Giải pháp tối ưu mô hình Quản lý dự án: Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh Đồng Nai

ựng dự án đầu tư. II. Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án. 1. Khái niệm. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định. §    Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống. §    Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc). §    Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án. Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau: C= f ( P, T, S ).  Trong đó : C : Chi phí. P : Hoàn thành công việc ( kết quả ) T : Yếu tố thời gian. S : Phạm vi dự án. Phương trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công việc, thời gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng. Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chi phí để đạt kết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhưng nói chung đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hi vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án. 2. ý nghĩa của quản lý dự án a) Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều. Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thủy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không. Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn. phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi. b) áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án. Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một sổ mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả Một công tnnh dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia dự án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội. Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi. c) Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành. Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân tài chuyên ngành khác nhau. Tính chuyên ngành dự án đòi hỏi tính chuyên ngành của nhân tài. Vì thế, quản lý dự án thúc đẩy việc sử dụng và  phát triển nhân tài, giúp cá nhân tài có đất để dụng võ. Tóm lại, quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có nghĩa trong đời sống kinh tế. Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý dự án sẽ gây ra những tổn thất lớn. Để tránh được những tổn thất này và giành được những thành công trong việc quản lý dự án thì trước khi thực hiện dự án. chúng ta phải lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo. 3. Tác dụng của quản lý dự án.  Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau đây: §    Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án. §    Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án. §    Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. §    Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng. §    Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. 4. Nội dung của quản lý dự án. 4.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án. * Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án. §     Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án. §     Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương... * Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án. §     Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát... các hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán... Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. 4.2. Lĩnh vực quản lý dự án. Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là: a.     Quản lý phạm vi. Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án. b.     Quản lý thời gian. Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. c.     Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. d.     Quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư. e.     Quản lý nhân lực. Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào? f.       Quản lý thông tin. Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà QLDA cần báo cáo cho họ bằng cách nào? g.     Quản lý rủi ro.      Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. h.     Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.      Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ,... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào? i.       Lập kế hoạch tổng quan. Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực...                4.3. Quản lý theo chu kỳ của dự án. Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc. Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các bước phía sau. Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án được tiếp tục trong các pha sau. III. Phân tích mô hình quản lý dự án đầu tư. 1. Mô hình tổ chức dự án. Tổ chức là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý. Những năm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới, năng động và hiệu quả. Có nhiều mô hình tổ chức trong công tác quản lý dự án, tuy nhiên để lựa chọn mô hình phù hợp với dự án “Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai” ta tiến hành phân tích một số mô hình sau:  Mô hình 1: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu tư không thuê các nhà quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn cũng như quản lý dự án. Chủ đầu tư có đủ năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự án. Nhận xét: Mô hình này không phù hợp vì Chủ đầu tư là một sở chuyên ngành, không có chức năng QLDA, không có đủ nhân lực, vật lực và tài lực để triển khai thực hiện. Mô hình 2: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành. Các nhà QLDA chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, tư vấn cho chủ đầu tư. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án. Chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự án. Nhận xét: Mô hình này không phù hợp để triển khai thực hiện đối với dự án này vì quy mô dự án rất lớn, Chủ đầu tư là một sở chuyên ngành, không có chức năng QLDA. Mô hình 3: Chủ nhiệm điều hành dự án. Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp. Nhận xét: Mô hình này phù hợp với tính chất và quy mô của dự án, đồng thời Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án, Chủ đầu tư chỉ có trách nhiệm giám sát và quản lý vĩ mô. Mô hình 4: Chìa khóa trao tay. Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án. Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án. Trong một số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án đã trúng thầu. Khi đó họ như một thứ “cai” điều hành dự án. Trong trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp. Nhận xét: Mô hình này phù hợp với tính chất và quy mô của dự án, tuy nhiên nó chưa phù hợp với chủ trương chung của dự án. Chủ đầu tư chưa được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Để triển khai theo mô hình này chủ đầu tư phải làm thủ tục xin chủ trương cho tổ chức đấu thầu tổng thầu đồng thời phải chuẩn bị đủ nhân lực để tổ chức đấu thầu.   Qua nghiên cứu phân tích các mô hình nêu trên, đồng thời kiểm tra rà roát điều kiện năng lực của các đơn vị trực thuộc, Sở Công Thương đánh giá Trung tâm tư vấn Công nghiệp Đồng Nai có đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu QLDA. Sở Công Thương đã tiến hành lựa chọn hình thức trực quản lý dự án thông qua việc giao nhiệm vụ cho đơn vị trực thuộc có đủ chức năng và năng lực giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án (Không thành lập BQLDA). Ngày 18/04/2008 Sở Công Thương Đồng Nai đã ban hành Quyết định số: 91/QĐ-SCT về việc: Giao chức năng nhiệm vụ tư vấn quản lý dự án công trình “Trung tâm Thông tin triển lãm và Quảng trường xanh” tại phường Thống Nhất, thành phố Biên Hòa cho Trung tâm Tư vấn Công nghiệp Đồng Nai. Trung tâm Tư vấn Công nghiệp Đồng Nai có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: -     Tổ chức lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng. -     Tổ chức quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ và quản lý chi phí xây dựng công trình. -     Tổ chức kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình. -     Tổ chức nghiệm thu, thanh toán, quyết toán hợp đồng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình. -     Tổ chức nghiệm thu,bàn giao công trình. -     Tổ chức thực hiện một số công việc quản lý khác. -     Được ủy quyền ký kết hợp đồng và Quản lý việc thực hiện tất cả các hợp đồng tư vấn xây dựng cho dự án này. -     Xem xét, kiểm tra tiến độ do các nhà thầu khác lập và hiệu chỉnh, lập lại tiến độ thực hiện dự án (nếu cần thiết) nhưng phải phù hợp với tổng tiến độ (tiến độ tổng thể) và các mốc quan trọng đã được duyệt. -     Đánh giá tình trạng hiện tại của việc thực hiện dự án và nắm rõ các qui trình thực hiện dự án để lập kế hoạch quản lý và kiểm soát dự án. -     Đánh giá các thay đổi liên quan đến thiết kế; thi công xây dựng; mua sắm vật tư thiết bị, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy, nổ; nghiệm thu và bàn giao công trình; đề xuất cho Chủ đầu tư các biện pháp thích hợp để đảm bảo các thay đổi trên không làm ảnh hưởng đến an toàn, chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. -     Giúp chủ đầu tư lập và xem xét, đánh giá các tiêu chí lựa chọn nhà thầu. -     Kiểm tra, báo cáo, theo dõi việc cung cấp nhân lực, thiết bị của nhà thầu. -     Theo dõi, đánh giá và báo cáo mức độ hoàn thành tiến độ của các nhà thầu. -     Báo cáo các khiếm khuyết, chậm trễ các công việc tiến độ thực hiện của các nhà thầu khác và yêu cầu các nhà thầu này có biện pháp khắc phục và có biện pháp xác thực nhằm hoàn thành đúng tiến độ đã cam kết với chủ đầu tư. Căn cứ vào các biện pháp của nhà thầu đưa ra, bên B đánh giá và đưa ra những biện pháp theo ý kiến của chính mình nhằm hoàn thành dự án đúng kế hoạch đã đề ra. -     Tư vấn giúp chủ đầu tư hệ thống hóa và kiểm soát tài liệu của dự án. -     Giúp chủ đầu tư kiểm tra, điều hành tiến độ và chất lượng của dự án theo đúng hợp đồng thiết kế xây dựng công trình đã ký. -     Giúp chủ đầu tư xem xét, kiểm tra, kiểm soát việc lập, thực hiện kế hoạch thi công. -     Biện pháp thi công và tiến độ thi công của các nhà thầu; -     Xem xét, kiểm tra và ghi chép nhật ký công trình. -     Xem xét, kiểm tra các tài liệu của nhà thầu, các nhà tư vấn khác theo hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư. -     Thực hiện việc xem xét va đánh giá các công việc phát sinh hoặc thay đổi so với kế hoạch, tài liệu đã được phê duyệt. -     Giám sát và điều hành các nhà thầu thực hiện các công việc phù hợp với các mốc, các khoảng thời gian quan trọng của dự án. -     Kiểm tra kế hoạch và các điều kiện để tiến hành việc thí nghiệm, kiểm định, chạy thử, nghiệm thu và bàn giao. -     Thông báo cho Chủ đầu tư về tính đầy đủ của các công việc trước khi tiến hành nghiệm thu. -     Kiểm tra, giám sát việc bàn giao công trình. -     Trung tâm tư vấn công nghiệp Đồng Nai thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án do Chủ đầu tư giao và quyền hạn do Chủ đầu tư ủy quyền. Trung tâm tư vấn Công Nghiệp chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được ủy quyền. Thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao, Trung tâm tư vấn công nghiệp đã nhanh chóng lập kế họach triển khai dự án. Để triển khai dự án đạt hiệu quả, đảm bảo chất lượng, hoàn thành đúng tiến độ với chi phí hợp lý nhất, tình huống đặt ra cho đơn vị tư vấn QLDA trước hết là: “Giải pháp lựa chọn mô hình tối ưu để Quản lý dự án đầu tư: Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai”.    PHẦN IV. XÂY DỰNG VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG. I. Mục đích xây dựng và lựa chọn phương án tổ chức quản lý dự án đầu tư. Ta biết rằng: Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành,. mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Để thực hiện tốt công tác QLDA, Trung tâm tư vấn công nghiệp Đồng Nai nhanh chóng triển khai công tác chuẩn bị các bước theo quy trình QLDA đầu tư. Trong đó chú trọng công tác xây dựng và lựa chọn phương án tổ chức QLDA đầu tư nhằm mục đích: §    Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án. §    Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án. §    Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. §    Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng. §    Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. II. Xây dựng phương án tổ chức quản lý dự án. Phương án 1: Tổ chức quản lý dự án theo chức năng. Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:  §    Dự án được giao cho phòng Điều hành dự án triển khai thực hiện. §    Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án. 1.     Ưu điểm: §    Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản lý dự án. họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án. §    Thứ hai, một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của mình. 2.     Nhược điểm: §    Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng. §    Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự. trong một vài trường hợp, dự án không nhận được ưu tiên cần thiết, vì vậy không đủ phương tiện để hoạt động hoặc bị coi nhẹ. Phương án 2: Tổ chức quản lý dự án theo chuyên trách. Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con do một chủ nhiệm dự án quản lý. 1. Ưu điểm: + Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường. + Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án. + Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án (chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành). + Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn. 2. Nhược điểm: + Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời vài dự án và phải đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực. + Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực. Phương án 3: Tổ chức quản lý dự án theo dạng ma trận. Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án theo chức năng và dạng chuyên trách dự án. 1. Ưu điểm: + Giống như hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt. + Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau + Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình. + Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng. 2. Nhược điểm: + Thứ nhất, nếu quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc dự án. + Thứ hai, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế, quyền và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. + Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý. Một nhân viên có hai thủ trưởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau. Phương án 4: Thành lập ban quản lý dự án công trình. Loại hình thành lập Ban quản lý dự án theo chức năng là dạng ma trận có sự tập trung cao., là sự kết hợp 3 loại hình tổ chức dự án theo chức năng, dạng chuyên trách và ma trận. Do tính chất dự án có quy mô lớn và phức tạp, Giám đốc Trung tâm sẽ ra Quyết định thành lập Ban QLDA công trình “Trung tâm trông tin triển lãm và Quảng trường xanh” trên tinh thần tập hợp những thành viên có năng lực nhất trên các lĩnh vực, do Giám đốc hoặc P.Giám đốc làm trưởng ban trực tiếp điều hành. §    Dự án được giao cho Ban QLDA triển khai thực hiện. §    Các thành viên của dự án được điều động có thời hạn từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ thuộc quyền quản lý của trưởng ban, đảm nhận phần việc chuyên môn của dự án, có sự phối hợp với phòng chức năng. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ Ban QLDA sẽ tự giải tán, các thành viên trở về phòng chức năng để công tác bình thường. 1. Ưu điểm: + Mô hình tổ chức này trao quyền chủ động cho trưởng ban điều hành dự án,  quyền quyết định được xác định rỏ ràng, triển khai thực hiện dự án nhanh, kịp thời đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt. + Nhân lực tài năng chuyên môn được huy động tối đa trong những giai đoạn cao điểm và sẽ phân phối lại hợp lý cho các dự án khác nhau. + Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình. + Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng. 2. Nhược điểm: + Thứ nhất, thời kỳ cao điểm nguồn nhân lực trình độ cao tập trung cho dự án trọng điểm nên sẽ ảnh hưởng các công tác khác của các phòng chuyên môn. + Do thành lập Ban QLDA độc lập nên việc sắp xếp nhân sự có sự xáo trộn, sắp xếp phòng ốc sẽ có những khó khăn, chi phí mua sắm trang thiết bị sẽ có sự tốn kém nhất định. III. Lựa chọn phương án và giải quyết tình huống.           Qua phân tích hình thái tổ chức, đánh giá những mặt ưu điểm và nhược điểm của từng phương án tổ chức QLDA ta nhận thấy mỗi phương án có những mặt mạnh và hạn chế nhất định. Trong đó Phương án 4: Thành lập ban quản lý dự án công trình, là phương án tối ưu nhất, là phương án chọn để triển khai thực hiện dự án.. Dự án là công trình trọng điểm của tỉnh, là nhiệm vụ chính trị cực kỳ quan trọng trong công tác phát triển ngành của Sở Công Thương. Đồng thời dự án có quy mô lớn và phức tạp nên hơn bao giờ hết Ban lãnh đạo Trung tâm phải phải phát huy tổng lực về Nhân lực, vật lực, tài lực để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế, chính trị được giao. Tin tưởng rằng phương án tổ chức QLDA đã chọn sẽ góp phần triển khai dự án đạt hiệu quả, đảm bảo chất lượng, hoàn thành đúng tiến độ với chi phí hợp lý nhất, là: “Giải pháp lựa chọn mô hình tối ưu để Quản lý dự án đầu tư: Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai”.   IV. Tổ chức thực hiện. 1. Về công tác tổ chức nhân sự:       + Rà sóat nguồn nhân lực, lên phương án tổ chức nhân sự cho dự án.       + Chuẩn bị phòng làm việc, trang thiết bị cho Ban quản lý dự án.       + Thành lập Ban QLDA công trình.       + Triển khai các công tác chuẩn bị cần thiết khác. 2. Cơ cấu tổ chức dự kiến:(Sơ đồ tổ chức) 3. Thiết lập Kế họach và Quy trình quản lý dự án đầu tư:           Dựa vào mô hình tổ chức đã được lựa chọn, Ban QLDA thiết lập quy trình QLDA phù hợp, trên cơ sở những bước công việc chính như sau: 1.         Thành lập BQLDA đầu tư; 2.         Khảo sát xây dựng phục vụ Lập nhiệm vụ thiết kế và thi tuyển kiến trúc; 3.         Khảo sát đo đạc địa chính, tổ chức bồi thường, giải phóng mặt bằng. 4.         Lập Kế họach đầu tư, Lập nhiệm vụ thiết kế kiến trúc; 5.         Trình Kế họach đầu tư, Nhiệm vụ thiết kế để xin phép đầu tư xây dựng ; 6.         Tổ chức thi tuyển kiến trúc: chọn phương án được chọn để triển khai TKCS; 7.         Lựa chọn nhà thầu lập dự án đầu tư xây dựng; 8.         Lập dự án đầu tư xây dựng ( trong đó đã có thiết kế cơ sở ); 9.         Trình thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng; 10.     Xin Giấy phép xây dựng; 11.     Lựa chọn nhà thầu khảo sát xây dựng, nhà thầu thiết kế, nhà thầu thẩm tra thiết kế;  12.     Lập thiết kế các bước tiếp theo(thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công) 13.     Tổ chức thẩm định và phê duyệt thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công; 14.     Lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng; 15.     Lựa chọn tư vấn giám sát, Tư vấn chứng nhận chất lượng công trình xây dựng quy định tại Điều 28 của Nghị định 209/2004/NĐ-CP; 16.     Thi công xây dựng; 17.     Nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng ; 18.     Thanh toán và quyết toán với nhà thầu thi công xây dựng; 19.     Quyết toán vốn đầu tư xây dựng ; 20.     Bàn giao công trình; 21.     Theo dõi, đôn đốc nhà thầu thi công xây dựng bảo hành công trình; 22.     Thực hiện bảo trì công trình xây dựng.           Để xây dựng một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tốt, theo ý kiến của cá nhân tác giả BQLDA phải xây dựng một Quy trình đáp ứng ít nhất 3 tiêu chuẩn sau đây:           + Tính chính xác.           + Tính gọn nhẹ.           + Tính hiệu quả.      Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư.      Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công công tác một cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; tránh được sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc”.      Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thì nó sẽ mang lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lại hiệu quả cho chính bản thân dự án đó.      Hiện nay Trung tâm tư vấn Công nghiệp đang thực hiện và quản lý rất nhiều  dự án khác nhau. Vì vậy để có thể nêu bật được thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện và công tác quản lý dự án đang diễn ra tại đơn vị là một việc làm đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, do hạn chế về trình độ và thời gian cho nên tác giả xin phép được những bước công việc của một quy trình chung làm ví dụ để phân tích, khi triển khai thực hiện sẽ xây dựng quy trình chi tiết. 4. Trình tự thủ tục các bước đã triển khai lập dự án đầu tư.      Sau khi được UBND tỉnh Đồng Nai giới thiệu địa điểm Sở Công Thương đã giao nhiệm vụ Tư vấn quản lý dự án cho Trung tâm tư vấn Công Nghiệp Đồng Nai.(Đơn vị trực thuộc sở có đủ chức năng và năng lực QLDA đầu tư). Trung tâm tư vấn Công Nghiệp Đồng Nai đã khẩn trương triển khai các bước để tiến hành lập dự án đầu tư: ·        Tiến hành Lập dự toán chi phí chuẩn bị đầu tư, Lập kế hoạch đăng ký ghi vốn kế hoạch đầu tư XDCB năm 2009 trình Sở Kế hoạch và đầu tư xem xét. ·        Tổ chức lựa chọn nhà thầu đủ điều kiện, năng lực Lập dự án đầu tư. + Đã tiến hành ký Hợp đồng nguyên tắc lập dự án đầu tư công trình. + Đơn vị tư vấn đã triển khai Lập nhiệm vụ thiết kế, trình bày Phương án thiết kế sơ bộ để chủ đầu tư xem xét, góp ý. + Đang cập nhật số liệu đo đạc thực tế tại hiện trường và hoàn thiện Nhiệm vụ thiết kế theo góp ý. + Chuẩn bị thu thập số liệu để triển khai lập dự án đầu tư theo đúng kế hoạch. ·        Liên hệ với Sở Tài nguyên và Môi trường để được hướng dẫn làm thủ tục đo đạc, lập bản đồ địa chính khu đất. ·        Làm việc với Trung tâm kỹ thuật địa chính, triển khai đo đạc, lập bản đồ địa chính khu đất làm cơ sở phục vụ công tác lập dự án đầu tư: + Đã tiến hành khảo sát, đo đạc hiện trường, lập sổ dã ngoại, cập nhật số liệu đo đạc, lập bản đồ địa chính khu đất. + Đã hoàn chỉnh hồ sơ kỹ thuật và bản đồ địa chính khu đất, đang trình cơ quan chức năng phê duyệt. ·        Làm việc UBND Phường Thống Nhất, phối hợp với cán bộ địa chính phường, khảo sát hiện trạng, thu thập số liệu phục vụ công tác lập sổ dã ngoại, đo đạc, lập bản đồ địa chính khu đất và công tác bồi thường thu hồi đất. ·        Làm việc với Hội đồng bồi thường hỗ trợ và tái định cư Thành phố Biên Hòa về thủ tục để chuẩn bị triển khai công tác bồi thường thu hồi đất, giải phóng mặt bằng, tái định cư….. 5. Kế hoạch các bước sẽ triển khai: Sau khi hồ sơ kỹ thuật và bản đồ địa khu đất được phê duyệt, Trung tâm tư vấn Công Nghiệp sẽ nhanh chóng triển khai các bước tiếp theo: ·        Làm việc với Hội đồng bồi thường hỗ trợ và tái định cư Thành phố Biên Hòa để triển khai công tác bồi thường thu hồi đất, giải phóng mặt bằng, tái định cư….. ·        Phối hợp với UBND Phường Thống Nhất để nắm bắt tình hình thực hiện công tác đền bù, giải tỏa, tái định cư của các hộ dân trên khu đất dự án. ·        Làm việc với Phòng tài nguyên và môi trường TP. Biên Hòa về triển khai thủ tục bổ sung quy hoạch theo chỉ đạo của UBND TP Biên Hòa . ·        Làm việc với đơn vị tư vấn Lập dự án đầu tư: + Hoàn chỉnh Nhiệm vụ thiết kế, trình Sở Xây dựng thẩm định phê duyệt. +  Cùng phối hợp làm việc với Sở xây dựng để thống nhất các chỉ giới, các thông số thiết kế quy hoạch chung của Khu trung tâm hành chính Phường Thống Nhất để áp dụng cho dự án. + Kiểm tra, đôn đốc công tác khảo sát địa hình, khảo sát địa chất, rà phá bom mìn khu đất dự án. + Đôn đốc triển khai lập dự án đầu tư theo nhiệm vụ thiết kế được phê duyệt. + Phối hợp thông qua hội đồng thẩm định dự án đầu tư của chủ đầu tư. + Phối hợp thông qua hội đồng thẩm định dự án đầu tư của tỉnh. + Tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ theo nội dung góp ý, trình UBND tỉnh phê duyệt. ·        Triển khai Lập báo cáo đánh giá tác động môi trường theo quy định. ·        Làm việc các Sở, ban ngành chức năng liên quan để cơ cấu vốn, thanh toán các chi phí chuẩn bị đầu tư theo tiến độ và kế hoạch. PHẦN V. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ. I.          Những biện pháp tổ chức thực hiện: Thực ra tối ưu hóa mô hình tổ chức QLDA là định hình khuôn mẫu phù hợp nhất cho toàn bộ quá trình QLDA do đó giải pháp tối ưu mô hình tổ chức cũng chính là một trong những giải pháp hoàn thiện công tác QLDA, đều nhắm đến mục tiêu chung là dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng cao với chi phí hợp lý nhất.       Để dự án triển khai đúng tiến độ, đạt chất lượng và hiệu quả theo đúng mục tiêu của Nhà quản lý(UBND tỉnh; Sở Công thương) đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa Nhà quản lý và đối tượng quản lý(Đơn vị QLDA và Các đơn vị tư vấn khác). Mỗi đối tượng tham gia vào quá trình dự án cần phải có sự nỗ lực nhất định. 1. Đối với tầm quản lý vĩ mô của cơ quan quản lý Nhà nước:         Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo trong điều hành, chỉ đạo, giải quyết tồn tại, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện dự án.         Tăng cường vai trò, chức năng quản lý Nhà nước của sở chuyên ngành đối với lĩnh vực đầu tư xây dựng của ngành mà cụ thể ở đây là dự án chuẩn bị triển khai.         Nâng cao vai trò kiểm tra, giám sát chủ đầu tư, phân công cán bộ có chuyên môn, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao để theo dỏi, giám sát quá trình triển khai dự án. Không ngừng nâng cao vai trò, trách nhiệm giám sát cộng đồng. 2. Đối với tầm quản lý vi mô của đơn vị QLDA:         Phải tuân thủ đúng, đầy đủ các quy trình, quy phạm về đầu tư xây dựng cơ bản trong quá trình thực hiện công tác QLDA.         Phải xây dựng được một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư hòan chỉnh, trong đó có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo và đặc biệt là gắn chặt với các quy định hiện hành của Nhà nước.         Bên cạnh việc có được một quy trình phối hợp thực hiện tốt, hiệu quả cao thì đơn vị QLDA cần chú trọng vào việc bố trí đội ngũ cán bộ giỏi, nhiệt tình trong công việc cho dự án.         Phải có kế hoạch linh động trong công tác điều hành, sắp xếp nhân sự, tránh tình trạng thụ động, gây ảnh hưởng mục tiêu chung của toàn đơn vị.         Xây dựng các thủ tục cần thiết cho dự án: Cã c¸c thñ tôc dù ¸n chÝnh thøc t¹i chç cho dù ¸n lµ quan träng. NÕu c¸c thñ tôc nµy kh«ng ®îc lµm tµi liÖu th× sÏ kh«ng ai tu©n theo chóng bëi hä kh«ng biÕt vÒ c¸c thñ tôc nµy. Do ®ã cÇn ph¶i ph¸t triÓn vµ ¸p ®Æt c¸c thñ tôc tèt, bao qu¸t nhiÒu chñ ®Ò. Ýt nhÊt cã 2 lÝ do ®Ó viÕt ra thñ tôc : -         Chóng c¶i thiÖn sù trao ®æi. Mäi ngêi cã thÓ tham kh¶o tíi c¸c tµi liÖu nµy ®Ó thu ®îc th«ng tin quan träng c¶i thiÖn hiÖu n¨ng cña hä. -         Chóng lµm t¨ng n¨ng suÊt, b»ng viÖc truy nhËp vµo c¸c thñ tôc ®îc viÕt râ ra, c¸c thµnh viªn Ban QLDA cã thÓ tham kh¶o tíi c¸c thñ tôc thÝch hîp ®Ó biÕt th«ng tin h¬n lµ phÝ thêi gian t×m nã hay lµm gi¸n ®o¹n ngêi kh¸c. Mçi thñ tôc ®Òu nªn tr¶ lêi c¸c c©u hái liªn quan tíi ai, c¸i g×, khi nµo, ë ®©u, thÕ nµo, t¹i sao cho tõng chñ ®Ò ®Æc biÖt. Bªn c¹nh ®ã, mçi thñ tôc nªn cã c¸c môc sau : -         Môc ®Ých. -         Ph¹m vi. -         Néi dung. -         ChÊp thuËn. ( Ch÷ ký cña ngêi QLDA). -         Phô lôc.         Xây dựng hồ sơ lịch sử cho dự án: Hå s¬ lÞch sö dù ¸n cung cÊp cho c¸c thµnh viªn Ban QLDA nhiÒu th«ng tin h÷u dông. §©y lµ c¸c tÖp cã chøa th«ng tin vÒ dù ¸n tõ lËp dù to¸n cho tíi tr¸ch nhiÖm. §Æc biÖt, mét hay nhiÒu tÖp ®îc duy tr× cho tõng chñ ®Ò chÝnh, bao gåm: -         Th tõ víi cÊp qu¶n lý vµ kh¸ch hµng. -         C¸c b¶n nh¸p vÒ mäi tµi liÖu cã ý nghÜa. -         C¸c biÓu mÉu. -         C¸c b¶n ghi nhí. -         C¸c biªn b¶n c¸c cuéc häp. -         C¸c thñ tôc. -         C¸c b¸o c¸o. -         C¸c tr¸ch nhiÖm. -         CËp nhËt c¸c lÞch biÓu. -         C¸c cÊu tróc ph©n viÖc.      C¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n ®îc duy tr× tèt ®a ra nhiÒu u ®iÓm: -         Thø nhÊt, chóng t¹o ra ®iÒu kiÖn tèt cho viÖc theo dâi dÊu vÕt. BÊt k× khi nµo c¸c thµnh viªn Ban QLDA cÇn ph¶i n¾m ch¾c vÒ nguyªn nh©n cña mét vÊn ®Ò th× hä cã thÓ xÐt l¹i c¸c tÖp ®Ó biÕt th«ng tin. §iÒu nµy sÏ gióp cho hä x¸c ®Þnh nguyªn nh©n vµ söa ch÷a vÊn ®Ò. -         Thø hai, c¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n còng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm to¸n. ThØnh tho¶ng qu¶n lý cÊp cao cã thÓ tiÕn hµnh c¸c cuéc kiÓm to¸n vµ yªu cÇu th«ng tin ®Æc biÖt. C¸c Hå s¬ lÞch sö dù ¸n phôc vô nh mét kho chøa tuyÖt vêi c¸c th«ng tin ®Ó ®¸p øng cho nh÷ng viÖc nh vËy. -         Thø ba, c¸c Hå s¬ lÞch sö dù ¸n còng b¶o vÖ cho ngêi QLDA. NÕu ®iÒu g× ®ã kh«ng ®i nh ý muèn th× hä cã thÓ t¹o ra giÊy tê lµm viÖc cã liªn quan tõ c¸c tÖp nµy ®Ó hç trî cho viÖc b¶o vÖ cña hä. -         Thø t, c¸c b¸o c¸o cã thÓ ®îc lµm dÔ dµng h¬n tõ c¸c hå s¬ lÞch sö cña dù ¸n. C¸c thµnh viªn cã thÓ truy nhËp trùc tiÕp vµo c¸c tÖp nµy vµ trÝch ra th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó x©y dùng c¸c b¸o c¸o. -         Thø n¨m, c¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n còng cã kh¶ n¨ng lµm ng¾n l¹i ®êng cong häc tËp cña c¸c thµnh viªn míi. Thay v× ®Ó tµi liÖu bÞ giÊu kÝn trong ng¨n tñ cña mäi ngêi, giÊy tê lµm viÖc nªn ®îc cÊt gi÷ t¹i vÞ trÝ trung t©m mäi ngêi ®Òu truy cËp tíi ®îc. Mäi ngêi sÏ kh«ng phÝ thêi gian ®Þnh vÞ tµi liÖu. -         Cuèi cïng, hå s¬ lÞch sö dù ¸n lµm c¶i thiÖn sù trao ®æi. Mäi ngêi ®Òu cã thÓ tham kh¶o tíi c¸c tÖp nµy ®Ó lµm s¸ng tá bÊt k× ®iÒu m¬ hå nµo hay ®Ó t×m ra c©u tr¶ lêi cho c¸c c©u hái.         Xây dựng báo cáo: -         B¸o c¸o ®ãng vai trß chñ chèt trong viÖc theo dâi ®iÒu phèi vµ cuèi cïng kiÓm so¸t tiÕn ®é cña dù ¸n. Thêng h¬n c¶ th× c¸c b¸o c¸o ®îc dïng ®Ó hiÓn thÞ th«ng tin vÒ tiÕn ®é so víi lÞch biÓu, ng©n s¸ch vµ chÊt lîng. -         C¸c b¸o c¸o cã thÓ cã nhiÒu d¹ng. Chóng cã thÓ díi d¹ng b¶ng hay ®å ho¹. Chóng cã thÓ xuÊt hiÖn díi d¹ng in ra giÊy hay d¹ng ®iÖn tö. -         B¶n sao cña b¸o c¸o ®îc cÊt gi÷ hoÆc díi d¹ng vËt lý hoÆc ®iÖn tö (hay c¶ 2). Chç thÝch hîp ®Ó cÊt gi÷ b¸o c¸o bao gåm tµi liÖu dù ¸n vµ c¸c hå s¬ lÞch sö dù ¸n. ViÖc cÊt gi÷ vµ t×m kiÕm lµ quan träng ®Ó ph©n tÝch nguån gèc vÊn ®Ò, rót ra bµi häc kinh nghiÖm, hoµn thµnh sè liÖu thèng kª vµ cung cÊp dÊu vÕt kiÓm to¸n.         Xây dựng thư viện dự án:           Th viÖn dù ¸n lµ chç cÊt gi÷ tµi liÖu dù ¸n ®Ó b¶o vÖ vµ lµm cho nã thµnh truy nhËp ®îc cho mäi ngêi. Th viÖn dù ¸n nªn chøa tÊt c¶ c¸c tµi liÖu cã liªn quan tíi dù ¸n, bao gåm: -         C¸c c«ng bè cña Trung t©m ( nh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ). -         S¸ch vë. -         B¶n tin. -         Hå s¬ lÞch sö dù ¸n. -         Tµi liÖu dù ¸n. -         ChÝnh s¸ch vµ thñ tôc dù ¸n. -         Tµi liÖu kü thuËt.      Th viÖn dù ¸n phôc vô nh lµ kho th«ng tin trung t©m. Mäi ngêi ph¶i biÕt chç ®Ó t×m ra th«ng tin thay v× cø ®i t×m chóng. Nã còng phôc vô nh mét trung t©m huÊn luyÖn tuyÖt vêi cho c¸c nh©n viªn míi cã thÓ tíi vµ ®äc, do ®ã gi¶m bít ®êng cong häc tËp cña hä.         Xây dựng sổ tay dự án:      Sæ tay dù ¸n lµ tµi liÖu su tËp c¸c th«ng tin h÷u dông mµ c¸c thµnh viªn cã thÓ tham kh¶o bÊt k× khi nµo hä cã c©u hái. Sæ tay dù ¸n cung cÊp nhiÒu u ®iÓm. Nã c¶i tiÕn sù trao ®æi. NÕu nh©n viªn cã sæ tay tham kh¶o th× khi cÇn hä cã thÓ t×m ra th«ng tin hä cÇn. NÕu hä cÇn ph¶i biÕt tiÕp xóc víi ai ®Ó xin phª duyÖt ch¼ng h¹n, hä cã thÓ tham kh¶o sæ tay nµy. Hä kh«ng ph¶i mÊt thêi gian quý gi¸ ®Ó t×m th«ng tin hay thu ®îc th«ng tin kh«ng ®óng tõ ai ®ã.      Sæ tay dù ¸n cung cÊp viÖc chuÈn ho¸ b»ng viÖc chøa th«ng tin chung s½n cã cho mäi ngêi. TÊt c¶ mäi ngêi ®Òu cã thÓ tham kh¶o tíi cïng thñ tôc vµ dïng biÓu mÉu thay v× thùc hiÖn c¸c thñ tôc kh¸c nhau.      Cïng víi viÖc chuÈn ho¸ th× viÖc kiÓm so¸t vµ trao ®æi cña ngêi QLDA còng tèt h¬n. Cuèn sæ tay nµy cho phÐp ®¶m b¶o r»ng mäi thµnh viªn ®Òu cã th«ng tin ®Ó thùc hiÖn mét c¸ch hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶.      Cuèi cïng, sæ tay dù ¸n lµ c«ng cô tuyÖt h¶o ®Ó huÊn luyÖn nh©n viªn míi b»ng viÖc cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó gióp hä trë thµnh quen thuéc víi dù ¸n. §Ó h÷u dông, sæ tay dù ¸n nªn chøa th«ng tin vÒ nhiÒu chñ ®iÓm, bao gåm: -         Tµi nguyªn s½n cã. -         C¸c s¬ ®å thanh. -         LËp kÕ ho¹ch dù phßng. -         Gi¶i quyÕt víi cÊp trªn vµ kh¸ch hµng. -         ViÖc íc lîng. -         C¸c biÓu mÉu. -         C¸c cuéc häp (®Þnh k× vµ bÊt thêng ). -         LÞch biÓu m¹ng. -         S¬ ®å tæ chøc. -         Danh s¸ch sè ®iÖn tho¹i. -         C¸c ph¸t biÓu thñ tôc vµ chÝnh s¸ch. -         C«ng bè dù ¸n. -         C¸c b¸o c¸o. -         C¸c chøc n¨ng hç trî dÞch vô. -         C¸c tr¸ch nhiÖm cña thµnh viªn tæ. -         CÊu tróc ph©n viÖc. -         Luång c«ng viÖc.      Tæ chøc cña sæ tay còng quan träng nh néi dung. Nã kh«ng nªn lµ viÖc s¾p xÕp tµi liÖu mµ kh«ng cã tr×nh tù logic. NÕu sæ tay lµ mét tÖp linh tinh lín, th× mäi ngêi sÏ g¹t nã sang bªn vµ t×m th«ng tin ë ®©u ®ã kh¸c. II.        Kiến nghị:         Dự án có quy mô lớn, phục vụ các chương trình triển lãm cho các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai và các tỉnh Miền Đông Nam bộ nên đề nghị Bộ Công Thương xém xét bố trí một phần từ nguồn vốn ngân sách trung ương thuộc chương trình đầu tư kích cầu thương mại.         Đề nghị Hội đồng nhân dân tỉnh Đồng Nai xem xét dành một phần ngân sách thỏa đáng của địa phương để đầu tư cho dự án.         Đề nghị UBND xem xét cho triển khai tiếp các công trình mang tính đồng bộ với dự án trong Quy hoạch phát triển ngành Công thương tỉnh Đồng Nai đến năm 2010 và định hướng phát triển đến năm 2020, đã được phê duyệt.         Đề nghị UBND TP. Biên Hòa tích cực chỉ đạo Phòng tài nguyên và môi trường TP. Biên Hòa nhanh chóng triển khai thủ tục bổ sung quy hoạch, tạo cơ sở pháp lý để Sở Công Thương triển khai lập dự án đầu tư đúng tiến độ.         Đề nghị Hội đồng bồi thường hỗ trợ và tái định cư Thành phố Biên Hòa sớm triển khai công tác bồi thường thu hồi đất, giải phóng mặt bằng, tái định cư….. khi hồ sơ kỹ thuật và bản đồ địa chính được phê duyệt.         Đề nghị Sở kế hoạch và đầu tư, Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước tỉnh Đồng nai xem xét cơ cấu nguồn vốn và thanh toán chi phí chuẩn bị đầu tư cho dự án đúng tiến độ. PHẦN VI. KẾT LUẬN Dự án “Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai”  là công trình trọng điểm của ngành Công thương và tỉnh Đồng Nai, có quy mô tương đối lớn và kết cấu khá phức tạp. Ngoài tính chất của một dự án đơn thuần, dự án còn mang tính xã hội nhân văn và kiến trúc cao. Khi dự án hoàn thành sẽ là điểm nhấn về biểu tượng cho quy hoạch tổng thể thành phố Biên Hòa, sẽ là nơi mít tinh, hội họp và trưng bày triển lãm cho các tổ chức doanh nghiệp trong tỉnh và khu vực Miền Đông Nam Bộ. Do vai trò và tầm quan trọng của dự án UBND tỉnh Đồng Nai có Quyết định chấp thuận chủ trương và giới thiệu địa điểm để triển khai dự án Xuất phát điểm từ sự việc (hay được xem như là 1 tình huống thuận) Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định hành chính cá biệt số 4281/QĐ-UBND Ngày 15/12/2008 về việc giới thiệu địa điểm cho Sở Công Thương Đồng Nai lập dự án đầu tư Trung tâm thông tin triển lãm và Quảng trường xanh tại phường Thống Nhất, thành phố Biên Hoà. Sở Công Thương Đồng Nai đã thể hiện vai trò, chức năng quản lý Nhà nước về kinh tế (trong lĩnh vực đầu tư, xây dựng cơ bản) của mình thông qua việc thực hiện vai trò chủ đầu tư dự án. Ø     Lập nhiệm vụ thiết kế. Ø     Lựa chọn hình thức QLDA. +  Lựa chọn hình thức QLDA.(Giải quyết tình huống) +  Tổ chức lựa chọn đơn vị tư vấn QLDA. +  Ra Quyết định giao nhiệm vụ QLDA.           Để thực hiện chức năng vai trò quản lý Nhà nước của mình Sơ Công thương đã ban hành Quyết định hành chính số: 91/QĐ-SCT ngày 18/04/2009 về việc giao nhiệm vụ QLDA cho Trung tâm tư vấn công nghiệp Đồng Nai. Trung tâm tư vấn công nghiệp đã tiến hành tổ chức thực hiện tư vấn QLDA thông qua một số nội dung công việc cụ thể như: + Lựa chọn giải pháp tổ chức QLDA.(Chọn Giải pháp tình huống) + Quyết định thành lập ban QLDA + Triển khai các công tác chuẩn bị khác…. Với góc độ là một cán bộ sẽ trực tiếp triển khai công tác QLDA công trình sau này, học viên mạnh dạn phân tích, đánh giá và đề ra “Giải pháp tối ưu mô hình QLDA: Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai”.           Do thời gian hạn chế nên đề tài chỉ phân tích, đánh giá một số nội dung cơ bản sau: Phần I: Mở đầu         Nêu lên không gian, thời gian, địa điểm, lý do hình thành lớp học.         Khối kiến thức đã được thầy, cô giáo truyền đạt(gồm: Nhà nước và pháp luật; Hành chính Nhà nước và công nghệ hành chính và Quản lý Nhà nước đối với ngành, lĩnh vực).         Lý do chọn đề tài: Vận dụng kiến thức đã được thầy cô truyền đạt, kết hợp với những nhu cầu đòi hỏi bức xúc, những tình huống trong công tác quản lý đã và đang xảy ra tại đơn vị cần phải giải quyết, học viên mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Giải pháp tối ưu mô hình Quản lý dự án: Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai”.  Phần II: Giới thiệu tình huống. Xuất phát từ tình huống Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định hành chính cá biệt số 4281/QĐ-UBND Ngày 15/12/2008, học viên đã nghiên cứu tìm hiểu:         Những đối tượng liên quan; Giới thiệu sơ lược về dự án; Chủ đầu tư; Đơn vị QLDA….         Các căn cứ thiết lập, tạo ra tình huống; về vai trò trách nhiệm Chủ đầu tư và  Đơn vị QLDA trong việc xử lý tình huống….. Phần III: Phân tích tình huống.         Để xử lý tình huống một cách khách quan và đảm bảo tính khoa học, có lorich học viên đi sâu nghiên cứu một số quan điểm: Dự án đầu tư; Thế nào là QLDA đầu tư; Nội dung, ý nghĩa, Tác dụng của công tác QLDA ….         Phân tích, nhận xét, đánh giá các mô hình QLDA. Phần IV: Xây dựng, lựa chọn phương án giải quyết tình huống.         Nêu mục đích xây dựng và lựa chọn phương án tổ chức quản lý dự án đầu tư.         Xây dựng 04 phương án tổ chức quản lý dự án.         Qua phân tích hình thái tổ chức, đánh giá những mặt ưu điểm và nhược điểm chọn ra phương án tối ưu để triển khai thực hiện dự án..         Đề xuất kế hoạch, quy trình tổ chức thực hiện dự án. Phần V: Xây dựng, lựa chọn phương án giải quyết tình huống.         Nêu lên những biện pháp tổ chức thực hiện đối với tầm vĩ mô của cơ quan quản lý Nhà nước và tầm vi mô đối với đơn vị QLDA.         Đề xuất 06 kiến nghị liên quan đến việc giải quyết tình huống (01 đối với TW và 05 với địa phương). Phần VI: Kết luận. Đề tài: “Giải pháp tối ưu mô hình Quản lý dự án: Trung tâm triển lãm và Quảng trường xanh – tỉnh  Đồng nai” nhằm giải quyết tình huống xuất phát từ một Quyết định hành chính cá biệt đối với một công trình nhưng phạm vi nghiên cứu liên quan nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề khác nhau, trong lúc thời gian  tiếp xúc, nghiên cứu hồ sơ còn rất ít, trình độ và kinh nghiệm của bản thân còn có hạn. Do đó những ghi nhận, đánh giá trong tiểu luận này chỉ là ý kiến cá nhân, còn mang tính sơ lược, chủ quan vì vậy khó tránh khỏi những sai sót nhất định. Kính mong các thầy giáo, cô giáo và các bạn đọc góp ý chân thành để đề tài thêm hoàn thiện và vận hành có hiệu quả cao trong thực tiễn.