Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông

ty. Các đội thi công Thực hiện tổ chức thi công theo yêu cầu của giám đốc giao Thanh toán hợp đồng khoán cho công ty Thông tin các phiếu nhập, xuất kho lên phòng kế toán. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông Hiện nay các công trình của công ty đang thực hiện chủ yếu theo quy chế đấu thấu. Khi nhận được thông báo mời thầu, công ty tiến hành lập dự toán công trình để tham gia dự thầu. Nếu thắng thầu, công ty ký kết hợp đồng với chủ đầu tư khi trúng thầu công ty lập dự án, ký kết hợp đồng với bên chủ đầu tư. Và sau đó tiến hành lập kế hoạch cụ thể về tiến độ thi công, phương án bảo đảm các yếu tố đầu vào nhằm đảm bảo chất lượng công trình. Căn cứ vào giá trị dự toán, công ty sẽ tiến hành khoán gọn cho các đội thi công có thẻ là cả công trình hoặc khoản mục công trình. Khi công trình hoàn thành sẽ tiến hành nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tư. Quy trình hoạt động của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Sản xuất sản phẩm tại công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông Dự thầu Tiếp nhận hợp đồng Lên kế hoạch Thi công Nghiệm thu và bàn giao Quyết toán và thẩm định kết quả Thanh lý hợp đồng 2.1.4.1. Đặc điểm của bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, do đó Công ty tổ chức hạch toán theo đúng chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành, đồng thời vận dụng cho thực tiễn của ngành xây dựng cơ bản. Do tổ chức theo kiểu phân cấp gồm các đội xây dựng công trình trực thuộc nên bộ máy kế toán bao gồm: kế toán tại Công ty và kế toán thống kê tại các đội công trình, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập trung giải quyết tại phòng kế toán của Công ty. Tại công ty bộ máy kế toán gồm 4 nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhận một hoặc một số phần hành được giao. Sơ đồ 2.3 Bộ máy kế toán của công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp chi phí và giá thành Kế toán ngân hàng, TSCĐ Kiêm Thủ Quỹ Kế toán quỹ, công nợ và kế toán tiền lương Quan hệ chỉ đạo 2.1.4.2.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Kế toán trưởng (1 người): Đồng thời là trưởng phòng kế toán Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính kế toán về công tác tài chính - kế toán của toàn công ty. Giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thơì các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán nhà nước. Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. Tổ chức kiểm tra kế toán Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng. Xem xét các yêu cầu xin cấp phát tiền của các cá nhân và đơn vị. Tổ chức kiểm tra thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê theo quy định của Bộ Tài chính. Tổ chức bảo quản hồ sơ - tài liệu liên quan đến chuyên môn mình phụ trách. Làm thay nhiệm vụ kế toán viên khi họ vắng mặt. Kế toán ngân hàng, TSCĐ kiêm thủ quỹ (1 người): Làm nhiệm vụ phần hành kế toán sau: Kế toán TSCĐ Lập sổ TSCĐ của công ty Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng. Theo dõi tăng giảm các loại tài sản hiện có Quản lý các công cụ dụng cụ đã xuất dùng hoăc dự trữ tại kho. Theo dõi thanh lý TSCĐ, Kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Kế toán ngân hàng Theo dõi tình hình biến động tiền gửi tại các ngân hàng và tiền mặt tồn quỹ tại công ty. Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng Theo dõi thanh toán với ngân sách - thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng. Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty hàng tháng lập cáo báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàn công ty. Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh. Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể. Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc. Tham gia các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính Lập phiếu thu chi. - Thủ quỹ + Có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt tại quỹ cho Công ty. Hàng ngày, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã có sự phê duyệt của giám đốc và kế toán trưởng mới tiến hành thu chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Cuối mỗi ngày kiểm kê tiền mặt thực tế tại quỹ, đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải báo cáo kế toán trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. Kế toán tổng hợp chi phí và giá thành (1 người) Tập hợp các tài liệu của từng phần hành kế toán vào sổ kế toán tổng hợp, theo dõi, kiểm tra các nguồn vốn, lập báo cáo kế toán. Theo dõi các hợp đồng kinh tế Đồng thời kiêm phần hành kế toán chi phí và tính giá thành: Tập hợp số liệu, xử lý số liệu do các đội trưởng đội xây dựng thi công dưới các công trình đưa lên. Lựa chọn phương pháp tính giá thành và đối tượng tính giá thành. Lập bảng tính giá thành công trình và xác định giá trị công trình dở dang. Kế toán quỹ và công nợ đồng thời kiêm kế toán tiền lương(1 người) Theo dõi doanh thu thực hiện của doanh nghiệp, thanh toán các khoản nợ của công ty với bên ngoài và theo dõi các khoản nợ của khách hàng với công ty. Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty tại quỹ. Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ ngân hàng. Đồng thời kiêm phần hành kế toán tiền lương: Tính và nộp đủ tiền lương của công nhân viên và BHXH, BHYT cho cơ quan bảo hiểm. Theo dõi tình hình thanh quyết toán của các khoản thu, chi phí sản xuất BHXH, BHYT. Nhận bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, tính lương và các khoản được hưởng theo chế độ từng người. Tính chính xác các khoản tạm vay và công nợ của công nhân viên với xí nghiệp trước khi trả lương công nhân viên 2.1.4.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính và các quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo quy định này hình thức kế toán tại công ty được thực hiện như sau: Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/ 01 đến ngày 31/12 hàng năm Kỳ kế toán theo tháng Báo cáo kế toán được tính bằng VNĐ theo nguyên tắc giá gốc. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá gốc. Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính. Theo dõi giá trị TSCĐ theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại của tài sản. Cách tính và theo dõi khấu hao TSCĐ của công ty tuân theo chuẩn mực 03- Tài sản cố định hữu hình và chuẩn mực 04- Tài sản cố định vô hình theo thông tư 161/ 2007/ TT- BTC ngày 31 tháng 12 năm 2007. - Hình thức sổ kế toán: Để phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh hiện nay và thuận tiện cho công tác kế toán, công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Sơ đồ 2.4 Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chung (Nhật ký đặc biệt) Báo cáo hàng quý Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu số lượng. * Phương pháp ghi sổ theo hình thức nhật ký chung: - Cách ghi nhật ký: hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại trong ngày lập định khoản kế toán, kế toán ghi vào nhật ký chung hoặc các nhật ký đặc biệt như nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Nhật ký mua hàng... Từ các nhật ký đặc biệt không cần đi qua nhật ký chung mà định kỳ lập định khoản ghi vào sổ cái. Như vậy tổng số tiền phát sinh theo trật tự thời gian ở các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ sẽ là số cộng ở nhật ký chung với số cộng ở các Nhật ký đặc biệt trong kỳ. - Hàng ngày kế toán viên căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ cái. Cuối tháng căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản( bảng đối chiếu phát sinh trong các tài khoản cấp 1) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp. Còn kiểm tra chính xác chi tiết từng tài khoản cấp 1 có mở chi tiết) căn cứ để ghi sổ chi tiết là chứng từ gốc đã ghi vào nhật ký chung và sổ cái. - Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chung và các bảng tổng hợp chi tiết và được dùng để lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm. 2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông Phương pháp thẻ song song là một phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có các ưu điểm là: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách kịp thời, chính xác. Xuất phát từ những ưu điểm này mà công ty đã lựa chọn phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sơ đồ 2.5 Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng tại công ty Chứng từ nhập Bảng tổng hợp X – X - T Sổ chi tiết NVL, CCDC Thẻ kho Sổ cái TK 152, 153 Chứng từ xuất Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Theo phương pháp này, thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên, vật liệu về chỉ tiêu số lượng trên Thẻ kho, còn kế toán vật tư ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối tháng sẽ được tổng hợp vào Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho Nguyên vật liệu nhập kỹ thuật kho của công ty tất cả là do mua ngoài. Khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hồ sơ mua hàng của nhà cung cấp (Hợp đồng, hóa đơn, phụ lục...), Phòng vật tư của của công ty tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm”. Biên bản kiểm nghiệm chỉ được lập trong trường hợp nguyên, vật liệu nhập kho với số lượng lớn. Sau đó cán bộ Phòng vật tư lập Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh lượng thực nhập qua kho, là căn cứ để ghi Thẻ kho và ghi sổ kế toán. Biểu 2.1 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 06 tháng 08 năm 2011 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2011- T Số: 047601 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản: 0204000000134. MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Cổ phần XDKT Phương Đông. Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa – HN. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0102358531 Stt Hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng bao PCB 30 Tấn 33 1.181.818 39.000.000 2 Cát vàng m3 200 190.000 38.000.000 Cộng 77.000.000 Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 7.700.000 Tổng cộng tiền thanh toán 84.700.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi tư triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng (Ký, họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Khi nguyên vật liệu về tới công ty, cán bộ phòng vật tư sẽ kiểm số lượng, chất lượng và quy cách của nguyên, vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm” (Biểu 2.2). Nếu nguyên, vật liệu đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho. Biểu 2.2 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Bộ phận: Vật tư Mẫu số 03 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 06 tháng 08 năm 2011 Số: 72 - Căn cứ ......... số....... ngày 06 tháng 08 năm 2011 của: - Ban Kiểm nghiệm bao gồm: + Ông/bà Nguyễn Thi Thủy Chức vụ:...... Đại diện...... Trưởng ban + Ông/bà Nguyễn Văn Minh Chức vụ: ...... Đại diện...... Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Xi măng bao PCB 30 152.1 Xác suất Tấn 33 33 0 2 Cát vàng 152.2 Nt m3 200 200 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: tất cả lô hàng nhập kho theo hóa đơn số 047601 ngày 06/08/2011 đều đạt tiêu chuẩn về chất lượng. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Sau khi đã kiểm tra các chứng từ hợp lệ bao gồm Hóa đơn bán hàng (Biểu 2.1) và Biên bản kiểm nghiệm (Biểu 2.2), cán bộ Phòng vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho (Biểu 2.3). Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, trong đó liên một do phòng vật tư giữ, liên 2 chuyển cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, liên 3 giao cho người đưa hàng làm căn cứ thanh toán. Thủ kho là người trực tiếp nhận hàng, tiến hành kiểm nhập hàng, ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho. Cụ thể: Ở cột số lượng theo chứng từ (cột 1): ghi theo cột số lượng ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp tương ứng với từng loại vật liệu. Ở cột số lượng thực nhập (cột 2): thủ kho căn cứ vào số lượng ở cột số lượng đúng quy cách phẩm chất trên biên bản kiểm nghiệm, ghi số lượng thực nhập vào cột này tương ứng với từng loại vật liệu. Cột đơn giá và thành tiền trên Phiếu nhập kho do kế toán nguyên, vật liệu ghi. Biểu 2.3 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Bộ phận: Vật tư Mẫu số 01 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Nợ: TK 152 Có: TK 331 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 08 năm 2011 Số: 81 - Họ và tên người giao: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. - Theo HĐ GTGT số 047601 ngày 06 tháng 08 năm 2011 - Nhập tại kho................ địa điểm.............. Stt Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C E 1 2 3 4 1 Xi măng bao PCB 30 152.1 Tấn 33 33 1.181.818 39.000.000 2 Cát vàng 152.2 m3 200 200 190.000 38.000.000 77.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi bảy triệu đồng chẵn ./. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ GTGT 047601 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sau khi ghi xong Phiếu nhập kho, thủ kho giữ lại liên 2 để vào Thẻ kho (Biểu 2.6). Ở cột số lượng nhập trên Thẻ kho ghi số lượng nhập kho theo cột thực nhập trên Phiếu nhập kho (Biểu 2.3). Sau đó, thủ kho chuyển liên 2 của Phiếu nhập kho cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ kế toán. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất quản đốc phân xưởng sẽ lập “Giấy đề nghị cấp duyệt vật tư” (Biểu 2.4) trong đó liệt kê các nguyên vật liệu cần dùng. Biểu 2.4 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN GIẤY ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Cấp cho: Phân xưởng xây lắp số 1 Stt Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Xi măng bao PCB 30 Tấn 30 2 Cát vàng M3 100 Ngày 12 tháng 08 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Trưởng phòng vật tư (Ký, họ tên) Chỉ huy phân xưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Sau khi được phê duyệt của Trưởng phòng vật tư và Phó tổng Giám đốc sản xuất, cán bộ Phòng vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho (Biểu 2.5). Phiếu xuất kho được lập thành ba liên trong đó liên 1 lưu ở phòng vật tư, liên 2 thủ kho giữ để ghi Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu ghi cột đơn giá và thành tiền và ghi vào sổ kế toán, liên 3 người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Trên Phiếu xuất kho, ở cột số lượng yêu cầu (cột 1) ghi số lượng vật tư xuất kho theo yêu cầu của phân xưởng sản xuất theo cột số lượng trên “Giấy đề nghị cấp duyệt vật tư”. Ở cột số lượng thực xuất thủ kho ghi số lượng thực tế xuất cho phân xưởng. Biểu 2.5 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Bộ phận: Vật tư Mẫu số 01 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Nợ: TK 621 Có: TK 1521 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 08 năm 2011 Số: 76 - Họ và tên người nhận hàng:……Địa chỉ (bộ phận): Phân xưởng sản xuất - Lý do xuất kho: xuất dung cho sản xuất - Xuất tại kho(ngăn lô): Địa điểm.............. Stt Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng bao PCB 30 152.1 Tấn 30 30 1.181.818 35.454.540 2 Cát vàng 152.2 m3 100 100 190.000 19.000.000 54.454.540 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi tư triệu bốn trăm năm mươi tư nghìn năm trăm bốn mươi đồng./. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 12 tháng 08 năm 2011 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ vào Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành vào Thẻ kho (Biểu 2.6). Trên cột số lượng xuất (cột 2), thủ kho ghi theo số lượng thực xuất ở cột 2 trên Phiếu xuất kho. Biểu 2.6 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN Mẫu số S12 – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/08/2011 Tờ số: 11 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng bao PCB 30 - Đơn vị tính: tấn - Mã số: 1521.1.008 Stt Ngày tháng Số hiệu Diễn giải Ngày nhập xuất Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 7 1 06/08 81 Nhập kho 06/08 33 40 2 12/08 76 Xuất kho 12/08 30 10 3 23/08 98 Xuất kho 23/08 10 0 Cộng 33 40 Tồn cuối tháng 0 Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Thủ kho (Ký, họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, họ, tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Phòng kế toán công ty Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu ghi đơn giá, tính thành tiền cho mỗi Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, rồi chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (cả chỉ tiêu số lượng và giá trị) (Biểu 2.4). Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở với từng loại nguyên vật liệu tương ứng với Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cả về số lượn và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết nguyên, vật liệu. Ở cột số lượng nhập (cột 2) ghi số lượng vật liệu nhập kho. Ở cột thành tiền nhập (cột 2) căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho ghi giá trị (số tiền) vật liệu nhập kho (cột 3 = cột 1 x cột 2). Ở cột số lượng xuất (cột 4) ghi số lượng vật liệu xuất kho. Ở cột thành tiền xuất (cột 5) ghi giá trị vật liệu xuất kho (cột 5 =- xột 1 x cột 4). Ở cột số lượng tồn (cột 6) ghi số lượng vật liệu tồn kho. Ở cột thành tiền tồn (cột 7) ghi gá trị vật liệu tồn kho (cột 7 = cột 6 x cột 1) Biểu 2.7 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN Mẫu số S10 - DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2011 Tài khoản: 152 Tên kho Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Xi măng bao PCB 30 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐU Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3= 2 x 1 4 5 = 1 x 4 6 7 = 1 x 6 8 Số dư đầu kỳ 1.181.818 7 8.272.726 81 6/08 Mua vật liệu nhập kho 331 1.181.818 33 39.000.000 40 47.272.720 76 12/08 Xuất vật tư 621 1.181.818 30 35.454.540 98 23/08 Xuất vật tư 621 1.181.818 10 11.818.180 Cộng phát sinh tháng 08 33 40 Tồn kho 30/08 0 0 - Sổ này có...... trang, đánh số từ 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Cuối tháng 08/2011, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết nguyên, vật liệu; kế toán vật tư lập Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Biểu 2.8). Mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của Bảng tổng hợp Nhật - xuất - tồn theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cột tồn đầy kỳ (cột 1) ghi giá trị tồn đầu kỳ (lấy số liệu ở dòng tồn đầu kỳ ở cột 7 trên Sổ chi tiết vật liệu). Cột nhập trong kỳ (cột 2) ghi giá trị nhập trong kỳ (lấy số liệu ở dòng cộng cột 3 trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu). Cột xuất trong kỳ (cột 3) ghi giá trị xuất trong kỳ (lấy số liệu ở dòng cộng cột 5 trên Sổ chi tiết vật liệu). Cột tồn cuối kỳ (cột 4) ghi giá trị tồn cuối kỳ (lấy số liệu tồn cuối kỳ ở cột 7 trên sổ chi tiết vật liệu). Sau khi ghi xong tiến hành cộng Bảng tổng hợp. Số liệu trên dòng tổng cộng được đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của Tài khoản 152, cụ thể dòng tổng cộng tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn được đối chiếu với dòng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ trên Sổ cái TK 152. Biểu 2.8 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 08 năm 2011 TK 152: Đơn vị tính: đồng STT Tên nguyên vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Xi măng bao PCB 30 7 8.272.726 33 39.000.000 40 47.272.720 0 0 ............... 4 Cát vàng 100 19.000.000 200 38.000.000 100 19.000.000 200 38.000.000 .............. 11 Cát đen đổ nền 45 4.050.000 200 18.000.000 180 16.200.000 65 5.850.000 .............. 15 Đá 1x2 25 6.500.000 100 26.000.000 125 32.500.000 0 0 .............. Cộng 49.550.000 92.000.000 87.700.000 63.850.000 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ tục nhập - xuất kho CCDC cũng được tiến hành tương tự như thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu. Biểu 2.9 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Nợ: TK 153 Có: TK 331 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 13 tháng 08 năm 2011 Số 85 - Họ và tên người giao: - Theo HĐ GTGT số 0031512 ngày 12 tháng 08 năm 2011 - Nhập tại kho..................... địa điểm Stt Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C E 1 2 3 4 1 Que hàn Kg 10 10 20.000 200.000 2 Máy khoan Cái 1 1 4.200.000 4.200.000 3 Máy hàn Cái 1 1 3.000.000 3.000.000 Cộng 7.400.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ GTGT 0031512 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Khi tiến hành xuất công cụ dụng cụ, căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Biểu 2.10 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Nợ: TK 331 Có: TK 153 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16 tháng 08 năm 2011 Số 80 - Họ và tên người nhận hàng:............... Địa chỉ (bộ phận): Phân xưởng SX - Lý do xuất kho: thi công - Xuất tại kho..................... địa điểm Stt Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C E 1 2 3 4 1 Que hàn Kg 10 10 20.000 200.000 2 Máy khoan Cái 1 1 4.200.000 4.200.000 3 Máy hàn Cái 1 1 3.000.000 3.000.000 Cộng 7.400.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ GTGT 0031512 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sau khi tiến hành xuất kho, thủ kho tiến hành vào thẻ kho. Biểu 2.11 Đơn vị: Công ty Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/08/2011 Tờ số: 16 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Que hàn - Đơn vị tính: kg - Mã số: Stt Ngày tháng Số hiệu Diễn giải Ngày nhập xuất Ký xác nhận của kế toán Nhập xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 15 1 13/08 85 Nhập kho 13/08 10 25 2 16/08 80 Xuất kho 16/08 10 15 3 23/08 99 Xuất kho 23/08 10 5 Cộng 10 20 Tồn cuối tháng 5 Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Thủ kho (Ký, họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, họ, tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ tên) Mẫu số S10 – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu 2.12 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN SỔ CHI TIẾT CÔNG CỤ DỤNG CỤ Năm 2011 Tài khoản 153 - Tên kho Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Que hàn Đơn vị tính: đồng Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 = 1 x 2 4 5 = 1 x 4 6 7 = 1 x 6 8 Số dư đầu kỳ 20.000 15 300.000 85 13/08 Mua CCDC nhập kho 331 20.000 10 200.000 25 500.000 80 16/08 Xuất CCDC 621 20.000 10 200.000 15 300.000 98 23/08 Xuất CCDC 621 20.000 10 200.000 5 100.000 Cộng phát sinh tháng 08 10 20 Tồn kho 30/08 5 100.000 - Sổ này có...... trang, đánh số từ 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.13 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN CCDC Tháng 08 năm 2011 TK 153 Đơn vị tính: đồng STT Tên nguyên vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Que hàn 15 300.000 10 200.000 20 400.000 5 100.000 ............... 5 Máy khoan 2 8.400.000 1 4.200.000 1 4.200.000 2 8.400.000 .............. 12 Máy hàn 3 9.000.000 1 3.000.000 1 3.000.000 3 9.000.000 .............. .............. Cộng 35.000.000 18.400.000 25.000.000 29.400.000 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông 2.3.1. Đặc điểm, phân loại, tính giá nguyên, vật liệu và tài khoản sử dụng Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông là một doanh nghiệp xây dựng nên vật lệu sử dụng chủ yếu là cát, đá, sỏi... Việc phân loại nguyên, vật liệu giúp cho công ty có thể tổ chức tốt công tác quản lý và hoạch toán nguyên, vật liệu. Bên cạnh đó, để bảo đảm thuận lợi, tránh nhầm lẫn về số lượng và giá trị đối với từng nguyên, vật liệu của công ty, trên cơ sở phân loại vai trò và công cụ của nguyên, vật liệu, Phòng vật tư công ty đã tiến hành lập “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã ký hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm vật tư được sử dụng trong công ty. Việc lập sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khi áp dụng máy tính vào kế toán nguyên, vật liệu. Biểu 2.14 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách nguyên, vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm NVL 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính M3 1521.1.001 Cát, gạch... Viên 1522 Vật liệu phụ 1522 1522.1.001 Đất màu trồng cây M3 ...... 1523 Nhiên liệu 1523.1.001 Xăng A92 Lít ....... 1524 Phụ tùng thay thế 1524.1.001 Bóng điện Cái ...... Nguyên, vật liệu của công ty nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, được nhập mua từ các nguồn trong nước. Các nguyên, vật liệu nhập kho của công ty được tính giá theo giá thực tế (giá gốc). Là một doanh nghiệp xây dựng nên ở công ty vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất. Công ty lựa chọn phương pháp Nhập tước - Xuất trước để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, giả thiết số lượng nào nhập trước sẽ được xuất dùng trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng nguyên, vật liệu. Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính t heo giá của lô nguyên vật liệu nhập kho ở đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ và do đó, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được tính theo giá của nguyên, vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán vật tư của công ty có thể tính giá nguyên, vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên, vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu tồn kho theo từng giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này còn làm cho chi phí kinh doanh của công ty không phản ánh kịp thời với giá cả thị trường của nguyên, vật liệu. Công ty Cổ phần phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông áp dụng kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình ihnhf nhập xuất tồn kho vật liệu, hàng hoá trên sổ kế toán. Kế toán nguyên vật liệu, Công ty Cổ phần phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông sử dụng các tài khoản: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản 152 được mở chi tiết thành các tài khoản: + TK 1521: Nguyên, vật liệu chính: Tài khoản này được dùng để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu chính. + TK 1522: Nguyên, vật liệu phụ: Tài khoản này dùng để phản ánh sự biến động của các vật liệu còn lại như: vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, 112, 133 (1331), 331, 138, 338, 141, các tài khoản tập hợp chi phí: Tk 621, 642... 2.3.2. Kế toán tổng hộp tăng nguyên vật liệu Các trường hợp kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.6 Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông TK152 TK 11, 112 TK 331 Tăng do mua ngoài thanh toán sau Thanh toán số tiền Chưa có thuế GTGT mua vật liệu cho TK 1331 người bán Thuế GTGT được khấu trừ TK 111, 112 Tăng do mua ngoài thanh toán ngay Chưa có thuế GTGT TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 141 Tăng do mua ngoài bằng tạm ứng Chưa có thuế GTGT TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ liên quan như Hóa đơn của người bán hàng, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu nhập kho... kế toán phản ánh giá mua của hàng nhập kho vào sổ Nhật ký chung bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu nhập kho. Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112, 141): tổng thanh toán của vật liệu mua ngoài nhập kho. 2.3.3. Kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu Tại công ty, nguyên vật liệu được xuất kho chủ yếu để phục vụ hoạt động sản xuất. Khi một nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu phát sinh sẽ được kế toán theo dõi trên sổ Nhật ký chung. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu công ty sử dụng các tài khoỉan sau: TK 621, TK 642. Khi xuất nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung theo bút toán: Nợ TK 621 (chi tiết đối tuợng): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm. Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng. Khi xuất nguyên, vật liệu cho xây dựng công trình và quản lý doanh nghiệp: Căn cứ vào các Phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung (Biểu 2.15) theo bút toán: Nợ TK 642: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Có TK 152 (chi tiết vật liệu); giá thực tế vật liệu xuất dùng. Biểu số 2.15: Sổ Nhật ký chung Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN Mẫu số: S03a - DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHUNG Năm 2011 Đơn vị tính : VND Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang ...... 6/08 HĐ047601 6/08 Mua xi măng và cát vàng C.ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng 1321 152 77.000.000 6/08 HĐ047601 6/08 VAT khấu trừ 1322 1331 7.700.000 6/08 HĐ047601 6/08 Phải trả C.ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng 1323 331 84.700.000 ...... 9/08 HĐ0027503 9/08 Mua dây thép các loại 1410 152 3.000.000 9/08 HĐ0027503 9/08 Thuế GTGT 10% 1411 1331 300.000 9/08 PT471 9/08 Hoàn nhập số tạm ứng thừa 1412 111 5.000.000 9/08 9/08 Tạm ứng 1413 141 10.000.000 ...... 12/08 PX 76 12/08 Xuất VL xây lắp 1534 621 54.454.540 12/08 PX 76 12/08 Xuất VL 1535 152 54.454.540 ........ 18/08 HĐ0015736 18/08 Mua gạch nhân tạo Thạch Bàn bằng tiền mặt 1710 152 21.600.000 18/08 HĐ0015736 18/08 Thuế GTGT 10% 1711 133 2.160.000 18/08 PC348 18/08 Mua vật liệu bằng tiền mặt 1712 111 23.760.000 22/08 PX 97 22/08 Xuất gạch hai lô cho xí nghiệp xây lắp số 1 1840 642 4.005.000 22/08 PX 97 22/08 Xuất gạch hai lô cho xí nghiệp xây lắp số 1 1841 152 4.005.000 .......... 13/08 PN 85 23/08 Mua CCDC 153 7.400.000 Cộng chuyển sang trang sau: Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang... Ngày mở sổ Ngày…. Tháng… Năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, họ, tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ tên) * Sổ cái: Sổ cái là Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép cho toàn bộ niên độ kế toán. Đối với kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông, Sổ Cái được mở chi tiết cho Tài khoản 152, TK 153, TK 331 (Biểu 2.16, 2.17, 2.18). Theo ví dụ một, kế toán ghi vào Sổ cái tài khoản 152 – Nguyên vật liệu chính như sau: Ở cột ngày tháng ghi sổ ghi ngày 06/08. Ở cột số hiệu ghi: PN81 Ở cột ngày tháng chứng từ ghi: 06/08 Ở cột diễn giải ghi: mua xi măng và cát của Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng,. Ở cột số thứ tự dòng ghi số thứ tự dòng trong Nhật ký chung là 1321. Ở cột số hiệu Tài khoản đối ứng ghi: 331. Ở cột Nợ của cột Số tiền ghi số 77.000.000đ. Biểu 2.16 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN Mẫu số: S03b - DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI Năm: 2011 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: TK 152 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Tk đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu tháng 49.550.000 Số phát sinh trong tháng ........... 06/08 PN 81 06/08 Mua vật tư của C.ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng 1323 331 77.000.000 ..... 12/08 PX 76 12/08 Xuất dùng cho xây lắp 1534 621 54.454.540 18/08 18/08 Mua gạch nhân tạo 21.600.000 22/08 PX 97 22/08 Xuất gạch hai lỗ cho xí nghiệp xây lắp số 1840 642 4.005.000 .......... Cộng số phát sinh tháng 92.000.000 87.700.000 Số dư cuối tháng 63.850.000 Cộng luỹ kế từ đầu năm Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang... Ngày mở sổ Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, họ, tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.17 Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng kiến trúc Phương Đông Địa chỉ: Tầng 2 Siêu thị 1 E Cát Linh - Phường Quốc Tử Giám - Đống Đa - HN Mẫu số: S03b - DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI Năm: 2011 Tên tài khoản: CCDC Số hiệu: TK 153 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Tk đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu tháng 35.000.000 Số phát sinh trong tháng ........... 13/08 PN 85 13/08 Mua CCDC 1323 331 7.400.000 ..... 15/08 PX 79 15/08 Xuất dùng cho xây lắp 621 26.500.000 18/08 PX 83 18/08 Mua tôn 8 ly 12.000.000 .......... Cộng số phát sinh tháng 18.400.000 25.000.000 Số dư cuối tháng 29.400.000 Cộng luỹ kế từ đầu năm Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang... Ngày mở sổ Ngày 30 tháng 08 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, họ, tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ tên) Chương 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG KIẾN TRÚC PHƯƠNG ĐÔNG 3.1 NHẬN XÉT VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG KIẾN TRÚC PHƯƠNG ĐÔNG Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trường. Công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng…). - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến vào hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết đối với công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. 3.1.1. Ưu điểm Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực… đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Phòng kế toán công ty đã sớm áp dụng thử nghiệm chế độ kế toán mới vào công tác kế toán của công ty, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập đẩy đủ theo qui định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quí rõ ràng. Một năm công ty hạch toán vào 4 quí, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. - Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông hiện có 2 kho bảo quản vật liệu vì theo mỗi công trình là một kho. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm. 3.1.2. Hạn chế Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu, CCDC ở các đội, xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu, CCDC nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Việc phân loại NVL, CCDC ở công ty không tiến hành. Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng vật liệu, CCDC hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu, CCDC. -Việc tổ chức kho ở tại các công trình chưa khoa học, chưa kiên cố do vậy việc đảm bảo vật tư không tốt , vật tư còn sắp xếp lẫn lộn sẽ gây khó khăn cho việc xuất – nhập vật tư tốn nhiều thời gian . - Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống của công ty hiện nay vẫn còn có điểm cần xem xét. Về mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ cái công ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sửa đổi so với qui định của bộ tài chính. . 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG KIẾN TRÚC PHƯƠNG ĐÔNG Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liêụ ở công ty cổ phần xây dựng kiến trúc Phương Đông. - Ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty cổ phần xây dựng số kiến trúc Phương Đông là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - Ý Kiến thứ hai: Qua theo dõi chứng từ ban đầu ở các đội việc sử lý để chuyển nên phòng kế toán trung tâm còn chậm do đó phải có biện pháp quy định về mặt thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời .Phòng kế toán nên quy thời gian từ 10 đến 15 ngày tuỳ theo điều kiện mà nhân viên kinh tế đội phải chuyển chứng từ ban đầu cho phòng kế toán. - Trong trường hợp : Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho các đội để mua nguyên vật liệu thì kế toán cần phải thực hiện ghi chép kịp thời Nợ TK 141 Có TK 111, 112 Vì nếu trường hợp sang tháng vật tư mới về thì số tiền đã tạm ứng không được theo dõi trên TK nào . Trong báo cáo kế toán sẽ giảm đi một lượng tiền mà không rõ nguyên nhân do vậy phải ghi chép ngay. - Ý Kiến thứ ba: Về việc lập biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho cuối tháng Do hệ thống kho tàng ở công ty chưa tốt, có những nguyên vật liệu phải để cả ngoài sân nên việc hao hụt nguyên vật liệu và giảm chất lượng là điều dễ hiểu. Vì vậy để phục vụ cho viện quản lý và bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này. KẾT LUẬN Qua nội dung đã trình bày có thể nói rằng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, nó góp phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, tăng cường kế toán vật liệu đảm bảo sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm vật liệu để hạ thấp giá thành có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần kiến trúc Phương Đông, cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn và các cán bộ phòng kế toán – tài chính của công ty, em đã hoàn thành Đồ án tốt nghiệp với đề tài: ’’Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần kiến trúc Phương Đông ’’ . Trong một chừng mực nhất định phù hợp với khả năng và trình độ của bản thân, Đồ án đã giải quyết được những nội dung cơ bản và chủ yếu sau: Về mặt lý luận : Đã trình bày một cách khái quát, có hệ thống những lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Về mặt thực tế: Đã đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung. Mặc dù có nhiều cố gắng song do khả năng có hạn và thời gian tiếp xúc thực tế không nhiều nên Đồ án tốt nghiệp này không tránh khỏi những hạn chế, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để đồ án được hoàn thiện hơn và em được củng cố kiến thức và rút kinh nghiệm cho bản thân sau khi ra công tác. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Văn Điệp, các thầy cô trong khoa Kinh tế và các cán bộ của phòng Kế toán – Tài chính Công ty cổ phần kiến trúc Phương Đông đã giúp em hoàn thành Đồ án tốt nghiệp này. Người thực hiện Sinh viên Đỗ Mạnh Quỳnh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Hệ thống báo cáo Việt Nam – Bộ tài chính (Quyển 1 và 2) NXB Tài chính năm 2006 Sách Kế toán tài chính, TS Phan Đức Dũng, NXB Thống kê Tạp chí Kế toán các số năm 2010 Một số Website.