Đôi điều về tính pháp lý của tài liệu điện tử ở Nga

TS. Nguyễn Lệ Nhung lược dịch theo TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 1 Đôi điều về tính pháp lý của tài liệu điện tử ở Nga Đến nay, tính pháp lý của tài liệu điện tử vẫn còn là vấn đề đang tranh luận. Hầu hết các lợi thế của tài liệu điện tử có thể bị vô hiệu hóa bởi thiếu sự thừa nhận tính pháp lý của nó. Nếu tính pháp lý của tài liệu điện tử được pháp luật công nhận sẽ khiến người ta không còn tin tưởng duy nhất vào độ xác thực của tài liệu "giấy". Sự công nhận của pháp luật phụ thuộc chủ yếu vào các luật gia, những người có thể góp phần vào sự phát triển của tài liệu điện tử hay "cản trở" sự phát triển này. Vấn đề này, thực sự là một bước ngoặt ở Liên bang Nga trong năm 2010 vừa qua. Có vẻ như quy trình làm việc không gì có thể đơn giản hơn: ở cấp lãnh đạo của cơ quan/công ty có thể đàm phán với nhà cung cấp và khách hàng bằng cách trao đổi văn bản điện tử, kết quả là tốc độ xử lý văn bản nhanh và giảm đáng kể chi phí cho việc in ấn và phát hành văn bản. Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng có thể tận dụng lợi thế của việc chia sẻ tài liệu ở dạng điện tử. Tuy nhiên, nắm giữ lợi ích lớn nhất là mạng lưới đại lý, công ty cung cấp dịch vụ (ví dụ, thiết bị bảo dưỡng, hỗ trợ phần mềm, cung cấp hosting cho thuê dịch vụ truyền thông,) và các tổ chức khác tham gia vào các tương tác một cách thường xuyên. Đến nay, các giải pháp Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép tự động hóa quy trình làm việc bao gồm các tùy chọn cần thiết để xác lập tính hợp pháp của văn bản điện tử. Ví dụ, hiện nay ở Nga đã phát triển một module tích hợp, đó là giải pháp phần mềm mới “1C:Quản lý văn bản” dùng để đảm bảo việc tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý văn bản nội bộ và văn bản chính thức của doanh nghiệp, trong đó có hỗ trợ việc quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử. “1C:Quản lý văn bản” có thể được sử dụng hiệu quả trong các cơ quan hành chính sự nghiệp cũng như trong các doanh nghiệp, cho cả mô hình tập đoàn có nhiều vị trí địa lý phân tán với số lượng lớn người sử dụng cũng như cho các doanh nghiệp tầm trung hoặc cỡ nhỏ. Với module này, người dùng có thể truy cập từ “1C:Quản lý văn bản” đến tất cả các tính năng của Hệ thống tài liệu điện tử theo sự phân quyền, có thể soạn thảo, biên tập và phê duyệt các văn bản, sử dụng chữ ký số và các chức năng khác. Trong tương lai, có TS. Nguyễn Lệ Nhung lược dịch theo TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 2 thể cung cấp các giải pháp tương tự trên cơ sở các sản phẩm khác như "eDocLib: Quản lý tài liệu" và "EOS cho SharePoint". Tuy nhiên, không phải tất cả đều thuận lợi. Khi xem xét bất kỳ tranh chấp nào tại tòa án có thể được hỏi về tính pháp lý của các văn bản trao đổi giữa các công ty /cơ quan. Trước hết, vấn đề liên quan đến việc sử dụng chữ ký số (EDS) chưa được giải quyết triệt để. Và tất nhiên, chỉ Nhà nước mới có thể giải quyết triệt để vấn đề chữ ký số. Cũng cần phải nói rõ điều này: gần đây, việc thúc đẩy việc công nhận tính pháp lý của tài liệu điện tử được thực hiện rất nhiều. Ví dụ, luật pháp đã đề cập đến khái niệm "tài liệu điện tử", đã bàn thảo các tiêu chuẩn mới đảm bảo khả năng tương tác của các hệ thống quản lý tài liệu điện tử khác nhau. Vào cuối năm 2010, Cơ quan Liên bang về Quy chuẩn kỹ thuật và đo lường của Nga đã đăng ký Tiêu chuẩn quốc gia về định dạng chuẩn của tài liệu văn phòng, (OpenDocument) là một ISO / IEC 26300-2010. Đầu năm 2011, Duma quốc gia Nga đã thông qua Luật về Chữ ký điện tử tại lần xem xét thứ 3 dự luật nhằm thay thế cho Luật Liên bang số 1 ngày 10/01/2002 về Chữ ký số điện tử. Mục tiêu của Luật về Chữ ký điện tử mới của Nga là khắc phục một số nhược điểm trong luật cũ cũng như đưa ra nguyên tắc điều chỉnh chữ ký điện tử tương ứng với các chuẩn mực châu Âu. Theo Luật về Chữ ký điện tử mới của Nga, chữ ký điện tử được định nghĩa là loại thông tin dưới dạng điện tử số hóa được dùng để nhận diện một đối tượng thể nhân hay pháp nhân. Có 3 dạng chữ ký điện tử là chữ ký thường (đơn giản), chữ ký nâng cao (tăng cường) và chữ ký chuyên dùng (đặc dụng). Các phương tiện dùng để tạo và kiểm tra chữ ký phải tương ứng với các đòi hỏi hiện hành và chứa các thành phần của mật mã học. Luật này quy định việc phát hành và sử dụng giấy chứng nhận chữ ký cũng như công nhận và cấp giấy chứng nhận quyền để cung cấp dịch vụ của các trung tâm chứng thực chữ ký số. Ngoài ra, Luật cũng xem xét cơ chế cho việc công nhận chữ ký điện tử nước ngoài. Đáng kể là những sáng kiến của các cơ quan nhà nước. Ví dụ, Phòng Công chứng liên bang vào cuối năm 2010 trang bị cho mỗi công chứng viên ở Nga một chữ ký kỹ thuật số. Cục Thuế Liên bang Nga đã chấp thuận cho định dạng của một số văn bản điện tử như: Văn bản yêu cầu cho dịch vụ thông tin, Báo cáo hoạt động để cân đối ngân sách, Thông tin về quyết toán ngân sách nhà nước cho các cá nhân và công ty. Một mặt, chắc chắn những sáng kiến này chỉ như là một giọt nước trong biển cả, nhưng mặt khác - TS. Nguyễn Lệ Nhung lược dịch theo TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 3 chính bước đi như vậy dần dần dẫn đến một thực tế là tài liệu điện tử sẽ thực sự được công nhận về mặt pháp lý. Thực tế là trong kế hoạch công nhận chứng từ điện tử có tính hợp pháp, có thể thấy là chúng ta vẫn tiến lên phía trước, chứ không giẫm chân tại chỗ. Các cơ quan nhà nước, trong quá trình hoạt động sử dụng hỗn hợp cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử khi gửi báo cáo bắt buộc phải đính kèm một bản tài liệu điện tử. Thí dụ, Quỹ bảo hiểm xã hội Liên bang Nga kể từ cuối năm 2010 đã thông báo rằng, sẽ chỉ nhận báo cáo từ các đơn vị trực thuộc dưới hình thức giấy cùng với một bản điện tử coppy và đồng thời gửi file vào địa chỉ thư điện tử (E-mail). Một bước rất quan trọng đã được sự đồng ý của pháp luật và thực hiện vào giữa năm 2010, đó là phát hành hoá đơn điện tử. Bước đầu, để hóa đơn được xác nhận là một tài liệu pháp lý quan trọng, người dùng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phải có chữ ký số. Chữ ký số là những thông tin đi kèm dữ liệu nhằm xác định người chủ của dữ liệu đó. Khi sử dụng hình thức giao dịch điện tử, người ta không gửi các văn bản giấy mà gửi bằng file điện tử PDF hoặc Excel, trong đó phải dùng chữ ký số để cơ quan / công ty khi nhận sẽ kiểm tra, xác thực tính hợp lệ của văn bản rồi mới chấp nhận. Mặc dù thực tế là một số công ty đã bắt đầu chia sẻ với các nhà thầu hoá đơn điện tử, nhưng không phải tất cả các vấn đề được giải quyết triệt để. Vì vậy, cần thiết phải áp dụng hình thức phổ biến duy nhất của hoá đơn điện tử để quy mô sử dụng dạng tài liệu điện tử này tăng lên. Lưu hành hoá đơn điện tử là rất cần thiết, vì nó đem lại thuận lợi cho các doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước. Ví dụ, các công ty có thể thấy các chi phí giấy, in ấn và lưu trữ tài liệu, cũng như chi phí bưu chính, chuyển phát nhanh giảm đi nhiều. Cũng như lợi ích của việc sử dụng tài liệu điện tử là không để chậm trễ trong thanh toán hoặc cung cấp các hoá đơn khi thực hiện những điều khoản về thời gian - những tình huống này thường thấy trong trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc giấy tờ. Trong thời đại phát triển của kinh tế và khoa học kỹ thuật như hiện nay, nhiều dữ liệu điện tử bao gồm hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức chứng từ pháp lý thông dụng ở nhiều nước trên thế giới. Hóa đơn điện tử là một khâu đột phá, bãi bỏ những giấy tờ trong hồ sơ không cần thiết, gây phiền hà cho cả cơ quan thuế và các doanh nghiệp, sẽ làm giảm gánh nặng về không gian để lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi để đơn giản hóa đến mức tối thiểu các thủ tục hành chính về giấy tờ, thông tin trao đổi giữa các cơ quan/công ty và cơ quan thuế được thuận tiện và nhanh chóng. TS. Nguyễn Lệ Nhung lược dịch theo TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 4 Để thực hiện, có thể quy định các cơ quan/công ty có cơ chế kiểm soát nội bộ hiệu quả và có quy trình quản lý về hóa đơn trên hệ thống nội bộ theo đúng chuẩn của Bộ Tài chính yêu cầu, sẽ phải trải qua một thủ tục đơn giản để kiểm tra văn bản tài liệu, bao gồm cả khả năng tự động hóa của mình. Ngoài ra, việc lưu hành hoá đơn điện tử làm tăng tính minh bạch của quy trình làm việc, kinh doanh nói chung. Một mặt, sự ra đời của việc trao đổi hoá đơn điện tử - là một bước dẫn đến sự công nhận tính hợp pháp của tài liệu điện tử, bởi vì hiện tại chưa thể chỉ có tài liệu điện tử, mà còn rất nhiều loại tài liệu khác cùng tồn tại. Mặt khác, việc trao đổi hoá đơn điện tử là một cơ hội để đánh giá những ưu điểm và tồn tại của tài liệu điện tử, cùng những trở ngại mà chúng ta sẽ phải đối phó trong tương lai. Đưa hóa đơn điện tử vào trong giao dịch cũng chính là cách để chúng ta ngày càng hiện đại hóa các thủ tục thanh toán theo hướng tinh gọn, hiệu quả, tiết kiệm và tiện lợi, bắt kịp với xu hướng phát triển hiện đại. Tuy nhiên, điều đó cũng đòi hỏi phải tăng cường hơn nữa khâu quản lý, kiểm soát, đặc biệt là sự chặt chẽ trong các quy định về loại hình hóa đơn điện tử này Trên thực tế, nhiều nước châu Âu đã hình thành một quy trình làm việc hợp pháp với tài liệu điện tử, vì vậy nước Nga có thể sử dụng kinh nghiệm của họ và tránh được nhiều sai lầm khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử. TS. Nguyễn Lệ Nhung lược dịch theo