Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành các thiết bị máy tính của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại tổng hợp Nam Long

HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ MÁY TÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯXÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP NAM LONG I.PHÁT BIỂU BÀI TOÁN Một công ty mua,bán và bảo hành thiết bị máy tính được chia làm ba bộ phận với những nhiệm vụ khác nhau:Bộ phận bán hàng, bộ phận bảo hành lắp ráp và bộ phận kho hàng Khi có yêu cầu nhập thiết bị công ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các thông tin chi tiết về t.bị và gửi đến cho nhà cung cấp.Nhà cung cấp sẽ gửi đơn chào hàng chi tiết các t.bị bao gồm các thông tin như: tên, loại t.bị….Qua đơn chào hàng của nhà cung cấp thì công ty sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho nhà cung cấp,để đáp ứng nhu cầu nhập t.bị của công ty nhà cung cấp sẽ chuyển thiết bị cho công ty theo hợp đồng mua,bán hàng hóa và biên lai bàn giao t.bị(kiêm hóa đơn thanh toán tiền t.bị).Trước khi nhập hàng vào kho thì công ty sẽ kiểm tra xem đã đủ t.bị chưa theo biên bản bàn giao t.bị mà nhà cung cấp gửi đến,đồng thời công ty sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ chi và sổ kho. Khi khách có nhu cầu mua thiết bị sẽ lập phiếu yêu cầu với công ty,để đáp ứng yêu cầu của khách bộ phận bán hàng sẽ đưa ra bảng báo giá máy tính cho khách.Nếu khách hàng đồng ý mua thì làm đơn đặt hàng với công ty.Sau đó công ty sẽ tiến hành bàn giao t.bị cho khách thông qua phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao thiết bị và gửi đến khách hàng hóa đơn thanh toán.Khi khách đã thanh toán tiền thiết bị thì công ty sẽ lập biên lai thu tiền cho khách đồng thời sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ thu & sổ kho. Khi khách có yêu cầu về bảo hành t.bị thì công ty sẽ nhận t. bị cần bảo hành thông qua biên lai nhận t.bị bảo hành.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu còn hạn bảo hành thì sửa chữa theo bảo hành,còn nếu phiếu bảo hành đã hết hạn thì kèm theo hóa đơn thanh toán tiền sửa chữa khi gửi lại t.bị cho khách thông qua biên lai trả t.bị.Đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ bảo hành. Sau một khoảng thời gian nhất định các bộ phận sẽ tổng hợp thông tin mua,bán,bảo hành và các thông tin khác để lập báo cáo lên lãnh đạo công ty. Các hồ sơ dữ liệu II.BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG,TÁC NHÂN VÀ HỒ SƠ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị Gửi đơn chào hàng cho công ty Gửi đơn đặt mua thiết bị cho nhà cung cấp Lập hợp đồng mua bán thiết bị Biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán tiền t.bị) Kiểm tra t.bị đưa đến Ghi sổ chi Ghi sổ kho Đưa ra báng báo giá máy tính cho khách Lập đơn đặt hàng Ghi phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao thiết bị Ghi hóa đơn thanh toán Lập biên lai thu tiền Ghi sổ thu Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành Kiểm tra phiếu bảo hành Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành Lập hóa đơn thanh toán nếu hết hạn bảo hành Lập báo cáo Bộ phận bán hàng Phiếu yêu cầu Nhà cung cấp Nhà cung cấp Đơn đặt mua thiết bị Hợp đồng mua bán thiết bị Biên bản bàn giao t. bị Bộ phận kho Biên bán bàn giao t.bị Sổ chi Sổ kho Bảng báo giá máy tính Khách hàng Đơn đặt hàng Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao Hóa đơn thanh toán Biên lai thu tiền Sổ thu Biên lai nhận thiết bị bảo hành Phiếu bảo hành Bộ phận bảo hành Biên lai trả thiết bị bảo hành Hóa đơn thanh toán Ban lãnh đạo Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Hồ sơ dữ liệu Hồ sơ dữ liệu Tác nhân III.THIẾT LẬP BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH 0 Hệ thống quản lý mua,bán và bảo hành thiết bị máy tính Trả tiền Biên lai thu tiền Khách Hàng Yêu cầu mua TB Phiếu yêu cầu Nhà Cung Cấp nhập thiết bị Bảng báo giá MT Đơn chào hàng Yêu cầu BHTB Biên lai nhận TBBH Đơn đặt hàng Biên bản bàn giao TB Đơn đặt mua TB Bàn giao TB Yêu cầu báo cáo Báo cáo Ban lãnh đạo IV.LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG Quản lý mua,bán& bảo hành thiết bị máy vi tính 1.Nhập thiết bị 4.Báo cáo 3.Bảo hành 2.Bán thiết bị 4.1Lập báo cáo 3.1Ghi biên lai nhận T.bị bảo hành 2.1Đưa ra bảng báo giá T.bị 1.1Ghi phiếu Y/c nhập thiết bị 2.4Ghi sổ kho 3.2Kiểm tra phiếu bảo hành 2.2Lập đơn mua T.bị 1.2Gửi đơn đặt mua T.bị 2.3Ghi phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao T.bị) 1.3Lập hợp đồng mua bán T.bị 3.3Ghi biên lai trả T.bị bảo hành 1.4Ghi biên bản bàn giaoT.bị(kiêm hóađơnthanhtoán) 3.4 Ghi hóa đơn thanh toán nếu T.bị hết hạn bảo hành 2.5Lập hóa đơn thanh toán 2.6Lập biên lai thu tiền 2.7 Ghi sổ thu 1.5Ghi sổ chi 3.5 Ghi sổ bảo hành 1.6 kiểm tra đơn hàng 1.7Ghi sổ kho V.MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ: (1.1)Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị:Khi công ty muốn nhập thiết bị nào thì bộ phận kho hàng sẽ ghi phiếu yêu cầu và đưa lên ban lãnh đạo của công ty để duyệt (1.2)Gửi đơn đặt mua thiết bị:Sau khi xem xét phiếu yêu cầu mà bộ phận kho hàng đưa lên ban lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để lập ra đơn đặt hàng và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp (1.3)Lập hợp đồng mua bán thiết bị:Nhà cung cấp sẽ lập ra hợp đồng mua,bán thiết bị khi có đơn đặt hàng của công ty gửi đến (1.4)Ghi biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán):Nhà cung cấp đưa số lượng,giá tiền của mỗi thiết bị mà công ty yêu cầu mua và tổng số tiền mà công ty phải trả cho nhà cung cấp (1.5)Ghi sổ chi:Công ty sẽ ghi số lượng và giá nhập t.bị vào sổ chi (1.6)Kiểm tra đơn hàng:Khi nhà cung cấp giao thiết bị thì bộ phận kho hàng sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hàng hay không,nếu không đủ thì công ty sẽ không nhận hàng ngược lại thì công ty sẽ nhận hàng (1.7)Ghi sổ kho:ghi các thông tin về các t.bị có trong kho của c.ty. (2.1)Đưa ra bảng báo giá thiết bị:Công ty sẽ đưa ra bảng giá của từng thiết bị khi khách có yêu cầu mua (2.2)Lập đơn mua thiết bị:Sau khi xem bảng báo giá nếu khách hàng có nhu cầu mua thiết bị thì công ty sẽ đưa ra phiếu mua thiết bị cho khách và khách hàng sẽ ghi những thiết bị cần mua vào đó và gửi tới bộ phận bán hàng của công ty (2.3)Ghi phiếu bảo hành(kiêm phiếu bàn giao thiết bị):Công ty sẽ đưa ra đầy đủ thời gian bảo hành của từng thiết bị mà khách đã mua. (2.4)Ghi sổ kho:ghi những thiết bị đã được xuất cho khách. (2.5)Lập hóa đơn thanh toán:Công ty đưa ra giá của từng thiết bị mà khách đã mua và tổng số tiền mà khách phải trả (2.6)Lập biên lai thu tiền:Sau khi khách hàng đã thanh toán tiền thì công ty sẽ đưa biên lai thanh toán tiền đó cho khách (2.7)Ghi sổ thu:Sau một ngày bộ phận bán hàng sẽ ghi lại số lượng và số tiền bán thiết bị vào sổ thu của công ty (3.1)Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành:Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị thì công ty sẽ ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành và đưa cho khách (3.2)Kiểm tra phiếu bảo hành:Bộ phận bảo hành sẽ kiểm tra xem phiếu bảo hành còn có hạn hay không (3.3)Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành:Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành thì công ty sẽ ghi biên lai trả thiết bị bảo hành cho khách (3.4)Ghi hóa đơn thanh toán nếu thiết bị hết hạn bảo hành:Đưa cho khách hóa đơn thanh toán tiền nếu thiết bị đã hết hạn bảo hành (3.5)Ghi sổ bảo hành:Bộ phận bán hàng lưu biên lai nhận,biên lai trả và hóa đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành vào sổ bảo hành (4.1)Lập báo cáo:Sau một khoảng thời gian nhất định thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu lập báo cáo về tình hình nhập,bán và bảo hành thiết bị của công ty VI.LIỆT KÊ CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG D1.Phiếu yêu cầu D2.Đơn chào hàng D3.Đơn đặt mua thiết bị. D4.Hợp đồng mua bán thiết bị. D5.Biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán) D6.Sổ chi D7.Bảng báo giá t.bị D8.Đơn đặt mua thiết bị của khách D9.Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng D10.Hóa đơn thanh toán D11.Biên lai thu tiền D12.Sổ thu D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành D14.Biên lai trả thiết bị bảo hành D15.Sổ bảo hành D16.Hóa đơn thanh toán tiền TBBH D17.Sổ kho D18.Báo cáo VII.LẬP MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG Các thực thể D1.Phiếu yêu cầu D2.Đơn chào hàng D3.Đơn đặt mua t.bị D4.Hợp đồng mua bán t.bị D5.Biên bản bàn giao t.bị (ó hóa đơn thanh toán) D6.Sổ chi D7.Bảng báo giá t.bị D8.Đơn đặt mua thiết bị của khách D9.Phiếu bảo hànhóphiếu bàn giao t.bị D10.Hóa đơn thanh toán` D11.Biên lai thu tiền D12.Sổ thu D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành D14.Biên lai trả t.bị bảo hành D15.Sổ bảo hành D16.Hóa đơn thanh toán tiền TBBH D17.Sổ kho D18.Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D 15 D16 D17 D18 1.Nhập t.bị C R C C C U U 2.Bán thiết bị R C C C C U U 3.Bảo hành C C U C 4.Báo cáo R R R C D8 Đơn đặt mua T.bị của khách D7 Bảng báo giá t.bị VIII.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0 D1 Phiếu yêu cầu D5 Biên bản bàn giao t.bị(kiêm HĐ thanh toán) Phiếu bảo hành D3 Đơn đặt mua T.bị (Kiêm phiếu bàn giao t.bị ) Khách hàng 2.0 Bán t.bị y/c mua t.bị 1.0 Nhập T.bị Phiếu Y/c nhập t.bị Bảng báo giá D4 Hợp đồng mua bán t.bị Đơn chào hàng t.bị Nhà CC Đ Đơn đặt mua T.bị y/c thanh toán D11 Hóa đơn thanh toán Đơn đặt hàng Biên lai thu tiền D12 Biên lai thu tiền Biên bản bàn giao t.bị (kiêm hóa đơn thanh toán) D6 Sổ chi D9 Phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao t.bị ) D18 Báo cáo D10 Sổ thu D17 Sổ kho 3.0 Bảo hành D15 Sổ bảo hành Y/c bảo hành 4.0 Báo cáo Bảo hành Y/c thanh toán nếu hết BH hạn BH D13 Biên lai nhận TBBH Thanh toán D14 Biên lai trả TBBH Y/c báo cáo Báo cáo D16 Hóa đơn thanh toán TBBH Ban lãnh đạo D3 Đơn đặt mua TB IX-BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “1.0.Nhập thiết bị” D2 Đơn chào hàng Đơn đặt mua hàng 1.2 Gửi đơn đặt mua t.bị 1.1 Ghi phiếu Y/c nhập t.bị Chọn t.bị cần Nhà CC y/c nhập t.bị n nhập Đơn chào hàng D1 Phiếu yêu cầu 1.4 Ghi biên bản bàn giao t.bị 1.3 Đưa ra hợp đồng mua bán t.bị Lập hợp đồng D5 Biên bản bàn giao TB D4 Hợp đồng Mua,ban TB Hóa đơn thanh toán 1.6 Kiểm tra đơn hàng 1.5 Ghi sổ chi Sổ chi D6 1.7 Ghi sổ kho D12 Sổ kho X.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “2.0 Bán thiết bị” Đơn đặt hàng Kháchhàng 2.1 Đưa ra bảng báo giá TB 2.2 Lập đơn mua TB Phiếu yêu cầu D8 Đơn đặt mua TB của khách D7 Bảng báo giá TB mua TB Bảng báo giá Phiếu bảo hành Thời được mua gian bảo hành 2.3 Ghi phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao các TB Các thiết bị được mua 2.4 Ghi sổ kho D17 Sổ kho D9 Phiếu bảo hành kiêm thiếu bàn giao hành Số lượng và đơn giá nhập 2.7 Ghi sổ thu TB 2.6 Lập biên lai thu tiền 2.5 Lập hóa đơn thanh toán Thanh toán tiền Ghi số lượng và đơn giá của các TB thiết bị đã được bán D11 Biên lai thu tiền D10 Hóa đơn thanh toán D12 Sổ thu Biên lai thu tiền Khách hàng XI.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “3.0 Bảo hành” 3.2 Kiểm tra phiếu bảo hành 3.1 Ghi biên lai nhận TB bảo hành D9 Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng Yêu cầu bảo hành Phiếu bảo hành Biên lai nhận TB D15 Sổ thu 3.5 Ghi sổ bảo hành D16 Hóa đơn thanh toán tiền TB bảo hành 3.4 Ghi hóa đơn thanh toán nếu TB hết hạn bảo hành D14 Biên lai trả TB bảo hành 3.3 Ghi biên lai trả TB bảo hành bảo hành Hết Biên hạn lai bảo trả hành D13 Biên lai nhận TB bảo hành TB bảo hành Hóa đơn thanh toán bảo hành Lưu