Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp kim Hà Nội

Chuyên đề kế toán: “ Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội”. 1 Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, sản xuất mà cụ thể sản xuất công nghiệp là một bộ phận hết sức quan trọng. Để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì phải quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định - bộ phận tư liệu chủ yếu trong một đơn vị sản xuất.Tìm cách nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định không phải là vấn đề mới mẻ nhưng luôn có ý nghĩa thiết thực và quan trọng đối với mọi đơn vị kinh tế. Tuy nhiên do thời lượng có hạn mà lĩnh vực tài sản cố định rất rộng nên chuyên đề chỉ đi vào xem xét một góc nhỏ của các vấn đề có liên quan tới tài sản cố định. Đó chính là lý do em chọn chuyên đề kế toán trưởng với tiêu đề “ Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội”. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại các doanh nghiệp. Phần 2: Thực trạng hạch toán sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội. Phần 3: Hoàn thiện hạch toán sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội. 2 Phần 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬA CHỮA – NÂNG CẤP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đủ những yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động, trong đó tài sản cố định là bộ phận tư liệu lao động quan trọng nhất. Theo quy định trong chế độ tài chính kế toán hiện hành, một tư liệu lao động được coi là tài sản cố định phải thoả mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn cơ bản sau: - Thứ nhất: phải có thời gian sử dụng trên 1 năm. - Thứ hai: phải có giá trị thấp nhất là 5 triệu đồng. Tài sản cố định có các đặc điểm chung sau: - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Trong quá trình hoạt động, tài sản cố định hầu như không thay đổi hình thái vật chất bên ngoài và đặc tính sử dụng ban đầu. Nhưng trên thực tế tài sản cố định vẫn đang bị hao mòn và hư hỏng; suy giảm dần cả về giá trị và giá trị sử dụng. Đó chính là lý do tại sao cần phải sửa chữa cần phải thay thế để khôi phục năng lực hoạt động cho tài sản cố định. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài; được tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Căn cứ vào quy mô, tính chất của công việc sửa chữa tài sản cố định, kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản thích hợp. 1.1. Hoá đơn chứng từ + Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu 04- TSCĐ/BB) + Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng 3 + Chứng từ thanh toán + Biên bản nghiệm thu công trình + Hợp đồng kinh tế; hợp đồng giao thầu + ... 1.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 2413 “ Sửa chữa lớn TSCĐ” Tài khoản 335 “ Chi phí phải trả” Tài khoản 1421 “ Chi phí trả trước” Các TK chi phí : TK 627, TK 641, TK 642 Các TK khác: TK 111,112; TK152,153; TK 334,338; TK 331; TK 2413 1.3. Trình tự hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định 1.3.1. Sửa chữa nhỏ Sửa chữa thường xuyên là loại sửa chữa nhỏ, lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. Do khối lượng công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh không lớn, mang tính đều đặn nên chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó. + Việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm: Nợ TK chi phí (627,641,642...) Có TK liên quan (11,112,152,153, 334,338...) + Thuê ngoài sửa chữa: Nợ TK chi phí (627,641,642...) Nợ TK 133(1331) thuế VAT được khấu trừ nếu có Có TK liên quan(111,112,331) Tổng số tiền phải thanh toán 1.3.2. Sửa chữa lớn: gồm 2 loại Sửa chữa lớn mang tính phục hồi: là việc sửa chữa, thay thế các bộ phận, chi tiết bị hư hỏng trong quá trình sử dụng mà nếu không thay thế, sửa chữa thì TSCĐ sẽ không hoạt động được hoặc hoạt động không bình thường. Chi phí sửa chữa lớn khá cao, thời gian sửa chữa thường kéo dài, công việc sửa chữa có thể tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Chi phí 4 phát sinh sẽ được tập hợp riêng từng vụ việc trên TK 2413, và được đưa vào chi phí phải trả (nếu sửa chữa trong kế hoạch) hoặc tính vào chi phí trả trước (nếu sửa chữa ngoài kế hoạch). Việc hạch toán quá trình sửa chữa lớn mang tính phục hồi được tiến hành như sau: + Tập hợp chi phí sửa chữa chi tiết theo từng công trình: - Nếu thuê ngoài Phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho người nhận thầu sửa chữa lớn khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao: Nợ TK 241(2413) Chi phí sửa chữa thực tế Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng - Nếu do doanh nghiệp tự làm Nợ TK 241(2413) Có TK liên quan (111,112,152,153,334,338,...) + Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành. Tuỳ theo tính chất của công việc sửa chữa là trong hay ngoài kế hoạch mà kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí vào các tài khoản thích hợp. Nợ TK 335 Giá thành sửa chữa trong kế hoạch Nợ TK 142(1421) Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch Có TK 241(2413) Giá thành thực tế công trình sửa chữa Sửa chữa lớn mang tính nâng cấp : là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ như cải tạo, thay thê, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Chi phí sửa chữa cũng được tập hợp riêng cho từng vụ việc trên TK 2413 và khi việc sửa chữa hoàn thành, bàn giao, toàn bộ chi phí sẽ được ghi tăng nguyên giá của TSCĐ (không phân biệt sửa chữa trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch). 5 Nợ TK 211 Nguyên giá của TSCĐ (giá thành sửa chữa thực tế) Có TK 241(2413) Giá thành thực tế công tác sửa chữa Đồng thời kết chuyển nguồn vốn Nợ TK 414( 4141), 441,... Có TK 411 Có TK 009 Sơ đồ hạch toán tổng quát sửa chữa nâng cấp tài sản cố định Tập hợp chi phí sửa chữa lớn K/c TK 2413 TK 111,112,152,334... TK 627,641,642 Chi phí sửa chữa lặt vặt Chi phí sửa chữa lặt vặt Tự làm Thuê ngoài TK 1331 Thuế VAT Ngoài kh PB TK 1421 Trong kh TK 211 trích trước TK 1421 Nâng cấp 111, 331,... 6 phần 2 THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN SỬA CHỮA – NÂNG CẤP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI XÍ NGHIỆP KIM HÀ NỘI 2.1. Khái quát về xí nghiệp Kim Hà Nội 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Ngày 16/ 5/1963, hai liên xưởng công tư hợp doanh Mạ kền I và Mạ kền II được hợp nhất thành một xí nghiệp quốc doanh lấy tên là xí nghiệp Mạ kền Hà Nội, trực thuộc Sở công nghiệp và thủ công nghiệp Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp này múc đó là gia công, đánh bóng kim loại và mạ kền. Cơ sở sản xuất nghèo nàn, trình độ kỹ thuật lạc hậu, dựa vào kinh nghiệm là chính. Sau đó, xí nghiệp được trang bị thêm nhiều máy móc thiết bị và đảm nhận thêm cả việc mạ đồng, mạ crôm cứng, mạ phối hợp 3 lớp đồng-kền- crôm. Năm 1976, nhà xưởng của xí nghiệp chính thức được xây dựng quy mô tại Cầu Bươu - Thanh Liệt - Thanh Trì -Hà Nội. Cũng trong năm đó, xí nghiệp được nhà nước giao tiếp nhận lắp đặt và đưa vào sản xuất một dây chuyền công nghệ mạ vào loại tiên tiến nhất của thời kỳ đó của Cộng hoà Dân chủ Đức. Tới tháng 8 năm 1978 thì dây chuyền công nghệ này chính thức đi vào hoạt động. xí nghiệp Mạ kền Hà Nội trở thành đơn vị thành viên của Liên hiệp xe đạp Hà Nội với sản phẩm nổi tiếng “Mạ Cầu Bươu”. Nhằm phục vụ kế hoạch sản xuất của Liên hiệp xe đạp Hà Nội nên sang năm 1981, xí nghiệp được đầu tư thêm một dây chuyền thiết bị để sản xuất các sản phẩm kim khí và được đổi tên thành xí nghiệp kim khí Cầu Bươu. Năm 1982, xí nghiệp lai tiếp nhận và lắp đặt một xưởng sản xuất kim khâu tay và kim khâu máy bằng thiết bị của Nhật Bản do Cộng hoà Dân chủ Đức viện trợ nhân đạo. Cùng với nhiệm vụ sản xuất mới, sang năm 1983, xí 7 nghiệp Mạ kền Hà Nội đã tách khỏi Liên hiệp xe đạp Hà Nội và trở về trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội với tên gọi xí nghiệp Kim Hà Nội. Năm 1985, xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ vay vốn để mua một dây chuyền sản xuất kim dệt len của Nhật Bản, Tới giữa năm 1986, xưởng sản xuất này đi vào hoạt động. Lúc này, tỷ trọng các mặt hàng sản xuất kim đã lớn hơn rất nhiều so với các mặt hàng khác cả về sản lượng và giá trị sản xuất. Xí nghiệp Kim Hà Nội là một DNNN có đầy đủ tư cách pháp nhân. hạch toán kinh tế độc lập và được sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước. 2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý Tổng số CBCNV của xí nghiệp tính đến ngày 31/12/2001 là 320 người. Toàn bộ hoạt động của xí nghiệp được điều hành theo phương thức trực tuyến. Các quyết định được đưa thẳng từ ban giám đốc xuống các phòng ban và các phân xưởng sản xuất. Sơ đồ tổ chức quản lý Ban giám đốc Phòng kế toán phòng tc - hc phòng SXKD kỹ thuật PX SX Kim PX mạ Niken - Crôm PX phun phủ kẽm PX cơ điện PX gia công PX mạ kẽm 8  Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh toàn xí nghiệp. Xí nghiệp có 2 phó giám đốc: một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách sản xuất.  Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề về nhân sự, tiền lương, an ninh, an toàn...và một số công việc mang tính chất hành chính trong xí nghiệp.  Phòng sản xuất kinh doanh kỹ thuật: Nhiệm vụ của phòng là quản lý việc sản xuất kinh doanh, các công tác kỹ thuật, để đảm bảo sản xuất và chất lượng sản phẩm. Cụ thể công việc của phòng là tìm hiểu nhu cầu của thị trường; xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật; giám sát việc thực hiện các định mức đó, quản lý việc sản xuất từ khâu thu mua vật tư đến khi ra sản phẩm; đôn đốc sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng.  Phòng kế toán: Có chức năng tổ chức bộ máy kế toán trong xí nghiệp, tham mưu cho ban giám đốc về việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả; thực hiện hạch toán kế toán trong xí nghiệp; phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh toàn xí nghiệp và từng bộ phận.  Các phân xưởng sản xuất : trực tiếp sản xuất tạo ra doanh thu cho xí nghiệp, trong đó phân xưởng sản xuất kim đóng vai trò chủ chốt. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của xí nghiệp Kim Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn xí nghiệp chỉ tổ chức một phòng kế toán, còn ở mỗi phân xưởng có một kế toán viên phụ trách hạch toán ban đầu như thu thập và kiểm tra chứng từ, thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản kèm chứng từ gốc lên phòng kế toán của xí nghiệp Xí nghiệp Kim Hà Nôi là một xí nghiệp quy mô vừa, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định do đó hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp. Nó giúp cho việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận trong xí nghiệp được nhanh chóng, kịp thời; đảm bảo sự tập 9 trung, thống nhất, chặt chẽ trong công tác kế toán; giảm nhẹ bộ máy; giúp xí nghiệp kiểm tra chỉ đạo sản xuất kịp thời. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán  Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán ở xí nghiệp, cung cấp thông tin kế toán và giúp lãnh đạo phân tích hoạt động kinh tế để đề ra được các quyết định kinh tế.  Bộ phận kế toán tài sản bằng tiền và nguồn vốn: chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý kế hoạch tài chính như tổ chức nguồn vốn, quản lý việc sử dụng các loại vốn, nguồn vốn; ghi chép kế toán vón bằng tiền, công nợ, nguồn vốn CSH, tài sản bằng tiền.  Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Thực hiện ghi chép kế toán thổng hợp và chi tiết tài sản cố định, hàng tồn kho. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và hàng tồn kho Kế toán chi phí nhân công và các khoản trích theo lương Kế toán vốn bằng tiền, công nợ và nguồn vốn chủ sở hữu Kế toán tập hợp chi phí sx và tính giá thành Kế toán tiêu thụ và tính kết quả Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng 10  Bộ phận kế toán chi phí nhân công: Thực hiện ghi chép kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản thanh toán liên quan đến chi phí nhân công.  Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất: Thực hiện việc ghi chép kế toán, tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp và tính giá thành sản xuất của sản phẩm.  Bộ phận kế toán tiêu thụ và tính kết quả: Thực hiện ghi chép kế toán doanh thu và thu nhập( doanh thu thuần) các chi phí có liên quan đến giá thành toàn bộ của sản phẩm tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức sổ sách: Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 11 Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các tài khoản liên quan như TK 335, TK 2413,.... Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trên cơ sở đó ghi vào Sổ cái các tài khoản tương ứng. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái; căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Các loại sổ chính của hình thức kế toán này là: Chứng từ ghi sổ Ngày ... tháng ... năm... Đơn vị tính:... Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 12 Tổng cộng Sổ cái tài khoản... Ngày ... tháng ... năm ... Đơn vị tính:.. Ngày CT Diễn giải Mã số TK TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền Nợ Có 2.2. thực trạng hạch toán sửa chữa- nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp kim hà nội Năm 1999, xí nghiệp có kế hoạch sửa chữa cải tạo sân vườn cây cảnh, nhà gửi xe, đường nội bộ trong xí nghiệp. Công việc sửa chữa được xí nghiệp giao thầu cho một công ty tư nhân chuyên nhận thầu xây dựng. Xí nghiệp đã dự toán kinh phí để 2 bên ký hợp đồng nhận thầu như sau: Dự toán kinh phí - Lát gạch lá dừa, mã định mức 6631100 96,5m 2 x 54400đ/m2 = 5258285 - Sản xuất xà gồ, mã định mức 5003121 0,75 tấn x 4319432 đ/tấn = 3239574 - Mác xi măng: 27 m 3 x 92560 = 2499120 - Lắp dựng xà gồ 100 mã định mức 501310 0,75 tấn x 555290 = 416467 - Chênh lệch đào đất cấp 1,4 54 m 3 14000 = 756000 - Bê tông đường mác 200 1,8 m 3 x 372874 = 671173 - Cát vàng xi măng 8% mã định mức 113314 2,4 m 3 x 168514 = 404.434 13 - Tôn Austnam 43 m 3 x 95000 = 408500 - Gạch lớp 15 x 15 1820 viên x 672 = 1223040 Cộng 18553093 Căn cứ vào dự toán kinh phí tính toán ở trên ngày 27/10/1999, xí nghiệp Kim Hà Nội đã kí hợp đồng sửa chữa cải tạo sân vườn cây cảnh, nhà gửi xe, đường nội bộ trong xí nghiệp với công ty thương mại xây dựng An Phú. Hợp đồng giao thầu được ký kết như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc *** Ngày 27 tháng 10 năm 1999 Hợp đồng nhận thầu Tư vấn - thiết kế - thi công các công trình kiến trúc Tên công trình: Sân vườn, cây cảnh, nhà để xe, đường nội bộ - Căn cứ vào chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước, của Bộ khoa học công nghệ và môi trường, Bộ tài chính, Trọng tài kinh tế trung ương quy định về công tác quản lý nghiên cứu khoa học và xây dựng cơ bản. - Căn cứ giấy phép hành nghề trong xây dựng số 10.02.19 ngày 7/1/94 của Bộ xây dựng. Theo yêu cầu của cơ quan: Xí nghiệp Kim Hà Nội Chúng tôi gồm: Đại diện bên a: - Ông : Đỗ Ngọc Bình - Chức vụ : Giám đốc xí nghiệp Kim Hà Nội - Địa chỉ cơ quan : Cầu Bươi- Thanh Liệt- Thanh Trì- Hà Nội Đại diện bên B 14 - Ông : Vũ An Phú - Chức vụ : Giám đốc công ty thương mại xây dựng An Phú - Địa chỉ cơ quan : 40 Mỹ Đình - Từ Liêm - Hà Nội Hai bên thoả thuận ký kết những điều khoản sau đây: Điều 1: Bên A giao cho bên B tiến hành thi công cải tạo sân vườn cây cảnh, nhà để xe, đường nội bộ với kinh phí tạm tính là 18.553.093 đồng ( Mưòi tám triệu năm trăm năm mươi ba ngàn không trăm chín mươi ba đồng) Căn cứ vào : - Giá thiết kế công trình theo 179/BXD- VKT ngày 17 tháng 7 năm 1995 và Nghị định 42/CP ngày 16 tháng 7 năm 1996. - Chi phí khảo sát xây dựng theo QĐ số 177/ BXD và thông tư số 22/BXD- VKT ngày 17 tháng 7 năm 1995. - Chi phí thẩm định và tư vấn đầu tư xây dựng theo QĐ 501/BXD-VKT ngày 18 tháng 9 năm 1996. - Giá hạch toán xây dựng cơ bản số 56/ BXD- VKT ngày 30/3/1997 và đơn giá vật tư hiện hành. Điều 2: Bên A giao cho bên B những tài liệu sau: Mặt bằng hiện trạng khu đất. Điều 3: Bên B cam kết thực hiện những yêu cầu của điều 1 đảm bảo đúng chất lượng và đúng thời gian quy định từ ngày 28/10/1999 đến 18/11/1999. Điều 4: Thể thức thanh toán Sau khi ký hợp đồng bên A có trách nhiệm chuyển cho bên B một khoản kinh phí 50% của kinh phí tạm tính. Hợp đồng sẽ căn cứ theo khối lượng thực thi và đơn giá ở thời điểm quyết toán công trình. Trường hợp không có đơn giá phải được 2 bên thoả thuận. 15 Điều 5: Điều khoản thi hành Khi một trong hai bên muốn thay đổi công việc hoặc thay đổi hợp đồng phải có văn bản đề nghị được hai bên thoả thuận và có văn bản bổ sung mới có hiệu lực. Hợp đồng này ký thành 06 bản, bên Agiữ 4 bản, bên B giữ 02 bản và có hiệu lực kể từ ngày ký. Đại diện bên A Đại điện bên B Sau khi ký hợp đồng bên B đã tiến hành công việc và đến ngày 18/11/1999 công trình đã hoàn thành. Hai bên tiến hành nghiệm thu bàn giao và tiến hành thanh lý hợp đồng. Biên bản được lập như sau: Biên bản thanh lý hợp đồng (Thực hiện hợp đồng số 143 ngày 27/10/1999) Tên công trình: Sân vườn- Nhà để xe- Đường nội bộ Đại diện bên A - Ông : Đỗ Ngọc Bình - Chức vụ : Giám đốc xí nghiệp Kim Hà Nội - Địa chỉ cơ quan : Cầu Bưoi- Thanh Liệt- Thanh Trì- Hà Nội Đại điện bên B: - Ông : Vũ An Phú - Chức vụ: giám đốc công ty thương mại xây dựng An Phú. - Địa chỉ cơ quan : 40 Mỹ Đình - Từ Liêm - Hà Nội. Cùng ghi nhận những điều khoản sau đây: 1. Bên B đã hoàn thành thiết kế kỹ thuật và lập dự toán xây dựng các hạng mục: Sân vườn- Nhà để xe- Đường nội bộ. Bàn giao đầy đủ hồ sơ gồm: 06 bộ hồ sơ (bản vẽ, dự toán) đảm bảo yêu cầu tiến bộ, mỹ thuật. 2. Kinh phí được tính căn cứ vào: 16 - Giá thiết kế công trình theo 179/BXD-vVKT ngày 17/7/1995 - Định mức dự toán xây dựng cơ bản số 56/BXD- VKT ngày 30/03/1997 và đơn giá vật tư hiện hành. 3. Thiết kế phí được quyết toán là 18553093 Hai bên A và B nhất trí thanh lý hợp đồng với số tiền bên A phải trả cho bên B là mười tám triệu năm trăm năm mươi ba ngàn không trăm chín ba đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng được làm thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên A giữ 03 bản, bên B giữ 03 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B Sau khi công trình nghiệm thu bàn giao, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan gồm: - Kế hoạch sửa chữa lớn của phòng kế hoạch - Quyết định của giám đốc về việc sửa chữa - Hợp đồng kinh tế ( kèm theo thiết kế và dự toán) - Hoá đơn tạm ứng và hoá đơn thanh toán nốt với bên B - Biên bản thanh lý hợp đồng Sau đó kế toán tiến hành định khoản: - Khi hợp đồng được ký, kế toán ứng trước 50% giá trị theo hợp đồng Nợ TK 331 9276546 Có TK 111 9276546 - Khi công trình hoàn thành bàn giao kế toán thanh toán nốt cho bên B Nợ TK 331 9276547 Có TK 111 9276547 Đồng thời phản ánh bút toán tập hợp chi phí công trình Nợ TK 2413 18553093 Có TK 331 18553093 17 - Theo kế hoạch dự toán công trình của phòng kế hoạch, tổng chi phí là 20 triệu. Kế toán tiến hành trích trước vào chi phí quản lý 06 tháng đầu năm: Nợ TK 642 20.000.000 Có TK 335 20.000.000 Kết chuyển chi phí đã trích: Nợ TK 335 18.553.093 Có TK 2413 18.553.093 - Số trích thừa kế toán ghi giảm chi phí quản lý Nợ TK 335 1.446.907 Có TK 642 1.446.907 Kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ cái như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày ... tháng... năm 1999 Đơn vị tính: đồng Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích trước chi phí 642 335 20.000.000 ... Kết chuyển chi phí đã trích 335 2413 18.553.093 Số trích thừa ghi giảm CPQL 335 642 1.446.907 Tổng cộng Sổ cái TK 335 Chi phí phải trả Đơn vị tính: đồng 18 Ngày CT Diễn giải Mã số TK TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền Nợ Có ... Trích trước chi phí 642 20.000.000 ... Kết chuyển chi phí đã trích 2413 18.553.093 Số trích thừa ghi giảm CPQL 642 1.446.907 Việc ghi chép vào chứng từ ghi sổ và sổ cái của các tài khoản khác cũng tương tự tài khoản 335 ở trên. 19 Phần 3 HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN SỬA CHỮA NÂNG CẤP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI XÍ NGHIỆP KIM HÀ NỘI 3.1. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp kim hà nội 3.1.1. Những thành tựu đạt được Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp kim hà nội cũng không ngừng mở rộng, ngày càng đa dạng và phức tạp. Chính vì thế việc xí nghiệp tổ chức được một bộ máy kế toán khá hoàn thiện với một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đêu, có tinh thần trách nhiệm cao; đồng thời phân công rõ ràng, cụ thể các phần hành kế toán cho từng nhân viên đã phát huy vai trò tích cực. Bên cạnh đó, trong công tác kế toán, xí nghiệp Kim Hà Nội đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô và phạm vi hoạt động của xí nghiệp. Điều này tạo điều kiện cho việc luân chuyển chứng từ được nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho công tác lãnh đạo. Riêng đối với hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp, bộ phận kế toán đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình; biểu hiện cụ thể như sau: Thứ nhất, có sự phân công công tác và chịu trách nhiệm cá nhân trong vấn đề quản lý tài sản cố định.Thứ hai, kế toán hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình đã áp dụng đúng đắn hệ thống các tài khoản liên 20 quan và phương pháp hạch toán do Bộ Tài chính ban hành.Thứ ba, trong quá trình sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình, luôn có sự tham gia quản lý chặt chẽ của kế toán, thông qua việc tập hợp, hạch toán chặt chẽ, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh hợp lý. 3.1.2. Những hạn chế Bên cạnh những ưu điểm nói trên, hạch toán kế toán, cụ thể là hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội còn tồn tại những hạn chế sau: Thứ nhất, về vấn đề quản lý chi phí phát sinh. Kế toán lại hạch toán chung chi phí sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình phát sinh của các phân xưởng trên các tài khoản liên quan. Như vây sẽ không thấy được nhu cầu và tình hình của từng phân xưởng, gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí. Thứ hai, về vấn đề hạch toán chi phí trên các tài khoản. Trong quá trình sửa chữa nâng cấp tài sản cố định, khi các khoản chi phí phát sinh, kế toán xí nghiệp vẫn tiến hành chi trả đều đặn nhưng không phản ánh ngay trên các tài khoản mà chỉ tập hợp và ghi chép một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý. Như vậy là sai nguyên tắc kế toán, không phản ánh đúng thực tế chi phí phát sinh, làm sai lệch tình hình. 3.2. một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp kim hà nội Hiện nay, việc hạch toán kế toán, cụ thể là hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội vẫn không ngừng được củng cố. Tuy vậy không phải đã hết những tồn tại, thiếu sót. Trên cơ sở đó chuyên đề xin phép được đưa ra một số đề xuất sau: Thứ nhất, xí nghiệp cần phải hạch toán theo dõi riêng chi phí sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình của từng phân xưởng. 21 Bộ phận sản xuất của xí nghiệp gồm nhiều phân xưởng với những chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, nhu cầu sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình cũng rất khác nhau, cả về thời gian, chi phí, tính chất của công việc sửa chữa. Hạch toán chung chi phí phát sinh sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý và phân tích chi phí. Đây là một việc hoàn toàn có thể thực hiện được đối với kế toán xí nghiêp. Thứ hai, xí nghiệp cần phải hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trên các tài khoản thích hợp ngay khi nó phát sinh. Trong quá trình thuê ngoài sửa chữa nâng cấp tài sản cố định, xí nghiệp vẫn tiến hành xuất quỹ chi trả cho nhà đơn vị sửa chữa một cách đều đặn. Tuy nhiên, xí nghiệp lại không hạch toán các khoản chi trả cho đơn vị nhận thầu sủa chữa thường xuyên khi nghiệp vụ phát sinh, mà chỉ tập hợp và ghi một lần vào cuối tháng trên tài khoản 2413. Như vậy là phản ánh không đúng thực tế phát sinh của các khoản chi phí. Nếu việc sửa chữa do xí nghiệp tự làm thì hàng tháng vẫn tiến hành chi trả lương cho CBCNV đều đặn nhưng việc tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ chỉ được tiến hành một lần vào cuối quý. Điều đó có nghĩa là cuối mỗi quý, kế toán mới tổng cộng toàn bộ tiền lương của các tháng trong quý, sau đó tính trích các khoản bảo hiểm trên tổng quỹ lương của cả quý. Như vậy, trong quá trình tự sửa chữa tài sản cố định, trên sổ chi phí của xí nghiệp không phản ánh các khoản tiền lương cũng như các khoản bảo hiểm mà chỉ có tháng cuối quý mới có. Điều đó cho thấy cách hạch toán là chưa phù hợp, đúng đắn. Nó không phản ánh hết các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa nâng cấp tài sản cố định trong từng tháng, còn chi phí của tháng cuối quý lại đội thêm một khoản chi lương cho cả quý. Cách hạch toán này đơn giản, giảm thiểu công việc của kế toán. Tuy nhiên, việc đó là sai nguyên tắc kế toán và phản ánh sai lệch tình hình thực tế. 22 Vì vậy hạch toán cần phải được hoàn thiện ngay. Trong tình hình cụ thể tại xí nghiệp thì giải pháp này là hoàn toàn có thể áp dụng ngay. Qua tìm hiểu tình hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội, chuyên đề kế toán trưởng xin mạnh dạn nêu ra một số tồn tại và giải pháp nêu trên. Hy vọng các đề xuất, kiến nghị đó có thể góp phần giải quyết một phần những vấn đề tại xí nghiệp, giúp hạch toán kế toán cụ thể là hạch toán kế toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp được hoàn thiện hơn. Kết luận Chuyển sang cơ chế thị trường, tuy đứng trước rất nhiều khó khăn và thách thức nhưng xí nghiệp Kim Hà Nội đã từng bước khẳng định bản thân và tiếp tục đứng vững. Bên cạnh những khó khăn, xí nghiệp cũng có một số thuận lợi như thị trường tiêu thụ đang rộng mở, ... Dù vậy, nhưng để thị trường tiếp tục đón nhận và tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, xí nghiệp Kim Hà Nội phải giải quyết nhiều vấn đề về sản xuất kinh doanh, trong đó có vấn đề về tài sản cố định. Kết quả phân tích nói trên cho thấy có nhiều vấn đề chưa hợp lý trong hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội. Trên cơ sở đó, chuyên đề cũng đã đưa ra những giải pháp tương ứng. Căn cứ vào tình hình cụ thể xí nghiệp có thể lựa chọn những bước đi phù hợp. Chuyên đề còn nhiều thiếu sót do hạn chế cả về thời gian, kiến thức và kinh nghiệm thực tế. Hy vọng sẽ được các thầy cô giáo giúp đỡ chỉ ra những điểm chưa hoàn thiện để chuyên đề được sâu sắc hơn cả về lý luận và thực tiễn. Xin chân thành cảm ơn. 23 Mục lục Lời mở đầu 1 Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 2 1.1. Hóa đơn chứng từ 3 1.1 Tài khoản sử dụng 3 1.2 Trình tự hạch toán 3 1.3.1. Sửa chữa nhỏ 3 1.3.2. Sửa chữa lớn 4 Phần 2: Thực tế hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 6 2.1. Khái quát về xí nghiệp Kim Hà Nội 6 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 6 2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý 7 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 8 2.1.4. Đặc điểm tổ chức sổ sách 10 2.2. Thực trạng hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 12 Phần 3: Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định 24 hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 18 3.1. Khái quát tình hình hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 18 3.1.1. Những thành tựu đạt được 18 3.1.2. Những hạn chế 18 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 19 Kết luận 21