Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộhoạt động cho vay tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Đồng Nai – Chi nhánh Tân Biên

à khách hàng đã hoàn tất các nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng tín dụng , giải chấp tài sản nếu có và lưu hồ sơ vay vốn của khách hàng vào kho lưu trữ . Trong trường hợp này hai bên ngân hàng và khách hàng tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng mặc nhiên . Trong trường hợp ngân hàng giám sát và phát hiện thấy khách hàng vi phạm những cam kết ghi trong hợp đồng tín dụng nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này , ngân hàng có thể đề nghị và tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng bắt buộc 2.2.1.7 Thanh lý hợp đồng Khi khách hàng trả hết nợ gốc ,lãi và phí giao dịch viên kiểm tra ,đối chiếu tất toán hợp đồng .Giải chấp tài sản đảm bảo tiền vay . 2.2.2 Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại Chi nhánh Tân Biên 2.2.2.1 Mục đích của quy trình kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu ,chính sách của ngân hàng. Việc thực hiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là một trong những nhiệm vụ căn bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ .Do đó mục tiêu chính của quy trình kiểm soát hoạt động cho vay cũng không nằm ngoài mục tiêu chung của quy trình kiểm soát là: - 67 - • Xây dựng một môi trường kiểm soát tốt • Bảo vệ ,quản lý ,sử dụng tài sản an toàn có hiệu quả • Bảo đảm Hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời; • Đảm bảo hiệu quả hoạt động ª Cụ thể các mục đích chính của quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là: Nhằm phát hiện và đánh giá những rủi ro tiềm ẩn hiện tại và tương lai qua cơ cấu cho vay ,đảm bảo tuân thủ các chiến lược tín dụng ,các chính sách kế hoạch của ngân hàng Tránh những thất thoát trong nghiệp vụ cho vay,nợ vay ,tiền lãi ,phí phải được hạch toán đầy đủ,tránh những thiệt hại trong các khoản vay lớn có thể đe dọa tới sự tồn tại của ngân hàng , Kiểm soát hoạt động cho vay trong những ngành kém phát triển ,trong các lĩnh vực hoàn toàn mới hoặc các ngành rất nhạy cảm với rủi ro để từ đó lập một khoản dự phòng rủi ro thích đáng Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 2.2.2.2 Đánh giá các rủi ro trong ngân hàng Kiểm soát quy trình cho vay tại ngân hàng ngoài việc vận dụng những nguyên lý chung của quy trình kiểm soát nội bộ còn chú ý tới những nét đặc thù riêng ,đó là luôn kiểm soát theo định hướng rủi ro: y Rủi ro thất thoát theo nhóm đối tượng: Là những thất thoát có thể phát sinh khi đối tác giao dịch không thực hiện thanh toán . - 68 - Khi đối tác không thực hiện thanh toán có thể do xảy ra các rủi ro do thay đổi bộ máy quản lý bất thường ,chủ hộ vay mất ,hoặc có những trục trặc lớn trong quan hệ gia đình … Liên quan đến các vụ kiện tụng ,thiếu nợ thuế ,tiền bảo hiểm ,tiền công… gây nên không có khản năng trả nợ Gặp những rủi ro bất khả kháng như là thiên tại ,cháy nổ ,dịch bệnh … Do đối tác sử dụng vốn sai mục đich ,làm mất,giảm nguồn thu ,không có khản năng sinh lợi nhuận và không có tiền thanh toán khoản vay . y Rủi ro giá cả thị trường: Là khả năng thiệt hại có thể phát sinh do có sự thay đổi về giá cả của chứng chỉ gốc .Rủi ro loại này bao gồm rủi ro lãi suất ,rủi ro về tỷ giá ,rủi ro về giá Chẳng hạn như là khi có biến động của giá cả thị trường ảnh hưởng đến đầu vào ,đầu ra của sản phảm ;Giá trị tài sản đảm bảo ,gây ra những rủi ro cho khản năng thu hồi nợ . y Rủi ro về vốn khả dụng: Là khả năng thiệt hại có thể phát sinh do thiếu nguồn tiền để thực hiện trách nhiệm thanh toán khi đến kì hạn thanh toán hoặc để kí kết các hoạt động giao dịch khác . Loại rủi ro này có thể do chính sách của Nhà nước có liên quan tăng dữ trữ bắt buộc làm ,giảm nguồn tiền cho vay. y Rủi ro pháp lý: - 69 - Là rủi ro ngân hàng chịu thiết do đối tác không công nhận thỏa thuận trong hợp đồng ,do các thỏa thuận trong hợp đồng không phù hợp với các thể chế pháp lý khác,do hiểu sai các thỏa thuận trong hợp đồng. Do bộ hồ sơ không đầy đủ ,đúng quy định Những thông tin tư liệu ,số liệu trong các báo cáo tài chính ,hợp đống đảm bảo thiếu độ tin cậy Áp dụng các biện pháp bảo đảm tiền vay không phù hợp và không tuân thủ các quy định trong quá trình định giá ,đánh giá lại ,bảo quản tài sản đảm bảo y Rủi ro trong hoạt động: Ngân hàng phải gánh chịu thiệt hại hoặc chi phí bổ sung do những hành động hoặc biện pháp xuất phát tờ các điểm yếu trong tổ chức cơ cấu hoặc tồ chức quy trình gây ra .Ví dụ như có các hành vi gian lận ,rủi ro do thanh toán chậm trễ và bị phạt .Có những việc làm không tuân thủ đúng quy trình cho vay ,quy định về đảm bảo tiền vay .Thiếu sự kiểm tra ,kiểm soát của những cán bộ ,bộ phận có trách nhiệm . y Rủi ro uy tín: Do bị giám uy tín ,dẫn đến mất khách hàng .Điều này thường xảy ra khi trình độ nghiệp vụ của cán bộ yếu kém ,sự không trung thực hoặc thiếu ý thức trách nhiệm trong thẩm định ,kiểm tra báo cáo của cán bộ nghiệp vụ,làm mất lòng tin ở khách hàng . 2.2.2.3 Thiết lập các thủ tục kiểm soát Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát ,các nhà quản lý còn phải quy định các thủ tục kiểm soát Î Xây dựng môi trường kiểm soát tốt - 70 - Một môi trường kiểm soát tốt bao gồm các nhân tố có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ như là:Quan điểm ,tư cách của nhà quản lý ;Cơ cấu tổ chức ;Chính sách nhân sự ;Công tác kế hoạch ;Các yếu tố bên ngoài y Quan điểm ,phong cách điều hành của người quản lý: Các nhà quản lý là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị vì thế quan điểm và đường lối quản trị cũng là vấn đề trung tâm của môi trường kiểm soát . Giám đốc chi nhánh tổ chức chỉ đạo thực hiện ,phân công cán bộ giám sát việc thực hiện, tuân thủ trong quy trình nghiệp vụ cho vay Chịu tránh nhiệm trước hội đồng quản trị ,tổng giám đốc và trước pháp luật khi để xảy ra các sai sót liên quan đến việc không thực hiện đúng các nội dung trong quy trình kiểm soát Là người báo các đến trụ sở chính các sai sót làm thay đổi số liệu kế toán (tổng tài sản, kết quản hoạt động kinh doanh)hay là các vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện . y Cơ cấu tổ chức: Trong bất kỳ một quy trình nghiệp vụ nào ,khi xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm .Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay bao gồm các bộ phận liên quan - Giám đốc:Người chỉ đạo thực hiện quy trình kiểm soát và chịu trách nhiệm trước hội đồng - Trưởng phòng kế toán và ngân quỹ:Tham mưu đề xuất với giám đốc về việc triển khai thực hiện quy định luân chuyển ,kiểm soát ,tập hợp - 71 - chứng từ.Và là người có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ,cán bộ liên quan thực hiện công việc .Chịu trách nhiệm về tính kịp thời ,đầy đủ ,hợp pháp hợp lệ của các chứng từ trực tiếp kiểm soát,các số liệu trên báo cáo tài chính. Đề xuất các biện pháp khắc phục sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ của bộ phận giao dịch .Là người báo cáo lên giám đốc toàn bộ các lỗi sai trong quá trình kiểm soát - Giao dịch viên:Là người tiếp nhận ,khởi tạo các giao dịch phát sinh trong hoạt động ngân hàng .Cụ thể:tiếp nhận kiểm tra các thông tin dữ liệu từ các hồ sơ ,chứng từ kế toán ,hoàn tất các nhiêm vụ dược phân công trong quy trình cho vay như là đi thẩm định dự án vay vốn, thẩm định kiểm tra tài sản đảm bảo …..Và là người chịu trách nhiệm về những công việc của mình.Kiểm tra đối chiếu tính khớp đúng giữa chứng từ với bảng liệt kê giao dịch .Thực hiện xử lý các sai sót phát sinh trên cơ sở phê duyệt của cấp có thẩm quyền . - Kiểm soát viên:Là người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát các giao dịch trong quy trình cho vay .Giám sát các giao dịch viên thực hiện quy trình cho vay theo quy định .Chỉ đạo phối hợp với giao dịch viên tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục sai sót trong quy trình cho vay .Báo cáo kịp thời cấp có thẩm quyền những sai sót trong quá trình xử lý công việc có ảnh hưởng đến số liệu kế toán và uy tín của ngân hàng Chính sự thiết lập cơ cấu tốt ,đã không bỏ sót lĩnh vực nào trong quá trình kiểm soát ,đồng thời không có sự chồng chéo giũa các bộ phận ,nói rõ quy định quyền hạn của từng bộ phận ,bộ phận quản lý và bộ phận thực hiện đã độc lập với nhau . y Chính sách nhân sự: - 72 - Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự ,Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm soát nội bộ về mặt số lượng cũng như chất lượng phải tương xứng với hình thức và quy mô của một quy trình kiểm soát . Một chính sách nhân sự đúng đắn là mọi cán bộ kiểm soát đều được huấn luyện và có kiến thức chuyên môn ,hiểu biết toàn diện về lĩnh vực mà mình kiểm soát Bên cạnh đó chính sách nhân sự còn quan tâm đến chế độ của đơn vị đối với việc đánh giá ,đề bạt khen thưởng và có kỷ luật với các nhân viên . y Công tác kế hoạch: Nếu như hoạt động cho vay được thực hiện đầy đủ , đúng hướng ,có hiệu quả và được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học thì sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu . y Các yếu tố bên ngoài: Đó là ảnh hưởng của các cơ quan chức năng nhà nước ,các khách hàng vay ,và các trách nhiệm pháp lý Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của giám đốc nhưng có ảnh hưởng khá lớn tới các thủ tục kiểm soát nội bộ cụ thể . Î Bảo vệ tài sản Đặc thù của ngành ngân hàng là kinh doanh tiền tệ ,công tác bảo vệ tài sản là vô cùng quan trọng ,nó không chỉ là đảm bảo sự an toàn của bản thân ngân hàng mà là sự ổn định của nền kinh tế Chính vì điều đó mà tại chi nhánh Tân biên ,công tác bảo vệ tài sản được thiết lập vô cùng chặt chẽ ,từ bộ phận bảo vệ bên ngoài tới các bộ phân nghiệp vụ bên trong - 73 - - Ở bên ngoài ,nhân viên bảo vệ được trang bị đồng phục ,luôn thay phiên nhau trực ở trạng thái 24/24,và là những người được tuyển chon kỹ càng ,họ là người có khả năng, có trách nhiệm trong việc phòng chống và truy bắt ,xử lý khi có trộm cắp . Bên cạnh đó thì bản thân ngân hàng cũng chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để bảo vệ như là hệ thống thoát hiểm khi xảy ra sự cố ,hệ thống phòng cháy chữa cháy ,hệ thống cửa ,khóa hiện đại,phân bố các phòng ban hợp lý,máy quyét tiền giả ,máy đếm tiền ,hệ thống camera quan sát - Đối với nhân viên ngân hàng cũng có đồng phục riêng ,để phân biệt với khách hàng,mỗi nhân viên được trang bị một máy tính có nối mạng trực tuyến IPCAS,một máy đếm tiền ,một két sắt ,tủ đựng hồ sơ ,quầy giao dịch có kính ngăn giữa giao dịch viên với khách hàng .Chính điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thủ tục ra vào ,kiểm soát tốt những đối tượng không có phận sự ra vào ngân hàng . -Ngoài ra , để bảo vệ tài sản không bị thất thoát ,gian lân ,hàng ngày có bộ phận xử lý cuối ngày giao dịch là quy trình kỹ thuật xử lý của hệ thống nhằm mục đích cập nhật toàn bộ giữ liệu giao dịch trong ngày vào sổ cái và chuyển ngày làm việc của hệ thống sang ngày làm việc kế tiếp ÎĐảm bảo độ tin cậy ,hợp lý ,và kịp thời của thông tin Không chỉ trong quy trình kiểm soát và bất kỳ trong nghiệp vụ nào, thông tin chiếm vai trò rất quan trọng .Tại ngân hàng mỗi nhân viên được trang bị một máy tính ,có mật khẩu riêng ,mọi thông tin ,quy định ,văn bản mới được cập nhật liên tục ,đảm bảo tính kịp thời . Hệ thống máy vi tính phục vụ giao dịch và các hoạt động khác được nâng cấp và đổi mới ,có tốc độ xử lý cao ,lưu trữ lớn vận hành tốt ,đạt yêu cầu của NHNo &PTNT - 74 - Chi nhánh đã trang bị hệ điều hành Window XP3 có bản quyền của Microsoft,được thướng xuyên cập nhật và kiểm tra ;chương trình virus KAV có bản quyền toàn hệ thống tự động cập nhật và update dữ liệu virus mới ,tự động diết virus .Những thông tin dữ liệu được bảo mật lưu trữ an toàn . Î Đảm bảo hiệu quả hoạt động Nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động khi cho vay ngân hàng phải đảm bảo rằng Tổng dư nợ cho vay đối với một khách hàng không được vượt quá 15% vốn tự có của ngân hàng Để đảm bảo an toàn ,ngân hàng phải duy trì các tỷ lệ an toàn,lập các khoản dữ trữ bắt buộc theo quy định Các trường hợp không được cho vay: - Thành viên hội đồng quản trị ,Ban kiểm soát ,Tổng _Phó tổng giám đốc ngân hàng - Cán bộ ,nhân viên thực hiện nhiệm vụ thẩm định ,quyết định cho vay - Các thành viên gia đình của hội đồng quản trị ,ban kiểm soát Bên cạnh đó thì để đảm bảo an toàn hoạt động quy trình đều được giám sát chặt chẽ từ khâu tiếp cận khách hàng ,đến quá trình giải ngân .Cụ thể hơn trong phần Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay sau 2.2.2.4 Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Do một phần tính chất công việc của kiểm soát viên là giám sát các giao dịch viên thực hiện quy trình tác nghiệp hàng ngày ,và chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ hợp pháp hợp lệ của các chứng từ nên quy trình kiểm - 75 - soát hoạt động cho vay sẽ được thực hiện theo quy trình cho vay..Tại chi nhánh tân Biên ,quy trình kiểm soát hoạt động cho vay bao gồm ba giai đoạn: Giai đoạn trước khi giải ngân:kiểm soát viên sẽ kiểm tra về hồ sơ mà khách hàng vay vốn lập và gửi lên ngân hàng ,Kiểm soát về quy trình thẩm định khoản vay ;Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay Giai đoạn giải ngân:kiểm tra về bô hồ sơ do ngân hàng và khách hàng lập Giai đoạn sau khi giải ngân:Kiểm tra về việc sử dụng vốn vay ;Kiểm soát việc thu nơ và xử lý những phát sinh;Thanh lý hợp đồng - 76 - Sơ đồ 2.2:Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Nguồn:Phòng tín dụng chi nhánh tân Biên [7] Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Giai đoạn trước khi giải ngân - Kiểm tra hồ sơ lập & gửi ngân hàng - Kiểm soát về quy trình thẩm định khoản vay - Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay Giai đoạn giải ngân - Kiểm soát về quy trình giải ngân Giai đoạn sau khi giải ngân - Kiểm tra việc sử dụng khoản vay - Kiểm soát việc thu nợ & xử lý những phát sinh - Thanh lý hợp đồng Xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình kiểm soát - 77 - S Đ S Đ Sơ đồ 2.3:sơ đồ luân chuyển ,kiểm soát chứng từ cho vay[8] Giao dịch viên Kiểm soát viên In liệt kê các giao dịch Kiểm tra đối chiếu với liệt kê Giao chứng từ cho kiểm soát viên kiểm soát chứng từ -Nhân lại chứng từ từ kiểm soát viên -Xử lý sai sót (nếu có) -Tách chứng từ trả khách hàng (nếu có) Giao nộp chứng từ ,bộ hồ sơ,báo cáo Nhân các báo cáo hồ sơ vay vốn từ phòng tin dụng Kiểm soát các chứng từ ,hồ sơ In và kiểm tra hồ sơ sơ ới Xử lý sai sót phát hiện trong quá trình kiểm soát Sắp xếp ,đóng quyển và lưu chứng từ - 78 - Giai đoạn trước khi giải ngân Kiểm tra hồ sơ do khách hàng lập và gửi ngân hàng Căn cứ vào báo cáo xác nhận giao dịch trong ngày ,bộ phận kiểm soát xác nhận được thông tin ,dữ liệu trong ngày tương ứng cần phải kiểm soát . Đầu ngày ,kiểm soát viên căn cứ vào nhu cầu tiền mặt để thực hiên giai dịch trong ngày ,hạn mức giao dịch ,hạn mức tồn quỹ để phê duyệt cho giao dịch viên tiếp nhận quỹ nội bộ Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ,cán bộ kiểm soát căn cứ vào hồ sơ tiền vay để nhằm đảm kịp thời phát hiện các sai sót . Trong bộ hồ sơ do khách hàng lập ,một số nghiệp vụ chú yếu cần kiểm soát là: y Thông tin về tư cách pháp lý của khách hàng: Khách hàng phải lập theo đúng mẫu của ngân hàng ,các giấy tờ là bản sao có chứng nhận của cơ quan công chứng . y Hồ sơ kinh tế.: Cán bô kiểm soát kiểm tra tính chính xác của loại hồ sơ Trong quy trình kiểm soát về hồ sơ kinh tế ,kiểm soát viên xem xét đánh giá chung về khách hàng ,về tình hình hoạt động ,tình hình tài chính ,kế hoạch phát triển của khách hàng cũng như kế hoạch phát triển kinh tế của vùng, địa phương ,đề từ đó có những kết luận ,giảm thiếu rủi ro trong quy trình cho vay ,ngay từ khâu lập hồ sơ ; y Hồ sơ vay vốn: Trong giấy đề nghị vay vốn ,cán bộ kiểm soát sẽ kiểm tra sự đảm bảo đầy đủ các yếu tố: - 79 - - Tên và điạ chỉ khách hàng vay ; - Sổ tiền vay ; - Mục đích sử dụng tiền vay; - Các cam kết về sử dụng tiền vay Đối với dự án ,kế hoạch xin vay vốn:yêu cầu của dự án phải đảm bảo những vấn đề sau - Mã /tên khách hàng - Nơi thực hiện dự án (Kiểm tra xem có sự đồng ý của Uỷ ban nhân dân nơi thực hiên dự án chấp thuận ) - Đối tượng vay có thuộc đối tượng cấm kinh doanh không ?Có phù hợp với nhành nghề SXKD ghi trong giấy đăng kí kinh doanh - Kiểm tra việc tính toán tổng nhu cầu vốn của dự án phải được tính toán từng chỉ tiêu dựa trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước và mặt bằng giá cả chung tại nơi dự án thực hiện ) - Tính toán hiệu quả của dự án:Thông thường để được vay vốn của ngân hàng ,khách hàng vay vốn luôn tạo ra một bản kế hoạch hoàn hảo, hay một dự án có hiệu quả cao nhưng thực tế có thể dự án đó kém hiệu quả vì vậy kiểm soát viên đóng vai trò quan trọng khi kiểm tra tính toán lại hiệu quả của dự án .Nhằm giảm thiếu rỏi ro trong quá trình cho vay - Một điều quan trọng trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là chú ý đến nguồn trả nợ và kế hoạch trả nợ . Sau khi kiểm soát các thông tin trên kiểm soát viên sẽ báo cáo trưởng phòng tín dụng để phối hợp với các bộ phận có liên quan tiến hành thẩm định . - 80 - Trong quy trình kiểm soát nghiệp vụ cho vay ,cán bộ kiểm soát cần kiểm soát chứng từ - Cách thức ghi các nội dung,sự đầy đủ các yếu tố trong bộ hồ sơ , - Kiểm đúng khớp của bộ hồ sơ khách hàng lập có đúng với quy định ngân hàng ,có hợp lý ,hợp lệ - Kiểm tra tính chính xác của chữ ký ,con dấu trong bộ hồ sơ ,.. Quy trình Kiểm soát về thẩm định khoản vay Đây là khâu quan trong nhất trong quy trình kiểm soát . Có một thực tế là các khách hàng thường nghĩ là lập các báo cáo phương án vay là thủ tục, hình thức ngân hàng cứ cho vay, miễn sao khách hàng trả nợ là được ,nếu không trả được nợ thì ngân hàng phát mãi tài sản đảm bảo,có thêm dự án , phương án chỉ thêm rắc rối.Chính điều này có thể dẫn đến đầu tư sai lầm khiến cho dự án đầu tư không những không tạo ra giá trị cho khách hàng mà còn làm tổn thất tài sản khiến khách hàng lâm vào tình cảnh phá sản .Vì vậy việc kiểm soát lại một lần nữa nhằm đưa ra kết luận hoàn chỉnh hơn về khả năng trả nợ và hạn chế rủi ro. Do đó kiểm soát viên theo sát ngay từ đầu với dự án, phương án ,phải nắm được ngành nghề ,đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh của từng khách hàng vay,thông tin thẩm đính phải được khai thác phân tích ,tổng hợp từ nhiều nguồn ,coi trọng công tác phòng ngừa rủi ro ,khai thác thông tin một cách có hiệu quả ,để có đánh giá khách quan toàn diện trong công tác thẩm định . Trong khâu kiểm soát về quy trình thẩm định, kiểm soát viên sẽ kiểm soát các thông tin: - Mã/tên khách hàng: - 81 - - Thể loại vay - Phương thức cho vay - Thẩm định phương án vay: Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát các vấn đề chính sau: Mục đích vay vốn: Mục đích vay vốn sẽ có ảnh hưởng tới việc thỏa thuận thời hạn vay do vậy kiểm soát viên phân tích về hiệu quả đối với khản năng sinh lợi của khách hàng Kiểm tra vốn tự có có khách hàng vay có đạt mức tối thiếu theo quy định của NHNo Việt Nam.Chi tiết các khoản vốn bằng tiền ,tài sản của hộ gia đình tham gia dự án (đối với khoản vay hộ sản xuất ) Kiểm soát viên đánh giá tính khả thi của dự án trên các phương diên sau:Phương diên kỹ thuật (tính hiên đại của máy móc ,thiết bị,quy hoạch ….);Phương diện thị trường (giá cả các sản phẩm đầu ra ,đầu vào ,chất lượng ,khản năng cạnh tranh …);Phương diên tài chính (tổng múc đầu tư –chi phí ,tổng thu nhập ,nguồn trả nợ …);Phương diện người lao động(người quản lý ,kinh nghiệm sản xuất ,cơ cấu người lao động…);Phương diện môi trường (những ảnh hưởng của dự án vay đối với môi trường ); - Thẩm định về tài sản đảm bảo tiền vay: Tài sản đảm bảo có thể là tài sản hiện có ,hoặc tài sản hình thành trong tương lai và được pháp giao dịch. Kiểm soát viên kiểm tra tính hợp lệ ,hợp pháp của giấy tờ chứng minh quyền sở hữu ,sử dụng tài sản thế chấp ,cầm cố;Tình trạng hiện tại của tài sản (ai đang sử dụng ,chất lượng bó như thế bảo );Tham khảo giá cả thị trường tại địa phương nơi có tài sản để xem tài sản có phù hợp với giá trị ghi trong hồ sơ thế chấp tải sản . - 82 - - Cuối cùng kiểm soát viên kiểm tra tình trạng của giao dịch: mới,sửa đối,hủy Đối với các giao dịch sử đổi thông tin phải kiểm tra các thông tin sửa đổi, đối với thông tin hủy phải kiểm tra lý do vì sao hủy - Kiểm tra báo cáo thẩm định do nhân viên tín dụng lập Việc kiểm soát quy trình thẩm định khoản vay rất quan trong vì nếu không xác định đúng vốn tự có ,không đánh giá đúng phương án sản xuất kinh doanh và giá trị tài sản đảm bảo đều dẫn tới xác định nhu cầu vay và mức cho vay không đúng và tất yếu xảy ra rủi ro Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay Trong quy trình kiểm soát này ,kiểm soát viên sẽ đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của chứng từ ,và việc thực hiện quy trình cho vay có đúng theo quy định không? .Bên cạnh đó sẽ kiểm soát việc thực thi cơ chế phân công ,phân cấp ,ủy quyền có được thiết lập một cách hợp lý ,cụ thể và rõ ràng đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những nhiệm vụ trống chéo nhau .Cụ thể là: - Việc ra quyết định cho vay có dựa trên thẩm định của cán bộ tín dụng, của lãnh đạo phòng tín dụng hay không? - Mức cho vay so với vốn tự có của khách hàng so với giá trị tài sản thế chấp - Thời hạn cho vay so với dự án có đúng quy định không - Trong quy trình kiểm soát này có sự kết hợp, phỏng vấn gặp gỡ nhân viên trực tiếp giải quyết cho vay như là nhân viên tín dụng ,kế toán cho vay ,thủ quỹ, thủ kho đễ làm rõ những vấn đề chưa rõ - Kiểm soát viên sẽ theo dõi về tài sản thế chấp ,cầm cố trên số sách có khớp đúng chủng loại và giá trị như trong hợp đồng đảm bảo tiền - 83 - vay; phải khớp đúng về mặt thời gian ;kiểm tra xem kế toán có làm đúng thủ tục xuất nhập tài sản theo đúng quy định không . Đối với những tài sản đảm bảo do ngân hàng dữ và quản lý trong thời gian vay vốn kiểm soát viên sẽ kiểm tra số lượng ,chất lượng chủng loại tài sản đa, bảo xem có khớp đúng với hợp đồng đảm bảo tài sản và số sách kế toán không ;Đối với những tài sản niêm phong thì đã niêm phong theo quy định chưa ;kiểm tra việc bảo quản tài sản xem đảm bảo về mặt chất lượng và an toàn chưa - Kiểm tra việc sắp xếp chứng từ của giao dịch viên theo quy đinh như là việc sắp xếp ,đánh số chứng từ,chữ ký trên chứng từ .. ; Các thông báo,biên bản có đúng quy định không ? Đối với các giao dịch quy đinh phải có phê duyệt trên chứng từ phải có chữ ký của kiểm soát viên ,hoặc người phê duyệt (Giám đốc hoặc người được ủy quyền ) Sau khi thực hiên kiểm soát quy trình xét duyệt cho vay . ¾Nếu dự án hoặc phương án được chấp thuận cho vay: Trưởng ban có liên quan soạn thảo hợp đống tín dụng ;hợp đồng đảm bảo tiền vay; và các giấy tờ kèm theo trình lên giám đốc ký .Hồ sơ khoản vay sau khi được ký duyệt cho vay, được chuyển cho kế toán thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán ,thanh toán (chuyển cho đơn vị thụ hưởng /chuyển vào tài khoản tiền gửi thanh toán );hoặc chuyển cho thủ quỹ để giải ngân cho khách hàng (nếu cho vay bằng tiền mặt ) ¾Nếu khoản vay không được chấp thuận trưởng ban có liên quan thông báo từ chối cho vay trình giám đốc hoặc phó giám đốc ,gửi thông báo cho khách hàng biết . - 84 - Giai đoạn giải ngân Quy trình Kiểm soát về việc giải ngân Trong quy trình giải ngân kiểm soát viên sẽ chú ý tới các thông tin ; - Mã /tên khách hàng:Sự trùng khớp giữa chứng minh thư người vay ,giữa người nhận tiền ,và người có tên trong hồ sơ vay vốn - Tài khoản cho vay:kiểm soát các hạch toán váo tài khoản chính xác ,hợp lý - Số tiền giải ngân:Có phù hợp như trong hợp đồng không và có trùng khớp với con số ghi trên chứng từ hạch toán - Thời hạn vay:phù hợp với khoản vay ,hình thức vay .Đúng theo quy định - Lãi suất:Đúng với lãi suất quy định hiên hành của thông đốc ngân hàng - Cán bộ tín dụng quản lý khoản vay: - Kiểm soát phần chứng từ hạch toán của khoản vay:Kiểm tra chữ ký, mẫu dấu của khách hàng .Lưu ý các chứng từ có dấu hiệu sửa chữa, tẩy xóa ... Việc kiểm soát cần xem xét đã đung mẫu quy định chưa,đã đầy đủ nội dung chưa,đã đủ các chữ ký và con dấu chưa,ngày tháng ghi trên hợp đống có logic với hồ sơ vay vốn không ?chữ ký của người vay có đúng mẫu không ? Giai đoạn sau khi giải ngân Đánh giá về việc khách hàng sử dụng vốn vay Chậm nhất 15 ngày sau khi giải ngân là phải kiểm tra việc sử dụng vốn vay - 85 - Kiểm tra sử dụng tiền vay ,xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích không và đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng .Cần kiểm tra cụ thể: - Tiền vay được chuyển cho ai ;Để thanh toán hợp đồng kinh tế nào? Có giống như đã trình bày trong hồ sơ vay vốn không - Kiểm tra chứng từ chuyển tiền (nếu vay bằng chuyển khoản ) hoặc phiếu chi (nếu vay bằng tiền mặt):Nhằm khẳng định dư nợ vay có người nhận nợ,ngăn ngừa tình trạng tiền vay bị tham ô,lợi dụng (khách hàng vay không nhân nợ ,hoặc nhận nợ nhỏ hơn số dư nợ mà ngân hàng đang theo dõi ) - Kiểm tra biện pháp tổ chức triển khai và tiến độ thực hiện dự án, phương án;Đánh giá hiệu quả dự án ,phương án vay vốn - Kiểm tra hiện trạng ,tình hiện biến động ,thay đổi tài sản đảm bảo (số lượng, giá trị.) - Kiểm tra nguồn thu nhập của khách hàng vay (thu từ dự án ,tiền lương ,hay thu nhập khác );Phân tích và đánh giá tiến độ và khả năng trả nợ - Kiểm tra ,xác định các mức độ thiệt hại của dự án ,phương án đầu tư của khách hàng vay khi xảy ra rủi ro bất khả kháng nhu là thiên tại, cháy nổ,dịch bệnh .. Sau khi kiểm tra việc sử dụng khoản vay ,nhân viên tín dụng sẽ lập biên bản kiểm tra và báo báo đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng để báo cáo giám đốc ,từ đó làm cơ sở phân loại nợ ,trích lập dự phòng hạn chế rủi ro. Kiểm soát viên sẽ kiểm tra sự phù hợp của báo cáo này . Quy trình kiểm soát việc thu nợ và xử lý những phát sinh Theo quy định trong hợp đồng khi sắp hết hạn ,cán bộ tín dụng sẽ đôn đốc, nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ ..(Khách hàng có thể trả nợ trước - 86 - thời hạn).Kiểm soát viên sẽ kiểm tra việc thu nợ theo quy định .Tuy nhiên, không phải mọi khoản vay đều được thanh toán đúng hạn .Khi đó NHNo&PTNT Chi nhánh sẽ quyết định lại cơ cấu và thời hạn nợ trên cơ sở khả năng tài chính của mình và đánh gái khả năng trả nợ của khách hàng vay Kiểm soát viên sẽ kiểm soát những phát sinh dựa theo những quy trình sau: ¾ Khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng và được ngân hàng đánh giá có khả năng trả nợ trong kỳ tiếp theo thì sẽ được ngân hàng xem xét đièu chính kỳ hạn trả nợ .Thủ tục như sau: - Khách hàng lập giấy đề nghị gia hạn nợ gửi ngân hàng - Cán bộ tín dụng thẩm định ,trình Trưởng phòng tín dụng /Kiểm soát viên,Giám đốc - Giám đốc ký duyệt ,cho gia hạn nợ vay - Sau đó ngân hàng cùng khách hàng thỏa thuận về việc điều chỉnh lãi suất, mức phí cơ cấu lại nợ và ký phụ lục hợp đồng bổ sung hoặc điều chỉnh điều khoản hợp đồng ¾ Nếu đến kỳ trả nợ mà khách hàng không trả được đúng hạn và không được ngân hàng điều chính kỳ han trả nợ thì hợp đồng tín dụng được chuyển sang nợ quá han ¾ Trong trường hợp khách hàng vay sử dụng vốn sai mục đích ,vi phạm hợp đồng,có những sai phạm mà không khắc phục sửa chữa tùy theo mức độ mà ngân hàng sẽ tạm ngừng cho vay hoặc chấm dứt cho vay ¾ Trong trường hợp khách hàng cố tình lừa đảo ,gian lân , vi phạm hợp đồng bảo đảm tiền vay ,cố tình tránh không trả nợ khi có khả năng ,làm trái pháp luật thì ngân hàng có thể khởi kiện - 87 - Thanh lý hợp đồng Thanh lý hợp đồng là khâu cuối cùng trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay,kiểm soát viên thực hiện kiểm tra đối chiếu số tiền khách hàng trả nợ vay kèm theo các khoản lãi và các loại phí phát sinh .Chấm dứt mối quan hệ pháp lý giữa ngân hàng cho vay và khách hàng vay vốn . 2.2.2.5 Xử lý các sai sót trong quy trình kiểm soát ™ Trong quá trình kiểm soát hàng ngày nếu phát hiện sai sót thì yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ liên quan xử lý ngay trong ngày hoặc xử lý trong thời gian nhất định do bộ phận kiểm soát yêu cầu Việc phát hiện sai sót khi báo cáo lên giám đốc ,kiểm soát viên tập trung vào phần đánh giá chung ,tổng hợp các rủi ro và nguyên nhân rủi ro để giám đốc có ý kiến chỉ đạo kịp thời Đối với, phát hiện chứng từ không đầy đủ cắn cứ pháp lý hoặc các yếu tố nội dung chứng từ còn sai sót .Kiểm soát viên không được phép tự sửa chữa các sai sót trên chứng từ hoặc thay đổi các chứng từ khi chưa được cấp có quyền phê duyệt .Mà chỉ thực hiện giao dịch điều chỉnh/hủy theo hướng dẫn theo quy trình hướng dẫn .Trước khi thực hiện phải có xác nhận của chi nhánh . ¾ Đối với sai sót do giao dịch viên thực hiện:Thực hiện điều chỉnh trong trường hợp sai sót do nhập sai số tiền,loại tiền ,tài khoản ,ngày giá trị.So với chứng từ gốc.Và thực hiện lại giao dịch theo đúng chứng từ gốc. ¾ Đối với những sai sót từ phía khách hàng:Chỉ thực hiện điều chỉnh hồ sơ khách hàng khi có yêu cầu của khách hàng .Ngoài ra để tránh trường hợp khách hàng rút tiền trong thời gian phát hiên và xử lý sai sót thì kiểm soát - 88 - viên sẽ thực hiện phong tỏa ngay số tiền hạch toán sai sau đó mới tiến hành công việc điều chỉnh ™ Trong trường hợp phải thực hiện hủy giao dịch ¾ Giao dịch viên lập 1 liên Đề nghị điều chỉnh trình Trưởng;phó phòng /Kiểm soát viên .Đề nghị điều chỉnh lưu cùng chứng từ hủy giao dịch ¾ Sau khi hủy giao dịch, giao dịch viên in chứng từ hủy giao dịch ¾ Khi thực hiên lại giao dịch ,sử dụng các chứng từ nội bộ để thực hiện lại giao dịch ¾ Sau đó Kiểm soát viên có trách nhiệm lập báo cáo các giao dịch hủy trong ngày. Báo cáo có chữ ký của giám đốc - 89 - KẾT LUẬN CHƯƠNG II Dựa trên cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở chương I,tác giả đã tiến hành mô tả quy trình cho vay ,đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát hoạt động động cho vay tại chi nhánh Tân Biên ở chương II Trong chương II: “thực trạng quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh Tân Biên . Trước tiên tác giải đã tìm hiểu và giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Tân Biên ; Đánh giá về thực trạng hoạt động kinh doanh bao gồm tình hình huy động vốn ,hoạt động cho vay,các lĩnh vực khác tại chi nhánh ; Phương hướng phát triển đến năm 2015 của chi nhánh; Trước khi đi và phân tích quy trình kiểm soát tác giả đã mô tả quy trình cho vay một cách chính xác nhất. Sau đó tác giả đi và phân tích thực trang quy trình kiểm soát hoạt động cho vay:bao gồm mục đích của quy trình kiểm soát ;thiết lập các thủ tục kiểm soát ;trong quy trình kiểm soát hoat động cho vay gồm ba giai đoạn chính là trước khi giải ngân ,giai đoạn giải ngân,sau khi giải ngân Sau khi đã nắm rõ quy trình kiểm soát tác giả ,kết hợp với những kiến thức đã được học tác giả sẽ đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh Tân Biên trong chương III. - 90 - CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI AGRIBANK ĐỒNG NAI –CN TÂN BIÊN 3.1 Nhận xét về quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh 3.1.1 Nhân xét chung Như chúng ta đều biết Việt Nam đã gia nhập WTO và đang trong quá trình tự do hóa tài chính ,việc gia tăng cạnh tranh với các tổ chức tín dụng,trong nước và nước ngoài là điều không tránh khỏi ,nhất là khi nước ta phải thực hiện các cam kết, các ngân hàng nước ngoài sẽ có nhiều hoạt động phong phú tại Việt Nam và được đối xử ngang bằng theo nguyên tắc quốc tế. Tất cả các nhân tố đó làm cho rủi ro trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng ngày càng gia tăng ,công việc điều hành ngân hàng càng gặp khó khăn. Nhất là trong lĩnh vực cho vay ,lĩnh vực mang lại lợi nhuận chính cho ngân hàng .Vì vậy,việc tăng cường hoạt động KSNB nói chung và kiểm soát hoạt động cho vay nói riêng để đảm bảo điều hành hoạt động ngân hàng an toàn và hiệu quả là rất cần thiết. Qua một hời gian ngắn tìm hiểu về các hoạt động kinh doanh của ngân hàng ,mà chú yếu là quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại Chi nhánh Tân Biên ,tác giả xin có vài nhận xét như sau: ª Về môi trường kiểm soát: Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh Tân Biên đã được xây dựng và thiết lập theo đúng quy trình kiểm soát đã quy định Hệ thống Kiểm soát nội bộ được biểu hiện bằng sơ đồ sau - 91 - Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống Kiểm toán Cơ chế kiểm tra nội bộ nội bộ Cài đặt trong quy trình Nằm ngoài quy trình (phụ thuộc quá trình ) (độc lập quá trình ) Sơ đồ 3.1:Hê thống kiểm soát nội bộ ( Nguồn: Phòng KSNB NHNo&PTNT Đồng Nai (2010),Tài liệu tập huấn KSNB năm 2010,Lưu hành nội bộ ,Đồng Nai. [6]) Kiểm soát nội bộ trong một đơn vị có thể chia thành 3 cấp độ: Kiểm soát cấp I:Là các quá trình ,các nghiệp vụ được thực hiện hằng ngày tại các đơn vị trực tiếp giao dịch hoạt động với khách hàng .ở giai đoạn này các hoạt động kiểm soát chú yếu do các nhân viên nghiệp vụ thực hiện và một phần do cấp lãnh đạo chi nhánh, lãnh đạo các đơn vị thành viên thực hiện Kiểm soát cấp độ II:Kiểm soát giai đoạn này chú yếu do lãnh đạo các cấp, lãnh đạo đơn vị thực hiện và một phần công việc kiểm soát thuộc về hội đồng quản trị ,Ban giám đốc thực hiện Kiểm soát cấp độ III:Kiểm soát của người độc lập với quá trình nghiệp vụ ,của người không chịu trách nhiệm về quá trình nghiệp vụ đó .Kiểm soát do cơ quan kiểm toán bên ngoài ,cơ quan thanh tra hay kiểm toán nội bộ thực hiện. Do NHNo&PTNT Chi nhánh Tân Biên là ngân hàng cấp III ,chịu sự quản lý của ngân hàng Tỉnh ,và do nghiệp vụ cho vay là một trong những hoạt - 92 - động chính của chi nhánh nên quy trình kiểm soát hoạt động cho vay được cài đặt trong quy trình cho vay và được kiểm soát quy trình kiểm soát cập I.. Trong môi trường kiểm soát thì yếu tố khá quan trong đó là thái độ quan điểm của người quản lý .Tại chi nhánh giám đốc luôn quan tâm tới công tác kiểm soát, tạo mọi điều kiện để công tác kiểm soát phát huy hết tác dụng của nó là kiểm soát mọi rủi ro có thể xảy ra trong quy trình cho vay. Chính điều này tạo ra sự đống nhất của toàn bộ thành viên trong chi nhánh , Kiểm soát viên sẽ cảm thấy mình thực sự có ích ,họ hiểu được tầm quan trong của vai trò kiểm soát, một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trong cho sự hoạt động hiệu quả của chi nhánh nói chung và sự an toàn trong quy trình cho vay nói riêng Bên cạnh đó thì năng lực của nhân viên cũng không kém phần quan trong: Nhìn chung nhân viên đã thực hiện đúng quy trình cho vay ,quy trình kiểm soát hoạt động cho vay theo các chỉ thị của các cấp có thẩm quyền quyết định .Đội ngũ nhân viên có trình độ ,năng lực . Ngoài ra nguyên tắc phân quyền cũng được thực hiện tốt ,phân rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên . ª Về hoạt động đánh giá rủi ro trong quy trình kiểm soát: Để tăng cường quản lý rủi ro chi nhánh Tân Biên đã thường xuyên xem xét các khoản vay, kiểm soát tốt điều kiện cho vay .Thực ra không phải mọi sai sót đều dẫn đến rủi ro nhưng tất cả những rủi ro đều bắt đầu từ sai sót .Do đó,nhằm bảo vệ mình tránh các rủi ro trong quy trình cho vay chi nhánh đã có thế thống quy trình cho vay có thể đảm bảo tính chính xác ,nhanh chóng và tiện lợi đáp ứng nhu cầu của khách hàng vay vốn tại mọi thời điểm ,mọi hoàn cảnh .Giảm thiếu rủi ro pháp lý ,rủi ro hoạt động,và rủi ro uy tín của ngân hàng . - 93 - ª Về hoạt động thông tin &truyền thông: Đây là một thành tố quan trong trọng việc hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay được tốt hơn. Tại chi nhánh trong việc cung cấp thông tin tới khách hàng chú yếu qua dịch vụ Internet trực tuyến ,ngoài ra nữa thì khách hàng có thể đăng kí vào các biểu mẫu của ngân hàng,hay các dịch vụ trực tuyến qua website của ngân hàng Trong quá trình thực hiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay, việc cung cấp tìm hiểu thông tin về khách hàng ,cũng được cán bộ nghiệp vụ thực hiện Chính vì vậy công tác bảo mật thông tin ,bảo vệ dữ liệu đã được kiểm soát khá tốt như là chỉ nhân viên có thẩm quyền mới được truy cập thông tin mật và sử dụng các dữ liệu của hệ thống có mục đích chính đáng .Quyền truy cập và hệ thống thông tin được thực hiện trên phạm vi công việc và mức độ cần thiết của nó .Và tất cả thông tin đều phải chịu sự sàng lọc và kiểm soát. 3.1.2 Nhận xét về quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ™ Nói chung thì trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay chi nhánh đã thực hiện kiểm soát quy trình cho vay một cách chặt chẽ từ việc cho vay đến thu nợ:. ¾Có môi trường kiểm soát tốt ,đồng nhất trong toán chi nhánh ,từ giám đốc tới các nhân viên nghiệp vụ đều đề cáo vai trò của công tác kiểm soát làm cho việc kiểm soát quy trình cho vay có hiệu quả hơn ¾ Trong hoạt động cho vay đã đề cao chất lượng khoản vay hơn là mở rộng thị phần cho vay ,nhằm phòng tránh các rủi ro trong hoạt động cho vay ,điều này góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát một cách tốt nhất ¾ Ngay từ khâu tiếp xúc khách hàng tới chấp nhân cho vay ,mọi thủ tục đã được nhân viên tín dụng và kiểm soát viên thực hiện theo đúng quy định - 94 - ,hướng dẫn của ngân hàng Tỉnh ,nó làm hạn chế các rủi ro trong quy trình nghiệp vụ ¾ Việc cung cấp thông tin về khoản vay như là thông tin khách hàng,thông tin về phương án dự án ,mục đích vay vốn .khá tốt ¾ Trong quá trình lập hồ sơ cho vay ,đã được kiểm soát một cách tỉ mỉ,rõ ràng kể cả các chi tết nhỏ ¾ Khi khoản vay được đảm bảo bằng tài sản đảm bảo thì việc kiểm soát,xác minh tài sản đó là có thực ,và đúng giá trị của nó ¾ Sau khi giải ngân khoản vay cho khách hàng ,công tác kiểm soát sử dụng vốn vay của khách hàng cũng được theo dõi chặt chẽ ,nếu phát hiện các sai phạm thì kiểm soát viên sẽ có những kiến nghị thu hồi nợ hoặc chuyển nợ quá hạn .Để đảm bảo an toàn hoạt động chi chi nhánh ™ Mặc dù trong thời gian qua việc kiểm soát hoạt động cho vay đã được thực hiện khá tốt ,với vai trò của mình bộ phận kiểm soát đã góp phần đảm bảo cho hoạt động kinh doanh an toàn ,hiệu quả ;hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra ;đảm bảo quy trình cho vay được thực hiện đúng pháp luật và đúng theo sự chỉ đạo của ngân hàng Tỉnh .Tuy nhiện vẩn còn có mặt hạn chế trong việc thiết kế và thực hiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ,đó là: 3.2 Những hạn chế trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay 3.2.1 Những hạn chế trong công tác kiểm soát ¾Cơ cấu tổ chức còn bất cập Việc thiết kế công tác kiểm soát còn bất cập khi mà đặt hệ thống kiểm soát dưới sự điều hành của giám đốc ,chính điều này chưa phân chia rõ quyền - 95 - hạn quản lý và kiểm soát vì vậy nó làm ảnh hướng tới tính độc lập ,khách quan dẫn đến việc thực hiện các quy trình kiểm soát giảm hiệu quả ¾ Các kế hạch mang tính áp đặt Chi nhánh Tân Biên ,là chi nhánh cấp III,chịu sự quản lý của ngân hàng Tỉnh.Điều đó có nghĩa là chi nhánh phải thực hiện các chỉ tiêu ,và hướng dẫn chung của ngân hàng Tỉnh ,Nhưng trên thực tế sẽ có những điều vượt quá khả năng thực hiện của chi nhánh, hay là chi nhánh sẽ có những đặc điểm riêng chính điều này đã tác động tới tính đồng nhất từ lãnh đạo cấp cao tới cấp cơ sở .Gây ra những khó khăn trong quy trình kiểm soát, ¾ Các quy định và văn bản hướng dẫn chung chung ,chưa cụ thể Phần lớn các hướng dẫn đưa ra còn chung cho toàn hê thống các chi nhánh,trong khi đó mỗi chi nhánh sẽ có những khách hàng và đặc điểm riêng biệt .Hơn nữa chính điều này sẽ gây khó khăn cho kiểm soát viên ,kiểm soát viên không có cơ sở thực hiện tốt nhiệm vụ .Cụ thể như là khi kiểm soát quy trình cho vay ,chú yếu thì kiểm soát viên vẫn kiểm soát theo quy trình cho vay, và những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã xảy ra chưa có tác dụng mạnh trong việc ngăn ngừa ¾ Năng lực nhân viên Như chúng ta đã biết thì ngày càng có nhiều chi nhánh,và phòng giao dịch được mở khắp nơi ,càng có nhiều giao dịch phát sinh ,thì đòi hỏi một đội ngũ nhân viên phải có năng lực càng cao để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất nhưng cũng phải đảm bảo tính chính xác để giữ khách hàng . 3.2.2 Những hạn chế trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Trước hết vì quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kiểm soát nói chung nên nó cũng mắc phải những - 96 - hạn chế mà tác giả đã trình bày ở trên . Bên cạnh đó là những hạn chế cụ thể trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh như sau: ¾ Còn tồn tại suy nghĩ kiểm soát là kiểm tra lại ,nên kiểm soát viên có phần lơ là, chưa đánh giá rủi ro một cách đầy đủ .Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay, kiểm soát viên chỉ chú trong vào các rủi ro pháp lý ,rủi ro hoạt động mà chưa đề cấp đến những rủi ro về vốn khả dụng ,rủi ro về giá cả thị trường. ¾ Trong bộ hồ sơ vay ,với công tác thẩm định khoản vay là vô cùng quan trong thì chỉ có một nhân viên thẩm định khoản vay đó ,điều này có thể xảy ra các sai sót vì kiểm soát viên đó sẽ không đánh giá hết được các rủi ro có thể xảy ra .bên cạnh đó là tâm lý khách hàng thường cho rằng:trình bày phương án vay vốn chỉ là hình thức nên họ chỉ làm cho hoàn chỉnh bộ hồ sơ vay vốn, điều này gấy rất nhiều khó khăn cho kiểm soát viên trong việc đánh giá chính xác . ¾ Thiếu thông tin chính xác về khách hàng vay vốn ,với những thông tin mà khách hàng cung cấp thì được cho là thiếu trung thực ,thiếu khách quan .Nhằm hạn chế rủi ro rủi ro thì đòi hỏi nguồn thông tin mà khách hàng cung cấp phải được kiểm chứng .Quá trình kiểm chứng thông tin tốn rất nhiều thời gian và chi phí của ngân hàng mà đôi khi còn gặp những khó khăn khi tìm hiểu nên có thể bị bỏ qua hoặc không được đánh giá đúng mức.Điều này có thể gây ra khăn năng không thu hồi được nợ vì phẩm chất người đi vay cũng là một yếu tố quan trọng khi đưa ra quyết định cho vay hay không . ¾ Do trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ,với số lượng khách hàng đa dạng ,nên mục đích vay vốn ,dự án vay cũng đa dạng ,Mà năng lực của kiểm soát viên còn hạn chế cùng với lượng công việc mà họ - 97 - thực hiện là khá nhiều từ kiểm soát quy trình cho vay ,cho tới đánh giá tài sản đảm bảo tới quy trình hạch toán chứng từ ,công thêm với tính cạnh tranh giữa các ngân hàng nên công tác kiểm soát phải thực hiện trong thời gian nhất định ,sẽ gây ra những sai phạm khi thực hiện quy trình kiểm soát 3.3 Các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Với những kiến thức đã được học,cùng với sự nghiên cứu về quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh ,từ những hạn chế đã rút ra sau đây tác giả xin đưa ra một vài giải pháp để hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại NHNo&PTNT Đống Nai Chi nhánh Tân Biên: Thứ nhất, Chi nhánh cần thực hiện các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng môi trường kiểm soát như: y Ban giám đốc chi nhánh nên phối hợp với tổ kiểm soát tại ngân hàng Tỉnh để đưa ra những văn bản hướng dẫn quy trình kiểm soát phù hớp với đặc điểm chi nhánh, việc đặt ra các chỉ tiêu cho chi nhánh phải dựa vào thực tế,đảm bảo có có cơ sở thực hiện .Nhờ đó tạo ra động lực ,toàn bộ nhân viên cùng phấn đấu thực hiện kế hoạch đặt ra y Hoàn thiên các chính sách phát triển và đào tạo nguồn nhân lực .Muốn được vậy,cần hoàn thiện ngay từ khâu tuyển dụng ,tổ chức thi tuyển .Công tác đào tạo cũng được quan tâm chú trọng ,bên cạnh việc tham gia các chương trình đạo tào do chi nhánh cử tham gia ,thì cán bộ nhân viên cần luôn nêu cao tình thần tự học tự tìm tòi nghiên cứu các văn bản ,chế độ ,quy định và bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ và đáp ứng được trước sự phong phú trong các mục đích vay vốn của khách hàng . Cụ thể ,tại chi nhánh toàn bộ chứng từ đều qua thủ quỹ giao tiền dẫn đến kiểm quỹ cuối ngày còn có sai sót, chứng từ hạch toán sai nhất là thu nợ - 98 - sai.Chính vì vậy giải pháp đưa ra là chi nhánh cần bổ sung thêm nguồn nhân lực. Bên cạnh đó cần có các chính sách lương thưởng đúng đắn dựa trên những kết quả công việc cụ thể để khuyến khích cán bộ nhân viên phát huy tốt năng lực . y Có sự đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin & truyền thông phù hợp với chiến lược kinh doanh của ngân hàng nói chung và quy trình cho vay nói riêng .Công việc của kiểm soát viên còn thực hiện thủ công như là chấm lại toàn bộ chứng từ của cán bộ tín dụng để tìm sai sót nên mất nhiều thời gian và chi phí . y Việc phân chia trách nhiệm và ủy quyền của cán bộ kiểm soát nên rõ ràng,kiểm soát viên nên khách quan trước mọi sai sót,không bao che hành vi sai phạm đồng thời cũng không thành kiến với những sai sót đã được xử lý.Cụ thể là công việc kiểm soát tại chi nhánh chỉ có một cán bộ thực hiện nên cần có quy định về việc ủy quyền người kiểm soát khi người này có lý do nghỉ dài ngày để tránh bị thất thoát tài sản của ngân hàng trong giao dịch hằng ngày . Thứ hai, nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ,bắt đầu từ khâu tiếp nhận hồ sơ vay vốn,chi nhánh nên thực hiên việc đánh giá rủi ro trong quy trình kiểm soát thường xuyên ,nên mở rông mối quan hệ với ngành có liên quan để công việc đánh giá thẩm định được chính xác . Trong quy trình kiểm soát ,kiểm soát viên cần chú trọng,quan tâm hơn nữa đến các dấu hiệu cảnh báo rủi ro trong quy trình cho vay do hạn chế về nhân viên thực hiện quy trình cho vay nên sự đánh giá và phân loại của nhân viên tín dụng không chính xác về mức độ rủi ro của khách hàng ;soạn thảo - 99 - các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng mập mờ,không rõ ràng , hợp đồng tín dụng không đầy đủ ,thiếu sự tuân thủ ,hay tuân thủ không đầy đủ trong quy định hiện hành về quy trình cho vay Bên cạnh đó,thì quy trình giám sát việc sử dụng vốn vay cũng cần được tổ chức theo dõi chặt chẽ .Chính việc nhận diện rủi ro thông qua các vi phạm trong quá trình sử dụng vốn và việc báo cáo kịp thời lên ban lãnh đạo là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác kiểm soát .Nó là một công việc quan trọng quyết định đến hiệu quả kinh doanh của chi nhánh Ngoài ra trong quy trình kiểm soát ,việc thẩm định tài sản đảm bảo tại chi nhánh chỉ có một lần, nên kiểm soát về tài sản đảm bảo thường xuyên kiểm tra và đánh giá lại ,để hạn chế rủi ro khi mà giá cả thị trường luôn biến động Thứ ba, hoàn thiện quy trình cho vay Như đã trình bày ở trên , các phương án vay vốn mà khách hàng gửi ngân hàng thường mang tính đối phó nhiều hơn ,thiếu thông tin quan trong phục vụ cho việc thẩm định vì vậy nên trong quy trình cho vay cần có thêm bộ phân thẩm định khoản vay ,để việc đánh giá và quyết định cho vay được chính xác .Ngoài ra ,chi nhánh nên thành lập các nhóm chuyên trách về hoạt động cho vay theo từng ngành, nhóm ngành .Khi hiểu rõ về ngành mà có nhu cầu vay vôn thì việc thẩm định và đánh giá rủi ro sẽ chính xác hơn .Việc thẩm định chính xác sẽ giúp việc kiểm soát thực hiện nhanh chóng hơn Bên cạnh đó thì việc khai thác có hiệu quả thông tin khách hàng ,mọi hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ chi tiết ,đúng thời gian .Các nghiệp vụ phải được phê duyệt đúng đắn tránh các hành vi lừa đảo ,hoặc bỏ quên . Việc hoàn thiên quy trình cho vay sẽ giúp cho hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay được tốt hơn . - 100 - Thứ tư,có chế độ đại ngộ đối với nhân viên Môi trường công tác của kiểm toán viên khó khăn ,phức tạp vì vậy cần có chính sách lương ,thưởng phù hơn để kiểm soát viên phát huy hết năng lực của bản thân không quá vướng bận vào vấn đề cơm áo gạo tiền. Tránh được sự lạm dụng đặc quyền để tư lợi cho bản thân gây ra những sai phạm trong quá trình cho vay.Ví dụ như là nhận hối lộ của khách hàng để lơ là quá trình thẩm định cho vay Thứ năm ,Ban kiểm soát cần có nguồn kinh phí thỏa đáng cho việc hình thành và hoàn chỉnh tố chức kiểm soát Xã hội ngày càng phát triển , hoàn cảnh thực tế đã thay đổi các thủ tục và quy trình kiểm soát không còn thích hợp việc hoàn chỉnh tồ chức ban kiểm soát là việc cần phải thực hiện để hoàn thiện quy trình kiểm soát tốt . KẾT LUẬN CHƯƠNG III Sau khi nghiên cứu về cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ tại chươngI; Đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chương II,Tác giả đưa ra một số giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại chi nhánh Tân Biên tại chương III như sau: Trước tiên đó là một vài nhận xét chung của tác giải về quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Sau đó là rút ra những mặt còn hạn chế còn tồn tại trong quy trình kiểm soát Từ những hạn chế đó ,tác giả đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ,nhằm đảm bảo cho chi nhánh hoạt động an toàn và có hiệu quả - 101 - KẾT LUẬN Kiểm soát nội bộ là một đề tài không mới ,nhưng cái mới mà tác giả muốn nói trong bài báo cáo của mình là:Chi nhánh Tân Biên là một chi nhánh Cấp III, hoạt động kiểm soát không thực sự được nhấn mạnh ,quy trình kiểm soát hoạt động cho vay được tác giả tìm hiểu tại thời điểm hiện tại,có những khác biệt so với những tài liệu đã tìm hiểu về kiểm soát nội bộ trước đó Với những kiến thức về cơ sở lý luận đã được học và tìm hiểu về kiểm soát nội bộ ,kết hợp với quá trình tìm hiểu,nghiên cứu thực tế về quy trình kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay tại chi nhánh .Tác giả đã trình bày một cách khá đầy đủ và chính xác trong bài báo cáo của mình .Cụ thể như sau: Chương I:Trình bày về cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ Chương II: Thực trạng quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại NHNo&PTNT –chi nhánh Tân Biên Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo&PTNT –chi nhánh Tân Biên.