Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex

1... 1.4.3. Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.4.3.1. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu * TK sử dụng: TK 511, TK 521, TK 531, TK 532, TK 3331, TK 131, TK 111... * Trình tự kế toán (1a) Doanh thu bán hàng (1b) Thuế giá trị gia tăng đầu ra (2a) Doanh thu hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (2b) Thuế giá trị gia tăng đầu ra tương ứng của số hàng bản bị trả lại (2c) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (3) Thuế TTĐB, thuế XK của hàng bán (4) Kết chuyển doanh thu thuần xác định kết quả kinh doanh 1.4.3.2. Trình tự kế toán trị giá vốn hàng xuất bán * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632, TK 156... * Trình tự kế toán (1a) Giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX (1b) Giá vốn hàng bán theo phương pháp KKĐK (2) Chi phí liên quan đến BĐS đầu tư (3) Tổn thất ghi vào giá vốn hàng bán theo quy định (4a) Kết chuyển tồn cuối kỳ (PP KKTX) (4b) Kết chuyển tồn cuối kỳ (PP KKĐK) (5) Kết chuyển để xác định kết quả 1.4.3.3. Trình tự kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh * Trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (1a) Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ (trường hợp CCDC phân bổ 1lần) (1b1), (1b2) Chi phí CCDC (trường hợp phân bổ nhiều lần) Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp Trích khấu hao của tài sản cố định dùng cho bán hàng và QLDN Chi phí bảo hành sản phẩm (5a) Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác trong kỳ (5b) Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (6) Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (7) Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi (8) Kết chuyển chi phí để xác định kết quả * Trình tự kế toán xác định kết quả Kết chuyển giá vốn hàng đã bán Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN Kết chuyển chi phí tài chính và các khoản chi phí khác Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Kết chuyển thu nhập khác để xác định kết quả Kết chuyển chi phí thuế thu nhập hiện hành (trường hợp chênh lệch tăng) Kết chuyển chi phí thuế thu nhập hiện hành (trường hợp chênh lệch giảm) (9a) Thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp (trường hợp chênh lệch tăng) (9b) Thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp (trường hợp chênh lệch giảm) (10a) Kết chuyển lỗ (10b) Kết chuyển lãi * Kế toán xác định kết quả kinh doanh thương mại - Kết chuyển doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK 511 – Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 512 – Doanh thu nội bộ Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh - Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong kỳ Nợ TK 911 – Xác định kết quả Có TK 632 – Giá vốn hàng bán - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 – Xác định kết quả Có TK 641 –Chi phí bán hàng Có TK 642 – Chi phí QLDN - Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Nợ TK 911 – Xác định kết quả Có TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - Tính và phản ánh kết quả bán hàng + Trường hợp có lãi: Nợ TK 911 – Xác định kết quả Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối + Trường hợp bị lỗ Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 911 – Xác định kết quả 1.4.4. Hệ thống số sách kế toán tổng hợp về hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.4.4.1. Hình thức nhật ký chung * Hệ thống sổ sách của hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ Cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết Một số mẫu sỗ liên quan khác * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 1.4.4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ * Hệ thống sổ sách của hình thức Chứng từ ghi sổ bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết * Trình từ ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các bác cáo kết toán khác Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng 1.4.4.3. Hình thức Nhật ký chứng từ * Hệ thống sổ sách kế toán của hình thức Nhật ký chứng từ bao gồm: Sổ nhật ký chứng từ Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết Ngoài ra còn sử dụng các bảng phân bổ, bảng kê để tính toán, tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa số liệu phục vụ cho việc ghi sổ nhật ký chứng từ Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng chi tiết sổ phát sinh Bảng cân đối kể toán và báo cáo kế toán khác * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 1.4.4.4. Hình thức Nhật ký sổ cái * Hệ thống sổ kế toán của hình thức Nhật ký sổ cái Sổ nhật ký sổ cái Các sổ kế toán chi tiết * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác 1.4.4.5. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện kế toán máy Ngày nay, phẩn lớn các doanh nghiệp đều sử dụng hình thức kế toán máy. Có rất nhiều phần mềm kế toán được sử dụng để giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán, tạo nên tính chính xác, hiệu quả của công tác kế toán. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phần mềm kế toán phù hợp. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng về chủng loại, mẫu mã và biến động thường xuyên. Yêu cầu đặt ra là phải quản lý từng loại, từng nhóm, từng thứ và từng danh điểm. Với yêu cầu này thì đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là hàng hoá đến từng danh điểm. Danh mục hàng hoá được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK156 sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật tư hàng hoá. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoá để tăng tính tự động hoá và từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Có thể đặt sẵn mức thuế suất GTGT của từng hàng hoá ở phần danh mục. Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá thì nhất thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn xuất kho có thể tính theo các phương pháp: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, LIFO, FIFO. Đối với hàng hoá xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán, do đó chứng từ phải phù hợp để đảm bảo doanh thu phù hợp với chi phí. * Tổ chức kế toán bán hàng, doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: - Xử lý nghiệp vụ: + Phân loại chứng từ: hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho… + Định khoản: kế toán doanh thu thường liên quan đến nhiều tài khoản do đó xử lý các nghiệp vụ trên máy cũng rất phức tạp, cụ thể có các loại định khoản sau: Định khoản 1 nợ, nhiều có Định khoản nhiều nợ, nhiều có Định khoản 1 nợ, 1 có Định khoản nhiều nợ, 1 có Tuỳ thuộc vào tính ưu việt của phần mềm kế toán mà máy có thể cho phép xử lý các định khoản trên một cách thích hợp nhất - Nhập dữ liệu: + Nhập các dữ liệu cố định: sau khi khai báo các thông số và nhập dữ liệu vào danh mục, người sử dụng tiến hành nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo + Vào màn hình nhập liệu phát sinh: có thể lựa chọn phiếu nhập + Các chỉ dẫn khi nhập + Quy trình nhập mới * Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Xử lý nghiệp vụ: kế toán thực hiện trình tự kế toán như đối với các chi phí khác như phân loại chứng từ, định khoản, xử lý các bút toán trùng, sử dụng phương pháp mã số chi phí bán hàng, mã số chi phí quản lý doanh nghiệp( thường là trùng với các mã của danh mục chứng từ, hàng hoá…) - Nhập liệu: việc khai báo và nhập dữ liệu một lần thường liên quan đến nhiều danh mục đối tượng chi phí, danh sách kho… Màn hình nhập liệu: đối với chi phí bán hàng(CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp(CPQLDN) thì liên quan đến rất nhiều màn hình nhập liệu với các nội dung tương ứng. Mỗi màn hình nhập liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau, do vậy người sử dụng phải lựa chọn màn hình nhập liệu cho phù hợp - Xử lý dữ liệu, xem in sổ sách báo cáo: Các sổ sách, báo cáo liên quan như: sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ tập hợp CPBH, sổ tập hợp CPQLDN, sổ cái và các sổ chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan khác. 1.5. Kế toán chi phí tài chính, doanh thu tài chính và kết quả khác 1.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng Các tài khoản kế toán được sử dụng chủ yếu là: TK 635: Chi phí tài chính TK 515: Doanh thu tài chính TK 811: Chi phí khác Tk 711: Thu nhập khác 1.5.2. Trình tự kế toán chi phí tài chính Bán chứng khoán bị lỗ Chi phí nắm giữ chứng khoán Chi phí cho hoạt động liên doanh đầu tư vào cơ sở đồng kiểm soát Chi phí lãi tiền vay vốn kinh doanh không được vốn hóa, khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng Lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tính vào chi phí hoạt động tài chính Khoản chênh lệch tỷ giá thuần (lãi tỷ giá bù lỗ tỷ giá nhỏ hơn 0) khi đánh giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh 1.5.3. Doanh thu tài chính Các khoản lãi được chia từ hoạt động đầu tư, cổ tức, lãi định kỳ của trái phiếu Lãi khi bán công cụ tài chính, thanh lý các khoản đầu tư tài chính Các khoản chiết khấu thanh toán mà doanh nghiệp được hưởng Lãi khi bán ngoại tệ Tính thuế VAT phải nộp đối với hoạt động tài chính theo phương pháp trực tiếp (nếu có) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu tài chính để xác định kết quả kinh doanh Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex 2.1. Đặc điểm tình hình tổ chức và hoạt động của công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex 2.1.1.1. Vị trí Công ty cổ phần xăng dầu Petrolimex (PECO) là thành viên của tổng công ty xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), là đại diện phân phối chính thức và duy nhất cột bơm TATSUNO của Nhật Bản tại thị trường Việt Nam. Công ty có địa chỉ tại Số 9 ngõ 84 phố Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại : (84.4) 834 3654 / 831 1051 ; Fax : (84.4) 771 8661Email: peco@vnn.vn ;  Website : www.peco.com.vn 2.1.1.2. Cơ sở pháp lý và hình thành của công ty Ngày 28 tháng 12 năm 1968, Tổng cục trưởng Tổng cục Vật tư đã có Quyết định số 412/VT-QĐ thành lập Chi cục Vật tư I, với chức năng nhiệm vụ: Tổ chức, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng và sản xuất vật tư thiết bị cho hai nhiệm vụ chiến lược của đất nước là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Sau gần 4 năm hoạt động ngày 20 tháng 12 năm 1972 Bộ trưởng Bộ Vật tư có Quyết định 719/VT-QĐ chuyển tên thành Công ty Vật tư I. Sau năm 1975 đến 1977 tại Quyết định số 233/VT-QĐ Bộ Vật tư đã chuyển Công ty Vật tư I thành Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu. Nhiệm vụ chính của công ty là cung ứng vật tư thiết bị xăng dầu cho sửa chữa, cải tạo và xây dựng mới công trình xăng dầu. Năm 1993, Công ty đăng ký lại doanh nghiệp theo Quyết định số 364/QĐ-TCCB. Năm 1997, thành lập Xí nghiệp Cơ khí và Điện tử xăng dầu trực thuộc Công ty. Năm 1999, thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ giai đoạn 1, giữa Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - Công ty thương mại NOMURA và Hãng TATSUNO (Nhật Bản), Công ty đã xây dựng Nhà máy Thiết bị Điện tử xăng dầu Petrolimex với dây chuyền lắp ráp cột bơm TATSUNO dạng SKD và nhận chuyển giao công nghệ giai đoạn 2: sản xuất cột bơm dạng IKD với nhãn hiệu VNT; đồng thời lắp ráp cột bơm mang nhãn hiệu PECO... Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ mới của công ty, tại Quyết định số 1642/2000/QĐ-BTM ngày 30 tháng 11 năm 2000 đổi tên thành Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex. Thực hiện chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, ngày 19 tháng 12 năm 2001, Quyết định số 1437/2001/QĐ-BTM chuyển thành Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex. Sau khi cổ phần hóa, Công ty dần từng bước mở rộng lĩnh vực ngành hàng kinh doanh và địa bàn hoạt động; năm 2004 thành lập Xí nghiệp Cơ điện và Xây dựng; năm 2005 mở Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. 2.1.1.3. Quá trình phát triển của công ty Chỉ tiêu 31/12/2009 31/12/2008 Tài sản ngắn hạn 60.888.135.199 75.416.000.321 Tài sản dài hạn 21.446.676.565 27.540.543.576 Tổng tài sản 82.334.811.764 102.956.543.897 Nợ phải trả 48.158.605.830 71.879.807.764 Vốn chủ sở hữu 34.176.205.934 31.076.736.133 Tổng nguồn vốn 82.334.811.764 102.956.543.897 Từ một doanh nghiệp Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần, đến nay đã được 4 năm. Công ty PECO đã có nhưng bước phát triển mới. Vốn Điều lệ tăng lên 15 tỷ VNĐ và trong năm sẽ tăng lên 20 tỷ VNĐ. Trong 4 năm qua, Công ty PECO đóng góp vào ngân sách Nhà nước trên 21 tỷ đồng; đầu tư phát triển mới được hơn 12 tỷ VNĐ. Công ty sử dụng tốt các nguồn lực để ổn định và phát triển. Cổ tức trả cho cổ đông ổn định; đời sống người lao động được cải thiện. Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm qua liên tục tăng trưởng với tốc độ tương đối cao. Trong năm 2009, mặc dù có sự biến động lớn về giá cả, thuế, đất đai cũng nhưng tình hình nền kinh tế nói chung, nhưng công ty vấn đạt được kết quả như sau: - Trích Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2009 (ĐVT: đồng) - Ngoài ra, kết quả họat động kinh doanh của công ty trong năm vừa qua còn được thể hiện trên những chỉ tiêu kinh tế sau: Chỉ tiêu 2009 2008 1. Tổng doanh thu 547.576.046.497 283.938.839.311 2. Lợi nhuận trước thuế 4.497.304.520 1.950.923.105 3. Lợi nhuận sau thuế 3.648.669.801 1.456.603.534 4. Lãi cơ bản/Cổ phiếu 15.049 6.008 5. Số lao động chính 175 người 6. Lương bình quân 4.000.000đ/người/tháng Những chỉ tiêu kinh tế cho thấy tình hình kinh doanh của công ty có dấu hiệu tích cực. Tổng vốn kinh doanh của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 chủ yếu là do giảm nợ phải trả, trong khi đó vốn chủ sở hữu lại tăng lên. Mặt khác, doanh thu năm 2009 tăng mạnh so với năm 2008 (+92.85%) và lợi nhuận trước thuế cũng tăng (+130.52%), thu nhập của người lao động tăng nhiều, lợi nhuận tích lũy tăng, đầu tư thêm nhiều cơ sở vật chất.... Điều đó phản ánh trình độ tổ chức quản lý họat động kinh doanh của doanh nghiệp không ngừng nâng cao. Với sự đoàn kết của tập thể cán bộ, công nhân viên và các cổ đông hi vong sang năm 2010, công ty sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn góp phần vào sự tăng trưởng, phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. 2.1.2. Những thuận lợi và khó khăn của Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex 2.1.2.1. Những thuận lợi - Khi tiến hàng kinh doanh Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex gặp rất nhiều thuận lợi trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị xăng dầu cũng như trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Với kinh nghiệm 40 năm trong lĩnh vực kinh doanh vật tư và hơn 20 năm kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu thực sự là bước đệm vững chắc cho công ty tiến hành kinh doanh thuận lợi và hiệu quả. - Cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng kiên cố và mạng lưới các cửa hàng bán xăng dầu rộng khắp, nằm ở các vị trí đắc đạo tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh cũng như trong việc phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao với hơn 1/3 cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và hơn 1/3 là đảng viên. 2.1.2.2. Khó khăn - Trong những năm gần đây, giá xăng dầu trên thế giới liên tục biến động đã ảnh hưởng đến việc kinh doanh xăng dầu của công ty nói riêng và của toàn ngành xăng dầu nói chung. Đồng thời, sự cạnh tranh của các đơn vị kinh doanh xăng dầu khác cũng là một áp lực không nhỏ đối với việc kinh doanh của công ty. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên mặc dù có trình độ cao song cơ cấu cán bộ công nhiên viên có tuổi đời cao chiếm tỷ trong lớn, lực lượng cán bộ trẻ thiếu. - Vốn điều lệ 25 tỷ đồng nên sức đầu tư tương đối nhỏ, hiệu quả đầu tư mang lại không lớn nên hạn chế khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex là thành viên của tổng công ty xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) với hơn 40 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực: * Kinh doanh: - Kinh doanh vật tư, thiết bị - Kinh doanh cột bơm - Kinh doanh xăng dầu và Gas - Kinh doanh dịch vụ - Cho thuê tài sản * Sản xuất cơ khí: sản xuất các loại bể thép chứa xăng dầu đặt nổi, chìm, đặt trên các phương tiện giao thông, sản xuất các thiết bị chuyên dụng cho đường ống công nghệ xăng dầu và các trạm bán lẻ. * Sản xuất xây lắp: Thi công các công trình kho xăng dầu lớn, cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như bảo dưỡng, bảo hành, đào tạo sửa chữa; Cho thuê tài sản.... Hiện nay, công ty là đại diện phân phối chính thức và duy nhất cột bơm TATSUNO của Nhật Bản tại thị trường Việt Nam. 2.1.4. Đặc điểm bộ máy điều hành của công ty Mô hình tổ chức quản lý của công ty Công ty Cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex được thể hiện ở sơ đồ sau: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị: Chủ tịch hội đồng quản trị là ông Lê Tuấn Hiển Ban kiểm soát: Thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động của công ty để công ty hoạt động có hiệu quả và đúng điều lệ. Trưởng ban kiểm soát là bà Đặng Thị Hồng Hà Ban giám đốc: gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc Giám đốc: Ông Vũ Quốc Tuấn là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ra quyết định cuối cùng và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nước. Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc: Một giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty và có trách nhiệm quyết định một số vấn đề quan trọng thay cho giám đốc khi giám đốc vắng mặt. Một phó giám đốc phụ trách về công tác tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty. Phòng kinh doanh: Là nơi chịu trách nhiệm về lập kế hoạch cũng như tổ chức tiêu thụ sản phẩm chuyên về thiết bị xăng dầu Phòng tài chính kế toán: Là nơi chịu trách nhiệm hạch toán tài chính kế toán của công ty ở văn phòng và tổng hợp toàn công ty. Quản lý và sử dụng nguồn vốn hiệu quả. Cùng với phòng kinh doanh đề xuất các phương án kinh tế mang lại hiệu quả cao Phòng kinh doanh xăng dầu và bất động sản: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về kinh doanh xăng dầu và bất động sản Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý cán bộ, nhân sự và tổ chức các hoạt động văn phòng. Phòng kỹ thuật và đầu tư: Có nhiệm vụ xác định khối lượng đầy tư để mang lại hiệu quả cao. Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kỹ thuật của hàng hóa cũng như của các phương án đầu tư: đầu tư đổi mới tài sản cố định... Nhà máy thiết bị điện tử Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu, 2 chi nhánh trong TP Hồ Chí Minh và Bình Phước trực thuộc Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nhưng tổ chức hạch toán kế toán riêng chỉ gửi báo cáo kiểm kê và báo cáo quyết toán cho công ty để phòng kế toán lập bảng quyết toán hợp nhất toàn công ty. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ của đội ngũ kế toán, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán Phòng kế toán của công ty gồm có 6 nhân viên kế toán. Công việc của mỗi nhân viên kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm phụ trách chung về công tác kế toán của Doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra công tác kế toán của Doanh nghiệp Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác kế toán tài chính tại công ty Phối hợp, tham gia việc kí kết các hợp đồng kinh tế của công ty Tham gia xây dựng đơn giá hàng hóa vật tư, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền của công ty. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính. Đồng thời có trách nhiệm điều hành phòng kế toán cũng như quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình khi kế toán trưởng đi vắng. Kế toán viên thứ nhất: Thực hiện kế toán tài sản, theo dõi công nợ và trực tiếp giao dịch với ngân hàng Kế toán viên thứ hai: Thực hiện kế toán hàng hóa, giá thành Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa Cùng với phòng kinh doanh quản lý hàng hóa của công ty cả về mặt số lượng và giá trị, theo dõi giá thành hàng hóa. Kế toán viên thứ ba: Thực hiện kế toán thanh toán, thuế, cổ phiếu Theo dõi công nợ với khách hàng cũng như với nhà cung cấp Hàng tháng quyết toán thuế GTGT và lập tờ khai thuế GTGT, bảng quyết toán thuế GTGT Theo dõi cổ phiếu của doanh nghiệp cả về mệnh giá và giá phát hành ... Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền của doanh nghiệp Quản lý thu chi quỹ tiền mặt hàng ngày Lập báo cáo kiểm kê quỹ hàng tháng 2.1.5.2. Các chính sách áp dụng chủ yếu Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ nói chung và sự phát triển của các phần mềm kế toán nói riêng, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán Misa, Effect, Esoftm Fast… Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của công ty, công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex áp dụng phần mềm kế toán Esoft Financials. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp các nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian và công sức, mặt khác giúp cho việc hạch toán kế toán trong công ty được tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ hơn. * Chế độ kế toán áp dụng Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Niên độ kế toán tính từ ngày 1 tháng 1 tới ngày 31 tháng 12 hàng năm Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng để ghi chép là đồng Việt Nam (VNĐ) Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo kỳ kế toán - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Phương pháp đích danh - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng - Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ * Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Công ty sử dụng bộ chứng từ do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… * Hệ thống tài khoản sử dụng: - TK 111: Tiền mặt - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh … * Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ Vì doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, nên trình tự kế toán được tiến hành theo các bước như sau: * Hệ thống sổ kế toán sử dụng: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái các tài khoản - Các sổ chi tiết - Và một số mẫu sổ khác theo quy định của bộ tài chính * Hệ thống báo cáo tài chính - Quyết toán thuế GTGT - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex 2.2.1. Đặc điểm chung về công tác bán hàng tại công ty Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh. Hàng hoá của công ty chủ yếu là xăng dầu, dầu mỡ, Gas, cột bơm, thiết bị… Nguồn cung cấp hàng hoá chủ yếu do nhập ngoại. Các mặt hàng của công ty tương đối đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau nên khó khăn trong việc bảo quản, theo dõi nên kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng mặt hàng. Với mục tiêu đẩy mạnh khối lượng bán ra, khách hàng đến với công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và được lựa chọn hình thức thanh toán. Về chất lượng hàng hoá: trước khi bán ra, hàng hoá phải được kiểm tra kỹ về chất lượng, chủng loại, quy cách… Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí mua, bảo quản, sửa chữa, và gắn liền với với sự vận động giá cả thị trường. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp là chủ yếu. Đối tượng chủ yếu của công ty là khách quen và khách hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trường. Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng đã ký kết. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ngân phiếu, sec bảo chi, uỷ nhiệm chi; có thể thanh toán ngay hoặc trả chậm sau một khoảng thời gian nào đó. Công ty cổ phần thiết bị Xăng dầu Petrolimex chỉ bán hàng hoá trong nước mà không xuất khẩu hàng hoá. Hàng hoá của tông ty để bán, phục vụ bán hàng, sản xuất thành phẩm. Khi xuất bán hàng hoá căn cứ vào Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng các hình thức bán hàng như: bán buôn qua kho, bán lẻ thu tiền trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng. Theo quy định, các loại hàng hoá của công ty sẽ chịu các loại thuế sau: Thuế nhập khẩu, thuế Giá trị gia tăng. 2.2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty 2.2.2.1. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty * Chứng từ kế toán sử dụng - Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, sec chuyển khoản, uỷ nhiệm thu, giấy báo có của Ngân hàng, bảng sao kê của Ngân hàng,… * Tài khoản sử dụng: 156, 111, 112, 131, 511, 632, 642, 911, 421, 8211,… * Các loại sổ sử dụng: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 511,… * Thủ tục bán hàng: Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ Căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết hay đơn đặt hàng đã được giám đốc phê duyệt, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Hóa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn bán hàng phải ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, mã số thuế, số lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT, và tổng số tiền phải thanh toán. Ví dụ: Hóa đơn GTGT số 0100110013-1 ngày 12/01/2010 về việc bán 2 016 lít Mogas 92 cho công ty TNHH TM & Dịch vụ viễn thông Hà Nội. Phiếu xuất kho lập làm 2 liên, 1 liên giao cho kế toán lưu, 1liên giao cho khách hàng. Sau đó, nhân viên phòng kinh doanh chưyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất hàng. Công ty CP thiết bị xăng dầu Petrolimex Phiếu xuất kho Bán hàng Ngày….tháng…năm…. Bộ phận :………………………………………………………………………… Diễn giải :……………………………………………………………………. Kho :………………………………………………………………………… STT Mã HH, TP Tên hàng hóa, TP Số lượng Đơn giá Thành tiền Sl dự kiến Thực tế ĐVT … Cộng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận Người lập phiếu Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ bán hàng, kế toán phụ trách hạch toán tiêu thụ sẽ lập chứng từ ghi sổ sau đó cập nhật số liệu vào máy tính và cuối kỳ in ra các sổ cái, sổ chi tiết TK 511, TK 131, Tk 531,… 2.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng * Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh chủ yếu từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. * Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, hoá đơn GTGT,… * Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 111: tiền mặt - TK 131: phải thu khách hàng - TK 511: doanh thu bán hàng - TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra… Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, để giúp cho việc nhập liệu được thuận tiện hơn, kế toán tiến hành mã hoá các tài khoản: * Quy trình nhập liệu: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 131 (136 – 13622): Phải thu của khách hàng Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 5111 (51111, 51112, 51115, 51118…) Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156 (1561, 1562, 1565, 1568) Ví dụ: Ngày 02/01/2010, công ty xuất bán hàng hoá xăng dầu, căn cứ vào BK03NK, kế toán nhập vào màn hình nhập liệu như sau: Cũng như phần nhập kho hàng hoá trên, kế toán cũng vào mục hàng hoá → chọn liệt kê chứng từ hàng hoá → chọn HH2 Chọn “Xem” tại phần dưới của màn hình sẽ xuất hiện hoá đơn cần nhập, kế toán hàng hoá chọn hoá đơn cần thiết chọn “Lọc”. Xuất hiện màn hình nhập liệu sau. Sau khi nhập số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động xử lý các chứng từ theo chương trình đã được lập trình sẵn. Khi muốn xem báo cáo cũng như sổ sách của công ty, kế toán vào phần “Báo cáo” rồi chọn loại sổ sách cần thiết. Để phù hợp với đặc điểm của công ty, dựa trên quy định của bộ Tài Chính được ban hành theo QĐ 15 ngày 20/3/2006 Công ty Cổ phần thiết bị Xăng dầu đã xây dựng cho mình mẫu sổ kế toán tổng phù hợp với đặc điểm của mình, gồm: Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết. Các sổ cái này được mở cho các tài khoản cấp một cũng như cấp hai. 2.2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex, khoản giảm trừ doanh thu chỉ bao gồm thuế nhập khẩu, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại. * Nội dung: Chiết khấu thương mại: là khoản tiền chênh lệch do giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho khách hàng khi khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua, bán hàng. Doanh thu hàng bán bị trả lại: hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp xác định là đã tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại… * Chứng từ kế toán sử dụng: Hoá đơn GTGT, phiếu chi,… * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại * Quy trình nhập liệu: Khi nhận lại số hàng đã bán, doanh nghiệp cũng phải lập hoá đơn GTGT cho số lượng hàng hoá đã nhận làm căn cứ để điều chỉnh doanh thu và số thuế GTGT đầu ra Quy trình nhập liệu cũng giống như nhập hoá đơn trong trường hợp bán hàng 2.2.2.4. Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng và thuế phải nộp * Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng - Trong công tác bán hàng, ngoài việc phải theo dõi doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng rất quan trọng. Các khoản phải thu khách hàng phải được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng để đảm bảo quản lý tốt các khoản phải thu, đôn đốc khách hàng thực hiện nghĩa vụ trả nợ khi đến hạn từ đó có thể bảo toàn số vốn lưu động, giảm vốn bị chiếm dụng Để theo dõi chi tiết từng khách hàng trong việc thanh toán tiền hàng, kế toán mở sổ công nợ phải thu khách hàng(Sổ chi tiết TK131), để phản ánh tổng hợp tình hình công nợ, kế toán sử dụng sổ cái TK 131. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 511, TK 3331 Sau khi nhập xong các hoá đơn GTGT máy sẽ tự động xử lý và đưa ra các số liệu vào sổ công nợ phải thu khách hàng và sổ cái TK 131 Sổ công nợ khách hàng tài khoản 131 là một sổ chi tiết theo dõi chi tiết tình hình thanh toán của khách hàng. Mỗi khách hàng được theo dõi ở một trang sổ. Sổ này được theo dõi theo số dư đầu kỳ, số phát sinh nợ, số phát sinh có, dư cuối và theo dõi theo từng chứng từ, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Khi kế toán muốn xem tình hình công nợ của một khách hàng thì vào “báo cáo”, màn hình giao diện sẽ hiện lên sổ công nợ. Phần diễn giải, kế toán đánh tên khách hàng sau đó ấn enter thì toàn bộ số liệu chi tiết công nợ của khách hàng này. Kế toán có thể nhập mã khách hàng sau đó ấn enter thì tên khách hàng tự động được ghi ra. - Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, trên cơ sở hoá đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, số tiền khách hàng trả, kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu được lập làm 3 liên, chuyển cho kế toán trưởng ký, sau đó chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu, một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên giao cho người nộp tiền, thủ quỹ giữ một liên để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Trên đây là một số ví dụ về tình hình công nợ phải thu khách hàng của công ty trong tháng 12/2009.  * Kế toán thuế GTGT phải nộp: Thuế GTGT là khoản thuế gián thu tính trên giá trị tăng thêm của hàng hoá dich vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông tới tiêu dùng Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại với các mặt hàng đa dạng được mua trong nước cũng như nhập khẩu từ nước ngoài. Các mặt hàng khác nhau có thể có các mức thuế suất khác nhau. Hiện nay mức thuế suất mà công ty đang áp dụng để tính thuế đó là: 10% Để theo dõi thuế GTGT phải nộp và tình hình nộp thuế GTGT trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 3331- thuế GTGT phải nộp, tàih khoản 133- thuế GTGT được khấu trừ, ngoài ra con một số tài khoản khác như TK111, TK112, TK131… cùng các chứng từ như phiếu chi, hoá đơn GTGT… Trình tự kế toán thuế GTGT đầu ra như sau: Nhập các chứng từ liên quan như: hoá đơn GTGT, phiếu chi,… vào máy ta có thể in ra các sổ sau: Sổ chi tiết thuế: được cập nhật ngay sau khi kế toán nhập các chứng từ có liên quan Sổ cái TK 333- thuế và các khoản phải nộp Nhà nước CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc c * d TỜ KHAI THUẾ GTGT Tháng 12 năm 2009 Mã số thuế : 0100108102 STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số chưa thuế Thuế GTGT 1 Hàng hoá dịch vụ mua vào 2 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 3 Tổng thuế GTGT được khấu trừ kỳ này 4 Hàng hoá dịch vụ bán ra 5 Hàng hoá dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT 6 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ 7 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này 7.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này 7.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau Tên cơ sở kinh doanh : Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex Địa chỉ : Số 9/84 Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội. 2.2.2.5.Kế toán giá vốn hàng bán * Trị giá vốn hàng xuất bán của công ty được tính theo phương pháp đích danh * Chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu là hoá đơn giá trị gia tăng * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632- giá vốn hàng bán và một số tài khoản khác như: TK 156, TK 911… * Quy trình nhập liệu kế toán giá vốn hàng bán: Kế toán dựa vào hoá đơn GTGT nhập vào phiếu xuất kho hàng hoá, số lượng hàng hoá xuất kho, máy sẽ tự động xử lý các số liệu để ghi Nợ TK632, ghi Nợ TK156 Khi các chứng từ liên quan được cập nhật hết thì máy sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ kế toán có liên quan. .2.2.6. Kế toán chi phí bán hàng * Nội dung: là kế toán các khoản chi phí liên quan và phục vụ công tác bán hàng của đơn vị * TK kế toán sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng Khi có các chi phí phát sinh, tuỳ theo nội dung của từng loại chi phí , kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và BHXH, bảng tính khấu hao TSCĐ, các hoá đơn chứng từ có liên quan… để lập phiếu chi Hàng ngày, căn cứ vào phiếu chi, hoá đơn, biên lai, giấy tạm ứng,… kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và tiến hành nhập thông tin vào máy. Ví dụ: Ta có phiếu chi ngày 12 tháng 01 năm 2010 như sau: rình tự nhập thông tin vào máy như sau: Vào phần “cập nhật chứng từ” Chọn mục “chứng từ” Chọn “khoản mục chi phí liên quan 641”, tại khoản mục này, các khoản mục chi phí thuộc chi phí bán hàng đã được đặt trước ở “danh mục khoản mục chi phí”. Cuối cùng kế toán tiến hành hạch toán chi tiết cho từng đối tượng Nợ TK 641 Có TK liên quan (111,112,141) Máy sẽ xử lý thông tin đưa số liệu vào báo cáo chi phí bán hàng và vào sổ Cái TK 641. Cuối kỳ báo cáo, kế toán tổng hợp chỉ cần đưa ra các yêu cầu cũng như các bút toán điều chỉnh và kết chuyển, máy sẽ tự động kết chuyển sang bên nợ TK 911. 2.2.2.7. Kế toán xác định kết quả bán hàng Việc xác định kết quả bán hàng được xác định vào cuối mỗi kỳ. Kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ liên quan để xác định kết quả bán hàng trong kỳ. Việc xác định chính xác kết quả bán hàng giúp cho việc lập các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đồng thời giúp cho các nhà quản lý có được cái nhìn toàn diện, sâu sắc về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hợp lý. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 911- xác định kết quả Toàn bộ quy trình tính toán và kết chuyển kết quả bán hàng vào các sổ sách liên quan và báo cáo đều được thực hiện trên máy sau khi kế toán thực hiện một số lệnh yêu cầu máy kết chuyển tự động Kế toán vào menu “ Hệ thống”, chọn “bút toán kết chuyển tự động” sau đó chọn: Kết chuyển từ TK 511 sang TK 911 (Nợ TK 511 – Có TK 911) Kết chuyển từ TK 632 sang TK 911 (Nợ TK 911 – Có TK 632) Kết chuyển từ TK 515 sang TK 911 ( Nợ TK 515 – Có TK 911) Kết chuyển từ TK 635 sang TK 911 (Nợ TK 911 – Có TK 635) Kết chuyển từ TK 641 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 641) Sau đó chương trình sẽ thực hiện các bút toán cần thiết và kết chuyển các số liệu cần thiết để lên các sổ liên quan. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại CTCP thiết bị xăng dầu petrolimex 3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần thiết bị xăng dầu, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán bán hàng nói riêng, em nhận thấy công tác quản lý và kế toán tại công ty được tổ chức tương đối hợp lý. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán bán hàng của công ty như sau: 3.1.1. Những ưu điểm đạt được Thứ nhất: Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán viên vững vàng, có kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng chế độ kế toán hiện hành kịp thời. Công việc kế toán được phân công cụ thể, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. Một số cán bộ kế toán có thể kiêm luôn nhiều vị trí mà vẫn đảm bảo công tác kế toán được hoàn thành tốt. Chính điều này đã tạo ra một bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ, khoa học, tận dụng được hết khả năng của từng nhân viên kế toán đồng thời tăng thêm thu nhập cho từng người. Thứ hai: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex là một công ty có quy mô lớn với mạng lưới chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy, việc áp dụng kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thường xuyên liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng nói riêng và cho toàn bộ các phần hành khác của công tác kế toán nói chung. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu tư chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất nhanh nhạy trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy. Với chương trình phần mềm kế toán Esoft Financial công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng như cung cấp thông tin bên ngoài. Do vậy, khối lượng công việc kế toán thủ công đã được giảm bớt rất nhiều, đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Thứ tư: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toán các nghiệp vụ hàng hoá, công ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2,3… và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó. Chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán được rõ ràng cũng như việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán. Thứ năm: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas, xăng dầu, khí đốt, là những mặt hàng đòi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua bán hàng hoá phải trải qua rất nhiều giai đoạn phức tạp, nhưng công ty đã có những biện pháp kiểm soát, quản lý thích hợp nên đã hạn chế tối đa sự mất mát, thất thoát hàng hoá, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. 3.1.2. Những tồn tại * Tồn tại về phần mềm kế toán: Mặc dù công ty đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng cách đây nhiều năm nhưng hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong công ty còn bộc lộ một số hạn chế sau: Thứ nhất: Phần hành kế toán tài sản cố định vẫn phải làm thủ công ở ngoài sau đó mới nhập vào máy tính Thứ hai: Việc thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ ở một số khoản mục không thể tự động kết chuyển được. Với những khoản mục này, kế toán tổng hợp phải thực hiện kết chuyển ở ngoài rồi sau đó nhập vào phần mềm kế toán. Những khoản mục này cần phải kết chuyển này thường thì rất nhiều nên công tác tổng hợp số liệu của kế toán trưởng thương gặp rất nhiều khó khăn xuất phát từ phần mêm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng. * Tồn tại về tài khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng: Tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu, dựa trên chế độ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/QĐ ngày 20/3/2006, phòng kế toán công ty đã mở cho mình hệ thống tài khoản kế toán nhìn chung là phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng tài khoản kế toán này tại công ty bộc lộ một số tồn tại sau: Thứ nhất: Để thống nhất trong toàn Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu không mở TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để tập hợp và kết chuyển chi phí liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp. Công ty chỉ sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” để tập hợp các chi phí trong doanh nghiệp nói chung. Việc hạch toán như vậy là chư hợp lý vì làm giảm hiệu quả của kế toán trong việc cung cấp thông tin của mình. Thứ hai: Do không xuống kho để kiểm tra tình hình vật tư tồn kho thực tế so với số liệu trên sổ kế toán (kế toán chỉ định kỳ 6 tháng một lần xuống kho kiểm kê). Vì thế, số liệu kế toán cung cấp không phản ánh thực tế tình hình tồn kho của công ty. * Tồn tại về sổ kế toán: Trên sổ cái tổng hợp các tài khoản, cột “TK đối ứng” lại ghi “Số dư đầu kỳ”, Tổng số phát sinh và Số dư cuối kỳ như vậy là chưa hợp lý, dễ gây hiểu sai nội dung kinh tế của các chỉ tiêu trên sổ. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Ngày nay, kế toán không chỉ có nhiệm vụ ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà đó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Kế toán cung cấp các thông tin trung thực, chính xác, giúp cho các nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả và phù hợp với tình hình của công ty. Như vậy, xét về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý kinh doanh được hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, doa vậy cần nắm bắt được đặc trưng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Muốn vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng cần phải tuân thủ các yêu cầu sau: - Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các donh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của Nhà nước thông qua các công cụ quản lý kinh tế, các biện pháp hành chính…Do vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy thì kế toán mới thật sự là công cụ quàn lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ hệ thống tài khoản, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo - Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là cần thiết đối với mọi doanh nghiệp song nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp lại có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các doanh nghiệp chỉ mang tính định hướng cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình trong từng thời kỳ. Tuy vậy cũng cần đảm bảo sự thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, về phương pháp đánh giá cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. - Phải đáp ứng được việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác Đây là yêu cầu không thể thiếu trong tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bởi vì kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu đối với thông tin kế toán đó là phải kịp thời, chính xác, phù hợp, giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối ưu - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được muc tiêu này, bên cạnh việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu để hạ thấp chi phí tới mức thấp nhất có thể được, đây là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 3.2.2. Các kiến nghị đề xuất nhằm hoàn hiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. Thứ nhất: Khắc phục tồn tại trong phần mềm kế toán. Về việc giải quyết vấn đề này thì công ty mà trực tiếp là phòng kế toán công ty cần phải liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa, bảo dưỡng và nâng cấp phần mềm nhằm khắc phục những tồn tại hiện có của phần mềm kế toán hiện tại. Nếu cần thiết, công ty nên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm kế toán viết lại phần mềm đó cho doanh nghiệp để hoàn thiện hơn công tác kế toán của doanh nghiệp. Thứ hai: Công ty nên đề nghị Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đưa vào sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán riêng “chi phí bán hàng” và “chi phí quản lý doanh nghiệp”, giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Thứ ba: Công ty nên thực hiện hạch toán kế toán TSCĐ trên máy để giảm bớt khối lượng công việc tính toán thủ công cũng như hệ thống sổ sách làm tay. Thứ tư:: Trên mẫu sổ kế toán tổng hợp của công ty, cột ngày phát sinh đã không được thể hiện cụ thể và để trống. Điều đó làm hạn chế cho việc theo dõi tình hình biến động của các chỉ tiêu. Vậy doanh nghiệp cần điều chỉnh phần mềm kế toán để in ra mẫu sổ kế toán phù hợp hơn có thể hiện ngày phát sinh các nghiệp vụ và các giao dịch. Kết luận Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong nền kinh tế thị trường có một vị trí quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và đối với các doanh nghiệp nói riêng. Một chính sách tiêu thụ lành mạnh, hợp lý là động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, quản lý tốt quá trình tiêu thụ có một ý nghĩa quan trọng quyết định tới sự sống còn của doanh nghiệp. Do vậy, việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế. Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex, em nhận thấy rằng t . Việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được tuy kinh doanh trong một lĩnh vực hết sức đặc thù, nhưng với trình độ quản lý tốt và đội ngũ nhân viên giỏi, biết vận dụng linh hoạt, sáng tạo và hợp lý các nguồn lực sẵn có cũng như các nguồn lực huy động bên ngoài công ty, do đó đã tạo nên hiệu quả cao, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty trong hiện tại cũng như trong tương lai. Tuy nhiên việc tổ chức kế toán bán hàng tại công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế, thiếu sót nhỏ. Xuất phát từ thực trạng của công ty và những tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh với mong muốn công ty có thể khắc phục được phần nào những hạn chế trên, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. Tuy nhiên do thời gian thực tập ít và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong bài luận, do vậy em rất mong có được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô để em có thể hoàn thiện được đề tài của mình. Em xin cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của các thầy cô trong khoa kế toán đặc biệt là TS. Ngô Thu Hồng cùng toàn thể các anh chị trong phòng kế toán công ty Cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex. Danh mục tài liệu tham khảo: Gíáo trình kế toán tài chính- NXB Tài chính năm 2008 Quyết định 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Luận văn của các khoá trước. Kế toán thương mại và dịch vụ, NXB Tài chính năm 2006, Th.s Nguyễn Phú Giang. Chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành Môc lôc