Hoàn thiện quy trình đánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM

t người tài. Một nhân viên kế toán cho dù năng lực có cao ñến ñâu, có nỗ lực phấn ñấu như thế nào cũng chỉ ñược xếp cao nhất là rank 2. Và chính ñiều này ñã hạn chế rất nhiều trong tổng thu nhập của anh ta. Muốn thu nhập ñược tăng lên, nhân viên này bắt buộc phải thay ñổi vị trí công tác (như ñược thăng tiến, hay chuyển qua làm ở bộ phận kinh doanh,…), ñiều mà gần như không phải lúc nào cũng có thể sắp xếp ñược; ñã có nhiều nhân viên kế toán có chuyên môn cao ñã rời bỏ cty sau một thời gian nỗ lực cống hiến hết mình. - Bộ phận kế toán Thực trạng hiện nay là có sự so sánh, phân bì giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác mà ñặc biệt là bộ phận kinh doanh. Bộ phận kế toán luôn hoạt ñộng song song và hỗ trợ trực tiếp cho kinh doanh, nhưng lương thưởng thì thấp hơn NVKD. Các nhân viên bộ phận kế toán cảm thấy mình bị thiệt thòi hơn với nhiều lý do khác nhau + Cty chia làm 7 rank, và trả lương thưởng theo rank. Một nhân viên kế toán bình thường chỉ ñược xếp từ rank 1-2, trong khi những nhân viên có chức vụ thấp nhất như lao công, lái xe, bảo vệ.. cũng là rank 1. Như vậy, một nhân viên kế toán thông thường lại có rank bằng với những nhân viên là lao ñộng phổ thông trong công ty. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 30 + NVKD ñược xếp rank cao hơn. Phần lớn là rank 3 (chỉ những nhân viên mới vào thì sẽ ở rank 2), trong khi nhân viên kế toán có cùng thâm niên thì cũng chỉ ở rank 2 => lương thưởng của nhân viên kinh doanh cao hơn (thưởng dựa vào lương hàng tháng). + ðối với khoản thưởng hiệu quả kinh doanh vào cuối năm thì 100% NVKD ñược khoản thưởng này nếu ñạt yêu cầu, trong khi ñó một số vị trí rank 1-2 của kế toán có thể không có khoản thưởng này. + Mặc dù có những ñóng góp như nhau, nhưng do tính chất công việc của NVKD dễ ñánh giá hơn, có những chỉ tiêu rõ ràng, cụ thể nên nhân viên kinh doanh có lợi thế nhiều hơn khi khen thưởng. Người ta cho rằng kết quả của bộ phận kế toán phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận kinh doanh, do ñó thưởng cho kế toán ít hơn so với thưởng cho kinh doanh. Thêm vào ñó, thưởng phụ thuộc vào kết quả ñánh giá và không ñược phép công bố rộng rãi, ñiều ñó tạo ra tâm lý so bì, ganh tị với nhau - Bộ phận kinh doanh Nhân viên kế toán cảm thấy thiệt thòi vì cứ so sánh giữa bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. Nhưng nhân viên kinh doanh lại không so sánh bộ phận họ với bộ phận kế toán ñể cảm thấy thỏa mãn hơn. Họ cho rằng mình là những người ñi tiên phong, mang lại sự sống còn cho công ty nhưng cái họ nhận ñược không như mong ñợi. Họ ñều có những lý lẽ của riêng mình + Các khoản thưởng ñều nhận cuối kỳ và lệ thuộc vào kết quả kinh doanh công bố của công ty => nhân viên không chắc chắn mình có ñược nhận không, ñặc biệt là khoản thưởng hiệu quả kinh doanh. + Trong một số trường hợp, nếu so với doanh số cùng kỳ năm trước và với chỉ tiêu ñã ñưa ra thì bộ phận kinh doanh ñã vượt chỉ tiêu, thế nhưng cuối năm công ty vẫn báo cáo lỗ và cắt bớt các khoản thưởng. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 31 Vì những thông tin ñó không ñược giải thích rõ nên NVKD cảm giác rất mơ hồ và không biết phải làm thế nào thì mới có ñược phần thưởng ñó. + Trong ý thức, một số nhân viên kinh doanh cho rằng kết quả kinh doanh của công ty do chính bộ phận của mình mang lại, và xem nhẹ sự ñóng góp của bộ phận kế toán. Từ ñó lại tạo ra ý nghĩ ñối với bộ phận kế toán là “ngồi mát ăn bát vàng”. Cuối cùng, việc ñánh giá nhân viên cuối năm mang tính hình thức nhưng lại ảnh hưởng ñến khoản thưởng cuối năm nên cũng có một số nhân viên không hài lòng. 1.4. Kết quả phỏng vấn Nhóm ñã tiến hành các cuộc phỏng vấn tay ñôi với một số ñối tượng là - Cán bộ nhân sự: Trưởng phòng nhân sự F9HCM (Bà ðoàn Giang Sen) - Cán bộ quản lý bộ phận + Trưởng phòng Kinh doanh số 3 (Ông Lê Quốc Thìn) + KT trưởng F9HCM kiêm phó ban tài chính FTG (Ông Hứa Văn Thanh) - Nhân viên F9HCM + Bộ phận Kinh doanh + Bộ phận Kế toán nhằm thu thập những ý kiến liên quan ñến những quan ñiểm và nhận xét của họ về quy cách ñánh giá hiệu quả công việc và chính sách lương & thưởng hiện tại của công ty. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 32 1.4.1. Kết quả phỏng vấn ðỐI TƯỢNG Ý KIẾN VỀ QUY CÁCH ðÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VỀ CHÍNH SÁCH LƯƠNG & THƯỞNG Trưởng phòng Nhân sự - Cty quy ñịnh hạn ngạch, dẫn ñến tình trạng cứng nhắc trong cách ñánh giá và xếp loại - CBQL thường mắc bệnh lười ñánh giá NV - CBQL thường tiến hành qua loa, cảm tính - Một số KPI chưa chuẩn, chưa rõ ràng - Theo chính sách chung của tập ñoàn - Mức lương của F9HCM ñang thuộc hàng top của tập ñoàn - Tổng thu nhập/năm/NV khá cạnh tranh so với mặt bằng lương chung của thị trường - Một số chính sách còn cứng nhắc như: chính sách dành ñể thu hút và giữ chân người tài, chính sách dành cho các cán bộ chủ chốt, chính sách dành cho NV có thành tích xuất sắc,… Bộ phận Kinh doanh Trưởng phòng - Quy trình ñánh giá của cty chỉ mang tính hình thức. Nguyên nhân: không ai kiểm tra quá trình ñánh giá NV của tôi, mà chỉ quan tâm ñến kết quả ñánh giá cuối cùng ñể xét lương thưởng. Do ñó tôi chỉ cần ñiều chỉnh - Mức thu nhập tốt, hấp dẫn hơn so với các ñơn vị cùng ngành, và rất cạnh tranh so với thị trường Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 33 Bộ phận Kinh doanh ñiểm mà không nhất thiết phải quan tâm ñến nội dung ñánh giá - Việc ñánh giá nên thực hiện 06 tháng/lần - Cần có quy chế kiểm tra quá trình ñánh giá chặt chẽ ñể ñạt hiệu quả ñánh giá khách quan Nhân viên - Quy trình ñánh giá không rõ ràng, minh bạch - Chủ yếu ñánh giá theo cảm tính, ñặc biệt là khi ñề xuất các danh hiệu cá nhân xuất sắc, tiên tiến,… - Nhiều ñề xuất của NV trong bảng ñánh giá không ñược quan tâm/hồi ñáp - Chính sách thưởng không rõ ràng: phải lệ thuộc vào kết quả kinh doanh của cty, trong khi NV không ñược nắm các chỉ số lợi nhuận thực tế (sếp nói thế nào biết thế ấy) => tính lệ thuộc rất cao - NV phải làm việc vất vả, trong khi ñó mấy sếp không thấy làm gì nhiều, mà lại ñược lương cao bổng hậu, thành tích thì nhận, hậu quả thì ñẩy cho NV Bộ phận Kế toán Kế toán trưởng Thừa nhận quy trình ñánh giá nhân viên ñang có vấn ñề. Lý do: các CBQL không có nhiều thời gian ñể có ñủ chú tâm vào các ñợt ñánh giá NV mình - Mặt bằng lương khá thấp so với BP.Kinh doanh, tuy nhiên khá cạnh tranh so với mặt bằng chung của thị trường - C.sách hiện tại là khá hợp lý Nhân - Các chỉ tiêu ñánh giá không rõ - BP.Kế toán và Kinh doanh ñều Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 34 Bộ phận Kế toán viên ràng, khó ñịnh lượng như BP.KD => khó có sự ñánh giá chuẩn xác và khách quan - Nhiều ñề xuất của NV trong bảng ñánh chưa ñược giải ñáp thỏa ñáng, CBQL chỉ giải thích chung chung là do chính sách của cty => không thuyết phục làm việc vất vả như nhau, mà thời gian làm việc thường nhiều hơn BP.KD (về trễ hơn), nhưng chính sách lương-thưởng lại quá thấp so với BP.KD - Nhiều CBQL năng lực không cao, làm việc không có hiệu quả song vẫn “ngồi mát ăn bát vàng” vì chính sách lương-thưởng của cty theo vị trí và bậc - Khoản thưởng theo hiệu quả kinh doanh dành cho BP.KT không ổn ñịnh, khi có khi không, người có người không… 1.4.2. Một số tồn ñọng Từ những ý kiến thu ñược thông qua các cuộc phỏng vấn cá nhân, có thể nhìn nhận những phát hiện như sau: a. ðối với tình hình ñánh giá hiệu quả công việc hiện tại của F9HCM - Quy ñịnh về hạn ngạch dẫn ñến tính cứng nhắc, kém linh hoạt khi xem xét, ñánh giá số lượng cá nhân có hiệu quả làm việc tốt (mỗi thời kỳ có lượng cá nhân ñạt hiệu quả công việc cao / thấp khác nhau, nhưng nếu chỉ dựa vào hạn ngạch – chẳng hạn là 10 – thì sẽ gây ra tình trạng có những cá nhân chưa thực sự ñạt nhưng vẫn ñược xếp vào top 10 cá nhân ñược tuyên dương, hoặc có Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 35 những cá nhân ñạt nhưng vẫn không ñược xếp vào top 10 do số lượng cá nhân ñạt của kỳ vượt hạn mức). - Bản thân bộ phận Nhân sự tự nhận thấy các KPI của công ty chưa chuẩn, nhưng lại chưa có sự ñiều chỉnh, hoặc chưa có kế hoạch ñề nghị công ty ñiều chỉnh. - Xuất hiện những quan ñiểm mâu thuẫn giữa các cán bộ quản lý: Trưởng phòng Nhân sự cho rằng cán bộ quản lý các phòng thường lười ñánh giá nhân viên và khi ñánh giá thì qua loa, trong khi trưởng phòng các bộ phận thì cho rằng lý do mình ñánh giá qua loa chiếu lệ là bởi: (1) bản thân quy trình ñánh giá mà công ty ñưa ra chỉ mang tính hình thức, không có sự kiểm soát chất lượng ñánh giá cũng như không xem xét những ñánh giá theo chiều sâu, cứ thế những hiểu lầm nhau cứ tạo thành vòng xoáy, lập ñi lập lại; (2) các cán bộ quản lý không có nhiều thời gian ñể thực hiện ñánh giá nhân viên một cách thường xuyên như quy ñịnh của công ty. - Nhân viên cho rằng quy cách ñánh giá hiện nay không minh bạch, thường chỉ theo cảm tính và thiếu tính thuyết phục khi quyết ñịnh thành tích của các cá nhân. - Nhiều ñề xuất của nhân viên thể hiện trong bảng ñánh giá không ñược quan tâm giải ñáp, hoặc không có phản hồi từ phía cán bộ quản lý và công ty. - Các chỉ tiêu ñánh giá dành cho BP Kế toán thường khó ñịnh lượng, mơ hồ, dẫn ñến những ñánh giá thiếu chuẩn xác. b. ðối với chính sách lương – thưởng hiện tại của F9HCM - Mức lương ñang thuộc mức cao so với mức chung của tập ñoàn và so với thị trường. Các chính sách về lương và thưởng vẫn tuân theo chính sách chung. - Bản thân bộ phận Nhân sự tự nhận thấy các chính sách ñãi ngộ qua lương – thưởng còn cứng nhắc, nên chưa hiệu quả trong việc thu hút và giữ chân người tài. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 36 - Nhân viên không ñược nắm rõ các chỉ số về hiệu quả hoạt ñộng kinh doanh của công ty ñể biết ñược chế ñộ thưởng tương xứng. - Xuất hiện hiện tượng BP Kế toán tị nạnh với BP Kinh doanh. - Chính sách thưởng dành cho nhân viên BP Kế toán thường không ổn ñịnh và rõ ràng. - ða số nhân viên bức xúc trước hiện tượng có nhiều cán bộ quản lý năng lực không cao, làm ít, nhưng vẫn ñược hưởng các chính sách bổng lộc cao. 1.4.3. Nhận xét a. Nhận xét quy trình ñánh giá công việc ðối với mọi tổ chức, doanh nghiệp (DN), con người luôn là yếu tố then chốt, quyết ñịnh sự thành công. Tìm kiếm và triển khai một công cụ hỗ trợ các nhà quản trị trong việc quản lý nhân sự (QLNS), xác lập cũng như theo ñuổi ñịnh hướng phát triển nhân sự ñã trở thành một yêu cầu bắt buộc ñối với các DN, ñặc biệt là những DN có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức phức tạp, ngành nghề kinh doanh ña dạng. Là một tập ñoàn hàng ñầu tại Việt Nam về lĩnh vực công nghệ thông tin, tốc ñộ tăng doanh số lẫn nhân sự hàng năm ñều trên 20%, việc chuẩn hoá hoạt ñộng nhân sự, online, Self-Service cùng nhiều tính năng ưu việt khác của phần mềm quản lý nhân sự số 1 thế giới People Soft ñang ñược triển khai, FPT sẽ có công cụ quản trị nguồn nhân lực hiệu quả ở quy mô tập ñoàn nói chung và ở quy mô F9HCM nói riêng. Ưu ñiểm lớn của People Soft là tính năng Self-Service giúp nhân viên và cán bộ quản lý có thể truy cập và tương tác trực tiếp trên hệ thống. Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống ñể cập nhật hồ sơ của mình, xem bảng lương, tự ñánh giá công việc, xem ý kiến ñánh giá của cán bộ quản lý, ñưa ra yêu cầu ñào tạo cho riêng mình... Cán bộ quản lý có thể theo dõi quá trình công tác của nhân viên, ñánh giá nhân viên trực tuyến, phê duyệt hồ sơ nhân viên, phê duyệt bảng lương... Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 37 Tuy nhiên trong quá trình triển khai tại F9HCM vẫn còn tồn tại nhiều vấn ñề cần phải giải quyết, hoàn thiện như ñã nêu ở phần trên. Hầu như tất cả các vấn ñề này ñều xuất phát từ con người, một phạm vi mà phần mềm này không thể hỗ trợ, làm thay ñược b. Nhận xét về chính sách lương thưởng tại F9HCM Trong buổi nói chuyện với một số cán bộ nhân sự của các cty thành viên tại khu vực HCM năm 2009, cựu tổng giám ñốc tập ñoàn FPT, ông Trương Gia Bình ñã phát biểu: “Thực tế, tất cả các công ty ñều có vấn ñề trong việc thu hút và giữ gìn người tài. Một số người có năng lực làm việc cảm thấy chính sách lương thưởng của FPT ñang có vấn ñề, nhưng khi họ qua các công ty khác mới biết rằng ñây là vấn ñề chung của nhiều công ty… ñã có trường hợp một cán bộ bỏ FPT ñể chuyển sang một công ty khác với một mức thu nhập ñược cam kết cao hơn. Nhưng vào năm tiếp theo, công ty ñó làm ăn không tốt, toàn bộ lương của nhân viên ñược trả bằng cổ phần (bán không ai mua), cán bộ ñó ñã quay lại FPT với mức lương cũ… FPT cũng nhận thức ñược phải liên tục cập nhật thông tin về thị trường nhân lực, về sự hài lòng của CBNV, về sự cạnh tranh của các ñối thủ cùng ngành nghề,... ñể cải tiến chính sách lương thưởng phù hợp hơn”. Với những ñặc thù của bộ phận, chính sách lương thưởng của F9HCM hiện tại ñang tốt nhất tập ñoàn và có sức cạnh tranh cao so với mặt bằng thị trường chung. Tuy nhiên việc xây dựng các bậc lương còn khá cứng nhắc, chưa phù hợp với một số vị trí ñặc biệt, việc xét thưởng hiệu quả kinh doanh còn chưa rõ ràng, minh bạch…là những tồn ñọng mà F9HCM cần phải hoàn thiện ñể tạo lực ñộng làm việc cho nhân viên hơn nữa, cũng như phục vụ cho công tác giữ chân người tài, thu hút ñược nhân sự có năng lực; từ ñó ngày càng khẳng ñịnh vị trí phân phối số 1 về mặt hàng ðTDð Nokia tại thị trường miền Nam, ñặc biệt là trong tình hình cạnh tranh khốc liệt của các nhiều nhãn hàng mới như hiện Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 38 CHƯƠNG II MỘT SỐ GIẢI PHÁP ðỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ðÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ CHÍNH SÁCH LƯƠNG THƯỞNG TẠI F9HCM Chương này trình bày các nhóm giải pháp ñề xuất nhằm hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc cũng như chính sách lương thưởng trên cơ sở phân tích những tồn ñọng trong chương 1 và dựa trên kết quả phỏng vấn cán bộ nhân sự, cán bộ quản lý và một số nhân viên phòng kinh doanh và phòng kế toán của F9HCM; qua ñó góp phần giúp các nhà quản trị F9HCM hoàn thiện hơn chính sách cty mình, tạo ñộng lực làm việc cho nhân viên hơn nữa, ñặc biệt là trong thời ñiểm cạnh tranh gay gắt như hiện nay cả về mặt thị trường phân phối lẫn về mặt thị trường nhân sự. 2.1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc Quy trình ñánh giá hiệu quả công việc của F9HCM ñược xây dựng khá bài bản với những bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí nhằm làm cơ sở cho việc ñánh giá, với một thang ñiểm ñánh giá ñược lượng hóa tương ñối chuẩn xác, với quy trình ñánh giá có trình tự từ thấp ñến cao ñể ñảm bảo tính tổng quát, và với một khung tính ñiểm – xếp loại rõ ràng; cộng với sự hỗ trợ ñắc lực của hệ thống quản lý PeopleSoft. Tuy nhiên, qua quá trình nghiên cứu ñánh giá ở phần trên, có thể thấy rằng tình hình ñánh giá hiện nay vẫn còn nhiều tồn ñọng, làm cơ sở ñể nhóm thực hiện ñề nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình ñánh giá này. 2.1.1. Tổ chức ñánh giá chéo ðể tránh tình trạng ñánh giá cảm tính và nặng tình cảm cá nhân, ñối với quy trình ñánh giá, bên cạnh việc ñánh giá theo trình tự từ thấp ñến cao cho mỗi cá nhân, cần thiết phải ñược phối hợp với việc tổ chức ñánh giá chéo. Theo ñó, bên cạnh bảng ñánh giá của mỗi cá nhân, cần có ñánh giá của các ñồng nghiệp thuộc các phòng ban có liên quan trong công việc về cá nhân ñó, ñể trên cơ sở tổng hợp các Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 39 ñánh giá khác nhau ñó, ban lãnh ñạo mới có thể ñưa ra những kết luận ñánh giá cuối cùng cho cá nhân ấy, nhằm ñảm bảo kết quả ñánh giá ñược trung thực, khách quan và chính xác hơn, xóa tan tâm lý CBQL chỉ ñánh giá theo cảm tính nơi nhân viên, ñồng thời thành tích của các cá nhân sẽ ñược công nhận một cách thuyết phục hơn. Chẳng hạn một quy trình ñánh giá của nhân viên P.Kinh doanh có thể như sau 2.1.2. Hoàn thiện lại KPIs ñánh giá Trong quá trình tự ñánh giá, bản thân nhân viên cũng như các CBQL nhận thấy các KPI trong ñánh giá chưa thật cụ thể, ñôi khi còn mơ hồ, ñặc biệt là KPI dành cho bộ phận Kế toán. Vì thế công ty cần thiết phải có kế hoạch xây dựng lại một hệ thống KPI hoàn chỉnh hơn, với những tiêu chí ñịnh lượng và ñịnh tính cụ thể, rõ ràng, dễ ño lường các kết quả thực hiện công việc. NHÂN VIÊN X P.Kinh doanh Tự ñánh giá CBQLTT ñánh giá TP ñánh giá P.Marketing ñánh giá P. Kế hoạch ñánh giá P.Nhân sự ñánh giá ... BLð ñánh giá Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 40 ðể làm ñược ñiều này, công ty có thể thực hiện các bước sau: - Tổ chức cuộc họp giữa ban lãnh ñạo và các CBQL cùng với bộ phận Nhân sự ñể ñưa ra những ñề xuất KPI mang tính tổng quát. - Phát ñộng chương trình thu thập ý kiến và ñề xuất của tập thể CBNV về các tiêu chí dành cho KPI. - Tập hợp các ñề xuất thu thập ñược, tiến hành tổng hợp ñể lựa chọn những ñề xuất tốt, dựa trên tiêu chuẩn: “phù hợp - rõ ràng - cụ thể - có thể ño lường - có thể áp dụng”, làm cơ sở ñể xây dựng hệ thống KPI hữu hiệu. Tổ chức cuộc họp ñể cùng nhau xây dựng hệ thống KPI hoàn chỉnh dựa trên những tiêu chí ñã lựa chọn (Tham khảo phụ lục 4: KPIs mới cho kinh doanh và sale admin) 2.1.3. Có cơ chế giám sát, kiểm tra ñể ñảm bảo việc ñánh giá ñúng quy trình và có chất lượng ðể ñảm bảo quy trình ñánh giá ñược thực hiện nghiêm túc và khách quan cần có một cơ chế giám sát chặt chẽ; như thế sẽ giải quyết ñược nhiều tồn ñọng về việc - Nhân viên “chép – dán” kết quả của các lần tự ñánh giá trước. - CBQL thực hiện qua loa khiến chất lượng ñánh giá kém thực tế. - Tâm lý ỷ lại nơi nhân viên và CBQL khi mà việc ñánh giá không có ai kiểm soát. Nhờ ñó, chất lượng ñánh giá sẽ ñược công ty chú trọng hơn, các kết quả ñánh giá ñược quan tâm theo chiều sâu, càng tạo ñộng lực ñể tập thể CBNV thực hiện tốt hơn việc ñánh giá 2.1.4. Triển khai ñánh giá theo tháng Thay vì tiến hành ñánh giá ñịnh kỳ theo quý, nếu việc ñánh giá ñược thực hiện hằng tháng sẽ giúp: - Các ñánh giá mang tính xác thực hơn vì thời gian thực hiện công việc và ñánh giá gần kề, tránh ñược tình trạng “sót” nếu ñể ñến cuối quý mới ñánh giá những công việc của những tháng trước. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 41 - Tránh ñược tình trạng “dồn việc” khi mà cuối quý thường là thời ñiểm nhiều bộ phận ñang chịu nhiều áp lực về công việc. Nhờ ñó tránh ñược tình trạng ñánh giá qua loa cho xong. - Là cơ sở ñể tiến hành việc xét thưởng hằng tháng (một giải pháp về lương thưởng). - Các ý kiến ñề nghị trong bảng ñánh giá của nhân viên ñược cập nhật sớm hơn, giải quyết sớm hơn nhằm ñem ñến sự thỏa mãn cao cho nhân viên. ðể tập thể CBNV tích cực tham gia ñánh giá hằng tháng, công ty cần thiết tạo nên một phong trào ñánh giá, kiểu như “ngày ñánh giá” nhằm tạo tinh thần cũng như ñể mọi người chịu dành thời gian tham gia một cách tích cực. Bên cạnh ñó, cần có quy chế khuyến khích các cấp quản lý có phản hồi, phúc ñáp những kiến nghị, ñề xuất của nhân viên trong bảng ñánh giá của họ 2.1.5. Bãi bỏ cơ chế ñánh giá theo hạn ngạch Nhằm loại bỏ tình trạng có những cá nhân ñạt hiệu quả công việc xứng ñáng nhưng không ñược công nhận hoặc ngược lại, gây ra bởi việc CBQL chỉ chú trọng tới việc ñiều chỉnh ñiểm số ñánh giá của nhân viên sao cho phù hợp với quota do công ty chỉ ñịnh. Việc loại bỏ này sẽ giúp cho kết quả ñánh giá ñược minh bạch và công bằng hơn: công nhận mức cá nhân xuất sắc – tốt – khá khác nhau, tùy thuộc vào số lượng cá nhân thực sự có hoạt ñộng hiệu quả ở mỗi kỳ 2.1.6. Nâng cao năng lực ñánh giá của các cấp CBQL Thông qua việc ñào tạo, kết hợp với tuyên truyền, khuyến khích… ñể giúp cho các CBQL có ñủ năng lực ñánh giá nhân viên của họ, nhằm ñẩy cao hiệu quả trong ñánh giá, nhờ ñó loại bỏ những tồn ñọng về tình trạng qua loa, cảm tính, cả nể… ðồng thời nâng cao khả năng thông ñạt với nhân viên, tạo sự thuyết phục trong những quyết ñịnh có liên quan ñến việc ñánh giá kết quả công việc, cũng là nâng cao kỹ năng phúc ñáp, giải quyết những kiến nghị mà nhân viên có ñưa ra trong các bảng ñánh giá của họ Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 42 2.2. Nhóm giải pháp về hoàn thiện chính sách lương thưởng tại F9HCM 2.2.1. Quy ñịnh các trường hợp có thể xếp rank vượt khung ñối với cán bộ thuộc diện quy hoạch nhằm giữ chân người tài Như ñã phân tích ở phần chương 1, hạn chế lớn nhất ñối với chính sách lương của F9HCM chính là quy ñịnh lương theo rank của nhân viên (vốn ñược xếp dựa theo vị trí, tính chất công việc). Chính ñiều này ñã làm giảm rất nhiều ñộng lực làm việc của nhân viên có năng lực, ñặc biệt là những bộ phận ñược xếp rank thấp như kế toán, marketing. Thực tế ñã có nhiều nhân viên kế toán năng lực cá nhân, trình ñộ chuyên môn rất giỏi, có khả năng phát triển theo chiều sâu; tuy nhiên do những giới hạn về quy ñịnh lương theo rank (và kéo theo là các khoản thưởng tính theo tháng lương) ñã làm giảm ñộng lực làm việc, xuất hiện tâm lý chán nản, lãn công, và cuối cùng là nhân viên ñó ñã rời cty do không tìm thấy ñược cơ hội phát triển cho bản thân mình. Các cấp quản lý hiện nay tại F9HCM, ñặc biệt là các CBQL nhân sự ñều nhìn nhận ñánh giá dưới góc ñộ tổng thu nhập trong năm mà nhân viên có thể nhận ñược; mà không chú trọng nhiều tới khoản lương thực lãnh hàng tháng. ðiều này cũng ñã lý giải ñược lý do tại sao F9HCM ñã không thành công trong việc thu hút nhân tài về làm việc, ñặc biệt là ñối với các vị trí quản lý cấp trung, mặc dù ñã ñưa ra nhiều chính sách ñãi ngộ về lâu dài (thưởng cổ phiếu, mua CPUð, thưởng hiệu quả kinh doanh,…) nhưng mức lương hiện tại (theo chính sách chung) lại thấp, không hấp dẫn ñược nhân tài. Chính vì thế, F9HCM cần có những quy ñịnh cụ thể ñối với các trường hợp ñặc biệt, những trường hợp thuộc diện quy hoạch nhân tài, có thể tăng rank, tăng bậc lương nhằm thu hút và giữ chân ñược nhân sự có năng lực và chuyên môn cao, phục vụ cho mục tiêu phát triển bền vững lâu dài của cty. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 43 2.2.2. Quy ñịnh các tiêu chuẩn tăng lương một cách minh bạch Hiện nay việc tăng lương của F9HCM ñược thực hiện theo từng kỳ 6 tháng, dựa trên số bậc lương của bộ phận ñược cty “phân bổ” xuống căn cứ trên tổng quỹ lương hiện tại, tổng số nhân sự và kết quả công việc của bộ phận trong kỳ. Trưởng từng bộ phận sẽ căn cứ trên mức lương hiện tại, mức ñộ ñóng góp và tiềm năng phát triển của từng nhân viên mà sẽ quyết ñịnh nhân viên nào ñược tăng lương trong kỳ với số bậc lương ñược tăng là bao nhiêu. Và kết quả này chỉ có trưởng phòng, nhân sự, ban giám ñốc và bản thân nhân viên ñược tăng lương biết mà thôi. Thông thường thì mỗi phòng ban chỉ có 1-3 bậc lương ñược phân bổ trong kỳ. Việc tăng lương này không có chỉ tiêu, không có phương pháp ñánh giá cụ thể, mà thường theo ñánh giá cảm tính của CBQL; và ñây cũng chính là nguyên nhân gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên; xuất hiện tình trạng tị nạnh, lãn công và thúc ñẩy cho văn hóa thì thầm phát triển sâu sắc hơn. ðể tạo ñược tâm lý thoải mái, tăng ñộng lực làm việc cho nhân viên, F9HCM cần phải minh bạch hóa những tiêu chí cho việc tăng lương ñể mỗi CBCNV có cơ sở phấn ñấu, cống hiến hết mình cho cty. 2.2.3. Thay ñổi cơ cấu thu nhập theo hướng giảm tỷ trọng các khoản thưởng Theo kết quả khảo sát của ban nhân sự F9HCM, các khoản thưởng quý và thưởng hiệu quả kinh doanh hiện ñang chiếm 40-60% trong tổng thu nhập nhận ñược hàng năm của CBCNV tùy theo vị trí nhân viên hay CBQL; và khoản lương thực lãnh hàng tháng khá thấp, gây khó khăn trong việc duy trì cuộc sống hàng ngày, nhất là trong tình hình lạm phát cao như hiện nay. Nhằm nâng cao hơn nữa sức cạnh tranh về lương ñối với mặt bằng chung của thị trường, ñồng thời góp phần giúp nhân viên có ñủ tiền bạc ñảm bảo cho những chi phí tối thiểu hàng ngày trong tình hình kinh tế hiện nay; F9HCM có thể nghiên cứu việc nâng cao mức lương thực lãnh hàng tháng, gia tăng tỷ trọng của lương trong tổng thu nhập. Qua việc thảo luận nhóm, chúng tôi cho rằng các khoản thưởng Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 44 tháng và hiệu quả kinh doanh nên chiếm khoảng 20% tổng thu nhập năm của nhân viên là hợp lý. Với việc thay ñổi cơ cấu thu nhập như thế, người lao ñộng tại F9HCM sẽ nhận thấy rõ sức cạnh tranh so với mặt bằng lương chung của tập ñoàn và của thị trường; ñồng thời yên tâm cống hiến, phục vụ tốt hơn cho cty do giảm bớt những áp lực về cơm - áo - gạo - tiền hằng ngày 2.2.4. Áp dụng chính sách thưởng theo tháng Với chính sách ñánh giá và thưởng theo quý như hiện nay, cả nhân viên lẫn CBQL tại F9HCM có tâm lý quan tâm nhiều hơn cho tháng cuối cùng của quý, thời ñiểm gần với kỳ ñánh giá, xếp loại trong kỳ; chính vì thế năng suất làm việc của các CBCNV không ñược duy trì ổn ñịnh ở mức cao trong suốt 3 tháng của quý ñó. Nhóm chúng tôi ñề nghị khoản thưởng theo quý thay vì ñược tính dựa vào kết quả ñánh giá theo quý, F9HCM sẽ phân chia và chuyển luôn cho nhân viên theo từng tháng, tùy theo kết quả thực hiện công việc trong tháng của nhân viên; như thế vừa tạo ñược tâm lý nghiêm túc trong ñánh giá tháng, vừa tạo ñược ñộng lực không ngừng phấn ñấu nỗ lực làm việc của nhân viên, và cũng góp phần tăng mức thu nhập nhận ñược hàng tháng, qua ñó gia tăng hơn nữa sức cạnh tranh về lương tại F9HCM so với mặt bằng chung 2.3. Một số giải pháp tổng hợp khác FPT là một tập ñoàn kinh tế lớn ở VN, tốc ñộ tăng trưởng bình quân của cả tập ñoàn trên 30% và có tiềm năng “bức phá” mãnh liệt ở những lĩnh vực trọng tâm của mình như CNTT, gia công phần mềm. Là một bộ phận kinh doanh với sản phẩm phân phối là thương hiệu ñứng ñầu tại thị trường VN cũng như toàn cầu, trung tâm phân phối Nokia – F9 ñang ñược ví như “con gà ñẻ trứng vàng”, là “ñứa con cưng” giống FPT nhất (phát biểu của cựu tổng giám ñốc FPT, ông Trương Gia Bình tại hội nghị chiến lược FPT 2007 tại Áo). Hiện tại F9 ñang ñóng góp hơn 35% tổng doanh số của tập ñoàn, và là bộ phận chủ lực ñã giúp FPT cán mức doanh số 1 tỷ USD vào năm 2009. Chính vì thế, chính sách ñãi ngộ, chính sách tạo ñộng lực Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 45 cho nhân viên của F9 ñược các cấp lãnh ñạo của tập ñoàn ñặc biệt coi trọng. Như chúng tôi ñã phân tích từ các phần trên, lương thưởng của F9 hiện ñang là một trong những chính sách tốt nhất giữa các bộ phận của tập ñoàn; và ñây cũng chính là một trong những ñiều kiện tiên quyết giúp nhân viên F9 nỗ lực làm việc nhiều hơn, ñặc biệt là bộ phận kinh doanh trong việc gia tăng tối ña số bán, tối ña thị phần phân phối. Hiện nay với người lao ñộng, lương thưởng không phải là yếu tố ñầu tiên ñối với lòng trung thành, cống hiến của mình. Kết quả nghiên cứu nội bộ trên quy mô tập ñoàn của ban nhân sự năm 2009 cho thấy 57% nhân viên ñược khảo sát cho rằng tổng thu nhập trong năm là yếu tố quan trọng nhất cho ñộng lực làm việc của bản thân; trong khi ñó 75% nhân viên ñược khảo sát lại cho rằng các yếu tố khác (như văn hóa công ty, môi trường làm việc, quan hệ giữa các ñồng nghiệp, chính sách gắn kết lâu dài của cty,…) chính là lý do khiến họ gắn bó với cty và nỗ lực làm việc hơn. Qua việc nghiên cứu, khảo sát, ñánh giá cũng như qua kết quả thảo luận nhóm, ngoài các giải pháp về hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng, chúng tôi cũng ñề nghị một số giải pháp khác nhằm tạo ñộng lực làm việc của nhân viên F9HCM hơn nữa 2.3.1. Phát huy bản sắc văn hóa doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc thân thiện, thoải mái cho nhân viên Văn hóa doanh nghiệp FPT ñược các chuyên gia trong nước và quốc tế ñánh giá rất cao, và ñặc biệt là sau sự cố về chương trình văn nghệ kỷ niệm cty năm 2009, văn hóa FPT ñược người dân Việt Nam quan tâm và ñánh giá sâu sắt hơn nữa. F9HCM cũng không ngoại lệ. Là “ñứa con giống FPT” nhất, F9HCM mang ñậm bản sắc văn hóa ñặc trưng FPT; và là “liều thuốc kích thích” hữu hiệu cho ñội ngũ nhân viên trẻ và năng ñộng hiện tại. Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 46 Tuy nhiên, sự cố văn nghệ 2009 là hồi chuông cảnh tỉnh, khiến chúng ta cần nghiêm túc nhìn nhận và ñánh giá một cách sâu sắc về văn hóa cũng như tầm ảnh hưởng của nó ñến hành vi ứng xử của nhân viên, và nhìn nhận của người tiêu dùng ñối hình ảnh cty FPT, một cty ñại chúng. Và cũng chính vì nhìn nhận rõ tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp như thế mà FPT ñã mời nhạc sĩ Trương Quý Hải về phụ trách mảng tổng hội cho cả tập ñoàn. Và vấn ñề hết sức nhạy cảm ñang hình thành tại F9HCM cũng như ở tất cả các bộ phận khác trong tập ñoàn là “văn hóa thì thầm” hay phương thức ñề xuất ý kiến cải tiến ñóng góp “các chú cứ thoải mái ý kiến ñóng góp ñi, mấy anh ñã quyết hết rồi”; F9HCM cần tạo ñược môi trường làm việc thân thiện, tạo ñược buổi nói chuyện cởi mởi, những cơ hội giao lưu, ñối thoại trực tiếp giữa các bộ phận, giữa nhân viên với các cấp lãnh ñạo trên tinh thần trao ñổi, chia sẻ. 2.3.2. Hỗ trợ nhân viên thông qua các khoản trợ cấp khác Trong thời gian qua, ñặc biệt là năm 2008 và những tháng cuối năm 2010, tỷ lệ lạm phát và chỉ số giá tiêu dùng của VN, nhất là ở HCM không ngừng tăng cao. ðiều này ñã ảnh hưởng không nhỏ tới ñời sống hằng ngày của các CBCNV, vốn phần lớn là người ngoại tỉnh lên thành phố thuê nhà, ñặc biết là những nhân viên ñã có gia ñình, con nhỏ. Quan tâm tới ñời sống của nhân viên, tạo ñiều kiện cho họ nỗ lực hơn nữa cho công việc, qua ñó không ngừng gia tăng hiệu quả công việc, F9HCM cần nghiên cứu các khoản trợ cấp (ñi lại, ăn trưa, ñiện thoại, trượt giá,…) một cách hợp lý và có hiệu quả, ñặc biệt là khoản trợ cấp trượt giá ñể nhân viên ñỡ áp lực hơn trong những lo toan hàng ngày của cuộc sống 2.3.3. Các chính sách ñãi ngộ, phúc lợi khác Bản thân mỗi người nhân viên ñều muốn có công việc ổn ñịnh lâu dài với mức lương tối thiểu cũng ñủ trang trải những chi phí hằng ngày. Một chính sách ñãi ngộ minh bạch, một chính sách phúc lợi tốt, một chính sách gắn kết người lao ñộng lâu dài với cty là những ñiều kiện giúp người lao ñộng an tâm hơn, và cống hiến Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 47 nhiều hơn. Phương châm nội bộ của F9HCM là cty là nhà, ñồng nghiệp là anh em. ðể tạo ñộng lực làm việc cho nhân viên, ngoài chính sách lương thưởng, F9HCM cần • Minh bạch hóa, cụ thể hóa chính sách ñãi ngộ, lộ trình thăng tiến. • Bên cạnh chính sách ñãi ngộ cho nhân viên mua cổ phiếu ưu ñãi (CPUð) của tập ñoàn FPT, F9HCM cũng nên cân nhắc tới việc cho nhân viên mua CPUð của FTG (dự kiến lên sàn trong năm 2011) với thời gian ngắn hơn (hiện tại ñang là 3 năm) và sẽ chuyển qua phổ thông lũy tiến theo thời gian làm việc. • Chính sách hỗ trợ về nghỉ mát hè, kick-off quý cho người thân của nhân viên (hiện tại cty mới chỉ dừng ở việc hỗ trợ cho bản thân nhân viên, chính vì thế nhân viên sẽ khó có thể ñưa gia ñình tham dự cùng với nguồn kinh phí tự túc) • … Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trần Kim Dung (2010). “Quản trị nguồn nhân lực”, Nhà xuất bản Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh 2. Website nhân sự F9HCM, 3. Website F9HCM, htttp://fpt-nokia.com.vn 4. Website nhân sự FTG, 5. Website học viện lãnh ñạo FPT, 6. Website tập ñoàn FPT, Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 49 PHỤ LỤC 1: BẢN ðÁNH GIÁ CỦA NHÂN VIÊN KINH DOANH ( export từ hệ thống, thể hiện sự không quan tâm ñến nội dung của cán bộ quản lý) Performance Document – Mẫu ñánh giá FTG Employee Evaluation ðỗ Thái Dương Mẫu ñánh giá FTG : 06/10/2010 – 30/10/2010 Author : ðỗ Thái Dương Role : Manager 1 Status: Completed Due Day: 30/10/2010 The document status is completed. Section 1: Advantage Advandtage summary Comments: - Chính sách mới của Nokia: áp dụng thống nhất mức chiết khấu & giá cả cho toàn bộ hệ thống ñại lý kinh doanh Nokia theo những tiêu chí nhất ñịnh. - Sự suy yếu dần của hệ thống các MDs HCM (Huy Trần, Hoa Chí Vỹ, Vũ Huy Hoàng, Ánh Quang, Tứ Thiên,...) - Kinh nghiệm & các mối quan hệ với ñại lý khu vực Section 2: Disadvantage Disadvantage summary Comments: Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 50 Section 3: Employee goals Goal 1: Hoàn thành kế hoạch doanh số Description: Hoàn thành kế hoạch doanh số Hoàn thành kế hoạch doanh số cá nhân Rating: 10 10.00 Hoàn thành doanh số phòng/nhóm ñược giao phụ trách Rating: 10 10.00 Weight: 60% Comments: Thực hiện doanh số trong kỳ (ñvt: USD) a. Kế hoạch doanh số cá nhân ...Tháng...................Kế hoạch...................Thực hiện.............H/thành Tháng 7...................270,240......................311,583....................115,3% Tháng 8...................243,216......................318,619....................131,0% Tháng 9...................253,050......................258,417....................102,1% ..Quý 3....................766,506.......................888,618....................115,9% b. Kế hoạch doanh số nhóm phụ trách ...Tháng...................Kế hoạch...................Thực hiện.............Hoàn thành Tháng 7...................337,800.....................396,238...................117,3% Tháng 8...................337,800.....................480,880...................142,4% Tháng 9...................361,500.....................379,196...................104,9% ..Quý 3..................1,037,100..................1,256,314...................121,1% Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 51 Goal 2: Duy trì và phát triển hệ thống khách hàng Description: Thể hiện mức ñộ chăm sóc khách hàng cũ và số khách hàng mới xây dựng ñược, tốc ñộ phát triển của khách hàng hiện tại,… Rating: 10 10.00 Weight: 20% Comments: Phát triển hệ thống khách hàng a. Chăm sóc khách hàng - Chăm sóc khách hàng tốt: liên lạc khách hàng hằng ngày (qua ðT, chat, mail); kịp thời nắm bắt các vấn ñề phát sinh & thông báo các chương trình bán hàng và hỗ trợ bán hàng mới. - Cải thiện tần suất công tác giữa các tỉnh trong khu vực. b. Phát triển hệ thống - Trong Q3 phát triển ñược 36 KH mới, trong ñó có 16 KH có khả năng phát triển theo chiều sâu (Bảo Linh, Thái Dương, Minh Phong, T&V, Tiến Huy, Chín Quảng, Quỳnh Thư, Dũng Sĩ, Duệ Linh, Viễn Tân, Chính Tín, An Nhiên, Thanh Hòa, Phương Hoa, Kim Lành, Hùng Quân) Goal 3: Hạn chế công nợ và thu hồi công nợ quá hạn Description: Thể hiện mức ñộ hoàn thành ñòi công nợ trước hạn, ñúng hạn và quá hạn Rating: 10 10.00 Weight: 20% Comments: Công tác kiểm soát công nợ - Tư vấn, thuyết phục thêm 04 KH ký quỹ (Thái Dương, Viễn Tân, Huỳnh Hưng, Dũng Sĩ) Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 52 - ðề xuất 04KH công nợ tín chấp (Minh Phong, Chính Tín, An Nhiên, Quỳnh Thư) - Kiểm soát tốt công nợ: tỷ lệ công nợ thanh toán trước & ñúng hạn của nhóm chiếm trên 90% tổng thanh toán của các khách hàng. - Tình hình thanh toán của Trọng Phát ñã cải thiện nhiều so với Q2 Goals summary Rating: 10 10.00 Summary weight: 70% Comments: Hoàn thành tốt nhiệm ñược giao trong kỳ so với kế hoạch chung của S3 Section 4: Responsibilities Responsibility 1: Lập kế hoạch cho bộ phận ñược phân công phụ trách Description: Lập kế hoạch cho bộ phận ñược phân công phụ trách Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: - Hiện tại chỉ lập kế hoạch chi tiết cho từng nhóm/saleman dựa trên kế hoạch chung của F9, và kế hoạch ñược giao của phòng. - Xây dựng công cụ theo dõi, quản lý tình hình thực hiện (báo cáo hằng ngày của S3). Responsibility 2: Hợp tác, hỗ trợ các ñồng nghiệp, các phòng ban có liên quan Description: ðánh giá sự hợp tác, hỗ trợ ñồng nghiệp trong cùng một nhóm Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 53 hoặc thuộc các bộ phận khác Rating: 8 8.00 Weight: 50% Comments: - Hỗ trợ phòng kế toán & phòng marketing trong việc thu thập các chứng từ & triển khai các chương trình hỗ trợ bán hàng - Hỗ trợ khi các nhóm khác ñi công tác Responsibilities Summary Rating: 8 8.00 Summary weight: 15% Comments: Section 5: Competencies Competency 1: Khả năng xây dựng QH với KH Description: Phát triển, duy trì và củng cố mạng lưới quan hệ trong và ngoài tổ chức ñể tranh thủ ñược thông tin, sự giúp ñỡ và ủng hộ cần thiết. Sử dụng hiệu quả các thông tin và sự ủng hộ có ñược từ mạng lưới quan hệ ñể hoàn thành công việc Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: Competency 2: Kỹ năng quản lý Description: Khả năng thiết lập những mục tiêu, mục ñích rõ ràng, có thể ño Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 54 lường ñược, Phân công trách nhiệm rõ ràng ñối với các nhiệm vụ và quyết ñịnh, ðối chiếu tình hình hoạt ñộng với mục tiêu ñề ra và ñánh giá kết quả, ðưa ra những ý kiến phản hồi mang tính tích cực, kịp thời ñối với việc hoàn thành công việc, ðưa ra những ý kiến phản hồi ñúng ñắn, khuyến khích hành ñộng, Có phương pháp quản lý hợp lý ñối với mỗi cá nhân trong mỗi nhiệm vụ khác nhau Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: Competencies summary Rating: 9 9.00 Summary weight: 15% Comments: Section 6: Learning & Development Learning & Development Summary Comments: - Tiếp tục theo khóa học MBA tại ðH KT HCM - Hoàn thành tốt công việc theo ñịnh hướng của công ty Section 7: Employee Comments Comments: Section 8: Manager Commnets Comments: Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 55 PHỤ LỤC 2: BẢN ðÁNH GIÁ CỦA NHÂN VIÊN KẾ TOÁN (export từ hệ thống, thể hiện sự ñánh giá qua loa của nhân viên) Performance Document – Mẫu ñánh giá FTG Manager Valuation Nguyễn Hồng Sinh – Kế Toán Mẫu ñánh giá FTG : 06/10/2010 – 30/10/2010 Author : Ngô Thanh Tuyến Role : Manager Status: Completed Due Day: 30/10/2010 Approval: Approved The document status is completed. Section 1: Advantage Advantage Summary Comments: Section 2: Disadvantage Disadvantage Summary Comments: Section 3: Empoyee goals Goal 1: Hoàn thành công việc ñúng hạn Description: Thể hiện ở việc so sánh giữa thời ñiểm hoàn thành công việc so với thời hạn hoàn thành công việc theo kế hoạch Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 56 Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: Goal 2: ðảm bảo chất lượng công việc theo yêu cầu Description: Thể hiện ở việc so sánh giữa chất lượng công việc ñã hoàn thành so với chất lượng theo tiêu chuẩn của công ty Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: Goals Summary Rating: 9 9.00 Summary weight: 70% Comments: Section 4: Responsiblities Responsibilities 1: Tuân thủ nội quy lao ñộng và các quy ñịnh nội bộ của Công ty Description: Tuân thủ nội quy lao ñộng và các quy ñịnh nội bộ của Công ty Rating: 10 10.00 Weight: 50% Comments: Responsibilities 2: Hợp tác, hỗ trợ các ñồng nghiệp, các phòng ban có liên quan Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 57 Description: ðánh giá sự hợp tác, hỗ trợ ñồng nghiệp trong cùng một nhóm hoặc thuộc các bộ phận khác Rating: 10 10.00 Weight: 50% Comments: Responsibilities summary Rating: 10 10.00 Summary weight: 15% Comments: Section 5: Competencies Competency 1: Sáng tạo trong công việc Description: Có những ý tưởng ñể ñi ñến những giải pháp và cách tiếp cận mới, Dễ dàng kết nối những thông tin dường như không có liên quan trước ñó, phối hợp chúng ñể tạo ra những cách thức tiếp cận mới, Xác ñịnh những vấn ñề khác thường ñòi hỏi những phương pháp giải quyết duy nhất, Tư duy theo cách khác với những cách thông thường ñể tìm những phương thức tiếp cận vấn ñề tốt hơn Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: Competency 2: Kỹ năng lập kế hoạch công việc Description: Dự ñoán ñược những vấn ñề, những rào cản và dựa vào ñó ñể ñưa Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 58 ra kế hoạch hành ñộng. Xây dựng những nguyên tắc, cách thức thực hiện ñể làm việc ñạt hiệu quả và hiệu suất cao nhất. Dành thời gian cho những vấn ñề quan trọng bằng cách nhanh chóng tập trung vào trọng tâm của những vấn ñề cốt lõi và ñặt những vấn ñề ít quan trọng hơn sang một bên. Sử dụng những người thích hợp một cách ñúng lúc; duy trì thông báo cho họ về những vấn ñề, quá trình và những thay ñổi xác ñáng. Nhận ra và có những hành ñộng ñúng ñắn khi tiến trình công việc ñang ñi dần tới những kết quả không mong muốn Rating: 9 9.00 Weight: 50% Comments: Competencies Summary Rating: 9 9.00 Summary weight: 15% Comments: Section 6: Learning & Development Learning & Development Comments: Section 7: Employee Comments Comments: Section 8: Manager Comments Comments: Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 59 PHỤ LỤC 3: NỘI DUNG PHỎNG VẤN CHÍNH  Trưởng phòng nhân sự - Bà ðoàn Giang Sen a. Về lương, thưởng 1. Chính sách lương thưởng hiện tại của F9HCM so với chính sách chung của tập ñoàn như thế nào thưa bà? 2. Hiện tại một số nhân viên, ñặc biệt là các nhân viên mới vào có năng lực ñang cảm thấy chán nản vì những quy ñịnh về bậc lương liên quan tới rank, ý kiến của bà như thế nào? 3. Bà có nhận xét gì về mức lương trung bình hiện tại của F9CHM so với các bộ phận khác trong tập ñoàn cũng như so với mặt bằng chung trên thị trường? 4. Chính sách lương thưởng hiện tại của F9HCM ảnh hưởng như thế nào ñến chính sách ñãi ngộ cũng như chính sách thu hút nguồn nhân lực của F9CHM? b. Quy trình ñánh giá hiệu quả công việc 1. Quy trình ñánh giá công việc của F9HCM như thế nào thưa bà? Có ñiểm gì khác biệt so với quy trình chung của tập ñoàn không? 2. Xin bà cho biết những khó khăn và thuận lợi trong quá trình ñánh giá nhân viên? 3. Có ý kiến cho rằng, việc ñánh giá này chỉ mang tính hình thức, không ảnh hưởng ñến kết quả thưởng (vì thưởng ñã ñược ñịnh sẵn); ý kiến của bà như thế nào? 4. F9HCM mới áp dụng hệ thống ñánh giá Peoplesoft ñược 3 kỳ ñánh giá, bà ñánh giá KPIs như thế nào? 5. Theo bà thì F9HCM cần làm gì ñể hoàn thiện hệ thống ñánh giá, qua ñó góp phần hoàn thiện hơn chính sách lương thưởng của bộ phận? Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 60  Trưởng phòng kinh doanh số 3 – Ông Lê Quốc Thìn 1. Quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng của bộ phận kinh doanh hiện tại như thế nào thưa ông? 2. Một số nhân viên cho rằng F9HCM như một ñại gia ñình, chính vì thế việc ñánh giá chỉ mang tính hình thức ñối phó với tập ñoàn; do ñó nảy sinh tâm lý ỷ lại. Ý kiến của ông về vấn ñề này như thế nào? 3. Hiện tại mặt bằng lương thưởng của lĩnh vực phân phối ðTDð tại VN là khá cao. Ông có nhận xét gì về mức lương của saleman F9HCM so với ñối thủ và so với mặt bằng lương chung? 4. Chính sách lương thưởng của bộ phận hiện tại tác ñộng như thế nào ñến ñộng lực làm việc của nhân viên? 5. Saleman thường cho rằng mình là người làm ra của cải cho cty, ñược hưởng nhiều là lẽ tất nhiên. Ông có nhận xét gì về kết luận này? 6. Ông có ñề nghị giải pháp gì ñể hoàn thiện hơn quy trình ñánh giá công việc cũng như chính sách lương thưởng của bộ phận mình không?  Kế toán trưởng kiêm phó ban tài chính FTG – Ông Hứa Văn Thanh 1. Nhiều ý kiến của kế toán cho rằng NVKT phải làm việc nhiều hơn (ñi sớm về trễ do ñặc thù công việc); kết quả công việc lại không ñược phản ánh rõ ràng; trong khi ñó lương thưởng lại thấp hơn BPKD; như thế là không công bằng. Xin ông cho ý kiến về vấn ñề này? 2. Ông có nhận xét gì về quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng của bộ phận kế toán so với tập ñoàn, và so với các bộ phận khác trong cty cũng như so với mặt bằng thị trường chung? 3. Saleman thường cho rằng mình là người làm ra của cải cho cty, ñược hưởng nhiều là lẽ tất nhiên. Ông có nhận xét gì về kết luận này? Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 61 4. Sự chênh lệch về lương thưởng giữa kinh doanh và kế toán có ảnh hưởng ñến kết quả công việc cũng như sự phối hợp giữa 2 phòng ban không thưa ông? 5. Ông có ñề nghị gì cho việc hoàn thiện hơn quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng của bộ phận?  Các nhân viên phòng kinh doanh 1. Hiện tại F9HCM ñang áp dụng chính sách ñánh giá công việc theo quý, qua ñó triển khai thêm các khoản thưởng theo quý. Xin ông cho biết chính sách này có gây khó khăn cũng như tạo thuận lợi gì cho NVKD? 2. Ông có cho rằng các chỉ tiêu cũng như quy trình ñánh giá này là hợp lý? ðánh giá của ông về vấn ñề này như thế nào? 3. Bộ phận kinh doanh là bộ phận trực tiếp tạo ra giá trị cho bộ phận, ông có hài lòng về chính sách lương thưởng hiện tại? 4. Ông có ñề xuất gì về quy trình ñánh giá cũng như chính sách lương thưởng hiện tại không?  Các nhân viên phòng kế toán 1. Ông có hài lòng về chính sách lương thưởng hiện tại? 2. Là bộ phận hỗ trợ, thời gian làm việc cũng như khối lượng công việc sổ sách khá nhiều hơn kinh doanh, ngoài lương thưởng kế toán có ñược hỗ trợ thêm khoản phụ cấp công việc nào khác không? 3. Với quy trình và chỉ tiêu ñánh giá công việc hiện tại, ông có gặp khó khăn gì trong việc thực hiện không? ðánh giá của ông về vấn ñề này như thế nào?Ông có ñề xuất gì về quy trình ñánh giá cũng như chính sách lương thưởng hiện tại không? Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 62 PHỤ LỤC 4: KPIs ðỀ NGHỊ CHO TP KINH DOANH & SALE ADMIN  KPIs cho trưởng phòng kinh doanh Lĩnh vực Mô tả Thước ño Chỉ số/tháng Xây dựng hệ thống KD Duy trì và phát triển KH mới ðại lý Ổn ñịnh hệ thống kinh doanh ðảm bảo doanh số / tháng USD Báo cáo số liệu Các số liệu về kinh doanh, kho, tiêu thụ Lần Kiểm soát công nợ Báo cáo số liệu tiêu thụ Lần Thu hồi công nợ Báo cáo lượng công nợ thu hồi/tổng dư nợ % Brain storm ðóng góp ý kiến ñể phát triển hệ thống kinh doanh & sản phẩm Số lần ðánh giá nhân viên Bảng ñánh giá nhân viên mỗi tháng Bảng Hoàn thành báo cáo Số lần không hoàn thành hoặc hoàn thành chậm các báo cáo cần thiết. Lần Nội qui của công ty Vi phạm nội qui Lần Tham gia các buổi họp, sinh hoạt chung của công ty, các buổi huấn luyện Vắng mặt, ñi trễ trừ trường hợp có lý do chính ñáng hoặc buổi họp nằm ngoài vị trí công việc Lần Hoàn thiện quy trình ñánh giá công việc và chính sách lương thưởng tại F9HCM GVHD: PGS.TS. Trần Kim Dung Lớp: QTKD-ð1-K19 Nhóm 9 63  KPIs cho Sale Admin Lĩnh vực Mô tả Thước ño Chỉ số/tháng Lưu trữ số liệu Lưu trữ ñầy ñủ tất cả các số liệu có liên quan ñến công tác kinh doanh file Triển khai ñơn hàng Kiểm soát ñúng giá cả, hàng tồn; triển khai ñúng các yêu cầu triển khai, biên bản bàn giao & xuất hóa ñơn theo các ñơn hàng của BP KD % Quản lý hàng khuyến mãi Theo dõi chặt chẽ số lượng tồn cũng như số lượng nợ ñại lý ñối với hàng khuyến mãi theo các chương trình bán hàng. % Hoàn thành báo cáo Số lần không hoàn thành hoặc hoàn thành chậm các báo cáo cần thiết (báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho,…) Lần Nội qui của công ty Vi phạm nội qui Lần