Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán tài sản cố định tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai

Thị Bích Hoà Chức vụ: Tổng giám đốc Địa chỉ: 23 Minh Khai - Hồng Bàng - Hải Phòng Điện thoại: Bên B: Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P Đại diện: Ông Đỗ Minh Phương Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: 4S Trần Hưng Đạo - Hải Phòng Tài khoản: 00711.00.000 C tại VP Bank Hai Phòng Điện thoại: 739937 – 921000 Cùng ký kết hợp đồng cung cấp, nội dung cụ thể như sau: Điều I: Đối tượng hợp đồng Nội dung: Bên B cung cấp cho bên A một số thiết bị vi tính. Cụ thể như sau: STT Thông tin sản phẩm Số lượng Giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Máy tính P4 - CPU: Intel petium D925, DUalcore 3, OGHZ -VAG: Intel Media 950 128MB intel grated - Sound: 6 chanel & NIC: 10/110 Mbs 1 - RAM: 512 MB DD II PC 667 - HD: 80 MR 7200 rpm – ED:1,44 MB - CASE: ATX400W – Keyboard & mouse Optical - Monitor: 17’’ LCD Samsung 01 10.500.000 10.500.000 2 UPS 500 SANTAK 01 850.000 850.000 Tổng cộng 11.350.000 Bằng chữ: Mười một triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Điều II: Tiến độ và chất lượng Tiến độ: - Chậm nhất đến ngày hoàn thành bàn giao nghiệm thu: Sau 3 ngày kể từ ngày hợp đồng được ký kết Bảo hành: - Thiết bị mới 100%, bảo hành 12 tháng cho máy tính, máy in, UPS bảo hành theo phiếu bảo hành gốc Chất lượng: - Thiết bị mới 100% Điều III: Thanh toán - Thời hạn thanh toán: Bên A thanh toán một lần tổng giá trị số hàng cho bên B sau khi có biên bản nghiệm thu bàn giao kỹ thuật và hoá đơn tài chính - Hình thức thanh toán: tiền mặt, ngân phiếu hoặc chuyển khoản Điều IV: Trách nhiệm Trách nhiệm bên A: - Tổ chức nhận và nghiệm thu kỹ thuật các vật tư thiết bị cho bên B cung cấp làm cơ sở quyết toán - Thanh toán toàn bộ giá trj lô hàng theo đúng thời hạn thanh toán Trách nhiệm của bên B: - Tổ chức thực hiện cung cấp thiết bị đúng thời hạn, địa điểm quy định đảm bảo dúng chất lựợng kỹ thuật Điều V: Hiệu lực của hợp đồng - Những vấn đề khác có liên quan, thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành - Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký, hai bên cùng có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản đã thoả thuận. Trong quá trình thực hiện, nếu cần có sự bổ sung hoặc phát sinh những vấn đề khúc mắc, hai bên cùng bàn bạc, thương lượng để giải quyết, không bên nào được phép đơn phương thực hiện. Trường hợp có bất đồng, không giải quyết được thì dưa ra toà án kinh tế Hải Phòng để giải quyết Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, bên A giữ 01 bản, bên B giữ 01 bản./. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Đơn vị: Phòng KT - TC Hải Phòng ngày 19 tháng 12 năm 2008 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Được sự đồng ý của Tổng giám đốc Công ty về việc bàn giao tài sản, hôm nay ngày 19 tháng 12 năm 2008, chúng tôi ban giao nhận gồm có: Bà: Nguyễn Thị Căm Chức vụ: Kế toán trưởng Đại diện bên nhận Ông : Ông Đỗ Minh Vương Chức vụ: CB phòng CNTT Đại diện bên giao Địa điểm giao nhận: Phòng Kế toán Tài chính của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau: Phòng công nghệ thông tin giao cho phòng Kế toán tài chính đưa vào quản lý, sử dụng thiết bị sau: STT Tên thiết bị Số lượng Máy tính Asean Màn hình Sansung 17’’ 1 -CPU pentium D3.0 GHZ, ổ cứng 80 GB, RAM 512 MB - Ổ mềm1.44MB, chuột, bàn phím 01 bộ 2 Lưu điện SANT AK 500 VA 01 cái Thiết bị trên mới 100% và hoạt động bình thường PHÒNG TC- KT BÊN GIAO BÊN NHẬN ho¸ ®¬n MÉu sè: 01 GTKT3LL gi¸ trÞ gia t¨ng ML/ 2008B Liªn 2: ( Giao cho kh¸ch hµng ) 0017200 Ngµy19 th¸ng 12 n¨m 2008 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P §Þa chØ: Sè 4S Trần Hưng Đạo Hải Phòng Sè tµi kho¶n:…00711.00.000 tại VP Bank §iÖn tho¹i…………………………....MST: 02.00383550 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V¨n Hoµ Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai §Þa chØ: 23 Minh Khai – Hång Bµng – H¶i Phßng Sè tµi kho¶n:……………………………………………………………………. H×nh thøc thanh to¸n: TM MST: 02.0058566.7 stt Tªn hµng, ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2  1 Máy tính ĐNA (M 17’’ LCD) Bộ 1 10.000.000 Céng tiÒn hµng:………………… 10.000.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT:……………………… 500.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n:………………10.500.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn)  ho¸ ®¬n MÉu sè: 01 GTKT3LL gi¸ trÞ gia t¨ng ML/ 2008B Liªn 2: ( Giao cho kh¸ch hµng ) 0017200 Ngµy19 th¸ng 12 n¨m 2008 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P §Þa chØ: Sè 4S Trần Hưng Đạo Hải Phòng Sè tµi kho¶n:…00711.00.000 tại VP Bank §iÖn tho¹i…………………………....MST: 02.00383550 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V¨n Hoµ Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai §Þa chØ: 23 Minh Khai – Hång Bµng – H¶i Phßng Sè tµi kho¶n:……………………………………………………………………. H×nh thøc thanh to¸n: TM MST: 02.0058566.7 stt Tªn hµng, ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2  1 UPS 500 VA Chiếc 1 772.728 Céng tiÒn hµng:………………… 772.728 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT:………………… 77.272 Tæng céng tiÒn thanh to¸n:………………850.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Tám trăm năm mươi ngàn dồng Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn)  Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Hôm nay ngày 19 tháng 12 năm 2008 chúng tôi gồm 2 bên: Bên A: Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Đại diện: Bà Nguyễn Thi Bích Hoà Chức vụ: Tổng giám đốc Địa chỉ: 23 Minh Khai - Hồng bàng - Hải phòng Điện thoại:.... Bên B: Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P Đại diện: Ông Đỗ Minh Phương Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: 4S Trần Hưng Đạo- Hải Phòng Tài khoản: 00711.00.080 tại VP Bank Hải Phòng Điện thoại: 739937- 921000 Đã cùng nhau ký thanh lý hợp đồng số 24108/ CN – HĐKT là hợp đồng cung cấp thiết bị vi tính cho công ty cổ phần thương mại Minh Khai STT Thông tin sản phẩm Số lượng Giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Máy tính P4 - CPU: Intel petium D925, DUalcore 3, OGHZ -VAG: Intel Media 950 128MB intel grated - Sound: 6 chanel & NIC: 10/110 Mbs 1 - RAM: 512 MB DD II PC 667 - HD: 80 MR 7200 rpm – ED:1,44 MB - CASE: ATX400W – Keyboard & mouse Optical - Monitor: 17’’ LCD Samsung 01 10.500.000 10.500.000 2 UPS 500 SANTAK 01 850.000 850.000 Tổng cộng 11.350.000 Bằng chữ: Mười một triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Giá trên đã bao gồm V.A.T Thiết bị đã được bàn giao đúng tiến độ, mới 100%, không có gì thay đổi so với trong báo giá, đúng hợp đồng đã ký kết giữa hai bên Bên A đã nhận đủ số lượng trên và đưa vào sử dụng theo biên bản bàn giao. Bên B đã bàn giao hợp đồng hợp lệ cho bên A Hai bên không có ý kiến gì kiến nghị về việc thực hiện hợp đồng và đồng ý cho thanh lý hợp đồng đã ký giữa hai bên ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Dùng cho nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị) Tên TSCĐ: Máy tính Pentium 4 Công suất thiết kế: 3.0GHZ–Ram 512 MB Nhãn hiệu: Màn hình 17’’ Samsung Công dụng Năm xây dựng, sản xuất: 2006 Nơi sản xuất: Đông Nam Á Đặc điểm kỹ thuật: Địa điểm đặt TSCĐ: Phòng kế toán tài chính Chứng từ nhập số:....ngày..... Tháng năm sử dụng: 12/ 2008 Nguyên giá(đồng): 10.772.728 Nguồn vốn đầu tư: Tự bổ sung Địa chỉ sử dụng từ ngày....đến...... Lý do:................ Tỷ lệ % khấu hao Từ năm 2009 KHCB: 4 năm SCL:......... Từ năm:........... CB:.................. SCL:............... Từ năm:................. CB:........................ SCL:...................... KHẤU HAO Đà TRÍCH Năm Hàng năm Cộng dồn Năm Hàng năm Cộng dồn Cơ bản SCL Cơ bản SCL Cơ bản SCL Cơ bản SCL Ghi giảm TSCĐ Xây dựng, trang bị thêm Sửa chữa lớn Chứng từ Lý do Chứng từ Chứng từ Ngày SH Ngày SH Số tiền Ngày SH Số tiền STT Dụng cụ, phụ tùng kèm theo Tình hình di chuyển nội bộ Tên và quy cách Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Chuyển đi đâu Ngày SH * Căn cứ vào chứng từ mua TSCĐ (hoá đơn, phiếu chi...) và biên bản giao nhận TSCĐ của phòng quản lý vật tư gửi về, kế toán Công ty xác định nguyên giá của TSCĐ và hạch toán như sau: Nợ TK 211: 10.772.728 Nợ TK 133: 577.272 Có TK 112: 11.350.000 Và được ghi vào nhật ký chứng từ số 2, sổ chi tiết TSCĐ và sổ các TK 211 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 TK 112: Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2008 STT Ngày N 111 N 131 N 133 N 152 N 211 N 241 1 03/12 150.000.000 2 05/12 25.000.000 3 08/12 1.000.000 10.000.000 4 20/12 1.500.000 15.000.000 5 25/ 12 577.272 10.772.728 6 28/ 12 14.000.000 Cộng 150.000.000 25.000.000 3.077.272 10.000.000 25.772.728 14.000.000 SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng12 1.350.674.920 TB 1 16/ 12 Mua bàn ghế 2115 331 15.120.075 Phòng hội trường TB 2 25/12 Mua máy tính 2115 112 10.772.728 Phòng XNK Cộng phát sinh 25.892.803 Số dư đầu cuối 12 1.376.567.723 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) 2.3.4.4 KÕ to¸n tæng hîp gi¶m TSC§ t¹i c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai TSC§ cña c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai gi¶m ®i chñ yÕu lµ do thanh lý, nh­îng b¸n. §èi víi nh÷ng tµi s¶n cè ®Þnh gi¶m ®i ph¶i ®­îc tËp hîp ®Çy ®ñ chøng tõ, hå s¬ ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ kÕ to¸n * Chøng tõ gi¶m TSC§ Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ - Việc thực hiện thanh lý nhượng bán TSCĐ phải thực hiện theo quy định của Nhà nước - Khi có TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán công ty họp hợp đồng thanh lý TSCĐ, căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt những TSCĐ nhượng bán, thanh lý, đơn vị tổ chức thực hiện và lập đầy đủ hồ sơ: + Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Quyết định nhượng bán, thanh lý TSCĐ * Quy tr×nh h¹ch to¸n gi¶m TSC§ cña c«ng ty Căn cứ vào hồ sơ thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán tiến hành hạch toán giảm TSCĐ vào các nghiệp vụ có liên quan Thủ tục chứng từ giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán: - TSCĐ đưa ra thanh lý nhượng bán là những TSCĐ không cần dùng hoặc không còn sử dụng được nữa, hiện đơn vị đang theo dõi quản lý khi đưa ra thanh xử lý, đơn vị phải lập đầy đủ hồ sơ và thực hiện theo quyết định của Nhà nước về công tác thanh xử lý TS VÝ dô 2: Trong tháng 12 năm 2008, khi nhận được quyết định thanh lý, Công ty đã tiến hành thanh lý xe ô tô TOYOTA 15 chỗ. Sau khi có sự thoả thuận giữa hai bên, giá bán do hai bên xác định phù hợp với chất lượng, giá trị thị trường tại thời điểm bán. tập hợp chứng từ có liên quan đến việc thanh lý TSCĐ, kế toán phản ánh vào sổ theo dõi TSCĐ Hội đồng thanh lý lập biên bản thanh lý TSCĐ, sau đó ký hợp đồng với bên mua. Sau khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, lập báo cáo thu chi về thanh lý. Kế toán tập hợp chứng từ có liên quan, tiến hành định khoản và ghi sổ, ghi giảm TSCĐ như sau: Nợ TK 214: 346.080.000 Nợ TK 811: 30.000.000 Có TK 211: 376.080.000 - Giá trị thu hồi bằng tiền mặt Nợ TK 111: 31.500.000 Có TK 711: 30.000.000 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc SỞ GIAO THÔNG CÔNG CHÍNH HAI PHONG CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI BÁO CÁO THỐNG KÊ NHỮNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH XIN THANH LÝ STT Tên TS Năm sử dụng NG theo bàn giao vốn NG để bảo toàn vốn Khấu hao đã trích GTCL Tình trạng kỹ thuật 1 Xe tải 16H-3712 1996 90.482.785 84.334.042 6.148.831 Đã cũ không sử dụng được 2 Máy móc bộ phận văn phòng 1985 111.924.143 190.270.477 183.040.197 7.230.280 Mục nát không dùng được 3 Xe Toyota 15chỗ 1976 376.080.000 346.080.000 30.000.000 Đã cũ, k dùng được Cộng 111.924.143 613.454.234 613.454.234 43.379.111 UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hải Phòng ngày 25 tháng 12 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH V/v: Thanh lý TSCĐ thuộc Công ty cổ phần thương mại Minh Khai UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG - Căn cứ luật tổ chức hội đồng nhân dân và UBND - Căn cứ quyết định số 171/ TCTK – PPCD ngày 02 tháng 09 năm 1989 - Xét tờ trình ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai và biên bản thanh lý TSCĐ thuộc công ty QUYẾT ĐỊNH Điều I: cho phép Công ty cổ phần thương mại Minh Khai được thanh lý các tài sản sau: STT Tên TS NG để bảo toàn vốn Khấu hao đã trích GTCL 1 Xe tải 16H-3712 90.482.785 84.334.042 6.148.831 2 Máy móc bộ phận văn phòng 190.270.477 183.040.197 7.230.280 3 Xe Toyota 15chỗ 376.080.000 346.080.000 30.000.000 Cộng 613.454.234 613.454.234 43.379.111 Điều II: Giá trị còn lại 43.379.111 ( Bốn mươi ba triệu ba trăm bảy mươi chín nghìn một trăm mười một đồng) là giá trị tài sản đã sử dụng 10 – 35 năm, không còn khả năng phục hồi, sửa chữa Điều III: Các ông chánh văn phòng UBND thành phố, Giám đốc các sở Giao thông công chính, sở tài chính, Công ty cổ phần thương mại Minh Khai căn cứ quyết định thi hành Mẫu số 03 – TSCĐ Ban hành theo QĐ số 186 TC/CĐ Ngày 14/03/1995 của BTC SỞ GIAO THÔNG CÔNG CHÍNH HẢI PHÒNG CÔNG TY CP TM MINH KHAI BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Căn cứ định số 171/ TCTK – PPCD ngày 02 tháng 09 năm 1989 về việc thanh lý TSCĐ BAN THANH LÝ TSCĐ GỒM: - Ông: Phạm Văn Sáu Đại diện sở giao thông công chính Hải Phòng - Bà: Đỗ Thị Thanh Hương Phó phòng kế toán công ty CPTM Minh Khai - Ông : Phạm Văn Xuyên Phó phòng kỹ thuật công ty CPTM Minh Khai II. TIẾN HÀNH THANH LÝ TSCĐ Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Xe ô tô TOYOTA 15 chỗ Số hiệu TSCĐ: Nước sản xuất: Nhật Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng:........... Số thẻ TSCĐ: PTVTTCD 05 Nguyên giá TSCĐ: 376.080.000 Giá trị hao mòn TSCĐ: 346.080.000 LUẬN CỦA BAN THANH LÝ TSCĐ Xe TOYOTA 15 chỗ ngồi là TSCĐ của Công ty đã sử dụng nhiều năm không còn khả năng thu hồi GTCL,vì chi phí cho việc thu hồi cao hơn giá trị thu được. Sau khi rà soát cụ thể từng hạng mục TS, Hội nghị đã thống nhất giao cho Công ty CPTM Minh Khai được thanh lý TSCĐ có biên bản và danh mục chi tiết kèm theo Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Trưởng ban thanh lý (Ký, họ tên) KẾT QUẢ THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Chi phí thanh lý TSCĐ Giá trị thu hồi: 30.000.000 (Ba mươi triệu đồng chẵn ) Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 26 tháng 12 năm 2008 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 9 Ghi có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Ghi có TK 213 – Tài sản cố định vô hình Tháng 12 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 211 ghi nợ TK khác Ghi có TK 213, nợ các TK khác SH Ngày 214 811 ……. Cộng có TK 211 ……. …. Cộng có TK 213 1 8/12 Thanh lý xe tải 16K-3712 84.334.042 6.148.743 90.482.785 2 15/12 ………………. ………….. ………. …… ………… 3 25/12 Thanh lý xe TOYOTA 15 chỗ 346.080.000 30.000.000 376.080.000 Tổng cộng 430.414.042 36.148.743 446.562.785 2.3.2.1 Kế toán tăng TSCĐ cấp trên cấp Khi được cấp TSCĐ, kế toán căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng và thông báo ghi thu,chi dựa vào các chứng từ mua (HĐ, phiếu chi...). Kế toán Công ty xác định nguyên giá, lập hồ sơ TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ và ghi sổ kế toán theo các điều kiện sau: Nợ TK 211 Có TK 411 VD: Quý IV năm 2008, Chính phủ Thái Lan viện trợ cho Công ty TSCĐ về các dụng cụ văn phòng bao gồm: máy chủ compap, máy photo, máy in và các TSCĐ khác. Sau khi có sự thoả thuận thống nhất giữa hai bên, bên viện trợ (Chính phủ Thái Lan) đã viện trợ cho Công ty cổ phần thương mại Minh Khai toàn bộ số TSCĐ trên và định giá là 389.000.000 VNĐ. Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ kế toán công ty ghi: Nợ TK 211: 389.000.000 Có TK 411: 389.000.000 2.3.3 Kế toán giảm TSCĐ Với những thiết bị máy móc hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được hoặc những TSCĐ bị lạc hậu, kỹ thuật không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nữa, xét thấy sử dụng không còn có hiệu qủa, kế toán tập hợp bảng kê, thiết bị không cần dùng qua đó lập bảng kê, thiết bị xin thanh lý Khi có quyết định cho phép thanh lý của Giám đốc, Công ty tổ chức thành lập hội đồng thanh lý. Sau đó tập hợp chứng từ thanh lý gửi lên UBND Thành phố. Được sự cho phép của UBND Tp công ty mới tiến hành thủ tục thanh lý Khi thanh lý, kế toán hạch toán như sau: -Đối với TSCĐ hết giá trị: Nợ TK 214: Có TK 211 - Đối với TSCĐ còn giá trị Nợ TK 214 ( Phần giá trị đã hao mòn) Nợ TK 821 ( Giá trị còn lại) Có TK 211 ( Nguyên giá) - Thu nhập về thanh lý Nợ TK 111,112,... Có TK 711 ( Doanh thu chưa thuế) Có TK 3331 ( Thuế GTGT phải nộp) -Các khoản về chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ Nợ TK 811 ( Chi phí thanh lý) Có TK 111,112, 331,... VD: Trong tháng 12 năm 2008, khi nhận được quyết định thanh lý, Công ty đã tiến hành thanh lý xe ô tô TOYOTA 15 chỗ. Sau khi có sự thoả thuận giữa hai bên, giá bán do hai bên xác định phù hợp với chất lượng, giá trị thị trường tại thời điểm bán. tập hợp chứng từ có liên quan đến việc thanh lý TSCĐ, kế toán phản ánh vào sổ theo dõi TSCĐ Hội đồng thanh lý lập biên bản thanh lý TSCĐ, sau đó ký hợp đồng với bên mua. Sau khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, lập báo cáo thu chi về thanh lý. Kế toán tập hợp chứng từ có liên quan, tiến hành định khoản và ghi sổ, ghi giảm TSCĐ như sau: Nợ TK 214: 346.080.000 Nợ TK 811: 30.000.000 Có TK 211: 376.080.000 - Giá trị thu hồi bằng tiền mặt Nợ TK 111: 31.500.000 Có TK 711: 30.000.000 Có TK 3331: 1.500.000 SỔ CÁI TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Tháng 12 năm 2008 Số dư đầu kỳ Nợ Có 8.433.041.994 Ghi cã TK ®èi øng nî víi TK nµy Th¸ng 7 Th¸ng 8 ... Th¸ng 12 Cộng 6 Th¸ng Cộng 12 Th¸ng 1111 63.896.000 ... 31.663.750 1.181.649.250 1.864.7180.151 241 ... 14.009.399.808 14.009.399.808 14.009.399.808 Céng nî 0 63.896.000 .... 14.141.063.558 15.291.049.058 15.974.1170959 Céng cã 0 0 .... 0 0 0 D­ nî 8.433.041.994 8.496.934.994 .... 23.724.091.052 23.724.091.052 23.724.091.052 D­ cã 2.3.4 Kế toán khấu hao tài sản cố định Căn cứ để kế toán tiến hành công tác hạch toán khấu hao TSCĐ là chế độ quản lý ‘’khấu hao TSCĐ’’ ban hành kèm theo quyết định số 206/ 2003 QĐ – BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ tài chính kết hợp với chế độ tài chính của ngành và chế độ chu kỳ kế toán của công ty là quý nên khấu hao cơ bản luỹ kế của TSCĐ được để lại cho Doanh nghiệp đầu tư, thay thế đổi mới theo điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Căn cứ vào quy chế quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước, doanh nghiệp xác định và đăng ký mức trích khấu hao chi tiết cho từng TSCĐ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, hàng tháng doanh nghiệp lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng làm căn cứ hạch toán khấu hao TSCĐ TSCĐ ở công ty được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, theo phương pháp này, công ty xác định mức trích khấu hao căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, thời gian sử dụng Mức trích khấu hao trung bình hàng năm = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức sau: VD: Hiện nay công ty có một máy photo có giá trị (nguyên giá) là 25.000.000 VNĐ, thời gian sử dụng của TSCĐ doanh nghiệp dự kiến 10 năm. Tài sản này được đưa vào sử dụng từ năm 1998 Theo công thức tính khấu hao trên, công ty tiến hành tính khấu hao cho TSCĐ như sau: - Mức trích khấu hao trung bình hàng năm = 25.000.000 : 10 = 2.500.000 - Mức trích khấu hao hàng tháng la 2.500.000 : 12 = 208.333 Hàng năm doanh nghiệp trích 208.333 đồng chi phí khấu hao cho TSCĐ này Định kỳ căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán công ty trích khấu hao và chi phí sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh hao mòn TSCĐ BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO BỘ PHẬN Tính đến tháng 12 năm 2008 Tài khoản Bộ phận TK 211 TK 214 Tổng cộng 627 Quầy hàng số 1 Quầy hàng số 2 Quầy hàng số 3 Quầy hàng số 4 Quầy hàng số 5 50.530.000 45.479.360 70.429.176 89.370.604 60.794.769 5.369.479 7.630.549 9.320.106 1.794.329 10.340.723 5.369.479 7.630.549 9.320.106 1.794.329 10.340.723 Cộng TK 627 316.603.909 26.824.637 26.824.637 641 Phòng KD- XNK Ban kiểm soát 12.450.476 10.494.109 1.946.034 5.796.450 1.946.034 5.796.450 Cộng TK 641 22.944.585 7.715.484 7.715.484 642 Phòng HC – TH Phòng TGĐ- HC Phòng kế toán Kho hàng 34.549.632 40.519.179 30.476.102 15.034.000 12.139.000 25.100.000 16.350.749 6.515.323 12.139.000 25.100.000 16.350.749 6.515.323 Cộng TK 642 120.578.913 60.105.072 60.105.072 BẢNG KÊ SỐ 4 Tập hợp chi phí sản xuất theo bộ phận Dùng cho các TK: 154, 621, 622, 623, 627... Tháng 12 năm 2008 STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 214 ......... Cộng 1 ..... 5 TK 154 ..... TK 627- Cp SXC Quầy hàng số 1 Quầy hàng số 2 Quầy hàng số 3 Quầy hàng số 4 Quầy hàng số 5 .... .... 26.824.637 5.369.479 7.630.549 9.320.106 1.794.329 10.340.723 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Dùng cho các TK: 142,152,214,154,242... Tháng 12 năm 2008 STT 152 ... 214 ... 627 Tổng cộng 1 627 26.824.637 2 641 7.715.484 3 642 60.105.072 Tổng cộng 94.645.193 SỔ CÁI TK 214 - Khấu hao tài sản cố định Ghi cã c¸c Tk đối ứng nî víi TK nµy Tháng 7 ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng 6 tháng Cộng 12 tháng 1121 Cty 1122 Tlãng 151.741.582 151.741.582 412.021.308 133 583.208.782 ... 280.614.864 856.400.134 3.361.184.216 6.678.475.528 Cộng FS nợ 583.208.782 ... 432.386.446 856.400.134 7.090.496.836 Cộng FS có 583.208.782 ... 432.386.446 876.955.857 7.111.052.559 Dư nợ Dư có 20.555.723 20.255.723 2.4 Tổ chức hạch toán và vào sổ kế toán sửa chữa, đánh giá lại TSCĐ tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai 2.4.1 Tài khoản sử dụng - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 627: Chi phí sản xuất chung - TK 335: Chi phí phải trả - TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản - TK 111,112,331,152... 2.4.2 Chứng từ sử dụng - Hoá đơn giá trị gia tăng - Biên bản khảo sát sửa chữa phương tiện - Hạng mục sửa chữa - Dự toán giá thành sửa chữa - Biên bản nghiệm thu kỹ thuật - Quyết toán giá thành sửa chữa - Các chứng từ khác có liên quan 2.4.3 Kế toán sửa chữa nhỏ TSCĐ Đối với hoạt động sửa chữa TSCĐ mà chi phí sửa chữa nhỏ, toàn bộ chi phí sửa chữa phát sinh được tập hợp trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có TSCĐ sửa chữa. Thông thường công ty thuê ngoài sửa chữa Kế toán hạch toán: Nợ TK 627,641,642 Có TK 111,112,152 VD: Ngày 12/ 12 công ty tiến hành sửa chữa một bộ máy vi tính cho phòng kế toán, chi phí sửa chữa là 1.650.000 đồng (VAT 10%) đã trả bằng tiền mặt ho¸ ®¬n MÉu sè: 01 GTKT3LL gi¸ trÞ gia t¨ng ML/ 2008B Liªn 2: ( Giao cho kh¸ch hµng ) 0017200 Ngµy19 th¸ng 12 n¨m 2008 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH máy tính Hoàng Cường §Þa chØ: Ngô Quyền- Hải Phòng Sè tµi kho¶n:… §iÖn tho¹i…………………………....MST: 02.00576288 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V¨n Hoµ Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai §Þa chØ: 23 Minh Khai – Hång Bµng – H¶i Phßng Sè tµi kho¶n:……………………………………………………………………. H×nh thøc thanh to¸n: TM MST: 02.0058566.7 stt Tªn hµng, ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2  1 Sửa máy tính Cái 1 1.500.000 Céng tiÒn hµng:……………… 1.500.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT:……………… 150.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n:…………1.650.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Một triệu sáu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn)  Căn cứ vào hoá đơn, kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 6423: 1.500.000 Nợ TK 1331: 150.000 Có TK 1111: 1.650.000 SỔ QUỸ TIỀN MẶT Ngày 26 tháng 12 năm 2008 TT Họ và tên Tiền mặt Sec Ghi chú 1 Hương 1.900.000 2 Tươi 4.500.000 3 Đào 18.000.000 4 Hoà 1.650.000 5 Đào 2.950.000 6 Hà 10.000.000 7 Hà 26.091.000 8 Thuý 2.700.000 9 Oanh 3.704.000 10 Thuỷ 25.000.000 11 Thuỷ 1.550.000 98.045.000 Thủ quỹ Nguyễn Thị Hồng Điệp SỔ CÁI TK 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2008 Số dư đầu kỳ Nợ Có 237.717.205 Ghi Cã TK đối ứng nợ với TK này Th¸ng 7 ... Th¸ng 11 Th¸ng 12 Th¸ng 12 Cộng 6 Th¸ng Cộng 12 Th¸ng Cộng 12 Th¸ng 112 5.010.000.000 ... 2.300.000.000 4.425.000.000 4.425.000.000 16.591.000.000 28.391.000.000 28.391.000.000 131 2.914.500.873 ... 149.769.170 1.057.285.991 1.057.285.991 4.628.929.866 29.338.461.092 29.338.461.092 138 255.250.000 ... 181.000..000 650,000 650,000 841.576.190 1.065.576.190 1.065.576.190 136 485.343.140 ... 465.065.832 224.497.087 224.497.087 4.595.039.332 5.728.850.351 5.728.850.351 141 1.328.244.000 ... 4.426.971.100 3.803.760.500 3.803.760.500 11.245.998.735 17.369.441.165 17.369.441.165 3112 2.500.000.000 ... 2.650.000.000 4.650.000.000 4.650.000.000 3382 ... 1.160.000 2.124.000 2.124.000 3383 12.061.610 ... 16.426.077 34.426.567 34.426.567 114.353.083 226.932.157 226.932.157 3384 2.032.054 ... 2.709.085 5.329.849 5.329.849 18.053.313 36.775.810 36.775.810 3388 52.757.180 ... 31.246.000 22.040.000 22.040.000 398.189.180 706.545.180 706.545.180 331A 1.164.500 ... 568.331.000 280,000 280,000 3.770.537.500 4.022.044.500 4.022.044.500 3331 170.175.605 ... 350.411.147 302.883.120 302.883.120 1.516.488.972 2.591.683.711 2.591.683.711 5111 1.747.170.237 ... 3.556.656.761 3.028.464.395 3.028.464.395 15.313.143.957 26.622.349.406 26.622.349.406 5113 17.845.455 ... 17.136.364 19.145.455 19.145.455 108.954.547 218.204.547 218.204.547 5113DV 27.470.000 ... 23.050.000 15.431.818 15.431.818 134.968.180 290.589.726 290.589.726 515 116,700 ... 86,000 95,800 95,800 19.030.999 686.067.099 686.067.099 641 43.751.060 ... 40.170.757 36.462.546 36.462.546 255.123.052 450.843.757 450.843.757 711 ... 134.213.727 134.213.727 311A ... 2.916.000.000 5.997.878.066 5.997.878.066 3385 .... 4.900.000 4.900.000 334 ... 225.400.000 225.400.000 3335 3.298.226 ... 6.874.316 18.505.416 18.505.416 3431 ... 1.541.500.000 1.541.500.000 2281 ... 584.000.000 584.000.000 331XD 1.508.000.000 ... 1.541.071.000 3.691.071.000 3.691.071.000 Céng nî 16.079.180.640 ... 12.129.029.293 12.975.440.128 12.975.440.128 66.305.892.222 134.024.956.900 134.024.956.900 Céng cã 16.100.785.592 ... 11.223.500.669 13.855.989.276 13.855.989.276 66.255.221.647 135.711.190.031 135.711.190.031 D­ nã 216.112.253 ... 1.168.936.928 288.387.780 288.387.780 288.387.780 288.387.780 288.387.780 D­ cã 2.4.4 Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ Đối với các hoạt động sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh tại công ty đặc biệt là phát sinh TSCĐ có giá trị lớn, công ty đều trích trước sửa chữa lớn và hạch toán vào chi phí hàng quý Nợ TK 627 Nợ TK 641 Có TK 335 2.4.4.1 Đối với trường hợp sửa chữa đột xuất - TSCĐ của bộ phận nào cần được sửa chữa lớn thì tổ trưởng của bộ phận đó phải có kiến nghị trước với giám đốc kỹ thuật. Giám đốc kỹ thuật sẽ sắp xếp thời gian sao cho hợp lý để cử người đến kiểm tra tình hình kỹ thuật của TSCĐ đó. Sau khi kiểm tra, giám đốc kỹ thuật làm giấy đề nghị sửa chữa lớn TSCĐ chuyển cho tổng giám đốc, sau khi tổng giám đốc duyệt, giám đốc kỹ thuật lập hồ sơ kế hoạch sửa chữa lớn - Tiếp theo là bước tiến hành sửa chữa: Giám đốc kỹ thuật ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ với đơn vị sửa chữa. Giám đốc kỹ thuật cùng người đại diện TSCĐ ( thường là người trực tiếp sử dụng) và đơn vị sửa chữa lập biên bản kiểm soát sửa chữa TSCĐ - Trên cơ sở đã kiểm tra TSCĐ, cán bộ vật tư được cử sẽ lập hạng mục cần sửa chữa và gửi cho đơn vị được thuê sửa chữa để họ lấy căn cứ lập dự toán giá thành sửa chữa. Dự toán này xẽ được giám đốc kỹ thuật, kế toán trưởng ký duyệt - Sau khi công việc sửa chữa hoàn thành sẽ được cán bộ kỹ thuật kiểm tra lại và lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật - Sau khi đã nghiệm thu và thấy rằng công việc sửa chữa đã đạt yêu cầu, kế toán trưởng lập quyết toán giá thành sửa chữa và tổng giám đốc ký duyệt và gửi cho bên được thuê sửa chữa - Bên được thuê sửa chữa căn cứ vào bảng quyết toán trên đã gửi cho công ty đề nghị thanh toán và hoá đơn GTGT để làm thủ tục thanh toán. Kế toán hạch toán: Nợ TK 335 Có TK 111,112,331 2.4.4.2 Đối với truờng hợp sửa chữa định kỳ Trừ những trường hợp phát sinh hư hỏng đột xuất thì định kỳ một năm, mỗi TSCĐ có giá trị như xe ô tô chở hàng phải sửa chữa một lần. Tháng 11 hàng năm dựa vào hồ sơ đăng kiểm, hồ sơ theo dõi kỹ thuật, kinh nghiệm và tình trạng kỹ thuật của phương tiện, phòng kỹ thuật sẽ xây dựng kế hoạch sửa chữa cho từng phương tiện cụ thể Các kế hoạch được xây dựng đều phải trình lên tổng giám đốc duyệt trước khi tiến hành làm hồ sơ sửa chữa lớn TSCĐ Sau khi có biên bản nghiệm thu sửa chữa, giám đốc kỹ thuật và kế toán trưởng sẽ lập quyết toán giá thành sửa chữa Sau khi nhận được giấy Đề nghị thanh toán và hoá đơn của bên được thuê sửa chữa bộ phận kế toán sẽ làm thủ tục thanh toán Kế toán ghi: Nợ TK 2413 Có TK 111,112,331...` Kết chuyển chi phí sửa chữa: Nợ TK 335: Có TK 2413 2.4.5 Kế toán đánh giá lại TSCĐ Định kỳ mỗi năm nếu không có gì bất thường xảy ra công ty đều tiến hành đánh giá lại TSCĐ vào cuối quý III Trong điều kiện giá cả bất ổn định công ty phải thường xuyên đánh giá lại TSCĐ Quy trình đánh giá lại TSCĐ của công ty cổ phần thương mại Minh Khai Khi thấy trên thị trường có biến động giá cả liên quan đến TSCĐ, kế toán TSCĐ có trách nhiệm đi tìm hiểu thực tế một cách thật chính xác, sau đó làm đơn trình lên tổng giám đốc về việc đánh giá lại một số tài sản có liên quan Sau khi tổng giám đốc đã duyệt đơn, cán bộ văn thư sẽ thảo ngay một bộ quyết định của TSCĐ về việc lập hợp đồng đánh giá lại TSCĐ. Thông thường hội đồng có từ 3 người trở lên Kế toán TSCĐ làm biên bản đánh giá lại TSCĐ theo giá đã đi khảo sát trên thị trường. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng đánh giá lại TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ sẽ là cơ sở để kế toán hạch toán và vào sổ kế toán VD: Ta có biên bản đánh giá lại tài sản sau BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI MẪU SỐ 05 - TSCĐ BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Căn cứ vào quyết định số 289/ VT- QĐ- TGĐ của Tổng giám đốc tại.... về việc đánh giá lại tài sản cố định Hôm nay ngày 26 tháng 12 năm 2008, hội đồng đánh giá lại tài sản cố định gồm có: Chủ tịch hội đồng: Ông Nguyễn Văn Xuyên – Giám đốc kỹ thuật vật tư Uỷ viên: Bà Nguyễn Thị Căm - Kế toán trưởng Uỷ viên: Bà Nguyễn Thị Mỹ Hằng - Kế toán tài sản cố định Cùng nhau đánh giá lại một số tài sản cố định như sau: STT Tên tài sản Mã số TSCĐ Giá đang hạch toán Đánh giá lại NG Hao mòn GTCL NG Hao mòn GTCL 1 2 3 4 5 Cộng Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Chủ tịch hội đồng Kế toán hạch toán: Nợ TK 211 Có TK 412 Cuối năm kế toán xử lý chênh lệch đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Tổng giám đốc là bổ sung nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 412 Có TK 411 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán tài sản cố định tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai 3.1 Nhận xét đánh giá khái quát về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 3.1.1 Ưu điểm - Doanh nghiÖp áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, ®ã lµ quyÕt ®Þnh míi mÎ mµ doanh nghiÖp ¸p dông - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô, yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Các nhân viên trong phòng kế toán được phân công phân nhiệm vụ rõ ràng, tạo điều kiện phát huy trình độ cũng như kinh nghiệm của mỗi người - Về hệ thống sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ là h×nh thøc có nhiều ưu diểm phù hợp với ®Æc ®iÓm vµ điều kiện s¶n xuÊt kinh doanh của công ty. Việc sử dụng máy tính vào công việc kế toán giúp cho công tác hạch toán và lưu trữ chứng từ sổ sách dễ dàng và khoa học hơn. Hệ thống sổ sách, tài khoản, chứng từ và các bảng biểu công ty sử dụng đều đúng theo chÕ ®é tµi chÝnh ®· ban hành của Nhà nước - Trong công tác phân loại tài sản cố định hữu hình, c«ng ty ®· ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh theo hai c¸ch ®ã lµ: + Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành + Phân loại tài sản cố định theo kết cấu Qua đó phản ánh được số hiện còn của tài sản cố định trong công tác kế toán tại công ty. Hai cách phân loại trên đã giúp cho công ty quản lý được một lượng lớn tài sản cố định, dựa vào đó kế toán về tài sản cố định đã theo dõi, quản lý và hạch toán chúng một cách chính xác và có hiệu quả - Về công tác khấu hao tài sản cố định: Việc công ty áp dụng nhất quán chế độ tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của tài sản cố định lµ phù hợp với các quy định của quyết định số 206/ 2003/ QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng bộ tài chính, c¸ch tÝnh khÊu hao nµy ®· giúp cho công ty phản ánh đúng số khấu hao hiện có, tránh tình trạng phản ánh số khấu hao không chính xác với thời gian thực tế sử dụng tài sản cố định. Việc này đã thể hiện tính linh hoạt trong công tác kế toán của công ty cổ phần thương mại Minh Khai - Về công tác tổ chức hạch toán tăng, giảm tài sản cố định: Công ty tổ chức các nghiệp vụ tăng giảm theo đúng chế độ hiện hành khi tăng do mua sắm hay xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao cũng như việc thanh lý nhượng bán tài sản cố định đều có các chứng từ hợp lý, hợp lệ cÇn thiết trước khi đưa tài sản cố định vào sử dụng 3.1.2 Nhược điểm - Thứ nhất về đánh số tài sản cố định Đánh số là quy định cho mỗi tài sản cố định một số hiệu theo nguyên tắc nhất định. Trong thực tế có thể quy định số hiệu tài sản cố định theo nhiều cách khác nhau. Ở công ty đã dùng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 để ký hiệu tài sản cố định như: + Nhà cửa vật kiến trúc: 2112 + Máy móc thiết bị: 2113 + Phương tiện vận tải truyền dẫn: 2114 + Thiết bị, dụng cụ quản lý: 2115 + Tài sản cố định khác: 2118 Tuy nhiên công ty lại chưa tiến hành đánh số cho từng loại của nhóm như: đối với nhà cửa, vật kiến trúc bao gồm cả nhà làm việc, tổ quản lý chưa được đánh số cụ thể cho từng loại. Việc này làm cho công tác ghi chép, quản lý tài sản cố định của kế toán không thuận lợi dễ dẫn đến sự nhầm lẫn giữa các tài sản này với các tài sản cùng loại. VÝ dô: §èi víi mét sè m¸y mãc thiÕt bÞ nh­ m¸y hót bôi, m¸y chèng Èm kh«ng ®­îc theo dâi riªng trªn tµi kho¶n 2113 mµ l¹i theo dâi chung víi tµi kho¶n 2115 – ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý. Việc kiểm tra xem tài sản cố định hiện còn là bao nhiêu, đã thanh lý những tài sản nào hay mua mới bao nhiêu TSC§ cũng gặp khó khăn. VÝ dô viÖc theo dâi c¸c thiÕt bÞ qu¶n lý trong c«ng ty nh­ hÖ thèng m¸y tÝnh c«ng ty kh«ng thèng kª râ rµng vÒ sè l­îng, thêi gian sö dông vµ trong th¸ng c«ng ty mua thªm m¸y tÝnh míi còng kh«ng ®­îc liÖt kª vµo danh s¸ch. Bên cạnh đó kế toán viên, người sử dụng sẽ mất nhiều thời gian trong việc vào sổ, kiểm tra từng loại tài sản. Do đó công ty nên tiến hành đánh số tài sản cố định theo ký hiệu để thuận lợi cho công tác kế toán TSCĐ - Thứ hai về phân loại tài sản cố định Công ty áp dụng hai hình thức phân loại TSCĐ theo kết cấu và theo nguồn hình thành, kh«ng ph©n lo¹i theo môc ®Ých sö dông vì vậy mà chưa thấy rõ được mục đính và tình hình sử dụng tài sản cố định như thế nào. Tài sản nào đang dùng và tài sản cố định chờ thanh lý là bao nhiêu. Điều này khiến cho doanh nghiệp chưa thấy hết được đặc điểm của từng loại tài sản cố định để áp dụng hình thức sử dụng và quản lý có hiệu quả - Thứ ba về việc theo dõi hao mòn và phương pháp tính khấu hao tài sản cố định Trong công ty có tài sản cố định vô hình nhưng việc theo dõi hao mòn tài sản cố định ở công ty chỉ áp dụng theo dõi tài sản cố định hữu hình. Trên sổ sách cũng chỉ ghi chép theo dõi tài sản cố định hữu hình mà trong điều kiện khoa học kỹ thuật như hiện nay cùng sự thay đổi của giá cả trên thị trường thì TSCĐ vô hình lại chiếm một vị trí quan trọng. Vì vậy doanh nghiệp không hạch toán tài khoản 2143 vào sổ sách là một thiếu sót lớn cần phải khắc phục. Việc theo dõi không chính xác ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. VD: Khi công ty mua phần mềm máy tính, kế toán hạch toán vào phần mềm đó thì hao mòn vô hình của tài sản lại không được theo dõi - Thứ tư về việc kiểm kê đánh giá và xử lý tài sản cố định Công ty chưa tiến hành việc kiểm kê, đánh giá tài sản định kỳ 6 tháng hay một năm một lần, do đó không xác định được số lượng, giá trị tài sản hiện có thừa thiếu so với sổ sách kế toán dẫn đến việc xác định vốn không chính xác Công ty chỉ tiến hành đánh giá lại tài sản cố định khi có quyết định của Nhà nước hay khi cần thiết. Khi thanh lý TSCĐ công ty không tổ chức đánh giá lại TSCĐ mà chỉ ghi theo giá trị còn lại của tài sản cô định trên sổ sách, mµ gi¸ trÞ cßn l¹i nµy luôn khác với giá trị thực tế của TSCĐ tại thời điểm thanh lý. VÝ dô trong th¸ng 12 c«ng ty tiÕn hµnh thanh lý xe « t« TOYOTA 15 chç ngåi, c«ng ty chØ ghi gi¸ trÞ cßn l¹i cña tµi s¶n ®ã lµ 30.000.000 ®ång mµ kh«ng ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n ®ã. Điều này sẽ dẫn đến việc phản ánh với chi phí không chính xác - Thứ năm về sổ sách kế toán: Công ty chưa mở sổ chi tiết tài sản cố định và sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng Khi chưa mở sổ chi tiết tài sản cố định thì kế toán cũng như ban lãnh đạo công ty không theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản trong đơn vị từ khi mua sắm đưa vào sử dụng đến khi giảm tài sản cố định. Do đó công ty không xác định được cần bổ sung thêm những tài sản cố định nào, những tài sản cố định nào cần thanh lý sửa chữa Còn việc chưa mở sổ theo dõi tài sản cố định tại n¬i sử dụng khiến cho việc ghi chép tình hình tăng giảm TSCĐ tại nơi sử dụng mất thời gian và vất vả cho kế toán viên. Không có sổ theo dõi này cũng rất khó khăn cho công ty trong quá trình kiểm kê định kỳ, phân bổ khấu hao cho đơn vị sử dụng - Thứ sáu về việc trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Công ty chưa tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định. Thông thường chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thuờng lớn, do đó doanh nghiệp không thể hạch toán hết một lần vào chi phí sản xuất mà phải kết chuyển phân bổ dần. Việc doanh nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định làm cho công ty không chủ động trong việc cung cấp kinh phí sửa chữa lớn, có thể làm gián đoạn quả trình sản xuất kinh doanh khi công việc sửa chữa lớn không hoàn thành theo đúng tiến độ - Thứ bảy về việc sử dụng máy tính trong việc theo dõi, quản lý công tác kế toán Cùng với sự phát triển của xã hội hiện nay ngành thương mại cũng không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu đổi mới. Yêu cầu của công tác quản lý về khối lượng và chất lượng thực tế hạch toán ngày càng tăng. Đặc biệt công tác quản trị doanh nghiệp trong cơ chế thi trường cạnh tranh đòi hỏi phải tính toán chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định đúng đắn. Tất cả những điều kiện này thể hiện sự cần thiết phải áp dụng máy tính trong công tác kế toán nói chung và kế toán tài sản cố định nói riêng Mặc dù công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nhưng mới chỉ mang tính chất hỗ trợ chứ chưa thực sự đưa phần mềm vào sử dụng nên chưa khai thác được hết công dụng của phần mềm máy tính để giảm nhẹ sức lực và thời gian làm việc cho kế toán viên - Thứ tám về công tác hạch toán tài sản cố định Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài sản cố định, một số nghiệp vụ chưa được kế toán phản ánh ngay vì vậy dẫn đến việc bỏ sót nghiệp vụ. Đây cũng chính là một trong các nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách với số liệu ngoài thực tế, đồng thời cũng dẫn đến việc tÝnh giá thành sản phẩm không chính xác ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 3.1.3 Nguyên nhân của sự tồn tại 3.1.3.1 Nguyên nhân khách quan - Do sự thay đổi liên tục của các quyết định, thông tư liên quan đến tài sản cố định làm cho kế toán công ty khó khăn trong việc quản lý cũng như hạch toán khấu hao tài sản cố định - Do sự phát triển của xã hội, sự thay đổi nhanh chãng của khoa học công nghệ làm cho Cán bộ nhân viên trong công ty không thể bắt kịp sự biến đổi đó 3.1.3.2 Nguyên nhân chủ quan - Công ty cổ phần thương mại Minh Khai được thành lập từ rất lâu, cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp thường làm việc theo thói quen. Vì vậy khi áp dụng phương thức làm việc mới cũng như ứng dụng các thành tựu khoa học vào công việc chưa nhanh nhạy - Cùng víi sự phát triển nhanh chóng của xã hội, của khoa học công nghệ, công ty chưa có được những chính sách, định hướng cụ thể như: đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, tuyển mới những cán bộ trẻ, có tay nghề cao có thể ứng dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất kinh doanh... - Bên cạnh đó khâu kiểm tra, xử lý tài sản cố định còn chưa chặt chẽ. Khi có các nghiệp vụ phát sinh chứng từ thường không được cập nhật kịp thời dẫn đến khó khăn trong việc quyết toán các chi phí liên quan đến nghiệp vụ đó 3.2 Một số kiến nghi nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện Có thể nói đối với bất cứ doanh nghiệp hoạt động sản xuất, thương mại nào trong nền kinh tế thị trường thì vấn đề sống còn là không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh, chất lượng phục vụ khách hàng để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Để tồn tại và phát triển nhà quản trị giỏi ph¶i không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định, nh»m góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì nguồn vốn cố định của doanh nghiệp là một bộ phận vốn chiÕm tû träng lín trong tæng nguån vèn s¶n xuÊt kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với mỗi doanh nghiệp trong bất kỳ thời kỳ nào thì TSCĐ cũng là yếu tố cơ bản, nó thể hiện cơ sở vật chất, trình độ kỹ thuật, trình độ công nghệ, năng lực sản xuất và thế mạnh của mỗi doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường, ®ồng thời là điều kiện cần thiết để tiết kiệm sức lao động, nâng cao năng suất lao động. V× vËy viÖc hoµn thiÖn hơn nữa công tác kế toán tài sản cố định và quản lý tài sản cố định lµ nhiÖm vô quan träng cña doanh nghiÖp Liên hệ kiến thức đã học và tình hình thực tế của công ty em xin đưa ra một số ý kiến dưới đây phần nào có thể đóng góp cho công ty trong việc khắc phục những vấn đề vướn mắc này 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai Ý kiến 1: Về đánh số tµi sản cố định - Khi hạch toán tăng giảm tài sản cố định kế toán phải thu thập đầy đủ chứng từ kế toán có liên quan vào hồ sơ lưu tại phòng kế toán. Sau khi bộ hồ sơ đầy đủ, kế toán nhất thiết phải đánh số tài sản cố định theo từng nhóm, từng loại tµi sản cố định để thuận lợi cho công tác thống kê và quản lý TSCĐ vµ tránh nhầm lẫn. MÆc dï c«ng ty th­¬ng m¹i Minh Khai đã tiến hành đánh số TSCĐ theo tài khoản cấp 1 và cấp 2 nhưng vẫn chưa đánh số cho từng loại của nhóm, vì vậy công ty nên tiến hành đánh số cho mỗi loại. Ví dụ như đối với tài sản cố định là nhà cửa, vật kiến trúc: Cửa hàng 1: Cửa hàng làm việc chi nhánh huyện Tiên Lãng Cửa hàng 2: Cửa hàng làm việc chi nhánh huyÖn Vĩnh Bảo Tác dụng của việc đánh số này giúp cho Kế toán viên nhanh chóng nắm bắt được số lượng TSCĐ đang có ở trong công ty khi kiểm kê, tiết kiệm được thời gian và công sức của con người và đồng thời nâng cao hiệu quả của công việc Ý kiến 2: Về phân loại tài sản cố định HiÖn nay c«ng ty ®· ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh theo kÕt cÊu vµ nguån h×nh thµnh. So víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh lµ h¹ch to¸n gi¸ thµnh theo bé phËn kinh doanh vµ ®Æc ®iÓm tµi s¶n cè ®Þnh lµ cã c¶ tµi s¶n cè ®Þnh thuª ngoµi cho nªn c«ng ty cÇn ph¶i ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh theo môc ®Ých sö dông vµ theo h×nh thøc së h÷u ®Ó cã c¨n cø h¹ch to¸n gi¸ thµnh chÝnh x¸c cho tõng bé phËn s¶n xuÊt kinh doanh + Phân loại theo tính chất và mục đích sử dụng: để thấy được tài sản đó phục vụ cho bộ phận nào, với mục đích gì? VD như hoạt động kinh doanh có máy móc thiết bị, nhà xưởng + Phân loại theo quyền sở hữu: Có tác dụng trong việc quản lý và tổ chức kế toán phù hợp với từng loại TSCĐ theo nguồn hình thành để có giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong qúa trình sản xuất kinh doanh, không chỉ với những tài sản thuê ngoài mà cả với những tài sản tự có của doanh nghiệp Áp dụng nhiều phương pháp phân loại tài sản cố định góp phần quan trọng trong công tác quản lý cũng như việc tổ chức hạch toán TSCĐ được nhanh chóng, chính xác. Từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý nhằm cải thiện, thay đổi TSCĐ theo kịp sự phát triển của công nghệ Ý kiến 3: Về phương pháp tính và trích khấu hao tài sản cố định Về phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/ 2003/ QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính các doanh nghiệp phải trích khấu hao theo phương pháp khấu hao bình quân Công ty cổ phần thương mại Minh Khai đã áp dụng theo quyết định này song việc áp dụng phương pháp khấu hao ở công ty là chưa hợp lý vì những lý do sau: + TSCĐ trong công ty có nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau. Mặt khác công dụng, gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông của tài sản cố định trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty cũng có sự khác nhau. V× vËy ph­¬ng ph¸p tÝnh khấu hao tài sản cố định trong quá trình sử dụng tài sản còng ph¶i xuÊt ph¸t tõ nguyªn t¾n phï hîp víi tõng lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh ®Ó b¶o ®¶m viÖc h¹ch to¸n gi¸ thµnh s¶n phÈm ®­îc chÝnh x¸c + Để đảm bảo số liệu kế toán cung cấp phản ánh đúng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty cổ phần thương mại Minh Khai nên thay đổi phương pháp khấu hao tài sản cố định theo hướng sau: - Các thiết bị dụng cụ quản lý thường chịu tác động của hao mòn vô hình nên áp dụng phương pháp khấu hao giảm dần - Nhà cửa, vật kiến trúc áp dụng phương pháp khấu hao bình quân, đối với khấu hao giá trị của TSCĐ có được phản ánh trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cho đến khi tính hữu dụng của tài sản cố định này không còn nữa Ý kiến 4: Kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định - Công ty nên tiến hành kiểm kê tài sản định kỳ mỗi năm một lần theo quy định của Bộ tài chính tiến hành lập biên bản kiểm kê tài sản cố định nhằm xác định số lượng giá trị tài sản hiện có, thừa thiếu so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý TSCĐ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch - Công ty nên tiến hành đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước hoặc vào cuối niên độ kế toán. Việc đánh giá lại TSCĐ một cách thường xuyên và chính xác có lợi cho công ty. Hiện nay do khoa học công nghệ ngày càng tiến bộ làm cho TSCĐ không tránh khỏi hao mòn vô hình. Đồng thời với cơ chế thị trường như hiện nay giá cả không ngừng thay đổi. Điều này làm cho việc phản ánh giá trị còn lại của tài sản cố định trên sổ sách kế toán bị sai lệch so với thực tế. Việc thường xuyên đánh giá lại TSCĐ sẽ giúp cho việc tính khấu hao chính xác hơn đảm bảo thu hồi vốn cố định, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hoặc có biện pháp sử lý những tài sản cố định bị mất giá nghiêm trọng chống thất thoát vốn - Làm được điều này sẽ tạo điều kiện cho việc đánh giá năng lực sản xuất thực của TSCĐ hiện có từ đó có những quyết định đầu tư đổi míi TSCĐ một cách đúng đắn như vậy mới nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định Ý kiến 5: Hoàn thiện việc mở sổ theo dõi TSCĐ - Để phục vụ tốt hơn nữa cho nhu cầu quản lý TSCĐ, công ty nên mở sổ theo dõi tài sản cố định đang sử dụng cho từng bộ phận cụ thể - Sử dụng sổ này ta không những theo dõi được TSCĐ đang sử dụng ở các bộ phận sử dụng là bao nhiêu, tình hình tăng giảm của từng loại tài sản như thế nào, nguồn vốn khấu hao ra sao mà từ đó còn phục vụ tốt công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong từng đơn vị, bộ phận SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CÔ ĐỊNH ĐANG SỬ DỤNG Tên đơn vị:........ Bộ phận sử dụng Chứng từ Số thẻ TSCĐ Mã số TSCĐ Tên, quy cách TSCĐ Lý do tăng, giảm TSCĐ Nguồn vốn đầu tư TSCĐ Số lượng Nguyên giá Khấu hao SH NT SDDK SDCK Sổ này được mở ra sau những nghiệp vụ liên quan đến tăng giảm TSCĐ và cuối kỳ khoá sổ để tính số dư cuối kỳ Bên cạnh đó, công ty cũng nên mở sổ theo dõi TSCĐ theo đơn vị sử dụng, có như vậy các phòng ban được bàn giao TSCĐ sẽ luôn có những nhận biết thông tin chính xác về tình hình TSCĐ của đơn vị mình từ đó sẽ chủ động và có trách nhiệm hơn trong quản lý và sử dụng tài sản cố định. Đồng thời việc mở sổ theo dõi TSCĐ theo đơn vị sử dụng cũng giúp tạo thêm tính hiệu quả và thống nhất trong công tác kế toán chi tiết tại phòng kế toán và đơn vị sử dụng M ẫu s ố S22- DN (Ban h ành theo Q Đ s ố 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20/03/2006 c ủa BT- BTC) Đơn vị:...... Địa chỉ:..... SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Năm:...... Tên đơn vị sử dụng:..... Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định Ghi chú Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách TS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số lượng TT SH NT SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Cộng Ý kiến 6: Đối với sửa chữa lớn tài sản cố định - Công ty nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Do chi phí sửa chữa lớn thường nhiều nên không thể tính hết vào chi phí một lần mà phải kết chuyển, phân bổ dần. Việc tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ sẽ giúp cho công ty chủ động hơn trong việc cấp kinh phí sửa chữa đảm bao cho việc sửa chữa lớn được kịp thời làm cho quá trình sản xuất kinh doanh được đảm bảo một cách liên tục Trên đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai, từ đó phần nào gióp cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng lớn mạnh đi lên cùng sự phát triển chung của nền kinh tế Việt Nam và thế giới