Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH phân phối liên kết quốc tế

515 25.138.643 25.138.643 ….. …… . ……. . …………… …. …. ………… …………. Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang61 SỔ CÁI TK 515-Lãi tiền gởi ( Trích 1 trang quý IV/2011 ) 2.2.4.2 Chi phí tài chính. 2.2.4.2.1 Đặc điểm Chi phí hoạt động tài chính ở Công ty chủ yếu là các khoản tiền phải trả lãi vay ngân hàng từ các dịch vụ chuyển tiền thanh toán của Công ty cho người bán hoặc các khoản vay ngân hàng. 2.2.4.2.2 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển  Giấy báo nợ, giấy báo có, sổ phụ ngân hàng.  Giấy báo trả lãi và các chứng từ khác. Khi nhận được chứng từ thu tiền bán hàng hay trả tiền mua hàng, hay trả lãi từ ngân hàng, kế toán thu chi tiến hành cập nhật vào sổ tiền gởi ngân hàng. Sau đó, kế toán chuyển chứng từ sang cho kế toán công nợ để cập nhập công nợ, đối với các khoản công nợ nước ngoài, công nợ tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá. Sau đó chuyển chứng từ cho kế toán trưởng xem và ký duyệt. Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 10/2011. 0 13/10 1204 13/10 Lãi tiền gởi TK NH Á Châu 1121 516.400 19/10 1341 19/10 Lãi tiền gởi NH Techcom 1121 542.500 28/11 1365 28/11 Nhận tiền chiết khấu thương mại cty Đông Dương 1121 25.138.643 ….. ….. …… …………… …… ………… …………. 31/12 KC 31/12 KC sang 911 xác định KQKD 911 118.065.010 Tổng số phát sinh 118.065.010 118.065.010 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang62 Kế toán tổng hợp căn cứ trên chứng từ đã được ký duyệt, tiến hành ghi nhận vào sổ sách và sổ theo dõi doanh thu và các sổ sách liên quan khác. 2.2.4.2.3 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 635 - Chi phí hoạt động tài chính 2.2.4.2.4. Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng hợp, sổ theo dõi chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá, sổ tiền gởi ngân hàng và các sổ sách liên quan khác. 2.2.4.2.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1) Ngày 10/10/2011 căn cứ vào giấy báo nợ số 1344 của ngân hàng Á Châu về việc thanh toán nợ đến hạn và lãi vay mua xe 7 chỗ trong đó nợ gốc 9.375.000, lãi vay 5.749.935 kế toán hạch toán: Nợ TK 315 15.124.935 Nợ TK 635 5.749.935 Có TK 112 15.124.935 2) Ngày 12/11/2011 căn cứ vào giấy báo nợ số 1351 của ngân hàng BIDV Sài Gòn về việc trả lãi vay mua kho chứa hàng với số tiền 10.560.210 đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 635 10.560.210 Có TK 112 10.560.210 Từ màn hình nhập liệu tài khoản sẽ tự động chuyển vào sổ Cái tài khoản, (sổ chi tiết tài khoản và sổ Nhật Ký Chung: HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang63 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV/2011 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải GSC SHT K Số tiền Số Ngày Nợ Có …. ….. ….. ……………….. … ….. ……… ……….. 10/10 1344 10/10 Trả tiền lãi vay mua xe + Nợ dài hạn đến hạn trả + Chi phí lãi vay + Tiền gởi ngân hàng X X X 315 635 1121 9.375.000 5.749.935 15.124.935 12/11 1351 12/11 Trả tiền lãi vay mua kho + Chi phí lãi vay X 635 10.560.210 +Tiền gởi ngân hàng X 1121 10.560.210 ….. …… …… ………………………… … …... ………… ………… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK635 ( Trích 1 trang quý IV/2011 ) Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu quý IV/2011. 0 10/10 1344 10/10 Trả tiền lãi vay mua xe 1121 5.749.935 12/11 1351 12/11 Trả tiền mua nhà kho chứa hàng 1121 10.560.210 … … …………………… …… ……. …. 31/10 KC 31/10 KC sang 911 xác định KQKD 911 200.526.425 Tổng số phát sinh 200.526.425 200.526.425 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang64 2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng 2.2.5.1. Đặc điểm Chi phí bán hàng của công ty chủ yếu là chi phí xăng dầu, phí cầu đường của nhân viên tài xế công ty, tiền thưởng doanh thu, tiền thưởng doanh thu, tiền khấu hao TSCD,…. 2.2.5.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển  Những chứng từ sử dụng để tập hợp chi phí bán hàng: Chi phí khấu hao TSCĐ: bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bên Có của TK 214 (Nếu có) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác: phiếu chi, hoá đơn thanh toán tiền công tác phí, hoá đơn GTGT… Chi phí công cụ,dụng cụ: phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ.  Trình tự luân chuyển chứng từ Bộ phận kế toán tiếp nhận chứng từ chi cho chi phí bán hàng, tiến hành kiếm tra ( Đơn đề nghị mua hàng, đơn đề nghị thanh toán, bảng quyết toán tạm ứng) bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ, đầy đủ, (đầy đủ phê duyệt của bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định và quy chế tài chính của công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào bộ chứng từ thanh toán và các chứng từ liên quan. Phê duyệt của Giám Đốc hay Tổng Giám Đốc. Sau khi bộ chứng từ được ký đầy đủ, kế toán thanh toán chuyển thu quỹ tiến hành chi. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển lại chứng từ đã thanh toán cho kế toán thu chi. Kế toán thanh toán tiến hành ghi nhận vào sổ quỹ và các sổ sách liên quan khác. Sau đó, chuyển cho kế toán tổng hợp ghi nhận vào sổ sách và sổ chi phí bán hàng. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang65 2.2.5.3. Tài khoản sử dụng: TK 641 TK 64111 : Chi phí nhân viên quản lý TK 64112 : Chi phí các khoản trích theo lương TK 6412 : Chi phí vật liệu quản lý TK 6413 : Chi phí thiết bị văn phòng TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6415 : Chi phí thuế, phí, lệ phí TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác TK 6419 : Chi phí bất thường 2.2.5.4. Sổ kế toán Sổ nhật ký chung, sổ cái tổng hợp, sổ chi tiết tài khoản. 2.2.5.5 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1) Ngày 09/10 chi tiền mặt trả tiền xăng dầu hóa đơn 1650356 Cty XD KVII số tiền 1.101.600 đã bao gồm thuế 10% Nợ TK 6417 1.001.455 Nợ TK 1331 100.145 Có TK 111 1.101.600 2) Ngày 15/10 chi tiền mặt trả tiền phí cầu đường cho nhân viên Nguyễn Văn Vụ là 1.098.000 Nợ TK 6418 1.098.00 Có TK 1111 1.098.000 3) Ngày 31/11 chi 16.290.000đ tiền thưởng doanh thu Nợ TK 6418 16.290.000 Có TK 1111 16.290.000 4) Trích khấu hao tài sản cố định vào bộ phận bán hàng tháng 12/2011, số tiền 2.126.033 đồng. Kế toán làm phiếu kế toán hoạch toán vào chi phí bán hàng như sau HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang66 Nợ TK 6414 2.126.033 Có TK 2141 2.126.033 5) Ngày 25/12/2011 căn cứ vào phiếu chi 1311 thanh toán tiền văn phòng phẩm tháng 12, kế toán hạch toán: Nợ TK 6413 3.352.000 Có TK1111 3.352.000 Từ màn hình nhập liệu tài khoản sẽ tự động chuyển vào sổ Cái tài khoản, (sổ chi tiết tài khoản và sổ Nhật Ký Chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV/2011 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải G S C SHTK Số tiền Số Ngày Nợ Có …. ….. ….. ……………….. … ….. ……… ……….. 09/10 1650 356 02/10 Chi tiền mua xăng dầu Cty XD KVII 6417 1331 1111 1.001.455 100.145 1.101.600 15/10 15/10 Chi tiền trả phí cầu đường 6418 1111 1.098.000 1.098.000 31/11 31/11 Chi thưởng doanh thu 6418 1111 16.290.000 16.290.000 ….. …… . ……. . …………… …. …. ………… …………. 20/12 20/12 Trích khấu hao TSCĐ tháng 12 bộ phận bán hang 6414 2141 2.126.033 2.126.033 25/12 25/12 Thanh toán tiền văn phòng phẩm tháng 12 6413 1111 3.352.000 3.352.000 ……. … ….. ………………. …. . ….. ………… ………… … Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang67 SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK641 ( Trích 1 trang quý IV/2011 ) 2.2.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.6.1. Đặc điểm Chi phí quản lý của công ty chủ yếu là chi phí tiếp khách, tiền lương, chi phí mua văn phòng phẩm, điện thoại, chi phí khấu hao, internet, tiền điện …… 2.2.6.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển  Chứng từ sử dụng Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế Toán căn cứ vào chứng từ sau: Phiếu chi, Bảng tạm phân bổ lương, Bảng khấu hao TSCĐ, ủy nhiệm chi, Giấy thanh toán tạm ứng (kèm phiếu chi tạm ứng), bảng phân bổ chi phí trả trước  Trình tự luân chuyển Đối với các chi phí văn phòng như: chi phí mua mới, sữa chữa, máy móc, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, xăng xe… Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu quý IV/2011. 0 9/10 1650356 09/10 Chi tiền mua xăng dầu Cty XD KVII 1111 1.101.600 15/10 15/10 Chi tiền trả phí cầu đường 1111 1.098.000 31/11 31/11 Chi thưởng doanh thu 1111 16.290.000 … … …………………… …… ……. …. 20/12 20/12 Trích khấu hao TSCĐ tháng 12 bộ phận bán hang 2141 2.126.033 25/12 25/12 Thanh toán tiền văn phòng phẩm tháng 12 1111 3.352.000 ….. …… …………………….. …… ……. …… 31/10 KC 31/10 KC sang 911 xác định KQKD 911 271.277.010 Tổng số phát sinh 271.277.010 271.277.010 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang68 Khi phát sinh nhu cầu, nhân sự lập phiếu đề nghị mua hàng kèm theo bảng báo giá của một số khách hàng để có sự lựa chọn, so sánh và tìm ra được giá tốt nhất. Sau khi được ký duyệt từ Ban Giám Đốc, nhân sự tiến hành thực hiện, sau khi hoàn thành, nhân sự kiểm tra công việc, sau đó yêu cầu bên khách hàng xuất hóa đơn. Nhân sự tập hợp toàn bộ chứng từ có được để lập phiếu đề nghị thanh toán (đối với các khoản thanh toán ngay bằng tiền mặt). Sau đó chuyển phiếu sang cho bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu. Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính trung thực, hợp lý, chính xác, đầy đủ của bộ chứng từ, kế toán thanh toán lập phiếu chi. Sau đó, kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ thanh toán lên Ban Giám Đốc ký duyệt chi, sau khi được duyệt chi, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. Sau khi chi, cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ chứng từ đã ký nhận cho bộ phận kế toán. Kế toán tổng hợp dựa vào chứng từ chi, ghi nhận ngay vào chi phí trong kỳ hay phân bổ dần các chi phí này nếu nó được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán. Đối với chi phí lương: Cuối tháng, nhân sự có trách nhiệm tính lương, sau khi bảng lương được duyệt chi, nhân sự chuyển bảng lương đã duyệt sang cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán dựa trên bảng lương, lập phiếu chi thanh toán, chuyển cho Ban Giám Đốc ký duyệt, sau đó chuyển bộ chứng từ thanh toán lương cho thủ quỹ thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển chứng từ chi lương lên cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành phân bổ lương và các khoản trích theo lương theo quy định. Đối với chi phí khấu hao và phân bổ các khoản chi phí dài hạn, ngắn hạn khác: Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành phân bổ vào chi phí liên quan như: chi phí khấu hao, chi phí dài hạn và ngắn hạn khác dựa trên bảng phân bổ chi phí. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang69 2.2.6.3. Tài khoản sử dụng TK 64211 : Chi phí nhân viên quản lý TK 64212 : Chi phí các khoản trích theo lương TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 : Chi phí thiết bị văn phòng TK 6424 : Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6425 : Chi phí thuế, phí, lệ phí TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác như chi phí tiếp khách, chi phí đổ xăng đi công tác, cước điện thoại, cước chuyển phát nhanh, cước internet, chi mua sách biểu thuế xuất nhập khẩu, chi phí bảo hiểm nhà xưởng, chi bảo dưỡng xe định kỳ, chi phí khác… TK 6429 : Chi phí quản lý khác không hợp lệ. Trong doanh nghiệp, có phát sinh các khoản chi phí không có hóa đơn chứng từ như: cơm công tác, chi phí công tác, … kế toán tập hợp toàn bộ vào TK 6429, cuối kỳ thuận lợi trong việc thực hiện các bút toán điều chỉnh để tính thuế TNDN theo luật định. Các chi phí phát sinh liên quan đến công tác quản lý quá lớn và được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán sẽ được theo dõi trên TK 142 “ chi phí trả trước ngắn hạn” hay TK 242 “ Chi phí trả trước dài hạn” . Hàng tháng, kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí liên quan. 2.2.6.4. Sổ kế toán Sổ nhật ký chung, sổ cái tổng hợp, sổ chi tiết tài khoản. 2.2.6.5 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1) Theo phiếu chi số PC10/08 ngày 1/10/2011 về khoản chi tiếp khách cho Công ty TNHH Hai Lúa, giá chưa thuế 8.280.000đ, thuế GTGT 828.000 Nợ TK 6428 8.280.000 Nợ TK 1331 828.000 Có TK1111 9.108.000 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang70 2) Ngày 08/10 nhận được hóa đơn số 321 của Công ty TM DV Luyến Máy Sao Chép về phí thuê máy photocopy tháng 9, Giá chưa thuế: 1.082.964 đ, thuế GTGT 108.296. đ chưa trả tiền cho người bán Nợ TK 6427 1.082.964 Nợ TK 1331 108.296 Có TK 3311 1.191.260 3) Theo hóa đơn số 428 của Công ty TNHH Đề An ngày 08/10/2011 về tiền mua văn phòng phẩm giấy trong tháng, giá mua chưa thuế là 1.300.900, thuế GTGT 130.090đ thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận số tiền trên vào chi phí đồ dùng văn phòng Nợ TK 6423 1.300.900 Nợ TK 1331 130.900 Có TK 1111 1.430.990 4) Theo phiếu chi số PC10/022 ngày 15/08/2011, về khoản thanh toán tiền xăng đi công tác cho Lê Thị Huê ). Tổng tiền là 225.000đ Nợ TK 6429 225.000 Có TK 1111 225.000 5. BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH T10/11 Chứng từ Tên tài sản Nguyên giá TGKH (Năm) Đã khấu hao KH trong tháng Giá trị còn lại Số Ngày 2033 01/07/03 Nhà văn phòng 900.785.343 25 333.065.737 3.002.618 564.716.988 2082 16/8/10 Xe ô tô Toyota 584.727.273 6 89.333.333 8.121.212 487.272.729 Tổng cộng 1.485.512.61 6 422.399.069 11.123.830 1.051.989.717 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang71 Định khoản: Nợ TK 6424 11.123.830 Có TK 214 11.123.830 6. Cuối tháng, dựa vào bảng lương đã được ký duyệt, kế toán tiến hành phân bổ lương và các khoản theo lương của bộ phận quản lý như sau: Tổng lương phải trả cho bộ phận văn phòng là 64.914.000 VNĐ, lương căn bản dùng để đóng bảo hiểm cho người lao động Việt Nam là 34.666.000, tại thời điểm này doanh nghiệp chưa tiến hành đóng bảo hiểm y tế theo quy định cho người nước ngoài. Ta có bảng tổng hợp lương và các khoản trích theo lương như sau: Nợ TK 64211 64.914.000 Có TK 334 64.914.000 BẢNG TỎNG HỢP LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 10/2011 (Bộ phận văn phòng) ĐVT: VNĐ 334 Các khoản trích theo lương Tổng Lương CB Tổng lương BHXH 16%*LCB BHYT 3%*LCB BHTN 1%*LCB KPCĐ 1%*Tổng lương 64211 27.666.000 64.914.000 0 0 0 0 64212 0 0 4.426.560 829.980 276.660 649.140 6.182.340 Tổng 27.666.000 64.914.000 4.426.560 829.980 276.660 649.140 6.182.340 Từ màn hình nhập liệu tài khoản sẽ tự động chuyển vào sổ Cái tài khoản, (sổ chi tiết tài khoản và sổ Nhật Ký Chung HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang72 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV/2011 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải G S C SHTK Số tiền Số Ngày Nợ Có …. ….. ….. ……………….. … ….. ……… ……….. 01/10 1227 4 01/10 Chi tiếp khách – Công ty Hai Lúa + Chi phí bằng tiền khác + Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ + Tiền mặt X X X 6428 1331 1111 8.280.000 828.000 9.108.000 08/10 321 08/10 Phí dịch vụ thuê ngoài máy photo Luyến Máy Sao Chép + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Thuế GTGT được khấu trừ + Phải trả cho người bán – Luyến Máy Sao Chép X X X 6427 1331 3311 1.082.964 108.296 1.191.260 13/10 428 13/10 Tiền mua văn phòng phẩm Đề An + Chi phí dụng cụ văn phòng X 6423 1.300.900 + Thuế GTGT được khấu trừ X 1331 130.090 + Phải trả người bán trong nước – Đề An X 1111 1.430.990 15/10 PC1 0/02 2 15/10 Chi tiền cơm công tác – Lê Thị Huê + Chi phí không hợp lệ X 6429 225.000 + Tiền mặt X 1111 225.000 31/10 PB 31/10 Phân bổ khấu hao TSCĐ T10/11 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang73 + Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình X 64241 11.123.830 + Hao mòn TSCĐ hữu hình X 2141 11.123.830 31/10 BPB 31/10 Lương phải trả cho bộ phận văn phòng T10/11 + Chi phí lương nhân viên quản lý x 64211 64.914.000 + Phải trả người lao động x 334 64.914.000 Các khoản trích theo lương của bộ phận văn phòng T10/11 x + Chi phí bảo hiểm nhân viên quản lý x 64212 6.182.340 + Bảo hiểm xã hội x 33831 4.426.560 + Bảo hiểm y tế x 3384 829.980 + Bảo hiểm thất nghiệp x 3389 276.660 + Kinh phí công đoàn x 3382 649.140 …. ….. ….. ……………….. … ….. ……… ……….. Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang74 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Kỳ PS: Từ 01/10/2011 đến 31/12/2011 2.2.7. Kế toán thu nhập khác và chi phí khác 2.2.7.1. Kế toán thu nhập khác. 2.2.7.1.1. Đặc điểm Thu nhập khác ở công ty chủ yếu là các khoản thu nhập: do vi phạm nội quy công ty của nhân viên., thanh lý TSCĐ, …..Đây là khoản thu rất nhỏ. Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu quý IV/2011. 0 01/10 12274 01/10 Chi tiếp khách-Cty TNHH Hai Lúa 1111 8.280.000 08/10 321 08/10 Phí dịch vụ thuê máy photo Luyến Máy Sao Chép 3311 1.082.964 13/10 428 13/10 Chi mua giấy- Cty TNHH Đề An 1111 225.000 15/10 PC10/ 022 15/10 Chi tiền cơm công tác – Lê Thị Huê 1111 225.000 31/10 PBL 31/10 - Lương phải trả cho bộ phận văn phòng T10/11. 3343 64.914.000 31/10 PBL 31/10 Các khoản trích theo lương của bộ phận văn phòng T10/11 + Bảo hiểm xã hội 33831 4.426.560 + Bảo hiểm y tế 3384 829.980 + Bảo hiểm thất nghiệp 3389 276.660 + Kinh phí công đoàn 3382 649.140 … …. … …………………… …………… 31/12 KC 31/12 + Kết chuyển CP nhân viên quản lý 911 770.771.235 Cộng số phát sinh 770.771.235 770.771.235 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang75 2.2.7.1.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển Phiếu thu, Hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy báo nợ, sổ phụ ngân hàng, Chứng từ hạch toán, thẻ cảnh cáo, quyết định trừ lương (đối với các khoản trừ lương)  Trình tự luân chuyển Kế toán khi nhận được chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ so với quy định, quy chế công ty. Chuyển kế toán trưởng xem xét, ký duyệt, chuyển cho các kế toán liên quan Kế toán công nợ tiến hành cập nhật công nợ Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ đã ký duyệt tiến hành ghi nhận vào sổ sách và các sổ liên quan khác. 2.2.7.1.3. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 711 - Thu nhập khác 2.2.7.1.4. Sổ kế toán Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng hợp 2.2.7.1.5.Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1) Ngày 25/10/2011, Thanh lý 05 máy vi tính (thuộc công cụ dụng cụ) cho Công ty Hải Hà theo HĐ 00081, đơn giá bán 1.000.000, Thuế GTGT đầu ra 10% Chưa thu tiền Nợ TK 131 5.500.000 Có TK 711 5.000.000 Có TK 3331 500.000 2) Trong tháng, có một số công nhân vi phạm nội quy công ty như nghỉ không phép, không chấp hành lệnh của cấp trên. Theo quy định, thì mức phạt sẽ phụ thuộc vào mức độ vi phạm của nhân viên ( Từ 5%-10% trên tổng thu nhập của nhân viên đó). Phòng nhân sự đã tập hợp được tổng số tiền phạt do bị vi phạm là 1.560.000đ. Số tiền này đã trừ vào kỳ lương T10/2011. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang76 Nợ TK 334 1.560.000 Có TK 711 1.560.000 Từ màn hình nhập liệu tài khoản sẽ tự động chuyển vào sổ Cái tài khoản, (sổ chi tiết tài khoản và sổ Nhật Ký Chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV/2011 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải G S C SHT K Số tiền Số Ngày Nợ Có …. ….. ….. ……………….. … ….. ……… ……….. 25/10 000 81 25/10 Thanh lý 05 máy vi tính Công ty Hải Hà theo HĐ số 00081 + Phải thu khách hàng trong nước- Hải Hà X 1311 5.500.000 + Thu nhập khác từ thanh lý X 711 5.000.000 + Thuế GTGT đầu ra X 3331 500.000 31/10 31/10 Các khoản giảm trừ lương do vi phạm nội quy công ty + Phải trả người lao động X 334 1.560.000 + Thu nhập khác X 711 1.560.000 ….. ….. ……………………….. …. …. ………… ………… …… ….. …… …………………………. …. …… ………… ………… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang77 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 711- Thu nhập khác Kỳ PS: Từ 01/10/2011 đến 31/12/2011 2.2.7.2. Kế toán chi phí khác. 2.2.7.2.1. Đặc điểm Chi phí khác là những khoản chi không thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hay hoạt động tài chính. Thông thường đó là các khoản chi có liên quan đến việc xử lý công nợ, thanh lý TSCĐ, Phạt vi phạm hành chính …và khoản chi này chỉ là khoản chi nhỏ trong công ty. 2.2.7.2.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Giấy thanh toán tạm ứng (kèm phiếu chi tạm ứng) và các chứng từ liên quan khác Bộ phận kế toán tiếp nhận chứng từ chi cho các khoản chi bất thường, tiến hành kiếm tra (đơn đề nghị thanh toán, bảng quyết toán tạm ứng) bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ, đầy đủ, (đầy đủ phê duyệt của bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định và quy chế tài chính của công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu Quý IV/2011. 0 25/10 00081 25/10 Thanh lý máy vi tính cho Công ty Hải Hà theo HĐ số 00081 1311 5.500.000 31/10 31/10 Các khoản giảm trừ lương do vi phạm nội quy công ty 334 1.560.000 …. …….. …….. 31/12 KC 31/12 Kết chuyển doanh thu khác sang 911 911 27.475.790 Tổng số phát sinh 27.475.790 9.475.790 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang78 Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào bộ chứng từ thanh toán và các chứng từ liên quan. Phê duyệt của Giám Đốc hay Tổng Giám Đốc. Sau khi bộ chứng từ được ký đầy đủ, kế toán thanh toán chuyển thu quỹ tiến hành chi hay lập ủy nhiệm chi (đối với thanh toán qua ngân hàng). Cuối ngày, thủ quỹ chuyển lại chứng từ đã thanh toán cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi nhận vào sổ quỹ và các sổ sách liên quan khác. Sau đó, chuyển cho kế toán tổng hợp ghi nhận vào sổ sách và sổ chi phí khác 2.2.7.2.3. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 811 - Chi phí khác 2.2.7.2.4. Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng hợp. 2.2.7.2.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1) Ngày 14/10/2011, Căn cứ phiếu chi PC10/145chi tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Tín Phát với số tiền 1.250.000 VND Nợ TK 811 1.150.000 Có TK 1111 1.150.000 2) Ngày 20/10/2011 Căn cứ phiếu PC10/234, chi tiền nhân viên đi thu nợ khó đòi khách hàng số tiền 200.000 đồng kế toán hạch toán và nhập liệu. Nợ TK 811 200.000 Có TK 1111 200.000 Căn cứ vào chứng từ nhận được, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang79 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV/2011 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải G S C SHT K Số tiền Số Ngày Nợ Có …. ….. ….. ……………….. … ….. ……… ……….. TT tiền phạt vi phạm hợp đồng Cty Tín Phát 10/10 PC10/ 145 10/10 + Chi phí khác X 811 1.150.000 + Tiền mặt X 1111 1.150.000 20/10 PC10/ 234 20/10 TT tiền nhân viên đi thu nợ khó đòi + Chi phí khác X 811 200.000 + Tiền mặt X 1111 200.000 ….. ……. ……. …………… …. …. ………… ………… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang80 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 811- Chi phí khác Kỳ PS: Từ 01/10/2011 đến 31/12/2011 2.2.8. Kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp 2.2.8.1. Đặc điểm Công ty không thuộc diện được miễn giảm của thuế thu nhập doanh nghiệp nên vẫn tính thuế thuế suất là 25% và không có các khoản giảm trừ. 2.2.8.2. Tài khoản sử dụng TK 8211: Chi phí Thuế TNDN hiện hành TK 8212: Chi phí Thuế TNDN hoãn lại 2.2.8.3. Sổ kế toán Sổ nhật ký chung, sổ cái tổng hợp, sổ chi tiết tài khoản, sổ theo dõi tình hình nộp thuế cho nhà nước. 2.2.8.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Qua các số liệu phản ánh ở trên . Ngày 31/12/2011 Kế toán tiến hành tổng hợp Doanh thu, chi phí và tính thuế TNDN như sau: CP thuế TNDN trong kỳ = Thu nhập chịu thuế*25% Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu quý IV/2011. 0 10/10 PC10/ 145 10/10 TT tiền phạt vi phạm hợp đồng cty Tín Phát 1111 1.150.000 20/10 PC10/ 234 20/10 TT tiền nhân viên đi thu nợ khó đòi 1111 200.000 …… …… … ………........ …… .................... ... ………… … 31/12 KC 31/12 KC CP khác vào 911 911 21.104.955 Tổng số phát sinh 21.104.955 21.104.955 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang81 Kế toán định khoản: Nợ TK 8211 525.781.862 Có TK 3334 525.781.862 Cuối kỳ kết chuyển chi phí Thuế TNDN vào TK 911 Nợ TK 911 525.781.862 Có TK 8211 525.781.862 Qua các số liệu đã hoạch toán và phản ánh ở trên . Ngày 31/12/2011 Kế toán tiến hành tổng hợp Doanh thu, chi phí và tính thuế TNDN như sau: ST T Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu hoạt động kinh doanh 5.727.739.703 2 Các khoản giảm trừ 109.948.518 + Chiết h u thương mại 78.039.426 + Hàng án trả lại 31.909.092 3 Giá vốn hàng bán 2.452.483.412 4 Chi phí bán hàng 271.277.010 5 Chi phí QLDN 770.771.235 6 Doanh thu tài chính 118.065.010 7 Chi phí tài chính 200.526.425 8 Thu nhập khác 27.475.790 9 Chi phí khác 21.104.955 10 Tổng lợi nhuận kế toán 2.047.168.948 11 Các khoản điều chỉnh tăng lợi nhuận 55.958.500 + CP Không hóa đơn chứng từ 55.958.500 12 Thu nhập chịu thuế 2.103.127.448 13 Thuế TNDN phải nộp 525.781.862 14 Thuế TNDN hoãn lại - 15 Chi phí thuế TNDN hiện hành quý IV/2011 525.781.862 Căn cứ số thuế đã tính ở bảng trên,kế toán tiến hành lập tờ khai thuế thu nhập tạm tính quý IV (Kèm phụ lục 4) kê khai nộp báo cáo thuế qua mạng. Sau đó, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật Ký chung căn cứ số liệu trên sổ Nhật Ký chung ( Lập tương tư). Kế toán phản ánh vào sổ cái TK 8211 – Chi phí thuế thu nhập doanh HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang82 nghiệp hiện hành, cuối quý kết chuyển tổng chi phí thuế TNDN hiện hành sang TK 911 xác định kết quả kinh doanh SỔ CÁI TÀI KHOẢN 8211- Chi phí thuế TNDN hiện hành ( Trích 1 trang quý IV/2011 ) 2.2.9. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.2.9.1. Tài khoản sử dụng Để xác định kết quả kinh doanh quý IV/2011 Công ty sử dụng TK911 – Xác định kết quả kinh doanh. 2.2.9.2. Sổ kế toán Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng hợp và các sổ liên quan khác 2.2.9.3. Một số nghiệp kinh tế phát sinh Ngày 31/12/2011 căn cứ vào số liệu đã xử lý và theo dõi tổng hợp trên các sổ cái tài khoản doanh thu và chi phí. Tiến hành các bút toán kết chuyển cuối kỳ ( Đối với cái khoản doanh thu kết chuyển vào có TK 911, với các tài khoản chi phí chuyển vào bên nợ TK 911) để xác định kết quả kinh doanh. Các bút toán kết chuyển này được phản ánh vào sổ nhật ký chung (Lập tương tự), làm cơ sở lập ra sổ cái TK 911- xác định kết quả kinh doanh. Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu quý IV/2011. 0 … …. … ………………………. …… …………… … …………… 31/12 31/12 Thuế TNDN phải nộp quý IV/2011 3334 525.781.862 31/12 KC 31/12 KC CP thuế TNDN vào 911 911 525.781.862 Tổng số phát sinh 525.781.862 525.781.862 Số dư cuối kỳ 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang83 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911- Xác định kết quả kinh doanh Quý IV/2011 Ngày GS Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu quý IV/2011. 31/12 KC 31/12 + KC – DT bán hàng xác định KQKD 511 5.617.791.185 31/12 KC 31/12 + KC-DT tài chính xác định KQKD 515 118.065.010 31/12 KC 31/12 + KC - DT khác xác định KQKD 7111 27.475.790 31/12 KC 31/12 + KC- giá vốn xác định KQKD 632 2.452.483.412 31/12 KC 31/12 + KC- CP nhân viên bán hàng xác định KQKD 641 271.277.010 31/12 KC 31/12 + KC- nhân viên quản lý XĐKQKD 642 770.771.235 31/12 KC 31/12 + KC-CP tài chính xác đinh KQKD 635 200.526.425 31/12 KC 31/12 + KC-CP khác XĐKQKD 811 21.104.955 31/12 KC 31/12 + KC-CP thuế TNDN xác định KQKD 8211 525.781.862 31/12 31/12 + Xác định lãi lỗ Quý IV/2011 4212 1.521.387.086 Cộng số phát sinh 5.763.331.985 5.763.331.985 Số dư cuối kỳ. 0 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang84 Phản ánh vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với số liệu trên. Công Ty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế 80/83 Hoàng Hoa Thám, P7, Q.Bình Thạnh, TP.HCM KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Quý IV/2011 Chỉ Tiêu Mã Số Thuyết Minh Quý IV/2011 Lũy kế từ đầu năm 2011 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 6.1 5.727.739.703 55.098.316.128 2. Các khoản làm giảm trừ doanh thu. ( 03=04+05+06+07) 03 6.2 109.948.518 312.560.430 + Chiết khấu thương mại 04 78.039.426 211.460.130 + Giảm giá hàng bán 05 + Giá trị hàng bán bị trả lại 06 31.909.092 101.100.300 + Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp 07 3. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 5.617.791.185 54.785.755.698 4. Giá vốn hàng bán 11 6.3 2.452.483.412 28.957.347.690 5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 3.165.307.773 25.828.408.008 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 6.4 118.065.010 120.314.000 7. Chi phí tài chính 22 6.5 200.526.425 1.115.521.489 rong đó: chi phí lãi ay 23 69.234.567 864.592.412 8. Chi phí bán hàng 24 6.6 271.277.010 2.860.445.650 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 6.7 770.771.235 10.547.801.380 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 2.040.798.113 11.424.953.489 11. Thu nhập khác 31 6.8 27.475.790 90.312.000 12. Chi phí khác 32 21.104.955 41.412.400 13. Lợi nhuận khác 40 6.370.835 48.899.600 14. Tổng lợi nhuận trước thuế 50 2.047.168.948 11.376.053.889 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 6.9 525.781.862 2.844.013.472 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17. Lợi nhuận sau thuế 53 1.521.387.086 8.532.040.417 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc công ty HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang85 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 3.1 Nhận xét  Ưu điểm:  Với cơ chế mới, nền kinh tế thị trường không ổn định, nhưng doanh nghiệp đã chủ động trong việc điều hành và quản lý kinh doanh, lựa chọn những phương án kinh doanh đúng hướng, đáp ứng kịp thời.  Mặc dù bị ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nhưng doanh nghiệp vẫn cố gắng duy trì số lượng lao động và mức lương ổn định cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.  Hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế ngân sách Nhà nước.  Bộ máy lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, sáng tạo, nhạy bén trong công việc.  Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán phát huy hết vai trò , chức năng của mình trong việc phản ảnh tình hình hoạt động kinh doanh , đồng thời tiết kiệm được chi phí, thời gian, nâng cao độ chính xác trong công việc.  Đội ngũ nhân viên kế toán lành nghề , có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm thực tế, làm việc năng động, nhạy bén trong công việc, kịp thời xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách nhanh chóng , cung cấp cho ban giám đốc những số liệu trung thực, chính xác để họ có những quyết định đúng đắn , kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Doanh nghiệp đã mở rộng nhiều địa bàn hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng , đẩy nhanh hoạt động kinh doanh trong khoảng thời gian khủng hoảng kinh tế, và điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh.  Ủng hộ, giúp đỡ những hộ nghèo, đóng góp tích cục các hoạt động xã hội tại địa phương  Nhược điểm: HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang86 Bên cạnh những mặt đạt được như trên còn tồn đọng một số vấn đề cần khắc phục:  Nguồn vốn của công ty còn hạn hẹp , trong khi đó việc chiếm dụng vốn của các đơn vị khác đối với doanh nghiệp diễn ra thường xuyên .  Do ngành hàng mà doanh nghiệp kinh doanh quá đa dạng, trình độ chuyên môn của CBCNV có hạn chế, nên việc tìm kiếm hàng mất nhiều thời gian, dẫn đến việc huỷ đơn hàng.  Do không đủ vốn lưu động, nên DN thường xuyên phải vay ngắn hạn để đảm bảo hoạt động kinh doanh, phải gánh chịu lãi suất là điều không nhỏ , làm giảm đi lợi nhuận.  Doanh nghiệp còn sử dụng nhiều tiền mặt trong thanh toán, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý.  Mặc dù kế toán công nợ đã lên kế hoạch phải thu, phải chi. Nhưng vẫn có lúc doanh nghiệp vẫn không thể thực hiện được do thiếu tiền mặt tại quỹ, hoặc khách hàng chưa thanh toán. 3.1.1 Nhận xét về trình tự ghi sổ và quá trình luân chuyển chứng từ:  Trình tự ghi sổ đảm bảo đúng quy trình của hình thức nhật ký chung.  Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên công ty có thể quản lý được mọi tình hình kinh doanh, tài chính phát sinh trong toàn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.  Công tác kế toán tại công ty được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ sách kế toán được ghi chép, phản ảnh đầy đủ, kịp thời và chính xác.  Quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban trên công ty kịp thời, đúng lúc, các hoạt động thu chi hàng ngày đảm bảo có chứng từ hợp lệ.  Do đặc điểm kinh doanh ngành nghề nên hàng hoá rất đa dạng, có nhiều mã hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau nên quá trình theo dõi số liệu hàng HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang87 tồn kho chưa được chuẩn xác như những phần hành kế toán khác. Có nhiều nguyên nhân như do mã hàng hoá giống nhau nên thủ kho giao nhằm mã hàng cho khách hàng nhưng không báo kế toán chỉnh sửa lại dẫn đến số liệu tồn kho bị sai lệch so với thực tế...  Đồng thời phần mềm kết nối giữa bộ phận kho và phòng kế toán chưa được tốt nên muốn xuất hóa đơn cho khách hàng thì bộ phận kế toán còn phải chờ phiếu lên rồi mới xuất được.  Về việc lưu trữ chứng từ cần phải lưu theo hồ sơ, theo năm để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm khi cần.  Như chúng ta đã biết việc xác định doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh giúp công ty nắm bắt được thị trường từ đó chủ động sản xuất kinh doanh. Qua thực tế cho thấy việc xác định doanh thu từ việc bán thành phẩm hàng hóa, chi phí từ việc mua bán và xác định kết quả kinh doanh đã đáp ứng được nhu cầu đề ra:  Về hoạch toán doanh thu, giá vốn: đã phản ánh đầy đủ các phát sinh liên quan đến các khâu kế toán có liên quan xuất kho thành phẩm, xác định giá vốn đều được phản ánh đầy đủ trên sổ tổng hợp cũng như sổ chi tiết theo đúng quy định của công ty và chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó còn phản ánh được tình hình tiêu thụ của công ty với từng khách hàng, từng mặt hàng. Nắm bắt được doanh số bán ra của từng khu vực để có những chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp để nâng cao doanh thu. 3.1.2 Về việc theo dõi sổ sách chứng từ tại phòng kế toán :  Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được ghi chép một cách đầy đủ và định khoản vào phiếu hạch toán kế toán kèm chứng từ gốc để lưu tại bộ phận kế toán.  Các chứng từ được theo dõi cẩn thận cả phiếu đi và phiếu về. Đến cuối tháng các chứng từ còn thiếu sẽ được kế toán bổ sung đầy đủ.  Về trang thiết bị, phương tiện làm việc: công ty trang bị cho phòng kế toán các thiết bị đầy đủ như: máy tính, photocopy, máy in, máy fax ,… tạo điều HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang88 kiện thuận lợi trong quá trình làm việc. Phương tiện thông tin: Internet, mạng nội bộ đầy đủ giúp cho nhân viên kế toán lưu truyền dữ liệu dễ dàng, cập nhật nhanh chóng các kiến thức về kế toán, các chính sách, luật, văn bản pháp quy,… tạo môi trường thoải mái, hiện đại.  Công ty có hệ thống mạng nội bộ nên viêc kết nối với các phòng ban khác nhanh chóng, dễ dàng. 3.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại phòng kế toán:  Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty đều tuân thủ nghiêm ngặt quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ.  Các nghiệp vụ thu, chi hàng ngày đều có chữ ký duyệt của kế toán trưởng và ban giám đốc công ty.  Nguyên tắc không kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thu chi, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền.  Các chứng từ phát sinh tại công ty đều được kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.  Các nghiệp vụ nhập xuất hàng ngày tại kho công ty đều được bảo vệ ghi chép lại hàng ngày đảm bảo hàng hoá ra vào công ty được theo dõi đầy đủ.  Công ty thường có kế hoạch kiểm kê háng hoá thực tế so sánh đối chiếu với số liệu sổ sách tìm ra chênh lệch thừa thiếu từ đó tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục kịp thời.  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được anh kế toán trưởng theo dõi nên đảm bảo ít có sai sót về nghiệp vụ.  Hình thức sổ kế toán nhật ký chung được áp dụng tại công ty và sử dụng phần mềm kế toán nên đảm bảo được độ chính xác cao.  Hàng tháng có đối chiếu số liệu số sách giữa các phần hành kế toán đảm bảo số liệu đúng đủ và chính xác, nếu có sai sót cũng được điều chỉnh kịp thời. Kế toán trưởng thiết lập các thủ tục kiểm soát chung cũng như đưa ra các chính sách sao lưu dự phòng. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang89  Các BCTC hàng năm Cty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế đều được kiểm tra bởi các cơ quan chức năng như: thuế, thanh tra thuế… Vì vậy nếu có sai sót cũng được điều chỉnh kịp thời. 3.1.4 Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác  Phòng kế toán lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu quản trị của ban giám đốc.  Theo dõi thu, chi tồn quỹ hàng ngày giúp giám đốc tài chính lên các kế hoạch tài chính cho công ty đảm bảo tình hình tài chính của công ty luôn ở ngưỡng cửa an toàn.  Theo dõi công nợ, lưu trữ và cung cấp các thông tin về khách hàng về hàng hoá để phòng kinh doanh có kế hoạch xuất hàng.  Cung cấp số liệu hàng tồn kho cho phòng xuất nhập khẩu để lên kế hạch nhập hàng cho phù hợp với lượng hàng hoá tồn tại kho và phù hợp với thị trường.  Bảo quản theo dõi tài sản hàng hoá tồn tại kho công ty. 3.1.5 Về hệ thống phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty  Phần mềm kế toán Axapta theo dõi thu chi tồn quỹ hàng ngày hàng giờ, theo dõi công nợ với khách hàng những khách hàng nào công nợ quá hạn sẽ được nhắc nhở kịp thời đúng lúc tránh được tình trạng khách hàng có số dư công nợ quá lớn.  Phần mềm kế toán quản lý hàng hoá đang sử dụng tại công ty có nhiều tiện ích . Số liệu hàng tồn kho được các phòng ban khác có liên quan xem được,  Kế toán trên công ty theo dõi được tình hình nhập xuất hàng ngày, hàng giờ 3.16 Về việc quản lý hàng hóa:  Hàng hóa được quản lý tại kho số lượng hàng hóa nhiều nhưng mà công ty đã phân loại theo từng kho tưng măt hàng có bảng hướng dẫn chi tiết  Hàng hóa được bảo quản sạch sẽ, an toàn.  Qúa trình luân chuyển hàng ra khỏi công ty đã có người giám sát nên việc thất thoát hàng hóa cũng được hạn chế. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang90  Hàng năm công ty thường cho tổng kiểm kê kho để kiểm soát được lượng hàng thực tế có phù hợp với sổ sách hay không để từ đó tìm ra biện pháp khắc phục.  Việc theo dõi hàng tồn kho được giao cho một người kế toán quản lý cũng tương đối chặt chẽ.  Hàng tuần thì bộ phận kế toán kho có gửi báo cáo doanh số và phiếu xuất kho lên phòng kế toán để kế toán kiểm tra giữa số liệu báo cáo và phần mềm có khớp nhau không. Nếu không khớp thì tìm ra được nguyên nhân kịp thời, nhanh chóng. 3.2 Kiến nghị Trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế, em được học hỏi và có kinh nghiệm nhiều trong công tác tổ chức kế toán, hạch toán kế toán và nắm được phần nào tình hình hoạt động tại công ty. Qua thực tế tại công ty và kiến thức mà em đã được học em đưa ra các kiến nghị sau: 3.2.1 Về trình tự luân chuyển chứng từ  Các phòng ban khác cần cung cấp đầy đủ kịp thời các chứng từ cho phòng kế toán để thuận tiện trong việc ghi chép nghiệp vụ phát sinh và theo dõi sổ sách, khi làm việc thì cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng tránh tình trạng gấp rút, vội vã ảnh hưởng đến tâm lý người làm công tác kế toán dẫn đến số liệu kế toán dễ bị sai sót.  Do số liệu tồn kho kế toán theo dõi có liên quan tới các kế hoạch, các chỉ tiêu quan trọng của công ty nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập xuất ở kho thì bộ phận kho vận gởi chứng từ nhanh chóng lên phòng kế toán để cập nhật số tồn kho được kịp thời và đúng lúc.  Những phần hành kế toán có liên quan nên cung cấp số liệu để cập nhật kịp thời, tránh tình trạng công việc người này phải phụ thuộc vào công việc người khác làm bê trễ công việc được giao.  Ở công ty mỗi kế toán làm một mãng, một phần hành nên khi mà có người nghỉ làm hay nghỉ việc đột xuất thì sẽ làm cho công việc đình trễ vì không HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang91 có người làm thay nên kế toán trưởng cần phải phân công lại công việc cho phù hợp. 3.2.2 Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty  Do khối lượng công việc lớn kế toán trưởng nên tìm hiểu nắm rõ công việc của từng cá nhân trong phòng để tránh tình trạng người làm không hết việc, người không có việc để làm, phân công công việc rõ ràng để biết người nào làm việc gì, khi có sự cố xảy ra ai là người chịu trách nhiệm đồng thời giảm áp lực cho người phải làm quá nhiều công việc dẫn đến tình trạng căng thẳng không hoàn thành tốt công việc được giao.  Cuối tháng phòng kế toán nên tổ chức họp để lắng nghe ý kiến từng thành viên trong phòng về các vấn đề xảy ra trong tháng và trao đổi chia sẻ kinh nghiệm xử lý.  Công ty nên tạo điều kiện cho thủ kho nâng cao trình độ kiến thức về vi tính để đáp ứng nhu cầu vi tính hoá của công ty.  Hàng năm công ty bố trí cho các nhân viên tham gia các khoá nâng cao nghiệp vụ, kinh nghiệm của các nhân viên. Nhân viên cần tin học hoá hơn nữa trong công tác kế toán.  Kế toán thu chi và thủ quỹ cuối ngày cần phải kiểm tra và đối chiếu lại số liệu trên sổ sách và thực tế có phù hợp hay không, để nếu có trường hợp không khớp thì còn tìm được nguyên nhân.  Hàng tuần, phòng kế toán phải lập kế hoạch thu chi cho tuần tới để nhằm đảm bảo việc thu chi hợp lý. Một số kiến nghị hoàn thành công tac kế toán doanh thu chi phí xác định kết quả kinh doanh Ngày 14/10/2011, Căn cứ phiếu chi PC10/145chi tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Tín Phát với số tiền 1.250.000 VND Nợ TK 811 1.150.000 Có TK 1111 1.150.000 HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang92 Khoản chi phí này khi quyết toán thuế thì công ty phải loại ra khỏi chi phí hợp lí hợp lệ, vì vi phạm hợp đồng kinh tế không được xem là chi phí hợp lý hợp lệ 3.2.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại phòng kế toán  Kế toán trưởng cần tăng cường hơn nữa các hoạt động kiểm soát với các số liệu của phòng kế toán.  Kế toán trưởng cần có sự phân công lại công việc của một số nhân viên trong phòng.  Cần điều chuyển công việc của một số nhân viên trong phòng, tránh tình trạng một nhân viên mà làm ở một vị trí trong một thời gian dài.  Sổ sách kế toán tương đối rõ ràng, tuy nhiên phòng kế toán nên thiết lập lại thẻ kho để thủ kho có thể theo dõi rõ ràng số lô, số lượng từng lô hàng tồn kho.  Giữa kế toán theo dõi công nợ khách hàng với kế toán thu tiền cần có sự đối chiếu liên hệ nhiều hơn để tránh tình trạng kế toán công nợ không cập nhật được kịp thời đúng lúc số dư công nợ của khách hàng và cuối tháng tính tiền thưởng hoa hồng tính trên thực thu của nhân viên sale phòng kinh doanh bị sai sót.  Khi dùng phần mềm theo dõi công nợ thì người tạo mã khách hàng cần phải tạo mã dễ nhớ, tránh trùng lặp, và nên tạo mã khách hàng theo miền, theo vùng như khách hàng miền bắc, miền trung, miền nam… để khi cần dễ lọc tìm.  Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên đối chiếu số liệu với khách hàng để dễ tìm ra chênh lệch chứ không nên đối chiếu công nợ trong thời gian lâu thì khó đối chiếu và nhiều thiếu soát.  Cuối tháng kế toán theo dõi hàng hoá tồn kho cần in ra tồn kho sổ sách để thủ kho xem và ký xác nhận nếu có sai lệch thì điều chỉnh kịp thời. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang93  Các phòng ban khác trong công ty nên cung cấp kịp thời các chứng từ các số liệu có liên quan cho phòng kế toán để cuối tháng khoá sổ sớm và cho ra báo cáo kết quả kinh doanh sớm hơn cho ban giám đốc công ty. 3.2.4 Về hàng hóa tại công ty:  Công ty cần phải xem xét về việc tạo mã hàng vì mã hàng tương tự nhau dễ gây nhầm lẫn trong viêc kiểm kê cũng như giaohàng  Sau khi kiểm kê chênh lệch thừa thiếu thì phải quy ra trách nhiệm cho từng cá nhân chứ công ty kiểm kê mà không quy ra trách nhiệm cho từng cá nhân thi dễ xảy ra những mất mát tiếp theo.  Công ty nên hạn chế quá trình tạo mã code mà chỉ nên dùng mã nội bộ vì sau mỗi đợt bán hàng sale hay hội chợ thì trên 1 sản phẩm có nhiều tên và giá khác nhau nên dễ gây ra hiểu lầm về giá cả.  Bộ phận kho khi nhập hàng về cần kiểm tra chặt chẽ về số lượng hàng hóa vì để tránh trường hơp thiếu hàng .  Khi xuất hàng hóa bán cho khách hàng cũng cần kiểm tra kỹ và phải giao đúng số lượng, phẩm chất và mã hàng cho khách hàng để tránh trường hợp giao không đúng mã hay không đúng phẩm chất khách hàng trả lại hàng , gây mất uy tín công ty và tốn thời gian và làm thiệt hại cho công ty.  Khi giao hàng hóa chứng từ cho khách hàng thì cần phải có đầy đủ chữ ký của khách hàng để làm chứng từ. 3.2.5 Về chính sách của công ty:  Cần tăng cường bộ phận chăm sóc khách hàng .  Công ty nên giảm bớt chi phí điện, điện thoại,…  Công ty nên có chính sách khen thưởng cho nhân viên để năng cao tinh thần làm việc của mọi người, để mọi người làm việc tốt hơn. HU TE CH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quỳnh Tứ Ly SVTH: Đỗ Thị Trúc Nguyên Trang94 KẾT LUẬN Trong mọi lĩnh vực kinh doanh đều có những khó khăn, thử thách, cạnh tranh và rủ ro. Tất cả các vấn đề này không phải là gần nhau nhưng nếu không có cách nhìn đúng đắn, chính sách sáng suốt để phân biệt đâu là rủi ro, đâu là cơ hội thì các doanh nghiệp sẽ nắm trong tay sự thất bại. Nếu thực hiện tốt điều đó thì ngược lại nó sẽ chứng tỏ được sự năng động và tài năng của doanh nghiệp trong quá trình tồn tại và phát triển. Công Ty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế là một ví dụ điển hình. Là một doanh nghiệp “sinh sau đẻ muộn”. Nhưng Công ty không cho đó là khó khăn mà chính thách thức và cơ hội để Công ty tự khẳng định mình. Do đó để củng cố vị trí của mình trên thị trường, để mọi kế hoạch kinh doanh đều mang tính khả thi, Công ty đã phát huy những thế mạnh mà mình có sẵn. Đó là sự năng nổ nhiệt tình của toàn thể cán bộ công nhân viên cùng với sự tích cực sáng tạo, tìm tòi quản lý, điều hành chặt chẽ của Ban giám đốc để luôn thích ứng với thị trường. Và sau gần 3 năm hoạt động, tuy chưa phải là nhiều nhưng với số lượng khách hàng ngày càng nhiều và doanh thu đạt được thì đó là một sự thành công nhất định của Công ty. Tuy thời gian thực tập tại Công ty rất ngắn ngủi nhưng đó thực sự là thời gian rất bổ ích nhất là đối với một sinh viên thực tập như em. Đây là cơ hội để em vận dụng được phần nào lý thuyết đã học ở trường lớp vào thực tiễn cũng như học hỏi được những kiến thức rất hữu ích về công tác kế toán tại Công ty. Do thời gian thực tập ngắn, mặc khác khả năng kiến thức còn nhiều hạn chế nên trong nội dung khóa luận không tránh khỏi những sai sót nhất định. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các anh chị ở bộ phận Kế toán. Điều đó sẽ là những kinh nghiệm quý báu giúp em hoàn thiện hơn công việc của mình sau này. Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các quý thầy cô trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh và các anh chị trong bộ phận Kế toán. Đặc biệt là cô Nguyễn Quỳnh Tứ Ly , người đã hướng dẫn em trong thời gian thực hiện khóa luận này. HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH