Hoạt động nhập khẩu tại công ty Cổ phần Thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường Việt Nam HYMETCO

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Công tác dự báo khí tượng thủy văn và nghiên cứu môi trường có vai trò vô cùng quan trọng với quốc gia, nhất là đối với nước có diễn biến thời tiết phức tạp, khó dự đoán như Việt Nam. Công việc này đòi hỏi những máy móc có công nghệ kỹ thuật cao, chính xác. Để đáp ứng nhu cầu về các máy móc, thiết bị chuyên phục vụ cho công tác nghiên cứu môi trường và dự báo khí tượng thủy văn, Công ty vật tư ký thuật khí tượng thủy văn trực thuộc Tổng cục khí tượng thủy văn đã được thành lập vào ngày 23/11/1977 ngay sau khi thành lập Tổng cục Khí tượng thủy văn. Công ty có trách nhiệm vụ cung ứng và lắp đặt các thiết bị đo đạc có yếu tố khí tượng thủy văn trên cả nước. Sau đó năm 2008, công ty được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường. Trải qua hơn 30 năm hoạt động, Công ty cổ phần thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường đã trở thành một công ty hàng đầu của cả nước trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị; máy móc ký thuật phục vụ cho hoạt động nghiên cứu môi trường và dự báo khí tượng thủy văn. Các máy móc liên quan tới lình vực khí tượng thủy văn là những máy móc ký thuật cao, phức tạp và hầu hết đều chưa sản xuất được trong nước, bởi vậy mà xuất nhập khẩu là nghiệp vụ chính của công ty. Bởi vậy, em chọn đề tài “Hoạt động nhập khẩu tại công ty Cổ phần Thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường Việt Nam HYMETCO” làm đề tài cho nài thực tập giữa khóa của mình nhằm hiểu sâu hơn về hoạt động xuất nhập khẩu trong một công ty, từ đó có một cái nhìn thực tế về những điều đã được học. Bài báo cáo gồm 3 chương:Chương 1: Giời thiệu về Công ty.Chương 2: Hoạt động nhập khẩu tại Công ty.Chương 3: Một số đề xuất với Công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của giám đốc, các cô, các chú các bác trong công ty và sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS. Nguyễn Hải Ninh. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 21 tháng 7 năm 2011 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY Quá trình thành lập: Công ty Cổ phần Thiết bị Khí tượng thuỷ văn và Môi trường Việt Nam - HYMETCO, trước đây là Công ty Vật tư Kỹ thuật Khí tượng thuỷ văn - đơn vị trực thuộc Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn được thành lập ngày 23/11/1977 ngay sau khi Chính phủ thành lập Tổng cục KTTV (ngày 5/11/1976). Công ty có nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa, cung ứng và lắp đặt các loại máy thiết bị đo đạc các yếu tố KTTV trong phạm vi cả nước theo chỉ tiêu kế hoạch của Tổng cục. Cùng với sự phát triển của đất nước và đòi hỏi của cơ chế thị trường, ngày 29/4/1993 Tổng cục Trưởng Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn (KTTV) ra quyết định số: 120/KTTV/QĐ về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước và lấy tên giao dịch là HYMETCO. Ngày 19/3/1998 Tổng cục Trưởng Tổng cục KTTV ra quyết định số 190/1998/QĐ-TC-KTTV bổ sung ngành nghề kinh doanh của Công ty. Ngày 10/4/2008 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ra Quyết định số: 379/QĐ-BTNMT về việc chuyển Công ty Vật tư Kỹ thuật Khí tượng thuỷ văn thành Công ty cổ phần. Theo các quyết định trên, Công ty HYMETCO có chức năng: Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị chuyên ngành: Khí tượng, Thuỷ văn, Hải văn, Môi trường và các thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật. Sản xuất, gia công, lắp đặt, sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị chuyên ngành. Thiết kế, xây dựng và lắp đặt các công trình KTTV. Tư vấn chuyển giao công nghệ và dịch vụ KHKT chuyên ngành. Ngày 5 tháng 8 năm 2002 Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt nam khoá XI, kỳ họp thứ nhất thông qua Nghị quyết số 02/2002/QH11 qui định danh sách các bộ và cơ quan ngang bộ của Chính phủ, trong đó có Bộ Tài nguyên và Môi trường. Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập trên cơ sở hợp nhất các đơn vị Tổng cục Địa chính, Tổng cục KTTV, Cục Môi trường, Cục Địa chất & Khoáng sản Việt Nam, Viện Địa chất & Khoáng sản và bộ phận quản lý tài nguyên nước thuộc Cục quản lý nước và Công trình Thủy lợi. Theo đó Công ty Cổ phần Thiết bị KTTV và Môi trường Việt Nam là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ. Căn cứ Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chính phủ, căn cứ luật Doanh nghiệp Nhà nước ngày 26/11/2003, Bộ Trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ra quyết định về việc qui định ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị KTTV và Môi trường Việt Nam, trong đó có các lĩnh vực sau: Kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại thiết bị máy móc trong lĩnh vực: Khí tượng, thủy văn, hải văn Môi trường nước, môi trường không khí Địa chất và khoáng sản, Thiết bị đo lường, phân tích Các mặt hàng thông dụng kim khí điện máy, điện tử Vật liệu xây dựng Cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ khoa học kỹ thuật chuyên ngành. Thiết kế, xây dựng các công trình chuyên ngành công nghiệp dân dụng, trạm bơm, trạm điện, điện nước, điện tử viễn thông, sản ủi mặt bằng, làm đường, trang trí nội thất. Sản xuất, gia công, sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng các thiết bị chuyên ngành. Khoan thăm dò khai thác và xử lý nước sạch phục vụ công nghiệp và dân dụng. Sản xuất đồ gỗ phục vụ chuyên ngành và dân dụng. Dịch vụ đo đạc khảo sát khí tượng, thủy văn, hải văn và môi trường. Dịch vụ nhà nghỉ. Tổ chức công ty: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY HYMETCO - HYMETCO ORGANIZATION CHART MÁY PHÂN TÍCH MÁY MÔI TRƯỜNG MÁY KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN MÁY HẢI VĂN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH XDCB PHÒNG THIẾT KẾ & XÂY DỰNG PHÒNG QUAN HỆ QUỐC TẾ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT XƯỞNG MÁY & KIỂM ĐỊNH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Năng lực sản xuất và kinh doanh cung ứng thiết bị Trong 30 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các loại thiết bị máy móc chuyên ngành khí tượng thuỷ văn, hải văn và môi trường Công ty HYMETCO đã thiết lập và duy trì một mạng lưới quan hệ thương mại với các hãng sản xuất uy tín trên thế giới. Công ty hiện đang được tín nhiệm và uỷ quyền bán hàng tại Việt Nam cho các hãng: TT TÊN HÃNG CÁC SẢN PHẨM CỦA HÃNG I Anh 1 Aquatec Thiết bị đo dịch chuyển phù sa 2 Bibby Máy cất nước, máy khử ion, máy khuấy, lắc… 3 Cirrus Thiết bị đo ồn 4 Churchill Thiết bị đo sóng trong mô hình 5 Cusson Hệ thống tạo sóng, triều, bể thử nghiệm tàu 6 Druck Thiết bị đo áp lực 7 Elle Thiết bị thí nghiệm, kiểm định 8 Grant Bể ổn nhiệt, tủ ấm vi sinh… 9 Lenton Lò nung, tủ nuôi cấy… 10 Wagtech Các thiết bị thí nghiệm, môi trường… II Đức 11 Aqualytic Thiết bị đo chất lượng nước 12 ATLAS Thiết bị đo sâu, quét vẽ địa hình đáy 13 Fischer Các thiết bị chưng cất dầu 14 General ACOUSTIC Thiết bị đo sâu, dòng chảy trong mô hình 15 Hettich Máy li tâm các loại 16 HS ENGINEERS Thiết bị đo dòng chảy trong mô hình 17 IMKO Thiết bị đo độ ẩm đất 18 Kruss Kính hiển vi, khúc xạ kế, phân cực kế 19 Lambrecht Thiết bị khí tượng 20 OTT Thiết bị thuỷ văn – quan trắc nước ngầm và nước mặt 21 Rheinmetall Thiết bị mô phỏng 22 SEBA Thiết bị khí tượng thuỷ văn 23 SELEX-Gematronik Hệ thống Rada thời tiết… III Mỹ 24 Davis Thiết bị khí tượng, hải văn 25 D&A Instruments Co. Thiết bị đo phù sa lơ lửng 26 GEOMETRIC Thiết bị đo từ trường biển, địa chấn 27 HACH Thiết bị phòng thí nghiệm, phân tích môi trường… 28 Lamotte Thiết bị môi trường 29 MetOne Thiết bị khí tượng, môi trường 30 OCEAN Data Equipment Cooperation Thiết bị hải dương 31 Odom Thiết bị thuỷ văn, hải dương 32 RDI Thiết bị đo các yếu tố dòng chảy, sóng, triều 33 RM YOUNG Thiết bị khí tượng 34 Sontek Thiết bị thuỷ văn, hải văn, môi trường 35 SPECTRA Thiết bị đo xạ phổ 36 Stevens Water Monitoring Instruments Thiết bị thuỷ văn, hải dương 37 Vaisala Thiết bị khí tượng, thuỷ văn, hải văn, môi trường … 38 YSI Thiết bị phòng thí nghiệm, môi trường nước IV Nhật 39 Hirayama Nồi hấp tiệt trùng, tủ ấm, tủ sấy… 40 Horiba Máy phân tích kích thước hạt, đếm hạt, phân tích C/S, N/O, H, phân tích diện tích bề mặt 41 Jasco Quang phổ UV-Vis, các thiết bị phân tích, HPLC… 42 Sanyo Tủ lạnh sâu, tủ giữ mẫu, nồi hấp… 43 Sato Thiết bị đo khí tượng, thủy văn 44 Sibata Thiết bị đo môi trường nước, không khí 45 RION Thiết bị đo rung, ồn, bụi V Pháp 46 Hydrologic Thiết bị thuỷ văn 47 Olham Các thiết bị phân tích khí 48 Quantel Thiết bị Laser 49 Tripette & renaud argo Các thiết bị phân tích thức ăn VI Thuỵ sỹ 50 Balzers Các thiết bị kiểm tra màng mỏng 51 Infors AG Nồi lên men, tủ ấm lạnh, ấm lắc vi sinh… 52 Percisa Cân phân tích, máy đo pH 53 Process Các thiết bị phân tích vật liệu xây dựng VII Các nước khác 54 Aanderaa Thiết bị thuỷ văn 55 JeioiTech Máy lắc, bể ổn nhiệt, bể siêu âm, tủ ấm … 56 Kipp & Zonen Thiết bị đo đạc, khảo sát … 57 Nautik Bergen Thiết bị đo phù sa 58 Servco resources Sản xuất bàn ghế thí nghiệm, tủ hút … 59 Sturdy Thiết bị thí nghiệm sinh học, thiết bị y tế... 60 Thượng Hải Thiết bị khí tượng, thuỷ văn, hải văn, môi trường … 61 Trường Xuân Thiết bị khí tượng, thuỷ văn, hải văn, môi trường … ... Danh sách các khách hàng truyền thống: TT TÊN KHÁCH HÀNG I Khách hàng ngành KTTV và Môi trường 1 Đài Khí tượng Thuỷ văn các khu vực (09 Đài) 2 Đài Khí tượng Cao không Trung ương 3 Liên đoàn khảo sát Khí tượng thuỷ văn 4 Liên đoàn khảo sát địa chất thuỷ văn 5 Trung tâm Dự báo KTTV Quốc gia 6 Trung tâm Mạng lưới Khí tượng thuỷ văn và Môi trường 7 Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn Biển 8 Viện Khí tượng thủy văn 9 Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh II Khách hàng khác 10 Ban Chỉ huy Phòng chống Bão lụt Trung ương (Cục Quản lý đê điều và phòng chống lụt bão - Bộ NN&PTNT) 11 Ban Quản lý các dự án đường thuỷ 12 Ban Quản lý các dự án hàng hải 13 Ban Quản lý Trung ương dự án Thuỷ lợi (CPO) 14 Bảo đảm an toàn Hàng hải Việt nam 15 Binh chủng Phòng không Không quân 16 Bộ Tư lệnh Hải quân 17 Bộ Tư lệnh Hoá học - Bộ Quốc phòng 18 Chi cục Bảo vệ thực vật các tỉnh 19 Chi cục Đê điều các tỉnh 20 Chi cục Kiểm định các tỉnh 21 Chi cục Kiểm lâm các tỉnh 22 Chi cục Thú y các tỉnh 23 Liên đoàn Khảo sát Biển 24 Sở Khoa học công nghệ các tỉnh 25 Trung tâm Đào tạo bồi dưỡng tại chức Quảng Ninh 26 Trung tâm Giống thuỷ sản tỉnh Phú Thọ 27 Trung tâm Khoa học Sản xuất Lâm nghiệp Đông Bắc bộ 28 Trung tâm Nghiên cứu Lâm đặc sản - Viện Khoa học Lâm nghiệp VN 29 Trung tâm Ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ - Quảng Ninh 30 Trường Cao đẳng KTTV Hà Nội 31 Trường Cán bộ KTTV phía Nam 32 Trường Đại học Bách khoa 33 Trường Đại học Giao thông Vận tải 34 Trường Đại học Hàng Hải 35 Trường Đại học Nông nghiệp 36 Trường Đại học Quốc gia Hà nội 37 Trường Đại học Quốc gia TP HCM 38 Trường Đại học Sư phạm Hà nội 39 Trường Đại học Thủy lợi 40 Trường Đại học Xây dựng 41 Trường Trung cấp Thuỷ sản 42 TTTCN Xử lý MT - Bộ Quốc phòng 43 Viện Chăn nuôi 44 Viện Cơ học 45 Viện Cơ học ứng dụng 46 Viện Công nghệ Giao thông 47 Viện Chiến lược Giao thông 48 Viện Di truyền Nông nghiệp 49 Viện Địa chất Khoáng sản 50 Viện Địa lý 51 Viện Hải dương học Nha trang 52 Viện Hải dương học Hà nội 53 Viện Hải dương học Hải phòng 54 Viện Khoa học Thuỷ lợi miền Bắc 55 Viện Khoa học Thuỷ lợi miền Nam 56 Viện Kỹ thuật Quân sự 57 Viện Nghiên cứu Mỏ Địa chất 58 Viện Nghiên cứu Rau quả 59 Viện Qui hoạch Thuỷ lợi … CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY Đặc điểm tổ chức bộ máy phòng Kinh Doanh: Tại công ty HYMETCO, Phòng Kinh Doanh có là đơn vị thực hiện các nhiệm vụ tiếp thị, bán hàng tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng của Doanh nghiệp nhằm đem lại doanh thu cho doanh nghiệp đạt các mục tiêu về doanh số, thị phần… Chức năng: Tìm kiếm đối tác. Phát triển thị trường. Thực hiện hợp đồng với các đối tác. Hỗ trợ khách hàng. Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Tổ chức bộ máy Phòng Kinh Doanh Bộ máy Phòng kinh doanh được tổ chức tập trung với cơ cấu bao gồm các bộ phận theo sơ đồ sau: Trong đó: Trưởng phòng: Ngoài nhiệm vụ là một người của phòng kinh doanh, trưởng phòng còn có trách nhiệm điều phối, giảm sát hoạt động của cả Phòng, phối hợp với các trưởng bộ phận khác và giám đốc, đảm bảo hoạt động thống nhất của toàn công ty. Nhân viên kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm, liên hệ các khách hàng trong nước, tiếp nhận các đơn hàng. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng để thực hiện hợp đồng với khách hàng. Bộ phận nội nghiệp: có nhiệm vụ tìm kiếm, liên hệ tới các nguồn hàng ngoài nước, hỏi hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của các khách hàng, thực hiện các đơn hàng. Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng. Bộ phận kỹ thuật: có trách nhiệm cung cấp các tài liệu về các máy móc thiết bị để cung cấp cho khách hàng, tư vấn đề xuất các giải pháp kỹ thuật thực hiện các công việc hỗ trợ khách hàng như: bảo hành, bảo trì, lắp đặt, thi công, hướng dẫn sử dụng… Mặt hàng nhập khẩu : Các loại thiết bị máy móc trong lĩnh vực: - Khí tượng, thủy văn, hải văn - Môi trường nước, môi trường không khí - Địa chất và khoáng sản, - Thiết bị đo lường, phân tích - Các mặt hàng thông dụng kim khí điện máy, điện tử - Vật liệu xây dựng Nguồn cung cấp : Nhập khẩu là một nghiệp vụ chính của công ty, qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã thiết lập được mạng lưới thương mại với nhiều mối quan hệ cộng tác lâu dài với nhiều đối tác trên thế giới. Công ty hiện có mối quan hệ hợp tác và ủy quyền thương mại với hơn 60 hãng đến từ nhiều nước trên thế giới như: Anh, Đức, Pháp, Nhật Bản, Thụy Điển….(tham khảo phần 1.3). HYMETCO là đại lý phân phối chính thức của các hãng: AANDERAA Nauy HYDROLOGIC Pháp MET ONE INSTRUMENTS Mỹ MONITOR SENSOR Úc MUNRO Anh TSI VAISALA Mỹ Phần Lan Khách hàng : Khách hàng của công ty chủ yếu là các đài khí tượng, các cơ quan, các bộ, ban, sở, các viện nghiên cứu, các trường đại học,… Đài khí tượng: Đài Khí tượng Thuỷ văn các khu vực (09 Đài), Đài Khí tượng Cao không Trung ương. Bộ: Bộ Tư lệnh Hải quân, Bộ Tư lệnh Hoá học - Bộ Quốc phòng, bộ Tài Nguyên và Môi trường… Ban: Ban Chỉ huy Phòng chống Bão lụt Trung ương (Cục Quản lý đê điều và phòng chống lụt bão - Bộ NN&PTNT), Ban Quản lý các dự án đường thuỷ, Ban Quản lý các dự án hàng hải, Ban Quản lý Trung ương dự án Thuỷ lợi (CPO)… Chi cục : Y tế, bảo vệ thực vật, thú y… các tỉnh. Viện nghiên cứu: Viện Địa chất Khoáng sản, Viện Địa lý,Viện Hải dương học Nha trang, Viện Hải dương học Hà nội, Viện Hải dương học Hải phòng, Viện Khoa học Thuỷ lợi miền Bắc…. Trường đại học: Trường Đại học Bách khoa, Trường Đại học Giao thông Vận tải, Trường Đại học Hàng Hải, Trường Đại học Nông nghiệp, Trường Đại học Thủy lợi… Trung tâm: Trung tâm Giống thuỷ sản tỉnh Phú Thọ, Trung tâm Khoa học Sản xuất Lâm nghiệp Đông Bắc bộ, Trung tâm Nghiên cứu Lâm đặc sản - Viện Khoa học Lâm nghiệp VN, Trung tâm Ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ - Quảng Ninh…. Quy trình nhập khẩu : Trong chuỗi bán hàng, thông qua chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu, công ty có vai trò như là một người trung gian. Có 2 hình thức bán hàng : Khi có đơn hàng hoặc yêu cầu từ người mua, công ty tiến hánh hỏi hàng với các hãng cung cấp nước ngoài. Sau khi có các thông tin cần thiết như tên hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, công ty thông báo lại cho người nmua, nếu người mua đồng ý, công ty sẽ ký kêt hợp đồng với người mua trong nước và người bán nước ngoài. Nếu có nhu cầu mua hàng của người mua thông qua chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu, căn cứ vào nhu cầu, thông số kỹ thuật, công ty tìm thiết bị phù hợp, tiến hành hỏi hàng : Giá cả, model…. Công ty sẽ lập hồ sơ chào hàng – đấu thầu, sau khi có kết quả đầu thầu sẽ ký hợp đồng mua bán hàng hóa. Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa được tiến hành sau khí hợp đồng đã được ký kết, tiền hàng đã được thanh toán (nếu là trả trước), LC được mở (nếu thanh toán qua LC) hoặc trả sau... Và người chuyên chở hay người bán thông báo thời gian hàng đến cảng dỡ hàng. Chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan. Tờ khai hải quan: 02 Bản chính và phụ lục tờ khai nếu có từ 3 mặt hàng trở lên. Hợp đồng: Bản sao. Cần kiểm tra độ chính xác của các thông tin trên hợp đồng như: Tên hàng, mã hàng, model… đối chiều các nội dung trong hợp đồng với các nội dung tương ứng trong hóa đơn thương mại. Hóa đơn thương mại: bản gốc. Phải đúng với các thông tin trong hợp đồng, nếu không đúng phải có văn bản giải trình của công ty hoặc của đơn vị cung cấp. Hải quan chấp nhận chứng nhận sao y bản chính hóa đơn thương mại trong trường hợp chưa có hóa đơn thương mại gốc nhưng phải có công văn xin nợ của công ty và thời hạn không quá 30 kể từ ngày mở tờ khai. Packing list: nếu có 2 mặt hàng trở lên. Cần xuất trình bản gốc, trong trường hợp chưa có bản gốc cần xuất trình bản sao có chứng nhận sao y bản chính nhưng phải kèm công văn xin nợ của công ty, thời hạn nợ không quá 30 ngày kể từ ngày mở tờ khai. Tờ khai giá trị tính thuế hàng nhập khẩu. Phụ lục tờ khai giá trị tính thuế hàng nhập khẩu nếu có từ 8 mặt hàng trở lên. C/Q: giấy chứng nhận phẩm chất: nếu hàng hóa nhập khẩu có liên quan đến hóa chất… C/O: giấy chứng nhận xuất xứ để được nhận các ưu đãi thuế quan. Giấy phép nhập khẩu: Đối với các hàng hóa quy định cần phải có giấy phép nhập khẩu. Mặt hàng đó cần giấy phép của đơn vị nào thì cần phải xin giấy phép của đơn vị đó. Ví dụ: Bộ Công Nghiệp (liên quan đến hóa chất), bộ bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin (liên quan đến phát sóng và tấn số sóng) …. Vận đơn (BL). Nếu là gửi qua đại lý giao nhận thì cần có giấy ủy quyền của người vận chuyển. Cần phải đối chiếu các thông tin trên vận đơn với các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list… sao cho phù hợp. Trong trường hợp các thông tin bị sai khác cần phải yêu cầu người vận chuyển chỉnh sửa Phiếu xuất kho của kho hàng của người vận chuyển tại cảng đến. Giấy giới thiệu người đi nhận hàng của công ty nhận hàng. Tài liệu khác liên quan đến hàng hóa như catalogue. Khai báo hải quan Sau khi chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, cần phải làm thủ tục tại các chị cục hải quan. Công ty chủ yếu nhập hàng qua đường hàng không và đường biển. Đường hàng không chủ yếu qua cảng hàng không Nội Bài. Nếu hàng hóa được gửi qua được hàng không, thủ tục làm tại Chi cục hải quan Nội Bài Đội Nhập. Nếu hàng hóa được vận chuyển qua chuyển phát nhanh bằng đường hàng không thì làm thủ tục tại Chi cục hải quan Nội Bài Đội Chuyển phát nhanh. Nếu hàng hóa được chuyển bằng đường biển Hải Phòng thì cần làm thủ tuc tại các Chi cục hải quan tương ứng : Chi cục hải quan Cửa khẩu cảng Hải Phòng khu vực I, II, III…. Có 2 cách khai báo hải quan: khai bảo hải quan từ xa và khai báo hải quan điện tử. Cách thứ nhất : Theo thông tư số 222/TC – BTC ngày 25/11/2009 cảu Bộ tài chính hướng dẫn thi hành thủ tục hải quan điện tử Khai báo hải quan điện tử qua phần mềm của công ty TNHH phần mềm Thái Sơn.(đang được áp dụng thí điểm tại một số chi cục hải quan): Các chứng từ cần thiết của bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan được scan lên máy tính và được gửi qua hệ thống máy tính đến các Chi cục hải quan. Căn cứ vào các hồ sơ, nội dung khai báo này sẽ được phân luồng: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Sau khi phân luồng, hồ sơ sẽ được cấp mã số. Nếu là luồng xanh, người đi nhận hàng chỉ cần mang giấy phép có mã số được cấp đến kho bãi của cảng để nhận hàng về. Nếu hàng hóa được phân vào luồng vàng hay luồng đỏ, người đi nhận hàng cần xuất trình các giấy tờ cần thiết và hải quan kiểm tra hàng hóa thì mới được nhận hàng. Cách thứ hai : Khai bảo hải quan từ xa. Ngoài việc nộp bộ hồ sơ hải quan như cách thứ nhất, công ty cần phải mang các giấy tờ trên đến các chi cục hải quan để làm thủ tục. Người đi làm thủ tục hải quan nộp hồ sơ tại bàn tiếp nhận tại chi cục hải quan theo quy định. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận tại bàn tiếp nhận, người có trách nhiệm phân công của chi cục hải quan phân công người tiếp nhận và chuyển bộ hồ sơ cho họ. Công chức tiếp nhận này sẽ tiến hành mở tờ khai. Người công chức hải quan tiếp nhận tờ khai sẽ xem xét, đối chiếu chứng từ của bộ tờ khai với các thông tin, các số liệu trong bộ chứng từ và nội dung khai báo trên máy tính mà hải quan đã nhận được. Máy tính sẽ tự đông phân luồng hàng hóa nhập khẩu. Nếu được phân vào luồng xanh, người đi nhận hàng sẽ nhận được phiếu xuất kho của cảng. Nếu được phân vào luồng vàng, hồ sơ sẽ được chuyển tới bộ phận tính thuế và sau khi kiểm tra sẽ nhận được phiếu xuất kho, nếu nghi ngờ có vấn đề, hồ sơ sẽ được chuyển sang luồng đỏ. Khi hồ sơ được xếp vào luồng đỏ, hồ sơ sẽ được niêm phong và chuyển cho bộ phận hải quan kiểm hóa. Bộ phận này sẽ ký vào phiếu xuất kho, đồng thời cử cán bộ kiểm hóa xuống kho hàng để kiểm tra hàng hóa. Nếu phát hiện có sai phạm sẽ bị lập biên bản. Khi nhận được phiếu xuất kho, bộ phận hải quan giám sát sẽ giám sát toàn bộ quá trình xuất kho của hàng hóa. Lưu ý: Hàng hóa chỉ có thể được chuyển từ luồng xanh sang luồng vàng, đỏ và luồng vàng chỉ có thế chuyển sang luồng đỏ mà không có chiều ngược lại. Cả 2 cách trên đều phải khai báo từ công ty trên máy tính và truyền số liệu cho các chi cục hải quan thông quan phần mềm của công ty Thái Sơn. CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TY Là một công ty kinh doanh vật tư chuyên ngành, qua nhiều năm hoạt động kinh doanh, với sự nỗ lực của giám đốc và toàn thể nhân viên công ty luôn luôn cố gắng phấn đầu, vượt qua nhiều khó khăn, để khẳng định vị trí của công ty trên thị trường, hàng hóa của công ty luôn đảm bảo các yêu cầu về số lượng, chất lượng mà khách hàng yêu cầu. Cùng với sự phát triển của công ty, bộ phận kinh doanh thực sự là một bộ phận quan trọng của, tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Với nỗ lực phát triển kinh doanh, bộ phận kinh doanh đã đạt được những thành công trong việc mở rộng thị trường, mở rộng đối tác minh chứng bằng mối quan hệ hợp tác với hơn 60 hãng đến từ nhiều quốc gia trên thế giới và khách hàng trên khắp cả nước. Hiện nay, bộ phận kinh doanh được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, các nghiệp vụ, chuyên môn được phân chia rõ ràng, phù hợp, đáp ứng được với tình hình và xu hướng mới của xã hội. Quá trình kiến tập tại công ty cho thấy việc tổ chức bán hàng của phòng kinh doanh đã đáp ứng được các yêu cầu của công ty, đồng thời bộ phận kinh doanh cúng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác của công ty như bộ phận kế toán, tài chính, kỹ thuật… để hoàn thành tốt nhiệm vụ và yêu cầu đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt đông, công tác bán hàng vẫn còn gặp phải những khó khăn. Thứ nhất, do cổ phần hóa, quá trình chuyển từ hình thức công ty nhà nước trực thuộc Bộ tài nguyên môi trường sang hình thức công ty cổ phần, công ty gặp không ít khó khăn. Trước đấy, hàng hóa được nhập khẩu theo yêu cầu của Bộ tài nguyên môi trường thì nay hàng hóa nhập về đòi hỏi yêu cầu khắt khe hơn về số lượng, chât lượng từ phía khách hàng. Thứ hai, do đặc thù kinh doanh là máy móc chuyên ngành nên thị trường bị bó hẹp trong phạm vi máy móc phục vụ các công tác nghiên cứu, đo đạc khí tượng thủy văn môi trường. Trong khi đó công ty lại có quan hệ với rất nhiều các hãng sản xuất nhiều loại máy móc trên thế giới. Trong khi đó, có rất nhiều các ngành khác cũng cần các thiết bị khí tượng thủy văn và các thiết bị máy móc liên quan như : Thủy lợi, giao thông, y tế, nông nghiệp… Đây là mảng thị trường tiềm năng cho công ty. Sau đây em có một số đề xuất để đẩy mạnh công tác bán hàng nói chung và nhập khẩu nói riêng như sau : Các biện pháp mở rộng thị trường: Đối với các đối tác nước ngoài : ngoài các đổi tác đã và đang có quan hệ làm ăn với công ty, công ty cần mở rộng hơn nữa mối quan hệ của mình với nhiều đối tác hơn. Hiện nay trên thế giới có nhiều nước nổi lên là những nước có bước tiến rất nhanh về khoa học công nghệ như Trung Quốc, Ấn Độ, Đài Loan… Đây là một gợi ý cho công ty trong việc tìm kiếm các đối tác nước ngoài. Đối với các đối tác trong nước, cần mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Tận dụng các lợi thế về các mối quan hệ với các hãng trên thế giới trong lĩnh vực sản xuất các máy móc chuyên dụng, đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao để mở rộng các mặt hàng kinh doanh sang các lĩnh vực khác như : y tế, giáo dục, nông nghiệp.. chứ không chỉ bó hẹp trong lĩnh vực khí tượng thủy văn. Đẩy mạnh công tác bán hàng sang các nước trong khu vực như Lào, Campuchia… Đây là các nước đi sau chúng ta về trình độ khoa học kỹ thuật và là một thị trường tiềm năng rộng lớn. Là cơ hội để công ty vươn ra ngoài lãnh thổ đất nước. Tăng cường nhiều hơn các hoạt động marketing, quảng bá hình ảnh công ty đến các khách hàng bắng cách tham gia các hội chợ, triển lãm, các buôi hội nghi chuyên ngành… Giành thị phần bằng cách trở thành đại lý độc quyền: Cùng với sự mở cửa của nền kinh tế, ngày càng có nhiều các doanh nghiệp tham gia vào thị trường, ngoài việc mở rộng hơn nữa thị trường, công ty cần chú ý tới việc giành thị trường. Một trong những cách hiệu quả là trở thành nhà độc quyền. Tận dụng các mối quan hệ với các đối tác đã làm ăn lâu năm để trở thành các nhà phân phối, các đại lý độc quyền của các hãng từ đó nắm giữ và phát triển thị trường. Nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên: Nhập khẩu là một trong những nghiệp vụ chính của công ty. Bởi vậy, công tác đào tạo, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho nhân viên cần phải được chú trọng và diễn ra liên tục Để làm được điều này, Công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau: Tạo điều kiện thuận lợi về thời gian và tiền của cho cán bộ nhân viên tham gia các khóa học bồi dưỡng về luật pháp và nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Cử cán bộ nghiệp vụ của công ty đi nước ngoài học hỏi và trao đổi kinh nghiệm. Bồi dưỡng, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc của cán bộ nhân viên. Có những quy định về thưởng phạt hợp lý để khuyến khích nhân viên trong toàn công ty. KẾT LUẬN Qua thời gian kiến tập tại công ty, được tiếp xúc với nhiều phòng ban như : phòng kế toán, phòng hành chính,… và đặc biệt là phòng kinh doanh, kiến thức thực tế của em đã được tăng lên nhiều. Em đã hiểu hơn về cấu trúc của một công ty, các phòng ban, các bộ phận trong công ty phối hợp hoạt động với nhau như thế nào để đạt được các mục tiêu đề ra. Quan trọng nhất là xem đã được tiếp xúc với công việc của người làm xuất nhập khẩu, qua đó có thể hiểu hơn về những kiến thức đã học và những kiến thức ấy được áp dụng như thế nào trong thực tế. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kiến thức nên bản báo cáo của em không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Do vậy kính mong thầy cô giáo hướng dẫn và các cô, chú, các bác trong công ty góp ý và giúp đỡ để bài báo cáo được hoàn thiện hơn nữa. Một lần nữa, em xin cảm ơn thầy giáo hướng dẫn ThS. Nguyễn Hải Ninh và giám đốc công ty HYMETCO cùng toàn thể các cô chú, các bác trong công ty đã giúp đỡ em trong thời gian kiến tập tại công ty! TÀI LIỆU THAM KHẢO Bản giởi thiệu Công ty tháng 7 năm 2011. Hồ sơ chào hàng của công ty 2011 Bộ hồ sơ Hải quan 05-2011 Báo cảo thực tập giũa khóa : Kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị khí tượng thủy văn và môi trường Việt Nam – Phạm Viết Giang. Website của công ty : PHỤ LỤC MỘT SỐ GIẤY TỜ TRONG BỘ HỒ SƠ HẢI QUAN