Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Frit Huế

n sang cho Trưởng phụ trách bộ phận kiểm tra và ký duyệt. Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa đã có chữ ký của trưởng phụ trách bộ phận sẽ được chuyển sang cho Thủ kho để tiến hàng xuất kho. Sau đó, phiếu này sẽ được chuyển cho Phòng kế toán để nhập liệu và in phiếu xuất kho. Cuối cùng, Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa và phiếu xuất kho sẽ được lưu tại phòng Kế toán. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 53 Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho Nguyên vật liệu Trưởng phụ trách bộ phận Ký duyệt F Bắt đầu Thủ kho Phòng kế toán G Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa đã ký duyệt Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa đã ký duyệt Nhập liệu In phiếu xuất kho Phiếu xuất kho N Bộ phận sử dụng Lập phiếu đề nghị xuất vật tư hàng hóa 1 Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa2 3 N E E Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa2 3 Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa đã ký duyệt 2 3 Xuất kho G F Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa đã ký duyệt 2 3 Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa đã ký duyệt 2 3 N 3 3 Thông báo lỗi Hàng tồn kho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 54 2.3.2.2.2. Kiểm soát quá trình ghi chép a. Hệ thống kế toán chi tiết  Đối với NVL mua về Khi cần sử dụng vật tư để phục vụ cho sản xuất thì ở bộ phận sử dụng sẽ tiến hành lập phiếu dự trù vật tư để trình Cấp trên phê duyệt. PHIẾU DỰ TRÙ VẬT TƯ Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Tôi tên là: Bùi Quang Thạnh Bộ phận công tác: KTBD Xin yêu cầu một số vật tư dưới đây, nhằm mục đích: Mục 1-4: Đang lưới máy sấy đứng 02 Mục: 5 Hàn đáy lò than 1, Mục 6 dự phòng kho, Mục 7 hàn lưới máy sấy đứng 02 Hạng mục: STT TÊN HÀNG – QUY CÁCH ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Nhà cung cấp 1 Sắt thanh 1280 x 8 x4 thanh 200 9.000 1.800.000 Công ty TNHH Mẫn Đài 2 Sắt thanh 1100 x 8 x 4 thanh 80 7.500 600.000 3 Sắt thanh 800 x 8 x 4 thanh 80 6.000 480.000 4 Sắt thanh 1360 x 13 x 14 thanh 15 15.000 225.000 5 Que hàn sắt 4 ly kg 20 21.500 430.000 DNTN Quốc Huy6 Que hàn sắt 3.2 ly kg 30 21.500 645.000 7 Que hàn sắt 2.5 ly kg 10 24.000 240.000 Tổng cộng: 7 loại 4.420.000 Giá đã bao gồm VAT ... Chưa bao gồm VAT. Đã bao gồm vận chuyển . . X Chưa bao gồm vận chuyển.. Người khảo sát giá: Nguyễn Đôn Tuận Giá tham khảo sơ bộ: .. Giá chính thức .. X Thời gian chậm nhất phải có 1 – 4 ngày: 10/12/2012 Thời gian chậm nhất phải có mục 5 – 7 ngày: 13/12/2012 Ngày 03 tháng 12 năm 2012 DUYỆT PT-BỘ PHẬN LẬP BIỂU Căn cứ vào giấy dự trù vật tư đã được cấp trên phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành việc mua sắm và nhận Hóa đơn mua hàng từ phía Nhà cung cấp Khi mua NVL nhập kho về Công ty cùng với Hóa đơn GTGT do người bán lập, Công ty giữ liên 2. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 55 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Ngày 8 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán hàng: DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN QUỐC HUY Mã số thuế : 3300376062 Địa chỉ : 15 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài, thị xã Hương Thủy, tình Thừa Thiên Huế Điện thoại : 054. 3862844 Số tài khoản : 400.420.1000.813 tại NH Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi nhánh Hương Thủy Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Frit Huế Mã số thuế: 3300363627 Địa chỉ: KCN Phú Bài Tỉnh TT Huế Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Que hàn sắt $3.2 kg 30 21.500 645.000 2 Que hàn sắt KT6013 $4 kg 20 21.500 430.000 Cộng tiền hàng: 1.075.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 107.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.182.500 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm tám mươi hai ngàn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)  Đối với NVL nhập kho Căn cứ vào Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, Thủ kho sẽ kiểm hàng có đủ số lượng, quy cách và phẩm chất hay không trước khi tiến hành nhập kho. Khi vật tư đã nhập kho thì Kế toán vật tư tiến hành nhập liệu và in Phiếu nhập kho để lưu trữ. Mẫu số: 01GTKT3/001 - VT Ký hiệu: QH/11P Số: 0000601 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 56 CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 12 năm 2012 (Liên 1) - Họ tên người giao hàng : Đặng Trần Quốc - Địa chỉ: Phòng KHKD - Lý do nhập kho : Nhập 50 kg que hàn sắt của DNTN Quốc Huy HĐ 601 - Nhập tại kho: Kho hàng chung STT Tên mặt hàng Mã hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Que hàn sắt $3.2 QH.011 kg 30,000 21.500,000 645.000 2 Que hàn sắt KT6013 $4 QH.10 kg 20,000 21.500,000 430.000 Cộng 1.075.000 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Một triệu, bảy mươi lăm ngàn đồng chẵn. Ghi chú: Tiền thuế VAT đầu vào = 107.500. Tổng công Tiền hàng và tiền thuế VAT đầu vào = 1.182.500 Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 08 tháng 12 năm 2012 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng - Đối với NVL xuất dùng Tại các bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư tiến hành lập phiếu lĩnh vật tư để cấp trên phê duyệt. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư đã được cấp trên phê duyệt, phòng kỹ thuật tiến hành nhập liệu và in Phiếu xuất kho. Mẫu số 01 - VT Số: PN86 Nợ 1524 Có 3311 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 57 CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2012 (Liên 1) - Họ tên người nhận hàng : Trần Thị Hà - Địa chỉ: Tổ thành phẩm - Lý do xuất kho : Xuất 35 kg que hàn sắt để hàn đáy lò than - Xuất tại kho : Kho hàng chung STT Tên mặt hàng Mã hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Que hàn sắt $3.2 QH.011 kg 20,000 2 Que hàn sắt KT6013 $4 QH.10 kg 15,000 Cộng Tổng số tiền(viết bằng chữ): Không đồng! Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 15 tháng 12 năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Công ty dùng Phiếu xuất kho để làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình sử dụng vật tư của Doanh nghiệp. Kế toán vật tư căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho cùng hóa đơn thanh toán tiền vận chuyển hàng hóa để kiểm tra, đối chiếu tính giá thành thực tế trên phiếu nhập ghi vào Sổ chi tiết vật tư. Mẫu số 02 - VT Số: PX51 Nợ 6272 Có 1524 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 58 CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 1524 – QH.011 Que hàn sắt Đvtính của mặt hàng: kg Ngày ghi sổ Số CT GS Chứng từ Diễn giải Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày TK CTiết SL TT SL TT SL TT 08-12 02 PN86 08-12- 2012 Nhập que hàn sắt hàn đáy lò than 3311 02 21.500,00 30,00 15-12 02 PX51 15-12- 2012 Xuất que hàn sắt hàn đáy lò than 6272 02 21.500,00 20,00 Cộng phát sinh tháng 12-2012 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Dư cuối tháng 12- 2012 21.500,00 30,00 20,00 10,00 10,00 Ngày . Tháng . Năm . Người ghi sổ Kế toán trường Căn cứ vào các sổ chi tiết vật tư, kế toán lên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Công ty dùng Bảng này để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về cả số lượng và giá trị của từng thứ NVL ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của Thủ kho. Trang 1/1 Tháng 12/2012 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 59 CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN TK 152 Mã Tên mặt hàng Đvt Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1524 Nguyên vật liệu 43.000 945.000 610.000 378.000 QH.011 Que hàn sắt $3.2 kg 2,00 43.000 30 645.000 20 430.000 12 258.000 QH.10 Que hàn sắt KT6013 $4 kg 20 300.000 12 180.000 8 120.000 Ngày . Tháng . Năm . Người lập biểu Kế toán trường b. Hệ thống kế toán tổng hợp Căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho, Phiếu chi tiền mua vật tư, kế toán tổng hợp lên Chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 13/12/2012 STT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên liệu chính phục vụ sản xuất 621 152 1.091.035.297 Cộng 1.091.035.297 Trang 1/1 Tháng 12/2012 CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 60 Định kỳ, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán lên Sổ Cái tài khoản 621 SỔ CÁI Quý IV 2012 TÀI KHOẢN 621 – Chi phí NVL trực tiếp Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Sổ phát sinh Loại Ctừ Số Ctừ Ngày Nợ Có Tháng 10-2012 Dư đầu kỳ: 13/12/2012 C2 04 13/12/2012 Xuất Nguyên liệu chính phục vụ sản xuất 152 1.091.035.297 Cộng phát sinh 1.091.035.297 Số dư cuối kỳ 1.091.035.297 Ngày . Tháng . Năm . Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.2.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 2.3.2.3.1. Kiểm soát vật chất Khi chuẩn bị thanh toán lương cho Công nhân viên thì ở các bộ phận sản xuất bắt đầu kiểm tra bản chấm công của bộ phận mình. Bảng chấm công đã kiểm tra sẽ được chuyển sang cho Phòng nhân sự kiểm tra và ký duyệt. Bảng chấm công đã ký duyệt được chuyển sang cho Kế toán tiền lương để tính lương cho từng người và lập bảng tính lương. Bảng tính lương do kế toán tiền lương lập ra sẽ chuyển sang cho Giám đốc kiểm tra và ký duyệt. Sau khi được sự phê duyệt của Giám đốc thì Kế toán tiền lương dựa vào Bảng tính lương để tiến hàng lập UNC và gửi cho Ngân hàng để trả lương cho công nhân viên trong Công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 61 Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ tính và trả lương cho CNV Bộ phận sản xuất Bảng chấm công Phòng nhân sự H H Bảng chấm công đã kiểm tra Duyệt Bảng chấm công đã duyệt K Kế toán tiền lương K Bảng chấmcông đã duyệt Tính lương Bảng tính lương L Giám đốc Bảng tính lương Duyệt Bảng tính lương đã duyệt M Bắt đầu Kiểm tra Bảng chấm công đã kiểm tra Lập bảng tính lương Bảng chấm công đã duyệt N L Thông báo lỗi Nhân sự Lương TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 62 2.3.2.3.2. Kiểm soát quá trình ghi chép a. Hệ thống kế toán chi tiết Để theo dõi ngày thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, để làm căn cứ tính lương, BHXH trả thay lương cho từng công nhân sản xuất. Các tổ sản xuất, các phân xưởng tiến hành chấm công vào bảng chấm công. CÔNG TY CP FRIT HUẾ Bộ phận: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 2013 S T T Họ và tên Ngày trong tháng Số giờ công làm thực tế Số công nghỉ 1 2 3 30 31 Tổng số Trong đó Ph ép , v iệ c riê ng (R ) N gh ỉố m Vi ệc ri ên g K hô ng lý d o Ca 3 CT, học CM Học khác 1 Cao Hữu Nam T T T T T 24,5 1 2 Lê Thị Kim Ánh T T T T T 25,5 3 Đỗ Thị Cẩm Phương T T T T T 26 4 Huỳnh Anh Tiến T T T T T 26,5 5 Hồ Vĩnh Hiếu T T T T T 26,5 1 6 Trần Thị Nở TS TS TS TS TS 129 Xác nhận chậm sai: Ký hiệu chấm công: Lương thời gian T Nghỉ mát an dưỡng NM Tai nạn lao động TN Lương thời gian ca 3 D Ốm, điều dưỡng Ô Học CM Hc Học chính trị, đoàn thể khác H Con ốm CÔ Tập quân sự Q (trả lương cơ bản) Đẻ, sẩy, nạo thai TS Nghỉ phép năm F Nghỉ bù NB VR có lương R Mất điện, nước E Công tác CT VR không có lương Ro Thời tiết, bão lụt B Việc công C Nghỉ không lý do Bv Người chấm công Người kiểm traTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 63 Từ Bảng chấm công của phân xưởng sản xuất, Bảng thanh toán lương kế toán sẽ lên sổ chi tiết TK 622. CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Ngày ghi sổ Số CT GS Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 01-12 00 2 PC09 31-12- 2012 Phân bổ luơng tháng 12 vào chi phí sản xuất kinh doanh – Frit 334 876.932.545 876.932.545 02-12 00 3 PC25 31-12- 2012 Phân bổ luơng tháng 12 vào chi phí sản xuất kinh doanh - Engobe 334 222.936.569 222.936.569 Cộng phát sinh 1.099.869.114 1.099.869.114 Số dư cuối kỳ 0 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Tháng 12 năm 2012 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 64 Từ sổ chi tiết TK 622, định kỳ và cuối kỳ Kế toán lên bảng tổng hợp lương và phân bổ vào chi phí NCTT. CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 622 – Chi phí nhân công trực tiếp TK ghi Có TK ghi Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Tổng cộngLương công nhân sản xuất Chi phí nhân công thuê ngoài TK 622: CPNCTT 3.043.886.114 3.043.886.114 6221: Chi phí NCTT sản xuất Frit 2.376.932.545 2.376.932.545 6223: Chi phí NCTT sản xuất Engobe 666.953.569 666.953.569 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng 2.3.2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 2.3.2.4.1. Kiểm soát vật chất Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp rất khó kiểm soát. Vì vậy, Ban lãnh đạo yêu cầu các khoản mục chi phí phục vụ quản lý phân xưởng phải có chứng từ đầy đủ và hợp lý, phải được xét duyệt của Ban giám đốc, tổ trưởng mới được chi. a. Đối với chi phí NVL, công cụ dụng cụ Xuất dùng cho bộ phận quản lý phân xưởng được kiểm soát căn cứ vào Phiếu đề nghị vật tư hàng hóa do tổ trưởng lập và đã được Giám đốc duyệt. Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm soát chi phí NVL trực tiếp. b. Đối với chi phí nhân viên quản lý phân xưởng Được kiểm soát căn cứ vào Bảng chấm công, danh sách nhân viên quản lý, bảng tính lương Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp. Quý IV năm 2012 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 65 c. Kiểm soát về chi phí khấu hao TSCĐ  Nội dung chi phí khấu hao TSCĐ: TSCĐ trong công ty rất đa dạng bao gồm nhà xưởng, kho bãi, máy móc, phương tiện vận tải Do đó, việc quản lý, trích khấu hao TSCĐ rất khó khăn và phức tạp. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức khấu hao theo đường thẳng như quy định của Bộ Tài chính. Kế toán lập bảng tính khấu hao TSCĐ theo loại hình SXKD để làm chứng từ định khoản nghiệp vụ khấu hao.  Các thủ tục KSNB về chi phí khấu hao TSCĐ Trình tự mua sắm TSCĐ tương tự như quá trình mua NVL. Riêng đối với TSCĐ cần kiểm tra giá trị, đặc điểm kỹ thuật của tài sản, chất lượng của tài sản. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán. Kiểm tra việc thực hiện mua sắm, đầu tư, lựa chọn NCC. Kiểm tra việc cập nhật số liệu trích khấu hao vào giá thànhh với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ. Kiểm tra các tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao, kiểm tra tính chính xác, hợp lý của các mức trích khấu hao. d. Đối với các khoản chi bằng tiền, chi cho dịch vụ mua ngoài Được kiểm tra căn cứ vào Giấy đề nghị của các Trưởng bộ phận và các chứng từ liên quan như Phiếu chi, Giấy báo nợ, Hóa đơn 2.3.2.4.2. Kiểm soát quá trình ghi chép Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc Kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 627. Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 66 CTY CỔ PHẦN FRIT HUẾ Lô A, Khu công nghiệp Phú Bài, Hương Thủy, tỉnh TT.Huế Mã số thuế: 3300363627 BẢNG TỔNG HỢP TK: 627 – CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý IV - 2012 STT Nội dung chi phí TK ghi Nợ Số tiền 1 Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng TK 6271 628.309.475 2 Chi phí nguyên vật liệu TK 6272 13.139.857.286 3 Chi phí công cụ dụng cụ TK 6273 102.311.197 4 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6274 1.729.375.691 5 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6277 1.573.106.981 6 Chi phí bằng tiền khác TK 6278 209.786.915 Tổng cộng 17.382.747.546 Ngày . Tháng . Năm . Người lập biểu Kế toán trường Tại Công ty, chi phí sản xuất chung cuối kỳ được phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp vào các sản phẩm sản xuất. b. Hệ thống kế toán tổng hợp Hằng ngày, kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ. Sau đó kế toán chi phí lên Sổ cái TK 627. Trang 1/1 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 67 SỔ CÁI Quý IV 2012 TÀI KHOẢN 627 – Chỉ phí Sản xuất chung Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Sổ phát sinh Loại Ctừ Số Ctừ Ngày Nợ Có Tháng 12-2012 Dư đầu kỳ: Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 334 628.309.475 Chi phí nguyên vật liệu 152 13.139.857.286 Chi phí công cụ dụng cụ 153 102.311.197 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 1.729.375.691 Chi phí dịch vụ mua ngoài 331 1.573.106.981 Chi phí bằng tiền khác 338 209.786.915 Cộng phát sinh 17.382.747.546 Số dư cuối kỳ 17.382.747.546 Ngày . Tháng . Năm . Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Kết luận chương 2: Chương 2 đã giới thiệu rõ nét về Công ty cổ phần Frit từ quá trình hình thành và phát triển, bộ máy quản lý, tình hình lao động, tài sản – nguồn vốn cho đến các quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty. Đặc biệt, tôi đã đi sâu vào tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất để từ đó có thể phân tích được các ưu điểm cũng như các hạn chế còn tồn tại. Trên cơ sở đó có thể đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường KSNB tại Công ty cổ phần Frit Huế.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 68 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRIT HUẾ 3.1. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Frit Huế 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1.1. Môi trường kiểm soát  Lãnh đạo đơn vị có quan tâm đến tầm quan trọng của việc kiểm tra, kiểm soát thực hiện chế độ quản lý và tiết kiệm chi phí trong việc đôn đốc, giao trách nhiệm giám sát cho các phòng ban chức năng.  Công ty có một đội ngũ cán bộ, công nhân viên lâu năm nên rất thạo việc, có đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực và kinh nghiệm.  Công ty có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ. Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, cống hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty. Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc. 3.1.1.2. Về tổ chức công tác kế toán  Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức khá chặt chẽ với một kế toán trưởng và năm kế toán viên nên mọi nghiệp vụ kinh tế đều được theo dõi và phản ánh đầy đủ. Mỗi kế toán viên sẽ chịu mọi trách nhiệm về phần hành của mình nhưng luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các kế toán viên.  Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo đều tuân thủ theo những yêu cầu của chế độ, quy định. Và công ty áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” đã giúp cho công ty giải TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 69 quyết công việc một cách linh hoạt, chính sách đảm bảo đầy đủ các yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong công tác hạch toán.  Phòng kế toán tại Công ty được trang bị hệ thống máy vi tính đầy đủ để phục vụ cho công tác kế toán. Bên cạnh đó, việc Công ty áp dụng hình thức kế toán máy đã giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời nên đã đáp ứng được phần nào yêu cầu kiểm soát chi phí. Mặt khác, còn giúp cho công tác tập hợp các chi phí và tính giá thành sản phẩm một cách thuận lợi, tiết kiệm được chi phí hạch toán. 3.1.1.3. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Công ty cũng đã ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí NVL làm cơ sở cho việc thực hiện, nhờ đó mà công tác kiểm soát được thống nhất.  Công ty có quản lý về mặt lượng, mặt giá trị. Phương pháp xác định giá nhập, giá xuất phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Quản lý vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, từng chủng loại, từng phân xưởng  Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất vật liệu; việc hạch toán phân bổ giá trị vật liệu vào giá thành đúng quy định, tiêu thức phân bổ có nhất quán. 3.1.1.4. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp sản xuất tại công ty tương đối chặt chẽ. Chỉ tồn tại một số nhược điểm không nghiêm trọng sẽ được trình bày ở phần 3.1.2.4. 3.1.1.5. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Đây là một khoản mục rất phức tạp nhưng Công ty đã biết phân loại đúng chi phí và phân công phân nhiệm cụ thể, tránh tình trạng công việc chồng chéo. 3.1.2. Hạn chế 3.1.2.1. Về môi trường kiểm soát  Về cơ cấu tổ chức: Bộ máy tổ chức không đổi mới và trong cơ cấu tổ chức hoàn toàn không có sự tách biệt rõ ràng về quản lý – điều hành.  Chính sách nhân sự: hầu hết bộ máy quản lý ít được đổi mới, người lao động vẫn chịu ảnh hưởng của mô hình cũ, tư duy và tác phong cũ của DN nhà nước. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 70  Công tác lập kế hoạch dự toán chưa được chú trọng đúng mức, việc lập và thực hiện các kế hoạch, dự toán chỉ mang tính hình thức chưa mang tính định hướng, kiểm soát chi phí.  Hiện nay, Công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên việc kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán ở Công ty vẫn chưa chặt chẽ, kiểm soát chi phí SXKD vẫn chưa đạt hiệu quả cao.  Do áp lực cạnh tranh nên nhiều hoạt động kinh doanh vẫn chưa quan tâm nhiều đến vấn đề kiểm soát. 3.1.2.2. Về công tác tổ chức kế toán  Công ty chỉ quan tâm đến kế toán tài chính chứ chưa thực sự quan tâm đến kế toán quản trị, nên công ty vẫn chưa tiến hành lập dự toán chi phí và báo cáo quản trị.  Các báo cáo kế toán chưa phát huy hết vai trò phân tích chi phí, chưa có thông tin về sự biến động giữa chi phí thực tế với kế hoạch.  Trên các chứng từ các chữ ký bắt buộc phải có đôi lúc lại bị bỏ qua làm cho công tác kiểm soát bị buông lỏng.  Kế toán công nợ phải thu và thủ quỹ vẫn do một nhân viên đảm nhận.  Phần mềm kế toán KTVN chỉ mới đáp ứng được về chức năng, nghiệp vụ kế toán chứ chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu kiểm soát của DN.  Quá trình phối hợp, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, kịp thời. 3.1.2.3. Về kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Công tác lập kế hoạch sản xuất còn mang tính chủ quan.  Công ty cũng đang gặp những khó khăn, phải phụ thuộc rất nhiều vào các đối tác nước ngoài về nguồn NVL.  Phần lớn công ty thường xuyên mua NVL từ một số nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên. Đây cũng là hạn chế vì như thế công ty sẽ có thể không mua được NVL có giá thấp hơn nhưng chất lượng vẫn đảm bảo. Điều này còn có thể dẫn đến sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp để kiếm phần trăm hoa hồng.  Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ trong điều kiện giá cả NVL ngày càng tăng, có nhiều biến động làm cho việc TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 71 phản ánh chi phí không được chính xác, các nghiệp vụ xuất kho vật tư chỉ theo dõi được về mặt số lượng chứ không theo dõi được về mặt giá trị.  Trong quá trình sản xuất vẫn còn tình trạng vật tư thừa và các phế liệu trong quá trình sản xuất để tại phân xưởng. Nhưng phần thừa này vẫn chưa được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách, do đó rất dễ mất mát và lãng phí. 3.1.2.4. Về kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp  Việc quản lý, theo dõi, chấm công lao động tại phân xưởng được giao cho Tổ trưởng của từng tổ sản xuất do đó rất dễ xảy ra những gian lận trong việc chấm công.  Việc nhận lương vẫn còn tình trạng nhận thay, ký thay 3.1.2.5. Về kiểm soát chi phí sản xuất chung  Tại Công ty vẫn chưa chú trọng đến việc sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chỉ khi nào có máy móc hư hỏng không hoạt động được mới tiến hành sửa chữa. Điều này làm cho chi phí sửa chữa lớn, thời gian sửa chữa kéo dài do đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, làm chậm tiến độ giao hàng cho khách hàng, làm mất uy tín của Công ty.  Trong chi phí SXC cũng cần đặc biệt quan tâm đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền. Tại Công ty, điện nước phục vụ cho toàn DN, bao gồm điện nước dùng cho sản xuất và dùng cho quản lý, nhưng toàn bộ chi phí điện nước phát sinh trong kỳ lại tính hết vào chi phí sản xuất. Do vậy cần tách riêng chi phí điện nước sử dụng cho bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất để làm giảm chi phí sản xuất. 3.2. Một số góp ý nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Frit Huế 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty  Để nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác KSNB chi phí SXKD tại Công ty thì nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Bởi thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho DN xác nhận tính đúng đắn, tính hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo quyết toán của DN. Nó chỉ ra những sai sót, khuyết điểm trong việc thực hiện chính sách, chế độ tài chính kế toán của Nhà nước, những quy định của Pháp luật. Kiểm toán sẽ trực tiếp giúp cho công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 72 toán của DN sẽ đi vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có những biện pháp chỉ đạo và thực hiện tốt hơn. Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận chức năng giúp Giám đốc Công ty xác nhận, kiểm tra và đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của các đơn vị thành viên và của toàn Công ty. Bộ phận này có những nhiệm vụ cụ thể sau:  Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán, quy định, quyết định của Giám đốc.  Kiểm tra sự phù hợp, hiệu quả của hệ thống KSNB.  Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, sử dụng vốn và tài sản.  Đề xuất những kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm, cũng như đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hệ thống quản lý, điều hành của Công ty.  Phối hợp và làm việc trực tiếp với các đơn vị kiểm toán độc lập khi Công ty ký hợp động với các đơn vị đó. Xây dựng kế hoạch và kiểm toán hằng năm đối với các mặt hoạt động trong đơn vị. Sơ đồ 3.1: Cơ cấu quản lý có Bộ phận kiểm toán nội bộ Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Kiểm toán viên Kiểm toán viên Giám đốc Các phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng công nghệ Phòng kế hoạch kinh doanh Xưởng sản xuất Phòng kiểm toán nội bộ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 73 3.2.1.2. Hoàn thiện chính sách nhân sự  Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty phải được xây dựng một cách chi tiết, khoa học, cụ thể, phù hợp với thực tiễn.  Ngoài việc xây dựng chiến lược đào tạo lâu dài, Công ty phải xây dựng chính sách thu hút nhân tài thông qua chế độ trả lương, trả thưởng,  Đồng thời có thể 5 năm 1 lần thực hiện việc luân chuyển cán bộ trong từng bộ phận hoặc giữa các bộ phận với nhau. 3.2.1.3. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch, dự toán Cần chú trọng hơn nữa công tác lập kế hoạch và lập dự toán về CPSX Cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, theo từng tháng. 3.2.2. Hoàn thiện công tác kế toán 3.2.2.1. Về bộ máy kế toán Công ty nên tổ chức thêm hệ thống kế toán quản trị: Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán có hệ thống kế toán quản trị Kế toán trưởng Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán thanh toán, kế toán tiền lương Kế toán vật tư, công nợ phải trả, kế toán thuế Kế toán ngân hàng, kế toán vay ngân hàng, kế toán TSCĐ Kế toán công nợ phải thu, kế toán thành phẩm và thủ quỹ Kế toán thu thập và đánh giá Kế toán dự toán sản xuất và tiêu thụ hàng hóa Ghi chú: : Quan hệ điều hành : Quan hệ nghiệp vụ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 74 Việc tổ chức thêm kế toán quản trị nên bố trí hai đến ba người phu trách các công việc khác nhau như: Người thì kiểm soát các phòng ban trong Công ty, người thì đi đến các phân xưởng để trực tiếp giám sát quá trình sản xuất, người thì thu thập thông tin để lập các báo cáo kịp thời từ đó phối hợp chặt chẽ với nhau, thống nhất với nhau để bàn bạc, xử lý và ra quyết định. Phải tuân thủ quá trình luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất vật tư, không được bỏ qua những giai đoạn của quá trình. Biết rằng trong một số trường hợp đòi hỏi phải nhanh chóng nên có thể bỏ qua một số khâu không cần thiết, làm ảnh hưởng đến công việc nhưng thủ tục mua vật tư để sản xuất đều phải lập ban kiểm nghiệm để đánh giá tình trạng vật tư. Khâu bảo quản cũng phải được thực hiện theo đúng quy định và phải có từng danh mục vật tư cho từng loại để dễ dàng cho việc bảo quản cũng như xuất dùng. Công ty nên bố trí thêm một nhân viên làm thủ kho để thực hiện việc theo dõi, quản lý vật tư tốt hơn, hạn chế vật tư bị hao hụt, mất mát. Cuối mỗi kỳ, Công ty nên tổ chức kiểm kê NVL, tài sản một cách nghiêm túc, để phản ánh đúng tình hình bảo quản, dự trữ vật tư ở kho đúng với số lượng ghi chép trên sổ sách kế toán cũng như tình trạng kỹ thuật của máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất sản phẩm. 3.2.2.2. Về vận dụng chứng từ, sổ sách, báo cáo  Công ty nên căn cứ số liệu do các phòng ban cung cấp và thu thập được để tiến hành phân tích sự biến động của chi phí sản xuất.  Cần có các biện pháp đặc biệt để bảo vệ máy vi tính và các dữ liệu trong phần mềm kế toán.  Tất cả các chứng từ đều được phải đánh số liên tục, có như vậy mới giúp cho việc kiểm soát được thực hiện chặt chẽ hơn. Bởi một khi sự liên tục của chứng từ bị gián đoạn thì ta có thể dễ dàng phát hiện những nghi ngờ và dựa vào đó chúng ta sẽ tìm hiểu lý do khiến một số chứng từ bị thất lạc. 3.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất 3.2.3.1. Hoàn thiện hệ thống kế toán Chi phí sản xuất  Về chứng từ kế toán TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 75 Tất cả các chứng từ đều phải được đánh số liên tục, có như vậy thì mới giúp cho việc kiểm soát được thực hiện chặt chẽ hơn. Công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước Kiểm soát ban đầu và Kiểm soát lại tại Công ty cần được thực hiện một cách đồng bộ và liên tục. Khâu kiểm soát lại cần phải được thực hiện thường xuyên hơn để phát hiện các sai sót kịp thời.  Về tài khoản kế toán Do đặc điểm kinh doanh mà Tài khoản 622 và 627 của Công ty không được chi tiết thành nhiều tài khoản con cho nên đối với việc phân bổ chi phí còn nhiều khó khăn. Công ty nên tìm cách chi tiết cho từng loại tài khoản để có thể hạch toán tốt hơn. 3.2.3.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Công ty cần đầu tư, đổi mới dây chuyền công nghệ phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, giảm hao hụt.  Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi hỏi 3 báo giá từ 3 NCC độc lập nhau mỗi khi mua hàng về để tránh tình trạng thông đồng giữa nhân viên mua hàng và NCC để báo với giá cao.  Công ty nên thường xuyên hoán đổi vị trị các nhân viên mua hàng. Đồng thời áp dụng một chính sách kỉ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.  Tất cả nguyên vật liệu chỉ đưa ra khỏi kho khi có Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của những người liên quan. Và nghiêm cấm hiện tượng đã ký nhận, Phiếu xuất kho đã giao cho thủ kho nhưng chưa nhận NVL mà gửi kho.  Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đã lập, Phòng kinh doanh và phòng Công nghệ phải có sự phối hợp nhịp nhàng sao cho lượng vật tư xuất dùng đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, đúng chủng loại, số lượng, tránh tình trạng dư thừa.  Bộ phận kiểm soát thường xuyên xuống các phân xưởng để giám sát quá trình sản xuất. Lượng nguyên vật liệu thừa, phế phẩm thu hồi được phải được lập biên bản báo cáo để có thể tính toán đúng thực tế chi phí nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ.  Định kỳ thường xuyên kiểm kê, đánh giá lượng vật tư tồn kho, phải xác định mức dự trữ hợp lý tránh tình trạng dự trữ vượt mức, gây ứ đọng vốn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 76 Hàng tháng, công ty nên tiến hành phân tích sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và lập các báo cáo để kịp thời tìm ra nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết phù hợp. 3.2.3.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp  Một vấn đề quan trọng phải thực hiện là phân công phân nhiệm giữa các chức năng để giảm bớt khả năng sai phạm. Thường cần phân chia các chức năng sau: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương.  Phòng Tổ chức – Hành chính cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với phòng Kế hoạch kinh doanh, thủ kho kho thành phẩm, bộ phận kiểm soát để xác nhận lượng sản phẩm của phân xưởng sản xuất được tránh sự gian lận, dẫn đến chi phí nhân công trực tiếp không chính xác.  Công ty nên kiểm soát thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống chấm công tự động, tránh tình trạng bảo vệ quản lý lõng lẻo việc quét vân tay của công nhân ra vào cổng.  Định kỳ và đột xuất, Công ty nên kiểm tra tình hình lao động làm việc tại phân xưởng, tình hình quản lý, theo dõi chấm công lao động của quản lý phân xưởng.  KSNB thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách với chứng từ: o Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương cơ bản, hệ số chức vụ) trên bảng lương của từng phân xưởng, từng phòng ban trong DN, với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự. o Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động. o Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương. o So sánh tổng tiền lương trên bảng lương với số liệu trên phiếu chi, bảng kê chi lương. o Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất trong kỳ.  KSNB đối với các khoản trích theo lương o Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng trong các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 77 o Kiểm soát thông qua việc so sánh số liệu tính dồn trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương của kỳ này so với kỳ trước để phát hiện những sai phạm hoặc bất hợp lý về các khoản trích theo lương. o Đối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương với các căn cứ, tỷ lệ quy định để trích các khoản này.  Việc tuyển lao động cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận chịu trách nhiệm tuyển dụng và bộ phận có nhu cầu lao động nhằm đem lại hiệu quả trong việc tuyển dụng. Bên cạnh đó, Công ty nên thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân và có chế độ thưởng phạt thích đáng để họ có thể làm việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn có thể gây thiệt hại.  Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, hàng tháng công ty nên lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp và căn cứ số liệu do các phòng ban cung cấp và thu thập để phân tích sự biến động của chi phí nhân công trực tiếp giữa thực tế và kế hoạch. Từ đó lập các báo cáo để kịp thời tìm ra nguyên nhân biến động và tìm biện pháp giải quyết. Đồng thời, công ty nên sử dụng sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp để có thể quản lý, kiểm soát chặt chẽ hơn. 3.2.3.4. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung  Đối với tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng được thanh toán theo thời gian thực tế làm việc thông qua bảng chấm công và bảng thanh toán lương.  Đối với chi phí công cụ dụng cụ Để quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả sử dụng một số loại công cụ dụng cụ, Công ty cần phải ban hành một số quy định quản lý loại chi phí này từ khâu mua sắm đến khâu xuất dùng. Việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ là chi phí NVL chính sẽ không phản ánh chính xác chi phí phát sinh cho từng loại sản phẩm nên tôi xin đề nghị một cách phân bổ chi phí sản xuất chung mà Công ty có thể lựa chọn, đó là kỹ thuật phẩn bổ chi phi dựa trên cơ sở hoạt động (kỹ thuật ABC).  Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền Tại công ty chưa có xây dựng định mức cho những loại chi phí này, vì vậy Công ty nên xem xét khả năng xây dựng các định mức chi phí này nếu có thể, như các loại TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 78 chi phí phát sinh và có tính chất lặp lại, thường xuyên, từ đó có thể đề ra các biện pháp, chính sách tiết kiệm. Phải kiểm soát chặt chẽ đối với các hóa đơn được cung cấp từ bên ngoài, để tránh tình trạng sử dụng hóa đơn giả hay hóa đơn khống làm gia tăng chi phí.  Đối với chi phí sửa chữa thường xuyên, khấu hao TSCĐ Công ty cần giao cho bộ phận sản xuất kết hợp với bộ phận quản lý TSCĐ có trách nhiệm lên kế hoạch sửa chữa TSCĐ, nhằm đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất. Đối với chi phí khấu hao TSCĐ thì công ty cần kiểm soát việc trích đúng, trích đủ khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ (đã khấu hao hết, tăng giảm không đúng thời điểm). Kết luận chương 3: Nhìn chung, nhà quản trị công ty Cổ phần Frit Huế đã quan tâm tới việc kiểm soát chi phí sản xuất trong công ty và lập kế hoạch đưa ra những chính sách phù hợp, tạo môi trường kiểm soát tốt cho các hoạt đông KSNB, thực hiện các thủ tục kiểm soát và giám sát để cải tiến KSNB chi phí sản xuất tại công ty. Tuy nhiên, KSNB chi phí sản xuất tại công ty vẫn còn những mặt hạn chế nhất định. Và với những cơ sở lý luận chung về KSNB chi phí sản xuất, thực trạng KSNB chi phí sản xuất của Công ty cùng với những ưu điểm và hạn chế được trình bày ở Chương 3 thì tôi đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Frit Huế. Và tôi hy vọng rằng những giải pháp này sẽ có ích cho việc KSNB chi phí sản xuất của Công ty trong thời gian tới. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 79 PHẦN 3: KẾT LUẬN 1. Kết luận Các Doanh nghiệp một khi thực hiện công tác kiểm soát chi phí của mình một cách có hiệu quả thì sẽ có lợi thế rất lớn trong nền kinh tế thị trường hiện nay – nơi mà sự cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp là không thể tránh khỏi. Muốn cho Doanh nghiệp ngày càng phát triển, Doanh nghiệp phải tự xây dựng các thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị mình đặt ra. Việc kiểm soát đó nếu tổ chức hợp lý thì sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho Doanh nghiệp, kiểm soát chi phí sản xuất đạt hiệu quả sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, đồng thời mang lại lợi nhuận cho Doanh nghiệp. Nhờ đó Doanh nghiệp tạo được uy tín, niềm tin cho khách hàng, mặt khác tạo được chỗ đứng vững chắc cho Doanh nghiệp trên thị trường ngày nay. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Frit Huế, là một sinh viên chuyên ngành kế toán – kiểm toán đã phần nào giúp tôi hiểu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, đồng thời đi sâu vào tìm hiểu về công tác tổ chức hạch toán nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị nói riêng. Tôi đã rút ra được nhiều điều bổ ích, trên lý thuyết là vậy nhưng thực tế còn đa dạng, phức tạp hơn nhiều. Chính sự đa dạng đó nên trong quá trình thực hiện chế độ kế toán quy định hiện hành còn nhiều trở ngại. Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị phòng kế toán cũng như các phòng ban khác của Công ty cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của GV.ThS Hà Diệu Thương đã giúp tôi hoàn thành khóa luận này. Tuy nhiên với kiến thức, kinh nghiệm cũng như thời gian còn hạn chế, khóa luận với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Frit Huế” không tránh khỏi những thiếu sót. Kinh mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. 2. Kiến nghị Với mong muốn có thể góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty, giúp hạ giá thành sản phẩm và góp phần thúc đẩy sự phát triển của Công ty, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI N TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 80  Thứ nhất, Công ty nên chú trọng đến công tác kế toán quản trị và nên mở chi tiết cho các tài khoản chi phí để dễ theo dõi, từ đó làm cơ sở cho việc lập các báo cáo quản trị dễ dàng hơn.  Thứ hai, thường xuyên ra soát, nghiên cứu và lập ra các định mức chi phí để góp phần quản lý và sử dụng tiết kiệm hiệu quả chi phí.  Thứ ba, Công ty nên tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp bằng cách ban hành các chính sách, quy định, nội quy như: đi làm đúng giờ, mặc đồng phục, bắt buộc mọi nhân viên phải nghiêm chình chấp hành. Và trong đó, Ban giám đốc nên là người thực hiên đầu tiên trong Công ty.  Thứ tư, Ban lãnh đạo Công ty phải có chính sách khen thưởng hợp lý để khuyến khích tình thần của nhân viên trong Công ty làm việc đạt năng suất cao. Thứ năm, chính sách đào tạo, tuyền dụng công nhân phải được lập kế hoạch và thực hiện đầy đủ trong năm, sau khi đào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng năng lực của công nhân và giao làm những công việc phù hợp, nhằm đảm bảo chất lượng quá trình sản xuất và đem lại hiệu quả cao cho Công ty. 3. Hướng phát triển đề tài Trong tương lai nếu có điều kiện để nghiên cứu và phát triển tiếp đề tài thì tôi sẽ mở rộng nghiên cứu toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty để có thể đánh giá được tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Frit Huế. Hoặc có thể nghiên cứu cả hệ thống kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp khác có quy mô và lĩnh vực kinh doanh tương tự để làm cơ sở tốt hơn cho việc đánh giá và so sánh. Nếu thực hiện được những điều kiện trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của Doanh nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Trang 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS. TS. Nguyễn Văn Công, Kế toán Doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội. 2. ThS. Phan Đức Dũng, Kế toán kiểm toán, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. 3. ThS. Hồ Phan Minh Đức, Bài giảng Kế toán quản trị 4. PGS. TS. Võ Văn Nhị, Kế toán tài chính, NXB Thống kê, Hà Nội, 2010. 5. GS. TS. Nguyễn Quang Quynh & TS. Ngô Trí Tuệ, Kiểm toán tài chính, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2008. Các trang web tham khao: 1. www.ketoanclub.com 2. www.webketoan.vn 3. www.kiemtoan.com.vn 4. www.ketoan.org 5. www.danketoan.com TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán PHỤ LỤC TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Phụ lục 1: Danh sách thành phẩm MÃ TÊN MẶT HÀNG 155 Thành phẩm 1551 - Thành phẩm Frit -HM - Frit mờ +HM002 + Frit HM002 +HM006 + Frit HM006 +HM007 + Frit HM007 -HO - Frit đục +FO102 + Frit FO102 +HO035 + Frit HO035 +HO109 + Frit HO109 +HO240 + Frit HO240 -HT - Frit trong +FT018 + Frit FT018 +FT169 + Frit FT169 +FT242 + Frit FT242 +FT399 + Frit FT399 +HT009 + Frit HT 009 +HT082 + Frit HT082 +HT262 + Frit HT262 +HT279 + Frit HT279 1552 - Thành phẩm NL Engobe đóng bao -FT3 - Nguyên liệu Engobe FT3 -FT6 - Nguyên liệu Engobe FT6TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Phụ lục 2: Bảng TK hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm STT Khoản mục I TK 621 1 AL.01 2 AO.01 3 AP.01 4 BC.01 5 BO.02 6 CO.01 7 DO.03 8 DV.03 9 FK.03 10 FN.05 11 HA.02 12 KC.02 13 NC.03 14 TI.04 15 ZN.19 16 ZN.33 17 ZA.01 18 FA.01 19 ZR.03 20 ZR.15 II TK 622 III TK 627TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Phụ lục 3: Bảng câu hỏi điều tra Câu hỏi Có Không A. Kiểm soát chung 1. Công ty có lập báo cáo kế toán quản trị? 2. Công ty có thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực, vị trí nhạy cảm? 3. Công tác lập kế hoạch dự toán có được chú trọng đúng mức? 4. Công ty có áp dụng sổ chi tiết chi phí sản xuất? B. Hệ thống thông tin 5. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự toán, lập báo cáo tài chính không? 6. Doanh nghiệp có những chính sách, thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thông tin máy tính không? 7. Hệ thống có buộc khai báo tên người sử dụng, mật khẩu trước khi đăng nhập không? 8. Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống không? 9. Hệ thống có ghi nhận tự động quá trình sử dụng của từng nhân viên không? 10. Có hạn chế đối tượng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý không? 11. Có phân quyền xem ,thêm, sửa , xóa đối với từng nhân viên theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không? 12. Kế toán trưởng có thường xuyên kiểm tra quá trình nhập dữ liệu đầu vào của nhân viên không? 13. Có thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính không? 14. Có thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm không? 15. Doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus kịp thời không? C. Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán 16. Nguyên vật liệu có được mua thông qua đơn đặt hàng không? 17. Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự trước khi sử dụng không? 18. Công ty có đưa ra các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý không? 19. Việc lựa chọn nhà cung cấp có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? 20. Nguồn nguyên vật liệu có phụ thuộc nhiều vào các đối tác nước ngoài không? 21. Doanh nghiệp có thường xuyên theo dõi sự tăng giá của NVL không? 22. Công ty có thường xuyên tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu mới? 23. Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho không? 24. Các chức năng đặt hàng, nhận hàng, bảo quản và kế toán kho có được bố trí cho những cá nhân độc lập hay không? 25. Trước khi xuất kho NVL có kiểm tra số lượng, chất lượng không? 26. Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với các biến động về giá NVL không? 27. Công ty có thường xuyên kiểm tra và xử lý vật tư dư thừa trong quá trình sản xuất? D. Chi phí nhân công trực tiếp 28. Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, công nhân không? 29. Công ty có chính sách khen thưởng hợp lý không? 30. Việc kiểm tra tình hình lao động có được kiểm tra đột xuất? TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán 31. Việc quản lý, theo dõi, chấm công lao động tại phân xưởng được giao cho Tổ trưởng của từng tổ sản xuất không? 32. Việc phát lương có được nhận thay, ký thay không? E. Chi phí sản xuất chung 33. Công ty có chú trọng đến việc sữa chữa thường xuyên TSCĐ? 34. Các tiêu thức phân bổ chi phí chung có được sử dụng nhất quán trong cả năm tài chính không? 35. Các công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng dùng cho một đợt sản xuất hay nhiều đợt có được phân bổ đúng? 36. Chi phí mua ngoài (điện, nước) có được tách riêng cho bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất? 37. Chi phí tiếp khách có giá trị lớn có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Hà Diệu Thương SVTH: Nguyễn Đỗ Mai Phương – Lớp K43A Kiểm toán Phụ lục 4: Ký hiệu sử dụng trong lưu đồ Chứng từ: mọi chứng từ như Séc, Hóa đơn bán hàng, báo cáo Xử lý thủ công Nhập liệu, xử lý bằng máy Lưu trữ dữ liệu Điểm nối trong cùng một trang Tập tin khi xử lý bằng máy Thông báo lỗi N A TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ