Đồ án Thực trạng và giải pháp đàm phán trong kinh doanh hiện nay

Trả lời một phần. Chấp nhận sự cắt ngang câu trả lời. Cử chỉ thể hiện không có gì để nói. Trả lời mập mờ, không khẳng định mà cũng không phủ định. Hỏi một đằng trả lời một nẻo. Buộc phía bên kia tự tìm câu trả lời. 1.4.4. Thương lượng 1.4.4.1. Truyền đạt thông tin Nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin - Truyền đạt thông tin là quá trình hai chiều. - Biết chính xác giá trị cái mà mình muốn nói. - Nói như thế nào thường quan trọng hơn là nói cái gì. - Quan sát bên kia khi nói với họ. - Cách bố cục những câu nói có định hướng tác động mạnh mẽ đến đối thủ. Bí quyết để tạo một bố cục câu nói có sức thuyết phục - Sử dụng những lý lẽ hai mắt. - Ngôn ngữ diễn đạt lý lẽ rõ ràng, phù hợp với người nghe. - Ngắn gọn và đơn giản. - Nên hỏi những câu hỏi mở và những câu hỏi giả thiết. - Logic và mạch lạc. - Ý kiến và kết luận của mình. 1.4.4.2. Thuyết phục - Hướng về người ra quyết định. - Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp nhận. - Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp nhận. - Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ ba. - Khuyên bảo và gợi ý. - Đề nghị giá trọn gói. - Đề nghị giá bằng số lẻ: Gây cảm tưởng thấp hơn đáng kể so với giá thực tế. - Giữ thể diện cho bên kia. 1.4.4.3. Đối phó với những thủ thuật của bên kia - Sắp xếp chỗ ngồi: sắp xếp chỗ ngồi sao cho ta quan sát được nhiều nhất các cử chỉ, thái độ của đối thủ - Lảng tránh: khi không muốn trực tiếp bàn bạc, thương lượng về vấn đề. - Đe dọa: nhằm gây sức ép buộc đối thủ nhanh chóng chấp nhận. - Phản bác: đưa ra các luận cứ chứng minh rằng đề nghị của bên kia là vô lý. - Đưa ra đề nghị cuối cùng: gây sức ép về tâm lý hoặc gởi tới đối thủ thông điệp “chấm dứt đàm phán”. 1.4.4.4. Nhượng bộ Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách công khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn được trông đợi trong đàm phán. Trước khi đưa ra bất cứ một nhượng bộ nào cững cần đặt ra 3 vấn đề: - Có nên thực hiện bây giờ hay không? - Nên nhượng bộ bao nhiêu? - Sẽ được trả lại cái gì? 1.4.4.5. Phá vỡ bế tắc a. Nguyên nhân bế tắc - Chưa hiểu biết lẫn nhau. - Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau. - Do nhầm lẫn hay cứng nhắc về quan điểm lập trường. b. Xử lý bế tắc - Quay trở lại những thông tin thu được và tạo sự hiếu biết để tạo thêm những lựa chọn bổ sung, có thể một vấn đề quan trọng nào đó chưa được nêu ra. - Tìm ra phương án khác để cùng đạt được mục đích. - Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn để 2 bên có thể thỏa thuận. - Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng. - Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghỉ vấn đề và đàm phán lại sau đó. - Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho đối tác biết về việc này. - Sử dụng người thứ ba như là một người hòa giải hay là một người trọng tài. - Bỏ đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi: + Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận. + Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi. + Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta không hề dự kiến. + Khi có những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đến những thỏa thuận không còn có lợi cho ta nữa. 1.4.5. Kết thúc đàm phán Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu bạn có thể kết thúc bằng những công việc sau: a. Hoàn tất thỏa thuận b. Rút kinh nghiệm Hãy tự hỏi những câu hỏi sau: - Mình có hài lòng với kết quả đạt được hay không? - Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất? - Những chiến lược và hành động nào là hữu hiêu cho đàm phán nhất? CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 2.1. Tổng quan tình hình đàm phán trong kinh doanh hiện nay 2.1.1. Xu thế đàm phán trong kinh doanh hiện nay 2.1.1.1. Các cuộc phàn đám song phương và khu vực ngày càng phát triển mạnh. Hiện nay, trong bối cảnh đàm phán kinh doanh đa phương bế tắc (Vòng đàm phán Doha của WTO), sự gia tăng mạnh các cuộc đàm phán song phương và khu vực đang trở thành một xu thế quan trọng trong quan hệ kinh tế quốc tế từ đầu thế kỷ 21. Tính đến tháng 09/2009, đã có 233 thoả thuận thương mại khu vực, trong đó trên 70% là các cuôc đàm phán song phương . Hợp tác kinh tế giữa các nước đang phát triển thông qua các cuộc đàm phán trong kinh doanh hiện nay đã được xem như một khía cạnh quan trọng của chiến lược phát triển đất nước. Sự cần thiết phải cooperation and solidarity among developing countries is becoming even more pressing, particularly hợp tác và đoàn kết giữa các nước đang phát triển trở nên bức xúc hơn nữa. Đặc biệt là trong thương mại, negotiations at the multilateral and regional levels as these negotiations become continuous, involve multiplcác cuộc đàm phán ở cấp độ khu vực và song phương như các cuộc đàm phán trong kinh doanh trở thành liên tục, liên quan đến nhiều players, and extend into the national policy space domaingười tham gia, và mở rộng vào không gian miền chính sách quốc gia. In this setting, developing countries are confrontTrong thiết lập này, các nước đang phát triển phải đối mặt with difficult challenges of transforming and using trade as an engine of promoting growth, development anvới những thách thức khó khăn của chuyển đổi và sử dụng thương mại như là động lực tăng trưởng phát triển, thúc đẩy và poverty reduction.xóa đói giảm nghèo. Some critical elements of a development strategy for developing countries will include tMột số yếu tố quan trọng của một chiến lược phát triển cho các nước đang phát triển sẽ bao gồm: strengthening of trade negotiation capacity, strengthening regional integration and improved networking amotăng cường năng lực đàm phán thương mại, tăng cường hội nhập khu vực và cải thiện các cuộc đàm phán trong các tổ chức. 2.1.1.2. Cơn sốt đàm phán đang dần mở rộng phạm vi và hiệu quả của nó Nhu cầu từ các cuộc đàm phán thương mại đa phương Phạm vi mở rộng, phát triển phức tạp và thời gian kéo dài của các cuộc đàm phán thương mại đa phương hiện nay trade negotiations continue to place increasing demands on the negotiating capacities tiếp tục diễn ra, nhu cầu ngày càng tăng về năng lực đàm phán của cácdeveloping countries. nước đang phát triển. The scope of international trade negotiations had already expandedPhạm vi của các cuộc đàm phán thương mại quốc tế đã mở rộng significantly during the Uruguay Round, and with the launching of the Doha Round in 2001,đáng kể và với sự ra mắt của “Vòng đàm phán Doha” vào năm 2001, nó has widened even furthđã mở rộng hơn nữa. Today, trade negotiations include much more than border issuesNNNgày nay, các cuộc đàm phán trong kinh doanh xuất hiện nhiều hơn các vấn đề biên giới such as reducing tariffs and non-tariff barriers, now they also encompass agreements như giảm thuế quan và hàng rào phi thuế quan, behind-the-border regulatory areas such as trade in services, intellectual property rightđiều tiết trong các lĩnh vực như thương mại dịch vụ, quyền sở hữu trí tuệ, investment and trade facilitation measures, and environmental issueđầu tư và các biện pháp tạo thuận lợi thương mại, và các vấn đề môi trường. Các cuộc đàm phán trong kinh doanh ngày nay ngày càng tăng trưởng về nhu cầu. Các bên đàm phán thường muốn mình đạt được những thỏa hiệp có lợi nhất về mình nên các cuộc đàm phán thường gay gắt hơn. Nhưng theo xu hướng gia nhập WTO, là hòa bình hợp tác đôi bên cùng có lợi, nên các hiệp định kinh doanh khu vực có tăng nhanh trong các năm gần đây accelerated in recent years (see disDeveloping negotiating and concluding agreements with both developed and developing coKhoảng 300 cuộc đàm phánof them, with a significant bearing on the development prospects of developing countries and mang một ý nghĩa về triển vọng phát triển của các nước đang phát triển và on the multilateral trading systevào hệ thống thương mại đa phương. Some 40 per cent of world trade takes place within theTrong số đó, khoảng 40% các cuộc đàm phán thương mại thế giới diễn ra trong regional trade agreements that are in force today, and this share is projected to grow.các thỏa thuận kinh doanh khu vực có hiệu lực, và dự kiến sẽ tăng trong vài năm tới. 6Recent new-generation regional trade agreements cover not only trade in goods, but alsoGần đây các cuộc đàm phán thương mại trong khu vực không chỉ thỏa thuận về kinh doanh hàng hóa, mà còn vấn đề behind-the-border regulatory areasđiều tiết kinh doanh trong khu vực. areas such as services, investment, competition policy, intellectuaNegotiations have been launched for large-scale, plurilateral agreements thatCác cuộc đàm phán đã được triển khai với quy mô lớn,would transform economic relationships based on pre-existing unilateral preferences into sẽ làm thay đổi mối quan hệ kinh tế dựa vào cơ sở hiện có của mỗi doanh nghiệp vàrelationships based on strict reciprocity, as with the Free Trade Area of the Americas (FTAA) mối quan hệ chặt chẽ trên cơ sở có đi có lại, như với các Khu vực Thương mại Tự do châu Mỹ (FTAA) and ACP-EU negotiations for economic partnership agreementvà ACP-EU đàm phán về hiệp định đối tác kinh tế. These negotiations will haveimplications for multilateral trade negotiations as the negotiations otrade agreements tend to involve deeper market access and higher regulatory standards thannegotiations at the mu Hence capacity building must enable negotiatorsforesee and assess the extent of the policy and systemic impacts of aregional trade agre 2.1.1.2. Chất lượng của các cuộc đàm phán kinh doanh được nâng cao trong thời gian gần đây trade agreements cannot be overstated.Trong lĩnh vực hoạch định chính sách thương mại quốc tế, challenge for developing countries is to build national negotiating capacity through improvthách thức đối với các doanh nghiệp thuộc các nước đang phát triển là phải xây dựng năng lực đàm phán trong kinh doanhaccess to trade-related information; trade and trade policy analyses; national and regional. Phát triển nhân lực đểsuccessfully implemented, trade negotiation capacity building efforts allow developing thực hiện thành công các cuộc đàm phán thương mại, nỗ lực xây dựng năng lực cho phép phát triểncountries not only to participate more effectively in trade negotiations and related standard- không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế.setting processes, but also to design national trade policies that can betterderiving from emerging international trade opportunit Many developing countries have been emphasizing the need to ensure that thiNhiều nước đang phát triển đã nhấn mạnh sự cần thiết để đảm bảo sự minh bạch trong quá trình đàm phán. process is transparent and fully participatory including a broader participVà đôi khi trong các cuộc đàm phán có tính chất quy mô lớn thì phải có sự tham gia đầy đủ của các đại diện nhiều quốc gia khác nhau. Moreover, intergovernmental deliberations of UNCTAD XI and the Trade and Development Nguyên tắc trong các cuộc đàm phánthe procedures and processes for negotiations should be transparent, inclusive, participative, quy mô lớn: - Thủ tục và quy trình cho các cuộc đàm phán nên được minh bạch, hòa nhậpand consultative, even it means that negotiations takes longer and requires extra effort. và tư vấn, thậm chí có nhiều cuộc đàm phán mất thời gian và đòi hỏi nỗ lực nhiều. Second, in terms of decision-making, negotiations should take on board to the extent feasible,- Về việc ra quyết định, các cuộc đàm phán nên đưa ra những quyết định với mức độ khả thi. 2.1.2. Những đặc trưng trong phong cách đàm phán kinh doanh của người Việt Nam Đặc điểm của người Việt Nam là vừa thích giao tiếp lại rất rụt rè. Chính tính cộng đồng là nguyên nhân khiến người Việt nam đặc biệt coi trọng việc giao tiếp. Điều này thể hiện ở tính hiếu khách và thích thăm viếng. Đồng thời với thích giao tiếp là sự rụt rè, sự tồn tại của hai đặc tính trái ngược nhau này xuất phát từ hai đặc tính cơ bản đó là tính cộng đồng và tính tự trị. Khi đang ở trong phạm vi cộng đồng quen thuộc, nơi tính cộng đồng ngự trị thì người Việt Nam tỏ ra xởi lởi thích giao tiếp. Còn khi ở ngoài cộng đồng trước người lạ, nơi tính tự trị phát huy tác dụng thì người Việt Nam sẽ tỏ ra rụt rè ngại ngần. Chính sự mâu thuẫn này đã hạn chế cản trở người Việt trong việc hòa nhập nhanh với những cộng đồng khác, đặc biệt là cộng đồng người nước ngoài và trong việc phát huy năng lực cá nhân. 2.1.2.1. Cách xưng hô của người Việt Nam trong giao tiếp xã giao Đối với người Việt Nam tuổi tác rất quan trọng và câu hỏi cửa miệng thường là “Bạn bao nhiêu tuổi” câu trả lời sẽ xác định cách xưng hô, theo cách trang trọng lịch sự một người lớn tuổi có thể được xưng bằng Ông hay Bà, Bác, Chú hay Cô (cho cả nam lẫn nữ). Người bằng tuổi thì xưng Anh hay Chị, kém tuổi thì xưng em. Tại những nơi làm việc nhưng vị trí cao cấp đồng nghĩa với tuổi tác và kinh nghiệm. Người Việt Nam sẽ rất bất bình khi một cấp trên trẻ tuổi không kính trọng những đồng nghiệp lớn tuổi hơn mình, người cấp trên ấy sẽ đánh mất sự tin tưởng và tôn trọng của mọi người. 2.1.2.2. Cách thức giao tiếp thông thường trong văn hóa người Việt Nam Về cách thức giao tiếp người Việt ưa sự tế nhị, ý tứ và trọng sự hòa thuận. Tính tế nhị khiến người Việt Nam có thói quen giao tiếp “vòng vo Tam quốc”, không bao giờ mở đầu trực tiếp đi thẳng vào vấn đề như người Phương Tây. Lối giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống tình nghĩa và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ. Nó tạo nên một thói quen đắn đo cân nhắc kĩ càng khi nói năng và sự thiếu tính quyết đoán. Để tránh phải quyết đoán và đồng thời giữ được sự hòa thuận, không làm mất lòng ai, họ thường biểu hiện kèm với nụ cười. Tâm lí ưa hòa thuận khiến người Việt luôn chủ trương nhường nhịn song trong một số trường hợp họ thường phản ứng mạnh trước những sự đùa giỡn quá trớn, sỗ sàng. 2.1.2.3. Vấn đề thời gian trong các cuộc gặp gỡ của người Việt Nam Theo một số sự nhận xét từ nước ngoài thì người Việt Nam chưa xem trọng thời gian. Họ sống và làm việc khá thoải mái, chậm, công việc tiếp diễn đến đâu thì hay đến đó một số người có thể ngồi tán gẫu bên ly cà phê rất lâu và xem đó là chuyện bình thường. Đối lập hẳn với người Mỹ và Châu Âu họ luôn vội vã bồn chồn và họ xem việc tán gẫu bên ly cà phê là một sự tiêu phí thời gian không thể chấp nhận được. Nếu người nước ngoài đến đúng giờ được đánh giá tốt và là một đIểm tích cực trong công việc của đối tác, nhưng nói chung người Việt nam thường không giữ đúng giờ. Họ thường hay đến chậm hơn từ 10-20 phút cho dù đó là hẹn gặp vì công việc hay hẹn gặp riêng. Các cuộc họp hay hội thảo thường được bắt đầu chậm hơn dự định trước đó. Lí do thường được đưa ra để biện minh là do tắc nghẽn giao thông, việc bận đột xuất hay hỏng xe,… Tuy nhiên thói quen đến chậm đó cũng đang giảm bớt nhất là trong những cuộc hẹn công việc với những đối tác quan trọng. Người Việt Nam nói chung là làm việc không có lịch trình lắm. Họ có thể làm một công việc khác không có trong lịch trình. Ví dụ, như một ông giám đốc có một cuộc hẹn theo chương trình công việc đã xếp nhưng do mải vui với bạn bè hoặc người thân cho nên làm trễ cuộc hẹn, do đó công việc công ty không được hoàn thành như dự tình mà phải kéo dài sang ngày hôm sau. Việt Nam là một trong những nước có nền văn hóa thuộc loại ẩn tàng. Từ ngữ không thể hiện hết thông tin mà phần lớn thông tin nằm trong giao tiếp không lời như địa vị xã hội, uy tín cá nhân ngữ cảnh, …. Mặc dù người Việt Nam cũng quan tâm đến kết quả cuối cùng nhưng tiến trình của công việc được họ đánh giá cao. Các cuộc hẹn gặp thường được sắp xếp vào buổi sáng vì người Việt Nam có xu hướng đi ăn trưa xong rồi thì rề rà và đôi khi còn ngủ trưa kéo dài, mãi đến tận xế chiều. Cuộc gặp đầu tiên thường được xem là gặp xã giao. 2.1.2.4. Phong cách trong các bữa ăn xã giao thông thường Mời mọc ăn uống là một công việc thường có khi làm ăn và kinh doanh tại Việt Nam để tạo dịp bàn việc làm ăn. Người Việt ít khi bàn công việc vào buổi ăn sáng mà thường là vào bữa trưa, ăn tối, đặc biệt là trong bữa tối. “Tranh giành nhau” trả tiền là một hiện tượng thường xảy ra ở các nhà hàng, khách sạn ở Việt Nam. Tiệc tùng là một bộ phận phổ biến không thể tách rời của hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Có nhiều thương vụ làm ăn được quyết định ngay trên bàn tiệc. 2.1.2.5. Tiến trình đàm phán thường lâu dài Để tạo được sự tin cậy đối với người Việt là một quá trình lâu dài. Họ thường ít đưa ra quyết định sớm hoặc công việc sẽ ít khi hoàn thành trong chuyến đi đầu tiên, thường nó sẽ được giải quyết sau vài ba chuyến đi tùy thuộc vào mối liên hệ làm ăn giữa các công ty và danh tiếng của nó. Các công ty lớn, lâu đời thường dễ dàng tạo được uy tín, người Việt Nam sẽ sớm chấp nhận làm ăn với bạn nếu bạn có một lời giới thiệu đáng tin cậy. Do thời gian ở Việt Nam khá thoải mái, cùng với quan điểm “Để ngày mai hẵng hay” ảnh hưởng khá nhiều đến công việc cả trong khu vực nhà nước lẫn tư nhân, nhỏ cũng như lớn. Vì thế cũng ảnh hưởng lớn đến tiến trình kinh doanh từ việc thiết lập các mối quan hệ cho đến công việc đàm phán thương lượng và thực thi các kế hoạch. Do đó việc kéo dài trễ nải trong các công việc cần thiết như giấy tờ, thủ tục, ngày hẹn,… có thể dẫn đến quá trình đàm phán lâu dài hơn dự định. Do ảnh hưởng của lối sống cộng đồng, tập thể, cho nên các nhà đàm phán Việt Nam cũng không quyết đoán khi đưa ra các quyết định thường hỏi qua ý kiến của tập thể. Mặc dù, họ luôn tỏ ra khá tự tin và hiểu biết nhiều về những vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của cả hai bên và những vấn đề sẽ đề cập trong hợp đồng nhưng lại thiếu tính quyết đoán. Khi cả hai bên bàn bạc, thảo luận đến một vấn đề nào đó nhưng khi sắp đến điểm cao trào, điểm quyết định thì họ lại có xu hướng chùn lại, hội ý riêng, rồi lại kéo vấn đề dài ra và tình trạng này kéo dài nhiều lần trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Quyết định đưa ra thường là quyết định tập thể, có sự tham gia góp ý, cân nhắc kỹ lưỡng của các thành viên trong đoàn đàm phán. Do đó, quá trình đàm phán với người Việt Nam thường lâu và phải tốn thời gian. Vì vậy, phía đối tác cần phải kiên nhẫn trong quá trình đàm phán. Người Việt Nam cũng rất ngại rủi ro, so với người Hoa và người Ấn, nên họ thường thận trọng và có lúc rụt rè khi phải quyết định một vấn đề khó khăn. Họ sẽ xem xét kỹ lưỡng các khía cạnh của vấn đề: Các chi tiết hợp đồng, các bên, các tổ chức có liên quan đến thương vụ, mức độ thiệt hại sẽ ra sao, nếu nó thất bại, đối tác có đáng tin cậy hay không,… Bởi vì đã có nhiều bài học do lỗi sơ suất trong hợp đồng mà gây nên những thiệt hại đáng kể cho một số công ty kinh doanh Việt Nam. Ở Việt Nam, hợp đồng ngoại thương phải làm bằng văn bản. Trải qua 15 năm mở cửa, xây dựng nền kinh tế thị trường, phong cách đàm phán của Việt Nam đã và đang có nhiều biến đổi theo chiều hướng tích cực. Kết quả nghiên cứu gần đây cho thấy: các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng cả ba kiểu đàm phán trong kinh doanh quốc tế: “cứng”, “mềm” và “nguyên tắc”. Trong đó, các doanh nghiệp nhà nước, đặc biệt là các tổng công ty lớn, thường áp dụng đàm phán theo kiểu “cứng”. Các công ty vừa và nhỏ, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp tư nhân, chủ yếu đàm phán theo kiểu “mềm”. Các công ty có vốn đầu tư nước ngoài đàm phán theo kiểu “nguyên tắc”. 2.1.3. Những khuyết điểm mà doanh nghiệp Việt Nam thường gặp khi đàm phán 2.1.3.1. Công tác chuẩn bị còn yếu Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam thường bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu sự chuẩn bị về con người và thiếu thông tin về đối tác. Trong khi các doanh nghiệp nước ngoài không chỉ thu thập thông tin về đối tác mà còn tìm hiểu cả phong tục tập quán và văn hóa, thì các doanh nghiệp Việt Nam thường coi nhẹ vấn đề này. Nhiều doanh nghiệp khi sắp đàm phán mới gõ cửa các cơ quan xúc tiến thương mại để nhờ dò hỏi thông tin về đối tác. Trong khi để có thể phân tích kỹ lưỡng các thông tin như thế đòi hỏi phải có một khoảng thời gian nhất định. Chính vì vậy, chúng ta thường không hiểu được tâm lý và các hành vi cư xử của đối tác. Đó là chưa kể việc lựa chọn người tham gia đàm phán cũng chưa được thực hiện một cách kỹ càng và không thật sự xuất phát từ yêu cầu thực tế của quá trình thương thuyết, mà còn mang tính chiếu lệ, cho đầy đủ ban bệ. Việc thay đổi trưởng nhóm thương thuyết một cách bất ngờ, không có lý do chính đáng cũng có thể gây tâm lý không thoải mái, nghi ngại cho phía đối tác nước ngoài trong suốt thời gian còn lại của quá trình đàm phán. Ông Larry Raphael, chủ tịch một công ty nước ngoài khi ông đến Việt Nam để đàm phán với ba đối tác. Qua trò chuyện, ông cho biết là đã tìm hiểu khá kỹ về phong tục, tập quán của người Việt Nam thông qua báo chí, cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài và Đại sứ quán Việt Nam tại nước ông. Nhờ chuẩn bị kỹ lưỡng, ông đã tạo được thiện cảm với phía đối tác Việt Nam. 2.1.3.2. Chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán Một trong những điểm yếu của doanh nghiệp Việt Nam, đó là các đàm phán viên chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán. Họ thường thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm các giải pháp mới và thường quá tập trung vào vấn đề đang được đàm phán mà quên đi một phần rất quan trọng của quá trình đàm phán là tạo dựng được một bầu không khí mang tính hợp tác và chia sẻ, cảm thông. Do không chuẩn bị kỹ lưỡng, các doanh nghiệp thường không có chiến lược đàm phán hiệu quả cũng như các kịch bản tình huống dự phòng. Trong các cuộc đàm phán với ba đối tác Việt Nam, ông chủ tịch công ty nói trên đã chuẩn bị rất nhiều phương án tình huống khác nhau cho từng đối tác. Cách ông đặt vấn đề và tiếp cận từng đối tác cũng không giống nhau. Trong khi đó, các đối tác Việt Nam hoàn toàn không có các kịch bản dự phòng. Một công ty tham dự đàm phán với thái độ cứng nhắc và những điều kiện của họ gần như là bất di bất dịch, ngay cả với những điểm ít quan trọng có thể thỏa hiệp được. Họ luôn có thái độ e ngại khi phía đối tác nước ngoài đưa ra các yêu cầu mới. Điều này đã gây cho phía đối tác nước ngoài ấn tượng không tốt về tính chuyên nghiệp và khả năng thích ứng trong kinh doanh. Trong khi ấy, một doanh nghiệp khác đã dễ dàng chấp nhận điều kiện của ông đưa ra sau khi mặc cả... lấy lệ. Sau buổi đàm phán, ông chủ tịch cho biết kết quả đạt được vượt xa mọi dự kiến của ông, vì ông nghĩ sẽ phải mất nhiều thời gian để “kì kèo mặc cả” về các điều kiện. 2.1.3.3. Phân tán vì lợi ích cá nhân Trong một vài cuộc đàm phán khác, các thành viên của phía đối tác Việt Nam cũng thường bị phân tán bởi lợi ích cá nhân như các chuyến đi khảo sát, phần trăm hoa hồng của các hợp đồng hoặc vị trí trong liên doanh. Chính vì những lợi ích cá nhân này mà đôi khi các nhà đàm phán đã đặt bút ký vào những hợp đồng với các điều khoản có lợi cho phía đối tác nước ngoài. Thường tình huống này hay xảy ra với các doanh nghiệp nhà nước hơn là các doanh nghiệp tư nhân hay cổ phần. Với triển vọng gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới trong một tương lai gần, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nhiều cơ hội mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh quốc tế. Tuy nhiên, để tận dụng các cơ hội, doanh nghiệp cần phải nâng cao năng lực, trong đó có việc nâng cao hiệu quả của các cuộc đàm phán kinh doanh. Cần có thái độ nhìn nhận nghiêm túc về tầm quan trọng của các cuộc đàm phán, phải xem đàm phán như là mắt xích quan trọng trong các hoạt động kinh doanh, cần chuẩn bị tốt về nhân lực và thu thập các thông tin cần thiết phục vụ cho cuộc đàm phán. Trong quá trình đàm phán phải tranh thủ để tạo dựng mối quan hệ tốt với đối tác, phải linh hoạt và có các kịch bản tình huống dự phòng. Nên đề ra các mục tiêu cần đạt được theo thứ tự ưu tiên để khi cần thiết có những bước nhân nhượng hợp lý mà vẫn không bị rơi vào thế bị động. Công tác chuẩn bị tốt với các mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tình trạng tiêu cực có thể phát sinh trong quá trình đàm phán. Một cuộc đàm phán được coi là thành công nếu như cả hai phía đều cảm thấy mình được nhiều hơn mất, hai bên cùng tạo dựng được một sự thông cảm, tin tưởng lẫn nhau và quyết tâm hợp tác vì lợi ích chung. 2.2. Đánh giá về thực trạng đàm phán trong kinh doanh 2.2.1. Ưu điểm Ngày nay, với sự ra đời của các hiệp định thương mại, công tác đàm phán cũng có một bước tiến mới: hòa nhập hơn, hiệu quả hơn, đạt được những thành công lớn hơn. Công tác đàm phán ngày càng quan trọng trong công viêc kinh doanh, đóng một vai trò hết sức lớn trong thành công của doanh nghiệp. Nhờ vào công tác đàm phán mà các doanh nghiệp ngày nay giảm thiểu được các sự cạnh tranh và đối đầu với các doanh nghiệp lớn. Tạo môi trường thân thiện giữa các doanh nghiệp. Một cuộc đàm phán thành công có thể tạo ra được một mối quan hệ lâu dài, đôi bên cùng có lợi. Có thể học hỏi được kinh nghiệm, thành quả của các đối tác. Nhờ công tác đàm phán mà quy mô hoạt động của doanh nghiệp được mở rộng. Đàm phán là một chiến thuật không dùng bạo lực để giải quyết vấn đề nhưng vẫn đạt được thành công ở mức độ lớn nhất. Dù chỉ là một cuộc đàm phán nhỏ bé nhưng lợi ích của nó mang lại vô cùng lớn. Đàm phán là thẻ tiền cuối cùng của các thương nhân trong thời đại tự động hóa phát triển nhanh như vũ bão, hầu hết các lĩnh vực hoạt động đều lấy việc giao tiếp và đàm phán với con người là chủ yếu. 2.2.2. Nhược điểm Ngày nay, các doanh nghiệp khi đàm phán thường đặt nhiều lợi ích của cá nhân vì vậy nhiều cuộc đàm phán chiếm rất nhiều thời gian nhưng vẫn không đi đến thống nhất. Phong cách đàm phán của nhiều nước vẫn còn những nhược điểm lớn trong cuộc đàm phán: đàm phán của người Mỹ theo phong cách đàn áp, gây áp lực cho đối phương, còn người Nhật thì ít xem trọng lời nói và giữ lời hứa của mình trong cuộc đàm phán. Chính vì những lí do trên mà gây bất hòa giữa các doanh nghiệp và lớn hơn là vấn đề dân tộc. Ở Việt Nam, nguồn nhân lực đàm phán còn thiếu tính chuyên nghiệp và kỹ năng chuyên môn. Ngoài ra, Việt Nam luôn bị coi là một nước có nền kinh tế phi thị trường nên luôn bị các đối tác lớn lợi dụng điểm yếu này để đưa ra các yêu sách mà phía Việt Nam thường không có đủ luận cứ để bác bỏ, từ đó dẫn tới những bất lợi trong đàm phán. Các quốc gia lớn trong các hiệp định thường đưa ra các yêu cầu mang tính áp đặt đối với các nước chưa phát triển, từ đó muốn tạo ra một sự lệ thuộc về kinh tế đối với họ. Với sự vượt trội về sức mạnh kinh tế cùng với rất nhiều kinh nghiệp quốc tế, những quốc gia này hoàn toàn áp đặt quyền chủ động của mình trên các lĩnh vưc hợp tác, do đó gây rất nhiều cản trở cho các nước đối tác trong quá trình phát triển. CHƯƠNG III: NÂNG CAO KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 3.1. Phương thức nâng cao hiệu quả đàm phán trong kinh doanh . 3.1.2. Giao tiếp tế nhị, tránh phản đối trực tiếp ý kiến của đối tác Cũng như phong cách đàm phán của một số các nhà đàm phán Châu Á, các nhà đàm phán Việt Nam cũng không muốn làm mất lòng ai, vì vậy chùn ta đừng trả lời thẳng thừng ý kiến của họ mà có nhiều cách nói gián tiếp, chẳng hạn như là: - Tôi nghĩ rằng bạn không nên làm điều đó. - Tôi muốn lắm nhưng tôi không thể. - Theo tôi nghĩ điều đó khó mà thực hiện được. - Tôi xin lỗi tôi không được phép quyết định vấn đề này. Với cách thức trả lời gián tiếp này sẽ có hiệu quả rất cao, dù cuộc đàm phán đó có thỏa hiệp được hay không đi chăng nữa, thì vẫn giữ được tính hữu nghị giữa các bên và chúng ta được đánh gia cao trong con mắt của các đối tác 3.1.3. Tôn trọng đối tác và muốn đối tác tiếp thu ý kiến của mình Tôn trọng người khác cũng chính là cách thức để người khác tôn trọng lại mình, nhất là trong đàm phán kinh doanh thì việc tôn trộng đối tác là một việc vô cùng quan trọng. Khi đàm phán một người có năng lực luôn là người biết tiếp thu ý kiến của đối phương và phản hồi một cách tế nhị nhất .Do vậy, khi nói chuyện người Việt Nam hay gật đầu liên tục, kèm theo tiếng đệm “ Vâng” (khi nói tiếng Việt) hay “Yes” (khi nói Tiếng Anh). Đây là sự biểu hiện sự thông hiểu, chú ý lắng nghe, lịch thiệp của người nghe đối với người nói của người Việt Nam. 3.1.4. Nắm vững những nét khác biệt về văn hóa Đông - Tây sẽ giúp doanh nghiệp thành công hơn trong đàm phán với các đối tác nước ngoài. Văn hóa là một rào cản rất lớn trong những cuộc đàm phán có sự tham dự của các đối tác đến từ nhiều nền văn hóa. Không giống như khi đàm phán với đối tác trong nước, vốn có cùng nền văn hóa, ngôn ngữ, định kiến xã hội..., những đối tác đến từ những nền văn hóa khác nhau gần như là một bí ẩn mà những nhà đàm phán phải khám phá rất nhiều, nếu muốn có một cuộc đàm phán thành công. Có một sự khác biệt rất lớn về văn hóa giữa các nước phương Tây với các nước phương Đông, điều này dẫn đến sự khác biệt trong cách giao tiếp và đàm phán. 3.1.5. Cùng thắng hay hơn là thắng - thua (cách giải quyết win - win) Người phương Tây rất thẳng thắn trong việc biểu hiện ra bề ngoài, trong lòng buồn thì bề ngoài cũng biểu hiện nỗi buồn. Nhưng người phương Đông thì khác, nhiều khi bề ngoài “thơn thớt nói cười”, nhưng thực ra là “mặt dày tâm đen”. Điều này cũng được biểu hiện trong kinh doanh. Cạnh tranh trong kinh doanh không nhất thiết luôn là thắng - thua (win-lose), trong rất nhiều trường hợp nó là tình huống cùng thắng (win-win). Đây là khái niệm mà nhiều doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng: Từ cạnh tranh trong đối đầu sang cạnh tranh trong hợp tác. Trong khi đó, đối với người phương Đông, đặc biệt là người Nhật, mặc dù bề ngoài họ ít cạnh tranh trực tiếp nhưng ẩn giấu sâu bên trong là quan điểm win-lose. Có nghĩa là tôi sẽ thắng và anh sẽ thua. Nên việc sử dụng các mưu kế chiến thuật trong bàn đàm phán là chuyện bình thường. Thông qua cuộc đàm phán, hãy cố gắng nhận ra cái mà bạn tin tưởng để có được kết quả có thể chấp nhận cho đối tác. Nó có thể là một sự kết nối của những điều khác mà không quá mắc về giá cả. Chẳng hạn, ngày phân phối là điều kiện quan trọng nhất đối với đối tác, trong khi chất lượng sản phẩm quan trọng đối với bạn.Hiểu được ưu tiên của đối tác quan trọng như là hiểu bản thân bạn, vì thế, hãy chỉ ra bạn sẽ làm gì nếu bạn ở địa vị của đối phương. Khi xây dựng yêu cầu, hãy cố gắng làm cho đối phương hài lòng nếu như chúng không quá ảnh hưởng nhiều đến vị trí của bạn. Hãy sẵn sàng từ bỏ những điều nhỏ để đổi lấy những thứ lớn. 3.1.5. Có chiến lượcCó những điều cơ bản áp dụng cho mọi cuộc đàm phán. Yêu cầu đầu tiên thường là quan trọng nhất và là tiêu chuẩn cho các đề xuất khác. Bạn sẽ chẳng bao giờ có được điều mà bạn không đòi hỏi, vì thế yêu cầu đưa ra đầu tiên của bạn phải mạnh mẽ và quyết liệt. Mức giá yêu cầu khi nào cũng phải có sự dao động. Bạn muốn có được tất cả những điều mình hi vọng thì hãy bắt đầu mức giá thấp hơn mong đợi của người bán. Đừng lo lắng đối phương khó chịu miễn là đề nghị của bạn không quá đáng, rồi tiếp tục đàm phán để có được con số tốt nhất.Đối với người mua, không nên phơi bày ngân sách hoặc giới hạn khác trong vị trí đàm phán. Âm mưu của người bán hàng là tân trang lại các chi tiết kỹ thuật sản phẩm, và các thông số khác để bán những sản phẩm kém chất lượng hơn nhằm phù hợp với ngân sách của bạn. Và bạn thì lại cần những sản phẩm tốt nhất với khả năng chi tiền ít hơn kế hoạch đề ra.Luôn luôn có cái gì đó để cho đi mà không gây ảnh hưởng đến vị trí đàm phán của bạn. Nếu bạn đang đề nghị một mức giá cho người mua, hãy cân nhắc ***g vào bẫy để đối phương khó phán đoán. Chẳng hạn, nếu bạn đàm phán một dự án thì hãy cân nhắc chúng bao gồm 9 yếu tố không quan trọng đối với thành công của dự án. Bạn cũng nên gồm những thành phần phụ có thể cần hoặc không cần khi kết thúc dự án. Nếu người mua đưa ra những chiêu bài để giảm chi phí tổng thể, bạn không mất gì nhưng nó có thể giúp những người mua đạt được mục tiêu giá của họ. Việc làm sao lãng này khiến đối phương chệch hướng. Sử dụng chiến lược này phải được xem trong bối cảnh và xem xét những gì nhà thầu khác có thể đang thực hiện. Nếu bạn biết rằng cách duy nhất để giành được giá là cung cấp một chi phí cốt yếu thì khi đó chiến lược này không thích hợp.Bạn nên quan sát hành động của cơ thể, lời nói và phản ứng của đối tác đối với những điều bạn nói. Chuẩn bị tạm dừng hoặc hủy đàm phán nếu bạn cảm thấy mọi điều đang vượt quá tầm kiểm soát của mình hoặc đối phương dường như gần nắm chắc phần thắng. Hãy chỉ ra sự miễn cưỡng của bạn nếu tiếp tục dưới những điều kiện trên và làm cho đối phương phân vân là không biết bạn có trở lại “cuộc đấu” hay không.Từ quan điểm hợp đồng, một đề nghị sẽ từ bỏ tất cả những yêu cầu trước đó. Một khi đề nghị được đưa ra, bạn luôn hi vọng một sự chấp nhận hoặc từ chối hoặc là một đề nghị khác để giúp cho đàm phán kéo dài. Nếu yêu cầu của bạn bị từ chối và bạn bị đưa ra một đề nghị mới, thì đừng bị sa vào bẫy. Đó sẽ tương đương với đàm phán của bạn và bạn không bao giờ nên làm điều này. Đề nghị cuối cùng là ở bạn và luôn luôn nhấn mạnh nó để ép đối phương phải di chuyển vị trí của họ trước khi bạn đưa ra lời đề nghị khác. 3.2. Văn hóa trong đàm phán kinh doanh 3.2.1. Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hóa khác - Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người mà bạn định đàm phán. Trước khi bước vào đàm phán, hãy tìm hiểu về văn hóa của người mà bạn định đàm phán với họ, tập quán, tiêu chuẩn, giá trị và thói quen của họ. - Đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa: không có hai con người nào cùng một nền văn hóa sẽ giống nhau hoàn toàn. - Linh hoạt: Những phong cách, chiến lược và chiến thuật đàm phán của bạn cần làm cho thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh nhất định. - Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản. Đôi khi những từ tương tự nhau có những ý nghĩa khác nhau trong những ngôn ngữ khác nhau. - Sự truyền đạt không bằng lời là một yếu tố rất quan trọng đàm phán giữa các nền văn hóa. Hãy cẩn thận về ngôn ngữ cử chỉ của bạn và ý nghĩa kèm theo với những cử chỉ, giọng nói, sự im lặng và những biểu hiện trên nét mặt của phía bên kia. - Những kiểu đàm phán khác nhau theo các nền văn hóa. Môi trường văn hóa cũng quyết định rất lớn đến ai sẽ là thành viên trong đoàn đàm phán, ai sẽ là trưởng đoàn, và tiến hành đàm phán như thế nào và lúc nào. Việc hiểu biết những sự khác biệt này là rất quan trọng nếu ai đó muốn tránh những lỗi lầm ngớ ngẩn. 3.2.2. Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương đông và phương Tây Vấn đề Phương Tây Phương Đông Phong tục tập quán Chú trọng tới các quyền, mục đích, ý muốn riêng của từng người. Chú trọng tới tính cộng đồng, cái riêng được coi là một phần của cái chung. Đổi mới Coi trọng ý nghĩ mới, cách tốt nhất thực hiện công việc đang làm. Coi trọng phong tục, tính kế thừa và sự duy trì cấu trúc xã hội hiện tại. Năng động Có tính năng động, sáng tạo cao. Không cần thiết phải có mối quan hệ cá nhân đậm đà và vững chắc mới được coi là tiền đề cho giao dịch. Ít năng động hơn. Những người đồng sự kinh doanh có khuynh hướng buôn bán với nhau lâu dài và thường khoan dung cho nhau những khuyết điểm của người kia (ở một mức độ nhất định) Diễn cảm Mạnh dạn biểu hiện cảm xúc một các tự nhiên. Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh ở nơi công cộng. Đối chất Việc thách thức, đối chất và ngạo mạn là những điều thuộc về bản chất trong nhiều mối quan hệ. Hợp tác đạt mục tiêu chung và tránh mọi hành vi làm mất mặt. Mất uy tín Sau khi thua trận (mất uy tín), vẫn có thể hành động bình thường. “Mất mặt” là một điều hết sức xấu và tổn hại tới công việc sau này. Quan điểm đối với số liệu Việc quyết định có khuynh hướng dựa vào tính hợp lý vầ dựa trên cở sở các số liệu tổng quát. Việc quyết định có xu hướng vào trực giác. Cách suy nghĩ Bắt đầu từ việc quan sát sự vật xung quanh và thận trọng rút ra một nguyên lý hành động cho một tình huống cụ thể. Đó là kiểu suy nghĩ “từ dưới lên”. Bắt đầu với những nguyên lý chung của hành động và được gắn vào các tình huống. Đó là kiểu suy nghĩ “từ trên xuống”. Người đàm phán Người đàm phán thường là một ủy viên điều hành của công ty. Người chủ công ty thường là người đàm phán. Tập trung Một nhà kinh doanh thường có những việc khác nhau trong đầu kết hợp với việc đàm phán hiện tại. Hướng suy nghĩ vào một mục tiêu duy nhất. Họ chỉ nghĩ về giao dịch hiện tại. Thời gian Thời gian là một mối bận tâm chủ yếu. Công việc đạt được kết quả mỹ mãn có giá trị hơn công việc được thực hiện đúng tiến độ. Luật pháp và đạo đức Tôn trọng luật pháp. Hợp đồng là cơ bản. Sống theo đạo đức. Cảm giác tín nhiệm là cơ bản. 3.2.3. Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài 3.2.3.1. Đàm phán với đối tác Mỹ a. Vũ khí đàm phán của người Mỹ Trong đàm phán, vũ khí mà người Mỹ hay dùng đó là uy hiếp, phô trương thanh thế và luôn cứng rắn. Hầu như trong tất cả các sách báo nói về nghệ thuật đàm phán mà người Mỹ phát hành, phần lớn đều không xa rời chủ trương uy hiếp, khuyếch trương thanh thế. Một khi những biện pháp này không có hiệu quả, họ sẽ chuyển sang các chiêu thức cứng rắn như: cự tuyệt, tẩy chay, hoặc kiện cáo… Chúng ta cần phải hiểu rằng, với kiểu một một mực khăng khăng hoặc quá cứng rắn là không thể chấp nhận được, giống như trong chuyện chơi bóng, bạn đập càng mạnh thì sức đàn hồi càng cao. Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, không có ai lại lặng lẽ nhẫn chịu áp lực do đối phương gây ra, nếu không thế thì không thể gọi là “đàm phán” được. Người Mỹ rất giỏi gây áp lực trong đàm phán. Từ các mánh lới nhỏ, như đập bàn đập ghế,… đến việc tuyên bố đàm phán bị phá vỡ, rồi gửi thông điệp cuối cùng, và đi nước cờ ăn chắc như kiểu thẩm vấn công đường, luôn muốn áp đảo đối phương. Nếu may mắn thì gặp được đối thủ yếu hơn hoặc nhát gan, bị dọa nạt mà cúi đầu nghe theo, còn gặp phải đối thủ đàm phán có kinh nghiệm, bản lĩnh thì cuộc đàm phán coi như đổ bể hoặc thông minh ra thì xoay chuyển bằng cách nhún nhường và tự “biết mình biết người” hơn thì mới mong cuộc đàm phán thành công. b. Phong cách đàm phán của người Mỹ Về phong cách trong đàm phán, người Mỹ thường có lối sống và cách suy nghĩ rất thực dụng, óc thực dụng thể hiện ở 3 chữ S: save (tiết kiệm), share (chia đều), safe (an toàn). Tiết kiệm có thể nói đến đầu tiên ở Mỹ đó là tiết kiệm thời gian, họ tiết kiệm thời gian trong mọi công việc, họ coi thời gian là vàng, chuyện chính xác về giờ giấc đối với họ là rất quan trọng và là nguyên tắc, sự sai hẹn trong vài phút cũng có thể làm họ khó chịu. Khi đàm phán người Mỹ thường đi nhanh vào mục đich và nội dung chính càng về sau càng nhanh, nhanh đến mức chóng mặt. Người lái xe thay vì mất thời gian bơm châm dầu vào xe thì bỏ tiền ra thuê người làm, dành thời gian để thư giãn hoặc làm việc khác có lợi hơn. Người Mỹ còn rất tiết kiệm tiêu dùng cá nhân 40% sản lượng giấy làm ra hàng năm là do tái chế giấy cũ. Trong sinh hoạt người Mỹ không có ý nghĩ trả tiền hộ người khác và không bao giờ tỏ ra hào phóng như một số cư dân ở nước khác, thậm chí ở nhiều gia đình vợ chồng ai tiêu tiền của người đó. Súng ở Mỹ được mua bán rất dễ dàng nên an toàn là sự lo lắng thường xuyên của từng người dân Mỹ điều đó thể hiện ở sự thường xuyên căng thẳng về thần kinh. Trong quá trình đàm phán người Mỹ không thích những lí lẽ rườm rà, họ muốn nhanh chóng định đoạt thương vụ. Nếu họ thấy không có khả năng buôn bán làm ăn gì với bạn họ lập tức gạt vấn đề sang một bên để dành thời gian làm việc với người khác. Nếu cuộc đối thoại đã qua 5 phút mà còn chậm chạp ở ngoài lề thì đây là dấu hiệu của việc thương lượng bất thành. 3.2.3.2. Đàm phán với đối tác Nhật Bản a. Đàm phán kiểu Nhật Bản đầy hạn chế Người Nhật có thói quen hay tùy tiện đưa ra những lời hứa miệng. Mỗi lần các quan chức lãnh đạo cấp cao của Nhật đến thăm Mỹ, các vấn đề phía Mỹ đưa ra luôn được trả lời là “ra sức cải thiện hơn nữa” hoặc “nhất định nỗ lực hơn nữa”. Những tờ séc đã ký phải quy đổi ra tiền mặt, đây là những điều ai cũng biết. Sau vụ việc, đương nhiên người Mỹ sẽ đưa ra những yêu cầu cụ thể, hi vọng người Nhật có thể thực hiện đúng, vì lời hứa miệng cũng là giao kèo có hiệu quả. Tuy nhiên những yêu cầu này lại luôn làm người Nhật kinh ngạc, vì ngay từ đầu họ đã không ý thức được rằng phải đổi tờ séc đó ra tiền mặt. Ví dụ, hồi Carter làm tổng thống, Nhật từng “bảo đảm” tăng them 9,5% ngân sách quốc phòng, nhưng trên thực tế chỉ tăng them 7,5%. Hành động này khiến chính phủ Carter tức giận. Điều đáng tiếc là những việc kiểu này xảy ra thường xuyên ở Nhật. Người Nhật rất thích ký những tờ séc vô dụng, dễ dàng hứa nhưng không hiểu được “nhất ngôn cửu đỉnh” là gì. Về mặt này họ cần phải học hỏi nhiều về cách giữ giao kèo. Trước đây xảy ra một việc rất điển hình. Đại học New York dự định thành lập một trung tâm nghiên cứu kinh tế Nhật Bản, cần khoảng 3.000.000 USD, nuốn thu góp ở Nhật 1.500.000 USD. Vì thế họ phái một học giả rất có tiếng tăm đến Nhật trước để gặp Thủ tướng và những nhân vật có tầm cỡ trong giới tiền tệ. Kết quả là đã thu được những phản hồi tương đối tích cực và nhiệt thành. Người Nhật đồng loạt trả lời vị học giả người Mỹ này rằng: “Chúng tôi cho rằng thành lập một trung tâm như vậy rất có ý nghĩa, thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau giữa hai nước Nhật-Mỹ, tiến hành nghiên cứu nền kinh tế Nhật Bản là tất yếu. Chúng tôi chắc chắn sẽ giúp đỡ các bạn thực hiện mục tiêu này”. Người Nhật nói câu này chẳng qua là thuận miệng nói cho xong chuyện, nhưng người Mỹ lại cho rằng họ đã có được sự “bảo đảm” của phía Nhật. Vì vậy khi bên Mỹ bắt đầu tiến hành công việc thu góp ở Nhật, một số vấn đề quan trong đã xảy ra, đó là phía Nhật không quyên góp một xu nào. Học giả đó tức giận, lập tức đến Đại sứ quán Nhật ở Mỹ, kịch liệt chỉ trích hành động bất tín của Nhật: “Các ông đã nói phải tăng cường giao lưu giữa Mỹ và Nhật, tiến hành ngược nền kinh tế Nhật Bản… đây toàn là những lời nói quàng xiên, không có gì đảm bảo cả. Những nhà doanh nghiệp của các ông nói có vẻ rất hào phóng, thực ra lại vắt cổ chày ra nước, trong đầu chỉ nghĩ làm cách nào để kiếm được tiền của người khác. Nếu không muốn, thì ngay từ đầu hãy thẳng thắn từ chối, cần gì phải làm động tác giả như vậy!”. “Cố làm động tác giả!” là câu phê bình chung của người Mỹ đối với người Nhật. Có lẽ phía Nhật đã thực sự có chỗ khó xử của họ, song thái độ giả vờ cười nói thân thiện này thực sự khiến người khác không chịu nổi. Nếu muốn từ chối thì nên thẳng thắn bày tỏ. Nếu không thể quyết định ngay thì ngại gì không trực tiếp nói với đối phương “Sau một năm sẽ trả lời”… Hạn chế lớn nhất trong cách đàm phán kiểu Nhật là dù đã nhận lời nhưng trong long lại không cho rằng mình sẽ phải thực hiện. b. Phong cách đàm phán người Nhật Phong cách đàm phán của người Nhật có thể nói là phong cách đặc trưng của các nước Phương Đông, phong cách đó có nhiều điểm khác với phong cách người Mỹ nhiều lúc là đối lập nhau. Nhắc đến người Nhật trước hết phải nói đến tinh thần làm việc tập thể của họ, đây là một yếu tố vượt trội khó có thể tìm thấy ở các nước phương Đông khác. Sự thành công hay thất bại trong con mắt người Nhật đều là chuyện chung của mọi thành viên trong nhóm, người Nhật thường gạt “cái tôi” để đề cao cái chung, sự tự khẳng định cá nhân cho dù dưới bất cứ hình thức nào cũng không được chấp nhận ở Nhật “ cây đinh nào ló lên sẽ bị đóng xuống”. Người Nhật không thích đối đầu với người khác, trong các buổi họp họ thường ít cãi nhau hay dùng những lời lẽ làm mất lòng người khác. Hai công ty Nhật có thể cạnh tranh nhau trong nước song khi ra ngoài thì hai công ty đó có thể bắt tay nhau để cùng cạnh tranh với một công ty ngoại quốc. Người Nhật có óc cầu tiến và rất nhạy cảm với cái mới. Họ không ngừng theo dõi những biến đổi của thế giới, đánh giá cân nhắc nó với điều kiện Nhật Bản, khi biết trào lưu nào đang thắng thế và có lợi cho mình người Nhật sẽ không ngừng học hỏi để nắm bắt kịp trào lưu đó. Trong kinh doanh người Nhật rất trọng “chữ tín” và phát triển mối làm ăn lâu dài. Ở Nhật tuổi tác đồng nghĩa với khôn ngoan và kinh nghiệm. Thông thường người cao tuổi nhất thường là người quan trọng nhất. Do đó người Nhật thường thấy khó khăn khi phải tiến hành đàm phán thương lượng với những người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn. Người Nhật coi trọng lễ nghi, sự hòa nhã và thái độ nghiêm túc trong đàm phán. Trong đàm phán những người quan trọng nhất thường sử dụng tiếng Nhật rất ít khi họ sử dụng ngôn ngữ khác, vịêc sử dụng một ngôn ngữ khác trong đàm phán (VD: Tiếng Anh, Tiếng Pháp…) thường do người trẻ tuổi trong đoàn đảm nhiệm. Do coi trọng chữ tín nên người Nhật thường dựa vào một lời cam kết miệng hơn là trên một hợp đồng thành văn, khi họ nói ra thì coi nhưng đó là một lời cam kết, nhiều người Nhật sẽ coi như bị xúc phạm khi người nước ngoài nào đó cố đòi cho được bản hợp đồng viết ra hẳn hoi. 3.2.3.3. Đàm phán với một số nước khác Đối tác Anh - Hẹn làm việc trước hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm. - Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân. - Là một xã hội phân biệt giai cấp mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi. - Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc điên rồ như người Mỹ. - Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ. Đối tác Pháp - Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao vì vậy thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm. - Thường niềm nở và thân mật tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình. - Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề mình đưa ra. - Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể". "Không" tức là chúng ta hãy cùng thỏa thuận. - Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung từ cao xuống thấp. - Hãy luôn đến đúng giờ đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa. Đối tác Đức - Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ. Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng. - Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ mối quan hệ giữa các bên đối tác. - Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện chính xác các hợp đồng đó. Không thích thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong. - Rất chú ý đến các chức danhVí dụ Ngài Giáo sư Schmitt. PHỤ LỤC Khi đối đầu xung đột với người khác, chúng ta có thể làm những việc sau: 1. Tránh né người đó. 2. Chuyển thành một chủ đề trung lập. 3. Cố gắng tìm hiểu quan điểm của người đó. 4. Cố gắng quay trở lại xung đột trong một câu chuyện hài hước. 5. Lắng nghe ý kiến của người đó. 6. Thừa nhận mình sai, cho dù không tin là mình sai. 7. Nhượng bộ hoàn toàn. 8. Đòi hỏi nhiều hơn là thực sự giải quyết. 9. Dùng sức mạnh của mình để ngăn phía bên kia đạt mục đích của ho. 10. Cố gắng tìm ra những điểm riêng biệt mà hai bên đồng ý và không đồng ý. 11. Cố gắng đi đến một thỏa hiệp. 12. Giả vờ đồng ý. 13. Chuyển hướng về vấn đề mà mình có thể giải quyết tốt nhất. 14. Yêu cầu người khác phân xử xem ai đúng. 15. Gợi ý một cách mà cả hai bên đều đạt được cái gì đó. 16. Đe dọa phía bên kia. 17. Đấu tranh một cách tự nhiên cho đến cùng. 18. Cố gắng tìm ra mục đích của bên kia là gì. 19. Phàn nàn cho đến khi đạt được biện pháp của mình. 20. Nhượng bộ, nhưng cho bên kia biết mình bị thiệt hại như thế nào. 21. Xin lỗi. 22. Nhượng bộ một số điểm để trao đổi với phía bên kia. 23. Cố gắng hết sức để đạt được thỏa thuận bất kể thỏa thuận như thế nào 24. Tạm hoãn lại việc thảo luận. 25. Tìm kiếm giải pháp dung hòa. 26. Tránh xúc phạm đến lòng tự trọng của phía bên kia. 27. Đưa mọi vấn đề ra một cách công khai. 28. Hy sinh quyền lợi của mình vì mối quan hệ. 29. Dung hòa quan điểm của hai bên. 30. Yêu cầu bên kia nhượng bộ một số điểm để trao đổi với bạn. 31. Cho phép phía bên kia nhận trách nhiệm để tìm ra giải pháp. 32. Cố gắng nhấn mạnh vào những điểm mà hai bên đồng ý. 33. Cố gắng để phía bên kia giải quyết bằng cách thỏa hiệp. 34. Cố gắng thuyết phục bên kia bằng những lập luận logic của mình. 35. Cố gắng đáp ứng yêu cầu của phía bên kia. KẾT LUẬN Thông qua đề tài nghiên cứu “Đàm phán trong kinh doanh” chúng ta đã thấy được nhiều hơn tầm quan trọng của hoạt động đàm phán, đặc biệt là hoạt động đàm phán trong kinh doanh. Đề tài đã cố gắng đi sâu phân tích thực trạng của một số vấn đề nổi bật trong phạm vi nghiên cứu. Ngoài việc nắm bắt được một cách cụ thể và toàn diện về các vấn đề mang tính chất lí luận, chúng ta cũng đã có những đánh giá về thực trạng đàm phán trong kinh doanh và những điểm yếu mà doanh nghiệp Việt Nam thường gặp khi đàm phán. Qua việc nghiên cứu, có thể rút ra những điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động đàm phán trong kinh doanh. Cùng với việc tìm hiểu những xu hướng vận động chủ yếu của các mối quan hệ kinh tế diễn ra trong phạm vi một khu vực cụ thể hay trên phạm vi toàn cầu, chúng ta có thể thấy được những cơ hội và thách thức đặt ra đối với Việt Nam, cụ thể trong đề tài đề cập đến là những điểm yếu mà doanh nghiệp Việt Nam thường gặp khi đàm phán. Từ đó có thể đưa ra được những lưu ý mang tính thực tiễn cao nhằm giải quyết vấn đề mà đề tài nghiên cứu đã đặt ra. Tóm lại, thông qua đề tài nghiên cứu này, nhóm thực hiện đã cố gắng tạo nên một góc nhìn tổng quát hơn về hoạt động đàm phán trong kinh doanh. Qua đó, góp phần chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của hoạt động quan trọng này trong quá trình phát triển quan trọng của đất nước. Đồng thời, thông qua quá trình nghiên cứu, nhóm đã đưa ra những quan điểm và giải pháp nhằm góp phần nâng cao kỹ năng đàm phán trong kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu nhóm đã nhận được sự đóng góp ý kiến hết sức quý báu của cô Nguyễn Thị Kim Ánh, giảng viên môn Nghệ thuật giao tiếp, và từ các bạn trong lớp, nhưng vẫn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Vì vậy, nhóm rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô, các bạn trong lớp và bạn đọc để đồ án hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Biên dịch Thế Anh, 2006, Nghệ thuật giao tiếp không lời, NXB Thanh Hóa. [2] Biên soạn Phụng Ái, 2004, Cẩm nang xã giao Thương mại quốc tế, NXB Thanh Hóa. [3] Nguyễn Sinh Huy – Trần Trọng Thủy, 2006, Nhập môn Khoa học giao tiếp, NXB Giáo Dục. [4] Leil Lowndes, 2009, Nghệ thuật giao tiếp để thành công, NXB Lao động – Xã hội. [5] Nguyễn Hữu Thân, 2006, Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh, NXB Thống Kê. –1— BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ STT Tên thành viên Nội dung Tham gia 1 Nguyễn Thị Thu Thủy Cơ sở lý luận 100% 2 Ngô Tấn Lợi Cơ sở lý luận 100% 3 Nguyễn Thị Thu Oanh Cơ sở lý luận 100% 4 Võ Thụy Trúc Xinh Thực trạng 100% 5 Lê Hoàng Hảo Thực trạng 100% -