Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và phân tích hoạt động tiêu thụ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm văn phòng công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng

ệp này và công ty vật tư nông nghiệp ,công ty vật tư xây dựng thành công ty VTTH Đà Nẵng 3-1997tỉnh QNĐN tách thành tỉnh Quảng Nam và Đà Nẵng .Thành phố Đà Nẵng trực thuộc trung ương công ty quyết định đổi thành Công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng 11-2003 đề phù hợp với cơ chế cổ phần hoá của Nhà nước ,công ty VTTH ĐN đã tiến hành cổ phần hoá .Theo quyết định của thành phố ĐN công ty chuyển thành công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng với tên tiếng Anh là : ĐN Genneral material companny (GEMACO) *Một số thông tin về cổ phần hoá -Giá trị doanh nghiệp tại 31/12/2002: Tổng gíá trị 4001523084 nhà nước giữ > 50 % cổ phần Công ty thuộc Sở thương mại thành phố Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty (Ô) : Nguyễn Văn Bá Hiện tại công ty có trụ sở đóng tại 93-Lý Tự Trọng - Đà Nẵng E mail: dnmc@ dng.vnn.vn Từ lúc ra đời cho đến nay gần 30 năm trong quá trình hoạt động không ít khó khăn, công ty hình thành và phát triển với quá trình thay đổi cơ chế quản lý của Nhà nước .Trước đó công ty hoạt động theo sự chỉ đạo của Nhà nước, khi đất nước chuyển mình sang nền kinh tế thị trưòng có sự quản lý của Nhà nước thì công ty cũng chuyển hướng hoạt động theo cơ chế thị trường có mặt hàng kinh doanh phong phú hơn nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường lúc bấy giờ. Đến tháng 11 -2003 công ty đã tiến hành cổ phần hoá theo QĐ của nhà nước, công ty phải làm chủ quyết định cuả mình ,cạnh tranh trong môi trường cạnh tranh cao, nhân viên công ty không ngừng nỗ lực để phát triển công ty vững mạnh . Hiện tại công ty kinh doanh các mặt hàng: Vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng thiết yếu, xăng dầu ,các loại dịch vụ vận tải...Kinh doanh xuất nhập khẩu, nhập khẩu hộ . 2>Chức năng nhiệm vụ của công ty a>Chức năng -Tổ chức thu mua cung ứng các loại xi măng ,sắt thép và các loại hàng khác nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên địa bàn thành phố và các tỉnh miền Trung Tây Nguyên. Kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh. b> Nhiệm vụ : Là một doanh nghiệp thuộc sở thương mại thành phố ĐN trong quyền hạn cho phép công ty có các nhiệm vụ sau : Xây dựng bộ máy tổ chức lãnh đạo ,chỉ đạo xây dựng các chiến lược,các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn ,đề ra các biện pháp tổ chức kinh doanh phục vu tốt nhất nhu cầu khách hàng Không ngừng cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị ,không ngừng tìm kiếm thị trường kinh doanh mới mặt hàng kinh doanh phù hợp với thị hiếu của thị trường. Sử dụng nguồn vốn hiện có ,phát huy tốt nhất năng lực hiện tại của công ty phuc vụ cho hoạt động kinhh doanh có hiệu quả .Kinh doanh đúng chế độ ,chính sách pháp luật của nhà nước quy định II> Tổ chức mạng lưới kinh doanh và quản lý 1>Tổ chức mạng lưới kinh doanh -Văn phòng (trụ sở chính công ty ) tại 97 lý tự trọng đà Nẵng .Tại đây quản lý trực tiếp các hoạt động kinh doanh của tổng côngty đồng thời cũng tổ chức kinh doanh riêng tại đà nẵng thông qua quản lý trực tiếp các cửa hàng trên địa bàn thành phố Các đợn vị trực thuộc bao gồm : +Xí nghiệp kinh doanh vật vận tải : Địa diểm tại văn phòng 212 điện Biên Phủ Đà Nẵng .xí nghiêp có 3 cửa hàng kịnh doanh và thực hiện chức năng chính là bán buôn ,bán lẻ sắt thép ,xăng dầu và làm dịch vụ vận tải , xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc + Xí nghiệp khai thác vật tư phế liệu: tại khu vực III TP Đà Nẵng thực hiện bán buôn bán lẻ sắt thép ,kim loại màu và các mặt hàng do xí nghiệp tự gia công .Ngoài ra còn thu mua thép phế liệu dùng làm nguyên liệu sản xuất khung cửa hoa ,sắt cán kéo ,xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc +Trung tâm kinh doanh vật tư tổng hợp Đà Nẵng tại 150 Nguyễn Tri Phương ĐN .Thực hiện bán buôn bán lẻ xi măng sắt thép ,vật liệu xây dựng làm đại ly tiêu thụ +Chi nhánh vật tư tam kỳ : Đóng tại thị xã Tam Kỳ tỉnh Quảng Nam với chức năng chính là bán lẻ xi măng ,sắt thép phế liệu +Chi nhánh vật tư thành phố Hồ Chí Minh : chức năng chính nhập khẩu và kinh doanh các loại sắt thép ,xi măng vật liệu xây dựng 2>tổ chức bộ máy quản lý a>Tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc P. tổ chức hành chính P. kế toán P. kinh doanh Xí nghiệp khái thác vật tư phế liệu Xí nghiệp kinh doanh vật tư vận tải Trung tâm kinh doanh vật tư tổng hợp Chi nhánh vật tư Tam Kỳ Chi nhánh vật tư thành phố HCM Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b2>Chức năng nhiệm vụ các bộ phận -Giám đốc :cung xđồng thời là chủ tịch hội đồng quản trị do đó có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty đồng thời chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật _Phó giám đốc :có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành hoạt độnh kinh doanh của công ty .Đồng thời thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng -Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu cho giám đốc về công tac stổ chức cán bộ ,điều động nhân sự ,tiền lương lao động ,thi đua khen thưởng -Phòng kinh doanh : tham mưu cho giám đốc trong việc tìm kiếm thị trường ,mặt hàng kinh doanh, tổ chức thu mua và tiêu thụ .Đồng thời phải nghiên cứu nắm bắt thông tin trên thị trường -Phòng kế toán :Tổ chức ghi chép thông tin thực hiện công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, cập nhật chứng từ về nhập xuất hàng hoá, các chi phí trong quá trình kinh doanh. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp và phân tích các số liệu quá trình kinh doanh của công ty, thể hiện đúng lúc kịp thời thông tin cho bên trong và bên ngoài công ty. III. Tổ chức kế toán ở công ty: 1>Tổ chức bộ máy kế toán: a. Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán bán hàng -công nợ Kế toán mua hàng -công nợ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán tiên Quạn hệ trực tuyến Quan hệ nghiệp vụ b. chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán Sơ đồ: Chứng từ gốc ((bảng tổng hợp chứng từ gốc) Bảng tổng hợp chitiết Sổ kế toán chi tiết theo dõi công nợ Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ ghi có tài khoản Chứng từ ghi có tài khoản Sổ nhật ký đặc biệt Ghi hằng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu  B.Tình hình thực tế thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ và phân tích kết quả tiêu thụ tại văn phòng công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng I>Đặc điểm quá trình tiêu thụ hàng hoá ở văn phòng công ty 1 . Mặt hàng tiêu thụ chủ yếu của Văn phòng công ty : - Sắt thép - Xi măng - Xăng dầu - Hàng khác : Gaz, Coffee, - Dịch vụ 2 . Thị trường tiêu thụ chính của văn phòng công ty : Là thị trường Đà Nẵng,thị trường Quảng Ngãi,Quãng Nam ngoài ra còn cung cấp dịch vụ tại thị trường miền Trung 3 .Phương thức tiêu thụ : Lựa chọn phương thức tiêu thụ cho phù hợp với đặc điểm mặt hàng kinh doanh và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là khâu rất quan trọng đối với quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp nhằm đẩy mạnh tốc độ và nâng cao hiệu quả tiêu thụ bên cạnh đó còn tiết kiệm chi phí cho lưu thông đặc biệt với đoanh nghiệp thương mại như công ty cổ phần vật tư Đà Nẵng mà thị trường tiêu thụ chính là thị trường trong nước. Vì vậy phương thức tiêu thụ mà công ty áp dụng là : Bán hàng thông qua kho (bán trực tiếp) : Theo hình thức này khách hàng đến tận công ty để mua hàng thường là tiêu thụ Xi măng tại các kho tại thành phố Đà Nẵng tiêu thụ theo hình thức bán lẻ hoặc bán sĩ cho người dân trên địa bàn thành phố hoặc cho các công ty trên địa bàn thành phố.Theo phương thức tiêu thụ này hàng hoá xác định tiêu thụ khi nhân viên bán hàng của công ty giao hàng xong cho khách hàng và lập hoá đơn. Phương thức này áp dụng cho khách hàng có mối quan hệ thường xuyên với công ty như công ty trách nhiệm hữu hạn Hưng Thịnh,... Trường hợp bán hàng chuyển thẳng từ kho ngưòi cung ứng đến cho khách hàng hoặc người tiêu dùng. Theo phương thức này là mua bán theo hợp đồng do đó phương thức tiêu thụ coi như là tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng. Do đó hàng hoá được xác định và tiêu thụ khi khách hàng chấp nhận thanh toán .Phương thức tiêu thụ này áp dụng khi tiêu thụ sắt thép ở thị trường Quảng Ngãi hoặc Quảng Nam... 4 . Phương thức thanh toán : Hầu hết khách hàng thanh toán thông qua ngân hàng đối với khách hàng mua sỉ còn đối với khách hàng mua lẻ thì thanh toán bằng tiền mặt II >Hạch toán tiêu thụ tại văn phòng công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng 1.Hạch toán tiêu thụ : a>Chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ : -Trường hơp bán hàng trực tiếp : + Khi công ty bán hàng cho khách hàng theo hình thức bán buôn chứng từ mà kế toán dùng để ghi sổ doanh thu và các sổ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng là :Hoá đơn gtgt và phiếu xuất kho (nếu có). Hoá đơn gồm 3 liên : Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển lên phòng kế toán tiêu thụ để ghi sổ. + Còn đối với trường hợp bán lẻ : Bán lẻ xảy ra ở các cửa hàng, hàng ngày ở các cửa hàng khi hàng được bán cho ngưòi mua lẻ thì nhân viên bán hàng lập bảng kê bán hàng lẻ và căn cứ vào đó lập báo cáo bán hàng.Sau đó hàng ngày nhân viên bán hàng gửi báo cáo bán hàng kèm theo chứng từ gốc (Bảng kê bán hàng lẻ) về phòng kế toán tại văn phòng công ty còn 1 bảng sẽ lưu lại của hàng đồng thời cửa hàng trưởng nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng và hoá đơn bán hàng để phản ánh doanh thu và giá vốn hàng bán . -Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng : Trường hợp này công ty vẫn làm phiếu xuất kho và lập hoá đơn bán hàng nhưng ghi chú là hàng giao thẳng. Chi phí vận chuyển phát sinh trong trường hợp này được hạch toán vào chi phí bán hàng,kế toán ghi sổ doanh khi khách hàng chấp nhận thanh toán và ghi sổ như các trường hợp trên b>Tài khoản sử dụng hạch toán tiêu thụ và kêt quả tiêu thụ : Tk 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tk 632 : Giá vốn hàng bán Tk 641 : Chi phí bán hàng Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911 : Kết quả hoạt động tiêu thụ Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan đến tình hình tiêu thụ như:111,112,131,156,157.... c/ Trình tự hạch toán tiêu thụ c1/ Hạch toán doanh thu tiêu thụ -Đối với trường hợp bán buôn Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh kế toán tiêu thụ nhận hoá đơn liên 3 do phòng kinh doanh chuyển lên để phản ánh doanh thu tiêu thu vào chứng từ ghi có TK 511, TK 3331 -Đối với trường hợp bán lẻ Khi phòng kế toán nhận được bảng kê bán lẻ của nhân viên gửi lên, kế toán căn cứ vào đó để ghi vào chứng từ ghi có TK 511, 3331. -Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi vào chứng từ ghi có TK 511, 3331, 1388 đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày về doanh thu tiêu thụ cho từng mặt hàng -Cuối kỳ kế toán tiêu thụ tổng hợp số liệu tiêu thụ của từng mặt hàng và lập bảng tổng hợp chứng từ ghi có TK 511, 3331 cho tất cả các mặt hàng, sau đó kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào số liệu từ bảng tổng hợp ghi có TK 511, 3331 để lập sổ cái cho TK 511 HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số:01GTKT-3LL Liên 3(dùng thanh toán) 02-N Ngày 23 tháng 1 năm 2003 No: 827 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư tổng hợp Đà Nẳng Đơn vị: 91- Lý Tự Trọng :số Tài khoản:710 A008 001 Điện thoại: 821148 Mã số: 040010390-1 Họ và tên người mua: Ngyuyễn thị Thắm Đơn vị: Trung tâm kinh doanh vât tư tổng hợp Địa chỉ: 200- Núi Thành- TPĐN số TK: Hình thức thanh toán: Trả tiền sau Mã số: 040010391-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Êni măng Chinpon- Hải Phòng Tấn 12 672727,25 8072727 Cộng tiền hàng: 8072727 Thuế suất 10% Tiền thuế suất 807273 Tiền cộng thanh toán: 8880000 Số tiền bằng chữ: Tám triệu tám trăm, tám mươi ngàn đồng y Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Cuối quý kế toán tổng hợp lên sổ cái tài khoản 511 CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Quý I/03 Tên TK: Doanh thu bán hàng Trang Số hiệu: 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang TK đối ứng Số tiền Số Loại Nợ có 26 PKT Doanh thu bán hàng ... Cộng quý I/03 K/C doanh thu thuần Quý I/03 131 911 36958184225 36639176225 36958184225 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) c2/ Hạch toán các khoản giảm trừ Các khoản giảm trừ doanh thu công ty không hạch toán vào tài khoản 521, 532, 3332.. mà kế toán hạch toán như sau: Ngày 4/2/03 công ty bán hàng cho công ty tư nhân Lê Văn 250 tấn xi măng chìnon đơn giá 700.000 .Tổng tiền thanh toán 175.000.000(thuế gtgt 10%) công ty chấp nhận chiết khấu cho công ty Lê Văn700.000.Và công ty đã hạch toán như sau: Nợ TK 811: 700.000 Có TK 131: 700.000 c3/ Hạch toán giá vốn -Phương pháp tính giá hàng xuất kho Kế toán sử dụng phương pháp bình quân cuối lỳ. Ở phòng kế toán, bên cạnh lập chứng từ ghi có tài khoản, kế toán tiêu thụ còn có thẻ hàng hoá để theo dõi lượng hàng nhập xuất tồn trong kỳ và thẻ hàng hoá được mở cho từng mặt hàng cụ thể như: Xi măng Hải Vân, Chin fon,...Cuối quý căn cứ vào thẻ hàng hoá kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng qua công thức: Đơn giá -Phương pháp hạch toán Đồng thời với việc hạch toán doanh thu kế toán tiêu thụ căn cứ vào chứng từ ghi có tài khoản 1561 để theo dõi lưộng hàng xuất hàng ngày cho từng mặt hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp và lập sổ cái cho tài khoản 623 kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả. Trên cơ sở phiếu kế toán để theo dõi chi phí mua hàng va để lên sổ cái tài khoản 632 Công ty vtth đà nẵng Phiếu kế toán Tài khoản: PKT QI/03 Số PKT 33 ký hiệu tài khoản NỢ CÓ Tổng hợp chi phí mua hàng QI/03 Nợ TK1562 CóTK111 K/C chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 1562 39.544.068 39.544.068 22.908.591 16.635.477 39.544.068 Diễn giải: Kế toán trưởng Ngày 2 tháng 4 năm 2003 Người lập phiếu CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Trang Tên tài khoản: giá vốn hàng bán Số liệu:632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TNKC Tkđối ứng Số tiền Số Loại Nợ có 28 33 34 PKT PKT PKT Giá vốn hàng bán Chi phí mua hàng Cộng qI/03 K/C giá vố hàng bán ra QI/03 1561 1562 991 36.353.835.374 39.544.068 36.393.379.442 36.393.374.442 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2> Hạch toán kết quả tiêu thụ tại văn phaòng trung tâm kinh doanh vật tư tổng hợp thuộc công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng a>Hạch toán chi phí bán hàng a1>Nọi dung chi phí bán hàng gồm các khoản sau Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương và các khoản trích theo lương Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại Chi phí khác bằng tiền a2> Phương pháp hạch toán Khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu chi và thể hiện các nghiệp vụ vào sổ nhật ký TK 111, 112, lương nhân viên và các khoản trích căn cứ vào bảng thanh toán lương Cuối quý kế toán tổng hợp số liệu liên quan đến chi phí bán hàng lập phiếu kế toán liên quan đến chi phí bán hàng để lên sổ cái TK 641 theo quý và phiếu kế toán được lập theo từng nội dung chi phí. CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG PHIẾU KẾ TOÁN Tài khoản: PKT QI/2003 Số: PKT 8 KÝ HIỆU TÀI KHOẢN NỢ CÓ 1, K/C tiền lương vào phí QI/03 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 3341 2, Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 3342 3, K/C tièn ăn giữa ca vào phí QI/03 Nợ TK 642 Có TK 3343 38.217.000 38.217.000 53.097.500 53.097.500 16.540.000 76.343.000 106.195.000 16.540.000 Diễn giải Kế toán trưởng Ngày 2 tháng 4 năm 2003 Người lập biểu CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG SỔ CÁI TRANG Quý I/03 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu 641 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TNKC TK đối ứng Số tiền số Loại Nợ Có 01 08 33 PKT PKT PKT CP bán hàng QI/03 Tiền lương QI/03 Cộng QI/03 K/c chi phí bán hàng QI/03 111 3341 3342 911 72.193.803 38.217.000 53.097.000 347.320.892 347.320.892 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) b/ Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp b1/ Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương và các khoản trả phụ cấp, chi ăn ca của nhân viên quản lý Chi phí khấu hao yài sản cố định quản lý và bán hàng Chi phí dịch vụ mua ngoài Các chi phí khác bằng tiền b2/ Phương pháp hạch toán Phương pháp hạch toán chi phí quản lý cũng tương tự phương pháp hạch toán chi phí bán hàng CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Quý I/03 Trang Số hiệu: 642 Ngày táng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TNKC TK đối ứng Số tiền Sổ Ngày Nợ Có 01 03 08 012 PKT PKT PKT PKT PKT PKT PKT Chi phí QLDN QI/03 CP mua ngoại tệ Tiền lương Qi/03 K/c ăn giữa ca vào phí 2% KPCĐ Thuê đất QI/03 K/c KHCB vào phí QI/03 Cộng QI/03 K/c CPQL QI/03 111 144 3341 3342 3343 3382 3383 3373 214 911 67.041.621 126.338 38.217.000 53.097.500 16.540.000 764.340 5.678.708 846.326 16.643.432 296.684074 296.684.074 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) c/ hạch toán kết quả tiêu thụ Công ty xác định kết quả tieu thụ vào cuối mổi quý. Cuối mổi quý kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý vào TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ Kế toán tổng hợp căn cứ vào sổ cái tài khoản 632, 641, 642, 511 lập phiếu kế toán để kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí liên quan và căn cứ vào số liệu ở phiếu kế toán, kế toán tổng hợp mở sổ cái tài khoản 911 đồng thời kết chuyển sang tài khoản 421 : lợi nhuận hoạt động tiêu thụ” để xác định kết quả kinh doanh CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG PHIẾU KẾ TOÁN Tài khoản PKT QI/03 Số 34 KÝ HIỆU TÀI KHOẢN NỢ CÓ K/c chi phí bán hàng QI/03 Nợ TK 911 Có TK 641 K/c chi phí QLDN QI/03 Nợ TK 911 Có TK 642 K/c doanh thu thuần QI/03 Nợ TK 511 Có TK 911 K/c giá vốn hàng bán ra QI/03 Nợ TK 911 Có TK 632 347320892 296684074 36958184225 36393379442 347320892 296684074 36958184225 36393379442 Kế toán trưởng ngày tháng năm Người lập biểu CÔNG TY VTTH ĐÀ NẴNG SỔ CÁI QUÝ I/03 Tên tài khoản: Xác định kết quả tiêu thụ Trang Số hiệu 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TNKC TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ Có 34 PKT K/c chi phí bán hàng QI/03 K/c chi phí QLDN QI/03 K/c chi phí Doanh thu thuần QI/03 K/c chi phí Giá vốn hàng bán ra K/c Lãi lổ 641 642 511 632 421 347.320.892 296.684.074 36.393.379.442 36.958.184.225 9.200.183 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên II>Phân tích tình hình tiêu thụ và kết quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm kinh doanh văn phòng công ty cổ phần vật tư tổng hợp đà Nẵng 1>Tổ chức công tác phân tích và cung cấp thông tin cho quá trình phân tích tại công ty Qua quá trình tìm hiểu tại công ty về công tác tổ chức phân tích kết quả hoat dộng sản xuất kinh doanh của công ty chưa thực hiện kỹ , chỉ có phân tích chung tình hình tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của năm phân tích so với năm trước Phân tích tình hình kết quả hoạt đông sản xuất kinh doanh do kế toán trưởng thực hiên hàng năm ,kết thúc một năm hoạt động sản xuất kinh doanh phòng kê toán công ty lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán trưởng dựa vào nhứng thông tin trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm phân tích và năm trước để phân tích tăng trưởng về doanh thu va lợi nhuận Công ty chưa có chính sách xây dựng kế họch cụ thể cho năm tiếp theo cho năm tiếp theo do đó tai công ty chỉ phân tích so sánh tình hình năm nay so với năm trước Để phục vụ sâu hơn cho quá trình phân tích em phân tích thêm về kết cấu tiêu thụ từng mặt hàng chủ yếu của công ty và các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại công ty .Thông tin cung cấp cho quá trình phân tích dựa vào bảng tổng hợp ghi có tài khoản 511 và các sổ cái chi phí :CPQL,CPBH của năm 2003,2002.kết quả phân tích là cơ sở giúp cho nhà quản trị đă ra những quyết định ,chiến lượt kinh doanh đảm bảo kết quả tốt hơn cho sự tồn tại và phát triển liên tục của doanh nghiệp 2>Nội dung phân tích a>Phân tích tình hình tăng trưởng về tiêu thụ của toàn bộ các mặt hàng tiêu thụ và của từng mặt hàng tại công ty Số liệu phân tích : Doanh thu tiêu thụ của văn phòng công ty gồm daonh thu của từng mặt hnàg và của toàn bộ các mặt lấy từ bảng tổng hợp tk 511 năm 2003 ,2002  Qua bảng phân tích trên ta thấy doanh thu tiêu thụ năm 2003 so với năm 2002tăng 27,53% tương ứng mức tăng là 26796052189đ trong đó doanh thu xi măng tăng 38,29% tương ứng mức tăng 11457183349 doanh thu mặt hàng sắt thép tăng 31,63% tương ứng mức tăng là 15573960712đ ,doanh thu mặt hàng xăng dầu tăng 3,59% tương ứng mức tăng 574102350 đ, doanh thu mặt hàng khác giảm 44,02% tương ứng mức giảm (925548161) doanh thu dịch vụ tăng nhanh 125,03% tương ứng mức tăng 116353939đ .Bên cạnh sự gia tăng về doanh thu ta thấy lượng hàng hoá tiêu thụ một số mặt hàng như: xi măng sắt thép , xăng dầu có tăng năm 2003 so với năm 2002 điều này chứng tỏ tình hình tiêu thụ của công ty năm 2003 so 2002 tăng một phần lớn là do lượng hàng hoá tiêu thụ tăng . Hai mặt hàng chủ lực của công ty là xi măng và thép đều tăng cao, đáng chú ý hơn là tình hình cung cấp dịch vụ của công ty tăng cao mà các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp là :nhập khẩu uỷ thác ,dịch vụ vận tải ,karaoke... năm 2003 tăng cao chứng tỏ xu thế hiện nay các loại dịch vụ mà công ty cung cấp đang được thị trường ưa chuộng do vậy công ty nên mở rộng hơn nữa đối với các loại hình dịch vụ này. Còn đối với hàng khác : gạch ,tôm cá khô ,cửa sắt ... các loại hàng không phải là hàng chính mà công ty cung cấp năm 2003 so năm 2002 giảm ,những mặt hàng này phát sinh khi có nhu cầu do vậy công ty không chủ động khơi những măt hàng này . b>Nội dung phân tích kết quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm kinh doanh văn phòng công ty vật tư tổng hợp đà nẵng Số liệu phân tích : Các chỉ tiêu từ báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng công ty năm 2003 và 2002 Bảng phân tích kết quả hoạt động tiêu thụ Tại văn phòng công ty stt Chỉ tiêu 2002(Đồng ) 2003(đồng ) Chênh lệch (đồng ) t % 1 2 3 4 5 6 7 Tổng doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàngbán Lợi tức gộp Chi phí bán hàng Chi phí QLDN Lợi nhuận hđtt 97.328.334.206 97.328.334.206 95.596.404.879 1.731.929.327 1.134.062.207 837.848.164 (239.973.044) 124.124.386.395 124.124.386.395 121.255.710.304 2.868.676.091 1.544.876.094 1.009.747.792 31.4061.205 26.796.052.189 26.796.052.189 25.659.305.425 1.136.746.764 410.804.887 171.899.628 544.034.249 27,53 26,84 65,63 36,22 20,51 226,7 Dựa vào số liệu phân tích bảng trên ta thấy rằng lợi nhuận từ hoạt động tiêu thụ năm 2002 là (239.937.044 đồng) đến năm 2003 là 314.061.205 đồng điều này chứng tỏ rằng năm 2003 công ty hoạt động rất hiệu quả so với năm 2002, lợi nhuận năm 2003 tăng 226,7% tương ứng mức tăng là 544.034.249 đồng. Để xem xét về nguyên nhân làm cho lợi nhuận tăng cao như vậy ta đi vào những nguyên nhân sau : Ø Về doanh thu bán ra của văn phòng công ty năm 2003 tăng so với năm 2002 là 27,53 % tương ứng mức tăng 26.796.052.189 đồng trong khi đó giá vốn hàng bán tăng 26,84 % tương ứng mức tăng là 121.255.710.304 đồng, tỷ lệ tăng giá vốn ít hơn so với doanh thu mặt dù chênh lệch không lớn nhưng đó cũng là dấu hiệu tốt chứng tỏ trong quá trình tổ chức thu mua công ty đã quản lý tốt chi phí đầu vào. Ø Trước đây công ty hoạt động chủ yếu để hưởng được các chính sách trong quá trình mua hàng như : chiết khấu giảm giá ... rồi bán hàng lẻ hay bán cho khách hàng quen thuộc. Nhưng bắt đầu năm 2003 có nhiều thay đổi công ty hoạt động đem lại lợi nhuận và ngày càng có thêm nhiều khách hàng, điều này là dấu hiệu tốt trong kinh doanh. Ø Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí bán hàng tăng cao so với tỷ lệ tăng doanh thu : chi phí bán hàng tăng 36,22 % tương ứng với mức tăng 410.804.887 đồng. Chi phí quản lý tăng 20,51% tương ứng với mức tăng là 171.899.628 đồng nhưng tỷ lệ tăng thấp hơn so với tỷ lệ tăng của doanh thu. Lợi nhuận từ hoạt động tiêu thụ năm 2003 so với năm 2002 tăng 266,7 % tương ứng mức tăng 314.061.205 đồng sự gia tăng này do doanh thu tăng, tỷ lệ tăng giá vốn hàng bán giảm và tỷ lệ tăng chi phí quản lý giảm so với doanh thu. Để đi sâu hơn trong phân tích chi phí ta đi vào phân tích hiệu suất hoạt động tại văn phòng công ty. Bảng phân tích hiệu suất hoạt động Chỉ tiêu Năm 2002 (%) Năm 2003 (%) Tỷ suất gvhb/dtt Tỷ suất LNG/DTT Tỷ suất CPBH/DTT Tỷ suất CPQL/DTT Tỷ suất LNH/DTT 98,69 1,78 1,165 0, 86 (1,86) 97,69 2,31 1,24 0,81 0,25 Từ bảng phân tích hiệu suất hoạt động tại công ty ta thấy trong năm 2002 cứ 100 đồng doanh thu thuần thì giá vốn chiếm 99,22 đồng lợi tức gộp chiếm 1,78 đồng chi phí bán hàng chiếm 1,65 đồng chi phí quản lý chiếm : 0,86 % lô 1,83 đồng. Qua năm 2003 hiệu quả hoạt động tốt hơn, trong 100 đồng doanh thu gía vốn chiếm 97,69 % giảm so với năm 2002, chi phí quản lý chiếm 0,81 giảm so với năm 2002,chi phí bán hàng chiếm 1,24đ tăng so với năm 2002. Từ bảng phân tích trên ta thấy mức biến động trên 100 đ doanh thu tuy nhỏ nhưng xét trên tổng thể là lớn, trong đó ta thấy gíá vốn chiếm tỷ lệ rất lớn trong doanh thu do vậy công ty cần quan tâm đến vấn đề này ,chi phí bán hàng cũng chiếm tỷ lệ rất lớn công ty cần gảim bớt những chi phí không cần thiết phát sinh trong quá trình bán hàng . c> Phân tích tình hình lợi nhuận tiêu thụ của các mặt hàng chủ yếu Qua bảng phân tích tình hình lợi nhuận tiêu thụ các mặt hàng chủ yếu ta thấy mặt hàng đem lại lợi nhuận cao nhất là mặt hàng thép lá cuộn đem lại lợi nhuận là 162.166.692, sau đó là mặt hàng xi măng Nghi Sơn với lợi nhuận là 64.198.276 cả hai mặt hàng này đều có mức lợi nhuận hoạt động tiêu thụ lớn cho văn phòng công ty. Mặt hàng xi măng Nghi Sơn chủ yếu cung ứng cho thị trường Đa Nẵng .,còn mặt hàng thép lá cuộn chủ yếu là thị trưòng Quảng Ngãi. Đây là những mặt hàng vật liệu xây dựng mà trong xu thế hiện nay đất nước đang trong quá trình xây dựng cơ sở vật chất đặt biệt là ở miền Trung nhu cầu về nó là rất lớn do vậy công ty cần nắm bắt được nhu cầu thị trưòng tốt để mở rộng mạng lựới tiêu thụ hơn nữa. Đối với mặt hàng đem lại lợi nhuận âm :Thép phế liệu ,xi măng Chinfon, xăng dầu mặt dù quá trình phân bổ chi phí không chính xác lắm nhưng cũng phần nàothể hiện được tình hình về công tác tiêu thụ quản lý của công ty trong tiêu thụ .Các mặt hàng này đem lại lợi nhuận âm trong khi có lượng tiêu thụ lớn do vậy trong quá trình kinh doanh công ty cần quan tâm đến chi phí phát sinh và giá mua vào các mặt hàng này .Những mặt hàng đem lại lợi nhuận âm này là những mặt hàng không phải không đựơc thị trường không ưa chuộng và nhu cầu đối với mặt hàng này không giảm . ØTóm lại điều mà công ty cần quan tâm là chi phí phát sinh lớn đặt biệt là chi phí bán hàng và tổ chức thu mua với giá mua vào thấp nhằm tăng thêm lợi nhuận đối với các mặt hàng chủ yếu của công ty. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT,KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ NHẰM HOÀN THIỆN HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN VTTH ĐÀ NẴNG I>Nhận xét về thực trạng công tác hoạch toán tiêu thụ và kết quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm kinh doanh văn phòng công ty tổng hợp DN 1>Những mặt ưu điểm : Nhìn chung công tác tổ chức hạch toán ở công ty tương đối đầy đủ và hoàn chỉnh ,đặc điểm tổ chức hạch toán phù hợp với đặc điểm của một công ty thương mại Tài khoản sử dụng để hạch toán tiêu thụ tương đối đầy đủ và đúng theo hệ thống tài khoản quốc gia hiện hành. Về cách hạch toán tiêu thụ : đầy đủ, kế toán tiêu thụ có thể quan tâm về số lượng và giá trị bán ra và lượng tồn kho cuối kỳ do đó có thể tránh được tình hình gian lận .đồng thời cũng có sự phân công trách nhiêm rõ ràng trong kế toán. Chứng từ và sổ sách đầy đủ phục vụ đầy đủ cho công tác báo cáo cuối năm Với đăc điểm là kinh doanh tổng hợp các loại hàng hoá do vậy công ty cũng đã phản ánh đầy đủ tình hình doanh thu từng mặt hàng một cách đầy đủ và chi tiết nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho việc lập Báo cáo kết quả và Báo cáo tạm thời cho quản lý . Về công tác hoạch toán công nợ công ty cũng đã phản ánh đầy đủ và chi tiết từng khách hàng và cũng xác định thuế đầy đủ và đúng hạn. Về công tác phân tích cuối năm kế toán trưởng công ty phân tích một cách tổng quát về doanh thu và lợi nhuận . Cuối mỗi quý kế toán có lập Báo cáo về doanh số mua vào ,bán ra nhằm theo dõi kịp thời tình hình xuất bán hàng và kế hoạch cho kỳ tiếp theo . 2> Những mặt hạn chế : Bên cạnh những ưu điểm, tại công ty vẫn tồn tại những mặt hạn chế cần khắc phục để phục vụ cho công tác kế toán và quản lý tốt hơn. + Về việc theo dõi doanh thu tiêu thụ : Tại công ty việc tiêu thụ hàng hoá với nhiều mặt hàng nhưng có một số hàng hoá chủ lực của công ty,do đó phòng kế toán nên mở sổ riêng doanh thu tiêu thụ từng mặt hàng chủ lực nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý nhanh hơn về tình hình tiêu thụ của các mặt hàng này bởi mặt hàng chủ lực là những mặt hàng chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty . + Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được chi tiết theo từng nội dung chi phí nên việc theo dõi chi phí này chưa chặt chẽ và cách hạch toán về chi phí khấu hao của hai loại chi phí này chưa tách biệt cho mỗi chi phí mà công ty hạch toán chi phí khấu hao hết vào chi phí quản lý. + Theo dõi công nợ :Bên cạnh việc theo dõi công nợ đầy đủ công ty chưa có lập sổ theo dõi về những thông tin về khách hàng lớn của công ty ,theo dõi về số nợ ,tình hình thanh toán ,khối lượng mua , thời hạn thanh toán ,nợ quá hạn ...để có kế hoạch chiết khấu ,giảm giá, nhằm thu hút , giữ khách hàng hoặc có kế hoạch thu hối nợ để quay vòng vốn nhanh hơn. +Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu :Tại công ty không có hạch toán các khoản giảm trừ này nhưng thực tế lại có phát sinh và phòng kế toán hạch toán khoản này vào Tài khoản 811” Thu nhập hoạt động khác” như vậy là chưa đúng bản chất lắm . +Về kế toán quản trị:Thông tin về kế toán quản trị rất quan trọng đối với nhà quản lý nhưng tại công ty chưa có kế hoạch lập thông tin báo cáo kế toán quản trị cho nhà quản lý . +Về công tác tổ chức thông tin và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh : * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty lập theo quý nhưng đó chỉ là những thông tin tổng hợp, việc cung cấp những thông tin một cách chi tiết đặt biệt là chi tiết về chi phí chưa thực hiện được. * Phân tích kết quả mới thực hiện tổng quát về doanh thu và lợi nhuận tổng quát mà chưa đi sâu vào phân tích những biến động về chi phí, biến động về kết cấu từng mặt hàng . II.> Một số ý kiến nhận xét nhằm góp phần hoàn thiện công tác hoạch toán tiêu thụ và một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm kinh doanh văn phòng công ty CP VTTH ĐN 1>Mở sổ theo dõi doanh thu bán hàng theo các mặt hàng chủ yếu Tại văn phòng công ty chỉ theo dõi tổng hợp tình hình tiêu thụ các mặt hàng vào cuối kỳ, còn các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày theo dõi trên bảng kê chứng từ ghi Có Tài khoản 511 của từng mặt hàng nhưng đó chỉ là theo dõi chi tiết từng mặt hàng theo từng ngày chưa có Báo cáo tổng hợp. Do vậy theo em kế toán nên mở số theo dõi tổng hợp chứng từ ghi Có Tài khoản 511 của năm mặt hàng chủ yếu hoặc Báo cáo tiêu thụ chủ yếu của năm mặt hàng : Xi măng Chifon, xi măng Nghi Sơn ,thép phế liệu, thep lá cuộn , xăng dầu . Mẫu sổ: Báo cáo tiêu tiêu thụ các mặt hàng chủ yếu stt Măt hàng dvt Số lượng Doanh thu 1 2 3 4 5 Xi măng chinfon Xi măng nghi sơn Thép phế liệu Thép lá cuộn Xăng dầu Tổng cộng Tấn Nt Nt Nt Lít 21.517.478.475 6.111.336.707 40.723.757.430 13.150.760.248 16.546.499.175 98.549.832.035 Báo cáo này sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản lý để theo dõi về tình hình tiêu thụ các mặt hàng chủ yếu để ra quyết định kịp thời về tình hình doanh thu và chi phí phát sinh của các mặt hàng này . 2> Hoàn thiện về công tác theo dõi phải thu Với xu thế hiện nay tình hình tiêu thụ công ty ngày càng mở rộng ,khách hàng rất nhiều trong tỉnh cũng như ngoài tỉnh. Hàng ngày có nhiều khách hàng mua bán với nhiều hợp đồng khác nhau do vậy để thuận tiện cho việc theo dõi những khách hàng lớn, hoặc là những khách hàng có một số đặc điểm nào đó giống nhau. Theo em nên mở sổ theo dõi khoản phải thu chi tiết cho từng khách hàng lớn ,ở xa để tiện theo dõi và đối chiếu công nợ. Sự bổ sung này tạo điều kiện cho nhà quản lý nắm được tình hình thanh toán đối với khách hàng, khả năng trả nợ và có kế hoạch trong thu hồi nợ . Mẫu sổ Sổ chi tiết tk131- phải thu khách hàng Tên khách hàng :công ty hưng thịnh ĐN Từ ngày......... đến ngày......... Chứng từ Nội dung Thời hạn thanh toán Ghi nợ tài khoản131 Có tk sau Tình hình thanh toán Số ngày 511 3331 Tổng cộng Thanh toán sớm Quá hạn trong thanh toán 210 13/6/03 Mua thép lá cuộn ...... 60 ngày 136.299.349 13.629.935 149.929.284 Tổng cộng Ngưòi lập Kế toán trưởng (Ký ,ghi họ tên ) (ký tên, đóng dấu) Sổ chi tiết dùng để theo dõi chi tiết từng khách hàng .Sổ này dùng để theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng để công ty có kế hoạch chiết khấu đối với những khách hàng thanh toán sớm ,mua hàng với giá trị cao. Cuối tháng kế toán tiêu thụ và công nợ lên Bảng báo cáo công nợ để biết được trong tháng những khách nào còn nợ bao nhiêu còn trong hạn hay quá hạn. Bảng báo cáo này cũng giúp kế toán nhanh chóng lập sổ chi tiết công nợ ,sổ đối chiếu công nợ khi cần thiết Bảng báo cáo công nợ phải thu Tháng 01 năm 2003 stt Tên khách hàng Số tiền còn nợ Nợ trong hạn Nợ quá hạn 1 Công ty Đình .................... Tổng cộng 775.000.000 645.500.000 90.500.000 3> Hoàn thiện về các khoản giảm trừ Đối với các khoản giảm trừ kế toán nên đưa vào Tài khoản 521,531,531 cho đúng bản chất của nó. Tại công ty trường hợp bán hàng bị trả lại ít xảy ra nhưng nếu xảy ra thì kế toán có thể lập sổ theo dõi chi tiết theo dõi các khoản giảm trừ Mẫu sổ Sổ chi tiết theo dõi các khoản giảm trừ Chứng từ Diển giải Số tiền Ghi có tài khoản131,ghi nợ các tài khoản Số ngày 521 531 532 .... C/k cho công ty lê văn Tổng cộng 7000.000 7.000.000 4> Hoàn thiện về công tác hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp : Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý chưa hợp lý, một số nghiệp vụ do đó công ty cần chú ý để hạch toán cho đúng bản chất của nó để phục vụ tốt hơn cho quá trình phân tích và quản lý chi phí. Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán tổng hợp hạch toán chưa tách biệt do đó kế toán tổng hợp cần tách biệt rõ ràng giữa hai loại chi phí này.Theo em thấy về chi phí khấu hao TSCĐ kế toán đưa hết vào chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là chưa hợp lý, mà tài sản cố định dùng cho hoạt động bán hàng phải hoạch toán vào chi phí bán hàng la : Trong tháng 1/2003 trích khấu hao TSCĐ là:13254067 kế toán ghi Nợ Tk 641 :13254067 Có Tk214 :13254067 Còn tài sản cố định dùng trong quản ly thì hạch toán vào chi phí quản lý là: Nợ Tk 642 : 26754076 Có Tk 214 : 26754076 - Việc mở sổ chi phí quản lý và chi phí bán hàng : Tại doanh nghiệp chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh nhiều loại .Để thuận tiện theo dõi nội dung từng chi phí đồng thời cũng phục vụ cho kế toán quản trị kế toán nên chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý theo nội dung. Mẫu sổ Công ty cp VTTH Đà Năng Sổ Cái Quý I/03 Trang : Số hiệu Tài khoản:641 Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang Nk Chi tiết Tk 641 Tk đối ứng Số tiền số ngày Nợ có 01 pkt Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng Chi phi tiền lương QI/03 ................ Cộng QI/03 Kết chuyển chi phí bán hàng bán hàngQI/03 6417 6418 6411 131 111 3341 351.910.000 37.003.803 38.217.000 347.320.892 347320892 Mẫu sổ chi phí quản lý tương tự như mẩu sổ chi phí bán hàng. -Đồng thời cuối mỗi quý kế toán nên mở sổ theo dõi phân bổ chi phí bán hàng và chi phí qldn nhằm cung cấp cung cấp thông tin kịp thời cho công tác phân tích và mở sổ theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh từng mặt hàng có doanh thu lớnvà lượng tiêu thụ lớn trong quý. Bảng phân bổ chi phí bán hàng ,chi phí qldn của các mặt hàng chủ yếu Tên hàng hoá cpbh cpql Xi măng Chi fon Xi măng Nghi Sơn Thép phế liệu Thép lá cuộn Xăng dầu 5> Về công tác xác định kết quả kinh doanh : Để giúp nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin nhanh chóng theo em kế toán nên xác định kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng ( mở chi tiết Tài khoản 911 theo từng mặt hàng). Kế toán tổng hợp tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phi quản lý cho từng mặt hàng với tiêu thức phân bổ là phân bổ theo doanh thu. Chi phí bán hàng phân bổ cho Doanh thu mặt hàng x Mặt hàng x = * Tổng chi phí bh Tổng doanh thu Tương tự phân bổ chi phí qldn cho mặt hàng xi măng Cụ thê: * Phân bổ chi phí Doanh thu mặt hàng xi măng bán hàng cho xi măng = x Tổng chi phí bán hàng Tổng doanh thu = 6.891.581.119 x 347.320.892 = 65.328.709 36.639.176.225 tương tự phân bổ chi phí bán hàng cho các mặt hàng khác Phân bổ chi phí quản lý 6.891.581.119 Cho xi măng = x 296.684.074 = 55.804.266 36.639.176.225 - Đồng thời cuối mỗi quý kế toán nên mở sổ theo dõi phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý để tiện theo dõi về chi phí đồng thời cũng phục vụ cho công tác phân tích Công ty cp VTTH Đà Đẵng Bảng phân bổ chi phí bán hàng ,chi phí qldn Tên hàng hóa cpbh chqldn Xi măng Thép Xăng dấu Hàng khác Dịch vụ 65.328.709 55.804.266 Xác định kết quả tiêu thụ cho mặt hàng xi măng SỔ CÁI Quý I/03 Tên tài khoản Xác định kết qủa tiêu thụ cho xi măng Số hiệu 911( xi măng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải tnk Tk đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có -K/c doanh thu -k/cgiá vốn -k/c cpbh -k/c cpqldn -k/c lãi lỗ 511 632 641 642 421 6765.432.121 65.328.709 55.804.266 6. 891.581.119 5.016.023 6> Về công tác báo cáo kết qủa hoạt đông kinh doanh: Theo em kế toán lập báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ cho từng mặt hàng chủ yếu theo quý để biết được sự biến động về doanh thu và chi phí của các mặt hàng chủ yếu này. Thông tin lấy từ bảng tổng hợp ghi Có Tài khoản 511 và Báo cáo tiêu thụ các mặt hàng chủ yếu, chi phí lấy từ bảng phân bổ chi phí bh, chi phí quản lý các mặt hàng chủ yếu. Sổ chi tiết theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh Cho các mặt hàng chủ yếu Quý I/03 Tên hàng hoá Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán cpbh cpqldn Lợi nhuận hđ tt Xi măng Chifon Thép phế liệu ............... 21.517.478.475 40.723.757.430 21.220.027.834 39.904.461.301 267.809.134 506.852.800 175.043.978 3.312.786.424 (145.402.471) (18.843.095) + Đưa kế toán quản trị vào trong quản lý Tại công ty chưa cố môt kế toán quản trị chuyên phân tích chi phí theo biến phí và định phí do vậy công ty cần có một kế toán quản trị nhằm cuối mỗi quý kế toán quản tri sẽ phân tích và lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp trực tiếp. Hoạt động của công ty với mục tiêu cuối cùng đạt được là lợi nhuận .Do vậy phân loại cho phí theo biến phí và định phí cho thấy mối liên hệ của chi phí đến khối lượng tiêu thụ hay doanh thu bán hàng .Giúp cho nhà quản tri có được quyết định đúng khi muốn tăng hay cắt giảm bớt những chi phí không cần thiết. Trong đó: Biến phí là những chi phí biến đổi khi có sự biên đổi của kêt quả tiêu thụ . Định phí là những chi phí không đổi khi có sự thay đổi của kết quả tiêu thụ . Việc phân loại chi phí bán hàng thành biến phí và định phí cuối kỳ sẽ do kế toán trưởng thực hiện (hoặc một kế toán quản trị) và sẽ lập Báo cáo kết quả tiêu thụ theo phương pháp trực tiếp và phân loại như sau : * Biến phí : -Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng (phần hưởng theo doanh thu ) -Các chi phí bán hàng bằng tiền khác như:chi phí vận chuyển ,bốc dỡ hàng hoá -Chi phí ngân hàng - Ngoài giờ, tăng ca của nhân viên bán hàng ,nhân viên quản lý * Định phí -Lương cố định cuả nhân viên quản lý ,nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương :bhxh,BHYT -Chi phí khấu hao TSCĐ -Các loại thuế:thuế đất thuế môn bài ....... -Chi phí dịch vụ mua ngoài :Điện nước,đặt báo ,thuê mặt bằng... -Chi phí khác bằng tiền Cách phân loại này được trình bày trên bảng phân tích chi phí như sau : Bảng phân tích chi phí Quý I/03 Khoản mục chi phí Số tiền Định phí Biến phí 1.Chi phí bán hàng -Lương nhân viên Lương nhân viên bán hàng -Chi phí khấu hao tscđ -.Các khoản trích theo lương -Chi phí dịch vụ mua ngoài -Chi phí khác bằng tiền 2.Chi phí quản lý doanh nghiệp -Chi phí lương cơ bản của nhân viên -Các khoản trích theo lương -Khấu hao TSCĐ -Chi phí dịch vụ mua ngoài -Chi phí khác bằng tiền 355.642.608 290.000 91.110.638 8.321.716 7.200.208 72.193.803 176.612.381 292.362.358 16.643.432 7.200.208 8.321.716 72.790.639 200.002.501 290.000 8321.716 6435868 72.193.803 76.203.169 16.643.432 6.435.868 8.321.716 72.790.639 9.928.860 91.110.638 764340 100.409.212 764.340 190.073.641 Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ ( Theo phương pháp trực tiếp) Quý I/2003 Chỉ tiêu Số tiền 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Biến phí Biến phí bán hàng Biến phí quản lý 4.Số dư đảm phí 5.Định phí Định phí bán hàng Định phí quán lý 7.Lợi nhuận hđ tiêu thụ 36.958.184.255 36.393.379.442 383.086.216 192.284.235 190.801.981 181.708.567 155.036.657 105.798.793 ( ) Từ kết quả lập Báo cáo này giúp cho nhà lãnh đạo có cái nhìn trực tiếp những ảnh hưởng từ doanh thu đến lợi nhuận .Từ Báo cáo kết quả này ta thấy lợi nhuận công ty âm ,nhà quản trị phải tìm mọi cách để cắt giảm chi phí đặt biệt là định phí trong các quý tới để cải thiện tinh hình. Bên cạnh đó mức biến phí nhà quản trị cũng cần lưu tâm . Việc phân tích này giúp cho nhà quản trị kiểm soát chặc chẽ chi phí ,đồng thời cũng kiểm soát được gian lận Việc lập Báo cáo này cũng có thể lập cho các mặt hàng chủ yếu của công ty 7>Về công tác phân tích kết quả hoạt động tiêu thụ Công ty nên đi sâu vào phân tích cơ cấu tiêu thụ và các nhân tố ảnh hưởng như đã trình bày đồng thời cuối năm kế toán trưởng nên phân tich thêm môt số vấn đề : đốivới những mặt hàng đem lại lợi nhuận âm trong năm nhằm có kế hoạch tốt hơn cho năm đến 8>Lựa chọn phương thức kinh doanh Với việc kinh doanh tổng hợp nhiều mặt hàng như Công ty cổ phần VTTH Đà Nẵng thì lựa chọn chiến lược kinh doanh rất quan trọng .Hơn nữa những mặt hàng kinh doanh đem lại lợi nhuận âm làm ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của công ty. Do vậy công ty cần lựa chọn xem quyết nên kinh doanh mặt hàng nào ,và loại bỏ những mặt hàng nào . + Từ bảng phân tích tổng hợp ta thấy hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty ngày càng mở rộng ,doanh thu tăng nhanh trong khi đó đặc điểm các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp có đặc điểm là ít tốn chi phí do vậy lợi nhuận sẽ cao.Theo em công ty nên mở rông hơn nữa kinh doanh các loai hình dịch vụ như: kinh doanh karaoke nhà ở, nhà hàng .Cuộc sống của người dân thành phố ngày càng tăng cao do đó nhu câu về dịch vụ đối với họ ngày càng cao :ăn uống đi lại du lịch giải trí....Công ty cần khai thác các nhu cầu này để mở rộng hơn nữa loại hình kinh doanh + Đối với mặt hàng xi măng như:Chin fon ,và mặt hàng thép phế liệu đem lại lợi nhuận âm công ty cố thể nghiên cứu xem nhu cầu về mặt hàng này như thế nào hiện nay đang được thị trường ưa chuộng hay không ,chất lượng có giảm sut không thông qua tham khảo ý kiến người tiêu dùng. Những mặt hàng có đặc điềm là giá biến động mạnh do đó có thể đem lại rủi ro cho công ty nếu công ty tồn kho nhiều ngược lại nó có thể đem lại lợi nhuận cho công ty nếu giá đột biến lên cao do vậy công ty cần phải biết rõ thông tin về những mặt hàng này để có kế hoạch tồn kho thích hợp bởi những mặt hàng này có chi phí tồn kho lớn . Đối với mặt hàng thép thị trường tiêu thụ chính là thị trường Quãng Ngãi và Quảng Nam nên những chi phí phát sinh như :Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ tốn nhiều do đó công ty cần phải chủ động về các chi phí phát sinh như: Có thể tự vận chuyển bằng cách công ty tự cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng để chi phí có thể tự dự kiến được đồng thời tránh mất mát trong quá trình vận chuyển nhằm góp phần nâng cao lợi nhuận. + Đối với những mặt hàng đem lại lợi nhuân cao như :Xi măng Nghi Sơn ,thép lá cuộn công ty nên mở rộng hơn nữa việc cung cấp cho thị trường. Đảng và Nhà nước ta đang mở rộng đầu tu xây dựng cơ bản cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên do đó nhu cầu về vật liệu là lớn, trong hoàn cảnh này công ty có thể mở rộng thêm thị trường cung cấp nguyên vật liệu cho các tỉnh khu vực Tây Nguyên .Mở thêm chi nhánh ở các tỉnh khu vực miền Trung Tây Nguyên để mở rộng địa bàn phân phối. Bên cạnh đó có thể kinh doanh thêm các loại xi măng chuyên cung cấp cho xây dựng cơ bản mà hiện nay công ty chưa kinh doanh như:Xi măng Hải Vân, Xi măng Bỉm Sơn... + Về côngg tác quản lý khách hàng ,tình hình thanh toán và thu hồi nơ : a>Đối với nhà bán buôn : Là khách hàng quen thuộc của công ty thì công ty có chính sách bán hưởng chiết khấu quy định 100 tấn trở lên thì hưởng 10% trên tổng số, từ 50-100 tấn thì hưởng chiết khấu 5% hoặt là chiết khấu dưới hình thức thêm lượng hàng khi mua .Về hình thức thanh toán :Quy định trả tiền ngay 60% lượng giá trị hợp đồng ,số còn lại sẽ trả trong vòng 3 tháng . Nếu thanh toán nhanh họ sẽ được hưởng thêm 0.5% trên số tiền còn lại ,ngoài ra còn có tặng phẩm đối với những khách hàng có uy tín đối với công ty. Về trách nhiệm của khách hàng đối với công ty Công ty sẽ thu tiền ngay nếu lần thanh toán trước khách hàng không tuân thủ hợp đồng. Cho gối đầu nếu xét thấy nhà buôn thực hiện tốt các hợp đồng lần trước. Công ty sẽ ưu tiên cung cấp hàng khi thị trường khan hiếm đối với những khách hàng trung thành. b> Đối với người mua lẻ : Đối với nhà mua lẻ ,hoặc khách hàng chưa thân thuộc lắm thì công ty thì công ty phải thu tiền ngay khi cung cấp hàng hoá . Nếu xét thấy những khách hàng chưa thân thuộc lắm nhưng có khả năng trở thành khách hàng thân thuộc thì công ty nên thực hiện một số ưu đãi đối với họ như :Cho nợ trong ngắn hạn ,có thể cung cấp ngay khi họ cần . Còn đối với những khách hàng mua lẻ mà thân thuộc với công ty thì có thể cho nợ ,nếu trong năm mua với khối lượng nhiều thì cuối năm có thưởng hoặc tặng quà lưu niệm .v.v.v c> Đối với việc quản lý công nợ : Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ và kế toán cần cung cấp thông tin đầy đủ khi cần lập bảng đối chiếu công nơ (nếu có yêu cầu của khách hàng). Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi rõ trong hợp đồng mặc dù là những khách hàng thân thuộc.Nếu khách hàng thanh toán chậm có thể gởi thư hoặc cử nhân viên đi thu tiền nợ . Quy đinh các khoản nợ tối đa mà công ty có thể chấp nhân được cho từng đối tượng cụ thể đó là những khách hàng thường xuyên đáng tin cậy ,hay là những khách hàng không thường xuyên Đồng thời công ty có kế hoạch trích lập dự phòng về công nợ. LỜI MỞ ĐẦU Đứng trước xu thế toàn cầu hoá thế giới hiện nay và xu thế hội nhập kinh tế các nước đòi hói các doanh nghiệp phải luôn tự đổi mới để đáp ứng nhu cầu thị trường : Đổi mới về sản phẩm hàng hoá ,về phương thức hoạt động tiêu thụ .Với xu hướng này Đảng và Nhà nước ta đã đề ra nhiều chính sách phát triển nền kinh tê, đã tạo điều kiện ,nhiều cơ hội cũng như nhiều thách thức đối với các doanh nghiệp. Nền kinh tế luôn biến động các doanh nghiệp muốn tìm chỗ đứng vững chắc cho mình phải luôn tự đổi mới, nắm bắt thông tin thị trường kịp thời. Mục tiêu hoạt động cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận do vậy lợi nhuận được coi là đòn bẩy kích thích các doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất . Xu hướng toàn cầu hoá với sự lựa chọn và đào thải rất khắt khe và khốc liệt. .Để đạt được mục tiêu lợi nhuận là một vấn đề hết sức khó khăn của nhà quản lý .Các nhà quản lý muốn nắm bắt được thông tin thị trường kịp thời để hoạch định chiến lược cho công ty thì trước hết họ phải biết rõ về tình hình của công ty .Điều đó phu thuộc rất nhiều vào vai trò đắc lực của kế toán .Kế toán là nơi cung cấp thông itn một cách tổng quát nhất và cũng là chi tiết nhất ,kịp thời nhất cho quản lý, đồng thời kế toán cũng tiến hành quá trình phân tích lựa chọn quy mô hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng nhận ra vai trò quan trọng của hoạt động tiêu thụ đối với Công ty và thực tế về kế toán tiêu thụ em đã lựa chọn đề tài : Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và phân tích hoạt động tiêu thụ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại trung tâm văn phòng công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng Đề tài của em gồm có 3 phần: Phần I: Những vấn đề cơ bản về hoạch toán tiêu thụ và phân tích kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp Phần II .Tình hình thực tế hạch toán tiêu thụ và phân tích kết quả tiêu thụ tại văn phòng công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng Phần III>Một số nhận xét và kiến nghị về công tác họach toán và phân tích kết quả hoạt động tiêu thụ nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tại văn phòng Công ty cổ phần VTTH Đà Nẵng Vì thời gian thực tập có hạn ,kiến thức còn hạn chế đề tài của em không tránh những thiếu sót. Em mong được sự góp ý phê bình của thầy cô và các anh chị phòng kế toán của công ty để em hoàn thiện về kiến thức thực tế nhiều hơn Em xin chân thành cảm ơn thầy cô hướng dẫn cùng các anh chị phòng kế toán công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng đã tạo điều kiện cho em hoàn thà đề tài này Đà Nẵng, tháng 5 năm 2004 SVTH: Dương Bảo Khuyên LỜI KẾT Qua thời gian thực tập tại công ty đã giúp em có thêm kiến thức thực tế về những vấn đề em đã học ở trường , giúp em đi sâu tìm hiểu về những hoạt động kinh doanh ,kế toán tiêu thụ tại công ty. Qua tìm hiểu ,so sánh đối chiếu và phân tích với kiến thức được trang bị ở trường em đã hoàn thành đề tài . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy hướng dẫn và của các anh (chị) phòng kế toán công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành đề tài này MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI KẾT NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP