất nội bộ, P hi ếu xuất điều chỉnh Phi ếu xuất điều chỉnh S Ố LIỆU CHUY ỂN T Ừ PHÂN H Ệ KHÁC SANG Mua hàng, ( bán hàng ) S Ố LIỆU CHUY ỂN ĐÊN CÁC PHÂN H Ệ KHÁC T ( ổng hợp ) BÁO CÁO Th ẻ kho, sổ chi tiết h àng hoá Báo cáo hàng t ồn kho T ổng hợp nhập xuất tồn Báo cáo ki ểm k ê hàng t ồn kho PHÂN H Ệ K ế toán hàng ho á 3.1.1.Nghiệp vụ nhập kho Nhà cung cấp cấp hàng về đến công ty thì bộ phận nhập hàng tiến hành kiểm tra gói hàng( packet ) để xem số lượng hàng có đủ và đúng với lượng hàng mà mình đã đặt hay không, kế toán viên của bộ phận kế toán hàng tồn kho sẽ theo mã hàng để viết phiếu nhập kho. Thủ kho sẽ nhập vào kho theo đúng số phiếu và đầy đủ thông tin trên phiếu. 3.1.2.Nghiệp vụ xuất kho Khi có đơn đặt hàng qua bất kỳ phương tiện nào thì nhân viên quản lý bán hàng tiếp nhận thông tin và thông báo cho kế toán viên để viết phiếu xuất. Phiếu xuất sau khi hợp lệ sẽ chuyển xuống bộ phận kho hàng, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng số phiếu xuất. 3.1.3.Nghiệp vụ báo cáo Nhân viên phòng kinh doanh là trực tiếp làm thủ tục nhập hàng hoá về từ nhà cung cấp. Vì vậy khi hàng về đến kho thì mọi thông tin của hàng hoá như thiếu, hỏng…sẽ được báo cáo lên phòng kinh doanh. Mỗi khi Giám đốc hay phòng kinh doanh có yêu cầu báo cáo về tổng hàng nhập cũng như tổng hàng xuất thì thủ kho sẽ tính toán dựa vào những thông tin của phiếu xuất, nhập đã được nhập vào máy. Kết quả tính toán sẽ báo cáo tới Giám đốc hoặc phòng kinh doanh. 3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF) 3.2.1.Khái niệm về mô hình nghiệp vụ: Mô hình nghiệp vụ là mô tả một các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ bên trong của chúng với môi trường bên ngoài. Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi dạng mô tả một nghiệp vụ khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh hoàn toàn về hoạt động của nghiệp vụ. 3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống Một trong những cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rã chức năng. Nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định. Hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Đức Việt gồm có các chức năng chính như sau: Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD) Hình 1.4. Sơ đồ chức năng của hệ thống 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD) 1.Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh H ệ thống thông t in qu ản lý h àng ho á K ế toán kho Phòng kinh doanh Khách hàng Nhà cung c ấp H Đ đ ặt h àng Báo cáo hàng nh ập - xu ất H àng ho á Phi ếu xuất kho Hoá đơn bán hàng Yêu c ầu báo cáo y ê u c ầu th ô ng tin K ế t qu ả Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Hệ thống quản lý hàng hoá sẽ yêu cầu kế toán kho đưa thông tin về các mặt hàng còn tồn trong kho và nhận lại kết quả đã yêu cầu.Từ thông tin trên bộ phận quản lý hàng hoá sẽ đưa ra được quyết định về các mặt hàng cần thiết, sau đó tiến hành lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp, nếu đáp ứng được yêu cầu này nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng.Trong xuất hàng, khi nhận được hoá đơn bán hàng sau khi khách hàng đã thoả thuận với bộ phận bán hàng,bộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kho, nếu đáp ứng được yêu cầu thì tiến hành xuất hàng theo hoá đơn bán hàng.Cuối mỗi tháng, quý, năm sẽ nộp báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá cho bộ phận kinh doanh. . Sơ đ 2 ồ DFD mức đỉnh HĐ đ ặt hàng 4.0 Báo cáo 3.0 Qu ản lý xu ất 2.0 Qu ản lý nh ập 1.0 Qu ản lý danh m ục K ế toán h àng hoá Th ủ kho Khách hàng Phòng kinh doanh Nhà cung c ấp Danh m ục nh à cung c ấp Thông tin h àng ho á Yêu c ầu hi ệu ch ỉnh K ết qu ả hi ệu ch ỉnh HĐ đ ặt hàng Phi ếu nh ập kho Danh m ục kho Danh m ục DM Hàng Hoá Phi ếu Nhập kho DM Khách Hàng T ổng h ợp xu ất nh ập t ồn Thông Tin Hàng thi ếu, h ỏng Ch ứng t ừ xu ất Th ẻ kho Yêu c ầu báo cáo Báo cáo NXT H àng ho á Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh 2.1.Phân rã x 1.2 Hi ệu ch ỉnh Yêu c ầu xem TT K ết quả hiệu chỉnh 1.3 C ập nhật 1.1 Xem Th ủ kho Danh M ục Thông Tin kho Thông tin Nh ập Xu ất h àng ho á Yêu c ầu hiệu chỉnh K ết quả T ổng h ợp k ết qu ả Danh Mục Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục 2.2. 2.3 In phi ếu nh ập 2.2 L ập phiếu nh ập 2.1 Ki ểm tra hàng nh ập K ế toán h àng t ồn kho Nhà cung c ấp Phòng kinh doanh Phi ếu nhập kho Danh m ục nhà cung c ấp Hoá đơn đ ặt h àng Chi ti ết hàng nh ập Hàng nh ập thi ếu h ỏng Ch ứng t ừ nh ập kho Danh mục hàng hoá Danh mục kho Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục 2.3. Danh m ục kho 3.2 L ập Phiếu Xu ất K ế toán h àng ho á Kh ách h àng DM Khách hàng Danh m ục h àng hoá Phi ếu xuất kho 3.3 In phi ếu xu ất 3.1 Ki ểm tra Hoá Đơn Hoá đơn bán hàng Chi ti ết h àng xu ất Ch ứng t ừ xu ất kho Phi ếu xu ất kho Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất 2.4. Giám Đ ốc 4.1 Xác l ập yêu c ầu Báo Cáo Yêu c ầu Báo cáo 4.2 Tính toán v à t ổng hợp theo yêu c ầu D ữ li ệu c ần Báo cáo T ổng h ợp NXT K ết qu ả yêu c ầu Phòng kinh doanh Yêu c ầ u Báo cáo T ổng hợp NXT Báo cáo hàng nh ập xuất 4.3 In Báo Cáo K ế toán hàng ho á 3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu Mô hình dữ liệu của một CSDL là một phác hoạ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. 3.4.1. Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu Danh mục hàng hoá Khóa chính: Ma_HH Danh mục khách hàng Khoá chính: Ma_KH Danh mục nhà cung cấp Khoá chính: Ma_NCC Danh mục kho Khoá chính: Ma_kho Phiếu nhập kho Khoá chính: So_PN Phiếu xuất kho Khoá chính: So_PX Chi tiết phiếu nhập Khoá chính: So_PN, Ma_HH Chi tiết phiếu xuất Khoá chính: So_PX, Ma_HH 3.4.2. Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL 3.5. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình 3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật B Khối đầu Khối thao tác Đường mũi tên Khối kiểm tra E Khối kết thúc Khối nhập, xuất thông tin 3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình B Hi ện giao diện chính c ủa ch ương tr ình M ật khẩu sai Ki ểm tra mậ t kh ẩu H ợp lý t ên? Thoát kh ỏi chương tr ình E T F T F Nh ập t ên Nh ập mật khẩu Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình 3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho Nh ập m ã hàng hóa Hi ện danh mục hàng hoá Ch ọn m ã tài kho ản Nh ập m ã nhà cung c ấp Nh ập số phiếu M ở form B Tìm th ấy Ti ếp tục E T T F T Hi ện thông tin C ập nh ật h àng hoá Ti ếp tục F F 3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho Nh ập m ã hàng hóa Hi ện danh mục hàng hoá Ch ọn m ã tài kho ản Nh ập m ã khách hàng Nh ập số phiếu M ở form B Tìm th ấy ? Ti ếp tục ? E T T F T Đ Hi ện thông tin C ập nhật h àng hoá Ti ếp tục ? F F Hình 1.12: Cập nhật phiếu xuất kho 3.5.5..Thuật toán báo cáo B Ch ọn báo cáo In b áo cáo Không có d ữ li ệu Tìm th ấy ? E T F Nh ập điều ki ện in báo cáo Ti ếp tục ? F T Hình 1.13: Thuật toán báo cáo 3.6. Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển 3.6.1.Cài đặt sử dụng Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiêu là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng được những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Đối với cài đặt phần mềm Hệ thống thông tin quản lý hàng hoá thì cần có một số những yêu cầu sau: Khi cài đặt máy tính cần 128MB Ram, ổ cứng 2GB Hard Disk và CPU Pentum II, Có thể sử dụng trong môi trơng Window 1998, Window 2000, Window XP, Window . 3.6.2. Hướng phát triển Với một giao diện thân thiện với người sử dụng, Bạn sẽ vào chương trình khi đăng nhập thành công. Muốn sử dụng hiệu quả các tính năng của chương trình thì trước khi vào một hệ thống mới bạn nên cập nhật đầy đủ các thông tin trong danh mục từ điển, sau đó bạn sẽ viết được phiếu xuất, phiếu nhập và đưa ra báo cáo theo đúng yêu cầu. Hàng loạt sản phẩm phần mềm đã tung ra nhằm cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý hệ thống thông tin tài chính. Hệ thống thông tin quản lý hàng hoá được thiết kế không chỉ dành riêng cho các nhà quản lý tài chính mà còn để sử dụng cho nhiều người sử dụng khác nhau. Phần mềm sẽ tiếp tục đựơc làm mới (update) để không chỉ các phòng trong công ty có thể gửi được dữ liệu cho nhau mà các chi nhánh của công ty có thể liên thông với nhau tạo nên một thể hệ thống nhất trong quản lý tài chính. KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian hơn hai tháng, do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình xây dựng đề tài “ Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang” em đã cố gắng thực hiện đầy đủ các mục tiêu chính của đề tài nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý thực tế. Song thực tế cho thấy chương trình còn nhiều khuyết điểm cần khắc phục và nâng cấp để đề tài này được áp dụng vào trong quản lý. Ưu điểm Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho Các nhân viên quản lý vật tư trong lĩnh vực lưu trữ, quản lý hồ sơ liên quan đến các loại hàng hoá trong kho của công ty. Đối với thủ kho, hệ thống giúp cho công tác thống kê, báo cáo tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác mà không mất nhiều thời gian. Hệ thống giúp cho lãnh đạo công ty nắm vững được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua các báo cáo nhâp- xuất- tồn tại thời điểm bất kỳ mà không mất nhiều thời gian, để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Người sử dụng sẽ không cảm thấy khó khăn khi sử dụng phần mềm bởi giao diện bằng tiếng việt. Hạn chế Việc nhập các hoá đơn, chứng từ, sổ sách trên máy tính sẽ gặp khó khăn đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ tin học và nắm bắt được cách thức sử dụng phần mềm quản lý vật tư tại công ty. Quy mô của phần mềm còn bó hẹp trong mảng quản lý vật tư trong một doanh nghiệp sản xuất. Phần mềm có một vài chức năng chưa được hoàn thiện một cách đầy đủ và khoa học. Là một người học trong lĩnh vực tin học nhưng lại chuyên về kinh tế, hiện tại còn là sinh viên nên chưa có nhiều kinh nghiệm, em đã cố gắng sử dụng những gì đã được học và kinh nghiệm rút ra từ bản thân để thực hiện chương trình này mặc dù chưa được hoàn thiện nhưng cũng đã đi vào một khía cạnh quản lý của công tác quản lý nói chung. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, bạn bè để chương trình này đuợc hoàn thiện hơn, và đi sát vào thực tế. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn toàn bộ các thành viên trong Công ty TNHH Kỹ Thuật và TM Hoàn Trang đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thiện đề tài của mình. Và đặc biệt cho em xin gửi lời cảm ơn tới Th.s … người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình xây dựng đề tài NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… TP. Hà Nội, ngày … tháng … năm 20.. Xác nhận của đơn vị (Ký tên, đóng dấu) DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT