Hoàn thiện hệ thống ksnb nvl tại công ty TNHH – TM Ánh Việt

8 1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A 1. B Gỗ tròn chò C M3 1 375 2 3.281.170 3=1x2 1.230.438.750 Cộng tiền hàng: 1.230.438.750 Thuế suất VAT: 10% Tiền thuế VAT: 123.043.875 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.353.482.625 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm năm mươi ba triệu bốn trăm tám mươi hai nghìn sáu trăm hai mươi lăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên,đóng dấu) Những rủi ro hay xảy ra khi kế toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Thứ ba, kiểm soát trong trường hợp nhận hóa đơn. C. Ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn được đánh số theo thứ tự để sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng. Thứ tư, kiểm soát trường hợp thanh toán tiền hàng. Phòng kế toán bộ phận công nợ phải trả lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán. Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”. Sau khi nhận được hóa đơn mua hàng về thì kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho. Phương pháp lập: Khi lập phiếu phải ghi rõ số phiếu và thời gian lập phiếu, họ và tên người nhập vật tư, số hoá đơn hay lệnh nhập kho, tên kho nhập, phiếu này do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận xuất lập thành hai liên: + Liên 01: Lưu ở nơi lập phiếu + Liên 02: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển xuống phòng kế toán ghi sổ. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 20 Nơ :152 Ngày 25 tháng 05 năm 2009 Có :1121 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Hoàng Yến Địa chỉ: Theo hóa đơn số 027292 ngày 25 tháng 05 năm 2009 Nhập tại kho: Nguyên Vật Liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Gỗ tròn chò M3 375 375 3.281.170 1.230.438.750 Cộng: 22.950.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng. Nhập, ngày 25 tháng 5 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho phải có đầy đủ các chữ ký mới được xem là hợp lý, hợp lệ và cũng để làm căn cứ kiểm tra sau này khi phát hiện thiếu hụt hay thừa vật tư. F Các thủ tục kiểm soát quy trình nhập kho tại C. Ty: Hiện tại, C. Ty đang thực hiện việc kiểm soát quy trình nhập kho dưới hình thức soát xét các hoạt động, kiểm tra và ủy quyền như sau: Thứ nhất, để hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro và sai sót về quy trình nhập kho NVL thì thủ kho và kế toán phải tuân thủ đúng nguyên tắc và quy định tại C. Ty, chỉ nhập kho khi có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết, kiểm tra một cách chính xác nội dung của các chúng từ và hóa đơn, kiểm tra đầy đủ số lượng thực tế nhập kho ghi trên hóa đơn. Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra các chứng từ và hóa đơn thì mới tiến hành nhập kho và sau mỗi lần nhập kho C. Ty đều viết phiếu nhập kho và lên sổ thể hiện đúng số lượng cũng như giá trị thực tế của lượng vật tư mới nhập vào kho. Thứ hai, khi ghi phiếu nhập kho phải chính xác, ghi đúng số liệu ghi trên hóa đơn và phải lập phiếu nhập kho theo quy định của C. Ty, có đầy đủ các chữ ký sau đó lưu trữ cẩn thận để thuận lợi cho việc kiểm kê vào định kỳ. Thứ ba, giữa kế toán và thủ kho thường xuyên kiểm tra đối chiếu với nhau để kịp thời phát hiện và sớm tìm ra nguyên nhân của việc không trùng khớp số liệu và kịp điều chỉnh số liệu. F Tính giá mua NVL Vì C. Ty áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị thực tế vật liệu nhập kho chưa bao gồm thuế VAT. Giá mua thực tế nhập kho = 1.230.438.750 đ 1.230.438.750 375 = 3.281.170 Đơn giá 1m3 gỗ: Thuế VAT = 123.043.875 Khi có phiếu nhập kho ở kho thủ kho sẽ tiến hành mở thẻ kho theo phương pháp thẻ song song. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: ngày 25 tháng 05 năm 2009 Thủ kho: Lê Minh Sang Tên vật liệu: Gỗ tròn chò STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 1 Tồn đầu kỳ 200 2 PN08 03/05 nhập kho gỗ 03/05 500 3 PX05 04/05 Xuất cho bộ phận SX 04/05 700 4 PN15 14/05 Nhập kho gỗ 09/05 325 5 PX10 17/05 Xuất cho bộ phận sản xuất 14/05 200 6 PX15 19/05 Xuất cho bộ phận sản xuất 19/05 125 7 PN20 25/05 Nhập kho gỗ 25/05 375 8 PX20 27/05 Xuất gỗ để sản xuất 27/05 375 Cộng phát sinh 1200 1400 Tồn cuối tháng 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời ở phòng kế toán, kế toán NVL tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S10 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 05 năm 2009 Tên vật liệu: Gỗ tròn chò ĐVT: m3 STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 3.281.170 200 656.234.000 1 PN08 03/05 Nhập kho gỗ tròn chò 1121 3.281.170 500 1.640.585.000 700 2.296.819.000 2 PX05 04/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 700 2.296.819.000 0 0 3 PN15 14/05 Nhập kho gỗ tròn chò 331 3.281.170 325 1.066.380.250 325 1.066.380.250 4 PX10 17/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 200 656.234.000 125 410.146250 5 PX15 19/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 125 410.146250 0 0 6 PN20 25/05 Nhập kho gỗ tròn chò 1121 3.281.170 375 1.230.438.750 375 1.230.438.750 7 PX20 27/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 375 1.230.438.750 0 0 Cộng phát sinh 1200 3.937.404.000 1400 4.593.638.000 Tồn cuối tháng 0 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Yêu cầu đối với việc ghi sổ của kế toán vật tư và thủ kho cần tuân thủ nguyên tắc thận trọng, chính xác. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S02a– DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C 1 2 3 4 PN07 02/05 Mua keo 502 về nhập kho Mua ốc vis về nhập kho 152-P 152-P 1111 1111 5.925.000 1.200.000 PN04 03/05 Mua gỗ xoan về nhập kho 152-C 1121 432.308.000 PN08 03/05 Mua gỗ tròn chò nhập kho 152-C 1121 1.640.585.000 PN06 04/05 Mua sơn lót NC nhập kho 152-P 1111 1.700.000 PN05 05/05 Mua ống đồng nhập kho 152-P 1111 2.910.000 PN09 06/05 Mua giấy nhám về nhập 152-P 331 7.600.000 PN10 10/05 Mua ốc vis nhập kho 152-P 331 1.200.000 PN11 12/05 Mua sơn lót NC nhập kho 152-P 331 2.550.000 PN15 14/05 Mua gỗ tròn chò nhập kho 152-C 331 1.066.380.250 PN17 16/05 Mua vecni trả bằng TM 152-P 1111 579.000 PN21 20/05 Mua ốc vis về nhập kho 152-P 1111 600.000 PN18 22/05 Mua ống đồng nhập kho 152-P 331 1.455.000 PN20 25/05 Mua gỗ tròn chò NK 152-C 1121 1230438750 PN22 26/05 Mua keo 502 nhập kho 152-P 1111 197.500 Tổng cộng: 4.395.628.500 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ hàng ngày trong 1 tháng, cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: 2.2.2.2.2. Kiểm soát quy trình xuất kho NVL Khi các phòng ban, phân xưởng SX có nhu cầu vật tư cho quá trình SX thì người phụ trách bộ phận sử dụng phải lập giấy đề nghị cấp vật tư. Nếu vật tư có giá trị lớn thì phải qua Giám đốc C. Ty ký duyệt, nếu là vật tư xuất kho định kỳ thì không cần qua ký duyệt của lãnh đạo C. Ty. Để hạn chế những rủi ro thì khi xuất kho cần có những thủ tục kiểm soát như sau: Thứ nhất, kiểm tra chính xác chứng từ cần thiết trước khi thực hiện việc xuất kho Quy định thủ tục xuất vật tư, nguyên tắc là vật tư xuất kho phải phù hợp với kế hoạch, được phê chuẩn đúng đắn, phù hợp với chính sách giá, vật tư xuất ra phải đúng nhu cầu và đúng dự toán. Do đó giấy đề nghị cấp vật tư sau khi đưa lên phòng kế hoạch vật tư phải được xem xét, đánh giá kỹ nếu như vật tư xuất dùng với số lượng lớn. Giấy đề nghị cấp vật tư theo mẫu quy định của C. Ty như sau: Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Ngày 05 tháng 05 năm 2009 Kính gửi: Phòng Kế Toán Vật Tư Tôi tên là: Đặng Văn Châu Chức vụ: Tổ trưởng tổ Lắp Ráp Đề nghị xuất NVL sau để lắp vào sản phẩm STT Tên NVL ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Ốc vis Con 2000 Kế toán trưởng Phụ trách KT-VT Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để kiểm soát được tình hình xuất kho NVL sao cho hợp lý, tránh thất thoát và đảm bảo về mặt số lượng thì yêu cầu thủ kho và kế toán vật tư phải theo dõi chặt chẽ ngay từ các khâu ban đầu của quy trình xuất kho NVL. Cũng giống như trường hợp viết phiếu đề nghị mua vật tư thì giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải là những người có đủ thẩm quyền và trách nhiệm mới được viết. Chẳng hạn như tổ trưởng của các bộ phận hay là quản đốc. Và giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan ít nhất là có 2 chữ ký của người xuất vật tư và người nhận vật tư. Khi kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của giấy đề nghị cấp vật tư thì yêu cầu cấp vật tư được chuyển lên phòng kế hoạch vật tư, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó thì phòng kế hoạch sẽ duyệt cấp vật tư ở kho đồng thời phòng kế toán viết phiếu xuất kho cho phép xuất vật tư. Thứ hai, việc sử dụng phiếu xuất kho và thủ tục xuất kho vật tư trong C. Ty được quy định như sau: Trước khi thực hiện xuất hay nhập kho bất cứ một loại vật liệu nào thì cần phải có chứng từ hợp pháp. Do đó, để thực hiện việc xuất kho vật tư xuống phân xưởng SX thì yêu cầu cần thiết phải có là phiếu xuất kho. Khi nhận được phiếu xuất kho thì thủ kho phải kiểm tra xem phiếu xuất kho đó có đúng như mẫu quy định của C. Ty hay không? Tiếp theo là xem nội dung, có đầy đủ chữ ký hay chưa? Sau khi xem xét về hình thức của phiếu xuất kho xong thì thủ kho tiến hành xuất kho vật tư. Trong quá trình xuất kho vật tư yêu cầu thủ kho phải thận trọng kiểm tra số lượng, chất lượng kỹ trước khi xuất. Chỉ hạch toán những vật tư đã có đầy đủ những chứng từ hợp lý như: vật tư nhập kho đã có phiếu nhập kho thì mới được xuất, … Phiếu xuất kho: Nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong phân xưởng. Làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng thực tế định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên + Liên 1: Lưu tại gốc + Liên 2 : Thủ kho giữ. + Liên 3 : Người nhận vật tư. Phiếu xuất kho số 03 ngày 05/05/2009 như sau: Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số: 03 Nơ :621 Ngày 05 tháng 05 năm 2009 Có :152 Họ tên người nhận hàng: Đặng Văn Châu Địa chỉ: Tổ lắp ráp Lý do xuất kho: để bắt ốc vis vào sản phẩm Xuất tại kho: Nguyên Vật Liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Ốc vis con 2000 2000 600 1.200.000 Cộng: 1.200.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 5 tháng 5 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) F Tính giá NVL xuất kho: C. Ty đang thực hiện xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước, do đó đơn giá xuất kho là những đơn giá nhập trước sau đó mới tới những lần nhập sau. Giá trị thực tế xuất kho = 1.200.000 đ Đơn giá của mỗi con ốc vis = 600 đ Tương tự như trường hợp nhập kho, thì khi xuất kho thủ kho tiến hành mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của NVL. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: ngày 05 tháng 05 năm 2009 Thủ kho: Lê Minh Sang Tên vật liệu: Ốc vis STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 Tồn đầu kỳ 1000 1 PN07 02/05 nhập kho ốc vis 02/05 2000 2 PX03 05/05 Xuất cho bộ phận lắp ráp 05/05 2000 3 PN10 10/05 nhập kho ốc vis 10/05 2000 4 PX07 12/05 Xuất cho bộ phận lắp ráp 12/05 1000 5 PX12 16/05 Xuất cho bộ phận lắp ráp 16/05 2000 6 PN21 20/05 nhập kho ốc vis 20/05 1000 7 PX17 26/05 Xuất ốc vis để lắp ráp 26/05 1000 Cộng phát sinh 5000 6000 Tồn cuối tháng 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Và đồng thời phòng kế toán cũng mở sổ chi tiết NVL cho trường hợp xuất kho. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu tình hình nhập xuất NVL dựa vào Sổ chi tiết NVL và thẻ kho được mở ở kho. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S10 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 05 năm 2009 Tên vật liệu: Ốc vis ĐVT: con STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 600 1000 600.000 1 PN07 02/05 Nhập kho ốc vis 1111 600 2000 1.200.000 700 2.296.819.000 2 PX03 05/05 Xuất ốcvis để lắpráp 621 600 2000 1.200.000 0 0 3 PN10 10/05 Nhập kho ốc vis 331 600 2000 1.200.000 325 1.066.380.250 4 PX07 12/05 Xuất ốcvis để lắpráp 621 600 1000 600.000 125 410.146250 5 PX12 16/05 Xuất ốcvis để lắpráp 621 600 2000 1.200.000 0 0 6 PN21 20/05 Nhập kho ốc vis 1111 600 1000 600.000 375 1.230.438.750 7 PX17 26/05 Xuất ốcvis để lắpráp 621 600 1000 600.000 0 0 Cộng phát sinh 5000 3.000.000 6000 3.600.000 Tồn cuối tháng 0 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Rủi ro thường xảy ra đối với nghiệp vụ ghi sổ giữa thủ kho và kế toán vật tư có 2 trường hợp như sau: Thứ nhất, số liệu đối chiếu giữa thủ kho và kế toán không khớp nhau. Để kiểm soát được rủi ro này thì yêu cầu trước hết là việc tập hợp đầy đủ các chứng từ của kế toán vật tư để nhập liệu cho chính xác và thủ kho cũng ghi chép và quản lý NVL một cách chặt chẽ hạn chế xảy ra sai sót. Tiếp theo là kế toán vật tư phải định kỳ xuống kho đối chiếu giữa giá trị ghi sổ và số lượng thực tế lượng NVL trong kho và số liệu trên thẻ kho. Thứ hai, số liệu đối chiếu giữa thủ kho và kế toán vật tư là giống nhau nhưng đó không phải là số liệu chính xác mà là số liệu ghi khống. Đây là trường hợp có sự thông đồng giữa kế toán vật tư và thủ kho vì những mục đích cá nhân riêng của họ. Để kiểm soát rủi ro trong trường hợp này thì đòi hỏi kế toán trưởng và thủ trưởng của C. Ty phải thường xuyên trực tiếp thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này. Trong quá trình làm việc hàng ngày kế toán trưởng hoặc thủ trưởng của C. Ty phải thường quan tâm tới những hành động hay thái độ bất thường của các nhân viên. Và một yêu cầu nữa cũng không kém phần quan trọng đó là trong công tác tuyển dụng nhân viên: Ở những bộ phận có khả năng xảy ra nhiều rủi ro và gian lận thì đòi hỏi người nhân viên phải có tính trung thành và làm việc nghiêm túc cho nên khi tuyển dụng thì nhà tuyển dụng nên tuyển dụng kỹ và test nhiều lần. Cũng căn cứ vào các chứng từ đã có trong tháng, kế toán lập sổ chứng từ ghi sô vào cuối tháng đối với các nghiệp vụ xuất vật tư. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S02a– DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C 1 2 3 4 PX04 02/05 Xuất gỗ xoan làm hàng tinh chế 621 152-C 629.666.000 PX05 04/05 Xuất gỗ chò tròn để sản xuất 621 152-C 2.296.819.000 PX03 05/05 Xuất ốc vis để lắp ráp 621 152-P 1.200.000 PX06 07/05 Xuất giấy nhám để chà nhám 621 152-P 7.600.000 PX01 09/05 Xuất keo 502 b.p làm nguội 621 152-P 3.950.000 PX02 11/05 Xuất ống đồng b.p lắp khay 621 152-P 1.455.000 PX07 12/05 Xuất ốc vis cho b.p lắp ráp 621 152-P 600.000 PX08 13/05 Xuất sơn lót cho b.p phun sơn 621 152-P 2.550.000 PX09 15/05 Xuất vecni sản xuất sản phẩm 621 152-P 225.000 PX12 16/06 Xuất ốc vis để lắp ráp 621 152-P 1.200.000 PX14 17/05 Xuất gỗ để sản xuất 621 152-C 656.234.000 PX10 18/05 Xuất keo 502 b.p làm nguội 621 152-P 1.975.000 PX15 19/05 Xuất gỗ để sản xuất 621 152-C 410.146250 PX11 21/05 Xuất giấy nhám để chà nhám 621 152-P 3.800.000 PX18 23/05 Xuất ống đồng b.p lắp khay 621 152-P 2.910.000 PX13 24/05 Xuất sơn lót cho b.p phun sơn 621 152-P 1.700.000 PX17 26/05 Xuất ốc vis để lắp ráp Xuất vecni sản xuất sản phẩm 621 621 152-P 152-P 600.000 579.000 PX20 27/05 Xuất gỗ để sản xuất Xuất keo 502 621 621 152-C 152-P 1.230.438.750 197.500 PX21 28/05 Xuất ống đồng b.p lắp khay 621 152-P 1.455.000 Cộng phát sinh 5.255.300.500 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và thẻ kho, cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, phản ánh rõ tình hình số NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn lại cuối kỳ là bao nhiêu. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S11 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN VẬT LIỆU Tháng 05 năm 2009 Tài khoản 152-Nguyên vật liệu STT Tên NVL Đơn vị tính Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6 7 1 Gỗ tròn chò M3 656.234.000 3.937.404.000 4.593.638.000 0 2 Gỗ xoan M3 197.358.000 432.308.000 629.666.000 0 3 Keo 502 Lọ 0 6.122.500 6.122.500 0 4 Ống đồng Ống 1.455.000 4.365.000 5.820.000 0 5 Giấy nhám Cuộn 3.800.000 7.600.000 11.400.000 0 6 Vecni Lít 225.000 579.000 804.000 0 7 Ốc vis Con 600.000 3.000.000 3.600.000 0 8 Sơn lót NC kg 0 4.250.000 4.250.000 0 Cộng: 859.672.000 4.395.628.500 5.255.300.500 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên,đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dựa vào các chứng từ ghi sổ đã được mở trong tháng vào cuối tháng kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số 03 - SKT/DNN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý II – Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng Từ Ghi Sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 01 31/05/2009 4.395.628.500 02 31/05/2009 5.255.300.500 Cộng phát sinh 9.650.929.000 Sổ này có 01 trang. Mở sổ ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu) Sau khi lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, dựa vào đó để mở Sổ Cái theo dõi tình hình nhập xuất NVL, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản 152 trên Sổ Cái. Mẫu số 03 - SKT/DNN (Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 1năm 1995 của BTC) Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số 03 - SKT/DNN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Quý II – Năm 2009 Tên tài khoản: 152 – Nguyên Vật Liệu Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 859.672.000 01 31/05 Mua keo 502 về nhập kho Mua ốc vis về nhập kho 1111 1111 5.925.000 1.200.000 01 31/05 Mua gỗ xoan về nhập kho 1121 432.308.000 01 31/05 Mua gỗ tròn chò nhập kho 1121 1.640.585.000 01 31/05 Mua sơn lót NC nhập kho 1111 1.700.000 01 31/05 Mua ống đồng nhập kho 1111 2.910.000 01 31/05 Mua giấy nhám về nhập 331 7.600.000 01 31/05 Mua ốc vis nhập kho 331 1.200.000 01 31/05 Mua sơn lót NC nhập kho 331 2.550.000 01 31/05 Mua gỗ tròn chò nhập kho 331 1.066.380.250 01 31/05 Mua vecni trả bằng TM 1111 579.000 01 31/05 Mua ốc vis về nhập kho 1111 600.000 01 31/05 Mua ống đồng nhập kho 331 1.455.000 01 31/05 Mua gỗ tròn chò NK 1121 1230438750 01 31/05 Mua keo 502 nhập kho 1111 197.500 02 31/05 Xuất gỗ xoan làm hàng tinh chế 621 629.666.000 02 31/05 Xuất gỗ chò tròn để sản xuất 621 2.296.819.000 02 31/05 Xuất ốc vis để lắp ráp 621 1.200.000 02 31/05 Xuất giấy nhám để chà nhám 621 7.600.000 02 31/05 Xuất keo 502 b.p làm nguội 621 3.950.000 02 31/05 Xuất ống đồng b.p lắp khay 621 1.455.000 02 31/05 Xuất ốc vis cho b.p lắp ráp 621 600.000 02 31/05 Xuất sơn lót cho b.p phun sơn 621 2.550.000 02 31/05 Xuất vecni sản xuất sản phẩm 621 225.000 02 31/05 Xuất ốc vis để lắp ráp 621 1.200.000 02 31/05 Xuất gỗ để sản xuất 621 656.234.000 02 31/05 Xuất keo 502 b.p làm nguội 621 1.975.000 Cộng mang sang trang sau 5.255.300.500 3.603.474.000 Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số 03 - SKT/DNN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Quý II – Năm 2009 Tên tài khoản: 152 – Nguyên Vật Liệu Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số trang trước mang sang 5.255.300.500 3.603.474.000 02 31/05 Xuất gỗ để sản xuất 621 410.146250 02 31/05 Xuất giấy nhám để chà nhám 621 3.800.000 02 31/05 Xuất ống đồng b.p lắp khay 621 2.910.000 02 31/05 Xuất sơn lót cho b.p phun sơn 621 1.700.000 02 31/05 Xuất ốc vis để lắp ráp Xuất vecni sản xuất sản phẩm 621 621 600.000 579.000 02 31/05 Xuất gỗ để sản xuất Xuất keo 502 621 621 1.230.438.750 197.500 02 31/05 Xuất ống đồng b.p lắp khay 621 1.455.000 03 31/05 Ống đồng nhập lại kho do dùng không hết 621 Cộng phát sinh 5.255.300.500 5.255.300.500 Số dư cuối kỳ 0 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu) Hai hoạt động kiểm soát quy trình mua NVL - nhập kho và xuất kho là những hoạt động kiểm soát mang tính chất phòng ngừa. 2.2.2.2.3. Kiểm soát quy trình kiểm kê NVL C. Ty TNHH – TM Ánh Việt tiến hành kiểm kê kho NVL xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ NVL hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho C. Ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. NVL của C. Ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm kê thường kéo dài. Vì vậy C. Ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm). C. ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một bảng kiểm kê gồm 3 người gồm: 1 thủ kho, 1 thống kê, 1 kế toán vật liệu. Tiến trình kiểm kê NVL được thực hiện như sau: Trước tiên để thực hiện việc kiểm kê thì cần phải có lệnh kiểm kê NVL có đầy đủ sự đồng ý và chữ ký của cấp trên lúc này việc kiểm kê mới bắt đầu. Kế toán sẽ thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư dư thừa hay thiếu hụt là do các nguyên nhân nào ví dụ như: do thời tiết, khí hậu, hao hụt khi cân đo đong đếm. kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng kế hoạch lập. Cơng Ty TNHH-TM NH VIỆT Địa chỉ: 199 Ty Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: 05– VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Thời điểm kiểm kê: 7h30 ngày 30 tháng 06 năm 2009 Ban kiểm kê gồm: Ông: Đỗ Minh Quang Chức vụ: Thống kê Trưởng ban Ông: Lê Minh Sang Chức vụ: Thủ kho Ủy viên Bà : Nguyễn Thị Hạnh Chức vụ: Kế toán Ủy viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: S T T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đ V T Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém Phẩm Chất Mất Phẩm Chất SL TT SL T T A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 ống đồng ống 100 3.880 388.000 3.800 380.000 80 8000 100% Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Giám Đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuèi kú kiÓm kª, biªn b¶n ®­îc göi lªn phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu tÝnh gi¸ trÞ vµ x¸c ®Þnh chªnh lÖch thõa thiÕu cho tõng lo¹i. Chªnh lÖch thõa thiÕu = Sè liÖu tån kho kiÓm kª - Sè liÖu tån kho sæ s¸ch Quá trình kiểm kê NVL cũng giống như trường hợp đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho cho nên các rủi ro xảy ra cũng giống nhau, ví dụ như là có sự thông đồng giữa các bên với nhau và đưa ra số liệu ảo không chính xác với thực tế. Hoặc là số lượng ghi sổ khác với thực tế kiểm kê, điều này đòi hỏi các thành viên tham gia kiểm kê phải nhanh chóng xác định nguyên nhân thật sự xảy ra sự sai lệch này bằng cách là kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán với số liệu dưới kho, kiểm tra đối chiếu giữa các phiếu nhập và phiếu xuất đã thật sự được theo dõi trên các sổ, thẻ hay chưa? Hoạt động kiểm soát quy trình kiểm kê mang tính chất kiểm soát phát hiện. CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG Kiểm Soát Nội Bộ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT 3.1. NHẬN XÉT CHUNG 3.1.1. Ưu điểm Trải qua 15 năm xây dựng trưởng thành và phát triển C. Ty TNHH – TM Ánh Việt ngày càng phấn đấu và trưởng thành về mọi mặt như bộ máy quản lý, tổ chức SX hoạt động kinh doanh, về chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ cán bộ nhân viên.... SP của C. Ty chủ yếu là các mặt hàng bàn ghế gỗ đáp ứng nhu cầu của khách hàng tiêu thụ trong nước và xuất khẩu về quy cách, mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng. Cùng với sự phát triển của C. Ty, công tác kế toán nói chung và hệ thống KSNB NVL nói riêng không ngừng được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Quy trình thủ tục nhập kho, xuất kho, kiểm kê ngày càng được hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả. Sử dụng sổ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán được điều chỉnh kịp thời do các quy định của Bộ tài chính. Về cơ bản, C. Ty đã tiến hành mọi hoạt động phát sinh liên quan đến các vấn đề về thủ tục kiểm soát NVL thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao. Nhìn một cách tổng thể, hệ thống KSNB NVL tại C. Ty TNHH – TM Ánh Việt đã đạt được một số kết quả sau: C. Ty đã có hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật tư đã được xếp gọn gàng phù hợp với đặc điểm tính chất lý, hoá của từng loại vật tư, cho nên việc quản lý vật tư ở đây cũng dễ dàng và thuận tiện xuất vật tư cho nhu cầu SX kinh doanh. Khâu thu mua vật tư nhờ thủ tục kiểm soát kỹ càng nên bảo đảm cho SX về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của C. Ty tương đối tốt.Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư ở C. Ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư được tiến hành thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. Theo định kỳ 6 tháng một lần C. Ty tổ chức tiến hành kiểm kê số NVL thực tế trong kho, nhằm kiểm tra và quản lý số NVL. C. Ty đã lựa chọn phương pháp đánh giá vật tư phù hợp đặc điểm SX kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý vật tư, phản ánh chính xác nguyên giá trị vật liệu xuất dùng để xác định được chi phí NVL trong kế toán, tập hợp chi phí SX và tính giá thành SP. Ngoài ra bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của C. Ty được sắp xếp, bố trí một cách gọn nhẹ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ trên xuống dưới cũng như công tác qua lại giữa các cá nhân, bộ phận cùng SX với nhau. Điều đó giúp cho lãnh đạo C. Ty thuận tiện trong việc quản lý, giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm tra đôn đốc lẫn nhau. Bộ máy kế toán của C. Ty được tổ chức tương đối chặt chẽ và hợp lý. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc. Các nhân viên kế toán được phân công đúng người đúng việc đã phát huy được năng lực của từng nhân viên kế toán. Hơn nữa, việc kết nối mạng nội bộ nhằm quản lý được chính xác và nhanh chóng. Các thông tin tác nghiệp từ các số liệu kế toán, đều được cung cấp kịp thời, chính xác cho các hoạt động kiểm soát, điều hành, quản lý của lãnh đạo C. Ty. 3.1.2. Tồn tại Bên cạnh những kết quả đã đạt được hệ thống KSNB NVL ở C. Ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải tiến hành và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là: Thứ nhất: ở C. Ty TNHH – TM Ánh Việt chưa có sổ danh điểm vật tư trong khi đó vật tư ở C. Ty gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ được hết. Thứ hai: Công việc mua hàng cũng rất quan trọng góp phần làm giảm chi phí NVL. Và trong quy trình mua hàng cũng thường xảy ra những rủi ro mà hiện nay thì tại C. Ty vẫn chưa có biện pháp nào để kiểm soát những gian lận đó. Một là, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó. Hai là, rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp bán hàng không phù hợp nhất hoặc ở mức giá cao so với các nhà cung cấp khác có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. Thứ ba: Do C. Ty SX với quy mô lớn nên lượng vật tư nhập kho tương đối lớn và thường xuyên nhập kho nhất là những NVL phụ mà ban kiểm nghiệm vật tư chỉ thực hiện kiểm nghiệm với những vật tư chính như nhập gỗ, còn nhập những vật liệu phụ khác như: ống đồng, keo 502, keo sữa, vecni, … do người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho, do đó mua vật tư không được kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lượng, chất lượng cũng như về chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. Thứ tư: Việc giao nhận hàng giữa nhân viên nhận hàng và người giao hàng không có một biên bản, chứng từ nào thể hiện sự giao nhận. Thứ năm: Hiện tại ở C. Ty chưa có hệ thống kiểm soát NVL sử dụng không hết nhập lại kho cũng như việc không làm thủ tục nhập kho đối với các phế liệu thu hồi. Trong kho có tất cả phế liệu thu hồi của C. Ty như dăm bào, bột cưa ... đều có thể tận dụng được. Phế liệu ở C. Ty thu hồi được chỉ để vào kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng hao hụt, mất mát phế liệu làm thất thoát nguồn thu của C. Ty. Nhưng việc tiết kiệm tối đa các mức chi phí sẽ góp phần làm hạ giá thành sản phẩm, cho nên việc theo dõi và kiểm soát tình hình xuất vật tư sử dụng không hết hoặc các phế liệu thu hồi cũng không kém phần quan trọng. Thứ sáu: Hiện nay tại C. Ty thực chất vẫn chưa có một hệ thống chuyên về kiểm soát nội bộ NVL mà chủ yếu là các nhân viên kế toán và thủ kho kiêm thêm nhiệm vụ vừa hạch toán vừa kiểm soát. Mà mỗi công việc đều có tính chất, đặc điểm riêng cho nên việc kiêm nhiệm như vậy sẽ không mang lại hiệu quả tối đa trong công tác kiểm soát nội bộ. Thứ bảy: Hiện nay trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở C. Ty vẫn còn nhiều hạn chế. Việc kiểm soát NVL chủ yếu là được thực hiện theo phương pháp thủ công. 3.1.3. Thực trạng Hiện nay, tình hình KSNB NVL tại C. ty còn mang tính chất đơn giản, chưa có một hệ thống về KSNB NVL. Các rủi ro xảy ra trong tình hình nhập – xuất – tồn NVL là rất nhiều nhưng hiện tại C. Ty chỉ có thế kiểm soát được một số rủi ro cơ bản như là: kiểm soát trước khi nhập kho, trước khi xuất kho, kiểm soát số liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho. Đa số những rủi ro mà C. Ty ngăn chặn được thì thủ tục kiểm soát rất là đơn giản mang tính chất như là sự kiểm tra và những thủ tục kiểm soát đó được xem là phù hợp. Còn những rủi ro khác chẳng hạn như: việc mua hàng giữa nhân viên mua hàng và nhà bán hàng, tình hình xuất NVL dùng nhập lại kho thì ít quan tâm. Tóm lại, C. Ty có khả năng ngăn chặn được một số rủi ro và sai sót chứ không hoàn toàn ngăn chặn hết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tình hình quản lý NVL của mình. Do đó, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB NVL cần phải được nhanh chóng thực hiện nhắm đề ra các giải pháp hữu hiệu giúp C. Ty ngày càng hoạt động kinh doanh có hiệu quả. 3.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB NVL Trong quá trình hoạt động SX kinh doanh của C. Ty để có thể điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả thì vấn đề quản lý và kiểm soát được các nguồn lực là hết sức cần thiết. Chức năng kiểm soát giữ vai trò rất quan trọng bởi vì nó có thể giúp lãnh đạo của C. Ty nhận thấy được những nhược điểm trong hệ thống của C. Ty, trên cơ sở đó có những điều chỉnh kịp thời. Các hoạt động kiểm soát đảm bảo cho sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận của C. Ty. Trong quá trình SX kinh doanh của C. Ty đã tồn tại một số thủ tục, quy định phục vụ cho việc điều hành, kiểm tra, kiểm soát của C. Ty. Tuy nhiên, các thủ tục phục vụ cho việc hoạt động kiểm soát chỉ mang tính tự phát sẽ không phát huy được tính hiệu quả của nó bởi vì đó là những yếu tố rời rạc của hệ thống, những yếu tố đó có một số đặc điểm của hệ thống kiểm soát nhưng không có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và tạo thành một hệ thống lúc đó hoạt động kiểm soát chưa đóng góp hết vai trò của nó trong quá trình quản lý của C. Ty. Do đó việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ở C. Ty là rất cần thiết cho hoạt động quản lý, điều hành hoạt động SX kinh doanh. Qua nghiên cứu trên cả phương tiện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của vật tư và tổ chức hạc toán vật tư trong hoạt động quản lý của DN. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các DN SX nói chung và C. Ty TNHH – TM Ánh Việt nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ NVL là một trong nhưng yếu tố đáp ứng yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó kế toán vật tư ở Việt Nam ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ NVL là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ ở C. Ty TNHH – TM Ánh Việt mà với tất cả những DN SX. 3.3. MỤC TIÊU KSNB NVL TẠI CÔNG TY Khi doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức xây dựng một hệ thống KSNB NVL thì cần thiết phải quan tâm đến các mục tiêu cụ thể như sau : Cung cấp số liệu đáng tin cậy: Ban giám đốc phải thực sự được cung cấp những thông tin chính xác để điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị và ra các quyết định chỉ đạo tác nghiệp cụ thể đến từng bộ phận, phòng ban, cá nhân thực hiện. Bảo vệ tài sản và sổ sách : Sự bảo vệ tài sản và sổ sách phải được hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc. Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành : Các quá trình kiểm soát NVL có mục đích là đảm bảo rằng DN sử dụng NVL hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát, nhằm ngăn cản việc sử dụng kém hiệu quả NVL. Khuyến khích sự gắn bó với các chế độ đã đề ra : Ban giám đốc xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của doanh nghiệp. Và hệ thống kiểm soát nôi bộ NVL có trách nhiệm đảm bảo hợp lý các nguyên tắc và thể thức ấy được tuân thủ và chấp hành nghiêm túc. Tuân thủ luật pháp: C. Ty phải duy trì một hệ thống ghi sổ đúng đắn để giúp soạn thảo các báo cáo tài chính đáng tin cậy, để ngăn ngừa các sai sót và gian lận trong kế toán. 3.4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB NVL TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT Giải pháp thứ nhất: Lập sổ danh điểm vật tư Sổ danh điểm vật tư là tổng hợp toàn bộ các vật tư mà C. Ty đang sử dụng. trong sổ danh điểm, vật tư được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật tư được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật tư nào đó. Để lập được sổ danh điểm vật tư, điều quan trọng nhất là xây dựng được bộ mã vật tư chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những vật tư mới thuận tiện và hợp lý. Do vậy, C. Ty có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau. + Dựa vào loại vật tư + Dựa vào nhóm vật tư trong mỗi loại + Dựa vào quy cách vật tư Trước hết bộ mã vật tư của C. Ty được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu. Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành các nhóm và lập mã từng nhóm. C. Ty TNHH – TM Ánh Việt Sổ Danh Điểm Vật Tư (loại vật liệu chính) Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm vật liệu 152-1 1521-1-01 Gỗ tròn chò M3 152-1 1521-1-02 Gỗ bạch đàn M3 .... ..... .... .... 152-2 1521-2-01 Gỗ xoan M3 Giải pháp thứ hai: Kiểm soát trong quá trình mua vật tư giữa nhân viên mua vật tư và nhà cung cấp. Một là, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Thủ tục kiểm soát: Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó. Hai là, rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Thủ tục kiểm soát: C. Ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba Bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. C. Ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, C. Ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. C. Ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua. Giải pháp thứ ba: Ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm. Thủ tục kiểm soát: Theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư cho dù là loại vật tư gì. Do đó C. Ty cần phải lập ban kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong C. Ty (phòng kế hạch vật tư) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Sau khi đối chiếu giữa hợp đồng mua bán với hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp chuyển đến có khớp đúng số lượng và giá cả hay không? Trường hợp chưa có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý. Nếu vật tư mua về C. Ty đã nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác nhận. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: 03-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 25 tháng 05 năm 2009 Có :1121 Căn cứ vào hóa đơn số 027292 ngày 25 tháng 05 năm 2009 của cơ sở vật tư Tấn Phát Biên bản kiểm nghiệm gồm các thành viên sau: Ông: Lê Công Thanh chức vụ: Trưởng ban Ông: Lê Minh Sang chứcvụ : Thủ kho Bà: Nguyễn Thị Hạnh chức vụ: Kế toán Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách A B C D E 1 2 3 4 1 Gỗ tròn chò đo M3 375 375 0 Cộng: 375 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Qua việc kiểm tra số lượng, hàng hóa trên đã đủ số lượng và đạt tiêu chuẩn để nhập kho. Đại diện kỷ luật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trong khi kiểm tra thì sẽ có nhiều khả năng xảy ra rủi ro chẳng hạn như: người không đủ tư cách vẫn được kiểm kê hoặc ban kiểm nghiệm làm việc không nghiêm túc, để sai sót trong quá trình kiểm nghiệm, … Do đó, để kiểm soát những rủi ro vừa nêu trên thì bản thân mỗi thành viên trong ban kiểm nghiệm phải làm việc nghiêm túc, sử dụng các phương pháp thích hợp để kiểm tra đầy đủ các tính chất của các loại vật tư và hàng nhập kho.Biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật tư được xem là hợp lý khi có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng kiểm nghiệm. Khi tiến hành kiểm nghiệm xong thì kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ rồi mới lập phiếu nhập kho. Giải pháp thứ tư: Lập biên bản nhận hàng khi có sự chuyển giao giữa người nhận vật tư và người cung cấp. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp. Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành. Một liên giao cho nhà cung cấp đề thể hiện sự giao nhận vật tư. Giải pháp thứ năm: Kiểm soát quá trình xuất NVL dùng không hết nhập lại kho và hoàn thiện tổ chức theo dõi hạch toán số liệu thu hồi. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số 04 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 30 tháng 05 năm 2009 Số: 04 Bộ phận sử dụng: Tổ lắp ráp STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Lý do: còn sử dụng hay trả lại A B C D 1 1 Ống đồng Ống 400 Hết gỗ để sản xuất Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Ví Dụ: Đến 30/05/2009, vật liệu ống đồng xuất đem đi lắp khay nhưng không dùng hết nên nhập lại kho với số lượng là 400 ống. Tổ trưởng của bộ phận Lắp Ráp anh Trần Lương ghi vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ như sau: Nghiệp vụ xuất NVL dùng không hết nhập lại kho và thu hồi phế liệu thường xảy ra vào cuối tháng hoặc kết thúc một quy trình SX, số lượng xuất kho dùng không hết sẽ được nhập lại kho. Sau đó, kế toán dựa vào bảng trên tiến hành ghi phiếu nhập kho để nhập ống đồng vào kho NVL của C. Ty do sử dụng không hết. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 19 Nợ :152 Ngày 30 tháng 05 năm 2009 Có :621 Họ tên người giao hàng: Trần Lương Địa chỉ: Tổ lắp ráp Theo phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ số 04 ngày 30 tháng 05 năm 2009 Nhập tại kho: Nguyên Vật Liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đ V T SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Ống đồng ống 400 970 388.000 Cộng: 22.950.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng. Nhập, ngày 25 tháng 5 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Có sự khác biệt so với hai trường hợp nhập kho và xuất kho đó là sau khi có phiếu nhập kho của những vật tư sử dụng không hết nhập lại kho thì kế toán vật tư và thủ kho sẽ không mở sổ chi tiết NVL hay thẻ kho để theo dõi nữa mà được theo dõi trực tiếp trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C 1 2 3 4 PN21 30/05 Ống đồng nhập lại kho do dùng không hết 152-P 621 388.000 Cộng phát sinh: 388.000 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và thẻ kho, cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, phản ánh rõ tình hình số NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn lại cuối kỳ là bao nhiêu. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN VẬT LIỆU Tháng 05 năm 2009 Tài khoản 152-Nguyên vật liệu STT Tên NVL Đơn vị tính Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6 7 1 Gỗ tròn chò M3 656.234.000 3.937.404.000 4.593.638.000 0 2 Gỗ xoan M3 197.358.000 432.308.000 629.666.000 0 3 Keo 502 Lọ 0 6.122.500 6.122.500 0 4 Ống đồng Ống 1.455.000 4.365.000 5.432.000 388.000 5 Giấy nhám Cuộn 3.800.000 7.600.000 11.400.000 0 6 Vecni Lít 225.000 579.000 804.000 0 7 Ốc vis Con 600.000 3.000.000 3.600.000 0 8 Sơn lót NC kg 0 4.250.000 4.250.000 0 Cộng: 859.672.000 4.395.628.500 5.254.912.500 388.000 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên,đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dựa vào các chứng từ ghi sổ đã được mở trong tháng vào cuối tháng kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số 03 - SKT/DNN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý II – Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng Từ Ghi Sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 01 31/05/2009 4.395.628.500 02 31/05/2009 5.255.300.500 03 31/05/2009 388.000 Cộng phát sinh 9.651.317.000 Sổ này có 01 trang. Mở sổ ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu) Sau khi lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, dựa vào đó để mở Sổ Cái theo dõi tình hình nhập xuất NVL, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản 152 trên Sổ Cái. Giải pháp thứ sáu: Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ NVL Việc thiết lập và duy trì các hoạt động kiểm soát nội bộ tại C. Ty không phải là vấn đề đơn giản, bởi vì nó sẽ ảnh hưởng đến nhiều mặt hoạt động của C. Ty. Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ NVL là rất cần thiết và phải dựa trên những nguyên tắc sau: Nguyên tắc hoạt động liên tục: Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục, thể hiện sự vận hành liên tục các quy chế kiểm soát trên hoạt động của C. Ty. Những người làm công tác kiểm soát phải đọc lập khách quan, tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Nguyên tắc kịp thời: Tính kịp thời ở đây xuất phát từ nhu cầu của lãnh đạo C. Ty cần cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót của nhân viên dưới quyền. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của C. Ty. Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi với một nguồn lực nhất định cho hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng bằng cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. Nguyên tắc huy động: Hệ thống kiểm soát nội bộ phải huy động toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. Thực hiện nguyên tắc này cũng góp phần thực hiện quy chế dân chủ trong C. ty. Giải pháp thứ bảy: Về việc áp dụng hệ thống máy vi tính trong công tác tại C. Ty hiện nay việc áp dụng Công nghệ thông tin vào kế toán đang ngày càng phát triển và phát huy được tính tích cực của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại C. Ty còn rất nhiều hạn chế. Để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay C. Ty nên bồi dưỡng và nâng cao trình độ của các nhân viên kế toán cũng như đội ngũ các nhân viên thực hiện kiểm soát quy trình NVL trong công tác kế toán máy của C. Ty nhằm đơn giản các công việc kế toán và kiểm soát trong C. Ty.