Đề tín chỉ Môn Thông tin và hệ thống thông tin quản lí giáo dục

MỞ ĐẦU Thông tin quản lý là một trong những nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu đối với các cấp quản lý trong đó một trong những yêu cầu cốt lõi của hoạt động quản lý là thông tin. Thông tin giữ vai trò quan trọng trong xã hội loài người, vì thông tin làm cơ sở cho mọi hoạt động sống. Để thực hiện được hoạt động quản lý, người quản lý phải có thông tin để thực hiện các chức năng quản lý. Bởi vậy, thông tin trở thành một chức năng, có vị trí quan trọng của tổ chức trong công tác quản lý. Thông tin quản lý được cấu thành bởi 5 thành phần cơ bản: Người phát, Tin tức, Kênh phát, Người nhận và Phản hồi. Trong đó thông tin phản hồi là một thành phần cơ bản của thông tin quản lý. Trong thời đại ngày nay, dân chủ hoá trở thành điều kiện, cơ hội để phát triển ở Việt Nam. Xã hội càng dân chủ càng tạo cơ hội cho sự phát triển đa chiều, đa hướng, làm phong phú thêm đời sống xã hội và phát triển được năng lực mọi mặt của quốc gia, dân tộc, tạo nên sự hỗ trợ, bổ sung lành mạnh cho sự phồn thịnh và phát triển toàn diện của đất nước, xã hội. Vì vậy, để nâng cao tư duy về dân chủ, cần phải quan tâm tới việc “tăng cường dân chủ hoá trong quản lý”. Và trong quá trình «tăng cường dân chủ hoá trong quản lý», thì thông tin phản hồi được đánh giá là có ý nghĩa quan trọng, nhằm xây dựng nền dân chủ xã hội chủ nghĩa và nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. NỘI DUNG 1. Khái niệm về thông tin phản hồi: 1.1. Khái niệm thông tin: Trong lịch sự tồn tại và phát triển của mình, con người thường xuyên cần đến thông tin. Ngày nay, với sự bùng nổ thông tin, thông tin càng trở thành một trong nhưng nhu cầu sống còn của con người và khái niệm "thông tin" đang trở thành khái niệm cơ bản, chung của nhiều khoa học. Nhưng từ "lăng kính" của mỗi khoa học ấy chúng ta chỉ nắm bắt được khái niệm thông tin ở từng phương diện. Để làm rõ bản chất chung nhất của thông tin chúng ta phải tiếp cận với nó từ góc độ triết học, cũng có nghĩa là tiếp cận với khái niệm "thông tin" ở hai mặt: bản thể luận và nhận thức luận của nó. Như vậy chúng ta sẽ đáp ứng được tốt hơn, hiệu quả hơn nhu cầu làm chủ thông tin hiện nay. Theo các nhà lý thuyết thông tin và các nhà triết học thì thông tin tiềm năng chính là cái đa dạng của khách thể tự nó, là cấu trúc, tổ chức của nó, có khi gọi vắn tắt là thông tin câu trúc. Do vậy, định nghĩa thông tin là cái đa dạng được phản ánh, còn hạn chế chưa khái quát được một dạng thông tin đặc biệt - thông tin tiềm năng. Chính hạn chế này đòi hỏi chúng ta phải tiếp tục nghiên cứu để bổ sung, hoàn thiện thêm khái niệm thông tin: một khái niệm trừu tượng ở tầng triết học. Việc nhận thức nó đòi hỏi phải có sự khái quát triết học trên cơ sở những kết quả nghiên cứu của các khoa học cụ thể, đặc biệt là các khoa học chung, liên ngành như điều khiển học, tin học… Hiểu theo nghĩa thông thường, thông tin là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người những hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, về những sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan,… giúp con người có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời, có hiệu quả. Thông tin bao hàm tất cả những thu thập có tính ghi chép, thống kê, tổng kết, những nhận định, dự báo, dự đoán, những dự kiến, kế hoạch, chương trình… Trong thông tin quản lý, thì phải đảm bảo tính phù hợp của thông tin, tính kịp thời, tính tiện lợi của thông tin. Sự phù hợp của thông tin tuỳ thuộc vào mức độ và phạm vi mà nó hỗ trợ trực tiếp cho việc ra quyết định. Trong nhiều trường hợp, những người quản lý và các nhân viên nhận được những thông tin không phù hợp có thể làm trì hoãn quá trình ra quyết định. Ví dụ: Với công tác quản lý nhân sự, các thông tin phù hợp là số lượng cán bộ nhân viên, trình độ đào tạo, trình độ chuyên môn, quá trình công tác, thâm niên công tác còn thông tin không phù hợp trong lĩnh vực quản lý này là thông tin về cơ sở vật chất, về tài chính. Tính kịp thời nghĩa là những người cần thông tin để ra quyết định cần thiết vào thời điểm thích hợp. Bởi vậy, trong những trường hợp không cấp bách thì không cần thiết phải sử lý quá gấp, dễ dẫn tới sự lãng phí về nguồn lực thông tin. Thông tin phải tiện lợi trong việc sử dụng, nghĩa là chúng phải dễ sử dụng và sử dụng có hiệu quả. Muốn như vậy, từ những dữ liệu và thông tin thô phải được xử lý, biến chúng thành các đại lượng bằng số, bằng đồ thị, biểu đồ, bảng, mã hoá, tin học hoá…. Trong thời đại thông tin hiện nay, để có thể làm chủ được thông tin, khai thác và sử dụng nó một cách có hiệu quả, chúng ta phải chú ý không chỉ nội dung, tính chất, đặc điểm của mỗi thông tin cụ thể mà còn phải thấy được đằng sau cái cụ thể là cái bản chất chung nhất của thông tin, đó là: "Cái đa dạng được phản ánh". Nắm vững mặt bản thể luận và mặt nhận thức luận của khái niệm thông tin sẽ cho chúng ta phương pháp luận chung nhất để tiếp cận và xử lý thông tin quản lý. 1.2. Khái niệm thông tin phản hồi: “Phản hồi” (còn gọi là “Phản ứng”, “Phản ánh”), là thái độ hoặc là kết quả thực hiện quyết định của đối tượng quản lý. Vì vậy, chủ thể quản lý cần cáo thông tin “phản hồi” “Phản hồi”giúp cho người lãnh đạo, người quản lý điều chỉnh hành vi, thái độ và cao nhất là điều chỉnh các quyết định quản lý. Thông tin phản hồi là một hiện tượng vốn có của vật chất, là thuộc tính khách quan của thế giới vật chất. Nếu trong một sự vật đang diễn ra những biến đổi phản ánh sự tác động của một sự vật khác, thì có thể nói rằng sự vật thứ nhất đang trở thành vật thể mang thông tin về sự vật thứ hai. Nội dung của thông tin phản hồi chính là những thuộc tính, tính chất vốn có của sự vật với các sự vật hiện tượng được bộc lộ ra, thể hiện thông qua tác động qua lại của sự vật ấy với các sự vật khác. Thông tin có thể phủ định, xoá bỏ tính không khác nhau, nói cách khác, thông tin có thể giải thích như là tính không khác nhau bị xoá bỏ, là tính đa dạng... Thông tin phản hồi có mặt ở nơi nào có tính đa dạng, tính không đồng nhất. Nhưng, nếu chỉ thấy mặt khách quan của khái niệm thông tin phản hồi là sự đa dạng thì chưa phân biệt rõ thông tin với bản thân các thuộc tính của sự vật, hiện tượng. Vì vậy khái niệm thông tin phản hồi cũng chưa được phân rõ so với khái niệm "thuộc tính" của sự vật. Chúng ta phải thấy rằng "cái đa dạng" của sự vật chỉ là thông tin khi nó "được phản ánh". Do đó thông tin phản hồi là đưa ra thông tin xác nhận lại hay đóng góp những ý kiến để phát triển những thông tin có được. Nó không hẳn là những lời phê phán, và càng không phải là những lời phê bình mang tính tiêu cực. Việc chuyển giao và tiếp nhận thông tin phản hồi phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định nhằm tránh những cảm xúc nặng nề, thiếu thiện cảm, phản tác dụng, giận dữ hoặc thất vọng từ cả người cho và người nhận, đưa ra thông tin phản hồi hiệu quả sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc cũng như thành tích làm việc trong quản lý thông tin. 1.3. Mối quan hệ giữa thông tin và phản hồi. Thông tin luôn luôn gắn với quá trình phản ánh. Phản ánh là năng lực của hệ thống vật chất này tái hiện ở trong nó (dưới dạng ít hay nhiều đã biến đổi) những đặc điểm, thuộc tính của một hệ thống vật chất khác khi nó chịu tác động của hệ thống vật chất ấy. Những dấu ấn để lại chính là những thông tin của hệ thống vật chất này đối với hệ thống vật chất khác. Và phản ánh của vật chất là phản ánh thông tin. Như vậy bản chất của thông tin về sự vật được quy định bởi những thuộc tính khách quan vốn có của sự vật và năng lực phản ánh những thuộc tính đó của sự vật khác trong sự tác động lẫn nhau với sự vật ấy. Vì vậy, không có thông tin chung chung mà thông tin là thông tin về sự vật A đối với sự vật B nào đó. Như chúng ta biết, Galoa, một nhà toán học vĩ đại Pháp (mất khi chưa đầy 21 tuổi) đã tìm ra điều kiện cần và đủ để một phương trình đại số bậc 5 trở lên có thể giải được. Trước Galoa, rõ ràng tính chất có thể giải được (với điều kiện nhất định) của phương trình đại số bậc 5 trở lên chưa nằm trong trường thông tin của nó vì nhận thức của loài người chưa phát hiện ra, chưa phản ánh được mặc dù đó là tính chất vốn có của nó. Nhưng khi tính chất đó được con người phát hiện ra thì nó trở thành thông tin đối với những người có nhu cầu nghiên cứu loại phương trình này. Như vậy, về mặt bản thể luận, thông tin mang tính khách quan. Nó bắt nguồn từ tính đa dạng, nhiều vẻ về cấu trúc cũng như về các môi quan hệ của các sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan, nó còn bắt nguồn từ thuộc tính khách quan, phổ biến của vật chất từ thuộc tính phản ánh. Do đó “vạch ra bản chất của thông tin qua cái đa dạng và giải thích nó như cái đa dạng được phản ánh là cơ sở đầy đủ cho luận đề về tính khách quan của thông tin”. Hiện nay có một số khuynh hướng giải thích thông tin gắn liền với phản ánh chỉ là biểu thị mặt khách quan của nó. Nếu vậy, thông tin bị thu hẹp và chúng ta chưa thấy rõ được bản chất của thông tin là "cái đa dạng được phản ánh". Mặc dù đối với tổ chức xã hội, mặt bản thể luận của nó chính là sự thống nhất giữa tính khách quan và tính chủ quan, có nghĩa là thông tin vừa là "cái đa dạng" vốn có của vật chất, vừa mang dấu ấn của chủ thể phản ánh nó, tức là còn mang tính chủ quan. Cái đa dạng được phản ánh đó là cái đa dạng của cái bị phản ánh mà đối tượng phản ánh chứa đựng, tức là cái đa dạng mà nguồn gốc của nó là ở đối tượng bị phản ánh, còn đối tượng phản ánh thì thu nhận, xác lập cái đa dạng đó về hình thức, về cấu trúc của nó. Như vậy, thông tin gắn liền với phản ánh, thông tin không phải là phản ánh nhưng cũng không nằm ngoài phản ánh. Tiếp cận với khái niệm thông tin, không thể không bắt đầu từ phạm trù "phản ánh " của triết học. Chính mặt bản thể luận của vật chất như phân tích ở phần trên đã quy định mặt nhận thức hiện của nó. Có nghĩa là con người sẽ không nhận thức được bản chất của thông tin nếu thông tin là một mặt của phản ánh và phản ảnh của vật chất chính là phản ánh thông tin. Thông tin và phản hồi luôn gắn bó chặt chẽ với nhau bởi vì trong quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn kết với nhau, không thể tách rời nhau. Quan hệ thông tin và phản hồi thông tin là quan hệ tương đối, sự phản hồi từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý và ngược lại, từ chủ thể quản lý tới khách thể quản lý. Ví dụ: Luồng thông tin từ dưới lên: báo cáo của cơ sở xin quyết định của cấp trên là thông tin còn quyết định của cấp trên là phản hồi. Ngược lại, sau khi thực hiện quyết định của cấp trên, cấp dưới báo cáo tình hình thực hiện quyết định thì lại là phản hồi thông tin. 2. Tác dụng của thông tin phản hồi Tác dụng của thông tin phản hồi là vô cùng quan trọng đối với thông tin quản lý. Nó giúp người quản lý biết được kết quả trong các quyết định của mình. Giúp người quản lý có cơ sở để đưa ra quyết định tiếp theo. Những thông tin này sẽ được tổng hợp và xử lý từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là từ những người tiếp xúc nhiều với cá nhân được đánh giá (giám đốc điều hành, quản lý, người đồng cấp, khách hàng hay đối tác…). Nhìn chung, bất cứ ai đáng tin cậy và biết rõ về công việc của cá nhân đó đều có thể tham gia vào quá trình đánh giá này. Đây là phương pháp đánh giá hiệu quả, công bằng, chân thực và khách quan trong công tác chuyên môn. Ví dụ: Tác dụng của thông tin phản hồi lên chủ thể, ở đây người thầy giáo đóng vai trò chủ thể quản lý.Thông tin phản hồi bao gồm những lời bình phẩm cá nhân về hành vi, chất lượng hoàn thành công việc của một người. Thông tin phản hồi không đề cập thầy giáo đó là ai? Làm gì? ở đâu? phẩm hạnh ra sao?... Thông tin phản hồi phản ánh cách hành xử, lý giải phản ứng của thầy giáo trước một vấn đề, đồng thời thể hiện năng lực hoàn thành của thầy giáo mà học viên đã cảm nhận. “Lời đi thì tiếng để lại”. Lời thầy giảng sẽ bay mất đi, nhưng “tiếng” của thầy lưu lại và truyền từ lớp này sang lớp khác và có lẽ chẳng bao giờ mất. Thầy giáo không bao giờ biết “tiếng” của mình, nếu không tiếp nhận thông tin phản hồi. Những lời bình phẩm tiêu cực thường không ích lợi gì vì không những không khích lệ gì mà cũng không giúp thầy giáo cải tiến hoàn thiện phương pháp giảng dạy của thầy. Lời bình phẩm sẽ phát huy tác dụng tốt chỉ khi đó là những góp ý, đề nghị nhằm chuyển hóa những vấn đề cần phải đổi mới. Thông tin phản hồi là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Vì vậy, thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản lý có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể: • Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới đối tượng • Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động • Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ • Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp thông tin cho bên ngoài. Có thể nói, thông tin phản hồi hiện nay đối với các nhà quản lý thông tin cũng giống như lửa đối với những người cổ đại trước đây. Nếu biết kiểm soát và ứng dụng nó thì chủ thể sẽ tồn tại và phát triển, nhưng nếu làm sai hoặc không quan tâm đến thì sẽ nhanh chóng tàn lụi. Chính vì vậy mà chủ thể cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến lược, đầu tư sáng suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ liệu thích hợp để tạo ra cho mình lợi thế làm chủ các thông tin. 3. Quan hệ giữa thông tin phản hồi là quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý Trong quản lý mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn kết với nhau, không thể tách rời nhau. Quan hệ giữa thông tin và phản hồi là quan hệ tương đối, sự phản hồi từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý và ngược lại, từ chủ thể quản lý tới khách thể quản lý. Yêu cầu đầu tiên của quản lý thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu cũng như những tài sản thông tin mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra thông tin. Tổ chức sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ phận và chức năng phạm vi của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét việc sử dụng thông tin phản hồi. Chủ thể quản lý nên xem xét việc quản lý các thông tin phản hồi như: • Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được phân loại như thế nào? • Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình tiếp nhận, xử lý? • Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào? • Các thông tin sẽ được truy cập như thế nào, do ai và theo cách nào? • Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai? • Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào (tính chính xác, nhất quán, thời hạn lưu hành v.v…) • Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi người trong và ngoài tổ chức? • Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản lý thông tin? • Làm thế nào để khách thể nhận thức được trách nhiệm đối với quản lý thông tin? Các hoạt động chủ yếu của quản lý thông tin bao gồm: • Phân tích hoạt động • Xác định nhu cầu thông tin • Xây dựng kho thông tin • Xác định các thông tin thừa và thiếu • Duy trì danh mục nội dung thông tin • Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức • Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn • Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức Như vậy, trong tổ chức, những người lãnh đạo không nên xem việc truyền thông tin là hoạt động một chiều mà phải xem đó là hoạt động hai chiều và hai chiều đó có tác động qua lại với nhau. Người lãnh đạo tránh thái độ chỉ quan tâm đến phần truyền tin mà không quan tâm, chú ý tới thông tin từ cấp dưới chuyển lên, đến thái độ, phản ứng của cấp dưới khi nhận tin. Ví dụ: Tờ trình của cấp trưởng phòng gửi lên Ban Giám đốc về việc xin ý kiến chỉ đạo việc tuyển nhân sự cho phòng – Đây là thông tin. Sau khi tiếp nhận tờ trình, Ban Giám đốc đã phê duyệt đồng ý cho Phòng tổ chức thi tuyển nhân viên – Đây là thông tin phản hồi. Đây được coi là mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, trong một chu trình quản lý của một cơ quan, đơn vị. Là hoạt động hai chiều có mối quan hệ mật thiết với nhau, không tách rời. 4. Thông tin phản hồi là « phản ứng », là kết quả thực hiện các quyết định quản lý của khách thể quản lý. Quản lý thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của khách thể quản lý. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông qua quản trị thông tin, khách thể có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Trong quá trình thực hiện việc truyền thông tin, mục đích của người phát tin (nguồn tin) chính là đảm bảo việc thông tin được truyền đi đến với người nhận (người nhận tin) được tiếp nhận thông tin một cách chính xác nhất, nguyên vẹn nhất, không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài. Nếu nguồn tin truyền xuống là đúng, được tiếp nhận và phản hồi lại sẽ mang yếu tố tích cực, còn nguồn tin truyền xuống là sai thì phản hồi sẽ mang yếu tố tiêu cực. Phản hồi giúp cho người quản lý điều chỉnh hành vi, thái độ, và điều chỉnh các quyết định cho phù hợp. Ví dụ về phản ứng tiếp nhận thông tin: Thông báo của bác sĩ cho bệnh nhân biết rằng họ đang mắc phải chứng bệnh nan y không thể cứu chữa (ung thư), đồng thời bác sĩ đã tiếp nhận một chuỗi phản ứng và cảm xúc đa dạng của bệnh nhân. Trước hết, họ cảm thấy vô lý, cố gắng phủ nhận thông tin, không tìm thấy lý do gì phải mắc chứng bệnh quái nác này. Kế tiếp, họ giận dữ, bức xúc, bực tức và tự hỏi tại sao mình lại mắc chứng bệnh này. Sau đó, họ cảm thấy có lý, và tìm cách hợp lý hóa bệnh lý của mình, để rồi thừa nhận thực tế phũ phàng nhưng hiển nhiên rằng mình đã bị bệnh ung thư. Và cuối cùng, họ tự đổi mới hành vi cuộc sống sao cho phù hợp với bệnh lý của mình. Như vậy, tiếp nhận có thể là một chuỗi phản ứng gồm: phủ nhận -> giận dữ -> hợp lý hóa -> công nhận -> chuyển hóa. Làm thế nào để đối tác tiếp cận một cách thoải mái và bắt đầu ngay bằng quá trình hợp lý hóa., bỏ qua giai đoạn phủ nhận và giận dữ khi tiếp nhận thông tin phản hồi. Do đó, thông tin phản hồi nên phản ánh giá trị tinh thần đích thực của khách thể quản lý các thông tin đó. 5. Thông tin phản hồi là thông báo về mặt mạnh, mặt yếu của chủ thể quản lý Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định cụ thể các hành động xuất sắc. Người quản lý nhận được nhiều phản hồi tích cực là quản lý mạnh và ngược lại. Có sự khác biệt giữa lời khen tặng và sự phản hồi tích cực, cũng như giữa lời chỉ trích với phản hồi tiêu cực. Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định cụ thể các hành động xuất sắc. Chỉ trích và phản hồi tiêu cực cũng tương tự. Chỉ trích là lời chê bai chung chung, không giải thích cụ thể: “Màn thuyết trình đó thật tệ. Người xem nào cũng cảm thấy nhàm chán hoặc rối rắm”. Trái lại, phản hồi tiêu cực cung cấp nhiều chi tiết hơn: “Tôi nghĩ là bài thuyết trình của anh còn thiếu tính tổ chức. Lẽ ra anh nên giới thiệu cách thức hoạt động của sản phẩm mẫu ấy. Quả thật, trong vai trò một khán giả, tôi cũng không nắm rõ về những thách thức kỹ thuật cũng như những vấn đề mà sản phẩm ấy có thể giải quyết”. Vì phản hồi có tính chất hai chiều, nên phải cởi mở đón nhận ý kiến phản hồi cũng như sẵn sàng đưa ra phản hồi. Không có phản hồi từ người khác sẽ không thể có giao tiếp. Và không có giao tiếp thì bạn không thể biết được liệu lời khuyên của bạn có rõ ràng và hoàn chỉnh hay không, hay liệu việc quản lý của bạn có hữu ích hay không. Vì thế hãy khuyến khích chủ thể đưa ra ý kiến phản hồi. “Những gì tôi trình bày có rõ ràng không?” “Có điểm nào anh thấy còn vướng mắc không?”… Cách thu nhận ý kiến phản hồi từ những thông tin tiêu cực. Một số người không nhiệt tình, cởi mở phản hồi khi họ đang được tiếp nhận về vấn đề năng lực thực hiện. Nỗ lực khơi gợi ý kiến phản hồi của chủ thể quản lý có thể chỉ nhận được cái gật đầu chiếu lệ như thể nói: “Vâng, tôi hiểu”. Nhưng đó không phải là ý kiến phản hồi, và chẳng có gì đảm bảo rằng khách thể nhận thông tin đó thực sự đã hiểu. 6. Vai trò của thông tin phản hồi trong dân chủ hóa trong quản lý Xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân trở thành một đòi hỏi chung của xã hội ta hiện nay. Nhiều năm qua, ở Việt Nam đã có những thay đổi lớn về dân chủ, thay đổi cả trong tư duy, trong cách nghĩ về dân chủ lẫn trong việc thực hiện dân chủ hóa xã hội. Việc chuyển sang nền kinh tế thị trường là một bước dân chủ hóa quan trọng, có tính cách mạng trong lĩnh vực kinh tế của đất nước. Điều đó đã thúc đẩy nền kinh tế phát triển năng động, đa dạng, phong phú, có tốc độ tăng trưởng khá nhanh và liên tục, tạo cơ sở cho việc tiếp tục dân chủ hoá xã hội trong các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Ngày nay, chúng ta đang triển khai thực hiện dân chủ hóa quá trình quản lý cũng là một trong những biện pháp nhằm tăng cường sự phản hồi thông tin. Bất kỳ một thông tin nào trong lĩnh vực nào, khi đưa ra thực hiện cũng cần thông tin phản hồi, để lấy ý kiến khách quan từ người tiếp nhận, đảm bảo yếu tố công bằng, dân chủ và văn minh. Ví dụ: Trước khi đưa ra một văn bản luật, áp dụng chế tài xử lý trong cuộc sống, như Luật Di sản văn hoá, thì đều có Dự thảo Luật để lấy ý kiến đóng góp rộng rãi từ phía tổ chức, cá nhân, để điều chỉnh các điều khoản cho phù hợp với yêu cầu thực tế khách quan. Vì sau khi ban hành luật, chính tổ chức, cá nhân sẽ là người thực thi luật đó. Đây được coi là sự phản hồi thông tin, để điều chỉnh các quyết định cho phù hợp với cuộc sống. Các nhân tố của thông tin phản hồi góp phần ý nghĩa trong phương pháp “tăng cường dân chủ hoá trong quản lý”: • Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức. • Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức trong lĩnh vực tư nhân tại những điểm phù hợp. • Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán. • Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi. • Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau. • Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt. • Tổ chức đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin. Hiện nay, Vấn đề dân chủ hoá đã được quan tâm và thực hiện trong công tác quản lý. Việc công khai lấy ý kiến đóng góp của người dân là một trong những phương diện thể hiện sự dân chủ hoá trong công tác quản lý ở nước ta hiện nay. Thông tin ngày nay luôn sẵn sàng chia sẻ cho mọi người, các cá nhân hoặc nhóm có thể tự do sử dụng thông tin và bàn bạc với những người khác thông qua tổ chức. Mặt khác, thông tin là một phần rất quan trọng của sự phi tập trung việc ra quyết định trong tổ chức. Một tổ chức có thể làm gia tăng các nguồn lực thông tin bằng một hệ thống ủy quyền ra quyết định cho cấp có thông tin, hơn là chuyển thông tin tới địa điểm ra quyết định. Điều này có lợi là chia sẻ thông tin nhiều hơn, tiếp cận vấn đề hơn và có thể tìm ra nhiều giải pháp mới. Thông tin phản hồi hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện. Vai trò của thông tin phản hồi trong việc hiện đại hoá các hoạt động của chính phủ. Hầu hết chương trình hiện đại hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của chính phủ đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ về quản trị và khai thác tài sản thông tin của các tổ chức trong lĩnh vực công cộng. Thông tin phản hồi có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tăng cường dân chủ hoá trong công tác quản lý, là thước đo sự đúng đắn của Lãnh đạo trong tổ chức, đơn vị. Sự phản hồi tích cực từ người dân, là cơ sở đánh giá các chính sách, quyết định, chế tài,… của Đảng, Nhà nước phù hợp với lòng dân, phát huy được hiệu quả, nâng cao đời sống, nhận được sự đồng thuận của người dân. Ngược lại, khi người dân phản ứng lại với những quyết định, chế tài của Đảng, Nhà nước thì cần phải xem xét lại những chính sách đã đưa ra, để đảm bảo sự dân chủ, công khai và minh bạch trong công tác quản lý của nhà nước ta. Vì nhà nước Việt Nam là nhà nước do dân, vì dân, do đó, mọi quyết định, chính sách đều lấy dân làm đầu. KẾT LUẬN Như vậy, Thông tin phản hồi là một thành tố cơ bản của thông tin quản lý, đặc biệt với phương pháp tăng cường dân chủ hoá trong quản lý, thì thông tin phản hồi lại càng có ý nghĩa quan trọng. Bởi muốn có dân chủ trong công tác quản lý, thì cần phải dựa vào thông tin phản hồi để đánh giá kết quả đã thực hiện. Do đó, để nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý tất yếu phải luôn quan tâm đến thông tin phản hồi, và có phản hồi thì nhiệm vụ của người quản lý được hoạt động một cách dễ dàng. MỤC LỤC 16