Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp ngành muối

triÓn n«ng th«n ViÖt Nam. Tr¶i qua qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty XuÊt – NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi ®· kh«ng ngõng lín m¹nh vÒ mäi mÆt. Khi míi thµnh lËp c¬ së vËt chÊt cña c«ng ty hÇu nh­ kh«ng cã g× víi mÊy chôc c«ng nh©n, m¸y mãc thiÕt bÞ l¹c hËu... tuy vËy c«ng ty vÉn lu«n hoµn thµnh nhiÖm vô Nhµ n­íc giao, ®­îc §¶ng vµ Nhµ n­íc tÆng nhiÒu B»ng khen, Hu©n huy ch­¬ng. Cho ®Õn nay, nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ra ®êi ®· ®Æt c«ng ty tr­íc nh÷ng th¸ch thøc to lín. Ngoµi nh÷ng khã kh¨n vÒ c«ng nghÖ, vèn, tr×nh ®é tay nghÒ c«ng nh©n viªn cßn lµ t×nh h×nh c¹nh tranh g¨y g¾t trªn thÞ tr­êng víi kh«ng chØ c¸c ®èi thñ trong n­íc mµ cßn lµ c¸c ®èi thñ n­íc ngoµi cã bÒ dµy kinh nghiÖm vµ uy tÝn s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng. Tr­íc t×nh h×nh ®ã ®­îc sù chØ ®¹o gióp ®ì cña c¸c c¬ quan cÊp trªn, sù nç lùc cña ban gi¸m ®èc vµ toµn thÓ CBCNV c«ng ty ®· kÞp thêi æn ®Þnh l¹i tæ chøc, n©ng cao hiÖu qu¶ c¸c mÆt qu¶n lý, m¹nh d¹n ®Çu t­ c«ng nghÖ, ®æi míi ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm víi chñ tr­¬ng coi thÞ tr­êng lµ trung t©m, chÊt l­îng s¶n phÈm lµ sèng cßn, c«ng ty ®· ®øng v÷ng vµ ®¹t ®­îc sù t¨ng tr­ëng v÷ng m¹nh æn ®Þnh. BiÓu 01: KÕt qu¶ kinh doanh trong hai n¨m 2000 vµ 2001 cña c«ng ty. §¬n vÞ: 1000 ®ång. STT ChØ tiªu 2000 2001 1 Doanh thu thuÇn Trong ®ã D. thu hµng xuÊt khÈu 25.520.760 180.920 27.072.463 289.050 2 Lîi nhuËn 175.893 222.023 3 Nép ng©n s¸ch 2.053.269 2.836.957 4 Thu nhËp b×nh qu©n ng­êi/ th¸ng. 762.492 804.794 SAGUMEX lµ doanh nghiÖp Nhµ N­íc nªn môc ®Ých ho¹t ®éng cña c«ng ty lµ th«ng qua ho¹t ®éng kinh doanh, xuÊt nhËp khÈu mét sè mÆt hµng nh»m gãp phÇn thóc ®Èy nÒn kinh tÕ cña ®Êt n­íc. Víi môc ®Ých nh­ trªn th× nh÷ng ®èi t­îng kinh doanh cña c«ng ty nh­ sau: §èi víi mÆt hµng nhËp khÈu bao gåm nh÷ng mÆt hµng: Muèi nguyªn liÖu tõ Ên ®é; Xe m¸y Trung Quèc; D©y c¸p ®iÖn..... §èi víi hµng XuÊt khÈu bao gåm nh÷ng mÆt hµng: Muèi nguyªn liÖu( xuÊt khÈu chñ yÕu sang Th¸i Lan). §èi víi thÞ tr­êng trong n­íc c«ng ty tiªu thô tÊt c¶ nh÷ng mÆt hµng nhËp khÈu ®· nãi ë trªn. ThÞ tr­êng tiªu thô néi ®Þa cña c«ng ty tr¶i dµi c¶ ba miÒn B¾c- Trung - Nam. Víi chÊt l­îng s¶n phÈm tèt, chÝnh s¸ch gi¸ linh ho¹t, ph­¬ng thøc b¸n hµng hiÖu qu¶ s¶n phÈm cña c«ng ty ®­îc tiªu thô rÊt m¹nh. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng SX-KD t¹i c«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp nghµnh Muèi. HiÖn nay bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty bao gåm Ban gi¸m ®èc vµ 4 phßng ban chøc n¨ng ®­îc tæ chøc nh­ sau: (s¬ ®å 1) Ban gi¸m ®èc: Ban gi¸m ®èc cña c«ng ty chØ cã mét ng­êi lµ gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh chung, qu¶n lý, gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty theo luËt doanh nghiÖp Nhµ n­íc vµ ®iÒu lÖ cña c«ng ty, ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc c¬ quan cÊp trªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ lµ ng­êi cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt t¹i c«ng ty. C¸c phßng ban chøc n¨ng gåm: Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: Cã nhiÖm vô x©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc m¹ng l­íi vµ c¸n bé cho phï hîp tõng thêi kú, x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n quy ho¹ch vµ chuÈn bÞ c¸c thñ tôc ®Ò b¹t c¸n bé vµ n©ng cao bËc l­¬ng, chuÈn bÞ c¸c thñ tôc gi¶i quyÕt chÕ ®é cho ng­êi lao ®éng. Chñ tr× c¸c cuéc thanh tra theo chøc tr¸ch vµ quyÒn h¹n cña m×nh. Gi¶i quyÕt ®¬n th­ theo ph¸p lÖnh khiÕu tè. TiÕp c¸c ®oµn thanh tra( nÕu cã) vµ phèi hîp víi c¸c phßng chuÈn bÞ c¸c tµi liÖu cÇn thiÕt ®Ó ®¸p øng yªu cÇu cÇn thiÕt cña c¸c ®oµn thanh tra. X©y dùng kÕ ho¹ch vµ mua s¾m trang bÞ lµm viÖc cho c«ng ty hµng th¸ng vµ hµng n¨m. Tæ chøc tiÕp kh¸ch vµ h­íng dÉn kh¸ch ®Õn lµm viÖc, qu¶n lý c¸c lo¹i tµi s¶n thuéc v¨n phßng c«ng ty. §¶m b¶o xe ®­a ®ãn l·nh ®¹o, c¸n bé ®i lµm ®óng giê an toµn. X©y dùng kÕ ho¹ch, néi dung c«ng t¸c thi ®ua , tËp hîp ®Ò nghÞ khen th­ëng, ®Ò xuÊt h×nh thøc khen th­ëng. §ång thêi thøc hiÖn chÕ ®é vÒ lao ®éng, b¶o hiÓm x· héi, søc khoÎ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn theo luËt ®Þnh. Phßng Tµi chÝnh KÕ to¸n: Cã nhiÖm vô qu¶n lý c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, tæ chøc thùc hiÖn c¸c c«ng t¸c thèng kª, thu thËp c¸c th«ng tin kinh tÕ, thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n theo qui ®Þnh. Cã nhiÖm vô tham m­u cho Tæng gi¸m ®èc trong lÜnh vùc ®iÒu hµnh kinh doanh, kiÓm tra viÖc sö dông tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn theo ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª vµ ph¸p luËt nhµ n­íc qui ®Þnh. §Ò xuÊt lªn gi¸m ®èc ph­¬ng ¸n tæ chøc ho¹t ®éng cña bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n Nhµ n­íc. §Þnh kú ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ, hiÖu qu¶ kinh doanh, cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ ho¹t ®éng tµi chÝnh cho l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó qu¶n lý vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi ho¹t ®éng kinh doanh. Phßng kinh doanh: TËp hîp dù kiÕn chi phÝ, gi¸ thµnh, t×m c¸c biÖn ph¸p h¹ gi¸ thµnh. Tæ chøc tiÕp thi qu¶ng c¸o s¶n phÈm, tham kh¶o thÞ tr­êng trong n­íc, lËp c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh cho n¨m sau. - Phßng XuÊt nhËp khÈu: Cã nhiÖm vô t×m hiÓu thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch vµ tæ chøc thùc hiÖn ph­¬ng ¸n kinh doanh xuÊt- nhËp khÈu, dÞch vô uû th¸c vµ c¸c kÕt qu¶ kh¸c cã liªn quan cho phï hîp víi ®iÒu kiÑn ho¹t ®éng cña c«ng ty trong tõng thêi kú. Tham m­u cho Tæng gi¸m ®èc trong quan hÖ ®èi ngo¹i, chÝnh s¸ch xuÊt- nhËp khÈu ph¸p luËt cña ViÖt Nam vµ quèc tÕ vÒ ho¹t ®éng kinh doanh nµy. Gióp Tæng gi¸m ®èc chuÈn bÞ c¸c thñ tôc hîp ®ång, thanh to¸n quèc tÕ vµ c¸c ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng kh¸c. Nghiªn cøu ®¸nh gi¸ kh¶o s¸t kh¶ n¨ng tiÒm lùc cña c¸c ®èi t¸c n­íc ngoµi khi liªn kÕt kinh doanh cïng c«ng ty. Gióp Gi¸m ®èc c¸c cuéc tiÕp kh¸ch, ®µm ph¸n, giao dÞch ký kÕt hîp ®ång víi kh¸ch hµng n­íc ngoµi. BiÓu sè 1: Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C«ng ty XuÊt – NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi Gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng kinh doanh Phßng xuÊt nhËp khÈu II. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ bé sæ kÕ to¸n t¹i C«ng ty XuÊt – NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. §Ó ®¸p øng yªu cÇu h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty, phï hîp víi ph¹m vi ho¹t ®éng réng lín, bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp chung. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n gåm 6 ng­êi ®­îc tæ chøc nh­ sau: ( s¬ ®å sè 3) KÕ to¸n tr­ëng: Cã nhiÖm vô phô tr¸ch chung, trùc tiÕp tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, kÝ duyÖt c¸c chøng tõ, b¸o c¸o kÕ to¸n vµ c¸c tµi liÖu kh¸c cã liªn quan ®ång thêi kiªm kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh. KÕ to¸n mua hµng, c«ng cô dông cô: Cã nhiÖm vô h¹ch to¸n t×nh h×nh t¨ng, gi¶m, tån kho hµng ho¸, c«ng cô dông cô, tham gia kiÓm kª, ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ s¸ch víi sè liÖu thùc tÕ. Cung cÊp sè liªu chÝnh x¸c, kÞp thêi ®Çy ®ñ cho kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi kiªm kÕ to¸n thèng kª: cã nhiÖm vu tÝnh to¸n, ph©n bæ tiÒn l­¬ng, tÝnh vµ nép BHXH cho ng­êi lao ®éng. Thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ trî cÊp BHXH cho ng­êi lao ®éng. Theo dâi t×nh h×nh trÝch lËp vµ sö dông quü l­¬ng. KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm : ChÞu tr¸ch nhiÖm tËp hîp, tÝnh to¸n ph©n bæ h¹ch to¸n chi phÝ vµ tÝnh gi¸ hµnh s¶n phÈm. Cuèi th¸ng x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, h¹ch to¸n l·i lç, h¹ch to¸n c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc. Sau ®ã cïng víi kÕ to¸n tr­ëng lËp c¸c ph­¬ng ¸n gi¸ thµnh, gi¸ b¸n. Cuèi n¨m tiÕn hµnh tÝnh to¸n sè trÝch lËp c¸c quÜ c«ng ty. KÕ to¸n thanh to¸n: Cã tr¸ch nhiÖm theo dâi h¹ch to¸n t×nh h×nh thu, chi, tån quÜ tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, t×nh h×nh thanh to¸n néi bé, t×nh h×nh vau vèn l­u ®éng vµ thanh to¸n tiÒn vay. Thñ quü: Cã nhiÖm vô qu¶n lý tiÒn mÆt, thùc hiÖn thu chi tiÒn mÆt trªn c¬ së c¸c chøng tõ hîp lÖ vµ lËp b¸o c¸o quü ®Ó ®èi chiÕu hµng ngµy víi kÕ to¸n thanh to¸n trªn sæ quü. BiÓu sè 2: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ë C«ng ty XuÊt – NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n TSC§ KÕ to¸n vËt liÖu, CCDC KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ BHXH KÕ to¸n chi phÝ SX vµ tÝnh gi¸ thµnh SP KÕ to¸n thanh to¸n Thñ quü 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. HiÖn nay còng nh­ nhiÒu doanh nghiÖp kh¸c c«ng ty ®ang ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n míi theo Q§ 1141/ C§KT ngµy 1/11/1995 vµ c¸c v¨n b¶n, th«ng t­ høng dÉn bæ sung cña Bé tµi chÝnh. H×nh thøc kÕ to¸n ®­îc ¸p dông lµ h×nh thøc chøng tõ ghi sæ ( BiÓu sè 4) vµ toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh nªn c«ng viÖc ®­îc gi¶m nhÑ ®i rÊt nhiÒu vµ cã hiÖu qu¶ thiÕt thùc. Ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n cho phÐp xö lý sè liÖu ngay tõ c¸c chøng tõ ban ®Çu, qua qu¸ tr×nh xö lý sè liÖu m¸y tÝnh sÏ cung cÊp c¸c th«ng tin nh­: Chøng tõ ghi sæ, Sæ ®¨ng ký, sæ c¸i, b¶ng kª c¸c tµi kho¶n, b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh, sæ chi tiÕt...Cuèi kú, kÕ to¸n xö lý c¸c bót to¸n kªt chuyÓn ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong kú cña ®¬n vÞ. HÖ thèng sæ s¸ch sö dông lµ c¸c sæ c¸i tµi kho¶n, chøng tõ ghi sæ, sæ chi tiÕt theo dâi nhËp- xuÊt kho, chi tiÕt c«ng nî. Chøng tõ ghi sæ lµ sæ kÕ to¸n kiÓu tê r¬i dïng ®Ó ®Þnh kho¶n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh. §Ó phôc vô cho yªu cÇu ph©n tÝch vµ kiÓm tra, ngoµi phÇn chÝnh dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Cã, mét sè Chøng tõ ghi sæ cã bè trÝ thªm c¸c cét ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Nî, sè d­ ®Çu kú, sè d­ cuèi kú cña tµi kho¶n. Sè liÖu cña c¸c cét ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Nî c¸c tµi kho¶n trong tr­êng hîp nµy chØ dïng cho môc ®Ých kiÓm tra, ph©n tÝch kh«ng dïng ®Ó ghi Sæ c¸i. C¨n cø ®Ó vµo chøng tõ ghi sæ lµ c¸c chøng tõ gèc, sè liÖu cña sæ kÕ to¸n chi tiÕt, cña b¶ng kª vµ b¶ng ph©n bæ. Sæ c¸i lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp më cho c¶ n¨m, mçi tê dïng cho mét tµi kho¶n trong ®ã ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh Nî, sè ph¸t sinh Cã vµ sè d­ cuèi th¸ng hoÆc cuèi quÝ. Sè ph¸t sinh Cã cña mçi tµi kho¶n ®­îc ph¶n ¸nh trªn Sæ c¸i theo tæng sè lÊy tõ Chøng tõ ghi sæ ghi Cã tµi kho¶n ®ã, sè ph¸t sinh Nî ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®èi øng Cã lÊy tõ c¸c NhËt ký chøng tï cã liªn quan. Cuèi quÝ sau khi ®· kho¸ sæ vµ kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c chøng tõ ghi sæ. C«ng ty ¸p dông tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n theo Q§ 1141/C§KT. Do ®Æc thï cña mÆt hµng muèi vµ ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ l­îng hµng tån kho, c«ng ty h¹ch to¸n l­îng hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Khi XuÊt kho kÕ to¸n ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ (b×nh qu©n gia quyÒn). C«ng ty nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p thuÕ khÊu trõ riªng ®èi víi s¶n phÈm muèi theo luËt thuÕ ®­îc ¸p dông tõ ngµy 1/1/1999 s¶n phÈm muèi bao gåm: muèi s¶n xuÊt tõ n­íc biÓn, muèi má tù nhiªn, muèi tinh, muèi i-«t thuéc diÖn kh«ng chÞu thuÕ GTGT v× thÕ c«ng ty kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT ®Çu ra vµ kh«ng ®­îc khÊu trõ thuÕ GTGT ®Çu vµo ®èi víi s¶n phÈm muèi. Chøng tõ kÕ to¸n: Chøng tõ kÕ to¸n lµ c¬ së ph¸p lý ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. KÕ to¸n TSC§ sö dông c¸c chøng tõ kÕ to¸n sau: + Biªn b¶n giao nhËn TSC§ + ThÓ TSC§ + Biªn b¶n thanh lý TSC§ + Biªn b¶n giao nhËn TSC§ söa ch÷a lín Cuèi niªn ®é kÕ to¸n kÕ to¸n lËp c¸c b¸o c¸o sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n( B01- DN) B¶ng kÕt qu¶ kinh doanh( B02-DN) B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ( B03- DN) ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh( B09- DN) BiÓu sè 3: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n h×nh thøc chøng tõ ghi sæ Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra. III. H¹ch to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. H¹ch to¸n t¨ng TSC§ X¸c ®Þnh TSC§ lµ bé phËn c¬ b¶n nhÊt cña nguån vèn kinh doanh, kÕ to¸n C«ng ty cßn chó ý ®Õn nguyªn t¾c thËn träng h¹ch to¸n, ®¶m b¶o chÝnh x¸c ®èi t­îng ghi TSC§. ViÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n lu«n dùa trªn hÖ thèng chøng tõ gèc chøng minh cho tÝnh hîp ph¸p cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. TSC§ cña C«ng ty t¨ng chñ yÕu do mua s¾m, ngoµi ra cßn cã tr­êng hîp t¨ng do ph¸t hiÖn thõa khi kiÓm kª. Mäi tr­êng hîp t¨ng TSC§, C«ng ty ®Òu lËp hå s¬ l­u tr÷ gåm nh÷ng giÊy tê liªn quan ®Õn TSC§ ®ã phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý vµ sö dông nh­: ®¬n ®Ò nghÞ cña bé phËn cã nhu cÇu vÒ tµi s¶n, QuyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc C«ng ty, hîp ®ång mua TSC§, biªn b¶n giao nhËn TSC§, ho¸ ®¬n b¸n hµng... C¸c tµi liÖu nµy sÏ lµ c¨n cø ®Ó lËp thÎ TSC§ vµ ghi chÐp vµo sæ C¸i. XuÊt ph¸t tõ nhu cÇu cña c¸c bé phËn, kÕ ho¹ch ®Çu t­ ®æi míi, C«ng ty tiÕn hµnh mua s¾m TSC§. Mäi chi phÝ ph¸t sinh ®Òu ®­îc theo dâi vµ tËp hîp ®Çy ®ñ theo ho¸ ®¬n. Khi hoµn thµnh, c¨n cø vµo chøng tõ gèc cã liªn quan, kÕ to¸n x¸c ®Þnh NG TSC§ vµ tuú theo nguån h×nh thµnh ®Ó tËp hîp. TÊt c¶ thñ tôc giÊy tê tr­íc khi hoµn thµnh TSC§ ®­îc kÕ to¸n tËp hîp thµnh bé cïng víi phßng Tæng hîp lµm b¸o c¸o göi lªn Gi¸m ®èc C«ng ty. Sau ®ã chê quyÕt ®Þnh phª duyÖt t¨ng TSC§ cña Gi¸m ®èc C«ng ty vµ tiÕn hµnh vµo c¸c sæ s¸ch cã liªn quan. Cô thÓ, n¨m 2001, C«ng ty mua mét m¸y vi tÝnh nh·n hiÖu COMPAQ t¹i C«ng ty FPT. Thñ tôc kÕ to¸n nh­ sau: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam §éc LËp - Tù Do - H¹nh Phóc KÝnh tr×nh l·nh ®¹o (v/v mua m¸y vi tÝnh cho phßng Tæng hîp) §Ó phôc vô cho c«ng viÖc, phßng Tæng hîp ®Ò nghÞ mua mét m¸y vi tÝnh míi lo¹i COMPAQ DESKPRO víi gi¸ 11.000.000 triÖu ®ång (®· tÝnh thuÕ VAT 10%) VËy kÝnh tr×nh l·nh ®¹o duyÖt ®Ó phßng Tæng hîp ®­îc mua m¸y. Ngµy 20/7/2001 Tr­ëng phßng Tæng hîp NguyÔn Quúnh Nga Sau khi cã ®¬n tr×nh lªn Gi¸m ®èc, Gi¸m ®èc C«ng ty c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ ®Ó quyÕt ®Þnh t¨ng TSC§. Céng hoµ x· héi chñ nghÜa VN §éc lËp- Tù do- H¹nh phóc Bé n«ng nghiÖp. C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. Hµ Néi, ngµy 25 th¸ng 7 n¨m 2001. Gi¸m ®èc C«ng ty xuÊt - nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi - C¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh 141/1999 - Q§, ngµy 25/12/1999 cña Bé n«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam vµ ®iÒu lÖ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña Gi¸m ®èc C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. -C¨n cø vµo ®Ò nghÞ nua m¸y vi tÝnh cña phßng Tæng hîp. QuyÕt ®Þnh §iÒu 1: Phª duyÖt mua m¸y vi tÝnh COMPAQ cña phßng Tæng hîp §iÒu 2: Gi¸ mua lµ 11.000.000 ®ång, tµi s¶n thuéc nguån vèn tù bæ sung. §iÒu 3: C¸c ®ång chÝ tr­ëng phßng KÕ to¸n tµi vô, Hµnh chÝnh vµ ®¹i diÖn §¹i lý C«ng ty FPT lµm c¸c thñ tôc chuyÓn mua m¸y vi tÝnh, thanh to¸n vµ giao m¸y ®Çy ®ñ, tiÕn hµnh h¹ch to¸n kÕ to¸n tµi s¶n theo ®óng chÕ ®é qu¶n lý tµi s¶n hiÖn hµnh. N¬i göi : - Nh­ ®iÒu 3 - L­u KTTV - Bªn b¸n Gi¸m ®èc Nh©m Hoµ C«ng ty ®· ký hîp ®ång víi C«ng ty FPT ®Ó mua m¸y vi tÝnh COMPAQ, hîp ®ång ®­îc ký kÕt cã néi dung nh­ sau: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam §éc LËp - Tù Do - H¹nh Phóc Hîp ®ång kinh tÕ (Sè:......../H§KT) - C¨n cø ph¸p lÖnh hîp ®ång kinh tÕ cña Héi ®ång Nhµ n­íc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam c«ng bè ngµy 25/9/1989. - C¨n cø NghÞ ®Þnh sè 17/H§BT ngµy 16/1/1990 cña Héi ®ång Bé tr­ëng ban hµnh vÒ chÕ ®é hîp ®ång kinh tÕ. - C¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô c¸c bªn. H«m nay, ngµy 24/7/2001 Bªn A: c«ng ty xuÊt- nhËp khÈu tæng hîp nhµnh muèi §Þa chØ: Sè 5, Hµng Gµ, Hµ Néi. §¹i diÖn: ¤ng : §×nh S¸ng Chøc vô: Tr­ëng phßng kÕ to¸n Bªn B: C«ng ty FPT §Þa chØ: 40A Lý Th­êng KiÖt, Hµ Néi. §¹i diÖn: Tr­¬ng Gia B×nh Hai bªn tho¶ thuËn ký hîp ®ång c¸c ®iÒu kho¶n nh­ sau: §iÒu 1 : Bªn B chÞu tr¸ch nhiÖm cung cÊp, l¾p ®Æt cho bªn A 01 m¸y vi tÝnh míi hiÖu COMPAQ DESKPRO theo tiªu chuÈn kü thuËt nh­ sau : - Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB. - æ ®Üa cøng Seagate : 10.2GB; æ ®Üa mÒm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse §iÒu 2 : Thêi h¹n giao hµng: Bªn B giao cho bªn A theo ®óng thêi h¹n nh­ hai bªn ®· quy ®Þnh, ®¶m b¶o thiÕt bÞ míi 100%. §iÒu 3: Tr¸ch nhiÖm c¸c bªn - Bªn A cã tr¸ch nhiÖm thanh to¸n ®óng gi¸ c¶ ®· tho¶ thuËn vµ ®óng thêi h¹n ®· ký. - Bªn B cã tr¸ch nhiÖm : cung cÊp ®óng chñng lo¹i, ®¶m b¶o chÊt l­îng; l¾p ®Æt, vËn hµnh vµ ch¹y thö miÔn phÝ t¹i c¬ quan bªn A tr­íc khi bµn giao. §iÒu 4: §iÒu kiÖn b¶o hµnh. - Bªn B cã tr¸ch nhiÖm b¶o hµnh tÊt c¶ c¸c thiÕt bÞ, linh kiÖn miÔn phÝ 36 th¸ng theo tiªu chuÈn cña nhµ s¶n xuÊt kÓ tõ ngµy bµn giao thiÕt bÞ. - Bªn B cã quyÒn tõ chèi b¶o hµnh nÕu h­ háng do r¬i vì, ch¸y. hoÆc nh÷ng h­ háng do chñ quan g©y ra. §iÒu 5: ThÓ thøc thanh to¸n - Tæng gi¸ trÞ hîp ®ång: 11.000.000 ®ång. - Thanh to¸n b¾ng tiÒn mÆt hoÆc chuyÓn kho¶n ngay sau khi hoµn tÊt c¸c thñ tôc giao hµng. §iÒu 6: Cam kÕt chung. Hai bªn cam kÕt thùc hiÖn theo ®óng c¸c ®iÒu kho¶n trªn, nÕn cßn g× v­íng m¾c th× ph¶i th«ng b¸o cho nhau cïng gi¶i quyÕt. §¹i diÖn bªn A §¹i diÖn bªn B Trªn ®©y lµ nh÷ng néi dung c¬ b¶n cña hîp ®ång. Sau khi hîp ®ång ký kÕt, trong thêi gian hiÖu lùc cña hîp ®ång, C«ng ty FPT chÞu tr¸ch nhiÖm l¾p ®Æt m¸y vµ kiÓm tra vÒ kü thuËt cßn C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi ph¶i thanh to¸n ®Çy ®ñ gi¸ mua theo ho¸ ®¬n. Khi c«ng viÖc hoµn tÊt, kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ cã liªn quan vµ l­u t¹i phßng KÕ to¸n tµi vô bao gåm: §¬n xin tr×nh mua TSC§ cña bé phËn cã nhu cÇu sö dông. QuyÕt ®Þnh mua TSC§ cña Gi¸m ®èc C«ng ty. B¸o gi¸ cña bªn b¸n. Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng. GiÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn. PhiÕu chi. Khi nhËn TSC§, phßng Tæng hîp lËp biªn b¶n giao nhËn TSC§ cã mÉu sau: BiÓu sè 4 Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh H«m nay, ngµy .... th¸ng .... n¨m 2001. §Þa ®iÓm t¹i : C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. §Þa chØ : Sè 5, Hµng Gµ, Hµ Néi. Ban giao nhËn TSC§ gåm cã: 1. Bªn giao : C«ng ty FPT. Do ¤ng: Lª ThÕ S¬n Chøc vô: C¸n bé kü thuËt. Lµm ®¹i diÖn. 2. Bªn nhËn : C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. Do Bµ: NguyÔn Quúnh Nga Chøc vô: Tr­ëng phßng Tæng hîp Lµm ®¹i diÖn 3. Hai bªn ®· tiÕn hµnh giao nhËn 01 bé m¸y vi tÝnh hiÖu COMPAQ cã c¸c th«ng sè kü thuËt nh­ sau : - Chip : Intel Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB. - æ ®Üa cøng Seagate : 10.2GB; æ ®Üa mÒm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse - N­íc s¶n xuÊt : Taiwan Toµn bé c¸c thiÕt bÞ ®¶m b¶o míi 100%, ®­îc l¾p ®Æt ch¹y thö ®¶m b¶o ho¹t ®éng tèt. Biªn b¶n nµy ®­îc lËp thµnh 04 b¶n, mçi bªn gi÷ 02 b¶n ®Ó lµm c¨n cø thùc hiÖn hîp ®ång sè .../H§KT gi÷a C«ng ty FPT vµ C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi ®· ký ngµy .... th¸ng .... n¨m 2001. §¹i diÖn bªn giao Lª ThÕ S¬n Hµ Néi, ngµy... th¸ng...n¨m 2001 §¹i diÖn bªn nhËn NguyÔn Quúnh Nga Sau khi x¸c ®Þnh NG, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi thÎ TSC§. ThÎ TSC§ ®­îc ghi theo mÉu quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh (mÉu sè 02-TSC§) nh­ sau: MÉu sè 02-TSC§ B/h theo QuyÕt ®Þnh 1141TC/Q§/C§KT ngµy 1/1/1995 cña Bé Tµi chÝnh Sè 0178 §¬n vÞ : C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. §Þa chØ: Sè 5-Hµng Gµ. BiÓu sè 5: ThÎ tµi s¶n cè ®Þnh Ngµy 3/8/2001 KÕ to¸n tr­ëng (ký, hä tªn) C¨n cø vµo biªn b¶n giao nhËn TSC§ sè... ngµy... th¸ng.... n¨m 2001 Tªn, ký m· hiÖu, quy c¸ch TSC§: m¸y tÝnh COMPAQ. Sè hiÖu TSC§:...... N­íc s¶n xuÊt: TAIWAN. N¨m s¶n xuÊt : 1999. Bé phËn qu¶n lý sö dông: phßng Tæng hîp. N¨m ®­a vµo sö dông: 2001 C«ng suÊt (diÖn tÝch) thiÕt kÕ : Celeron 600/RAM:64/HDD:10.2GB §×nh chØ sö dông TSC§ ngµy... th¸ng... n¨m ... Lý do ®×nh chØ:... Sè hiÖu chøng tõ NG TSC§ Gi¸ trÞ hao mßn Ngµy th¸ng DiÔn gi¶i NG N¨m Gi¸ trÞ hao mßn Céng dån 019270 20/7/01 Ho¸ ®¬n GTGT mua m¸y vi tÝnh COMPAQ DESPRO 10.000.000 STT Tªn, quy c¸ch dông cô, phô tïng §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ trÞ 1 M¸y vi tÝnh COMPAQ DESPRO ChiÕc 1 10.000.000 ThÎ TSC§ dïng ®Ó theo dâi chi tiÕt diÔn biÕn ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sö dông TSC§. ThÎ nµy ®­îc ®¨ng ký vµo sæ TSC§. Sæ TSC§ ®­îc lËp chung cho toµn C«ng ty vµ chi tiÕt cho tõng ®¬n vÞ sö dông. Sau khi vµo thÎ TSC§, kÕ to¸n lËp Chøng tõ ghi sæ: BiÓu sè 6: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 3/8/2001 Sè : 2/8 DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Mua m¸y vi tÝnh COMPAQ DESPRO 211 133 111 111 10.000.000 1.000.000 01 chiÕc Tæng céng 11.000.000 KÌm theo 03 chøng tõ gèc. §Þnh kú, hµng quý kÕ to¸n vµo sæ C¸i TK TSC§ theo c¸c chøng tõ ghi sæ ®· lËp. BiÓu sè 7: Sæ c¸i tµi kho¶n 211 Quý III/N¨m 2001 NTGS CTGS DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH NT Nî Cã Sè d­ ®Çu kú ... 2/7/01 6/7/01 8/7/01 3/8/01 1 2 3 6 2/7/01 5/7/01 8/7/01 3/8/01 Mua m¸y in EPSON Mua æn ¸p Lioa Mua ®iÒu hoµ phßngkÕ to¸n .... Mua m¸y vi tÝnh COMPAQ 111 111 112 111 8.445.120 20.600.000 25.091.400 10.000.000 Sè d­ cuèi kú .... H¹ch to¸n gi¶m TSC§ TSC§ cña C«ng ty gi¶m chñ yÕu do nguyªn nh©n thanh lý, nh­îng b¸n. XuÊt ph¸t tõ nhu cÇu cña bé phËn trùc tiÕp sö dông vµ c¨n cø vµo thùc tr¹ng cña TSC§ ®Ó ra quyÕt ®Þnh thanh lý, nh­îng b¸n. Mäi tr­êng hîp gi¶m TSC§ ®Òu ph¶i cã QuyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc C«ng ty, c¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh ®ã ®Ó lËp c¸c giÊy tê cã liªn quan tuú theo tõng tr­êng hîp cô thÓ. Trong mäi tr­êng hîp thanh lý TSC§, C«ng ty ®Òu cã QuyÕt ®Þnh thanh lý, thµnh lËp ban thanh lý gåm l·nh ®¹o C«ng ty vµ ®¹i diÖn c¸c phßng ban, tæ ®éi cã liªn quan. Ban thanh lý cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc thùc hiÖn thanh lý vµ lËp biªn b¶n thanh lý. Cô thÓ, quý III/2001, C«ng ty ®· tiÕn hµnh thanh lý mét kho ®Ó x¨ng cña ®éi xe NG 15.000.000 ®ång, ®· khÊu hao 12.500.000 ®ång. Kho ®Ó x¨ng nµy ®­îc mua s¾m n¨m 1999 b»ng nguån vèn tù bæ sung. QuyÕt ®Þnh thanh lý ®­îc Gi¸m ®èc ®­a ra nh­ sau: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam §éc LËp - Tù Do - H¹nh Phóc Bé n«ng nghiÖp C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. Hµ Néi, ngµy 10 th¸ng 9 n¨m 2001. QuyÕt ®Þnh thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh -C¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh 141/1999 - Q§, ngµy 25/12/1999 cña Bé n«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt NamvÒ viÖc thµnh lËp doanh nghiÖp Nhµ n­íc vµ ®iÒu lÖ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña Gi¸m ®èc C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi. -C¨n cø vµo ®Ò nghÞ thanh lý tµi s¶n cña ®éi xe. QuyÕt ®Þnh §iÒu 1: B¸n thanh lý kho ®Ó x¨ng cña ®éi xe. §iÒu 2: Gi¸ b¸n lµ 3.000.000 ®ång (ba triÖu ®ång ch½n). Tµi s¶n trªn thuéc nguån vèn tù bæ sung cña ®¬n vÞ, NG 15.000.000 ®ång, ®· khÊu hao hÕt 12.500.000 ®ång, Gcl lµ 2.500.000 ®ång. §iÒu 3: C¸c ®ång chÝ tr­ëng phßng KÕ to¸n tµi vô, Hµnh chÝnh vµ bªn mua tµi s¶n lµm c¸c thñ tôc chuyÓn mua b¸n kho ®Ó x¨ng, thanh to¸n ®Çy ®ñ vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n tµi s¶n theo ®óng chÕ ®é qu¶n lý tµi s¶n hiÖn hµnh./ Gi¸m ®èc Nh©m Hoµ N¬i göi: -Nh­ ®iÒu 3 -L­u KTTV -Bªn mua. C¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh thanh lý nµy, C«ng ty tiÕn hµnh lËp ban thanh lý, ban thanh lý tiÕn hµnh thanh lý vµ lËp biªn b¶n thanh lý nh­ sau: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam §éc LËp - Tù Do - H¹nh Phóc Cty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi Biªn b¶n thanh lý C¨n cø vµo QuyÕt ®Þnh sè 821 ngµy 10/9/2001 cña Gi¸m ®èc vÒ viÖc thanh lý TSC§. Ban thanh lý chóng t«i gåm: 1. ¤ng : Nh©m §×nh Hoµ. - Gi¸m ®èc - Tr­ëng ban. Bµ : NguyÔn Quúnh Nga - Tr­ëng phßng Hµnh chÝnh 2. ¤ng: Nh©m §×nh S¸ng - Tr­ëng phßng KÕ to¸n tµi vô 3. ¤ng: NguyÔn V¨n B×nh - Tr­ëng ®éi xe. §· tiÕn hµnh thanh lý TSC§: - Tªn, ký m· hiÖu, quy c¸ch TSC§ : Kho ®Ó x¨ng cña ®éi xe - N­íc s¶n xuÊt: ..... - NG : 15.000.000 ®ång - Hao mßn : 12.500.000 ®ång - Gcl : 2.500.000 ®ång - Chi phÝ thanh lý : 110.000 ®ång (mét tr¨m m­êi ngh×n ®ång ch½n) - Gi¸ trÞ thu håi : 3.300.000 ®ång (ba triÖu ba tr¨m ngh×n ®«ng ch½n) Ngµy 12/9/2001 Ban thanh lý C¨n cø vµo biªn b¶n thanh lý vµ hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n cã liªn quan, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 821: 2.500.000 Nî TK 214: 12.500.000 Cã TK 211: 15.000.000 Nî TK 821: 100.000 Nî TK 133: 10.000 Cã TK 111: 110.000 Nî TK 111: 3.300.000 Cã TK 721: 3.000.000 Cã TK333: 300.000 KÕ to¸n TSC§ tiÕn hµnh rót thÎ TSC§ cña tµi s¶n ®· thanh lý ra khái hép thÎ TSC§ cña C«ng ty vµ lËp Chøng tõ ghi sæ nh­ sau: BiÓu sè 8: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 12/9/2001 Sè : 35 DiÔn gi¶i Sè hiÖu Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã 1.Ghi gi¶m TSC§ do thanh lý 821 211 2.500.000 01 chiÕc 214 211 12.500.000 2.Chi phÝ thanh lý TSC§ 821 111 100.000 133 111 10.000 3.Thu tõ thanh lý TSC§ 111 721 3.000.000 111 333 300.000 Tæng céng 18.410.000 KÌm theo 02 chøng tõ gèc KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Ng­êi lËp (Ký, hä tªn) Tõ Chøng tõ ghi sæ ®· lËp, kÕ to¸n vµo sæ C¸i c¸c TK cã liªn quan: BiÓu sè 9: Sæ c¸i tµi kho¶n 211 QuýIII/N¨m 2001 Sè : 35 Ngµy th¸ng ghi sæ CTGS DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH Ngµy th¸ng Nî Cã Sè d­ ®Çu kú ... 2/7/01 1 2/7/01 Mua m¸y in EPSON 111 8.445.120 6/7/01 2 5/7/01 Mua æn ¸p Lioa 111 20.600.000 8/7/01 3 8/7/01 Mua ®iÒu hoµ phßng kÕ to¸n 112 25.091.400 3/8/01 6 3/8/01 Mua m¸y vi tÝnh COMPAQ DESPRO 111 10.000.000 .............. 12/9/01 35 12/9/01 B¸n thanh lý kho x¨ng 821 214 2.500.000 2.500.000 .............. Sè d­ cuèi kú ... BiÓu sè 10: Sæ c¸i tµi kho¶n 821 N¨m 2001 Ngµy th¸ng ghi sæ CTGS DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH Ngµy th¸ng Nî Cã 10/8/01 18 10/8/01 Chi phÝ thanh lý m¸y vi tÝnh IBM 211 111 4.698.250 50.000 .............. 12/9/01 35 12/9/01 Chi phÝ thanh lý kho ®Ó x¨ng 211 111 2.500.000 100.000 .... .............. BiÓu sè 11: Sæ c¸i tµi kho¶n 721 N¨m 2001 Ngµy th¸ng ghi sæ CTGS DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH NT Nî Cã 10/8/0 18 10/8/01 Thu tõ thanh lý m¸y vi tÝnh IBM 111 2.745.000 ............. 12/9/01 35 12/9/01 Thu tõ thanh lý kho ®Ó x¨ng 111 3.000.000 ............. Cã thÓ kh¸i qu¸t t×nh h×nh t¨ng, gi¶m TSC§ qua b¶ng sau: BiÓu sè 12: B¸o c¸o t¨ng gi¶m TSC§ §¬n vÞ: ®ång. ChØ tiªu Nhµ cöa, vËt kiÕn tróc M¸y mãc thiÕt bÞ ... Tæng céng I.Nguyªn gi¸ TSC§ 439.902.780 1.Sè d­ ®Çu kú 401.619.000 2. Sè t¨ng trong kú 38.283.780 trong ®ã: Mua s¾m míi X©y dùng míi 38.283.780 3.Sè gi¶m trong kú Trong ®ã: Thanh lý Nh­îng b¸n 4. Sè cuèi kú Trong ®ã:- Ch­a sö dông - §· khÊu hao hÕt - Chê thanh lý II.Gi¸ trÞ ®· hao mßn 22.971.074 1.Sè d­ ®Çu kú 3.652.875 2.Sè t¨ng trong kú 19.318.199 3.Sè gi¶m trong kú 4.Sè cuèi kú III. Gi¸ trÞ cßn l¹i 1.Sè d­ ®Çu kú 2.Sè d­ cuèi kú (Nguån: B¸o c¸o quyÕt to¸n n¨m 2001) IV. H¹ch to¸n khÊu hao TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty XuÊt - nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi Tu©n thñ theo QuyÕt ®Þnh sè 166/1999/Q§-BTC ngµy 30/12/99 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh vÒ "ChÕ ®é qu¶n lý, sö dông vµ trÝch khÊu hao TSC§", C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao ®­êng th¼ng khi tiÕn hµnh trÝch khÊu hao c¬ b¶n cña TSC§ ®èi víi tÊt c¶ c¸c lo¹i TSC§ trong C«ng ty. §Ó tÝnh to¸n, ph©n bæ chÝnh x¸c l­îng chi phÝ khÊu hao TSC§ vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c kú kÕ to¸n, c¸c nguyªn t¾c vÒ khÊu hao TSC§ ®­îc thùc hiÖn theo th¸ng. TSC§ t¨ng hoÆc gi¶m trong th¸ng th× th¸ng sau míi trÝch hoÆc th«i trÝch khÊu hao. §ång thêi ®Ó theo dâi gi¸ trÞ cßn l¹i cña tõng TSC§, C«ng ty tÝnh vµ trÝch khÊu hao cho tõng TSC§, trªn c¬ së ®ã tÝnh tæng khÊu hao ®¬n vÞ ph¶i trÝch cho toµn bé TSC§ ®ang sö dông t¹i C«ng ty. T¹i C«ng ty, khi cã TSC§ mua s¾m míi, ph¶i lËp danh môc TSC§ mua s¾m míi ®Ó ®¨ng ký møc trÝch khÊu hao víi Côc qu¶n lý vèn. §Þnh kú, kÕ to¸n TSC§ tÝnh vµ trÝch khÊu hao ®óng tû lÖ quy ®Þnh. C¨n cø vµo NG vµ tû lÖ khÊu hao cña tõng TSC§ theo quy ®Þnh, møc khÊu hao TSC§ x¸c ®Þnh theo c«ng thøc sau: hoÆc : Møc khÊu hao n¨m = Nguyªn gi¸ x Tû lÖ khÊu hao n¨m Møc khÊu hao quÝ = Møc khÊu hao th¸ng x 3 Cô thÓ vµo ngµy 20/04/2001, C«ng ty mua m¸y ®iÒu hoµ National, NG lµ 12.725.000 ®ång, C«ng ty ®¨ng ký thêi gian sö dông víi Côc qu¶n lý vèn lµ 5 n¨m. Nh­ vËy, møc trÝch khÊu hao trung b×nh 1 n¨m lµ : Møc trÝch khÊu hao trung b×nh 1 th¸ng lµ : Tõ sè liÖu tÝnh ®­îc, hµng th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n sè khÊu hao trªn Chøng tõ ghi sæ lµ : Nî TK 642 : 212.083 Cã TK 214 : 212.083 Nh­ vËy, møc trÝch khÊu hao TSC§ t¨ng thªm 212.083 ®ång. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n nh­ sau : BiÓu sè 13: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 31/8/01 Sè : 57 DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã TrÝch khÊu hao ®iÒu hoµ National 642 214 212.083 01 th¸ng Tæng céng 212.083 KÌm theo 03 chøng tõ gèc §Þnh kú, kÕ to¸n TSC§ ghi møc khÊu hao ®· trÝch vµo sæ C¸i tµi kho¶n 214 nh­ sau : BiÓu sè14: Sæ c¸i tµi kho¶n 214 N¨m 2001 Ng.th¸ng ghi sæ CTGS DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH NT Nî Cã Sè d­ ®Çu kú ... .... 31/8/01 57 31/8/01 TrÝch khÊu hao m¸y ®iÒu hoµ National 642 212.083 ....... Sè d­ cuèi kú V. H¹ch to¸n söa ch÷a TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty xuÊt - nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi TSC§ ®­îc sö dông l©u dµi vµ ®­îc cÊu t¹o bëi nhiÒu bé phËn, chi tiÕt kh¸c nhau. Khi tham gia vµo c¸c qu¸ tr×nh kinh doanh, c¸c bé phËn chi tiÕt cÊu thµnh TSC§ bÞ hao mßn h­ háng kh«ng ®Òu nhau. Do vËy, ®Ó kh«i phôc kh¶ n¨ng ho¹t ®éng b×nh th­êng cña TSC§, C«ng ty cÇn thiÕt ph¶i tiÕn hµnh söa ch÷a, thay thÕ nh÷ng bé phËn chi tiÕt cña TSC§ bÞ hao mßn, h­ háng ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng cña TSC§. T¹i C«ng ty Giao nhËn Kho vËn ngo¹i th­¬ng, TSC§ lµ mét bé phËn chñ yÕu trong tæng tµi s¶n cña C«ng ty, tham gia trùc tiÕp vµ quyÕt ®Þnh ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh. Do vËy, vÊn ®Ò söa ch÷a TSC§ lu«n ®­îc l·nh ®¹o C«ng ty quan t©m, l¾ng nghe ®Ò nghÞ tõ c¸c ®¬n vÞ sö dông ®Ó cã kÕ ho¹ch söa ch÷a nh»m n©ng cao hiÖu suÊt lµm viÖc cña TSC§. Tr­êng hîp söa ch÷a nhá, mang tÝnh b¶o d­ìng Do söa ch÷a nhá TSC§ mang tÝnh b¶o d­ìng nªn chi phÝ söa ch÷a ph¸t sinh th­êng kh«ng lín vµ ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. Cô thÓ, vµo th¸ng 6/2000, C«ng ty söa ch÷a m¸y photocopy RICOH FT5840 do bÞ háng mét sè bé phËn, chi phÝ söa ch÷a hÕt 979.000 ®ång (bao gåm c¶ GTGT 10%) ®· tr¶ b»ng tiÒn mÆt. KÕ to¸n ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 642: 890.000 Nî TK 133: 89.000 Cã TK 111: 979.000 KÕ to¸n ph¶n ¸nh nghiÖp vô söa ch÷a nhá vµo chøng tõ ghi sæ sau: BiÓu sè 15: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 6/9/01 Sè 62 DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã Chi phÝ söa ch÷a th­êng xuyªn TSC§ 642 133 111 111 890.000 89.000 Tæng céng 979.000 KÌm theo...... chøng tõ gèc. Tr­êng hîp söa ch÷a lín, mang tÝnh phôc håi hoÆc n©ng cÊp. Söa ch÷a lín TSC§ nh»m môc ®Ých phôc håi n¨ng lùc ho¹t ®éng hay t¨ng n¨ng lùc vµ kÐo dµi tuæi thä. Trong nghiÖp vô söa ch÷a, kÕ to¸n còng tËp hîp chi phÝ söa ch÷a vµo TK 241, sau ®ã kÕt chuyÓn sang TK 211 ®ång thêi kÕt chuyÓn nguån dïng ®Ó n©ng cÊp TSC§. Cô thÓ, ngµy 12/9/2000, C«ng ty tiÕn hµnh n©ng cÊp khu nhµ 3 tÇng .C«ng ty tiÕn hµnh thuª ngoµi víi tæng chi phÝ ph¶i thanh to¸n lµ 62.429.675 ®ång ( bao gåm c¶ thuÕ GTGT 10%) ®· tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n. KÕ to¸n ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 241: 56.754.250 Nî TK 133: 5.675.425 Cã TK 112: 62.429.675 Sau khi hoµn thµnh ®­a vµo sö dông: Nî TK 211: 56.754.250 Cã TK 241: 56.754.250 §ång thêi kÕ to¸n kÕt chuyÓn nguån: Nî TK 414: 56.754.250 Cã TK 411: 56.754.250 Sau ®ã c¨n cø vµo chøng tõ gèc, kÕ to¸n lËp chøng tõ ghi sæ cho nghiÖp vô söa ch÷a lín cã mÉu nh­ sau: BiÓu sè 16: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 6/9/01 Sè : 120 DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã TËp hîp chi phÝ söa ch÷a thuª ngoµi 241 133 112 112 56.754.250 5.675.425 Tæng céng 62.429.675 BiÓu sè 17: Chøng tõ ghi sæ Ngµy 18/9/2001 Sè : 142 DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã 1.KÕt chuyÓn chi phÝ n©ng cÊp nhµ 3 tÇng 211 241 56.754.250 2.KÕt chuyÓn nguån 414 411 56.754.250 Tæng céng 113.508.500 Sau ®ã, ®Þnh kú kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo sæ kÕ to¸n c¸c TK cã liÕn quan: TK 211, 241, 112, 414, 411. BiÓu sè 18: Sæ c¸i tµi kho¶n 211 N¨m 2001 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH NT Nî Cã Sè d­ ®Çu kú .......... ............ 18/9/01 142 18/9/01 KÕt chuyÓn chi phÝ n©ng cÊp nhµ 3 tÇng 241 56.754.250 ............ Sè d­ cuèi kú ... BiÕu sè 19: Sæ c¸i tµi kho¶n 241 N¨m 2001 Ngµy th¸ng ghi sæ C.tõ ghi sæ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn SH Ngµy th¸ng Nî Cã Sè d­ ®Çu kú ...... ................ 18/9/01 120 18/9/01 TËp hîp chi phÝ söa ch÷a thuª ngoµi 112 56.754.250 29/9/01 142 29/9/01 KÕt chuyÓn chi phÝ söa ch÷a n©ng cÊp 211 56.754.250 ................ Sè d­ cuèi kú ...... Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh kinh doanh, C«ng ty cßn ph¶i söa ch÷a lín ngoµi kÕ ho¹ch do nh÷ng nghiÖp vô söa ch÷a ph¸t sinh bÊt th­êng. Khi ®ã, nÕu chi phÝ söa ch÷a nhá, kÕ to¸n C«ng ty sÏ ph©n bæ th¼ng vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. Cßn nÕu chi phÝ söa ch÷a lín, kÕ to¸n sÏ ph©n bæ dÇn vµo chi phÝ kinh doanh th«ng qua TK 1421. PhÇn iii Hoµn thiÖn h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty c«ng ty xuÊt - nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi I. ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh h¹ch to¸n tsc® h÷u h×nht¹i C«ng ty xuÊt - nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi Cã thÓ nãi, cho ®Õn nay C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi ®· kh¼ng ®Þnh ®­îc chç ®øng vµ vai trß quan träng cña m×nh trong tæng c«ng ty. Tuy míi thµnh lËp nh­ng C«ng ty ®· t¹o cho m×nh mét h­íng ®i ®óng ®¾n, t¹o ®­îc niÒm tin t­ëng trªn th­¬ng tr­êng vµ lµm ¨n cã l·i. Sù lín m¹nh cña C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn qua c¬ së vËt chÊt kh«ng ngõng ®­îc n©ng cao còng nh­ tr×nh ®é qu¶n lý ®ang tõng b­íc ®­îc hoµn thiÖn. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi ®· vµ ®ang kh¼ng ®Þnh tÝnh ®éc lËp, tù chñ trong kinh doanh, biÕt khai th¸c vµ ph¸t huy, sö dông cã hiÖu qu¶ néi lùc, tiÒm n¨ng s½n cã cña m×nh, mµ trong ®ã TSC§ h÷u h×nh lµ yÕu tè quan träng hµng ®Çu. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng nµy, ban l·nh ®¹o C«ng ty ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p tÝch cùc, ®Æc biÖt quan t©m tíi qu¶n lý vµ sö dông TSC§ h÷u h×nh. C«ng ty ®· kh«ng ngõng t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, sö dông TSC§ h÷u h×nh nh­ b¶o d­ìng th­êng xuyªn, sö dông TSC§ h÷u h×nh ®óng c«ng suÊt, ... cè g¾ng b¶o ®¶m hiÖu qu¶ sö dông TSC§ h÷u h×nh ®¹t møc cao nhÊt. C«ng ty ®· ®­a c¸c øng dông Tin häc phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng. Nhê ®ã hiÖu qu¶ c«ng viÖc ®­îc n©ng lªn râ rÖt, gi¶m bít nh©n lùc. C«ng ty ®· lµm tèt c«ng t¸c ph©n c«ng, bè trÝ nh©n lùc ë c¸c phßng ban, c¸c kho song song víi viÖc tæ chøc gän nhÑ c¸c bé phËn. Phßng KÕ to¸n lµm viÖc cã hiÖu qu¶, ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c t×nh h×nh biÕn ®éng tµi s¶n; tÝnh to¸n, tËp hîp ®Çy ®ñ chi phÝ ph¸t sinh vµ kÕt qu¶ kinh doanh, ... còng nh­ qu¶n lý c¸c nguån vèn cña C«ng ty. Sù ®ãng gãp cña kÕ to¸n TSC§ h÷u h×nh vµo hiÖu qu¶ c«ng viÖc lµ kh«ng nhá. Víi sè l­îng TSC§ h÷u h×nh rÊt lín cña C«ng ty, kÕ to¸n TSC§ h÷u h×nh ®· ph¶n ¸nh t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m TSC§ h÷u h×nh. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi, b»ng nh÷ng kiÕn thøc ®· häc, còng nh­ nh÷ng ®iÒu ghi nhËn ®­îc trong thêi gian thùc tËp, víi sù gióp ®ì cña c¸c c«, chó, anh, chÞ phßng KÕ to¸n, em thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n TSC§ cña C«ng ty cã nh÷ng ­u ®iÓm nhÊt ®Þnh, ®ång thêi còng béc lé nh÷ng nh­îc ®iÓm cÇn kh¾c phôc. ¦u ®iÓm C«ng ty ®· t¹o ra ®­îc tÝnh chñ ®éng trong qu¶n lý vµ sö dông TSC§ h÷u h×nh ë c¸c bé phËn, n©ng cao ®­îc tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña mçi bé phËn sö dông TSC§ (thÓ hiÖn ë chç c¸c bé phËn tù qu¶n lý sö dông vµ b¶o d­ìng m¸y mãc thiÕt bÞ) còng nh­ th«ng qua nh÷ng chØ tiªu ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ sö dông TSC§ cho thÊy viÖc qu¶n lý, sö dông TSC§ cña C«ng ty trong thêi gian qua ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh. H¬n n÷a trong c«ng t¸c h¹ch to¸n TSC§, C«ng ty cã nhiÒu ­u ®iÓm næi bËt, cô thÓ nh­ sau: KÕ to¸n lu«n cËp nhËt, ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c , kÞp thêi ®Çy ®ñ t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m TSC§ h÷u h×nh trong n¨m lªn hÖ thèng sæ s¸ch cña C«ng ty. KÕ to¸n n¾m ch¾c TSC§ h÷u h×nh hiÖn cã cña C«ng ty còng nh­ n¬i sö dông vµ bé phËn qu¶n lý. ë bé phËn sö dông còng nh­ theo dâi vµ qu¶n lý chÆt chÏ sè l­îng TSC§ h÷u h×nh hiÖn ®ang cã ë bé phËn m×nh th«ng qua sæ chi tiÕt riªng. KÕ to¸n tiÕp thu, n¾m v÷ng vµ vËn dông nh÷ng Th«ng t­, QuyÕt ®Þnh míi cña Bé Tµi chÝnh trong c«ng t¸c h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh ®Ó cã nh÷ng thay ®æi cho phï hîp. KÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ TSC§ h÷u h×nh theo ®óng chÕ ®é cña Bé Tµi chÝnh. C¸ch ph©n lo¹i theo ®Æc tr­ng kü thuËt vµ theo nguån vèn cña TSC§ h÷u h×nh sÏ gióp cho viÖc qu¶n lý vµ sö dông TSC§ h÷u h×nh cã hiÖu qu¶ cao. KÕ to¸n lu«n n¾m v÷ng t×nh tr¹ng kü thuËt, thêi gian sö dông TSC§ h÷u h×nh th«ng qua trÝch khÊu hao, tõ ®ã tham m­u víi nhµ qu¶n trÞ vÒ c¸c quyÕt ®Þnh ®Çu t­ , mua s¾m míi TSC§ h÷u h×nh hay nh­îng b¸n, thanh lý nh÷ng TSC§ h÷u h×nh kh«ng cßn hiÖu qu¶ hoÆc kh«ng sö dông ®­îc n÷a. Bé chøng tõ cho mçi nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn TSC§ h÷u h×nh lu«n ®­îc lËp ®Çy ®ñ, theo ®óng tr×nh tù vµ c¸c chøng tõ ®Òu hîp lÖ, ®óng quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh. Nh­îc ®iÓm Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm nªu trªn trong c«ng t¸c kÕ to¸n TSC§ h÷u h×nh cña C«ng ty cßn cã nh÷ng tån t¹i cÇn kh¾c phôc nh»m kh«ng ngõng cñng cè vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n TSC§. Thø nhÊt lµ, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i TSC§ h÷u h×nh theo nguån vèn vµ ®Æc tr­ng kü thuËt nh­ng kh«ng ph©n lo¹i theo môc ®Ých sö dông TSC§. ViÖc kh«ng ph©n lo¹i TSC§ theo môc ®Ých sö dông sÏ rÊt khã kh¨n ®Ó x¸c ®Þnh chÝnh x¸c hiÖu qu¶ sö dông TSC§. Muèn ®¸nh gi¸, ph©n tÝch hiÖu qu¶ sö dông TSC§ còng nh­ tû träng ®Çu t­ TSC§ vµo ho¹t ®éng kinh doanh th× ph¶i xem trªn sæ chi tiÕt TSC§ vµ céng tõng bé phËn. Tuy nhiªn, viÖc lµm nµy rÊt mÊt thêi gian vµ còng kh«ng chÝnh x¸c v× TSC§ cã thÓ ®­îc sö dông cho nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau. Thø hai lµ, hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n ch­a hoµn chØnh HiÖn nay, C«ng ty ®ang dïng h×nh thøc Chøng tõ ghi sæ ®Ó tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. ViÖc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô x¶y ra cña C«ng ty kh¸ chÆt chÏ tõ khi b¾t ®Çu ®Õn khi kÕt thóc. ViÖc h¹ch to¸n TSC§ t¹i C«ng ty ®­îc thùc hiÖn theo quy tr×nh sau: BiÓu sè 18 : Quy tr×nh h¹ch to¸n TSC§ t¹i C«ng ty. Chøng tõ h¹ch to¸n TSC§ QuyÕt ®Þnh chñ së h÷u LËp thÎ TSC§ LËp chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i TK TSC§ B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng c©n ®èi tµi s¶n Do C«ng ty tiÕn hµnh kÕ to¸n nöa thñ c«ng nöa c¬ giíi trong ®iÒu kiÖn c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh th­êng xuyªn víi khèi l­îng lín nªn cã thÓ ®· bá qua b­íc vµo Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ tr­íc khi vµo sæ C¸i ®Ó c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc gän nhÑ. Tuy nhiªn ta biÕt r»ng, Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, qu¶n lý chøng tõ ghi sæ, võa ®Ó kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi B¶ng C©n ®èi sè ph¸t sinh. V× thÕ, viÖc kh«ng lËp Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ kh«ng ®¶m b¶o viÖc qu¶n lý chÆt chÏ c¸c chøng tõ ghi sæ vµ kh«ng cã c¨n cø ®Ó kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. ViÖc lµm nµy nh»m gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho kÕ to¸n, song l¹i g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®èi chiÕu sæ s¸ch. Thø ba lµ, C«ng ty ch­a ¸p dông triÖt ®Ó tin häc vµo kÕ to¸n. Trong thêi ®¹i ngµy nay, sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña khoa häc kü thuËt, ®Æc biÖt lµ c«ng nghÖ th«ng tin ®ang diÔn ra tõng ngµy, tõng giê. ViÖc øng dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n lµ mét xu thÕ tÊt yÕu trong giai ®o¹n hiÖn nay. Trong khi ®ã, c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty ®­îc thùc hiÖn gÇn nh­ thñ c«ng nªn rÊt bÊt lîi khi khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu, gi¸ trÞ tµi s¶n lín. ë C«ng ty mçi nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch mét phÇn hµnh cô thÓ, nªn sæ s¸ch, viÖc vµo sæ vµ tÝnh to¸n sè liÖu liªn quan ®Õn mçi phÇn hµnh ®Òu do kÕ to¸n ®ã phô tr¸ch. Mçi khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh th× kÕ to¸n l¹i vµo sæ kÕ to¸n vµ ®Þnh kú kÕ to¸n tÝnh to¸n vµ céng sæ, lËp b¸o c¸o. Tuy nhiªn, chØ ®Õn kh©u lËp b¸o c¸o kÕ to¸n míi sö dông ®Õn m¸y vi tÝnh. Nh­ vËy, víi ®Æc ®iÓm vµ quy m« tæ chøc kinh doanh rÊt lín, c¸c giao dÞch víi kh¸ch hµng diÔn ra víi mËt ®é vµ gi¸ trÞ cao nªn hµng ngµy phßng kÕ to¸n cña C«ng ty ph¶i xö lý hµng tr¨m, hµng ngh×n chøng tõ, trong sè ®ã, l­îng chøng tõ liªn quan ®Õn h¹ch to¸n TSC§ còng chiÕm mét phÇn ®¸ng kÓ. §ã lµ ch­a kÓ ®Õn hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n ®å sé cïng nhiÒu nghiÖp vô kÕ to¸n phøc t¹p, cÇn ph¶i h¹ch to¸n tØ mØ, chÝnh x¸c ®Õn tõng con sè nªn rÊt khã kh¨n cho kÕ to¸n TSC§. Nªn ch¨ng, C«ng ty ¸p dông triÖt ®Ó tin häc vµo kÕ to¸n võa gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc dÔ dµng võa gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc gän nhÑ. Thø t­ lµ, C«ng ty ch­a trÝch tr­íc chi phÝ söa ch÷a TSC§ Th«ng th­êng, ®èi víi tr­êng hîp söa ch÷a mang tÝnh phôc håi ®­îc tiÕn hµnh theo kÕ ho¹ch th× ®Þnh kú kÕ to¸n th­êng trÝch tr­íc chi phÝ söa ch÷a ph©n bæ vµo chi phÝ kinh doanh trong nhiÒu kú nh­ sau: Nî TK,641,642 Cã TK 335 §Õn khi tiÕn hµnh söa ch÷a TSC§ kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 335 Cã TK 2413 Tuy nhiªn t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi, khi ph¸t sinh nghiÖp vô söa ch÷a lín TSC§, C«ng ty kh«ng tiÕn hµnh trÝch tr­íc chi phÝ söa ch÷a vµo chi phÝ kinh doanh mµ ®· tiÕn hµnh ph©n bæ th¼ng chi phÝ söa ch÷a vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. §iÒu nµy lµm cho chi phÝ kinh doanh trong kú cña C«ng ty sÏ t¨ng lªn ®ét ngét, v× thÕ th«ng tin do c«ng t¸c kÕ to¸n cung cÊp sÏ kh«ng mang tÝnh chÝnh x¸c cao cho nh÷ng ng­êi sö dông. Thø n¨m lµ, vÒ hÖ thèng sæ kÕ to¸n TSC§ néi bé t¹i C«ng ty. HiÖn nay, mét sè b¶ng biÓu ch­a ®­îc thèng nhÊt toµn C«ng ty. §Þnh kú theo quý, theo n¨m kÕ to¸n TSC§ t¹i c¸c chi nh¸nh göi b¸o c¸o kÕ to¸n tíi phßng KÕ to¸n tµi vô C«ng ty víi nh÷ng mÉu b¶ng biÓu kh¸c nhau, kh«ng thèng nhÊt lµm viÖc tæng hîp sè liÖu b¸o c¸o chung rÊt phøc t¹p. C«ng ty cÇn ®­a ra mÉu biÓu chung cho toµn ®¬n vÞ ®Ó phôc vô thªm cho yªu cÇu qu¶n lý vµ kÕ to¸n TSC§ t¹i C«ng ty, tr¸nh tr­êng hîp cã chi nh¸nh chØ ph¶n ¸nh møc trÝch khÊu hao chi tiÕt tõng lo¹i tµi s¶n (kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc møc khÊu hao theo nguån vèn) hay cã chi nh¸nh chØ ph¶n ¸nh møc trÝch khÊu hao theo nguån vèn (kh«ng chi tiÕt theo nhãm, lo¹i TSC§). V× gi¸ trÞ TSC§ cña C«ng ty rÊt lín nªn viÖc qu¶n lý, theo dâi t×nh h×nh trÝch khÊu hao theo tõng lo¹i, nhãm tµi s¶n còng nh­ theo nguån vèn lµ rÊt quan träng. II. mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty. Tõ nh÷ng tån t¹i vµ khã kh¨n hiÖn nay ë C«ng ty trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý TSC§, c¨n cø vµo c¸c chÕ ®é quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ cña Bé Tµi chÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, em xin cã mét vµi kiÕn nghÞ sau: Thø nhÊt, C«ng ty cÇn hoµn thiÖn hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n. ViÖc bá qua kh©u lËp Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ tr­íc khi vµo sæ C¸i cã ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn qu¸ tr×nh ®èi chiÕu kiÓm tra vµ qu¶n lý chøng tõ cña C«ng ty. Do ®ã, trong thêi gian tíi, C«ng ty nªn ®­a thªm Sæ §¨ng ký chøng t­ ghi sæ vµo trong hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n. MÉu Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ nh­ sau: Bé N«ng nghiÖp C«ng ty XuÊt nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m ..... Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµyth¸ng Sè hiÖu Ngµyth¸ng 1 2 3 1 2 3 .......... ........... ............ .......... ............ ............ Céng -Céng th¸ng -Luü kÕ tõ ®Çu quý Ng­êi ghi sæ (Ký, ghi hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, ghi hä tªn) Ngµy...th¸ng...n¨m .... Gi¸m ®èc C«ng ty (Ký tªn, ®ãng dÊu) Thø hai, C«ng ty cÇn ¸p dông triÖt ®Ó tin häc vµo kÕ to¸n. C«ng ty c¨n cø vµo ®iÒu kiÖn thùc tÕ vÒ quy m«, tr×nh ®é cña ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n ®Ó quyÕt ®Þnh sö dông phÇn mÒm øng dông vµ h×nh thøc sæ kÕ to¸n cho phï hîp. Trong ®iÒu kiÖn sö dông m¸y vi tÝnh th× h×nh thøc NhËt ký chung lµ thÝch hîp nhÊt, v× ®©y lµ h×nh thøc dÔ lµm, ®¬n gi¶n vµ phï hîp víi th«ng lÖ phæ biÕn trªn thÕ giíi. C«ng ty cã thÓ ¸p dông quy tr×nh sau ®©y: B­íc 1 : Tæ chøc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: Trong qu¸ tr×nh tæ chøc cÇn ph©n biÖt hai lo¹i chøng tõ: Chøng tõ ®­îc lËp tr­íc khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y. Chøng tõ ®­îc lËp sau khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y. B­íc 2 : Tæ chøc ph©n lo¹i chøng tõ, s¾p xÕp c¸c chøng tõ cã liªn quan thµnh mét bé ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc xö lý. §èi víi chøng tõ ®­îc lËp tr­íc khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y: ph¶i kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý cña nghiÖp vô ghi trªn chøng tõ, tÝnh chÝnh x¸c, râ rµng cña sè liÖu, ghi m· sè, ®Þnh kho¶n, vµo phÇn th«ng tin dµnh cho kÕ to¸n. §èi víi chøng tõ ®­îc lËp sau khi d÷ liÖu ®· nhËp vµo m¸y. ViÖc xö lý t­¬ng tù nh­ lo¹i chøng tõ trªn, tuy nhiªn nÕu cã sai sãt cÇn ph¸t hiÖn ®Ó ®iÒu chØnh trªn m¸y. B­íc 3 : NhËp d÷ liÖu vµo m¸y dùa trªn c¸c chøng tõ ®· xö lý. B­íc 4 : M¸y tÝnh to¸n, ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ th«ng tin theo ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm ®· lùa chän ®Ó cã th«ng tin tæng hîp trªn c¸c TK, b¸o c¸o tµi chÝnh vµ c¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng ®èi t­îng cô thÓ. Muèn ¸p dông tin häc vµo kÕ to¸n th× C«ng ty nªn thay ®æi h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông, tõ h×nh thøc sæ Chøng tõ ghi sæ sang h×nh thøc sæ NhËt ký chung bëi v× h×nh thøc sæ NhËt ký chung phï hîp víi kÕ to¸n m¸y vµ kh¾c phôc ®­îc nh­îc ®iÓm cña sæ Chøng tõ ghi sæ lµ ghi trïng l¾p, khèi l­îng c«ng viÖc lín, c«ng viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu dån vµo cuèi th¸ng nªn th«ng tin vµ b¸o c¸o kÕ to¸n th­êng bÞ chËm. Thªm vµo ®ã, C«ng ty cÇn n©ng cao tr×nh ®é tin häc cho nh©n viªn kÕ to¸n b»ng c¸ch tæ chøc líp häc t¹i C«ng ty hoÆc bè trÝ thêi gian cho nh©n viªn kÕ to¸n häc ë bªn ngoµi. Thø ba, C«ng ty nªn trÝch tr­íc chi phÝ söa ch÷a TSC§. C«ng ty nªn trÝch tr­íc chi phÝ söa ch÷a TSC§ ®èi víi nghiÖp vô söa ch÷a TSC§ nh»m lµm cho chi phÝ kinh doanh trong kú kh«ng bÞ t¨ng lªn ®ét ngét vµ th«ng tin do kÕ to¸n mang l¹i sÏ chÝnh x¸c ®èi víi ng­êi sö dông th«ng tin. Khi cã kÕ ho¹ch söa ch÷a TSC§, C«ng ty cÇn ph©n bæ kho¶n chi phÝ söa ch÷a trong kho¶ng thêi gian tõ khi cã kÕ ho¹ch söa ch÷a ®Õn khi tiÕn hµnh söa ch÷a thµnh nhiÒu phÇn tuú theo sè tiÒn kÕ ho¹ch nhiÒu hay Ýt vµ tuú theo quy m« kinh doanh cña C«ng ty. + §Þnh kú kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 641,642 Cã TK 335 + §Õn khi tiÕn hµnh söa ch÷a kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 335: gi¸ thùc tÕ cña viÖc söa ch÷a TSC§ Cã TK 2413: gi¸ thµnh c«ng tr×nh + NÕu chi phÝ söa ch÷a TSC§ thùc tÕ lín h¬n sè chi phÝ kÕ ho¹ch th× kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh trÝch kÌm Nî TK 641,642: nÕu phÇn chªnh lÖch nhá Cã TK 335: phÇn trÝch thªm. + NÕu chi phÝ söa ch÷a TSC§ thùc tÕ nhá h¬n sè chi phÝ kÕ ho¹ch th× kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh hoµn l¹i. Nî TK 335: phÇn chªnh lÖch Cã TK 721: phÇn chªnh lÖch Thø t­, C«ng ty cÇn hoµn thiÖn hÖ thèng sæ kÕ to¸n TSC§ néi bé. §Ó thèng nhÊt mÉu "B¶ng tæng hîp trÝch khÊu hao TSC§" trong toµn C«ng ty, C«ng ty nªn sö dông c¸c mÉu b¶ng "B¶ng trÝch khÊu hao TSC§" cho c¸c chi nh¸nh vµ "B¶ng ph©n bæ khÊu hao cña C«ng ty" trÝch theo ®Þa ®iÓm sö dông do kÕ to¸n TSC§ lËp ®Þnh kú nh­ sau: MÉu sè 1: B¶ng trÝch khÊu hao TSC§ Chi nh¸nh t¹i : ............... Sè TT Nhãm lo¹i TSC§ Nguån vèn Céng Ng©n s¸ch Tù bæ sung I II TSC§ dïng trong kinh doanh .................. TSC§ dïng trong qu¶n lý .................. Tæng céng MÉu sè 2 : B¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§ ChØ tiªu Tû lÖ khÊu hao Toµn C«ng ty Bé phËn sö dông NG Tæng khÊu hao 1 2 3 ... I. KhÊu hao kú tr­íc II.KhÊu hao t¨ng trong kú 1.TSC§ dïng trong KD ............... 2. TSC§ dïng trong qu¶n lý. ............... III.KhÊu hao gi¶m trong kú 1. TSC§ dïng trong KD ................ 2.TSC§ dïng trong qu¶n lý. ................ IV. KhÊu hao kú b¸o c¸o Sö dông thèng nhÊt 2 mÉu “B¶ng trÝch khÊu hao TSC§” vµ “B¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§” cho c¸c chi nh¸nh gióp cho kÕ to¸n TSC§ t¹i C«ng ty ®Þnh kú kh«ng mÊt nhiÒu thêi gian tæng hîp sè liÖu ®Ó lËp b¸o c¸o, tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng c¸c chi nh¸nh göi lªn C«ng ty c¸c mÉu b¶ng biÒu kh¸c nhau g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý TSC§ KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng d­íi sù ®iÒu tiÕt vÜ m« cña nhµ n­íc, c¸c doanh nghiÖp chÞu sù t¸c ®éng trùc tiÕp cña quy luËt c¹nh tranh ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn, ®ßi hái mçi doanh nghiÖp ph¶i lµm ¨n cã l·i. §iÒu ®ã buéc c¸c doanh nghiÖp ph¶i tù lùa chän h­íng kinh doanh vµ lµm sao ®Ò ra ph­¬ng ¸n kinh doanh cã hiÖu qu¶, ®¬n vÞ nµo ®¶m b¶o ®­îc thu nhËp bï chi phÝ vµ x¸c ®Þnh ®óng ®¾n kÕt qu¶ kinh doanh, sÏ cã ®iÒu kiÖn tån t¹i vµ ph¸t triÓn. §¬n vÞ nµo x¸c ®Þnh kh«ng ®óng kÕt qu¶ kinh doanh sÏ dÉn tíi t×nh tr¹ng "lç thËt l·i gi¶", dÇn dÇn sÏ ®­a doanh nghiÖp tíi t×nh tr¹ng ho¹t ®éng kinh doanh kÐm hiÖu qu¶ vµ ®i tíi chç ph¸ s¶n. §©y lµ vÊn ®Ò cÇn ®­îc gi¶i quyÕt, bëi v× ®ã lµ kh©u then chèt trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, nã quyÕt ®Þnh tíi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. NghiÖp vô kÕ to¸n h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh lµ mét nghiÖp vô rÊt quan träng cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. Trong thêi gian t×m hiÓu t×nh h×nh thùc tÕ t¹i C«ng ty muèi, t«i ®· häc hái ®­îc nhiÒu kiÕn thøc thùc tÕ vµ thÊy ®­îc nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm cña c«ng t¸c kÕ to¸n h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh trong kú. Trªn c¬ së nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ë tr­êng, kÕt hîp víi thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi, t«i ®· ®­a ra mét sè ph­¬ng h­íng nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty. Do thêi gian thùc tÕ vµ kinh nghiÖm cã h¹n nªn trong chuyªn ®Ò nµy kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng h¹n chÕ vµ thiÕu sãt. Em rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn cña thÇy c« vµ b¹n bÌ. Em xin bµy tá lßng biÕt c¸c thÇy gi¸o - TiÕn SÜ NguyÔn V¨n C«ng vµ c¸n bé Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi ®· hÕt søc nhiÖt t×nh gióp ®ì t«i hoµn thµnh chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp nµy. Em xin tr©n träng c¶m ¬n néi dung ®Ò tµi Trang Lêi nãi ®Çu 01 phÇn i Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh trong c¸c doanh nghiÖp 03 I. VÞ trÝ cña TSC§ h÷u h×nh vµ nhiÖm vô h¹ch to¸n 03 1. Kh¸i niÖm, Vai trß vµ ®Æc ®iÓm cña TSC§ h÷u h×nh 03 2. Ph©n lo¹i TSC§ 06 3. TÝnh gi¸ TSC§ 09 4. yªu cÇu vµ nhiÖm vô h¹ch to¸n TSC§ 12 II. H¹ch to¸n chi tiÕt TSC§ h÷u h×nh 13 III. H¹ch to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m TSC§ h÷u h×nh 15 1. tµi kho¶n sö dông 15 2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n 17 IV. H¹ch to¸n khÊu hao TSC§ h÷u h×nh 22 1. Tµi kho¶n sö dông 22 2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n 27 V. H¹ch to¸n söa ch÷a TSC§ h÷u h×nh 29 PhÇn II Thùc tr¹ng vÒ h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh t¹i c«ng ty xuÊt nhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi 32 I. §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng SX - KD cña C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu tæng hîp ngµnh muèi 32 1. lÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn 32 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 35 II. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi 39 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 39 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé sæ kÕ to¸n 41 III. H¹ch to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi 45 IV. H¹ch to¸n khÊu hao TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi 65 V H¹ch to¸n söa ch÷anh TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi 68 PhÇn III Hoµn thiÖn h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi 75 I. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh h¹ch to¸n TSC§ h÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hùop ngµnh muèi 75 II. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹chto¸n TSC§ H÷u h×nh t¹i C«ng ty XuÊt - NhËp khÈu Tæng hîp ngµnh muèi 80 KÕt luËn 87