Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT - NEC

cái 29 25 7 1 ... ... ... ... 424 A424 Thiết bị kết nối cái 5 8 1 3 ... ... ... ... Người ký duyệt Người lập Biểu 2.11: Phiếu xuất kho Công ty TNHH các hệ thống viễn thông PHIẾU XUẤT KHO VNPT-NEC Ngày 15 tháng 02 năm 2008 Số phiếu: 10115 Dự án: Bình Định FA2 9.1KL Hợp đồng: VNC/BĐ - 1511/ 08-002 Lý do xuất: Xuất cho sản xuất STT Mã vật tư Tên vật tư Vị trí ĐVT SL cần xuất Số xuất thực Ghi chú 1 A1 Bảng mạch sau E16 C 1-1 cái 2 2 2 A424 Thiết bị kết nối P 1-2 cái 3 3 ... ... Người giao Người nhận Xuất bổ sung: số lượng nghiệp vụ này không nhiều do kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất dùng NVL của Công ty khá chặt chẽ và sát thực tế. Nếu các phân xưởng lắp ráp làm vượt tiến độ sản xuất cần có thêm NVL hoặc do một số lý do khác dẫn đến số NVL xuất theo kế hoạch không đủ cho sản xuất, thì bộ phận sử dụng yêu cầu bộ phận kế hoạch lập, phê duyệt phiếu xuất kho (mẫu cũng giống trường hợp trên). Người nhận NVL cầm phiếu này giao cho thủ kho và lĩnh vật tư như trường hợp trên. 2.2.4.3. Nghiệp vụ kiểm kê nguyên vật liệu Đối với NVLC: hàng tháng, Công ty đều tiến hành kiểm kê. Đối với NVLP: Công ty tiến hành kiểm kê sáu tháng một lần. Trình tự kiểm kê có thể khái quát như sau: - Trước tiên, kế toán NVL và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với báo cáo tồn kho NVL, nếu có chênh lệch thì kiểm tra chi tiết từng phiếu nhập kho và xuất kho trên sổ kế toán chi tiết và thẻ kho để điều chỉnh sai sót do ghi sổ. - Sau đó, ban kiểm kê được thành lập để thực hiện kiểm kê. Việc kiểm kê có thể thực hiện bằng cách đếm số lượng, hoặc đo kích thước, cân nặng của NVL. Kết quả kiểm kê thực tế được đối chiếu với số lượng ghi sổ. - Kết thúc quá trình kiểm kê, ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê (Biểu số 2.12). Biên bản này được lập hai bản: một giao cho thủ kho để điều chỉnh thẻ kho, một giao cho phòng kế toán để điều chỉnh TK 152 nếu có sai số. Trong trường hợp thừa, thiếu NVL khi kiểm kê (trường hợp này ít xảy ra đối với công ty), căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán tính giá trị số chênh lệch thừa thiếu cho từng loại NVL. Chênh lệch thừa (thiếu) NVL = Số lượng NVL thực tế tồn kho - Số lượng NVL tồn trên sổ sách Biểu 2.12: Biên bản kiểm kê Công ty TNHH các hệ thống viễn thông BIÊN BẢN KIỂM KÊ VNPT-NEC Địa điểm: Kho Công ty Thời gian kiểm kê: 31/01/2008 Ban kiểm kê gồm: Bà Vũ Minh Hương - Thủ kho Ông Phạm Thế Kiên - Phòng kế hoạch Bà Vũ Thị Thanh - Kế toán nguyên vật liệu TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Đơn giá (USD) Tồn thực tế Tồn sổ sách Chênh lệch Số lượng Giá trị 1 A1 Bảng mạch sau E16 cái 55,12 34 34 0 0 2 A2 Bảng mạch sau E9 cái 84,47 29 29 0 0 ... ... ... 424 A424 Thiết bị kết nối cái 78,4 5 5 0 0 ... ... ... Cộng 0 0 Kết luận của ban kiểm kê: Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đủ so với sổ sách. Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán vật tư Xử lý kết quả kiểm kê tại công ty được thực hiện: Đối với NVLC: kế toán xác định nguyên nhân thừa thiếu và xử lý như sau: Nếu thừa do quên ghi sổ, kế toán lập phiếu nhập kho như bình thường để ghi bổ sung vào sổ kế toán. Nếu kiểm kê thiếu kế toán ghi sổ: Nợ TK 632 - Mức hao hụt trong định mức Nợ TK 1388 - Mức hao hụt ngoài định mức Có TK 1521, 15241 Đối với NVLP: trực tiếp điều chỉnh tăng giảm NVLP (như đã trình bày phần 2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho) 2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. 2.2.5.1. Tại kho Thủ kho mở Thẻ kho (Biểu số 2.13) cho từng loại NVL. Hàng ngày, khi lập phiếu nhập kho hay xuất kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất ghi số lượng NVL nhập, xuất vào thẻ kho. Từ các thẻ kho thủ kho tập hợp lại lập Báo cáo tồn kho vật liệu (Biểu số 2.14). Biểu 2.13: Thẻ kho Công ty TNHH các hệ thống viễn thông THẺ KHO VNPT-NEC Số thẻ: 424 Kho: Công ty Tên vật tư: Thiết bị kết nối Mã vật tư: A424 Vị trí: P 1-2 ĐVT: cái Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 02/2008 5 08-181 04/02 Nhập mua của Kanematsu 3 8 10114 11/02 Xuất cho SX dự án Hà Nam 25KL 1 7 10115 15/02 Xuất cho SX dự án Bình Định 9.1KL 3 4 08-184 25/02 Nhập mua của Kanematsu 2 6 10116 28/02 Xuất cho SX dự án Hà Nội 16.6KL 4 2 Cộng tháng 02/2008 5 8 Tồn cuối tháng 02/2008 2 Biểu 2.14: Báo cáo tồn kho vật liệu Công ty TNHH các hệ thống viễn thông BÁO CÁO TỒN KHO VẬT LIỆU VNPT-NEC Tháng 2 năm 2008 TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 1 A1 Bảng mạch sau E16 cái 34 16 24 26 2 A2 Bảng mạch sau E9 cái 29 2 25 6 ... ... ... 149 A149 Board mạch in cái 21 65 60 26 … … … 424 A424 Thiết bị kết nối cái 5 5 8 2 ... ... ... 2.2.5.2. Tại phòng kế toán Định kỳ, kế toán xuống kho lấy chứng từ kế toán, kiểm tra việc ghi thẻ kho của thủ kho và kí xác nhận vào thẻ kho. Dựa trên các phiếu nhập kho NVL nhập khẩu cùng với các hoá đơn thương mại, Bảng kê đóng gói bao bì, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu NVL, kế toán vào Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL nhập khẩu (Biểu số 2.15). Dựa trên các phiếu nhập kho của NVL Việt Nam và hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu liệt kê kiện hàng, kế toán vào Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL Việt Nam (Biểu số 2.16) Cuối tháng, dựa trên các phiếu xuất kho của NVL (trong một phiếu xuất kho có thể gồm cả NVL nhập khẩu và NVL Việt Nam) kế toán vào Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL nhập khẩu và Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVLViệt Nam. Sau mỗi lần kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, kế toán điều chỉnh tăng giảm từng loại NVL trong bảng kê chi tiết nhập xuất tồn kho NVL và lập bút toán điều chỉnh (trong trường hợp phát sinh chênh lệch thừa thiếu). NVL mua trong nước có giá nhập kho là tiền VNĐ, kế toán theo dõi giá trị NVL mua từ thị trường Việt Nam nhập kho theo tiền USD bằng công thức: Giá trị NVL nhập kho (USD) = Giá trị NVL nhập kho (VNĐ) Tỷ giá ngoại tệ thực tế ngày mua Để tính tổng giá trị NVL xuất kho (hoặc tổng giá trị TNK xuất kho) của các vật liệu nhập khẩu xuất trong một phiếu xuất kho theo tiền VNĐ, ta sử dụng công thức: Tổng giá trị NVL (hoặc tổng TNK) xuất kho trong một phiếu xuất kho (VNĐ) = Tổng giá trị NVL (hoặc tổng TNK) xuất kho trong một phiếu xuất kho (USD) x Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng Để quy giá trị xuất NVL mua trong nước từ VNĐ sang USD kế toán sử dụng công thức: Giá trị NVL xuất kho (USD) = Giá trị NVL xuất kho (VNĐ) Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng Trong đó: Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng = Tổng giá trị NVL tồn đầu kỳ (VNĐ) + Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ (VNĐ) Tổng giá trị NVL tồn đầu kỳ (USD) + Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ (USD) Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng 2 năm 2008 được tính: 3.597.244.482 + 2.552.137.902 = 16.054 223.542,41 + 159.506,6 Trong đó: 3.597.244.482 là Tổng giá trị NVL tồn ngày 01/02/2008 tính theo VNĐ 2.552.137.902 là Tổng giá trị NVL nhập trong tháng 02/2008 tính theo VNĐ 223.542,41 là Tổng giá trị NVL tồn ngày 01/02/2008 tính theo USD 159.506,6 là Tổng giá trị NVL nhập trong tháng 02/2008 tính theo USD Biểu 2.15: Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu nhập khẩu BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHẨU Tháng 02 năm 2008 STT Mã vật tư Đơn giá mua Thuế suất TNK (%) Tồn đầu kỳ Phiếu nhập kho ĐGBQ cả kỳ dự trữ Phiếu xuất kho SL ĐG TT ... Số 08-181 ... Số 08-184 ... ... Số 10114 SL TT SL TT SL TT 1 A1 55,12 20 34 54,91 1866,94 … 8 440,96 … 0 0 … 55,1 ... 4 220,4 2 A2 84,47 20 29 84,42 2448,18 … 1 84,47 … 1 84,47 … 84,45 ... 7 591,15 ... … … … … … … … … … … … … … … … … … 424 A424 78.42 5 5 78.4 470,4 … 3 235,26 … 78,412 1 78.412 78,43 5 2 156,86 ... … … … … … … … … … … … … … … … … … Tiền NVL (USD) TNK (USD) 178.782,78 6.838,47 7.029,37 527,87 35.449,5 1.093,77 35.355,54 1.762,84 Tỷ giá ngoại tệ 16.092 16.068 16.070 16.025 Tiền NVL (VNĐ) TNK (VNĐ) 2.876.972.495,76 110.044.659,24 112.947.917,16 8.481.815,16 569.673.465,00 17.576.883,9 566.572.528,5 28.249.511 (Còn tiếp) STT Mã vật tư Đơn giá mua Thuế suất TNK (%) Phiếu xuất kho Tồn cuối kỳ Số liệu kiểm kê Chênh lệch Tồn sau kiểm kê Số 10115 Số 10116 ... SL TT SL TT SL TT SL TT 1 A1 55,12 20 2 110,2 2 110,2 ... 26 1.432,6 26 0 26 1.432,6 2 A2 84,47 20 1 84,45 1 84,45 ... 6 506,7 6 0 6 506,7 ... … … … … … … … … … … … … … … 424 A424 78,42 5 3 235,236 4 313,648 2 156,824 2 0 2 156,824 78,43 5 ... … … … … … … … … … … … … … … Tiền NVL (USD) TNK (USD) 23.765,96 1.422,93 16.971,72 1.041,53 106.477,42 4.109,56 0 106.477,42 4.109,56 Tỷ giá ngoại tệ 16.041 16.041 16.041 16.041 Tiền NVL (VNĐ) TNK (VNĐ) 381.229.764 22.825.220 272.243.605 16.707.182 1.708.004.294 65.921.451,96 1.708.004.294 65.921.451,96 Biểu 2.16: Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu mua từ thị trường Việt Nam BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU MUA TỪ THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM Tháng 02 năm 2008 STT Mã Tên vật tư Tồn đầu kỳ Phiếu nhập kho ĐGBQ cả kỳ dự trữ ... Số 08-182 ... SL ĐG TT SL ĐG TT … ... ... … … … … … … … … H-4.15 Pin 356-1 0 0 0 20 15.000 300.000 15.000 H-4.16 Mê gôm Nhật K 3165 1 1.140.000 1.140.000 2 1.150.000 2.300.000 1.146.667 … ... ... … … … … … … … … Cộng (VNĐ) 720.271.987 36.524.000 Tỷ giá ngoại tệ 16.092 16.060 Cộng (USD) 44.759,63 2.274,22 (Còn tiếp) STT Mã Tên vật tư Phiễu xuất kho Tồn cuối kỳ Kiểm kê Chênh lệch Tồn sau kiểm kê ... Số 10115 ... SL TT SL TT SL TT … ... ... … … … … … … … … … … H-4.15 Pin 356 - 1 2 30.000 5 75.000 5 0 5 75.000 H-4.16 Mê gôm Nhật K 3165 2 2.293.334 3 3.440.001 3 0 3 3.440.001 ... ... Cộng (VNĐ) 58.358.364 672.538.008 672.538.008 Tỷ giá ngoại tệ 16.041 16.041 16.041 Cộng (USD) 3.638,075 41.926,190 41.926,190 2.2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn NVL trên các TK, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị, qua đó phản ánh được sự biến động của toàn bộ vật tư. Về TK sử dụng, Công ty sử dụng TK 152 để hạch toán kế toán NVL. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các TK khác như 151, 3312,… Chi tiết các TK này đã được nêu chi tiết ở mục 1.6 – Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty VINECO. Từ phiếu nhập kho, tờ khai hải quan kế toán, hóa đơn của người bán, kế toán vào Bảng kê chứng từ nhập vật liệu theo các chỉ tiêu mã chứng từ, số hiệu chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải, tiền NVL và tiền TNK. Số tiền TNK trên bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL được đem ra so sánh với TNK trên bảng kê chứng từ nhập NVL để kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán và thương mại. Sai sót thường hay xảy ra ở công ty: - Phòng Thương mại khai nhầm tỷ suất TNK. - Phòng Kế toán vào nhầm tỷ giá ngoại tệ. Nhìn vào Bảng kê chứng từ nhập vật liệu, kế toán nhập phiếu nhập kho vào phần mền kế toán theo những thông tin mã chứng từ, mã kho, thành tiền (tiền NVL và tiền TNK), Nợ, Có TK... Cuối tháng, căn cứ vào số liệu của các phiếu xuất kho trong bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL, kế toán lập Bảng kê chứng từ xuất vật liệu. Căn cứ vào số liệu trên Bảng kê chứng từ xuất vật liệu kế toán tiến hành cập nhật phiếu xuất kho trong phần mền kế toán về mã chứng từ, mã dự án, thành tiền (tiền NVL và tiền TNK), lý do xuất, Nợ, Có TK... theo từng phiếu xuất kho. Cuối tháng, dựa trên bảng kê chứng từ xuất vật liệu kế toán tiến hành thống kê chi phí NVL chính phát sinh trong tháng cho các dự án và lập Bảng tổng hợp chi phí NVLC (Biểu số 2.17) trong tháng đó. Số liệu của bảng tổng hợp này được dùng để xác định tỷ lệ phân bổ chi phí thu mua NVL và lập báo cáo chi phí cho các dự án đã hoàn thành. Biểu 2.17: Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu chính BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 2 năm 2008 ĐVT: VNĐ TT Dự án TK 1521 TK 15241 Tổng cộng 1 - Hà Nội 16,6KL 1.526.746.620 49.661.910 1.576.408.530 2 - Bình Định FA2 9,1KL 931.394.340 30.217.335 961.611.675 .... .... .... Cộng 3.343.819.944 90.589.158,33 3.344.409.102 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Kế toán tập hợp được chi phí thu mua NVL từ các hoá đơn, giấy đòi nợ của nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi cập nhật các chứng từ vào phần mền kế toán, máy tính sẽ tự động lên sổ nhật ký chung, các sổ cái TK 1521, 15241, 1522, 15242, 152, … Sơ đồ phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến NVL như sau: Sơ đồ 2.05: Sơ đồ phương pháp hạch toán NVL tại Công ty VINECO TK 154_Dự án X TK 154_chung TK 331, 111, 112... Chi phí thu mua NVL phân bổ cho dự án Chi phí thu mua NVL TK 1511 TK 1521 TK 621_Dự án X Kết chuyển CPNVLC NVLC đi đường về nhập kho NVLC đi đường CPNVLC Xuất trả trích trước CPNVLC TK 3357 TK 1522 Trích trước NVLC Mua NVLC nhập kho TK 627 NVLP đi đường NVLP đi đường về nhập kho TK 1512 TK 3333 CPNVLP xuất hàng tháng Mua NVLP nhập kho CPSXC phân bổ cho dự án X TK 15242 TK 15142 TNK phải nộp của NVLP đang đi đường TNK của NVLP về nhập kho TNK của NVLP tính cho 6 tháng TK 15141 TNK của NVLC xuất dùng cho dự án X TK 15241 TNK phải nộp của NVLC đang đi đường TNK của NVLP về nhập kho TK 3357 Xuất trả trích trước CPNVLC Trích trước TNK của NVLC Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh lên Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.18) theo thứ tự thời gian. Biểu 2.18: Nhật ký chung NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái STT dòng SH TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có A B C D E G H 1 2 … … … … … … … … … 16/02 10115 15/02 Xuất NVLC cho SX 621 1521 439.588.128 439.588.128 … … … … … … … … … 22/02 08-182 21/02 Nhập kho NVLP 1522 1331 3312 36.524.000 1.826.200 38.350.200 … … … … … … … … … 26/02 08-184 25/02 Nhập kho NVLC 1521 3312 569.673.465 569.673.465 26/02 08-184 25/02 TNK của NVLC 15241 3333 17.576.883,9 17.576.883,9 26/02 08-184 25/02 Thuế GTGT của NVLC 1331 33312 58.725.034,9 58.725.034,9 … … … … … … … … … Cộng sang trang 121.487.156.158 121.487.156.158 Từ Nhật ký chung, số liệu sẽ được chuyển sổ sang Sổ cái. Mỗi bút toán trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái ít nhất cho hai tài khoản liên quan. Các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất NVL sẽ được chuyển vào sổ cái các TK 1521, 15241, 1522, 15242, … Biểu 2.19: Sổ cái chi tiết TK 1521 SỔ CÁI CHI TIẾT THEO TỪNG TÀI KHOẢN Năm 2008 TK: 1521- NVL chính ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SH TK đối ứng Số tiền SH NT Trang số STT dòng Nợ Có -Số dư cuối tháng 01 -Số PS trong tháng 02 3.058.458.463 … … … … … … … … … 16 /02 10115 15 /02 Xuất NVLC cho SX 621 439.588.128 … … … … … … … … … 26 /02 08-184 25 /02 Nhập kho NVLC 3312 569.673.465 … … … … … … … … … -Cộng số PS tháng 02 -Số dư cuối tháng 02 -Cộng lũy kế từ đầu quý 2.258.090.651 1.972.729.170 3.343.819.944 Người lập Kế toán trưởng Biểu 2.20: Sổ cái chi tiết TK 15241 SỔ CÁI CHI TIẾT THEO TỪNG TÀI KHOẢN Năm 2008 TK: 15241- Thuế nhập khẩu NVL chính ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SH TK đối ứng Số tiền SH NT Trang số STT dòng Nợ Có -Số dư cuối tháng 01 -Số PS trong tháng 02 110.044.659,24 … … … … … … … … … 26 /02 08-184 25 /02 TNK của NVLC nhập khẩu 3333 17.576.883,9 … … … … … … … … … -Cộng số PS tháng 02 -Số dư cuối tháng 02 -Cộng lũy kế từ đầu quý 46.465.951,05 65.921.451,96 90.589.158,33 Người lập Kế toán trưởng Biểu 2.21: Sổ cái chi tiết TK 1522 SỔ CÁI CHI TIẾT THEO TỪNG TÀI KHOẢN Năm 2008 TK: 1522- NVL phụ ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SH TK đối ứng Số tiền SH NT Trang số STT dòng Nợ Có -Số dư cuối tháng 01 -Số PS trong tháng 02 428.741.360 … … … … … … … … … 22 /02 08-182 21 /02 Nhập kho NVLP 3312 36.524.000 … … … … … … … … … -Cộng số PS tháng 02 -Số dư cuối tháng 02 -Cộng lũy kế từ đầu quý 247.581.300 341.891.680 334.430.980 Người lập Kế toán trưởng Trong thực tế, NVLP của Công ty đều mua từ nguồn hàng trong nước nên rất hiếm khi phát sinh TNK của NVLP. Các số liệu được tổng hợp từ sổ cái chi tiết các TK 1521, 15241, 1522, 15242 vào Sổ cái TK 152. Trên sổ cái TK 152 phản ánh số liệu tổng hợp, chung nhất về tình hình NVL tại đơn vị. Biểu 2.22: Sổ cái TK 152 SỔ CÁI Năm 2008 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SH TK đối ứng Số tiền SH NT Trang số STT dòng Nợ Có -Số dư cuối tháng 01 -Số PS trong tháng 02 3.597.244.482 … … … … … … … … … 16 /02 10115 15 /02 Xuất NVLC cho SX 621 439.588.128 … … … … … … … … … 22 /02 08-182 21 /02 Nhập kho NVLP 3312 36.524.000 … … … … … … … … … 26 /02 08-184 25 /02 Nhập kho NVLC NK 3312 3333 569.673.465 17.576.883,9 … … … … … … … … … -Cộng số PS tháng 02 -Số dư cuối tháng 02 -Cộng lũy kế từ đầu quý 2.552.137.902 2.380.542.302 3.768.840.082 Người lập Kế toán trưởng CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VINECO 3.1. Đánh giá khái quát về tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty VINECO Từ khi thành lập đến nay, trải qua nhiều khó khăn, Công ty VINECO đã dần khẳng định được vị trí của mình và đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Để có được kết quả như vậy là do Công ty đã có chiến lược kinh doanh phù hợp, Công ty đặc biệt chú trọng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như không ngừng cải tiến công nghệ để có được những sản phẩm có chất lượng cao, đồng thời Công ty có những định hướng đúng đắn trong việc sắp xếp, tổ chức, quản lý, đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ lao động, làm cho đội ngũ lao động của Công ty vừa đảm bảo chuyên môn công tác vừa gắn bó và cống hiến hết mình cho lợi ích chung của Công ty. Công ty VINECO với đặc điểm được hình thành do liên doanh giữa hai phía: VNPT của Việt Nam và NEC của Nhật Bản nên vừa tiếp thu, áp dụng được công nghệ hiện đại, kinh nghiệm quản lý tiên tiến của Nhật Bản, vừa có được sự hỗ trợ từ phía Việt Nam trong quá trình kinh doanh và quản lý để phù hợp với các điều kiện về môi trường kinh doanh, tính chất, trình độ lao động của Việt Nam. Bộ máy quản lý điều hành của công ty với những thành viên có trình độ cao, sáng tạo, nhạy bén và có nhiệt huyết cùng tinh thần trách nhiệm với công việc, được tổ chức hợp lý với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đáp ứng được các yêu cầu của quản lý, đảm bảo kiểm soát chật chẽ tài sản của Công ty đồng thời hoạt động hiệu quả của bộ máy chính là yếu tố quyết định dẫn đến thành công của Công ty trong quá trình hoạt động những năm vừa qua. 3.2. Đánh giá khái quát tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty VINECO 3.2.1. Ưu điểm, thuận lợi Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, thiết kế khoa học, hợp lý thích ứng với yêu cầu công việc và đặc điểm hoạt động của công ty. Đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương xứng, làm việc có tinh thần trách nhiệm và luôn phối hợp ăn ý với nhau để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Do đó, công tác hạch toán kế toán nói chung tại công ty được tiến hành nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và luôn có những cải biến đáp ứng được các yêu cầu mới của công việc. Từng phần hành kế toán được phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của từng người, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán của phòng phát huy năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Tuy có các nhân viên trong phòng đảm nhiệm từ hai phần hành trở lên song nguyên tắc bất kiêm nhiệm vẫn được đảm bảo bằng việc tách riêng người phê chuẩn, thực hiện và ghi chép. Điều này vừa tiết kiệm được chi phí về nhân sự song vẫn đảm bảo tạo sự kiểm soát lẫn nhau khá chặt chẽ trong quá trình thực hiện công việc kế toán, giảm thiểu những sai sót, gian lận có thể xảy ra. Phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty đảm bảo các dữ liệu ban đầu được cập nhật kịp thời, chính xác và đảm bảo sự luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ. Từ khi thành lập tới nay, Công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao phương pháp và tổ chức công tác hạch toán kế toán nhằm đạt hiệu quả cao nhất đồng thời tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành. Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh Luật kế toán Việt Nam, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ban hành, chế độ và các chuẩn mực kế toán hiện hành, tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi cũng như lý luận cơ bản của lý thuyết hạch toán kế toán. Đồng thời, công tác hạch toán kế toán của công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao về phương pháp hạch toán kế toán và tổ chức hạch toán kế toán. Về tổ chức công tác kế toán: Nhìn chung Công ty đã áp dụng đúng chế độ kế toán doanh nghiệp banh hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc Ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp mới ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính, và các nghị định, thông tư hướng dẫn về quản lý tài chính trong các doanh nghiệp. Các chứng từ mang tính chất bắt buộc của công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu quy định và các chứng từ đều được lập, ghi chép, luân chuyển đúng chế độ. Hệ thống tài khoản sử dụng về cơ bản đã thống nhất với hệ thống tài khoản theo Quyết định 15 và được chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý ở đơn vị. Các báo cáo tài chính luôn được lập đầy đủ, kịp thời và chính xác. Về phương pháp hạch toán kế toán: Nhìn một cách tổng thể, đơn vị đã áp dụng và tuân thủ theo quyết định 15 và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Công ty VINECO sử dụng phần mềm kế toán EFFECT trong quá trình hạch toán kế toán với nhiều tiện ích đem lại do đó, công tác kế toán được thực hiện hiệu quả, chính xác và nhanh hơn kế toán thủ công rất nhiều. Đồng thời, phần mềm kế toán EFFECT luôn được điều chỉnh, cập nhật để đảm bảo phương pháp kế toán theo đúng chế độ kế toán mới ban hành. Việc hạch toán kế toán tập trung giúp công ty có khả năng nắm bắt tình hình về sản xuất kinh doanh một cách chung nhất từ đó những thông tin phản ánh một cách tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cả hai bộ phận kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị đều được chú trọng đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhiều mặt phục vụ nhu cầu về thông tin cho các đối tượng khác nhau. 3.2.2. Nhược điểm, khó khăn Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi kể trên, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty VINECO còn có khó khăn sau: Trong thời gian tới, Công ty sẽ có những định hướng mới về sản phẩm, dịch vụ cung cấp, do đó, việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đang đứng trước thách thức đổi mới, cải cách để phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện mới. Bởi khi sản phẩm, dịch vụ cung cấp thay đổi, thì đồng thời với quá trình đó yêu cầu, tính chất quản lý cũng thay đổi. Như vậy việc tổ chức lại công tác kế toán của đơn vị là điều tất yếu xảy ra nhằm đảm bảo các thông tin kế toán cung cấp cũng phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý trong môi trường kinh doanh mới. Giai đoạn đổi mới là một thời kỳ khá nhạy cảm đối với hoạt động của Công ty vì khi đổi mới, những khó khăn gặp phải là tất yếu, khả năng lợi nhuận giảm sút là khá cao. Yêu cầu đặt ra là các thông tin kế toán vừa phải phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty song phải làm sao để vẫn giữ được niềm tin của khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, người lao động… đối với sự phát triển bền vững của Công ty. Nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO 3.3.1. Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Ưu điểm: Về phân loại NVL: Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại. Do NVL của Công ty rất nhiều, đa dạng nên việc phân loại như vậy là rất hợp lý, giúp cho việc quản lý NVL được dễ dàng, khoa học. Công ty đã xây dựng được sổ danh điểm NVL thống nhất trong nội bộ đơn vị tạo điều kiện cho việc quản lý NVL một cách nhất quán trong toàn Công ty. Về việc thu mua NVL: Số lượng, chủng loại, quy cách NVL, thời gian nhập mua NVL trong từng tháng đều được lập sẵn kế hoạch một cách cụ thể chi tiết bởi Phòng Kế hoạch. Việc lên kế hoạch trước như vậy vừa đảm bảo cho Công ty có thể chuẩn bị về mặt tài chính, vốn vừa đảm bảo cho việc thu mua NVL diễn ra thuận lợi, số lượng, chất lượng NVL thu mua đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Đồng thời việc lên kế hoạch trước như vậy còn đặc biệt quan trọng đối với Công ty khi mà 95% giá trị NVL của Công ty mua từ thị trường nước ngoài cần phải ký hợp đồng và đặt hàng trước khi nhận được NVL tối thiểu là ba tháng. Nguồn cung cấp NVLC của Công ty chủ yếu là từ phía Tập đoàn NEC (Nhật Bản) nên ổn định và có sự đảm bảo khá chắc chắn về chất lượng. Về một số NVLC và NVLP nhập mua từ thị trường Việt Nam, đây là những hàng hóa phổ biến trên thị trường nên nguồn cung cấp khá nhiều, không gây khó khăn cho Công ty. Vì vậy, có thể nói, nguồn cung cấp NVL của VINECO rất ổn định, không có khả năng gây gián đoạn cho sản xuất. Đối với hàng nhập khẩu, VINECO thuê một Công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực đại lý làm thủ thủ thục hải quan, và vận chuyển - Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long với nhiệm vụ làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng, sân bay Nội Bài về kho Công ty. Việc này giảm bớt được công việc cho nhân viên Công ty và giúp cho việc thông quan, vận chuyển hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tất cả NVL trước khi nhập kho đều được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo NVL nhập mua đúng với yêu cầu đặt mua, đáp ứng tốt yêu cầu của sản xuất. Về việc bảo quản NVL: NVL được bảo quản trong kho Công ty với những điều kiện phù hợp nhất, đúng với các tiêu chuẩn về bảo quản đồ linh kiện điện tử đảm bảo chất lượng NVL không bị giảm sút trong quá trình bảo quản. Nhân viên quản lý kho được chọn lựa là người có trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức giúp cho việc bảo quản NVL một cách chặt chẽ, tránh thất thoát NVL cho Công ty. Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu chính thường xuyên theo tháng, nguyên vật liệu phụ theo định kỳ sáu tháng một lần cho thấy sự quản lý và bảo quản NVL của công ty rất chặt chẽ. Về việc dự trữ NVL: Công ty đã xây dựng các định mức dự trữ cho NVL phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo NVL tồn kho không quá lớn gây ứ đọng vốn, đồng thời không quá ít gây ra thiếu NVL làm gián đoạn quá trình sản xuất, giảm năng suất sản xuất, lãng phí nguồn lực. Về việc sử dụng NVL: Căn cứ trên định mức chi phí NVL của Tập đoàn NEC và kinh nghiệm trong 10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, VINECO đã xây dựng định mức chi phí NVL khá chính xác. Đây là căn cứ cho việc lên kế hoạch nhập, xuất NVL. Số lượng, chủng loại NVL, thời gian xuất NVL cho từng dự án đều được lập kế hoạch cụ thể từ trước trong từng tháng. Đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên của Công ty đều có đủ trình độ, kinh nghiệm sử dụng những công nghệ sản xuất hiện có, đảm bảo cho việc sử dụng NVL tiết kiệm và hiệu quả. Sau mỗi dự án hoàn thành, Công ty đều lập bảng tổng hợp so sánh CPNVL thực tế và CPNVL theo kế hoạch, định mức. Như vậy, Công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng NVL cho DA hoàn thành chênh lệch so với kế hoạch đã lập dựa trên các định mức CPNVL là bao nhiêu. Nếu sự chênh lệch này quá lớn, đơn vị sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp xử lý thích hợp: Quy trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận làm thất thoát, hỏng… NVL; điều chỉnh lại định mức CPNVL… Điều này góp phần vào việc quản lý chặt chẽ về NVL đồng thời đem lại những thông tin phản hổi về quá trình sử dụng NVL giúp cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả sử dụng NVL và rút ra những kinh nghiệm quản lý. Nhược điểm, tồn tại: Về phân loại NVL: VINECO phân loại NVL thành: NVL chính và NVL phụ. Trong đó, NVLC lại được phân thành nhiều nhóm: nhóm A, B, C,… Tuy nhiên, có những nhóm NVL như nhóm A có số lượng loại NVL rất lớn – 557 loại, Công ty đã đặt hệ thống mã vật tư theo thứ tự từ A1 đến A557 cho 557 loại vật tư đó, trong đó có những NVL có quy cách khác nhau. Trong khi đó, nhóm A có thể phân nhỏ hơn thành những nhóm vật tư tương đồng về các thông số kỹ thuật, quy cách vật tư. Việc đặt mã như vậy vô hình chung đã gây ra khó khăn trong quản lý nhóm NVL này. Về việc sử dụng NVL: Hiện nay, VINECO không thực hiện việc phân tích tình hình sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính sau các kỳ hoạt động. Tuy đây không phải là một hoạt động bắt buộc nhưng kết quả quá trình phân tích sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý NVL tại Công ty. Vấn đề sử dụng NVL luôn được sử dụng đúng mục đích và đảm bảo hiệu quả sử dụng trong quá trình sản xuất. Song việc có phế liệu trong quá trình sản xuất là không thể tránh khỏi. Tuy lượng phế liệu này có giá trị không lớn song việc quản lý lượng phế liệu này lại hoàn toàn không được quan tâm. Điều này có thể gây những thất thoát không đáng có cho Công ty. 3.3.2. Đánh giá tình hình hạch toán nguyên vật liệu Ưu điểm: Hạch toán NVL của Công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo của công ty. Về lập và luân chuyển chứng từ: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong các quá trình thu mua, sử dụng, kiểm kê… được thực hiện theo đúng quy định đảm bảo theo đúng các thủ tục và có đầy đủ sự phê duyệt cần thiết. Việc lập phiếu xuất kho được căn cứ trên chỉ thị xuất kho đã được Phòng Kế hoạch phê duyệt dựa trên kế hoạch sản xuất và quá trình sản xuất thực tế. Điều này đã giúp sản xuất tránh tình trạng tồn NVL ở phân xưởng quá nhiều dễ gây thất thoát, hỏng hóc, đảm bảo kiểm soát việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm NVL. Trong mỗi lần xuất NVL có thể có số lượng xuất ra lớn và cho nhiều dự án, nhưng phòng kế hoạch đã lập nhiều phiếu xuất kho và mỗi phiếu xuất kho được lập cho từng dự án tạo thuận lợi cho việc phản ánh chi phí NVL vào Tài khoản 621- chi tiết dự án. Về tài khoản sử dụng: Công ty đã mở những tài khoản chi tiết cấp hai và cấp 3 như 1521, 15241, 1522 và 15242 để tiến hành theo dõi chi tiết các hàng tồn kho tạo điều kiện cho việc quản lý NVL chặt chẽ. Về ghi sổ, lập báo cáo: Việc lập sổ sách được thực hiện theo hình thức nhật ký chung rất phù hợp với công tác kế toán máy cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản, phản ánh đầy đủ chính xác theo chế độ. Các sổ sách, báo cáo sử dụng tại đơn vị tuân thủ theo đúng mẫu biểu của chế độ kế toán hiện hành. Về phương pháp hạch toán NVL: Kế toán hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời trên các mặt dự trữ và cung ứng NVL, tạo sự quản lý chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị. Đa số NVL phụ có giá trị nhỏ, xuất kho nhiều lần, nên việc ước tính chi phí NVL phụ hàng tháng tương đối chính xác đã giúp kế toán đảm bảo phản ánh hợp lý chi phí NVL phụ và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ: Hoạt động thu mua NVL chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài, nên công ty thường xuyên phải sử dụng đến ngoại tệ để giao dịch, công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép khoản phải trả nhà cung cấp nhằm đảm bảo tính chính xác. Việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá công ty thực hiện hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực số 10 "Ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá hối đoái"như sau: - Chênh lệch tỷ giá của những khoản tiền tệ phát sinh trong kỳ kế toán được hạch toán vào chi phí và doanh thu hoạt động tài chính. - Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục tiền tệ cuối kỳ được hạch toán vào tài khoản 413 ‘‘Chênh lệch tỷ giá’’ Nhược điểm, tồn tại: Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác hạch toán kế toán NVL tại công ty còn một số điểm hạn chế như sau: Về phương pháp tính giá NVL nhập kho: Phương pháp tính giá NVL nhập kho của Công ty có điểm chưa đúng so với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Cụ thể như sau: Chi phí thu mua NVL (bao gồm: Chi phí vận chuyển, đóng gói, lưu kho, bảo hiểm…) không được tính vào giá thực tế nhập kho của NVL mà được tập hợp trên TK 154_chung, sau đó phân bổ cho từng dự án theo tiêu thức NVLC. Trong khi đó theo Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” quy định ở điểm 05 và 06 như sau: “Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.” “Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.” Điều đó có nghĩa là: Chi phí thu mua NVL là một bộ phận cấu thành giá thực tế nhập kho của NVL. Ở điểm này, VINECO đã tính giá thực tế NVL nhập kho sai so với chế độ làm cho giá trị NVL nhập kho thấp hơn so với chi phí thực tế Công ty bỏ ra để có được NVL dẫn đến việc phản ánh sai thông tin về NVL. Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Công ty hiện đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVLC xuất kho. Như vậy, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị xuất kho của NVLC nên tại thời điểm trong tháng công ty không có số liệu giá trị NVL xuất kho và tồn kho. Thêm vào đó, số lượng chủng loại NVL nhiều, nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nên khối lượng công tác kế toán NVL cuối tháng rất lớn. Do đó, đôi khi các số liệu về hàng tồn kho không có kịp thời làm chậm việc lập báo cáo kế toán hàng tháng của doanh nghiệp. Về cách xử lý thuế NK của NVL: Cách xử lý TNK của NVL tại VINECO là không hợp lý. Khi nhập NVL về, TNK của NVL được tính vào giá trị thực tế nhập kho của NVL song lại được theo dõi riêng ở TK 1524 – Thuế NK NVL (Chi tiết cho NVLC và NVLP). Sau đó, khi xuất NVL cho sản xuất, TNK của NVL được kế toán xử lý như sau: Đối với NVLC: Trong khi tiền NVL (chưa TNK) của NVLC được định khoản ghi Nợ TK 621_chi tiết DA, sau đó mới được kết chuyển vào TK 154_chi tiết DA thì TNK của NVLC xuất dùng được ghi thẳng vào TK 154_chi tiết DA. Đối với NVLP: Trong khi tiền NVL (chưa TNK) hàng tháng của NVLP được định khoản ghi Nợ TK 627, sau đó được phân bổ vào TK 154_chi tiết DA thì TNK của NVLP xuất dùng cứ 6 tháng một lần mới được ghi vào Nợ TK 627, sau đó được phân bổ vào Nợ TK 154_chi tiết DA theo tiêu thức NVLP xuất dùng. Việc hạch toán như vậy gây ra sự phức tạp không cần thiết đồng thời làm cho việc theo dõi CPNVL trên sổ tổng hợp trở nên khó khăn. Khi nhập khẩu NVL, kế toán phải tách riêng TNK của vật liệu. Khi xuất dùng NVLC, kế toán vừa phải xuất giá NVLC (chưa TNK), vừa phải xuất TNK tương ứng. Khi xuất dùng NVLP hàng tháng, kế toán không ghi nhận ngay TNK của NVLP vào chi phí SX mà 6 tháng mới ghi nhận chi phí này một lần, sau đó phân bổ cho từng DA. Về việc quản lý chứng từ: Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Thương mại, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ trong khi lượng chứng từ phát sinh là rất lớn. Điều này có thể dẫn đến việc mất, thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai kéo theo những sự ảnh hưởng dây chuyền khác. Về việc xử lý NVL mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường): Công ty sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để theo dõi NVL mua đã có hóa đơn nhưng chưa về nhập kho song việc theo dõi này chi được thực hiện vào tháng 12 và tháng 1 để phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho trong Bảng cân đối kế toán cuối năm nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Ở những tháng khác trong năm, với những lô hàng đã có bộ chứng từ hàng hóa, đã có giấy báo hàng đã về cảng nhưng hàng chưa về kho công ty vào cuối tháng, kế toán không phản ánh ngay lô hàng này vào TK 151 - Hàng mua đang đi đường của tháng đó mà chờ tới khi hàng về vào tháng sau kế toán mới phản ánh giá trị NVL nhập kho vào TK 152. Như vậy, thông tin về NVL mua đang đi trên đường không được phản ánh làm sai lệch thông tin kế toán. Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn: Trong một số trường hợp, VINECO mua NVL từ thị trường trong nước, hàng nhập mua đã về kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không phản ánh lên sổ sách mà đợi tới khi nhận được hóa đơn mới ghi nhận giá trị NVL nhập mua. Việc này làm cho thông tin kế toán phản ánh không chính xác tình hình NVL tại kho, tạo ra sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và số liệu ở kho. Về sổ sách kế toán sử dụng: Công ty không có sổ chi tiết cho từng loại NVL để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Trong khi đó việc đối chiếu giữa báo cáo tồn kho của thủ kho với bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL của kế toán về số lượng tổng nhập, tổng xuất của từng loại NVL. Điều này dẫn đến việc kiểm kê, so sánh giữa số liệu kế toán và số liệu của thủ kho cung cấp là rất khó khăn. Bình thường cả quý hoặc cả năm nhân viên kế toán mới in sổ cái một lần. Việc này làm cho việc so sánh đối chiếu số liệu không được thực hiện thường xuyên. Về việc kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một DA: Khi công ty đã xuất thiết bị được lắp ráp tại nhà máy đi cho khách hàng, chỉ còn thiếu một số NVL lắp đặt mà trong kho không có để gửi kèm đi (thiết bị lắp đặt cần có này đang được đặt mua hàng hoặc đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về), kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một dự án để phù hợp với doanh thu của dự án đã được ghi nhận theo bút toán: Nợ TK 154 – Dự án X Giá trị NVL lắp đặt còn thiếu Có TK 3357 Sau khi NVL sẵn sàng và được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt, kế toán NVL lại ghi nhận số NVL này đã nhập kho đồng thời xuất kho ghi giảm chi phí trích trước luôn và ghi lưu ý là không tính lô này trong cách tính giá bình quân cả kỳ dự trữ. Điều này không đúng nguyên tắc kế toán vì thực tế NVL không nhập kho mà được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt. 3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO Sau quá trình tìm hiểu, đánh giá về công tác hạch toán NVL tại đơn vị thực tập, em nhận thấy việc hạch toán NVL còn có những tồn tại, hạn chế nhất định như đã nêu và phân tích ở trên. Dưới đây là một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty VINECO: Thứ nhất: Về việc phân loại NVL Doanh nghiệp nên chia nhỏ các nhóm vật tư theo các thông số, quy cách vật tư, công dụng kinh tế - kỹ thuật để dễ quản lý hơn. Ví dụ: Đối với nhóm vật tư A, ta có thể chia ra thành các nhóm nhỏ hơn như : A.1 – nhóm Bảng mạch sau, A.2 - Thiết bị kết nối,... Trong mỗi nhóm này, ta đánh mã số lần lượt cho các vật liệu chi tiết để quản lý vật tư. Nếu thay đổi, Công ty cần xây dựng lại sổ danh điểm mã vật tư thống nhất trong nội bộ Công ty để đảm bảo sự quản lý NVL một cách thống nhất. Thứ hai: Về việc sử dụng NVL Để nắm được hiệu quả sử dụng NVL và có các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty nên tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL chứ không nên chỉ dừng lại ở việc so sánh giản đơn CPNVL thực tế phát sinh với CPNVL dự tính theo kế hoạch. Cụ thể như sau : Sau một năm tài chính, kế toán nên phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính, so sánh việc sử dụng NVL giữa các năm, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng NVL từ đó sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Ví dụ: Ta có thể phân tích tình hình sử dụng NVL qua một số chỉ tiêu qua các năm như: - Chênh lệch giá trị NVL tồn kho giữa các kỳ - Hệ số quay kho NVL: Hệ số quay kho NVL = Tổng CPNVL Giá trị NVL bình quân Trong đó: Giá trị NVL bình quân = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL tồn cuối kỳ 2 Hệ số này cho biết trong kỳ kinh doanh NVL quay được bao nhiêu vòng và càng cao càng chứng tỏ NVL vận động nhanh, góp phần tăng doanh thu. - Sức sản xuất của NVL: Sức sản xuất của NVL = Tổng doanh thu Tổng CPNVL Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ sức sản xuất của NVL càng cao, tạo được doanh thu lớn. - Sức sinh lời của NVL: Sức sinh lời của NVL = Tổng lợi nhuận sau thuế Tổng chi phí nguyên vật liệu Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ sức sinh lời của NVL càng cao, tạo được lợi nhuận lớn. - Tỷ trọng CPNVL trong tổng chi phí giá thành: Tỷ trọng CPNVL trong tổng chi phí giá thành = Tổng chi phí NVL x 100 Tổng chi phí giá thành Chi phí này cho biết cơ cấu, tỷ trọng của CPNVL trong tổng chi phí giá thành. Công ty cần dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất của mình để điều chỉnh chỉ tiêu này cho phù hợp. Đối với phế liệu trong quá trình sản xuất, Công ty nên có những biện pháp thu hồi, và quản lý chặt chẽ hơn. Phế liệu có thể thu hồi tái sử dụng cho quá trình sản xuất, đơn vị nên nhập kho. Phế liệu không thể tái sử dụng, Công ty có thể thanh lý. Đồng thời, Công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau để đảm bảo tiết kiệm NVL trong khâu sản xuất: - Nâng cao tay nghề cho người lao động - Nâng cao tinh thần làm việc, kỷ luật nghiêm túc - Tổ chức sản xuất nhịp nhàng nhằm giảm thời gian NVL nằm trong quá trình sản xuất để tăng tốc độ quay kho của NVL, tiết kiệm nguồn vốn lưu động. - Thường xuyên xem xét việc thực hiện định mức chi phí NVL Thứ ba: Về phương pháp tính giá NVL nhập kho Kế toán nên tính giá thực tế NVL nhập kho theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Nghĩa là: chi phí thu mua NVL nên tính vào giá trị thực tế của NVL nhập kho. Khi đó, giá trị thực tế của NVL nhập kho được tính như sau : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + TNK (nếu có) + Chi phí thu mua Thứ tư: Về phương pháp tính giá NVLC xuất kho Để giảm bớt công việc của kế toán vào cuối tháng đồng thời có được những thông tin cập nhật về NVL, Công ty nên tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Do VINECO chủ yếu nhập khẩu NVL nên số lượng các lần nhập hàng không nhiều, phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập sẽ cung cấp ngay cho kế toán những thông tin cập nhật về giá trị NVL xuất, tồn kho. Các công thức tính giá từng loại NVL xuất kho như sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập NVLi (USD/VNĐ) = Tổng giá trị NVLi tồn sau lần nhập Số lượng NVLi tồn sau lần nhập Giá trị NVLi xuất kho (USD/VNĐ) = Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập NVLi (USD/VNĐ) x Số lượng NVLi xuất kho Thứ năm: Về cách xử lý TNK của NVL Việc hạch toán phức tạp TNK của NVL như hiện tại ở Công ty là không cần thiết. Kế toán nên ghi nhận ngay TNK của NVL nhập khẩu vào giá trị thực tế nhập kho của NVL mà không cần phải tách và theo dõi riêng TNK trên TK 1524 – Thuế NK NVL. Điều đó có nghĩa là, TK 1521 – NVLC và TK 1522 – NVLP theo dõi giá trị thực tế nhập kho NVL đã bao gồm giá mua, TNK và chi phí thu mua của NVL. Khi làm như vậy, công việc của kế toán sẽ giảm đi rất nhiều, đồng thời cách xử lý như trên là phù hợp với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Thứ sáu: Về việc quản lý chứng từ Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Thương mại, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán nên được lập Bảng kê giao nhận chứng từ để mỗi khi nhận hay cho ai mượn chứng từ, kế toán ghi chép vào bảng này để đảm bảo quản lý chặt chẽ chứng từ hơn tránh việc mất, thất lạc chứng từ. Thứ bảy: Về việc xử lý NVL mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường) Để thông tin kế toán phản ánh chính xác về giá trị hàng tồn kho cuối mỗi tháng thì kế toán nên tuân thủ cách hạch toán TK 151 và sử dụng TK 151 trong tất cả các tháng trong năm chứ không chỉ sử dụng vào tháng 12 và tháng 1. Cụ thể: Trong trường hợp đơn vị nhận được hoá đơn của người bán và thông báo hàng về tới cảng nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán lưu hoá đơn này vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu kế toán ghi Nợ TK 152. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho thì căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường vào TK 151 để tiếp tục theo dõi trong tháng sau. Khi hàng về nhập kho hoặc xuất ngay cho sản xuất,… kế toán ghi nhận theo bút toán: Nợ TK 1521, 1522, 621… Có TK 151 Giá trị thực tế NVL đi đường về nhập kho, xuất ngay cho sản xuất,… Thứ tám: Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn Trong trường hợp NVL đã nhập kho mà đơn vị chưa nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán nên sử dụng giá tạm tính để ghi chép vào sổ sách kế toán: Nợ TK 1521, 1522 Giá tạm tính Có TK 3312 Khi nhận được hoá đơn mua hàng, căn cứ vào giá mua và thuế trên hoá đơn kế toán ghi bút toán điều chỉnh: - Nếu giá mua > giá tạm tính. Kế toán ghi định khoản bổ sung: Nợ TK 1521, 1522 : Giá mua - Giá tạm tính Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3312 : Tổng số tiền phải thanh toán - Giá tạm tính Nếu giá mua < giá tạm tính. Kế toán điều chỉnh giảm NVL nhập kho: Nợ TK 1521/1522 : (Giá tạm tính – Giá mua) Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3312 : Tổng số tiền phải thanh toán – Giá tạm tính Thứ chín: Về sổ sách kế toán sử dụng Công ty nên lập sổ chi tiết cho từng loại NVL để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL được chặt chẽ. Song vì số lượng NVL của VINECO rất lớn nên việc lập sổ chi tiết cho từng loại NVL là một công việc khó có thể thực hiện. Theo em, kế toán nên lập sổ chi tiết chung cho từng nhóm NVL nhỏ có quy cách, thông số kỹ thuật tương đồng nhau để theo dõi tình hình NVL và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Ngoài ra, kế toán nên in sổ cái các tài khoản ra giấy một cách thường xuyên hơn để đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước và tạo thuận lợi cho việc so sánh, đối chiếu các số liệu kế toán. Thứ mười: Về việc kế toán chi phí, giá thành trích trước CPNVL cho DA: Trong trường hợp kế toán chi phí, giá thành trích trước CPNVL cho một dự án (ghi Có TK 3357) để phù hợp với doanh thu của dự án đã được ghi nhận và phục vụ cho việc phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng như tính hiệu quả của dự án. Sau khi NVL mà đơn vị đã đặt mua để chuyển thẳng tới nơi lắp đặt (NVL này có thể là hàng mua đang đi đường kỳ trước, đang trên đường chuyển thẳng tới nơi lắp đặt hoặc là hàng mua trong kỳ đang trên đường chuyển thẳng tới nơi lắp đặt không qua kho), kế toán NVL không được ghi nhận số NVL này đã nhập kho đồng thời xuất kho ghi giảm chi phí trích trước luôn đồng thời ghi lưu ý không tính lô NVL này trong cách tính giá xuất kho NVL. Trong trường hợp này, kế toán nên sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường (nếu NVL chuyển thẳng tới nơi lắp đặt là NVL đi đường của tháng trước) hoặc ghi giảm trực tiếp chi phí trích trước trên TK 3357 (nếu NVL được mua và chuyển tới nơi lắp đặt ngay trong tháng) thay vì dùng tài khoản 152. Kế toán ghi các bút toán như sau: - Nếu NVL chuyển thẳng tới nơi lắp đặt là NVL đi đường của tháng trước: 1. Cuối tháng trước, khi NVL đang đi đường chưa về nhập kho: Nợ TK 1511 (đã bao gồm TNK, nếu có) Có TK 3312 Có TK 3333 2. Khi NVL được đưa tới nơi lắp đặt: Nợ TK 3357 Có TK 1511 - Nếu NVL mua trong tháng và chuyển ngay tới nơi lắp đặt: Nợ TK 3357 Có TK 3312 Ngoài ra, Công ty nên cập nhật tình hình sản xuất trong nước để có thể biết được thông tin về các NVL có thể sản xuất được ở Việt Nam với chất lượng đảm bảo thỏa mãn được các thông số kỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Từ đó, Công ty có thể xem xét thực hiện chương trình nội địa hoá sản phẩm. Đây là một giải pháp có thể làm giảm đáng kể chi phí thu mua NVL cho Công ty vì NVL thu mua từ nguồn nhập khẩu phải trải qua nhiều khâu trung gian nên chi phí thu mua NVL nhập khẩu lớn hơn nhiều so với nguồn trong nước. Kết luận Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào đều rất quan trọng. NVL là yếu tố đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành sản phẩm. Vì thế, hạch toán NVL đòi hỏi phản ánh trung thực, đầy đủ chính xác về tình hình NVL trong công ty nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định hợp lý. Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC cũng không phải là ngoại lệ. Trải qua 10 năm hoạt động, Công ty đã và đang có những bước tiến vững chắc trong việc khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong nước. Thực tế sản xuất kinh doanh tại công ty cho thấy bên cạnh những mặt đã đạt được vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định trong công tác hạch toán kế toán. Vì thế, để đảm bảo mục tiêu phát triển ổn định, lâu dài và mở rộng quy mô hoạt động của mình thì công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung và hạch toán NVL nói riêng nhằm cung cấp được những thông tin nhanh chóng, kịp thời chính xác cho nhà quản lý, đảm bảo cho việc sử dụng NVL hiệu quả và tiết kiệm - đây cũng chính là bước đầu tiên, cần thiết của chiến lược cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm. Do hạn chế về thời gian và năng lực nên luận văn của em còn nhiều điểm thiếu sót, chưa hoàn thiện. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và bổ sung của thầy cô và những người quan tâm. Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Phượng đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế toán đã tận tình quan tâm giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Các tài liệu, số liệu, dữ liệu cung cấp bởi Công ty VINECO 2. Chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán hiện hành. 3. Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Thị Đông, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2006 4. Một số luận văn khoá 44, 45 khoa Kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân 5. Một số luận án thạc sĩ, tiến sĩ trong kho dữ liệu Đại học Kinh tế quốc dân 6. Tạp chí kế toán 7. Kế toán trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, TS. Phan Đức Dũng, Nxb. Đại học quốc gia Tp.Hồ Chí Minh 8. Một số website: