Hoạt động quản trị thông tin trong phòng thương mại & dịch vụ tập đoàn Incomex SaiGon

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ DU LỊCH - - š&›- - - TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG PHÒNG TM &DV TẬP ĐOÀN INCOMEX SAIGON GVHD:Đặng Trần Minh Hiếu SVTH: Nhóm G2 Tp.HCM ngày 28/11/2012 MỤC LỤC DANH SÁCH NHÓM G2 HỌ VÀ TÊN MSSV Ngô Thị Trang Đài 2013100051 Đỗ Thị Phương Hiền 2013100193 Lê Thị Hiệu 2013100386 Phạm Diệu Hương 2013100086 Hà Vũ Uyên Linh 2013100223 Nguyễn Thị Liễu 2013100143 Phạm Thị Thu Ngọc 2013100103 Nguyễn Thị Thu Phú 2013100265 Nguyễn Thị Tâm 2013100281 Trương Thị Bích Trâm 2013100070 Bùi Võ Tú Trinh 2013100084 Hồ Khoa Xuân Thư 2013100038 LỜI MỞ ĐẦU Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận là sự truyền tín hiệu truyền tin tức về những sự kiện hoạt động đã đang và sẽ xảy ra cho mọi người biết và nó là một trong những yếu tố quan trọng của một doanh nghiệp. Quản trị thông tin trong hoạt động văn phòng việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Việc quản trị thông tin không hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận cảu công ty. Đặc biệt tại tập đoàn INCOMEX SAI GON hoạt động đa dạng ở các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, mũi nhọn là lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản,thì việc quản trị thông tin một cách có hiệu quả là một việc làm hết sức quan trọng. Chính vì vậy nhóm chúng em quyết định lựa chọn văn phòng TM&DV công ty cổ phần tập đoàn đầu tư XNK tổng hợp Sài Gòn- Tập đoàn INCOMEX SAI GON để giới thiệu về việc quản trị thông tin trong văn phòng này ưu điểm ,nhược điểm của văn phòng này cũng như một số khuyến nghị của nhóm để giúp cho việc quản trị thông tin văn phòng này được hiệu quả nhất. Đề tài của nhóm em gồm 3 phần chính: Phần I: Giới thiệu về Tập Đoàn INCOMEX SAIGON Phần II: Giới thiệu về phòng TM & DV tập đoàn INCOMEX SAIGON và hoạt động quản trị thông tin trong phòng TM &DV Phần III: Một số ưu điểm và khuyết điểm trong việc quản trị thông tin trong phòng TM & DV Tập Đoàn INCOMEX SAIGON và một số khuyến nghị của nhóm . Trong quá trình làm bài nhóm em cũng không thể tránh khỏi những sai sót mong cô đóng góp ý kiển để bài tiểu luận của nhóm em được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn cô! Nhóm tác giả Nhóm G2 GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN INCOMEX SAIGON Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP SÀI GÒN Tên giao dịch : INCOMEX SAIGON GROUP Trụ sở chính : 27 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, Tp. HCM VPGD : Phòng 401, tòa nhà Hoàng Anh Safomec 7/1 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, Tp. HCM Điện thoại : +(84.8) 3824 9722 Fax : +(84.8) 3824 9723 Email : info@incomexsaigon.com.vn Website : www.incomexsaigon.com.vn Mã số thuế : 0301458227 Thành lập theo quyết định số 351/QĐ/TWĐTN ngày 28/2/1989 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh với tên gọi Công ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp 1. Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc tổ chức sắp xếp lại cá doanh nghiệp thuộc khối kinh tế Đảng, đoàn thể chính trị, ngày 08/5/1993 UBND TP. HCM đã ra quyết định số 03/QĐ-UB thành lập Công ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp Sài Gòn là doanh nghiệp Nhà nước (doanh nghiệp Đoàn thể, trực thuộc Trung Ương Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh) và nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 200255 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp ngày 14/5/1993. Trải qua gần 20 năm thành lập và phát triển, công ty có trên 20 đơn vị trực thuộc hoạt động trên cả nước tạo ra hàng ngàn việc làm cho thanh niên và trở thành một đơn vị làm kinh tế mạnh của tổ chức Đoàn thanh niên. Thực hiện quyết định số 53/TƯĐTN ngày 03/3/2007 của Ban Bí thư Trung Ương Đoàn sau khi hoàn tất phương án cổ phần hoá, công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Sài Gòn đã chuyển đổi thành công ty cổ phần tập đoàn đầu tư xuất nhập khẩu tổng hợp Sài Gòn (Incomex Saigon Group) và chính thức hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103011015 với các cổ đông chiến lược là: công ty cổ phần phát triển nhà Hoàng Anh (thuộc tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai), công ty quản lý quỹ Bảo Việt (thuộc tập đoàn Bảo Việt), công ty cổ phần quốc tế truyền thông IMC (Today TV). Căn cứ vào đặc điểm, tình hình để đảm bảo cho quá trình chuyển đổi thành công về kinh doanh, công ty đã tổ chức mô hình tập đoàn kinh tế; công ty mẹ - công ty con (và các đơn vị thành viên trực thuộc) thành một hệ thống công ty liên kết chặt chẽ về pháp lý, tài chính, nhân lực và thương hiệu. Trong đó, Incomex Saigon Group là công ty mẹ đầu tư và định hướng chiến lược cho các công ty con. Hiện nay, Tập đoàn Incomex Saigon đã hình thành và phát triển với các công ty thành viên và đơn vị trực thuộc, liên doanh liên kết, hoạt động theo chức năng và đa dạng ở các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, mũi nhọn là lĩnh vực đầu tư. Trong đó, Bất động sản là lĩnh vực mà Incomex Saigon Group có nhiều lợi thế nhất, sự am hiểu về sự vận hành của nền kinh tế, của thị trường Bất động sản, của thị trường tài chính; nắm bắt rõ các thủ tục pháp lý liên quan đến đầu tư và giao dịch bất động sản; khả năng huy động các nguồn tài chính trong nước và quốc tế với chi phí vốn thấp; có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực này;…các dự án bất động sản chúng tôi đang đầu tư: dự án Khu nhà ở biệt thự Incomex Sài Gòn tại tỉnh Khánh Hoà (Ocean Hill Village), dự án chung cư cao cấp Trần Xuân Soạn Q.7,… Bên cạnh đầu tư bất động sản, Tập đoàn Incomex Saigon còn đầu tư vào các dự án hỗ trợ phát triển như dự án nhà máy giấy và bột giấy Quảng Nam, dự án này khai thác các lợi thế cạnh tranh và là động lực thúc đẩy kinh tế tỉnh Quảng Nam phát triển; đầu tư vào lĩnh vực hạ tầng cứng như làm đường, xây dựng nhà máy nước, các dự án tiêu biểu như: dự án đường vành đai phía Đông thị xã Gò Công, dự án nhà máy nước Bình Đại tỉnh Bến Tre, dự án nhà máy xử lý nước lợ Cần Giờ,… Tiền thân là doanh nghiệp thuộc Trung Ương Đoàn, Incomex Saigon Group còn đầu tư vào các lĩnh vực y tế và giáo dục với các dự án như: dự án sản xuất thiết bị y tế Amvi-Biotech, dự án đào tạo Anh ngữ tại tỉnh Tiền Giang (hợp tác với công ty  Diên Hồng). Thông điệp Với phương châm “đồng hành phát triển” Incomex Saigon Group đang hoàn thiện các giá trị cốt lõi của mình; tạo ra tăng trưởng cao bằng cách tạo nên sự khác biệt trên cơ sở hiểu biết nhu cầu khách hàng, đưa ra thị trường các sản phẩm đa dạng, và cạnh tranh về giá cả: tạo giá trị cho cổ đông bằng cách tối ưu hoá việc sử dụng vốn cổ đông, góp phần đưa Incomex Saigon Group trở thành một tập đoàn vững mạnh, đủ sức đối phó với những thách thức của môi trường kinh doanh mới; dịch vụ khách hàng tuyệt hảo được tạo ra dựa trên sự nắm bắt rõ nhu cầu của khách hàng, hướng tới khách hàng, phục vụ khách hàng với một ý thức nhiệt tình, một quy trình chuẩn và sự chuyên nghiệp của nhân viên; công bằng và đạo đức được thực hiện bằng cách đảm bảo sự công bằng giữa mọi khách hàng, giữa mọi nhân viên, tạo giá trị cho cộng đồng bằng các đóng góp từ thiện… Với những giá trị cốt lõi trên; cùng với sự hợp tác của các đối tác chiến lược như: công ty cổ phần phát triển nhà Hoàng Anh (thuộc tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai), công ty quản lý quỹ Bảo Việt (thuộc tập đoàn Bảo Việt), công ty cổ phần quốc tế truyền thông IMC (Today TV), sự giúp đỡ của các cơ quan Trung ương, địa phương, cùng các doanh nghiệp trong và ngoài nước; Incomex Saigon Group tin tưởng sẽ trở thành Tập đoàn kinh tế vững mạnh, hội nhập thành công trong xu thế toàn cầu hoá. GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG TM&DV TẬP ĐOÀN INCOMEX SAIGON - HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG VĂN PHÒNG Phòng thương mại & dịch vụ tập đoàn INCOMEX SAI GON Tên Phòng : Thương Mại và Dich Vụ Địa chỉ : Phòng 401, Tòa nhà HAGL 7/1 Thành Thái ,Quận 10, TP.HCM. Số lượng Nhân viên: 08 Trưởng phòng: Ông Lê Trọng Quốc chịu trách nhiệm điều hành và lên kế hoạch hoạt động trong tháng chỉ đạo thực hiện. Phó Phòng: Ông Đỗ Đăng Hồ chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch giám sát hỗ trợ công việc cho các nhân viên. Đặc điểm và tính chất của phòng TM & DV Đây là kiểu văn phòng mở. Công việc hằng ngày là tư vấn săn sóc khách hàng về lĩnh vực kinh doanh bất động sản qua điện thoại ,tiếp xúc trực tiếp và qua thư điện tử. Vì đây là một trong những lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm nên phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Đòi hỏi phải cung cấp thông tin cho khách hàng một cách chính xác, liên tục. Mỗi nhân viên trong văn phòng này làm việc độc lập với nhau, và chịu trách với mỗi khách hàng cụ thể. Ngoài mức lương căn bản, doanh nghiệp áp dụng trích hoa hồng trên mỗi hợp đồng. Vì thế đòi hỏi các nhân viên phải hiểu rõ thị trường, dự án để hoàn thành tốt công việc và mang lại hiệu quả tối đa.Đồng thời hằng ngày nhân viên phải lập báo cáo để gửi lên trưởng phòng và chuyển lên ban quản trị của tập đoàn. Hoạt động quản trị thông tin trong văn phòng. Phân loại thông tin Tại phòng TM & DV chủ yếu có hai loại thông tin chính đó là: Thông tin đầu vào : Chỉ thị của Hội đồng quản trị. Thông tin của các dự án từ văn phòng kinh doanh. Thông tin thị trường từ văn phòng R&D. Thông tin về khách hàng (các nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhà thầu xây dựng...). Thông tin đầu ra: Báo cáo gửi đến ban quản trị tập đoàn. Thông tin cung cấp cho khách hàng (các nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhà thầu xây dựng...) về các dự án. Thông tin cung cấp cho giới truyền thông. THÔNG TIN ĐẦU RA Khách hàng, cơ quan truyền thông ,ban Quản trị tập đoàn,… Truyền đạt thông tin. THÔNG TIN ĐẦU VÀO Hội đồng quản trị tập đoàn,phòng kinh doanh,phòng R&D,khách hàng… Thông tin đầu vào : Chỉ thị từ Hội đồng quản trị : Các chỉ thị từ Hội đồng quản trị được chuyển đến Trưởng phòng thông qua hình thức văn bản, thư điện tử, trực tiếp. Sau đó, thông tin được Trưởng phòng truyền đạt lại cho các nhân viên trong văn phòng để tiến hành thực hiện. Thông tin của các dự án từ văn phòng kinh doanh Thông tin của các dự án sẽ được phòng kinh doanh chuyển đến văn phòng này để làm nguồn thông tin cho nhân viên tư vấn khách hàng. Đây là nguồn thông tin hoạt động chủ yếu. Thông tin thị trường từ văn phòng R&D: Những thông tin về thị trường như nhu cầu thị trường, giá cả và dự án của các đối thủ cạnh tranh sau khi được phòng R&D thu thập và xử lí số liệu sẽ được chuyển sang phòng TM&DV làm cơ sở tư vấn khách hàng. Thông tin về khách hàng (các nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhà thầu xây dựng...): Thông tin khách hàng chính là nguồn thông tin trực tiếp mà phòng TM&DV trực tiếp thu thập được từ khách hàng.Và những thông tin này sẽ được các nhân viên lưu trữ vào những file riêng, sau đó thông tin từ những khách hàng sẽ được tổng hợp lại phân loại khách hàng vào từng nhóm riêng biệt để làm tài liệu lưu trữ cho các hoạt động về sau như tìm kiếm khách hàng cho những dự án mới... Thông tin đầu ra: Báo cáo gửi đến ban quản trị tập đoàn: Tuỳ vào mức độ quan trọng của thông tin sẽ được phân ra thành từng kì báo cáo. Nguồn thông tin sẽ được phân loại và tổng hợp thành một văn bản báo cáo cụ thể. Các văn bản báo cáo sẽ được lưu trữ vào file tài liệu gốc. Thông tin cung cấp cho khách hàng (các nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhà thầu xây dựng...) về các dự án: Các thông tin khi cung cấp cho khách hàng đã được tập hợp, sàng lọc, và xử lí để truyền tải đến khách hàng. Những thông tin cung cấp cho khách hàng hầu hết là thông tin về giá cả dự án, quy mô dự án và chất lượng dự án... Những thông tin này nhằm thuyết phục khách hàng hợp tác và thầu dự án. Thông tin cung cấp cho giới truyền thông: Sự tồn tại và phát triển của công ty phụ thuộc không ít vào giới truyền thông. Vì vậy phòng TM&DV cũng có nhiệm vụ truyền thông tin cho giới truyền thông. Không phải bất cứ thông tin nào phòng cũng sẽ cung cấp. Nhân viên trong văn phòng này sẽ phân loại thông tin thành hai loại: thông tin bảo mật và thông tin công khai. Những thông tin công khai sẽ được truyền ra ngoài.Và những thông tin bảo mật chỉ lưu truyền trong nội bộ. Bảo quản - lưu trữ thông tin. Hầu hết các loại thông tin trong văn phòng này đều được bảo quản và lưu trữ dưới dạng văn bản, các phần mềm quản lí dữ liệu. MỘT SỐ ƯU ĐIỂM VÀ KHUYẾT ĐIỂM TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG PHÒNG TM&DV TẬP ĐOÀN INCOMEX SAIGON VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ CỦA NHÓM Ưu điểm. Hầu hết hoạt động truyền thông tin từ hội đồng quản trị xuống các giám đốc và phó giám đốc trong các phòng đều thông qua văn bản, chính vì vậy mà thông tin đảm bảo được truyền đạt một cách chính xác, không gây hiểu nhầm, hiểu sai. Và các văn bản được lưu trữ làm cơ sở đối chiếu. Văn phòng áp dụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lí và lưu trữ thông tin, điều này giúp văn phòng quản lí thông tin một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm thông tin đã lưu trữ, bên cạnh đó còn tiết kiệm được diện tích văn phòng vì không cần phải tốn nhiều diện tích để chứa đựng quá nhiều hồ sơ. Những thông tin hằng ngày được truyền đạt bằng miệng và bảng thông báo vì thế nguồn thông tin luôn được tiếp nhận và xử lý kịp thời. Đội ngũ nhân viên có trình độ và nhiều kinh nghiệm, năng động, có tinh thần trách nhiệm cao. Hoạt động trong văn phòng được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận, từng người giúp cho việc quản lí dữ liệu cụ thể và rõ ràng hơn, không gây chồng chéo, mất kiểm soát và rò rỉ thông tin. Mọi thông tin về hoạt động kinh doanh của văn phòng được quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt và chấp hành đúng trong quá trình thu thập thông tin cũng như theo yêu cầu của khách hàng. Thông tin của khách hàng được bảo mật tuyệt đối vì vậy tạo sự an tâm cho khách hàng khi tham gia đầu tư. Nhược điểm Việc truyền đạt thông tin bằng văn bản sẽ khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm và quản lí. Văn bản không thể lưu trữ được trong thời gian quá dài, việc lưu trữ quá nhiều văn bản sẽ chiếm nhiều diện tích làm việc, khi tìm kiếm lại sẽ rất khó khăn và tốn thời gian. Nguồn thông tin đầu vào còn phụ thuộc nhiều vào các phòng ban khác nên văn phòng còn bị động trong việc quản lý nguồn thông tin đầu ra.Vì hầu hết nguồn thông tin mà nhân viên tại văn phòng có được đều nhận được từ nghiên cứu và hoạt động của các văn phòng có liên quan. Và vì thế nó còn khuyết điểm là sự chính xác của thông tin còn phụ thuộc vào năng lực hoạt động của các văn phòng đó. Việc sàn lọc thông tin vẫn chưa hiệu quả, vẫn còn một số thông tin chưa thực sự đảm bảo chất lượng. Vì tính chất của công việc mang tính độc lập, cạnh tranh cao nên các nhân viên trong văn phòng chưa có sự hợp tác với nhau dẫn đến thông tin đầu ra chưa có sự thống nhất, đôi khi làm cho khách hàng hiểu nhầm, hiểu sai, ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng. Từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Việc lưu trữ thông tin bằng những phần mềm máy tính sẽ dễ dàng bị xâm nhập bởi vi-rút nếu người dùng không cẩn thận, và việc bảo mật thông tin chưa cao. Một số khuyến nghị. Vì hầu hết các thông tin được truyền đi dưới dạng văn bản, vì thế văn phòng nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu tránh sử dụng những từ đồng âm nhiều nghĩa để người nhận văn bản không hiểu sai lệch về thông tin. Cần trình bài văn bản theo một chuẩn qui tắc cụ thể, chuẩn này có thể là chuẩn chung hay chuẩn do văn phòng đặc ra giúp thuận tiện trong truyền đạt thông tin hơn. Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin như: cài đặt mới các phần mềm quản trị thông tin, nâng cấp hệ thống máy tính,.. Tăng cường thông tin phản hồi để các nhà quản trị biết hiệu quả của việc truyền thông tin. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện kỹ thuật. Đồng thời tổ chức các hoạt động tập thể để tăng thêm tính đoàn kết của các nhân viên trong văn phòng. KẾT LUẬN Qua bộ môn quản trị văn phòng, chúng em đã được trang bị kiến thức lý thuyết về quản trị thông tin trong văn phòng. Đồng thời qua quá trình tìm hiểu về hoạt động quản trị thông tin trong văn phòng TM& DV tập đoàn INCOMEX SAIGON nhóm chúng em đã hiểu hơn về hoạt động quản trị thông tin cũng như vai trò của hoạt động quản trị thông tin đối với doanh nghiệp và rút ra được nhiều kinh nghiệm. Trong quá trình làm bài nhóm chúng em cũng không tránh khỏi những sai sót, mong cô xem và cho chúng em nhận xét để những bài làm sau chúng em có thể hoàn thành tốt hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Sách Quản Trị Hành Chính Văn Phòng-PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương& Th.S Nguyễn Thị Ngọc An- NXB Tổng Hợp TP.HCM. 2. Văn Phòng TM&DV Tập Đoàn INCOMEX SAIGON. 3. Giáo trình Quản Trị Văn Phòng- giảng viên Đặng Trần Minh Hiếu-Trường ĐH Công Nghiệp Thực Phẩm Tp. HCM.