Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh của các ngân hàng thương mại cổ phần trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

μng nh−: xác minh nhân thân của khách hμng qua kênh thông tin tại địa ph−ơng nơi khách hμng c− ngụ; khai thác thông tin vμ sử dụng thông tin sẵn có tại các website của Trung tâm thông tin tín dụng CIC thuộc NHNN, Cục Thuế, Nhμ đất; xác minh lại các thông tin về hợp đồng kinh tế, tình hình công nợ của khách hμng thông qua việc trao đổi với một số đối tác của khách hμng; tạo lập nhiều kênh thông tin từ các tổ chức, cá nhân, các cơ quan ban ngμnh,…; o Phân công cán bộ tín dụng thực hiện thẩm định hồ sơ tín dụng có trình độ chuyên môn phù hợp, có kinh nghiệm, mức độ hiểu biết của cán bộ tín dụng đó về ngμnh nghề, lĩnh vực thẩm định,...; o Ngân hμng cần xác minh lại thông tin của cán bộ tín dụng cung cấp trong báo cáo thẩm định bằng các câu hỏi chất vấn cán bộ tín dụng về các thông tin đã trình bμy. Trong một số tr−ờng hợp, có thể xem qua các tμi liệu mμ cán bộ tín dụng đã thu thập hoặc có thể liên lạc với khách hμng để xác minh lại; 78 o Ngân hμng cần thiết lập một bộ phận kiểm tra độc lập việc xét duyệt của của các chi nhánh. Quy định các chi nhánh có nhiệm vụ gởi báo cáo thẩm định vμ phê duyệt của các khoản vay trong kỳ về Hội sở để xem xét lại. Mọi sự bất hợp lý trong xét duyệt cho vay hoặc vi phạm hạn mức phán quyết sẽ đ−ợc xử lý, cảnh báo, hoặc có biện pháp điều chỉnh cách thức giám sát đối với chi nhánh đó. - Hạn chế rủi ro khách hμng vay vốn tại nhiều tổ chức tín dụng mμ ngân hμng không quản lý đ−ợc: o Khi thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hμng, cán bộ tín dụng cần tìm hiểu các bên liên quan của khách hμng, xác định ng−ời đại diện theo pháp luật có đứng tên công ty nμo khác hay không. Đồng thời, đánh giá đúng năng lực kinh doanh, năng lực trả nợ của khách hμng vμ tính khả thi của ph−ơng án vay vốn. Thực hiệm kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay một cách chặt chẽ; o Trong tr−ờng hợp phát hiện khách hμng có quan hệ tín dụng với nhiều ngân hμng, tổ chức tμi chính d−ới danh nghĩa của mình hoặc của các đơn vị khác, cán bộ tín dụng cần phải thu thập thêm thông tin về các bên liên quan, mối quan hệ với khách hμng vμ phân tích trên tổng thể về tình hình tμi chính, hoạt động kinh doanh của cả khách hμng vμ các bên liên quan nếu thấy cần thiết; 9 Giải pháp phân chia thẩm quyền quyết định trong hoạt động tín dụng nhằm quản lý việc xét duyệt tín dụng đúng thẩm quyền: Xây dựng hệ thống phân cấp xét duyệt tín dụng vμ phân bổ hạn mức phán quyết tín dụng từ Hội sở đến từng Chi nhánh hay đơn vị kinh doanh của NHTM cổ phần. Chẳng hạn nh−: Đối với Chi nhánh: thẩm quyền xét duyệt cho vay đ−ợc quy định tùy thuộc vμo tình hình thực tế của từng Chi nhánh vμ năng lực quản lý. Quy định hạn mức phán quyết tín dụng cao nhất, thấp nhất cho từng chi nhánh. Các khoản vay nằm trong giới hạn tín dụng đã đ−ợc duyệt, Giám đốc chi nhánh đ−ợc quyền chủ động quyết định. Đối với khoản cho vay v−ợt ngoμi phạm vi giới hạn tín dụng, Chi nhánh phải trình Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt. Tuy nhiên để đảm bảo tính an toμn tín dụng, yêu cầu tất cả các khoản xét duyệt cho vay của Chi nhánh đều phải gởi tờ trình thẩm định vμ nội dung phê duyệt về Hội sở để báo cáo. 79 Đối với Hội sở chính: thẩm quyền xét duyệt các khoản cho vay tại Hội sở chính, các khoản vay do Chi nhánh gởi lên. Việc xét duyệt cho vay phải dựa trên nguyên tắc đồng thuận giữa tất cả các thμnh viên của cấp xét duyệt. 9 Giải pháp kiểm soát việc theo dõi sau khi cho vay vμ giám sát chặt chẽ các khoản vay nhằm hạn chế việc khách hμng sử dụng vốn vay sai mục đích: - Ngân hμng cần thiết lập cơ chế kiểm soát hồ sơ tín dụng, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay, thực hiện kiểm tra vốn vay th−ờng xuyên bảo đảm ít nhất 3 tháng/lần đối với khoản cho vay ngắn hạn vμ 6 tháng/lần đối với khoản cho vay trung, dμi hạn. - Cán bộ tín dụng trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, kết quả kiểm tra bao gồm những nội dung cơ bản nh−: o Khách hμng sử dụng vốn vay đúng mục đích o Giá trị tμi sản hình thμnh bằng vốn vay không ít hơn giá trị đã giải ngân o Phù hợp với các cam kết trên hợp đồng tín dụng Tr−ờng hợp khoản vay có dấu hiệu rủi ro, cán bộ tín dụng cần chủ động báo cáo tr−ởng phòng tín dụng tổ chức kiểm tra vốn vay đột xuất. Sau mỗi lần kiểm tra sử dụng vốn vay, cán bộ tín dụng cần lập Biên bản hoặc báo cáo kết quả kiểm tra sử dụng vốn vay trình Tr−ởng phòng tín dụng có ý kiến. 9 Các NHTM cổ phần cần phân tích th−ờng xuyên hoạt động tín dụng, các cấp quản lý th−ờng xuyên giám sát, kiểm tra quá trình thẩm định cho vay, giải ngân, kiểm tra mục đích sử dụng vốn của khách hμng, vμ theo dõi việc thu hồi nợ vay thông qua các báo cáo của cán bộ tín dụng quản lý hợp đồng tín dụng đó. Định kỳ, thực hiện đánh giá lại quy trình tín dụng vμ hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc kiểm tra th−ờng xuyên vμ định kỳ nh− trên sẽ nâng cao khả năng phát hiện kịp thời các khoản vay có vấn đề, vμ những yếu kém, sơ hở của quy trình tín dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hμng. 9 Giải pháp kiểm soát quy trình hoạt động tín dụng với nhiều công đoạn xử lý: Quy trình hoạt động tín dụng cần đ−ợc viết d−ới dạng sổ tay chi tiết. Quy trình phải thể hiện đ−ợc đầy đủ các công đoạn xử lý, đầy đủ các chi tiết của từng công 80 đoạn, bao gồm các công đoạn thẩm định cho vay, ra quyết định cho vay, giải ngân, theo dõi sau cho vay, giám sát toμn bộ quá trình cho vay, theo dõi đặc biệt một số khoản cho vay, xử lý các khoản cho vay có vấn đề, dự phòng rủi ro Các tiêu chuẩn cụ thể, chi tiết để xử lý công việc, để ra các quyết định, các vấn đề liên quan đến các loại hình tín dụng cũng nh− trình độ cần phải có của cán bộ, nhân viên có liên quan ở từng vị trí phải đ−ợc quy định một cách cụ thể vμ phù hợp. Bên cạnh đó, cần quy định rõ những vấn đề nμo chỉ do bộ phận thẩm định xử lý sau cho vay thực hiện mμ không thể do bộ phận giao dịch với khách hμng thực hiện. 9 Giải pháp xây dựng hệ thống cảnh báo sớm về các khoản cho vay nhằm khắc phục vμ giảm thiểu những khoản nợ xấu: Các cán bộ tín dụng lμ hμng rμo đầu tiên của ngân hμng để tránh tổn thất tín dụng, cán bộ tín dụng sớm nắm bắt đ−ợc những dấu hiệu suy thoái của khách hμng. Khi giám sát các khoản cho vay cán bộ tín dụng cần phải xem xét kỹ l−ỡng khách hμng vay, nhằm phát hiện ra những dấu hiệu cho thấy khách hμng vay có vấn đề về khả năng trả nợ. Định kỳ, mỗi cán bộ tín dụng phải báo cáo về tình trạng của khách hμng vay, tình trạng tμi sản đảm bảo, tình hình giải ngân, tình hình sử dụng vốn vay vμ thanh toán trong kỳ của từng khách hμng vay do mình phụ trách cho Tr−ởng phòng Tín dụng, bộ phận Quản lý rủi ro của NHTM cổ phần hoặc cấp có thẩm quyền. Phân tích đầy đủ vμ kịp thời về hoạt động tín dụng của từng đơn vị trong hệ thống vμ đánh giá tổng thể danh mục tín dụng của toμn ngân hμng, giám sát tổng thể danh mục tín dụng – phân tích tổng thể danh mục tín dụng nhằm phát hiện tập trung tín dụng. Tuy nhiên để lμm đ−ợc điều nμy, đòi hỏi chất l−ợng của hệ thống báo cáo tín dụng, mức độ cập nhật thông tin vμ yêu cầu nghiêm ngặt về trách nhiệm báo cáo, giải trình của các cấp có liên quan tại các Chi nhánh của NHTM cổ phần. Đối với những khoản cho vay bị nghi ngờ có dấu hiệu rủi ro, cấp có thẩm quyền cần trao đổi với cán bộ tín dụng phụ trách khoản cho vay nμy vμ trực tiếp gặp khách hμng để xác minh thêm. Trách nhiệm của Tr−ởng phòng tín dụng tại các Chi nhánh lμ luôn giám sát th−ờng xuyên danh mục cho vay của Chi nhánh, hiểu rõ các 81 khách hμng vay chủ yếu vμ kiểm tra đ−ợc công việc thực hiện của các cán bộ tín dụng thuộc cấp. 3.2.2.2. Giải pháp thực hiện quy trình kiểm soát tín dụng chặt chẽ nhằm phục vụ tốt cho khách hμng 9 Các NHTM cổ phần cần tổ chức một bộ phận h−ớng dẫn khách hμng trong thủ tục vay vốn một cách cụ thể, thống nhất. Bộ phận nμy có nhiệm vụ giải thích, h−ớng dẫn cụ thể cho khách hμng lập hồ sơ vay vốn theo quy định hiện hμnh của pháp luật vμ của chính ngân hμng. Tr−ờng hợp cần thiết, bộ phận nμy có thể liệt kê các loại giấy tờ khách hμng phải xuất trình khi vay vốn nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hμng. 9 Các NHTM cổ phần cần soạn thảo các biểu mẫu cần thiết vμ cung cấp biểu mẫu cho khách hμng, bao gồm: - Giấy đề nghị vay vốn - Ph−ơng án sản xuất kinh doanh - Ph−ơng án trả nợ vay ngân hμng - Các loại giấy tờ phản ảnh t− cách pháp lý của bên vay, cần quy định cụ thể cho từng đối t−ợng vay chẳng hạn nh−: o Đối với pháp nhân: Quyết định thμnh lập, Điều lệ hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu t−, Giấy phép hμnh nghề của cơ quan quản lý ngμnh chuyên môn, Biên bản góp vốn, Nghị quyết của Hội đồng quản trị về việc vay vốn vμ ủy nhiệm ng−ời đi vay vốn, Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán tr−ởng, vμ mẫu chữ ký, vμ các văn bản liên quan khác; o Đối với thể nhân (gồm t− nhân, cá thể, hộ gia đình): Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu,…; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy xác nhận của chính quyền địa ph−ơng, của hiệp hội;… o Đối với cán bộ công nhân viên: Giấy chứng minh nhân dân, hộ khẩu th−ờng trú; Giấy tờ chứng minh thu nhập, cơ quan công tác, thời gian công tác còn lại. 82 - Các loại giấy tờ phản ảnh tình hình tμi chính vμ hoạt động sản xuất kinh doanh của bên vay: Báo cáo tμi chính năm gần nhất; Báo cáo kiểm toán (nếu có); Kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t− trong thời gian tới,… - Vμ các loại giấy tờ phản ảnh tμi sản bảo đảm tiền vay (nếu có). Nhằm tránh tình trạng khách hμng phải giải trình, bổ sung hồ sơ vμ đi lại nhiều lần, khi nhận hồ sơ vay vốn cán bộ tín dụng phải kiểm tra sơ bộ các yếu tố nh−: Bộ hồ sơ đủ loại vμ đủ số l−ợng theo yêu cầu; Các giấy tờ có đủ chữ ký vμ dấu xác nhận của các cơ quan liên quan; Các loại giấy tờ có phù hợp với nhau về nội dung. 9 Phổ biến danh mục hồ sơ vay vốn, danh mục hồ sơ cần công chứng, cũng nh− phổ biến quy trình vay vốn cho khách hμng. 9 Tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ trong quy trình tín dụng hợp lý, khoa học đảm bảo vấn đề kiểm soát đ−ợc rủi ro tín dụng xảy ra trong quy trình. 3.2.2.3. Các giải pháp quản lý có hiệu quả việc xử lý của các khoản nợ xấu 9 Hoμn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ phận Xử lý nợ của NHTM cổ phần trong việc thực hiện báo cáo kịp thời các khoản nợ xấu, tiến độ xử lý nợ xấu, giải thích rõ nguyên nhân ch−a xử lý đ−ợc vμ đánh giá khả năng thu hồi các khoản nợ xấu. 9 Bộ phận kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra định kỳ hoạt động xử lý nợ xấu vμ kiểm toán bộ phận nμy nh− các bộ phận chức năng khác nhằm đánh giá hiệu quả vμ các biện pháp tích cực thu hồi nợ của bộ phận Xử lý nợ 9 Bộ phận Xử lý nợ định kỳ lập báo cáo các khoản nợ quá hạn, thời gian quá hạn, tình hình xử lý, đánh giá khả năng thu hồi nợ… cho Hội đồng quản trị vμ Ban điều hμnh để họp, xem xét, quyết định mức trích lập dự phòng vμ xử lý rủi ro tín dụng. 3.2.3. Nhóm giải pháp thứ ba: Giải pháp nâng cao chất l−ợng hệ thống thông tin vμ truyền thông 3.2.3.1. Các giải pháp nâng cao chất l−ợng hệ thống báo cáo tín dụng vμ hiệu quả phân tích hoạt động tín dụng 83 9 Tăng c−ờng sự kiểm soát quá trình xử lý thông của bộ phận kế toán, ngân quỹ, vμ giao dịch của các NHTM cổ phần đối với các nghiệp vụ hạch toán nợ vay, giải ngân, thu nợ vμ điều chỉnh thông tin của các khoản vay trong hệ thống xử lý. 9 Đầu t− cho phần mềm xử lý dữ liệu với hệ thống kết xuất báo cáo tín dụng có thể cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau phục vụ cho nhu cầu quản lý. Bộ phận phụ trách về hệ thống thông tin của các NHTM cổ phần phải có trách nhiệm kiểm tra sự vận hμnh ổn định, an toμn vμ chính xác của hệ thống xử lý. 9 Đầu t− một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại có khả năng kết xuất kịp thời báo cáo các khoản nợ đến hạn vμ tình hình thanh toán. Dựa trên báo cáo nμy, ngân hμng có thể phát hiện ra các khoản nợ trễ hạn ch−a thanh toán đủ vμ yêu cầu các cấp có liên quan phải giải trình lý do vμ chịu trách nhiệm về nội dung giải trình. Ngoμi ra, hệ thống còn phải có khả năng ghi nhận vμ báo cáo mọi sự thay đổi về kỳ hạn nợ, lịch trả nợ của các khoản vay trong hệ thống xử lý. Bên cạnh đó, còn phải quy định chặt chẽ về điều kiện gia hạn nợ. 9 Các NHTM cổ phần cần phải quy định rõ về trách nhiệm giải trình của từng cấp tại ngân hμng về nguyên nhân tăng, giảm nợ tín dụng hoặc nguyên nhân phát sinh nợ quá hạn, trễ hạn tại đơn vị, vμ biện pháp đã áp dụng để xử lý. 3.2.3.2. Các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống trao đổi thông tin trong ngân hμng 9 Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin đ−ợc thực hiện dễ dμng, thông suốt giữa các cấp của ngân hμng. 9 Quy định rõ rμng về thẩm quyền tiếp nhận vμ xử lý các loại thông tin trong từng cấp. 9 Hệ thống báo cáo giữa các cấp trong bộ máy tổ chức không đ−ợc chồng chéo, trùng lắp. 9 Nguyên tắc trao đổi thông tin cần đ−ợc xây dựng tại mỗi NHTM cổ phần: Cấp cao nhất của ngân hμng truyền đạt thông tin cho cấp quản trị cơ sở, cấp quản trị cơ sở có trách nhiệm truyền đạt đầy đủ thông tin cho cấp d−ới vμ kiểm tra mức độ thấu hiểu của cấp d−ới về thông tin đ−ợc truyền đạt. Cấp d−ới có thể phản hồi thông 84 tin đến cấp quản lý trực tiếp hoặc cấp cao hơn nh−ng yêu cầu thông tin phản hồi phải nêu rõ địa chỉ ng−ời gởi vμ phải đ−ợc bảo mật. 3.2.4. Nhóm giải pháp thứ t−: Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động giám sát ngân hμng 3.2.4.1. Định kỳ đánh giá một số vấn đề trọng yếu: 9 Sự hữu hiệu vμ hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trong các hoạt động nh− hoạt động tín dụng, hoạt động kinh doanh nguồn vốn,… vμ quy trình thực hiện của các nghiệp vụ nμy. 9 Hiệu quả vμ mức độ chặt chẽ, độc lập của hệ thống phân công, phân nhiệm giữa các chức năng trong quy trình thực hiện từng nghiệp vụ của ngân hμng. 9 Tổng hợp rủi ro của từng hoạt động, nhất lμ rủi ro tín dụng; vμ rút ra kinh nghiệm quản lý rủi ro cho toμn hệ thống của ngân hμng. 9 Đánh giá, kiểm tra lại trình độ nghiệp vụ, mức độ hiểu biết quy trình vμ cập nhật kiến thức của đội ngũ nhân viên trong ngân hμng. 3.2.4.2. Tăng c−ờng cơ chế giám sát vμ kiểm tra thông qua vai trò của ban giám sát cũng nh− ban kiểm toán, kiểm soát nội bộ vμ thực hiện nghiêm túc việc kiểm toán độc lập hμng năm: Bên cạnh việc thực hiện sự phân công rõ rμng trách nhiệm của từng ban, cần tăng c−ờng năng lực của các nhân sự trong các ban, đồng thời tích cực triển khai các công cụ kiểm toán vμ kiểm soát hiện đại hỗ trợ nghiệp vụ cho các cán bộ kiểm toán vμ kiểm soát nội bộ. Đối với hoạt động kiểm toán độc lập, cần chú trọng lựa chọn các cơ quan kiểm toán có uy tín để một mặt đảm bảo tính trung thực vμ hợp lý của các báo cáo tμi chính, mặt khác có thể khai thác kinh nghiệm của các công ty kiểm toán trong việc kiểm tra, đánh giá các quy trình vμ thủ tục của mỗi ngân hμng. Các ngân hμng có thể tận dụng những ý kiến đóng góp của các công ty kiểm toán độc lập, th−ờng d−ới dạng th− quản lý để khắc phục những điểm yếu trong các quy trình quản lý vμ xử lý nghiệp vụ của mình. Đồng thời, việc thực hiện nghiêm túc các cuộc kiểm toán độc lập cũng góp phần tạo ra cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm quý báu cho các thμnh viên ban kiểm toán vμ kiểm soát nội bộ của bản thân các ngân hμng. 85 3.2.4.3. Giải pháp nâng cao chất l−ợng, hiệu quả của bộ máy kiểm toán nội bộ trong các NHTM cổ phần: 9 Đối với các NHTM cổ phần có quy mô lớn, địa bμn hoạt động rộng khắp thì bộ phận kiểm toán nội bộ đ−ợc tổ chức theo hai cấp nh− sau: - Tại Hội sở ngân hμng: Ban kiểm toán nội bộ, bao gồm các bộ phận kiểm toán chuyên môn: bộ phận kiểm toán tín dụng, bộ phận kiểm toán kinh doanh ngoại hối, bộ phận kiểm toán đầu t− xây dựng cơ bản vμ tμi sản cố định, bộ phận kiểm toán hoạt động kế toán tμi chính vμ hoạt động kinh doanh khác, vμ bộ phận kiểm toán điện toán. Ban kiểm toán có nhiệm vụ điều hμnh hoạt động chung của hệ thống kiểm toán nội bộ của ngân hμng, chỉ đạo về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, xây dựng các kế hoạch chiến l−ợc về kiểm toán nội bộ cho cả hệ thống vμ kế hoạch kiểm toán chi tiết cho hoạt động kiểm toán của ban kiểm toán nội bộ. Thực hiện các cuộc kiểm toán theo kế hoạch đề ra tại Hội sở vμ trực tiếp tham gia các cuộc kiểm toán tại các chi nhánh - Tại các chi nhánh: tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ, có nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch chiến l−ợc về kiểm toán trong chi nhánh, vμ kế hoạch kiểm toán chi tiết đảm bảo tất cả các bộ phận, các hoạt động nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc sau một thời gian tối thiểu cần thiết phải đ−ợc kiểm toán; Thực hiện kiểm toán theo kế hoạch đề ra; Tham gia các cuộc kiểm toán do Ban kiểm toán tại Hội sở tổ chức để kiểm toán chéo chi nhánh khác trong ngân hμng. 9 Để bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả vμ phát huy vai trò kiểm tra, kiểm soát hoạt động ngân hμng, các NHTM cổ phần cần đảm bảo các điều điều kiện: - Về kiểm toán viên nội bộ: o Có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ ngân hμng vμ kinh nghiệm thực tế về một loại nghiệp vụ ngân hμng trong thời gian tối thiểu 03 năm. o Đ−ợc đμo tạo về kỹ năng, nghiệp vụ kiểm toán. o Có kỹ năng giao tiếp tốt. 86 o Th−ờng xuyên cập nhật, bồi d−ỡng các kiến thức về nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, kỹ năng kiểm toán, kỹ năng giao tiếp trong kiểm toán. o Không đ−ợc kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng kiểm toán nội bộ vμ đ−ợc hỗ trợ về cơ sở vật chất vμ điều kiện lμm việc để thực hiện nhiệm vụ. o Để đảm bảo tính độc lập, cũng nh− việc kiểm toán theo lối mòn, các ngân hμng nên bố trí kiểm toán viên tại một chi nhánh chỉ nên lμm việc tối đa lμ 02 năm, sau đó phải luân chuyển sang chi nhánh khác. - Các NHTM cổ phần cần quy định rõ rμng về trách nhiệm, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ trong việc thực hiện công tác kiểm tra, tính chính xác của kết quả kiểm tra vμ chất l−ợng công tác kiểm tra - Mọi công việc thực hiện trong quá trình kiểm toán nh− ph−ơng pháp kiểm toán, bằng chứng kiểm toán, kết quả kiểm tra đều phải đ−ợc l−u trong hồ sơ kiểm toán. 9 Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát, kiểm tra hoạt động kiểm toán của Ban kiểm toán nội bộ vμ kiểm tra tổng thể các hoạt động quan trọng của ngân hμng. 3.2.4.4. Phối hợp hiệu quả giữa các cơ quan kiểm tra, giám sát ngân hμng gồm thanh tra ngân hμng, kiểm toán độc lập vμ kiểm toán nội bộ 9 Thanh tra ngân hμng, Kiểm toán độc lập có thể sử dụng kết quả kiểm toán của Ban kiểm toán nội bộ lμm t− liệu tham khảo để đánh giá tính tuân thủ, vμ hiệu quả hoạt động của ngân hμng. 9 Ban kiểm toán nội bộ có thể sử dụng kết quả thanh tra của Thanh tra ngân hμng, hay Th− quản lý của kiểm toán độc lập để xem xét các kiến nghị, khắc phục những tồn tại, yếu kém trong hoạt động kiểm soát vμ kiểm toán nội bộ. 87 KếT LUậN Rủi ro vμ việc quản trị rủi ro ngân hμng lμ một vấn đề rất quan trọng đối với hoạt động của một ngân hμng th−ơng mại nói chung, vμ hoạt động của ngân hμng th−ơng mại cổ phần nói riêng; đặc biệt lμ đối với các ngân hμng th−ơng mại cổ phần của n−ớc ta hiện nay trong điều kiện vừa hoạt động, vừa cơ cấu lại vμ thực hiện hội nhập với kinh tế quốc tế. Do đó, việc xây dựng vμ hoμn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hμng th−ơng mại luôn có ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn. Nó mang lại sự đảm bảo hợp lý về sự hoạt động an toμn vμ lμnh mạnh của ngân hμng. NHTM đ−ợc coi lμ tổ chức kinh doanh tiền tệ, mμ hoạt động chủ yếu lμ nhận tiền gởi từ khách hμng với trách nhiệm hoμn trả, sử dụng tiền nμy để cho vay, thực hiện các dịch vụ ngân hμng vμ kinh doanh chứng khoán. Với đặc tr−ng cơ bản nh− vậy, hoạt động kinh doanh ngân hμng chịu ảnh h−ởng nhiều yếu tố nh− môi tr−ờng kinh tế, xã hội, pháp lý, cơ chế chính sách vĩ mô, vi mô… Do vậy, hoạt động ngân hμng những tiềm ẩn rủi ro lớn, nên việc hoμn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kinh doanh chủ yếu của các NHTM cổ phần nói chung vμ các NHTM cổ phần trên địa bμn Thμnh phố Hồ Chí Minh lμ một yêu cầu bức thiết vμ quan trọng để hạn chế các rủi ro cũng nh− đảm bảo các mục tiêu kiểm soát nội bộ vμ giám sát hiệu quả các hoạt động kinh doanh của ngân hμng. 88 ---------- KK o0o JJ--------- Tμi liệu tham khảo Tiếng Việt 1- Ngân hμng Nhμ n−ớc Việt Nam (2005), Báo cáo th−ờng niên 2- Các ngân hμng th−ơng mại cổ phần (2005), Báo cáo th−ờng niên: Ngân hμng TMCP á châu, ngân hμng TMCP Đông á, Ngân hμng TMCP Ph−ơng Đông, Ngân hμng TMCP Ph−ơng Nam, Ngân hμng TMCP Kỹ Th−ơng, Ngân hμng TMCP Sμi gòn Th−ơng Tín. 3- Phi Thị Thu Hiền (2004), Hoμn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng trong các ngân hμng th−ơng mại Việt Nam, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Tr−ờng Đại học Kinh tế TP. HCM. 4- Luật các tổ chức tín dụng năm 2004 ( đã đ−ợc sửa đổi, bổ sung) vμ các văn bản pháp lý về hoạt động kiểm soát nội bộ hiện đang áp dụng tại Việt Nam. 5- PGS. TS Nguyễn Thị Mùi (2006), Quản trị ngân hμng th−ơng mại, Nhμ xuất bản Tμi chính. 6- PGS. TS Phạm Văn Năng, PGS. TS Trần Hoμng Ngân, TS. Tr−ơng Quang Thông (2005), “Ngân hμng th−ơng mại cổ phần TP. HCM, nhìn lại một chặng đ−ờng phát triển– Nhμ xuất bản Đại học quốc gia TP. HCM 89 7- Ngân hμng Nhμ n−ớc (2005), Nâng cao năng lực quản trị rủi ro của các ngân hμng th−ơng mại Việt Nam, Nhμ xuất bản Ph−ơng Đông. 8- PGS. TS Nguyễn Thị Quy (2005), Năng lực cạnh tranh của các ngân hμng th−ơng mại cổ phần trong xu thế hội nhập, Nhμ xuất bản Lý luận chính trị. 9- Tạp chí Ngân hμng từ tháng 1/2005 đến tháng 10/2006 10- Tạp chí phát triển kinh tế từ tháng 1/2005 đến tháng 10/2006. 11- GS. TS Lê Văn T−, Lê Tùng Vân, Lê Nam Hải (2000), Ngân hμng th−ơng mại, Nhμ xuất bản Thống kê. 12- Trang website của Cục Thống kê TP. HCM: www.pso.hochiminhcity.gov.vn 13- Trang website của Ngân hμng Nhμ n−ớc: www.sbv.gov.vn 14- Trang website của Tr−ờng ĐH Kinh tế TP. HCM: www.ueh.edu.cn/tcptkt 15- Tr−ờng Đại học Kinh tế TP. HCM (2005), Kiểm toán, Nhμ xuất bản Thống Kê 16- Tr−ờng Đại học Ngân hμng TP. HCM (2005), Kiểm toán Ngân hμng Tiếng Anh 1- Bangladesh Bank (2002), Managing Core Risk in Banking: Internal control & Compliance Framework for internal control systems in Banking Organisation. 2- Basel Committee on Banking Supervision (September 2000), Principles for the Management of Credit Risk. 3- Basle Committee on Banking Supervision (September 1998), Framework for internal control systems in Banking organisations 4- Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (September 1992), Internal control: Intergrated Framework 90 5- Comptroller of the Currency, Administrator of National Banks (January 2001), Internal control: Comptrollers Handbook. 6- Trang website của Bank for International Settlements: www.bis.org Phụ lục 1 Các loại rủi ro trong nghiệp vụ tín dụng ngân hμng20 1- Rủi ro tín dụng Rủi ro tín dụng lμ rủi ro phát sinh khi ngân hμng không thu đ−ợc đầy đủ cả gốc vμ lãi của các khoản cho vay, hoặc lμ việc thanh toán nợ gốc vμ lãi vay không đúng hạn. - Rủi ro tín dụng không chỉ giới hạn ở hoạt động cho vay mμ còn bao gồm nhiều hoạt động mang tính chất tín dụng khác của NHTM nh− hoạt động bảo lãnh, tμi trợ ngoại th−ơng, cho thuê tμi chính. Rủi ro tín dụng lμ rủi ro cơ bản nhất trong hoạt động của các ngân hμng - Mức độ rủi ro tín dụng đ−ợc đánh giá qua chỉ tiêu: Tỷ lệ nợ quá hạn/ Tổng d− nợ; Tỷ lệ nợ khó đòi/ Tổng d− nơ quá hạn. Các chỉ tiêu nμy có kết quả cμng nhỏ thể hiện chất l−ợng tín dụng của ngân hμng cao vμ rủi ro tín dụng của ngân hμng thấp 2- Rủi ro lãi suất Lãi suất lμ giá cả của sản phẩm ngân hμng, nên có tác dụng trực tiếp đến giá trị tμi sản Có vμ tμi sản Nợ của ngân hμng. Mọi sự thay đổi của lãi suất đều có thể tác động đến việc tăng, giảm thu nhập, chi phí vμ lợi nhuận của ngân hμng. Nếu thu nhập từ lãi không lớn hơn chi phí về lãi thì ngân hμng sẽ gặp rủi ro về lãi suất. 20 Trích l−ợc trong Giáo trình Quản trị Ngân hμng Th−ơng mại – PGS. TS Nguyễn Thị Mùi, từ T290-T295 91 Rủi ro lãi suất lμ rủi ro do sự biến động của lãi suất gây nên. Nếu ngân hμng có tμi sản Nợ nhạy cảm với lãi suất lớn hơn tμi sản Có nhạy cảm với lãi suất, thì khi lãi suất tăng lợi nhuận của ngân hμng sẽ bị giảm. Ng−ợc lại, lãi suất giảm sẽ lμm tăng lợi nhuân của ngân hμng. 3- Rủi ro thanh toán Rủi ro thanh toán lμ rủi ro nguy hiểm nhất của ngân hμng, có liên quan đến sự sống còn của ngân hμng. Một ngân hμng hoạt động bình th−ờng phải đảm bảo đ−ợc khả năng thanh toán, tức lμ phải đáp ứng đ−ợc các nhu cầu thanh toán trong hiện tại, t−ơng lai vμ các nhu cầu thanh toán đột xuất. Nếu không đáp ứng đ−ợc các nhu cầu thanh toán đó ngân hμng có thể bị mất khả năng thanh toán vμ có nguy cơ phá sản. Đặc tr−ng cơ bản của rủi ro thanh khoản lμ tính lỏng của tμi khoản Có thấp hơn so với tμi sản Nợ, nên ngân hμng có thể không đáp ứng đ−ợc đầy đủ các nhu cầu thanh toán. Rủi ro thanh toán xuất hiện do hai nguyên nhân chính - đó lμ nguyên nhân từ phía tμi sản Nợ vμ nguyên nhân từ phía tμi sản Có. Nguyên nhân từ phía tμi sản Nợ phát sinh do ngân hμng không đáp ứng đ−ợc các nhu cầu thanh toán buộc phải nh−ợng bán các tμi sản khác với giá thấp hơn giá thị tr−ờng. Để có thu nhập cao hầu hết các ngân hμng đều giảm dự trữ tiền mặt vμ tăng đầu t− vμo những tμi sản có tính thanh khoản thấp vμ có thời hạn dμi, do vậy khi những ng−ời gởi tiền đồng thời có nhu cầu rút tiền ngay lập tức thì ngân hμng rất dễ bị rủi ro. Nguyên nhân từ phía tμi sản Có phát sinh trong tr−ờng hợp một số các khoản tín dụng đã cấp không đ−ợc hoμn trả đúng hạn, trong khi vốn huy động đã đến hạn thanh toán vμ các hợp đồng tín dụng đã ký đến hạn giải ngân. Trong tr−ờng hợp nμy, ngân hμng phải tìm ngay những nguồn vốn khác để tμi trợ. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán phát sinh buộc ngân hμng phải sử dụng tiền mặt dự trữ, hoặc bán tμi sản Có khác hoặc đi vay từ bên ngoμi. Điều nμy có thể dẫn đến những rủi ro về tμi sản Nợ cho ngân hμng, hoặc lμm giảm thu nhập của ngân hμng, hoặc lμm tăng chi phí cho ngân hμng. 4- Rủi ro hối đoái Rủi ro ngoại hối lμ rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái gây nên. Những rủi ro nμy có thể phát sinh trong tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ của ngân hμng nh−: Cho vay, huy động vốn bằng ngoại tệ; Mua bán ngoại tệ; Đầu t− chứng khoán bằng ngoại tệ… 92 Trong các giao dịch ngoại hối vμ trong cân đối tμi sản bằng ngoại tệ của ngân hμng, bất cứ một trạng thái ngoại hối “tr−ờng” hay “đoản” đều có thể gặp rủi ro hối đoái khi tỷ giá ngoại tệ thay đổi. Nếu ngân hμng ở trạng thái ngoại hối tr−ờng thì khi ngoại tệ tăng giá ngân hμng sẽ có lãi, ng−ợc lại ngân hμng sẽ bị lỗ khi ngoại tệ đó xuống giá. Nếu ngân hμng ở trạng thái đoản về một loại ngoại tệ nμo đó, khi ngoại tệ lên giá ngân hμng sẽ bị lỗ vμ ng−ợc lại. Nh− vậy việc tạo ra các trạng thái ngoại tệ “tr−ờng” hay “đoản” chính lμ nguyên nhân gây rủi ro hối đoái cho ngân hμng. Đây chính lμ kết quản của việc ngân hμng thực hiện các giao dịch ngoại tệ phục vụ cho khách hμng vμ cho chính bản thân mình, hoặc ngân hμng huy động vốn bằng ngoại tệ vμ đầu t− vμo các tμi sản Có bằng ngoại tệ. 5- Các rủi ro khác Ngoμi những rủi ro cơ bản trên hoạt động ngân hμng còn chịu những rủi ro khác nh−: ™ Rủi ro môi tr−ờng: lμ rủi ro do môi tr−ờng hoạt động của ngân hμng gây nên, bao gồm: rủi ro do sự biến động của thiên nhiên (lũ lụt, động đất), rủi ro về kinh tế (khủng hoảng, suy thoái kinh tế), rủi ro do sự thay đổi chính sách pháp luật của Nhμ n−ớc gây bất lợi cho ngân hμng. Rủi ro môi tr−ờng lμ những rủi ro mμ ngân hμng khó kiểm soát đ−ợc, chúng có thể lμm suy yếu khả năng chịu đựng rủi ro của ngân hμng hoặc gây cho ngân hμng những thiệt hại về tμi chính. ™ Rủi ro về công nghệ: loại rủi ro nμy th−ờng xảy ra trong các tr−ờng hợp: Ngân hμng đã đầu t− rất lớn vμo phát triển công nghệ nh−ng hiệu quả sử dụng lại không cao, không tiết kiệm chi phí cho ngân hμng theo nh− mong muốn. Hoặc hệ thống công nghệ của ngân hμng trục trặc lμm ảnh h−ởng đến việc điều hμnh hoạt động kinh doanh của ngân hμng gây ra những tổn thất nhất định. ™ Các rủi ro khác: rủi ro hoạt động, rủi ro quốc gia, rủi ro pháp lý,… 93 PHụ LụC 2 2.1. GiớI THIệU SƠ L−ợc về nhtm cp ph−ơng ĐÔNG ™ Tên đầy đủ: NGân hμng th−ơng mại cổ phần ph−ơng đông ™ Tên viết tắt: ORIENT COMMERCIAL JOINT STOCK BANK (OCB) ™ Địa chỉ trụ sở: 45 Lê Duẫn, Ph−ờng Bến Nghé, Quận 1 ™ Ngμnh nghề kinh doanh: Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn vμ dμi hạn của mọi tổ chức thuộc các thμnh phần kinh tế vμ dân c− d−ới hình thức tiền gởi có kỳ hạn, không có kỳ hạn bằng đồng Việt Nam. Tiếp nhận vốn ủy thác đầu t− vμ phát triển của các tổ chức trong n−ớc. Vay vốn của Ngân hμng Nhμ n−ớc vμ của các tổ chức tín dụng khác. Cho vay ngắn hạn, trung hạn vμ dμi hạn đối với các tổ chức vμ cá nhân tùy theo tính chất vμ khả năng nguồn vốn. Chiết khấu th−ơng phiếu, trái phiếu vμ giấy tờ có giá. Hùn vốn, liên doanh vμ mua cổ phần theo pháp luật hiện hμnh. Lμm dịch vụ thanh toán giữa các khách hμng. Thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vμng bạc, vμ thanh toán quốc tế, huy động các loại vốn từ n−ớc ngoμi, vμ các dịch vụ ngân hμng khác trong quan hệ với n−ớc ngoμi khi đ−ợc Ngân hμng Nhμ n−ớc cho phép. ™ Vốn điều lệ: - Lúc thμnh lập, năm 1996: 70 tỷ VND - Ngμy 30/06/2006: 520 tỷ VND - Dự kiến tăng vốn điều lệ lên 630 tỷ VND vμo quý IV/2006 ™ Đến cuối tháng 4/2006 mạng l−ới hoạt động gồm 01 Hội sở, 14 Chí nhánh, 17 Phòng Giao dịch, 02 Điểm giao dịch tại các tỉnh, thμnh phố: Thμnh phố Hồ Chí Minh, Hμ Nội, Đμ Nẵng, Khánh Hòa, Bình D−ơng, Đồng Nai, Cần Thơ, Hậu Giang, ™ Kết quả kinh doanh năm 2005 của OCB tăng tr−ởng khả quan do mọi mặt hoạt động đều phát triển đáng kể. Tổng thu nhập đạt 349 tỷ đồng, tổng chi phí 282 tỷ đồng, lợi nhuận tr−ớc thuế đạt 67 tỷ đồng, tăng 53% so với năm 2004. Đây lμ mức lợi nhuận khả quan, bảo đảm mức cổ tức 15% vμ mức tích lũy gầm 4%. ™ Trong 6 tháng đầu năm 2006, Ngân hμng Ph−ơng Đông đã đạt tổng vốn hoạt động gần 5000 tỷ tăng 24% so với đầu năm, d− nợ cho vay đạt 3.403 tỷ đồng, lợi 94 nhuận tr−ớc thuế lμ 66 tỷ đồng gần bằng lợi nhuận của cả năm 2005, vμ tạm ứng cổ tức trong 6 tháng đầu năm lμ 6%. MộT Số chỉ tiêu tμi chính chủ yếu đvt: Tỷ VND 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Thời điểm cuối năm Tổng tμi sản 313,5 399,6 683,4 1.714,9 2.529,5 4.020,2 Cho vay 178,3 279,3 513,8 1.267,9 1.947,1 2.894,1 Huy động vốn 227,9 311,6 561,5 1.518,0 2.258,5 3.547,7 Vốn điều lệ 70 70 70 101,3 200 300 Số l−ợng nhân viên (ng−ời) 100 117 188 333 435 613 Cả năm Tổng thu nhập 19,5 31,2 46 111,2 199,6 349,3 Tổng chi phí 13,3 18,5 29,5 84,4 155,7 282,1 Lãi tr−ớc thuế 6,2 12,7 16,6 18,2 43,8 67,2 Lãi sau thuế 4,2 8,9 11,4 19,6 32,5 50,2 ROA 1,54% 2,50% 2,10% 1,63% 1,53% 1,53% ROE 6,03% 12,71% 16,28% 22,88% 21,57% 20,10% Cổ tức 1% 9% 12% 14% 15% 15% Nguồn: Ngân hμng TMCP Ph−ơng Đông 2.2. GiớI THIệU SƠ L−ợc về nhtm cp ph−ơng NAM ™ Tên đầy đủ: NGân hμng th−ơng mại cổ phần ph−ơng NAM ™ Tên viết tắt: SOUTHERN BANK ™ Địa chỉ trụ sở: 279 Lý Th−ờng Kiệt, P15, Q11, Tp. Hồ Chí Minh ™ ĐT: 08-8663890 Fax: 08 - 8665372 ™ Email: hoiso@southernbank.com.vn Website: www.southernbank.com.vn ™ Ngân hμng Ph−ơng Nam đ−ợc thμnh lập ngμy 19/05/1993, với số vốn điều lệ 10 tỷ đồng, năng lực tμi chính còn nhỏ bé so với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội. Năm 1993, Southern Bank chỉ mới đạt tổng vốn huy động 31,2 tỷ đồng; d− nợ 95 21,6 tỷ đồng; lợi nhuận 258 tỷ đồng. Hoạt động đơn thuần cho vay, ch−a phát triển về dịch vụ, mạng l−ới tổ chức hoạt động rất hẹp, năm đầu chỉ có 01 Hội sở vμ 01 chi nhánh. ™ Hiện nay, Southern Bank đã có mạng l−ới hoạt động với 44 điểm giao dịch từ Bắc vμo Nam, đội ngũ nhân viên 1.060 ng−ời, quan hệ giao dịch quốc tế với trên 3.000 đại lý tại 48 quốc gia trên thế giới. Sau gần hơn 04 tháng đầu năm 2006, Southern Bank đã đạt đ−ợc một số thμnh tựu đáng kể: Tổng tμi sản đạt 8.000 tỷ đồng; Huy động vốn đạt 7.065 tỷ đồng; Cho vay đạt 5.454,5 tỷ đồng; Lợi nhuận tr−ớc thuế đạt 59,3 tỷ đồng; Vốn điều lệ đạt gần 600 tỷ đồng vμ theo kế hoạch đến cuối năm 2006 vốn điều lệ của Southern Bank sẽ tăng lên 1200 tỷ đồng. MộT Số chỉ tiêu tμi chính chủ yếu ĐVT 2003 2004 2005 Thời điểm cuối năm Tổng tμi sản Tỷ đồng 2.383,925 4.348,266 6.410,787 Tốc độ tăng tr−ởng hμng năm % 82,4 47,4 Huy động vốn Tỷ đồng 2.196 3.928 5.579 Tốc độ tăng tr−ởng hμng năm % 78,9 42,0 Số l−ợng nhân viên Ng−ời 629 836 941 Tốc độ tăng tr−ởng hμng năm % 33,12 12,56 Cả năm Tổng thu nhập Tỷ đồng 272,222 511,968 793,325 Tổng chi phí Tỷ đồng 235,722 434,782 694,789 Lãi tr−ớc thuế Tỷ đồng 36,5 77,186 98,536 Lãi sau thuế Tỷ đồng 24,82 55,618 77,381 ROS % 9,12 10,85 9,75 ROA % 1,04 1,28 1,21 ROE % 17,42 17,29 13,33 Cổ tức % 15,57 17,00 Nguồn: Ngân hμng TMCP Ph−ơng Nam 96 CƠ CấU Tổ CHứC NGÂN HμNG TMCP PHƯƠNG NAM hĐạI HộI đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban tổng giám đốc công ty quản lý nợ vμ khai thác tμi sản Ban cố vấnBan kiểm soát Ban phát triển nguồn nhân lực Ban quản lý vμ bảo vệ tòa nhμ p. pháp chế thu hồi nợ p. tổ chức vμ ptnnl Phòng marketing Phòng kế toán p. thanh toán quốc tế p. kinh doanh tiền tệ Phòng hμnh chính p. kiểm tra ksnb Phòng đầu t− Trung tâm công nghệ thông tin p. kế hoạch tổng hợp Sở giao dịch vμ các chi nhánh Ban thẩm định dự án 97 PHụ LụC 3 d− nợ tín dụng  huy động vốn  doanh số cho vay21 DƯ NỢ TÍN DỤNG (Tớnh đến ngày 31/12) ĐVT: Tỷ đồng 2002 2003 2004 2005 Tổng số: 74242.7 100%100886.8 100%136473.9 100% 175759.5 100% NHTM quốc doanh 38000.6 51% 48425.7 48% 61595.3 45% 73731.3 42% NHTM cổ phần 19813.8 27% 29160 29% 41019.6 30% 58578.1 33% NH cú vốn đầu tư nước ngoài 16428.3 22% 23301.1 23% 33859 25% 43450.1 25% HUY ĐỘNG VỐN (Tớnh đến ngày 31/12) ĐVT: Tỷ đồng 2002 2003 2004 2005 Tổng số: 85996.6 100%113991.2 100% 150124 100% 188875.7 100% NHTM quốc doanh 43163.5 50% 57505.2 50% 70927.2 47% 87362.2 46% NHTM cổ phần 25712.3 30% 32705.7 29% 48112.5 32% 67157.2 36% NH cú vốn đầu tư nước ngoài 17120.8 20% 23780.3 21% 31084.3 21% 34356.3 18% DOANH SỐ CHO VAY (Tớnh đến ngày 31/12) ĐVT: Tỷ đồng 2002 2003 2004 2005 Tổng số: 193911 100%261491.5 100%393437.6 100% 506710.8 100% NHTM quốc doanh 63921.5 33% 91880.1 35% 157401.2 40% 165056.6 33% NHTM cổ phần 37935.1 20% 54344 21% 86971.3 22% 151315.7 30% NH cú vốn đầu tư nước ngoài 92054.4 47% 115267.4 44% 149065.1 38% 190338.5 38% 21 Nguồn: Website Cục thống kờ Tp.HCM: ww.pso.hochiminhcity.gov.vn 98 Phụ lục 4 BảNG CÂU HỏI Về Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ Ng−ời đ−ợc phỏng vấn: Chức vụ: Ngân hμng: I. MÔI TRƯờNG KIểM SOáT TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT Sự chính trực vμ các giá trị đạo đức 1. Nhμ quản lý có đặt quyền lợi chung lên hμng đầu bằng cách thực thi tính chính trực vμ đạo đức trong cả lời nói vμ việc lμm hay không? x 2. Có thiết lập vμ phổ biến các chính sách thích hợp về các thông lệ kinh doanh đ−ợc cho phép, xử lý các mâu thuẫn quyền lợi cũng nh− các quy chế về đạo đức? x 3. Có biện pháp để hạn chế hay loại bỏ những sức ép hay cám dỗ nhân viên có những hμnh vi trái đạo đức? x 4. Quan hệ với nhân viên, khách hμng, chủ nợ, cổ đông, nhμ đầu t−, đối thủ cạnh tranh vμ kiểm toán viên độc lập trên cơ sở trung thực vμ công bằng? x 5. Phản ứng đối với các vi phạm của cấp d−ới bằng sự xem xét khách quan vμ hμnh động thích đáng? x 6. Quy định rõ những tr−ờng hợp cần phải có sự can thiệp của Ban điều hμnh hay không? x Hội đồng quản trị 7. Hội đồng quản trị có họp th−ờng xuyên vμ các biên bản có đ−ợc lập kịp thời không? x Có hồ sơ tín dụng lμ họp 8. Các thμnh viên Hội đồng quản trị có đủ kiến thức, kinh nghiệm vμ thời gian để phục vụ hữu hiệu không? x 9. Hội đồng quản trị độc lập với Ban giám đốc không? x 10. Các thông tin cung cấp cho Hội đồng quản trị có đầy đủ vμ kịp thời để có thể giám sát việc thực hiện các mục tiêu, tình hình tμi chính, vμ kết quả kinh doanh của ngân hμng không? x Triết lý quản lý vμ phong cách lãnh đạo của nhμ quản lý 11. Nhμ quản lý có nghiên cứu cẩn thận rủi ro kinh doanh vμ giám sát một cách thỏa đáng không? x 12. Nhμ quản lý có sẵn lòng chấp nhận rủi ro kinh doanh để có lợi nhuận không? x 13. Nhμ quản lý khi lựa chọn các nguyên tắc kế toán vμ đ−a ra các −ớc tính kế toán có nhằm để lập báo cáo tμi chính trung thực vμ hợp lý không? x 14. Nhμ quản lý có vui lòng điều chỉnh báo cáo tμi chính khi có sai sót trọng yếu không? x 15. Nhμ quản lý có thái độ bảo thủ trong việc chấp nhận rủi ro vμ chỉ lao vμo một lĩnh vực sau khi đã phân tích cẩn thận x 99 giữa lợi ích đạt đ−ợc vμ rủi ro có thể có? 16. Số l−ợng vμ năng lực của nhân sự trong các chức năng then chốt (điều hμnh, kế toán, xử lý dữ liệu vμ kiểm toán nội bộ) có thỏa đáng không? x 17. Nhμ quản lý có chú trọng đến độ tin cậy của báo cáo tμi chính vμ sự an toμn của tμi sản không? x 18. Nhμ quản lý có th−ờng xuyên tiếp xúc vμ trao đổi trực tiếp với nhân viên không? x Bất kỳ nhân viên nμo có nhu cầu Năng lực của đội ngũ nhân viên 19. Đảm bảo nhân viên có những kỹ năng vμ kiến thức cần thiết để thực hiện công việc của mình? x 20. Có bảng mô tả công việc trong đó quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của một công việc cụ thể vμ xem xét phạm vi cá nhân phải tự thực hện vμ phạm vi cần giám sát? x Cơ cấu tổ chức 21. Cơ cấu tổ chức có hợp lý vμ có thể tạo ra luồng thông tin xuyên suốt vμ cần thiết cho việc quản lý hoạt động của ngân hμng không? x 22. Trong cơ cấu tổ chức, có xác định rõ trách nhiệm của các nhμ quản lý then chốt vμ họ có hiểu rõ trách nhiệm của mình không? x 23. Các nhμ quản lý then chốt có đủ kiến thức vμ kinh nghiệm cần thiết để điều hμnh hoạt động ngân hμng không? x Việc chọn lựa rất kỹ 24. Hệ thống báo cáo giữa các cấp trong sơ đồ tổ chức có hợp lý vμ có thể tạo ra kênh thông tin hiệu quả vμ đúng đối t−ợng không? x 25. Số l−ợng cán bộ quản lý, giám sát tại mỗi phòng ban, bộ phận có hợp lý không? x Phân định quyền hạn vμ trách nhiệm 26. Phân công trách nhiệm rõ rμng vμ ủy quyền cho các cấp thích hợp thực hiện mục tiêu chung của Ngân hμng vμ mục tiêu của từng chức năng hoạt động? x 27. Các tiêu chuẩn kiểm soát thích đáng thể hiện trong bảng mô tả công việc của các cấp điều hμnh? x 28. Cụ thể hoá quyền hạn vμ trách nhiệm của từng cấp quản lý vμ quan hệ với các cấp quản lý khác trong bảng mô tả công việc x Trong cơ cấu tổ chức có phân công phân nhiệm rõ rμng Chính sách nhân sự 29. Có các chính sách nhân sự vμ thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng vμ phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực vμ trung thực để phục vụ hữu hiệu cho Ngân hμng? x Các chính sách đ−ợc HĐQT đặt ra để tuyển dụng nhân tμi 30. Nhân viên có hiểu trách nhiệm vμ thủ tục áp dụng cho công việc của họ không? x 100 2. Các nguyên tắc, chính sách kế toán chủ yếu đ−ợc áp dụng TRả LờI NHậN XéT MÔ Tả Có KHÔNG 1. Các nguyên tắc kế toán chung có đ−ợc tuân thủ không? x 2. Chế độ kế toán theo quy định của Ngân hμng Nhμ n−ớc vμ Bộ Tμi chính x 3. Ngân hμng có xây dựng một hệ thống kế toán riêng phù hợp với yêu cầu quản lý của mình không? x 3. Bộ phận kiểm toán nội bộ TRả LờI NHậN XéT MÔ Tả Có KHÔNG 1. Bộ phận kiểm toán nội bộ đ−ợc thiết lập chỉ lμ để cho đúng với quy định của Ngân hμng Nhμ n−ớc? x 2. Bộ phận kiểm toán nội bộ có thực sự lμ cần thiết đối với Ngân hμng không? x 3. Bộ phận kiểm toán nội bộ có bị giới hạn phạm vi so với các quy định của Ngân hμng Nhùa n−ớc về kiểm toán nội bộ tại các Tổ chức tín dụng không? x 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban giám đốc? x 5. Bộ phận kiểm toán nội bộ có độc lập với các bộ phận khác của ngân hμng không? x 6. Bộ phận kiểm toán nội bộ có đ−ợc tạo điều kịên vật chất, thông tin, vμ nhân lực không? x 7. Có đặt ra các tiêu chuẩn về trình độ, năng lực, kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ không? x Có 3 năm trong lĩnh vực ngân hμng, đμo tạo thêm về kiểm toán 8. Trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ đ−ợc cụ thể hoá? x 9. Phạm vi, kế hoạch kiểm toán nội bộ phù hợp với yêu cầu của ngân hμng không? 10. Quan hệ của bộ phận kiểm toán nội bộ với các bộ phận khác trong ngân hμng dựa trên tinh thần độc lập, hợp tác vμ hỗ trợ không? x 11. Các vấn đề khác (nếu có) 101 II. ĐáNH GIá RủI RO 1. Đặc điểm hoạt động của Ngân hμng 1.1. Hình thức quản lý TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Quản trị theo mục tiêu x 2. Ngân hμng phân quyền đến cấp thấp nhất? x NH mạnh dạn giao quyền 3. Tập trung mọi quyết định, quyền hμnh về một cấp? x 4. Giao các chỉ tiêu cho từng đơn vị, cho phép độc lập kinh doanh vμ giám sát từ xa thông qua bộ phận kiểm toán chuyên trách không? x Mỗi tuần tr−ởng bộ phận họp giao ban nên NH kiểm tra thông qua các báo cáo 1.2. Đối t−ợng khách hμng chủ yếu TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Cá nhân + Bình dân + Thu nhập khá trở lên x x 2. Doanh nghiệp + Doanh nghiệp t− nhân + Công ty TNHH/Cổ phần + Doanh nghiệp nhμ n−ớc + Công ty liên doanh, 100% vốn đầu t− n−ớc ngoμi x x x x Không đặt trọng tâm vμo DNNN 3. Đối t−ợng khác (nếu có) 1.3 Thị tr−ờng mục tiêu: TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Tỉnh/Thμnh phố 2. Quốc gia 3. Khu vực 4. Quốc tế 1.4 Mạng l−ới chi nhánh TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Sở giao dịch x 2. Hội sở x 3. Chi nhánh x 4. Phòng giao dịch x 102 2. Các mục tiêu phát triển TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Ngân hμng đề ra mục tiêu phát triển cho từng thời kỳ không? x 2. Các mục tiêu của ngân hμng có đ−ợc truyền đạt, phổ biến đến từng cấp quản lý vμ nhân viên không? x NH phố biến thông qua các Tr−ởng bộ phận 3. Phân tích rủi ro TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Ngân hμng có đánh giá đầy đủ các rủi ro từ bên ngoμi hay không? x 2. Ngân hμng có th−ờng xuyên giám sát vμ phân tích các rủi ro bên trong (tμi chính, nhân sự, hệ thống thông tin,) của Ngân hμng hay không? x 3. Ngân hμng có xác định rủi ro riêng biệt cho mỗi loại hoạt động không? x 4. Ngân hμng có sắp xếp thứ tự −u tiên cho tất cả các loại rủi ro hay không? x Tuy không sắp xếp nh−ng −u tiên kiểm soát lμ rủi ro tín dụng 5. Ngân hμng có đánh giá khả năng xảy ra của từng loại rủi ro vμ xác định các hμnh động cần thiết để đối phó với rủi ro không? x 6. Rủi ro có đ−ợc phân tích th−ờng xuyên thông qua các hoạt động không? x 7. Những cấp quản lý tham gia vμo việc phân tích rủi ro có phù hợp vμ sát thực không? x 8. Khi có thay đổi trong cơ cấu tổ chức vμ quản lý do ảnh h−ởng của môi tr−ờng kinh doanh, biến động nhân sự, công nghệ, tái cấu trúc bộ máy Ngân hμng có l−ờng tr−ớc đ−ợc các sự kiện có thể ảnh h−ởng đến hoạt động của Ngân hμng vμ có biện pháp đối phó không? x 4. Yêu cầu về quản lý của Hội đồng quản trị vμ Ban điều hμnh ngân hμng TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Yêu cầu về an toμn trong hoạt động? x 2. Tuân thủ pháp luật vμ các quy định riêng của Ngân hμng? x 3. Số liệu tμi chính trung thực x 4. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu x 5. Hoạt động mang lại hiệu quả tối −u? x 6. Yêu cầu khác? x 103 5. Quá trình soạn thảo, ban hμnh, vμ phổ biến các quy trình nghiệp vụ, mẫu biểu, cẩm nang thực hiện nghiệp vụ TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Các cá nhân chịu trách nhiệm tham gia soạn thảo quy trình nghiệp vụ, mẫu biểu: - Các chuyên viên pháp lý - Các chuyên viên nghiệp vụ - Các nhμ quản lý x x x ….. ….. 2. Mục tiêu soạn thảo - Đáp ứng các yêu cầu quản lý - Giúp cho quá trình thực hiện nghiệp vụ đ−ợc nhịp nhμng, hiệu quả - Phù hợp với các quy định của pháp luật - Đảm bảo an toμn cho hoạt động của Ngân hμng x x x .x ….. ….. ….. ….. 3. Hình thức ban hμnh - D−ới dạng các cẩm nang/sổ tay h−ớng dẫn thủ tục? - Các văn bản nội bộ th−ờng xuyên? ..... x x ... 4. Phổ biến: - Đến từng cấp điều hμnh phòng ban? - Đến từng nhân viên nghiệp vụ? .x. .x. .... . 5. Hình thức phổ biến: - Qua các buổi tập huấn? - Qua các buổi họp phổ biến? - Qua mạng nội bộ (email, hình thức khác)? .x.. x. ... .... .... x 6. Mức độ cập nhật về môi tr−ờng kinh doanh, thông tin về các ngμnh nghề vμ các điều kiện kinh tế xã hội TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Có một bộ phận chuyên nghiên cứu về môi tr−ờng kinh doanh, cập nhật các thông tin về ngμnh nghề vμ sự thay đổi của các điều kịên kinh tế - xã hội không? x Bộ phận Marketing báo cáo hμng ngμy 2. Việc truyền đạt các thông tin trên có đ−ợc thực hiện đến: - Cấp điều hμnh cao nhất - Cấp quản trị cao nhất - Nhân viên nghiệp vụ x.. .x... .x... …. .... …. 3. Việc cập nhật vμ truyền đạt đ−ợc thực hiện định kỳ: - Hμng tháng - Hμng quý - 06 tháng/lần .... … .... …. …. .... Đ−ợc thực hiện hμng tuần 104 III. CáC THủ TụC KIểM SOáT 1. Đặc điểm của các thủ tục kiểm soát nói chung: TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Các thủ tục kiểm soát đ−ợc áp dụng cho mọi lĩnh vực hoạt động của ngân hμng? x 2. Các thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ của Ngân hμng đều thực hiện theo nguyên tắc “mọi công việc đều phải đ−ợc kiểm tra qua ít nhất hai ng−ời”? x 3. Ngân hμng có l−ợng định rủi ro của từng nghiệp vụ để thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp, đầy đủ? x 4. Mọi nghiệp vụ của Ngân hμng đều đ−ợc áp dụng hai loại thủ tục kiểm soát: Kiểm soát phòng ngừa vμ kiểm soát phát hiện? x 5. Các loại nghiệp vụ nμo sau đâu đ−ợc ngân hμng đặc biệt chú trọng khi thiết lập các thủ tục kiểm soát - Giao dịch x - Ngân quỹ x - Tín dụng x Trọng tâm của ngân hμng - Kế toán x - Kinh doanh ngoại hối x - Thanh toán quốc tế x 2. Kiểm soát nội bộ trong môi tr−ờng tin học TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Có những chính sách vμ thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thông tin máy tính hay không? x 2. Có những thủ tục kiểm soát vật chất thích hợp nhằm hạn chế các cá nhân tiếp cận phòng IT hay không? x 3. Các lập trình viên có bị hạn chế truy cập vμo những ch−ơng trình ứng dụng, ngôn ngữ điều khiển công việc vμ các tập tin dữ liệu hiện sử dụng hay không? Không rõ 4. Có th− viện dữ liệu đ−ợc thiết lập nhằm đảm bảo các lập trình viên không sử dụng các tập tin dữ liệu vμ những ch−ơng trình hiện đang sử dụng hay không? Không rõ 5. Các nhân viên vận hμnh máy tính có bị giới hạn truy cập vμo những ch−ơng trình nguồn hay không? x 6. Có kiểm soát chặt chẽ các ch−ơng trình tiện ích có khả năng thay đổi dữ liệu mμ không để lại dấu vết kiểm toán hay không? Có thiết kế ch−ơng trình để ghi nhận lại việc sử dụng ch−ơng trình nμy để ng−ời quản lý x 105 kiểm tra hay không? 7. Có phần mềm kiểm soát nhằm hạn chế đối t−ợng truy cập, ch−ơng trình có thể sử dụng vμ dữ liệu có thể truy cập hay không? x 8. Có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng luôn đ−ợc bảo mật vμ luôn đ−ợc thay đổi hay không? x 9. Tất cả các sự kiện quan trọng (vi phạm tính bảo mật, sử dụng phần mềm bị hạn chế…) đều đ−ợc ghi nhận vμ điều tra tức thời bởi một nhμ quản lý có thẩm quyền hay không? Không rõ 10. Có hệ thống sao l−u dữ liệu dự phòng? x 11. Hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ bằng máy tính có đ−ợc cập nhật kịp thời không? x 12. Giữa các chi nhánh trong hệ thống của Ngân hμng có thể truy cập vμ chia sẻ thông tin về cơ sở dữ liệu của khách hμng đ−ợc không? x 13. Có đầy đủ các tμi liệu hệ thống cho ng−ời quản lý vμ sử dụng? x IV. THÔNG TIN Vμ TRUYềN THÔNG TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Nhμ quản lý có đ−ợc cung cấp đầy đủ vμ kịp thời các thông tin bên trong vμ bên ngoμi nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu vμ phân tích hoạt động? x 2. Thông tin có đ−ợc cung cấp cho đúng đối t−ợng (đầy đủ, mang tính tổng hợp, đi thẳng vμo cốt lõi vấn đề vμ kịp thời) để nhμ quản lý có thể giám sát có hiệu quả vμ có hμnh động cần thiết? x 3. Ngân hμng có kế hoạch chiến l−ợc về việc xây dựng, phát triển vμ cập nhật hệ thống thông tin không? x 4. Chiến l−ợc về hệ thống thông tin có kết nối với chiến l−ợc tổng thể của Ngân hμng vμ có thể phản ứng nhanh với mục tiêu chung vμ mục tiêu của từng hoạt động không? Không rõ 5. Hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp đ−ợc thực hiện nh− thế nμo? Thông qua mạng nội bộ 6. Tồn tại kênh thông tin hiệu quả giữa cấp trực tiếp vμ nhân viên, giữa cấp quản lý cao hơn vμ nhân viên không? x 7. Việc truyền đạt thông tin trong Ngân hμng có đ−ợc xuyên suốt, thích hợp, đầy đủ vμ kịp thời để mọi ng−ời có thể hiểu vμ lμm tròn trách nhiệm của mình không? x 8. Có các biện pháp đảm bảo chất l−ợng của hệ thống thông tin kế toán không? x 9. Sự lĩnh hội của nhμ quản lý đối với các đề xuất của cấp d−ới th−ờng nh− thế nμo? Cấp d−ới phản ảnh lên cấp trên trực tiếp, nếu không đ−ợc giải 106 quyết thì phản ảnh lên cấp cao hơn 10. Hệ thống trao đổi thông tin giữa các nhμ quản trị cấp cao với khách hμng đ−ợc thực hiện ra sao? Sự phản hồi của khách hμng đ−ợc thực hiện qua kênh thông tin nμo? KH không tiếp xúc trực tiếp nh−ng có thể phản ảnh qua hộp th− góp ý 11. Hμnh động của nhμ quản trị tr−ớc các phản hồi của khách hμng ra sao? Nghiên cứu vμ giải quyết V. GIáM SáT TRả LờI MÔ Tả Có KHÔNG NHậN XéT 1. Toμn bộ quy trình hoạt động của Ngân hμng đều đ−ợc giám sát vμ điều chỉnh khi cần thiết? x 2. Việc giám sát th−ờng xuyên đ−ợc thực hiện thông qua ý kiến đóng góp của khách hμng, các cổ đông hoặc xem xét các hoạt động vμ phát hiện các yếu tố bất th−ờng? x 3. Giám sát định kỳ thông qua các cuộc kiểm toán do kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập thực hiện x Xin chân thμnh cảm ơn Quý Ngân hμng!!!