Dự án Xây dựng mô hình ERP (enterprise resource planning) cho trường đại học X

* QUẢN TRỊ DỰ ÁN DỰ ÁN Xây dựng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) cho trường Đại học X * Nền tảng/Các nhu cầu Xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học (ĐH) đang phát triển mạnh mẽ. Sáng 11-12, Ông Peter Forscht, tổng giám đốc Công ty ABAS, trao phần mềm ERP cho PGS-TS Thái Bá Cần, hiệu trưởng Trường ĐH Sư phạm kỹ thuật.Tổng trị giá hơn 120.000 USD * Nền tảng/Các nhu cầu Các trường ĐH ở VN đang gặp rất nhiều thách thức. ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trong môi trường công nghệ thông tin (IT)  Giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin. * Nền tảng/Các nhu cầu Biểu đồ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến nay. * Mục tiêu * Mục tiêu chủ yếu ĐH cũng có những "bài toán" cần giải quyết như các cơ quan hiện đại khác : điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm soát chi phí, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán các phòng ban. Báo cáo được cập nhật thông tin tức thời và thống nhất trong toàn bộ trường. Quá trình xét duyệt yêu cầu mua hàng trong nhà trường sẽ được thực hiện chỉ trong 1 ngày, chi phí giảm thiểu đáng kể. Giúp hệ thống quản lý nhân sự tốt và có thông tin chính xác, báo cáo hiệu quả Tích hợp các hệ thống quản lý ‎rời rạc thành một hệ thống quản lý thống nhất. * Mục tiêu thứ yếu Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy : ERP giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Công tác kế toán chính xác hơn : Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các trường ĐH giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Đào tạo đội ngũ nhân viên các phòng ban thao tác thành thạo trên hệ thống ERP, nâng cao tính chuyên nghiệp. Dữ liệu bảo mật, chia sẻ thông tin kịp thời. * Mô hình ERP * Mô hình ERP * Phạm vi Giải pháp ERP cho các trường đại học theo qui trình sau Xây dựng các phân hệ quản lý cục bộ (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý cơ sở vật chất) : Các phân hệ cục bộ này có thể sử dụng các dữ liệu có định dạng không giống nhau. Hoạch định chiến lược khai thác thông tin của toàn hệ thống : Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ dữ liệu giữa các phân hệ, phân tích dữ liệu, vấn đề quản trị, an toàn dữ liệu. Xây dựng hệ thống tích hợp các phân hệ : Đường truyền (mạng), thu thập và chuyển đổi dữ liệu, dự phòng hệ thống. * Các ràng buộc Tổng chi phí của toàn dự án không vượt quá 100.000 USD Thời gian bắt đầu thực hiện dự án vào tháng 08/2010 và không vượt quá 17 tháng. Địa điểm thực hiện tại trường Đại Học X. Thực hiện đầy đủ các yêu cầu pháp lý : bản quyền phần mềm. Đảm bảo chuyển đổi kiến thức trong điều kiện kỹ năng ngoại ngữ hạn chế của thành viên dự án. Chuẩn hóa qui trình quản lý. Phải đảm bảo các tính năng của hệ thống ERP như đã được ký trong hợp đồng như : tính dễ sử dụng, chức năng đa ngôn ngữ, tài liệu dành cho người dùng. * Các loại trừ Không chịu trách nhiệm về các thủ tục mua trang thiết bị (hub, switch, máy server…) và các loại thuế liên quan. Các yêu cầu ngoài qui trình chuẩn đã khảo sát và ký sẽ không được chấp thuận cài đặt. Chương trình bảo trì hệ thống không bao gồm bảo trì phần cứng và thiết bị mạng. Bảo trì hệ thống chỉ trong thời gian có hiệu lực đã được ký trong hợp đồng. * Các giả định Phát huy kỹ năng làm việc nhóm và cam kết lãnh đạo về sự thay đổi tổ chức. Áp lực công việc ngoài giờ được chấp nhận. Phòng dành riêng cho các thành viên dự án có trang bị đầy đủ thiết bị thông tin liên lạc và các trang bị khác. Sự hỗ trợ của phòng quản lý hệ thống thông tin. Sự phối hợp thật tốt giữa các phòng ban và bên triển khai trong việc huấn luyện và bảo trì hệ thống sau này. * Dự án có liên quan Đào tạo huấn luyện sử dụng một số công cụ hỗ trợ dự án như phần mềm ứng dụng (MS Project, MS Viso, MS Word, MS Excel). Các kỹ năng cần thiết thao tác trên hệ điều hành Windows. Các thao tác back up lại dữ liệu sau mỗi ngày làm việc. Sử dụng UPS kết hợp với máy tính khi có sự cố về cúp điện. Biên dịch tài liệu sang ngôn ngữ tiếng Việt. Thực hiện việc phân quyền và đăng ký tài khoản để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách kịp thời giữa các phòng ban trong nhà trường. * Trao đổi thông tin Họp giữa các phòng ban nhà trường với nhau sau các buổi huấn luyện để biết được những khó khăn trước mắt. Từ đó, phối hợp với bên triển khai khắc phục các khó khăn đó. * Rủi ro Trước tiên khó khăn lớn nhất vẫn là chuẩn hóa qui trình quản lý. Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai. Vấn đề con người cũng cần được quan tâm đúng mức : các chuyên gia bên ngoài và kỹ năng của các GV và CB, CNV nhà trường. Quen ứng dụng CNTT "rời rạc" cho từng hoạt động chuyên biệt, trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức. Chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với hệ thống ERP, hạn chế thay đổi ERP cho thích ứng tổ chức. Quá trình đổi mới tổ chức và quy trình làm việc cho phù hợp mô hình ERP thực sự là một thách thức lớn đối với các trường Đại học. Quá trình này thường kéo dài ít nhất từ 3 đến 5 năm. Kỹ năng lao động : làm việc nhóm, ngọai ngữ, sử dụng máy tính và thiết bị thông tin liên lạc. Thay đổi tổ chức : Thay đổi nhân sự, tái cấu trúc công ty. Nghỉ việc : Do áp lực công việc, sinh con. * Ngân sách TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN : 100.000 USD * Giai đoạn * WBS * WBS ( tt ) * Project Planing * Tiến độ mạng- PDM Phân bổ chi phí dự án Phân bổ chi phí dự án ( tt ) Phân bổ chi phí dự án (tt ) * Sơ đồ trách nhiệm * Sơ đồ trách nhiệm * Sơ đồ trách nhiệm Phụ trách chính Giám sát Hỗ trợ * Thank you