Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

50 g /m2 khổ 65x86 Tờ 49.100 Cộng 0 Xuất ngày 28 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ta thấy rằng, cột đơn giá và cột thành tiền của Phiếu xuất kho trên bị bỏ trống. Sở dĩ như vậy là vì Xí nghiệp chưa tính ngay được giá xuất kho NVL, Xí nghiệp không sử dụng giá tạm tính để hạch toán. Chỉ đến cuối tháng, khi đã tính ra được trị giá xuất kho NVL thì kế toán mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền để từ đó lên bảng Tổng hợp nhập - xuất - tồn. NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI PHIẾU XUẤT KHO Số: 25 XÍ NGHIỆP IN Ngày 31 tháng 12 năm 2005 TK Nợ: 621 TK Có: 1521 Người nhận hàng: Anh Hiển Đơn vị: Phân xưởng in Theo lệnh số: Ngày tháng năm 2005 Xuất tại kho: Nội dung sử dụng: Xuất giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 79x109 Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 (79x109) Tờ 16.163 507,12 8388.597 2 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 (65x98) Tờ 9.966 420,23 4414.938 3 Giấy Trường Xuân 70 g /m2 (84x120) Tờ 13.500 712,33 10057.5,00 4 Giấy Trường Xuân 70 g /m2 (42x60) Tờ 1.148 183,60 278.9640 5 Giấy Cút sê 230 g /m2 (65x86) Tờ 3.971 1952,70 8029.3620 6 Giấy Cút sê 230 g /m2 (79x109) Tờ 425 2790,12 1190850,00 7 Giấy Cút sê 100 g /m2 (65x86) Tờ 4.730 838,46 4181.320 8 Giấy Cút sê 150 g /m2 (65x86) Tờ 2.045 1257,13 2597.15 9 Giấy Cút sê 150 g /m2 (79x109) Tờ 10.390 1931,42 20499.470 10 Giấy Cút sê 80 g /m2 (65x86) Tờ 16.148 683,27 11465.08 11 Giấy Cút sê 80 g /m2 (79x109) Tờ 850 846,22 737800,00 12 Giấy Trường Xuân 58 g /m2 (84x120) Tờ 9.994 570,06 5756.544 13 Giấy Trường Xuân 60 g /m2 (79x109) Tờ 3.588 505,34 1933.932 14 Giấy Cút sê 120 g /m2 (65x86) Tờ 5.200 1006,13 5298.8,00 15 Bìa Việt Trì xanh đỏ 100 (61x85) Tờ 845 536,16 4664400 16 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 (42x60) Tờ 58.500 203,24 13279.5,00 Cộng 2275.343 4677679.5 Xuất ngày 31 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ta thấy rằng, cột đơn giá và thành tiền của Phiếu xuất kho trên đã được điền đầy đủ số liệu. Vì đây là thời điểm cuối tháng nên Xí nghiệp đã tính ra được trị giá của NVL xuất, căn cứ vào Phiếu xuất kho này để thủ kho ghi Thẻ kho và làm căn cứ để lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Riêng đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL, kế toán NVL còn theo dõi trên các bảng báo cáo. Đối với NVL là giấy và bản in được phản ánh một cách tổng hợp tình hình xuất kho trên bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in, căn cứ để lập là các Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, đối với các NVL còn lại được theo dõi trên bảng Báo cáo tình hình sử dụng vật tư, căn cứ để lập là các Giấy xin lĩnh vật tư. Mục đích của việc lập hai báo cáo này là để phòng vật tư và phòng kế hoạch có được cái nhìn tổng quát về tình hình xuất kho NVL. Với một tài liệu (sản phẩm) cụ thể nào đó thì sẽ cần xuất giấy và bản in với số lượng là bao nhiêu, NVL còn lại khác tương ướng là như thế nào, đã hợp lý chưa? để trên cơ sở đó có thể theo dõi, lập kế hoạch cho việc tính định mức tiêu hao NVL sau này một cách chính xác. Biểu 1.8: Tổng hợp xuất giấy + bản in của Xí nghiệp In TỔNG HỢP XUẤT GIẤY + BẢN Tháng 12 năm 2005 Số lệnh Tên tài liệu Bản kẽm Bãi Bằng 60 g /m2 Cút sê 80 g /m2 Cút sê 100 g /m2 Bãi Bằng 70 g /m2 Cút sê 150 g /m2 … Cút sê 320 g /m2 M16 M10 M4 49x65 65x98 43x65 65x86 65x86 42x60 32,5x43 … 65x86 32 Tờ rơi 2.575 33 Lịch NN và phát triển NT 6 34 Tạp chí Tài chính số 12 22 15 38.100 800 7.250 1.300 … … … … … … … … … … … … … … 45 Tờ gấp TE giúp việc 8 1.033 … … … … … … … … … … … … … … 66 Phiếu khuyến mãi 4 67 Các loại biểu mẫu 8 Tổng 165 105 147 56.100 48.160 36.070 45.268 1.860 8.050 4.683 … 1.033 Biểu 1.9: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư của Xí nghiệp In BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG VẬT TƯ THÁNG 12 NĂM 2005 Số giấy XLVT Mực Nhật xanh Mực Nhật vàng Mực Nhật đỏ Mực Nhật đen Mực Nhật trắng Mực TQ xanh Mực TQ đỏ Mực TQ vàng Mực TQ đen Mực TQ trắng Mực Ý vàng Mực Ý xanh Dầu hoả Dầu nhớt CN Cồn CN Xà phòng Giẻ lau Axít bột Dung dịch ẩm Thuốc tút … 1 1 2 2 1 1 1 1 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 100 20 1 10 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 104 3 3 3 3 20 30 25 105 20 1 1 1 106 2 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng 52 73 55 39 0 1 3 3 30 3 0 0 140 60 90 17 125 13 75 9 … Kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp Để đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại NVL, Xí nghiệp In đã áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để phản ánh sự biến động nhập - xuất - tồn của NVL về mặt hiện vật trên Thẻ kho. Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi nhận sự biến động nhập - xuất - tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên Sổ kế toán chi tiết NVL. Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết NVL, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp về NVL. Thẻ kho được thủ kho mở theo từng loại NVL trong từng kho. Sổ kế toán chi tiết NVL cũng được kế toán NVL mở tương ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập cho tất cả các kho. Sơ đồ 1.7: Quy trình kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp In Phiếu nhập kho Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp về NVL Sô Ghi chú: : ghi hàng ngày; : ghi cuối tháng; : đối chiếu Tại kho: Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu xuất kho và Phiếu nhập kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất NVL về mặt hiện vật của NVL vào Thẻ kho. Thẻ kho được lập cho từng loại NVL, và được mở hàng năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm dương lịch). Một quyển Thẻ kho dùng để theo dõi cho nhiều loại NVL. Mỗi loại NVL được theo dõi trên một vài trang nhất định liền nhau. Số lượng trang này nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ liên quan đến vật liệu đó là nhiều hay ít. Mỗi một nghiệp vụ nhập, xuất NVL được ghi một dòng trên Thẻ kho. Cuối mỗi ngày, thủ kho tính ra số lượng tồn và ghi vào Thẻ kho. Thủ kho của Xí nghiệp thường xuyên đối chiếu giữa số lượng NVL ghi trong Thẻ kho với số lượng thực tế có trong kho. Hàng ngày sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho cho kế toán NVL. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng sổ tính ra số nhập - xuất - tồn NVL của từng loại NVL trên các Thẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết NVL. Biểu 1.10: Thẻ kho NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI THẺ KHO Số tờ: 1 XÍ NGHIỆP IN Năm 2005 Đơn vị tính: tờ Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 Nhãn hiệu qui cách: khổ 65x98 Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ký nhận của kế toán Nhập Xuất Số lượng Số lượng Số lượng 01/12 Tồn đầu tháng 53.442 … … … … … … … 02/12 18 Nhập 6.750 … … … … … … … 31/12 25 Xuất 9.966 … … … … … … … Cộng 62.700 115.012 Tồn cuối tháng 1.130 Tại phòng kế toán: Hàng ngày, sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất. Kế toán điền đơn giá và thành tiền vào mỗi Phiếu nhập kho còn các Phiếu xuất kho thì kế toán không thực hiện được ngay mà phải chờ đến cuối tháng khi tính được đơn giá xuất của từng NVL kế toán mới ghi vào. Sau đó, kế toán NVL tiến hành nhập máy cả về mặt hiện vật và giá trị của từng loại NVL đối với những Phiếu nhập kho, còn những Phiếu xuất kho chỉ nhập số lượng. Đến cuối tháng tiếp tục điền đơn giá và tính thành tiền cho các nghiệp vụ xuất kho. Trên cơ sở số liệu đầu vào này, cuối tháng, máy sẽ tự động lên Sổ chi tiết cho từng loại NVL. Cuối tháng, kế toán NVL và thủ kho tiến hành đối chiếu về mặt hiện vật giữa Sổ chi tiết và Thẻ kho cho từng loại NVL. Nếu có chênh lệch thì kế toán sẽ phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh cho đúng với thực tế. Trên cơ sở số liệu đối chiếu đã khớp đúng và đủ, kế toán NVL lập Báo cáo tổng hợp nhâp - xuất - tồn kho NVL và gửi cho kế toán trưởng. Biểu 1.11: Sổ kế toán chi tiết NVL NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI XÍ NGHIỆP IN SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65x98 Từ ngày: 01/12/2005 đến ngày: 31 tháng 12 năm 2005 Số dư Nợ đầu kỳ: 23.695.542 đồng Chứng từ CTGS Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Ngày Số Nợ Có … … … … … … … … … 03/12 PN 18 05/12 07 Mua tiền mặt - 331ND Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 331 2.790.814 … … … … … … … … … 31/12 PX 25 31/12 36 Phân xưởng in Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 621 4.188.012,18 … … … … … … … … … Cộng 25.111.722 48.332.413 Tồn cuối tháng 474.851 (Ký, họ tên) Biểu 1.12: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Kho: KHVT - Kho vật tư Từ ngày: 01/12/2005 đến ngày: 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 152115 Giấy Trường Xuân 70 g /m2 Kg 1.298 13.681.083 1.298 13.681.083 2 152116 Giấy Bãi Bằng 58 g /m2 Ram 304 7.269.934 304 7.269.934 … … … … … … … … … … … … 10 152407 Dầu công nghiệp Lít 300 4.420.500 85 1.252.475 215 3.168.025 … … … … … … … … … … … … 16 152413 Dầu xịt RP7 Lọ 4 198.000 4 198.000 … … … … … … … … … … … … 33 152512 Kim máy khâu Cái 1.120 2.625.700 160 375.102 960 2.250.598 … … … … … … … … … … … … 36 152521 Vòng bi 203 vòng 10 90.000 6 54.000 4 36.000 … … … … … … … … … … … … 40 152528 Bóng đèn nê ôn 0, 6 mét Cái 5 35.831 4 28.664 1 7.167 … … … … … … … … … … … … 46 B60271 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 27x39 Tờ 146.640 7.573.463 13.600 702.394 133.040 6.871.069 … … … … … … … … … … … … 56 B60652 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65x98 Tờ 53.442 23.695.542 62.700 25.111.722 115.012 48.332.413 1.130 474.851 … … … … … … … … … … … … 67 BB7065 Giấy Bãi Bằng 80g/m2 khổ 84x120 Tờ 6.360 5.591.638 6.360 5.591.638 … … … … … … … … … … … … 72 BY16 Bản Ý máy 16 Bản 17 1.096.500 17 1.096.500 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 531.320.765 613.571.473 572.270.195 572.622.043 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp NVL tại Xí nghiệp Xí nghiệp In sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 vào hạch toán kế toán và hình thức sổ kế toán mà Xí nghiệp áp dụng là hình thức CTGS. Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được đánh giá là phù hợp với đặc điểm và tính chất NVL tại Xí nghiệp. Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 152, 331 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết TK 152, 331 Sổ Cái TK 152, 331 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Trong đóT: ghi hàng ngày; ghi cuối tháng; đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hoá đơn mua hàng kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Các Phiếu nhập, Phiếu xuất này sẽ là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ. Vì phương pháp tính giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp là phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ nên các chứng từ ghi sổ loại này chỉ được lập một lần mỗi tháng, vào ngày cuối cùng của tháng sau khi giá NVL xuất kho đã được xác định. Số liệu từ các chứng từ ghi sổ được sử dụng để lên Sổ Cái và lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ của các TK được sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này được lập vào cuối mỗi tháng. Nhưng do Xí nghiệp có rất nhiều đơn đặt hàng trong một kỳ, nhiều đơn đặt hàng thời gian sản xuất kéo dài chính vì vậy việc lập Bảng cân đối số phát sinh được lập để theo dõi sự biến động của tất cả các TK theo quý chứ không lập theo tháng. Số liệu ở hàng tổng cộng của bảng này được đối chiếu với số tổng cộng ở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các số liệu này phải đảm bảo khớp, đúng và đủ. Trình tự hạch toán kế toán với từng nghiệp vụ nhập, xuất cụ thể như sau: Kế toán nghiệp vụ nhập kho NVL Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn GTGT của người bán gửi đến, Biên bản kiểm nghiệm NVL, Phiếu nhập kho kế toán NVL tiến hành nhập máy tính. Mỗi Phiếu nhập được nhập vào máy đều phải có đủ các chỉ tiêu sau: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, mã kho, số lượng, đơn giá, thành tiền, TK ghi Có. Trong máy tính, TK ghi Có với nghiệp vụ nhập kho vật tư được mặc định là TK 33111 - Phải trả cho người bán hoạt động SXKD. Các Phiếu nhập này được nhập vào máy là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ, ghi Nợ TK 152, và sau đó CTGS này được sử dụng để lập Sổ Cái TK 152. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 18 ta có CTGS sau. Biểu 1.13: CTGS nghiệp vụ nhập kho CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 05 tháng 12 năm 2005 Số: 07 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có PN 18 03/12 Nhập giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65x98 Nhập giấy Bãi Bằng 70 g /m2 khổ 48x84 … 1521 1331 3311 44.426.272 4.442.628 48.868.900 Tổng cộng 48.868.900 48.868.900 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 12 tháng 12 năm 2005 Số: 15 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có PN 24 10/12 MTQD - Mực Trung Quỗc đen 1521 1331 3311 1.036.350 103.635 1.139.985 Tổng cộng 1.139.985 1.139.985 Trong trường Xí nghiệp có nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi, nghiệp vụ này làm giảm chi phí NVL trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung thì chứng từ ghi sổ vẫn được lập tương tự như trường hợp mua ngoài nhập kho. Chỉ có khác chứng từ trên là TK Có là 621 hoặc 627, bên nợ không có TK 1331. Kế toán nghiệp vụ xuất kho NVL Do chưa tính được giá NVL xuất kho ngay trong tháng mà phải chờ đến cuối tháng mới tính được nên việc lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ xuất kho được thực hiện một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế toán của Xí nghiệp là theo quý chính vì vậy mà kế toán chưa phân bổ chi phí NVL cho từng khoản mục chi phí theo tháng mà chỉ đến cuối quý kế toán tập hợp tất cả các chứng từ xuất kho NVL để phân bổ chi phí. Qua đó, kế toán lập một chứng từ ghi sổ cho cả quý về nghiệp vụ xuất kho NVL. Biểu 1.14: Bảng phân bổ NVL BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Stt Ghi Có TK Đ/t sử dụng TK 152 Cộng TK 1521 Giấy TK 1522 Bản kẽm TK 1523 Mực in TK 1524 NVL phụ TK 1525 PTTT 1 Nợ TK 621 452.011.052 56.739.272 24.793.528 34.267.366 567.811.219 2 Nợ TK 627 2.978.976 2.978.976 3 Nợ TK 642 1.480.000 1.480.000 Tổng cộng 453.491.053 56.739.272 24.793.528 34.267.366 2.978.976 572.270.195 Từ bảng phân bổ NVL trên, kế toán lên CTGS được thể hiện trên biểu 1.15 dưới đây. Biểu 1.15: CTGS nghiệp vụ xuất kho CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Số: 40 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có 31/12 Chi phí NVL trực tiếp Giấy Bản in Mực in NVL phụ Phụ tùng thay thế Chi phí sản xuất chung Chi phí quản lý DN 621 627 642 152 1521 1522 1523 1524 1525 567.811.219 2.978.976 1.480.000 572.270.195 453.491.053 56.739.272 24.793.528 34.267.366 2.978.976 Tổng cộng 572.270.195 572.270.195 Kế toán kết quả kiểm kê NVL Việc kiểm kê NVL tại Xí nghiệp thường được tiến hành định kỳ cứ một năm hai lần vào cuối quý hai và cuối quý bốn để xác định lượng tồn kho của từng loại NVL theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng của từng loại NVL, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Kết quả kiểm kê được lập thành biên bản được Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ kho và trưởng ban kiểm kê ký. Tuỳ theo kết quả kiểm kê là đủ, thừa hay thiếu và số lượng NVL bị hư hỏng, xuống cấp, giảm chất lượng mà kế toán NVL định khoản khác nhau. Nếu phát hiện thiếu thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ giảm NVL, với chứng từ ghi sổ này cách lập tương tự như các nghiệp vụ xuất kho NVL, và chứng từ gốc được sử dụng để lập là Biên bản kiểm kê. Ngược lại, phát hiện thừa thì kế toán lập chứng từ ghi sổ tương tự như các nghiệp vụ nhập kho. Trong trường hợp NVL kiểm kê đủ và chất lượng không bị ảnh hưởng gì thì kế toán không định khoản. Biểu 1.16: Biên bản kiểm kê NVL XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Phòng vật tư BIÊN BẢN KIỂM KÊ (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Thời điểm kiểm kê: 9 giờ 31 tháng 12 năm 2005 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Nguyễn Hữu Bình Trưởng ban Ông, bà: Đỗ Bảo Châu Uỷ viên Ông, bà: Trần Thu Hương Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiến Số lượng Thành tiến Số lượng Thành tiến Số lượng Thành tiến 1 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 65x98 B60652 Tờ 420,431 1.130 475.087 1.130 475.087 0 0 0 0 Còn tốt … … … … … … … … … … … … … … … … Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các CTGS được lập sẽ là căn cứ để ghi Sổ đăng ký CTGS. Và sổ này được dùng để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Biểu sau đây trích Sổ đăng ký CTGS của Xí nghiệp In tháng 12 năm 2005. Biểu 1.17: Sổ đăng ký CTGS SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01 tháng 12 đến ngày 31 tháng 12 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày … … … 15 12/12 1.139.985 07 05/12 48.868.900 … … … … … … 40 31/12 572.270.195 Tổng cộng Tổng cộng Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập để lên Sổ Cái TK 1521, 1522, 1523, 1524, 1525 và Sổ Cái TK mẹ 152. Các sổ Cái trên được kế toán tổng hợp sử dụng để đối chiếu với Sổ chi tiết vật tư của từng loại NVL (với Sổ Cái TK 1521 lại có rất nhiều Sổ chi tiết của nó). Biểu 1.18: Sổ Cái TK 152 SỔ CÁI Tháng 12 năm 2005 TK: 152 Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 531.320.765 … … … … … … … 05/12 07 05/12 Nhập giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 Nhập giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 42x60 Nhập giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65x98 Nhập giấy Bãi Bằng 70 g /m2 khổ 42x60 Nhập giấy Cút sê 80 g /m2 khổ 65x86 Nhập giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 49x65 3311 1.143.634 19.418.181 2.790.814 10.332.880 4.725.000 6.015.763 … … … … … … … 12/12 15 12/12 Nhập mực Trung Quỗc đen 1.036.350 … … … … … … … 31/12 36 31/12 Xuất giấy Bãi Bằng 60 g /m2 (79x109) Xuất giấy Bãi Bằng 60 g /m2 (65x98) Xuất giấy Trường Xuân 70 g /m2 (84x120) Xuất giấy Trường Xuân 70 g /m2 (42x60) Xuất giấy Cút sê 230 g /m2 (65x86) Xuất giấy Cút sê 230 g /m2 (79x109) … 621 8.196.580,56 4.188.012,18 9.616.455,00 210.772,80 7.754.171,70 1.185.801,00 … … … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 613.571.473 572.270.195 Số dư cuối kỳ 572.622.043 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp Tự đổi mới và tự hoàn thiện luôn là một đòi hỏi cấp thiết và không ngừng trong hoạt động của mỗi một tổ chức, đơn vị bởi không một hình thức tổ chức nào, một cơ cấu hoạt động nào có thể phù hợp với mọi điều kiện, mọi hoàn cảnh. Trong khi đó, môi trường khách quan luôn thay đổi buộc mỗi một thực thể tồn tại trong nó phải tự đổi mới và hoàn thiện thì mới có thể tiếp tục tồn tại và phát triển. Vì vậy, các DN trong nền kinh tế thị trường hiện nay luôn tìm cách đổi mới bộ máy quản lý, trong đó có bộ máy kế toán. Đối với mỗi DN, bộ máy kế toán là “bộ vi xử lý” và là kho lưu trữ toàn bộ các thông tin tài chính của DN. Có thể nói, đây chính là cơ quan đầu não” trong bộ máy quản lý. Chính vì vậy, yêu cầu nâng cao chất lượng, độ chính xác, tốc độ, hiệu quả cung cấp thông tin tài chính là ưu tiên hàng đầu đối với một bộ máy kế toán. Hoàn thiện hoạt động kế toán trong Xí nghiệp cũng chính là thực hiện hoàn thiện trên từng phần hành kế toán cụ thể. Tại Xí nghiệp In thì yêu cầu hoàn thiện kế toán NVL luôn là ưu tiên hàng đầu bởi NVL là đầu vào quan trọng nhất đối với một DN sản xuất như Xí nghiệp In. Xí nghiệp là một DN SXKD ngành in, NVL là đầu vào chính cho quá trình sản xuất, đồng thời chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Vì vậy, việc đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào để nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp là hết sức cần thiết. Nhiệm vụ này đặt ra cho phòng kế toán rất nhiều trọng trách trong việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích, và cung cấp thông tin về NVL cho Ban giám đốc Xí nghiệp. Quá trình hạch toán NVL càng chặt chẽ, chính xác, minh bạch, rõ ràng thì nhà quản lý càng có khả năng theo dõi, sát sao tình hình biến động của NVL, xây dựng được kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng hợp lý NVL. Đồng thời hạn chế xảy ra các sai phạm nghiêm trọng gây thất thoát, lãng phí nguồn lực này. Tổ chức quản lý, hạch toán NVL tại Xí nghiệp mang tính chiến lược cho các hoạt động SXKD sau này. Mọi hoạt động SXKD sau này của Xí nghiệp đều phải dựa trên công tác quản lý NVL đầu vào, công tác quản lý có tốt sẽ giúp cho Ban giám đốc nhìn thấy trước và rõ rệt những điểm mạnh và điểm yếu của khâu sản xuất để từ đó có những quyết định đúng đắn và phù hợp, quá trình SXKD mới diễn ra suôn sẻ và thuận lợi được. Hạch toán NVL tốt sẽ giúp cho kế toán theo dõi chính xác cả số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá đang có trong kho của Xí nghiệp, từ đó có kế hoạch cung ứng hợp lý để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, đồng thời không để lượng hàng tồn kho quá nhiều vì NVL dễ bị hư hỏng và giảm chất lượng nên sẽ mất thêm chi phí bảo quản và gây ứ đọng vốn của Xí nghiệp. Trong thực tế, kế toán NVL tại Xí nghiệp In vẫn còn nhiều bất cập do đó việc hoàn thiện kế toán NVL đang là một yêu cầu được đặt ra với cả công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp. Việc xem xét đánh giá và định hướng hoàn thiện kế toán NVL là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho Xí nghiệp nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của công tác quản lý và hạch toán NVL. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp cần dựa trên các nguyên tắc sau: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải phù hợp với các quy định trong chính sách, chế độ tài chính, kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định. Khi vận dụng các chính sách về quản lý tài chính, cần phải tính đến những xu hướng thay đổi trong tương lai của cơ chế quản lý kinh tế, tài chính. Do mỗi DN có ngành nghề kinh doanh khác nhau và có những đặc điểm riêng về hoạt động sản xuất, tổ chức quản lý chi phí cũng khác nhau. Chính vì thế, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, mang tính khả thi cao, phải phù hợp với những đặc điểm SXKD riêng biệt và trình độ cán bộ kế toán của Xí nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán NVL nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lới ích đạt được, vì mục đích của hoàn thiện hạch toán NVL không những là cung cấp thông tin chính xác mà còn là nâng cao hiệu quả của việc quản lý NVL, hạn chế tối đa hao hụt, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đánh giá kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc NXB Lao động - Xã hội và Ban giám đốc Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội cùng với sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, Xí nghiệp In đã đạt được nhiều thành tích: lợi nhuận hàng năm của Xí nghiệp luôn có xu hướng tăng lên, đời sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao cả về mặt vật chất lẫn tinh thần, Xí nghiệp không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, thị trường tiêu thụ, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường ngành in. Để đạt được những kết quả đáng khích lệ trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Xí nghiệp, trong đó phải kể đến công tác kế toán NVL. Kế toán NVL là một phần hành kế toán hết sức quan trọng, khi quy mô của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng thì việc tổ chức quản lý, hạch toán NVL càng đòi hỏi phải chặt chẽ, chính xác, kịp thời, tránh được thất thoát, hao hụt cho Xí nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chính xác phục vụ cho việc ra quyết định quản lý của Ban giám đốc. Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, em xin đưa ra một số đánh giá sau: Những ưu điểm Khâu thu mua NVL của Xí nghiệp In có nhiều thuận lợi vì Xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. Thông thường, Xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng được ngay, và việc thanh toán đối với những nhà cung cấp này không bị ràng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy, với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng Xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt, bố trí, sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý. Do NVL sử dụng trong ngành in rất sẵn trên thị trường hiện nay, công tác thu mua của Xí nghiệp tốt nên Xí nghiệp không dự trữ nhiều NVL trong kho. Thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên được ban lãnh đạo Xí nghiệp rất tín nhiệm. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán NVL với thủ kho được tiến hành đều đặn và nghiêm túc vào cuối mỗi tháng. Việc kiểm kê kho cũng được tiến hành định kỳ, góp phần đảm bảo độ tin cậy cho các thông tin kế toán. Với những NVL là giấy và bản in, Xí nghiệp đã theo dõi được theo từng đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất. Còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm Giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch, sau khi xem xét tình hình hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng NVL, phòng kế hoạch ký xét duyệt. Bằng cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL (ngoài giấy và bản in) nhưng phần nào vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất mà còn hạn chế được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL. Về hệ thống TK, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, hợp lệ phù hợp với chế độ kế toán được qui định theo Quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Xí nghiệp còn mở thêm một số TK cấp hai để theo dõi sự biến động của NVL; các chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý hạn chế việc ghi chép trùng lắp; nhiều mẫu sổ sách, bảng biểu tự thiết kế phù hợp với đặc thù hoạt động SXKD của đơn vị, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định quản lý của Xí nghiệp. Hình thức sổ sách kế toán mà Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm và quy mô của Xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện lao động kế toán bằng máy. Về việc hạch toán tổng hợp NVL, Xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, NVL của Xí nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và Xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn NVL một cách thường xuyên và kịp thời. Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán (vì khối lượng danh mục NVL tại Xí nghiệp là rất nhiều trên 200 NVL), đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về NVL bất cứ lúc nào khi có nhu cầu vì vậy làm tăng khả năng phân tích đánh giá kịp thời tình hình biến động tài sản của Xí nghiệp. Nhìn chung, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của Xí nghiệp In là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định quản lý của Ban giám đốc Xí nghiệp. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán NVL tại Xí nghiệp In còn tồn tại một số hạn chế sau: Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là một hệ thống báo cáo hết sức quan trọng, qua các báo cáo quản trị Ban giám đốc sẽ biết được: từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm,... từ đó xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động, kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế. Xí nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này dẫn đến tính bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động cung ứng vật tư và hoạt động tài chính trong Xí nghiệp. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp; đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Ngoài giấy và bản in, các NVL khác trong Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho sản xuất. Các NVL này đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, hơn nữa vẫn chưa có sự kiểm soát tình hình sử dụng NVL thực dùng cho sản xuất dẫn đến tình trạng NVL sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí trong sản xuất, làm tăng chi phí và giá thành của sản phẩm. Thời gian cập nhật chứng từ tại Xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập Phiếu nhập kho vào trong máy. Hàng đã được lập Phiếu xuất kho cập nhật vào máy mà Phiếu nhập kho vẫn chưa được cập nhật vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. Về mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt lôgíc thì rất vô lý và không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán. Quy trình hạch toán từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác bảo quản, lưu trữ đều tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ. Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng NVL và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. Trên thực tế hoạt động SXKD của Xí nghiệp lại sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 200 loại) với số lượng nhập - xuất trong kỳ rất lớn. Hiện nay, Xí nghiệp In đang sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, vào cuối tháng mới tính được giá NVL xuất kho. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL. Xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng. Vì vậy, Xí nghiệp không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Chính vì thế mà bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí NVL theo các khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng. Quy mô sản xuất của Xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng Xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trữ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, nếu thực hiện những đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất. Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, Xí nghiệp luôn dự trữ một lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn... đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... nhưng Xí nghiệp chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá NVL tồn kho gây ra. Qua trên cho thấy, kế toán NVL tại Xí nghiệp còn tồn tại rất nhiều hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện hơn nữa. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In, kết hợp với những kiến thức được học ở trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán NVL tại Xí nghiệp In. Ngoài giấy và bản in được quy định số lượng xuất theo đơn đặt hàng thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, các NVL khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xưởng. Chính vì vậy, người lao động thường sử dụng lãng phí, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không được phản ánh chính xác. Để có thể quản lý NVL tốt hơn, Xí nghiệp cần xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL như sau: Định mức tiêu hao cho các NVL khác ngoài giấy và bản in: trước khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức cho NVL, Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn đặt hàng theo từng loại ấn phẩm và mỗi ấn phẩm lại phân thành những cấp khác nhau căn cứ vào số lượng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Ví dụ như: đối với giáo trình hay sách giáo khoa thì với số lượng nhỏ là dưới 500 - 1000 cuốn, từ trên 1000 - 2000 cuốn là cỡ vừa, từ trên 2000 cuốn là cỡ lớn. Căn cứ vào cỡ của đơn đặt hàng ta định mức được mức tiêu hao NVL. Những đơn đặt hàng với số lượng nhỏ là bao nhiêu lít dung dịch ẩm, dung dịch hiện bản, axít, cồn, dầu hoả, …bao nhiêu kg xà phòng, giẻ lau, bột khô… cho một đơn đặt hàng. Tiếp đến các đơn đặt hàng cỡ cao hơn cũng vậy. Cùng với việc định mức NVL cho sản xuất phòng kế hoạch cử người theo dõi tình hình thực tế NVL thực dùng cho sản xuất ở mỗi phân phân xưởng, những người được phân công có thể chính là quản đốc phân xưởng. Sau mỗi ngày sản xuất quản đốc ghi lại tình hình sử dụng NVL lượng sản xuất, lượng tồn trong ngày để đến cuối tháng tổng hợp lượng NVL xuất. Ban đầu có thể việc tính định mức tiêu hao là chưa chính xác nhưng cùng với việc lập bảng Tổng hợp xuất NVL cho từng tháng sẽ giúp phòng kế hoạch và nhân viên kế toán thống kê lại được những kết quả của các tháng, trên cơ sở đó đối chiếu so sánh kết quả với thực tế tiêu hao và điều chỉnh tiếp cho đến khi nào sát với thực tế thì khi đó chính là mức tiêu hao chính thức của NVL đối với loại đơn đặt hàng đó. Nó sẽ là mức chuẩn cho các đơn đặt hàng sau này. Định mức bao nhiêu mực trên từng trang giấy in và trang in căn cứ theo từng khổ giấy in. Với những khổ giấy khác nhau thì lượng mực trên từng trang in cũng khác nhau. Từ đó, căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm và mỗi ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó. Ngoài ra, Xí nghiệp cũng nên khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp như: tuyên dương, khen thưởng đối với những người sử dụng tiết kiệm NVL và phạt bồi thường đối với những người sử dụng lãng phí. Báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định. Với tầm quan trọng của báo cáo quản trị cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc, Xí nghiệp In nên tiến hành lập các báo cáo quản trị nhằm phân tích tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng NVL cho sản xuất thông qua việc lập dự toán ngân sách chi phí sản xuất nói chung và chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này sẽ giúp cho Xí nghiệp chủ động được trong việc quyết định lượng NVL cần dự trữ, cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ. Qua đó, Xí nghiệp có thể kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán với thực tế để có những quyết định kịp thời và xác đáng. Giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán NVL một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho NVL, Xí nghiệp In nên áp dụng tính giá theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trong điều kiện kế toán thủ công thì phương pháp này có nhiều nhược điểm, tính toán phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên trong điều kiện kế toán máy hiện nay, với sự hỗ trợ của máy tính thì đây không còn là vấn đề khó khăn đối với Xí nghiệp. Việc tính giá bình quân hoàn toàn do máy tính tự động tính. Áp dụng phương pháp này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá NVL xuất kho được tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá NVL nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp cho các nhà quản lý biết được giá trị NVL tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng. Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho NVL, giá bình quân của NVL sẽ được tính lại ngay theo công thức sau: Giá NVL bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập kho Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân của một đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho Bên cạnh đó, Xí nghiệp In cũng cần có kế hoạch dữ trữ NVL một cách khoa học sao cho vừa phải đảm bảo được một lượng NVL cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, nhưng cũng vừa phải đảm bảo sao cho lượng NVL này không quá nhiều, gây ra ứ đọng, lâu ngày sẽ dẫn đến hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... và đồng thời cũng làm giảm chi phí bảo quản của Xí nghiệp, góp phần làm hạ giá thành của sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp. Xí nghiệp có thể tham khảo công thức sau để tính ra lượng dự trữ NVL giấy cần thiết: Vdt = V p x P x T Trong đó: Vdt : Vật tư cần dự trữ V p : Vật tư tiêu hao trung bình 1 trang in tiêu chuẩn (13 x 19) P : Số trang in tiêu chuẩn trung bình trong 1 tháng. T : Số tháng cần dự trữ vật tưS Ngoài ra, do đặc điểm của ngành in nên NVL của Xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những NVL phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất dễ hư hỏng, mục nát, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình bảo quản. Chính vì vậy, Xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Khoản dự phòng này được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của Xí nghiệp, giúp cho Xí nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Việc lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Xí nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức trích lập khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế của NVL tồn kho. Thành phần Hội đồng gồm: Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật và một số chuyên gia nếu cần. Trong trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị gốc nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đó. Phương pháp lập dự phòng: Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá NVL = Lượng NVL thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc NVL tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho Giá gốc NVL tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của NVL tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính). Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại NVL tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) của Xí nghiệp. Xử lý khoản dự phòng: Tại thời điểm lập dự phòng nếu giá gốc NVL tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL tồn kho thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các bước trên. Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp trích thêm vào giá vốn hàng bán của Xí nghiệp phần chênh lệch. Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho, thì Xí nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác. Trong một kỳ kinh doanh có rất nhiều đơn đặt hàng cùng được thực hiện, bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp nên mở chi tiết cho các khoản mục chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Bởi vì, chi phí NVL trực tiếp có thể phản ánh riêng cho từng đơn đặt hàng (thông qua Lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập), các chi phí còn lại được phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo chi phí NVL trực tiếp. Nhìn vào bảng phân bổ dưới đây có thể thấy được tình hình sử dụng NVL trong kỳ chi tiết theo từng đơn đặt hàng và qua đó có thể ước tính được giá thành của từng đơn đặt hàng. Biểu 2.1: Bảng phân bổ NVL Stt TK/ Tên chi phí 1521 1522 … Tổng cộng 1 621 NVL trực tiếp Tạp chí tài chính Gió đổi mầu, nắng chiều 2 627 Sản xuất chung Tạp chí tài chính Gió đổi mầu, nắng chiều 3 642 Quản lý DN Tạp chí tài chính Gió đổi mầu, nắng chiều Tổng cộng Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều ưu điểm song với số lượng NVL nhiều và nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ lớn như Xí nghiệp In bây giờ thì phương pháp này tỏ ra không còn phù hợp nữa. Theo em, Xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL. Với phương pháp này, sẽ tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán NVL, phù hợp với các DN sử dụng nhiều loại NVL với số lượng nghiệp vụ nhập - xuất trong kỳ nhiều. Hơn nữa, khối lượng công việc sẽ được dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm, là nhân tố làm tăng tính chính xác cho các số liệu kế toán. Mặt khác, thủ kho và kế toán NVL của Xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, được đào tạo bài bản, có trình độ quản lý, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ. Chính vì những lý do trên nên theo em, Xí nghiệp In nên chuyển sang áp dụng phương pháp sổ số dư vào hạch toán chi tiết NVL. Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi Thẻ kho như các phương pháp khác thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư do kế toán chuyển đến. Thủ kho tiến hành ghi vào Sổ số dư lần lượt cho từng loại NVL về chỉ tiêu số lượng. Mỗi tháng được ghi vào một cột, Sổ số dư này được kế toán mở cho từng kho vào ngày đầu năm và sử dụng cho cả năm. Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính trị giá thành tiền NVL nhập - xuất theo từng loại NVL, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở cho từng kho). Cuối kỳ, kế toán NVL tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng loại NVL trên Sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Từ Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp. Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư như sau (biểu 2.2; 2.3; 2.4). Biểu 2.2: Phiếu giao nhận chứng từ PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày….đến ngày….tháng….năm…. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày….tháng….năm…. Người nhận Người giao Biểu 2.3: Sổ số dư SỔ SỐ DƯ Năm:…. Kho:…. Mã NVL Tên NVL Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 ….. SL TT SL TT … … Biểu 2.4: Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN KHO NVL Tháng….năm…. Kho:….. Mã NVL Tên NVL Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ….. đến…. Từ….. đến…. Cộng nhập Từ….. đến…. Từ….. đến…. Cộng nhập Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp về NVL Ghi chú: ghi trong tháng; ghi cuối tháng; đối chiếu Trên đây, em đã trình bày một cách cụ thể và có hệ thống các ưu điểm và nhược điểm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp In. Nhìn chung trong quá trình thực hiện chuyên đề do phải gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiếp cận với đặc điểm SXKD của Xí nghiệp nói chung và tiếp cận các số liệu kế toán nói riêng và bản thân vẫn còn chưa có kinh nghiệm trong thực tế công tác. Chính vì vậy, em hiểu rằng trong chuyên đề này còn có nhiều nhược điểm chưa hoàn toàn hợp lý và chuẩn hoá. Bởi vậy, em mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ từ phía phòng kế toán tài vụ của Xí nghiệp và thầy giáo hướng dẫn cũng như các bạn đồng nghiệp. KẾT LUẬN Kế toán NVL là một công cụ giữ vị trí và vai trò quan trọng trong công tác quản lý của mỗi DN. Trong quá trình SXKD, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là yếu tố cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm. Và đối với những DN khác nhau thì nguyên tắc hạch toán NVL cũng đã và đang đòi hỏi được hoàn thiện để thích nghi với từng đơn vị, từng loại hình sản xuất. Tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, công tác hạch toán NVL ngày càng được hoàn thiện với sự đóng góp của đội ngũ quản lý, đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng một hiện đại, vi tính hoá đã được đưa vào áp dụng trong Xí nghiệp thì việc theo dõi NVL từ khâu thu mua, bảo quản, lưu trữ đến khi đưa vào sản xuất ngày càng được theo dõi một cách thường xuyên, số liệu cập nhật được hàng ngày đảm bảo phản ánh nhanh chóng, đầy đủ và chính xác tình hình biến động của NVL. Quá trình thực tập tại Xí nghiệp In, đã giúp em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết như thế nào vào thực tế để công tác hạch toán NVL đạt hiệu quả cao. Và qua đây, em đã mạnh dạn xin nêu ra một số ý kiến cho công tác hạch toán NVL với hy vọng có thể góp một phần nhỏ bé của mình để Xí nghiệp phát triển hơn nữa. Do mới chỉ là một sinh viên thực tập, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, sự nhìn nhận và đánh giá của em vẫn hết sức trực quan nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót cần được hoàn thiện hơn. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo Trần Văn Thuận và các cô, chú trong phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp In. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - PGS. TS. Đặng Thị Loan (NXB Thống kê - Hà Nội 2004 - Khoa kế toán - Trường đại học Kinh tế quốc dân). Hướng dẫn lập chứng từ kế toán - Hướng dẫn ghi sổ kế toán (NXB Tài chính - Hà Nội 2004 - Bộ Tài chính). Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh - PGS. TS Phạm Thị Gái (NXB Thống kê - Hà Nội 2004 - Khoa kế toán - Trường đại học Kinh tế quốc dân). Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp - Nguyễn Văn Nhiệm (NXB Thống kê 1999). Luận văn tốt nghiệp - sinh viên Phí Thị Mai (42 –159) - Kế toán 42C - Trường đại học Kinh tế quốc dân. Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006. Một số tài liệu tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội: Các báo cáo, hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến kế toán NVL của Xí nghiệp In. Các tài liệu khác tại Xí nghiệp In.sss