Đề tài Xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

phương tiện Danh mục các sản phẩm cần thu được 2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét: + Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh… + Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,… Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội dụng tìm hiểu bao gồm: Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những mục tiêu nào? Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất. Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến. Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý. Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu. Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết). 2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ hệ thống thông tin. 2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh. 2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu. Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác định yêu cầu. 2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin. Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin. 2.5.3 Phân tích chức năng 2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng - Mục đích: Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiễu rõ những chức năng kinh doanh hệ thống thông tin trợ giúp. Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức. - Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm: + Tên chức năng + Mô tả về chức năng + Thông tin đầu vào + Thông tin đầu ra + Sơ đồ liên kết chức năng 2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện. Ký hiệu sơ đồ BFD: + Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ). + Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng. 2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó. 2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu. Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin. Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới. Chúng bao gồm: Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong. Khách hàng Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong Giám đốc Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong Lập báo cáo tài chình Báo cáo Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong Hồ sơ khách hàng Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh Hoá đơn bán hàng Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp. Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu. Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1 Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy 2.5.4 Thiết kế tổng thể. Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công. Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tin mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây: + Thiết kế logic + Thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế vật lý trong * Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin. + Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu, mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin. + Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật. * Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp đặt chi tiết. + Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài. + Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin, bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra. + Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống. * Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin + Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. + Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình. + Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống. 2.5.5 Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. + Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính. + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu. + Chạy thử chương trình. + Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chương trình. 2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau: + Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó. + Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế. + Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà máy. + Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin mới của tổ chức. * Mã hoá dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Một số phương pháp mã hoá cơ bản: + Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Mã kiểu này có ít gây nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, không những gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. + Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. * Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra của yêu cầu. Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Không thể chỉ hỏi những người sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thông tin gì? Là được. Vì người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt. Những người đã thực thi và nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh. Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của hệ thống thông tin. * Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thông tin ra: Bước 1: Liệt kê toàn bộ các thông đầu ra. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau: + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như số hoá đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc tính. Cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Chẳng hạn như mục tên hàng trên một hoá đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính lặp. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là các thuộc tính cơ sở. - Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. + Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con có một ý nghĩa theo quan điểm quản lý, gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. + Chuẩn hoá mức 2: Chuẩn hoá bước 2 đảm bảo rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. + Chuẩn hoá mức 3: Chuẩn hoá bước 3 bảo đảm rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc Z phụ hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. + Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính. Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thì cần phải tích hợp lại để tạo ra chỉ một tệp duy nhất cho thực thể đó. Khi thực hiện bước 2 như trên cho tất cả mỗi đầu ra trên thực thể sẽ tạo ra rất nhiều tệp vì một đầu ra thường liên quan rất nhiều thực thể. Những tệp nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là tạo thành một tệp chung gồm tất cả các trường chung và riêng của những tệp có liên quan đó. Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. * Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể. Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định. Khi có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới. Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó. Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất cả các thực thể có trong tổ chức. Từ mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính,… được các nhà quản lý nói tới. Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên… Cũng có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất như Hợp đồng, nhận xét… Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể. Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng trang mô tả hoạt động của tổ chức. Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau. Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể. Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan hệ với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ. Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lần xuất của chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định được qua các bước trên. - Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong và danh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh. - Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệ bên trong và các thuộc tính của nó nếu có. Nối hình thoi này với các hình chữ nhật thực thể thuộc quan hệ đó. - Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối. Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu. Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt động của doanh nghiệp, thì sẽ tiến hành chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. 2.5.5.2 Thiết kế vật lý ngoài cho hệ thống thông tin. Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các yếu tố nhìn thấy được của giải pháp. Đây là công việc rất quan trọng vì nó tác động trực tiếp tới người sử dụng hệ thống cũng như những người sử dụng thông tin của hệ thống. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các khâu: Lập kế hoạch, Thiết kế vào, Thiết kế ra, thiết kế giao diện người máy, thiết kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế vật lý ngoài cần phải được thực hiện kết hợp chặt chẽ với người sử dụng. Kết quả của thiết kế vật lý ngoài là các mẫu nhập liệu, các mẫu báo cáo, mẫu thông tin, các giao diện và quy trình thủ công. Thiết kế vào bao gồm các thiết kế các form nhập liệu và các phượng thức nhập liệu. Thiết kế ra bao gồm thiết kế tất cả các khuôn mẫu thông tin ra, các mẫu báo cáo, phương thức đưa ra và vật mang tin cho các thông tin ra. Thiết kế giao diện người – máy: là thiết kế giao diện cho phép người sử dụng vận hành hệ thống một cách dễ dàng và hiệu quả. Thiết kế giao diện bao gồm việc lựa chọn phương thức giao tác: lệnh, phím đặc biệt, thực đơn, biểu tượng, điền mẫu, hỏi đáp,.. 2.5.5.3 Thiết kế vật lý trong cho hệ thống thông tin. Thiết kế vật lý trong nhằm đảm bảo tính chính xác thông tin, yêu cầu về mặt thời gian cho các hoạt động của hệ thống. Thiết kế vật lý trong bao gồm thiết kế cơ sở dữ liệu trong, lập trình và thử nghiệm hệ thống. Thiết kế cơ sở dữ liệu trong nhằm tăng tốc và hiệu quả xử lý. Đồng thời khâu này kiểm duyệt thêm dư các trường dữ liệu phục vụ cho các hoạt động phục hồi, kiểm soát hệ thống. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong chủ yếu là xem xét thêm các tệp chỉ dẫn, các trường trung gian,… Thiết kế phần mềm: Tạo ra các phần mềm cho hệ thống thông tin sao cho chúng thực hiện tốt nhất các xử lý đã được thiết kế. Các bước thiết kế phần mềm: + Xác định mục tiêu phần mềm + Xây dựng giải thuật + Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp + Viết chương trình + Thử nghiệm chương trình + Biên soạn tài liệu phần mềm Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. 2.5.5.4 Phương pháp thiết kế phần mềm * Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc TOP – DOWN: Đây là phương pháp truyền thống, môdul hoá vấn đề. Xác định yêu cầu chức năng khái quát, sau đó phân chia ra các chức năng nhỏ hơn, từng cấp một cho đến mức có thể bắt tay viết chương trình bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể nào đó. Phương pháp này đã được tập đoàn IBM cụ thể hoá thành phương pháp với các mức phân cấp như sau: Cấp 1: Công việc là các xử lý có cùng một sự kiện khởi sinh ngoài. Cấp 2: Tiến trình là các xử lý thuộc cùng một công việc và thuộc cùng một chức năng nghiệp vụ. Cấp 3: Pha là các xử lý thuộc cùng một tiến trình và thuộc cùng một yếu tố tổ chức vật lý như nơi xử lý, thời điểm xử lý, cách thức xử lý,… Cấp 4: Modul xử lý là các xử lý thuộc cùng một pha xử lý nhưng được nhóm vào chức năng xử lý cập nhật hoặc chức năng tra cứu hoặc chức năng thao tác với dữ liệu. Cấp 5: Modul lập trình là xử lý thuộc cùng một modul xử lý có cùng một yếu tố kỹ thuật như sử dụng với một ngôn ngữ phát triển cụ thể, với một loại phần cứng cụ thể, đủ nhỏ để dùng trong nhiều modul xử khác,… Sau khi phân rã xong thiết kế viên cần phải vẽ sơ đồ liên kết modul xử lý để xem toàn cảnh cũng như vai trò, vị trí của mỗi chức năng trong toàn bộ hệ thống phần mềm. * Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc BOTOM – UP: Trong thực tế nhiều khi thiết kế phần mềm đi theo con đường ngược lại từ dưới lên trên, tức là thiết kế các phần mềm nhỏ cho các chức năng xử lý nhỏ rồi tích hợp dần thành hệ thống bao quát toàn bộ các hoạt động của tổ chức. Phương pháp này phù hợp với những công ty lớn, đã tin học hoá từng phần mà lại không có kinh phí đủ để phát triển một lần. 2.5.5.5 Thử nghiệm phần mềm Thử nghiệm phần mềm nhằm bảo đảm cho chương trình được viết thực hiện đúng những mục tiêu đặt ra. Việc thử nghiệm chương trình phải được tiến hành thận trọng, có quy trình và phương pháp. Sai sót trong phần mềm cũng có thể làm cho tổ chức phá sản. Nội dung cần thử nghiệm: + Tính chính xác của kết quả + Đảm bảo yêu cầu về mặt thời gian + Thực hiện tốt với khối lượng dữ liệu ở mức độ tối đa theo thiết kế + Đảm bảo phục hồi sau khi có sự cố + Dễ dàng sử dụng + Có đầy đủ tài liệu liên quan tới phần mềm. 2.5.6 Cài đặt chương trình. Chương trình sau khi đóng gói sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng. Cài đặt hệ thống thông tin là đưa hệ thống thông tin mới vào hoạt động thay thế cho hệ thống thông tin cũ. Đây là công việc rất khó thực hiện về mặt tổ chức vì nó động chạm tới vấn đề con người trong tổ chức. Cần phải có giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn chuyển đổi và giai đoạn tía ổn định hoạt động của tổ chức. Nội dung cài đặt hệ thống thông tin bao gồm: + Lập kế hoạch: Cần phải xây dựng kế hoạch chuyển đổi một cách chi tiết vì nó phải kết hợp với những hoạt động đang tiến hành của tổ chức. + Chuyển đổi kỹ thuật: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu. + Chuyển đổi về mặt tổ chức: đào tạo, sửa đổi quy chế. 2.6 Giới thiệu về công nghệ phần mềm Mỗi dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, do phức tạp hoặc lĩnh vực ứng dụng đều có thể chia thành 3 giai đoạn được biểu diễn trong hình vẽ sau đây. Xác định Giai đoạn 1 Phân tích yêu cầu Lập kế hoạch Phát triển Giai đoạn 2 Thiết kế Lập trình Kiểm thủ Bảo trì Giai đoạn 3 Bảo trì sửa đổi Bảo trì thích nghi Bảo trì hoàn thiện Giai đoạn 1: Trả lời cho câu hỏi cái gì? về bản chất chính là xác định 1 cách cụ thể và chính xác bài toán đặt ra. Người ta thường gọi một cách vắn tắt là xác định P trên cơ sở xác định chính xác p người ta đưa ra giải pháp phần mềm S (Salution). Vì thế việc định danh bài toán đầu tư tức là xác định P càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định các giải pháp P càng hiệu quả bấy nhiêu Giai đoạn 2: Trả lời cho câu hỏi thể nào? Về bản chất đây chính là công đoạn xây dựng và thiết kế PM. Giai đoạn 3: Trả lời cho câu hỏi thay đổi ra sao? Mà nội dung chủ yếu của nó liên quan đến sản phẩm sau khi đã thương mại hoá trên thị trường. 2.6.1 Vòng đời phát triển của phần mềm Trong công nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộ quá trình từ khi ra đời đến khi phát triển 1 phần mềm để có những biện pháp thích ứng vào từng giai đoạn với mục đích phần mềm ngày càng phát triển. C.Nghệ H.Thống Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì Người ta thường dùng 1 mô hình gọi mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm và được biểu diễn trong hình vẽ sau đây: Ý nghĩa của mô hình này: là các bậc ở phía bên trên sẽ tác động bao trùm đến tất cả các thứ bậc ở phía dưới và càng ở những thứ bậc cuối thác nước ngày càng phải chịu những thứ bậc ở bên trên. Chúng ta lần lượt xem xét những nội dung chính của các công đoạn. - Công nghệ hệ thống: Đây là phương pháp luận tổng quát phân tích và sản xuất 1 phần mềm với yêu cầu và đánh giá một cách toàn diện tất cả các tác động và ảnh hưởng của phần mềm và công nghệ hệ thống hiện diện ở mọi công đoạn tiếp sau. - Phân tích: Mục đích của công đoạn phân tích là xác định rõ mục tiêu của phần mềm những ràng buộc về thiết kế và công nghệ và định rõ miền áp dụng của phần mềm. - Thiết kế: Đây là công đoạn có vai trò đặc biệt quan trong công nghệ phần mềm vì mục đích của nó là đưa ra một hồ sơ thiết kế phần mềm hoàn chỉnh làm cơ sở để lập trình. - Mã hóa: Khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa thông thường. Mã hóa trong công nghệ phần mềm được hiểu là quá trình dịch từ bản vẽ thiết kế thành ngôn ngữ lập trình cụ thể. Cũng như trong xây dựng quy trình thiết kế tương ứng với quá trình thiết kế 1 công trình xây dựng còn lập trình chính là quá trình thi công. – Kiểm thử: Đây là công đoạn tiến hàng kiểm tra toàn bộ phần mềm (test) trong đó tiến hành kiểm tra hệ thống, kiểm tra các thủ tục của phần mềm. – Bảo trì: Đây là công đoạn thực hiện sau khi phần mềm đã được đưa vào sử dụng và được tiến hành theo 3 hình thức: - Bảo trì sửa đổi. - Bảo trì thích nghi - Bảo trì hoàn thiện 2.6.2 Các qui trình trong công nghệ phần mềm Các qui trình trong công nghệ phần mềm có mối liên quan mật thiết với nhau và đều theo một nguyên tắc công đoạn đứng sau sẽ tiếp nhận sản phẩm của công đoạn đứng ngay trước nó như các dữ liệu đầu vào. Vì vậy chất lượng phần mềm phụ thuộc đồng thời vào tất cả các công đoạn chứ không chỉ phụ thuộc vào công đoạn trực tiếp mà nó đang thực hiện. Qui trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm. Để đảm bảo tính thống nhất cho các qui trình chúng ta xem xét tài liệu thiết kế của FPT tương đối bao quát đối với các công ty phần mềm hiện nay. Mỗi qui trình đều được đưa ra dưới dạng chuẩn ngắn gọn gồm 5 vấn đề chính. Mục đích của qui trình Dấu hiệu của qui trình Các tham số của qui trình Lưu đồ của qui trình Phân đoạn các hoạt động của qui trình. * Mục đích Mục đích của qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm là tiến trình gặp gỡ khách hàng, khởi thảo hợp đồng phần mềm rồi tiến tới ký kết và thực hiện hợp đồng phần mềm. Đây là công đoạn đầu tiên của toàn bộ quá trình sản xuất một phần mềm công nghiệp do đó người thực hiện chức danh cán bộ kinh doanh phần mềm không chỉ đòi hỏi am hiểu về tin học mà phải có kiến thức về hợp đồng kinh tế và khả năng giao tiếp với khách hàng. * Dấu hiệu Qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây Soạn thảo và ký kết hợp đồng phần mềm. Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm. Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm. MĐ KT Đề xuẩt HĐPM Lập g.pháp PM S.thảo HĐPM Theo dõi t.hiện TT,T.lý HĐPM HSơ q.trình thứ1 K.Tra k.chấp nhận chấp nhận * Lưu đồ (sơ đồ khối) Qui trình 2: Qui trình xác định yêu cầu * Mục đích Qui trình xác định yêu cầu trong nghệ phần mềm có mục đích chính là định hướng một cách cụ thể các yêu cầu của khách hàng về phần mềm tương lai. Ở giai đoạn ký kết hợp đồng phần mềm cơ bản khách hàng mới phác họa ra các mong muốn còn kỹ sư phần mềm cũng chưa thể mô hình hóa toàn bộ các chức năng phần mềm sẽ được thiết kế. Do đó công đoạn xác định yêu cầu có vị trí đặc biệt quan trọng vì tính chất này mới là công đoạn có liên quan đến chất lượng của phần mềm sau này: * Các dấu hiệu Quá trình xác định yêu cầu trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu Lập mô hình hoạt động của hệ thống Đây là 2 vấn đề đặc biệt quan trọng vạch rõ sự khác biệt giữa phần mềm này và phần mềm khác, bản chất của phân tích nghiệp vụ chuyên sâu là người cán bộ xác định yêu cầu phải nêu được những đặc trưng chuyên biệt cơ bản nhất của phần mềm đó so với phần mềm khác. Còn lập mô hình hoạt động của hệ thống BFD, IFD, DFD * Lưu đồ MĐ KT Lập KH xđyc P.tích n.vụ Lập BFD Lập IFD Lập DFD HSơ q.trình thứ2 KT k.h k.chấp nhận chấp nhận Qui trình 3: Qui trình thiết kế trong công nghệ phần mềm * Mục đích: Sau khi đã có hợp đồng phần mềm và xác định hồ sơ yêu cầu của phần mềm của khách hàng người ta chuyển qua qui trình thứ 3 là qui trình thiết kế. Đây là qui trình có vai trò đặc biệt quan trọng vì hồ sơ thiết kế chính là nền tảng để dựa vào đó xây dựng nên phần mềm. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi đã có các công cụ lập trình tự động thì người ta yêu cầu các chuyên gia lập trình phải biết đọc bản vẽ thiết kế để nắm được cấu trúc tổng quát của phần mềm còn lập trình có thể giao cho máy thực hiện. * Các dấu hiệu Qui trình thiết kế trong hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: Thiết kế kiến trúc Thiết kế kỹ thuật Trong đó phần thiết kế kỹ thuật được chia thành 4 công đoạn nhỏ Thiết kế dữ liệu Thiết kế chương trình Thiết kế giao diện Thiết kế công cụ cài đặt MĐ KT T.kế kiến trúc TK dữ liệu TK c.trình TK giao diện TK các cc c.đặt Hồ sơ thiết kế Duyệt TKKT L ập KH t.kế * Lưu đồ k.duyệt duyệt Qui trình 4: Qui trình lập trình trong công nghệ phần mềm * Mục đích Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế người ta lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành một phần mềm. Công đoạn này thường được gọi dưới cái tên là thi công phần mềm. * Các dấu hiệu Qui trình lập trình trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây. Lập trình thư viện chung Lập trình các modul Tích hợp các hệ thống MĐ KT LT tviện chung LT các modul Tích hợp HS q.trình 4 Duyệt L ập KH l.trình * Lưu đồ k.duyệt duyệt Qui trình thứ 5: Qui trình test trong công nghệ phần mềm * Mục đích Sau công đoạn lập trình chúng ta đã có một phần mềm được các kỹ sư phần mềm thực hiện qui trình Test chương trình. Nhưng trước khi đưa ra thị trường phần mềm phải trải qua một qui trình Test rất nghiêm ngặt bao gồm Test hệ thống, test theo các tiêu chuẩn nhiệm thu và test theo yêu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực công nghệ phần mềm test chương trình là một nghề nghiệp đặc biệt không chỉ đòi hỏi về chuyên môn mà phải có kiến thức sâu rộng về rất nhiều lĩnh vực * Các dấu hiệu Qui trình test trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây Lập các kịch bản test (scenanio) Test hệ thống Test nhiệm thu Test theo yêu cầu của khách hàng MĐ KT Kịch bản test Test HT Test nhịêm thu Test theo t/c KH Duyệt L ập KH test Lập HS test Trong qui trình test vấn đề lập kịch bản có vai trò đặc biệt quan trọng vì đây chính là nền tảng là chìa khóa để xác định được bản chất của phần mềm. Để có một kịch bản hiệu quả người cán bộ test phải có những am hiểu chuyên sâu về lĩnh vực mà phần mềm đã sử dụng. * Lưu đồ k.duyệt duyệt Qui trình 6: Qui trình triển khai trong công nghệ phần mềm * Mục đích Qui trình triển khai là qui trình cuối cùng trong công đoạn sản xuất một phần mềm công nghiệp. Mục đích của công đoạn này là cài đặt phần mềm cho khách hàng, đào tạo sử dụng và bàn giao cho khách hàng. * Các dấu hiệu Qui trình triển khai trong công nghệ phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây. Cài đặt máy chủ Cài đặt máy trạm Đào tạo sử dụng Lập biên bản bàn giao cho khách hàng MĐ KT L ập g.p t.khai Cài đặt server Cài đặt m.trạm Đào tạo s.dụng K.tra GP L ập KH t.khai Biên bản * Lưu đồ k.thông qua thông qua CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG 3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An 3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống: Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng. 3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập: Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thông tin mua hàng. 3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán): Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau: Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty. Trường hợp này phải từ chối bán hàng. Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả. Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp. Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền. Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theo quy định của phòng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh. 3.1.4 Chức năng tìm kiếm: Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất… 3.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn: Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất… 3.2. Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ: 3.2.1 Chức năng: Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình biến đổi thông tin. Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho các hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác. Tên chức năng 3.2.2 Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu Là việc cung cấp thông tin vào, ra khỏi một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu phải có tên gắn kèm với nó. 3.2.3 Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng dưới dạng vật lý, các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong văn phòng hay các tệp lưu trong nó nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến thông tin chứa trong nó. Tên kho dữ liệu 3.3 Biểu đồ phân cấp chức năng : QUẢN LÝ BÁN HÀNG Quản lý danh mục Quản lý công nợ Tìm kiếm Báo cáo Quản lý hệ thống 3.3.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống Trong đó: - Quản lý hệ thống: Nhân viên Đăng nhập lại Hướng dẫn sử dụng Thoát - Quản lý danh mục Nhà cung cấp Khách hàng Hàng hoá Hoá đơn nhập Hoá đơn bán - Quản lý công nợ Nhà cung cấp Khách hàng - Tìm kiếm: Tìm hoá đơn nhập Tìm hoá đơn bán Tìm khách hàng - Báo cáo: Báo cáo hàng nhập Báo cáo hàng bán Báo cáo hàng tồn Doanh thu bán hàng Công nợ nhà cung cấp Công nợ khách hàng 3.3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Qu¶n lý hÖ thèng Đăng nhập lại Hướng dẫn sd Thoát Nhân viên QUẢN LÝ DANH MỤC Nhà cung cấp Khách hàng Hàng hoá Hoá đơn nhập Hoá đơn bán QUẢN LÝ CÔNG NỢ Nhà cung cấp Khách hàng T×m kiÕm Tim kiếm hoá đơn nhập Tìm kiếm hoá đơn bán Tìm kiếm Khách hàng B¸o c¸o BC hàng nhập BC hàng bán BC hàng tồn Doanh thu bán hàng Công nợ nhà cung cấp Công nợ khách hàng 3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu: Thanh to¸n Thông tin NCC Phiếu xuất hàng Th«ng tin kh¸ch hµng QUẢN LÝ BÁN HÀNG Kh¸ch hµng Nhµ cung cÊp Phßng qu¶n lý Yêu cầu mua hàng Từ chối bán hàng Gửi đơn đặt hàng Phiếu giao hàng Göi b¸o c¸o Tr¶ lêi kÕt qu¶ Hàng + Phiếu xuất Tonkho Hàng bán QUẢN LÝ XUẤT HÀNG QUẢN LÝ NHẬP HÀNG Dmhang Phieuxuat Tr¶ lêi kÕt qu¶ T×m kiÕm th«ng tin Từ chối bán hàng Yªu cÇu mua hàng Kh¸ch hµng T×m kiÕm B¸o c¸o Th«ng tin kh¸ch hµng Göi ®¬n ®Æt hµng Hàng KM Hangmua Dmncc Nhµ cung cÊp Dmhang Dmkhach HDmuaH Phieunhap Dmhang Dmkhach Dmhang Thanh to¸n Th«ng tin nhµ cung cÊp Hµng + Hãa ®¬n Gửi báo cáo Trả lời kết quả NHÀ CUNG CẤP 3.3.4 Sơ đồ DFD: LËp b¸o c¸o nhËp 3.3.5 Sơ đồ DFD mức 1: 3.3.5.1 Sơ đồ tìm kiếm: phßng qu¶n lý Dmkhach T×m kiÕm kh¸ch hµng T×m kiÕm th«ng tin T×m kiÕm th«ng tin Th«ng tin tr¶ lêi T×m kiÕm th«ng tin T×m kiÕm hãa ®¬n Tìm kiếm sản phẩm Th«ng tin tr¶ lêi Phieuxuat Nhaphang phieunhap Th«ng tin tr¶ lêi Dmhang 3.3.5.2 Sơ đồ nhập hàng DS mÆt hµng nhËp B¸o c¸o nhËp Th«ng tin nhµ c2 dù trï Nhµ cung cÊp T×m nhµ c2 Sè hiÖu mÆt hµng mua Th­¬ng l­îng Mua hµng Nhµ cung cÊp Hµng Danh s¸ch mÆt hµng nhËp LËp b¸o c¸o nhËp DS nhµ cung cÊp Giao hµng §èi chiÕu 3.3.5.3 Sơ đồ xuất hàng Kh¸ch hµng Yªu cÇu mua hµng ChÊp nhËn Tõ chèi Ghi danh s¸ch hµng tiªu thô Tµi chÝnh B¸o c¸o xuÊt LËp b¸o c¸o xuÊt §èi chiÕu Göi DS MÆt hµng tiªu thô PhiÕu y/c ho¸ ®¬n xuÊt DS kh¸ch mua 3.3.5.4.Sơ đồ Báo cáo:B¶n thèng kª nhËp B¶n danh môc NCC B¶n danh môc kh¸ch Yªu cÇu thèng kª B¶n thèng kª b¸n Yªu cÇu thèng kª Phßng qu¶n lý Thống kê hàng xuất Thống kê hàng nhập B¸o c¸o tån kho In danh môc NCC In danh môc kh¸ch Tonkho Hangban Hangban Dmkhach B¶n b¸o c¸o tån Dmncc 3.4 Thiết kế phần mềm QUẢN LÝ BÁN HÀNG Khách hàng Thủ tục thanh toán Marketing Yêu cầu bán hàng Nhận đơn đặt hàng Xử lý đơn đặt hàng Kiểm tra hàng hoá Lưu đơn đặt hàng Quản lý thông tin khách hàng Theo dõi nhu cầu khách hàng Lưu trữ thông tin Kiểm tra hàng hoá Làm thủ tục thanh toán In hoá đơn Giới thiệu hàng hoá Báo giá Ghi thông tin về khách hàng 3.4.1 Thiết kế kiến trúc. Trong đó: 3.4.2 Sơ đồ quan hệ thực thể - ERD Cửa hàng Nhà cung cấp Khách hàng Mặt hàng Nhận hàng Mua hàng Bán hàng Có Có Hoá đơn 3.4.3 Mô hình quan hệ 3.5 Phân tích dữ liệu: Các thực thể trong hệ thống bán hàng: HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC) NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC) KhachHang (MaKH, TenKH, DiachiKH, DienthoaiKH) ChiTietBan (SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban, Luongban) ChiTietNhap (SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh, Gianhap, Luongnhap) HoaDonBan(SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT, Tongthanhtien, Tongthanhtien2) HoaDonNhap(SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT, Tongthanhtien, Tongthanhtien2) HoaDonThanhToanBan(SoHDTTB, MaKH, SoHDB, Tongthanhtien, Sotientra, Conlai, Mahang) HoaDonThanhToanNhap(SoHDTTN, MaNCC, SoHDN, Tongthanhtien, Sotientra, Conlai) NhanVien(MaNV, TenNV, Matkhau) 3.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu. Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xây dựng bảng cơ sở dữliêụ như sau: 3.6.1. HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahang Text 5 Mã hàng 2 Tenhang Text 30 Tên hàng 3 DVTinh Text 10 Đơn vị tính 4 Giaban Number Long Integer Giá bán 5 Gianhap Number Long Integer Giá nhập 6 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp 3.6.2. NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp 2 TenNCC Text 30 Tên nhà cung cấp 3 DiachiNCC Text 30 Địa chỉ nhà cung cấp 4 DienthoaiNCC Text 10 Số điện thoại 2.6.3. KhachHang (MaKH, TenKH, DiachiKH, DienthoaiKH) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 2 MaKH Text 5 Mã khách 3 TenKH Text 30 Tên khách 4 DiachiKH Text 50 Địa chỉ 5 DienthoaiKH Text 10 Số điện thoại 3.6.4. ChiTietBan (SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban, Luongban) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDB Text 5 Số hoá đơn bán 2 Mahang Text 30 Mã hàng 3 Tenhang Text 30 Tên hàng 4 DVTinh Text 10 Đơn vị tính 5 Giaban Number Long Integer Giá bán 6 Luongban Number Long Integer Lượng bán 3.6.5. ChiTietNhap (SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh, Gianhap, Luongnhap) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDN Text 5 Số hoá đơn bán 2 Mahang Text 30 Mã hàng 3 Tenhang Text 30 Tên hàng 4 DVTinh Text 10 Đơn vị tính 5 Gianhap Number Long Integer Giá nhập 6 Luongnhap Number Long Integer Lượng nhập 3.6.6 HoaDonBan(SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT, Tongthanhtien, Tongthanhtien2) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDB Text 5 Số hoá đơn bán 2 Ngaylap Date 10 Ngày lập 3 MaKH Text 5 Mã khách hàng 4 HTTT Text 15 Hình thức thanh toán 5 Tongthanhtien Number Long Integer Tổng thành tiền 6 Tongthanhtien2 Number Long Integer Tổng thành tiền nợ 3.6.7 HoaDonNhap(SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT, Tongthanhtien, Tongthanhtien2) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDN Text 5 Số hoá đơn bán 2 Ngaylap Date 10 Ngày lập 3 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp 4 HTTT Text 15 Hình thức thanh toán 5 Tongthanhtien Number Long Integer Tổng thành tiền 6 Tongthanhtien2 Number Long Integer Tổng thành tiền nợ 3.6.8. HoaDonThanhToanBan(SoHDTTB, MaKH, SoHDB, Tongthanhtien, Sotientra, Conlai, Mahang) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDTTB Text 5 Số hoá đơn bán thanh toán bán 2 SoHDB Text 5 Số hoá đơn bán 3 MaKH Text 5 Mã khách hàng 4 Tongthanhtien Number 12 Tổng thành tiền 5 Sotientra Number 12 Số tiền trả 6 Conlai Number 12 Số tiền còn lại 7 Mahang Text 5 Mã hàng 3.6.9 HoaDonThanhToanNhap(SoHDTTN, MaNCC, SoHDN, Tongthanhtien, Sotientra, Conlai) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 SoHDTTN Text 5 Số hoá đơn bán thanh toán nhập 2 SoHDN Text 5 Số hoá đơn nhập 3 MaNCC Text 5 Mã Nhà cung cấp 4 Tongthanhtien Number 12 Tổng thành tiền 5 Sotientra Number 12 Số tiền trả 6 Conlai Number 12 Số tiền còn lại 3.6.10 NhanVien(MaNV, TenNV, Matkhau) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 TenTN Text 15 Tên truy nhập 3 Matkhau Text 6 Mật khẩu 3.7. Các modul chương trình 3.7.1 Modul đăng nhập i = 0 Bắt đầu Nhập tên người dùng và mật khẩu Kiểm tra tên, mật khẩu Thông báo mật khẩu sai i = i+1 I=3 Kết thúc Vào Form chính Đ S S Đ 3.7.2 Modul cập nhật dữ liệu chọn danh mục cần cập nhật Bắt đầu Nạp dữ liệu theo từng trường Dữ liệu thoả mãn điều kiện Kết thúc Cập nhật dữ liệu Đ S Báo lỗi Nhập lại dữ liệu lỗi 3.7.3 Modul bán hàng Vào form danh mục khách hàng Bắt đầu Nhập thông tin đặt hàng Kiểm tra thông tin Hiển thị thông tin đặt hàng Đặt hàng Kết thúc Đ S S Đ Nhập sai thông tin Nhập lại Đóng form cập nhật hàng hoá Đ S 3.7.4 Modul In hoá đơn Thông tin hàng hoá và thông tin khách hàng Bắt đầu Kiểm tra hàng hoá Nhập số tiền Kết thúc Đ S In hoá đơn 1 MODULE XỬ LÝ ĐẶT HÀNG CƠ SỞ DỮ LIỆU LƯU ĐẶT HÀNG 21 XUẤT MODULE XỬ LÝ HÓA ĐƠN 3 THÔNG TIN HÀNG HOÁ HÓA ĐƠN XUẤT MODULE XỬ LÝ NHẬP HÀNG 4 MODULE XỬ LÝ XUẤT HÀNG NHẬP HÀNG XUẤT HÀNG LƯU LƯU 51 BÁO CÁO THÁNG XUẤT MODULE XỬ LÝ LẬP HÓA ĐƠN XUẤT 6 MODULE XỬ LÝ TÌM KIẾM 8 9 10 11 MODULE QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG MODULE XỬ LÝ HÀNG HOÁ MODULE XỬ LÝ LOẠI HÀNG MODULE XỬ LÝ NHẬP HÀNG MODULE XỬ LÝ XUẤT HÀNG 12 13 NGƯỜI QUẢN TRỊ MODULE CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH SẠN CẤU HÌNH HỆ THỐNG 3.8 Mô hình xử lý các Modul chính của hệ thống 3.9. Thiết kế giao diện 3.9.1 Form Menu Chức năng quản lý chung chương trình bao gồm: các menu con trú dẫn đến các Form. 3.9.1.2 Menu quản lý hệ thống 3.9.1.3 Menu quản lý danh mục 3.9.1.4 Menu quản lý công nợ 3.9.1.5 Menu tìm kiếm 3.9.1.6 Menu báo cáo 3.9.2 Form đăng nhập hệ thống: Trước tiên muốn sử dụng được hệ thống “Quản lý bán hàng” ta cần phải biết các đăng nhập vào hệ thống. Thực hiện vào Menu “Quản lý hệ thống” chọn menu con “Đăng nhập lại”, xuất hiện một giao diện cho người sử dụng nhập tên và mật khẩu, nếu nhập không chính xác sẽ có thông báo nhập lại. Khi tên và mật khẩu đã chính xác thì hệ thống quản lý mới được mở khoá. 3.9.3. Form danh sách nhân viên: Khi đăng nhập thành công bạn có thể xem và thêm thông tin về nhân viên trong hệ thống. Nếu đăng ký trùng tên và mật khẩu đã có chương trình sẽ yêu cầu nhập lại. 3.9.4. Form hướng dẫn sử dụng 3.9.5 Menu quản lý danh mục 3.9.5.1. Form cập nhật danh mục hàng Khi cần thêm một danh mục hàng hóa, ta kích vào nút “thêm” khi đó ta tiến hành nhập mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,… vào các ô text. Khi nhập thông tin xong kích vào nút “Lưu” để ghi lại thông tin vào cơ sở dữ liệu.  3.9.5.2 Form danh mục nhà cung cấp Khi đặt hàng tại nhà cung cấp mới, nếu nhà cung cấp đó đã có trong hệ thống quản lý thi chúng ta lấy trực tiếp, ngược lại nếu nhà cung cấp chưa được lưu giữ trong hệ thống thì chúng ta cần phải nhập thêm vào cơ sở dữ liệu. Nhập thông tin cần của một nhà cung cấp, sau khi nhập đầy đủ thông tin thực hiện vào nút “Lưu” để ghi thông tin vào cơ sở dữ liệu. 3.9.5.3 Form cập nhật danh mục khách hàng. Khi có khách hàng mua sản phẩm cua công ty, nếu cần lưu trữ thông tin khách hàng thì kích vào nút “Thêm” thực hiện quá trình nhập thông tin khách hàng. Nhập thông tin khách hàng xong kích vào nút “Lưu” để ghi lại thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu. 3.9.5.4. Form hoá đơn nhập hàng Khi thêm một hóa đơn nhập hàng kích vào nút lệnh “Thêm”. Nguồn hàng nhập từ nhà cung cấp nào thì chọn mã nhà cung cấp đó, lúc đó thông tin liên quan đến nhà cung cấp sẽ được hiển thị trong những hộp text. Bên dưới là danh sách các mặt hàng được nhập vào hóa đơn, khi bạn nhập đầy đủ thông tin kích vào nút “Ghi” để lưu dữ liệu vào trong hệ thống, sau đó thì thoát khỏi form nhập hoá đơn. 3.9.5.5. Form hoá đơn bán hàng Khi thêm một hóa đơn bán hàng kích vào nút lệnh “Thêm”. Muốn bán cho khách hàng nào ta chọn mã khách, rồi chọn mã hàng muốn bán, lúc đó thông tin liên quan đến mặt hàng sẽ được hiển thị trong những hộp text. Bên dưới là danh sách các mặt hàng được đưa vào hóa đơn, khi bạn nhập đầy đủ thông tin kích vào nút “Ghi” để lưu dữ liệu vào trong hệ thống. 3.9.6 Menu Quản lý công nợ Khi có khách hàng mua, công ty có các hình thức thanh toán đối với nhà cung cấp và khách hàng. Thông tin một nhà cung cấp và khách hàng đã được lưu trong cơ sở dữ liệu danh mục nhà cung cấp và danh mục khách hàng. Khi muốn thanh toán cho nhà cung cấp hay khách hàng thì chọn mã nhà cung cấp hay mã khách hàng để chọn. Sau khi thực hiện xong thì lưu lại để làm báo cáo. 3.9.6.1 Form nhà cung cấp. 3.9.6.2 Form khách hàng. 3.9.7 Tìm kiếm 3.9.7.1. Form Tìm kiếm hoá đơn nhập Khi có nhu cầu tìm kiếm một hoá đơn nhập nào đó thì chọn mã nhà cung cấp, ta sẽ thấy các hoá đơn nhập hàng của nhà cung cấp đó hiện ra. 3.9.7.2. Form Tìm kiếm hoá đơn bán hàng Khi có nhu cầu tìm kiếm một hoá đơn bán hàng nào đó thì chọn mã khách hàng, ta sẽ thấy các hoá đơn bán hàng của khách hàng đó hiện ra. 3.9.8. Menu báo cáo 3.9.8.1 Báo cáo hàng nhập 3.9.8.2 Báo cáo hàng bán 3.9.8.3 Báo cáo hàng tồn 3.9.8.4 Báo cáo doanh thu bán hàng 3.9.8.5 Báo cáo công nợ nhà cung cấp 3.9.8.6 Báo cáo công nợ khách hàng KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ báo cáo thực tập tốt nghiệp về đề tài “Quản lý bán hàng”. Công việc chính của đề tài này là khai thác thiết kế xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An, xem xét quá trình xuất nhập, tồn kho hàng tại công ty, sau đó thực hiện làm báo cáo tổng hợp. Qua khảo sát mô hình quản lý bán hàng, nhập hàng và hàng tồn kho, phân tích hệ thống hiện tại quản lý đã xây dựng chương trình cơ bản đáp ứng được các yêu cầu về: - Quản lý được tương đối đầy đủ những chức năng bán hàng, nhập hàng, cập nhật thông tin hàng hóa. - Bảo đảm được công việc của kho là quản lý xuất nhập tồn kho. - Sử dụng thuận tiện dễ dàng nhập dữ liệu cũng như tra cứu thông tin. - Chương trình có thể phát triển khi có những yêu cầu cần thiết trong công việc. - Vì thời gian có hạn nên chương trình có dữ liệu còn nhỏ, chưa đưa ra được hết những báo cáo chi tiết. Hướng phát triển - Hệ thống sẽ được nâng cấp nhiều hơn khi có sự giúp đỡ, góp ý nhiệt tình của phòng quản lý tại công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An để trở thành một phần mềm hệ thống quản lý bán hàng với quy mô lớn. Với thời gian đặt ra lúc này về báo cáo thực tập tốt nghiệp về cơ bản đã hoàn thành. Cơ sở dữ liệu đã được thiết kế đầy đủ, tuy nhiên một số vấn đề nhỏ chưa được phân tích. Do thời gian hạn chế, chưa có điều kiện khảo sát chi tiết, lấy đầy đủ thông tin của hệ thống nên còn nhiều dữ liệu khác không được đưa vào đề tài này. Trong thời gian làm báo cáo thực tập tốt nghiệp tôi đã hết sức cố gắng làm việc nghiêm túc với sự giúp đỡ tận tình của PGS TS Trương Văn Tú và các nhân viên trong công ty Thiên An. Tuy nhiên do không đủ điều kiện về thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên đề tài thực tập tốt nghiệp của tôi vẫn còn có những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cũng như các bạn để đề tài thực tập tốt nghiêp của tôi có thể được hoàn chỉnh hơn nữa. Hµ Néi, ngµy 02 th¸ng 06 n¨m 2008 Sinh viªn thùc hiÖn Phạm Thị Huyên TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phân tích và thiết kế hệ thống Nxb Hà Nội Tác giả: Nguyễn Văn Ba 2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ĐHBK Hà Nội Tác giả: Thạch Bình Cường 3. Microsoft visual basic 6.0 và lập trình CSDL - Nxb Giáo dục Tác giả: GSTS Nguyễn Hữu Anh 4. Lập trình Cơ Sở Dữ Liệu Visual Basic 6.0 - Nxb trẻ Tác giả: Đậu Quang Tuấn 5. Nhập môn CSDL Miicrosoft access - Nxb thống kê Tác giả: Trung tâm tin học ngoại ngữ Trí Đức 6. Tự học Access 2002 - Nxb trẻ Tác giả: Phạm Hồng Thái MỤC LỤC