Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Đức Viện

c xác định là tiêu thụ. Bán buôn vận vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng :Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm đã qui định trong hợp đồng kinh tế. Hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. 1.2.3.2 Phương thức bán lẻ hàng hoá Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu cá nhân và tập thể. Hàng hoá sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, kết thúc khâu lưu thông. Khối lượng hàng bán thường nhỏ, phong phú đa dạng cả về chủng loại, mẫu mã. Trong bán lẻ có thể áp dụng các hình thức sau: Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Đây là hình thức bán hàng mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Trong hình thức này nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ. Để phản ánh rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thì nhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầy hàng. Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hóa trong từng ca, từng ngày. Cuối ca, ngày nhân viên bán hàng phải kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và lập báo cáo bán hàng. Phương thức này áp dụng phổ biến ở những công ty thương mại bán lẻ vì tiết kiệm được lao động, khách mua hàng thuận tiện nhưng nếu không quản lý chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền… Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng mà nghiệp vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau, mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền của khách mua hàng. Khách hàng sẽ cầm hoá đơn hoặc tích kê đến nhận hàng ở quầy do nhân viên thu ngân giao và trả hoá đơn, tích kê cho nhân viên bán hàng. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân kiểm tiền làm giấy nộp tiền bán hàng, còn nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo các hoá đơn và tích kê thu lại hoặc kiểm kê hàng hoá còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định hàng hóa đã giao, lập báo cáo bán hàng trong ca(ngày). Đối chiếu số tiền nộp theo giấy nộp tiền với doanh thu bán hàng theo các báo cáo bán hàng để xác định thừa và thiếu tiền hàng. Do có việc tách rời giữa người bán và người thu tiền như vậy sẽ tránh được sai sót, mất mát hàng hoá và tiền. Người bán chỉ giao hàng nên tránh được nhầm lẫn về tiền hàng trong quá trình bán, mặt khác họ sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị hàng hoá phục vụ khách hàng tốt hơn. Tuy vậy, hình thức này lại gây phiền hà cho khách hàng, vì thế chỉ áp dụng với những mặt hàng có giá trị cao. Hình thức bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo. Ngoài số tiền phải trả theo giá mua hàng hoá, người mua còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm. Theo hình thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, thu hút được nhiều khách hàng. Hình thức bán hàng tự phục vụ: Hình thức này hiện đang phát triển mạnh mẽ ở nước ta, được tổ chức dưới dạng cửa hàng tự chọn hoặc siêu thị. Khách hàng đến mua hàng tự do lựa chọn rồi mang ra bộ phận thu tiền để thanh toán. Nhân viên thu ngân tính rồi thu tiền của khách hàng lập hoá đơn bán hàng và cuối ngày nộp tiền cho thủ quỹ. Hình thức này đòi hỏi vốn đầu tư lớn vì phải trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào việc bán hàng. 1.2.3.3 Phương thức bán hàng đại lý Là phương thức mà doanh nghiệp thương mại xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Bên đại lý sẽ trựctiếp bán hàng, thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc nhận giấy báo chấp nhận thanh toán. 1.1.4 Giá cả hàng hoá Các doanh nghiệp thương mại hiện nay trên thị trường đều cạnh tranh với nhau bằng giá cả và chất lượng hàng hoá. Tuy nhiên, dù hàng hoá có chất lượng tốt đi chăng nữa mà giá lại quá cao thì không thể thu hút được khách hàng. Bởi vậy, giá cả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng, là vũ khí chiến lược có vai trò quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận được coi là một tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiẹp đều hướng tới. Vì thế, việc xác định giá bán là một công việc rất khó khăn, mỗi doanh nghiệp phải tự xác định cho mình mức giá phù hợp dựa vào nhu cầu thị trường, điều kiện của mình…Hiện nay doanh nghiệp thường xác định giá bán theo công thức: Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại = Giá mua thực tế x Tỉ lệ(%)thặng số thương mại Từ đó ta có: Giá bán = Giá mua thực tế x [ 1+Tỉ lệ (%) thặng số thương mại ] 1.1.5 Các phương thức thanh toán Trong quá trình hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các hoạt động thanh toán với các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan như thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ với người cung cấp, thanh toán tiền thuế với cơ quan thuế…Mặt khác với tư cách là một nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nhận thường xuyên các khoản thanh toán từ các khách hàng của mình. Việc thanh toán tiền hàng được tiến hành theo nhiều phương thức, có thể trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau tuỳ theo sự thoả thuận mua bán giữa hai bên. Đồng thời nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và nó giúp cho việc quản lý tiền vốn trong doanh nghiệp phù hợp với sự vận động của chúng. Hiện nay các doanh nghiệp thương mại áp dụng 2 hình thức chủ yếu sau: Phương thức thanh toán ngay : Sau khi giao hàng cho bên mua và bên mua chấp nhận thanh toán luôn, bên bán có thể thu tiền hàng ngay bằng tiền mặt, séc, hoặc có thể bằng hàng ( nếu bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng ). Phương thức này áp dụng đối với khách hàng không thường xuyên liên tục giao dịch thì trước khi nhận hàng phảI thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. Nếu muốn nợ lạI phảI có tàI sản thế chấp hay tín chấp của công ty, cá nhân khác đứng ra cam đoan trả đúng hạn theo quy định. Phương thức thanh toán chậm trả : Theo phương thức này, bên bán sẽ nhận được tiền hàng sau một khoảng thời gian mà hai bên thoả thuận trước. Do đó hình thành khoản công nợ phảI thu của khách hàng. Nợ phảI thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phảI thu. Việc cho khách hàng nợ hay là thanh toán sau đối với doanh nghiệp chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số ít khách hàng mua bán thường xuyên, có tín nhiệm, làm ăn lâu dài. 1.1.6 Phạm vi và thời điểm ghi chép Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Bởi vậy, việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho việc xác định chính xác doanh thu bán hàng, từ đó tạo đIều kiện cho việc tổ chức kế toán bán hàng được khoa học và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng để đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời. Hàng hoá được gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho khách hàng đã thu được tiền ngay hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Theo quy định hiện nay, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là hàng bán trong các trường hợp: Thực hiện bán hàng theo phương thức trả ngay ( đã thu được tiền mặt, séc, giấy báo có…) Thực hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền này được goi là khoản phải thu của khách hàng. Doanh thu này là doanh thu trả chậm. Khách hàng ứng trước tiền mua hàng của doanh nghiệp. Khi chuyển hàng trả cho khách thì hàng hoá đó được coi là hàng bán và khi đó doanh thu bán hàng cũng được ghi nhận. Như vậy, thời điểm để xác định hàng bán không phải tính từ lúc xuất giao hàng cho khách hàng mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của khách hàng, tức là lúc doanh nghiệp thu được tiền về nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc nhận giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Do đó, hàng hoá gửi đi của doanh nghiệp về mặt pháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, chỉ khi nào khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán thì lúc đó số hàng hoá gửi đi mới thuộc quyền sở hữu của khách hàng. Khi đó hàng hoá của doanh nghiệp mới được coi là hàng bán và doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận. 1.2 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, các phương thức bán hàng, các thể thức thanh toán. Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là việc quản lý về số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá, về việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả kinh doanh. Yêu cầu: Để quản lý về số lượng đòi hỏi phải thường xuyên phản ánh giám đốc tình hình sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập – xuất – tồn kho cả về số lượng và mặt hàng, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng số hàng. Về mặt chất lượng, phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp mặt hàng và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại mặt hàng, nhất là các loại mặt hàng dễ hư hỏng, kịp thời phát hiện các sản phẩm kém phẩm chất. Có như vậy mới giữ được uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, kéo dài chu kỳ khai thác của doanh nghiệp. Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng. Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định. 1.3 Nhiệm vụ của kế toán quá trình bán hàng Mục tiêu lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp là có thể cạnh tranh trên thị trường và được người tiêu dùng chấp nhận, qua đó mở rộng thị phần nhằm khẳng định chỗ đứng của mình. Trong các doanh nghiệp, kế toán là công cụ đắc lực phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ. Để phát huy vai trò của kế toán đối với hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ: - Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ doanh thu bán hàng. - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản giảm trừ doanh thu và xác định đúng doanh thu thuần của hàng hoá đã tiêu thụ. - Tính toán chính xác giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ, nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Trị giá hàng xuất bán được xác định theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng hoá đó. Phương pháp này thường sử dụng với các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt. Phương pháp giá bình quân: Đầu tiên phải tính giá mua bình quân của hàng hoá luân chuyển trong kỳ đối với từng hàng hoá theo công thức: Trị giá mua của Trị giá mua của hàng hoá còn + hàng hoá nhập Giá mua bình quân đầu kỳ trong kỳ đơn vị hàng hoá = luân chuyển trong kỳ Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ + nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ cho từng thứ hàng hóa: Trị giá mua Số lượng hàng Giá mua của hàng hoá = hoá xuất kho x bình quân xuất kho trong kỳ trong kỳ đơn vị Cuối kỳ tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách tổng cộng trị giá mua của từng thứ hàng hoá xuất kho. Phương pháp nhập trước- xuất trước: Theo phương pháp này, trước hết ta phảI xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và dựa trên giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất kho trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau. Khi xuất bán lấy trị giá thực tế của lần nhập đó làm cơ sở để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán. Công thức tính: Trị giá mua Giá mua thực tế đơn vị Số lượng hàng hoá xuất của hàng hoá = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc số xuất kho trong kỳ từng lần nhập kho trước lượng từng lần nhập kho Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả giảm hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp nhập sau – xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết lô hàng nào nhập sau thì xuất trước, nhập trước thì tính sau. Khi xuất bán căn cứ vào trị giá thực tế lúc nhập để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán. Công thức tính: Trị giá mua của Giá mua thực tế Số lượng hàng hoá hàng hoá xuất = đơn vị hàng hoá x xuất kho trong kỳ kho trong kỳ nhập kho theo thuộc số lượng từng lần nhập kho sau từng lần nhập kho Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại phải biết thích ứng với sự thay đổi này. Do đó, nhà quản lý nên áp dụng phương pháp tính giá mua hàng xuất kho cho phù hợp đồng thời phải nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trường, từ khách hàng để đưa ra mức giá bán cho hợp lý. 1.4 Kế toán qúa trình bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1.4.1 Hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đối với nghiệp vụ bán hàng thường sử dụng một số các chứng từ: Hoá đơn giá trị gia tăng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) Hoá đơn bán hàng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) Phiếu xuất kho Phiếu thu Chứng từ ngân hàng ( giấy báo nợ, có của ngân hàng ) Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ Bảng kê thanh toán đại lý Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng….. 1.4.2 Hạch toán tổng hợp 1.4.2.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán Kết cấu và nội dung TK 511 511 - Các khoản giảm trừ doanh thu: - Doanh thu bán hàng theo giá + giảm giá hàng bán ghi trên hoá đơn + doanh thu hàng bị trả lại + thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp ( nếu có ) - Kết chuyển doanh thu thuần Tài khoản này có tài khoản cấp 2: + TK5111 “ Doanh thu bán hàng hoá ” + TK5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ” + TK5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ” + TK5114 “ Doanh thu trợ cấp giá ” + TK 5117 “ Doanh thu bất động sản” Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại ”: Tài khoản này dùng để thao dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Kết cấu và nội dung TK 531 531 - Giá bán của hàng bị - Kết chuyển giá bán của trả lại theo từng lần hàng bị trả lại sang TK 511 phát sinh để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán ”: Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và trường họp giảm giá cho người mua vì mua nhiều trong 1 lần. Kết cấu và nội dung TK 532: 532 - Các khoản giảm giá hàng - Kết chuyển toàn bộ số tiền bán đã chấp thuận cho giảm giá hàng bán sang TK 511 người mua hàng. để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ”: Phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người đặt hàng về số tiền phải thu đối với hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ. Kết cấu và nội dung TK 131 131 - Số tiền phải thu của - Số tiền giảm trừ cho khách khách hàng hàng - Số tiền thừa phải trả lại - Số tiền đã thu của khách hàng khách hàng Dư nợ: - Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản 131 có thể có số dư bên có. Số dư bên có TK131 phản ánh số tiền thu trước của người mua hoặc thu thừa của người mua. Các doanh nghiệp khi vận dụng TK131 phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong. Khi lập bảng cân đối kế toán không được bù trừ giữa số dư nợ và số dư có của TK131 mà phải ghi theo số dư chi tiết. Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: + TK111: Tiền mặt + TK112: Tiền gửi ngân hàng + TK3331: Thuế GTGT đầu ra + TK641: Chi phí bán hàng + TK642: Chi phí quản lý ……… 1.4.2.2 Trình tự kế toán Với mỗi phương thức bán hàng chúng ta có cách hạch toán riêng, tuỳ theo doanh nghiệp thương mại áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Theo quy định thì kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phảI được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Đồng thời tuỳ theo doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp. *Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Sau khi xuất kho hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Sơ đồ 1 111,112,131 3331 531 511 111,112,131 811 Giảm VAT Doanh thu Chiết khấu đầu ra bán hàng Doanh thu hàng K/c hàng 3331 bán bị trả lại bị trả lại VAT đầu ra 532 Giảm giá hàng bán K/c giảm giá 156 632 156 K/c trị giá TGV hàng vốn bán bị trả lại 911 K/chuyển K/c DTT Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp thương mại bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến cho bên mua tại địa điểm đã thoả thuận trước. Khi bên bán nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển nếu bên bán chịu kế toán ghi vào chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu coi như bên bán chi hộ và phải thu của bên mua. Sơ đồ 2: 156 157 632 511 111,112,131,141 1388 X/kho h.hoá K/chuyển Doanh thu bán hàng CPVC chi hộ chuyển bán giá vốn bên mua 1381 3331 641 T/giá hàng VAT CPVC bên thiếu đầu ra bán chịu Trị giá hàng bị trả lại về nhập kho Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ: Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911 Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp. Sơ đồ 3 511 111,112,131,311 632 156 157 Doanh thu bán K/c trị giá vốn Hàng bán bị trả hàng lại về nhập kho Hàng bán bị trả lại 3331 133 VAT đầu ra Thuế VAT đầu vào được khấu trừ 811 Chiết khấu bán hàng 3331 531 532 Giảm thuế VAT đầu ra Doanh thu hàng bán bị trả lại Doanh thu giảm giá hàng bán Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ: Nợ 511 Doanh thu thuần. Có 911 Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Sơ đồ 4 511 111,112,331,141 157 632 Doanh thubán hàng Giá mua hàng hoá chưa thuế K/c giá vốn 3331 133 641 VAT đầu vào được khấu trừ VAT đầu ra Chi phí chuyển hàng bên bán chịu 1388 Chi phí chuyển hàng chi hộ bên mua Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tưong tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ: Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911 Kế toán bán lẻ hàng hoá Sơ đồ 5 156 632 911 511 111,112 Kết chuyển K/ c K/c DTT Số tiền thực nộp TGV hàng bán 3331 1388 Số tiền thiếu 721 111,112 Số tiền nộp thừa Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp Sơ đồ 6 156 632 911 511 111,112 Số tiền người K/c giá vốn K/c K/c doanh thu DT theo giá mua trả lần hàng bán thuần bán chưa thuế đầu 3331 Thuế VAT 131 đầu ra 711 Lãi trả chậm Số tiền còn phải thu của người mua Kế toán bán hàng đại lý Sơ đồ 7: Kế toán bên nhận đại lý 911 5113 111,112 Kết chuyển doanh Hoa hồng đại lý thu thuần 003 331 Toàn bộ -Nhận - Bán Phải trả chủ hàng tiền hàng - Trả lại Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng Kế toán bán hàng nội bộ Bán hàng nội bộ là việc bán hàng hóa, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tổng công ty….. Sơ đồ 8 156 632 911 512 111,112 K/chuyển giá K/chuyển K/chuyển doanh Dthu bán vốn hàng bán thu thuần hàng nội bộ 3331 1368 Số tiền phải VAT thu nội bộ đầu ra Trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp nhưng với TK 512. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt. Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý -Doanh thu của hàng tiêu thụ Nợ 111,112,131 Tổng giá thanh toán Có 511 Doanh thu bán hàng -Thuế GTGT phải nộp trong kỳ Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 3331 Thuế GTGT phải nộp * Trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần tương tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ. Theo phương pháp KKĐK , kế toán hàng hoá được phản ánh trên tài khoản 611 “ Mua hàng ” -Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá thực tế của hàng còn lại cuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Nợ 632 Trị giá thực tế của hàng Có 611 đã tiêu thụ trong kỳ 1.4.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sổ sách kế toán sau Hình thức nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái là: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ, ít tài khoản kế toán. Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: -Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công. Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào. Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính. Nhưng việc kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không được cung cấp kịp thời Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán. Việc lập báo cáo được kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hình thức này có các loại sổ: -Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. -Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào sổ cái. Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết sau: + Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá” + Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua” + Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán” + Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp” + Nhật ký chứng từ số 8 + Sổ cái TK 511, 632, 641, 642, 911… Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, bảng kê có liên quan như: Nhật ký chứng từ số 1, 2 và số 10. Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆN 2.1 Khái quát chung về công ty TNHH Đức Viện - Tên công ty: Công ty TNHH Đức Viện. - Năm thành lập: 2005 - Địa chỉ: Số nhà 12- tổ 2A khu 1- Gia Cẩm- Việt Trì- Phú Thọ. - Giám đốc: Đào Đức Tiến. - Vón điều lệ: 1.906.000.000 VND. - Số điện thoại công ty: 02103.847.748 hoặc 0903.473.474 - Mã số thuế: 2600336904 - Số fax: 02103.976.666 - Email: Đưcvienpt2009@gmail.com - Tài khoản ngân hàng; 18001010106789 - Ngành nghề kinh doanh chính: mua và bán khung nhôm kính 2.2 Nhiệm vụ của công ty - Xây dựng và tổ chức kinh doanh đáp ứng việc kinh doanh của công ty. - là một công ty hạch toán kinh doanh, khai thác và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả nhằm đảm bảo đầu tư làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. - Tuân thủ chế độ, chính sách quản lý kinh tế của nhà nước hiện hành. - Nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lượng cho viêc kinh doanh. 2.3 Cơ cấu tổ chức , bộ máy quản lý của công ty * Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Đức Viện: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Đức Viện Giám đốc. Phòng kế toán Phòng hành chinh * Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban : Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau: - Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. - Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc và chế độ hạch toán kinh tế của nhà nước. - Phòng hành chính có nhệm vụ tổ chức lao động, quản trị, công tac thanh tra bảo vệ, quản lý, điiều hành công tác tổ chức bộ máy cán bộ công nhân viên. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Đức Viện Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán bán hàng Kế toán tiền lương và chi phí * Nhiệm vụ của các phần hành kế toán trong công ty: - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán của công ty, kiểm tra đôn đốc hạch toán kế toán của từng thành viên, phân tích tình hình tài chính của công ty dồng thời của từng thành viên, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc va nhà nước về mặt uản lý tài chính. - Kế toán vốn bằng tiền (thủ quỹ) chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định trong việc quản lý quỹ làm tốt các chứng từ lập báo cáo quỹ. - Kế toán bán hàng làm nhiệm vụ hạch toán quá trình bàn hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí có nhiệm vụ xác định quỹ tiền lương của từng cán bộ công nhân viên để cuối tháng trích các khoản theo lương theo tỉ lệ quy đinh hiện hành. * Chính sách, chế độ kế toán áp dụng Công ty TNHH Đức Viện bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N Công ty áp dụng kế toán bán hàng ở các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán là VNĐ. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký sổ cái Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Sau kỳ kinh doanh, công ty lập báo cáo tài chính gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. * Hình thức tổ chức kế toán: Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Đức Viện 2.2.1 Đặc điểm quá trình bán hàng của công ty Sản phẩm công ty trong nước hầu hết là theo các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế của khách hàng. Không chỉ đối với công ty mà đối với các doanh nghiệp khác cũng vậy, việc tiêu thụ được hàng hoá là vấn đề hết sức quan trọng mà đẩy mạnh được hoạt động tiêu thụ lại càng có ý nghĩa hơn đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhận thức rõ vấn đề này mà công ty đã có những quy định rất chặt chẽ ở các khâu trong quá trình hoạt động kinh doanh và đặc biệt là khâu bán hàng.. Bán hàng phải luôn giữ chữ tín với khách hàng. Để đẩy nhanh được khối lượng hàng hoá tiêu thụ nhằm đat kết quả cao nhất trong kinh doanh, công tác bán hàng ở công ty đã quan tâm đúng mức tới một số mặt sau: Trong quá trình bán hàng, phương thức thanh toán tiền hàng là vấn đề mấu chốt để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, điều đó đòi hỏi công ty phải đi sâu tìm hiểu về khách hàng: Đối với khách hàng là các công ty lớn, là bạn hàng quen với công ty thì có quyền được nợ lại và thanh toán sau. Đối với khách hàng không thường xuyên thì trước khi nhận hàng phải thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. Việc cho khách hàng nợ đối với công ty chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số khách hàng. Hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn với 2 phương thức thanh toán : Bán hàng thu tiền ngay : Trong phương thức thanh toán này, thời đIểm thu tiền trùng với thời điểm giao hàng, hàng bán được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay. Bán hàng chậm trả : Theo phương thức này, khi xuất giao hàng cho khách thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Việc trả tiền của khách hàng sẽ được thực hiện sau khi giao hàng. Trường hợp lấy với số lượng lớn có thể thanh toán trước một phần tiền hàng. 2.2.2 Kế toán nghiệp quá trình bán hàng 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng Trong quá trình bán hàng, công ty sử dụng các loại chứng từ : Hoá đơn GTGT: Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng năm, tên đơnvị, quy cách, số lượng, đơn giá, giá bán chưa thuế, thuế suất thuế GTGT, tổng giá thanh toán. Phiếu thu : Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm có 2 liên : 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu giữ tại công ty. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra ( kèm tờ khai thuế GTGT): Nội dung tờ khai này phải ghi rõ tên khách hàng, doanh số bán chưa thuế, thuế GTGT…để làm căn cứ tính thuế và khấu trừ thuế đầu vào. 2.2.2.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng nội địa kế toán công ty sử dụng một số tài khoản: Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ” Tài khoản 156 “ Hàng hoá ” - Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán ” Tài khoản 333 “ Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ” TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp ” - Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng Tài khoản 111 “ Tiền mặt ” Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” 2.2.3 Trình tự hạch toán Công ty thực hiện bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho : Trong phương thức này, căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu xuất kho và phiếu thu kế toán hạch toán như sau : Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ 111,112 Khách hàng thanh toán trước một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5112 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 333 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán: Nợ 6322 Giá vốn hàng bán Có 1561 Khi thanh toán số tiền còn phải thu của khách hàng kế toán ghi : Nợ 111 Tiền mặt Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Phải thu của khách hàng Ví dụ : Theo HĐ số 100 ngày 27/8/2012, công ty xuất bán cho công ty TNHH VC & K 250m2 kính trắng 4ly đơn giá 48.500đ và 109,85m2 kính màu 5 ly đơn giá 51.500đ, thuế suất GTGT 10%. Tiền mua hàng công ty TNHH VC & K thanh toán bằng tiền mặt Kế toán công ty định khoản như sau : Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ 111 19.560.503 Có 511 17.782.275 Có 333 1.778.228 Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán Nợ 632 17.388.865 Có 1561 Trích: BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG Tháng 8 năm 2012 (Đơn vị tính: đồng) Mặt hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Tổng giá thanh toán Doanh số bán chưa thuế Thuế GTGT Doanh số bán Tiền mặt K/H nợ Kính trắng 4ly M2 47.365,7 4045 212.316.751 193.015.228 19.301.523 192.630.000 19.686.751 Kính trắng 6ly M2 49.725,9 3275 179.137.555 162.852.323 16.285.232 170.260.500 8.877.055 ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. Kính mầu 5ly M2 50.500 2895,5 160.845.025 146.222.750 14.622.275 158.854.500 1.990.525 Kính mầu 6ly M2 52.378,2 2681,7 154.508.881 140.462.619 14.046.262 154.000.000 508.881 …….. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. Tổng cộng 25.885,3 942.618.097 856.925.543 85.692.554 891.670.560 50.947.537 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trích: SỔ CÁI TK 156- Hàng hóa ĐVT: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 2.640.000 2/8 2/8 Nhập kho kính trắng 4ly 331 64.910.00 4/8 5/8 Nhập kho kính mầu 5ly đang đi đường kỳ trước 151 41.505.000 . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 24/8 24/8 Nhập kho kính mầu 6ly 331 69.142.500 27/8 27/8 Xuất kho bán kính trắng 4ly và kính mầu 5ly cho công ty VC & K 111 17.388.865 29/8 29/8 Xuất kho bán kính trắng 6 ly cho công ty cổ phần XD Sông Hồng số 22 131 20.256.358 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng số phát sinh 945.426.000 895.761.379 Số dư cuối kỳ 52.304.621 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆN 3.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán kế toán ra đời là một nhu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển kinh tế của xã hội loài người. Đó là một công cụ đắc lực trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Tuỳ từng thời kỳ mà kế toán được sử dụng sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách của Đảng và nhà nước mà không ngoài nội dung phục vụ cho quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong giai đoạn đó. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, việc hạch toán kế toán như thế nào là phụ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, nhà nước chỉ có những thông tư hướng dẫn để các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiện, tình hình cụ thể của mình mà vận dụng cho thích hợp. Tuy nhiên, chế độ kế toán mới được ban hành phát sinh nhiều vấn đề trong thực tế cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một nhu cầu hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong nghành thương mại cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý, cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về quá trình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng tốc độ chu chuyển vốn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò to lớn trong công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Đó chính là lý do để mỗi doanh nghiệp thương mại phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng của mình. 3.1.2 Đánh gía kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Trong thành công bước đầu của công ty không thể không kể đến sự đóng góp của bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán của công ty đã thực sự là công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Với tư cách là một phần hành trong công tác kế toán ở công ty, kế toán nghiệp vụ bán hàng luôn được quan tâm và coi trọng. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty được tiến hành dựa trên những căn cứ khoa học, dựa trên tình hình thực tế của công ty và sự vận dụng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán hạch toán chính xác quá trình bán hàng, theo dõi thanh toán cụ thể cho từng khách hàng, tập hợp đầy đủ các chi phí bán hàng và các chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó là cơ sở để hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong kỳ hạch toán. 3.1.2.1 Ưu điểm. Việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng là tương đối hợp lý, đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán ở công ty đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán, các chế độ chính sách kế toán. Nhân sự của phòng kế toán là tương đối gọn nhẹ. Các số liệu kế toán được phản ánh khá trung thực, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, làm cơ sở để lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng. Không những thế cung cấp đầy đủ thông tin cho bên thuế, ngân hàng. Giữa bộ phận kế toán bán hàng và các bộ phận kế toán khác cũng có sự đối chiếu so sánh số liệu để hỗ trợ nhau. Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán được đổi mới hơn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Công nợ được theo dõi chặt chẽ giúp cho việc thu hồi nợ được dễ dàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. 3.1.2.2 Hạn chế. Bên cạnh những ưu điểm trên, kế toán bán hàng tại công ty còn một số vấn đề hạn chế cần được lưu ý, đòi hỏi các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa để kế toán bán hàng ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế trong điều kiện hiện nay. - Công ty không thực hiện việc bán hàng có tính đến chiết khấu cho khách hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán mà đây là một trong những biện pháp để kích thích việc tiêu thụ hàng hoá, thu hồi vốn nhanh chóng, tạo mối quan hệ làm ăn hợp tác lâu dài với khách hàng để có thể nâng cao kết quả kinh doanh. - Như chúng ta đã biết việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán dã trở nên phổ biến và dễ dàng hơn trong việc sử lý, thu thập thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Tại công ty mọi công việc thu thập, ghi chép, xử lý dữ liệu kế toán đều thực hiện một cách thủ công nên độ chính xác chưa cao, tốn nhiều thời gian và nhân công. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán quá trình bán hàng ở công ty TNHH Đức Viện. 3.2.1 Giải pháp về kế toán chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán. Công ty phải chú trọng đến công tác khuyến mại trong tiêu thụ. Hiện nay, công ty đang có một lượng khách hàng truyền thống. Những khách hàng này thường mua với số lượng lớn, do vậy, doanh nghiệp nên áp dụng một số biện pháp khuyến mại như giảm giá, chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với khối lượng lớn, nhằm giữ được khách hàng. Với những khách hàng có tiềm năng về vốn, khuyến khích bán hàng thanh toán ngay và áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Bằng biện pháp khuyến mại này công ty không những giữ được lượng khách hàng thân quen mà còn tăng được khối lượng khách hàng trong tương lai vì công ty đã có sự ưu đãi của trong việc bán hàng và thanh toán. Thứ nhất: Đối với chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Kế toán mở TK 521 “ Chiết khấu thương mại” và TK 532 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi. Phương pháp kế toán TK 521,TK 532 TK111, 112 ,131 TK 521, 532 TK 511 CK TM, GGHB cho Khách hàng Cuối kỳ K/C TK 3331 Thuế Thứ hai: Đối với chiết khấu thanh toán Công ty có thế áp dụng chính sách sau: - Khách hàng thanh toán ngay sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên tổng số tiền thanh toán. - Khách hàng thanh toán trước thời hạn trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận hàng thì sẽ được chiết khấu thanh toán 0.8% trên tổng số tiền thanh toán. - Khách hàng thanh toán trước thời hạn trong vòng từ 6 ngày đến 10 ngày kể từ ngày nhận hàng thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 0.5% trên tổng số tiền thanh toán. Phương pháp kế toán: Nợ TK 635: Có TK: 111,112,131,... 3.2.2 Ứng dụng kế toán máy trong công tác hạch toán kế toán. Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp kế toán hạch toán tốt hơn, tránh tình trạng bỏ xót hay trùng lặp chứng từ. Sử dụng kế toán máy sẽ giúp công việc kế toán nhẹ nhàng hơn, tránh áp lực cho nhân viên, tạo năng suất làm việc hiệu quả. Với tình hình sản xuất của công ty, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy ASIA ACCOUNTING của hãng ASIA SOFT hoặc phần mềm kế toán máy MISA của công ty Cổ phần MISA cũng khá hợp lý. Để sử dụng phần mềm kế toán máy công ty phải: a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật: - Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. - Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. - Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. - Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao chép, lưu trữ dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu… - Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. b. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán: - Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. - Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. - Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. 3.2.3 Việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Do thực tế tại công ty có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo cho sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ Để tính toán mức khó đòi công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu % trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu. Đối với khoản nợ thất thu sau khi đã xóa bỏ khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, một mặt theo dõi ở TK 004 – nợ khó đòi đã xử lý. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi. Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi: Số dự phòng phải thu khó đòi cho tháng kế hoạch của khách hàng Y = Số nợ phải thu của khách hàng Y X Tỷ lệ ước tính không thu được của khách hàng Y Ta có thể tính dự phòng phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu: Số dự phòng phải thu khó đòi cho tháng kế hoạch = Tổng DT bán chịu X Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức bộ máy công tác tổ chức kế toán nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán bán hàng. Với cơ cấu tổ chức hiện nay, bộ máy kế toán công ty chưa có bộ phận kế toán bán hàng riêng để chuyên trách theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng của công ty. Chúng ta biết rằng, công ty TNHH Đức Viện là một doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng. Nó đẩy mạnh việc hoạt động kinh doanh để công ty chủ động được vốn, giảm chi phí lãi vay, tăng nhanh vòng quay vốn, tạo điều kiện cho công ty làm ăn ngày càng có hiệu quả. Bởi vậy, trong thời gian tới công ty cần sắp xếp lại cơ cấu phòng tài chính kế toán. 3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp - Doanh nghiệp phải coi trọng công tác kế toán, coi kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý của doanh nghiệp. - Lựa chọn phương pháp và cách thức hạch toán kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. - Công ty phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế nói chung và những thủ tục về nhập xuất hàng hóa nói riêng và có những hình thức thưởng phạt rõ ràng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. - Mỗi cán bộ công nhân viên nói chung và cán bộ kế toán nói riêng phải nắm được trách nhiệm của mình đối với công việc, tuân thủ đúng theo những quy định, thủ tục làm việc mà doanh nghiệp đã đặt ra. - Để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay công ty nên bồi dưỡng và nâng cao trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán máy, trang bị máy tính cho phòng kế toán, áp dụng phần mềm kế toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán nhưng lại nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại đơn vị. - Cán bộ kế toán không những phải thường xuyên học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn mà còn phải bồi dưỡng trình độ ngoại ngữ, tin học...để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc và theo kịp xu thế của thị trường. - Cán bộ kế toán phải thường xuyên cập nhật những thông tin, quy định mới của Nhà nước về chế độ kế toán, để đảm bảo cho công việc hạch toán kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng được chính xác. - Bên cạnh công tác hạch toán kế toán, thì kế toán trong công ty phải biết đánh giá những mặt tích cực và hạn chế vể thực trạng hạch toán kế toán của đơn vị mình, từ đó đề ra những giải pháp tham mưu cho lãnh đạo công ty nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán, nâng cao hiệu quả công việc. KẾT LUẬN Tổ chức công tác kế toán là một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh, trong đó cụ thể là tổ chức kế toán bán hàng có một vị trí vô cùng quan trọng trong việc định hướng phát triển của doanh nghiệp. Qua quá trình nghiên cứu tại công ty TNHH Đức Viện em càng thấy điều đó là đúng. Nhưng trước sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế thị trường thì tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng trong doanh nghiệp vẫn bộc lộ nhiều hạn chế cần được khắc phục. Đề tài trên đây đã làm rõ được 3 vấn đề sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng. - Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Đức Viện. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Đức Viện. Để thực hiện mục tiêu lợi nhuận, đứng vững trên thị trường công ty TNHH Đức Viện cần phải hoàn thiện cả hơn nữa về tổ chức công tác kế toán. Đặc biệt là trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, ban quản lý và phòng kế toán cần phải nghiên cứu vận dụng tốt hơn nữa các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để từ đó tăng cường tính hiệu quả, kịp thời của các thông tin phục vụ cho các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn để thực hiện mục tiêu đề ra. Và hi vọng trong thời gian không xa công ty sẽ trưởng thành về mọi mặt và lớn mạnh không ngừng phát triển bền vững cùng với nền kinh tế nước nhà. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS. TS Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thủy (2010), Giáo Trình Kế toán tài chính, NXB Tài Chính. 2.PGS.TS. Nguyễn văn Công (2006), Lý thuyết và thực hành KẾ TOÁN TÀI CHÍNH, NXB Tài Chính. 3. Bộ Tài chính (2011), Hệ thống kế toán Việt Nam, Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán, NXB Thời Đại. 4. Bộ Tài chính (2011), Hệ thống kế toán Việt Nam, Quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ, sổ kế toán và sơ đồ kế toán, NXB Thời Đại. 5. GS.TS. Võ Văn Nhị (2009), 268 sơ đồ kế toán doanh nghiệp, NXB Lao Động. 6. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên (2009), Giáo trình nguyên lý kế toán, NXB Tài Chính. 7. TS. Trương Thị Thủy (2009), Thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp, NXB Tài Chính. 8. Một số tài liệu được lưu trữ tại thư viện của trường Đại học Hùng Vương. 9. Tài liệu kế toán tại công ty TNHH Đức Viện. 10. 11.