Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần vietbaron

t lượng hàng hóa Giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì Thiết kế, Lập trình, CSS, Triển khai Quản trị, Server, Hosting, Domain Kinh doanh Thiết bị máy tính Kinh doanh Website, phần mềm Kinh doanh Server, Hosting, domain Kế hoạch tổng hợp hỗ trợ bán hàng Marketing, SEO, quảng bá thương hiệu Bảng 1-1: Số lượng công nhân viên trong các phòng ban Đơn vị tính: Người Phòng ban Số lượng Ban Giám Đốc 3 Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuât nhập 2 Giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì 8 Thiết kế, Lập trình, CSS, Triển khai, Đào tạo 6 Quản trị, Server, Hosting, Domain 4 Kinh doanh Thiết bị máy tính, thiết bị viễn thông 3 Kinh doanh Website, phần mềm, Đào tạo 3 Kinh doanh Server, Hosting, domain 3 Kế hoạch tổng hợp hỗ trợ bán hàng, khai thác thông tin 5 Marketing, SEO, quảng bá thương hiệu 7 Tài chính kế toán, thanh toán, chứng từ XNK, chứng từ giao nhận 4 Ban giám đốc: gồm 1 Tổng Giám đốc và 2 phó Giám đốc. Tổng Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất có quyền quyết định, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động chung của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Pháp luật về mọi mặt hoạt động và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc kỹ thuật là người có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các ban trong các mặt kinh tế, kỹ thuật, quy trình công nghệ của các mặt hàng sản phẩm theo hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết với khách hàng. Có trách nhiệm nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các quy trình công nghệ mới, nghiên cứu thị trường giá cả trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh thường kỳ cho Tổng Giám đốc. Giám đốc phụ trách kinh doanh có trách nhiệm giám sát, kiểm tra các ban về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Giải quyết kịp thời những vấn đề trong quá trình sản xuất: tiền vốn, vật tư, đầu ra hàng hoá để thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng đúng tiến độ, chất lượng. Ban 1: Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất nhập kho: Ban này có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng hóa phàn cứng, test thử chạy thử các phần mềm và các hệ thống máy tính trước khi xuất kho giao khách hàng và nhập kho khi công ty mua hàng hóa mới về. Ban 2: Giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì: Ban này có nhiệm vụ giao hàng hóa của công ty cho khách hàng, lắp đặt phần cứng, cài đặt cấu hình phần mềm, bảo hành bảo trì các sản phẩm này khi khách hàng báo có yêu cầu cụ thể đến công ty. Ban 3: Thiết kế, Lập trình, CSS, Triển khai, Đào tạo: Thiết kế: Có nhiệm vụ thiết kế giao diện website, banner quảng cáo, tờ rơi, logo các sản phẩm in ấn quảng cáo và nhận diện thương hiệu; Lập trình, CSS: Có nhiệm vụ lập trình bằng các ngôn ngữ lập trình tin học cho sản phầm website và phần mềm tin học ứng dụng; Triển khai, đào tạo: Có nhiệm vụ triển khai website hay phần mềm, đưa các sản phẩm này vào hoạt động ( Ví dụ: Một sản phẩm website cần thuê Hosting và Domain của nhà cung cấp khác và bên triển khai cần làm việc này và cấu hình cho website hoạt động được thông qua nhà cũng cấp) và hướng dẫn khách hàng các thao tác và cách sử dụng, vận hành các sản phẩm như website và phần mềm. Ban 4: Quản trị, Server, Hosting, Domain: Ban này có nhiệm vụ cung cấp, quản lý các dịch vụ quản trị mạng, server, hosting, domain. Ban 5: Kinh doanh Thiết bị máy tính, thiết bị viễn thông: Có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu thị trường về thiết bị máy tính, thiết bị viễn thông, tìm kiếm khách hàng, đưa khách hang đến với công ty và tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Ban 6: Kinh doanh Website, phần mềm, Đào tạo: Có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu thị trường về Website, phần mềm, đào tạo, tìm kiếm khách hàng, đưa khách hang đến với công ty và tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Ban 7: Kinh doanh Server, Hosting, domain: Có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu thị trường về Server, Hosting, domain, tìm kiếm khách hàng, đưa khách hang đến với công ty và tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Ban 8: Kế hoạch tổng hợp hỗ trợ bán hàng, khai thác thông tin: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tổng hợp dựa trên các tiêu chí đánh giá khác nhau nhằm đưa ra các phương án hỗ trợ cho việc bán hàng hiệu quả theo từng giai đoạn thời gian. Ban 9: Marketing, SEO, quảng bá thương hiệu: Có nhiệm vụ tiếp thị quảng bá hình ảnh của công ty, các sản phẩm thương mại và các sản phẩm dịch vụ của công ty, đưa chúng đến với khách hàng đem lại ấn tượng và thu hút thật nhiều khách hàng về với công ty. 1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY Bảng 1-2: Kết quả kinh doanhcông ty Đơn vị tính: Triệu VNĐ Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1. DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.527 2.032 3.125 2. Các khoản giảm trừ 282 447 584 3. DTT bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.245 1.585 2541 4. GVHB 892 975 1207 5. Lợi nhuận gộp 353 610 1334 6. Chi phí bán hàng 114 150 195 7. Chi phí quản lí doanh nghiệp 68 83 132 8. LNT từ hoạt động kinh doanh 171 377 1007 9. Thu nhập khác 46 89 147 10. Chi phí khác 12 40 89 11. Lợi nhuận khác 34 49 58 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 205 426 1065 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 106 266 11. Lợi nhuận sau thuế 154 320 799 Bảng 1-3: Tăng trưởng doanh thu công ty Đơn vị tính: Triệu VNĐ Chỉ tiêu Tăng trưởng 10/09 Tăng trưởng 11/00 ST TL ST TL 2. Tổng doanh thu 505 33,07% 1.093 53,78% 3. Các khoản giảm trừ 165 58,51% 137 30,64% 4. Doanh thu thuần 340 27,3% 956 60,31% Năm 2009, doanh thu của Công ty đạt 1.527 triệu VNĐ, năm 2010 đạt 2.032 triệu VNĐ, tăng 33,07%, tương ứng số tiền 505 triệu VNĐ. Năm 20011, doanh thu của Công ty tăng gấp rưỡi, tương ứng 1.093 triệu VNĐ, tăng 53,78%. Có thể nói doanh thu của Công ty tăng trưởng tương đối nhanh, chứng tỏ công ty đã không ngừng phát triển, nỗ lực mở rộng tìm kiếm thị trường, đàm phán đẩy mạnh mối quan hệ kinh tế nhằm tăng danh thu, đồng thời các con số trên cũng cho thấy chất lượng sản phẩm dịch vụ của Công ty được nâng cao đáng kể dần chiếm lĩnh được thị trường. Năm 2009, với sự tươi mới non trẻ nhưng đầy nhiệt huyết, Công ty đã bắt đầu bước chân vào thị trường sản xuất,xuất khẩu phần mềm và doanh thu mang về là 1.527 triệu VNĐ, con số lý tưởng cho một công ty vừa mới ra đời trong ngành CNTT. Năm 2010 và 2011 là hai năm liên tiếp sản phẩm của Công ty đi sâu hơn vào thị trường cả về mặt chất lượng và số lượng. Việc ký kết được hợp đồng sản xuất phần mềm và xây dựng hệ thống máy tính cho Ngân hàng Techcombank năm 2010 đã là tiền đề cho các hợp đồng không kém phần quan trọng khác trong bước đi của công ty trong đó phải kể đến một loạt các thương hiệu nổi tiếng trong nước về lĩnh vực ngân hàng như: Agribank, BIDV, HD Bank… CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIETBARON -------oOo------- 2.1 Kế toán doanh thu 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Như thường thấy, hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Ngay từ ngày đầu sơ khai hội đồng quản trị có những yêu cầu về quản lý tài chính hết sức chặt chẽ nên đã áp dụng kế toán trên máy vi tính và qua hệ thống thông tin điện tử. Việc hạch toán đồng thời trên máy và trong sổ sách đã góp phần tạo nên một mạng lưới kế toán hoàn chỉnh và chặt chẽ cho công ty. Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị, các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khác nhau nhưng việc đưa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốt cho Công ty. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan. Tại Công ty Cổ phần VIETBARON mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá. ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của Công ty. Bên cạnh những mặt thuận lợi còn rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán của Công ty đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình tạo đIều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác quản lý và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống kế toán của Công ty. Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân tích về tình hình thực tế và thấy được khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trên thương trường cạnh tranh máy tính gay go ác liệt. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là theo dõi doanh thu bán hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từng trung tâm, từng bộ phận bán hàng, từng nhân viên bán hàng, và từng nhóm khách hàng, từng nhóm mặt hàng. Kế toán doanh thu bán hàng cung cấp được thông tin một cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp sử lý và thay đổi chiến lược kinh doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán khác để xác định được kết quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất. Do đó mục đích của doanh nghiệp trong việc phân tích tài chính nói chung hay kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kết quả của công táckế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng. Mặt khác mục đích sử dụng thông tin về kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánh giá hoạt động theo từng tháng để đưa ra quyết định cho hoạt động bán hàng của tháng sau do đó để đáp ứngnhu cầu của nhà quản trị , thông tin chi tiết về kết quả bán hàng phải được kế toán cung cấp hàng tháng hay nói cách khác công tác phân tích phải được thực hiện hàng tháng Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm máy vi tính, máy văn phòng đang bán trên thị trường so với lương hàng máy tính bán ra của công ty. Như vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ phận khác biết được nhu cầu của khách hàng và điểm mạnh của Công ty để có phương hướng phát triển hợp lý. Bên cạnh đó việc xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là yếu tố rất quan trọng, nó cung cấp cho phòng kinh doanh những thông tin cần thiết trong việc quản lý hàng hoá, tiết kiệm chi phí bán hàng bằng các cách khác nhau . 2.1.1.1 Chứng từ sử dụng Tại Công ty Cổ phần VIETBARON mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ . Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá. Các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng: Phiếu thu Phiếu chi Séc Ủy nhiệm chi Phiếu nhập kho Thẻ TSCĐ Hóa đơn GTGT Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thương mại cho nên hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng từ đều phải được lập thành 3 Liên trong đó: Liên 1: Kế toán lưu giữ Liên 2: Giữ tại quyển gốc Liên 3: Do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất ) hoặc do khách hàng giữ ( đối với phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT). Trên mỗi Hóa đơn các thành phần được ghi đúng, đầy đủ: Giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán. 2.1.1.2 Hệ thống tài khoản được áp dụng Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC - QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Quý Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. Nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các nghiệp vụ cần phải được phản ánh như: Doanh thu bán hàng thanh toán tiền hàng, hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán... Thông qua các tài khoản kế toán các nghiệp vụ đó được phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan: Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. TàI khoản 531: Hàng bán bị trả lại. TàI khoản 532: Giảm giá hàng bán. Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng. Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán. Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác trong một kỳ kế toán. Tài khoản 911: cuối kỳ không có số dư. Tài khoản khác: Kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có liên quan đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK 641, TK 642... 2.1.1.3 Sổ sách áp dụng Các sổ sách mà công ty sử dụng: Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký chi tiền Sổ nhật ký thu tiền Sổ quỹ Sổ cái Sổ tổng hợp tài khoản Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết gửi ngân hàng Sổ chi tiết theo dõi nguồn vốn kinh doanh Bảng tổng hợp công nợ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán. Các báo cáo mà công ty lập: Báo cáo kết quả kinh doanh (Lập theo năm) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo tài chính (Lập theo quý năm) Thuyết minh báo cáo tài chính (Lập theo quý năm) Báo cáo doanh thu (Lập theo tháng, quý, năm) Báo cáo chi tiết TSCĐ (Lập theo tháng) 2.1.1.4 Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung của Công ty cổ phần VIETBARON: Sơ đồ 2-1: Sơ đồ hạch toán phần hàng bán hàng tại công ty Sæ nhËt ký chung Chøng tõ gèc Sæ C¸i Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ quü B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o kÕ to¸n (1) (2) (3) (4) (5) (6) (5) (7) (7) Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi ®èi chiÕu kiÓm tra Ghi ®Þnh kú (1) Hàng ngày căn cứ các chứng từ gốc hợp pháp hợp lệ kế toán định khoản rồi cập nhật vào sổ nhật ký chung. (2) Riêng những chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. (3) Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh đã cập nhật vào sổ nhật ký chung kế toán cập nhật vào sổ cái các tài khoản liên quan. (4) Những chứng từ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời được cập nhật vào chi tiết liên quan. (5) Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, cộng số liệu trên các sổ cái các tài khoản và lập bảng cân đối phát sinh. (6) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản. (7) Cuối tháng sau khi đối chiếu kiểm tra căn cứ bảng cân đối số phát sinh, sổ quỹ và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 2-2: Sơ đồ hạch toánquá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Phiếu xuất kho Thẻ kho Biên bản kiểm kê Giấy nộp tiền Báo cáo bán hàng NhËt ký chung Sổ cái tài khoản 156,511,632,642 Sổ cái tài khoản 911 Bảng báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng 2.1.1.5 Một số mẫu chứng từ của công ty Quá trình bán hàng của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới mục đích cuối cùng là thu được tiền bán hàng tương ứng với giá trị hàng hoá bán ra.- hay còn gọi là doanh thu bán hàng. “ Hàng hoá” ở đây ta đề cập đến không chỉ bó hẹp là hàng hoá mà doanh nghiệp thương mại mua về với mục đích kinh doanh mà còn có thể là dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hoá: Kế toán doanh thu bán hàng hoá ở Công ty sử dụng tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp, thuế doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần thực hiện được trong một kì hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh thu bán hàng là giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng theo giá cả đã thoả thuận. Giá cả này được ghi trên hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan. Doanh thu bán hàng thuần là doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kì hạch toán trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và trừ đi các khoản thuế( nếu có)... Tài khoản 511 cuối kì không có số dư. Căn cứ để xác định doanh thu là các hoá đơn bán hàng. Công ty chỉ sử dụng một loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01 – BTC. Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh thành lập thành 3 liên : Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên kkhách hàng, địa chỉ khách hàng, thanh toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký. Số liệu phát sinh thực tế của công ty: Ngày 29 tháng 12 Công ty mua hàng hóa của công ty Advantech. Bảng 2-1: Hóa đơn mua vào HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số : 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao khách hàng BG/99 - B Ngày 19 tháng 12 năm 2009 HĐS: 007191 Đơn vị bán hàng: Công ty Advantech Co.,Ltd Địa chỉ : Số 84 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại :………………………………………….MST: 0102388482 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hoàng Long Tên đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Nợ TM ……………...........MST: 0103873493 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 CPU – Cây máy tính Bộ 4 3.536.000 14.144.000 2 Adam_4542_A Chiếc 4 4.496.100 17.987.000 3 Adam_4520_D2-Isolated Chiếc 5 800.000 4.000.000 4 W/PS-300ATX-ZB Chiếc 2 2.944.000 5.888.000 Cộng tiền hàng : 42.019.000 Thuế suất GTGT : 10% 4.201.900 Tổng cộng tiền thanh toán : 46.219.900 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm mười chín nghìn chín trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký)  Thủ kho lập phiếu nhập kho cho lô hàng trên : Bảng 2-2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số : C20 - HD Ban hành theo QĐ số:19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Mã đơn vị SDNS:……. Ngày 19 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 156 Có TK 111 Họ,tên người giao hàng: Nguyễn Quang Minh Theo HĐ GTGT Số 007191 ngày 19 tháng 12 năm 2009 của Công ty Advantech Co.,Ltd Nhập tại kho Công ty Địa điểm : P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội Số TT Tên,nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư,dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 CPU – Cây máy tính Bộ 4 4 3.536.000 14.144.000 2 Adam_4542_A Chiếc 4 4 4.496.100 17.987.000 3 Adam_4520_D2-Isolated Chiếc 5 5 800.000 4.000.000 4 W/PS-300ATX-ZB Chiếc 2 2 2.944.000 5.888.000 Cộng : 42.019.000 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Bốn mươi hai triệu không trăm mười chín nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo : 01 HĐ GTGT số 007191 Ngày 19 tháng12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Ngày 19/12/2009 Công ty nhập của công ty Advantech chưa trả tiền Bên cạnh việc lập phiếu nhập kho, công ty còn phải lập sổ chi tiết thanh toán với NCC. Bảng 2-3: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 331 NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1. Số dư cuối kỳ 2. Phát sinh trong kỳ 19/12 19/12 Mua hàng của công ty Advantech 156 42.019.000 Cộng số PS: 42.019.000 3. Số dư cuối tháng 42.019.000 Ngày 19 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Sơ đồ 2-3: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Người giao hàng Ban kiểm nhận Thủ kho Phụ trách phòng Thủ kho Kế toán mua hàng Đề nghị nhập kho Lập biên bản kiểm nhận Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Ghi sổ Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho Sơ đồ 2-4: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho Khách hàng Kế toán trưởng Thủ kho Thủ kho Kế toán bán hàng Đề nghị mua hàng Lệnh xuât hàng Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ và lưu Ngày 27/12/2009, bán hàng cho Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex. Thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho Bảng 2-4: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số : 02-VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Ngày 27 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ,tên người nhận hàng: Anh Cường Địa chỉ: Công ty Petrolimex Lý do xuất kho:Xuất bán Xuất tại kho : Công ty Địa điểm : STT Tên,nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư,dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 W/PS-300ATX-ZB Chiếc 5 5 3.500.000 17.500.000 2 Adam_4520_D2-Isolated Chiếc 5 5 1.250.000 6.250.000 Cộng : 23.750.00 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu bẩy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo : 01 HĐ GTGT số 007191 Ngày 27 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Thẻ kho dùng phản ánh lượng nhập, xuất, tồn và mở chi tiết cho từng vật tư. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và chứng nhận. Bảng 2-5: Thẻ kho Công ty Cổ phần VIETBARON THẺ KHO Ngày lập thẻ: 27/12/2009 Tờ số : 06 Mẫu số : 12-DN Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Adam_4520_D2-Isolated Đơn vị tính : Chiếc Mã số :........ Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất  30/11 Tồn đầu tháng 6 19/12  05 19/12 Nhập hàng  5 11  27/12  07  27/12 Xuất hàng 5  6 Số dư cuối kỳ 6 Lập thẻ kho tương tự đối với mặt hàng: W/PS-300ATX-ZB. Bộ phận bán hàng viết hóa đơn GTGT Bảng 2-6: Hóa đơn bán hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số : 01 GTKT-3LL Liên 1: Lưu BG/99 - B Ngày 27 tháng 12 năm 2009 HĐS: 007192 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần VIETBARON Địa chỉ : P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại :………………………………………….MST: 0103873493 Họ tên người mua hàng: Anh Cường Tên đơn vị: Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex Địa chỉ: Số 245 – Khâm Thiên – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Tiền mặt TM ……………...........MST: 0101593500 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Adam_4520_D2-Isolated Chiếc 5 1.250.000 6.250.000 2 W/PS-300ATX-ZB Chiếc 5 3.500.000 17.500.000 Cộng tiền hàng : 23.750.000 Thuế suất GTGT : 10% 2.375.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 26.125.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu một trăm hai mươi năm nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký)  Sau kh giao đủ hàng cho khách, kế toán thanh toán lập phiếu thu. Số tiền trên phiếu thu bao gồm giá hàng bán và thế GTGT Bảng 2-7: Phiếu thu Đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON Quyển số: 08 Mẫu số C30-BB Bộ phận:…………………. PHIẾU THU Số: PT235 Ngày 27 tháng 12 năm 2009 Ban hành theo QĐ số Nợ : TK 111 19/2006/QĐ-BTC Có : TK 511, TK 3331 ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Mã đơn vị SDNS:…….. Họ, tên người nộp tiền : Anh Cường Địa chỉ : Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng Số tiền : 26.125.000 vnđ Viết bằng chữ : Hai mươi sáu triệu một trăm hai mươi năm nghìn đồng chẵn./. Kèm theo : 01 chứng từ kế toán : HĐGTGT số 007192 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Hai mươi sáu triệu một trăm hai mươi năm nghìn đồng chẵn./. Ngày 27 tháng 12 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Cùng với HĐ GTGT, kế toán vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra để cuối kỳ kinh doanh nộp cho cơ quan thuế quản lý Bảng 2-8: Bảng kê hóa đơn, chứng từ dịch vụ hàng hóa bán ra Mẫu số 01-GTGT BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo hoá đơn GTGT ) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGTtheo pp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 12 năm 2009 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần VIETBARON MST : 0103873493 Địa chỉ : P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội TT Hoá đơn chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế của người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế TS ThuếGTGT Ký hiệu HĐ Số HĐ Ngày phát hành .... ........... % ….. 5 BG/99 - B 007192 27/12 Công ty Petrolimex 0101593500 Thiết bị viễn thông 23.750.000 10% 2.375.000 ... … … … Tổng cộng 174.930.000 17.493.000 Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : 174.930.000 Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: 17.493.000 ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ (Đã ký) 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu Doanh thu dịch vụ của công ty là toàn bộ doanh thu của việc bán phần mềm, sửa chữa máy tính, dịch vụ bảo trì và giảng dạy. Về việc phản ánh doanh thu dịch vụ là khi bán hay thực hiện các dịch vu sau khi có biên bản bàn giao và làm trọn vẹn dịch vụ mới viết hoá đơn GTGT theo mẫu số 01 – GTGT như đã trình bầy ở trên . Căn cứ vào hoá đơn bán hàng dịch vụ ( Hoá đơn bán giá trị gia tăng 3 LL), nhân viên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàng và các bảng kê có liên quan. TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và thường có các tài khoản đối ứng: TK 111, 112,131… Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Kế toán sẽ tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết bán hàng, chi tiết tài khoản doanh thu căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng. Kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh thu vào Sổ nhật ký bán hàng của tháng: Bảng 2-9: Sổ nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ Ghi có Số Ngày TK Số tiền 511 3331 … … … … … … … … 27/12 08 27/12 Bán thiết bị viễn thông cho công ty Petrolimex 1111 26.125.000 23.750.000 2.375.000 … … … … … … … … Tổng cộng 26.125.000 23.750.000 2.375.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-10: Sổ quỹ tiền mặt SỔ QUỸ TIỀN MẶT ĐVT: VNĐ Trang 12 Ngày Số phiếu Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ 94.348.000 ……….. ………… 27/12  PT235 Công ty Petrolimex 511, 3331 26.125.000 109.230.000 ………… ………….. Tổng phát sinh 539.293.000 339.842.000 Số dư cuối kỳ 135.807.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-11: Sổ chi tiết bán hàng SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Doanh thu Tổng cộng Số hiệu Ngày đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền ………………. 007192 27/12  Công ty Petrolimex 1111  W/PS-300ATX-ZB 5 3.500.000 17.500.000 17.500.000 Adam_4520_D2-Isolated 5 1.250.000 6.250.000 6.250.000 ……………. …… Tổng cộng 539.293.000 539.293.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-12: Sổ chi tiết tài khoản Số chi tiết tài khoản Tài khoản 511:Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/12/2009 đến 31/12/2009 ĐVT : VNĐ Chứng từ Tên khách hàng TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Phát sinh Nợ Phát sinh Có ….. …… …….. 007192 27/12 Công ty Petrolimex 1111 26.125.000 ….. ….. ……. ……….. Tổng phát sinh 539.293.000 539.293.000 Số dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-13: Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có … 27/12 007192 27/12 Bán hàng cho Công ty Petrolimex 1111 26.125.000 511 23.750.000 Thuế GTGT 3331 2.375.000 2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu Kế toán cộng sổ chi tiết để lấy số liệu vào sổ cái các tài khoản tương ứng. Bảng 2-14: Sổ cái tài khoản SỔ CÁI Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511 Tháng 12/2009 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ có … … … … … … … … 27/12 007192 27/12 Bán hàng cho Công ty petrolimex NK.bán, Tr 12 1111 26.125.000 … … … … … … … … 31/12 KC1 31/12 K/c doanh thu thuần NKC, Tr 28 911 539.293.000 539.293.000 Cộng 539.293.000 539.293.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) 2.2 Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Kế toán giá vốn hàng bán ở Công ty Cổ phần VIETBARON sử dụng tài khoản theo quy định chung của Bộ tại chính : Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. Tài khoản 632 được dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Trị giá vốn hàng xuất bán ở doanh nghiệp thương mại thực chất là trị giá mua thực tế mà công ty phải trả cho người bán về số hàng đó ,bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) . Chi phí mua hàng bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc dỡ... phát sinh trong quá trình mua hàng thì không được tính vào giá vốn mà theo dõi riêng để cuối kỳ kết chuyển để tính giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ Hiện nay kể từ khi nhà nước áp dụng thuế GTGT thay cho thuế doanh thu trước đây thì trị giá vốn của hàng xuất bán còn bao gồm cả phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có). Trường hợp số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ quá lớn thì chỉ tính vào trị giá vốn trong kỳ tương ứng với phần doanh thu, phần còn lại được tính vào trị giá vốn của kỳ sau. Như vậy giá vốn của hàng xuất bán là trị giá mua thực tế của hàng bán ra và khoản thuế phải trả cho số hàng đó (nếu có). Trị giá vốn của dịch vụ bán ra là toàn bộ chi phí bỏ ra để làm một phần mềm, chi phí phải trả cho cộng tác viên, nhân viên sữa chữa và cài đặt. Tại Công ty trị giá vốn của hàng hoá bán ra được xác định theo phương pháp phương pháp bình quân gia quyền. Hàng hoá của công ty được nhập từ hai nguồn khách nhau đó là nguồn hàng nhập khẩu và hàng mua trong nước. Hàng nhập khẩu của Công ty cũng chỉ được nhập từ các nước trong khu vực như : Thái Lan, Singapore, HongKong… Tuy nhiên hiện nay công ty đang ngừng khai thác nguồn hàng nhập khẩu bởi vì một phần do nguồn hàng trong nước đã đủ để đáp ứng nhu cầu nhập hàng của công ty, nhưng điều quan trọng là do việc nhập khẩu cả lô hàng dự trữ trong kho rồi bán dần sẽ không mang lại hiệu quả cao cho Công ty, thậm chí Công ty có thể bị lỗ trong trường hợp hàng tiêu thụ quá chậm mà sự giảm giá của máy tính lại xảy ra quá nhanh. Như hiện nay nguồn hàng chính của Công ty là nguồn hàng trong nước thông qua việc mua lại hàng hoá của doanh nghiệp cùng kinh doanh trong lĩnh vực này. Việc tính toán trị giá vốn hàng xuất bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi có tính toán đúng trị giá vốn hàng xuất bán mới xác định chính xác kết quả bán hàng. Hơn nữa trị giá vốn của hàng xuất bán thường chiếm tỷ trọng chủ yếu trong kỳ kinh doanh. Do đó nếu không phản ánh đúng giá trị vốn sẽ dẫn tới kết quả bán hàng bị sai lệch đi. Chứng từ kế toán để xác định giá vốn là hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu nhập kho…Trình tự hạch toán giá vốn : Khi nhập , xuất kho hàng hoá thủ kho viết phiếu nhập kho , xuất kho và gửi lên phòng kế toán. Bảng 2-15: Hóa đơn mua vào HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số : 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao khách hàng BG/99 - B Ngày 19 tháng 12 năm 2009 HĐS: 007191 Đơn vị bán hàng: Công ty Advantech Co.,Ltd Địa chỉ : Số 84 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại :………………………………………….MST: 0102388482 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hoàng Long Tên đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Nợ TM ……………...........MST: 0103873493 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 CPU – Cây máy tính Bộ 4 3.536.000 14.144.000 2 Adam_4542_A Chiếc 4 4.496.100 17.987.000 3 Adam_4520_D2-Isolated Chiếc 5 800.000 4.000.000 4 W/PS-300ATX-ZB Chiếc 2 2.944.000 5.888.000 Cộng tiền hàng : 42.019.000 Thuế suất GTGT : 10% 4.201.900 Tổng cộng tiền thanh toán : 46.219.900 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm mười chín nghìn chín trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký)  Thủ kho lập phiếu nhập kho cho lô hàng trên : Bảng 2-16: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số : C20 - HD Ban hành theo QĐ số:19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Mã đơn vị SDNS:……. Ngày 19 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 156 Có TK 111 Họ,tên người giao hàng: Nguyễn Quang Minh Theo HĐ GTGT Số 007191 ngày 19 tháng 12 năm 2009 của Công ty Advantech Co.,Ltd Nhập tại kho Công ty Địa điểm : P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội Số TT Tên,nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư,dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 CPU – Cây máy tính Bộ 4 4 3.536.000 14.144.000 2 Adam_4542_A Chiếc 4 4 4.496.100 17.987.000 3 Adam_4520_D2-Isolated Chiếc 5 5 800.000 4.000.000 4 W/PS-300ATX-ZB Chiếc 2 2 2.944.000 5.888.000 Cộng : 42.019.000 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Bốn mươi hai triệu không trăm mười chín nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo : 01 HĐ GTGT số 007191 Ngày 19 tháng12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Thủ kho tiến hành vào thẻ kho Bảng 2-17: Thẻ kho Công ty Cổ phần VIETBARON THẺ KHO Ngày lập thẻ: 27/12/2009 Tờ số : 06 Mẫu số : 12-DN Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Adam_4520_D2-Isolated Đơn vị tính : Chiếc Mã số :........ Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất  30/11 Tồn đầu tháng 6 …. … 19/12  05 19/12 Nhập hàng  5 11 …. … Tổng phát sinh 20 13 Số dư cuối kỳ 24 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-18: Bảng kê hóa đơn, chứng từ dịch vụ hàng hóa bán ra Mẫu số 01-GTGT BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo hoá đơn GTGT ) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGTtheo pp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 12 năm 2009 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cổ phần VIETBARON MST : 0103873493 Địa chỉ : P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội TT Hoá đơn chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế của người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế TS ThuếGTGT Ký hiệu HĐ Số HĐ Ngày phát hành .... ........... % ….. 5 BG/99 - B 007192 27/12 Công ty Petrolimex 0101593500 Thiết bị viễn thông 23.750.000 10% 2.375.000 ... … … … Tổng cộng 174.930.000 17.493.000 Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : 174.930.000 Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: 17.493.000 ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ (Đã ký) 2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Tài khoản 632: dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm xuất bán trong kỳ Bảng 2-19: Sổ chi tiết sản phẩm hàng hóa SỔ CHI TIẾT SẢN PHẨM HÀNG HÓA Tên hàng hoá : Adam_4520_D2-Isolated Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 700.000 5 3.500.000 … … … … … … … … … … … 007191 19/12 Công ty Advantech Co.,Ltd 331 800.000 5 4.000.000 … 007192 27/12 Công ty Petrolimex 632 1.250.000 5 6.250.000 … … Cộng phát sinh 30 30.948.000 25 25.038.000 5 5.910.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-20: Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Trang trước chuyển sang … 27/12 007192 27/12 Bán hàng cho Công ty Petrolimex 632 23.750.000 Giá vốn hàng bán 156 23.750.000 Cộng chuyển sang trang sau Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) 2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán Bảng 2-21: Sổ cái TK 632 SỔ CÁI Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ có … 19/12 PN483 19/12 Mua hàng của Công ty Advantech Co.,Ltd NKC, Tr 8 156 42.019.000 … 31/12 KC2 31/12 K/c giá vốn hàng bán NKC, Tr 15 911 183.239.000 183.239.000 Cộng 183.239.000 183.239.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) 2.3 Kế toán chi phí bán hàng 2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chi phí bán hàng của Công ty là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng như : lương nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành, triển khai lắp đặt, chi phí vận chuyển, chi phí tiền điện, nhà ... và các chi phí khác phục vụ cho bán hàng. Chi phí quản lý chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của Công ty do đó tiết kiệm được chi phí quản lý là nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này được hạch toán vào tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng. Chứng từ kế toán được sử dụng: HĐ GTGT Phiếu chi Bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng chấm công, tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên bán hàng. Bảng 2-22: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng B¶ng tæng hîp chi phÝ b¸n hµng Th¸ng 12/2009 STT TK ®èi øng Sè tiÒn (VN§) TK ph¶n ¸nh M· TK ghi Nî TK ghi Cã 1 Thanh To¸n tiÒn qu¶ng c¸o 10.236.000 641 1111 2 Thanh to¸n tiÒn x¨ng dÇu 3.292.000 641 1111 … … Tæng 20.293.000 KÕt chuyÓn CPBH 20.293.000 911 641 2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Bảng 2-23: Sổ cái chi tiết tài khoản 6421 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 6421:Chi phí bán hàng Thang 12/2009 ĐVT : VNĐ Chứng từ Tên khách hàng TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Phát sinh Nợ Phát sinh Có ….. …… …….. D29383 25/12 Thanh to¸n tiÒn qu¶ng c¸o 1111 10.236.000 D29384 25/12 Thanh to¸n tiÒn x¨ng dÇu 1111 3.292.000 … ……….. Tổng phát sinh 20.293.000 20.293.000 Số dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Bảng 2-24: Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12/2009 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Trang trước chuyển sang … 25/12 D29383 25/12 Thanh to¸n tiÒn qu¶ng c¸o 6421 10.236.000 Thuế GTGT 133 1.023.600 Thanh toán tiền cước điện thoại tháng 2 -2009 111 11.259.600 25/12 D29384 25/12 Thanh to¸n tiÒn x¨ng dÇu 6421 3.292.000 Thuế GTGT 133 329.200 Thanh to¸n tiÒn x¨ng dÇu 111 3.621.200 … Cộng chuyển sang trang sau Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Bảng 2-25: Sổ cái TK 6421 SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 6421 Tháng 12/2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ có 25/12 D29383 25/12 Thanh to¸n tiÒn qu¶ng c¸o NKC, Tr 8 1111 10.236.000 25/12 D29384 25/12 Thanh to¸n tiÒn x¨ng dÇu NKC, Tr 8 1111 3.292.000 31/12 KC4 31/12 K/c chi phí bán hàng NKC, Tr 29 911 20.293.000 20.293.000 Cộng 20.293.000 20.293.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIETBARON -------oOo------- 3.1 Đánh giá chung về thực trang kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 3.1.1 Ưu điểm Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị, các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khác nhau nhưng việc đưa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốt cho Công ty. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tề và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan. Việc tính giá bán sát với giá thị trường và bên cạnh đó dịch vụ tốt với phương trâm kinh doanh là “ Vươn tới sự hoàn thiện của chất lượng dịch vụ” là một vấn đề giúp cho kế toán cũng đi theo sát được thị trường để cung cấp số liệu cho các phòng ban. Kế toán doanh thu đã xác định được doanh thu của từng mặt hàng, từng nhóm mặt hàng, từng bộ phận. Công ty hiện tại đang sử dụng hình thức Nhật ký Chung là hợp lý, cung cấp số liệu cho ban giám đốc một cách chi tiết và cung cấp số liệu kịp thời và phù hợp với kế toán trên máy cho ban giám đốc. Do làm trên máy tính nên Công ty đã tối ưu hoá được rất nhiều sức lao động và nhân sự trong phòng. 3.1.2 Nhược điểm Công ty chưa chi tiết hóa giá vốn và chi phí để xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận. Việc xác định chênh lệch trị giá hàng tồn kho chưa áp dụng đối với Công ty. Do cách tính giá theo phương pháp phương pháp bình quân gia quyền với việc giá trên thị trường về máy tính thường xuyên biến động nên việc giá bán tại một thời điểm có thể bị lỗ do ảnh hưởng của giá tồn tháng trước. Vì vậy việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty vẫn chưa áp dụng cũng làm cho kết qủa kinh doanh chưa chính xác. Việc xác định kết quả kinh doanh lại chưa đến từng mặt hàng, từng nhóm mặt hàng, từng bộ phận kế toán lại chưa phản ánh được tức là chi phí quản lý, chi phí bán hàng phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ cũng chưa có do đó việc xác định kết quả kinh doanh không được chính xác cho từng nhóm mặt hàng hay cho từng bộ phận để ra được quyết định quản lý cho phù hợp. Việc xác định kết quả kinh doanh theo nhóm mặt hàng và theo bộ phận bán hàng là cần thiết trong công tác quản lý hiện nay. Về doanh thu hàng ký gửi tính cho từng nhân viên bán hàng hay bộ phận bán hàng là không chính xác vì giá vốn của doanh thu hàng ký gửi không có, nếu nhân viên nào hoặc bộ phận bán hàng nào bán được nhiều thì lãi gộp của bộ phận đó rất cao và ngườc lại. Trình độ quản lý còn kém nên việc phân công công việc giữa các bộ phận còn chồng chéo và chưa có sự phối hợp hài hoà dẫn đến khối lượng công việc rất nhiều và kết quả của việc kế toán quản trị chưa cao chưa đáp ứng được như cầu quản lý của hội đồng quản trị 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn của cô giáo em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của Công ty trong điều kiện áp dụng máy vi tính. Các ý kiến riêng biệt sẽ thống nhất để đạt được mục đích chung đó là: Thực hiện tốt hơn nữa công tác kế toán nói chung, kế toán doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh bán hàng nói riêng. Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư về số lượng cũng như giá trị, theo dõi doanh thu của từng bộ phận và từng loại hình kinh doanh một cách chặt chẽ như doanh thu bán hàng hoá, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu hàng ký gửi. Tính toán được chính xác hơn kết quả lỗ lãi cho từng loại vật tư , cho từng bộ phận kinh doanh để cung cấp thông tin cho quản lý và kinh doanh. 3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty 3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng Côn tác quản lý bán hàng tuy đã có sự tập chung và phân cấp rõ ràng song chưa thực sự đảm bảo được các yếu tốt thống nhất và hiệu quả. Do vậy cần phải tối ưu bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể và chi tiết cho từng phòng ban. Để việc quản lý bán hàng tốt việc chỉnh sửa và nâng cấp các thủ tục quy trình xuất nhập hàng hóa cũng cần xem xét và triển khai kịp thời đảm bảo tính logic và hiệu quả tốt nhất. 3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Theo em, Công ty nên mở thêm tài khoản 6322 “ Giá vốn dịch vụ “ để phân biệt được thực chất là lãi gộp của dịch vụ. Giá vốn của dịch vụ là lương trả cho nhân viên viết phần mềm, nhân viên sửa chữa hay thuê ngoài.... Do đó cuối tháng mới xác định được chính xác lãi gộp và có thể so sánh , phân tích với loại hình kinh doanh khác. Khi cung cấp nguyên vật liệu cho nhân viên bộ phận phần mềm, dịch vụ sửa chữa....kế toán ghi: Nợ TK 6322 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” Có TK liên quan. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 6322 và sổ chi tiết tài khoản 5113 để xác định lãi gộp bộ phận này tránh trường hợp cho sang tài khoản 641 và TK642 không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ. Xác định kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng hoá: Hiện nay kế toán công ty chỉ xác định kết quả kinh doanh chung cho tất cả các hàng hoá, cho tất cả các bộ phận mà chưa xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng loại hàng : hàng hoá thông thường và hàng ký gửi, từng bộ phận như bán lẻ, bán buôn và dịch vụ. Kết quả cuối cùng của từng nhóm hàng hoá sẽ được xác định theo công thức: Số tiền lãi (lỗ) Doanh thu thuần từng nhóm hàng hóa Giá vốn hàng bán từng nhóm hàng hóa CPBH (CPQLDN) Phân bổ cho từng nhóm hàng hóa CPBH (CPQLDN) Phân bổ cho từng nhóm = - - - Xác định doanh thu thuần : Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng bán bị trả lại (Do ở Công ty chỉ có một khoản giảm trừ duy nhất là hàng bán bị trả lại). Căn cứ vào số lượng xuất bán của từng loại hàng hoá trên hoá đơn và giá bán của từng loại hàng hoá để tính ra doanh thu bán hàng của từng mặt hàng và từ đó tính ra doanh thu của từng nhóm hàng hoá. 3.2.3 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng Phân tích tình hình kết quả hoạt động bán hàng Theo tôi tại Công ty Cổ phần VIETBARON mới chỉ phân tích tình hình kinh doanh phục vụ cho hội đồng quản trị chứ chưa có thông tin phục vụ cho kinh doanh phát triển như : Về tỷ lệ lãi của doanh thu cung cấp dịch vụ : phần mềm, sửa chữa, bảo trì so với bán hàng hoá thông thường. Do đó cung cấp thông tin cho khách hàng toàn bộ những dịch vụ của mình sẽ nâng cao doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. Mặt khác, phải có sự so sánh về tỷ lệ doanh thu về cơ cấu sản phẩm với thị trường tin học trong nước xem mặt hàng gì có biến động tốt và ngược lại. Ví dụ như tốc độ tăng trưởng của máy tính intel Pentium IV so sánh từng tháng. Về mặt báo cáo kế toán cần lên chi tiết hơn các khoản mục cần quan tâm và theo dõi như : Chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung là biến động ít, doanh thu tháng này thấp là do thị trường hay do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp. Để thấy được rõ tình hình tài chính của một kỳ kế toán phải lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sau. Hàng tháng kế toán `phải lên báo cáo chi tiết về doanh thu và chi phí của từng bộ phận, lên công nợ của từng bộ phận về bức tranh tài chính hiện tại của doanh nghiệp Mặt khác, phải thấy được chu kỳ của hàng hoá, tiếp cận thị trường để có biện pháp dự trữ hàng hay phải bán lỗ để tránh hàng ứ đọng. Do đó việc tính chi phí dự phòng giảm giá là một yếu tố vô cùng quan trọng do đó phải phân tích được chi phí dự phòng, các chi phí trích trước như chi phí bảo hành, chi phí lãi vay ngân hàng ... Công ty đã có báo cáo những chi phí cố định như : lương, khấu hao, chi phí tiền nhà,.... Như vậy phải thấy được là chi phí này phục vụ cho bộ phận nào và làm cái gì nhưng việc biến các dự kiến đó thành hiện thực thì chi phí thường biến động quá xa. Do chưa xác định được kết quả kinh doanh của từng bộ phận do đó việc phân tích và đánh giá để cung cấp thông tin cho hội đồng quản trị và các bộ phận quản lý bên trong doanh nghiệp chưa sát với thực tế do đó việc xac định kết quả của từng nhóm hàng và từng bộ phận là một điều càn phải làm ngay đối với công ty. KẾT LUẬN Những năm qua cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp đã thực sự phải vận động để tồn tại và đi lên bằng chính thực lực của mình. Nhận thấy được thực tế đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng trong Công ty Cổ phần VIETBARON đã ngày càng được củng cố và hoàn thiện để thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính góp phần đắc lực vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty đã rất chú trọng và quan tâm tới khâu quản lý tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Phòng kế toán và bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của công ty. Trong thời gian tới, với quy mô sản xuất ngày càng mở rộng hy vọng công tác kế toán của công ty sẽ hoàn thiện hơn để đáp ứng yêu cầu quản lý của mình. Nhờ vào sự chỉ đạo và quyết đoán của Ban Giám đốc Công ty cùng với sự hỗ trợ đắc lực từ Phòng kế toán đã giúp công ty vượt qua các khó khăn, dần dần đứng vững và phát triển mạnh mẽ. Công ty đã nhận được nhiều đơn đặt hàng lớn vào cuối năm 2008, đầu năm 2009, thiết lập được nhiều mối quan hệ kinh doanh mới và mở ra nhiều triển vọng phát triển trong thời gian tới. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần VIETBARON, được sự giúp đỡ của Ban Giám đốc công ty và Phòng kế toán em đã hoàn thành Chuyên đề thực tập chuyên ngành: ” Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần VIETBARON”. Do thời gian thực tập ngắn, trình độ còn hạn chế nên bản chuyên đề thực tập không thể tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy cô giáo để bản chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Hà nội, năm 2010 Tài liệu tham khảo I. Hệ thống kế toán doanh nghiệp II. Kế toán tổng hợp và phân tích lập báo cáo tài chính doanh nghiệp 1. Các giáo trình về kế toán và phân tích hoạt động kinh doanh 2. Các luận văn tốt nghiệp về chuyên nghành kế toán 3. Các phương pháp hạch toán thuế GTGT trong các doanh nghiệp