Đồ án Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ

Më §ÇU Trong mÊy thËp kû gÇn ®©y, ngµnh C«ng NghÖ Th«ng Tin ThÕ giíi ®· ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu to lín, ®ãng gãp ®¸ng kÓ cho sù ph¸t triÓn kinh tÕ , x· héi.. ë ViÖt Nam ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin tuy míi b­íc ®Çu héi nhËp nh­ng tèc ®é ph¸t triÓn kh¸ nhanh ,nã ®ang dÇn tõng b­íc ®­îc øng dông trong nhiÒu lÜnh vùc cña nÒn kinh tÕ vµ ®· ph¸t huy ®­îc hiÖu qu¶. ¸p dông C«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c qu¶n lý sÏ lµm gi¶m bít søc lao ®éng cña con ng­êi , tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian víi ®é chÝnh x¸c cao , gän nhÑ vµ tiÖn lîi h¬n rÊt nhiÒu so víi viÖc lµm thñ c«ng qu¶n lý trªn giÊy tê nh­ tr­íc ®©y. Tin häc ho¸ gióp thu hÑp kh«ng gian l­u tr÷,tr¸nh ®­îc thÊt l¹c d÷ liÖu,tù ®éng hÖ thèng ho¸ vµ cô thÓ ho¸ c¸c th«ng tin theo nhu cÇu cña con ng­êi. Vai trß cña c«ng nghÖ th«ng tin lµ kh«ng thÓ phñ nhËn song viÖc ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin cßn tuú thuéc vµo tõng lÜnh vùc ,tõng ®èi t­îng còng nh­ tõng giai ®o¹n cô thÓ cña ho¹t ®éng kinh tÕ,x· héi … Do c«ng viÖc qu¶n lý hµng ho¸ hµng ngµy ®ßi hái ph¶i cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi ,chÝnh x¸c vÒ hµng ho¸ ,kh¸ch hµng ,c«ng nî cho kh¸ch hµng còng nh­ cho l·nh ®¹o cho nªn ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin trong qu¶n lý hµng ho¸ lµ mét viÖc lµm cÇn thiÕt ®èi víi c«ng viÖc cña b¶n th©n .ChÝnh v× vËy em chän viÖc " X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî " lµm ®å ¸n tèt nghiÖp cña m×nh d­íi sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh cña PGS -TiÕn SÜ NguyÔn Thanh Thuû-Bé m«n HÖ Thèng Th«ng Tin –Tr­êng §¹i häc B¸ch Khoa Hµ Néi. Môc ®Ých cña ®Ò tµi lµ : - X©y dùng mét ch­¬ng tr×nh gióp cho c«ng viÖc qu¶n lý hµng ho¸,c«ng nî cña m×nh ®­îc thuËn lîi ,®¬n gi¶n,tèn Ýt thêi gian h¬n so víi viÖc qu¶n lý thñ c«ng tr­íc ®©y . - §a d¹ng ho¸ c¸c th«ng tin qu¶n lý. - §¶m b¶o ®é tin cËycña d÷ liÖu ,t¨ng tÝnh linh ho¹t cña hÖ thèng nhê c¸c ph­¬ng ph¸p qu¶n lý C¬ Së D÷ LiÖu hiÖn ®¹i . Ph¹m vi ®Ò tµi : - §Ò tµi ®­îc nghiªn cøu trong ph¹m vi hÑp ,¸p dông riªng cho lÜnh vùc ho¹t ®éng cña mét v¨n phßng ®¹i diÖn kinh doanh Khu Vùc -n¬i em ®ang c«ng t¸c . - §i s©u vµo t×m hiªu vµ ph©n tÝch mét hÖ thèng th«ng tin ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh . ch­¬ng i kh¶o s¸t hÖ thèng 1.1Tæng quan vÒ hÖ thèng qu¶n lý Qu¶n lý lµ c¸ch biÓu hiÖn mét ý chÝ muèn biÕn ®æi vµ thuÇn phôc mét tæng thÓ c¸c hiÖn t­îng.§ã lµ viÖc t¹o ra c¸c sù kiÖn,thay v× ®Ó cho c¸c sù kiÖn x¶y ra béc ph¸t.§©y kh«ng ph¶i lµ sù l¾p r¸p c¸c nhiÖm vô rêi r¹c mµ lµ ho¹t ®éng ph©n biÖt râ rµng víi c¸c chøc n¨ng kh¸c cña tæ chøc. Trong nh÷ng n¨m tr­íc ®©y khi m¸y tÝnh ch­a ®­îc sö dông réng r·i trong c¸c hÖ thèng qu¶n lý,c¸c hÖ thèng qu¶n lý nµy ®Òu ph¶i thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p thñ c«ng vµ hÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî còng n»m trong sè ®ã. 1.2 Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña hÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî . HÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî cã chøc n¨ng th­êng xuyªn cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o c«ng ty ,cho kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp vÒ hµng ho¸ vµ c«ng nî nh­ l­îng hµng tån, hµng b¸n ®­îc, sè nî, doanh sè b¸n hµng...HÖ thèng nµy ®­îc ®Æt d­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc. Víi chøc n¨ng nh­ vËy,hÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî lu«n cËp nhËt nh÷ng th«ng tin vÒ ho¹t ®éng nhËp, xuÊt, b¸n hµng, t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng.. . th­êng xuyªn bæ sung nh÷ng th«ng tin thay ®æi trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng . Ngoµi ra, c«ng t¸c thèng kª b¸o c¸o t×nh h×nh theo yªu cÇu cña ban gi¸m ®èc còng lµ nhiÖm vô kh«ng thÓ thiÕu trong hÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî. 1.3 Yªu cÇu cña hÖ thèng vµ nh÷ng khã kh¨n Tr­íc mét khèi l­îng t­¬ng ®èi lín nh­ c¸c yªu cÇu ®Æt ra th× viÖc qu¶n lý theo ph­¬ng ph¸p thñ c«ng sÏ tèn mÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc . §Æc biÖt lµ víi mét sè l­îng nh©n viªn h¹n chÕ cña c«ng ty th× viÖc ®ßi hái cung cÊp nh÷ng th«ng tin tøc thêi lµ kh«ng thÓ ®¸p øng ®­îc, do ®ã gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n.Nã ®ßi hái ph¶i cã nhiÒu nh©n lùc, nhiÒu thêi gian ®iÒu nµy sÏ g©y nªn mét sù l·ng phÝ lín vÒ lao ®éng dÉn ®Õn chi phÝ qu¶n lý t¨ng ®©y lµ ®iÒu kh«ng mong muèn ®èi víi bÊt cø mét c¸ nh©n, ®¬n vÞ hay tæ chøc nµo. Tõ nh÷ng nh­îc ®iÓm trªn ta thÊy cÇn thiÕt ph¶i cã mét hÖ thèng tin häc ho¸ cho viÖc qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî còng nh­ c¸c hÖ thèng qu¶n lý kh¸c. Mét sè nguyªn t¾c cÇn ®¶m b¶o Nguyªn t¾c c¬ së th«ng tin thèng nhÊt + Th«ng tin ®­îc tÝch luü,th­êng xuyªn cËp nhËt + Th«ng tin kh«ng trïng lÆp + Th«ng tin kh«ng d­ thõa Nguyªn t¾c linh ho¹t cña hÖ thèng. HÖ thèng ph¶i tu©n theo nguyªn t¾c thèng nhÊt vµ ninh ho¹t cña th«ng tin. Nguyªn t¾c nµy lµm gi¶m nhÑ cho viÖc vµo sè liÖu vµ t¨ng ®é tin cËy. C¸c b­íc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý gåm c¸c b­íc c¬ b¶n sau: a. TiÕn hµnh t×m hiÓu vµ kh¶o s¸t hÖ thèng. + Ph¸t hiÖn c¸c nh­îc ®iÓm tån t¹i + C©n nh¾c tÝnh kh¶ thi + §Þnh h­íng cho c¸c giai ®o¹n tiÕp theo b. Ph©n tÝch hÖ thèng: Ph©n tÝch chi tÕt hÖ thèng ®Ó x©y dùng l­îc ®å kh¸i niÖm.TiÕn hµnh x©y dùng l­îc ®å hÖ thèng. c. ThiÕt kÕ tæng thÓ: X¸c ®Þnh vai trß cña m¸y tÝnh trong hÖ thèng ph©n ®Þnh râ phÇn viÖc cña m¸y lµm ,phÇn viÖc thñ c«ng lµm . d.ThiÕt kÕ chi tiÕt. + ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng xö lý th«ng tin tr­íc khi ®­a vµo m¸y tÝnh + ThiÕt kÕ c¸c ph­¬ng ph¸p cËp nhËt th«ng tin vµo m¸y tÝnh + ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh giao diÖn cho ng­êi sö dông + KiÓm thö ch­¬ng tr×nh tr­íc khi ®­a vµo sö dông e. Cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh + Sau khi kiÓm thö tèt tiÕn hµnh cµi ®Æt KÕt qu¶ kh¶o s¸t vµ ®­a ra yªu cÇu cña ®Ò tµi qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî + Qu¶n lý hµng ho¸ + HÖ thèng thèng kª + Qu¶n lý c«ng nî + In c¸c lo¹i b¸o c¸o Cïng víi sù ph¸t triÓn cña x· héi ,c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý còng cÇn ®­îc ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn ®Ó cã thÓ ®¸p øng tèt ®uîc yªu cÇu ®Æt ra còng nh­ gióp cho Ban gi¸m ®èc cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n ,hiÖu qu¶ trong s¶n xuÊt kinh doanh .Yªu cÇu ®Æt ra cô thÓ ®èi víi hÖ thèng míi ®ã lµ víi sè l­îng hai hoÆc ba nh©n viªn cã thÓ ®¸p øng tèt nhiÖm vô qu¶n lý nãi trªn . CH¦¥NG II PH¢N TÝCH HÖ THèNG vÒ CHøC N¡NG C¨n cø vµo viÖc kh¶o s¸t yªu cÇu ®Æt ra ra ®èi víi hÖ thèng ,trªn c¬ së ph©n tÝch bµi to¸n trong ch­¬ng hai.theo ph­¬ng ph¸p ph©n tich cã cÊu tróc(SA) ta cã biÓu ®å ph©n møc kiÓu (top_down analyis) hay gäi lµ biÓu ®å ph©n cÊp cøc n¨ng(BPC) nh­ sau: BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng: Qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî 1.Qu¶n lý hµng ho¸ 2.Qu¶n lý c«ng nî 1.3 B¸o c¸o hµng ho¸ TH &CT 1.2 CËp nhËt danh môc hµng ho¸ 1.1 CËp nhËt phiÕu xuÊt nhËp 2.1 CËp nhËt phiÕu thu chi 2.2 CËp nhËt danh môc kh¸ch hµng 2.3 B¸o c¸o c«ng nî TH &CT HÖ Thèng " Qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî " gåm hai chøc n¨ng chÝnh: - Chøc n¨ng qu¶n lý hµng ho¸ : Thùc hiÖn theo dâi viÖc xuÊt nhËp hµng ho¸ diÔn ra hµng ngµy ,nã bao gåm c¸c chøc n¨ng cËp nhËt phiÕu xuÊt nhËp,cËp nhËt danh môc hµng ho¸,vµ b¸o c¸o hµng ho¸ d¹ng tæng hîp vµ chi tiÕt. - Chøc n¨ng qu¶n lý c«ng nî : Thùc hiÖn cËp nhËt ,theo dâi viÖc mua b¸n hµng ho¸ vµ thanh to¸n cña kh¸ch hµng .Nã bao gåm c¸c chøc n¨ng cËp nhËt phiÕu thu chi,cËp nhËt danh môc kh¸ch hµng ,b¸o c¸o c«ng nî d¹ng tæng hîp vµ chi tiÕt . BiÓu ®å luång d÷ liÖu cña hÖ thèng: Møc 0: BiÓu ®å luång d÷ liÖu Møc 0(møc Ng÷ c¶nh) cho ta c¸i nh×n kh¸i qu¸t qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng. Kh¸ch hµng, Nhµ cung cÊp HÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî Ban qu¶n lý a1,c2 b1,e1,e3 a6,c6 c1,d1,f1,f3 a1 : Nhµ cung cÊp giao hµng,hoÆc kh¸ch hµng mua hµng. c2 : Kh¸ch hµng tr¶ nî,thanh to¸n. b1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu ®iÒu chØnh phiÕu nhËp xuÊt (do nhËp sai sãt). e1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu b¸o c¸o tån kho. e3 : Göi b¸o c¸o tån kho vÒ Ban qu¶n lý. c1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu tr¶ nî cho nhµ cung cÊp. d1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu ®iÒu chØnh phiÕu thu chi (do nhËp sai sãt). f1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu b¸o c¸o c«ng nî . f3 : Göi Ban qu¶n lý b¸o c¸o c«ng nî. C6 :B¸o sè nî ,thanh to¸n. a6: Tr¶ lêi ,giao hµng. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc 1 cña hÖ thèng: Kh¸ch hµng,nhµ cung cÊp 1.Qu¶n lý HH 2.QL c«ng nî Ban qu¶n lý a1 b1,e3,e1 a6 a1,b2,e2 phiÕu NX c6 f2 c2 f1,f3,c1,d1 Ph©n tÝch c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng : 2.1Chøc n¨ng 1 - Qu¶n lý hµng ho¸ . Giíi thiÖu vÒ chøc n¨ng qu¶n lý hµng ho¸: Qu¶n Lý Hµng Ho¸ CËp nhËt phiÕu XuÊt NhËp CËp nhËt danh môc hµng ho¸ B¸o c¸o hµng ho¸ Tæng hîp vµ chi tiÕt Tõ s¬ ®å trªn cho thÊy ®Ó hoµn thµnh ®­îc chøc n¨ng qu¶n lý hµng ho¸ cÇn ph¶i thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng sau: + CËp nhËt phiÕu xuÊt nhËp : Chøc n¨ng nµy bao gåm cËp nhËt vµ l­u l¹i nh÷ng th«ng tin cã liªn quan ®ÕnviÖc xuÊt nhËp hµng ho¸ cô thÓ lµ xuÊt cho ®èi t­îng nµo vµ nhËp tõ ®©u ®Ó tõ ®ã cã ®­îc nh÷ng con sè thèng kª chÝnh x¸c vÒ hµng ho¸ trong kho . + CËp nhËt danh môc hµng ho¸ :Chñ yÕu lµ theo dâi c¸c chñng lo¹i hµng míi ,®­îc xuÊt nhËp t¹i mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh (cuèi ngµy). +B¸o c¸o hµng ho¸ Tæng hîp vµ chi tiÕt .Sau khi c¸c ho¹t ®éng xuÊt nhËp hµng ho¸ ®· kÕt thóc th× sè liÖu tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ hµng ho¸ ph¶i ®­îc b¸o c¸o ®Ó tõ ®ã ban gi¸m ®èc ®­a ra ph­¬ng ¸n nhËp hµng ,b¸n hµng... BiÓu ®å luång d÷ liªô møc ®­íi ®Ønh ®Þnh nghÜa chøc n¨ng 1 . CËp nhËt phiÕu XN CËp nhËt danh môc HH B¸o c¸o hµng ho¸ TH&CT Kh¸ch hµng Nhµ CC Ban qu¶n lý a1 b1 a2,b2 a3 phiÕu NX a5 danh môc HH e4 a6 e2 e3 e1 2.2 Chøc n¨ng 2- qu¶n lý c«ng nî . Qu¶n lý c«ng nî CËp nhËt phiÕu thu chi CËp nhËt danh môc kh¸ch hµng B¸o c¸o c«ng nî Tæng hîp vµ chi tiÕt §Ó hoµn thµnh chøc n¨ng Qu¶n lý c«ng nî cÇn ph¶i thùc hiÖn ba chøc n¨ng con ®ã lµ : + CËp nhËt phiÕu thu chi .Sau yªu cÇu thanh to¸n cña kh¸ch hµng (phiÕu thu) hoÆc tr¶ nî cho nhµ cung cÊp(phiÕu chi) th× hÖ thèng ph¶i cã nhiÖm vô lËp phiÕu thu chi ®ång thêi l­u phiÕu thu chi ®· lËp . + CËp nhËt danh môc kh¸ch hµng .Khi mét kh¸ch hµng hoÆc nhµ cung cÊp míi cã ho¹t ®éng giao dÞch víi hÖ thèng th× nh÷ng ®èi t­îng ®ã ph¶i ®­îc cËp nhËt vµ l­u tr÷ mét c¸ch th­êng xuyªn. + B¸o c¸o c«ng nî Tæng hîp vµ chi tiÕt: §©y lµ mét chøc n¨ng mang tÝnh thèng kª . Chøc n¨ng nµy cã thÓ cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o biÕt ®­îc vÒ t×nh h×nh thu chi, tæng sè nî mµ kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n, còng nh­ sè nî ch­a thanh to¸n cho nhµ cung cÊp , ®Ó tõ ®ã ®­a ra quyÕt ®Þnh lµ cã nªn cung cÊp hµng ho¸ cho mét kh¸ch hµng nµo ®ã hay kh«ng . NÕu kh¸ch hµng ®ã nî nhiÒu cã thÓ ngõng cung cÊp vµ ng­îc l¹i .Còng tõ ®©y cã thÓ chän ®­îc nhµ cung cÊp hµng ho¸ l©u dµi cho c«ng ty . BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh ®Þnh nghÜa chøc n¨ng 2 CËp nhËt phiÕu thu chi CËp nhËt danh môc kh¸ch hµng B¸o c¸o c«ng nî TH &CT Kh¸ch hµng nhµ cung cÊp Ban qu¶n lý c2 d1 c1 c3 d2 c4 f1 phiÕu thu chi danh môc KH f5 c5 f2 phiÕu nhËp xuÊt f4 c6 f3 Tõ biÓu luång d÷ liÖu ®Þnh nghÜa c¸c chøc n¨ng qu¶n lý hµng ho¸ vµ chøc n¨ng qu¶n lý c«ng nî ta cã thÓ x©y dùng ®­îc biÓu ®å luång d÷ liÖu cña hÖ thèng . BiÓu ®å luång d÷ liÖu hÖ thèng qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî : K.Hµng, nhµ cung c Ban qu¶n lý 1.1CËp nhËt phiÕu NX 1.3B¸o c¸oHH TH&CT 1.2CËp nhËt danh môc HH 2.2CËp nhËt danh môcKH 2.3B¸o c¸o c«ng nî TH&CT 2.1CËp nhËt phiÕu thu chi Ban qu¶n lý Kh¸ch hµng, ncc b1 c2 a1 c1 d1 b2 a4 phiÕu nhËp x c4 a3 a2 d2 c3 phiÕu thu chi c5 f5 a5 danh môc KH danh môc HH e4 f2 e2 f4 e3 f1 e1 f3 a6 c6 *Chó thÝch (Do tªn luång d÷ liÖu kh¸ dµi cho nªn trong luËn v¨n em sö dông c¸c ký hiÖu ®Ó gi¶i thÝch.) - CËp nhËt phiÕu xuÊt a1: Nhµ cung cÊp giao hµng hoÆc kh¸ch hµng mua hµng cña c«ng ty. a2 : L­u phiÕu nhËp –xuÊt a3 : Yªu cÇu cËp nhËt danh môc hµng ho¸ (nÕu lµ hµng ho¸ míi). a4 : CËp nhËt danh môc kh¸ch hµng (nÕu lµ kh¸ch hµng míi ). a5 : L­u th«ng tin vÒ hµng ho¸ míi . a6: Tr¶ lêi ,giao hµng. - §iÒu chØnh phiÕu nhËp –xuÊt b1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu ®iÒu chØnh phiÕu nhËp xuÊt (do nhËp sai sãt ) b2 : LÊy phiÕu nhËp xuÊt cÇn ®iÒu chØnh tõ kho l­u ra ®iÒu chØnh theo yªu cÇu vµ l­u l¹i. - B¸o c¸o tån kho e1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu b¸o c¸o tån kho . e2 : LÊy sè tån tõ danh môc hµng ho¸ vµ t×nh h×nh nhËp xuÊt tõ kho d÷ liÖu phiÕu nhËp xuÊt ®Ó x¸c ®Þnh sè tån kho cuèi kú . e3 : Göi b¸o c¸o tån kho tíi ban qu¶n lý . e4:T×m c¸c th«ng tin vÒ xuÊt nhËp ,tån cña hµng ho¸. - CËp nhËt phiÕu thu chi c1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu chi tr¶ nî cho nhµ cung cÊp (yªu cÇu lËp phiÕu chi). c2 : Kh¸ch hµng tr¶ nî (yªu cÇu lËp phiÕu thu ). c3 : L­u phiÕu thu chi ®· lËp . c4 : Yªu cÇu cËp nhËt danh môc kh¸ch hµng (nÕu lµ kh¸ch hµng míi). C5:L­u danh môc kh¸ch hµng. C6:B¸o sè nî ,thanh to¸n. - §iÒu chØnh phiÕu thu chi d1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu ®iÒu chØnh phiÕu thu chi (do nhËp sai sãt). d2 : LÊy phiÕu thu chi cÇn ®iÒu chØnh tõ kho l­u ra ®iÒu chØnh theo yªu cÇu vµ l­u l¹i . - B¸o c¸o c«ng nî . f1 : Ban qu¶n lý yªu cÇu b¸o c¸o c«ng nî f2 : LÊy sè nî ®Çu kú tõ danh môc kh¸ch hµng vµ t×nh h×nh nhËp xuÊt tõ kho d÷ liÖu nhËp xuÊt ,t×nh h×nh thu chi tõ kho d÷ liÖu phiÕu thu chi ®Ó x¸c ®Þnh t¨ng gi¶m nî trong kú vµ nî cuèi kú . f3 : Göi ban qu¶n lý b¸o c¸o c«ng nî . f4:LÊy th«ng tin tõ kho phiÕu nhËp xuÊt ®Ó tÝnh to¸n vµ vµo b¸o c¸o c«ng nî CH¦¥NG III PH¢N TÝCH HÖ THèNG VÒ D÷ LIÖU Môc ®Ých cña viÖc ph©n tÝch hÖ thèng vÒ d÷ liÖu lµ lËp l­îc ®å kh¸i niÖm vÒ d÷ liÖu ,lµm c¨n cø cho viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng sau nµy ViÖc ph©n tÝch hÖ thèng vÒ d÷ liÖu ®­îc tiÕn hµnh ®éc lËp víi viÖc ph©n tÝch hÖ thèng vÒ chøc n¨ng .Trong b­íc ph©n tÝch hÖ thèng vÒ d÷ liÖu ta tËp trung nghiªn cøu cÊu tróc tÜnh cña d÷ liÖu (Kh«ng phô thuéc vµo thêi gian ,kh«ng phô thuéc vµo xö lý). L­îc ®å kh¸i niÖm ®­îc thµnh lËp theo m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt ( E/A ) . M« h×nh thùc thÓ liªn kÕt (E/A) xuÊt ph¸t tõ ba kh¸i niªm c¬ b¶n ®ã lµ : thùc thÓ ,liªn kÕt ,vµ thuéc tÝnh . *C¸c thùc thÓ : Mét thùc thÓ (entity) lµ mét vËt thÓ cô thÓ hay trõu t­îng ,tån t¹i thùc sù vµ kh¸ æn ®Þnh trong thÕ giíi thùc mµ ta muèn ph¶n ¸nh nã trong hÖ thèng th«ng tin. ThÝ dô : Thùc thÓ cô thÓ nh­ : Kh¸ch hµng TrÇn v¨n Qu©n §¬n hµng sè 2003 Thùc thÓ trõu t­îng nh­ : Khoa c«ng nghÖ th«ng tin Tµi kho¶n sè 1998 * C¸c thuéc tÝnh : Thuéc tÝnh (property hay attribute) lµ mét gi¸ trÞ dïng ®Ó m« t¶ mét khÝa c¹nh nµo ®ã cña thùc thÓ . ThÝ dô : Tuæi cña NguyÔn v¨n Dòng lµ 20 GÝa trÞ thuéc tÝnh th­êng ®­îc cho kÌm theo mét tªn ,tªn ®ã lµ mét kiÓu thuéc tÝnh (property type) . KiÓu thùc thÓ lµ mét tËp hîp c¸c thùc thÓ ®­îc m« t¶ bëi cïng mét tËp hîp c¸c kiÓu thuéc tÝnh vµ biÓu diÔn cho mét líp tù nhiªn c¸c vËt thÓ trong thÕ giíi thùc . *C¸c liªn kÕt : Mét liªn kÕt (association type ) lµ mét sù gom nhãm c¸c thùc thÓ trong ®ã mçi thùc thÓ cã vai trß nhÊt ®Þnh . Mét kiÓu liªn kÕt (association type )lµ mét tËp hîp c¸c liªn kÕt cã cïng ý nghÜa .Mét kiÓu liªn kÕt lµ ®­îc ®Þnh nghÜa gi÷a nhiÒu kiÓu thùc thÓ .Sè c¸c kiÓu thùc thÓ tham gia vµo kiÓu liªn kÕt gäi lµ sè ng«i cña kiÓu liªn kÕt . HÖ thèng "Qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî " víi chøc n¨ng nhiªm vô lµ nhËn ®¬n hµng th«ng qua ®­êng ®iÖn tho¹i hoÆc ®¬n hµng trùc tiÕp tõ c¸c kh¸ch hµng sau ®ã xem xÐt t×nh tr¹ng vÒ hµng ho¸ cña c«ng ty t×nh tr¹ng c«ng nî cña kh¸ch hµng ®Ó tõ ®ã cã thÓ cung cÊp hoÆc ngõng cung cÊp hµng ho¸ cho kh¸ch hµng ,còng cã thÓ lµ nhËp hµng .Sau mçi kú h¹n ho¹t ®éng giao dÞch (ngµy ,tuÇn ,th¸ng ,quý,n¨m ...) hÖ thèng cã thÓ thèng kª vµ cã nh÷ng b¸o c¸o chi tiÕt vÒ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty tõ ®ã gióp cho l·nh ®¹o ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n kinh doanh hîp lý nh»m ph¸t triÓn . 3.1. C¸c thùc thÓ : Thùc thÓ kh¸ch hµng §©y lµ thùc thÓ kh«ng thÓ thiÕu v× kh¸ch hµng chÝnh lµ ®èi t­îng phôc vô cña c«ng ty. Kh¸i niÖm kh¸ch hµng ®­îc hiÓu lµ mét c¸ nh©n,mét c¬ quan hoÆc mét tæ chøc. Kh¸ch hµng lµ ®èi t­îng trùc tiÕp ®øng ra yªu cÇu c«ng ty cung cÊp c¸c s¶n phÈm ®ång thêi ,kh¸ch hµng cã nhiÖm vô thanh to¸n l¹i cho c«ng ty tiÒn mua s¶n phÈm qua c¸c lÇn giao dÞch . Nã bao gåm mét sè thuéc tÝnh sau : - M· kh¸ch hµng - Tªn kh¸ch hµng - §Þa chØ - Sè ®iÖn tho¹i ... b.Thùc thÓ hµng ho¸( s¶n phÈm) §©y lµ ®èi t­îng qu¶n lý trùc tiÕp cña hÖ thèng .Trong hÖ thèng qu¶n lý nµy nguån cung cÊp s¶n phÈm cho ®¬n vÞ qu¶n lý lµ c«ng ty mÑ do vËy kh«ng cÇn thiÕt ph¶i ®­a vµo hÖ thèng thùc thÓ nhµ cung cÊp n÷a . C¸c thuéc tÝnh : - M· hµng ho¸ - Tªn hµng ho¸ - §¬n vÞ tÝnh - GÝa ®¬n vÞ (gi¸ trªn mét ®¬n vÞ tÝnh) c.PhiÕu xuÊt Mçi khi cã kh¸ch hµng hay mét ®¹i lý nµo lÊy hµng ,tuú theo sè l­îng ,chñng lo¹i s¶n phÈm giao cho kh¸ch ,nh÷ng th«ng tin ®ã sÏ ®­îc ghi nhËn trong phiÕu xuÊt .Hay phiÕu xuÊt lµ mét biÓu mÉu nh»m l­u l¹i th«ng tin vÒ hµng ho¸ xuÊt ra vµ ®èi t­îng nhËn nã . PhiÕu xuÊt bao gåm c¸c thuéc tÝnh : - Sè phiÕu xuÊt - M· kh¸ch hµng - Ngµy xuÊt d.PhiÕu nhËp Khi hµng ho¸ ®­îc vËn chuyÓn tõ c«ng ty mÑ ®Õn th× nh÷ng th«ng tin vÒ sè l­îng ,chñng lo¹i hµng ho¸ ph¶i ®­îc l­u l¹i .PhiÕu xuÊt vµ phiÕu nhËp lµ c¬ së ®Ó tÝnh to¸n l­îng tån kho cña mét hay mét sè lo¹i hµng ho¸ nµo ®ã mµ hÖ thèng ®ang qu¶n lý . C¸c thuéc tÝnh : -Sè phiÕu nhËp -Ngµy nhËp e.Tæng hîp (thèng kª) §©y lµ mét d¹ng trõu t­îng mµ th«ng qua nã ng­êi qu¶n lý hÖ thèng cã thÓ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cô thÓ vÒ t×nh h×nh kinh doanh nh­ sè nî doanh sè b¸n hµng ,sè thu ,l­îng hµng tån ...cho ban l·nh ®¹o . - M· qu¶n lý - M· kh¸ch hµng - Nî ®Çu kú - Thanh to¸n - Nî cuèi kú - M· hµng ho¸ - Sè l­îng - §¬n gi¸ - Thµnh tiÒn ... Ngoµi ra PhiÕu thanh to¸n còng cã thÓ ®­îc coi nh­ mét thùc thÓ cã quan hÖ 1-1 víi kh¸ch hµng . Thùc chÊt ®©y lµ mét chøng tõ trong ®ã ghi nhËn sè tiÒn mµ mét kh¸ch hµng nµo ®ã ®· thanh to¸n ,viÖc thanh to¸n cã thÓ diÔn ra ngay t¹i thêi ®iÓm khi kh¸ch hµng ®ã mua hµng hoÆc còng cã thÓ lµ sau khi kh¸ch hµng mua hµng . PhiÕu thanh to¸n bao gåm c¸c danh môc sau: - M· kh¸ch hµng - Sè chøng tõ liªn hÖ - Ngµy chøng tõ liªn hÖ - Ngµy tr¶ tiÒn - Sè tiÒn Ta cã thÓ tiÕn hµnh gom nhãm c¸c thuéc tÝnh ®Ó t¹o ra c¸c thùc thÓ (entity tape) sau ®ã ¸p dông s¸u quy t¾c biÕn ®æi biÓu ®å E/A kinh ®iÓn ®Ó ®­îc m« h×nh thùc thÓ/ liªn kÕt h¹n chÕ tèi ­u.M« h×nh E/A t­¬ng ®èi dÔ lËp v× nã ph¶n ¸nh s¸t sao c¸c ®èi t­îng trong thùc tÕ . HoÆc ta cã thÓ tiÕn hµnh ph©n tÝch hÖ thèng vÒ d÷ liÖu theo m« h×nh quan hÖ. C¸ch lµm nµy ®¬n gi¶n vµ rÊt trùc quan. Tuy nhiªn kÕt hîp lËp l­îc ®å d÷ liÖu theo m« h×nh E/A sau ®ã hoµn chØnh tiÕp l­îc ®å b»ng m« h×nh quan sÏ gióp cho hÖ thèng tr¸nh ®­îc mét sè nh­îc ®iÓm ®Æc biÖt lµ tÝnh d­ thõa d÷ liÖu Trong bµi nµy em sö dông theo m« h×nh thùc thÓ liªn (E/A). 3.2 Mèi liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ Dùa trªn mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ trong viÖc h×nh thµnh C¬ Së D÷ LiÖu ta x©y dùng c¸c mèi liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ nh­ sau : *Thùc thÓ Kh¸ch hµng cã mèi quan hÖ 1-n víi thùc thÓ phiÕu xuÊt.Cã nghÜa lµ : Mét kh¸ch hµng cã thÓ cã tªn trong nhiÒu phiÕu xuÊt, mçi phiÕu xuÊt chØ lËp cho mét kh¸ch hµng. Thùc thÓ kh¸ch hµng cã quan hÖ n-1 víi thùc thÓ tæng hîp cã nghÜa lµ trong mçi b¶ng tæng hîp cã thÓ cã mÆt nhiÒu kh¸ch hµng vµ mçi kh¸ch hµng chØ xuÊt hiÖn mét lÇn trong mçi b¶ng tæng hîp . *Thùc thÓ hµng ho¸ cã quan hÖ 1- n víi c¸c thùc thÓ : chi tiÕt phiÕu xuÊt ,vµ thùc thÓ Tæng hîp. *Thùc thÓ phiÕu nhËp : Trong mçi phiÕu nhËp cã thÓ cã nhiÒu tiªu thøc ,tøc lµ tªn cña c¸c th«ng tin mµ ng­êi lËp phiÕu ph¶i ®iÒn vµo chç trèng ngay sau ®ã(hay d­íi ®ã).Tuy nhiªn ta nhËn thÊy cã hai lo¹i tiªu thøc kh¸c nhau :C¸c tiªu thøc ë ngoµi b¶ng chØ nhËn mét gi¸ trÞ duy nhÊt vµ c¸c tiªu thøc trong b¶ng (viÕt ë ®Çu c¸c cét) th× l¹i cã thÓ nhËn nhiÒu gÝa trÞ. Khi tiÕn hµnh m« h×nh ho¸ mét c¸ch tù nhiªn ta diÔn t¶ phiÕu nhËp lµ mét kiÓu thùc thÓ víi tÊt c¶ c¸c tiªu thøc lÊy lµm kiÓu thuéc tÝnh .Sau ®ã ta t¹o ra mét kiÓu thùc thÓ phô thuéc duy nhÊt mµ mçi thùc thÓ trong ®ã t­¬ng øng víi mét dßng c¸c gi¸ trÞ viÕt trong b¶ng ,thùc thÓ ®ã gäi lµ Chi tiÕt phiÕu nhËp . Nh­ vËy phiÕu nhËp cã quan hÖ 1-n víi thùc thÓ chi tiÕt phiÕu nhËp . *Thùc thÓ phiÕu xuÊt: còng gièng nh­ phiÕu nhËp ,trong mçi phiÕu xuÊt còng cã nhiÒu dßng chi tiÕt do ®ã ta t¹o ra mét thùc thÓ phô thuéc vµo kiÓu thùc thÓ phiÕu xuÊt gäi lµ thùc thÓ chi tiÕt phiÕu xuÊt. S¬ ®å thùc thÓ liªn kÕt Kh¸ch hµng -M· kh¸ch hµng -Tªn kh¸ch hµng -§Þa chØ -Sè ®IÖn tho¹i Hµng ho¸ -M· hµng ho¸ -Tªn hµng ho¸ -§¬n vÞ tÝnh -GÝa ®¬n vÞ PhiÕu xuÊt -Sè phiÕu xuÊt -M· kh¸ch hµng -Ngµy xuÊt Tæng hîp -M· qu¶n lý -M· kh¸ch hµng -M· hµng ho¸ . . . . . . . . . . Chi tiÕt phiÕu xuÊt -Sè phiÕu -M· hµng ho¸ -Sè l­îng xuÊt -§¬n gi¸ PhiÕu nhËp -Sè phiÕu nhËp -Ngµy nhËp Chi tiÕt phiÕu nhËp -Sè phiÕu -M· hµng ho¸ -Sè l­îng nhËp -®¬n gÝa Tõ toµn bé m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt ®Çy ®ñ cña d÷ liÖu qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî ë trªn ta cã thÓ chuyÓn vÒ m« h×nh quan hÖ theo quy t¾c lµ c¸c kiÓu thùc thÓ vµ kiÓu liªn kÕt ®· ®­îc thùc thÓ ho¸ chuyÓn thµnh c¸c quan hÖ hay c¸c b¶ng vµ bæ sung thªm phÇn d÷ liÖu phôc vô tham chiÕu. CH¦¥NG IV THIÕT KÕ HÖ THèNG ThiÕt kÕ hÖ thèng lµ nh»m chuyÓn c¸c ®Æc t¶ logic cña hÖ thèng ( vÒ chøc n¨ng ,vÒ d÷ liÖu ...) thµnh c¸c ®Æc t¶ vËt lý cña hÖ thèng cã tÝnh tíi c¸c yªu cÇu vµ rµng buéc vËt lý . *§Çu vµo cña c«ng viÖc thiÕt kÕ bao gåm : - C¸c ®Æc t¶ logic vÒ hÖ thèng cã ®­îc tõ giai ®o¹n ph©n tÝch . - C¸c yªu cÇu vµ rµng buéc vÒ c¸c ®iÒu kiÖn vËt lý cô thÓ nh­ lµ c¸c h×nh tr¹ng phÇn cøng ,phÇn mÒm ,c¸c tµi nguyªn ,c¸c dung l­îng cã thÓ c¸c yªu cÇu vÒ thêi gian thùc hiÖn ,thêi gian tr¶ lêi ,vÒ xö lý sai lçi ,chi phÝ b¶o tr× ... *§Çu ra cña c«ng viÖc thiÕt kÕ sÏ lµ c¸c quyÕt ®Þnh vÒ : - Mét kiÕn tróc tæng thÓ cña hÖ thèng. - C¸c h×nh thøc trao ®æi trªn biªn cña hÖ thèng (C¸c mÉu thu thËp ,c¸c tµi liÖu in ra ,c¸c giao diÖn ng­êi /m¸y...). - Tæ chøc vËt lý cña c¬ së d÷ liÖu theo c¸c ph­¬ng ¸n sö dông tÖp hay sö dông hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cã s½n . - Tæ chøc ch­¬ng tr×nh theo c¸c m«®un . C¸c quyÕt ®Þnh vÒ thiÕt kÕ lu«n lµ mét sù tho¶ hiÖp gi÷a hai mÆt : tÝnh hîp lý ®¬n thuÇn (logic) vµ sù h¹n chÕ cña ®iÒu kiÖn cô thÓ (vËt lý). 4.1 ThiÕt kÕ tæng thÓ . *C¨n cø tõ thùc tÕ cã thÓ chia hÖ thèng thµnh hai hÖ thèng con ®ã lµ : - HÖ thèng 1: CËp nhËt th«ng tin cho hÖ thèng. - HÖ thèng 2 : B¸o c¸o C¨n cø cña sù ph©n chia ë ®©y lµ theo sù kiÖn giao dÞch *Ph©n ®Þnh phÇn thùc hiÖn thñ c«ng víi phÇn thùc hiÖn b»ng m¸y tÝnh §©y lµ mét hÖ thèng ®­îc x©y dùng trong mét ph¹m vi nhá hÑp do vËy co thÓ ph©n ®Þnh nh­ sau : -Chøc n¨ng thùc hiÖn b»ng thñ c«ng bao gåm :CËp nhËt danh môc hµng ho¸ cËp nhËt danh môc kh¸ch hµng . -Chøc n¨ng m¸y tÝnh bao gåm : CËp nhËt phiÕu thu chi , phiÕu nhËp xuÊt , b¸o c¸o hµng ho¸ , b¸o c¸o c«ng nî . Khi cã mét sù kiÖn giao dÞch nµo ®ã x¶y ra th× mét nh©n viªn cã thÓ cËp nhËt c¸c th«ng tin xung quanh sù kiÖn ®ã vµ nhËp c¸c d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh cã cµi s½n ch­¬ng tr×nh qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî sau ®ã m¸y sÏ ®­a ra nh÷ng kÕt qu¶ tÝnh to¸n ,trªn c¬ së ®ã ng­êi phô tr¸ch hÖ thèng qu¶n lý sÏ ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®Ó hµnh ®éng nh­ cung cÊp hµng ,thu nî ,gäi hµng ... ThiÕt kÕ C¬ së d÷ liÖu C¬ së d÷ liÖu lµ n¬i l­u gi÷ l©u dµi c¸c d÷ liÖu cña hÖ thèng ë bé nhí ngoµi . C¸c d÷ liÖu nµy ph¶i ®­îc tæ chøc theo hai tiªu chÝ : -Hîp lý ,nghÜa lµ ph¶i ®ñ vµ kh«ng d­ thõa . -Truy cËp thuËn lîi ,nghÜa lµ t×m kiÕm ,cËp nhËt ,bæ sung vµ lo¹i bá c¸c th«ng tin sao cho nhanh chãng vµ tiÖn dông . ë b­íc ph©n tÝch trªn ta ®· nghiªn cøu d÷ liÖu theo tiªu chÝ hîp lý vµ ®· thµnh lËp ®­îc mét l­îc ®å d÷ liÖu theo m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt (E/A) hay ®ã lµ l­îc ®å kh¸i niÖm vÒ d÷ liÖu ,v× nã chØ dõng l¹i ë yªu cÇu ®ñ vµ kh«ng d­ thõa cho nªn ®· bá qua yªu cÇu nhanh vµ tiÖn .Khi thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ta biÕn l­îc ®å nãi trªn thµnh l­îc ®è vËt lý ,tøc lµ mét cÊu tróc l­u tr÷ thùc sù cña d÷ liÖu trong bé nhí . C¸c d÷ liÖu nµy ®­îc thiÕt kÕ vµ tr×nh bµy trong hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu access . *Giíi thiÖu vÒ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu access. Microsoft access thuéc bé phËn phÇn mÒm Microsoft Office . §­îc sö dông trong viÖc qu¶n trÞ nh÷ng c¬ së d÷ liÖu kiÓu quan hÖ,trªn m«i trêng Windows,cã s½n c¸c c«ng cô h÷u hiÖu vµ tiÖn lîi ®Ó s¶n sinh ra c¸c ch­¬ng tr×nh cho hÇu hÕt c¸c bµi toans thêng gÆp trong c¸c bµi to¸n cô thÓ nh­: Qu¶n lý,th«ng kª,kÕ to¸n ..... víi access ng­êi dïng kh«ng ph¶i viÕt tõng c©u lÖnh cô thÓ nh­ trong PASCAL,C++,FOXPRO... mµ chØ cÇn tæ chøc d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ c¸c yªu cÇu cÇn gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc. HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Acccess cã mét sè ®Æc ®iÓm tèi ­u sau: - Hç trî d÷ liÖu counter,cho phÐp ph¸t sinh m· duy nhÊt lµm kho¸ chÝnh cho c¸c mèi liªn kÕt d÷ liÖu trong m« h×nh d÷ liÖu quan hÖ. - KiÓm tra chÆt chÏ tÝnh trïng lÆp cña c¸c kho¸ d÷ liÖu ë møc hÖ thèng. Cã thÓ sö dông tÝnh chÊt nµy ®Ó ®¶m b¶o viÖc ph¸t sinh m· duy nhÊt. - ThÝch hîp víi c¸c phÇn mÒm øng dông chuyªn dông trong qu¶n lý,cã tèc ®é xö lý nhanh. - Hç trî cho hÖ vÊn tin SQL,t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc thiÕt lËp b¸o c¸c nhanh chÝnh x¸c. - Hç trî cho c«ng t¸c b¶o mËt ë møc hÖ thèng C¸c c«ng cô m¹nh mÏ cña access cung cÊp lµ: b¶ng,truy vÊn,mÉu biÓu,b¸o c¸o,macro vµ module: Table (b¶ng): Lµ thµnh phÇn c¬ b¶n cña c¬ së d÷ liÖu,nã cho phÐp l­u tr÷ d÷ liÖu cña mét ®èi t­îng nµo ®ã ®Ó phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý. Mét C¬ Së d÷ liÖu gåm nhiÒu b¶ng . Mét b¶ng th­êng gåm nhiÒu tr­êng cã c¸c kiÓu kh¸c nhau . C¸c b¶ng trong mét c¬ së d÷ liÖu th­êng cã quan hÖ víi nhau . Query (Truy vÊn): Lµ c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó tæng hîp s¾p xÕp t×m kiÕm d÷ liÖu trªn c¸c b¶ng,khi thùc hiÖn ®îc truy vÊn sÏ tËp hîp ®­îc kÕt qu¶ thÓ hiÖn trªn mµn h×nh díi d¹ng b¶ng (DynaSet). DynaSet chØ lµ mét b¶ng kÕt qu¶ trung gian,kh«ng ®­îc ghi lªn ®Üa vµ nã bÞ xo¸ khi kÕt thóc truy vÊn. Tuy nhiªn cã thÓ sö dông mét DynaSet nh­ mét b¶ng ®Ó x©y dùng c¸c truy vÊn kh¸c. ChØ víi truy vÊn ®· cã thÓ gi¶i quyÕt kh¸ nhiÒu d¹ng to¸n trong qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu. Form (MÉu biÓu) : Lµ c«ng cô m¹nh cña Access th­êng dïng ®Ó tæ chøc cËp nhËt d÷ liÖu cho c¸c b¶ng vµ thiÕt kÕ giao diÖn cho ch­¬ng tr×nh. Tuy cã thÓ nhËp liÖu trùc tiÕp vµo c¸c b¶ng, nh­ng mÉu biÓu sÏ cung cÊp nhiÒu kh¶ n¨ng nhËp liÖu tiÖn lîi nh­: NhËn d÷ liÖu tõ mét danh s¸ch,nhËn c¸c h×nh ¶nh,nhËp d÷ liÖu ®ång thêi trªn nhiÒu b¶ng. MÉu biÓu cßn cho phÐp nhËp c¸c gi¸ trÞ ®¬n lÎ ( kh«ng liªn quan ®Õn b¶ng) tõ bµn phÝm. MÉu biÓu cßn cã mét kh¶ n¨ng quan träng kh¸c lµ tæ chøc giao diÖn Ch­¬ng tr×nh d­íi d¹ng mét b¶ng nót lÖnh hoÆc mét hÖ thèng Menu. Report (B¸o biÓu): Lµ mét c«ng cô tuyÖt víi phôc vô c«ng viÖc in Ên,nã cho c¸c kh¶ n¨ng: - In d÷ liÖu d­íi d¹ng b¶ng. - In d÷ liÖu d­íi d¹ng biÓu. - S¾p xÕp d÷ liÖu tr­íc khi in. - S¾p xÕp vµ ph©n nhãm d÷ liÖu. Cho phÐp thùc hiÖn c¸c phÐp to¸n ®Ó nhËn d÷ liÖu tæng hîp trªn mçi nhãm. Ngoµi ra d÷ liÖu tæng hîp nhËn ®­îc trªn c¸c nhãm l¹i cã thÓ ®­a vµo c«ng thøc ®Ó nhËn ®­îc sù so s¸nh,®èi chiÕu trªn c¸c nhãm vµ trªn toµn b¸o c¸o. - In d÷ liÖu cña nhiÒu b¶ng cã quan hÖ trªn mét b¸o c¸o. Macro (lÖnh ngÇm): Lµ mét tËp hîp c¸c lÖnh nh»m tù ®éng thùc hiÖn c¸c thao t¸c th­êng gÆp. Khi gäi macro th× Access tù ®éng thùc hiÖn mét d·y c¸c lÖnh t­¬ng øng,nã ®­îc xem lµ mét c«ng cô lËp tr×nh ®¬n gi¶n,cho phÐp ng­êi lËp tr×nh chän lùa c«ng viÖc tuú theo t×nh huèng hiÖn t¹i. Macro th­êng dïng víi mÉu biÓu ®Ó tæ chøc giao diÖn ch­¬ng tr×nh. Module (®¬n thÓ): Mét d¹ng tù ®éng ho¸ chuyªn s©u h¬n Macro,®ã lµ nh÷ng hµm riªng cña ng­êi sö dông ®­îc viÕt b»ng ng«n ng÷ Access Basic. Mét sè b¶ng(Table) chÝnh : B¶ng Chi tiÕt phiÕu nhËp Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ So_phieu Text 20 Sè phiÕu nhËp Mahh Text 20 M· hµng ho¸ So_luong Number Double Sè l­îng Don_gia Number Double §¬n gi¸ B¶ng Hµng ho¸ Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ Mahh Text 20 M· hµng ho¸ Tenhh Text 50 Tªn hµng ho¸ Don_vt Text 50 §¬m vÞ tÝnh Don_gia Number Longinteger §¬n gi¸ B¶ng PhiÕu nhËp Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ So_ phieu Text 20 Sè phiÕu nhËp Ngay _ nhap Date/Time Ngµy nhËp B¶ng PhiÕu xuÊt Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ Sopx Text 20 Sè phiÕu xuÊt Ngayx Date/time Ngµy xuÊt Makh Text 50 M· kh¸ch hµng B¶ng Chi tiÕt phiÕu xuÊt Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ Sopx Text 20 Sè phiÕu xuÊt Mahh Text 20 M· hµng ho¸ So_luong Number Double Sè l­îng xuÊt Don_gia Number Double §¬n gi¸ B¶ng Kh¸ch hµng Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ Makh Text 20 M· kh¸ch hµng Tenkh Text 50 Tªn kh¸ch hµng Dia _chi Text 50 §Þa chØ Dien_ thoai Text 50 Sè ®Iön tho¹i B¶ng Tæng hîp Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ Maql Text 20 M· qu¶n lý Makh Text 20 M· kh¸ch hµng Nodk Number Double Nî ®Çu kú Thanh_ toan Number Double Thanh to¸n Nock Number Double Nî cuèi kú Mahh Text 20 M· hµng ho¸ Don_ gia Number Double §¬n gi¸ So _ luong Number Double Sè l­îng Thanh_ tien Number Double Thµnh tiÒn  PhiÕu thanh to¸n Tªn tr­êng KiÓu tr­êng KÝch th­íc M« t¶ Makh Text 20 M· kh¸ch hµng Soctlh Text 50 Sè chøng tõ liªn hÖ Ngayctlh Date/time Ngµy chøng tõ liªn hÖ Ngay_ tra Date/time Ngµy tr¶ So_tien Number Double Sè tiÒn 4.3 ThiÕt kÕ giao diÖn ,thiÕt kÕ c¸c t­ liÖu vµo ra cña hÖ thèng. §ã lµ c¸c h×nh thøc ®Ó tr×nh bµy c¸c th«ng tin ®Ó nhËp vµo m¸y tÝnh hay xuÊt ra tõ m¸y tÝnh .Yªu cÇu ®Æt ra lµ c¸c th«ng tin vµo ph¶i ®Çy ®ñ vµ c¸c th«ng tin ra ph¶i chÝnh x¸c ,giao diÖn ph¶i th©n thiÖn víi ng­êi sö dông . ViÖc thiÕt kÕ c¸c t­ liÖu vµo ra tu©n theo mét nguyªn t¾c ®ã lµ thiÕt kÕ ®Çu ra tr­íc ,thiÕt kÕ ®Çu vµo sau . a.ThiÕt kÕ ®Çu ra (c¸c b¸o c¸o ) bao gåm : -B¸o c¸o tån kho : §©y lµ mét b¶ng b¸o c¸o mang tÝnh thèng kª vÒ c¸c lo¹i hµng ho¸ ®ang ®­îc hÖ thèng qu¶n lý nã bao gåm c¸c môc :Tªn hµng ho¸ ®¬n vÞ tÝnh, gi¸ trªn mét ®¬n vÞ ,l­îng nhËp ,l­îng xuÊt ,l­îng tån. - Chi tiÕt b¸o c¸o : §©y lµ mét b¶ng thèng kª chi tiÕt mét lo¹i hµng hãa nµo ®ã ®ang ®­îc qu¶n lý,lo¹i hµng ®­îc kh¸ch hµng nµo mua ®Þa chØ ,sè l­îng mua vµ thµnh tiÒn lµ bao nhiªu. - B¶n theo dâi c«ng nî : Thùc hiÖn viÖc tÝnh to¸n ,l­u tr÷ sè nî cßn l¹i cña kh¸ch hµng trªn c¬ së sè tiÒn mua hµng ,sè tiÒn ®· thanh to¸n vµ nî cò ch­a thanh to¸n hÕt chuyÓn sang. -B¶ng theo dâi thanh to¸n :Thèng kª t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng ,tÝnh ra sè nî cña kh¸ch hµng ®èi víi c«ng ty . -B¶ng Tån kho cuèi kú :§ã lµ mét biÓu mÉu thèng kª chi tiÕt vÒ mét lo¹i hµng ho¸ cô thÓ nµo ®ã . -RPT CTPX l­u l¹i c¸c lo¹i hµng ho¸ ®· xuÊt trong mçi phiÕu xuÊt . -RPT PhiÕu xuÊt b.C¸c giao diÖn nhËp liÖu bao gåm : -Form b¸o c¸o quý -Form Chi tiÕt phiÕu nhËp -Form Chi tiÕt phiÕu xuÊt -Form Danh môc hµng ho¸ -Form Danh môc kh¸ch hµng -Form PhiÕu nhËp -Form PhiÕu thanh to¸n -Form PhiÕu xuÊt kho -Form Tån kho 4.4 ThiÕt kÕ c¸c m« ®un ch­¬ng tr×nh C¸c m«®un ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y dùng b»ng ng«n ng÷ VBA (Visual Basic For Application ) bao gåm c¸c m« ®un sau : a .M« ®un “B¸o c¸o” Option Compare Database Option Explicit Function baocao(thang As String,nam As String) As String Dim rst As Recordset Dim rst1 As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() Dim ngaybd Dim ngaykt Select Case thang Case "2" ngaybd = "#" & thang & "/1" & "/" & nam & "#" ngaykt = "#" & thang & "/28/" & nam & "#" Case Else ngaybd = "#" & thang & "/1" & "/" & nam & "#" ngaykt = "#" & thang & "/30/" & nam & "#" End Select Dim st st = ""st =" Select phieuxuat.Makh, Ctphieuxuat. Mahh,phieuxuat. ngayxuat, Ctphieuxuat. Soluong," st = st & "Ctphieuxuat.Dongia from phieuxuat INNER JOIN Ctphieuxuat ON " st = st & "phieuxuat. Sophieu = Ctphieuxuat. Sophieu where phieuxuat. ngayxuat between " st = st & ngaybd st = st & " and " st = st & ngaykt Set rst = db.OpenRecordset(st) Dim chuoi chuoi = "delete from thongke1" db.Execute chuoi Set rst1 = db.OpenRecordset("select * from thongke") Dim lenh Do While Not rst.EOF lenh = "insert into thongke1 values('" & rst("makh") & "','" & rst("mahh") & "','" & rst("ngayxuat") & "'," lenh = lenh & "'" & rst("soluong") & "','" & rst("dongia") & "')" db.Execute lenh lenh = "" rst.MoveNext Loop baocao = st End Function b. M« ®un “C«ng nî” Function congno(thang As String,nam As String) As String Dim rst As Recordset Dim rst1 As Recordset Dim db As Database Set db = CurrentDb() Dim ngaybd Dim ngaykt Select Case thang Case "2" ngaybd = "#" & thang & "/1" & "/" & nam & "#" ngaykt = "#" & thang & "/28/" & nam & "#" Case Else ngaybd = "#" & thang & "/1" & "/" & nam & "#" ngaykt = "#" & thang & "/28/" & nam & "#" End Select Dim st st = "" st = "Select thongke10.Makh,thongke10.ngayctlh,thongke10.ngaytra," st = st & "thongke10.sotien from thongke10 " st = st & " where thongke10.ngaytra between " st = st & ngaybd st = st & " and " st = st & ngaykt Set rst = db.OpenRecordset(st) Dim chuoi chuoi = "delete from thongke3" db.Execute chuoi Set rst1 = db.OpenRecordset("select * from thongke10") Dim lenh Do While Not rst.EOF lenh = "insert into thongke3 values('" & rst("makh") & "','" & rst("ngayctlh") & "','" & rst("ngaytra") & "'," lenh = lenh & " '" & rst("sotien") & "') " db.Execute lenh lenh = "" rst.MoveNext Loop congno = st End Function c. M« ®un “C«ng nî 1” Sub theodoi(xthang,xnam) Dim db As Database Dim rst As Recordset Dim rst1 As Recordset Dim rst2 As Recordset Dim tam1,tam2,tam3 Dim no no = 0 If xnam = 0 Then xnam = 2000 Else If xnam < 100 Then xnam = 1900 + xnam If xthang = 1 Then lthang = 12: Lnam = xnam - 1 Else lthang = xthang - 1: Lnam = xnam End If If xthang = 12 Then nthang = 1: nnam = xnam + 1 Else nthang = xthang + 1: nnam = xnam End If currkey = xnam & Right("0" & xthang,2) lastkey = Lnam & Right("0" & lthang,2) Set db = CurrentDb() Set rst = db.OpenRecordset("select * from tonghop2") Dim k Set rst2 = db.OpenRecordset("select * from phu") k = Right("0" & xthang,2) k = xnam & k Dim st st = "delete from chitietcongno" db.Execute st Do While Not rst.EOF lenh = "insert into chitietcongno values('" & k & "','" & rst("makh") & "'," & rst("tongso") & ",0,0)" db.Execute lenh lenh = "" rst.MoveNext Loop rst.Close Set rst = db.OpenRecordset("select * from chitietcongno") Set rst1 = db.OpenRecordset("select * from thanhtoan") If Not (rst1.EOF And rst1.BOF) Then rst1.MoveFirst End If If Not (rst.EOF And rst.BOF) Then rst.MoveLast rst.MoveFirst End If Do While Not rst.EOF Do While Not rst1.EOF If rst("makh") = rst1("makh") Then co = True tam1 = rst1("tongso") Exit Do End If rst1.MoveNext Loop If co = True Then If Not (rst2.EOF And rst2.BOF) Then rst2.MoveFirst End If Do Until rst2.EOF If (rst2("makh") = rst("makh")) And (rst2("maql") = lastkey) Then no = rst2("conlai") Exit Do End If rst2.MoveNext Loop rst.Edit rst("makh") = rst("makh") rst("tsno") = rst("tsno") rst("datra") = tam1 If no > 0 Then rst("conlai") = no + (rst("tsno") - rst1("tongso")) Else rst("conlai") = rst("tsno") - rst("datra") End If If rst("conlai") > 0 Then Dim chuoi ` chuoi = "insert into phu values('" & k & "','" & rst("makh") & "','" & rst("conlai") & "')" db.Execute chuoi End If rst.Update no = 0 tam1 = 0 Else Do While Not rst2.EOF If (rst2("makh") = rst("makh")) And (rst2("maql") = lastkey) Then no = rst2("conlai") Exit Do End If rst2.MoveNext Loop rst.Edit rst("makh") = rst("makh") rst("tsno") = rst("tsno") If no > 0 Then rst("conlai") = no + rst("tsno") Else rst("conlai") = rst("tsno") End If If rst("conlai") > 0 Then Dim chuoi1 chuoi1 = "insert into phu values('" & k & "','" & rst("makh") & "','" & rst("conlai") & "')" db.Execute chuoi1 End If rst.Update no = 0 End If If Not (rst1.EOF And rst1.BOF) Then rst1.MoveFirst End If rst.MoveNext Loop rst1.Close rst2.Close rst.Close End Sub M« ®un “C«ng nî 2” Sub theodoi1(xthang,xnam) Dim db As Database Dim rst As Recordset Dim rst1 As Recordset Dim rst2 As Recordset Dim no no = 0 If xnam = 0 Then xnam = 2000 Else If xnam < 100 Then xnam = 1900 + xnam If xthang = 1 Then lthang = 12: Lnam = xnam - 1 Else lthang = xthang - 1: Lnam = xnam End If If xthang = 12 Then nthang = 1: nnam = xnam + 1 Else nthang = xthang + 1: nnam = xnam End If currkey = xnam & Right("0" & xthang,2) lastkey = Lnam & Right("0" & lthang,2) Set db = CurrentDb() Set rst = db.OpenRecordset("select * from tonghop2") Dim k Set rst2 = db.OpenRecordset("select * from phu") k = Right("0" & xthang,2) k = xnam & k Dim st st = "delete from chitietcongno" db.Execute st Do While Not rst.EOF lenh = "insert into chitietcongno values('" & k & "','" & rst("makh") & "'," & rst("tongso") & ",0,0)" db.Execute lenh lenh = "" rst.MoveNext Loop rst.Close Set rst = db.OpenRecordset("select * from chitietcongno") Set rst1 = db.OpenRecordset("select * from thanhtoan") If Not (rst1.EOF And rst1.BOF) Then rst1.MoveFirst End If If Not (rst.EOF And rst.BOF) Then rst.MoveLast rst.MoveFirst End If Do While Not rst.EOF Do While Not rst1.EOF If rst("makh") = rst1("makh") Then If Not (rst2.EOF And rst2.BOF) Then rst2.MoveFirst End If Do Until rst2.EOF If (rst2("makh") = rst("makh")) And (rst2("maql") = lastkey) Then no = rst2("conlai") Exit Do End If rst2.MoveNext Loop rst.Edit rst("makh") = rst("makh") rst("tsno") = rst("tsno") rst("datra") = rst1("tongso") If no > 0 Then rst("conlai") = no + (rst("tsno") - rst1("tongso")) Else rst("conlai") = rst("tsno") - rst("datra") MsgBox ("chao lanh") End If If rst("conlai") > 0 Then Dim chuoi chuoi = "insert into phu values('" & k & "','" & rst("makh") & "','" & rst("conlai") & "')" db.Execute chuoi End If rst.Update no = 0 Else Do While Not rst2.EOF If (rst2("makh") = rst("makh")) And (rst2("maql") = lastkey) Then no = rst2("conlai") MsgBox (no) Exit Do End If rst2.MoveNext Loop rst.Edit rst("makh") = rst("makh") rst("tsno") = rst("tsno") If no > 0 Then rst("conlai") = no + rst("tsno") Else rst("conlai") = rst("tsno") MsgBox ("hello") End If If rst("conlai") > 0 Then Dim chuoi1 chuoi1 = "insert into phu values('" & k & "','" & rst("makh") & "','" & rst("conlai") & "')" db.Execute chuoi1 End If rst.Update no = 0 End If rst1.MoveNext Loop rst1.MoveFirst rst.MoveNext Loop rst1.Close rst2.Close rst.Close End Sub e. M« ®un “Tån “ Function tonkho(xthang,xnam) Dim db As Database Dim rst1 As Recordset Dim rst2 As Recordset Dim rst3 As Recordset Dim ts Set db = CurrentDb() Set rst1 = db.OpenRecordset("select * from hanghoa") Set rst2 = db.OpenRecordset("select * from xuat") Set rst3 = db.OpenRecordset("select * from nhap") Dim rst4 As Recordset Set rst4 = db.OpenRecordset("select * from ton") Dim lketang(100) As Double,lkegiam(100) As Double,mhh(100) As String rst1.MoveLast rst1.MoveFirst Dim sobg sobg = rst1.RecordCount For i = 0 To rst1.RecordCount - 1 mhh(i) = rst1("masp") rst1.MoveNext Next If xnam = 0 Then xnam = 2000 Else If xnam < 100 Then xnam = 1900 + xnam If xthang = 1 Then lthang = 12: Lnam = xnam - 1 Else lthang = xthang - 1: Lnam = xnam End If If xthang = 12 Then nthang = 1: nnam = xnam + 1 Else nthang = xthang + 1: nnam = xnam End If currkey = xnam & Right("0" & xthang,2) lastkey = Lnam & Right("0" & lthang,2) batdau = CVDate("01/" & xthang & "/" & xnam) choden = CVDate("01/" & nthang & "/" & nnam) - 1 rst2.MoveFirst rst2.MoveFirst If rst2.RecordCount 0 Then rst2.MoveFirst For i = 0 To sobg - 1 ts = 0 rst2.MoveFirst Do While Not rst2.EOF If rst2!ngayxuat >= batdau And rst2!ngayxuat <= choden Then If rst2("mahh") = mhh(i) Then ts = ts + rst2("soluong") End If End If rst2.MoveNext lkegiam(i) = ts Loop Next End If rst3.MoveLast rst3.MoveFirst If rst3.RecordCount 0 Then rst3.MoveFirst For i = 0 To sobg - 1 ts = 0 rst3.MoveFirst Do While Not rst3.EOF If rst3("ngaynhap") >= batdau And rst3("ngaynhap") <= choden Then If rst3("mahh") = mhh(i) Then ts = ts + rst3("soluong") End If End If rst3.MoveNext lketang(i) = ts Loop Next End If If rst4.RecordCount = 0 Then For i = 0 To sobg - 1 rst4.AddNew rst4("maql") = currkey rst4("masp") = mhh(i) rst4("tondk") = 0 rst4("xuattk") = lkegiam(i) rst4("nhaptk") = lketang(i) rst4("toncky") = lketang(i) - lkegiam(i) rst4.Update Next Else Dim duoc duoc = True Dim tondk For i = 0 To sobg - 1 tonck = 0 rst4.MoveFirst Do While Not rst4.EOF If (rst4("maql") = lastkey) And (rst4("masp") = mhh(i)) Then duoc = False tonck = rst4("toncky") Exit Do End If rst4.MoveNext Loop rst4.MoveFirst If duoc = False Then rst4.AddNew rst4("maql") = currkey rst4("masp") = mhh(i) rst4("tondk") = tonck rst4("xuattk") = lkegiam(i) rst4("nhaptk") = lketang(i) rst4("toncky") = tonck + (lketang(i) - lkegiam(i)) rst4.Update Else rst4.AddNew rst4("maql") = currkey rst4("masp") = mhh(i) rst4("tondk") = 0 rst4("xuattk") = lkegiam(i) rst4("nhaptk") = lketang(i) rst4("toncky") = (lketang(i) - lkegiam(i)) rst4.Update End If duoc = True Next End If rst1.Close rst2.Close rst4.Close End Function CH¦¥NG V : LêI KÕT HÖ thèng qu¶n lý lµ mét trong nh÷ng hÖ thèng ®­îc tin häc ho¸ sím nhÊt vµ kh¸ phæ biÕn ,®Æc biÖt lµ trong qu¶n lý hµng ho¸ vµ c«ng nî.øng dông tin häc trong qu¶n lý sÏ gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý n¾m b¾t nhanh h¬n nh÷ng vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ,cña ®¬n vÞ m×nh ®Ó tõ ®ã ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt hîp lý ®¹t hiÖu qu¶ cao ®ång thêi gãp phÇn lµm gi¶m chi phÝ cho ho¹t ®éng cña hÖ thèng qu¶n lý . §Ó x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng qu¶n lý tèt ®ßi hái c¸c nhµ tin häc ph¶i lµm tèt tÊt c¶ c¸c b­íc tõ kh¶o s¸t , ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng ®Õn khi kiÓm thö vµ cµi ®Æt ®­a vµo ¸p dông ... Trong ph¹m vi mét ®å ¸n tèt nghiÖp víi thêi l­îng vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ cho nªn viÖc hoµn thiÖn ®å ¸n lµ mét yªu cÇu rÊt khã kh¨n , kÕt qu¶ cã thÓ kh«ng ®­îc nh­ mong muèn . Tuy nhiªn trong thêi gian thùc tËp lµm ®å ¸n em ®· hoµn thµnh mét sè viÖc sau : Ph©n tÝch toµn bé hÖ thèng vÒ chøc n¨ng vµ d÷ liÖu. ThiÕt kÕ giao diÖn cña hÖ thèng. ThiÕt kÕ toµn bé c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng. ThiÕt kÕ M«®un ch­¬ng tr×nh. Tuy ®· cã nhiÒu cè g¾ng nh­ng ®å ¸n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt em rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý cña c¸c thÇy c« vµ c¸c b¹n. MỤC LUC