Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

sè 4.7 phiÕu xuÊt vËt t­ thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. Sè 15 Ngµy 29/12/2000. §¬n vÞ chÕ biÕn : C«ng ty ThuËn Ph¸t Theo hîp ®ång sè : Ngµy : NhËp t¹i kho : VLC Danh®iÓm vËt t­ Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó A B C 1 2 3 = 1´ 2 4 1 B«ng cho sîi ch¶i kü Kg 100 Céng thµnh tiÒn : Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Thñ kho Ng­êi nhËn Phô tr¸ch cung tiªu ( Ký tªn ) ( Ký tªn ) ( Ký tªn ) ( Ký tªn ) b. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau : T¹i kho : Thñ kho tiÕn hµnh më c¸c thÎ kho. Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng thø vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng. Hµng ngµy khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý cña c¸c chøng tõ, s¾p xÕp ph©n lo¹i cho tõng thø vËt liÖu theo tõng kho vµ ghi sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo thÎ kho. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn thÎ kho. Cuèi ngµy, thñ kho ph¶i tÝnh ra sè l­îng tån kho cña tõng thø vËt liÖu trªn thÎ kho. §Þnh kú ( 10 ngµy ), thñ kho chuyÓn toµn bé chøng tõ ( phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt ®­îc s¾p xÕp theo tõng nhãm vËt t­ ) vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ. §Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña sè vËt liÖu tån kho, hµng th¸ng ph¶i ®èi chiÕu sè thùc tån cña tõng kho vµ sè tån trªn thÎ kho. Song ë c«ng ty viÖc nµy kh«ng diÔn ra th­êng xuyªn bëi v× vËt liÖu cña c«ng ty cã rÊt nhiÒu chñng lo¹i, viÖc kiÓm tra tèn rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. C«ng ty chØ tiÕn hµnh tæng kiÓm kª vµo cuèi n¨m. ( MÉu thÎ kho ®­îc tr×nh bµy ë trang bªn ) BiÓu sè 4.8 thÎ kho Tê sè 15 Kho : B«ng x¬ VËt t­ : B«ng Nga cÊp 1 - §¬n vÞ tÝnh : kg Tõ ngµy 1/12/2000 ®Õn ngµy 31/12/2000 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng nhËp Sè l­îng xuÊt Tån kho SH NT Tån ®Çu th¸ng 12/2000 379474,6 109 20/12 C«ng ty TM DÖt May VN TPHCM 190000 569474,6 121 27/12 C«ng ty TM DÖt May VN TPHCM 4171 573645,6 28735 28/12 Nhµ m¸y sîi Vinh 5036,2 568609,4 28737 29/12 Nhµ m¸y sîi Vinh 4215 564394,4 ….. Céng ph¸t sinh 12/2000 194171 129913,2 Tån th¸ng 12/2000 443732,4 Ngµy th¸ng n¨m KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( Ký tªn ) ( Ký tªn ) T¹i phßng kÕ to¸n : KÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty sö dông sæ chi tiÕt vËt t­ ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu. Sæ chi tiÕt vËt liÖu më cho tõng thø, lo¹i vËt liÖu t­¬ng øng víi thÎ kho cña thñ kho. Sæ chi tiÕt cã kÕt cÊu gièng thÎ kho nh­ng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Trªn sæ chi tiÕt, kÕ to¸n vËt liÖu tÝnh ra sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp, xuÊt. Sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp ®­îc tÝnh c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho. Sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt c¨n cø theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu, kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho xem sè l­îng nhËp, xuÊt, tån cã khíp kh«ng, nÕu kh«ng khíp th× ph¶i kiÓm tra l¹i. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu chÝnh ®­îc ®ãng thµnh quyÓn cßn vËt liÖu phô ë d¹ng tê rêi. §Þnh kú, khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp kho do thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n vËt liÖu ph©n lo¹i s¾p xÕp theo sè thø tù cña phiÕu nhËp theo tõng kho, c¨n cø vµo ®ã ®Ó kÕ to¸n lËp c¸c b¶ng kª nhËp kho vËt liÖu, vµ b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu. BiÓu sè 4.10 b¶ng kª nhËp kho b«ng x¬ Th¸ng 12/2000 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SH NT Nî Cã 87 1/12 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 88 8/12 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754 94 11/12 B«ng Mü 1521 1521V 6008 18830 113130640 98 12/12 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 99 13/12 B«ng Trung Quèc cÊp 1 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572 ……. Céng 1053288,2 19147493513 BiÓu sè 4.11 tæng hîp nhËp b«ng x¬ Th¸ng 12/2000 VËt t­ §VT Céng ph¸t sinh 1521V 154 331H B«ng F1 Kg 176949376 176949376 B«ng r¬i ch¶i kü Kg 331398000 331398000 B«ng TQ cÊp 1 Kg 2909321083 2909321083 B«ng VN cÊp 1 Kg 6227234000 6227234000 …… Céng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178 Cßn ®èi víi c¸c chøng tõ xuÊt kho, sau khi nhËn ®­îc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu kiÓm tra vµ ®Þnh kho¶n. Sau khi thu thËp c¸c chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh vµ cuèi kú m¸y sÏ tù tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo gi¸ h¹ch to¸n. Vµo cuèi th¸ng, m¸y sÏ in ra " B¶ng chi tiÕt xuÊt vËt t­ " cho tõng tµi kho¶n vµ " B¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu " cho tõng kho. BiÓu sè 4.12 b¶ng kª xuÊt kho b«ng x¬ Th¸ng 12/2000 Ho¸ ®¬n Tªn vËt t­ TK Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SH NT Nî Cã 28732 12/12 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 18438 19/12 B«ng r¬i ch¶i kü 1312H 1521 4028 9000 36252000 28734 27/12 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 1521V 1521 104554 20341,53 2126788328 18443 30/12 X¬ Sunkyon 621H1 1521 310800 12571,66 3907271928 B«ng T©y Phi cÊp 1 621H1 1521 45979 19883,72 914233562 ……. Céng 1210280,4 19735783536 BiÓu sè 4.13 tæng hîp xuÊt vËt t­ Th¸ng 12/2000 VËt t­ §VT Céng ph¸t sinh 1312H 1521V 621H1 B«ng F1 Kg 148280736 77465472 70815264 B«ng r¬i ch¶i kü Kg 317673000 183987000 133686000 B«ng T©y Phi cÊp 1 Kg 1658590562 1658590562 B«ng TQ cÊp 1 1954617560 1954617560 B«ngVN cÊp 1 Kg 6227233945 6227233945 …… Céng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176 §èi víi vËt liÖu nhËn gia c«ng xuÊt khÈu, ë c«ng ty kh«ng thùc hiÖn kÕ to¸n gi¸ trÞ cña vËt liÖu do kh¸ch hµng göi ®Õn mµ chØ h¹ch to¸n ®Õn phÇn chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Do ®ã, trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ phiÕu nhËp vËt t­, kÕ to¸n chØ theo dâi chØ tiªu sè l­îng cña vËt liÖu. ViÖc c«ng ty lËp ra b¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu cã t¸c dông n©ng cao kh¶ n¨ng n¾m b¾t vµ ®èi chiÕu t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu víi c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt trong th¸ng, thÓ hiÖn tÝnh s¸ng t¹o cña kÕ to¸n trong viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu ®­îc më cho tõng kho, chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt liÖu. Trªn b¶ng nµy theo dâi c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho trong th¸ng. Sè liÖu trªn " B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu " víi sè liÖu trªn " B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ xuÊt vËt liÖu " vµ " B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp vËt liÖu " ®­îc kÕ to¸n ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn thÎ kho cña thñ kho. 5. H¹ch to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. a. Tµi kho¶n sö dông : H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi sö dông chñ yÕu mét sè tµi kho¶n sau : - Tµi kho¶n 152 : Nguyªn vËt liÖu.TK 152 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i theo môc ®Ých kinh tÕ vµ yªu cÇu cña kÕ to¸n qu¶n trÞ, bao gåm : TK 1521 : Nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 1522 : VËt liÖu phô TK 1523 : Nhiªn liÖu TK 1524 : Phô tïng söa ch÷a thay thÕ TK 1526 : Phô tïng kh¸c TK 1527 : PhÕ liÖu Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­ : 111, 112, 133, 331… b. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n : * H¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu : Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu th× hµng ngµy kÕ to¸n còng ph¶i tiÕn hµnh h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu. §©y lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt vµ quan träng bëi v× qua ®©y kÕ to¸n míi cã thÓ ph¶n ¸nh ®­îc gi¸ trÞ thùc cña vËt liÖu nhËp vµo, tõ ®ã cã thÓ n¾m râ ®­îc sù lu©n chuyÓn cña tõng lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ. VËt liÖu sö dông t¹i doanh nghiÖp bao gåm rÊt nhiÒu thø, nhiÒu lo¹i nªn ®­îc thu mua tõ nhiÒu nguån cung cÊp kh¸c nhau. Do vËy, phÇn hµnh kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n chØ mang tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi víi phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu, vµ yªu cÇu ®Æt ra cho kÕ to¸n lµ ph¶i ph¶n ¸nh ®óng ®¾n, chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu còng nh­ t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Hµng ngµy, kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu vµ ph©n lo¹i chøng tõ nhËp vµ chøng tõ xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp kho, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra, ®Þnh kho¶n råi ®­a d÷ liÖu vµo m¸y. Sau khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y, kÕ to¸n vËt liÖu göi phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n tµi chÝnh cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n vµ ®· thanh to¸n cho nhµ cung cÊp trªn " Sæ chi tiÕt sè 2 " vµ c¸c nhËt ký chøng tõ liªn quan kh¸c nh­ NKCT sè 1, sè 2, sè 4, sè 10. Mçi phiÕu ®­îc theo dâi mét dßng trªn " Sæ chi tiÕt sè 2 " víi ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trªn ho¸ ®¬n vÒ nhµ cung cÊp, sè tiÒn ph¶i thanh to¸n. Ph­¬ng thøc thanh to¸n cña c«ng ty lµ cã thÓ tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt, sÐc, tr¶ tr­íc, bï trõ, tr¶ chËm theo hîp ®ång hay b»ng tiÒn t¹m øng. Nh­ng dï theo ph­¬ng thøc nµo kÕ to¸n vÉn tiÕn hµnh theo dâi trªn " Sæ chi tiÕt sè 2 ". Nguyªn t¾c më sæ chi tiÕt sè 2: Sæ nµy ®­îc më hµng th¸ng. §èi víi ng­êi b¸n cã quan hÖ th­êng xuyªn víi c«ng ty th× ®­îc më riªng mét sæ, cßn nh÷ng nhµ cung cÊp kh«ng th­êng xuyªn th× theo dâi qua mét cuèn sæ chung cña c«ng ty. - C¬ së sè liÖu : Tõ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n. - Ph­¬ng ph¸p ghi : C¨n cø vµo phiÕu nhËp vËt t­, hãa ®¬n , kÕ to¸n ghi cét ngµy th¸ng, sè hiÖu chøng tõ. Cét néi dung : Ghi sè d­ ®Çu th¸ng cña tõng nhµ cung cÊp ®­îc lÊy tõ " Sæ chi tiÕt sè 2 " cña th¸ng tr­íc. Vµ ghi c¸c nghiÖp vô nhËp vËt t­ (Tªn vËt t­, sè l­îng nhËp, ®¬n gi¸ ), c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Cét tµi kho¶n ®èi øng : C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n mua vËt liÖu g× th× chi tiÕt theo tµi kho¶n cña vËt liÖu ®ã vµ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ghi phÇn thuÕ ( TK 133 ). Thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo h×nh thøc nµo, ch¼ng h¹n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt ( TK 111 ), b»ng tiÒn göi ng©n hµng ( TK 112 ), b»ng vay ng¾n h¹n ( TK 311 ), vµ ®èi víi ng­êi b¸n cã mua hµng cña xÝ nghiÖp th× cã thÓ thanh to¸n bï trõ ( TK 131 )… Cét ph¸t sinh : +Sè ph¸t sinh Cã : C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho vÒ sè vËt liÖu theo ho¸ ®¬n ®ã, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n c¸c néi dung : ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp vµ sè tiÒn vµo c¸c cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 + Sè ph¸t sinh Nî : C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng, tuú theo h×nh thøc thanh to¸n, kÕ to¸n kiÓm tra x¸c ®Þnh sè tiÒn thanh to¸n víi tõng ng­êi b¸n cho tõng chuyÕn hµng ghi vµo c¸c cét phï hîp. NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt kÕ to¸n ghi : Nî TK 331 Cã TK 111 NÕu thanh to¸n b»ng ph­¬ng thøc hµng ®æi hµng kÕ to¸n ghi : Nî TK 331 Cã TK 131 NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng kÕ to¸n ghi : Nî TK 331 Cã TK311 Cét sè d­ : KÕ to¸n ph¶n ¸nh kho¶n c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n hoÆc c¸c kho¶n c«ng ty tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng trong th¸ng hµng ch­a vÒ hoÆc sè tiÒn c«ng ty tr¶ thõa cho ng­êi b¸n vµo cét sè d­. ( MÉu sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc trÝch ë trang sau ) ë c«ng ty viÖc thu mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng kh«ng theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 141 mµ khi c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu l¹i theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ngoµi sè trang më cho ng­êi b¸n cßn më cho tõng c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu. Khi ng­êi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng ph¶i ghi râ lµ mua vËt liÖu g×, sè l­îng lµ bao nhiªu råi ®­a lªn phßng kÕ ho¹ch cung øng. Phßng kÕ ho¹ch cung øng sÏ xem xÐt vµ duyÖt ®Ó chuyÓn lªn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt råi míi viÕt phiÕu chi vµ ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, trang sæ ghi tªn c¸n bé cung tiªu. Kho¶n t¹m øng nµy ®­îc ghi sæ chi tiÕt TK 331 theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 331 Cã TK 111 ViÖc ph¶n ¸nh nµy gièng nh­ tr­êng hîp øng tr­íc tiÒn hµng cho ng­êi b¸n. thùc chÊt ®©y kh«ng ph¶i lµ tiÒn øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng l¹i ®­îc theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 331 nh­ mét kho¶n tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n. §iÒu nµy ch­a ph¶n ¸nh ®óng ý nghÜa kinh tÕ cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Vµ khi ng­êi t¹m øng mua vËt liÖu vÒ nhËp kho, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt nh­ sau : Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 BiÓu sè 4.16 sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Th¸ng 12/2000 - ChÞ Ph¹m Hång Liªn Chøng tõ Néi dung Tµi kho¶n ®èi øng Ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 61124315 111 2/12 T¹m øng mua bao t¶i døa. 111 345000 125 15/12 Thoi suèt 1524 133 140000 14000 130 29/12 DÇu c«ng nghiÖp 1523 133 520000 52000 Céng 345000 726000 Céng TK 1524 140000 Céng TK 1523 520000 Céng TK 133 66000 Sè d­ cuèi th¸ng 61505315 Cuèi th¸ng, kÕ to¸n kho¸ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, theo tõng nhµ cung cÊp, sè liÖu ë dßng tæng céng trªn tõng sæ chi tiÕt TK 331 lµ c¬ së ®Ó ghi vµo NKCT sè 5 víi nguyªn t¾c mçi nhµ cung cÊp ghi mét dßng sæ bao gåm c¶ ph¸t sinh Cã TK 331/ Nî TK liªn quan vµ phÇn ph¸t sinh Nî TK 331/ Cã TK liªn quan. NKCT sè 5 lµ mét lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi nhµ cung cÊp cña toµn c«ng ty. Nguyªn t¾c më NKCT sè 5 : - C¬ së sè liÖu : C¨n cø vµo NKCT sè 5 th¸ng tr­íc, sæ chi tiÕt sè 2. - Ph­¬ng ph¸p ghi : + Cét sè d­ ®Çu th¸ng : LÊy sè liÖu tõ cét sè d­ cuèi th¸ng cña NKCT sè 5 th¸ng tr­íc. Sè d­ nî : Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty ®· tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng hµng vÉn ch­a vÒ nhËp kho trong th¸ng. Sè d­ cã : Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n. +Sè ph¸t sinh : PhÇn ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK ( 1521,1521…) lÊy sè liÖu céng cña tõng lo¹i vËt liÖu cña ng­êi b¸n ghi vµo c¸c tµi kho¶n t­¬ng øng. PhÇn ghi Nî TK 331, ghi Cã c¸c TK ( 111,112…) lÊy sè liÖu céng ë c¸c TK tuú theo h×nh thøc thanh to¸n ®Ó ghi sè tiÒn vµo tµi kho¶n t­¬ng øng. + Sè d­ cuèi th¸ng : C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó tÝinh sè d­ cuèi th¸ng cña tõng ng­êi b¸n. ( MÉu nhËt ký chøng tõ sè 5 ®­îc trÝch ë trang sau ) Cuèi th¸ng kho¸ sæ NKCT sè 5 x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn Cã TK 331 ®èi øng Nî c¸c tµi kho¶n liªn quan, vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña NKCT sè 5 ®Ó ghi sæ c¸i TK 152 ( Nî TK 152, Cã TK 331). *H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu : Qu¶n lý vËt t­ kh«ng chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua, b¶o qu¶n vµ dù tr÷ vËt t­ mµ cßn ph¶i qu¶n lý viÖc xuÊt dïng vËt t­. §©y lµ kh©u qu¶n lý cuèi cïng rÊt quan träng tr­íc khi vËt liÖu chuyÓn gi¸ trÞ cña nã vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm chÕ t¹o. Chi phÝ vÒ vËt t­ chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n xuÊt cho nªn kÕ to¸n ph¶i x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ trÞ tõng lo¹i vËt t­ sö dông lµ bao nhiªu vµ theo dâi ®­îc vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi t­îng. Bëi vËy h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c ®óng ®èi t­îng gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng bé phËn sö dông còng nh­ xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng kh¸c. Tæ chøc tèt kh©u h¹ch to¸n xuÊt dïng vËt liÖu lµ tiÒn ®Ò c¬ b¶n ®Ó h¹ch to¸n chÝnh x¸c ®Çy ®ñ gi¸ thµnh s¶n phÈm ®Æc biÖt lµ kh©u tÝnh gi¸. Tr×nh tù ghi sæ h¹ch to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu : Hµng ngµy, tõ chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n ®­a d÷ liÖu vµo m¸y. Gi¸ vËt liÖu ghi trªn phiÕu nµy lµ gi¸ h¹ch to¸n. Cuèi th¸ng, m¸y tù tæng hîp sè liÖu, cho biÕt sè vËt t­ xuÊt dïng cña tõng kho, tõng tµi kho¶n c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo gi¸ h¹ch to¸n. Sau ®ã, trªn c¬ së b¶ng kª sè 3 " B¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu " sÏ x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho nh­ sau : Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt kho ´ HÖ sè chªnh lÖch KÕ to¸n lËp b¶ng kª sè 3 c¨n cø vµo c¸c b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu ®Ó vµo cét h¹ch to¸n, vµ c¨n cø vµo gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ kh¸c thùc tÕ ph¸t sinh nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì…®Ó v¸o cét thùc tÕ. MÉu b¶ng kª sè 3 ®­îc trÝch ë trang bªn ( trong ®ã vËt liÖu chÝnh b«ng ®­îc thÓ hiÖn qua TK 1521 ) BiÓu sè 4.18 b¶ng kª tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô - th¸ng 12/2000 TK TK 1521 TK 1522 TT HT TT HT 1.Sè ®Çu kú 1548941455 1385368013 2472801998 2424987936 2.Sè ph¸t sinh nî 19563286107 19147493513 971804697 964991771 1111 H 1617050 1121 H1 51350635 109273613 1121 H5 2182942 11394460 1521 V 3767837361 3767837361 331 H 165322763 165322763 33064553 33064553 …… 3.D­ ®Çu+PS nî 21112227562 20532861526 3444606695 3389979707 4.HÖ sè chªnh lÖch 1,028217 1,1061143 5.XuÊt dïng trong th¸ng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 6.Tån kho cuèi kú 819559422 797077990 268933567 264668777 Trªn c¬ së " B¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu " cña tõng kho vµ " B¶ng tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ", cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vµ ®­a ra " B¶ng ph©n bæ vËt liÖu ". B¶ng nµy cã t¸c dông cung cÊp th«ng tin trong c«ng t¸c tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. C¸c bé phËn lÜnh dïng vËt liÖu ë c«ng ty : VËt liÖu xuÊt cho s¶n xuÊt ë c¸c nhµ m¸y : Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Hµ §«ng : 621D Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Hµ Néi : 621H Chi phÝ vËt liÖu trùc tiÕp Vinh : 621V VËt liÖu xuÊt cho qu¶n lý nhµ m¸y : Chi phÝ vËt liÖu Vinh : 627 V2 Chi phÝ vËt liÖu Vinh : 627 V2 Chi phÝ vËt liÖu Vinh : 627 V2 VËt liÖu xuÊt cho c¸c kho, cöa hµng : 641 VËt liÖu xuÊt cho qu¶n lý toµn c«ng ty : 642 VËt liÖu cho vay, hao hôt ngoµi ®Þnh møc… BiÓu sè 4.19 b¶ng ph©n bæ vËt liÖu c«ng cô dông cô Th¸ng 12/2000 TK Cã TK Nî TK 1521 TK 1522 TT TT HT TT TK 1388 H 20168946 18738946 TK1521 V 3675585925 3675585925 TK 621 D 318029804 305176301 TK 621 H1 10619544098 9802999313 203363957 190863256 TK 627 D2 15986513 15057600 TK 627 H12 318921738 314456456 TK 627 H321 16322294 16093763 TK627 H33 2397806102 2316573821 ….. Céng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 BiÓu sè 4.20 sæ c¸i tk 1521 Sè d­ ®Çu n¨m :15864325632 Ghi nî TK 152/ Cã c¸c TK Th¸ng 1 Th¸ng 2 … Th¸ng 11 Th¸ng 12 Céng TK 111 1617050 TK 152 3767837361 TK 331 165322763 ….. ….. PS Nî 19563286107 PS Cã 20292668140 D­ Nî cuèi th¸ng 1548941455 819559422 phÇn III Hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi I. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. Sau h¬n hai m­¬i n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh, c«ng ty DÖt - May Hµ Néi ®· kh«ng ngõng lín m¹nh vÒ mäi mÆt. C«ng ty ®· vµ ®ang gÆt h¸i ®­îc nh÷ng thµnh tùu to lín, trë thµnh mét trong nh÷ng doanh nghiÖp thµnh c«ng nhÊt cña ngµnh DÖt - May ViÖt Nam. Nh×n chung, c«ng ty DÖt - May Hµ Néi cã mét bé m¸y qu¶n lý chÆt chÏ, c¸c phßng ban ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô mét c¸ch râ rµng, chÝnh x¸c vµ phèi hîp nhÞp nhµng. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty, c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng vµ h¹ch to¸n nãi chung còng kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn ®Ó phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh. Thùc hiÖn ®­îc ®iÒu ®ã sÏ gãp phÇn vµo viÖc sö dông vËt liÖu hiÖu qu¶ h¬n n÷a vµ gãp phÇn tÝch cùc h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, tõ ®ã t¹o ra søc c¹nh tranh cho s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh cña c«ng ty DÖt - May Hµ Néi, ®­îc tiÕp xóc víi c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n còng nh­ c¸c phÇn hµnh mµ hä phô tr¸ch, em thÊy viÖc h¹ch to¸n t¹i c«ng ty cã nh÷ng ®iÓm næi bËt sau ®©y : 1. ¦u ®iÓm : - C«ng ty tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®óng víi chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Bé Tµi ChÝnh ban hµnh. HÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty ®· ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ mäi ho¹t ®éng kinh tÕ ph¸t sinh. ViÖc s¾p xÕp, ph©n lo¹i c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty lµ phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - VÒ viÖc vËn dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n : §Ó qu¶n lý vµ h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, phßng kÕ to¸n ®· ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ. §©y lµ h×nh thøc sæ cã nhiÒu ­u ®iÓm trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ h¹ch to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt hiÖn nay còng nh­ ë c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. - VÒ c«ng t¸c qu¶n lý : Lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh thuéc ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ, s¶n phÈm cña c«ng ty DÖt - May Hµ Néi ®· ®øng v÷ng ®­îc trªn thÞ tr­êng hµng chôc n¨m nay. MÆc dï gÆp nhiÒu khã kh¨n trong kinh tÕ thÞ tr­êng, nh­ng c«ng ty rÊt nh¹y bÐn trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®ang t×m nh÷ng b­íc ®i míi cho m×nh. HiÖn nay, c«ng ty ®· ¸p dông nhiÒu chÝnh s¸ch ®Ó n©ng cao uy tÝn víi kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm trong ®ã cã viÖc thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu nãi riªng. Cô thÓ, c«ng ty ®· cã nhiÒu chó träng trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu tõ kh©u thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ sö dông. + §èi víi c«ng t¸c thu mua vËt liÖu, c«ng ty cã mét ®éi ngò c¸n bé thu mua ho¹t b¸t, nhanh nhÑn, n¾m b¾t ®­îc gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng, t×m ®­îc nguån mua nguyªn vËt liÖu vµ thu mua víi gi¸ c¶ phï hîp, ®¸p øng kÞp thêi nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. C«ng ty ®· lËp ®­îc ®Þnh møc sö dông vµ dù tr÷ vËt liÖu cÇn thiÕt, hîp lý, ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty kh«ng bÞ ngõng trÖ, kh«ng l·ng phÝ vèn v× dù tr÷ vËt liÖu tån kho kh«ng cÇn thiÕt. + §èi víi c«ng t¸c tæ chøc kho vËt t­ :C¸c kho ®­îc tæ chøc khoa häc, b¶o qu¶n hîp lý theo tÝnh n¨ng, c«ng dông cña tõng lo¹i vËt t­. HÖ thèng kho tµng réng, tho¸ng, cao, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp, xuÊt vµ kiÓm kª vËt liÖu. + §èi víi kh©u sö dông vËt liÖu : C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc hÖ thèng ®Þnh møc sö dông tiÕt kiÖm vËt liÖu. Nhê ®ã, vËt liÖu ®­îc xuÊt dïng ®óng môc ®Ých s¶n xuÊt, vµ qu¶n lý s¶n xuÊt dùa trªn ®Þnh møc vËt liÖu ®Þnh tr­íc. Khi cã nhu cÇu vÒ vËt liÖu th× c¸c bé phËn sö dông lµm phiÕu xin lÜnh vËt t­ göi lªn phßng s¶n xuÊt kinh doanh, sau khi xem xÐt tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña nhu cÇu sö dông vËt liÖu, phßng s¶n xuÊt kinh doanh xÐt duyÖt. B»ng c¸ch ®ã vÉn cã thÓ cung cÊp vËt liÖu ®Çy ®ñ, kÞp thêi mµ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng hao hôt, mÊt m¸t l·ng phÝ vËt liÖu. - C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó thùc hiÖn kÕ to¸n hµng tån kho, vµ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®­îc sö dông nhÊt qu¸n trong niªn ®é kÕ to¸n, ®¸p øng yªu cÇu theo dâi th­êng xuyªn, liªn tôc mét c¸ch tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng vËt t­ ë c¸c kho. §iÒu nµy cã t¸c dông rÊt lín v× c«ng ty lu«n chó träng tíi viÖc b¶o toµn gi¸ trÞ hµng tån kho còng nh­ viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vËt liÖu, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm gãp phÇn ngµy mét hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu. Bªn c¹nh ®ã, sè liÖu kÕ to¸n ®­îc ghi chÐp râ rµng, ph¶n ¸nh trung thùc chÝnh x¸c t×nh h×nh hiÖn cã, t¨ng gi¶m nguyªn vËt liÖu trong kú. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu chÆt chÏ gi÷a sæ kÕ to¸n víi kho nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o tÝnh c©n ®èi gi÷a chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt còng th­êng xuyªn ®èi chiÕu ®¶m b¶o c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ®­îc chÝnh x¸c. - Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung. Toµn bé c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n, víi mét ®éi ngò nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc, cã kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp, nh¹y bÐn víi nh÷ng ®æi míi cña thÞ tr­êng, hä ®­îc giao nhiÖm vô cô thÓ, phï hîp víi n¨ng lùc cña m×nh. C¸c nh©n viªn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh lu«n hoµn thµnh nhiÖm vô, cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n mét c¸ch th­êng xuyªn ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, gióp cho ban l·nh ®¹o c«ng ty ®¸nh gi¸ ®­îc kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty m×nh. - C«ng ty ®¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ . Gi¸ xuÊt lµ gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷, ph­¬ng ph¸p nµy ph¶n ¸nh chÝnh x¸c sè vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng. Tuy nhiªn, ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho viÖc tÝnh to¸n, c«ng ty ®ang tiÕp tôc nghiªn cøu nh»m vi tÝnh ho¸ toµn phÇn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Qua ph©n tÝch t×nh h×nh chung cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty, cã thÓ thÊy r»ng c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh kh¸ nÒn nÕp, ®¶m b¶o tu©n thñ theo chÕ ®é kÕ to¸n, phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng ty, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho, tÝnh to¸n ph©n bæ chÝnh x¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu cho tõng ®èi t­îng sö dông. 2. Nh­îc ®iÓm : Bªn c¹nh nh÷ng cè g¾ng vµ nh÷ng thµnh tùu ®· ®¹t ®­îc th× h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi vÉn cßn nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh cÇn ®­îc hoµn thiÖn h¬n n÷a. §ã lµ : - VÒ ph©n lo¹i vËt liÖu : ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu dùa vµo vai trß, c«ng dông kinh tÕ cña vËt liÖu ®Ó chia ra thµnh tõng nhãm, tõng thø vËt liÖu cô thÓ lµ rÊt phï hîp víi ®Æc ®iÓm vËt liÖu t¹i c«ng ty. Tuy nhiªn, trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay ®Ó ¸p dông phÇn hµnh h¹ch to¸n vËt liÖu vµo m¸y vi tÝnh th× x©y dùng hÖ thèng sæ " Danh ®iÓm vËt t­" thèng nhÊt, ¸p dông trong toµn c«ng ty lµ cÇn thiÕt ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi vµ qu¶n lý vËt liÖu. - VÒ viÖc lËp sæ chi tiÕt vËt liÖu : Sæ chi tiÕt cña c«ng ty ®ang sö dông kh«ng ph¶n ¸nh chi phÝ thu mua vËt liÖu mµ chØ theo dâi gi¸ mua vËt liÖu lµ gi¸ h¹ch to¸n ghi trªn ho¸ ®¬n ngoµi c¸c chi phÝ cã liªn quan. Cßn chi phÝ thu mua vËt liÖu ph¸t sinh th­êng theo dâi trªn c¸c nhËt ký chøng tõ sè 1, nhËt ký chøng tõ sè 2. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ®­îc tÝnh to¸n vµo cuèi kú trªn b¶ng kª sè 3. Nh­ vËy, c«ng ty nªn theo dâi trùc tiÕp phÇn chi phÝ nµy trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. - VÒ tÝnh gi¸ vËt liÖu : Thùc tÕ t¹i c«ng ty vËt liÖu chÝnh b«ng x¬ nhËp, xuÊt ®­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ h¹ch to¸n. Gi¸ h¹ch to¸n mµ c«ng ty sö dông lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n. Gi¸ h¹ch to¸n b«ng xuÊt kho lµ gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ kh«ng hoµn toµn cè ®Þnh. Cø cuèi th¸ng, kÕ to¸n ®iÒu chØnh tõ gi¸ h¹ch to¸n thµnh gi¸ thùc tÕ th«ng qua hÖ sè gÝa, nh­ vËy rÊt mÊt thêi gian, g©y ¶nh h­ëng ®Õn t×nh h×nh h¹ch to¸n vËt liÖu còng nh­ h¹ch to¸n nãi chung. - VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu : ë c«ng ty, kÕ to¸n sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. ViÖc ghi chÐp theo ph­¬ng ph¸p nµy ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu nh­ng viÖc ghi chÐp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n cßn trïng l¾p vÒ chØ tiªu sè l­îng. - VÒ viÖc ¸p dông tin häc trong h¹ch to¸n : C«ng ty ®· trang bÞ cho phßng kÕ to¸n tµi chÝnh mét sè m¸y vi tÝnh nh­ng viÖc cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh vi tÝnh trªn m¸y ch­a hoµn h¶o, phÇn mÒm kÕ to¸n cã tèc ®é xö lý ch­a thËt nhanh ®· h¹n chÕ tíi c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng. Bªn c¹nh ®ã, phßng kÕ to¸n chØ ®­îc sù gióp ®ì cña mét kü m¸y tÝnh, lµm mäi c«ng viÖc liªn quan tíi m¸y vi tÝnh, do ®ã c«ng viÖc rÊt vÊt v¶. II. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. Víi t­ c¸ch lµ mét sinh viªn thùc tËp, dï thêi gian tiÕp xóc thùc tÕ vµ tr×nh ®é cã h¹n, em còng xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn thªm mét b­íc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty nãi riªng vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung. 1. X©y dùng sæ danh ®iÓm vËt t­ thèng nhÊt cho toµn c«ng ty. §Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®­îc chÆt chÏ thèng nhÊt, ®èi chiÕu kiÓm tra ®­îc dÔ dµng vµ dÔ ph¸t hiÖn khi sai sãt, vµ thuËn tiÖn cho viÖc muèn t×m kiÕm th«ng tin vÒ mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã, tr­íc hÕt c«ng ty nªn më " Sæ danh ®iÓm vËt liÖu ". Sæ danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc më theo tªn gäi, quy c¸ch nguyªn vËt liÖu b»ng hÖ thèng ch÷ sè, ®¬n vÞ tÝnh vµ gi¸ h¹ch to¸n. Muèn më ®­îc sæ nµy, tr­íc hÕt c«ng ty ph¶i x¸c ®Þnh sè danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt trong toµn c«ng ty chø kh«ng ph¶i x¸c ®Þnh tuú ý chØ gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. Sæ danh ®iÓm vËt t­ cßn cung cÊp th«ng tin vÒ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt, tån kho bÊt cø khi nµo theo gi¸ h¹ch to¸n. Bëi v× nh­ ®· nãi ë trªn, h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song vµ viÖc tÝnh gi¸ xuÊt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ th× kÕ to¸n sÏ kh«ng theo dâi ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho vµ tån kho trong th¸ng, chØ ®Õn cuèi th¸ng míi biÕt ®­îc. Nh­ vËy, viÖc më sæ danh ®iÓm vËt t­ sÏ gãp phÇn gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc h¹ch to¸n, xö lý nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô qu¶n lý, ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ rÊt thuËn tiÖn cho viÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n cho phÇn vËn hµnh h¹ch to¸n vËt liÖu trªn m¸y vi tÝnh. Sæ danh ®iÓm vËt liÖu cã thÓ ®­îc x©y dùng theo mÉu sau : BiÓu sè 1.1 sæ danh ®iÓm vËt liÖu Kho Danh ®iÓm vËt liÖu Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh Gi¸ h¹ch to¸n Ghi chó B«ng 1521 VËt liÖu chÝnh Kg 1521 A Nhãm b«ng Kg 1521 A01 B«ng ViÖt Nam Kg 1521 A02 B«ng Nga Kg ….. ….. 1521 B Nhãm x¬ Kg 1521 B01 X¬ Nanlon Kg 1521 B02 X¬ Sunkyong Kg ….. ….. 1522 VËt liÖu phô 1522 A01 NAOH 1522 A02 H2SO4 ….. ….. Më sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i cã sù kÕt hîp nghiªn cøu cña phßng kÕ to¸n, phßng kÕ ho¹ch cung øng sau ®ã tr×nh lªn c¬ quan chñ qu¶n cña c«ng ty ®Ó thèng nhÊt qu¶n lý vµ sö dông trong toµn c«ng ty. 2. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy tuy ®¬n gi¶n, dÔ lµm song c«ng viÖc ghi chÐp nhiÒu vµ trïng lÆp, tèn nhiÒu c«ng søc. MÆt kh¸c, do ®Æc ®iÓm vËt liÖu ë c«ng ty cã rÊt nhiÒu chñng lo¹i, víi tÇn suÊt nhËp - xuÊt nhiÒu, nªn c«ng viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu cña kÕ to¸n viªn kh«ng ®¶m b¶o ®­îc c«ng viÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n hµng ngµy. Do ®ã, kÕ to¸n thanh to¸n vÉn ph¶i trî gióp mét phÇn c«ng viÖc nµy. Do ®Æc ®iÓm vËt liÖu cña c«ng ty lµ ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, h¬n n÷a h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song chØ phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt liÖu, biÕn ®éng Ýt…cho nªn theo em c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song lµ ch­a phï hîp. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, c«ng ty nªn ¸p dông ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ trong viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vÒ nguyªn vËt liÖu. ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a viÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho víi viÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n vËt liÖu. Trªn c¬ së ®ã, ë kho chØ h¹ch to¸n vÒ sè l­îng vµ ë phßng kÕ to¸n chØ h¹ch to¸n vÒ gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu. Víi ph­¬ng ph¸p nµy cã thÓ kh¾c phôc ®­îc h¹n chÕ cña ph­¬ng ph¸p sæ chi tiÕt vµ sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thùc hiÖn kiÓm tra th­êng xuyªn cã hÖ thèng gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho, ®¶m b¶o sè liÖu kÕ to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi. Theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­, tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn theo c¸c b­íc sau : B­íc 1 : Gièng nh­ ph­¬ng ph¸p thÎ song song, t¹i kho vÉn dïng thÎ kho ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu vÒ mÆt sè l­îng. Ngoµi ra, cuèi th¸ng thñ kho cßn ph¶i ghi sè l­îng tån kho vµo sæ sè d­. B­íc 2 : C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu, kÕ to¸n lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt vËt liÖu hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú. Tõ c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt vËt liÖu kÕ to¸n lËp c¸c b¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt, tån lµm c¨n cø lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ cña tõng nhãm, tõng lo¹i vËt liÖu. B­íc 3 : KÕ to¸n më sæ sè d­ sö dông cho c¶ n¨m theo tõng kho, tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu, ®­îc ghi mét dßng sæ tæng hîp d­ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ sau ®ã giao cho thñ kho ghi cét sè l­îng d­ vµo cuèi th¸ng vµ ®­a lªn phßng kÕ to¸n ghi cét sè tiÒn d­ b»ng c¸ch lÊy sè l­îng ë c¸c sæ sè d­ nh©n víi gi¸ h¹ch to¸n. 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ vËt liÖu. HiÖn nay, c«ng ty ®ang ¸p dông ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng, gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu th¸ng vµ nh÷ng lÇn nhËp trong th¸ng ®Ó tÝnh ra ®¬n gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. Nh­ vËy, cuèi th¸ng kÕ to¸n míi x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy mÆc dï ®¬n gi¶n, dÔ lµm nh­ng ®é chÝnh x¸c kh«ng cao. H¬n n÷a, c«ng viÖc tÝnh to¸n dån vµo cuèi th¸ng g©y ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c quyÕt to¸n nãi chung vµ tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt nãi riªng. Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ trong th¸ng sè lÇn nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn. H¬n n÷a, gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu mua vµo lu«n biÕn ®éng. Nh­ ®· nãi ë phÇn thùc tÕ, l­îng vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt cña c«ng ty chñ yÕu lµ mua tõ bªn ngoµi vµ tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, do ®ã gi¸ c¶ ë mçi nguån mua còng sÏ kh¸c nhau, vµ mçi lÇn mua gi¸ c¶ cña tõng lo¹i vËt liÖu ë cïng mét n¬i còng cã thÓ cã sù kh¸c biÖt bëi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hµng ho¸ rÊt phong phó vµ ®a d¹ng. Theo em, víi chñng lo¹i vµ sè l­îng vËt liÖu sö dông cho s¶n xuÊt cña c«ng ty lµ rÊt nhiÒu, ®Ó cho viÖc ghi sæ vµ cung cÊp c¸c th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ vÒ chi phÝ gi¸ thµnh ®­îc kÞp thêi, gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp vµo cuèi th¸ng, th× c«ng ty nªn sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho vËt liÖu. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¸ h¹ch to¸n cã thÓ lµ gi¸ do c«ng ty ®Æt ra hoÆc lÊy gi¸ b×nh qu©n ®¬n vÞ tõ kú tr­íc. Dïng gi¸ h¹ch to¸n, kÕ to¸n sÏ th­êng xuyªn theo dâi ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng. Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho = L­îng vËt liÖu xuÊt kho ´ Gi¸ h¹ch to¸n Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sè liÖu ë c¸c sæ s¸ch nh­ : Sæ chi tiÕt, b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu, kÕ to¸n x¸c ®Þnh hÖ sè gi¸ cña vËt liÖu vµ tÝnh sè chªnh lÖch gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n. HÖ sè gi¸ cã thÓ ®­îc tÝnh cho tõng lo¹i, tõng nhãm hoÆc tõng thø vËt liÖu chñ yÕu tuú thuéc vµo yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý cña c«ng ty. HÖ sè gi¸ = Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú Sau khi ®· tÝnh ra ®­îc chªnh lÖch gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho, kÕ to¸n ghi bót to¸n ®iÒu chØnh trÞ gi¸ vËt liÖu tõ gi¸ h¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ theo sè chªnh lÖch ®­îc tÝnh. §èi víi vËt liÖu tån kho cuèi th¸ng, kÕ to¸n sÏ tÝnh theo c¸ch sau : Gi¸ trÞ vËt liÖu tån cuèi kú Gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu kú Gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp trong kú _ Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt trong kú = + 4. Hoµn thiÖn viÖc lËp sæ chi tiÕt vËt liÖu : Sæ chi tiÕt cña c«ng ty ®ang sö dông kh«ng ph¶n ¸nh chi phÝ thu mua vËt liÖu mµ chØ theo dâi gi¸ mua vËt liÖu lµ gi¸ h¹ch to¸n ghi trªn ho¸ ®¬n ngoµi c¸c chi phÝ cã liªn quan. Chi phÝ thu mua vËt liÖu ph¸t sinh th­êng theo dâi trªn c¸c nhËt ký chøng tõ sè 1, sè 2. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ®­îc tÝnh to¸n vµo cuèi kú trªn b¶ng kª sè 3. Nh­ vËy, c«ng ty cã thÓ theo dâi trùc tiÕp phÇn chi phÝ nµy trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu nh­ sau : BiÓu sè 1.2 Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu Tµi kho¶n : 1522 Sè thÎ : 15 Sè tê : … Tªn vËt t­ : NaOH ®Æc Sè danh ®iÓm : 1522 AO1 §¬n vÞ tÝnh : Kg Kho : Ho¸ chÊt Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ NhËp XuÊt Tån Ghi chó SH NT SL TT SL TT SL TT Tån ®Çu kú x x NhËp (xuÊt) trong kú 331 x x Chi phÝ thu mua 331 x x Céng ph¸t sinh x x x x Tån cuèi kú x x 5. Hoµn thiÖn kho¶n t¹m øng mua vËt liÖu. Thùc tÕ t¹i c«ng ty kh«ng më TK 141 " T¹m øng ", mµ viÖc t¹m øng cho c¸n bé phßng kÕ ho¹ch cung øng ®Ó mua vËt liÖu l¹i diÔn ra th­êng xuyªn, do vËy rÊt cÇn thiÕt ph¶i më TK 141. ViÖc më TK 141 kh«ng nh÷ng tu©n theo ®óng quy ®Þnh cña thñ tôc t¹m øng mµ cßn gióp cho viÖc theo dâi t¹m øng mét c¸ch thuËn lîi. Do vËt liÖu chiÕm kho¶ng 80% trong tæng gi¸ thµnh s¶n phÈm nªn sè tiÒn t¹m øng cho mua vËt liÖu trong kú lµ rÊt lín, mµ kÕ to¸n l¹i theo dâi vµ thanh to¸n t¹m øng trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Nh­ vËy, c¸n bé cung øng cña c«ng ty khi nhËn t¹m øng cã vai trß nh­ mét ng­êi b¸n vµ nh­ thÕ th× t¹m øng vµ thanh to¸n t¹m øng kh«ng ®­îc theo dâi vÒ thêi h¹n thanh to¸n, h¹ch to¸n. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy dÉn ®Õn viÖc thanh to¸n c¸c kho¶n t¹m øng kÐo dµi ngµy g©y ra t×nh tr¹ng chiÕm dông vèn vµ sÏ lµm thÊt tho¸t vèn cña c«ng ty. §Ó kh¾c phôc ®iÒu nµy, h¹ch to¸n kho¶n t¹m øng thu mua vËt liÖu cã thÓ lµm nh­ sau : Khi nghiÖp vô t¹m øng ph¸t sinh, tøc lµ khi ng­êi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng sau khi kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña ®¬n xin t¹m øng kÕ to¸n thanh to¸n viÕt phiÕu chi, khi ®ã kÕ to¸n ghi sæ theo dâi thanh to¸n t¹m øng theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 141 ( Chi tiÕt tõng ng­êi t¹m øng ) Cã TK 111 Khi vËt liÖu vÒ nhËp kho, kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp ghi : Nî TK 152 ( Chi tiÕt ) Nî TK 133 Cã TK 141( Chi tiÕt tõng ng­êi t¹m øng ) NÕu sè tiÒn t¹m øng thõa, ng­êi t¹m øng sÏ nép l¹i cho kÕ to¸n vµ kÕ to¸n ghi vµo sæ theo dâi thanh to¸n t¹m øng: Nép b»ng tiÒn : Nî TK 111 Cã TK 141 NÕu trõ vµo l­¬ng : Nî TK 334 ( Chi tiÕt ) Cã TK 141 NÕu sè tiÒn chi mua vËt liÖu lín h¬n sè t¹m øng th× kÕ to¸n lËp phiÕu chi thanh to¸n cho ng­êi t¹m øng : Nî TK 141 Cã TK 111 KÕ to¸n më sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n t¹m øng TK 141. Sæ nµy ®­îc më cho c¶ n¨m, mçi ®èi t­îng t¹m øng th­êng xuyªn ®­îc theo dâi trªn mét vµi trang sæ. Ph­¬ng ph¸p lËp sæ chi tiÕt TK 141 : - Chøng tõ : Ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng, phiÕu chi, sè sÐc… - Cét diÔn gi¶i : Ghi néi dung chi t¹m øng, thêi h¹n thanh to¸n t¹m øng. - Cét sè d­ : Sè d­ Nî TK 141 ph¶n ¸nh sè chi ch­a hÕt cña c¸c lÇn t¹m øng. - Cét ghi Nî TK 141 : Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n t¹m øng cho ng­êi ®i mua vËt liÖu. - Cét ghi Cã TK 141 : Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt t­ hµng ho¸ mua vÒ. Sè liÖu tæng céng mçi th¸ng trªn sæ chi tiÕt TK 141 dïng ®Ó vµo NKCT sè 10. BiÓu sè 1.3 sæ chi tiÕt tk 141 §èi t­îng : Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî Cã 1.Sè d­ ®Çu kú 2.Sè ph¸t sinh trong kú …. Céng sè ph¸t sinh 3.Sè d­ cuèi kú Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) 6. TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Theo quy luËt cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, hµng ho¸ nãi chung vµ vËt liÖu nãi riªng ®­îc mua b¸n víi sù ®a d¹ng vµ phong phó tuú theo nhu cÇu sö dông. Gi¸ c¶ cña chóng còng th­êng xuyªn kh«ng æn ®Þnh. Cã thÓ th¸ng nµy gi¸ vËt liÖu cao h¬n th¸ng tr­íc vµ ng­îc l¹i, do ®ã ®· ¶nh h­ëng ®Õn viÖc x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua vµo, l¹i cµng khã trong viÖc h¹ch to¸n kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Em nghÜ viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ thùc sù cã ý nghÜa ®èi víi c«ng ty DÖt - May Hµ Néi, nhÊt lµ khi gi¸ c¶ kh«ng æn ®Þnh, tû gia hèi ®o¸i thÊt th­êng mµ chñng lo¹i vËt liÖu mua vµo ngµy cµng nhiÒu do yªu cÇu më réng s¶n xuÊt. LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho sÏ gióp c«ng ty b×nh æn gi¸ trÞ vËt liÖu còng nh­ hµng ho¸ trong kho, tr¸nh ®­îc có sèc cña gi¸ c¶ thÞ tr­êng. Bªn c¹nh ®ã, viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nhiÒu khi cßn ®ãng vai trß lµ nh÷ng b»ng chøng quan träng cña c«ng t¸c kiÓm to¸n vµ kiÓm tra kÕ to¸n toµn c«ng ty. Dù phßng gi¶m gi¸ cßn cã t¸c dông lµm gi¶m l·i cña niªn ®é kÕ to¸n, nªn doanh nghiÖp tÝch luü ®­îc mét nguån tµi chÝnh mµ lÏ ra nã ®· ®­îc ph©n chia. Nguån tµi chÝnh nµy t¹m thêi n»m trong tµi s¶n l­u ®éng vµ khi cÇn sö dông ®Ó bï ®¾p c¸c kho¶n thiÖt h¹i thùc tÕ do vËt t­, s¶n phÈm hµng ho¸ tån kho bÞ gi¶m gi¸ ph¸t sinh. Mét ®iÓm lîi n÷a, ®ã lµ lËp dù phßng gi¶m ®­îc ghi nhËn nh­ mét kho¶n chi phÝ lµm gi¶m thu nhËp doanh nghiÖp ®Én ®Õn gi¶m thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ph¶i nép. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp theo c¸c ®iÒu kiÖn : Sè dù phßng kh«ng ®­îc v­ît qu¸ sè lîi nhuËn thùc tÕ ph¸t sinh cña c«ng ty sau khi ®· hoµn nhËp c¸c kho¶n dù phßng ®· trÝch tõ n¨m tr­íc, vµ cã b»ng chøng vÒ c¸c vËt liÖu tån kho t¹i thêi ®iÓm lËp b¸o c¸o tµi chÝnh cã gi¸ trÞ th­êng thÊp h¬n gi¸ ghi trªn sæ kÕ to¸n. Tr­íc khi lËp dù phßng, c«ng ty ph¶i lËp héi ®ång thÈm ®Þnh møc ®é gi¶m gi¸ cña vËt liÖu tån kho. C¨n cø vµo t×nh h×nh gi¶m gi¸, sè l­îng tån kho thùc tÕ, c«ng ty x¸c ®Þnh møc dù phßng theo c«ng thøc sau : L­îng vËt liÖu tån kho gi¶m gi¸ t¹i 31/12 n¨m b¸o c¸o Gi¸ thùc tÕ trªn thÞ tr­êng t¹i 31/12 _ Gi¸ h¹ch to¸n trªn sæ kÕ to¸n ´ = Møc dù phßng gi¶m gi¸ vËt liÖu cho n¨m kÕ ho¹ch Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu trªn thÞ tr­êng bÞ gi¶m gi¸ t¹i thêi ®iÓm 31/12 lµ gi¸ cã thÓ mua hoÆc b¸n trªn thÞ tr­êng. ViÖc lËp dù phßng ph¶i tiÕn hµnh riªng cho tõng lo¹i vËt liÖu vµ tæng hîp vµo b¶ng kª chi tiÕt kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ vËt liÖu tån kho cña c«ng ty. B¶ng kª nµy chÝnh lµ c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n vµo chi phÝ qu¶n lý cña c«ng ty. Gi¶ sö cuèi n¨m 2000, doanh nghiÖp tiÕn hµnh trÝch dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. C¨n cø vµo møc trÝch dù phßng, kÕ to¸n ghi : Nî TK 642 ( 6426 ) Cã TK 159 Cuèi niªn ®é sau ( 2001 ) doanh nghiÖp ph¶i tiÕn hµnh hoµn nhËp toµn bé sè dù phßng ®· trÝch ë cuèi niªn ®é tr­íc ( 2000 ) : Nî TK 159 Cã TK 721 §ång thêi, c¨n cø vµo t×nh h×nh hµng tån kho, t×nh h×nh gi¸ c¶ thÞ tr­êng vµ gi¸ thùc tÕ ghi sæ ®Ó x¸c ®Þnh møc trÝch dù phßng cho niªn ®é sau ( 2002 ) : Nî TK 642 ( 6426 ) Cã TK 159 Nh­ vËy, em nghÜ r»ng c«ng ty nªn lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nãi chung vµ nguyªn vËt liÖu nãi riªng, v× lµm nh­ vËy võa tu©n thñ nguyªn t¾c " thËn träng " trong kÕ to¸n l¹i võa gãp phÇn b×nh æn h¬n n÷a trong s¶n xuÊt kinh doanh. 7.Hoµn thiÖn viÖc øng dông tin häc vµo h¹ch to¸n vËt liÖu. HiÖn nay, ®øng tr­íc nhu cÇu th«ng tin ngµy cµng cao, ë n­íc ta ®ang diÔn ra qu¸ tr×nh tin häc ho¸ trªn nhiÒu lÜnh vùc cña nÒn kinh tÕ quèc d©n, øng dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt chñ yÕu h­íng vµo viÖc x©y dùng hÖ thèng c«ng tr×nh kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty. Tuy nhiªn, cÇn thÊy râ thùc tÕ trong c«ng t¸c kÕ to¸n, vÒ mÆt t©m lý lµ sù cè g¾ng tr¸nh nh÷ng biÕn ®éng ho¸ mang tÝnh nguyªn t¾c ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty mµ chñ yÕu lµ nh÷ng biÕn ®éng vÒ mÆt tæ chøc. V× thÕ, viÖc ®­a m¸y tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n nªn triÓn khai theo tõng c«ng ®o¹n ®Ó tr¸nh g©y x¸o ®éng lín trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n. §èi víi kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cã thÓ x©y dùng ch­¬ng tr×nh tù ®éng ho¸ toµn bé qu¸ tr×nh vÒ xö lý, l­u gi÷, b¶o qu¶n chøng tõ, in Ên sæ s¸ch. Víi c«ng ty DÖt - May Hµ Néi, kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu phÇn lín ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh, nh­ng b¶ng kª sè 3 vµ b¶ng ph©n bæ sè 2 vÉn ph¶i do kÕ to¸n tù khíp gi¸, do vËy ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i hÕt søc cÈn thËn míi ®¶m b¶o ®­îc ®é chÝnh x¸c cao. Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh chØ ®­îc sù gióp ®ì cña mét kü s­ m¸y tÝnh, lµm mäi c«ng viÖc liªn quan ®Õn m¸y vi tÝnh, c«ng viÖc rÊt vÊt v¶. Bªn c¹nh ®ã, mét nh©n tè hÕt søc quan träng trong kÕ to¸n b»ng m¸y vi tÝnh, ®ã lµ phÇn mÒm kÕ to¸n cã tèc ®é xö lý ch­a thËt nhanh ®· h¹n chÕ tíi c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng. Tõ thùc tÕ nh­ vËy, em nghÜ c«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch ®æi míi phÇn mÒm m¸y tÝnh vµ n©ng cÊp m¸y ®Ó t¨ng tèc ®é xö lý th«ng tin, cho ra kÕt qu¶ chÝnh x¸c. §ång thêi c«ng ty nªn tuyÓn thªm nh©n viªn m¸y tÝnh vµ ®µo t¹o kÕ to¸n m¸y cho tÊt c¶ c¸c nh©n viªn kÕ to¸n phÇn hµnh nh»m n©ng cao h¬n n÷a chÊt l­îng cña qu¶n lý kÕ to¸n, vµ t¹o ®µ cho sù ph¸t triÓn cña c«ng ty sau nµy. 8.Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. VËt liÖu nhËp kho cña c«ng ty chñ yÕu tõ nguån thu mua bªn ngoµi. HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu. Nh×n chung, c¸c sæ s¸ch mµ c«ng ty sö dông theo h×nh thøc sæ nµy lµ phï hîp, nh­ng riªng sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n em thÊy lµ ch­a hîp lý. Sæ chi tiÕt nµy dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong quan hÖ mua b¸n víi tõng ng­êi b¸n hoÆc qua ng­êi ®i mua. Thùc tÕ mÉu sæ mµ c«ng ty ®ang sö dông kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc c¸c kho¶n sau : Kho¶n c«ng ty cßn ph¶i tr¶ vµ nh÷ng kho¶n mµ c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n, do ®ã g©y khã kh¨n cho viÖc theo dâi nh÷ng kho¶n c«ng nî vµ nh÷ng kho¶n mµ c«ng ty cßn ph¶i thu, ph¶i tr¶. §Ó ®¶m b¶o cho viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu ®­îc liªn tôc lµm cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n lµ c«ng viÖc quan träng hµng ®Çu, do vËy viÖc t×m nguån vËt t­ cung cÊp th­êng xuyªn cho s¶n xuÊt víi chÊt l­îng tèt sÏ lµ mèi quan t©m cña c«ng ty. Bªn c¹nh ®ã, ph¶i theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n, ph­¬ng thøc thanh to¸n ®Ó cã nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp nh»m thóc ®Èy mèi quan hÖ mua b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n më tõ khi ph¸t sinh quan hÖ mua b¸n tíi khi thanh to¸n xong tiÒn hµng. Sè liÖu trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n võa lµm c¬ së ®Ó ghi nhËt ký chøng tõ sè 5 võa ®Ó theo dâi cã hÖ thèng thanh to¸n døt ®iÓm, trän vÑn víi ng­êi b¸n. Do ®ã, ®Ó phï hîp víi yªu cÇu theo dâi mét c¸ch thuËn lîi, liªn tôc, cã hÖ thèng, kÕ to¸n nªn më sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 theo mÉu sau : KÕt cÊu : BiÓu 1.2 C¬ së sè liÖu : Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc, ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp khi mua hµng vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n. Ph­¬ng ph¸p ghi : - Cét sè d­ ®Çu th¸ng : LÊy sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng cña sæ nµy th¸ng tr­íc. Sè d­ nî : Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc. Sè d­ cã : Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n cña th¸ng tr­íc. - Sè ph¸t sinh : + PhÇn ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK… C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n kÕ to¸n ghi theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 152 ( Chi tiÕt ) : Nî TK 133 ( 1331 ) : Ph­¬ng ph¸p khÊu trõ Cã TK 331 : NÕu ho¸ ®¬n theo ph­¬ng ph¸p VAT trùc tiÕp th× ghi : Nî TK 152 ( Chi tiÕt ) : Cã TK 331 : Sè tiÒn hµng : Ghi vµo cét TK 152 phÇn gi¸ trÞ thùc tÕ. LÊy sè l­îng hµng nh©n víi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n ghi phÇn gi¸ h¹ch to¸n. TiÒn thuÕ VAT ghi vµo cét TK 133 + PhÇn ghi Nî TK 331, ghi cã c¸c TK… Khi thanh to¸n cho ng­êi b¸n tuú theo ph­¬ng thøc h¹ch to¸n ghi vµo c¸c cét TK t­¬ng øng. - Sè d­ cuèi th¸ng : Sè d­ nî : Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng ®Õn cuèi th¸ng ch­a lÊy hµng. Sè d­ cã : Ph¶n ¸nh sè tiÒn cuèi th¸ng c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n. Tõ sè liÖu dßng tæng céng cña sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc lËp theo mÉu míi ta ®­a vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 sÏ dÔ dµng, theo tõng tµi kho¶n, sè liÖu râ rµng, kh«ng bÞ sai sãt nhÇm lÉn. (MÉu sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc trÝch ë trang sau ). KÕt luËn Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi, ®­îc lµm quen víi thùc tÕ h¹ch to¸n vËt liÖu cïng víi phÇn lý thuyÕt ®­îc nghiªn cøu, em ®· häc hái ®­îc rÊt nhiÒu ®iÒu bæ Ých ®Ó cñng cè thªm nh÷ng kiÕn thøc vÒ lý luËn mµ em ®· ®­îc häc ë tr­êng. §ång thêi, ®ît thùc tËp nµy còng gióp em n¾m b¾t ®­îc tÇm quan träng cña kÕ to¸n vËt liÖu ®èi víi viÖc qu¶n lý vËt liÖu vµ qu¶n lý cña c«ng ty, thÊy ®­îc nh÷ng mÆt m¹nh cÇn ph¸t huy vµ nh÷ng ®iÓm cßn tån t¹i ®Ó kh¾c phôc nh»m gãp phÇn nhá bÐ hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty. Trong chõng mùc phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é b¶n th©n, chuyªn ®Ò tèt nghiÖp ®· kh¸i qu¸t ®­îc c¸c vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ kÕ to¸n vËt liÖu. §ång thêi, trªn c¬ së kh¸i qu¸t thùc tr¹ng kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi, chuyªn ®Ò ®· ®Ò xuÊt nh÷ng ®Þnh h­íng c¬ b¶n còng nh­ mét sè gi¶i ph¸p cô thÓ nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung. Do tr×nh ®é lý luËn vµ thêi gian thùc tËp cßn h¹n chÕ, luËn v¨n míi chØ ®­a ra ®­îc ý kiÕn b­íc ®Çu, ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em mong nhËn ®­îc c¸c ý kiÕn ®ãng gãp cña thÇy gi¸o h­íng dÉn, c¸c thÇy c« gi¸o vµ b¹n ®äc ®Ó luËn v¨n tèt nghiÖp cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n vÒ mÆt lý luËn còng nh­ thùc tiÔn. Mét lÇn n÷a, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o h­íng dÉn TS. NguyÔn V¨n C«ng cïng c¸c c« chó, anh chÞ trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty DÖt - May Hµ Néi ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh tèt luËn v¨n tèt nghiÖp cña m×nh.  Tµi liÖu tham kh¶o 1. Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh - Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh - 2000 Chñ biªn : TS. NguyÔn V¨n C«ng. 2. Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh - Nhµ xuÊt b¶n gi¸o dôc - 1997 Chñ biªn : PGS. TS Ph¹m ThÞ G¸i. 3. Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n - Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh - 1997 Chñ biªn : TS. NguyÔn ThÞ §«ng. 4. KÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt - Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh - 1998. Chñ biªn : TS. §Æng ThÞ Loan. 5. Th«ng t­ h­íng dÉn thi hµnh luËt thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng cña Bé Tµi ChÝnh. 6. T¹p chÝ kÕ to¸n tµi chÝnh ( 1998, 1999, 2000 ) 7. Vô chÕ ®é kÕ to¸n : " HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp ". Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh - 1995. 8. Tµi liÖu vÒ qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty DÖt - May Hµ Néi.  Môc lôc Trang Lêi nãi ®Çu 1 PhÇn I. Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu trong 3 c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. I. Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm, ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ vËt liÖu. 3 1. Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm. 3 2. Ph©n lo¹i vËt liÖu. 4 3. TÝnh gi¸ vËt liÖu. 6 II. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. 11 1. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song. 11 2. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. 12 3. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. 14 III. H¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p 16 kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho. 1. Kh¸i niÖm vµ tµi kho¶n sö dông. 16 2. H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô t¨ng vËt liÖu ®èi víi c¸c doanh nghiÖp 17 tÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. 3. H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô gi¶m vËt liÖu ®èi víi c¸c doanh nghiÖp 21 tÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. 4. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n t¨ng vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp 23 tÝnh thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp. IV. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp ¸p dông 23 ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho. 1. Kh¸i niÖm vµ tµi kho¶n sö dông. 23 2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n. 24 V. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i mét sè n­íc trªn thÕ giíi. 27 1. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i Anh. 27 2. §Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i Mü. 28 3. §iÓm kh¸c nhau gi÷a hÖ thèng kÕ to¸n ViÖt Nam víi hÖ thèng 30 kÕ to¸n Anh, Mü trong h¹ch to¸n vËt liÖu. PhÇn II. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. 31 I. §Æc ®iÓm kinh tÕ - kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng 31 s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi cã ¶nh h­ëng ®Õn h¹ch to¸n vËt liÖu. 1. LÞch sö h×nh thµnh ph¸t triÓn. 31 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 33 t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. II. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ bé sæ kÕ to¸n t¹i 36 c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. 36 2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. 39 3. T×nh h×nh chung vÒ vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. 41 4. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. 46 5. H¹ch to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m vËt liÖu t¹i 59 c«ng ty DÖt - May Hµ Néi. PhÇn III. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi 69 I. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty 69 DÖt - May Hµ Néi. 1. ¦u ®iÓm. 69 2. Nh­îc ®iÓm. 71 II. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty 72 Dªt - May Hµ Néi. 1. X©y dùng sæ danh ®iÓm vËt t­ thèng nhÊt cho toµn c«ng ty. 72 2. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. 74 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c tÝnh gi¸ vËt liÖu. 75 4. Hoµn thiÖn viÖc lËp sæ chi tiÕt vËt liÖu. 76 5. Hoµn thiÖn kho¶n t¹m øng mua vËt liÖu. 77 6. TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. 78 7. Hoµn thiÖn viÖc øng dông tin häc vµo h¹ch to¸n vËt liÖu. 80 8. Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. 81 kÕt luËn 84 danh môc tµi liÖu tham kh¶o 85