Giảm thiểu lãng phí thời gian ở bộ phận phòng ban tại công ty TNHH Hương Mộc Lan

|Thực hiện - Nguyễn Sơn Hải - Bùi Việt Hà - Phạm Văn Hiển- Phạm Thị Hương Giang- Nguyễn Thị Thanh Hằng- Vũ Thu Hà- Phạm Thị Nga – Nguyễn Thị Thanh Thủy- Ngô Minh Thu- Nguyễn Thu Hương BÀI TẬP: GIẢM THIỂU LÃNG PHÍ THỜI GIAN Ở BỘ PHẬN PHÒNG BAN TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG MỘC LAN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐHQG HÀ NỘI QUẢN TRỊ KINH DOANH K20 HÀ NỘI, 2012 2 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................................. 3 1. Giới thiệu về công ty ......................................................................................................... 4 2. Các hoạt động chính gây lãng phí thời gian tại công ty................................................ 4 3. Nguyên nhân của sự lãng phí thời gian........................................................................... 4 4. Mục đích hướng tới ........................................................................................................... 5 5. Giải pháp giảm thiểu thời gian lãng phí.......................................................................... 5 5.1. Hạn chế việc nhân viên làm nhiều việc cùng một lúc ........................................... 5 5.2. Hướng dẫn nhân viên về phân bố thời gian thực hiện kiểm tra hòm thư ............ 5 5.3. Tạo những khu vực riêng để nhân viên có thể thư giãn và lấy lại sự tập trung.. 5 5.4. Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết ................................................................ 6 5.5. Hạn chế việc sử dụng mạng xã hội của nhân viên ................................................. 6 5.6. Hướng dẫn nhân viên nên có các thói quen đúng .................................................. 6 5.7. Tạo động lực cho nhân viên ...................................................................................... 6 5.8. Đưa ra các cơ chế giám sát và xử phạt .................................................................... 7 5.9. Duy trì số lượng nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển và khối lượng công việc của công ty. .................................................................................................................... 7 3 LỜI NÓI ĐẦU “Thời gian quý hơn vàng” đó là chân lý đã được chứng minh, đặc biệt là trong thế giới kinh doanh. Vì vậy, Biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả đồng nghĩa với việc bạn đang có trong tay cả một gia tài lớn! Thời gian đi qua sẽ không thể lấy lại được. Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà con người cần rèn luyện càng sớm càng tốt. Quản lý thời gian có ý nghĩa đặc biệt đối với những nhà kinh doanh nói chung và nhân viên nói riêng và là bí quyết để cân bằng cuộc sống giữa công việc và gia đình. Nhận thức tầm quan trọng của thời gian nhóm đã lựa chọn chủ đề Giảm thiểu lãng phí thời gian ở bộ phận văn phòng tại Công ty TNHH Hương Mộc Lan 4 1. Giới thiệu về công ty - Tên công ty: Công ty TNHH Hương Mộc Lan - Địa chỉ: 267 Hoàng Hoa Thám, Ba Đình, Hà Nội - Thành lập năm 2007 - Lĩnh vực kinh doanh:  Kinh doanh thời trang phật giáo ( quần áo, tràng hạt)  Kinh doanh nội thất phật giáo, đồ cúng phật.... - Quy mô: 50 người, trong đó bộ phận phòng ban chiếm 60% gồm: Quản lý cấp cao, Bộ phận nhân sự, Bộ phận kế toán, Bộ phận văn phòng 2. Các hoạt động chính gây lãng phí thời gian tại công ty - Sử dụng internet vào việc riêng: chat, đọc tin tức, giải trí..... - Tán gẫu với đồng nghiệp: trước khi bắt đầu công việc hay không có lãnh đạo ở Công ty tụ tập uống chè, nói chuyện phiếm, hay tổ chức ăn uống - Dành cho các công việc làm thêm khác: Có nhiều nhân viên ở bộ phận phòng ban ngoài làm việc ở tại công ty, còn nhận thêm 1 số công việc ở các công ty khác như dịch tiếng Anh, tiếng Pháp, làm kế toán.... - Buôn điện thoại - Nghỉ giải lao hoặc ăn trưa quá lâu Tổng thời gian làm việc: 8h/ngày/nhân viên Tổng thời gian lãng phí: 3h/ngày/nhân viên 3. Nguyên nhân của sự lãng phí thời gian - Không thoải mái trong công việc : Gia đình, áp lực trong công việc, môi trường làm việc gây căng thẳng. - Không có động lực làm việc - Không được giao việc nhất là đối với nhân viên mới - Không tập trung vào công việc vì bị đồng nghiệp làm phiền, thiếu tổ chức trong công việc khi thực hiện làm nhiều việc cùng một lúc 5 - Thực hiện các hoạt động không cần thiết quá nhiều trong công việc: liên tục check các email không cần thiết, đọc thông tin và vào mạng xã hội liên tục trong khi mức độ công việc không cần đến mức đó… 4. Mục đích hướng tới - Thời gian 3 tháng đầu giảm thiểu lãng phí thời gian 2h/ngày/nhân viên 5. Giải pháp giảm thiểu thời gian lãng phí 5.1. Hạn chế việc nhân viên làm nhiều việc cùng một lúc - Hướng dẫn nhân viên thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút. 5.2. Hướng dẫn nhân viên về phân bố thời gian thực hiện kiểm tra hòm thư - Trong môi trường làm việc hiện nay việc giao dịch email là phổ biến và việc check mail là một công việc không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Tuy nhiên không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Chúng ta đưa ra một phép tính, mỗi lần báo thư đến, thời gian kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, một người nhân viên sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, thời gian lãng phí có thể lên tới cả một giờ làm việc. Bởi vậy nên hướng dẫn nhân viên hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư. 5.3. Tạo những khu vực riêng để nhân viên có thể thư giãn và lấy lại sự tập trung - Mỗi nhân viên thường phải dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, sẽ giúp người nhân viên lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc. 6 - Do đó cần tạo nên những khu vực riêng như ghế ngồi có thể ngắm ra ngoài ban công có cây nước để thuận tiện cho việc lấy nước để tạo không gian cho nhân viên có cơ hội giải tỏa. Đồng thời cũng thuận tiện cho việc kiểm soát nhân viên. 5.4. Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết - Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Do đó cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian của nhân viên. 5.5. Hạn chế việc sử dụng mạng xã hội của nhân viên - Yêu cầu nhân viên nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Bởi đừng nghĩ rằng chỉ lên kiểm tra tin nhắn, người nhân viên có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác và sẽ không còn thời gian để làm việc. 5.6. Hướng dẫn nhân viên nên có các thói quen đúng - Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Hướng dẫn nhân viên cách thức ghi chép để không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Trong đó nên có 2 danh sách: những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng để nhân viên của Công ty bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên. - Hướng dẫn nhân viên dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau. 5.7. Tạo động lực cho nhân viên - Tạo động lực có rất nhiều cách, ngoài cách tạo động lực bằng tài chính lương thưởng ra thì cần động viên khuyến khích nhân viên. Việc khuyến khích người nhân viên và đánh giá cao sự chủ động của họ trong công việc sẽ kích thích họ thực hiện các công việc có lợi cho hoạt động của công ty và sẽ góp phần hạn chế việc lãng phí thời gian. 7 5.8. Đưa ra các cơ chế giám sát và xử phạt - Thực hiện nhắc nhở, cảnh cáo, phạt tiền đối với các hành vi buôn điện thoại, làm việc riêng trong thời gian làm việc của cơ quan. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc và hàng tuần hàng tháng tiến hành công bố danh sách của những nhân viên không thực hiện đúng các quy định. 5.9. Duy trì số lượng nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển và khối lượng công việc của công ty. - Việc duy trì một số lượng nhân sự nhất định phù hợp với khối lượng công việc của công ty theo kế hoạch xác định trước sẽ góp phần đảm bảo người lao động sẽ phải thực hiện đầy đủ các định mức công việc trong thời gian làm việc 8 tiếng của họ tại cơ quan và sẽ góp phần giảm thời gian bị lãng phí.