Dự án thành lập phòng giao dịch mới của ngân hàng BIDV

Nhóm 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC PROJECT CHARTER DỰ ÁN THÀNH LẬP PHÒNG GIAO DỊCH MỚI CỦA NGÂN HÀNG BIDV Hướng dẫn: Tiến sĩ LƯU TRƯỜNG VĂN Thực hiện: NHÓM 1 – Lớp MBA10B Thành viên trong nhóm: 1. Nguyễn Thị Diệu 2. Võ Hoàng Nhật 3. Phạm Nguyễn Bảo Ngọc 4. Nguyễn Thị Nguyên 5. Lê Thị Xuân Phương 6. Nguyễn Thị Minh Trang Nhóm 1 MỤC LỤC TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ........................................................................................................ 1 1. LÝ DO HÌNH THÀNH DỰ ÁN .............................................................................. 1 2. MỤC TIÊU DỰ ÁN.................................................................................................... 1 3. QUI MÔ DỰ ÁN ......................................................................................................... 2 4. RÀNG BUỘC .............................................................................................................. 3 5. CÁC GIẢ ĐỊNH.......................................................................................................... 3 6. CÁC LOẠI TRỪ......................................................................................................... 4 7. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN.......................................................................................... 4 8. NGÂN SÁCH DỰ ÁN................................................................................................ 4 9. HỌP VÀ BÁO CÁO................................................................................................... 5 10. RỦI RO ......................................................................................................................... 5 11. CÁC GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI DỰ ÁN ............................................................ 6 12. TIẾN ĐỘ CÁC CÔNG TÁC CHÍNH WBS ......................................................... 7 13. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM ................................................................................... 8 Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1. LÝ DO HÌNH THÀNH DỰ ÁN Theo thống kê của NHNN thì mạng lưới kênh phân phối truyền thống như Phòng giao dịch, Chi Nhánh chiếm đến 65% tổng doanh thu của ngân hàng, nên việc tập trung các nguồn lực để đầu tư thành lập phòng giao dịch mang hình ảnh phòng giao dịch bán lẻ chuẩn, hiện đại là điều cấp thiết. Dưới áp lực cạnh tranh về cung cấp dịch vụ ngân hàng bán lẻ thì hệ thống mạng lưới và các kênh phân phối phát triển ngày càng mạnh sẽ càng thu hút được nhiều khách hàng đặc biệt là nhóm khách hàng cá nhân và hộ gia đình. Bên cạnh việc chú trọng đa dạng hóa nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, các ngân hàng còn cần quan tâm tới việc xây dựng hệ thống chi nhánh, thiết kế quầy giao dịch để tạo nên sự khác biệt, đem tới cho khách hàng sự hài lòng và thoải mái. Đây được coi là hệ thống nhận diện thương hiệu, là bộ mặt của ngân hàng. 2. MỤC TIÊU DỰ ÁN - Phát huy tối đa hiệu quả của mô hình tổ chức kinh doanh Ngân hàng bán lẻ tại BIDV - Nâng cao hiệu quả tư vấn, bán hàng tại hệ thống phòng giao dịch của ngân hàng. - Phục vụ tốt nhóm khách hàng VIP và khách hàng thân thiết có nhu cầu cần tư vấn sản phẩm dịch vụ ngân hàng. - Thiết kế quầy giao dịch tạo sự khác biệt, đem đến cho khách hàng dịch vụ chuyên nghiệp và sự thoải mái khi giao dịch. - Rút ngắn thời gian giao dịch của khách hàng. Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 2 - Làm mô hình chuẩn cho các chi nhánh khi sắp đặt và bố trí các bộ phận chức năng tại khu vực giao dịch khách hàng. - Tăng cường sự cạnh tranh trong khu vực Quận 1. 3. QUI MÔ DỰ ÁN - Xây dựng thí điểm phòng giao dịch theo mô hình mới của BIDV tại 15A Bến Chương Dương bao gồm các hạng mục:  Bố trí khu vực cán bộ đón tiếp và hướng dẫn khách hàng (CSR - Cus tomer Service Representative).  Bố trí các bàn tư vấn khách hàng với các cán bộ tư vấn/quan hệ khách hàng sẵn sàng tư vấn sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.  Bố trí phòng để giao dịch với khách hàng VIP, đảm bảo sự riêng tư, an toàn và thoải mái cho khách hàng VIP.  Tách biệt Khu vực của giao dịch viên trực tiếp tác nghiệp và giao dịch viên không tác nghiệp.  Bố trí máy giao dịch tự động như ATM, khu vực cho khách hàng giao dịch Internet banking. - Điều kiện cần:  Không gian giao dịch đủ rộng và được thiết kế theo đúng hướng dẫn của BIDV Hội sở chính bao gồm 04 khu: Khu 1 là khu giao dịch tự động gồm máy ATM, POS… Khu 2 là khu tư vấn gồm cán bộ CSR và cán bộ tư vấn/quan hệ khách hàng, Khu 3 là khu tác nghiệp của GDV Khu 4 là khu vực dành cho khách hàng VIP Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 3  Có hệ thống công cụ nhận diện khách hàng VIP như thẻ VIP  Có văn bản mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ tham gia mô hình quầy giao dịch KHCN chuẩn.  Có văn bản hướng dẫn chi nhánh thực hiện, phục vụ khách hàng VIP.  Có chương trình hỗ trợ lập chứng từ giao dịch cho khách hàng. Nếu mô hình phòng giao dịch mới thành công sẽ triển khai đồng loạt mô hình này cho 15 phòng giao dịch khác trong chi nhánh. 4. RÀNG BUỘC - Thời gian: trong vòng 4 tháng để kịp chuẩn bị khai trương vào ngày 15/08/2011 - Nhân lực thực hiện dự án: 6 người (không bao gồm nhân viên nhà thầu) - Địa điểm: 15A Bến Chương Dương, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1. - Ngân sách: không quá 3 tỷ. - Diện tích sử dụng 100m2 của mặt bằng thuê mướn phù hợp với yêu cầu. - Xây dựng theo mô hình kiểu mới của BIDV 5. CÁC GIẢ ĐỊNH - Việc thành lập phòng giao dịch đã được sự phê duyệt của Ngân Hàng Nhà Nước và các bộ ngành có liên quan - Các thủ tục pháp lý cho việc triển khai dự án đã hoàn tất - Số lượng nhân sự được bố trí đầy đủ, phù hợp với đặc điểm của quầy giao dịch kiểu mới. - Mọi công việc được phân công cụ thể, thực hiện chu đáo. Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 4 - Không có sự thay đổi đáng kể nào làm ảnh hưởng lớn đến dự án (Thay đổi về địa điểm, thay đổi thiết kế hay cách bố trí…) - Các công việc mang tính chất kỹ thuật hay xây dựng sẽ được thuê ngoài (lắp đặt đường dây, sơn tường, trang trí nội thất theo thiết kế, cài đặt phần mềm ứng dụng…) 6. CÁC LOẠI TRỪ - Chi phí mua các phần mềm bản quyền cần thiết cho hệ thống máy tính của phòng giao dịch mới. - Chi phí có liên quan đến công việc / thủ tục xin cấp giấy phép hoạt động. - Các công tác có liên quan khác để chuẩn bị cho khai trương (bảng hiệu, băng rôn, thông báo, thuê công ty tổ chức sự kiện, thuê đội lân…). - Chi phí làm thêm ngoài giờ của nhân viên khi có yêu cầu trong quá trình triển khai dự án. 7. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN - Dự án thiết kế mô hình phòng giao dịch chuẩn. - Dự án xây dựng mạng nội bộ liên kết các chi nhánh. 8. NGÂN SÁCH DỰ ÁN Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 5 STT Khoản mục Số tiền (VNĐ) 1 Thuê mặt bằng (6tháng) 600.000.000 2 Thiết kế, sửa chữa, lắp đặt 500.000.000 3 Thiết bị máy móc 1.000.000.000 4 Thiết bị văn phòng 500.000.000 5 Đào tạo 50.000.000 6 Chi phí hỗ trợ các thủ tục hành chánh phát sinh 50.000.000 7 Dự phòng 300.000.000 Tổng cộng 3.000.000.000 9. HỌP VÀ BÁO CÁO Thành lập ban quản lý dự án gồm trưởng các phòng ban có liên quan đến dự án, định kỳ họp vào thứ Hai hàng tuần để: - Báo cáo tiến độ thực hiện so với kế hoạch. - Giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. 10. RỦI RO - Nhân sự không đáp ứng được các yêu cầu của mô hình mới. - Giá cả thay đổi ảnh hưởng đến việc ước tính chi phí cho dự án không chính xác. Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 6 - Ban Giám Đốc thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án. - Ước tính thời gian hoàn thành dự án không chính xác. - Thông tin thiếu đồng bộ giữa các bộ phận ảnh hưởng đến việc nắm bắt và thực hiện không đúng kế hoạch làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án. - Nhà thầu giao các thiết bị máy móc, bàn ghế không đúng tiến độ như hợp đồng 11. CÁC GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI DỰ ÁN STT Công việc Nhân lực (Người) Thời gian (Ngày) Thời gian bắt đầu (Ngày) Thời gian kết thúc (Ngày) 1 Thuê mặt bằng 1 14 04/04/2011 21/04/2011 2 Thiết kế quầy giao dịch 1 30 22/04/2011 01/06/2011 3 Bố trí mặt bằng 1 7 07/07/2011 15/07/2011 4 Lắp đặt đường dây điện, internet 1 5 22/04/2011 28/04/2011 5 Tuyển dụng và bố trí nhân sự 1 60 04/04/2011 22/06/2011 6 Đào tạo nhân sự 1 15 22/06/2011 11/07/2011 7 Chọn máy móc thiết bị, cơ sở vật chất 1 3 02/06/2011 06/06/2011 8 Đấu thầu mua máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất 1 10 06/06/2011 17/06/2011 9 Mua máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất 2 15 18/06/2011 07/07/2011 Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 7 10 Cài đặt phần mềm chuyên dụng 1 2 07/07/2011 09/07/2011 11 Chạy thử nghiệm chương trình phần mềm chuyên dụng của ngân hàng 6 2 11/07/2011 12/07/2011 12 Thiết kế quy trình làm việc mới 1 15 04/04/2011 22/04/2011 12. TIẾN ĐỘ CÁC CÔNG TÁC CHÍNH WBS Dự án thành lập Phòng giao dịch mới Địa điểm Nhân sự Máy móc thiết bị, cơ sở vật chất Thuê mặt bằng Thiết kế quầy giao dịch Bố trí mặt bằng Tuyển dụng và bố trí nhân sự Đào tạo nhân sự Lựa chọn Đấu thầu Mua hàng Lắp đặt dường dây điện, internet Thiết kế quy trình làm việc Cài đặt các phần mềm chuyên dụng Chạy thử nghiệm phần mềm Nhóm 1 Dự án thành lập phòng giao dịch mới của Ngân Hàng BIDV Trang 8 13. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM Công Việc NGỌC PHƯƠ NG NGUYÊN TRANG DIỆU NHẬT Thuê mặt bằng X Thiết kế quầy giao dịch X Bố trí mặt bằng X Lắp đặt đường dây điện, internet X Tuyển dụng, bố trí nhân sự X Đào tạo X Chọn máy móc thiết bị, cơ sở vật chất X Đấu thầu mua máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất X Mua sắm trang thiết bị X Mua sắm máy móc X Cài đặt phần mềm chuyên dụng X Chạy thử nghiệm chương trình phần mềm chuyên dụng X X X X X X Thiết kế quy trình làm việc mới X