Đồ án Hệ thống trợ giúp quản lý học sinh - sinh viên

ĐỒ ÁN: Phân tích và thiết kế hệ thống trợ giúp quản ly HS-SV (Phần mềm quản lý HS-SV) Lời Mở Đầu ở nước ta, trong những năm vừa qua, việc phát triển công nghệ tin học và ứng dụng công nghệ tin học đã có những bước chuyển biến đáng kể. Tin học đã và đang thâm nhập vào hầu hết tất cả các lĩnh vực của xã hội, chinh phục khoa học và đời sống bởi tính chính xác, nhanh gọn của nó. Hiện nay, ngoài những công ty chuyên về tin học ra thì các cơ quan, tổ chức khác cũng đang sử dụng tin học như là một công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý của mình. ưu điểm chính xác, nhanh gọn, hiệu quả của tin học được khai thác một cách triệt để, nhất là trong lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh như tài chính, ngân hàng, bưu điện, quản lý học sinh-sinh viên và các loại hình dịch vụ khác. Chính vì vậy rất nhiều hệ thống trợ giúp quản lý thông tin đã được đưa vào sử dụng. Để tạo ra được một hệ thống như vậy, phải trải qua nhiều công đoạn, trong đó thì việc phân tích và thiết kế hệ thống là rất quan trọng, nhất là đối với những hệ thống lớn và phức tạp, có nhiều người tham gia xây dựng. Trong phạm vi của một bài tập hết môn, em xin trình bày việc phân tích và thiết kế hệ thống trợ giúp quản ly HS-SV( Phần mềm quản lý HS-SV). Bài làm này là sự tổng kết quả trình học tập của môn học phân tích và thiết kế hệ thống. Vì thời gian và trình độ có hạn nên bài làm không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy và những góp ý của bạn bè để hoàn thiện bài làm. Em xin tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo NgUYễN MINH QUý – người trực tiếp giảng dạy bộ môn Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để hoàn thành bài viết này. Phân tích và thiết kế phần mền quản lí học sinh – sinh viên A. đặt vấn đề Có lập luận rằng, với công nghệ 4GT (fourth generation technology): lập trình nhanh, lập một phương án thô của hệ thống, đem cho người dùng dùng thử. Phát hiện được chỗ người dùng chưa bằng lòng, thì chỉnh sửa để đưa ra một phương án mới tốt hơn. Cứ thế, thành lập dẫy các nguyên mẫu, rốt cục người ta đạt được hệ thống thoả mãn mọi yêu cầu của người dùng. Cho nên việc phân tích và thiết kế hệ thống là thừa. Thực ra là không đúng, bởi vì hai lẽ: Người dùng chấp nhận không có nghĩa là hệ thống đáp ứng đúng cấc nhu cầu đặt ra đối với nó. Bởi vì người dùng vốn quen dùng hệ thống cũ lạc hậu, nay thấy cái mới rất dễ thoả mãn. Vả lại người dùng vốn không ý thức được nhu cầu của mình một cách chính xác. Vậy người xây dựng hệ thống phải thẩm định nhu cầu của người dùng, phân tích nó thì mới rõ được là đó có phải là nhu cầu chính đáng hay khôngl Hơn nữa, những cái mới đưa vào cho mỗi bước xây dựng nguyên mẫu không thể được chọn lựa một cách tuỳ tiện, hú hoạ được. Ngược lại phải bảo đảm đó là giải pháp tốt , hợp lý và hữu hiệu. Có thế thì nguyên mẫu mới phát triển đúng hướng và tiệm cận dần đến hệ thống mong muốn. Và như vậy cũng không tránh khỏi phải phân tích và thiết kế về các yếu tố mới bổ sung này. Tóm lại là dựng nguyên mẫu bằng cách nào thì vẫn phải phân tích và thiết kế, cho dù có lúc phân tích và thiết kế không hoàn chỉnh và làm nhanh chóng. B. Mô tả hệ thống I. Mô tả bằng lời: Trong quản lý HS-SV : Ngày nay, khi số lượng HS-SV trong các trường ĐH-CĐ ngày càng đông, quy mô đào tạo ngày càng được mở rộng. Đi cùng với việc đó là số lượng sinh viên trong các trường nói chung và các khoa nói riêng ngày càng tăng lên nhanh chóng. Với số lượng HS- SV ngày càng tăng thì kèm theo điều đó là vấn đề làm sao có thể quản lý một cách đầy đủ, chính xác HS-SV trong khoa cung như trong mỗi trường. Trước kia, công tác quản lý HS-SV ở trong các trường nói chung và các khoa nói riêng, thì hình thức quản lý chủ yếu là trên giấy tờ, hồ sơ. Hình thức này nhanh chóng tỏ ra lạc hậu khi số lượng HS-SV ngày càng đông, hồ sơ, sổ sách ngày càng nhiều…gây khó khăn cho người quản lý. Ngày nay, khi những ứng dụng CNTT ngày càng được ứng dụng rộng rãI trong đời sống thì rất nhiều những công việc nặng nhọc trước đây đã được thay bằng những phần mềm ứng dụng tiện ích. Công tác quản lý HS-SV cũng vậy. Ngày nay, việc áp dụng CNTT trong quản lý ở những trường ĐH-CĐ trở nên phổ biến. Nhưng phần mềm này giúp cho người quản lý có những công cụ quản lý hiệu quả. Trong phần thực hiện bài tập lớn này, nhóm được giao nhiệm vụ “phân tích thiết kế phần mềm quản lý HS-SV cho một khoa. Đây là cơ hội tốt cho nhóm tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào thực tế. Nhóm đã cố gắng tìm hiểu, khảo sát các phần mềm có sẵn để có thể phân tích nhằm thiết kế một phần mềm với những tinh năng tương tự. Tuy nhiên cũng bị hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện, tuy nhóm có cố gắng để có thể phân tích một cách rõ ràng và chi tiết nhất về các chức năng trong hệ thống. Nhưng những hạn chế về kiến thức cũng như không có kinh nghiệm quản lý, do vậy phân mềm phân tích thiết kế của chúng em chắc chắn cũng còn nhiều thiếu xót. Nhóm mong nhận được sự giúp đỡ của thầy và các bạn trong lớp. Mỗi hệ thống cụ thể có mô hình hoạt động và đặc điểm riêng, vì thế rất khó để xây dựng một hệ thống trợ giúp chung. Với đề tài được chọn: II.Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hS-SV Em xin áp dụng yêu cầu của đề tài vào trực tiếp tại trường ta( Trương Đại học sư phạm kĩ thuật Hưng Yên). Sau một thời gian khảo sát hoạt động quản lý của trường va thực tế khỏa sat các giáo viên chịu trách nhiệm quản lý( giáo vụ) của khoa điện và khoa tin, em xin mô tả bằng lời như sau: Trong khâu quản lý, ở trường ta mỗi khoa có một hình thức quản lý riêng. Như thực tế khảo sát thì hình thức quản lý của khoa điện vẫn chủ yếu là bằng tay, tức là trên văn bản ,hồ sơ và giấy tờ chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị quản lý cân thiết như máy tính và đặc biệt là một phần mềm quản lý chuyên biệt. Làm cho việc quản lý trở lên phức tạp và khó khăn khi số lượng hồ xơ, sổ sách ngày càng nhiều. Còn ở khoa tin thì các thiết bị quản lý hiện dại và đầy đủ hơn nên công tác quản lý cũng dễ dàng va tốt hơn. Công viêc quản lý ở đây gồm có:QL Người dùng, QL hồ sơ HS-SV, QL danh sách HS- SV, QL học bổng và miễn giảm học phí. 1)Phân tích yêu cầu người dùng: Với hệ thống này của chúng bọn em thì đối tượng người dùng của chúng em là các giáo vụ. Qua khảo sát các giáo vụ tại trường và yêu cầu thực tiễn thi chúng em đã tổng kết được những yêu câu của người dùng về hệ thống như sau: Cần có một phần mềm quản lý đáp ứng nhung nhu cầu: Quản lý hồ sơ, Quản lý danh sách, Quản lý học bổng và miễn giảm học phí. Hàng ki, năm sẽ có các thông báo, quyết định : kết quả học tập( điểm trung bình, xếp loại hạnh kiểm), tốt nghiêp, lớp hệ đào tạo, khen thưởng kỉ luật, học bổng, học phi…Và danh sách đó phảI được thống kê theo các kì liên tiếp thi sẽ dễ quản lý hơn. Lưu các kết quả học tập, kết quả rèn luyện trong các kì ở cùng một tệp thi khi ma đánh giá kết quả sẽ dễ dàng và mức độ đánh giá sẽ chính xác hơn. Hiện tại thì ở trường ta vẫn chưa làm được điều này( Em cũng hi vọng rằng sau khi thực hiên đề tài này chúng em sẽ khắc phục được những nhược điểm này của hệ thống quản lý hiện tại). 2)Yêu cầu của đề tài: +) Thiết kế một phần mềm trợ giúp công tác quản ly HS-SV của một khoa. Phần mềm cung cấp những chức năng cơ bản giúp người sử dụng quản lý HS-SV một cách đầy đủ và chính xác. +) Đối tượng sử dụng trực tiếp phần mềm là GV phụ trách HS-SV của khoa va các khoa. +) Phần mềm phảI đảm bảo: -Có giao diện đẹp -Dễ sử dụng -Cung cấp đầy đủ công cụ quản lý cơ bản -Chạy trên môI trương Window, môi trường mạng Lan. 3)Kết quả khảo sát hiện trạng: -Hiện nay trong nhà trường cũng như ở các khoa trong trường đều thực hiện việc quản lý HS-SV bằng “ Phần mềm quản lý đào tạo EDUSOFT”. -Phần mềm được đánh giá là tốt, cung cấp đầy đủ các chức năng cho công tác quản lý đào tạo nói chung và công tác quản lý HS-SV nói riêng. -Tuy nhiên, đây là phần mềm thiết kế bao gồm nhiều phân hệ chức năng khác nhau, trong đó có phân hệ “ Quản lý HS-SV ”. Nếu chỉ sử dụng riêng chức năng này thì không đủ cho công tác quản lý HS-SV, mà cần sử dụng thêm các chức năng khác đi kèm trong hệ thống. -Một số ứng dụng cũng không thực sự tiện ích cho người dùng ( như không thể xem danh sach cho một lớp mà chỉ có thể có DS một lớp bằng cách chọn “ In danh sách một lớp “. Vì DS đưa ra là DS HS-SV toàn trường ). -Cũng gặp khó khăn khi người dùng muốn xem điểm cho một HS-SV ( do phần nhập mã số SV chỉ cho phép 8 chữ số trong khi mã Sinh Viên có 9 chữ số ). Để xem được người dùng cần phảI chọn mã SV danh sách. III. các biểu đồ 1.biểu đồ phân cấp chức năng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu: a) BLD : Mức bối cảnh: Người Dùng QL HS- Thông tin yêu cầu Thông tin nhập vào Kết quả trả ra Kết quả trả ra theo yêu cầu QL.HS-SV QL.Người dùng QL.Hồ Sơ QL.Danh Sách QL..HB và MGHP Đăng kí Đăng nhập Cập nhật Thống kê Tìm kiếm In ấn Cập nhật Thống kê Tìm kiếm In ấn Cập nhật Thống kê In ấn b)Mức đỉnh: Người QL Ngườ QL QL Hồ Sơ QL Danh Người DSND Bảng Điểm DS HS_SV DSHS TT.Đăng Ký TT.Đăng Nhập KQ.Đăng Ký KQ.Đăng Nhập TT Tìm Kiếm TT Thống TT In ấn KQ Thống Kê TT Cập Nhậ t KQ In ấn KQ Tìm Kiếm KQ Cập KQ Cập KQ In ấn KQ Thống TT Thống TT Cập TT In ấn KQ Cập KQ Thống KQ In ấn KQ Tìm Kiếm TT Thống TT Cập TT Tìm Kiếm KQ In ấn c)Mức dưới đỉnh: d)Mức 2: Cập Nhậ Tìm Kiếm Thốn g Kê In ấn DSHS_SV DSHS_SV Người Dùng TT.Cập Nhật TT.Tìm Kiếm KQ.Tìm Kiếm KQ.Cập Nhật Bản In KQ.Thống Kê TT.Thống Kê TT.In ấn Đăng ký Đăng nhập DSND Người Dùng TT.Đăng nhập KQ.Đăng nhập KQ.Đăng ký TT.Đăng ký Người Dùng Bảng Điểm Cập Thốn g In ấn TT In ấn KQ In ấn KQ Cập Nhật TT Cập Nhật KQ Thống Kê TT Thống Kê IV.Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 1.biểu đồ thực thể quan hệ Lớp Mã lớp Tên lớp Khoa Mã khoa Tên khoa Hồ sơ HS-SV Mã Hồ Sơ Họ và Tên khai sinh Ho và Tên thờng dùng Ngày Sinh Giới tính Quê quán Email Số ĐT Số CMND Địa chỉ liên lạc Thông tin tìm kiếm Mã SV Họ Tên Lớp/Ma lớp Quê quán Giới tính Bảng Điểm Mã Môn Mã SV Mã Lớp Tên Môn Thông tin chỉnh sửa Mã SV Tên TT cũ TT Mới Phiếu thông báo Mã SV Tên SV Địa chỉ thông báo Nội dung thông báo 2. Biểu đồ quan hệ: IV.Mô tả hệ thống: Khi hoàn thiện, hệ thống bao gồm các chức năng sau: Chức năng 1: Quản trị người dùng. Chức năng này để xác định quyền sử dụng của người dùng với hệ thống. Chức năng này thực hiện 2 công việc sau: a)Đăng nhập: Trước khi sử dụng, người dùng được cấp phát một pass riêng để đăng nhập vào hệ thống. Pass này có thể thay đổi được trong quá trình sử dụng. b)Thay đổi pass: Khi muốn thay đổi mật khẩu sử dụng người dùng có thể sử dụng chức năng này để thay đổi tên đăng nhập của hệ thống. Sau khi đăng nhập thành công , phần mềm có giao diện như sau: Tùy thuộc vào chức năng muốn sử dụng mà người dùng có thể tùy chọn các chức năng khác nhau: + Quản lý hồ sơ HS-SV + Quản lý theo danh sách lớp + Quản lý điểm , học bổng và miễn giảm học phi Chức năng2: Quản lý hồ sơ HS-SV Chức năng này được xây dựng để quản lý hồ sơ của HS-SV trong quá trình học tập tại trường. Thông tin đầu vào của chức năng này chính là các bản khai lý lịch của sinh viên mà được nhà trường phát cho khi mới nhập trường. Khi thu lại những hồ sơ này, người phụ trách công tác quản lý HS-SV ở khoa sẽ nhập và lưu những thông tin này vào hệ thống, ( chức năng nhập thông tin hồ sơ HS-SV ). Thông tin này thường bao gồm: +) Họ và Tên khai sinh…………………………………Giới tính……………… +) Họ và tên thường dùng……………………………………………………… +) Sinh ngày ………………tháng…………..năm……………………………….. +) Quê quán……………………………………………………………………… +) Hộ khẩu thường trú…………………………………………………………… +) Họ và Tên bố……………………………….Nghề nghiệp……………… +) Chỗ ở hiện tại…………………………………………………………. +) Họ và Tên mẹ…………………………….Nghề nghiệp………………… +) Chỗ ở hiện tại…………………………………………………………. Sauk hi nhập những thông tin trên vào hệ thống thì thông tin đầu ra của chức năng này chính là những bản hồ sơ lý lịch ( có thể xem là hồ sơ lý lịch). Khi người dùng muốn xem thông tin về ai đó trong hệ thống, người dùng sễ sử dụng chức năng “tìm kiếm” trong phần này, hệ thống sẽ yêu cầu những thông tin cần thiết cho việc tìm kiếm ( họ và tên, tên, MaSV…). Thông tin ra của hệ thống chính là danh sách hồ sơ của những sinh viên có thông tin thỏa mãn với yêu cầu tìm kiếm Người dùng trong phần này cũng có thể chỉnh sửa những thông tin cần thiết hồ sơ HS- SV, người dùng tới hồ sơ của sinh viên muốn sửa đổi thư mục đó thực hiện thao tác sửa đổi Thông tin và lưu lại thông tin mới trong hệ thống ( Với những người dùng đặc biệt mới có thể thực hiện chỉnh sửa hồ sơ). Trong phần này, hệ thống cung cấp chức năng “in ấn” để in ra những thông tin cần thiết( như in lý lịch của sinh viên nào đó). Chức năng 3: Quản lý danh sách theo lớp Đây là chức năng quan trọng của hệ thống được sử dụng thường xuyên. Chức năng này giúp cho người dùng có thể nhập thông tin về danh sách lớp, xem danh sách lớp, chỉnh sửa danh sách, in ấn. -Nhập thông tin về danh sách lớp: Người sử dụng hệ thống nhập vào danh sách lớp khi có quyết định thành lập lớp. Theo những thông tin cần thiết. Thông tin nhập vào của danh sách lớp thường gồm có những phần chi tiết sau: + Xem thông tin danh sách lớp: Khi muốn xem danh sách lớp của lớp nào đó, người dùng phải chọn tên lớp ( hoặc mã lớp) muốn xem, và hệ thống sẽ đưa ra danh sách lớp theo yêu cầu của thông tin nhập vao. + Chỉnh sửa thông tin: Khi người dùng muốn sửa đổi thông tin, người dùng sẽ tìm tới thông tin cũ cần sửa sau đó tiến hành thao tác sửa đổi dữ liệu và lưu lại trong hệ thống. ( người dùng đặc biệt mới có quyền sửa đổi thông tin trong chức năng này). -Tìm kiếm thông tin: Khi người dùng có nhu cầu cần xem những thông tin của một sinh viên nào đó, thì sẽ sử dụng chức năng này để tìm kiếm theo những điều kiện tổng hợp ( những điều kiện này không nhất thiết phảI điền đầy đủ mà chỉ cần một điều kiện được đáp ứng thì hệ thống vẫn thực hiện được chức năng này ) và thông tin được đưa ra là những danh sách HS-SV thỏa mãn những điều kiện tìm kiếm, -In ấn:Cho phép người dùng in ra danh sách lớp (chọn lớp muốn in ra rồi thao tác). Chức năng 4: Quản lý điểm, học bổng và miễn giảm học phí. Chức năng này chi phép thực hiện công tác quản lý điêm, học bổng và miễn giảm học phí. Thông tin đầu vào của hệ thống là danh sách điểm trung binh môn, người dùng nhận danh sách điểm từ các giáo viên bộ môn hay người quản lý điểm, dau đó nhập điểm vào hệ thống ( có thể là nhập theo danh sách cả lớp cho tưng môn, cũng có thể nhập cho một HS- SV điểm tất cả các môn trong học kì hay năm học, khóa học). Khi đã nhập điểm, người dùng có thể xem danh sach điểm cho tong môn học của tong lớp hoặc cũng có thể xem điểm của một HS-SV. Khi dùng chức năng này, người dùng chọn tên lớp, muốn xem ( tên môn học ) hoặc MaSV khi muốn xem điểm cho tong sinh viên. Xem điểm cho từng môn: Trong chức năng này, còn cho phép người dùng có thể lập danh sách điểm tổng kết môn học, điểm rèn luyện, từ đó đưa ra kết quả tổng kết học tập của HS-SV. Từ đó có được danh sách HS-SV nhận học bổng, thi lại, nợ trình ( thi lại thì thi lại môn nào, nợ trình thì nợ môn nào? bao nhiêu đơn vị học trình?) Trong chức năng này cũng tùy theo đối tượng HS-SV (con thương binh, gia đình chính sách) mà có chế độ miễn giảm học phí. Hay nhận học bổng khuyến khích học tập. Thông tin ra của chức năng là danh sách bảng điểm cho tong môn học của từng lớp, danh sách HS-SV phảI thi lại, danh sách nợ trình hay ngừng học, học vượt (tuy theo điều kiện). Người dùng cũng có thể sử dụng chức năng “in ấn” trong phần này để in ra những bản danh sach nêu trên. Kết luận: Hệ thống được mô tả với những chức năng cơ bản thường được dùng trong công tác quản lý HS-SV trong nhà trường cũng như o các khoa. Tuy nhiên, công tác quản lý HS-SV là một công tác đặc thù trong nghanh giáo dục mà phần mềm này không thể nêu hết ra được . Do đó, phần mềm tuy đã được cả nhóm cố gắng nghiên cứu và phân tích nhưng những hạn chế là không thể tránh khỏi. Nhóm rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cũng như toàn thể mọi người quan tâm tới phần mềm này nói riêng và với công tác quản ly HS-SV nói chung. Tự nhận xét: Vì trình độ, thời gian làm bài có hạn và trong lúc làm bài tập hết môn này, em vẫn phải tiếp tục hoàn thành các môn học khác do đó bài làm của em còn những hạn chế sau đây: Chỉ giới hạn ở một số vấn đề cơ bản, chính của việc phân tích và thiết kế một hệ thống. Khảo sát chưa tỉ mỉ, các mẫu biểu ít. Chỉ dừng lại ở mục đích hoàn thành bài tập hết môn học, chưa phải là bản phân tích thiết kế của một phân tích viên. Mới chỉ là ý tưởng trên giấy, chưa biến thành một phần mềm cụ thể. Mặc dù trong khi làm bài đã gặp không ít khó khăn: kinh nghiệm và trình độ khảo sát thực tế của bản thân còn non, thời gian ngắn; lần đầu tiên phân tích và thiết một hệ thống thực… nhưng bản thân chúng em đã có những cố gắng không mệt mỏi để tự mình hoàn thành bài viết đúng thời hạn. Vì vậy, chúng em rất mong thầy góp ý để chúng em có thể hoàn thành tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn!