Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam

iảm do đánh giá lại. 2.3. Kế toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.3.1. Sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm thấp xuống so với trị giá ghi sổ kế toán của hàng tồn kho.Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật liệu tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán kế toán.Việc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho phải tính cho từng thứ vật liệu, hàng hoá tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán của vật liệu, hàng hoá. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. 2.3.2. Nguyên tắc và điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.3.2.1. Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo TT 89/2002/TT - BTC ngày 9/10/2002, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Phần chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay so với khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước được xử lý như sau: - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh (giá vốn hàng bán) trong kỳ. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh (giá vốn hàng bán) trong kỳ. 2.3.2.2. Điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo Thông tư 13 ngày 27/02/2006 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp phải lập hội đồng để xác định mức độ giảm giá hàng tồn kho. Hội đồng do Giám đốc doanh nghiệp thành lập với các thành phần bắt buộc là Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư hoặc Phòng kinh doanh. Việc trích lập các khoản dự phòng hàng tồn kho phải đảm bảo các điều kiện sau: - Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá gốc của hàng tồn kho. - Là những loại hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc được ghi nhận trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Trường hợp các loại nguyên vật liệu có giá trị bị giảm so với giá gốc được ghi nhận trên sổ kế toán nhưng giá bán của các sản phẩm, dịch vụ được sản xuất từ các loại nguyên vật liệu tồn kho này không bị giảm giá hoặc bị giảm giá nhưng giá bán vẫn bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm thì không được trích lập dự phòng giảm giá tồn kho. 2.3.3. Phương pháp kế toán 2.3.3.1. Chứng từ sử dụng trong hoạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, cũng như các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại nguyên vật liệu đó. Chúng ta có thể thấy gồm giấy báo giá, bảng niêm yết giá, các hóa đơn … Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu”. Sổ chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu STT Mã số Tên vật liệu Giá hạch toán Giá trị ghi sổ Giá trị thuần có thể thực hiện được Chênh lệch 1 2 Sổ này là căn cứ để kế toán chi tiết tiến hành các bút toán trích lập dự phòng. 2.3.3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho " để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho của doanh nghiệp. TK 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho " Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có đầu kỳ. Giá trị dự phòng giảm giá hàng Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào giá tồn kho đã lập tính vào giá vốn vốn hàng bán trong kỳ. hàng bán trong kỳ. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. 2.3.3.2. Nguyên tắc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính năm. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng để điều chỉnh trị giá hàng tồn kho thực tế của các tài khoản hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá gốc đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho bị giảm giá; đồng thời cũng để phản ánh giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trong doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính cuối niên độ kế toán. 2.3.3.3. Phương pháp kế toán Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, khi khoá sổ để lập báo cáo tài chính doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm này để xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho năm nay và so sánh với khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước: Nếu khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch được lập bổ sung thêm, kế toán ghi: 1/ Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 159 Trị giá khoản dự phòng được lập Ngược lại, nếu dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập, kế toán ghi: 2/ Nợ TK 159 Trị giá khoản dự phòng được hoàn nhập Có TK 711 Trị giá khoản dự phòng được hoàn nhập PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG NAM A. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY I. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty 1. Quá trình hình thành Tiền thân của Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam là Công ty cầu Quảng Nam - Đà Nẵng và Đoạn quản lý đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng. Năm 1975 Công ty cầu Quảng Nam - Đà Nẵng và Đoạn quản lý đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng được hình thành trực thuộc Công ty Giao thông Vận tải Quảng Nam - Đà Nẵng. Năm 1980 Đoạn quản lý đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng đổi tên thành Công ty công trình đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng. Tháng 8 năm 1982 Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng quyết định hợp nhất Công ty cầu Quảng Nam - Đà Nẵng và Công ty công trình đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng thành Công ty cầu đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng, trụ sở đặt tại Hội An - tỉnh Quảng Nam. Tháng 10 năm 1992 Công ty cầu đường sông Quảng Nam - Đà Nẵng đổi tên thành Công ty xây lắp công trình giao thông I Quảng Nam - Đà Nẵng trực thuộc Sở Giao thông Vận tải Quảng Nam - Đà Nẵng. Nghị định số 64/2002/NĐCP ngày 19/6/2002 của Chính Phủ về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần và Nghị định số 72/2003/QĐ-TTg ngày 29/4/2003 của Thủ Tướng Chính Phủ phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Nhà nước thuộc UBND tỉnh Quảng Nam, Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Nam ra quyết định số 521/QĐ-UB ngày 20/11/2003 phê duyệt phương án cổ phần hóa Công ty xây lắp công trình giao thông I Quảng Nam thành Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam. Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3303070060 ngày 12/01/2004. Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam là một tổ chức kinh tế có đầy đủ tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật hiện hành của Việt Nam, với tên giao dịch: Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG NAM Tên tiếng Anh: QUANG NAM TRANSNPORT CONSTRUCTION JOINT – STOCK COMPANY + Tên viết tắt: QNA TRANSCONCO Trụ sở đăng ký của Công ty: + Địa chỉ: Số 30 Nguyễn Tất Thành – Tp Hội An – Tỉnh Quảng Nam + Điện thoại: (0510) 3 861322 – 3 861424 – 3 861207 – 3 961181 + Fax: (0510) 3 862049 Văn phòng đại diện của Công ty: + Địa chỉ: Số 02 Trần Quý Cáp – Tp Tam Kỳ - Tỉnh Quảng Nam + Điện thoại: (0510) 3 810190 2. Quá trình phát triển công ty Từ năm 1982 đến năm 1985 là thời kỳ mới sáp nhập hai công ty, cơ sở vật chất còn thiếu thốn, quy mô sản xuất nhỏ, thiết bị cũ và lạc hậu. Từ năm 1985 đến năm 1988: Giai đoạn đầu tiên xuất hiện những nhân tố tiến bộ như: trí tuệ đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ KHKT, thiết bị máy móc được trang bị mới hiện đại hơn. Nhưng do chế độ bao cấp đã trì trệ bấy lâu trói chân nên công ty rơi vào tình trạng chậm phát triển. Từ năm 1988 đến năm 1989: Giai đoạn chuyển đổi giữa cơ chế quan liêu bao cấp và hạch toán kinh tế độc lập. Công ty bước đầu tự chủ về vốn, chịu trách nhiệm về sản xuất nhưng chưa có kinh nghiệm kinh doanh nhiều trong nền kinh tế thị trường. Năm 1990 công ty đổi mới hoàn toàn từ bộ máy tổ chức đến quy mô sản xuất, con người… và ngày càng làm chủ trên thị trường. Từ năm 1990 đến năm 2003 hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có nhiều tiến bộ, nhiều thuận lợi, hoàn thành tốt nhiệm vụ về thuế với nhà nước, đầu tư đổi mới thiết bị, không ngừng gia tăng năng lực sản xuất. Với sự phát triển công nghiệp và đô thị hóa nhanh của tỉnh Quảng Nam, sau khi chia tách tỉnh thì nhu cầu xây lắp trở nên cần thiết và cấp bách nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của con người và xã hội. Vì vậy công tác xây dựng nhà ở, các công trình giao thông đường bộ, cầu cống thủy lợi được coi trọng hàng đầu trong quá trình phát triển đi lên của tỉnh. Từ đó đến nay qua 35 năm xây dựng từ 1975 – 2010 công ty đã không ngừng phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả về năng lực lao động lẫn đầu tư, được nhà nước phong tặng “Huân chương lao động hạng nhất”. Ngoài ra, công ty còn hoàn thành tốt nhiệm vụ như nộp thuế cho nhà nước, đầu tư đổi mới thiết bị, toàn bộ nhà xưởng và nơi làm việc đều được xây dựng hoàn toàn. Trong những năm gần đây do có sự thay đổi trong quản lý, Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam đã có nhiều thuận lợi và gặt hái được nhiều thành công, đáp ứng nhu cầu thị trường của các tỉnh miền Trung, đặc biệt tại Quảng Nam và Đà Nẵng. II. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 1. Chức năng Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam là công ty có chức năng sản xuất kinh doanh trong ngành nghề xây dựng, gồm các lĩnh vực sau: Xây dựng các công trình giao thông công cộng: cầu, đường, ... Xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp thủy lợi, thủy điện. Tư vấn thiết kế, giám sát các công trình không do công ty thi công. Nạo vét, đào đắp mặt đường, đào đắp nền, đào đắp công trình. Đầu tư xây dựng các công trình, cơ sở hạ tầng, cụm dân cư đô thị. Khai thác khoáng sản và kinh doanh chế biến vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc lớn, bê tông nhựa. Sữa chữa máy và thiết bị thi công dùng cho ngành. Ngoài ra, công ty ký hợp đồng với các tổ chức cá nhân, tập thể, nghiên cứu đề tài khoa học quản lý và khoa học kỹ thuật để kiểm tra, phát hiện và xử lý các trường hợp vi phạm quy trình, tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật làm ảnh hưởng đến chất lượng xây dựng và uy tín của công ty. 2. Nhiệm vụ - Tổ chức và quản lý các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật Nhà nước hiện hành, nhằm phát triển cơ sở hạ tầng vững chắc cho xã hội, góp phần làm đẹp cho đất nước. - Quản lý, sử dụng hiệu quả nguồn vốn của Nhà nước và các cổ đông góp vào sao cho nguồn vốn kinh doanh được bảo toàn và phát triển; tạo ra của cải vật chất, giải quyết việc làm cho người lao động. - Thực hiện đầy đủ các chủ trương, chính sách, nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. - Quản trị đội ngũ cán bộ công nhân viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, thực hiện thỏa đáng nghĩa vụ, đảm bảo đời sống vật chất tinh thần đầy đủ cho công nhân viên. Nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm để phục vụ trực tiếp cho người dân; thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và công nghiệp. III. Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế toán của công ty 1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Là một công ty xây dựng nên quy mô sản xuất kinh doanh trải rộng khắp mọi nơi. Để quản lý tốt và phát huy tối đa năng lực của từng bộ phận, công ty đã lựa chọn bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Chủ tịch HĐQT Ban giám đốc Ban kiểm soát Phòng Tài vụ Phòng Kế hoạch- Vật tư Phòng Tổ chức hành chính Ban điều hành Đội XL I Đội XL II Đội XL III Đội XL IV Đội XL V Chi Nhánh 1 Đội Xe-Máy Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban + Chủ tịch Hội đồng quản trị: là người đại diện quyền lực cao nhất cho các cổ đông trong công ty, giao quyền hạn quản lý và điều hành toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Có nhiệm vụ lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị; theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản tri; lập chương trình công tác và phân công công tác các thành viên thực hiện và kiểm tra giám sát hoạt động của công ty. + Ban kiểm soát: BKS do Hội đồng quản trị thành lập, làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, thực hiện nhiệm vụ do HĐQT đưa ra, báo cáo và chịu trách nhiệm trước HĐQT. Kiểm tra tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ của công ty. + Ban giám đốc: gồm Giám đốc và Phó giám đốc - Giám đốc: là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo kế hoạch và chấp hành mọi chính sách pháp luật của nhà nước. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước tập thể cán bộ, công nhân viên trong công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc: là người giúp giám đốc trong việc điều hành, quản lý xây dựng kế hoạch của công ty, giải quyết các phần hành được giám đốc phân công. + Phòng tài vụ: quản lý, chịu trách nhiệm về mặt tài chính; làm công tác tham mưu giúp cho BGĐ lãnh đạo và quản lý có hiệu quả hơn. - Cung cấp số liệu, thông tin kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính, kế toán phân tích các hoạt động kinh doanh của công ty. + Phòng kế hoạch - vật tư: - Tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty. - Tổ chức các biện pháp để quản lý tốt vật tư thiết bị, xây dựng định mức vật tư và lao động, lập dự toán công trình. + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ chức lao động, tuyển chọn nhân viên, đề bạt cán bộ quản lý, giải quyết các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên. + Các đội sản xuất và chi nhánh I: - Chủ động sản xuất kinh doanh và thực hiện chế độ hạch toán, báo cáo, được chủ động phân phối thu nhập cho cán bộ công nhân viên. - Được môi giới để công ty ký hợp đồng kinh tế, được quyền tuyển dụng lao động nhưng phải báo cáo về công ty. - Đội sản xuất là một đơn vị kinh tế trực thuộc công ty, hạch toán phụ thuộc, tự chủ về tài chính và không có tư cách pháp nhân. - Tài sản được công ty giao quản lý, khai thác, nộp khấu hao cho công ty. - Đội sản xuất thực hiện nhiệm vụ sản xuất của công ty thông qua hợp đồng giao khoán chủ yếu theo hình thức khoán gọn công trình. + Ban điều hành: Là một hình thức tổ chức nhằm tập trung sự chỉ đạo điều hành dự án, đảm bảo điều kiện để huy động các nguồn lực cần thiết của công ty cho việc hoàn thành dự án. Thực hiện nhiệm vụ của công ty giao theo một trong các hình thức giao khoán tùy theo tính chất và điều kiện của công trình hoặc hạng mục công trình được giao (khoán gọn công trình, khoán theo đơn giá từng hạng mục công việc hoặc khoán theo tiền lương…). + Đội xe - máy: là một bộ phận trực thuộc công ty, chuyên sửa chữa các máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ, phương tiện vận tải có phát sinh nhỏ tại công ty. 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty a. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung, chịu sự chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty xuống các bộ phận trực thuộc. Toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tại phòng tài vụ của công ty nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. Kế toán công nợ Kế toán Vật tư -TSCĐ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán các đội xây lắp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp b. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận + Kế toán trưởng: là người điều hành bộ máy kế toán, thường xuyên kiểm tra công tác hạch toán kế toán tất cả các bộ phận; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ; giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty; tham gia lập báo cáo kế toán vào cuối kỳ, cuối năm. Chịu trách nhiệm với cấp trên về số liệu, sổ sách kế toán trong công ty. + Kế toán tổng hợp: là người có trách nhiệm giúp đỡ kế toán trưởng theo dõi tình hình biến động về vốn, tài sản trong công ty; đồng thời có trách nhiệm về công tác tổng hợp như: lên sổ cái, tính giá thành, lập báo cáo kế toán cuối kỳ, trực tiếp kê khai và quyết toán thuế với cơ quan nhà nước… + Kế toán công nợ và thanh toán: theo dõi tình hình công nợ giữa người mua, người bán, thanh toán công nợ trong nội bộ công ty và các đội xây dựng. + Kế toán vật tư và TSCĐ: theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn ghi vào sổ sách liên quan. Theo dõi nguyên giá, sự biến động và tình hình trích khấu hao TSCĐ của công ty. Tham gia kiểm kê thường xuyên và bất thường các loại vật tư, TSCĐ; thường xuyên đối chiếu với thủ kho, phát hiện báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh làm thất thoát tài sản công ty. + Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Kế toán các đội xây lắp: có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công trình. Xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, tiến hành hạch toán tổng hợp và gửi hồ sơ chứng từ, báo cáo về công ty để thanh toán, quyết toán theo định kỳ. + Thủ quỹ: quản lý, bảo quản và thực thi việc thu chi tiền mặt tại công ty theo đúng luật định. Ghi chép vào sổ quỹ hàng ngày và cuối tháng đối chiếu số dư tiền mặt với bên thanh toán, công nợ theo quy định. c. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Để việc theo dõi chứng từ được thuận lợi, rõ ràng Công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ - ghi sổ” . Các chứng từ của công ty được tập hợp theo quy trình sau: Lập (hay tiếp nhận chứng từ) Kiểm tra Ghi sổ kế toán Lưu trữ và bảo quản Sơ đồ hình thức Chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ ĐK chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi định kỳ, cuối kỳ Đối chiếu Trình tự ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh hằng ngày, kế toán tiến hành ghi vào sổ quỹ, lên bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ và lên sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối kỳ, từ chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành đồng thời lên sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Riêng đối với sổ, thẻ kế toán chi tiết kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết vào cuối kỳ. Sau khi đối chiếu khớp số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lên bảng cân đối tài khoản để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán máy để theo dõi và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN SỔ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CÁC BÁO CÁO MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày In sổ sách cuối tháng, năm Hằng ngày kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm máy tính Asia. Máy thực hiện luân chuyển chứng từ đến các phần hành kế toán có liên quan. Đến cuối kỳ hoặc khi nào cần cung cấp thông tin kế toán thì nhân viên kế toán thực hiện thao tác khóa sổ, máy tính tự động khóa sổ và in sổ sách cần thiết. Việc đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp được tự động, luôn đảm bảo tính chính xác và trung thực. Sổ sách kế toán in ra lưu giữ và báo cáo theo hình thức chứng từ - ghi sổ, trong đó có một số mẫu được cải biên phù hợp với điều kiện mới và đặc điểm ngành xây dựng. Nhận xét: Hình thức chứng từ - ghi sổ mà công ty áp dụng có sự kết hợp chặt chẽ giữa sổ sách và báo biểu, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tạo nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi. Hệ thống sổ sách kế toán nói chung được tổ chức hợp lý cụ thể, có tính đồng bộ thống nhất. Sổ sách ghi chép rõ rang, dễ hiểu thuận lợi cho công tác quản lý của lãnh đạo cũng như công tác kiểm tra định kỳ của cơ quan cấp trên. B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG NAM I. Đặc điểm, phân loại và phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty 1. Đặc điểm Do đặc thù của công ty là chuyên xây dựng đường bộ, cầu cống nên vật liệu chủ yếu là vật liệu xây dựng như sạn, đá, sắt, thép, xi măng, nhựa đường… Cũng giống như đặc điểm của nguyên vật liệu nói chung sau mỗi giai đoạn thi công, hay sau mỗi hạng mục công trình thì vật liệu được tiêu dùng toàn bộ, hình thái ban đầu của nó không còn tồn tại. Hay vật liệu bị biến dạng và tiêu hao hoàn toàn trong quá trình thi công, tức là giá trị vật liệu đã chuyển dịch toàn bộ vào giá thành của từng giai đoạn thi công, hay từng hạng mục công trình. 2. Phân loại Để thuận lợi cho công tác quản lý và hoạch toán vật tư công ty đã phân ra các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Cát, sạn, sỏi, đá, sắt, thép, xi măng, nhựa đường… Nguyên vật liệu chính là những NVL dùng để nâng cao đọan đường, sửa chữa xây dựng cầu cống. Nguyên vật liệu chính đã tạo nên những công trình. - Nguyên vật liệu phụ: Đinh, thép buộc, ốc vít, gỗ, đá, chông các loại, bột trét, màu sơn chống rỉ… Nguyên vật liệu phụ là những nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo nên một công trình hoàn thiện hơn. - Nhiên liệu: Xăng, dầu, nhớt, mỡ máy… Nhiên liệu dùng để phục vụ cho việc vận hành thiết bị sản xuất, xây dựng công trình. Công ty sử dụng than đá để nấu nhựa đường; dùng dầu Diezen, nhớt để vận chuyển phương tiện thi công. - Phụ tùng thay thế: Phụ tùng ôtô, phụ tùng máy động lực, ốc, vòng bi… và các phương tiện khác phục vụ cho sản xuất. 3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty Nguồn nguyên liệu cung cấp cho công ty chủ yếu là mua ở trong nước và đa số mua ngoài. Vì vậy, giá thực tế của vật liệu được tính bằng giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ và trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Việc phản ánh thanh toán được kế toán theo dõi trên các TK 331, 111, 112, 141. Để đánh giá nguyên vật liệu được chính xác và thống nhất, hàng ngày kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ. a. Phương pháp đánh giá vật tư nhập kho Đối với vật tư nhập kho công ty mua thông qua hợp đồng kinh tế và thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt khi mua nguyên vật liệu mua ngoài. Giá mua được tính theo giá thực tế ghi trên hóa đơn cộng các chi phí có liên quan. Kế toán tính giá thực tế của vật liệu nhập kho theo công thức sau : Giá thực tế vật tư mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT) + Các chi phí khác có liên quan Trường hợp vật liệu giao tại xí nghiệp thì trong giá mua (giá thanh toán với người bán chưa có thuế GTGT) đã bao gồm cả chi phí vận chuyển thì : Giá thực tế của NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa thuế GTGT) b. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho Đối với các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo hệ thống kê khai thường xuyên, giá thực tế đơn vị nguyên vật liệu được xác định theo đơn giá bình quân thời điểm sau mỗi lần nguyên vật liệu nhập kho. Đối với vật tư xuất kho, công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân cho các loại vật tư mua về nhập kho mà không thể quản lý theo mỗi lần nhập về mặt số lượng như cát, đá, sạn, sỏi, … vì sau mỗi lần nhập, thủ kho đã trộn lẫn số mới nhập với các loại đã nhập trước. Đây lại là công ty xây dựng nên việc nhập xuất vật tư thường xảy ra liên tục. Vì vậy sau mỗi lần nhập vật tư vào kho thì cần phải biết đơn giá để dễ dàng trong việc xuất ra (giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập). Ví dụ: Vật liệu xi măng PCB40 Theo số liệu kiểm kê ngày 02/06/2010: Tồn kho 20 tấn. Đơn giá: 1.009.091 đ/tấn Ngày 03/06 nhập 15 tấn, đơn giá: 1.014.091 đ/tấn Ngày 05/06 xuất 16 tấn Ngày 15/06 nhập 45 tấn, đơn giá: 1.019.091 đ/tấn Ngày 25/06 xuất 40 tấn Đơn giá bình quân xuất kho ngày 05/06 = (20 x 1.009.091) + (15 x 1.014.091) = 1.011.234 đ 20 + 15 Giá thực tế xuất kho ngày 05/06 = 16 x 1.011.234 = 16.179.744 đ Đơn giá bình quân xuất kho ngày 25/06 = (19 x 1.011.234) + (45 x 1.019.091) = 1.016.758 đ 19 + 45 Giá thực tế xuất kho ngày 25/06 = 40 x 1.016.758 = 40.670.320 đ II. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam 1. Kế toán tăng nguyên vật liệu tại công ty Chứng từ sử dụng : - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho Căn cứ vào tiến độ thi công các công trình, phòng kế hoạch vật tư lên kế hoạch thu mua NVL và cử nhân viên tiến hành thu mua. Nhân viên thu mua sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng một số tiền để mua vật tư. Sau khi giám đốc ký duyệt cùng với kế toán trưởng, kế toán vật tư sẽ viết phiếu chi gồm 3 liên (liên 1 tài vụ giữ, liên 2 giao cho thủ quỹ, liên 3 giao cho nhân viên thu mua nếu có yêu cầu) Sau khi nhân viên thu mua áp tải hàng về công ty thì tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng của NVL. Hội đồng kiểm tra nếu thấy hàng không đủ phẩm chất thì lập bảng khiếu nại cho người bán để yêu cầu giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Lúc này nhân viên thu mua viết giấy đề nghị thanh toán để làm thủ tục hoàn ứng. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán kèm theo giấy tờ có liên quan, phòng Kế toán - vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên (liên 1: lưu tài vụ, liên 2: giao cho kế toán vật tư, liên 3: giao cho thủ kho để ghi vào cột nhập của phiếu nhập kho). Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán, người giao hàng và thủ kho. Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán chi tiết nhập theo sơ đồ sau: Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Thẻ kho Chứng từ Phiếu nhập Sổ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Ví dụ: Ngày 30/06/2010 Trần Văn Đề mua vật liệu về nhập kho theo PN056. Mua 20 tấn xi măng PCB40 với giá 1.014.091 đ/tấn; cát đúc 100 m3, đơn giá 68.000 đ/m3; đá dăm 200m3, đơn giá 72.727 đ/m3; thuế 10%, tiền hàng thanh toán bằng tạm ứng. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 29/06/2010 Kính gửi: Giám đốc công ty Phòng tài chính kế toán công ty Tôi tên là: Trần Văn Đề Địa chỉ : Cán bộ phòng kế hoạch vật tư Đề nghị tạm ứng số tiền: 83.000.000 đ Viết bằng chữ: Tám mươi ba triệu đồng chẵn Nội dung tạm ứng: Mua vật liệu thi công công trình Thời hạn thanh toán: 10 ngày Tôi chịu trách nhiệm chi đúng nội dung và thanh toán đúng thời hạn Hội An, ngày 29 tháng 06 năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người tạm ứng (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) - Căn cứ vào giấy tạm ứng kế toán viết phiếu chi PHIẾU CHI Ngày 29 tháng 06 năm 2010 Họ tên người nhận tiền: Trần Văn Đề Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật tư Lý do chi: Mua vật liệu Số tiền: 83.000.000 đ (Tám mươi ba triệu đồng chẵn) Giám đốc Kế toán trưởng Người tạm ứng Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi ba triệu đồng chẵn. Hội An, ngày 29 tháng 06 năm 2010 - Khi cán bộ cung ứng đi mua vật tư về, căn cứ vào hóa đơn GTGT lập bảng đề nghị thanh toán tạm ứng Mẫu số: 01 GTKT-3LL BG/2009B HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Số 0015423 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phú Thọ Địa chỉ: 155 Trần Hưng Đạo – Hội An Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 310026114 Họ tên người mua hàng: Trần Văn Đề Tên đơn vị: Công ty CPXDGTQN Địa chỉ: 30 Nguyễn Tất Thành – TP. Hội An Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 040043354 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Xi măng PCB40 tấn 20 1.014.091 20.281.820 2 Cát đúc m3 100 68.000 6.800.000 3 Đá làng chài m3 200 240.210 48.042.000 Cộng tiền hàng 75.123.820 (Thuế suất GTGT: 10%) Tiền thuế GTGT 7.512.382 Tổng cộng tiền thanh toán 82.636.202 Số tiền viết bằng chữ: (Tám mươi hai triệu, sáu trăm ba mươi sáu nghìn, hai trăm lẻ hai đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Họ và tên người thanh toán: Trần Văn Đề Bộ phận (hoặc địa chỉ): Cán bộ phòng kế hoạch vật tư Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng chưa hết kỳ trước 2. Số tạm ứng kỳ này: - Phiếu chi số: ……. Ngày ……. ………………………………….. …………………………………. II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 0015423 ngày 30/06 2. ………………………………….. 3. ………………………………….. I. Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết Chi quá số tạm ứng 83.000.000 ……………………………………….. ……………………………………….. ……………………………………….. ……………………………………….. ……………………………………….. ……………………………………….. 82.636.202 ………………………………………. ……………………………………….. ……………………………………….. Số tạm ứng còn thừa trừ vào lương ……………………………………….. Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người đề nghị tạm ứng (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) Khi hàng về đến Công ty, phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ tổng hợp đối chiếu số lượng hàng nhập về các kho có khớp với số lượng giao hàng của bên bán hay không, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT của bên bán để lập phiếu nhập kho. Khi nhập kho hàng hóa thì thủ kho tiến hành nhập số hàng đó vào trong kho. Sau đó căn cứ vào số lượng thực nhập, thủ kho ghi vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được nhập thành 2 liên: Liên 1: Thủ kho lưu Liên 2: Được chuyển lên phòng kế toán công ty để ghi vào sổ kế toán. Phiếu nhập kho có mẫu như sau: PHIẾU NHẬP KHO Số 81/NK Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Họ tên người nhập: Huỳnh Xuân Theo Hóa đơn số: 0015423 ngày 30 tháng 06 năm 2010 Nhập tại kho: Vật tư TT Tên hàng hóa dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PCB40 tấn 20 20 1.014.091 20.281.820 2 Cát đúc m3 100 100 68.000 6.800.000 3 Đá làng chài m3 200 200 240.210 48.042.000 CỘNG 75.123.820 Số tiền viết bằng chữ: (Bảy mươi lăm triệu, một trăm hai mươi ba ngàn, tám trăm hai mươi đồng chẵn) Sau đó, từ Phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho nhằm theo dõi vật liệu về mặt số lượng, còn kế toán chi tiết phản ánh vào sổ chi tiết vật tư. Định kỳ kế toán vật tư sẽ đến thu thập phiếu nhập, phiếu xuất đối chiếu với thẻ kho. THẺ KHO Ngày lập thẻ: từ ngày 01/06/2010 đến ngày 30/06/2010 Tờ số: … Tên vật tư : Đá các loại (đá dăm, đá 1x2, đá 2x4, đá cp…) Đơn vị tính: m3 STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 710 1 30/06 N75 Trần Mậu Hải nhập đá làng chài của Kim Thu Trang 30/06 60,6 60,6 2 30/06 N75 Trần Mậu Hải nhập đá làng chài của Kim Thu Trang 30/06 27 87,6 3 30/06 N75 Trần Mậu Hải nhập đá làng chài của Kim Thu Trang 30/06 454,6 54a2,2 4 30/06 X82 Trần Mậu Hải nhận đá làng chài 30/06 60,6 481,6 5 30/06 X82 Trần Mậu Hải nhận đá làng chài 30/06 27 454,6 6 30/06 X82 Trần Mậu Hải nhận đá làng chài 30/06 454,6 7 30/06 N81 Nhập đá làng chài của công ty TNHH Phú Thọ 30/06 200 200 … ……. ……. ….. ………………… …… …….. ……. ……. Cộng cuối kỳ 780 725 765 Ngày … tháng … năm Thủ kho KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 06/2010 Tài khoản: 152 Tên vật tư: Đá các loại (đá dăm, đá 1x2, đá 2x4, đá cp…) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3 = 1 x 2 4 5 = 1 x 4 6 7 = 1 x 6 SDĐK 235.210 710 166.999.100 N75 30/06 Trần Mậu Hải nhập đá làng chài của Kim Thu Trang 331 245.455 60,6 14.874.546 60,6 14.874.546 N75 30/06 Trần Mậu Hải nhập đá làng chài của Kim Thu Trang 331 231.818 27 6.259.091 87,6 22.688.182 N75 30/06 Trần Mậu Hải nhập đá làng chài của Kim Thu Trang 331 163.636 454,6 74.389.091 542,2 97.077.273 X82 30/06 Trần Mậu Hải nhận đá làng chài 141 60,6 14.874.546 481,6 82.202.727 X82 30/06 Trần Mậu Hải nhận đá làng chài 141 27 6.259.091 454,6 74.389.091 X82 30/06 Trần Mậu Hải nhận đá làng chài 141 454,6 74.389.091 N81 30/06 Nhập đá làng chài của cty TNHH Phú Thọ 141 240.210 200 48.042.000 200 75.042.000 ….. …… ………….. ….. ……… … …… …. ………. ... ……… SDCK 780 187.363.800 725 177.954.875 765 176.408.025 Ngày …. tháng ….. năm …. Người lập KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC 2. Kế toán giảm nguyên vật liệu tại công ty Căn cứ vào nhu cầu vật tư của công trình, kế toán có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Kế toán đội sẽ viết “Phiếu xuất kho” cho công trình theo yêu cầu. Các trường hợp xuất vật tư để dùng nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất kho vật tư. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được cấp trên ký duyệt. Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị nhận vật tư, phiếu xuất kho. Trình tự ghi cụ thể như sau: - Khi các đội thi công hoặc các phòng ban có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì viết Giấy đề nghị nhận vật tư, ghi rõ họ tên nguyên vật liệu, số lượng, quy cách, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng gởi đến phòng tài chính kế toán. Sau khi Giấy đề nghị nhận vật tư được duyệt thì kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán công ty ghi sổ Kế toán đội giữ để ghi sổ theo dõi cho từng bộ phận Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Ví dụ: Vào ngày 16/06/2010 phát sinh nghiệp vụ xuất kho NVL thép pi cho đội số 5 thi công công trình Cầu Chìm, số lượng 2.300kg, đơn giá 14.545 đ/kg. PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ Ngày 16 tháng 06 năm 2010 Kính gửi: - Giám đốc Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam. - Phòng vật tư thiết bị. Đơn vị thi công: Đội XL số 6 Công trình: Cầu Chìm Để hoàn thành công việc được giao, đơn vị thi công kính đề nghị giám đốc công ty, phòng vật tư thiết bị cấp vật tư để phục vụ công tác thi công. STT TÊN VẬT TƯ ĐVT KHỐI LƯỢNG YÊU CẦU GHI CHÚ 1 Thép cuộn pi 10 Kg 1.500 2 Thép vằn D20 Kg 3.000 3 Thép pi 8 Kg 800 Tôi xin chịu toàn bộ trách nhiệm về khối lượng đã ghi. Giám đốc Phòng VTTB Ban chỉ huy công trình - Căn cứ Giấy đề nghị nhận vật tư, kế toán lập Phiếu xuất kho số 31 (2 liên) PHIẾU XUẤT KHO Số 31/XK (Ngày 16 tháng 06 năm 2010) Họ tên người nhận: Trần Mậu Hải Địa chỉ: công trình E – Cầu Chìm Lý do xuất kho: Phục vụ thi công công trình Xuất tại kho: Vật tư TT Tên hàng hóa dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất Thép cuộn pi 10 Kg 1.500 1.500  14.545 21.817.500 Thép cây vằn D20 Kg 3.000 3.000 15.232 45.696.000 Thép pi 8 Kg 800 800 14.545 11.636.000 CỘNG 79.149.500 Số tiền viết bằng chữ: (Bảy mươi chín triệu, một trăm bốn mươi chín nghìn, năm trăm đồng chẵn) Ngày 16 tháng 06 năm 2010 Người lập phiếu (Ký và ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký và ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký và ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho nhằm theo dõi vật liệu về mặt số lượng, còn kế toán chi tiết phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi về mặt giá trị, định kỳ kế toán vật liệu sẽ đến thu thập phiếu nhập, phiếu xuất đối chiếu với thẻ kho. THẺ KHO Ngày lập thẻ: từ ngày 01/06/2010 đến ngày 30/06/2010 Tờ số: …. Tên vật tư : Thép cuộn các loại (pi 8, pi 6,…) Đơn vị tính: Kg STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 2.800 1 16/06 N66 Trần Mậu Hải nhập thép pi 8 làng chài của Phú Thọ 16/06 1.000 1.000 2 16/06 N67 Trần Mậu Hải nhập thép pi 6 làng chài của Phú Thọ 16/06 1.500 2.500 3 16/06 X31 Trần Mậu Hải nhận thép pi 8 làng chài của Phú Thọ 16/06 800 1.700 4 16/06 X32 Trần Mậu Hải nhận thép pi 6 làng chài của Phú Thọ 16/06 1.200 500 …. …… …… ….. ……….. …… …… ……. …… Cộng cuối kỳ 4.300 3.700 3.400 Ngày … tháng … năm Thủ kho KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Đồng thời, kế toán chi tiết khi nhận được chứng từ gốc từ thủ kho sẽ ghi vào sổ chi tiết như sau: SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 06/2010 Tài khoản: 152 Tên vật tư: Thép Cuộn pi 6 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3 = 1 x 2 4 5 = 1 x 4 6 7 = 1 x 6 SDĐK 14.235 2.800 39.858.000 N67 16/06 Trần Mậu Hải nhập thép pi 6 làng chài của Phú Thọ 331 14.545 1.500 21.817.500 1.500 21.817.500 X32 16/06 Trần Mậu Hải nhận thép pi 6 làng chài của Phú Thọ 141 1.200 17.454.000 300 4.363.500 ….. …… ………….. ….. ……… … …… …. ………. ... ……… SDCK 4.300 62.350.000 3.700 55.130.000 3.400 47.078.000 Ngày …. tháng ….. năm …. Người lập KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Cuối kỳ từ sổ chi tiết vật tư, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn đối chiếu với thủ kho về mặt số lượng, đồng thời đối chiếu với sổ cái 152 về giá trị. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN VẬT TƯ TK 152 Qúy 2/2010 TT TÊN VT ĐVT TỒN ĐK NHẬP TK XUẤT TK TỒN CK SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Cát đúc m3 1500 63.000.000 2.500 105.000.000 2.300 96.600.000 1.700 71.400.000 2 Đất đỏ m3 700 54.600.000 1.300 101.400.000 1.800 140.400.000 200 15.600.000 3 Đá 1x2 m3 100 24.500.000 180 44.100.000 250 61.250.000 30 7.350.000 4 Đá 2x4 m3 60 14.100.000 210 49.350.000 250 58.750.000 20 4.700.000 5 Đá làng chài m3 780 187.363.800 725 177.954.875 765 176.408.025 780 187.363.800 6 Đá dăm cấp phối m3 1.200 198.000.000 1.700 280.500.000 2.200 363.000.000 700 115.500.000 7 Ống BTLT các loại m 40 1.000.000 120 3.000.000 120 3.000.000 40 1.000.000 8 Thép Pi 6 kg 4.300 62.350.000 3.700 55.130.000 3.400 47.078.000 4.300 62.350.000 … …. ... .... ............. ........... ……… ........ ……….. ...... ............ … …. ... .... ............. ........... ……… ........ ……….. ...... ............ CỘNG 996.852.000 946.232.640 970.705.000 972.379.640 Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập - Từ chứng từ ghi sổ, cuối kỳ lên sổ cái SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Qúy 2/2010 Tài khoản: 152 - Nguyên liệu vật liệu Số CT Diễn giải TKĐƯ Thành tiền SH NT Nợ Có SDĐK 996.852.000 N32 02/06 Trần Mậu Hải nhập cát đúc của Kim Thu Trang 331 14.275.909 N33 02/06 Trần Mậu Hải nhập cát đúc làng chài của Phú Thọ 331 252.179 …… …... ………… ……….. ……… ………. N34 15/06 Huỳnh Xuân nhập cát xây 141 450.000 X31 16/06 Xuất thép Pi 8 141 11.636.000 …… …... ………… ……….. ……… ………. N81 30/06 Nhập đá làng chài của Cty phú Thọ 141 48.042.000 ….. ……. ……………… ………. ……….. ……….. Cộng SPS 946.232.640 970.705.000 SDCK 972.379.640 Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG NAM I. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty 1. Ưu điểm - Việc tổ chức kế toán theo mô hình tập trung ở văn phòng công ty đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện việc kiểm tra và chỉ đạo sát với hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở thông tin do phòng kế toán cung cấp. - Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức “Chứng từ - ghi sổ” đang áp dụng tại công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của công ty. Hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ rõ ràng và chính xác được lưu trữ một cách có hệ thống và khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên quản lý. Với hình thức này thì việc phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán được hợp lý, mỗi người phụ trách một công việc nhất định. - Phòng kế toán công ty đang sử dụng hệ thống máy tính phục vụ công tác kế toán nên việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng và tổng hợp số liệu được thực hiện theo chương trình cài sẵn nên giảm đi lượng hao phí lao động trong việc ghi chép, vừa đảm bảo tính chính xác, kịp thời, dễ dàng phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời. - Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phân công vai trò trách nhiệm hợp lý cho từng thành viên, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán công ty vững vàng, năng lực nghiệp vụ cao đảm nhận được mọi phần hành kế toán. Kế toán NVL ở công ty được tiến hành đúng quy định, áp dụng đúng chế độ kế toán mới. Mọi nghiệp vụ xuất – nhập vật tư đều được tiến hành đúng nguyên tắc, thủ tục của chế độ quản lý sử dụng và kế toán vật tư. Công tác kế toán NVL ở công ty đạt một số kết quả nhờ đã sử dụng các danh điểm vật tư để theo dõi từng loại vật tư, giúp cho việc hạch toán nhanh chóng, thuận tiện. Về NVL: Công ty không sử dụng kho để dự trữ mà giao cho đội trưởng các công trình, khi có nhu cầu NVL để sử dụng thi công có thể làm phiếu yêu cầu vật tư báo phòng kế hoạch. Trên cơ sở dự toán đã được xác định phòng kế hoạch sẽ trình giám đốc duyệt. Phòng kế hoạch vật tư sẽ đứng ra mua NVL hoặc để tạo tính chủ động cho các đội trưởng thi công các công trình và để tiến độ thi công không bị gián đoạn thì đội trưởng các công trình có thể làm giấy tạm ứng tiền và đứng ra trực tiếp mua NVL và NVL sẽ được chuyển thẳng tới chân công trình. Như vậy đã giảm được chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển bốc xếp, tiền lương thủ kho, đội ngũ bảo vệ, tránh được sự mất mát vật tư do trộm cắp. Ngoài ra hình thức này còn tạo thế chủ động thuận lợi cho các đội trưởng thi công các công trình, giảm được các bước thủ tục không cần thiết làm chậm tiến độ thi công, giảm bớt công việc cho kế toán trong các nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu. 2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm về công tác hạch toán NVL tại công ty, còn tồn tại các nhược điểm sau: - Do địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh rộng rãi, các công trình ở xa bộ phận quản lý hơn nữa việc thu mua vật tư thường được thực hiện tại nơi thi công công trình nên chứng từ luân chuyển còn chậm, ảnh hưởng đến việc quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. - Việc quản lý NVL trên tuyến đang còn nhiều sơ hở, tình trạng hao hụt ngoài định mức cho phép vẫn còn thường xuyên xảy ra. Những tồn tại trên cần phải được khắc phục để hoàn thiện công tác hạch toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung. Việc hoàn thiện này nhằm cung cấp thông tin ngày càng tốt hơn và đạt hiệu quả cao hơn. Về NVL: Công ty ủy quyền cho các chỉ huy công trình tự lo mua NVL đưa thẳng tới công trình, trước hết xảy ra khó khăn cho công tác quản lý. Ban tài chính của công ty chỉ quản lý vật liệu về mặt giá trị bằng các chứng từ hoàn ứng chuyển về. Tình hình xuất nhập vật tư thi công không nói lên được thực tế sử dụng hiệu quả vật tư, đây là khe hở cho sự thất thoát và lãng phí vật tư. Ngoài ra do không có kho dự trữ vật tư khi giá vật tư thấp mà lại mua trực tiếp tại các thời điểm thi công thì sẽ phải mua vật tư với giá cao hơn sẽ làm tăng chi phí vật liệu vào giá thành công trình. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam Việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ như đã nêu trên là một trong những yếu điểm của đơn vị mà khó có thể khắc phục được trong thời gian ngắn. Nhưng để hạn chế được nhược điểm này đơn vị phải đề ra những quy định cụ thể đối với nhân viên thu mua vật tư ở các đơn vị. - Đối với những công trình ở xa công ty có giá trị lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều thì công ty phải cử một cán bộ kế toán trực tiếp theo dõi tình hình phát sinh NVL từ 5-10 ngày về một lần báo cáo cho các phòng. - Đối với những công trình ở xa công ty có giá trị vừa và nhỏ, nghiệp vụ phát sinh ít thì cứ 15 ngày lại cử một kế toán trực tiếp xuống công trình kiểm tra hoặc trực tiếp về công ty làm thủ tục nhập xuất NVL. Vật liệu của công ty chủ yếu nhập từ các nguồn trong nước, các công ty thương mại hay của tư nhân. Về thủ tục nhập vật tư thì mỗi lần mua NVL nhập kho kế toán căn cứ vào số lượng ghi trên hóa đơn bán hàng để ghi vào cột thực nhập trong phiếu nhập kho đôi khi thiếu chính xác vì trong quá trình thu mua sẽ xảy ra một số trường hợp thiếu vật tư, mất mát, vật tư kém chất lượng. Vì thế tốt nhất mỗi lần có nghiệp vụ phát sinh thì cán bộ phòng kỹ thuật lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Thực tế trong quá trình mua NVL đã phản ảnh ở trên, khi có sự giao nhận vật tư cho các công trình đang thi công không có ban kiểm nghiệm, lại không có biên bản kiểm nghiệm nên không phản ánh được NVL được giao nhận. Do trong quá trình vận chuyển, hay do sự cố tình của người nào đó bớt xén số lượng nhằm phục vụ lợi ích cá nhân nên rất dễ dẫn tới tình hình thất thoát vật tư. Vì thế công ty nên thành lập một ban kiểm nghiệm vật tư, khi kiểm tra xong đảm bảo đúng số lượng, quy cách, phẩm chất thì mới cho tiến hành nhập kho. Đơn vị: Mẫu số: 05 - VT Bộ phận: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày ….. tháng ….. năm ….. Số: …….. Căn cứ …… số ……. Ngày ……. Tháng …... năm …… của …… Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: ………………….. Trưởng ban Ông, bà: ………………….. Ủy viên Ông, bà: ………………….. Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đvt Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 4 1 Xi măng Toàn phần Tấn 2 Sắt pi 16 Kg 3 Thép pi 25 Kg 4 Đá 1*2 M3 ……. ……. ……. ……….. ….. …… …….. ……….. ……. Ý kiến của ban kiểm nghiệm: ………………………………………………………………………………… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Về công tác quản lý NVL Công ty nên xây dựng thêm nhà kho để tránh thất thoát và đảm bảo chất lượng của NVL. Đồng thời hỗ trợ thêm thủ kho để quản lý chặt chẽ tình hình NVL (chẳng hạn như bổ sung thêm người…). Công ty cần phải xây dựng 1 quy chế quản lý cụ thể về quản lý NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản sử dụng, trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Quy định rõ trách nhiệm của cán bộ thu mua, khi mua vật liệu về phải bàn giao chứng từ đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị NVL nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của NVL trong quý. Về nhập kho NVL: Dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục nhập kho đã quy định. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện được những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. NVL thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các bộ phận sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chức năng kiểm tra giám sát của mình trong việc sử dụng NVL. Đồng thời giúp kế toán hạch toán được chính xác chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. Công tác kiểm kê vật tư cũng cần được tiến hành thường xuyên, đều đặn vào cuối mỗi kỳ (tháng/quý) tùy thuộc vào khối lượng công việc trong kỳ mà công ty tiến hành tổ chức kiểm kê. Đồng thời công ty cần thành lập một ban kiểm kê để việc tổ chức kiểm tra được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo được tính trung thực, chính xác trong việc bảo quản vật tư nhằm phản ánh thực trạng công tác quản lý vật tư để đưa ra các biện pháp xử lý và khắc phục hiệu quả. Biên bản kiểm kê có thể được trình bày theo mẫu sau: Đơn vị: Bộ phận: BIÊN BẢN KIỂM KÊ CUỐI KỲ (THÁNG/QUÝ) (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày ….. tháng ….. năm ….. Số: …….. Căn cứ …… số ……. Ngày ……. Tháng …... năm …… của …… Ban kiểm kê gồm: Ông, bà: ………………….. Trưởng ban Ông, bà: ………………….. Ủy viên Ông, bà: ………………….. Ủy viên Đã kiểm kê các loại: Stt Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm kê Đvt Số lượng theo sổ sách Số lượng thực kiểm Kết quả kiểm kê Ghi chú Thừa Thiếu A B C D E 1 2 3 4 5 1 Xi măng Toàn đơn vị Tấn 2 Sắt pi 16 Kg 3 Thép pi 25 Kg 4 Đá 1*2 M3 ……. ……. ……. ……….. ….. …….. ……….. ……. Ý kiến của ban kiểm kê: ………………………………………………………………………………… Đại diện quản lý Thủ kho Trưởng ban LỜI KẾT LUẬN Chuyên Đề tốt nghiệp này được hoàn thành là kết quả thực tập của tôi tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam cùng với sự tích luỹ kiến thức trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng. Đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo ThS. Nguyễn Thị Thanh Huyền là người đã tận tình giúp đỡ, trực tiếp hướng dẫn và đóng góp ý kiến cho tôi trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Nam; đặc biệt là các cô chú, anh chị phòng kế toán trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành Chuyên Đề tốt nghiệp này. Do thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên Chuyên Đề này không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Rất mong sự thông cảm, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy cô giáo cùng các bạn. Xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày 03 tháng 05 năm 2011 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hồng Vân