Dự án xây dựng thư viện điện tử nhằm cung cấp tài liệu học tập cho sinh viên

3-1-2011 Thấp 1.3 Tuyển dụng đội ngũ quản lý nguồn lực cấp cao, có kinh nghiệm trong việc quản lý nguồn lực Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Ký hợp đồng cung ứng thiết bị dự phòng với một nhà cung ứng thứ 3 Thấp 2.3 Đàm phán thỏa thuận với phía nhà trươc quy định bắt buộc sự hợp tác hoàn toàn của các bên liên quan Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Tìm kiếm ký hợp đồng với những tài liệu chưa được số hóa ở những thư viện nhà sách trong khu vực, hoặc tìm kiếm những bản tài liệu số hóa có sẵn Thấp 5.2 Thỏa thuận các ràng buộc đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, chất lượng cao Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Ý kết hợp đồng cung cấp phòng ngừa với một nhà cung cấp thứ 3. 4.3.2 Các giả định : Kế hoạch rủi ro gồm các giả định sau : Đội ngũ phát triển có sự hỗ trợ hoàn toàn từ phía nhà trường. Yêu cầu người dùng phải phù hợp thực tế với khả năng người làm dự án 4.3.3 Các ràng buộc : Trong quá trình hoành thành kế hoạch, có một số ràng buộc được nhận diện như sau : Một khi được tiến hành, ngân sách của dự án sẽ được cố định, có rất ít sự thay đổi sau này. 4.4 Quy trình rủi ro : 4.4.1 Hoạt động : Những hoạt động sau sẽ được thực hiện để nhận diện, xem xét và kiểm soát các rủi ro trong dự án. Bất kỳ những người tham gia dự án đều có thể đề xuất một rủi ro. Một mẫu điền sẽ được dùng để ghi lại mỗi rủi ro. Với mẫu thăm dò này người tham gia dự án sẽ có thể đề xuất rủi ro, khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng và đề xuất các phương án. Mỗi mẫu sẽ được phân phối lại cho trưởng nhóm dự án. Quản lý dự án sẽ tập hợp nhận diện và phân loại mức độ ưu tiên của các rủi ro. Rủi ro nào có mức độ ưu tiên trung bình hoặc thấp thường sẽ được giải quyết trước, các rủi ro có mức độ ưu tiên cao hơn sẽ được thảo luân với Ban lãnh đạo dự án để tìm ra phươn án giải quyết. 4.4.2 Vai trò : Trong khi những thành viên có nhiệm vụ nhận diện rủi ro, đội ngũ sau sẽ đóng vai trò then chốt trong việc quản lý rủi ro : -Thành viên của đội chịu trách nhiệm Nhận diện các rủi ro và hoàn thành mẫu tham khảo Chuyển các mẫu tham khảo cho trưởng nhóm dự án để xem xét. -Trưởng nhóm có nhiệm vụ : Xem xét toàn bộ các mẫu tham khảo tìm ra chúng có gây ảnh hưởng xấu đến dự án không. Làm việc với thành viên của nhóm để đưa ra các giải pháp giảm thiểu và khác phục Chuyển tất cả những mẫu tham khảo đã được ưu tiên hóa đến cho quản lý dự án. Người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm : Xác nhận những mức ưu tiên của các mẫu tham khảo rủi ro được nhận. Thực hiện ngay lập tức các biện pháp giải quyết những rủi ro mức độ ưu tiên trung bình và thấp. Thông báo cho ban lãnh đạo dự án về những rủi ro có mức ưu tiên cao. Thực hiện các giải pháp được thông qua bởi ban lãnh đạo dự án. 4.4.3 Tài liệu Gồm các loại tài liệu sau: Mẫu thăm do rủi ro được dùng để mô tả và đánh giá mỗi rủi ro được nhận diện Mẫu đăng ký rủi ro được dùng để ghi nhận và theo dõi chi tiết chính của mỗi rủi ro hiện tại cho đến khi nó được giải quyết. . 5.Quality plan 5.1Quality Targets ( Mục tiêu chất lượng ) Mục tiêu chất lượng Yêu cầu Hạng mục bàn giao Tiêu chí chất lượng Tiêu chuẩn chất lượng Khảo sát dự án Khảo sát các hoạt động có liên quan tới Thư viện điện tử. Tìm hiểu các mô hình Thư viện điện tử tương tự đã hoạt động, từ đó đưa ra thiết kế phù hợp cho nhu cầu sử dụng. Khảo sát mức độ thành công, ưu điểm, khuyết điểm của các hệ thống Thư viện điện tử khác. Phải có bản báo cáo chi tiết về hoạt động của các mô hình Thư viện điện tử. Phải có bản báo cáo nêu rõ các ưu điểm, khuyết điểm của các hệ thống Thư viện điện tử khác. Thực hiện khảo sát, tìm hiểu thăm dò thu thập ý kiến sinh viên và giáo viên để tổng hợp lên kế hoạch thiết kế ứng dụng web thư viện điện tử. Phát tờ rơi đến từng lớp học và phỏng vấn giảng viên, sinhviên về những yêu cầu cần có của một Thư viện điện tử. Tổ chức buổi hội thảo về Thư viện điện tử tại trường để lấy ý kiến trực tiếp từ sinh viên và giảng viên. Tiến hành hình thức khảo sát ý kiến bằng cách sử dụng các mẫu khảo sát. Đảm bảo khảo sát được 80% giảng viên, sinh viên đang giảng dạy và học tập tại trường. Lập kế hoạch Lập kế hoạch chi tiết cho dự án, đưa ra nhiệm vụ cụ thể cho các bên thực hiện dự án. Kế hoạch phải được lên thành một bản báo cáo chi tiết thành văn bản. Bảng kế hoạch phải được trưởng ban quản lý dự án thông qua và phê chuẩn. Bảng kế hoạch sẽ được lập dựa trên tiêu chi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) Xây dựng website thư viện điện tử Giao diện website đơn giản dễ sử dụng Ứng dụng web thông dụng Bộ máy tìm kiếm tiện lợi dễ sử dụng. Các cơ chế phân loại tài liệu mang đến sự thoải mái cho người dùng trong việc tham khảo tài liệu. Xây dựng hệ thống quản lý tìm kiếm và phân loại tài liệu. Giao diện web đơn giản, trực quan gọn nhẹ cung cấp khả năng truy cập chấp nhận được mọi phương thức kết nối Internet hiện có ở Việt Nam (Dial-up, ADSL, 3g, GPRS). Ứng dụng web có khả năng tương thích hoàn toàn với các ứng dụng trình duyệt phổ biến hiện nay (Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Opera). Xây dựng một bộ máy tìm kiếm riêng cho sản phẩm, cho phép khả năng tìm kiếm theo từ khóa (keyword) Cung cấp các cơ chế phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau ( giảng viên, môn học …) tạo sự dễ dàng cho người sử dụng Giao diện website được xây dựng phù hợp 90% yêu cầu của người đã được khảo sát thông tin. Xây dựng website thư viện đạt các tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn khổ mẫu biên mục MARC21 Việt Nam do NACESTI biên soạn. Chuẩn UNIMARC của IFLA Xây dựng cơ chế phân loại theo hệ thống phân loại LCC của Mỹ Cơ sở dữ liệu Số hóa đầu sách hiện có tại thư viện. Sử dụng các nguồn tài nguyên sẵn có. Bài giảng điện tử. Ebook Video bài giảng Đề thi trắc nghiệm trực tuyến. Link tải phần mềm ứng dụng. Link liên kết các trang web khác. Số hóa tất cả 6.193 đầu sách hiện có tại thư viện bao gồm các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu giải trí và đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính, tín dụng, ngân hàng về 2 định dạng số phổ biến hiện nay là *.prc và *.pdf. Liên kết sử dụng 2 nguồn tài nguyên số sẵn có của trường là : cơ sở dữ liệu Wilson và cơ sở dữ liệu Proquest. Khai thác và tận dùng nguồn tài nguyên điện tử offline hiện có sẵn tại thư viện trường, nguồn tài nguyên này bao gồm các tài liệu điện tử được lưu trữ trên CD, CD-ROM, DVD… Các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn được chuẩn hóa về định dạng số *.ppt. Các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn được chuẩn hóa về định dạng số *.ppt. Video bài giảng các môn học được số hóa dưới dạng *.flv, cung cấp khả năng tham khảo trực tiếp trên trang web hoặc tải về máy. Các đề thi trắc nghiệm trực tuyến sẽ được cung cấp trên website dưới dạng flash. Cung cấp link download các phần mềm phục vụ cho việc học tập , giảng dạy. Cung cấp liên kết với các trang web như các báo online nổi tiếng như vnexpress.net , dantri.com.vn , cafef.vn , vneconomy.com, … Một nguồn tài liệu bài giảng điện tử vô cùng phong phú, đa dạng thông qua sự liên kết với hệ thống thư viện bài giảng điện tử. Xây dựng một nguồn tài nguyên học tập đáp ứng 95% yêu cầu của sinh viên, giảng viên đã được khảo sát. Đáp ứng 100% yêu cầu về bài giảng điện tử, ebook số hóa từ đầu sách của thư viện. Xây dựng nguồn cơ sở dữ liệu với các tiêu chuẩn : Ebook theo chuẩn SCORM 1.2 Bài giảng điện tử theo chuẩn SCORM 2004 Hệ thống tìm kiếm liên thư viện theo chuẩn Z 39.50 Xây dựng phần cứng Hệ thống bảo mật Đường truyền Sử dụng ứng dụng diệt virus Symantec Endpoint Antivirus 11.0 và hệ thống bức tường lửa Microsoft ISA Server 2006 để ngăn chặn các truy cập trái phép và phá hoại của virus. Hosting server có các đặc điểm băng thông được truyền là 25 GB/ tháng,dung lượng 2Gb, tốc độ up/download 300kbps có khả năng đáp ứng 200000 lượt truy cập một tháng. Thõa mãn 100% yêu cầu của người dùng được khảo sát về an toàn và bảo mật thông tin. Đáp ứng 100% yêu cầu của người dùng được khảo sát về tốc độ đường truyền và lượng truy cập. Đạt tiêu chuẩn ISO 27001 về an toàn bảo mật hệ thống. Chạy thử và sửa lỗi Phát hành các bản chạy thử để kiểm tra Sửa lỗi Phát hành bản Alpha chạy thử để Phát hành bản Beta chạy thử. Phát hành bản hoàn thiện. Khi phát hành từng phiên bản, nhóm xây dựng sẽ tiến hành chạy thử và sữa lỗi. Bản chạy thử sẽ được kiểm tra dưới 3 hình thức : Code testing Unit testing Integration testing Triển khai dự án. Tổ chức tập huấn. Phát hành tài liệu Trực tiếp hỗ trợ Thu nhận ý kiến phản hồi Phát hành các tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn bằng giấy và điện tử cho giảng viên và sinh viên Phổ biến tài liệu hướng dẫn (user guide) trên các kênh thông tin phổ biến của trường (www.sinhviennganhang.com, www.buh.edu.vn ) Cử một số chuyên viên hỗ trợ cho sinh viên và giảng viên tại trường trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng giúp đỡ sinh viên và giảng viên trong các thắc mắc về cách sử dụng hệ thống Xây dựng hòm thư điện tử feedback.dl@gmail.com để trả lời các thắc mắc. Sau khi triển khai, tập huấn sử dụng, đảm bảo 100% giảng viên, sinh viên sẽ biết sử dụng hệ thống thư viện điện tử. Bảo đảm mọi thắc mắc, phản hồi của giáo viên, sinh viên sẽ được giải quyết triệt để. Bàn giao Bàn giao sản phẩm Đưa bản phát hành hoàn thiện lên server và Thư viện điện tử bắt đầu đi vào hoạt động. Bàn giao thư viện điện tử cho trường ĐH Ngân Hàng Sau khi đã phát hành bản hoàn thiện, đảm bảo khi Thư viện điện tử đi vào hoạt động sẽ không có lỗi xảy ra. 5.2 Quality Plan ( Kế hoạch chất lượng ) 5.2.1Quality Assurance Plan ( Kế hoạch đảm bảo chất lượng ) Kế hoạch đảm bảo chất lượng Kĩ thuật Miêu tả Mật độ Sử dụng các nhân viên có năng lực Để đảm bảo những sản phẩm bàn giao của dự án đạt được những tiêu chuẩn về chất lượng chúng tôi sẽ : Chỉ tuyển dụng những nhân viên có năng lực thật sự thích hợp với dự án. Nhân viên tham gia thực hiên dự án phải đạt các tiêu chuẩn : 2 năm kinh nghiệm trong xây dựng Thư viện điện tử. Tối thiểu có bằng tiếng Anh Toeic 800 trở lên. Tốt nghiệp đại học loại khá trở lên. Chưa có tiền án tiền sự. Tuyển dụng một số chuyên gia trong từng lĩnh vực như : Có bằng Thạc sĩ về thiết kế web Có bằng Thạc sĩ về an toàn bảo mật Có bằng Thạc sĩ về mạng truyền thông Những nhân viên tham gia quản lý dự án phải là người có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong quản lý dự án và đều có bằng MBA. Trưởng ban quản lý dự án phải đạt các tiêu chuẩn : 10 năm kinh nghiệm làm trưởng ban quản lý dự án. Có bằng MBA Có bằng PMP Thuê một chuyên gia quản lý chất lượng Xuyên suốt dự án Trách nhiêm trong quá trình theo dõi kế hoạch đảm bảo chất lượng Chuyên gia quản lý chất lượng sẽ đảm nhận quá trình xem lại kế hoạch đảm bất chất lượng tại cuối mỗi giai đoạn, để đảm bảo dự án đang thực hiến theo đúng tiến trình đã đề ra và sản phẩm bàn giao sẽ đạt được các mục tiêu chất lượng về: Xây dựng website thư viện điện tử Cơ sở dữ liệu An toàn bảo mật Đường truyền Khi kết thúc một hoạt động xây dựng hệ thống Kế hoạch duy trì chất lượng Chuyên gia quản lý chất lượng phải đảm bảo quá trình xây dựng hệ thống có duy trì được chất lượng đã đề ra hay không. Một bản báo cáo về kế hoạch theo dõi chất lượng phải được gửi cho trưởng ban quản lý dự án mỗi tháng đề trưởng ban quản lý dự án có thể đưa ra các chiến lược khi mà dự án thực hiện không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Xuyên suốt dự án 5.2.2 Quality Control Plan ( Kế hoạch kiểm soát chất lượng ) Kế hoạch kiểm soát chất lượng Kĩ thuật Miêu tả Mật độ Kiểm soát việc thiết kế giao diện web Cử một chuyên gia về thiết kế web đến Vinalink để theo dõi quá trình xây dựng website của họ có đảm bảo chất lượng đã đề ra hay không. 1 tuần một lần xuyên suốt dự án Kiểm soát việc chuẩn bị cơ sở dữ liệu Cử chuyên viên đến thư viện trường để theo dõi quá trình thực hiện việc số hóa các đầu sách tại thư viện. Cử chuyên viên thu thập bài giảng điện tử và tập hợp chuẩn bị các tài liệu bài giảng điện tử đạt tiêu chuẩn để đưa vào cơ sở dữ liệu. Cử chuyên viên đến trường theo dõi quá trình quay video bài giảng. Cử chuyên viên theo dõi quá trình xây dựng các đề thi trực tuyến. Cử chuyên viên theo dõi quá trình chuẩn bị các link liên kết ứng dụng và học tập 1 tuần một lần xuyên suốt dự án Kiểm soát việc xây dựng hệ thông an toàn bảo mật Cử một chuyên gia về an toàn bảo mật giám sát quá trình xây dựng hệ thống an toàn bảo mật cho website. Đảm bảo hệ thống phải được xây dựng đảm bảo chất lượng đã đề ra trong phát biểu phạm vi dự án. 2 tuần một lần trong xuyên suốt dự án Kiểm soát việc chuẩn bị tốc độ đường truyền Cử một chuyên gia về mạng truyền thông theo dõi quá trình thuê hosting server phải đảm bảo chất lượng tốc độ và lượng truy cập đã đề ra trong phát biểu phạm vi 2 tuần một lần trong xuyên suốt dự án Kiểm soát tại cuối mỗi giai đoạn trong quá trình thực hiện dự án Tại cuối mỗi giai đoạn thực hiện dự án chúng tôi sẽ có một quá trình xem lại. Việc này đảm bảo sản phẩm bàn giao phải đạt được các tiêu chí chất lượng đề ra trong từng giai đoạn và sẵn sàng thực hiện giai đoạn tiếp theo Chuyên gia quản lý chất lượng sẽ tổ chức một buổi xem lại và báo cáo kết quả cho trưởng ban quản lý dự án. Tại điểm kết thúc mỗi giai đoạn 5.2.3 Assumptions (giả định): - Nguồn cung nhân lực chất lượng cao đáp ứng đủ nhu cầu của dự án. - Yêu cầu của người dùng phải phù hợp thực tế và khả năng của những người làm dự án. 5.2.4 Constrains (ràng buộc): Tiến trình của dự án đều phải được đảm bảo theo tiến độ hằng ngày. Do nhóm thực hiện dự án có ít người và thời gian không nhiều nên mọi vấn đề về đảm bảo chất lượng của dự án phải được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Người quản lý chất lượng sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo về mặt chất lượng của dự án. 5.3 Quality process (qui trình chất lượng): 5.3.1 Activities (hoạt động): Trưởng dự án sẽ theo dõi Biên bản đảm bảo chất lượng để chắc rằng dự án đang tiến hành đúng. Biên bản đảm bảo chất lượng sẽ được ghi nhận vào Sổ theo dõi chất lượng. Người quản lý chất lượng sẽ cảnh báo cho trưởng dự án biết về những sai lệch về chất lượng của những sản phẩm bàn giao để tiến hành chỉnh sửa thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu ban đầu. Nếu cần bất cứ sự thay đổi nào để đảm bảo chất lượng của dự án thì người quản lý chất lượng phải cần sự chấp thuận của trưởng ban quản lý. 5.3.2 Roles (vai trò): -Trưởng ban quản lý dự án chịu trách nhiệm về: Hỗ trợ nhóm thực hiện dự án và người quản lý chất lượng về những vấn đề nhằm đảm bảo chất lượng dự án. Xác nhận các thay đổi cần thiết để đảm bảo chất lượng dự án. - Người quản lý chất lượng chịu trách nhiệm về: Theo dõi tiến trình thực thi của dự án và đảm bảo các sản phẩm bàn giao phải đáp ứng yêu cầu chất lượng. Kiểm tra chất lượng sản phẩm bàn giao hàng tuần. Báo cáo những sai lệch về chất lượng cho trưởng ban quản lý dự án. Tiến hành sửa chữa những sai lệch về chất lượng Đảm bảo rằng Kế hoạch đảm bảo chất lượng và Hành động điều khiển diễn ra đúng như kế hoạch. Đảm bảo Sổ theo dõi chất lượng phải được cập nhật xuyên suốt dự án. 5.3.3 Documents (tài liệu) Mẫu biên bản đảm bảo chất lượng: người quản lý chất lượng sẽ dùng mẫu này để ghi nhận báo cáo về qui trình chất lượng và sự chênh lệch hiện thời về chất lượng so với kế hoạch. Mẩu sổ theo dõi chất lượng: người quản lý chất lượng sẽ dùng sổ này để ghi nhận mức độ đáp ứng chất lượng hiện thời của các sản phẩm bàn giao 6. Chi phí tài chính 6.1 Lao động Vai trò Chi phí đơn vị  Quản lý dự án  8$/h Kỹ sư phần mềm  6$/h Kỹ sư hệ thống 7$/h Quản trị cơ sở dữ liệu 4$/h Đội thiết kế hệ thống 7$/h Đội khảo sát 1,5$/h Nhóm thi công 1$/h Kế toán 3$/h Kỹ sư lập trình web 3$/h Nhóm các chuyên gia quản lý chất lượng, truyền thông, rủi ro, cung ứng 5$/h Nhóm kiểm tra 3$/h Nhóm chuẩn bị cơ sở dữ liệu số 3$/h 6.2 Thiết bị Thiết bị Chi phí đơn vị  server IBM System x3650 M2 (7947-92A) 5061$  Window server 2008 3000$  Máy scan HP Scanjet G4050 Flatbed 2 cái 540$  Thiết bị văn phòng 1000$ Firewall ISA server standard 2006 1200$ Thiết bị khác 5000$ Symantec Endpoint Antivirus 250$ Sony Handycam HDR-UX20 2 cái 2200$ Nikon D3000 1 cái 520$ Máy tính để bàn Dell với cấu hình chip Dual Core 2.0 GHz, Ram 2GB, Màn hình LCD 14,1 inch 500$ Bộ bàn ghế gỗ do công ty Trường Thành sản xuất 200$ Điện thoại bàn Toshiba 50$ Máy in laser đa chức năng Canon MF4350D-A4 400$ 6.3 Các nhà cung cấp Hạng mục bàn giao Chi phí đơn vị  Tên miền + giấy chứng nhận ICANN từ Vinalink  300$  Phần mêm thư viện điện tử từ FPT  15000$ 6.4 Quản trị Chi phí quản trị Chi phí đơn vị  Lắp đặt văn phòng tạm ở ĐHNH 1000$ Chi phí liên lạc điện thoại, tiền điện 1000$ Chi phí thuê bàn ghế  500$ Chi phí thuê máy tính 300$ Chi phí thuê các thiết bị khác 500$ 6.5 Chi phí khác Các khoản chi phí Chi phí đơn vị  Thanh toán tiền quan hệ khách hàng, kí hợp đồng  1000$  Chi phí tổ chức khảo sát lấy ý kiến 400$ Chi phí tổ chức tập huấn hướng dẫn 500$ 6.6 Lịch trình tài chính Loại chi phí Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Lao động Quản lý dự án 1280$ 640$ 1280$ 1280$ 1280$ 1280$ 640$ Nhóm các chuyên gia quản lý chất lượng, truyền thông, rủi ro, cung ứng ( 4 người ) 1600$ 3200$ 3200$ 3200$ 3200$ 1600$ Kỹ sư phần mềm (3 người) 1440$ 2880$ 2880$ 2880$ 1440$ Kỹ sư lập trình web (2 người ) 240$ 480$ 240$ Kỹ sư hệ thống (2 người) 1120$ 2240$ 2240$ 2240$ 1120$ Quản trị cơ sở dữ liệu (2 người) 1280$ 1280$ 1280$ 640$ Đội thiết kế hệ thống(4 người) 4480$ Nhóm chuẩn bị cơ sở dữ liệu số ( 9 người) 2160$ Đội khảo sát và truyền thông (3 người) 720$ 100$ 100$ 100$ 100$ 100$ 100$ Nhóm kiểm tra (3 người) 720$ 1440$ 1440$ 1440$ 720$ Kế toán & thủ quỹ (2 người) 320$ 320$ 320$ 320$ 320$ 320$ 160$ Tổng cộng 2320$ 5940$ 15940$ 21140$ 13220$ 9700$ 3140$ Thiết Bị server IBM System x3650 M2 (7947-92A) 5061$ Window server 2008 3000$ Máy scan HP Scanjet G4050 Flatbed 2 cái 540$ Thiết bị văn phòng 1000$ Firewall ISA server standard 2006 1200$ Thiết bị khác 5000$ Symantec Endpoint Antivirus 250$ 250$ Sony Handycam HDR-UX20 2200$ Bộ bàn ghế gỗ do công ty Trường Thành sản xuất 200$ Máy tính để bàn Dell với cấu hình chip Dual Core 2.0 GHz, Ram 2GB, Màn hình LCD 14,1 inch 500$ Máy in laser đa chức năng Canon MF4350D-A4 400$ Điện thoại bàn Toshiba 50$ Máy chụp hình Nikon D3000 520$ Tổng cộng 7670$ 8601$ 4170$ Nhà cung cấp Tên miền + giấy chứng nhận ICANN từ Vinalink 300$ Phần mêm thư viện điện tử từ FPT 15000$ Tổng cộng 15300$ Chi phí quản trị Lắp đặt văn phòng tạm ở ĐHNH 1000$ Chi phí liên lạc điện thoại, tiền điện 200$ 200$ 200$ 200$ 200$ 200$ 200$ Chi phí thuê bàn ghế 500$ Chi phí thuê máy tính 300$ Chi phí thuê các thiết bị khác 500$ Tổng cộng 2500$ 200$ 200$ 200$ 200$ 200$ 200$ Chi phí khác Thanh toán tiền quan hệ khách hàng, kí hợp đồng 1000$ Chi phí tổ chức khảo sát lấy ý kiến 400$ Chi phí tổ chức tập huấn hướng dẫn 500$ Tổng cộng 1400$ 500$ 6.7 Giả định Giá cả không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án. Các chi phí đã tính toán đầy đủ như trên. Tỷ giá ngoại tệ không thay đổi. 6.8 Hạn chế  Tổng chi phí cho dự án là 150000$  Chi phí hoạt động không được vượt quá 10% so với chi phí được cấp 6.9 Quy trình tài chính 6.9.1 Hoạt động Mọi chi tiêu đều được ghi nhận lại thông qua kế toán. Biên bản thu chi sẽ được gửi cho trưởng ban quản lý dự án, hiệu trưởng và WB hàng tháng. Trưởng ban quản lý dự án sẽ xem xét đánh giá và đưa ra quyết định giải ngân cho các hoạt động của dự án. 6.9.2 Vai trò Quản lý dự án: chịu trách nhiệm thu chi cho toàn bộ dự án, đưa ra quyết định khi có sự thay đổi so với dự chi ban đầu Trưởng nhóm thi công: chịu trách nhiệm về phần kinh phí thi công, báo cáo những chi phí, chấm công các thành viên khác. Kế toán: thu nhận các đề nghị chi tiền từ các đơn vị, báo cáo với trưởng ban quản lý, trực tiếp chi tiền, ghi nhận biên bản, kiểm kê. 6.9.3 Văn bản  Bản báo cáo thu chi 7.Kế hoạch truyền thông 7.1 Danh sách các bên liên quan Các bên liên quan Mô tả World Bank Nhà tài trợ chính cho dự án Sinh viên, giảng viên Bao gồm tất cả giáo viên, sinh viên đang giảng dạy và học tập tại trường Đai học Ngân Hàng Hiệu trưởng trường Đại học ngân hàng Là lãnh đạo đương thời của trường Đại học Ngân Hàng Kế toán Người đại diện cho Đại học Ngân Hàng nhận tiền tài trợ từ World Bank Ban quản lý dự án Tất cả thành viên trong ban quản lý thực hiện dự án Khoa CNTT - ĐHNH Gồm các giảng viên chuyên ngành công nghệ thông tin Thư viện ĐHNH Nguồn cung cấp tài liệu chính để chuẩn bị cơ sở dữ liệu Nhà cung cấp Liên quan đến nguồn lực thực hiện dự án 7.2 Yêu cầu của các bên liên quan Các bên liên quan Vai trò Tổ chức Thông tin cần biết World Bank Tài trợ cho dự án Ngân Hàng Mục tiêu của dự án Hạng mục các sản phẩm, dịch vụ bàn giao Giảng viên, sinh viên Người dùng Học tập và giảng dạy tại trường Đại học Ngân Hàng Mục tiêu của dự án Hạng mục các sản phẩm, dịch vụ bàn giao Tiến trình dự án Cách sử dụng hệ thống thư viện điện tử Hiệu trưởng trường Đại học ngân hàng Phê duyệt dự án Đại điện cho trường Đại học Ngân Hàng Mục tiêu của dự án Phạm vi dự án Hạng mục các sản phẩm, dịch vụ bàn giao Kế hoạch thực hiên dự án Tiến trình thực hiện dự án Kế hoạch giải ngân, chi phí thực hiện dự án. Qúa trình triển khai dự án đến giảng viên, sinh viên Phản hồi của giảng viên, sinh viên về dự án Kế toán Giải ngân Trực thuộc khoa kế toán trường Đại Học Ngân Hàng Tiến trình thực hiện dự án Chi phí thực hiện dự án Ban quản lý dự án Đảm bảo tiến trình hoạt động xây dựng hệ thống Ban quản lý dự án Mục tiêu của dự án Phạm vi dự án Hạng mục các sản phẩm, dịch vụ bàn giao Kế hoạch thực hiên dự án Tiến trình thực hiện dự án Những rủi ro, vấn đề, thay đổi tức thời Mốc thực hiện dự án Kế hoạch giải ngân, chi phí thực hiện dự án. Qúa trình triển khai dự án đến giảng viên, sinh viên Phản hồi của giảng viên, sinh viên về dự án Khoa CNTT - ĐHNH Hỗ trợ tư vấn kĩ thuật công nghệ cho ban thực hiện dự án Trực thuộc trường Đại học Ngân Hàng Mục tiêu của dự án Phạm vi dự án Hạng mục các sản phẩm, dịch vụ bàn giao Tiến trình thực hiện dự án Qúa trình triển khai dự án đến giảng viên, sinh viên Thư viện ĐHNH Nguồn cung cấp tài liệu chính để chuẩn bị cơ sở dữ liệu Trực thuộc trường Đại học Ngân Hàng Mục tiêu của dự án Phạm vi dự án Hạng mục các sản phẩm, dịch vụ bàn giao Tiến trình thực hiện dự án Qúa trình triển khai dự án đến giảng viên, sinh viên Nhà cung cấp Liên quan đến nguồn lực thực hiện dự án Các tổ chức cung ứng Tiến trình thực hiện dự án Nguồn lực cần để thực hiện dự án 7.3 Lịch: Hoạt động truyền thông Mã hoạt động Thông tin Người quan tâm Thời điểm Biện pháp 1.0 Tổ chức lễ công bố và ký kết hợp đồng. Tất cả các bên liên quan 7/1/2011 Tổ chức lễ công bố và khởi công dự án ở hội trường lớn. 1.1 Buổi giao lưu tiếp nhận đóng góp từ sinh viên giảng viên Sinh viên, giảng viên 7/1/2011 Tổ chức một buổi giao lưu giữa ban quản lý dự án và sinh viên giảng viên ở giảng đường A001 1.2 Công bố các mục tiêu và sản phẩm bàn giao sau khi qua khảo sát lấy ý kiến từ các bên liên quan và phân tích khả thi Tất cả các bên liên quan 14/1/2011 Đăng tải thông tin lên diễn đàn sinhviennganhang.com và website buh.edu.vn. Gửi công văn đến WB và hiệu trưởng cùng các phòng ban có liên quan. 2.0 Báo cáo tiến trình dự án trước WB Hiệu trường Hàng tháng Gửi báo cáo đến WB và hiệu trưởng 3.0 Công bố sản phẩm thử nghiệm Sinh viên, giảng viên. Thư viện. 27/52011 Gửi thông báo qua diễn đàn sinhviennganhang.com và công văn gửi đến thư viện. 3.1 Nhận ý kiến phản hồi Sinh viên giàng viên. Cán bộ quản lý thư viện 27/5/2011-6/3/2011 Tiếp nhận phản hồi tại văn phòng BQL dự án. 4.0 Báo cáo chi phí Kế toán Hàng ngày Gửi hóa đơn và chứng từ có liên quan đến thu chi. 7.4 Giả định Sinh viên, giảng viên được thông báo thường xuyên về tiến trình thực hiện dự án Khoa CNTT được thông báo thường xuyên về tiến trình thực hiện dự án Thư viện Đại học Ngân Hàng được thông báo thường xuyên về tiến trình thực hiện dự án 7.5 Ràng buộc Các bản báo cáo tiến trình dự án phải được gửi 1 tháng/ lần cho hiệu trưởng trường Đại học Ngân Hàng Các bản báo cáo kế hoạch giải ngân phải được gửi 1 tuần/ lần cho kế toán Các bản báo cáo tiến trình dự án phải được gửi 1 tuần/ lần cho trưởng ban quản lý dự án Giảng viên, sinh viên ủng hộ hoàn toàn việc thực hiện dự án 7.6 Qui trình truyền thông: 7.6.1 Hoạt động: Xác định nội dung truyền đạt, người quan tâm, thời điểm. Soạn thảo những thông tin cần truyền đạt. Gửi đến Trưởng ban quản lý dự án để xác nhận. Đưa tin đến những đối tượng quan tâm. Tiếp nhận phản hồi. 7.6.2 Vai trò: Nhóm khảo sát sẽ kiêm trách nhiệm truyền thông : Lên kế hoạch truyền thông. Lấy chứng nhận từ quản lý dự án. Công bố thông tin. Tiếp nhận phản hồi. Quản lý dự án sẽ chịu các trách nhiệm: Xác nhận thông tin công bố. Giải quyết các vấn đề truyền thông. Đáp ứng yêu cầu từ nhà tài trợ. 7.6.3 Tài liệu: Bản báo cáo thu chi: báo cáo đến hiệu trưởng, trưởng dự án World Bank. Bản theo dõi tiến trình: dùng để gửi đến hiệu trưởng, trưởng dự án,World Bank. Sổ theo dõi thông tin: dùng để ghi nhận những thông tin công bố từ ban quản lý dự án và các phản hồi. 8. WBS -Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure) Mục đích của dự án này là xây dựng website thư viện điện tử cho trường dh ngân hàng tp.hcm trong một khoảng thời gian sáu tháng. Trong quá trình xây dựng cần phải hoàn thành các giai đoạn sau. 8.1 Các giai đoạn (Phases) Tiêu đề giai đoạn. Mô tả giai đoạn. Trình tự làm việc. Khởi động dự án. Thực hiện các hội thảo, khảo sát ý kiến, tham khảo thông tin từ các website tương tự khác nhằm khảo sát thông tin. Chuẩn bị lập và báo cáo các bản tôn chỉ dự án, tuyên bố dự án cho chủ đầu tư. Tuyển dụng nhân viên cho đội thực hiện dự án, thành lập ban quản lý dự án. Mở các cuộc họp giữa các ban có liên quan tới dự án thư viện điện tử nhằm thông báo hoạt động khởi tạo dự án. Thực hiện nghiên cứu khả thi của dự án nhằm hạn chế thấp nhất các rủi ro của dự án. 1 Lập kế hoạch dự án. Phân tích yêu cầu của các bên liên quan. Thiết kế mô hình thư viện điện tử. Lập kế hoạch chi tiết. Phân chia công việc và trách nhiệm cho nhóm tham gia dự án. 2 Tiến hành thực hiện dự án. Thiết kế xây dựng website Cài đặt cho hệ thống Nhập dữ liệu vào hệ thống Chạy thử và test. Kết hợp với các dự án liên quan 3 Kết thúc và đóng dự án. Huấn luyện sử dụng Các bên có liên quan sẽ tiến hành khảo sát đánh giá sản phẩm và tiến tới ký kết văn bản bàn giao sản phẩm cho trường Đại Học Ngân Hàng Tp.HCM 4 8.2 Hoạt động (Activities) Trong mỗi giai đoạn, các hoạt động được xây dựng theo từng hạng mục của dự án. Bảng sau liệt kê tất cả các hoạt động sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời dự án. Tiêu đề giai đoạn Tiêu đề hoạt động Mô tả hoạt động Trình tự hoạt đông. Khởi động dự án. Khảo sát dự án Khảo sát các hoạt động có liên quan tới thư viện điện tử. Thực hiện khảo sát, tìm hiểu thăm dò thu thập ý kiến sinh viên và giáo viên để tổng hợp lên kế hoạch thiết kế ứng dụng web thư viện điện tử. 1 Lập kế hoạch dự án Phân tích hệ thống Đánh giá tính khả thi của hệ thống Thư viện điện tử. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp cho ban quản lý dự án đánh giá được khả năng thực hiện của hệ thống Thư viện điện tử để có thể dễ dàng lên kế hoạch thực hiện dự án. Phân tích, đưa ra các đặc tả yêu cầu của hệ thống Thư viện điện tử cần phải có. 2 Lên kế hoạch Lập kế hoạch chi tiết cho dự án, đưa ra nhiệm vụ cụ thể cho các bên thực hiện dự án: Kế hoạch thực hiện dự án Kế hoạch nguồn lực Kế hoạch chất lượng Kế hoạch cung ứng Kế hoạch rủi ro Kế hoạch truyền thông 3 Xây dựng hệ thống Xác định đặc điểm, tính năng của sản phẩm Giao diện website gọn nhẹ dễ sử dụng, đáp ứng 90% yêu cầu của sinh viên, giảng viên đã được khảo sát. Các nguồn tài liệu học tập phong phú bao gồm: Ebook Bài giảng điện tử Video clip Hình ảnh Đề thi trực tuyến Link phần mềm ứng dụng Link liên kết các trang web học tập khác 4 Xây dựng cơ sở dữ liệu Xây dựng dữ liệu dựa trên tài liệu có sẵn trong Thư viện. Xây dựng dữ liệu bằng cách thu thập tài liệu do giáo viên, sinh viên cung cấp. Xây dựng dữ liệu số thông qua liên kết các nguồn tài liệu từ các trang web khác để làm phong phú thêm dữ liệu. 5 Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống Thiết kế website Thư viện điện tử với các đặc tính, yêu cầu đã đề ra trong kế hoạch. Xây dựng hệ thống bảo mật cho thư viện điện tử Xây dựng đường truyền kĩ thuật cho Thư viện điện tử. Cài đặt cho hệ thống. 6 Chạy thử và sửa lỗi Phát hành các bản chạy thử để giúp cho hệ thống khi bàn giao sẽ không trục trặc. Sửa lỗi hoàn thiện hệ thống 7 Kết thúc dự án. Triển khai dự án. Triển khai hệ thống thư viện điện tử đến giáo viên và sinh viên trường ĐH Ngân Hàng. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng. Phát hành tài liệu hướng dẫn sử dụng cho sinh viên, giáo viên. Hỗ trợ trực tiếp cho sinh viên, và giáo viên để giúp cho họ có thể sử dụng hệ thống một cách tốt nhất. Thu nhận ý kiến phản hồi 8 Bàn giao và kết thúc dự án. Bàn giao sản phẩm cho trường Đại Học Ngân Hàng Tp.HCM. Kết thúc dự án. 9 8.3 Nhiệm vụ (Tasks) Tiêu đề hoạt động Tiêu đề nhiệm vụ Mô tả nhiệm vụ Trình tự nhiệm vụ Khảo sát dự án Khảo sát các hoạt động có liên quan tới Thư viện điện tử. Tìm hiểu các mô hình Thư viện điện tử tương tự đã hoạt động, từ đó đưa ra thiết kế phù hợp cho nhu cầu sử dụng. Khảo sát mức độ thành công, ưu điểm, khuyết điểm của các hệ thống thư viện điện tử khác. 1 Thực hiện khảo sát, tìm hiểu thăm dò thu thập ý kiến sinh viên và giáo viên để tổng hợp lên kế hoạch thiết kế ứng dụng web thư viện điện tử. Phát tờ rơi, phỏng vấn giảng viên, sinhviên những yêu cầu cần có của một Thư viện điện tử. Tổ chức buổi hội thảo về thư viện điện tử tại trường để lấy ý kiến trực tiếp từ sinh viên và giảng viên Tiến hành hình thức khảo sát ý kiến bằng cách sử dụng các mẫu khảo sát. 2 Phân tích hệ thống Đánh giá khả thi Sau khi đã thu thập đủ thông tin cần thiết, ban quản lý dự án sẽ tổ chức một buổi họp mặt để đánh giá lại về mức độ khả thi của hệ thống thư viện điện tử và xác định phạm vi của dự án. Các mức độ khả thi sẽ được đánh giá theo các tiêu chí: Khả thi về mặt kĩ thuật Khả thi về mặt kinh tế Khả thi về mặt tổ chức Khả thi về mặt vận hành 3 Phân tích đặc tả yêu cầu Các tính năng mà thư viện điện tử cần phải có Phạm vi của hệ thống chỉ bao gồm tài liệu dành cho sinh viên giáo viên trường ĐH Ngân Hàng Yêu cầu về trình độ người sử dụng. Các tiêu chuẩn về hiệu suất của hệ thống. 4 Lập kế hoạch Lên kế hoạch thực hiện dự án Chi tiết các giai đoạn, hành động, nhiệm vụ cần thực hiện trong bản kế hoạch phân rã công việc (WBS). 5 Kế hoạch chất lượng Lập một nhóm chuyên gia để quản lý chất lượng. Tìm hiểu các tiêu chuẩn về chất lượng để có các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm. Lên kế hoạch chi tiết về quản lý đảm bảo chất lượng trong quá trình : Thực hiện dự án. Sản phẩm bàn giao. Kế hoạch quản lý chất lượng phải được báo cáo thường xuyên cho trưởng ban quản lý dự án. 6 Kế hoạch tài nguyên Nhân lực: Ghi rõ vai trò trách nhiệm của từng vị trí tham gia thực hiện dự án. Lên bản danh sách các tiêu chí để tuyển dụng nhân lực cần thiết cho dự án. Tính toán chi phí tiền lương để đảm bảo không vượt quá nguồn lực tài chính. Trang thiết bị: Lên dach sách các trang thiết bị cần mua hoặc thuê. Tính toán chi phí mua/thuê trang thiết bị để đảm bảo không vượt quá nguồn lực tài chính. 7 Kế hoạch rủi ro Tiến hành phân tích các rủi ro mà dự án có thể gặp phải khi tiến hành thực hiện dự án. Lập kế hoạch chi tiết về việc đối phó các rủi ro. Cung cấp tài liệu giải quyết tình huống khi gặp rủi ro cho ban thực hiện dự án. 8 Kế hoạch cung ứng Lập kế hoạch tìm nhà cung ứng thích hợp nhất cho dự án. Lên danh sách các tiêu chí đánh giá để dễ dàng tìm được nhà cung ứng tốt nhất. Lên danh sách các trang thiết bị, ứng dụng mà nhà cung ứng cần phải cung cấp cho dự án. Lên kế hoạch chi phí để đảm bảo nguồn lực tài chính. 9 Kế hoạch truyền thông Lên kế hoạch tổ chức các buổi phỏng vấn nhà đầu tư để tiếp nhận ý kiến của họ. Lên kế hoạch tổ chức các buổi báo cáo về tiến trình dự án. Lên kế hoạch tổ chức các buổi hội thảo nhằm đưa dự án tiếp cận với giảng viên, sinh viên. Lên kế hoạch truyền bá dự án thông qua báo chí, các kênh truyền thông nghe nhìn. 10 Xác định đặc điểm, tính năng của sản phẩm Giao diện website . Ứng dụng web có khả năng tương thích hoàn toàn với các ứng dụng trình duyệt phổ biến hiện nay (Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Opera). Giao diện web đơn giản, trực quan gọn nhẹ cung cấp khả năng truy cập chấp nhận được mọi phương thức kết nối Internet hiện có ở việt nam (Dial-up, ADSL, 3g, GPRS). Xây dựng một bộ máy tìm kiếm riêng cho sản phẩm, cho phép khả năng tìm kiếm theo từ khóa (keyword). Xây dựng hệ thống quản lý tìm kiếm và phân loại tài liệu. Cung cấp các cơ chế phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau (giảng viên, môn học …) tạo sự dễ dàng cho người sử dụng. 11 Tài liệu cung cấp trên website Ebook: tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu giải trí và đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính, tín dụng, ngân hàng về 2 định dạng số phổ biến hiện nay là *.prc và *.pdf. Bài giảng điện tử: các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn được chuẩn hóa về định dạng số *.ppt. Video bài giảng các môn học được số hóa dưới dạng *.flv, cung cấp khả năng tham khảo trực tiếp trên trang web hoặc tải về máy. Mọi hình ảnh sẽ được đưa về định dạng *.jpeg. Các đề thi trắc nghiệm trực tuyến sẽ được cung cấp trên website dưới dạng flash. Cung cấp link download các phần mềm phục vụ cho việc học tập, giảng dạy. Cung cấp liên kết với các trang web như các báo online nổi tiếng như vnexpress.net, dantri.com.vn, cafef.vn, vneconomy.com, … Một nguồn tài liệu bài giảng điện tử vô cùng phong phú, đa dạng thông qua sự liên kết với hệ thống thư viện bài giảng điện tử. 12 Xây dựng. Thiết kế website Thực hiện liên kết tới các nhà cung cấp đăng ký server. Ký hợp đồng với Vinalink để xây dựng ứng dụng thư viện điện tử chạy trên nền web 2.0, công nghệ web mới và phổ thông nhất hiện nay, có khả năng truyền đạt dữ liệu và tương tác đa dạng với người sử dụng. Liên kết với ban quản lý của dự án cổng thông tin để tìm giải pháp liên kết với thư viện điện tử với sản phẩm cổng thông tin. 13 Xây dựng hệ thống an toàn bảo mật Thiết lập giải pháp an toàn bảo mật cho máy chủ hệ thống: Mua ứng dụng diệt virus Symantec Endpoint Antivirus 11.0 Mua hệ thống bức tường lửa Microsoft ISA Server 2006 để ngăn chặn các truy cập, tấn công nguy hiểm từ cả bên ngoài lẫn bên trong máy chủ gây nguy hại cho toàn hệ thống. 14 Đường truyền kĩ thuật Thuê một Hosting server với các yêu cầu : băng thông được truyền là 25 GB/ tháng,dung lượng 2Gb, tốc độ up/download 300kbps có khả năng đáp ứng 200.000 lượt truy cập một tháng. 15 Cài đặt hệ thống Cài đặt phần cứng Cài đặt phần mềm Cài đặt hệ thống bảo mật 16 Chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho hệ thống Số hóa tài liệu có sẵn trong thư viện Số hóa tất cả 6.193 đầu sách hiện có tại thư viện bao gồm các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu giải trí và đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính, tín dụng, ngân hàng về 2 định dạng số phổ biến hiện nay là *.prc và *.pdf. Liên kết sử dụng 2 nguồn tài nguyên số sẵn có của trường là : cơ sở dữ liệu Wilson và cơ sở dữ liệu Proquest. Khai thác và tận dùng nguồn tài nguyên điện tử offline hiện có sẵn tại thư viện trường, nguồn tài nguyên này bao gồm các tài liệu điện tử được lưu trữ trên CD, CD-ROM, DVD… 17 Nguồn tài liệu cung cấp bởi giáo viên, sinh viên Liên hệ với các giảng viên để thu thập các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn. Cử một nhóm đến tại trường để quay video các buổi học để thu thập một nguồn video clip bài giảng. Liên hệ với các giảng viên cung cấp đề thi và số hóa nguồn đề thi này thành đề thi trực tuyến dưới dạng flash. 18 Các nguồn dữ liệu khác Chuẩn bị cơ sở dữ liệu hình ảnh bằng cách: Chụp ảnh trường lớp, giảng đường, các buổi học, buổi ngoại khóa, hội thảo. Thu thập nguồn hình ảnh từ internet. Thu thập và tập hợp các link download phần mềm phục vụ cho việc học tập , giảng dạy. Tập hợp và lựa chọn các trang web hay về thông tin xã hội kinh tế để tổ chức các đường link liên kết. Kết hợp làm việc với nhóm dự án bài giảng điện tử nhằm đưa ra liên kết dữ liệu. 19 Chạy thử và sửa lỗi Phát hành các bản chạy thử Phát hành bản Alpha chạy thử Phát hành bản Beta chạy thử. Phát hành bản hoàn thiện. 20 Sửa lỗi Khi phát hành từng phiên bản, nhóm xây dựng sẽ tiến hành chạy thử và sữa lỗi. 21 Triển khai dự án. Tổ chức tập huấn. Tổ chức hội thảo hướng dẫn sử dụng cho toàn thể sinh viên và giảng viên của trường. Tổ chức các buổi thực hành trực tiếp với máy tính cùng với sự hướng dẫn của các chuyên viên. 22 Phát hành tài liệu Phát hành các tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn bằng giấy và điện tử cho giảng viên và sinh viên Phổ biến tài liệu hướng dẫn (user guide) trên các kênh thông tin phổ biến của trường ( www.sinhviennganhang.com, www.buh.edu.vn ) 23 Trực tiếp hỗ trợ Cử một số chuyên viên hỗ trợ cho sinh viên và giảng viên tại trường trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng giúp đỡ sinh viên và giảng viên trong các thắc mắc về cách sử dụng hệ thống 24 Thu nhận ý kiến phản hồi Xây dựng hòm thư điện tử feedback.dl@gmail.com để trả lời các thắc mắc. 25 Bàn giao Bàn giao sản phẩm Đưa bản phát hành hoàn thiện lên server và Thư viện điện tử bắt đầu đi vào hoạt động. Bàn giao thư viện điện tử cho trường ĐH Ngân Hàng 26 Kết thúc dự án Đóng dự án Hoàn thành các khâu cuối cùng của dự án. Đóng cửa kết thúc dự án 27 8.4 Sự kiện quan trọng (Milestones ) Tiêu đề sự kiện Mô tả sự kiện quan trọng Ngày diển ra sự kiện Hoàn thành giai đoạn khảo sát. Xác định được yêu cầu đối với dự án của các bên liên quan. 15/1/2011 Hoàn thành giai đoạn thiết kế cơ bản và chạy thử. Xây dựng được trang web và bắt đầu đưa vào sử dụng để sửa lỗi. 23/4/2011 Kết thúc giai đoạn thi hành. Hoàn thành cổng thông tin điện tử cho thư viện. 7/6/2011 Kết thúc dự án. Hoàn thành và được đưa vào sử dụng chính thức. 21/6/2011 8.5 Nỗ lực (Effort) Tiêu đề nhiệm vụ Nguồn nhân lực Nỗ lực Mục tiêu. Công nhân viên. Phòng ban lãnh đạo hoạt động dự án. Ban quản trị dự án. Hoàn thành đúng mục tiêu đề ra theo thiết kế. theo sát các hoạt động của dự án. Cung cấp vốn. Ngân hàng quốc tế, phòng kế toán trường dh ngân hàng. Nhân viên, công nhân viên phải tiến hành giải ngân tiền theo kết hoạch, không gây khó khăn cho bên thực hiện dự án. Cung cấp các thiết bị công nghệ thông tin. Nhà cung cấp thiết bị công nghệ thông tin. Bàn giao các sản phẩm công nghệ thong tin theo đúng kế hoạch, đúng chỉ tiêu về chất lượng theo như hợp đồng đã ký. Nguồn cung cấp tài nguyên. Thư viện trường dh ngân hàng, giảng viên, sinh viên. Cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các nguồn tài nguyên về sách điện tử. Thực hiện học hỏi quản lý sản phẩm sau khi bàn giao. Khoa công nghệ thông tin trường dh ngân hàng. Học hỏi tìm hiểu quá trình quản lý thư viện điện tử sau khi được bàn giao. 8.6 Lịch (Schedule) STT TÊN NHIỆM VỤ KHOẢNG THỜI GIAN BẮT ĐẦU HOÀN THÀNH NGƯỜI TIỀN NHIỆM 1 Khảo Sát 25 ngày 3/1/2011 27/1/2011 Khảo sát đánh giá yêu cầu 7 ngày 3/1/2011 9/1/2011 Lập văn phòng 3 ngày 10/1/2011 13/1/2011 Khảo sát các đối tác cung cấp dịch vụ và trang thiết bị, xác định chi phí dự án 6 ngày 14/1/2011 19/1/2011 Tìm hiểu đánh giá hoạt động của một số thư viện khác 7 ngày 20/1/2011 26/1/2011 Tổ chức họp ban quản lí để đánh giá khả năng thành công của dự án 1 ngày 27/1/2011 27/1/2011 2 Lập Kế Hoạch 15 ngày 28/1/2011 26/2/2011 Tiến hành dự án 6 ngày 28/1/2011 2/2/2011(nghỉ tết 2 tuần) Tài chính tài nguyên 3 ngày 16/2/2011 19/2/2011 Quản lí rủi ro 4 ngày 20/2/2011 23/2/2011 Quản lí chất lượng 2 ngày 24/2/2011 26/2/2011 3 Thi Hành 109 ngày 27/2/2011 14/6/2011 Phân tích và thiết kế 29 ngày 27/2/2011 27/3/2011 xây dựng cơ sở dữ liệu 14 ngày 28/3/2011 10/4/2011 xây dựng hệ thống và lắp đặt phần cứng 30 ngày 11/4/2011 10/5/2011 nhập dữ liệu 7 ngày 11/5/2011 17/5/2011 kiểm tra và chạy thử nhận feedback 14 ngày 18/5/2011 31/5/2011 sửa lỗi 14 ngày 1/6/2011 14/6/2011 4 Đóng Dự Án bàn giao và hướng dẫn quản lí 10 ngày 15/6/2011 24/6/2011 tập huấn cho sinh viên và giảng viên cách sử dụng 2 ngày 25/6/2011 26/6/2011 9. Kế hoạch cung ứng Yêu cầu mua sắm Yêu cầu Mục Mô tả Đánh giá Số lượng Ngân sách Máy chủ lưu trữ hệ thống website và cơ sở dữ liệu Mạnh mẽ, giá cả hợp lý, vận hành trơn tru và ổn định Đây là một thiết bị chuyên dụng không thể tự sản suất bởi nhóm phát triển dự án 1 Hệ điều hành cho máy chủ dự án Thân thiện, mạnh mẽ, ổn đinh và thân thiện với người dùng Đây là một sản phẩm chuyên dụng, không thể tự sản xuất bởi nhóm phát triển dự án 1 Máy quét dữ liệu Vận hành trơn tru, không xảy ra lỗi trong quá trình Mua từ nhà cung cấp chuyên dụng. 2 Giải pháp bảo mật hệ thống Ổn định, đáng tin cậy, không có tiền lệ quá nghiêm trọng trước đó. Sản phẩm chuyên dụng không thể tự sản xuất bởi nhóm phát triển dự án. 1 Giải pháp chống virus, mã độc Ổn định, đáng tin cậy, có khả năng ngăn chặn và tiêu diệt hơn 95% virus mã độc hiện tại Phần mềm chuyên dụng, mua từ nhà cung cấp chuyên dụng . 1 Máy quay phim Chất lượng rõ nét, không nhòe, có khả năng chống rung, và quay phim dưới ánh sáng mạnh. Sản phẩm chuyên dụng, mua từ nhà cung cấp. 2 Nghiên cứu thị trường: Đọc ngữ âm Từ điển - Xem từ điển chi tiết động từ định nghia miêu tả định rỏ vạch biên giới Hạng mục Nhà cung cấp Offering Giá (USD) Thời gian nhận hàng Máy chủ lưu trữ hệ thống website và cơ sở dữ liệu IBM Máy chủ Server IBM System x3650 M2 (7947-92A) 5,061 7 ngày Máy chủ lưu trữ hệ thống website và cơ sở dữ liệu HP Máy chủ Server HP ProLiant DL380 Generation 7 (G7) 4,800 14 ngày Hệ điều hành cho máy chủ dự án Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise 3,000 Ngay lập tức Hệ điều hành cho máy chủ dự án Asianux Asianux Server 3, chi phí thấp thích hợp với nhiều mô hình 1,700 Ngay lập tức Máy quét dữ liệu HP HP Scanjet G4050 Flatbed 540 2 ngày Máy quét dữ liệu Kodak Máy quét tốc độ cao Kodak Scanmate i1120 489 2 ngày Máy quét dữ liệu Canon Máy quét phim ảnh LIDE 600F 150 Ngay lập tức Giải pháp bảo mật hệ thống Microsoft ISA Server 2006 Standard Edition 6000 2 ngày Giải pháp bảo mật hệ thống Kaspersky Kaspersky Hosted Web Security 800 1 ngày Giải pháp chống virus, mã độc Symantec Symantec Endpoint Protection 11.0 250 Ngay lập tức Giải pháp chống virus, mã độc Kaspersky Kaspersky Anti-Virus 11 100 Ngay lập tức Máy quay phim Sony Sony HDR XR550E 2,200 Ngay lập tức Máy quay phim Canon Canon LEGRIA HF M31 1,100 Ngay lập tức Máy quay phim Panasonic Panasonic SDR-H80 400 Ngay lập tức Máy chụp hình Nikon D3000 520 Ngay lập tức Máy chụp hình Sony Sony DSLR-A290L 450 Ngay lập tức Máy chụp hình Canon Canon Ixus 1000 HS 465 Ngay lập tức Máy tính để bàn Dell Dual Core 2.0 GHz, Ram 2GB, Màn hình LCD 14,1 inch 500 1 ngày Máy tính để bàn Compaq Dual Core 2.0 GHz, Ram 2GB, Màn hình LCD 14,1 inch 400 1 ngày Máy tính để bàn HP Dual Core 2.0 GHz, Ram 2GB, Màn hình LCD 14,1 inch 450 1 ngày Bộ bàn ghế gỗ Trường Thành Gỗ mun 200 1 ngày Bộ bàn ghế gỗ Tùng Lâm Gỗ mun 180 1 ngày Bộ bàn ghế gỗ Mỹ Á Gỗ mun 250 1 ngày Điện thoại bàn Toshiba Có dây 50 Ngay lập tức Điện thoại bàn Panasonic Có dây 58 Ngay lập tức Điện thoại bàn Alcatel Có dây 45 Ngay lập tức Máy in Canon Máy in laser đa chức năng Canon MF4350D-A4 400 Ngay lập tức Máy in Brother Máy in đa năng Brother MFC-7840N 400 Ngay lập tức Máy in HP Máy in HP Laser Jet Printer P2055D 450 Ngay lập tức Kế hoạch cung ứng vật tư Lịch Tạo một lịch trình chi tiết cho việc lựa chọn một nhà cung cấp ưu đãi, phân phối các mặt hàng mua sắm và quản lý việc thực hiện cung cấp, như sau: Nghe Đọc ngữ âm Từ điển - Xem từ điển chi tiết Quá trình xác định nhà cung cấp :(3/1/2011 - 10/2/2011) Đưa ra văn bản yêu cầu thông tin : (3/1/2011 - 15/1/2011) Tạo văn bản mô tả công việc. ( 3/1/2011- 4/1/2011) Tạo văn bản yêu cầu thông tin . (4/1/2011 – 5/1/2011) Chuyển Bản mô tả công việc và Văn bản yêu cầu thông tin cho các nhà cung cấp. (5/1/2011 – 12/1/2011) Đánh giá các văn bản hồi âm của các nhà cung cấp.(12/1/2011 – 14/1/2011) Chọn ra danh sách nhà cung cấp tìm năng. (14/1/2011 – 15/1/2011) Đưa ra văn bản yêu cầu yêu cầu chi tiết đấu thầu.(15/1/2011 – 27/1/2011) Cập nhật các thay đổi cần thiết vào văn bản mô tả công việc . (15/1/2011 – 16/1/2011) Xây dựng văn bản yêu cầu chi tiết đấu thầu. (16/1/2011 – 18/1/2011) Chuyển các văn bản mô tả công việc và văn bản yêu cầu chi tiết đấu thầu cho các nhà cung cấp. (18/1/2011 – 24/1/2011) Đánh giá các văn bản hồi âm của các nhà cung cấp. (24/1/2011 – 26/1/2011) Lựa nhà cung cấp thích hợp. (26/1/2011 – 27/1/2011) Đưa ra văn bản hợp đồng .(27/1/2011 – 10/2/2011) Xây dựng các hợp đồng cung ứng (27/1/2011 – 29/1/2011) Đàm phán hợp đồng cung ứng. (29/1/2011 – 5/2/2011) Thông qua hợp đồng cung ứng (5/2/2011 – 7/2/2011) Thực hiện hợp đồng cung ứng. (7/2/2011 – 10/2/2011) Chuyển giao các hạng mục vật tư (10/2/2011 – 24/2/2011) Chuyển giao sản phẩm Máy chủ Server IBM System x3650 M2. (10/2/2011 – 24/2/2011) Windows Server 2008 R2 Enterprise. (10/2/2011 -11/2/2011) HP Scanjet G4050 Flatbed. (10/2/2011 – 13/2/2011) ISA Server 2006 Standard Edition. (10/2/2011 – 13/2/2011) Symantec Endpoint Protection 11.0. (10/2/2011 – 11/2/2011) Sony HDR XR550E. (10/2/2011 – 11/2/2011) Giám sát việc thực hiện hợp đồng : Giám sát việc thực hiện hợp đồng lần 1 .( 10/2/2011 – 13/2/2011) Giám sát việc thực hiện hợp đồng lần 2 ( 13/2/2011 – 24/2/2011) Các giả định Sau đây là các giả định trong quá trình thực hiện kế hoạch : Những yêu cầu về mua sắm sẽ không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án Các nghiên cứu thị trường là chính xác . Các nhà cung cấp được nghiên cứu trên sẽ sẵn sáng cung cấp sản phẩm. Các ràng buộc Sau đây là các ràng buộc trong quá trình thực hiện kế hoạch : Các nhà cung cấp được lựa chọn phải có cơ sở bảo hành và đội ngũ hỗ trợ trong khu vực. Những lựa chọn tiềm nằng khác bị giới hạn bởi ngân sách dự án. Đọc ngữ âm Từ điển - Xem từ điển chi tiết Quy trình lựa chọn Như đã mô tả ở Lịch mua sắm trên, đội ngũ phát triển dự án sẽ cần phải tiến hành quy trình lựa chọn chính thức để lựa chọn một nhà cung cấp và giải pháp cho dự án. Nghe Đọc ngữ âm Từ điển - Xem từ điển chi tiết Hoạt động Sau đây là danh sách những hoạt động cần thiết để tiến hành quy trình lựa chọn nhà cung cấp cho dự án : Đưa ra văn bản yêu cầu thông tin Đầu tiên, nhóm sẽ xây dựng một bản mô tả công việc để mô tả chi tiết những hạng mục cần mua sắm. Sau đó nhóm sẽ xây dựng tài liệu RFI ( Request for Information ) để liệt kê tất cả những thông tin nhóm yêu cầu từ những nhà cung cấp. Nhóm sẽ gửi 2 văn bản này đến cho các nhà cung cấp tiềm năng, sau đó họ sẽ chính thức trả lời nhóm phát triển dự án. Dựa trên những câu trả lời này, nhóm sẽ lập nên một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.. Đưa ra văn bản yêu cầu chi tiết đấu thầu Nhóm sẽ cập nhật các thay đổi cần thiết lên “Bản mô tả công việc” và tạo một tài liệu RFP( Request for Proposal) . Sau đó gửi 2 văn bản này đến cho các nhà cung cấp tiềm năng, từ những kiến nghị hợp đồng nhận được từ các nhà cung cấp sẽ chọn ra nhà cung cấp thích hợp. Đưa ra văn bản hợp đồng Sau đó nhóm sẽ tạo ra một bản hợp đồng và tiến hành đàm phán các điều khoản với nhà cung cấp . Nếu thống nhất được hợp đồng, nhóm sẽ thông qua hợp đồng và bắt đầu thực hiện các điều khoản hợp đồng. Vai trò Các vị trí sau đảm nhận trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp cho dự án : Trưởng quản lý cung ứng vật tư chịu trách nhiệm cho việc quản lý toàn bộ quy trình lựa chọn Trưởng quản lý dự án chịu trách nhiệm cho việc thông qua các tài liệu đấu thầu, lựa nhà cung cấp thích hợp và soạn thảo hợp đồng. Tài liệu Những tài liệu sau được sử dụng để chọn ra nhà cung ứng thích hợp : Bản mô tả công việc Văn bản yêu cầu thông tin Văn bản yêu cầu các đề xuất đấu thầu Hợp đồng cung ứng. Quy trình cung ứng vật tư Mô tả quá trình tiếp nhận, xem xét và chấp nhận các mục mua sắm từ các nhà cung cấp thay mặt cho dự án. Hoạt động Các hoạt động sau được thực hiện để quản lý việc cung ứng trong dự án : Đưa ra các đơn mua hàng : Đơn mua hàng của dự án đã được mỗi nhà cung cấp đồng ý về các khoản mục. Dựa trên đơn mua hàng, các nhà cung cấp phải ước lượng và ấn định thời gian có thể chuyển giao cho đội dự án. Và nhóm dự án có thể đồng ý hoặc thương lượng lại về khoản thời gian chuyển giao đó. Hoàn thành các đơn mua hàng : Sau khi ấn định thời gian chuyển giao xong, tới hạn các nhà cung cấp sẽ tất cả các khoản mục trong đơn mua hang cho nhóm dự án. Và dựa trên những gì mà họ chuyển giao,quản lý mua hàng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng về từng khoản mục,nếu đều đáp ứng đủ yêu cầu kỹ thuật thì người quản lý dự án sẽ ủy quyền chi trả cho các nhà cung cấp Quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp : Trong suốt quy trình này,người quản lý cung ứng vật tư sẽ theo sát viêc thưc hiên theo đúng hợp đồng của các nhà cung cấp. Nhằm tránh những trục trặc có thể xảy ra từ phía các nhà cung cấp. Vai trò Các vị trí sau sẽ chịu trách nhiệm cho việc quản lý cung ứng vật tư cho dự án : Quản lý cung ứng vật tư có trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình cung ứng vật tư. Quản lý dự án có trách nhiệm thông qua tất cả các đơn hàng và việc chi trả, cũng như giúp đỡ quản lý cung ứng vật tư giải quyết các rắc rối. Tài liệu Các tài liệu cho quá trình cung ứng vật tư gồm: Đơn mua hàng. Hóa đơn nhà cung cấp Hợp đồng của nhà cung cấp.