Hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược liệu Trung ương 1

kh¸ lín ®· ¶nh h­ëng ®Õn tæng lîi tøc cña c«ng ty. §Ó qu¶n lý tèt t×nh h×nh tµi chÝnh, hµng n¨m viÖc thanh tra, kiÓm tra tµi chÝnh cña c«ng ty tiÕn hµnh chÆt chÏ bëi c¸c c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn nh­ thanh tra cña c«ng ty d­îc ViÖt Nam, së tµi chÝnh Hµ Néi, c¬ quan thuÕ. §Æc biÖt viÖc qu¶n lý tµi chÝnh hµng ngµy ®­îc thùc hiÖn bëi phßng tµi vô, thanh tra nh©n d©n do ®¹i héi c«ng mh©m viªn chøc bÇu ra. 2.1.2 §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n 2.1.2.1 tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý, xuÊt ph¸t tõ ®iÒu kiÖn vµ tr×nh ®é qu¶n lý, c«ng ty d­îc liÖu TWI tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc tËp trung. Phßng kÕ to¸n ®­îc ®Æt d­íi sù l·nh ®¹o cña gi¸m ®èc c«ng ty vµ toµn bé nh©n viªn kÕ to¸n ®­îc ®Æt d­íi sù l·nh ®¹o cña kÕ to¸n tr­ëng. HiÖn nay phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cã 16 nh©n viªn kÕ to¸n, ®­îc ph©n chia thµnh c¸c nhãm, c¸c tæ. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n c«ng ty d­îc liÖu KÕ to¸n tr­ëng Phã phßng KÕ to¸n ng©n hµng M¸y tÝnh Thñ quü KÕ to¸n thanh to¸n KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ BHXH, TSC§ KÕ to¸n c¸c cöa hµng KÕ to¸n c¸c kho hµng KÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm vµ c«ng nî KÕ to¸n ph©n x­ëng vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm s Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ cung cÊp NhiÖm vô chñ yÕu cña phßng kÕ to¸n cô thÓ cho tõng ng­êi: +Tr­ëng phßng kÕ to¸n( kÕ to¸n tr­ëng) : cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh toµn bé hÖ thèng kÕ to¸n ®ang vËn hµnh t¹i ®¬n vÞ, cã chøc n¨ng tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng ty. + Phã phßng: lµm nhiÖm vô tæng hîp tõ b¶ng kª, nhËt ký, lªn sæ c¸i hµng quý, hµng n¨m lªn b¸o c¸o quyÕt to¸n. Ngoµi ra cßn thay nhiÖm vô cña tr­ëng phßng khi tr­ëng phßng ®i v¾ng. + KÕ to¸n c¸c kho hµng: v× nhiÖm vô cña c«ng ty bu«n b¸n lµ chñ yÕu do vËy mµ nguyªn liÖu chÝnh khi tiªu thô, khi dïng vµo s¶n xuÊt tuú tõng ®èi t­îng sö dông mµ h¹ch to¸n cô thÓ vµo c¸c b¶ng kª, nhËt ký chung, sæ c¸i. + KÕ to¸n TSC§, tiÒn l­¬ng, BHXH: hµng th¸ng cã nhiÖm vô tæng hîp ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng sö dông, lªn b¶ng kª sè 4, vµo nhËt ký sæ c¸i cho phï hîp. + KÕ to¸n c¸c cöa hµng: lµm nhiÖm vô tæng hîp trªn c¸c ho¸ ®¬n nhËp vµ xuÊt b¸n hµng, mçi th¸ng kiÓm kª mét lÇn vµo ngµy cuèi th¸ng, lªn b¶ng kª, nhËt ký chung, sæ c¸i. + KÕ to¸n thanh to¸n ng©n hµng: hµng ngµy cã nhiÖm vô giao dÞch víi ng©n hµng: ng©n hµng c«ng th­¬ng, ng©n hµng ngo¹i th­¬ng... C¨n cø vµo c¸c uû nhiÖm chi, sÐc chuyÓn kho¶n, sÐc lÜnh tiÒn mÆt, kÕ to¸n lªn b¶ng kª sè 2, lªn nhËt ký chung cho c¸c tµi kho¶n 112,311... + KÕ to¸n thanh to¸n: hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc, c¸c ho¸ ®¬n nhËp hµng, ho¸ ®¬n b¸n hµng ®Ó viÕt phiÕu thu, phiÕu chi, cuèi th¸ng céng sæ, lªn b¶ng kª sè 1, nhËt ký chung cho tµi kho¶n 111. + Thñ quü: lµm nhiÖm vô thu chi tiÒn mÆt khi cã phiÕu thu, chi. Ngoµi ra cßn ph¶i ®i ng©n hµng nép vµ rót tiÒn. + KÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm vµ theo dâi c«ng nî: c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vµ c¸c ho¸ ®¬n nhËp, xuÊt b¸n, kÕ to¸n cã nhiÖm vô theo dâi chi tiÕt c¸c c«ng nî ®èi víi tõng kh¸ch hµng tr¸nh sù nhÇm lÉn. + Ngoµi c¸c nh©n viªn cña c¸c bé phËn, cßn c¸c nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch c¸c ph©n x­ëng, trùc thuéc phßng tµi vô. C¸c nh©n viªn kÕ to¸n nµy cã nhiÖm vô trùc tiÕp tËp hîp chi phÝ ph¸t sinh cña ph©n x­ëng, ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm tÝnh gi¸ thµnh c«ng x­ëng ®èi víi tõng lo¹i s¶n phÈm, ph©n tÝch ho¹t ®éng cña ph©n x­ëng. TÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®Òu ®­îc ghi chÐp, ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, ®óng ®èi t­îng vµ theo tr×nh tù thêi gian. HiÖn nay, c«ng ty ®· trang bÞ hÖ thèng m¸y tÝnh cho phßng kÕ to¸n, mçi nh©n viªn ®­îc sö dông riªng mét m¸y ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin mét c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c. 2.1.2.2 H×nh thøc vµ ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI C«ng ty d­îc liÖu TWI lµ c«ng ty cã quy m« c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t­¬ng ®èi lín vµ phøc t¹p. Do vËy nh»m gãp phÇn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n ®¶m b¶o chÝnh x¸c tuyÖt ®èi, nhanh gän, th«ng tin kÞp thêi dÔ hiÓu. C«ng ty ®· ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n sau: -Niªn ®é kÕ to¸n hµng n¨m tõ ngµy 01/01 ®Õn ngµy 31/12 - §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp kÕ to¸n: ®ång ViÖt Nam - H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông: nhËt ký chung - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh + Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh: gi¸ vèn mua vµo + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng tån kho: theo ph­¬ng ph¸p gi¸ ®Ých danh + Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn - Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¸c kho¶n dù phßng, t×nh h×nh trÝch lËp vµ hoµn nhËp dù phßng: theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc Tr×nh tù kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chung ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å: Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ NhËt ký chung B¶ng kª Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy ................... §èi chiÕu kiÓm tra Ghi cuèi th¸ng VÒ viÖc ban hµnh chÕ ®é ph¸t hµnh qu¶n lý, sö dông ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng: C«ng ty sö dông c¸c lo¹i chøng tõ sau- Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc nhËn ®­îc( phiÕu thu, chi, giÊy b¸o nî, c¸c giÊy nhËp xuÊt hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu...). KÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p råi ph©n lo¹i tõng chøng tõ ®Ó ghi vµo b¶ng kª, sæ chi tiÕt liªn quan. - Cuèi th¸ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc kÕ to¸n tÝnh to¸n, kÕt hîp lËp b¶ng ph©n bæ. Tõ c¸c phiÕu thu, chi, giÊy b¸o nî, cã cña ng©n hµng ®· ®­îc vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt, sæ kÕ to¸n tæng hîp. Theo lÜnh vùc ®­îc ph©n c«ng c¸c c¸n bé nh©n viªn lªn c¸c b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ, nhËt ký chung, sæ c¸i. Sau khi nhËt ký chung hoµn thµnh th× chuyÓn ®Õn kÕ to¸n tæng hîp kiÓm tra ®èi chiÕu víi c¸c b¶ng kª tæng hîp chi tiÕt vµ cã nhiÖm vô vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Cuèi mçi quý, dùa vµo c¸c tµi liÖu cã liªn quan kÕ to¸n tr­ëng lËp b¸o c¸o tµi chÝnh vµ lªn kÕ ho¹ch mét sè chØ tiªu cho quý sau. HiÖn nay c«ng ty ®· ®­a hÖ thèng m¸y tÝnh vµo sö dông. Do vËy c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n trë nªn nhanh gän, viÖc qu¶n lý ®­îc chÆt chÏ vµ lµm ®¸ng kÓ khèi l­îng c«ng viÖc 2.2 Thùc tr¹ng kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI 2.2.1 H¹ch to¸n ban ®Çu Trong th¸ng khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, c¸c nh©n viªn kÕ to¸n theo c¸c chøc n¨ng ®· ph©n c«ng thùc hiÖn viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu. Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu lµ tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, quy ®Þnh h­íng dÉn c¸ch ghi chÐp vµo c¸c chøng tõ vµ tæ chøc viÖc lu©n chuyÓn, b¶o qu¶n chøng tõ trong doanh nghiÖp theo quy ®Þnh hiÖn hµnh. ViÖc h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c«ng ty gåm: - X¸c ®Þnh c¸c lo¹i chøng tõ sö dông trong tõng bé phËn, tõng kho hµng, cöa hµng. C¸c chøng tõ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ph¶i ®­îc ghi chÐp, sö dông theo ®óng quy ®Þnh cña bé Tµi ChÝnh. Bªn c¹nh ®ã do c«ng viÖc, mÆt hµng kinh doanh cña c«ng ty cã ®Æc thï riªng biÖt ( kinh doanh thuèc c¸c lo¹i, nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt, chÕ biÕn thuèc, ho¸ nü phÈm...) nªn c«ng ty vµ t¹i c¸c kho hµng, cöa hµng cã thÓ sö dông thªm mét sè chøng tõ lu©n chuyÓn néi bé mµ vÉn kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh chung. -KÕ to¸n tr­ëng h­íng dÉn viÖc ghi chÐp chøng tõ ph¶i ®Çy ®ñ c¶ vÒ néi dung lÉn tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p. - Quy ®Þnh tr×nh tù lu©n chuyÓn c¸c chøng tõ ban ®Çu tõ c¸c bé phËn lªn phßng kÕ to¸n vµ c«ng t¸c b¶o qu¶n l­u tr÷ chøng tõ. ChÊt l­îng cña c«ng t¸c kÕ to¸n( tÝnh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi, râ rµng, ®¶m b¶o tÝnh hîp ph¸p hîp lÖ) ®­îc quyÕt ®Þnh tr­íc hÕt ë chÊt l­îng h¹ch to¸n ban ®Çu. Do ®ã kÕ to¸n kh«ng chØ h­íng dÉn nghiÖp vô ghi chÐp chøng tõ mµ cßn ph¶i t¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra gi¸m s¸t, nh»m ®¶m b¶o c¸c ho¹t kinh tÕ tµi chÝnh ®· ph¶n ¸nh trong chøng tõ ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch vµ c¸c hiÖn t­îng hµnh vi tiªu cùc trong qu¸ tr×nh qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. C«ng ty d­îc liÖu TWI lµ doanh nghiÖp kinh doanh thuéc ®èi t­îng nép thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ. V× vËy ngoµi c¸c chøng tõ sö dông néi bé, c«ng ty sö dông c¸c chøng tõ ho¸ ®¬n do bé tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 855/1988/Q§-BTC ngµy 16/7/1998,: - Ho¸ ®¬n GTGT( ho¸ ®¬n ®á): c¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ ®· ký víi ng­êi b¸n, c«ng ty yªu cÇu ng­êi b¸n giao l¹i ho¸ ®¬n( liªn 2). §©y lµ c¨n cø ®Çu tiªn mang tÝnh chÊt ph¸p lý nhÊt. Trong ®ã ng­êi b¸n cÇn ghi ®Çy ®ñ, ®óng c¸c yÕu tè ®· quy ®Þnh: + Gi¸ b¸n: ch­a cã thuÕ GTGT + ThuÕ suÊt thuÕ GTGT, tiÒn thuÕ GTGT + Tæng gi¸ thanh to¸n( ®· cã thuÕ GTGT) - Ho¸ ®¬n b¸n hµng sö dông trong tr­êng hîp khi c«ng ty mua hµng cña ®¬n vÞ tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp hoÆc kh«ng cã thuÕ GTGT. - B¶ng kª thu mua n«ng s¶n, l©m s¶n, thuû s¶n cña ng­êi trùc tiÕp s¶n xuÊt. - PhiÕu nhËp kho: khi hµng ho¸ ®­îc vËn chuyÓn ®Õn kho cña doanh nghiÖp, bé phËn nghiÖp vô ®èi chiÕu chøng tõ giao hµng cña bªn b¸n. NÕu phï hîp tiÕn hµng kiÓm tra vµ lµm thñ tôc nhËp kho. Thñ kho ký nhËn vµo ho¸ ®¬n GTGT giao tr¶ liªn chøng tõ cña ng­êi b¸n, mét liªn göi bé phËn lµm nghiÖp vô thanh to¸n. Sè liÖu ghi trªn phiÕu nhËp kho ®­îc lÊy tõ ho¸ ®¬n GTGT. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 2 liªn + Mét liªn giao cho kÕ to¸n kho + Mét liªn giao cho kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n lµm c¨n cø ghi sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 Trong tr­êng hîp khi mua hµng ®¬n vÞ thanh to¸n ngay cho ng­êi cung cÊp th× thñ kho ký x¸c nhËn vµo ho¸ ®¬n, sau ®ã chuyÓn lªn cho kÕ to¸n thanh to¸n, kÕ to¸n viÕt phiÕu chi, ký duyÖt vµ chuyÓn lªn cho thñ quü rót tiÒn ®Ó tr¶ cho ng­êi b¸n. - B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, chøng tõ mua hµng ho¸, dÞch vô, kÕ to¸n ghi ngay sè thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ theo tõng ho¸ ®¬n vµo b¶ng kª . - §èi víi nghiÖp vô mua hµng tõ n­íc ngoµi( nhËp khÈu hµng ho¸). Sau khi hoµn tÊt bé chøng tõ nhËp khÈu theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh vµ thñ tôc ®· ký. Doanh nghiÖp theo dâi qu¸ tr×nh vËn chuyÓn hµng, thñ tôc nhËp hµng, giao nhËn hµng lµm thñ tôc h¶i quan hîp ph¸p hîp lÖ. Tæ chøc ®­a hµng vÒ kho cña c«ng ty, kiÓm tra lµm thñ tôc nhËp kho, lªn phiÕu nhËp kho, c¸c b¶ng kª t­¬ng øng. Bé chøng tõ mua hµng trong th¸ng PhiÕu nhËp kho §¬n vÞ: ………. M· sè: 01-VT §Þa chØ:………. Theo Q§: 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi ChÝnh Nî: ……… sè: ……….. Cã: ……… C«ng ty D­îc LiÖu ngµy…….th¸ng…….n¨m……… Km 6 - §­êng Gi¶i Phãng - Hä, tªn ng­êi giao hµng:………… - Theo……..sè……….ngµy………th¸ng……..n¨m200……cña…….. CTy D­îc VTYT L¹ng S¬n C/N HN NhËp t¹i kho: ………………. STT Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (s¶n phÈm hµng ho¸) MM· sè §§¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1. Fuldol NTT èng 12000 476100 57132000 Tæng 57132000 ThuÕ GTGT 2856600 Céng: 59988600 Céng thµnh tiÒn ( viÕt b»ng ch÷) : n¨m chÝn triÖu chÝn tr¨m t¸m t¸m ngh×n s¸u tr¨m ®ång NhËp: ngµy………th¸ng………n¨m200….. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho ( Ký, hä tªn) ( Ký, hä tªn) ( Ký, hä tªn) ( Ký, hä tªn) Ho¸ ®¬n ( GTGT) MÉu sè: 01GTKT- 3LL Liªn 2 : ( Giao kh¸ch hµng ) 02-B Ngµy………..th¸ng………n¨m……. EC 083563 §¬n vÞ b¸n hµng: ………………………………………….. §Þa chØ: ……………………………Sè tµi kho¶n…………. §iÖn tho¹i: ………………………..MS………………….. . Hä tªn ng­êi mua hµng: …………………………………… §¬n vÞ: …………………………….C«ng ty D­îc LiÖu TWI §Þa chØ: ……………………………Sè tµi kho¶n…………… H×nh thøc thanh to¸n: ……………..MS 0100108430 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1*2 1 Fuldol NTT èng 12000 476100 57132000 Céng tiÒn hµng: 57132000 ThuÕ suÊt GTGT 5% tiÒn thuÕ GTGT 2856600 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 59988600 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: n¨m chÝn triÖu chÝn tr¨m t¸m t¸m ngh×n s¸u tr¨m ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( Ký, ghi râ hä tªn) ( Ký, ghi râ hä tªn) ( Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) §¬n vÞ: ……. PhiÕu nhËp kho M· sè: 01- VT §Þa chØ: ……. Theo Q§: 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi ChÝnh Nî: ………..sè……………. Cã: ……………… C«ng ty D­îc LiÖu TWI: ngµy……th¸ng……n¨m 200….. Km 6- §­êng Gi¶i Phãng - Hä, tªn ng­êi giao hµng: TENAMYD CANADA - Theo: …….sè……..ngµy…….th¸ng…….n¨m 200…….cña……….. STT Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ ( s¶n phÈm hµng) MM· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1. Elastic first aid with acrynol Hép 20000 0.85 17000 USD Tû gi¸ h¹ch to¸n 15570 Tû gi¸ thùc tÕ 15363 Tæng 17000 ThuÕ GTGT 1700 Céng: 18700 Céng thµnh tiÒn ( viÕt b»ng ch÷): NhËp: ngµy……..th¸ng………n¨m 200…. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (Ký, hä tªn) ( Ký, hä tªn) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn) Commercial invoice (orriginal) Seller: societe immo asie INVOICE NO: SSP-0212121 (TENAMYD CANADA) DATE: DECEMBER 12, 2002 C/O: 1301 BANK OF AMERICA TOWER, 12 L/C NO: 126 LCK 200200370 HARCOURT ROAD, CEATRAL HONG KONG DATE: NOVEMBER 14, 2002 CONSIGNEL BUYER( IF OTHER THAN TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) MEDIPLANTEX NOTIFY: MEDIPLANTEX HA NOI 358 HA NOI THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES DEBARTURE DATE CONTRACT NO: 15802 DECEMBER 15,2002 KALTENAMYD CANADA VESSE IL FLIGHT FROM DATE: OCTOBER 16, 2002 BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA TO: HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HOCHI MINH CITY ELASTIC PORT, VIET NAM FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE BOX OF 100 STRIPS BOX USD STRIP OF 72 MM X 18 MM 20,000 0.85 TOTAL: 100CARTONS TOTAL: CIF HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM USD 17 000 000 PACKING EXPORT STANDARD PARKING, SAFR FOR TRANSPORTATION BY SEA LABEL: MNF: SINSIN PHARMA DIST: TENAMYD CANADA LEAFLET INFORMATION MUST BE PRINTED IN VIETNAMESE AND ENGLISH STICKER BEARING THE IMPORTER IS NAME AND ADDRESS MUST BE PASTED ON THE LABEL OF EACH BOX OF GOODS ME DIPLANTEX HA NOI GOODS NAME: ELASTIC FIRST AID BANDAGE BATCH NO: 3216 SIGNED BY CARTON NO: 1-100 SOCIETE IMMO ASIE EXP DATE : 11/2007 (TENAMYD CANADA) MADE IN KOREA Qu¸ tr×nh thanh to¸n tiÒn hµng cña c«ng ty ®­îc thùc hiÖn nh­ sau - Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt - Thanh to¸n qua ng©n hµng kh«ng dïng tiÒn mÆt + Thanh to¸n b»ng sÐc chuyÓn kho¶n + Thanh to¸n b»ng h×nh thøc uû nhiÖm chi C¸c chøng tõ ban ®Çu ®¬n vÞ th­êng dïng ®Ó thanh to¸n - PhiÕu chi tiÒn mÆt - giÊy uû nhiÖm chi - SÐc chuyÓn kho¶n - LÖnh chuyÓn tiÒn Mét sè chøng tõ th­êng dïng ®Ó thùc hiÖn viÖc thanh to¸n Ng©n hµng c«ng th­¬ng viÖt nam Chi nh¸nh: nhct khu vùc ®èng ®a SÐc By 040443 Yªu cÇu tr¶ cho: CTY D­îc VTYT L¹ng S¬n Sè CMT cÊp ngµy n¬i cÊp PhÇn dµnh cho NH ghi TK Nî…………… TK Cã……………. §Þa chØ: sè 8 Ngäc Kh¸nh Hµ Néi Sè hiÖu TK Sè tiÒn ( b»ng ch÷): m­êi triÖu hai tr¨m T¸m m­¬i ngh×n ®ång Ng­êi ph¸t hµnh: CTY D­îc LiÖu TWI §Þa chØ: Km 6- Gi¶i Phãng Hµ Néi Sè hiÖu TK B¶o chi Ngµy…th¸ng…n¨m ( Ký tªn, ®ãng dÊu) Ngµy 5 th¸ng 7 n¨m 2002 DÊu KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ph¸t hµnh C«ng ty DL TWI Sè 111C / 02 / 015 PhiÕu chi Km 6- §­êng Gi¶i Phãng Ngµy 8- 6- 2002 TK ghi nî: 3316 VQ Sè tiÒn 7500000 Ng­êi nhËn: TrÇn V¨n Nam §Þa chØ: 86 Tr­¬ng §Þnh- Hµ Néi VÒ kho¶n: Thanh to¸n tiÒn hµng Sè tiÒn: 7500000 B»ng ch÷: B¶y triÖu n¨m tr¨m ngh×n ®ång KÌm theo chøng tõ gèc NhËn ngµy 8-6-2002 Thñ tr­ëng KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n Thñ quü 2.2.2 VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp 2.2.2.1 Tµi kho¶n sö dông Sau qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ban ®Çu víi viÖc thùc hiÖn nghiªm ngÆt c¸c tr×nh tù nghiÖp vô vµ thñ tôc chøng tõ, ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c giao nhËn ®­îc tèt vµ tæ chøc viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô nµy vµo c¸c tµi kho¶n liªn quan cho phï hîp vãi yªu cÇu theo dâi, kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. Cã vËn dông ®­îc c¸c tµi kho¶n hîp lý th× hiÖu qu¶ c«ng viÖc kÕ to¸n míi cao. §èi víi kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng c«ng ty ®· lùa chän sö dông c¸c tµi kho¶n sau: + Tµi kho¶n 156- Hµng ho¸ Theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n c«ng ty sö dông tµi kho¶n ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i hµng ho¸. TK 156 cã 2 TK cÊp 2 - TK 1561- Gi¸ mua hµng ho¸ Trong kú khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô mua hµng, ph¸t sinh c¸c lo¹i hµng ho¸ mua vµo nhËp kho, hµng ho¸ ®· b¸n nh­ng bÞ tr¶ l¹i, hµng thõa khi kiÓm kª, hµng nhËp khÈu ( ®· cã thuÕ nhËp khÈu hoÆc thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt nÕu cã) ®Òu ®­îc tËp hîp vµo bªn nî cña TK 1561. TK 1561 chØ tËp hîp trÞ gi¸ mua cña hµng ho¸ mua vµo kh«ng bao gåm thuÕ GTGT ®Çu vµo - TK 1562- Chi phÝ thu mua Khi mua hµng, nÕu ph¸t sinh chi phÝ( vÒ vËn chuyÓn, bèc xÕp) sÏ ®­îc tËp hîp vµo bªn nî cña TK 1562. Cuèi kú c¨n cø vµo c¸c b¶ng ph©n bæ, kÕ to¸n tÝnh vµ ph©n bæ chi phÝ cho hµng tiªu thô( tÝnh vµo gi¸ vèn) . C¸c lo¹i chi phÝ nµy kh«ng bao gåm thuÕ GTGT. + Tµi kho¶n 133- ThuÕ GTGT d­îc khÊu trõ C«ng ty sö dông tµi kho¶n 133 ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, ®· khÊu trõ vµ cßn ®­îc khÊu trõ. §Ó tiÖn lîi cho qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, tÝnh to¸n thuÕ GTGT ®­îc chÆt chÏ, chÝnh x¸c, phï hîp víi t×nh h×nh hiÖn t¹i cña c«ng ty, tµi kho¶n 133 ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt - TK 1331: Ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña hµng ho¸ dÞch vô - TK 1332: Ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña TSC§ - TK 1333: Ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu Trong kú khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô mua hµng cã thuÕ GTGT, sè thuÕ GTGT sÏ d­îc tËp hîp bªn nî cña c¸c tµi kho¶n 1331, TK 1332, TK 1333 mét c¸ch phï hîp. + TK 331- Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n C«ng ty lµ mét ®Çu mèi giao l­u bu«n b¸n víi nhiÒu c¸c c«ng ty, xÝ nghiÖp, cöa hµng trªn toµn quèc vµ n­íc ngoµi. ChÝnh v× vËy c¸c nhµ cung cÊp cña c«ng ty lµ rÊt lín vµ phøc t¹p. §Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch râ rµng, chÝnh x¸c vµ ®Ó theo dâi c«ng nî chÆt chÏ h¬n, c«ng ty ®· ph©n TK 331 thµnh c¸c TK cÊp 2 sau: - TK 3311: Ph¶n ¸nh quan hÖ cung cÊp ®èi víi c¸c xÝ nghiÖp liªn hiÖp. ( VD: XÝ nghiÖp liªn hiÖp HËu Giang) - TK 3312: Ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh thanh to¸n víi c¸c c«ng ty ( VD: C«ng ty D­îc VTYT L¹ng S¬n) - TK 3313: Theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi c¸c xÝ nghiÖp. ( VD: XÝ nghiÖp D­îc LiÖu TW2) - TK 3314: Theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi c¸c hiÖu thuèc ë c¸c tØnh, thµnh phè trong khu vùc. - TK 3315: Theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi c¸c cöa hµng b¸n lÎ. ( VD: C¸c cöa hµng vËt t­ ho¸ chÊt, c¬ së s¶n xuÊt ®«ng d­îc) - TK 3316: Theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi c¸c c¸ nh©n. Do ®Æc thï cña c«ng ty lµ thu mua c¸c nguyªn liÖu ®«ng nam d­îc vÒ ®Ó chÕ thuèc Nam- B¾c ( nh©n trÇn, hoa hoÌ, quÕ…) t¹i c¸c hé n«ng d©n, hîp t¸c x·.§©y lµ nh÷ng s¶n phÈm n«g nghiÖp vµ viÖc thu mua nµy còng diÔn ra th­êng xuyªn. ChÝnh v× vËy c«ng ty më riªng tµi kho¶n 3316 ®Ó theo dâi. - TK 3317: Theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi c¸c h·ng n­íc ngoµi. Kh«ng chØ kinh doanh trong n­íc, c«ng ty th«ng th­¬ng víi c¸c h·ng n­íc ngoµi. V× vËy c«ng ty më TK 3317 vµ chi tiÕt cho tõng h·ng ®Ó tiÖn viÖc theo dâi h¬n. Trªn TK 3317 c«ng ty theo dâi cho c¶ ngo¹i tÖ vµ néi tÖ. §Ó thanh to¸n tiÒn hµng c«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n sau: + TK 111- TiÒn mÆt Ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi, tån quü cña c«ng ty. Khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn tiÒn mÆt ®Òu ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 111 nh­ng chi tiÕt nh­ sau: TK 1111: TiÒn ViÖt Nam TK 1112: TiÒn ngo¹i tÖ + Tµi kho¶n 112- TiÒn göi ng©n hµng Ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c kho¶n tiÒn göi cña c«ng ty. C«ng ty sö dông 2 TK cÊp 2: TK 1121- TiÒn göi lµ tiÒn ViÖt Nam TK 1122- TiÒn göi lµ tiÒn n­íc ngoµi C«ng ty d­îc liÖu TWI lµ c«ng ty lín ®­îc nhµ n­íc cÊp vèn. Nh­ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, c«ng ty th­êng xuyªn thiÕu vèn. V× vËy c«ng ty ph¶i vay vèn ng©n hµng ®Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ty sö dông TK 311. + TK 311- Vay ng¾n h¹n TK nµy cã 2 tµi kho¶n cÊp 2: TK 3111- §èi víi vay ng¾n h¹n lµ tiÒn ViÖt Nam TK 3112- TiÒn vay ngo¹i tÖ dïng ®Ó thanh to¸n trong tr­êng hîp xuÊt nhËp khÈu. Ngoµi ra trong nghiÖp vô mua hµng tõ n­íc ngoµi ( nhËp khÈu) kÕ to¸n sö dông nh÷ng tµi kho¶n sau: - ViÖc h¹ch to¸n hµng mua, chi phÝ thu mua vÉn trªn TK 156 ( chi tiÕt TK 1561,1562) nnh­ng trªn TK 1561- gi¸ mua hµng ho¸ ph¶i cã c¶ thuÕ nhËp khÈu ( thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt nÕu cã). - TK 333 ( chi tiÕt 3333) h¹ch to¸n thuÕ xuÊt nhËp khÈu. - TK 333 ( chi tiÕt 33312) h¹ch to¸n thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu. Trong qu¸ tr×nh mua hµng tõ n­íc ngoµi c«ng ty ph¶i sö dông ngo¹i tÖ ®Ó mua hµng v× vËy ph¶i sö dông: + TK 413- Chªnh lÖch tû gi¸ ngo¹i tÖ. + TK 007- ngo¹i tÖ cÊp lo¹i. 2.2.2.2 Tr×nh tù h¹ch to¸n + §èi víi hµng mua trong n­íc: Nh©n viªn phßng kinh doanh trùc tiÕp ®Õn tËn n¬i mua hµng. Chøng tõ trong tr­êng hîp nµy lµ ho¸ ®¬n GTGT do ng­êi b¸n lËp. Hµng ho¸ ®­îc vËn chuyÓn vÒ kho cña c«ng ty. T¹i kho thñ kho kiÓm nhËn hµng ho¸ tr­íc khi nhËp kho, ®ång thêi ghi vµo thÎ kho. Thñ kho chØ ghi sè l­îng thùc nhËp vµo phiÕu nhËp kho ( c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT). Sau ®ã phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n GTGT ®­îc chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n l­u phiÕu nhËp kho vµ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ®Ó ph¶n ¸nh mÆt gi¸ trÞ hµng ho¸ vµo c¸c sæ. §Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô mua hµng kÕ to¸n h¹ch to¸n ban ®Çu nh­ sau: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi: Nî TK 1561: 57 132 000 Nî TK 1331: 2 856 600 Cã TK 331: 59 988 600 KÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo m¸y, m¸y tù ®éng chuyÓn c¸c sè liÖu ®ã ®Õn c¸c sæ: - Sæ kª c«ng nî chi tiÕt TK 3312 LS - B¶ng kª sè 4 C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu nhËp kho cña bao b× kÕ to¸n ghi Nî TK 1532: 1 969 100 Nî TK 1331: 60 900 Cã TK 331: 2 030 000 Sè liÖu ®­îc tËp hîp vµo c¸c sæ: - Sæ kª c«ng nî chi tiÕt TK 3316 - B¶ng kª sè 4 + §èi víi hµng nhËp khÈu: c«ng ty ký hîp ®ång ngo¹i th­¬ng víi c¸c nhµ xuÊt khÈu n­íc ngoµi. Trong hîp ®ång cã c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh vÒ sè l­îng, quy c¸ch, chñng lo¹i, gi¸ c¶ hµng ho¸ nhËp khÈu, ph­¬ng thøc thanh to¸n…Khi nhËn ®­îc th«ng b¸o b»ng fax cña bªn n­íc ngoµi, c«ng ty tiÕn hµnh lµm thñ tôc më tê khai h¶i quan ( tr­íc khi më tê khai h¶i quan yªu cÇu ph¶i cã invoice, parking list , C/O gèc, c¸c giÊy tê cÇn thiÕt vÒ l« hµng ®ã). Sau khi lµm xong tê khai h¶i quan, ®¹i diÖn c«ng ty cÇm bé chøng tõ cña l« hµng ®ã ®Õn h¶i quan cöa khÈu ( c¶ng) më tê khai nhËn hµng. H¶i quan t¹i cöa khÈu ( c¶ng) ®ã tù kiÓm ho¸ theo invoice, parking list vµ x¸c nhËn vµo tê khai hµng nhËp khÈu. Hµng sau khi kiÓm ho¸ xong cã thÓ giao ngay cho bªn thø ba hoÆc chuyÓn vÒ nhËp kho. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi Nî TK 156 Hµng + thuÕ nhËp khÈu Cã TK 331 Nî TK 1331 VAT cña hµng nhËp khÈu Cã TK 33312 Khi nép thuÕ nhËp khÈu cho h¶i quan Nî TK 3333 CãTK 121 Vµ lóc ®ã ghi Nî TK 331 Cã TK 3333 * VÒ qu¸ tr×nh thanh to¸n: C¨n cø vµo b¶ng kª nép sÐc, giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, kÕ to¸n thanh to¸n ghi Nî TK 331 : 10 280 000 Cã TK 112 : 10 280 000 Sè liÖu ®­îc chuyÓn vµo c¸c sæ: - Sæ nnh¹t ký chung TK 112 - Sæ kª c«ng nî chi tiÕt TK 3312 LS C¨n cø vµo phiÕu chi sè 111C/02/05 kÕ to¸n thanh to¸n ghi Nî TK 331 : 7 500 000 Cã TK 111 : 7 500 000 Sè liÖu vµo m¸y vµ tù ®éng chuyÓn ®Õn - Sæ kª c«ng nî chi tiÕt TK 3316 - Sæ nhËt ký chung TK 111 Cuèi th¸ng c¸c sè liÖu tõ c¸c sæ kª c«ng nî chi tiÕt TK 3312 LS Sæ kª c«ng nî chi tiÕt TK 3316 ®­îc tËp hîp vµo sæ kª c«ng nî tæng hîp TK 331 Sè liÖu tõ sæ nhËt ký chung TK 156 chuyÓn vÒ sæ c¸i TK 156 Sè liÖu tõ sæ nhËt ký chung TK 331 chuyÓn vÒ sæ c¸i TK 331 + Tr×nh tù h¹ch to¸n: S¬ ®å h¹ch to¸n TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331 Gi¸ mua hµng ho¸ nhËp kho Hµng gi¶m gi¸, tr¶ l¹i ng­êi b¸n Chi phÝ thu mua TK 1331 ThuÕ GTGT ®Çu vµo TK 338 TK 138,334,635 Hµng ho¸ thõa ph¸t hiÖn khi Hµng ho¸ thiÕu ph¸t hiÖn khi kiÓm kª kiÓm kª 2.2.2.3 Sæ s¸ch kÕ to¸n C¸c mÉu sæ, sè liÖu ®­îc thÓ hiÖn d­íi ®©y: C«ng ty D­îc liÖu TW1 Phßng kÕ to¸n Sæ chi tiÕt c«ng nî CTDVTYT L¹ng S¬n Tµi kho¶n: 3312 LS Tõ ngµy 01-05-2002 ®Õn ngµy 31- 05 - 2002 Sè Seri D­ ®Çu: Sè chøng tõ Sè hãa ®¬n Ngµy thanh to¸n DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn TiÒn VAT Tæng tiÒn nî Tæng tiÒn cã + Ngµy 07-05-2002 155A/42/1 155A/47/1 02-B CV056990 02-B CV056992 07-05-2002 07-05-2002 Cty D­îc VTYT L¹ng S¬n Cty D­îc VTYT L¹ng S¬n 1561003 1561004 57 132 000 3 000 000 2 856 600 150 000 59 988 600 3 150 000 + Ngµy 13-05-2002 155A/73/1 02-B CV056998 13-05-2002 Cty D­îc VTYT L¹ng S¬n 1561017 142 840 000 7 142 000 149 982 000 + Ngµy 22-05-2002 111C/02/018 22-05-2002 CTy VTYT L¹ng S¬n 1111000 168 130 200 168 130 200 + Ngµy 23-05-2002 155A/197/1 02-B EC083563 23-05-2002 Cty D­îc VTYT L¹ng S¬n 1561003 14 284 000 Sè ph¸t sinh 168 130 200 213 120 600 D­ cuèi ( cã) Ngµy th¸ng n¨m LËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n B¶ng kª sè 4 Kho §«ng Tõ 01-05-2002 §Õn 31-05-2002 Tån ®Çu: Tªn tµi kho¶n Sè tiÒn ( ghi nî 156 ) Sè tiÒn ( ghi cã 156 ) + 1561003 Gi¸ mua hµng ho¸ kho §«ng 189 640 - 1561004 Gi¸ mua hµng ho¸ H¶i ( Cao ®¬n ) 20 196 676 - 1561010 Gi¸ mua hµng ho¸ c/hg B¸i 2 479 843 - 1561011 Gi¸ mua hµng ho¸ c/hg Phi Nga 4 580 681 - 1561014 Gi¸ mua hµng ho¸ c/hg HuÕ 3 077 510 - 331 Thanh to¸n víi ng­êi b¸n 829 044 651 - 6302003 GV hµng b¸n kho §«ng 1 296 277 2 323 593 219 - 6412014 PKD- T/ truyÒn, Q/ c¸o, G/ thiÖu sp 3 910 098 + 1561005 Gi¸ mua hµng ho¸ YÕn ( KSTP ) - 1561003 Gi¸ mua hµng ho¸ kho §«ng 1 335 268 374 + 1561006 Gi¸ mua hµng ho¸ kho T¹m - 1561003 Gi¸ mua hµng ho¸ kho §«ng 765 165 237 Tæng c«ng : Tån cuèi : Ng­êi lËp Ký duyÖt C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ c¸i tµi kho¶n ( 3310000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ) Tõ ngµy 001-05-2002 §Õn ngµy 31-05-2002 Sè ®Çu kú : 16 361 833 298 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn Sè d­ Sè phiÕu Ngµy TiÒn cã TiÒn nî TiÒn nî TiÒn cã 111C-01/341 111C-01/342 111C-01/343 5112-01/H03 5111-01/H01 151A-15VTB 155A-275/1 29-05-2002 29-05-2002 29-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 TTTM D­îc mü phÈm TTPN CTCPDP QuËn 10TT tiÒn hµng Nhµ thuèc 55A QTGTT tiÒn TTTMD- MP bï trõ pn XNDPTW3 bï trõ tiÒn hµng CTY TNHHTM Ngäc DiÖp VAT CTY cæ phÇn TRAPHACO Tæng 1111000 1111000 1111000 12 882 240 11 550 000 4 800 000 16 348 951 058 16 337 401 058 16 332 601 058 Céng: 1311111 29 232 240 8 886 438 16 332 601 058 Céng: 1311421 8 886 438 7 582 340 16 323 714 620 16 316 132 280 Céng: 1331100 7 582 340 23 810 16 316 132 280 16 316 156 090 Céng: 1561004 13 810 476200 16 316 156 090 16 316 632 290 Céng: 476200 16 316 632 290 16 316 632 290 Sè cuèi kú: 16 316 632 290 Ngµy…….th¸ng………n¨m…….. Ký duyÖt Ng­êi lËp biÓu C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ nhËt ký chung ( 1561 Gi¸ mua HH c/hg huÕ ) Tõ ngµy 01-05-2002 §Õn ngµy 31-05-2002 TK ®èi øng DiÔn gi¶i TiÒn nî TiÒn cã §Çu kú 22 945 048 1561003 Gi¸ mua hµng ho¸ kho §«ng 4 580 681 1561004 Gi¸ mua hµng ho¸ kho H¶i ( cao ®¬n ) 8 735 050 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 10 000 9 519 511 Tæng 13 325 731 9 519 511 D­ nî cuèi kú 26 751 304 Ngµy……..th¸ng……..n¨m……. Ký duyÖt Ng­êi lËp biÓu C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ c¸i tµi kho¶n 1561014 Gi¸ mua HH c/hg HuÕ Tõ ngµy : 01-05-2002 §Õn ngµy 31-05-2002 Sè ®Çu kú nî : 22 945 084 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn Sè d­ Sè phiÕu Ngµy TiÒn nî TiÒn cã TiÒn nî TiÒn cã 156A-T1/1 156A-T2/1 156A-T/6 156A-H12/1 156A-H13/1 156A-H16/1 156A-H29/1 155A-01/01§C 251C-01/01 HuÕ 251C-02/01 HuÕ 20-05-2002 20-05-2002 27-05-2002 11-07-2002 11-05-2002 14-05-2002 24-05-2002 30-05-2002 30-05-2002 31-05-2002 C/hg HuÕ b¸n lÎ C/hg HuÕ b¸n lÎ C/hg HuÕ b¸n lÎ C/hg HuÕ b¸n lÎ C/hg HuÕ b¸n lÎ C/hg HuÕ b¸n lÎ C/hg HuÕ b¸n lÎ CH Hµ nhËp §C XuÊt b¸n lÎ XuÊt b¸n lÎ Tæng 1561003 1561003 1561003 726 456 2 469 733 1 384 492 23 671 540 26 141 273 27 525 765 Céng: 1561004 1561004 1561004 1561004 4 580 681 2 140 595 1 681 811 682 303 1 381 235 27 525 765 29 666 360 31 348 171 32 030 474 33 411 709 Céng: 6322014 6322014 6322014 5 686 944 10 000 1 155 614 1 079 102 33 411 709 33 421 709 32 266 095 31 166 993 Céng: 10 000 2 234 716 31 166 993 10 272 625 2 234 716 31 166 993 Sè cuèi kú: Ngµy……th¸ng…….n¨m 2002 Ký duyÖt Ng­êi lËp biÓu C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ kª c«ng nî tæng hîp Tµi kho¶n : 3310000 Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Tõ ngµy: 01-05-2002 §Õn ngµy 31-05-2002 D­ ®Çu : 24 985 279 726 DiÔn gi¶i D­ cuèi nî D­ cuèi cã XNLHD HËu Giang CT ¸ Phi ViÖt TÝn CTTNHHDP B×nh Minh CTDP B¾c Ninh CTVTYT B×nh Ph­íc CTTNHH Minh Ngäc CT D­îc Ninh B×nh CT §«ng d­îc Phóc H­ng CT D­îc PhÈm TW HuÕ (HµngCND) CTDPTW3 §µ N½ng CTTNHH ViÖt Hµ TTTh­¬ng M¹i DP Mü phÈm Häc viÖn Qu©n Y H·ng CADILA ( Ên ®é) X­ëng ho¸ d­îc Mü §×nh CTTNHHTM ViÖt H¶i CT D­îc phÈm Nam Hµ CTTMTBYT Minh Thanh CTTNHHXNKTBVT H¶i Hoµng 21 135 040 174 021 409 443 750 2 468 740 115 408 920 432 145 16 172 782 89 903 037 34 775 120 79 777 005 52 320 726 828 345 627 4 137 886 68 250 000 189 453 849 101 762 220 11 545 182 49 637 114 3 738 000 D­ cuèi : Ngµy…….th¸ng…….n¨m X¸c nhËn cña kh¸ch hµng KÕ to¸n theo dâi c«ng nî KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ nhËt ký chung (3310000 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n) Tõ ngµy : 01-05-2002 §Õn ngµy : 31-05-2002 TK §¦ DiÔn gi¶i TiÒn nî TiÒn cã D­ cã ®Çu kú: 24 985 279 726 1111 TiÒn mÆt VN§ 3 462 001 972 989 418 695 1121 TiÒn göi NH VN§ 407 856 000 131 Ph¶i thu ng­êi mua 60 452 087 13311 ThuÕ GTGT ®Çu vµo 550 162 996 1520002 NLVL X Viªn 12 596 626 1520003 NLVL X Mü §×nh 5 076 490 1520004 NLVL tæ bµo chÕ 78 838 400 1532 Bao b× lu©n chuuyÓn 232 1668 558 1561001 Gi¸ mua HH kho thuèc nam, b¾c 1 150 296 800 1561002 Gi¸ mua HH(Ngµ) ho¸ chÊt 5 633 141 625 1561003 Gi¸ mua HH kho §«ng 829 044 651 1561004 Gi¸ mua HH kho H¶i(Cao ®¬n) 191 440 867 1561005 Gi¸ mua HH kho YÕn KSTP 5 540 994 797 1561006 Gi¸ mua HH kho T¹m 185 694 000 1561011 Gi¸ mua HH CH H©n 94 518 443 1561012 Gi¸ mua HH CH T©m+ BÝch 5 160 000 1561016 Gi¸ mua HH kho B»ng 833 240 568 1561017 Gi¸ mua HH kho NghÜa 935 080 045 1561027 Gi¸ mua HH kho Th¶o 123 917 319 3111 Vay ng©n hµng ®ång ViÖt Nam 14 914 179 743 3112 Vay ng©n hµng ngo¹i tÖ 13 020 951 698 3331100 ThuÕ GTGT ®Çu ra 1 017 580 3333000 ThuÕ xuÊt nhËp khÈu 468 972 708 413 Chªnh lÖch tû gi¸ 1 752 677 360 600 51112 Dsè HHPKH 20 351 602 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 138 319 747 Tæng 32 543 230 067 24 118 886 340 D­ cã cuèi kú: 16 560 935 999 Ngµy 31 th¸ng 5 n¨m 2002 Ký duyÖt Ng­êi lËp biÓu D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ nhËt ký chung ( 1111000 TiÒn mÆt ViÖt Nam ) Tõ ngµy 01-05-2002 §Õn ngµy 31-05-2002 TK§¦ DiÔn gi¶i TiÒn nî TiÒn cã §Çu kú 22 230 915 1121 131 13311 1368033 1388 141 153 1531 1541003 1541008 1562999 3111 3113001 331 334 3382 3383 3384 431 627 6351 641 642 TiÒn göi NHVN§ Ph¶i thu ng­êi mua ThuÕ GTGT ®Çu vµo Chi nh¸nh bu«n Mª ThuËt Ph¶i thu kh¸c T¹m øng C«ng cô, dông cô, bao b× C«ng cô, dông cô CPSXDD Mü §×nh CPSXDD nghiªn cøu x­ëng viªn Chi phÝ hµng nhËp Vay ng©n hµng ®ång ViÖt Nam Huy ®éng vèn kh¸c Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Ph¶i t¶ c«ng nh©n viªn chøc Kinh phÝ c«ng ®oµn B¶o hiÓm XH B¶o hiÓm Y TÕ Quü khen th­ëng, phóc lîi Chi phÝ s¶n xuÊt chung Chi phÝ tµi chÝnh Chi phÝ b¸n hµng Chi phó qu¶n lý doanh nghiÖp 650 000 000 6 676 112 218 70 000 000 2 000 000 53 433 810 10 560 000 1 450 000 000 3 194 106 989 418 695 13 015 175 9 531 875 24 067 906 500 29 253 105 13 842 735 306 200 000 123 637 500 5 850 000 14 738 500 5 903 956 686 880 000 3 432 748 867 313 380 691 20 834 000 742 000 2 250 000 62 390 181 83 033 295 138 031 856 203 690 606 Tæng 9 927 265 879 9 511 358 792 D­ nî cuèi kú: 438 138 002 Ngµy 31 th¸ng 5 n¨m 2002 Ký duyÖt Ng­êi lËp biÓu C«ng ty D­îc LiÖu TWI Phßng kÕ to¸n Sæ nhËt ký chung ( 1121000 TiÒn göi ViÖt Nam ) Tõ ngµy 01-05-2002 §Õn ngµy 31-05-2002 TK§¦ DiÔn gi¶i TiÒn nî TiÒn cã §Çu kú 5 260 242 340 1111 1121 1122 1131 131 13311 1368018 1368033 1368034 141 1562999 211 3111 3112 331 3331200 3333000 3383 341 5151000 627 6351000 641 642 TiÒn mÆt VN§ TiÒn göi ng©n hµng VN§ TiÒn göi ng©n hµng ngo¹i tÖ TiÒn ®ang chuyÓn Ph¶i thu ng­êi mua ThuÕ GTGT ®Çu vµo CHîp CNCTDLTWI Chi nh¸nh bu«n Mª ThuËt Chi nh¸nh B¾c Giang T¹m øng Chi phÝ hµng nhËp TS cè ®Þnh h÷u h×nh Vay ng©n hµng ®ång ViÖt Nam Vay ng©n hµng ngo¹i tÖ Ph¶i trÈ ng­êi b¸n ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ThuÕ xuÊt nhËp khÈu B¶o hiÓm XH Vay dµi h¹n Thu nhËp tµi chÝnh Chi phÝ s¶n xuÊt chung Chi phÝ tµi chÝnh Chi phÝ b¸n hµng Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 4 067 906 500 5 250 000 000 141 173 500 4 196 401 312 3 048 572 778 600 000 000 140 000 000 45 000 000 5 017 858 3 315 939 58 443 000 650 000 000 5 250 000 000 7 716 500 21 347 691 46 222 422 76 541 628 6 111 847 082 6 990 243 982 407 856 000 885 762 937 468 972 708 85 000 000 9 683 838 608 353 650 105 186 633 74 700 165 Tæng 17 555 830 887 21 799 435 236 D­ nî cuèi kú: 1 016 637 991 Ngµy 31- th¸ng 05 - n¨m 2002 Ký duyÖt Ng­êi lËp biÓu Ch­¬ng 3: Ph­¬ng h­íng vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI 3.1 §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI Sau thêi gian thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty d­îc liÖu TWI, ®­îc t×m hiÓu tiÕp xóc víi thùc tÕ c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung, c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nãi riªng ë c«ng ty, em nhËn thÊy c«ng t¸c qu¶n lý còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n ®· t­¬ng ®èi hîp lý nh­ng bªn c¹nh ®ã vÉn cßn mét sè vÊn ®Ò ch­a hîp lý. Víi mong muèn hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty em xin m¹nh d¹n nªu ra mét sè nhËn xÐt cña b¶n th©n vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë c«ng ty nh­ sau 3.1.1 Nh÷ng ­u diÓm Thø nhÊt: trong ®iÒu kiÖn c¬ chÕ qu¶n lý míi, t­¬ng øng víi m« h×nh qu¶n lý vµ ®Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh, hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng tyn d­îc tæ chøc t­¬ng ®èi gän vµ hoµn chØnh, cã kÕ ho¹ch s¾p xÕp vµ chØ ®¹o tõ trªn xuèng. C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh, tÝnh chÊt quy m« ho¹t ®éng kinh doanh, kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n cña m×nh c«ng ty chän h×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. H×nh thøc tæ chøc nµy t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó kÕ to¸n cã thÓ kiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c bé phËn, c¸c cöa hµng vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc trong toµn c«ng ty, h¹n chÕ bít nh÷ng khã kh¨n trong viÖc ph©n c«ng lao ®éng, chuyªn m«n ho¸ n©ng cao nghiÖp vô. Thø hai: c¸c phÇn viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng t­¬ng ®èi râ rµng cho tõng kÕ to¸n viªn trong phßng, cã sù phèi hîp chÆt chÏ vµ ®ång bé gi÷a c¸c phÇn hµnh víi nhau, ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt vÒ ph¹m vi tÝnh to¸n, ghi chÐp. Tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu ®­îc dÔ dµng ph¸t hiÖn nh÷ng sai xãt ®Ó söa ch÷a kÞp thêi, ®¶m b¶o cung cÊp trung thùc nh÷ng th«ng tin gióp ban l·nh ®¹o, c¸c phßng ban cã chøc n¨ng ®¸nh gi¸ ®­îc hiÖu qu¶ kinh doanh phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ tr­êng. Thø ba: vÒ chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ c«ng ty sö dông vµ chÊp hµnh nghiªm chØnh mäi ho¸ ®¬n chøng tõ theo mÉu cña bé Tµi ChÝnh. Mçi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ phï hîp vÒ c¶ sè l­îng, nguyªn t¾c ghi chÐp còng nh­ yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý chøng tõ. Chøng tõ lµ nh÷ng c¬ së ban ®Çu ®Ó thùc hiÖn xong c«ng viÖc h¹ch to¸n, do ®ã c¸c chøng tõ ®Òu ®­îc ký hiÖu vµ ®¸nh sè theo thø tù thêi gian vµ ®­îc kiÓm tra th­êng xuyªn vÒ néi dung nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kiÓm tra c¸c chøng tõ gèc kÌm theo, kiÓm tra vÒ c¸c con sè, c¸c ch÷ ký, c¸c ®Þnh kho¶n. ViÖc kiÓm tra nµy gióp cho viÖc tæng hîp, ph©n lo¹i th«ng tin kinh tÕ ®Ó ghi sæ tæng hîp hay sæ chi tiÕt. Bªn c¹nh viÖc tæ chøc kiÓm tra chøng tõ th­êng xuyªn kÕ to¸n kh«ng ngõng hîp lý ho¸ c¸c thñ tôc lËp vµ xö lý chøng tõ nh­ gi¶m c¸c thñ tôc xÐt duyÖt, ký chøng tõ ®Õn møc tèi ®a, ®ång thêi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ theo ®óng quy ®Þnh vµ phï hîp víi yªu cÇu nghiÖp vô kinh doanh. Khi ¸p dông luËt thuÕ GTGT, c«ng t¸c qu¶n lý chøng tõ thuÕ GTGT ®Çu ra vµ thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc chia thµnh hai m¶ng râ rµng thuËn tiÖn cho viÖc kª khai thuÕ GTGT vµ thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi ng©n s¸ch nhµ n­íc. Thø t­: hÖ thèng tµi kho¶n c«ng ty sö dông trong h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®­îc chi tiÕt t­¬ng ®èi phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty. Víi quy m« ho¹t ®éng kinh doanh t­¬ng ®èi lín, quan hÖ víi nhiÒu c«ng ty xÝ nghiÖp nªn tµi kho¶n 331 ®­îc chi tiÕt cho tõng chñ nî ch¼ng h¹n nh­ thanh to¸n víi c¸c c«ng ty th× sö dông TK 3311, thanh to¸n víi c¸ nh©n lµ TK 3316 sau ®ã l¹i chi tiÕt cho tõng c«ng ty, tõng c¸ nh©n. Thø n¨m: c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho. Ph­¬ng ph¸p nµy ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c, th­êng xuyªn vÒ t×nh tr¹ng biÕn ®éng cña hµng ho¸ trªn c¸c mÆt tiªu thô, dù tr÷ vµ cung øng, t¹o sù qu¶n lý vµ b¶o qu¶n tèt hµng ho¸ c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Thø s¸u: hiÖn nay tÊt c¶ nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n ®Òu ®­îc trang bÞ m¸y tÝnh do ®ã gióp cho c«ng viÖc kÕ to¸n nhanh vµ chÝnh x¸c. Khi cÇn th«ng tin kÕ to¸n sÏ ®­îc ®¸p øng ngay, gi¶m ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc tÝnh to¸n cho c¸c kÕ to¸n viªn. Gióp cho viÖc theo dâi ®èi chiÕu, kiÓm tra ®­îc dÔ dµng thuËn lîi h¬n. Thø b¶y: ®éi ngò c¸n bé vµ nh©n viªn kÕ to¸n trong c«ng ty cã tr×nh ®é nghiÖp vô, n¾m v÷ng vµ am hiÓu c¸c kü thuËt nghiÖp vô, c¸c chÕ ®Þnh tµi chÝnh vµ thanh to¸n, cã tr×nh ®é tin häc vµ ngo¹i ng÷. §Æc biÖt lµ kÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi lu«n s¾p xÕp ph©n c«ng c«ng viÖc hîp lý, ®óng ng­êi, ®óng viÖc, cßn c¸c c¸n bé kÕ to¸n lµ nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc. Thø t¸m: viÖc lËp kÕ ho¹ch mua hµng vµ tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch do phßng kinh doanh cña c«ng ty ®¶m nhËn víi ®éi ngò nh©n viªn trÎ, n¨ng ®éng, cã tr×nh ®é. Do ®ã c¸c kÕ ho¹ch mua hµng lu«n ®­îc hoµn thµnh tèt, ®¸p øng nhu cÇu vÒ hµng ho¸ dïng cho kinh doanh cña c«ng ty. 3.1.2 Nh÷ng tån t¹i cÇn kh¾c phôc Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch ®¹t ®­îc, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cña c«ng ty vÉn cßn mét sè tån t¹i nhÊt ®Þnh cÇn hoµn thiÖn Thø nhÊt: Sö dông tµi kho¶n 151. Hµng mua ®ang ®i ®­êng Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, TK 151 hµng mua ®ang ®i ®­êng dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh vËt t­, hµng ho¸ ch­a vÒ nhËp kho doanh nghiÖp. Trong c«ng ty x¶y ra tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ mµ hµng ch­a vÒ( nhÊt lµ hµng nhËp khÈu) nh­ng c«ng ty kh«ng h¹ch to¸n mµ ®îi cho ®Õn khi hµng vÒ h¹ch to¸n th¼ng vµo TK 156 nh­ b×nh th­êng. Tuy c¸ch lµm trªn gi¶m nhÑ c«ng t¸c kÕ to¸n nh­ng thùc tÕ l¹i h¹n chÕ tíi viÖc qu¶n lý chÆt chÏ, kÞp thêi hµng ho¸ cña c«ng ty( ®Æc biÖt lµ c«ng ty cã hµng ho¸ nhËp khÈu) Thø hai: c«ng ty d­îc liÖu TWI lµ c«ng ty cã quy m« kinh doanh lín hµng ngµy ph¶i nhËp, xuÊt mét l­îng hµng kh¸ lín víi nhiÒu lo¹i nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau. Do vËy hiÖn t­îng hµng ho¸ nhËp kho bÞ thiÕu, thõa hay kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt so víi hîp ®ång ®· ký lµ kh«ng tr¸nh khái. V× vËy kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nªn sö dông" Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho" 3.2 Ph­¬ng h­íng vµ biªn ph¸p hoµn thiÖn qu¸ t×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI 3.2.1 Néi dung vµ yªu cÇu cña viÖc hoµn thiÖn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng víi sù ®Þnh h­íng cña nhµ n­íc xuÊt hiÖn rÊt nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t. C¸c doanh nghiÖp kinh doanh ph¶i ®èi mÆt th­êng xuyªn víi sù biÕn ®éng cña m«i tr­êng kinh doanh trong n­íc vµ quèc tÕ. ChÝnh v× vËy, muèn ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ kinh doanh ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp kh«ng ngõng hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh ë ®¬n vÞ m×nh. §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu ®ã, c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i kh«ng ngõng hoµn thiÖn ®Æc biÖt ë c«ng ty d­îc liÖu TWI. -Hoµn thiÖn ®óng ph¹m vi vµ thêi ®iÓm x¸c ®Þnh lµ hµng mua ®· thuéc quyÒn së h÷u cña c«ng ty ®©y lµ yªu cÇu rÊt quan träng, cã x¸c ®Þnh ®óng th× míi cã thÓ ®¶m b¶o ghi chÐp, ph¶n ¸nh mét c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - Hoµn thiÖn ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n nh»m ®¸p øng tèt nhu cÇu cung cÊp th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp. MÆc dï chÕ ®é kÕ to¸n ®­îc ban hµnh thèng nhÊt trong c¶ n­íc, song c«ng ty víi ®Æc ®iÓm riªng vÒ c¬ cÊu, ngµnh nghÒ, lÜnh vùc kinh doanh ®· ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n míi ban hµnh theo sè 1141 TC/Q§/CK§T ngµy 1/11/1995. Kh«ng ph¶i mäi doanh nghiÖp ®Òu ¸p dông mét c¸ch dËp khu«n m¸y mãc mµ hä vËn dông linh ho¹t sao cho ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ vÉn cao. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng më cöa tù do c¹nh tranh, kÕ to¸n kh«ng chØ ®¬n thuÇn lµ viÖc ghi chÐp l¹i c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú, mµ nã cßn lµ c«ng cô ®¾c lùc cho viÖc qu¶n lý, ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh thÝch hîp. NghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cã vai trß quan träng vµ ¶nh h­ëng lín ®Õn c¸c qu¸ tr×nh sau cña l­u chuyÓn hµng ho¸. V× vËy hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu sau: - Ph¶i phï hîp víi chÝnh s¸ch kinh tÕ tµi chÝnh, chÕ ®é thÓ lÖ hiÖn hµnh vÒ kÕ to¸n cña nhµ n­íc. §Æc biÖt trong kÕ to¸n tµi chÝnh, c¸c tµi kho¶n cÊp 1 vµ mét sè tµi kho¶n cÊp 2, c¸c néi dung kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ph¶i ®¶m b¶o theo ®óng h­íng dÉn cña chÕ ®é kÕ to¸n. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ kÕ to¸n tµi chÝnh ph¶i vËn dông hîp lý c¸c nguyªn t¾c chuÈn mùc kÕ to¸n thõa nhËn. - ViÖc hoµn thiÖn ph¶i phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh, yªu cÇu qu¶n lý c¶u doanh nghiÖp. Lµ mét doanh nghiÖp võa s¶n xuÊt võa kinh doanh, c÷ng nh­ c¸c doanh nghiÖp kh¸c môc tiªu chiÕn l­îc cña c«ng ty lµ ph¶i ®¹t tíi møc lîi nhuËn cao nhÊt víi chi phÝ thÊp nhÊt. Nh­ vËy, viÖc t¨ng lîi nhuËn vµ gi¶m chi phÝ kinh doanh chÝnh lµ ®éng lùc cho viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vµ n©ng cao chÊt l­îng th«ng tin kÕ to¸n. - Ph¶i kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, gi÷a kÕ tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ. Chøc n¨ng cña h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ thu thËp , xö lý vµ cung cÊp th«ng tin phôc vô cho qu¸ tr×nh qu¶n lý. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, ng­êi sö dông th«ng tin kÕ to¸n bao gåm nhiÒu ®èi t­îng kh¸c nhau nh­ chñ doanh nhgiÖp, nhµ cung cÊp, nhµ ®Çu t­, c¸c nhµ cung cÊp tÝn dông... C¨n cø vµo ®èi t­îng sö dông th«ng tin kÕ to¸n, hÖ thèng kÕ to¸n ®­îc ph©n ®Þnh thµnh kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ. KÕ to¸n qu¶n trÞ cung cÊp th«ng tin phôc vô trong néi bé doanh nghiÖp, sö dông ®Ó qu¶n lý ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh . KÕ to¸n tµi chÝnh chñ yÕu cung cÊp th«ng tin phôc vô cho c¸c ®èi t­îng bªn ngoµi nh­ nhµ ®Çu t­, c¸c bªn cã quan hÖ mua b¸n hµng ho¸, c¬ quan thuÕ... MÆc dï hiÖn nay ë ViÖt Nam kÕ to¸n qu¶n trÞ lµ lÜnh vùc cßn míi mÎ, viÖc nhËn thøc vµ hiÓu biÕt vÒ kÕ to¸n qu¶n trÞ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cßn h¹n chÕ vµ ch­a thèng nhÊt, hiÖn cßn nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau. Dï cã nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau, kÕ to¸n qu¶n trÞ cã nh÷ng ®iÓm gièng vµ kh¸c nhau nh­ng kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ kÕ to¸n tµi chÝnh lµ hai bé phËn cña hÖ thèng kÕ to¸n ph¶i kÕt hîp chÆt chÏ víi nhau trong cïng bé m¸y, trong cïng mét qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin trªn mét hÖ thèng tµi kho¶n thèng nhÊt. §Ó phôc vô yªu cÇu qu¶n lý vµ nhu cÇu sö dông th«ng tin kÕ to¸n th× ph¶i kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, gi÷a kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ kÕ to¸n tµi chÝnh. - Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kh¶ thi vµ tÝnh hiÖu qu¶ cao. BÊt kú mét ph­¬ng ¸n tæ chøc kinh doanh hoÆc mét ph­¬ng ¸n tæ chøc qu¶n lý nµo ng­êi ta ®Òu ph¶i tÝnh to¸n ®Õn tÝnh hiÖu qu¶ vµ tÝnh kh¶ thi cña nã kh«ng thÓ thùc hiÖn b»ng mäi gi¸. V× vËy hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ph¶i chó ý ®Õn viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ, n©ng cao hiÖu qu¶ vµ kh¶ n¨ng ¸p dông trong doanh nghiÖp. §Ó thùc hiÖn ®­îc yªu cÇu nµy hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ph¶i tØ mØ, thËn träng vµ cã c¬ së khoa häc. 3.2.2 C¸c gi¶i ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI Th«ng qua nh÷ng suy nghÜ, nhËn xÐt ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty d­îc liÖu TWI ë trªn, ta thÊy nh÷ng ®iÓm næi bËt còng nh­ nh÷ng vÊn ®Ò cßn tån t¹i cÇn ®­îc hoµn thiÖn trong c«ng t¸c kÕ to¸n ho¹t ®éng mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cña c«ng ty. Qua nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty, em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë c«ng ty nh»m gãp phÇn t¨ng c­êng qu¶n lý vµ n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh nãi chung vµ ho¹t ®éng mua hµng nãi riªng. 3.2.2.1 C«ng ty nªn sö dông TK 151 hµng mua ®ang ®i ®­êng ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô ho¸ ®¬n vÒ, hµng ch­a vÒ. C«ng ty kh«ng thùc hiÖn h¹ch to¸n nghiÖp vô ho¸ ®¬n vÒ, hµng ch­a vÒ mÆc dï thùc tÕ cã x¶y ra tr­êng hîp nµy. Nh­ vËy kÕ to¸n sÏ kh«ng cã ®­îc th«ng tin chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng cña hµng mua ®ang ®i ®­êng. Do ®ã c«ng ty nªn sö dông TK 151 ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô hµng ®ang ®i ®­êng. Tr×nh tù h¹ch to¸n nh­ sau: -Trong th¸ng, nÕu ho¸ ®¬n vÒ, hµng ch­a vÒ th× kÕ to¸n l­u ho¸ ®¬n vµo tËp hå s¬" hµng mua ®ang ®i ®­êng". NÕu trong th¸ng hµng vÒ th× ghi sæ b×nh th­êng nh­ng nÕu cuèi th¸ng hµng vÉn ch­a vÒ th× h¹ch to¸n vµo TK 151, sang th¸ng hµng vÒ th× h¹ch to¸n vµo nî TK 1561 nh­ sau" + Cuèi th¸ng hµng ch­a vÒ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ghi Nî TK 151 Nî TK 133 Cã TK 111,112,331... + Sang th¸ng hµng vÒ Nî TK 156 Cã TK 151 3.2.2.2 VÒ chøng tõ ban ®Çu liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng Khi hµng ho¸ mua vÒ, ®¬n vÞ tiÕn hµnh nhËp kho. Trªn thùc tÕ kh«ng ph¶i lóc nµo sè thùc nhËp còng khíp víi sè trªn ho¸ ®¬n chøng tõ. §Æc biÖt trong nghiÖp vô nhËp khÈu hµng tõ n­îc ngoµi, hµng ho¸ mua vÒ ph¶i vËn chuyÓn trªn ®­êng mét thêi gian dµi nªn chÊt l­îng hµng ho¸ mua vÒ sÏ kh«ng ®­îc nh­ ban ®Çu. Do mÆt hµng kinh doanh cña c«ng ty lµ thuèc ch÷a bÖnh cho nh©n d©n, c«ng ty lu«n ®Æt chÊt l­îng, phÈm chÊt lªn hµng ®Çu. §Ó thùc hiÖn môc ®Ých ®ã c«ng ty nªn sö dông mÉu "Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp " MÉu: Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho Sè: C¨n cø:...................sè........................ngµy..... th¸ng....... n¨m.......... B¶n kiÓm nhËn gåm:.......................................................... Phã phßng nghiÖp vô:........................................................... KÕ to¸n mua hµng:.............................................................. Thñ kho:......................................................................... Ng­êi giao nhËn:.............................................................. STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ ( s¶n phÈm hµngho¸) MM· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng ChÊt l­îng Ghi chó Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D E F G H Ngµy.......... th¸ng........... n¨m Phßng nghiÖp vô Ng­êi giao hµng KÕ to¸n Thñ kho ( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) ( ký, hätªn) C«ng ty d­îc liÖu TWI lµ c«ng ty lín, hµng ngµy th­êng xuyªn cã rÊt nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Trong t×nh h×nh nh­ hiÖn nay, víi tr×nh ®é tr×nh m«n, kinh nghiÖm lµm viÖc cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n, m¸y tÝnh thay cho mét sè c«ng viÖc thñ c«ng. C«ng ty ¸p dông h×nh thøc" NhËt ký chung" lµ hîp lý. §ång thêi víi viÖc theo dâi sè hµng thõa hoÆc thiÕu kÕ to¸n nªn lËp b¶ng kª theo dâi TK 1381 vµ TK 3381. C¬ së ghi chÐp cña hai b¶ng kª nµy lµ mÉu" biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho". B¶ng kª nµy ®­îc më cho tõng th¸ng. Ngoµi ra, ®Ó n©ng cao h¬n n÷a hiÖu qu¶ cña nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng kÕ to¸n nªn th­êng xuyªn vµo cuèi th¸ng c¨n cø vµo kÕt qu¶ l­u chuyÓn hµng ho¸ trong th¸ng cïng víi phßng kÕ ho¹ch, lªn kÕ ho¹ch cho t×nh h×nh mua hµng trong th¸ng tíi, tr¸nh t×nh tr¹ng thiÕu hµng hoÆc thõa hµng g©y nªn viÖc tån kho qu¸ lín. CÇn t¨ng c­êng viÖc qu¶n lý chÆt chÏ nh÷ng kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. MÉu: B¶ng kª theo dâi Tk 3381( 1381) Tõ ngµy...............®Õn ngµy.............th¸ng................ n¨m STT Chøng tõ Néi dung TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè Ngµy Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 Céng: Ngµy.................. th¸ng................ n¨m Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng ( ký, hä tªn) ( ký, hä tªn) §Ó theo dâi hµng thõa, thiÕu vµ xö lý, kÕ to¸n sö dông 2 tµi kho¶n TK 1381 " Tµi s¶n thiÕu chê xö lý" TK 3381 " Tµi s¶n thõa chê gi¶i quyÕt" C¨n cø vµo mÉu biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho khi ph¸t sinh thiÕu hµng kÕ to¸n ghi + Ph¸t sinh hµng thiÕu ch­a râ nguyªn nh©n Nî TK 1381 Cã TK 111,112,156,331 + khi x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n cña sè hµng thiÕu Nî TK 632: gi¸ tÞ hµng ho¸ hao hôt mÊt m¸t kh«ng truy cøu ®­îc tr¸ch nhiÖm Nî TK 1388,334,111: phÇn b¾t c¸ nh©n båi th­êng Cã TK 1381 KÕt luËn Hµng ho¸ cã vÞ trÝ rÊt quan träng trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i víi l­îng vèn dù tr÷ hµng ho¸ chiÕm kho¶ng 80-90% trong tæng vèn l­u ®éng cña doanh nghiÖp. Muèn kinh doanh ®­îc th× c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i ph¶i cã hµng ho¸ mµ tr­íc hÕt lµ thùc hiÖn tèt qóa tr×nh thu mua ®Çu vµo. V× vËy, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng mét c¸ch ®óng ®¾n lµ ®iÒu cÇn thiÕt ®Ó qu¶n lý tèt qu¸ tr×nh nµy vµ gãp phÇn quyÕt ®Þnh ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n. Tæ chøc kÕ to¸n mua hµng g¾n liÒn t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n sÏ ®­a l¹i hiÖu qu¶ cao h¬n cho ho¹t ®éng thu mua hµng ho¸. Lµ mét sinh viªn chuyªn ngµnh kÕ to¸n, qua thêi gian thùc tËp nghiÖp vô t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty d­îc liÖu TWI, em nhËn thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cña c«ng ty cã nh÷ng ®iÓm m¹nh còng nh­ng còng cã nh÷ng ®iÓm h­a hoµn thiÖn. V× vËy em ®· chän ®Ò tµi nµy ®Ó lµm ®Ò tµi cho chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cña m×nh. Tuy nhiªn do thêi gian nghiªn cøu vµ hiÓu biÕt cã h¹n, trong chuyªn ®Ò nµy em míi chØ ®i vµo nghiªn cøu mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ c¬ së lý luËn cña c«ng t¸c mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nãi chung, thùc tr¹ng t¹i c«ng ty d­îc liÖu nãi riªng. Tõ c¬ së lý luËn gãp phÇn lµm s¸ng tá h¬n nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë c«ng ty. Mét lÇn n÷a en xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy, c« trong khoa kÕ to¸n, ®Æc biÖt lµ thÇy gi¸o TrÇn H¶i Long, cïng toµn thÓ c¸c c«, c¸c b¸c trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty d­îc liÖu TWI ®· t¹o ®iÒu kiÖn gi¸p em hoµn thµnh ®Ò tµi nµy.