Kế toán bán nhóm hàng dây chuyền thiết bị tại Công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại – Tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam

Khi đã đưa ra giải pháp lập dự phòng phải thu khó đòi tác giả cũng chỉ ra cách hạch toán mà chưa đưa ra là mức trích lập dự phòng là bao nhiêu. Trên thị trường, giá cả luôn thường xuyên biến động mà doanh nghiệp lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên tác giả đã đề nghị phải trích lập để đảm bảo cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Việc giá cả trên thị trường không là nhân tố chính tác động đến việc trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi hàng hóa ở doanh nghiệp luôn ở tình trạng ứ đọng. Nếu hàng hóa của doanh nghiệp luôn được luân chuyển một cách liên tục thì việc lập dự phòng là việc không cần thiết. Bên cạnh đó, tác giả cần phải đưa ra quy định về lập dự phòng như thế nào và việc trích lập dự phòng phải được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng và lập bảng kê tổng hợp kèm theo các bằng chứng giảm giá của giá trị thuần để làm chứng từ khi trích lập. Đồng thời kế toán phải theo dõi trên sổ chi tiết của từng mặt hàng để tránh nhầm lẫn với giá vốn của hàng sản xuất được. Với luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện kế toán bán hàng ở công ty vật tư bưu điện” tác giả Nguyễn Thị Thanh Hoa (Trường Đại học Thương Mại ) - 2006. Đề tài này tác giả đã tìm hiểu và hoàn thiện phương pháp kế toán bán hàng nên sau khi tìm hiểu về thực trạng của doanh nghiệp tác giả đã đưa ra một số kiến nghị như sau: Thực trạng của doanh nghiệp cũng tồn tại vấn đề về việc sử dụng chứng từ, khi xuất kho hàng bán cho khách hàng công ty đã lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà không sử dụng phiếu xuất kho để phản ánh lượng hàng hóa xuất ra. Doanh nghiệp đã không sử dụng đúng chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất kho để bán nên tác giả đã đề nghị phải sử dụng thêm phiếu xuất kho. Việc lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là không chính xác so với quy định của chế độ, các trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như: Xuất hàng hóa bán hàng lưu động; các cơ sở sản xuất kinh doanh xuấ điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ... ở khác địa phương để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc về cơ sở kinh doanh; hàng hóa điều động nội bộ từ kho này sang kho khác; xuất hàng hóa đến dự hội chợ triển lãm; xuất hàng hóa từ công ty đến các văn phòng đại diện của công ty tại các địa phương khác dùng để trưng bày hàng mẫu... Tác giả đưa ra biện pháp sử dụng thêm phiếu xuất kho là chính xác vì hàng hóa trong công ty không phải lúc nào cũng là điều chuyển từ kho này sang kho khác hoặc chuyển xuống đơn vị phụ thuộc... Mặt khác, tác giả còn đưa ra mẫu phiếu xuất kho để công ty có thể áp dụng ngay nhưng tác giả đã chưa đưa ra là phiếu xuất kho này cụ thể phải có bao nhiêu liên và cách quá trình luân chuyển chứng từ xuất kho như thế nào. Thực trạng ở doanh nghiệp là không theo dõi chi tiết tài khoản 511 nên tác giả đã đưa ra đề nghị là phải hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 511. Đặc điểm của công ty vật tư bưu điện là kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc theo dõi chi tiết là cần thiết. Tác giả có đưa ra việc hoàn thiện nhưng chưa nói tài khoản 511 sẽ được chi tiết theo đối tượng nào, tiêu chí nào để dùng để chi tiết hóa. Có thể chi tiết theo từng mặt hàng hoặc theo từng địa điểm bán. Đối với công ty vật tư bưu điện thì việc theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng là hợp lý nhất phù hợp với yêu cầu quản lý. Hiện nay ở công ty vẫn hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản 642, việc hạch toán này là không phù hợp với quy định trong chế độ của kế toán nên tác giả đã đề nghị phải hạch toán vào tài khoản 156 (1562). Tác giả đã chưa đưa ra cách thức phân bổ chi phí cho từng đối tượng mặt hàng mà chỉ nêu trình tự hạch toán. Khi hạch toán thêm tài khoản 156 (1562) kế toán phải mở thêm sổ chi tiết như thế nào tác giả cũng chưa đề cập đến. Công ty khi phát sinh nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại cũng cho vào tài khoản 811 như trường hợp ở trên nên tác giả đã đưa ra biện pháp phải hạch toán đúng doanh thu hàng bán bị trả lại theo đúng quy định vào tài khoản 531. Nhưng cũng giống như đề tài nghiên cứu trên, tác giả mới chỉ đưa ra cách hạch toán mà chưa đi sâu vào việc hướng dẫn sử dụng chứng từ và cách vào sổ như thế nào cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu ra sao. Qua việc nghiên cứu các đề tài trên, em đã nhận thấy rằng các tác giả mới chỉ đưa ra các giải pháp mang tính chung chung mà chưa giải quyết vấn đề một cách triệt để. Tác giả mới chỉ ra phương pháp kế toán, cách hạch toán các nghiệp vụ mà chưa đi sâu về phần chứng từ sử dụng và cách vào sổ kế toán. Các biện pháp trên chỉ mới chỉ giải quyết được phần nào trong công việc của kế toán. Vì vậy trong đề tài nghiên cứu của mình, em sẽ dựa vào thực trạng của đơn vị đang thực tập và các biện pháp trên để hoàn thiện hơn các giải pháp đó để nó có thể mang tính áp dụng cao. 2.4. Phân định nội dung. Các vấn đề liên quan đến kế toán bán hàng đã được quy định trong các chuẩn mực chế độ nhưng chưa phủ đầy tất cả các nội dung. Do đó mỗi doanh nghiệp có cách hiểu khác nhau nên việc vận dụng giữa các doanh nghiệp là khác nhau. Về chứng từ sử dụng. Khi bán hàng, các doanh nghiệp đều phải lập các chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài Chính nhưng còn về chứng từ hướng dẫn là tùy từng mỗi doanh nghiệp sẽ có cách làm khác nhau. Vì vậy việc sử dụng chứng từ hướng dẫn là không đồng nhất giữa các doanh nghiệp. Các công trình nghiên cứu trước mà em tìm hiểu cũng có đề cập đến vấn đề này nhưng hầu hết là chỉ đưa ra mẫu chứng từ sử dụng mà chưa giải quyết triệt để tới quá trình luân chuyển chứng từ. Do đó, thông qua đề tài nghiên cứu của mình em làm rõ hơn về các loại chứng từ hướng dẫn này về khía cạnh: cách lập và trình tự luân chuyển chứng từ. Tài khoản sử dụng và sổ kế toán. Thông thường trong chế độ quy định hầu hết các tài khoản chỉ được chi tiết đến cấp 2 nhưng do yêu cầu quản lý và để phù hợp với công tác kế toán mà ta có thể chi tiết tài khoản cấp 3 hoặc cấp 4 điều đó tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các nghiệp vụ bán hàng đều được quy định trong chế độ nhưng nhiều doanh nghiệp còn hạch toán sai. Như nhiều doanh nghiệp hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu vào chi phí bán hàng điều này đã được các công trình trước giải quyết nhưng còn về phần theo dõi các tài khoản chi tiết thì chưa được làm rõ hoặc các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng kế toán lại hạch toán vào các khoản chi phí ... Vì vậy, trong đề tài nghiên cứu của mình em sẽ đi sâu vào việc tìm hiểu xem công tác kế toán ở đơn vị có thực hiện đúng với quy định của chế độ hay không, việc theo dõi các sổ có khoa học và hợp lý chưa? CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI 3.1. Các phương pháp nghiên cứu. 3.1.1. Phương pháp điều tra. Đối tượng: Đối tượng của phương pháp điều tra là đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý của công ty, đặc điểm về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng tại công ty. Mục đích: Việc sử dụng phương pháp này giúp ta tìm hiểu tổng quan về đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy quản lý của công ty, tổ chức công tác kế toán và công tác quản lý kế toán bán hàng tại công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại. Cách thực hiện: Bước 1: Thiết kế phiếu điều tra Phiếu điều tra phải được thiết kế sao cho phù hợp với mục đích ở trên do đó yêu cầu của phiếu điều tra: + Các thông tin trong phiếu phải đầy đủ, logic và hợp lý. + Các câu hỏi trong phiếu điều tra phải rõ ràng, dễ dàng cho người được điều tra, tạo điều kiện tốt cho việc xử lý sau khi thu thập thông tin. + Câu hỏi trong phiếu điều tra hầu hết được thiết kế theo kiểu câu hỏi trắc nghiệm để người được điều tra có thể dễ dàng trả lời. Xuất phát từ những yêu cầu trên nội dung của phiếu điều tra gồm ba phần chính: người điều tra, đối tượng điều tra và phiếu câu hỏi. Nội dung của phiếu câu hỏi tập trung chủ yếu ở hai vấn đề chính đó là phần chung tìm hiểu tổng quan về tình hình của doanh nghiệp và phần cụ thể đi sâu nghiên cứu về việc tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. Nội dung phiếu điều tra xem phụ lục số 01. Bước 2: Phát phiếu điều tra. Sau khi thiết kế xong, phiếu điều tra được phát cho từng đối tượng có liên quan: + Thời gian thực hiện: Từ ngày 30/3 đến ngày 1/4/2009 + Số lượng phiếu phát ra: 3 phiếu + Đối tượng phiếu điều tra: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ + Số lượng phiếu thu về: 3 phiếu + Số phiếu sử dụng được: 3 phiếu Kết quả thu được: Sau khi nhận phiếu về, tổng hợp kết quả thu thập được mô tả lại đặc điểm hoạt động, công tác tổ chức kế toán, các vấn đề liên quan đến việc áp dụng các chế độ chính sách của công ty. Đồng thời mô tả khái quát về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty. Bảng tổng hợp phiếu điều tra (phụ lục 03) 3.1.2. Phương pháp phỏng vấn Đối tượng phỏng vấn: Những đặc điểm về hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và đặc điểm về công tác kế toán bán hàng nói riêng. Mục đích: Phương pháp này dùng để phỏng vấn trực tiếp các đối tượng có liên quan đến đề tài nghiên cứu. Qua đó có thể hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của công ty cũng như công tác quản lý kế toán bán hàng. Cách thực hiện: Bước 1: Lập kế hoạch phỏng vấn. Xây dựng kế hoạch phỏng vấn bao gồm các vấn đề sau: * Người được phỏng vấn: Do đề tài nghiên cứu là kế toán bán hàng nên để có được thông tin chính xác và phù hợp với yêu cầu đã đặt ra thì người được phỏng vấn phải là người có liên quan trực tiếp đến công việc này. Do đó đối tượng được phỏng vấn là kế toán trưởng, kế toán tổng hợp. * Thời gian phỏng vấn: Cuộc phỏng vấn được diễn ra từ ngày 2/4 đến ngày 3/4/2009. * Địa điểm phỏng vấn: Tại phòng kế toán tài chính * Yêu cầu và nội dung câu hỏi phỏng vấn: Yêu cầu của câu hỏi phỏng vấn: + Câu hỏi phỏng vấn phải gắn với các vấn đề nghiên cứu của đề tài kế toán bán hàng chủ yếu tập trung vào kế toán bán nhóm hàng dây chuyền thiết bị. + Câu hỏi phải phù hợp với đối tượng được phòng vấn. + Các câu hỏi không được trùng lặp với câu hỏi trắc nghiệm trong phương pháp điều tra. + Câu hỏi đặt ra phải dễ hiểu tránh gây khó khăn cho đối tượng được phỏng vấn. Nội dung bảng câu hỏi phỏng vấn xem phụ lục số 02. Bước 2: Tiến hành phỏng vấn. Như thời gian và địa điểm đã định trước, tiến hành phỏng vấn các đối tượng có liên quan. Trong quá trình phỏng vấn người phỏng vấn phải khéo léo đưa ra các câu hỏi và câu hỏi mang tính chất gợi mở để thu được thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong quá trình phỏng vấn có thể phát sinh thêm những vướng mắc thì có thể hỏi lại luôn và đến cuối buổi nhắc lại một lần nữa có được để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Ghi chép thông tin phỏng vấn: Sau khi phỏng vấn xong viết báo cáo về các thông tin thu thập được Yêu cầu của báo cáo: Lựa chọn các thông tin phù hợp với mục đích nghiên cứu của đề tài. Kết quả thu thập được: Thu thập được thông tin đặc điểm về kế toán bán hàng tại công ty đặc biệt là mặt hàng dây chuyền thiết bị, cách thức ghi nhận doanh thu, việc xác định giá gốc và xác định giá bán. 3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến vấn đề nghiên cứu. 3.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại là đơn vị thành viên của Tập kinh tế VINASHIN, một đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ và hạch toán độc lập theo quyết định số 40QĐ/TCCB – LĐ của Bộ Giao thông vận tải ngày 11/05/1991. Một số thông tin cơ bản liên quan đến công ty: - Tên công ty: Công ty tư vấn đầu tư và Thương mại. - Tên giao dịch: Trade and investment consultant company. - Tên viết tắt: INTRACO. - Địa chỉ: 120B – Hàng Trống – Hoàn Kiếm – Hà Nội. Hiện nay lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là hoạt động tư vấn và hoạt động kinh doanh thương mại. Ban lãnh đạo công ty gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Giám đốc: là người đứng đầu công ty. Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt, thay mặt cho công ty trong các giao dịch thương mại, là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty. Hai phó giám đốc gồm: Một giám đốc phụ trách kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách quản lý dự án. Bộ máy tổ chức của công ty được chia làm 12 phòng ban, mỗi phòng ban chuyên về một lĩnh vực khác nhau. Các phòng ban chức năng của công ty gồm có: Phòng khảo sát, phòng thiết kế, phòng dự toán, phòng quản lý chất lượng, phòng tài chính – kế toán, phòng tổ chức, phòng dự án, phòng kiến trúc, phòng quản lý thông tin, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh và đối ngoại, phòng hành chính tổng hợp. Trong mỗi phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng điều hành và kiểm tra các hoạt động của phòng trước khi trình lên phó giám đốc xét duyệt. Tuy nhiên, phòng Tài chính – kế toán và phòng Tổ chức do giám đốc trực tiếp quản lý. Sơ đồ bộ máy quản lý được khái quát trong sơ đồ số 01. Đặc điểm của công tác kế toán của công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Bộ máy kế toán của công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại cũng được tổ chức theo các phần hành riêng biệt nhưng có sự phối kết hợp với nhau giữa các phần hành. Phòng kế toán của công ty bao gồm trưởng phòng kế toán, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán các đơn vị thành viên. Sơ đồ bộ máy kế toán được khái quát theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN KẾ TOÁN TỔNG HỢP Trưởng phòng kế toán: là người đứng đầu bộ máy kế toán, người đại diện của phòng tài chính kế toán trong quan hệ với giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ điều hành và tổ chức các hoạt động trong phòng tài chính kế toán, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra tính toán ghi chép tình hình hoạt động của công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được nhà nước quy định, ngoài ra còn phải lập kế hoạch thu chi cho toàn công ty, trình lên giám đốc, sau khi được ký duyệt thì triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch đó. Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm cập nhập các thông tin mới về kế toán tài chính cho cán bộ kế toán trong công ty. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ lập phiếu kế toán, thanh toán bù trừ công nợ (theo dõi công nợ), hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý, là người chịu trách nhiệm chính trong công tác hạch toán tại công ty, ngoài ra kế toán tổng hợp còn kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang để phục vụ cho việc khóa sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu, công nợ với khách hàng, hàng tháng lập hóa đơn chứng từ cho từng khách hàng để lên doanh thu và công nợ, theo dõi tình hình thu chi và thanh toán tiền mặt với các đối tượng, lập hóa đơn chứng từ thanh toán, lập đầy đủ chính xác các chứng từ, theo dõi các chứng từ Ngân hàng. Theo dõi tình hình nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước. Thủ quỹ: quản lý tiền mặt của đơn vị, thực hiện thu. chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, lập báo cáo quỹ đồng thời thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt trong két và số dư tài khoản tiền mặt trong sổ sách. Kế toán ở các đơn vị thành viên có trách nhiệm hạch toán và ghi sổ theo đúng chuẩn mực, hàng quý báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty. Các chế độ, chính sách kế toán công ty đang áp dụng: Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán VASJ ACCOUTING (Công ty phần mềm kế toán Việt – Pháp) để hạch toán và ghi sổ. Đơn vị tiền tệ được dùng để ghi chép công tác kế toán và lập các báo cáo tài chính là đồng Việt Nam. Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12. Công ty lập đầy đủ báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán (B 01-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B 02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B 03-DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (B 09-DN). Phương pháp kế toán dựa trên cơ sở dồn tích. Kế toán của công ty được chia thành các phần hành cơ bản sau: kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng và công nợ phải thu, kế toán mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng. Môi trường vĩ mô: Tình hình kinh tế trong và ngoài nước: Cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã gây khó khăn không nhỏ tới hầu hết các doanh nghiệp trong và ngoài nước và công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại cũng không là một ngoại lệ. Hầu hết các doanh nghiệp đều trong giai đoạn hoạt động cầm chừng nên việc ký kết hợp đồng để bán hàng cũng giảm đi đáng kể so với các năm trước. Môi trường chính trị, pháp luật: Nước ta có cơ chế chính sách ưu đãi đối với ngành công nghiệp đóng tàu như: miễn thuế nhập khẩu đối với các loại máy móc, trang thiết bị, phương tiện vận tải (nằm trong dây chuyền công nghệ) để tạo tài sản cố định và nguyên vật liệu, bán thành phẩm phục vụ cho việc đóng tàu mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất không đạt tiêu chuẩn quy định... Các chính sách này giúp công ty giảm thiểu chi phí tạo điều kiện để tăng doanh thu cho công ty. Sự cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường: Giá bán trên thị trường ảnh hưởng lớn đến việc xác định giá bán của công ty, giá bán của công ty phải thỏa mãn với yêu cầu của khách hàng mà vẫn bảo đảm được việc thực hiện lợi nhuận của mình. Môi trường vi mô: Công ty hiện có một vị thế rất thuận lợi nằm giữa trung tâm của thủ đô nên việc nên việc giao dịch ký kết hợp đồng dễ dàng cho các đối tác trong cũng như ngoài nước. Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, INTRACO đã có uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước quan hệ hợp tác với nhiều khách hàng trên thế giới do đó công ty đã nắm bắt được các cơ hội lớn trong việc tìm kiếm các hợp đồng bán hàng mang lại lợi nhuận cao. Đội ngũ lao động cán bộ trong công ty đều là những người có trình độ năng lực kỹ thuật cao trong đó số người đạt trình độ đại học ở phòng kế toán là chiếm 100%. Với nguồn nhân lực chất lượng như trên thì việc công tác quản lý kế toán đặc biệt là hạch toán kế toán bán hàng càng chính xác hơn. Nhân viên trong phòng kế toán luôn luôn cập nhật những thay đổi trong quy định, chế độ và chính sách do đó tránh được sai sót trong công tác quản lý kế toán. Bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với loại hình cũng như quy mô của công ty. Cơ cấu bộ máy kế toán được sắp xếp một cách hợp lý phù hợp, công việc của các kế toán viên không bị chồng chéo. Tuy nhiên do số lượng nhân viên kế toán ít nên thường vào mỗi kỳ quyết toán cuối năm khối lượng công việc nhiều nên khó tránh khỏi sai sót. Trong quá trình hạch toán muốn đơn giản hóa công tác kế toán và làm giảm nhẹ khối lượng công việc, nhiều trường hợp kế toán chưa thực hiện đúng theo quy định của chế độ và chuẩn mực. Chính sách kinh doanh của công ty: Trong quá trình bán hàng ít phát sinh các trường hợp giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại nên công tác kế toán bán hàng cũng được đơn giản hóa hơn. Ngoài ra công ty còn có những chính sách ưu đãi dành cho khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán để nhằm thu hút khách hàng. Khoản chiết khấu này kế toán phải tính toán sao cho vừa đảm bảo lợi nhuận của mình lại vừa làm thỏa mãn lợi ích của khách hàng. Bộ máy quản lý: Mô hình tổ chức của công ty hiện nay là Giám đốc trực tiếp quản lý phòng kế toán do vậy khi có thay đổi trong đường lối chính sách kinh doanh của công ty luôn được phòng kế toán nắm bắt một cách nhanh chóng và kịp thời. Mô hình này phù hợp với yêu cầu của công tác quản trị của công ty, việc quản lý trực tiếp này cũng giúp cho Giám đốc nắm rõ tình hình kinh doanh để có kế hoạch phù hợp cho từng giai đoạn phát triển. 3.3. Khái quát thực trạng kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng dây chuyền thiết bị tại công ty INTRACO. 3.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh của công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ thuộc lĩnh vực thủy, môi giới phát triển công nghiệp đóng tàu, kinh doanh các máy móc dây chuyền thiết bị và sản phẩm công nghệ cao. Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị cho các ngành công nghiệp khác ngoài đóng tàu. Đặc điểm về mặt hàng dây chuyền thiết bị Mặt hàng dây chuyền thiết bị được sản xuất bởi các nhà sản xuất công nghiệp trong và ngoài nước, được các nhà tiêu dùng công nghiệp mua về nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Mặt hàng này đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật phức tạp như vận hành, lắp đặt, yêu cầu có bảo dưỡng cao về độ chính xác và tính đồng bộ. Hầu hết các dây chuyền đều có giá trị lớn do đó khối lượng thanh toán tiền hàng nhiều. Công tác quản lý hàng hóa của công ty được thực hiện cả về mặt hiện vật và giá trị. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, trách nhiệm cho từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện như phòng kinh doanh, phòng kế toán, thủ kho... Trong đó phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát kịp thời kể cả về số lượng và giá trị hàng hóa sau mỗi lần nhập, xuất hàng hóa. Đặc điểm về phương thức bán hàng: Do đặc thù của mặt hàng này là có giá trị lớn, sản phẩm đòi hỏi hàm lượng kỹ thuật cao nên chỉ khi nào có đơn đặt hàng của khách hàng thì công ty mới dựa theo các yêu cầu của khách hàng mới đi nghiên cứu thị trường để tìm được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách. Do đó phương thức bán chủ yếu của công ty là bán hàng trực tiếp. Bất kỳ sản phẩm nào bán ra đều phải tuân thủ các bước sau: đặt hàng – lập hợp đồng – thanh toán – nhận hàng – lập hoá đơn giá trị gia tăng. Xác định giá vốn và giá bán Giá vốn hàng bán được xác định bằng giá mua thực tế chưa bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Do đặc thù mặt hàng kinh doanh của công ty là không đa dạng nên kế toán xác định giá xuất kho theo phương pháp đích danh. Để thu hút khách hàng, công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá bán tính trên cơ sở giá mua hàng, điều chỉnh theo giá thị trường đồng thời phụ thuộc mối quan hệ giữa khách hàng với công ty trên cơ sở giá cả cạnh tranh bù đắp chi phí đảm bảo có lợi nhuận dương. Công ty chỉ thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trước hạn và với khách hàng ở tỉnh xa. Phần giảm giá này công ty có thể thực hiện chiết khấu cho khách hàng từ 1 đến 3% trên tổng doanh thu ghi trên hóa đơn. Ngoài ra, công ty còn thực hiện một số dịch vụ kỹ thuật, tư vấn, thiết kế nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng lắp đặt, sử dụng các sản phẩm của mình mà không thu phí phục vụ. Chính sách giá cả linh hoạt phù hợp với cơ chế thị trường và các loại hình dịch vụ trên đã làm cho uy tín của công ty với các bạn hàng ngày càng cao và thu hút ngày càng nhiều khách hàng mới. Phương thức thanh toán Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu... Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ theo từng hợp đồng quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ với khách hàng tối đa từ 30 – 45 ngày. Công ty luôn tạo mọi thuận lợi trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán chậm hiện nay chiếm tỉ trọng lớn trong Công ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng phải quy định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá thời hạn này Công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng giá thanh toán. Chính bởi lẽ đó mà trong những năm qua trong Công ty không xảy ra tình trạng mất hoặc bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp hoặc ngân hàng bảo lãnh. 3.3.2. Thực trạng kế toán bán hàng bán nhóm hàng dây chuyền thiết bị tại công ty INTRACO. Chứng từ sử dụng: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng với người mua hàng phải có những chứng từ phù hợp để phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tiêu thụ và thanh toán đồng thời doanh nghiệp phải có một trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm tra và ghi chép sổ một cách phù hợp và chứng từ phải được lưu trữ một cách khoa học và an toàn. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, khi xuất kho hàng bán kế toán lập phiếu xuất kho (phụ lục số 04) nhưng chưa lập hóa đơn giá trị gia tăng. Do đặc thù kinh doanh của mặt hàng là phải hoàn thành công việc lắp đặt thì việc bán hàng mới được hoàn tất. Khi đó kế toán mới xuất hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục 05) nếu khách hàng thanh toán tiền ngay thì kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng lập phiếu thu theo mẫu (phụ lục 06). Nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều chỉ thanh toán một phần giá trị của hàng hóa còn lại là chấp nhận nợ. Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán phản ánh ngay trên hóa đơn giá trị gia tăng lần cuối cùng của khách hàng (phụ lục 07). Vận dụng tài khoản và sổ kế toán: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện do hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theo dõi và xác định được doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hóa đơn bán hàng và từng phương thức thanh toán cụ thể để xác định được doanh thu và hạch toán doanh thu cho hợp lý chính xác. Do đặc thù kinh doanh của mặt hàng này còn phụ thuộc nhiều vào công tác lắp đặt việc ghi nhận doanh thu cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện của VAS 14. Khi việc bán hàng được hoàn tất thì căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi nhận doanh thu vào tài khoản 511, thuế vào tài khoản 3331 kế toán sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ tổng hợp gồm: Kế toán phản ánh phần doanh thu bán hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có) vào nhật ký bán hàng (phụ lục số 08) đồng thời vào sổ cái cho tài khoản 511 (phụ lục 09) và tài khoản 131 (phụ lục 10). Sổ chi tiết gồm: Sổ chi tiết tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng (phụ lục số 11). Sổ chi tiết tài khoản 131 – Chi tiết cho từng đối tượng khách hàng (phụ lục số 12) nếu khách hàng trả chậm. Đồng thời với việc ghi nhận doanh thu kế toán phải kết chuyển giá vốn, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán vào tài khoản 632. Giá vốn hàng bán được xác định trên giá mua thực tế chưa bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua, các chi phí phát sinh trong quá trình mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C ... kế toán hạch toán vào tài khoản 641(6417) – Chi phí dịch vụ mua ngoài. Sau đó, kế toán vào sổ nhật ký chung (phụ lục 13) và sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 14) để phản ánh giá vốn của hàng bán ra. Khi khách hàng thanh toán tiền thì căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh vào tài khoản 111 hoặc 112 trên sổ nhật ký chung (phụ lục 13) từ đó vào các sổ cái của tài khoản 111 hoặc 112. Đối với trường hợp chiết khấu thương mại, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục 07) kế toán không phản ánh khoản chiết khấu vào tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại mà ghi nhận luôn vào tài khoản 511 là phần doanh thu sau khi đã trừ đi khoản chiết khấu. Do đó kế toán cũng vào các sổ giống như trường hợp trên. CHƯƠNG 4: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 4.1. Những nhận xét, đánh giá về kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng dây chuyền, thiết bị tại công ty INTRACO. 4.1.1. Những ưu điểm. Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường đã đòi hỏi công ty phải có những thay đổi sao cho phù hợp với sự biến động đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ đó. Công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại INTRACO đã năng động trong việc chuyển đổi cơ chế, tìm hiểu những mặt hàng chất lượng cao phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Sản phẩm của công ty ngày càng có uy tín trên thị trường và được khách hàng rất tin cậy. Kết quả có được như vậy là do có bộ máy lãnh đạo năng động, sáng tạo, nhiệt tình, có bề dày kinh nghiệm và đội ngũ cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, thường xuyên học hỏi kiến thức. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng củng cố và hoàn thiện. Kế toán đã phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh doanh của công ty, trong đó hạch toán kế toán bán hàng đã dần được hoàn thiện đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Các ưu điểm cụ thể của kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng được thể hiện trên những mặt sau: Về công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung phù hợp với loại hình cũng như quy mô của công ty, cơ cấu bộ máy kế toán được sắp xếp một cách hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý, phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty. Tuy số lượng kế toán ít không có kế toán phụ trách phần hành riêng nhưng các kế toán viên tại công ty đã có nhiều kinh nghiệm làm kế toán và vững về nghiệp vụ do đó một người có thể đảm nhận nhiều phần hành kế toán mà vẫn đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, giúp công tác hạch toán được đầy đủ, chính xác, kịp thời. Công ty luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập tại các lớp nghiệp vụ do các cơ quan ban ngành chức năng mở như Ban tài chính kế toán của tập đoàn, Phòng nghiệp vụ của Cục thuế Hà Nội ... giúp cho nghiệp vụ của kế toán viên càng vững vàng hơn. Trong các đợt tập huấn, luôn có sự trao đổi kinh nghiệm giữa cán bộ giảng dạy và các kế toán viên hoặc giữa các kế toán viên với nhau, giúp cho kế toán viên nhanh nhạy hơn trong xử lý mọi tình huống, giúp công tác hạch toán linh hoạt và hiệu quả hơn. Để công tác kế toán thuận lợi hơn trong việc hạch toán, lưu trữ và xử lý các số liệu, Ban lãnh đạo của công ty đã trang bị cho máy vi tính cùng với phần mềm kế toán để giảm bớt một phần công việc cho nhân viên. Hiện nay 100% người trong phòng kế toán sử dụng thành thạo phần mềm kế toán VASJ ACCOUTING (Công ty phần mềm kế toán Việt – Pháp). Về tổ chức hạch toán ban đầu. Công ty đã sử dụng tương đối và hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu được lập đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý chính vì vậy mà hệ thống chứng từ của công ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ cho quá trình hạch toán. Việc tổ chức công tác hạch toán về doanh thu được thực hiện tốt, sử dụng mẫu hóa đơn về bán hàng do Bộ Tài chính ban hành, sau khi ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ, có đầy đủ chữ ký trên chứng từ, sau khi xem xét tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp thì chứng từ mới thành cơ sở để ghi vào sổ kế toán. Chứng từ được đánh số thứ tự, phân loại và bảo quản tại phòng kế toán luôn đảm bảo tính bảo mật, an toàn và thời gian lưu trữ (5 năm trở lên mới được hủy). Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như các yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Các chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán do vậy chứng từ được đánh giá theo trình tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo. Việc kiểm tra này giúp phân loại, tổng hợp thông tin tài chính để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Về chứng từ, sổ sách. Chứng từ được luân chuyển và có kết cấu một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty sử dụng các chứng từ đúng với quy định của Bộ Tài chính về mẫu hóa đơn giá trị gia tăng hay phiếu thu, phiếu chi... Hệ thống sổ sách được lập một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là hình thức thông dụng đơn giản mà điều quan trọng hơn cả là nó phù hợp với loại hình doanh nghiệp dịch vụ và thương mại nói chung và đặc biệt phù hợp với cơ cấu tổ chức nhân sự của bộ máy kế toán của công ty nói riêng. Bên cạnh đó, để phù hợp cho việc theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền, bán hàng, mua hàng trong công việc hạch toán đã mở thêm sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng. Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1, 2 theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở thêm tài khoản cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại hàng hóa và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ phần nào khối lượng kế toán, tránh sự chồng chéo trong công tác ghi chép. Việc hạch toán kế toán bán hàng luôn được ghi chép đầy đủ đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh không bị bỏ sót hay ghi chép sai. Việc hạch toán được chi tiết cho từng loại giúp thuận lợi trong việc theo dõi những biến động của sản phẩm đó từ đó quản lý tốt hơn. Giá vốn hàng bán được xác định riêng cho từng loại sản phẩm, xác định theo từng tháng giúp cho việc hạch toán được rõ ràng. Công ty đã áp dụng đầy đủ các nguyên tắc hạch toán theo các quy định của chuẩn mực về việc ghi nhận doanh thu bán hàng. Trên cơ sở đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty kế toán bán hàng đã áp dụng linh hoạt lý luận vào thực tiễn để đưa ra phương pháp hạch toán phù hợp. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý vì các mặt hàng kinh doanh của công ty đều có giá trị lớn và nhiều mặt hàng khác nhau vì vậy không thể định kỳ mới kiểm tra được. Việc áp dụng phương pháp này giúp tránh được sai sót trong quá trình kiểm kê hàng hóa. 4.1.2. Những tồn tại. Những thành tựu trong công tác hạch toán kế toán đã đóng góp không nhỏ vào sự thành công của Công ty song bên cạnh những thành tựu vẫn còn những vướng mắc, những tồn tại mà các nhà quản lý nói chung và các cán bộ kế toán nói riêng cần phải quan tâm để có biện pháp xử lý kịp thời, nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác kế toán cũng như hiệu quả của việc tổ chức hạch toán kế toán bán nhóm hàng dây chuyền thiết bị. Những hạn chế đó được bộc lộ ở những điểm sau: Về chứng từ sử dụng: Khi xuất kho hàng bán công ty mới chỉ có phiếu xuất kho mà chưa có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đi kèm, như vậy là chưa đúng với quy định của chuẩn mực và chế độ. Nếu gặp đội quản lý thị trường hoặc cơ quan thuế kiểm tra thì không xác minh được tính hợp lệ của hàng hóa do đó có thể bị phạt từ đó làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Quá trình luân chuyển chứng từ còn gặp nhiều khó khăn do kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành công việc, trong khi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng ngày càng nhiều, tuy kế toán có nhiều kinh nghiệm nhưng dưới áp lực công việc ngày càng nặng nề thì khó tránh khỏi sai sót. Phương pháp xác định giá gốc: Tất cả các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng, kế toán không hạch toán vào tài khoản 1562 – chi phí mua hàng mà hạch toán vào tài khoản 6417 – chi phí dịch vụ mua ngoài. Cách hạch toán này không phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán số 02 về việc xác định giá gốc hàng tồn kho : “Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại”. Việc hạch toán này đã làm sai lệch giá gốc của hàng hóa bán ra lúc này giá gốc chỉ được tính trên giá mua thực tế mà không bao gồm các chi phí phát sinh, do đó trị giá vốn hàng bán chưa được phản ánh đúng. Về tài khoản sử dụng: Hiện nay, khi phát sinh các khoản chi phí trong quá trình thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C... công ty đã không hạch toán riêng vào tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” mà lại hạch toán vào tài khoản 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. Việc sử dụng tài khoản này là chưa hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp theo QĐ15/2006 của Bộ Tài chính ban hành: tài khoản 641 dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chứ không dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng. Khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại kế toán phản ánh luôn vào tài khoản 5111 sau khi đã trừ khoản giảm giá mà không phản ánh vào tài khoản 521. Việc hạch toán này tuy không ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận sau thuế nhưng không đúng với quy đinh của chế độ kế toán hiện hành. Về chính sách kinh doanh: Trong điều kiện nền kinh tế phát triển như hiện nay, việc bán hàng là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để bán được hàng các doanh nghiệp không chỉ nghĩ đến việc mua cái gì và chất lượng như thế nào mà còn phải quan tâm đến quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa trong đó có các phương thức bán hàng. Thực tế tại công ty hầu hết chỉ bán hàng theo phương thức bán trực tiếp và bán tại kho của công ty và các cửa hàng được mở ra nhưng việc tiêu thụ hàng hóa cũng chưa được áp dụng các phương pháp khác như gửi hàng đi bán. Việc mở rộng hình thức bán hàng có thể thu hút được nhiều đối tượng khách hàng hàng hơn, vì nhiều khi không phải là ai cũng có thể biết đến công ty nhất là những khách hàng ở xa. Vì vậy việc áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau có thể sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn. Về bộ máy kế toán: Với quy mô công ty ngày càng mở rộng, khối lượng công việc ngày càng lớn, công tác hạch toán kế toán đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao. Do vậy, sự kiêm nhiệm nhiều phần hành của các kế toán viên sẽ khó đáp ứng trong nhu cầu công việc, điều này có thể gây áp lực công việc đối với kế toán dẫn tới công tác kế toán kém hiệu quả. Nhất là thời kỳ phải lập báo cáo quyết toán năm kế toán trưởng phải đảm nhận thêm một số công việc của nhân viên kế toán. 4.2. Quan điểm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại INTRACO. 4.2.1. Nguyên tắc hoàn thiện. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng phải dựa trên các nguyên tắc sau Thứ nhất, hoàn thiện phải trên nguyên tắc phù hợp với đặc thù quản lý kinh tế của Việt Nam ở hiện tại và tương lai. Kế toán là một bộ phận trong nền kinh tế của đất nước do đó không thể tách rời các quy định quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước. Nền kinh tế thế giới đang trong quá trình hội nhập sâu rộng nên các chính sách của Nhà nước luôn luôn thay đổi cho phù hợp với sự biến động chung. Vì vậy hoàn thiện phải trên cơ sở tôn trọng các chế độ, chính sách mới ban hành. Nếu không thực hiện tốt điều này thì các biện pháp đưa ra cho doanh nghiệp dù có hiệu quả đến đâu cũng không được thừa nhận. Mặt khác, các giải pháp đưa ra không chỉ phù hợp với điều kiện hiện tại mà phải mang tính chất lâu dài và ổn định. Điều này đòi hỏi người nghiên cứu phải có cách nhìn sâu rộng để có thể nắm bắt được xu hướng và diễn biến phát triển trong tương lai. Nguyên tắc thứ hai là các giải pháp đưa ra phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp khác nhau sẽ có đặc điểm kinh doanh khác nhau nên các biện pháp đưa ra phải phù hợp với tình hình thực trạng của đơn vị đó. Xuất phát từ những bất cập còn tồn tại trong công ty và yêu cầu của công tác quản lý của ban lãnh đạo ta phải đưa ra biện pháp sao cho thỏa mãn cả hai điều kiện trên. Thứ ba, các giải pháp đưa ra phải đảm bảo hiệu quả và tính khả thi cao, đây chính là tiêu chuẩn để đánh giá công tác hoàn thiện kế toán. Các giải pháp mang lại sự hợp lý và thuận tiện cho doanh nghiệp và người làm công tác kế toán như thế nào. Hiệu quả được thể hiện là giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xây dựng công tác kế toán bán hàng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp hơn. Các giải pháp hoàn thiện cần chứng minh được tính khả thi của mình. Doanh nghiệp có đủ điều kiện áp dụng không, nếu áp dụng thì có thực sự đem lại kết quả mong muốn không...? Qua đó ta có thể thấy rằng việc hoàn thiện kế toán bán hàng phải tuân thủ ba nguyên tắc trên. Từ đó các giải pháp đưa ra mới có ý nghĩa với doanh nghiệp nhằm khắc phục những mặt tồn tại và phát huy những ưu điểm trong công tác kế toán bán hàng đảm bảo thực hiện theo đúng chế độ của Nhà nước ban hành. 4.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện. Để công tác tổ chức hạch toán kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với các điều kiện thực tế tại công ty và đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam thì công tác hạch toán kế toán cần phải hoàn thiện hơn nữa. Mục tiêu hoàn thiện tổ chức hạch toán là các biện pháp đưa ra phải mang tính khả thi có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy, quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa trên nguồn nhân lực, vật chất hiện có cũng như dựa vào bộ máy quản lý hiện có phù hợp với quy mô của công ty. Xuất phát từ mục tiêu và quan điểm như trên, để hoàn thiện hơn về phần kế toán bán hàng tại công ty INTRACO cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: Hạch toán kế toán bán hàng phải hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán, chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong việc hạch toán doanh thu. Các chế độ, chính sách kế toán của Nhà nước là thường xuyên thay đổi vì vậy việc việc hoàn thiện phải dựa trên những thay đổi mới nhất cho phù hợp với chế độ hiện hành. Việc hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc chung trong công tác tổ chức như: thống nhất tập trung dân chủ và tính độc lập tương đối trong phạm vi ngành cũng như trong phạm vi doanh nghiệp. Tính thống nhất sẽ đảm bảo thu thập thông tin, tài liệu, số liệu đồng bộ kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, phương pháp hạch toán sử dụng biểu mẫu, tập hợp số liệu. Sự thống nhất này được biểu hiện dưới hình thức tập trung dân chủ nhằm điều khiển chỉ đạo và thực hiện tốt mọi mặt công tác kế toán. Song đối với đơn vị trực thuộc cần có tính tương đối nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo và quyền bình đẳng trong quản lý kinh doanh. Hoàn thiện công tác kế toán trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hạch toán phải tôn trọng nguyên tắc kế toán như pháp lệnh kế toán cũng như Luật kế toán mới ban hành và chuẩn mực kế toán quốc tế được thừa nhận ở Việt Nam. Hoàn thiện hạch toán doanh thu phải được đặt trong mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích đạt được, phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty hoạt động đều và có hiệu quả vì mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả công tác, đồng thời nâng cao lợi nhuận của công ty. Bên cạnh đó phải đảm bảo hạch toán đơn giản rõ ràng, phân nhiệm hợp lý khoa học áp dụng phương pháp hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán. Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác kịp thời cho Ban lãnh đạo, phục vụ cho công tác quản lý thì hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải hướng tới hiện đại hóa, chuyên môn hóa và đảm bảo tính chính xác, kịp thời và cần thiết của các thông tin kế toán cho việc ra quyết định. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt vì vậy yêu cầu này càng trở nên quan trọng. 4.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại INTRACO. Về chứng từ sử dụng: Khi xuất hàng hóa kế toán phải sử dụng thêm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ để đảm bảo tính hợp lệ của hàng hóa đi trên đường. Kế toán có thể lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm 2 liên trong đó 1 liên được lưu tại cuống để theo dõi và 1 liên được giao cho người vận chuyển hàng hóa nắm giữ. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thể hiện trong phụ lục số 15. Về phương pháp xác định giá gốc: Hiện nay công ty chỉ xác định giá gốc theo trị giá thực của hàng mua về chứ chưa bao gồm các chi phí liên quan trong quá trình mua. Cách xác định giá gốc hàng tồn kho theo VAS 02: Giá gốc hàng tồn kho = Chi phí mua hàng + Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng Khi phát sinh chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng kế toán ghi nhận, căn cứ vào các hóa đơn GTGT kế toán phản ánh: Nợ TK 156 (1562): Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Cuối kỳ kế toán phải kết chuyển chi phí mua hàng cho hàng bán cuối kỳ: Nợ TK 632: Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Có TK 156(1562): Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Do đó kế toán nên đánh giá đúng giá gốc hàng tồn kho theo như chuẩn mực kế toán số 02. Như vậy mới tuân thủ đúng phương pháp xác định giá gốc hàng tồn kho, tuân thủ nguyên tắc chi phí phù hợp với doanh thu, giá trị hàng tồn kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Tài khoản sử dụng: Công ty nên sử dụng tài khoản 156(1562) – chi phí mua hàng để hạch toán chi phí liên quan đến quá trình mua hàng thay vì sử dụng tài khoản 641(6417) – chi phí dịch vụ mua ngoài. Việc mở chi tiết tài khoản 156(1562) giúp công ty xác định đúng giá gốc hàng tồn kho từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm tra, đối chiếu và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty đối với từng mặt hàng cụ thể. Khi đó kế toán căn cứ vào hóa đơn phát sinh trong quá trình mua hàng phản ánh vào tài khoản 156(1562). Khi mua hàng về nhập kho kế toán phản ánh vào tài khoản: Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: Nợ TK 156(1562): Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán cuối kỳ theo tiêu thức giá trị: Chi phí mua hàng phân bổ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh x Giá trị hàng xuất bán trong kỳ Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ Kế toán theo dõi chi phí mua hàng vào sổ chi tiết tài khoản 156 (1562), khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi đối ứng với tài khoản thanh toán ở số phát sinh bên nợ. Cuối kỳ khi phân bổ chi phí cho hàng bán ghi đối ứng với bên có tài khoản 632 ở số phát sinh bên có. Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại kế toán phải phản ánh vào tài khoản 521 sau đó cuối kỳ mới kết chuyển về tài khoản 511 để đúng với quy định trong chế độ. Trường hợp có phát sinh chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng. Nợ TK 333 (3331): Số thuế giá trị gia tăng đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền phải giảm trừ. Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại: Nợ TK 511: Tổng số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thương mại Về chính sách kinh doanh: Trong điều kiện cơ chế thị trường ngày càng phát triển để đẩy nhanh tốc độ bán hàng, tăng khả năng cạnh tranh với thị trường, công ty nên mở rộng các phương thức tiêu thụ để tìm kiếm nhiều bạn hàng. Công ty nên mở rộng thêm phương thức bán hàng như gửi bán đại lý. Khi gửi xuất hàng gửi bán đại lý công ty xuất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho bên nhận đại lý. Khi nhận được bảng kê bán hàng hóa của bên nhận đại lý kế toán xuất hóa đơn giá trị gia tăng và bên nhận đại lý xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoa hồng đại lý. Kế toán hạch toán như sau: Khi xuất kho giao đại lý: Nợ TK 157: Trị giá thực tế xuất kho Có TK 156: Trị giá thực tế xuất kho Khi nhận được bảng kê hàng hóa bán ra và hóa đơn giá trị gia tăng hoa hồng đại lý kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131: Giá bán có thuế của hàng hóa đã bán Có TK 511: Giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có) Khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng hoa hồng của cơ sở nhận đại lý kế toán ghi nhận: Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng hoa hồng đại lý Có TK 111, 112: Số tiền phải trả Đồng thời kế toán xác định giá vốn của số hàng gửi đại lý đã xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632: Trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán Có TK 157: Trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán Nếu công ty áp dụng thêm phương thức gửi bán đại lý thì phải mở thêm sổ cho tài khoản 157 để có thể theo dõi và quản lý hàng hóa của mình. Công ty có thể mở sổ chi tiết cho tài khoản 157 cho từng đối tượng đại lý để tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc ban đầu nếu cơ sở đại lý còn ít thì không nhất thiết phải mở sổ chi tiết mà kế toán chỉ cần mở sổ cái cho tài khoản 157. Khi phát sinh nghiệp vụ gửi hàng cho bên nhận đại lý, kế toán phải phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó từ nhật ký chung phản ánh vào sổ cái của tài khoản 157. Khi gửi hàng đi bán thì ghi đối ứng với tài khoản 156 ở số phát sinh bên nợ còn khi hàng đã xác định là tiêu thụ thì ghi đối ứng với tài khoản 632 ở số phát sinh bên có (phụ lục 16). Về bộ máy kế toán: Công ty nên tuyển dụng thêm nhân viên kế toán phụ trách công việc hàng tồn kho riêng, thuế riêng để tránh việc kế toán thanh toán kiêm nhiều phần hành khác, nhất là trong giai đoạn công ty đang trên đà phát triển như thế này. Công ty ngày càng có nhiều khách hàng, lĩnh vực hoạt động cũng ngày càng được mở rộng, các nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và phức tạp hơn. Vì vậy, việc tuyển thêm nhân viên kế toán là rất hợp lý đối với tình hình thực trạng của công ty hiện nay. Với nghiệp vụ kế toán ngày càng tăng, việc lưu trữ tài liệu tại phòng kế toán gặp nhiều khó khăn do số lượng chứng từ lớn và yêu cầu lưu trữ lâu dài trong khi diện tích phòng kế toán nhỏ hẹp. Do vậy để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc theo dõi, phân loại cũng như lưu trữ an toàn thì phòng kế toán nên có thêm bộ phận lưu trữ chứng từ kế toán riêng.