Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Duyên Hà

81 : Trường hợp 2 : Hàng về hoá đơn chưa về Trường hợp này kế toán sẽ hạch toán nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho và đơn giá mua chưa bao gồm thuế VAT. Trước tiên kế toán sẽ hạch toán nhập kho số hàng đã nhập theo bút toán. Nợ TK 152 : Trị giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho không bao gồm thuế VAT Có TK 111,112 : Nếu thanh toán ngay bằng tiền Có TK 331 : Nếu chưa thanh toán Khi người bán trả hoá đơn kế toán hạch toán bổ sung phần thuế VAT của số hàng đã nhập theo bút toán như sau. Nợ TK 133 : Thuế VAT của số hàng đã nhập Có TK 111, 112 : Nếu thanh toán ngay tiền thuế Có TK 331 : Nếu chưa thanh toán * Nguyên vật liệu tăng do sử dụng không hết nhập lại kho Nợ TK 152 : 56.297.700 ( PN 1/1 công trình Thái Thượng ) Có TK 1541 : 56.297.700 2.2.2. Hạch toán chi tiết giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu giảm có thể do nhiều nguyên nhân : Xuất dùng, xuất trả lại người bán do hàng kém không đảm bảo chất lượng hay sai chủng loại yêu cầu, do mất mát thiếu hụt khi kiểm kê. Trong các nguyên nhân trên thì nguyên vật liệu giảm chủ yếu là do xuất dùng. Hàng tháng ở công ty Duyên Hà lượng nguyên vật liệu xuất dùng là rất lớn do số lượng các công trình thi công nhiều. Nguyên vật liệu giảm do xuất dùng. Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán sẽ căn cứ vào đối tượng sử dụng nguyên vật liệu để hạch toán. Nợ TK 621 : 1.407.000 ( PX1/1: XK bổ sung ATM nhập ngày 30/6) Có TK 152 : 1.407.000 - Xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất ngay tại xưởng Nợ TK 1542 : 7.244.098 ( PX 9/1 : Xưởng cơ khí ) Có TK 152 : 7.244.098 3. Quy Trình luân chuyển và sổ kế toán vật liệu ở cty TNHH Duyên Hà 3.1. Quy trình luân chuyển chứng từ Công ty TNHH Duyên Hà áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung nên trình tự ghi sổ kế toán vật liệu ở công ty được thể hiện như sau : Ở kho thủ kho mở “ Thẻ kho “ để theo dõi số lượng vật tư nhập về kho; còn ở phòng kế toán mở “ Sổ kế toán chi tiết TK 152 ” để theo dõi nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất và thẻ kho; cuối mỗi ngày thủ kho căn cứ vào số lượng vật tư thực nhập, thực xuất để tính số lượng tồn của từng loại và ghi vào thẻ kho. Vào cuối mỗi ngày thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho để chuyển lên phòng vật tư để phòng vật tư kiểm tra và vào giá đối với những vật mua về nhập kho, sau đó phòng vật tư sẽ chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Ở phòng kế toán hàng ngày kế toán tài sản sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do phòng vật tư chuyển lên kế toán vật tư sẽ kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan như (Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Hợp đồng, báo giá, sau khi đối chiếu khớp kế toán sẽ vào máy, đồng thời ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các “ Sổ chi tiết TK 152 ”. Vào cuối mỗi tháng kế toán tài sản sẽ in toàn bộ số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu và đối chiếu với “ Thẻ kho” của thủ kho và xem có khớp không, sau đó các số liệu này sẽ được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ 5 : Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán nguyên vật liệu Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp Nhập –Xuất – Tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái TK152 : Ghi hàng ngày : Đôí chiếu định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng 3.2.Sổ sách kế toán vật liệu ở công ty 3.2.1. Phiếu nhập kho: Được sử dụng ở công ty TNHH Duyên Hà trong trường hợp nhập vật liệu do mua ngoài hoặc công trình chuyển về nó là căn cứ để ghi thẻ kho,thành tiền hay xác định trách nhiệm đối với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho mỗi lần lập 04 liên . Phiếu nhập kho phải cơ bản các chỉ tiêu trong phiếu riêng phần thực nhập do thủ kho ghi, đơn giá thành tiền do kế toán ghi. Trích một phiếu nhập kho ở công ty Tác dụng : Phiếu nhập kho dùng để phản ánh tình hình vật liệu nhập kho và là căn cứ để vào thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu,là căn cứ để lập nên bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Cơ sở lập : Các hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn mua hàng, biên bản bàn giao vật tư công trình chuyển về và tình hình thực tế vật liệu nhập kho Phương pháp lập : Khi viết phiếu nhập kho,bộ phận thu mua ghi các chỉ tiêu bên ngoài bảng và các chỉ tiêu từ cột mã kho tới cột đơn vị tính. Khi nguyên vật liệu nhập kho căn cứ vào số thực nhập mà thủ kho ghi vào cột số lượng . Cuối ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan đến thu mua vật liệu để ghi vào cột đơn giá , thành tiền và các dòng còn lại trên phiếu nhập.Phiếu nhập kho phải có đủ chủ ký của : phụ trách kế toán,phụ trách cung tiêu, người lập phiếu,thủ kho Cột thành tiền = cột số lượng x cột đơn giá ( tương ứng với từng dòng Cụ thể : Phiếu nhập kho số 5 cột thành tiền của vật tư blông đựơc tính như sau: Cột thành tiền = 757 x 4732,5 = 3.786.000 Đơn vị : Công ty TNHH Duyên Hà PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 01 năm 2006 Số : 5/1 Người giao hàng : A. Tuấn Đơn vị bán : Cửa hàng Tuấn Tùng Địa chỉ : Số hoá đơn : 0067991 Seri : BG/2006B Ngày : 05/01/2006 Nội dung : Tiền mua blông Tài khoản có : 33111 – Phải trả người bấn tiền VNĐ Mã kho Tên vật tư TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền DUYÊNHÀ Bu lông 1521 Cái 757 4732,5 3.786.000 Tổng cộng tiền hàng Chi phí Thuế giá trị gia tăng 3.786.000 0 378.600 Tổng cộng tiền thanh toán 4.164.600 Bằng chữ : Bốn triệu một trăm sáu tư ngàn sáu trăm đồng chẵn Nhập, ngày 07 tháng 01 năm 2006 PT kế toán Phụ trách cung tiêu Người lập phiếu Thủ kho ( ký,họ tên ) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 3.2.2. Phiếu xuất kho: Ở công ty TNHH Duyên Hà phiếu xuất kho được lập trong trường hộp xuất 1 hoặc nhiều thứ vật tư ở cùng một kho cho 1 đối tượng hạch toán chi phí hoặc cho cùng một mục đích sử dụng là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và để kiểm tra việc sử dụng mức tiêu hao vật tư. Phiếu này do phòng kế toán lập và được lập thành 04 liên. Bộ phận lập ghi cơ bản các chỉ tiêu trong phiếu riêng phần thực xuất do thủ kho ghi, phần đơn giá và thành tiền do kế toán ghi. - Tác dụng : Dùng để phản ánh tình hình xuất vật liệu của công ty - Phương pháp lập: + Cột A : Ghi số thứ tự vật liệu xuất kho + Cột B : Ghi tên ,nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư xuất kho Cụ thể : STT 1, tên vật tư là cột li tâm 14B + Cột C : Ghi mã vật tư xuất kho Cụ thể : Vạt tư cột li tâm 14B có mã là COT14B + Cột D : Ghi đơn vị tính của vật tư Cụ thể : Cột li tâm 14B đơn vị tính là cột + Cột 1,2 : Ghi số lượng vật liệu yêu cầu, thực xuất Cụ thể cột li tâm 14B có số lượng vật liệu yêu cầu là 15cột và số lượng vật liệu thực xuất là 15 cột. + Cột 3 : Ghi đơn giá vật tư xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Cụ thể : Đơn giá cột li tâm 14B tính theo phương pháp nhập trước xuất trước là 4732,5 đ/cột + Cột 4: Ghi tổng số tiền từng loại vật liệu xuất kho Cột 4 = Cột 2 x Cột 3 Cụ thể : Cột li tâm 14B(cột 4 ) = 15 x 5.998.727 = 89.980.916 Phiếu xuất kho cần có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, người giao hàng và thủ kho. Dưới đây là một phiếu xuất kho của công ty Duyên Hà Đơn vị : Công ty TNHH Duyên Hà Số 4/171 Nguyễn An Ninh PHIẾU XUẤT KHO Ngày 07 tháng 01 năm2006 Số : 1/1 Họ và tên người nhận hàng : Công trình ML Thàng Lý do xuất kho : Xuất kho cột li tâm cho công trình MLThàng Xuất tại kho : Công ty Duyên Hà Số TT Tê Tên,nhãn hiệu,qui cách, phẩm chất vật tư Mã Số ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Cột li tâm 14B COT14B Cột 15 15 5.998.727 89.980.916 Cộng 89.980.916 Tổng số tiền viết băng chữ : Tám hai triệu năm trăm triệu đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày 07 tháng 01 năm 2006 Nguời lập phiếu Người nhận hàng Người giao hàng Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 3.2.3. Thẻ kho ( Sổ kho) : Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của loại vật tư đó. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho , phiếu xuất kho thủ kho ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư . Cuối ngày thủ kho sẽ tính toán số lượng tồn của từng loại vật tư. - Tác dụng : Thẻ kho cho biết số lượng vật tư tồn kho tại một thời điểm nhất định, khi ta muốn biết số lượng tồn kho của một vật tư nào đó trong kho ta chỉ cần giở thẻ kho của vật tư đó là biết ngay. - Cơ sở lập : Cơ sở để lập thẻ kho là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. - Cách lập : + Cột 1: Ghi ngày tháng phát sinh của phiếu nhập, phiếu xuất Cột 2,3: Ghi số hiệu của phiếu nhập, phiếu xuất Cụ thể : ngày 07/01, số phiếu nhập là 5 + Cột 4: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ căn cứ vào phiếu nhập,phiếu xuất Cụ thể : phiếu nhập số 5 có nội dung tóm tắt là : Nhập blông ngày 26/12 + Cột 5,6 : Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi số lượng vật liệu nhập, xuất Cụ thể : ở số phiếu xuất 11 có số lượng vật tư xuất kho là 4.492 cái + Cột 7 : Ghi số lượng vật liệu tồn kho Dòng tồn đầu kỳ: Ghi số lượng vật tư tồn đầu kỳ lấy số liệu ỏ dòng tồn cuối kỳ cột 7 của thẻ kho tháng trươc để lên. Cụ thể : Số lượng vật tư blông tồn đầu kỳ là 4.130 cái Dòng tồn cuối kỳ : Ghi số lượng vật tư tồn kho cuối kỳ Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ Cụ thể : blông tồn cuối kỳ = 4130 + (757+6.550) -( 4.492 + 4000) = 2.665 + Cột 8 : Ghi chú Thẻ kho ở công ty TNHH Duyên Hà THẺ KHO - Tên vật liệu : Blông - Trang : 15 - Quy cách phẩm chất : …. - Đơn vị tính : cái CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG Ghi chú Ngày Tháng Số phiếu Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 01/01 Tồn đầu kỳ 4.130 07/01 5 Nhập blông ngày26/12 757 11/01 11 Xuất kho blông CT GITSON 4.492 14/01 53 Nhập blông cho CT Bản Phiệt 6.550 16/01 19 Xuất kho blông CT Bản Phiệt 4.000 16/01 20 Xuất kho blông CT Châu Khê 280 31/1/06 2.665 3.2.4. Sổ chi tiết vật liệu - Sổ chi tiết vật liệu được mở để theo dõi tình hình nhập, xuất của từng loại vật liệu về mặt số lượng, đơn giá và giá trị. Số liệu để ghi vào sổ chi tiết vật liệu được lấy từ các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành hạch toán vào phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu. - Cơ sở ghi số liệu : Cơ sở ghi số liệu vào sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cột chứng từ : Bao gồm 02 cột nhỏ + Cột ngày : Ghi ngày lập chứng từ + Cột số : Ghi số thứ tự của chứng từ trong tháng Cụ thể : ngày chứng từ 07/01/2006 ,số chứng từ PN 7/1 - Cột khách hàng : Lấy tên khách hàng ở dòng đơn vị người bán ở phiếu nhập kho và dòng họ và tên người nhận hàng ở phiếu xuất kho để lên Cụ thể : Với phiếu nhập kho số 7/1 tên khách hàng là Hà Thị Hương- HTHƯƠNG - Cột diễn giải: Ghi tóm tắt nội dung của các chứng từ phát sinh theo thứ tự căn cứ vào nội dung của phiếu nhập và phiếu xuất để ghi. Cụ thể : PN7/1 là Tiền mua xi măng công trình MLThàng - Cột TK đối ứng : Ghi số hiệu các tài khoản đối ứng với TK152 ở từng nghiệp vụ nhập xuất.Cụ thể TK đối ứng với Tk152 ỏ PN7/1 là TK33111 - Cột đơn giá : Ghi đơn giá của từng thứ vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho và cách tính giá vật liệu xuất kho ở công ty để lên. Cụ thể đơn giá 1tấn xi măng nhập kho ở PN 7/1 là 866.883đ - Cột nhập : Ghi số lượng,số tiền vật liệu thực nhập lấy số liệu ở dòng tổng cộng cột số lượng và dòng tổng cộng tiền hàng của phiếu nhập để lên Cụ thể PN7/1 số lượng nhập là 35tấn với tổng giá trị là 30.340.915đ - Cột xuất : Ghi số lượng và số tiền vật liệu thực xuất lấy số liệu ở dòng tổng cộng cột số lượng thực xuất và cột thành tiền ở phiếu xuất kho để lên. Dưới đây là sổ chi tiết vật tư ở công ty TNHH Duyên Hà: 3.2.5. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn - Tác dụng: Bảng này được lập vào cuối tháng dùng để tổng hợp toàn bộ nguyên vật liệu nhập , xuất , tồn trong kỳ. - Cơ sở ghi : Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu và sổ này tháng trước để ghi - Cột STT : Ghi số thứ tự của từng vật liệu - Cột mã vật tư : Ghi tên từng loại mã vật tư nhập xuất tồn trong tháng - Cột tên vật tư : Ghi tên chi tiết vật tư Cụ thể : STT1,mã vật tư là ATM, tên vật tư là At tô mát - Cột ĐVT : Ghi đơn vị tính của từng loại vật liệu. Cụ thể ATM có ĐVT là cái - Cột tồn đầu kỳ : Lấy số liệu vế số lượng và giá trị vật liệu ở cột tồn cuối kỳ sổ này kỳ trước để lên. Cụ thể ATM tồn đầu kỳ là 100 cái với tổng giá trị là 1.981.700đ - Cột nhập trong kỳ : Lấy số liệu ở dòng tổng cộng cột nhập ( số lương và giá trị) của sổ chi tiết vật liệu để lên .Cụ thể ATM nhạp trong kỳ là 0 cái nên giá trị = 0 - Cột xuất trong kỳ : Lấy số liệu ở dòng tổng cộng cột xuất về số lượng và giá trị vật liệu trong sổ chi tiết vật liệu đê lên . Cụ thể ATM xuất trong kỳ là 71cái với giá trị là 1.407.000đ - Cột tồn cuối kỳ: Ghi số lượng vật tư tồn kho cuối kỳ theo công thức Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ - xuất trong kỳ ( áp dụng cho cả chi tiêu số lượng lẫn giá trị ) Cụ thể : Số lượng ATM tồn cuối kỳ = 100 + 0 -71 = 29 Giá trị vật tư ATM tồn cuối kỳ = 1.981.700 + 0 -1.407.000 = 574.700đ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn ở công ty TNHH Duyên Hà lập như sau 3.2.6. Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu Phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giâ trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng trong tháng. + Cơ sở lập : Căn cứ vào các phiếu xuất kho nguyên vật liệu trong tháng. + Kết cấu : - Cột TK đối ứng : Ghi các tài khoản đối ứng với TK152 Cụ thể TK đối ứng với TK 152 là TK 621 - Cột tên tài khoản đối ứng : Ghi tên chi tiết của tài khoản đối ứng Cụ thể : tên tài khoản đối ứng là Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Cột C1521 : Ghi giá trị vật liệu chính xuất dùng cho từng đối tượng Cụ thể : Giá trị vật liệu xuất dùng cho đối tượng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 30.891.553.154đ - Cột C1522 : Ghi giá trị vật liệu phụ xuất dùng cho từng đối tượng Cụ thể : Giá trị vật liệu xuất dùng cho đối tượng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 4.232.658.232đ - Cột tổng cộng : Ghi giá trị tổng cộng vật liệu xuất dùng cho từng đối tựợng Cột tổng cộng = Cột C1521 + Cột C1522 Cụ thể : Tổng giá trị vật liệu xuất dùng ở đối tượng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là : Cột tổng cộng = 30.891.553.154 + 4.232.658.232 = 35.124.211.237 BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TK_ĐƯ TÊN _ TK_ ĐƯ C1521 C1522 TỔNG CỘNG 1111 Tiền mặt Việt Nam 59.784.000 0 59.784.000 13611 Phải thu nội bộ khu vực 1 0 0 0 13612 Phải thu nội bộ khu vực 2 0 0 0 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 0 156.188.041 156.188.041 1411 Tạm ứng nhân viên khu vực 1 37.661.903 0 37.661.903 1412 Tạm ứng nhân viên khu vực 2 29.976.279 0 26.676.279 1413 Tạm ứng nhân viên văn phòng 0 0 0 1416 Tạm ứng nhân viên khác 299.000 0 299.000 1541 CP SXKD dở dang khu vực sx 0 0 0 1542 CP SXKD DD của xưởng cơ khí 65.177.219 0 65.177.219 33111 Phải trả người bán tiền VNĐ 208.449.044 0 208.449.044 3342 Phải trả lương nhân viên đội 1.270.729 0 1.270.729 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 0 0 0 621 Chi phí NVL trực tiếp 30.891.553.154 4.232.658.223 35.124.211.337 6271 Chi phí sản xuất chung,quản lý 13.269.535 0 13.269.535 6421 Chi phí nhân viên quản lý 0 328.571 328.571 6428 Chi phí cho xe 0 0 0 3.2.7. Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký chung dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. Là căn cứ để lên sổ cái của các tài khoản vào cuối tháng. - Cột chứng từ : bao gồm hai cột nhỏ là cột ngày và cột số + Cột ngày: Ghi ngày tháng phát sinh chứng từ + Cột số chứng từ :Đánh số từ 1 đến hết dựa vào thời gian phát sinh nghiệp vụ Cụ thể Ngày 01/01/2006 ,số PX là 1 - Cột diễn giải : Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tên tài khoản nợ và tài khoản có Cụ thể : Chứng từ ngày 01/01/2006 có nội dung là :Xuất kho bổ sung ATM nhập ngày 30/6 (Công trình Nhân Hoà - Bắc Ninh) Chi phí NVL trực tiếp Nguyên liệu ,vật liệu chính - Cột tài khoản : Ghi số hiệu tài khoản theo nguyên tắc Nợ trước Có sau dựa theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cụ thể : Nghiệp vụ ngày 01/01/2006 tài khoản nợ là TK621 và tài khoản có là TK1521 - Cột số phát sinh : Gồm hai cột nhỏ là cột Nợ và cột Có + Cột Nợ : Ghi số phát sinh bên nợ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Cột Có: Ghi số phát sinh bên có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cụ thể : Số tiền phát sinh nợ và có ngày 01/01/2006 là1.407.000đ Dưới đây là sổ nhật ký chung của công ty TNHH Duyên Hà 3.2.8. Sổ cái TK 152 - Sổ cái TK 152 dùng để phản ánh số hiện có và số phát sinh trên tài khoản 152. Là căn cứ để đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn - Căn cứ vào nhật ký chung và sổ này tháng trước để lập - Cột số dư nợ đấu kỳ : căn cứ vào số dư nợ cuối kỳ của sổ này kỳ trước để lên Cụ thể : Số dư nợ đầu kỳ tháng 1là 866.365.319đ - Cột chừng từ : Gồm hai cột ngày và số + Cột ngày chứng từ : Ghi vào ngày phát sinh chứng từ lấy số liệu từ cột ngày chứng từ trên sổ nhật ký chung để lên. + Cột số chứng từ : Ghi ký hiệu chứng từ và số hiệu chứng từ. Cụ thể :Ngày 01/01/2006, PX1.1/1 - Cột khách hàng: Ghi tên khách hàng Cụ thể : Với số PX1/1 tên khách hàng là Công trình Nhân Hoà - Bắc Ninh- NHÂNHOA - Cột diễn giải : Ghi tóm tắt nội dụng chứng từ ,dựa vào sổ nhật ký chung để lên Cụ thể: PX1/1 có nội dung là Xuất kho bổ sung ATM nhập ngày 30/6 - Cột TK đối ứng: Ghi tài khoản đối ứng với TK152 tuỳ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Cụ thể: TK đối ứng với TK152 ỏ PX1/1 là TK621. - Cột số phát sinh : Gồm hai cột nhỏ là cột Nợ và cột Có ghi số phát sinh bên nợ hoặc bên có của TK152. Cụ thể số PX1/1 có số phát sinh bên có là 1.407.000đ Dứới đây là sổ cái TK152 được lập ở công ty TNHH Duyên Hà 3.2.9 . Sổ chi tiết công nợ - Tác dụng : Sổ chi tiết công nợ dùng để theo dõi tình hình cộng nợ và thanh toán với một đơn vị bán. Sổ chi tiết công nợ còn là cơ sở để lập bảng tổng hợp thanh toán với ngưới bán. - Sổ chi tiết công nợ được lập dựa trên : Hoá đơn giá trị gia tăng,phiếu nhập ,phiếu chi , giấy báo nợ ,uỷ nhiệm chi và sổ này tháng trước. Sổ chi tiết công nợ do kế toán công nợ lập và được lập chi tiết cho từng đối tượng. - Dòng dư có đầu kỳ : Ghi số dư đầu kỳ của tài khoản chi tiết 331, lấy số liệu ở dòng ghi có cuối kỳ của sổ này tháng trước cột PS có để lên. Cụ thể : Đối với sổ chi tiết công nợ có Mã khách là : CYENVIEN có số dư có đầu kỳ là 5.185.364.801đ - Cột chứng từ : Gồm có 2 cột nhỏ là cột ngày và cột số + Cột ngày : Ghi ngày phát sinh chứng từ + Cột số : Ghi ký hiệu và số chứng từ Cụ thể : Ngày 6/7/2006,số PN 2/1 - Cột diễn giải : Ghi tóm tắt nội dung của chứng từ Cụ thể : PN 2/1 có diễn giải lả : Mua cáp trần công trình 110 Bắc Giang - Cột Tk DU : Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 331 Cụ thể Tk DU với TK 331 ỏ PN 2/1 là TK 1521 - Cột PS nợ : Ghi số tiền phát sinh bên nợ của TK 331, lấy số liệu trực tiếp từ chứng từ phát sinh . Cụ thể : Số tiền phát sinh bên nợ TK 331 ngày 17/1/2006 là 2.000.000.00đ - Cột PS có : Ghi số tiền phát sinh bên có của TK 331, lấy số liệu trực tiếp từ chứng từ phát sinh . Cụ thể : Số tiền phát sinh bên có TK 331 ngày 6/1/2006 là 162.054.000đ - Cột số lượng : Ghi số lượng vật tư nhập lấy số liệu từ phiếu nhập cột số lượng để lên. Cụ thể : ỏ PN 2/1 số lượng cáp trần nhập là 6.002 chiếc. - Cột đơn giá : Ghi đơn giá của vật tư nhập lấy số liệu từ phiếu nhập cột đơn giá để lên Cụ thể : PN 2/1 có đơn giá của 1 dây cáp trần là 27.000đ/ chiếc. - Dòng phát sinh nợ : Ghi tổng số tiền phát sinh nợ TK 331 chi tiết cho từng mã khách trong tháng. Cụ thể : Tổng số tiền phát sinh bên nợ TK 331 chi tiết cho công ty TNHH Yên Viên tháng 1/2006 là 3.500.000.000đ - Dòng phát sinh có : Ghi tổng số tiền phát sinh bên có TK 331 chi tiết cho từng mã khách trong tháng. Cụ thể : Tổng số tiền phát sinh bên có TK331 của công ty TNHH Yên Viên tháng 1/2006 là 185.439.600đ - Dòng dư có cuối kỳ : Ghi số tiền dư có TK331 cuối tháng chi tiết cho từng đối tượng . Dư có cuối kỳ = Dư có đầu kỳ + phat sinh có trong kỳ – phát sinh nợ trong kỳ Cụ thể : Số tiền dư có cuối kỳ TK331 của mã khách CYENVIEN tháng 1/2006 Dư có cuối kỳ = 5.185.364.801 + 185.439.600 – 3.500.000.000 =1.870.804.401 Dưới đây là sổ chi tiết công nợ 3.2.10. Sổ cái TK 331 - Dóng số dư có đầu kỳ : Ghi số dư đầu kỳ của tài khoản 331, lấy số liệu ở dòng ghi có cuối kỳ của sổ này tháng trước cột PS có để lên. - Cột chứng từ : gồm hai cột là cột ngày và cột số + Cột ngày : Ghi ngày phát sinh chứng từ + Cột số : Ghi ký hiệu và số chứng từ Cụ thể ngày 04/01/2006, số chứng từ là PC 25/1 - Cột khách hàng: Ghi tên khách hàng dựa vào sổ chi tiết công nợ dòng mã khách đê lên. Cụ thể : Tên khách hàng có số PC 25/1 là Lê Duy Cao - Cột diễn giải : Ghi tóm tắt nội dung chứng từ dựa vào cột diễn giải của sổ chi tiết công nợ để lên. Cụ thể : PC 25/1 có diễn giải là Cao thanh toán tiền NC 110HG - Cột TK đối ứng : Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 331 dựa vào cột Tk DU của sổ chi tiết công nợ để lên. Cụ thể : PC 25/1 có tài khoản đối ứng là TK 1111 - Cột số phát sinh : Gồm hai cột nhỏ là cột nợ và cột có + Cột Nợ : Ghi số tiền phát sinh bên nợ TK 331 lấy số liệu từ cột PS nợ của các sổ chi tiết công nợ để lên. Cụ thể số tiền PS Nợ của PC 25/1 là 7.845.000 + Cột Có : Ghi số tiền phát sinh bên có TK 331 lấy số liệu từ cột PS có của các sổ chi tiết công nợ để lên Cụ thể số tiền PS Có của PN 92/1 là 6.199.930 - Dòng phát sinh có : Ghi tổng số tiền phát sinh bên có TK 331 - Dòng phát sinh nợ : Ghi tổng số tiền phát sinh bên nợ TK 331 - Dòng số dư có cuối kỳ : Ghi số dư có cuối kỳ TK 331 Số dư có cuối kỳ = Số dư có đầu kỳ + số phát sinh có – Số phát sinh nợ CHƯƠNG III : NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ. I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔN G TY TNHH DUYÊN HÀ 1. Những ưu điểm * Về công tác quản lý nguyên vật liệu : Có thể nói trong thời gian qua công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà có những ưu điểm nhất định qua đó góp phần đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công công trình đúng tiến độ, hạ thấp chi phí mua sắm và dự trữ nguyên vật liệu, giảm thiểu tình trạng mất mát nguyên vật liệu, tiết kiệm được cho công ty một khoản chi phí đáng kể. - Ở khâu lập kế hoạch : Hàng tháng, hàng tuần các khu vực sản xuất đều lập kế hoạch đi vật tư cho từng công trình căn cứ vào tiến độ thi công thực tế trên công trình báo về. Kế hoạch đi vật tư của các khu vực sau khi lập xong được chuyển lên phòng Vật tư để lập kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch đi vật tư của các khu vực chuyển lên, cân đối với lượng vật tư tồn trong kho để lập kế hoạch mua vật tư của tuần, tháng. Chính việc lập kế hoạch đi vật tư và kế hoạch mua vật tư cho từng tuần, từng tháng giúp cho công ty chủ động trong việc cung ứng vật tư đúng tiến độ thi công, tránh tình trạng cấp phát vật tư một cách thiếu kế hoạch gây ra tình trạng tồn kho nhiều làm ứ đọng vốn trong khâu dự trữ, giảm thiểu tỷ lệ mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu trong dự trữ và thi công. - Ở khâu mua sắm: Việc mua sắm vật tư do phòng vật tư đảm nhận, phòng Vật tư căn cứ vào kế hoạch mua vật tư của từng tuần, tháng để tiến hạnh mua vật tư. Trước khi mua sắm một loại vật tư nào đó phòng vật tư thường tiến hành tìm hiểu thị trường, khảo sát giả cả ở nhiều nơi nhằm tìm được nguồn cung ứng vật tư với đơn giá thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng thi công. Chính việc tìm hiểu thị trường và khảo sát giá cả từ nhiều nhà cung ứng khác nhau giúp cho công ty hạ thấp chi phí mua sắm nguyên vật liệu. - Ở khâu dự trữ, bảo quản : Việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty luôn cố gắng dự trữ ở mức tối thiểu cho phép nhưng vẫn đảm bảo việc cung ứng kịp thời cho các công trình theo tiến độ thi công. Thông thường công ty chỉ mua sắm vật tư khi các công trình yêu cầu và số lượng mua sắm chỉ đủ cung cấp theo yêu cầu của công trình hoặc thừa ra ít để tránh ứ đọng vốn trong dự trữ. Công ty Duyên Hà cũng đã trang bị hệ thống kho để bảo quản nguyên vật liệu : Tại công ty có trang bị một kho để bảo quản nguyên vật liệu mua về trước khi xuất cho các công trình và bảo quản những nguyên vật liệu công trình sử dụng không hết chuyển về hoặc những nguyên vật liệu hỏng không sử dụng được. Tại kho công ty nguyên vật liệu được xắp xếp theo từng chủng loại trên giá để thuận tiến cho việc tìm kiếm và xuất kho. Tại các công trình công ty đều có các kho bảo quản vật tư, mỗi kho đều có một thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và cấp phát vật tư phục vụ thi công trực tiếp công trình đối với những vật tư từ công ty cấp lên. - Ở khâu cấp phát vật tư : Vật tư được cấp phát căn cứ vào phiếu báo vật tư của các đội chuyển lên phòng vật, sau khi nhận được phiếu báo vật tư từ đội chuyển lên phòng vật tư sẽ kiểm tra xem vật tư đó đã cấp đủ chưa nếu chưa cấp đủóẽ viết phiếu xuất kho và thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để cấp vật tư cho công trình. Chính việc theo dõi tình hình cấp phát vật tư giúp cho công ty tránh đươdcj tình trạng cấp thừa vật tư. - Ở khâu kiểm kê vật tư : Công ty Duyên Hà đã thành lập riêng một đội thanh tra vật tư trực thuộc phòng vật tư. Hàng tháng tổ thanh tra đều tiến hành đi thanh tra, kiểm tra vật tư tại các công trình nhằm kiểm tra số lượng vật tư xuất tại kho công ty cho công trình với số lượng vật tư thực nhận tại công trình, số lượng vật tư đã thi công và số lượng vật tư còn tồn tại công trình để xác định xem công trình đó có làm mất mát vật tư không, qua đó có tìm hiểu nguyên nhân để có quyết định sủ lý. Chính việc thanh tra, kiểm tra vật tư thường xuyên tại các công trình giúp cho công ty nắm rõ tình hình thi công công trình, số lượng vật tư tồn trên công trình để có kế hoạch cấp phát vật tư phù hợp và điều chỉnh tiến độ thi công. Mặt khác việc thanh tra, kiểm tra vật tư thường xuyên giúp cho việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thủ kho , hạn chế tình trạng mất mát vật tư. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà có những ưu điểm nhất định như : Công ty đã trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng qua đó hỗ trợ đáng kể cho những người làm công tác hạch toán kế toán. Công ty đã sử dụng phần mền kế toán Fast 2004 trong hạch toán kế toán giúp cho việc hạch toán kế toán được thuận lợi, giảm thiểu công việc cho người làm công tác kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Công ty đã có riêng một kế toán phụ trách việc hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu trong toàn công ty. Bên cạnh đó công ty còn có một bộ phận kế toán công trình chuyên trách chuyên đảm nhận việc kiểm tra, tập hợp các chứng từ tại các công trình . 2 . Những nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trên công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Duyên Hà còn có những hạn chế (nhược điểm) nhất định. - Ở khâu lập kế hoạch : Nhìn chung kế hoạch đi vật tư của các khu vực lập căn cứ và tiến độ và yêu cầu vật tư của các công trình Fax về nên có lúc không chính xác vì nhiều khi trên công trình sợ cấp việc cấp vật tư không kịp tiến độ nên báo tăng khối lượng nên dẫn đến việc cấp vật tư nên nhưng công trình chưa thi công đến hoặc thi công lâu không hết dẫn đến việc ứ động vật tư gây lãng phí vốn. - Ở khâu mua sắm : Hiện tại bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu do 02 người đảm nhận vì thế với khối lượng vật tư mua sắm là rất lớn mà yêu cầu cấp phát vật tư lại đòi hỏi đúng tiến độ nên việc tìm hiểu, khảo sát giá cả vật tư nhiều khi không thực hiện được nhiều dẫn đến không mua được vật tư với giá rẻ nhất. Hơn nữa nguồn vốn lưu động phục vụ cho việc mua sắm vật tư còn hạn chế dẫn đến việc không chủ động được việc mua sắm vật tư hoặc phải mua vật tư với giá cao vì phải mua công nợ. - Ở khâu bảo quản : Tuy ở công ty đã có hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu, nhưng kho này còn nhỏ hẹp thiếu chỗ bảo quản vật tư nên có những vật tư phải để ngoài trời làm ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản vật tư, gây hư hỏng vật tư. Tại các công trình kho bảo quản vật tư thường là các lán, trại được quây bằng bạt dứa. Mặt khác do ý thức của công nhân còn thấp nên hàng ngày khi làm việc về những vật tư thừa thường được vứt lộn xộn không theo chủng loại có trường hợp gây ra nứt vỡ không dùng được đối với những vật tư rễ vỡ, nứt. - Ở khâu kiểm kê : Số liệu xuất kho tổng hợp dưới công ty và số lượng thực tế nhập tại các công trình đôi khi không khớp nhau, nhiều khi là do đơn vị tính khác nhau khi xuất kho người xuất ghi đơn vị tính là bộ, nhưng người nhận tại công trình lại ghi đơn vị tính là cái dẫn đến số liệu lệch nhau. Đôi khi người làm công tác tổng hợp dưới công ty vào thiéu số liệu hoặc vào nhầm hai lần số liệu. - Chưa mã hoá vật tư : Chính việc chưa mã hoá được vật tư dẫn đến chỗ đôi khi gây nhầm lẫn cho việc nhập, xuất vật tư và tính tồn kho cuối kỳ của từng loại vật tư. Bởi vì cùng một loại vật tư nhưng có nhiều tên gọi khác nhau nên đôi khi nhập vào một tên khi xuất ra lại sử dụng tên khác dẫn đến nhằm lẫn hoặc sai lệch khi hạch toán tồn kho cuối kỳ. - Trình độ của người làm công tác hạch toán nguyên vật liệu còn hạn chế : Hiện nay người làm công tác hạch toán nguyên vật liệu mới có trình độ trung cấp, tên gọi vật tư chưa nắm hết, các nghiệp vụ hạch toán chưa nắm vững nên đôi khi còn nhằm lẫn trong hạch toán. - Hàng tháng thủ kho và kế toán vật liệu chưa thường xuyên làm tốt công tác đối chiếu nhập, xuất, tồn kho giữa số liệu của thủ kho và số liệu của kế toán : Theo quy định của công ty hàng tháng và cuối tháng thủ kho và kế toán vật liệu phải đối chiếu số liệu với nhau xem có khớp không, nhưng việc đối chiếu lại không được thực hiện thường xuyên có tháng đối chiếu có tháng không, dẫn đến số liệu tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán không khớp nhau. II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ. 1. Mã hoá vật tư Mã hóa vật tư là việc quy định mã riêng cho từng loại vật tư. Công việc hạch toán nguyên vật liệu muốn được chính xác thì vật liệu phải được phân loại khoa học và hợp lý. Muốn vậy công ty nên có kế hoạch mã hoá từng loại vật tư để cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được thuận lợi và đơn giản hơn đồng thời giảm được thời gian kiểm kê, kiểm tra . Việc mã hoá vật tư một cách khoa học còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kịp thời hơn. 2. Xây dựng kế hoạch mua sắm Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch cụ thể phục vụ cho sản xuất. Đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành của doanh nghiệp. Các giai đoạn lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm có: - Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến nội dung và chất lượng của kế hoạch vật tư. ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện công việc sau: + Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất. VD như : Dung lượng thị trường, khả năng đáp ứng các nhu cầu của công ty + Chuẩn bị các tài liệu về kế hoạch sản xuất-kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm VD: Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của công ty trong kỳ + Mức tiêu dùng nguyên nhiên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doah nghiệp...VD: Mức tiêu dùng NVL có thể tính theo phương pháp định mức hoặc phương pháp ước lượng. - Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường với cơ chế tự trang trải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế rất to lớn. - Giai đoạn kết thúc của kế hoạch mua sắm vật tư: Đây là giai đoạn xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp. Cạnh tranh là quy luật tất yếu của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán một cách khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó mục tiêu của việc lên kế hoạch vật tư là làm sao khối lượng vật tư mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Công tác định mức kinh tế kỹ thuật Vật tư ở công ty TNHH Duyên Hà dù đã được quản lý một cách nghiêm túc nhưng cũng không tránh khỏi việc thất thoát lãng phí nên công ty cần lập kế hoạch định mức kinh tế kỹ thuật. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn hàng và tạo điều kiện cho công tác quản lý, cấp phát vật tư được chặt chẽ, gọn nhẹ Vật tư không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Phân công phân nhiệm không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo, lợi nhuận giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cũng vì thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và người sử dụng vật tư, đồng thời góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất-kinh doanh của công ty. Định mức tiêu hao cho tất cả vật tư không phải là việc đơn giản song công ty cần biết kết hợp giữa kinh nhgiệm và phân tích khoa học để tiếp tục duy trì. - Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kỳ. Sau mỗi kỳ thực hiện, công ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một đơn hàng...tuỳ theo mức độ biến động và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo quản, dữ trự, tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được mặt tốt, mặt khiếm khiết và phương hướng trong thời gian tới cũng như những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. Làm tốt công tác này, công ty sẽ đánh gía được hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng như đưa ra một định mức vật tư hợp lý nhất tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất - kinh doanh được chặt chẽ, đúng đắn. - Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng CBCNV, đặc biệt là hai quá trình Pha và Cắt. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người lao động không lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao động mà công ty phải biết vun đắp, duy trì và bồi dưỡng cho nó.Có được đội ngũ nhân công thành thạo tay nghề, công ty phải biết nâng cao ý thức lao động của họ,làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi cá nhân. Bên cạnh đó, công ty cần ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể tới người lao động để họ hiểu rõ những việc cần, không cần và phương pháp thực thi. Văn bản hướng dẫn phải có nộidung rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu đối với người lao động. Đồng thời khai thác tối đa công suất giờ công để tiết kiệm thời gian, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công. Để biện pháp trên mang tính khả thi và chủ động hơn, công ty cần thực hiện một số hoạt động sau: + Mở rộng thị trường: Chủ động khai thác, thăm dò thị trường trên cơ sở duy trì quan hệ tốt với bạn hàng cũ, tìm kiếm bạn hàng mới, tập trung xúc tiến việc sản xuất, hoàn thiện công nghệ, đặc biệt chú trọng vào loại sản phẩm chất lượng cao nhằm kí kết những hợp đồng lớn, dài hạn. + Tổ chức hợp lý quá trình sản xuất: Quá trình sản xuất liên quan đến rất nhiều khâu. Để tổ chức hợp lý quá trình ấy, các khâu của hệ thống được quản lý rất chặt chẽ. Các khâu đó có thể kể đến: công tác kế hoạch, công tác vật tư, công tác tổ chức sản xuất, công tác tiêu thụ và công tác chất lượng. Nếu một trong các khâu này đình trệ, ảnh hưởng đến tốc độ tăng trưởng sản xuất của doanh nghiệp. Khi đó, đòi hỏi về vốn sẽ lại đặt ra. Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn của biện pháp, để đi vào thực tế, Ban lãnh đạo phải hết sức quyết tâm thực hiện các kế hoạch đặt ra, đồng thời mỗi cán bộ công nhân viên cần phát huy tính chủ động, sáng tạo, cũng như vai trò, trách nhiệm trước tập thể. Khai thác triệt để công suất máy móc thiết bị, tiếp tục đầu tư nâng cấp, sửa chữa, hoàn thiện hệ thống phục vụ sản xuất, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng đã xây dựng. Máy móc thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đến việc sử dụng hiệu quả nguồn nguyên liệu. Tư liệu sản xuất rất quan trọng trong quá trình sản xuất, sử dụng nó để tạo ra sản phẩm. Năng suất, chất lượng bị chi phối bởi nhiều yếu tố trong đó một yếu tố cơ bản là máy móc thiết bị. Tình trạng thực tế máy móc thiết bị ra sao? Được đánh giá vào loại nào ?(tiên tiến, trung bình, hay yếu), đã khấu hao bao nhiêu?...Tất cả các câu hỏi ấy công ty đều phải quan tâm. Máy móc thiết bị tiên tiến, trình độ tự động hoá càng cao thì chất lượng càng được đảm bảo. Tuy nhiên vai trò của máy móc thiết bị phải được xem xét đúng đắn. Có một số nhận thức sai lầm về chất lượng, một trong số đó là:” Cải tiến chất lượng đòi hỏi phải đầu tư lớn”. Thực tế không phải như vậy, Nhà xưởng, máy móc thiết bị là quan trọng nhưng chỉ là một phần, bản thân chúng không đủ để làm chất lượng cao. Nhiều công ty có trang thiết bị không kém gì các nước Châu Âu hay Bắc Mỹ nhưng chất lượng vẫn thấp. Vấn đề đặt ra ở đây là máy móc thiết bị ấy được sử dụng ra sao? Kết hợp các yếu tố khác vào quá trình sản xuất như thế nào? Tất cả yếu tố đó mới tạo ra chất lượng. Khai thác triệt để công suất máy móc thiết bị là một giải pháp quan trọng của công ty trong giai đoạn hiện nay. Khả năng vốn là có hạn song nhu cầu về vốn đang đặt ra.Khai thác triệt để công suất máy móc thiết bị sẽ góp phần đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn. Mặt khác công ty sẽ nâng cao được năng lực sản xuất, tiết kiệm được chi phí nói chung, rút ngắn thời gian khấu hao máy móc thiết bị, Giảm mức độ lạc hậu của máy móc, đáp ứng nhu cầu thường xuyên bổ xung và hiện đại hoá dây chuyền công nghệ. Bên cạnh việc sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, công ty tiếp tục đầu tư cho việc hiện đại hoá dây chuyền công nghệ bằng cách tập trung nghiên cứu hoàn thiện công nghệ sản xuất các mã giầy chất lượng cao, mua mới máy móc thiết bị đã quá cũ kĩ, lạc hậu, không đảm bảo an toàn, vệ sinh và năng lực sản xuất như một số máy móc công ty trang bị tổytước đó. Khoa học công nghệ luôn phát triển không ngừng, đòi hỏi có sự cập nhật. Do vậy đầu tư cho công nghệ sản xuất là hết sức thiết thực để nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Quản lý thực hiện định mức là quá trình thực hiện các biện pháp tổ chức, kinh tế, kỹ thuật, xã hội nhằm hướng dẫn và bắt buộc sản xuất kinh doanh phải thực hiện những qui định trong sử dụng vật tư nhằm khai thác tối đa khả năng tiết kiệm vật tư . Yêu cầu quản lý thực hiện định múc phải nắm vững tình hình tiêu dùng vật tư, so sánh đối chiếu định mức, phân tích các nhân tố ảnh hưởng để đề ra các biện pháp tiết kiệm vật tư. Chủ động tìm mọi biện pháp khai thác khả năng để thực hiện giảm định mức. Phân tích, đánh giá kết quả thực hiện định mức, tổng kết và phổ biến kinh nghiệm tiên tiến nhằm tiết kiệm vật tư. Tùy thuộc phạm vi, mức độ ở mỗi cấp quản lý đều phải thực hiện tót việc quản lý quá trình áp dụng định mức trong thực tiễn sản xuất , quản lý các nguồn khả năng tiết kiệm và đề ra biện pháp tiết kiệm, quản lý chính sách chế độ các quy trình xây dựng và thực hiện định mức. Nguồn khả năng có thể khai thác ngay bằng cách cải tiến phương pháp gia công để giảm tiêu hao,cải tiến khuôn mẫu giá lắp, cảI tiến phương thức cắt (cắt phối hợp). Các nguồn khả năng cần nuôI dưỡng, tích lũy để khai thác lâu dài như bồi dưỡng tay nghề cho cán bộ công nhân, phát động thi đua sản xuất và ý thức làm chủ tập thể của người lao động, sử dụng các đòn bẩy kinh tế kích thích tiết kiệm, cải tiến máy móc và điều kiện lao động. 4. Công tác cấp phát vật tư Phòng Vật tư chịu trách nhiệm quản lý vật tư. Công ty có kho lưu giữ vật tư riêng, có nhiều loại vật tư mỗi vật tư được lưu ở từng khu vực khác nhau, mỗi khu vực được sắp xếp gọn gàng, có một thủ kho riêng và được theo dõi qua các sổ: +Sổ theo dõi nhập xuất vật tư cho mỗi loại vật tư. +Sổ tổng hợp ghi vật tư tồn của các loại vật tư. +Sổ theo dõi vật tư xuất cho các công trình. +Mỗi loại vật tư được thủ kho quản lý trên một thẻ kho. - Vật tư được sản xuất từ nhiều nhà sản xuất khác nhau với nhiều chủng loại khác nhau và được cung cấp từ nhiều nhà cung cấp. Vật tư được đo bởi nhiều đơn vị ( kg ,tấn, mét ,cái, con....). Vật tư nhập theo đơn vị tính nào thì xuất theo đơn vị tính đó. - Việc nhập xuất có nhiều mục đích khác nhau: +Xuất cho công trình +Xuất nội bộ . - Vật tư được nhập vào kho xong rồi mới xuất (trừ trường hợp xuất trực tiếp cho công trình nhưng vẫn phải làm thủ tục nhập xuất theo qui định). Vật tư được nhập có nhiều loại vật tư được nhập khác nhau : +Vật tư được nhập khẩu +Vật tư sản xuất tại nước ngoài được đặt hàng theo hợp đồng trong nước +Vật tư được gia công chế tạo trong nước +Vật tư từ nơi khác chuyển đến ,vật tư bị thu hồi,vật tư mua lẻ - Mỗi vật tư được qui định phải luôn có trong kho theo một lượng qui định - Theo định kỳ (hoặc theo lý do nào đó) vật tư được kiểm kê .Vật tư còn lại trong kho lúc đó gọi là vật tư tồn 5. Nhập vật tư: * Quy trình hoạt động Khi hàng về người đại diện nhà cung cấp sẽ viết phiếu yêu cầu nhập kho gửi đến phòng vật tư. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của vật tư (dựa vào giấy chứng nhận chất lượng, hợp đồng ..). Phòng vật tư sẽ viết giấy nhập kho - Phiếu nhập kho được sao thành bốn liên gửi cho :Thủ kho, phòng vật tư ,phòng tài chính kế toán, Nhà cung cấp. (Việc sao này chỉ được thực hiện khi hàng đã nhập đủ vào kho) - Nếu là vật tư loại mới người quản lý vật tư sẽ nhập tên vật tư vào sổ theo dõi vật tư. Nếu loại vật tư đó là do nhà cung cấp (nhà sản xuất) chưa có trong sổ theo dõi vật tư thì dữ liệu của nhà cung cấp (nhà sản xuất ) đó sẽ được cập nhật vào sổ theo dõi vật tư (tên,địa chỉ,số điện thoại ,fax). - Giấy nhập kho được chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ kiểm tra loại vật tư đã có trong danh mục vật tư quản lý . - Nếu vật tư đó không có trong danh mục thì thủ kho lập thẻ kho mới cho vật tư đó. Sau đó nhập số lượng nhập vào thẻ kho ,tính giá vật tư nhập bằng giá định danh (giá thực tế của vật tư khi nhập giống như giá ghi trên phiếu đề nghị nhập vật tư) - Có ba kiểu nhập : + Mua ngoài (Vật tư được mua ngoài sau đó nhập kho) + Nhập ế (Vật tư không dùng hết trong công trình được nhập lại kho) + Nhập thu hồi (Khi không đủ vật tư xuất cho công trình nhưng đã xuất một số vật tư rồi muốn thu hồi lại số vật tư đó thì tiến hành viết phiếu nhập ) 6. Xuất vật tư : Khi công trình có kế hoạch được thi công đơn vị thi công sẽ lập dự toán nộp cho giám đốc công ty. Giám đốc yêu cầu phòng vật tư báo cáo tình hình vật tư. - Nếu vật tư chưa đủ để đáp ứng thì giám đốc yêu cầu mua thêm .Nếu có đủ thì yêu cầu xuất kho. Phiếu yêu cầu xuất kho được chuyển cho phòng vật tư phòng vật tư sẽ căn cứ tình hình vật tư trong kho để xuất vật tư . - Nếu công trình đó không có trong sổ theo dõi thì lập mục theo dõi vật tư cho công trình đó. PhòngVật tư sẽ lập phiếu xuất. Phiếu xuất chia làm 4 liên gửi cho : Phòng vật tư , phòng tài chính kế toán ,thủ kho, công trình . - Nếu chưa đủ vật tư thì ghi thực xuất. Số lượng xuất sẽ đựoc ghi vào sổ theo dõi của từng vật tư xuất. Phiếu xuất sẽ đuợc chuyển cho thủ kho .Thủ kho sẽ nhập số lượng xuất vào thẻ kho. - Có nhiều phương thức thanh toán được lựa chọn khi xuất vật tư - Vật tư được chuyên chở bởi nhiều phương tiện. Trong trường hợp có phát sinh sự cố nhỏ yêu cầu phải sửa chữa hoặc thay mới đơn vị thi công vẫn lập dự toán như bình thường nhưng việc ký nhận do trưởng phòng vật tư ký. Lúc đó vật tư sẽ được lấy ở vật tư dự trữ trong kho. 7. Công tác bảo quản và quyết toán vật tư Chủ động xây dựng và tổ chức các kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên và định kỳ máy móc, thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm nhằm duy trì và ổn định sự hoạt động của hệ thống, đáp ứng nhịp độ tăng trưởng của sản xuất. Thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm có ảnh hưởng lớn đến chất lượng của cả hệ thống và sản phẩm cuối cùng. Bảo dưỡng và sửa chữa theo định kỳ sẽ bảo đảm cho các thiết bị duy trì được công dụng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng. - Thường xuyên giám sát, kiểm tra đối với máy móc thiết bị quan trọng, đơn chiếc để phát hiện và kịp thời sửa chữa. Tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất được thông suốt và an toàn. - Đề xuất các biện pháp nâng cấp, bổ sung hệ thống máy móc thiết bị trong công ty để nâng cao năng lực phục vụ cho sản xuất, khai thác nội lực để tự thiết kế, chế tạo ngay trong công ty. Đây là một trong các biện pháp thực hiện phướng phát triển hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Làm tốt công tác này không chỉ tạo điều kiện cho công ty duy trì hệ thống chất lượng ISO 9002 mà còn tạo điều kiệncho công ty tiến tới khả năng tự thiết kế mẫu mã sản phẩm cho riêng mình (ISO 9001). - Tiếp tục đầu tư nâng cấp nhà xưởng. Hiện nay một số nhà xưởng đã thực sự xuống cấp, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, chất lượng như : xưởng cơ khí, các kho bãi của công trình . Có như vậy mới tạo điều kiện cho công tác bảo quản vật tư được thực hiện tốt hơn. - Tập trung nghiên cứu và hoàn thiện công nghệ sản xuất các các chi tiết, sản phẩm gia công đạt chất lượng cao, đảm bảo sản phẩm ngày càng được cải tiến về chất lượng, đảm bảo đúng yêu cầu, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. Để biện pháp này mang tính khả thi cao, một câu hỏi đặt ra là nguồn vốn cho đầu tư. Cách thức hiệu quả nhất hiện nay là thực hành tiết kiệm để giảm chi phí, tăng lợi nhuận. làm sao để mọi nguồn lực, mọi dự án đầu tư được sử dụng hiệu quả, phát huy tối đa tác dụng. Đồng thời kiến nghị với chủ đầu tư tiếp tục đầu tư vốn. Tuy nhiên nguồn vốn lớn nhất, có vai trò quyết định vẫn là sự chủ động của công ty. Mọi sự giúp đỡ chỉ có hiệu quả khi công ty biết đứng trên đôi chân của mình. 8. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên Cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, thực hiện chính sách khuyến khích vật chất nhằm động viên, thúc đẩy mọi người cùng thực hiện chủ trương tiết kiệm, hiệu quả vật tư nói riêng và không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh nói chung. Công tác cải thiện nguồn nhân lực không phải chỉ thực hiện khi người lao động đã bắt đầu công việc. Nó phải được thực hiện ngay từ công tác tuyển dụng ban đầu. Cần có sự khách quan trong tuyển chọn để lựa chọn được những cán bộ hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: tài, đức, nghệ thuật quản lý và nghệ thuật giao tiếp. lấy đó làm bộ khung cho một con tàu. Khung càng khoẻ thì khả năng bươn chải, chèo chống càng mạnh. Lực lượng lao động trực tiếp cần được đào tạo tay nghề để có thể nắm được quy trình sản xuất và thành thạo trong công việc. Có thể mở thêm những lớp huấn luyện tay nghề, trao đổi kinh nghiệm để người lao động có cơ hội cải thiện tay nghề. Khuyến khích vật chất là một biện pháp vô cùng hữu hiệu trong điều kiện hiện nay để giúp người lao động thấy được lợi ích trước mắt và lâu dài, thấy được sự gắn bó giữa quyền lợi của họ với sự sống còn của công ty và cũng thấy được sự gắn bó giữa công ty với quyền lợi của họ. Điều đó là một động cơ thúc đẩy người lao động biết sống và cống hiến cho lợi ích của công ty. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I : MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CHỦ YẾU ẢNH HƯỞNG TỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ 2 I. Khái quát chung về công ty TNHH Duyên Hà 2 1. Thông tin chung 2 2. Quá trình hình thành và phát triển 2 3. Kết quả hoạt động SXKD của công ty trong những năm gần đây 3 II . Một số đặc điểm ảnh hưởng tới phần hành kế toán nguyên vật liêu ở công ty TNHH Duyên Hà 5 1. Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh 5 2. Tổ chức bộ máy quản lý 6 3. Tổ chức sản xuất 9 4. Tổ chức bộ máy kế toán 10 5. Hình thức và chế độ kế toán áp dụng tại công ty 15 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ 18 I. Nguyên vật liệu, vai trò của nó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Duyên Hà và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 18 1. Nguyên vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 18 2. Vai trò của nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty TNHH Duyên Hà 18 3. Công tác quản lý, bảo quản vật liệu ở công ty 19 4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 19 II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 20 1. Phân loại 20 2. Đánh gía nguyên vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 21 III. Tổ chức đánh giá nguyên vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 23 1. Tài khoản, chứng từ sử dụng 23 2. Phương pháp hạch toán vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 23 3. Quy trình luân chuyển và sổ sách kế toán vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 26 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH DUYÊN HÀ I . Nhận xét, đánh giá công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Duyên Hà 41 1. Những ưu điểm 41 2. Những nhược điểm 43 II. Một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu ổ công ty TNHH Duyên Hà 44 1. Mã hoá vật tư 44 2. Xây dựng kế hoạch mua sắm 45 3. Công tác định mức kỹ thuật 46 4. Công tác cấp pháp vật tư 49 5. Nhập vật tư 50 6. Xuất vật tư 51 7. Công tác bảo quản và mua sắm vật tư 51 8. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên công ty 52