Điều hành dự án bằng phương pháp sơ đồ mạng lưới (phương pháp pert-Cpm)

7 10 44 35 9 11 −= = < − . Ta thấy mặc dù TQ > TP nhưng thời hạn thực hiện các hoạt động không găng trong P lại chặt chẽ hơn hoạt động không găng (4, 7) duy nhất của Q . Nguyên nhân là (4, 7) là không găng duy nhất, nên mọi sự nới lỏng của Q đều dồn cho hoạt động này. 33 Chú ý rằng các dữ liệu thời gian quan trọng nhất là các chỉ tiêu có trong bảng 2.2.1a. Ở bảng này cũng có thấy đường găng. 2.2.1.5. Biểu đồ thời gian Một cách truyền thống, bên cạnh sơ đồ lưới và bảng, để theo dõi điều hành thời gian cho dự án là dùng biểu đồ thời gian (time chart). Ta hãy xét cách vẽ và sử dụng biểu đồ thời gian qua ví dụ sau. Ví dụ 4: Xét dự án ở H.2.2.1b và bảng 2.2.1b tương ứng. (Chú ý là hoạt động giả (4, 5) lại là hoạt động găng) Biến cố Ei Li di Hoạt động TFij 1 0 0 0 (1, 2) 2 2 2 4 2 (1, 3) 0 3 3 3 0 (2, 4) 2 4 6 6 0 (3, 4) 0 5 6 6 0 (3, 5) 1 6 13 13 0 (4, 5) 0 7 19 19 0 (4, 6) 4 Bảng 2.2.1b (4, 7) 11 (5, 6) 0 (5, 7) 8 (6, 7) 0 34 2 5 1 3 3 7 5 H.2.2.1b 2 3 0 3 6 2 2 4 2 7 Biểu đồ thời gian cho ở H.2.2.1c. Ở đây chỉ có trục hoành là thời gian. Cao độ không quan trọng. Ta biểu diễn các hoạt động găng phía trên. Độ dài (thời gian) là cố định, chặt chẽ cho các hoạt động găng. Hoạt động giả (4.5) có độ dài 0 nên biểu diễn bởi đoạn thẳng đứng. Mỗi hoạt động không găng biểu diễn ở độ cao khác nhau để nhìn rõ vì các hoạt động này có độ cơ động và được điều hành bằng biểu đồ thời gian. 1 3 4 5 6 7 1 2 2 4 H2.2.1c 3 5 4 6 4 7 5 7 0 2 3 4 6 13 19 Biểu đồ được vẽ từ các Ei và Li ở bảng 2.2.1a (hoạt động găng hay không găng thì theo TFij bằng 0 hay khác 0). Các số không có vòng chỉ thời gian thực hiện của hoạt động. Chẳng hạn hoạt động (1,2) thực hiện trong hai đơn vị thời gian, được phép xê dịch trong khoảng thời gian dài 4 đơn vị (từ 0 đến 4). Xét sâu hơn thì sự xê dịch có tự do trong khoảng thời gian này không phụ thuộc vào FFij < TFij thì hoạt động (i, j) chỉ được bắt đầu muộn hơn thời điểm khởi công sớm ESij một khoảng thời gian không quá FFij = TFij thì hoạt động (i, j) có thể cơ động tùy ý trong khoảng thời gian vẽ trên biểu đồ. Nếu FFij < TFij thì hoạt động (i, j) chỉ được bắt đầu muộn hơn thời điểm khởi công sớm ESij một khoảng thời gian không quá FFij thì mới không ảnh hưởng tới các hoạt động ngay sau nó. Áp dụng cho H2.2.1c, chỉ có (1, 2) có FF12 = 0 < TF12 = 2. Vì FF12 = 0, nên theo quy tắc trên, (1, 2) phải bắt đầu ngay lúc thời 35 điểm sớm thì hoạt động ngay sau nó (duy nhất) là (2, 4) mới được xê dịch tùy ý trong khoảng thời gian từ 2 đến 6. Nếu (1, 2) thực hiện lùi lại khoảng từ 1 đến 3 chẳng hạn, thì ảnh hưởng tới hoạt động (2, 4). Mặc dù có FF24 = TF24 nhưng lúc này nó chỉ còn được xê dịch thực hiện khoảng từ 3 đến 6. 2.2.1.6. Điều khiển nhân lực. Các hoạt động không găng được phép xê dịch nhất định, nhất là khi FFij = TFij. Có thể sắp đặt chúng đáp ứng các yêu cầu khác nữa ngoài thời gian ra, chẳng hạn nhân lực, nguyên liệu, chi phí …Về mặt toán học xử lý yêu cầu loại nào cũng vậy. Ở đây ta nói theo ngôn ngữ nhân lực chẳng hạn. Ví dụ 5: Giả sử nhân lực cho các hoạt động của dự án ở ví dụ 4 đòi hỏi như sau: Chú ý rằng tại thời điểm hai hoạt động cùng tiến hành thì số nhân lực cần là tổng hai số công nhân. Vì vậy cần phải sắp xếp khéo các hoạt động không găng để đòi hỏi tổng công nhân của cả dự án ít (tạm coi là mỗi người biết làm mọi việc). Việc sắp xếp tối ưu là phức tạp, đến nay vẫn chưa có phương pháp toán học để giải quyết tổng quát. Ở đây ta sử dụng biểu đồ thời gian, biểu diễn theo nhân lực để sắp xếp theo trực quan H2.2.1d biểu diễn tổng công nhân cần ở mỗi thời điểm nếu tất cả các hoạt động không găng xếp vào lúc sớm nhất có thể, còn H2.2.1e là tương ứng khi xếp vào lúc muộn nhất có thể. Hoạt động Số công nhân Hoạt động Số công nhân (1, 2) 0 (4, 6) 2 (1, 3) 5 (4, 7) 1 (2, 4) 0 (5, 6) 2 (3, 4) 7 (5, 7) 5 (3, 5) 3 (6, 7) 6 36 H.2.2.1d H.2.2.1e Hai biểu đồ này nên vẽ thẳng dưới H.2.2.1c để rõ mốc thời gian của các hoạt động nhưng ở đây ta không vẽ lại H.2.2.1c nữa. Sắp đặt sớm nhất ở hình (d) cho thấy ở mỗi thời điểm dự án cần nhiều nhất 37 là 10 công nhân còn ở sắp đặt muộn nhất (e) là 12 công nhân. Ở hai phương án này, số công nhân cần ở các thời điểm không đều. Theo trực quan ta chỉnh lại từ (d) như sau: chuyển hoạt động (4, 6) đến thời điểm muộn nhất có thể (4, 7) đến ngay sau khi (5, 7) kết thúc. Kết quả được vẽ lại ở biểu đồ H2.2.1f (Chú ý là hoạt động (1, 2) và (2, 4) không cần công nhân nên không cần vẽ). 1 3 4 5 6 7 1 2 2 4 3 5 4 6 4 7 5 7 0 2 3 4 6 10 11 13 19 H.2.2.1f 2.2.1.7.Hoàn thành sớm dự án. Trên đây đã xét thời điểm hoàn thành dự án là cố định và xác định các đường găng, phải thực hiện chặt chẽ để dự án hoàn thành đúng thời gian quy định. Nếu muốn giảm thời gian hoàn thành dự án thì làm thế nào? Ta cũng sử dụng đường găng, nhưng phải dựa vào kĩ thuật và công nghệ, chứ không phải quản lý chỉ bằng toán học được nữa. Cụ thể là phải dùng công nghệ mới, tăng vật tư, nhân công … để 38 có thời gian thực hiện các hoạt động ngắn hơn. Nhưng tập trung vào hoạt động nào? Rõ ràng là vào các hoạt động găng. Cụ thể là nếu ta quan tâm đến hạn chế tăng chi phí thì với (i, j) € G, tìm số gia chi phí Cij khi đạt được rút ngắn thời gian thực hiện hoạt động là tij (tìm bằng thực tế công nghệ, không phải thuần túy toán học). Khi đó sẽ chọn cách tăng chi phí để giảm thời gian sao cho đạt min ij ij C t ∆ ∆ . Giả sử cực tiểu là 0 0 ij ij C t ∆ ∆ . Khi đó độ dài đường găng mới, tức là thời gian hoàn thành dự án mới là:  0G G ijT T t= −Σ∆ , ở đây tổng lấy trên mọi hoạt động găng. 2.2.1.8.Dự án có tính ngẫu nhiên: Trong các mục trên ta đã coi thời gian thực hiện các hoạt động tij là xác định hoàn toàn từ đầu, khi lập sơ đồ mạng lưới. Do đó ta có mô hình tất định (deterministic model). Trong thực tế, nhiều yếu tố bất định phải được tính đến, do đó thời gian thực hiện hoạt động (i , j) là một biến ngẫu nhiên (random variable), mà ta chỉ xác định được phân bố xác suất (probability distribution) qua kinh nghiệm và số liệu thống kê. Từ đó dẫn đến phải sử dụng mô hình ngẫu nhiên hoặc gọi khác là mô hình xác suất (probabilistic model). Việc tính toán các chỉ tiêu để điều hành dự án có hai nhiệm vụ chính: Tính kì vọng (mean hoặc expected value) của các đại lượng cần tính, chẳng hạn thời gian thực hiện hoạt động (activity time), thời gian hoàn thành dự án (project time) và phương sai (variance) của các đại lượng này.Tính xác suất của biến cố nào đó, chẳng hạn biến cố là dự án được hoàn thành trước thời điểm T. Thời gian thực hiện mỗi hoạt động, thường gọi tắt là thời gian hoạt động, trong mô hình ngẫu nhiên thường được giả thiết là xác định được 3 yếu tố sau : Thời gian lạc quan(optimistic time) kí hiệu là a, thời gian cần để làm xong khi hoạt động được thực hiện thuận lợi nhất . Thời gian này rất khó đạt được. Theo lí thuyết thống kê, thì đây thực chất là cận dưới (lower bound) của phân bố xác suất . Thời gian bi quan (pessimistic time), kí hiệu là b, là thời gian cần để xong hoạt động khi tiến hành gặp trục trặc nhất, tức là cận trên (upper bound) của phân bố xác suất . Thời gian hợp lí nhất (most likely time), kí hiệu là m, là thời gian hiện thực nhất, tức là có xác suất lớn nhất (đỉnh cao nhất của hàm mật độ). Ba lượng trên chưa đủ để xác định phân bố xác suất của thời gian hoạt động, do đó chưa đủ để xác định kì vọng EX và phương sai σ2. Mô hình này cần hai giả thiết phù hợp thực tế sau đây . 39 Giả thiết 1: 2 21[ ( )] 6 b aσ = − , với (b - a) là độ dài khoảng thời gian mà hoạt động có thể lấy. Điều này đúng cho nhiều biến ngẫu nhiên hay gặp. Giả thiết 2: Phân bố xác suất của mỗi thời gian hoạt động đều là phân bố beta ( beta distribution) Ngoài ra để tính kì vọng, người ta giả thiết điểm giữa (của khoảng thời gian mà hoạt động có thể lấy) 2 a b+ chiếm tỉ lệ bằng nửa điểm hợp lí nhất và : EX = 2. 1. 2 3 a bm ++ = 4 6 m a b+ + ( tỉ lệ m:a:b = 4:1:1 và tổng tỉ lệ là bằng 6) Ví dụ 6: Giả sử dự án xây nhà ở H.2.2.1a bây giờ có các thời gian hoạt động là ngẫu nhiên có phân bố beta thỏa hai giả thiết trên và xác định được ba mốc thời gian lạc quan, bi quan và hợp lý nhất theo bảng 2.2a . Khi đó phương sai và kì vọng của các thời gian hoạt động, tính theo công thức của giả thiết 1 và giả thiết 2 được ghi ở hai cột cuối. Nhận xét: cột kì vọng bảng trên trùng với thời gian các hoạt động của ví dụ 1, nên đường găng xây dựng dựa trên kì vọng trùng với đường găng của ví dụ 1 (có tổng thời gian là 44). Tuy nhiên, để xác định kì vọng và phương sai của thời gian dự án, ta cần bổ sung thêm hai giả thiết sau: Giả thiết 3 : Các thời gian hoạt động là các biến ngẫu nhiên độc lập. Giả thiết 4 : Đường găng xây dựng trên các thời gian hoạt động của kì vọng, luôn đòi hỏi thời gian lớn hơn các đường khác (để hoàn thành mọi hoạt động trên nó). Tính thật chi tiết thì trong các ví dụ cụ thể thì 2 giả thiết vừa nêu có thể không chính xác. Như ví dụ 6, nếu xảy ra thời gian bi quan ở mọi hoạt động, thì đường găng đã tính dài 69 (ngày). Còn đường 1→2→3→4→ 6→8→10→13 có thời gian bi quan là 70. Tuy vậy người ta vẫn chấp nhận các giả thiết xấp xỉ như vậy. Vì kì vọng và phương sai của tổng các biến ngẫu nhiên là tổng các kì vọng và phương sai (của từng biến ngẫu nhiên đó), nên: kì vọng và phương sai của thời gian dự án là tổng các kì vọng và phương sai của các thời gian hoạt động trên đường găng (xây dựng theo các kì vọng). Tóm lại: trong thực tế, từ các kì vọng của các biến, người ta áp dụng mọi tính toán và lí luận ở các mục đã trình bày vào kì vọng, thay cho biến tất định trước đây. 40 Bảng 2.2a Hoạt động Thời gian lạc quan a Thời gian hợp lý nhất m Thời gian bi quan b Kì vọng te Phương sai σ2 (1,2) 1 2 3 2 1 9 (2,3) 2 13 2 8 4 1 (3,4) 6 9 18 10 4 (4,5) 1 14 2 5 4 4 9 (4,6) 4 15 2 10 6 1 (4,7) 3 17 2 9 7 1 (5,7) 4 4 10 5 1 (6,8) 5 16 2 11 7 1 (7,9) 3 9 9 8 1 (8,10) 5 8 17 9 4 (9,11) 4 4 4 4 0 (9,12) 1 15 2 7 5 1 (10,13) 1 2 3 2 1 9 (12,13) 5 15 2 9 6 4 9 41 Ví dụ 7: Ở ví dụ 6, ta có EX = 44 và phương sai σ2 = 9, vì đường găng là 1→2→3→ 4→5 → 7→ 9→12→13. Ta quan tâm đến vấn đề tính xác suất để dự án hoàn thành trước thời hạn bắt buộc (deadline) nào đó. Ta cần sử dụng định lí sau: Định lí giới hạn trung tâm: (central- limit theorem) với các điều kiện khá nhẹ, tổng các biến ngẫu nhiên luôn có phân bố chuẩn (không phụ thuộc vào phân bố của từng biến ngẫu nhiên). Dựa vào định lí này thì thời gian dự án là biến ngẫu nhiên có phân bố chuẩn. Nhờ đó ta tính được xác suất P[ X ≤ x] , thường được tính sẵn để tra theo bảng. Chẳng hạn, ta tính xác suất để xây nhà ở ví dụ 6 không quá 47 ngày. P [ X ≤ 47 EX = 44 , σ =3 ] = ? Ta có : Z = 47 44 13 x EX σ − − = = Theo bảng A1: P [ 44 < X ≤ 47 ] = .3413 Mà : P [ X < 44 ] = .5 Vậy : P [ X ≤ 47 EX = 44, σ =3 ] = .5 + .3413 = .8413 ( = 84.13%) Do đó xác suất cần tìm là xấp xỉ 0.84 .8413 .3413 H.2.2.1g .5 44 47 Phương pháp điều hành dự án có tính ngẫu nhiên trên đây thường được gọi là phương pháp ba ước lượng PERT ( PERT three estimate method). Chú ý: Khi cần tính thời điểm sớm (kí hiệu Xi) của biến cố i, ta lí luận như sau: i)Tính kì vọng EXi , phương sai 2iσ : 42 Nếu chỉ có một đường từ nút khởi công đến nút i: EXi bằng tổng các kì vọng EXj của thời gian các hoạt động dẫn đến i.Tương tự cho phương sai 2iσ . Nếu có nhiều đường dẫn đến nút i: ta tính EXi theo từng đường và lấy giá trị EXi lớn nhất, kế tiếp tính 2iσ ứng với đường dẫn đến nút i ứng với EXi vừa chọn. Khi có nhiều đường cùng EXi thì qui ước lấy theo đường dẫn đến nút i có 2iσ lớn nhất. ii)Cuối cùng, ta tính xác suất theo phân phối chuẩn như ví dụ 7. 2.2.1.9.Dự án có thỏa hiệp thời gian chi phí: Ta xét dự án cần đặt yếu tố thời gian và chi phí ngang nhau. Khi đó mục tiêu cần đạt được là hoàn thành dự án trước thời hạn bắt buộc nào đó và cực tiểu chi phí. Ta giả thiết là đã biết đường cong thời gian và chi phí của mỗi hoạt động.Trong mô hình toán học (xấp xỉ thô tình trạng thực tế), người ta giả thiết quan hệ thời gian và chi phí là tuyến tính.Vì vậy, chỉ cần xác định 2 điểm và ta chọn hai điểm đặc biệt sau: Điểm chuẩn ( normal point): có tọa độ (thời gian, chi phí) của hoạt động khi nó tiến hành trong điều kiện bình thường ( không có chi phí làm ngoài giờ, tăng nhân lực, máy móc thiết bị …). Cực điểm (crash point): có tọa độ ứng với điều kiện là chi phí được đầu tư hết mức để thời gian thực hiện hoạt động ngắn nhất có thể. Khi đó mọi điểm trung gian giữa hai điểm trên là mọi cách thỏa hiệp thời gian và chi phí có thể chấp nhận được. 43 H.2.2.1h Với các kí hiệu trên hình là : Dij, dij: thời gian chuẩn và thời gian cực điểm của việc ( i, j). , ij ijD d C C : chi phí chuẩn và chi phí cực điểm của (i, j) . xij: thời gian cần tìm thực hiện hoạt động (i, j), còn gọi là biến quyết định(decision variable). ij ijD dij ij ij C C S D d − = − : hệ số góc đường thẳng biểu thị đường cong thời gian và chi phí. Kij : tung độ điểm đường thẳng cắt trục tung. Khi đó: chi phí của hoạt động (i,j) ứng với thời gian xij là: .ijx ij ij ijC K S x= + Tổng chi phí dự án: ( , ) ( . )ij ij ij i j C K S x= +∑ , ở đây ta lấy tổng theo mọi hoạt động. Bài toán được đặt ra là: chọn các xij để thời gian dự án không quá thời hạn bắt buộc T (cho trước) và làm cực tiểu chi phí dự án C. Do xét các yếu tố bài toán là tuyến tính, ta xây dựng mô hình bài toán qui hoạch tuyến tính như sau: Đưa vào biến bổ sung yk là thời gian sớm của biến cố k, thì theo các thông số của AON, ta được: yk = j max { yj + xjk} với j lấy theo các biến cố liền kề trước biến cố k, suy ra: 44 0j jk ky x y+ − ≤ y1 = 0 ( 1 là nút khởi công) ny T≤ (n là nút kết thúc dự án ) Vậy bài toán qui hoạch tuyến tính sẽ là: (P) Min ( , ) .ij ij i j S x∑ , với: 0 ij ij ij i ij j d x D y x y ≤ ≤ + − ≤ y1 = 0 , ny T≤ Ta đưa bài toán về dạng chuẩn bằng cách đổi biến: xij’ = xij – dij . Khi đó, (P) viết lại thành: (P1) : Min ' ( , ) .ij ij i j S x∑ , với : ' ' 0 ij ij i ij j x D y x y ≤ + − ≤ y1 = 0 , ny T≤ ' 0, ( , )ijx i j≥ ∀ 0,iy i I≥ ∀ ∈ . Lưu ý : nếu không có thời hạn bắt buộc T, người ta coi T là tham số và giải qui hoạch tuyến tính tham số để được nghiệm tối ưu như hàm của T. 2.2.2.Phân tích các chỉ tiêu về thời gian, xác định đường găng đối với sơ đồ dạng AON: 2.2.2.1.Các thông số cơ bản: - Thời điểm bắt đầu sớm của công việc (i, j) :kí hiệu ESTij , là thời điểm thực hiện của đường đi dài nhất ,từ lúc khởi công đến khi hoàn tất sớm nhất công việc liền kề trước việc (i, j) đang xét. Chú ý là thời gian bắt đầu sớm của công việc đầu tiên (của dự án) là 0. - Thời điểm kết thúc sớm của công việc (i, j): kí hiệu EFTij, được tính bằng tổng của ESTij và thời gian cần thiết thực hiện việc (i, j). - Thời điểm kết thúc muộn của công việc (i, j) (kí hiệu LFTij) và thời điểm bắt đầu muộn của công việc (i, j) (kí hiệu LSTij): Sau khi tính được ESTij và EFTij ở trên, LFTij và LSTij được tính theo hướng lùi như sau: + LFT của công việc kết thúc dự án bằng EFT của nó. +LSTij bằng hiệu của LFTij với thời gian cần thiết thực hiện việc (i, j). +LFTij = min{ LST của các việc liền kề sau nó}. 45 Thông thường, các thông số của cùng hoạt động (i, j) được ghi như sau: 2.2.2.2.Ví dụ cách tính các thông số : Ta áp dụng vào ví dụ 2 như sau: Đầu tiên theo hướng thuận (Forward Pass), ta tính ESTij, EFTij , kết quả như hình H.2.2.2 sau: H.2.2.2a 46 Kế tiếp, theo hướng ngược (Backward Pass), ta tính LSTij, LFTij , kết quả như hình H.2.2.2b sau: H.2.2.2b Từ bốn thông số trên, ta tìm được thời gian dự trữ chung (còn gọi là thời gian chờ) cho từng node, theo công thức trên hình 2.2.2c sau: 47 H.2.2.2c Ta xác định được đường găng: A→B→D→E→H→I→K→M vì các hoạt động này đều có thời gian dự trữ bằng 0. 2.2.3.Sơ đồ kết hợp dạng AON và biểu đồ Gantt. Hiện nay, người ta có xu hướng kết hợp dạng AON với biểu đồ Gantt. Khi đó công việc là đường nằm ngang, cạnh (cung có hướng) chỉ mối liên hệ giữa các việc. Cụ thể, ví dụ xét ở 2.2.2 sẽ có được minh họa như sau: 48 H.2.2.2d Ưu điểm vượt trội của sơ đồ này là nó tổng hợp tất cả ưu thế của AON và biểu đồ Gantt, tức là: + Sơ đồ này rất trực quan, thuận tiện kiểm tra tiến độ dự án: thời gian thực hiện công việc có thể dễ dàng nhận ra trên thanh thước chỉ thời gian. + Khắc phục được nhược điểm của biểu đồ Gantt : có thêm sự liên hệ trước sau giữa các việc bằng các cung có hướng, cũng như dễ nhận ra đường găng (màu đỏ) của dự án. +có thể sử dụng các thông số về thời gian của AON(ESTij , EFTij , LSTij , LFTij) và hiển thị chúng bằng hình ảnh. (đường màu sậm bên trong những đường ngang là khoảng thời gian từ ESTij đến LFTij) 49 Chú ý : Sau khi đã có các thông số cần thiết về thời gian, việc phân bổ tài nguyên sao cho phù hợp ngân sách của dự án đối với dạng AON (hay dạng kết hợp AON với biểu đồ Gantt) hoàn toàn tương tự AOA. 2.3.Pha kiểm tra- điều chỉnh. Bao gồm việc sử dụng sơ đồ mạng lưới, và biểu đồ thời gian, biểu đồ tài nguyên, ở 2 pha trước, để theo dõi và báo cáo định kì tiến triển của dự án. Nếu cần thì phải phân tích lại và xác định sơ đồ mới cho phần dự án còn lại. Khi điều kiện thực tế có sai biệt so với kế hoạch, người quản lí dự án cần dựa trên các dữ liệu mới để tính toán cho phần còn lại của dự án. Đôi khi, ta phải lập kế hoạch dự án mới, tính lại các chỉ số thời gian, chi phí, tài nguyên, để từ đó tiếp tục điều hành dự án . 50 CHƯƠNG 3: GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007. Trong lĩnh vực quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh, người ta thường sử dụng các phần mềm tin học : MS-OFFICE, MS-MONEY, MS-PROJECT, LOTUS-SMARTSUITE, AMI-PRO…Ở nước ta hiện nay (và cả các nước khác trên thế giới) phần mềm Microsoft Project được phổ biến rộng rãi, vì đây là công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án .Với phần mềm này, người sử dụng có thể làm việc với nhiều chế độ (biểu đồ thời gian, bảng phân bổ tài nguyên-nhân lực, chi phí để hoàn thành dự án…) và nhiều công cụ tinh vi (tính toán đường găng của dự án, phân tích nhân lực có quá tải hay không, cùng các chỉ số phân tích về tình hình tài chính của dự án …). Phạm vi và khả năng áp dụng của Microsoft Project được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau, cùng các tính năng chia sẻ thông tin khác, chẳng hạn như lập kế hoạch và theo dõi tiến độ hoạt động của nhóm.Việc lập, quản lý và triển khai dự án bằng phần mềm này không quá phức tạp. Người dùng có thể bắt đầu bằng cách phác thảo vài ý tưởng về các hoạt động cho rằng cần thiết. Từ đó có thể điều chỉnh lịch trình về sau, nhập các thông tin cơ bản của dự án, rà soát việc tính toán cho dứ án được tối ưu. 3.1. Qui trình ứng dụng. Qui trình ứng dụng Microsoft Project để điều hành một dự án, được mô tả bằng sơ đồ sau: 51 Bắt đầu H.3.1a 1.Tạo dự án mới 2.Nhập các thông tin cho dự án 3.định dạng dự án 4.Tạo và gán lịch cho dự án 5.Nhập tên các hoạt động,thời gian,mối liên kết 6.Thiết lập các tính chất cho hoạt động 7.Khai báo ,tạo và gán lịch cho tài nguyên 8.Phân bổ tài nguyên cho các hoạt động 9.Quan sát dự án 10.Chi phí dự án 11.Kiểm tra mục tiêu Điều chỉnh 12.Tối ưu dự án 13.In ấn dự án Kết thúc 52 Sau khi đã sao lưu dự án thành tập tin ,ở các lần tiếp theo trong quá trình điều hành dự án đó,ta thực hiện theo sơ đồ : Bắt đầu H.3.1b 1.Mở dự án đã có 2.Lựa chọn mục kiểm tra 3.Kiểm tra mục tiêu Điều chỉnh Kết thúc 3.2. Các thao tác chính điều hành dự án. Ta trình bày các thao tác điều hành dự án thông qua ví dụ sau : Ví dụ 1: chi tiết (phác thảo) dự án số 1 a.Các thông tin về dự án − Tổng vốn theo kế hoạch: 10.000.000 đ − Số lớp: 2 lớp − Thời gian thực hiện: 2 tháng (tháng 6->8) b.Thời gian: Ngày làm việc: 8 h 30- 12h và 13h đến 17h từ Thứ 2 đến thứ 6 Ngày 15-6 làm việc từ 9 h sáng Ngày nghỉ: Thứ 7, chủ nhật. Riêng 30-6 và 1-7 được nghỉ. Các công việc cần thực hiện: Công tác chuẩn bị:(Ký hiệu V1) − Chuẩn bị giáo trình và tài liệu. Công việc này sử dụng 5 gram giấy trắng.(15 ngày, bắt đầu từ 02/6/2009) (Ký hiệu V2) − In tài liệu (công việc này làm sau khi V2 kết thúc, được thực hiện trong 4 ngày và có thời gian gối chồng lên V2 là 3 ngày) (Ký hiệu V3) 53 − Sau khi in tài liệu xong, tạo một công việc làm mốc dự án. (Ký hiệu V4) Công tác đào tạo:(Ký hiệu V5) − Đào tạo theo giáo trình đã soạn.(20 ngày ) (Ký hiệu V6) (Được thực hiện sau khi V3 kết thúc, hạn cuối V6 là 30/7/2009) − Thứ 5 hàng tuần sẽ có 1 buổi kiểm tra chất lượng các thí sinh theo học. (Ký hiệu V7) (3 lần kể từ tuần kế tiếp khi V6 bắt đầu) Sau khi đào tạo kết thúc, thực hiện đánh giá (5 ngày) (Ký hiệu V8).V8 chia thành 2 giai đoạn :giai đoạn đầu kéo dài 1 ngày, giai đoạn kế kéo dài 4 ngày ). c.Tài nguyên –nhân lực: c.1.Tài nguyên gồm các loại sau: − Nhân công: Hoan, Tuấn, Vinh − Nguyên liệu: Giấy (đơn vị tính là gram) − Nhân công Hoan thực hiện các việc sau (sử dụng toàn thời gian trong ngày) o V2 o V8 − Nhân công Tuấn thực hiện các việc sau (sử dụng toàn thời gian trong ngày) o V3 o V6 - Nhân công Vinh thực hiện các công việc sau ( sử dụng toàn thời gian trong ngày) o V7 − Nguyên liệu giấy được sử dụng trong V2 c.2.Giả sử chi phí sử dụng nhân công và tài nguyên như sau: − Nhân viên Hoan: 1 $ 1 giờ, phí làm ngoài giờ là 1.5 $ 1 giờ − Nhân viên Tuấn: 1.5 $ 1 giờ, phí làm ngoài giờ là 2.0 $ 1 giờ − Nhân viên Vinh: 1.5 $ 1 giờ, phí làm ngoài giờ là 2.0 $ 1 giờ − Giấy: 0.5 $ 1 gram Như chương 2 đã trình bày, ta sẽ điều hành dự án số 1 này thông qua ba giai đoạn(3phase) , với giao diện chương trình như sau : 3.2.1. Lập kế hoạch cho dự án. 3.2.1.1.Mở dự án, nhập thông tin dự án, thời gian biểu làm việc: 3.2.1.1.1.Mở dự án mới : Sau khi cài đặt Microsoft Project, ta mở phần mềm này: 54 Giao diện của Microsoft Project xuất hiện ,ta mở dự án mới có tên duanso1: Từ menu File→save as (double click) Gõ vào ô File name: duanso1, rồi chọn save. 55 3.2.1.1.2.Nhập các thông tin của dự án : từ menu Project → Project information, ta điền ngày bắt đầu dự án (start date) như giao diện sau: Sau đó chọn ok.Ta có thể nhập thêm các thông tin khác bằng cách : từ menu File → Properties (double click), sau đó nhập thông tin vào ô comments như giao diện dưới đây: (người sử dụng có thể nhập thêm các thông tin khác: manager, company…Sau đó ấn ok.) 56 3.2.1.1.3.Lập thời gian biểu ( Schedule) làm việc cho dự án : Mặc định (default) của phần mềm : 1 ngày làm việc từ 8h-12h và 13h-17h. Đối với dự án số 1 này, mỗi ngày bắt đầu từ 8h30: Từ menu tools→Change Working Time→chọn mục Work Week→mục Name:gõ tên (a)→mục start: click vào, chọn 6/01/09→ mục Finish: click vào, chọn 8/31/09: 57 →click vào mục Detail→giữ phím shift, click vào Monday…Friday→click Set day(s) to these specific working times→1:From: 8:30→To:12:00→2:From:1:00→To:5:00→ok. 58 Mặc định (default) của phần mềm: 1tuần nghỉ thứ 7, chủ nhật.Trong dự án này :ngày 15-6 làm việc từ 9 h sáng, riêng 30-6 và 1-7 được nghỉ. Ta thực hiện tiếp như sau: vẫn trong của sổ Change Working Time→click mục Exceptions→ mục Name: gõ tên (b)→mục start: click vào, chọn 6/15/09→ mục Finish: click vào, chọn 6/15/09. →click vào mục Detail →Workingtime→ From:9:00→ok. 59 Tương tự: từ Exceptions như trên → mục Name:gõ tên (c)→mục start: click vào,chọn 6/30/09→ mục Finish: click vào, chọn 7/01/09→click vào mục Detail →Nonworking, rồi ok→ok. 60 61 3.2.1.2. Lập sơ đồ các hoạt động: Mặc định của chương trình là khung nhìn Gantt chart.Tuy vậy, nếu không chắc đang ta ở khung nhìn này, có thể chọn bằng cách: từ menu View→click vào Gantt Chart. Ở khung nhìn Gantt Chart này, ta có thể nhập liệu về các hoạt động có trong dự án số 1 này: Hoạt động thứ nhất, kí hiệu v1, có thời gian hoàn thành là 0 ngày, nhập ô: Task name: v1. Duration: 0d? 62 Tương tự ta nhập dữ liệu thô cho các hành động v2 đến v6. Riêng v7 là hoạt động định kì: từ menu Insert→Recurring Task…→ ô taskname: gõ v7 →click ô weekly→Thursday→End after: 3→ok. 63 Sau đó tiếp tục nhập v8 như trên. 64 3.2.1.2.1.Nhập dữ liệu từng hoạt động: *Ghi chú cho từng hoạt động: Ta có thể lưu những ghi chú cho từng hoạt động để thuận tiện quản lý các thông tin dự án , bằng cách : double click vào hoạt động cần ghi chú→chọn mục Notes→ nhập ghi chú vào→ấn ok. Sau khi thực hiện cho 8 công việc, ta được khung nhìn dưới đây: 65 Lưu ý: i) Ở công việc định kì v7, ghi chú bằng cách : click phải vào ô indicator(i) của v7→ Chọn TaskNotes→nhập ghi chú vào →ok. ii) v1, v5 gọi là miletones (mốc dự án) : có khoảng thời gian thực hiện là 0. 3.2.1.2.2. Phân cấp công việc: v2, v3, v4 đều là công việc chuẩn bị ,tức là công việc con của v1, ta thể hiện sự phân cấp đó như sau: giữ phím shift, click vào v2,v3,v4→di chuyển con trỏ đến ngay tên v2→khi đó con trỏ có hình “↔”→ rê con trỏ sang phải. 66 Lưu ý : dấu (-) ở ô v1 dùng để đóng , mở hiển thị các hoạt động con của nó. Tương tự v6, v7 là con v5, bằng thao tác như trên , ta được: 3.2.1.2.3.Thiết lập liên hệ giữa các công việc: Ta chọn từng cặp công việc có liên hệ với nhau: V2 với V3 có quan hệ: kết thúc-bắt đầu (Finish-star). Để tạo liên hệ này, thao tác là : 67 Giữ phím Ctrl, click vào ô V2 và V3→click vào biểu tượng link tasks trên thanh công cụ , khi đó cửa sổ bên phải có mũi tên liên hê V2 với V3 →mặc định đó là liên hệ finish-star. Chú ý : i) chương trình qui định 4 loại quan hệ:Star-Star, Finish-Star, Star-Finish, Finish-Finish. Sau khi làm các thao tác trên, nếu cần đổi mối quan hệ ,ta double click vào mũi tên giữa 2 công việc→ô type:chọn 1 trong 4 quan hệ →ok. ii) ở cửa sổ trên, ô lag :ta nhập số âm ( chỉ số ngày 2 công việc làm cùng lúc), hoặc số dương (chỉ thời gian có thể trễ giữa 2 công việc). Như vậy, đối với V2 và V2, ở ô lag trên ,ta gõ : -3d →ok. Tương tự, ta nhập liên hệ giữa các công việc còn lại, kết quả hiển thị được như sau: 68 Chú ý: i) muốn xóa liên kết giữa 2 việc, giữ phím Ctrl, click tên 2 việc đó, rồi chọn trên thanh công cụ unlink tasks: ii) đối với công việc định kì v7, để đơn giản, ta có thể thao tác sau : doulbe click vào v7→ô start, gõ vào ngày kết thúc của v6: 6/27/09→ok. iii)Chia công việc thành những phần nhỏ: V8 được chia làm 2 phần, ta thao tác : 69 click split task →di chuyển con trỏ đến V8 ở khung nhìn bên phải→click vào vị trí muốn phân chia→giữ chuột, kéo phần còn lại đến ngày muốn nó bắt đầu. 70 (Khi muốn ghép lại, ta chỉ việc kéo việc sau sát lại việc trước.) 3.2.1.2.4.Ràng buộc về thời gian bắt đầu, kết thúc cho từng công việc: *Chỉnh lại ngày bắt đầu và kết thúc của công việc : Việc V2 cần có ngày bắt đầu là 02/6/09, ta thực hiện như sau: click vào ô nằm ở cột start của V2 →gõ vào :6/02/09→enter. Các công việc khác đã được xây dựng quan hệ với nhau, nên chương trình tự động cập nhật theo đúng trình tự. Nếu cần cài thêm các yêu cầu khác, thì người sử dụng có thể dùng lại thao tác trên hoặc các tính năng sau: *Qui định hạn cuối cho công việc: Công việc V6 có hạn cuối là 7/30/09, ta thao tác là: click phải vào taskname V6→chọn task information→mục advanced→ô deadline: 7/30/09→ok. 71 Chú ý: Chương trình này cho phép thêm các điều kiện ràng buộc về thời gian cho mỗi việc, bằng cách: Click phải vào việc cần xử lí → chọn task information→advanced→ ô constraint type →chọn 1 trong 8 ràng buộc cho phép (mặc định là: As Soon As Possible)→contraint date:gõ ngày của điều kiện ràng buộc→ok. 72 3.2.1.3.Khởi tạo tài nguyên: từ menu View→chọn Resource Sheet. 3.2.1.3.1.Danh sách tài nguyên: Theo dự án số 1: nhân lực có 3, nguyên liệu có 1. Nhân lực thứ nhất là Hoan, ta nhập liệu như sau: Ô Resource Name: gõ Hoan Ô Type: gõ Work. Tương tự cho nhân lực Tuấn, Vinh. Về nguyên liệu: Ô Resource Name: gõ Giấy. Ô Type: gõ Material. Ô Material Label (đơn vị tính của nguyên liệu): gõ Gram. Khi đó cửa sổ có được là: 3.2.1.3.2.Thời gian làm việc cho từng tài nguyên Mặc định của chương trình đối với nhân lực là ngày làm 8h, sáng: 8h →12h, chiều: 13h →17h. Muốn thay đổi điều này cho từng nhân lực ta làm như sau: Chẳng hạn đối với Hoan: click phải vào Hoan→chọn resource information→ Change Working Time→sau đó thực hiện như phần 3.2.1.1.3 đã trình bày ( phần thay đổi thời gian làm việc cho dự án). Chú ý : Nếu có nhiều nhân lực cần thay đổi thời gian biểu ,ta có thể làm nhanh bằng cách sau : Chọn menu tools→ Change Working Time→ ô For Calendar: chọn tên nhân lực cần đổi thời gian biểu→ sau đó thực hiện như phần 3.2.1.1.3 đã trình bày ( phần thay đổi thời gian làm việc cho dự án)→ ô For Calendar: chọn tên nhân lực kế tiếp→lặp lại quá trình vừa làm. 73 Ở dự án số 1 này, ta để theo chế độ mặc định. 3.2.1.4.Phân bổ tài nguyên cho công việc: Chọn lại khung nhìn Gantt chart : menu View→chọn Gantt Chart. Kế tiếp từ menu Tools→ chọn Assign Resources: Ta phân bổ tài nguyên cho từng việc: Click vào V2→click vào cửa sổ Assign Resource→click vào tài nguyên Giấy→ click vào tài nguyên Hoan→click nút Assign. Kết quả là: 74 Tương tự cho V3,V6, V7, V8, kết quả như sau: Chú ý : mặc định tài nguyên làm việc toàn thời gian trong 1 ngày (100% Units),ta có thể thay đổi thành làm việc bán thời gian (chỉnh % Units<100%),hoặc thay đổi để dùng nhiều tài nguyên giống nhau (chỉnh %Units > 100%). 3.2.1.5.Khởi tạo chi phí cho tài nguyên: Ta trở lại khung Resource Sheet: menu View→Resource Sheet. Đối với Hoan: ô Std.Rate(phí làm giờ chính thức) : gõ 1→enter→ô Ovt.Rate ( phí làm ngoài giờ): gõ 1.5→enter. Tương tự Tuấn, Vinh. Kết quả: 75 Sau đó nhập giá của giấy : ô Std.Rate :gõ 0.5→enter. Lưu ý: có thể thiết lập mặc định giá Std.Rate và Ovt.Rate cho các tài nguyên sau này bằng cách: menu Tools→Option→General→Default standard rate: gõ giá trị vào→Default overtime rate: gõ giá trị→set as default→ok. 76 Chú ý: bạn có thể thiết lập giá trần cho 1 công việc như sau: menu View→Gantt Chart →menu View→Table→chọn Cost. Sau đó gõ giá trần vào ô Fixed Cost của từng việc. Đến đây, ta đã lập xong dự án số 1 theo các tiêu chí về diễn tiến thời gian, tài nguyên và chi phí. Các phần tiếp theo, chúng ta nói về 2 giai đoạn quan trọng: điều hành và kiểm tra điều chỉnh dự án số 1. 77 3.2.2. Xử lí các chỉ tiêu về thời gian, tài nguyên, chi phí: 3.2.2.1.Xem đường găng của công việc: Trong mặc định chương trình này, màu đỏ dùng để chỉ đường găng hay sự quá tải đối với tài nguyên. Để thuận lợi quan sát, ta thường xem đường găng về thời gian công việc ở 1 trong 2 khung nhìn sau. *Khung nhìn Network Diagram: Từ menu View→chọn khung nhìn Network Diagram→kết quả có được ở dạng sơ đồ mạng lưới các công việc và mối liên hệ của chúng. Dùng khung nhìn này để có một cái nhìn bao quát về tất cả công việc. *Khung nhìn Gantt Chart: Đây là khung nhìn ta thường dùng nhất: menu View→ Gantt Chart→ menu Format→ 78 Ganttchart Wizard →click Next → click vào Critical path →click Next (3lần) → Format it→Exit Wizard. *Cách thêm vào biểu đồ Earliest Start, Earliest finish,Lastest Start,Lastest finish: Từ khung nhìn Gantt Chart: menu Format→Barstyles…→cuộn thanh cuộn(đứng) xuống 1 dòng trắng→gõ tên vào ô Name (a) →ô From: gõ Early start→ô To: gõ Late Finish →ok. Kết quả thu được ở khung nhìn bên phải có thời điểm bắt đầu sớm nhất và thời điểm kết thúc muộn nhất cho từng hoạt động. 79 Chú ý : i) Ở của sổ BarStypes: trong cột From và To trên, có thể chọn thời điểm bắt đầu muộn nhất và thời điểm kết thúc sớm nhất, tùy theo nhu cầu quan sát. ii) Do duanso1 tất cả hoạt động đều găng, nên các giá trị trên bằng không. Có thể tham khảo ví dụ 1 chương 2, để được mô hình sau: (đường màu sậm trong mỗi việc là khoảng thời gian từ Early Start đến Late Finish) iii) ta có thể tìm hiểu thêm các khung nhìn khác ở phần Phụ lục : menu View→More Views. 80 3.2.2.2.Xem mức độ sử dụng tài nguyên: Trong khung nhìn: menu View→ Resource Graph, ta có thể quan sát mức độ sử dụng từng tài nguyên– nhân lực trong từng ngày công của dự án. Ngoài ra ta có thể quan sát số liệu số giờ công của từng nhân lực ở khung nhìn Resource Usage: menu View→ Resource Usage: 81 3.2.2.3.Xem chi phí dự án Chọn khung nhìn: menu View→Resource Sheet→menu View→table→cost Ta có thể cập nhập số liệu vào kế hoạch dự án ( baseline) bằng cách : menu Tools→Tracking→ Baseline…→Set Baseline→ok. Chú ý: Mặc định, cách tính chi phí là theo diễn tiến công việc (prorate).Ta có thể thay đổi cách tính như sau: menu View→Resource Sheet→menu View→table→Entry→ ở ô Accrue at, chọn dạng thích hợp. 82 3.2.2.4.Xem thống kê về dự án: Menu Project→Project Information→Statistics. 83 Thống kê cho thấy tổng thời gian thực hiện dự án (Duration), số giờ công(Work), tổng chi phí (Cost) của hiện tại (Current), kế hoạch dự án (Baseline), diễn tiến thực tế (Actual), tồn đọng(Remaining), cũng như phần trăm dự án đã hoàn thành về thời gian(Duration), công việc(Work). 3.2.3. Kiểm tra điều chỉnh: 3.2.3.1.Update thời gian vào dự án: Trong bảng thống kê ở mục trên ta thấy diễn tiến thực tế là 0. Để có thể quan sát các số liệu thực tế, ta cần cập nhật thời gian vào dự án như sau: Menu Tools→Tracking→Update Project→ ô update work as complete through: gõ ngày thực tế dự án đang diễn tiến đến(15/7/09)→ok Ta thu được số liệu dự án đã xảy ra đến ngày vừa chọn, tùy vào cách chọn khung nhìn: 84 Màu đen lồng trong từng công việc chỉ số ngày thực tế cộng việc đã hoàn thành *Gantt Chart: *Resource Sheet: Nếu chọn menu View→table→Work: menu View→Resource Sheet: Menu View→table→Cost 85 Với dạng khung nhìn khác trong Table→ More Tables, người sử dụng có thể quan sát số liệu theo nhu cầu hoặc thống kê toàn dự án (sttistics đã trình bày phần 3.2.2.d)) Khi dự án thực tế diễn tiến có sai biệt so với kế hoạch, ta có thể nhập liệu vào, từ đó, tự phân tích điều chỉnh sao cho phù hợp bằng các cách sau: 3.2.3.2.Khi biết được thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc khác với kế hoạch: Menu View→ Gantt Chart→chọn việc trên ô taskname (chẳng hạn v2) → menu Project→Tracking→Update Task→ô (actual) start→gõ ngày bắt đầu thực tế →ô (actual) finish: gõ ngày kết thúc thực tế (04/7/09)→ok 86 Sau đó ta có thể quan sát các số liệu chi phí nhân công phát sinh thêm trong thực tế rồi so sánh với kế hoạch (baseline) để điều chỉnh cho phù hợp (về thời gian, chi phí, tài nguyên nhân lực …), chẳng hạn : +Menu View→table→Cost: 87 Variance chỉ sự sai biệt giữa kế hoạch và thực tế. Chú ý: trong cửa sổ update task trên, có thể thay thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc (khác với kế hoạch) bằng các dữ liệu sau: i. Khi biết được phần trăm công việc đã hoàn thành: ta nhập vào ô %complete: 88 ii. Khi biết được khoảng thời gian công việc hoàn thành trong thực tế: iii ta nhập ô actual dur: .Biết khoảng thời gian thực tế công việc còn lại: Sau đó chọn khung nhìn cần quan sát dữ liệu rồi tự phân tích điều chỉnh. 3.2.3.3.Xét theo chi phí thực tế dự án: Mặc định, chương trình tự động cập nhật chi phí cho dự án, ta có thể tắt chế độ này, rồi nhập chi phí thực tế vào cho từng việc. Tools→Options→Caculation→manual→ok: nhập vào ô remaining dur: 89 Sau đó: menu View→Task Usage→menu View→Table→Tracking 90 →ô act.cost: gõ chi phí thực tế của công việc →enter Lưu ý : Chức năng này chỉ thực hiện được khi đã cập nhật tiến độ cho công việc (update task, hay update project), ở hình trên, ta cập nhật tiến độ dự án là 15/7/09 và chi phí thực tế v2 :150$. Tương tự cho xử lý các việc khác. 3.2.3.4.Phân tích tài chính bằng bảng Earned Value: Nếu bạn muốn so sánh tiến trình thực hiện dự án mong đợi với tiến trình thực tế vào một thời điểm nào đó, bạn có thể sử dụng bảng Earned Value Bạn có thể sử dụng bảng Earned Value để dự đoán liệu rằng với tình hình hiện tại thì công việc sẽ kết thúc với một chi phí vượt quá khả năng cho phép hay không. Ví dụ nếu một công việc đã hoàn thành hơn 50% và chi phí thực tế là 200$, bạn có thể thấy được 200$ là nhiều hơn, ít hơn hay bằng so với việc thực hiên 50% công việc này theo kế hoạch. Cột VAC dưới đây thể hiện sự khác nhau về chi phí giữa thực tế và kế hoạch. Menu View→Gantt Chart→ menuView→table→more tables→ Earned Value Cost Indicators →click apply. 91 (Lưu ý : cần set baseline, update propject( hay update task) mới thực hiện được chức năng này. Ở đây, dự án chạy đến ngày 15/7/09) *VAC = BAC – EAC: chênh lệch giữ a chi phí theo kế hoạch (Budget At Completion) với ước lượng chi phí tại thời điểm hoàn thành (Estimated At Completion). Nếu VAC0, ngân sách dự án là đạt yêu cầu đến thời điểm đang phân tích. CostX - BCWPBaseline CPI Các chỉ số khác: * EAC = ACWP + * ACWP(Actual Cost of Work Perform): chi phí thực tế công việc đến thời điểm đang phân tích. Người sử dụng tự nhập số liệu này: menu View→ Gantt Chart→menu View→Tracking→ô Act.Cost: gõ chi phí thực tế (chẳng hạn V2:180,5) 92 Khi đó, trở lại bảng Earned value Cost Indicators như trên ta thấy hiệu quả các số liệu này, đặc biệt chú ý chỉ số VAC: 93 *BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): chi phí sử dụng cho công việc, theo kế hoạch, đến ngày giờ hiện tại. * BCWP (Budgeted Cost of Work Preformed): chi phí công việc, theo kế hoạch,tính theo % công việc đã hoàn thành. * CV ( Earned value Cost Variance) = BCWP – ACWP. * C% = .100CV BCWP % . * CPI (Cost Performance Index) = BCWP ACWP * TCPI ( To Complete Performance Index) = BAC BCWP BAC ACWP − − 3.2.4. Ứng dụng khác. * Macro: Đối với các chức năng phải qua nhiều thao tác mà người sử dụng dùng thường xuyên, ta nên tạo thao tác mới là gộp của các thao đó thông qua chức năng Macro: Menu Tools→Macro→Record New Macro→. ô Macro Name: gõ tên Macro→ Store Macro In: chọn có tác dụng tất cả Project( Global File) hoặc chỉ có tác dụng với Project đang làm(This Project) →muốn Macro chọn cột: chọn absolute(phần column) nếu chọn vùng macro ảnh hưởng về sau, chọn Relative nếu không muốn vậy);muốn Macro chọn cột thì 94 ngược lại với cột→ok→sau đó thực hiện các thao tác cần lưu trong Macro→để hoàn tất Macro: menu Tools→Macro→ click stop recorder. *Add in: Là phần bổ sung các tính năng mới thông qua việc chèn vào 1 tập tin được viết bằng ngôn ngữ lập trình (C#,C++,V.B…). Người viết xem đây là phần mở rộng của đề tài này, và sẽ nghiên cứu kĩ vấn đề này trong thời gian sắp tới. 95 ♦Kết luận: Điều hành dự án bằng phương pháp PERT- CPM đã liên tục phát triển trong hơn nửa thế kỉ qua và ngày càng có ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực. Đây cũng là ví dụ tiêu biểu khẳng định rằng Toán học có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của xã hội. Sự phát triển ngày càng chuyên sâu vào các hướng khác nhau của Toán học là nền tảng cho mọi ngành nghiên cứu khác. Toán học dù đã phát triển rất xa, nhưng không vì thế mà xa rời thực tế cuộc sống, nó luôn giữ vai trò cốt lõi của mình: cung cấp kiến thức nền tảng để giải quyết các vấn đề cho mọi lĩnh vực. Thực tế là cho đến nay, ngoài các chỉ số về thời gian của phương pháp PERT- CPM, người ta vẫn chưa đưa ra được phương pháp tối ưu để đánh giá về các vấn đề tài nguyên, chi phí của dự án. Hi vọng rằng cùng với sự phát triển vũ bão về kĩ thuật, Toán học sẽ đưa ra được phương pháp tổng quát để đánh giá hai mục tiêu quan trọng còn lại này (tài nguyên và chi phí dự án), xa hơn, là phương pháp tối ưu cả ba mục tiêu của dự án ( thời gian, tài nguyên, chi phí). Qua đề tài luận văn vừa trình bày, người viết cũng hiểu rõ thêm rất nhiều về ứng dụng thực tế của các lí thuyết đã được Thầy Cô hướng dẫn trong suốt ba năm qua. Người viết sẽ tiếp tục tự nghiên cứu thêm về đề tài này để nâng cao kiến thức và trình độ trong công việc. 96 PHỤ LỤC 1. Một số từ khoá thường dùng trong Microsoft Project 2007: Task: Công việc, nhiệm vụ Duration: Thời gian thực hiện công việc Start: Ngày bắt đầu Finish: Ngày kết thúc Predecessors: Công việc làm trước Successors: Công việc kế tiếp Task list: Danh sách các công việc Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc Unit: Khả năng lao động của tài nguyên Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án. Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: Lịch trình của dự án Std. Rate: Giá chuẩn Ovr. Rate: Giá ngoài giờ Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên Baseline: Theo kế hoạch Actual cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án. Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác. 2.Trong cột Duration, nhập thời gian thực hiện công việc theo tháng, tuần, ngày, giờ hay phút. Bạn có thể sử dụng các dấu tắt sau: tháng = mo tuần = w ngày = d giờ = h phút = m Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi(?) sau khoảng thời gian thực hiện. 97 3. Các ràng buộc (constraint) về thời gian của công việc: Kiểu ràng buộc Ý nghĩa As soon as possible Công việc không bị ràng buộc As Late as possible Công việc này phải bị trì hoạn càng lâu càng tốt. Finish No Earlier than Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định. Finish No Later than Công việc phải kết thúc vào ngày hoặc sớm hơn ngày tháng chỉ định. Must Finish On Công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã định. Must Start On Công việc phải bắt đầu vào ngày tháng đã định Start No Earlier than Công việc bắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn ngày tháng chỉ định. Start No Later than Công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định. 4.Các khung nhìn thường dùng: Tên khung nhìn Nội dung Calendar Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc và khả năng hoàn thành nó. Gantt Chart Diễn tả các công việc và các thông tin có liên quan, một biểu đồ (biểu đồ ngang) thể hiện các công việc và thời gian hoàn thành chúng. Network Diagram Thể hiện dưới dạng lưới các công tác (sơ đồ mạng) và sự phụ thuộc giữa chúng. Dùng khung nhìn này để có một cái nhìn bao quát về các công việc. Task Usage Thể hiện danh sách các công việc đã được gán tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thấy nguồn tài nguyên nào đã được gán cho một công việc cụ thể. Tracking Gantt Thể hiện danh sách của công việc và thông tin có liên quan. Dùng khung nhìn này để theo dõi tiến trình của dự án. Resource Graph Thể hiện biểu đồ phân phối tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện thông tin về một tài nguyên dưới các tiêu chí khác nhau. Resource Sheet Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng khung nhìn này để nhập và hiệu chỉnh các thông tin về tài nguyên. Resource Usage Thể hiện danh sách gán tài nguyên cho công việc được nhóm dưới mỗi nguồn tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện chi phí hoặc phân phối giờ công ngoài giờ. More View Cho phép lựa chọn các khung nhìn khác của chương trình. 98 Bảng A1: 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1].Vận trù học 2006 – Phan Quốc Khánh – NXBGD. [2]. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 – Nhóm tác giả thuộc phòng đào tạo, nghiên cứu và phát triển trung tâm CNTT – Tổng công ty điện lực Việt Nam. [3]. Hướng dẫn sử dụng chương trình Microsoft Project: lập và quản lí tiến độ thi công, quản lí dự án – biên tập, hiệu đính : Đào Vũ Anh ,Nguyễn Thế Anh – Công ty cổ phần xây dựng số 5, Tổng công ty xây dựng số 1, Bộ xây dựng – [4].Toán học rời rạc ứng dụng trong tin học 2000 – Kenneth .H. Rosen –NXB Khoa Học và Kĩ Thuật . [5].Toán rời rạc 1999 – Nguyễn Đình Nghĩa – Nguyễn Tô Thành – NXBGD. [6].Lí thuyết xác suất và thống kê 2000 – Đinh Văn Gắng – NXBGD. [7].Microsoft Of Project 2007 Step By Step – Carl.S.Chatfieldand-Timothy O. Johnson – Microsoft Press 2007. [8].Business Statistics 3rd Edition 2001 – Ken Black – South Western College Publishing. [9].Faster Construction Project With CPM Scheduling 2007 – Murray B. Woolf – The McGraw–Hill Companies. [10].Project Scheduling Handbook 2004 – Jonathan F. Hutchings – Marcell Dekker Inc. [11].Programming and Scheduling Techniques 2003 – Thomas Euher – Unsw Press. [12].Operations Management For Competitive Adventage 9th Edition 2001 – Richard B. Chase – Nicholas J. Aquilano – The McGraw-Hill Companies Inc. 100 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………...............1 CHƯƠNG 1:LÍ THUYẾT ĐỒ THỊ VÀ LÍ THUYẾT XÁC SUẤT CƠ BẢN……………. 1.1.Lí thuyết đồ thị …………………………………………………………………………..3 1.1.1. Các loại đồ thị ………………………………………………………………………….. 1.1.2.Thuật ngữ cơ sở …………………………………………………………………………. 1.1.3.Tính liên thông ………………………………………………………………………….. 1.2.Lí thuyết xác suất ………………………………………………………………………...8 1.2.1.Các khái niệm cơ bản ………………………………………………………………….... 1.2.1.1.Đại số các biến cố ngẫu nhiên ………………………………………………………… 1.2.1.2.Định nghĩa đại số và σ - đại số ………………………………………………………. 1.2.1.3.Liên hệ giữa đại số các biến cố và đại số các tập hợp ……………………………….. 1.2.2.Hệ tiên đề Kolmogorov …………………………………………………………………. 1.2.3.Tính chất của xác suất ………………………………………………………………….. 1.2.4.Sự độc lập ngẫu nhiên ………………………………………………………………….. 1.2.5.Phân phối xác suất ………………………………………………………………………. 1.2.5.2.Hàm phân phối ……………………………………………………………………….. 1.2.5.3.Kì vọng - Phương sai …………………………………………………………………. 1.2.5.4. Phân phối liên tục tuyệt đối thường gặp …………………………………………….. CHƯƠNG 2: ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP PERT-CPM. …………... 2.1.Lập kế hoạch ……………………………………………………………………………..21 2.1.1.Các phần tử của sơ đồ mạng …………………………………………………………… 2.1.2.Nguyên tắc lập sơ đồ mạng lưới ………………………………………………………... 2.1.2.1.Dạng AOA ……………………………………………………………………………. 2.1.2.2.Dạng AON ……………………………………………………………………………. 2.2.Pha điều hành ……………………………………………………………………………25 2.2.1. Phân tích các chỉ tiêu thời gian-điều khiển nhân lực, chi phí đối với sơ đồ dạng AOA. …………………………………………………………………………………… 2.2.1.1.Các thông số cơ bản …………………………………………………………………… 2.2.1.2 Tính các thông số cơ bản ……………………………………………………………… 2.2.1.3.Thời gian dự trữ ………………………………………………………………………. 101 2.2.1.4. Đường găng (đường tới hạn) ………………………………………………………….. 2.2.1.5. Biểu đồ thời gian ……………………………………………………………………… 2.2.1.6.Điều khiển nhân lực …………………………………………………………………… 2.2.1.7. Hoàn thành sớm dự án ………………………………………………………………… 2.2.1.8. Dự án có tính ngẫu nhiên ……………………………………………………………… 2.2.1.9.Dự án có thỏa hiệp thời gian chi phí ………………………………………………….. 2.2.2.Phân tích các chỉ tiêu về thời gian, xác định đường găng đối với sơ đồ dạng AON ……………………………………………………………………………………… 2.2.2.1.Các thông số cơ bản …………………………………………………………………… 2.2.2.2.Ví dụ cách tính các thông số ………………………………………………………….. 2.2.3.Sơ đồ kết hợp dạng AON và biểu đồ Gantt ……………………………………………… 2.3.Pha kiểm tra-điều chỉnh …………………………………………………………………..47 CHƯƠNG 3:GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007. ……………………………………………… 3.1.Qui trình ứng dụng ………………………………………………………………………..48 3.2.Các thao tác chính điều hành dự án ……………………………………………………..50 3.2.1.Lập kế hoạch cho dự án …………………………………………………………………. 3.2.1.1.Mở dự án, nhập thông tin dự án, thời gian biểu làm việc ……………………………… 3.2.1.1.1.Mở dự án mới ……………………………………………………………………….. 3.2.1.1.2.Nhập các thông tin của dự án ……………………………………………………….. 3.2.1.1.3.Lập thời gian biểu ( Schedule) làm việc cho dự án …………………………………. 3.2.1.2. Lập sơ đồ các hoạt động ………………………………………………………………. 3.2.1.2.1.Nhập dữ liệu từng hoạt động ………………………………………………………... 3.2.1.2.2.Phân cấp công việc …………………………………………………………………... 3.2.1.2.3.Thiết lập liên hệ giữa các công việc …………………………………………………. 3.2.1.2.4. Ràng buộc về thời gian bắt đầu, kết thúc cho từng công việc ……………………… 3.2.1.3.Khởi tạo tài nguyên ……………………………………………………………………. 3.2.1.3.1.Danh sách tài nguyên ………………………………………………………………… 3.2.1.3.2.Thời gian làm việc cho từng tài nguyên ……………………………………………… 3.2.1.4.Phân bổ tài nguyên cho công việc ……………………………………………………… 3.2.1.5.Khởi tạo chi phí cho tài nguyên ………………………………………………………… 3.2.2.Xử lí các chỉ tiêu về thời gian, tài nguyên, chi phí ……………………………………….. 3.2.2.1.Xem đường găng của công việc ………………………………………………………… 102 3.2.2.2.Xem mức độ sử dụng tài nguyên ………………………………………………………… 3.2.2.3.Xem chi phí dự án ………………………………………………………………………. 3.2.2.4.Xem thống kê về dự án …………………………………………………………………. 3.2.3.Kiểm tra điều chỉnh ……………………………………………………………………….. 3.2.3.1.Update thời gian vào dự án ……………………………………………………………… 3.2.3.2.Khi biết được thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc khác với kế hoạch ……………... 3.2.3.3.Xét theo chi phí thực tế dự án …………………………………………………………… 3.2.3.4.Phân tích tài chính bằng bảng Earned Value …………………………………………….. 3.2.4.Ứng dụng khác ……………………………………………………………………………. KẾT LUẬN………………………………………………………………………………………92 PHỤ LỤC ………………………………………………………………………………………93 TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………………..96 MỤC LỤC ……………………………………………………………………………………...97