Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng - Thương mại Thành Long

g đời sống cho người lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc thường có các bộ phận tham mưu như các phòng chức năng. Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc đơn vị. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH MTV XÂY DỰNG – THƯƠNG MẠI THÀNH LONG GIÁM ĐỐC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP PHÒNG HOẠCH ĐỊNH - KỸ THUẬT PHÒNG HÀNH CHÍNH ĐỘI THI CÔNG SỐ 1 ĐỘI THI CÔNG SỐ 2 Sơ đồ 2.1: Tổ chức Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long Đứng đầu Công ty là Giám đốc và các phòng chức năng. Giám đốc là người đứng đầu Công ty và là người đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt. Thay mặt cho Công ty trong các giao dịch thương mại, là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty. Giám đốc Công ty có các quyền và nghĩa vụ sau: - Sử dụng vốn hiệu quả và phát triển vốn; - Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; - Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty; - Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty; - Xây dựng phương án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty. Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu tư và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán… - Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thưởng, kỷ luật trong Công ty; - Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước, lập, phản ánh, phân phối lợi nhuận sau thuế. - Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Trợ lý giám đốc là người tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc điều hành doanh nghiệp và luôn theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty. Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng. Gồm: Phòng hành chính, Phòng kế toán, phòng hoạch định – kỹ thuật. Phòng hành chính là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính. Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn thể thực hiện được nhiệm vụ được giao. Phòng hành chính của Công ty là bộ phận có thể bố trí sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn thư lưu trữ. Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Phòng kế toán là phòng có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý. Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán được chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng kế toán sẽ phản ánh vào các loại sổ theo đúng chế độ kế toán.Đứng đầu phòng là kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán, hướng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán. Phòng hoạch định - kỹ thuật là phòng theo dõi quản lý chất lượng công trình, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công. Phòng có nhiệm vụ hướng dẫn về công tác an toàn kỹ thuật lao động, bảo vệ lao động, dự án chi phí cho các công trình, kiểm tra xử lý các sai phạm về mặt kỹ thuật. Trưởng phòng là người đứng đầu phòng kế hoạch – kỹ thuật chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng. Công ty có 02 đội xây lắp đảm nhận công việc thi công các công trình do Công ty bàn giao. Đứng đầu các tổ đội xây lắp là các đội trưởng, chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác kỹ thuật chất lượng và các vấn đề khác. Đội trưởng do Giám đốc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của đội như tổ chức quản lý, điều hành cán bộ công nhân viên trong đội thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật xây lắp và an toàn lao động trong quá trình thi công, chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng chức năng trong Công ty. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Công ty. Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long là Công ty xây dựng có quy mô vừa và nhỏ, trực thuộc Công ty có hai đội thi công đóng tại các công trình. Tại mỗi đơn vị, hàng ngày phải thực hiện các hoạt động thường xuyên, liên tục các hoạt động thi công các công trình. Do có đặc điểm như vậy nên để đáp ứng các đặc điểm tình hình thực tế của Công ty thì tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo cho công tác kế toán tại Công ty được tiến hành nhanh chóng và chính xác. Đặc điểm của hoạt động xây lắp là các sản phẩm xây lắp thì cố định trong khi các điều kiện xây lắp như trang thiết bị, nguyên vật liệu thì thường xuyên thay đổi. Do vậy, ở từng đơn vị xây lắp cần tổ chức hạch toán trong quan hệ nội bộ chặt chẽ với phòng kế toán của Công ty để đảm bảo cho việc kiểm tra phản ánh một cách chính xác kịp thời từng công trình và hạng mục công trình. Công tác hạch toán kế toán ở các đội thì do các kế toán viên ở đội thực hiện. Hàng ngày kế toán ở các đội sẽ căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh để phản ánh vào các loại sổ chi tiết. Đồng thời tập hợp chứng từ gốc vào các bảng kê tổng hợp chứng từ gốc. Phòng kế toán sẽ căn cứ vào các bảng kê này và các chứng từ khác có liên quan để thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV thương mại và xây dựng Thành Long: Bộ máy kế toán của Công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kế toán của Công ty có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. - Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định. - Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định. - Tổ chức công tác, phổ biên kịp thời các chế độ, thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành. - Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán vốn bằng tiền,lương và các khoản trích theo lương Kế toán thanh toán, tập hợp chi phí giá thành Thủ quỹ KẾ TOÁN ĐỘI Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ máy là kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp là người đại diện của phòng kế toán trong quan hệ với Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán tổng hợp là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại công ty, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được nhà nước quy định. Kế toán thanh toán, tập hợp chi phí giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ các đối tượng, chi tiết cho từng công trình. Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ và lập báo cáo tổng hợp chi phí giá thành. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán của các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị. Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nước hoặc số chính thức. Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nước đảm bảo đúng thời gian quy định. Kế toán vốn bằng tiền, lương và các khoản trích theo lương là người chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền như: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền. Đồng thời chịu trách nhiệm tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương từ các số liệu về số lượng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng sử dụng, thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lương và theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Cuối kỳ kế toán tiền lương phải lập các báo cáo về lao động và tiền lương để phục vụ cho công tác quản lý. Kế toán đội có nhiệm vụ hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại đơn vị. Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đưa số liệu về phòng kế toán của Công ty. Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ với số tiền mặt được phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt. Sổ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn Công ty theo tài liệu “Chế độ kế toán doanh nghiệp’’ ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Chứng từ của Công ty được bảo đảm theo mẫu quy định, có đầy đủ các yếu tố như: Tên gọi chứng từ, ngày tháng năm lập, số hiệu chứng từ, tên, mã số thuế, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ, tên địa chỉ của người nhận chứng từ cùng với đơn vị, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng với các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị, chữ ký của các cá nhân và người đại diện pháp nhân của đơn vị phát hành chứng từ. Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Do đó các loại sổ dùng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là các mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung như: Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết, và sổ cái các tài khoản 334, 338, 622, 627, 642. Hiện nay, Công ty vẫn áp dụng MS office – Excel để hỗ trợ cho công tác kế toán. Trình tự kế toán tiền lương theo hình thức Nhật ký chung: CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ CHUNG BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334 BÁO CÁO TÀI CHÍNH GHI CHÚ: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: QH đối chiếu: Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành. Hệ thống kế toán áp dụng tại Công ty: - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 dương lịch hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước – xuất trước - Phương pháp kê khai nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế - Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán: áp dụng theo quyết định 15 ban hành ngày 20/03/2006. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long. Đặc điểm lao động và phân loại lao động tại Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là hoạt động xây lắp các công trình mang tính chất đơn chiếc, địa điểm ở xa trụ sở công ty và thời gian xây dựng lâu dài do vậy Công ty không đòi hỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với các trưởng phòng, đội trưởng các đội thi công. Tại Công ty tỷ trọng của những người có trình độ từ cao đẳng, trung cấp và lao động phổ thông chiếm 68% trên tổng số nhân viên trong Công ty và nó được thể hiện qua bảng đánh giá 2.2. Tuy nhiên, bảng đánh giá dưới đây chỉ phản ánh số lượng lao động chính thức của Công ty, ngoài ra do đặc thù của ngành xây lắp thì khi bắt đầu thực hiện các công trình thì luôn tuyển lao động thời vụ. Số người lao động này thì phụ thuộc vào từng thời điểm hoạt động khối lượng thi công nhiều hay ít mà số lượng lao động cũng nhiều hay ít. Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên này qua danh sách lao động tại Công ty. Lao động sử dụng trong công ty gồm lao động trong danh sách và lao động thuê ngoài. Hàng tháng các kế toán ở từng đội thực hiện tổng hợp tiền lương và báo cáo rõ số lượng lao động về Công ty theo các chỉ tiêu lao động quản lý, phụ trợ và xây lắp. STT CHỈ TIÊU SỐ CNV TỶ TRỌNG (%) 1 - Tổng số CNV 22 100 2 + Nam 18 82 3 + Nữ 4 18 4 - Trình độ 5 + Đại học 7 32 6 + Cao đẳng 4 18 7 + Trung cấp 2 9 8 + Lao động phổ thông 9 41 Bảng 2.1: Đặc điểm lao động của công ty Đặc điểm công tác kế toán tiền lương tại Công ty Hình thức tiền lương mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất. Đối với bộ phận gián tiếp thì hình thức trả lương là lương trả theo thời gian. BHXH, BHYT, BHTN đóng theo quy định của nhà nước. Người sử dụng lao động đóng 21%, người lao động đóng 9,5%. Việc áp dụng 2 hình thức tiền lương này vừa đảm bảo yêu cầu chất lượng công việc, vừa đảm bảo quản lý nhân công trực tiếp chặt chẽ. Qua tham khảo nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 24/12/2004 và căn cứ vào điều kiện thực tế của Công ty, việc trả lương trong Công ty còn phụ thuộc vào bảng hệ số lương và bảng hệ số trách nhiệm làm căn cứ tính lương cho từng công nhân viên trong Công ty nhằm phân cấp mức độ phức tạp của công việc mà người đó đảm nhận, thời gian công tác, trình độ chuyên môn nghề nghiệp và trách nhiệm công việc mà người đó đảm nhận. Bảng 2.2: Bảng hệ số lương và bảng hệ số trách nhiệm * Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương ở Công ty: TK 334 – phải trả công nhân viên TK 338 – phải trả phải nộp + TK 338.3: BHXH + TK 338.4: BHYT + TK 338.9: BHTN * Các chứng từ sử dụng trong hạch toán lao động tiền lương - Danh sách cán bộ công nhân viên - Bảng chấm công - Danh sách bậc lương quy định - Phiếu giao khoán - Phiếu nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành - Bảng thanh toán lương và BHXH… - Phiếu chi - Hợp đồng lao động * Các Sổ kế toán sử dụng trong Công ty: Sổ cái TK 334, 338 Sổ chi tiết các TK 622, 627, 642 Phiếu nghiệm thu Bảng chấm công…… ……. …..… Bảng thanh toán tiền lương Nhật ký chung Bảng phân bổ tiền lương BHXH Ghi chú: Ghi cuối tháng: Sơ đồ 2.4: Quy trình sử dụng sổ kế toán trong Công ty Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long Hạch toán tiền lương theo sản phẩm Công ty quản lý tổng thể quỹ lương nên việc hạch toán tổng hợp tiền lương cho các đội thi công tập trung về phòng kế toán Công ty. Hình thức hạch toán tiền lương theo sản phẩm được áp dụng cho khối thi công các công trình. Đội trưởng các đội thi công sẽ căn cứ vào kế hoạch mà công ty giao cho để lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội của mình. Tại mỗi đội thi công sẽ bao gồm: Đội trưởng, kế toán đội và các tổ trưởng tổ đội (tổ xây, tổ đóng cọc, tổ mộc…) và các công nhân lao động thời vụ. Theo quy định tại công ty thì đội trưởng, kế toán đội và các tổ trưởng tổ đội là những lao động ký hợp đồng dài hạn tại Công ty thì sẽ được phân bổ vào chi phí sản xuất chung. Còn bộ phận lao động thời vụ thì được phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp. Tại mỗi đội thi công tiền lương của các nhân viên trong đội được tính căn cứ vào số ngày công có mặt tại hiện trường và số ngày công làm việc thực tế. Mỗi công nhân viên sẽ được trả hai mức lương, đó là: mức tiền lương cố định và mức tiền lương công nhật. *> Mức lương cố định được trả cho mỗi công nhân dựa trên hợp đồng lao động mà người lao động đã ký với Công ty. Mức lương này có tính chất đảm bảo thu nhập hàng ngày cho người lao động. Mức lương cố định được xác định như sau: Lương cố định = Số ngày công có mặt tại hiện trường x Đơn giá ngày + Đối với các đội trưởng, tổ trưởng tổ đội đơn giá ngày được tính căn cứ vào đơn giá tiền lương một tháng mà người đó nhận được căn cứ vào hợp đồng lao động mà Công ty ký với người lao động đó, sau đó lấy đơn giá tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. + Đối với công nhân lao động trực tiếp thì theo quy định của Công ty, đơn giá ngày là 35.000 VNĐ. Ví dụ: Ông Nguyễn Ngọc Đức – tổ trưởng tổ mộc - Mức lương cố định một tháng theo hợp đồng lao động là: 1.550.000 (đồng) - Ngày công có mặt tại hiện trường trong tháng 7: 31 ngày - Đơn giá ngày: 1.550.000/31 = 50.000 (đ/ngày) Anh Nguyễn Văn Hà – lao động thời vụ - Đơn giá ngày theo quy định của Công ty là: 35.000 (đ/ngày) - Ngày công có mặt tại hiện trường: 31 ngày - Mức lương cố định trong tháng 7 là: 35.000 x 31 = 1.085.000 (đồng/tháng) *> Tại các đội thi công, để đảm bảo chất lượng các công trình và thời gian hoàn thành đúng theo kế hoạch, Công ty còn quy định mức lương công nhật. Các đội trưởng sẽ giao việc cho các tổ trưởng tổ đội thông qua phiếu giao việc, sau khi hoàn thành sẽ lập biên bản nghiệm thu. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu và phần phê duyệt giá trị tiền lương, tổ trưởng sẽ làm căn cứ tính đơn giá bình quân cho mỗi công nhân trong tổ, từ đó tính mức lương công nhật cho người lao động. Mức lương công nhật được xác định như sau: Lương công nhật = Số ngày làm x Đơn giá bình x Hệ số lương việcthực tế quân công 1 CN Đơn giá bình quân Giá trị tiền lương (công) của tổ trong đợt công 1 CN = Tổng số công thực hiện công việc trong đợt x hệ số cấp bậc CV Ngoài mức lương cố định và lương công nhật là mức lương công nhân được hưởng do thời gian làm việc thực tế của mình thì Công ty còn quy định mức lương trách nhiệm dành riêng cho các tổ trưởng. Đây được gọi là mức phụ cấp trách nhiệm của tổ trưởng vì họ là người chịu trách nhiệm trước mọi công việc của cả tổ. Mức phụ cấp trách nhiệm cho tổ trưởng theo quy định của công ty đồng nhất là: 100.000đ/ người. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu giao việc và biên bản nghiệm thu, tổ trưởng tổ mộc sẽ tính đơn giá bình quân công một công nhân của cả tổ để từ đó tính mức lương công nhật cho cả đội. Công ty TNHH MTV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM xây dựng - thương mại Thành Long Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU GIAO VIỆC Căn cứ vào hồ sơ thiết kế tiến độ thi công nâng cấp, mở rộng dãy nhà điều hành trường THCS Tiền Châu Đại diện bên giao: Lê Minh Nghĩa – Đội trưởng đội thi công số 1 Đại diện bên nhận: Nguyễn Ngọc Đức – tổ trưởng tổ mộc Phiếu giao việc có nội dung sau: Nội dung công việc: TT Công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hoàn thành đóng và lắp đặt cửa sổ tầng 2 Bộ 16 5.000.000 80.000.000 Bằng chữ: (Tám mươi triệu đồng chẵn) Thời gian bắt đầu từ 10/07/2011 Kết thúc ngày 29 tháng 07 năm 2011 Trách nhiệm của mỗi bên - Bên giao: + Cung cấp đầy đủ vật liệu tạo điều kiện cho thi công + Thanh toán lương tháng theo bảng chấm công, bảng lương theo hợp đồng + Hàng ngày đội trưởng và giám sát công trình sẽ trực tiếp hướng dẫn thi công nghiệm thu công việc hoàn thành, kiểm tra an toàn lao động, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật… - Bên nhận: Chấp hành việc giám sát thi công sử dụng hợp lý vật tư tiết kiệm tránh mất mát hư hỏng. Thi công phải đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ quan. Nếu xảy ra sự cố gì thì bên nhận phải chịu trách nhiệm bồi hoàn khấu trừ. Chịu trách nhiệm về an toàn lao động, trật tự trị an …trong quá trình thi công. Hàng tháng, tổ phải có bảng chấm công và bảng thanh toán lương cho từng người làm cơ sở thanh toán lương cho đội. 3. Hai bên cam kết thực hiện theo đúng hợp đồng bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 09 tháng 07 năm 2011 Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Công ty TNHH MTV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM xây dựng - thương mại Thành Long Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG VÀ GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH Căn cứ vào phiếu giao việc ngày 09/07/2011 về việc thực hiện hoàn thành đóng và lắp đặt 16 bộ cửa cho công trình dãy nhà điều hành trường THCS Tiền Châu Đại diện bên giao: Lê Minh Nghĩa – Đội trưởng đội thi công số 1 Đại diện bên nhận: Nguyễn Ngọc Đức – tổ trưởng tổ mộc Hai bên cùng nhau thống nhất nghiệm thu khối lượng công việc được giao khoán hoàn thành đến ngày 29 tháng 07 năm 2011 1. Nội dung công việc: Hoàn thành đóng và lắp đặt cửa sổ (dãy nhà điều hành trường THCS Tiền Châu) TT Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hoàn thành đóng và lắp đặt cửa sổ tầng 2 Bộ 16 250.000 4.000.000 Bằng chữ: (Bốn triệu nghìn đồng chẵn). - Về kỹ thuật: Đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật và chất lượng công trình theo đúng hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công. - Về thời gian: Thực hiện đúng theo yêu cầu tiến độ của bên giao - Về thưởng phạt: Không Ngày 30 tháng 07 năm 2011 Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Căn cứ vào biên bản nghiệm thu ngày 30 tháng 07 năm 2011 và phần phê duyệt giá trị tiền lương thanh toán cho tổ mộc là: 4.000.000 VNĐ. Tổ trưởng sẽ xác định đơn giá bình quân công quy đổi một công nhân. Lao động trực tiếp sẽ được hệ số lương là: 1,18 theo quy định trên bảng hệ số lương của Công ty. Tổng ngày công làm việc thực tế của cả tổ là: 100 ngày. Như vậy đơn giá bình quân mỗi công nhân sẽ được tính là: Đơn giá bình quân công quy đổi 1 CN = 4.000.000/(100*1,18) = 33.898 (đ/người). Tổng số ngày công làm việc thực tế sẽ được tổ trưởng theo dõi trên bảng chấm công ngày công thực tế làm việc Tiền lương công nhật của công nhân sẽ được tính là: Lcn = Số ngày làm x Đơn giá bình x Hệ số lương việcthực tế quân công 1 CN Anh Nguyễn Văn Hà – lao động thời vụ - Ngày công làm việc thực tế: 20 ngày - Đơn giá bình quân quy đổi một công nhân là: 33.898 (đồng/người) - Mức lương công nhật trong tháng là: 33.898 * 20* 1,18 = 799.993 (đồng) Tổng lương thực lĩnh của Anh Nguyễn Văn Hà là: Lương cố định + lương công nhật = 1.085.000 + 799.993 = 1.884.993 (đồng). Do anh là công nhân thuê theo hợp đồng sẽ không được trích các khoản bảo hiểm theo quy định của nhà nước. Ông Nguyễn Ngọc Đức – tổ trưởng tổ mộc - Ngày công làm việc thực tế: 20 ngày - Đơn giá bình quân quy đổi một công nhân là: 33.898 (đồng/người) - Mức lương công nhật trong tháng là: 33.898 * 20* 1,18 = 799.993 (đồng) Tổng lương thực lĩnh của Ông Nguyễn Ngọc Đức là: Lương cố định + lương công nhật + phụ cấp trách nhiệm = 1.550.000 + 799.993 + 100.000 = 2.449.993 (đồng) Sau khi lập bảng thanh toán lương, các tổ trưởng tổ đội sẽ mang bảng thanh toán lương cho kế toán đội, kế toán đội sẽ căn cứ vào bảng thanh toán lương của các tổ trưởng để lập bảng thanh toán lương của cả đơn vị và trả lương cho công nhân. Hàng ngày kế toán đội sẽ theo dõi ngày công làm việc thực tế của từng công nhân trong đơn vị thông qua bảng chấm công phụ. Cuối tháng, kế toán đội sẽ trực tiếp đối chiếu với bảng chấm công của tổ trưởng từng tổ để chấm ngày công làm việc thực tế của mỗi công nhân và tập hợp lên bảng chấm công chính. Mỗi tổ trưởng ngoài nhiệm vụ thực hiện các công việc thi công công trình thì còn có nhiệm vụ theo dõi ngày công làm việc thực tế của mỗi công nhân trong tổ của mình và định kỳ cuối tháng sẽ lập một bảng thanh toán lương tạm thời sau đó đưa cho kế toán đội xem xét và đối chiếu. Kế toán đội sẽ căn cứ vào đấy để lập bảng thanh toán lương tổng hợp. Trên bảng thanh toán lương tổng hợp kế toán đội sẽ tiến hành bóc tách riêng số công nhân lao động gián tiếp và số công nhân lao động trực tiếp để tiến hành trích bảo hiểm và sau đó sẽ thanh toán lương cho công nhân trong đơn vị. Cuối tháng kế toán đội sẽ đưa bảng chấm công và bảng thanh toán lương lên phòng kế toán công ty. Kế toán Công ty sẽ căn cứ vào đó phân loại và lập bảng phân bổ tiền lương. Tại các đội sản xuất bộ phận lái máy đóng vai trò quan trọng. Xong đối với bộ phận này tiền lương được tính vào chi phí sử dụng máy thi công làm căn cứ để xác định giá thành của công trình. Sau đó, kế toán tiền lương sẽ hạch toán, định khoản trên sổ nhật ký chung và từ đấy sẽ phản ánh vào sổ cái TK 334. Hạch toán tiền lương thời gian Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ quan trên văn phòng Công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở Công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận văn phòng của công ty. Việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên được thực hiện thông qua bảng chấm công. Hàng ngày, nhân viên hành chính sẽ chấm công từng người sau đó đưa cho kế toán lương. Ngoài bộ phận hành chính chấm công, để đảm bảo tính trung thực và hợp lý thì mỗi người nhân viên trong Công ty sẽ có một bảng chấm công riêng, tự theo dõi và tự chấm công cho mình. Bảng chấm công sẽ được đưa cho trưởng phòng ký nhận và trương phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công. Cuối tháng, kế toán lương sẽ căn cứ vào bảng chấm công của nhân viên hành chính và bảng chấm công của từng người để xem xét và đối chiếu, nếu thấy không khớp sẽ gọi hai bên đến để giải trình. Kế toán sẽ căn cứ vào bảng chấm công của từng người trong các phòng để làm căn cứ tính lương và trích bảo hiểm. Các bảng tính lương sau khi lập xong phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc Công ty, kế toán tổng hợp. Khi lập xong bảng thanh toán tiền lương thì phải có chữ ký của thủ quỹ. Tiền lương ở bộ phận văn phòng được tính theo lương thời gian với mức lương cơ bản tối thiểu theo quy định của nhà nước là 830.000 đồng (từ ngày 01/05/2012 mức lương tối thiểu sẽ là: 1.050.000 đồng). Như vậy mức lương tháng cơ bản của nhân viên trong công ty được tính như sau: = Hệ số lương x 830.000 x số ngày công làm việc thực tế trong tháng (26 ngày) Ngoài ra các trưởng phòng, giám đốc còn được hưởng mức hệ số trách nhiệm: = 830.000 x hệ số trách nhiệm Ngoài ra để đảm bảo mức sống cho công nhân viên trong Công ty, công ty còn quy định mức phụ cấp ăn trưa và đi lại là: 500.000 đồng. Vậy tiền lương thực lĩnh của nhân viên trong Công ty thì bằng tổng số lương (Mức lương cơ bản + phụ cấp) trừ đi các khoản phải khấu trừ (gồm BHXH (6%), BHYT(1,5%) và BHTN (1%) tính trên lương cơ bản). Trình tự tính lương ở bộ phận văn phòng Công ty như sau: Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Giáp (Kế toán tổng hợp – Trưởng phòng) - Hệ số lương: 3,33 - Số ngày làm việc thực tế là: 26 ngày công. - Lương cơ bản = (3,33*830.000*26)/26 = 2.763.900 (đồng/tháng) - Hệ số trách nhiệm là: 0,8 - Phụ cấp chức vụ là: (830.000 * 0,8 * 26) / 26 = 664.000 (đồng/tháng) - Phụ cấp ăn trưa và đi lại là: 500.000 (đồng/tháng) Vậy: tổng tiền lương của Ông Giáp là: Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ + Phụ cấp ăn trưa và đi lại = 2.763.900 + 664.000 + 500.000 = 3.927.900 (đồng/tháng) - Các khoản phải khấu trừ: + BHXH (6%): 235.674 (đồng) + BHYT (1,5%): 59.919 (đồng) + BHTN (1%): 39.279 (đồng) Cộng: 333.872 (đồng) Vậy: Số tiền thực lĩnh là: 3.927.900 – 333.872 = 3.594.029 (đồng/tháng) Tiền lương của công nhân viên trong Công ty được hạch toán vào tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng, kế toán tiền lương sẽ tập hợp lại các bảng lương của các đội thi công và bảng lương của bộ phận văn phòng để làm căn cứ lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Sau khi tiến hành thanh toán lương cho công nhân viên thì kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương. Khi nhận lương công nhân viên phải ký tên xác nhận là đã nhận được tiền lương trên cột ký nhận. Khi đó, kế toán lập phiếu chi và định khoản. Từ đấy kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 334. Tổ chức hạch toán kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long Nội dung kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Ngoài tiền lương, người lao động cũng được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 24%, trong đó 17% do chủ đơn vị sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh; 7% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương hàng tháng. Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí , tử tuất. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang…cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHXH là 4,5% trong đó 3% tính vào chi phí kinh doanh và 1,5% trừ vào thu nhập của người lao động. Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định. Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là những người bị mất việc không do lỗi của cá nhân họ. Đối tượng được nhận BHTN là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 12 tháng – 36 tháng với người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên. Điều kiện để được hưởng BHTN là phải đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong vòng 24 tháng trước khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; đã đăng ký với cơ quan lao động khi bị mất việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký với cơ quan lao động theo quy định. Mức hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của 6 tháng liền kề trước khi người lao động thất nghiệp. Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp sẽ là 3 tháng nếu có từ đủ 12 tháng - dưới 36 tháng đóng BHTN; 6 tháng nếu có từ đủ 36 tháng - dưới 72 tháng đóng BHTN; 9 tháng nếu có từ đủ 72 tháng - dưới 144 tháng đóng BHTN; 12 tháng nếu có từ đủ 144 tháng đóng BHTN trở lên. Quỹ BHTN được hình thành từ 3% tiền lương, tiền công tháng của người lao động. Trong đó, người lao động đóng 1%, người sử dụng lao động đóng 1% và nhà nước lấy từ ngân sách hỗ trợ 1%. Ngoài ra có tiền sinh lời của hoạt động đầu tư quỹ và các nguồn thu hợp pháp khác. Công ty không có tổ chức công đoàn nên kế toán Công ty không trích quỹ KPCĐ. Hàng tháng, kế toán tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho công nhân viên và lấy đó làm cơ sở để tính BHXH, BHYT và BHTN. Trong đó, nếu người lao động tham gia hoạt động sản xuất tại Công ty thì sẽ phải đóng 9,5% trên tổng số lương cơ bản (gồm lương cấp bậc và phụ cấp lương) và Công ty sẽ chịu 21% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, còn nếu người lao động không tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhưng vẫn có tên trong danh sách và họ chỉ tham gia đóng BHXH, BHYT (những người này Công ty không bố trí công việc) thì Công ty sẽ là người trung gian thu hộ cơ quan quản lý bảo hiểm nên người lao động phải đóng cả 28,5 % (trừ khoản BHTN). Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Hạch toán các khoản trích theo lương cần các loại chứng từ như danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Các bảng này là cơ sở để kiểm tra độ chính xác của bảng thanh toán tiền lương, đồng thời kết hợp với bảng thanh toán tiền lương làm cơ sở để kế toán tính ra số BHXH, BHYT, BHTN phải nộp của mỗi cán bộ công nhân viên, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp) và các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) Bảng phân bổ này được lập hàng tháng, trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thanh toán làm đêm, làm thêm giờ,…, kế toán tiền lương tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng, tính toán số liệu và ghi vào các dòng, cột phù hợp. Đồng thời, căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và tổng số tiền lương phải trả cho từng đối tượng để tính ra các khoản phải trích theo lương và ghi vào các dòng, các cột tương ứng. Số liệu từ bảng phân bổ này được sử dụng để ghi vào các bảng kê tập hợp chi phí (sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp…), các sổ kế toán khác có liên quan. Đồng thời, được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng - thương mại Thành Long. 3.1 Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương 3.1.1 Ưu điểm 3.1.1.1 Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của quản lý. Chức năng, trách nhiệm của từng thành viên trong bộ máy kế toán được phân công rõ ràng, thống nhất, hợp lý tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện một cách nhanh, gọn. Đội ngũ kế toán của Công ty đều được đào tạo chuyên nghiệp hầu hết có trình độ từ cao dẳng đến đại hoc và có kinh nghiệm trong các lĩnh vực mà Công ty đang hoạt động. Khối lượng công việc của Công ty rất lớn đặc biệt là vào giai đoạn cuối năm nhưng công tác kế toán của Công ty vẫn hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo tính đúng đắn trọng yếu của các thông tin kế toán. Điều này góp phần cho hoạt động kinh doanh của Công ty thông suốt và phát triển tốt trong những năm qua. Có được điều đó là nhờ sự chỉ đạo sâu sát của kế toán tổng hợp và sự đồng đều của đội ngũ kế toán. Rõ ràng vai trò của Phòng kế toán là rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ kế toán luôn được Ban giám đốc Công ty coi trọng, các nhân viên kế toán không chỉ có chuyên môn vững, sử dụng thành thạo máy tính, mà còn được trang bị những hiểu biết về ngành nghề công ty đang kinh doanh. Nhờ đó công việc kế toán được tiến hành nhanh chóng, chính xác. Phòng kế toán của Công ty không lớn nhưng không có hiện tượng lúc quá đông đúc, lúc lại nhàn rỗi xảy ra, mỗi người tự ý thức trách nhiệm về công việc mình làm. Điều này giúp phát huy tối đa nguồn lực và đem lại hiệu quả công việc cao. Hiện nay, để phù hợp với sự thay đổi của công tác kế toán phù hợp với những quy định mới của Nhà nước và tình hình mới của Công ty, Công ty thường xuyên tổ chức cho nhân viên học tập nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời chủ động cập nhập các thay đổi của hệ thống văn bản pháp luật liên quan về các vấn đề kế toán để nhân viên nắm rõ hơn công việc mình làm, nâng cao năng lực tổ chức quản lý cho đội ngũ kế toán. 3.1.1.2 Về hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ liên quan đến phần hành tiền lương của Công ty được tổ chức, lưu chuyển hợp lý tạo điều kiện quản lý chặt chẽ các yếu tố về lao động và về chi phí nhân công của Công ty, giúp cho quá trình ghi sổ và quản lý thông tin được dễ dàng, hiệu quả. Toàn bộ chứng từ sử dụng trong hoạt động tiền lương của Công ty đều theo mẫu có sẵn theo quy định của Bộ Tài Chính, do vậy hình thức chứng từ sử dụng là thống nhất về biểu mẫu, chữ ký trên chứng từ phải do người có đủ trách nhiệm và quyền hạn ký, đảm bảo tính chính xác về hình thức của các chứng từ kế tóan đồng thời cũng kiểm soát được sự chính xác của nội dung nghiệp vụ. Việc luân chuyển chứng từ được quy định thống nhất: mọi chứng từ kế toán liên quan tới tiền lương (bảng chấm công, phiếu giao việc, biên bản nghiệm thu, bảng hệ số lương, bảng thanh toán tiền lương) đều được lập và chuyển về Phòng kế toán để làm tài liệu ghi vào các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 334…Việc thống nhất quy trình luân chuyển chứng từ giúp tránh tình trạng bỏ sót thông tin, thất thoát vốn của Công ty. Chứng từ kế toán là tài liệu chứng minh tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại công ty nên được lưu trữ cẩn thận tại Phòng kế toán, phục vụ cho các cuộc kiểm tra, kiểm toán, khẳng định tính chính xác của nhiệp vụ phát sinh. 3.1.1.3 Về tài khoản kế toán Danh mục TK sử dụng trong qúa trình hạch toán tiền lương tại công ty rất đầy đủ và áp dụng theo đúng nội dung phản ánh của từng tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính. Điều này giúp việc hạch toán các chi phí về nhân công phát sinh tại công ty được chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định đúng chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cũng như việc xác định kết quả kinh doanh được phản ánh đầy đủ hơn. Các TK khoản sử dụng trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng được chi tiết theo yêu cầu quản lý, chẳng hạn TK 334 chi tiết theo từng công trình, mỗi công trình lại chi tiết cho từng bộ phận sản xuất, hạch toán cụ thể tới từng đối tượng, giúp việc theo dõi chi phí, kết quả của công ty được cụ thể. Từ đó xác định được những khoản mục đầu tư nào mang lại lợi nhuận cao cho công ty để có phương án kinh doanh hiệu quả cho các kỳ tiếp theo. 3.1.1.4 Về hệ thống sổ sách kế toán Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ của hình thức Sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức đơn giản trong việc hạch toán, giúp công tác tổ chức hạch toán kế toán trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa đây cũng là hình thức sổ được nhiều công ty tại Việt Nam áp dụng nên có thể so sách kết quả của các công ty trong cùng ngành nghề kinh doanh. Hệ thống sổ hạch toán tiền lương của công ty đầy đủ theo hệ thống sổ sách của hình thức hạch toán Sổ Nhật ký chung tiện cho việc vào sổ và làm báo cáo kế toán. Việc chép sổ sách được thực hiện thường xuyên và vào sổ chính xác, đầy đủ các chứng từ liên quan tới tiền lương và các khoản trích theo lương, việc cộng sổ kiểm tra số liệu cũng được các nhân viên kế toán tiền hành hàng tháng, quý. Do vậy sự chính xác của các số liệu kế toán vào sổ đảm bảo độ chính xác cao. Nhờ những ưu điểm trong việc vận dụng hệ thống kế toán cũng như đội ngũ kế toán linh hoạt, năng động mà công việc hạch toán tiền lương của Công ty cũng được vận dụng đơn giản hơn, đem lại những thành tựu lớn cho Công ty. 3.1.1.5 Những thành tựu đạt được Trong những năm qua công tác trả lương tại Công ty đó đạt được một số thành tựu trong việc kích thích người lao động và đẩy mạnh sản xuất kinh doanh. Công ty đã áp dụng hình thức trả lương một cách hợp lý, linh hoạt gắn từng loại hình công việc, phân phối và sử dụng riêng lương thành đòn bẩy kinh tế thúc đẩy phát triển. Việc trả lương cho cán bộ công nhân viên kịp thời. Công ty áp dụng hình thức tính lương và phương thức trả lương đối với từng bộ phận tương đối hợp lý. Đối với lao động gián tiếp, việc tính lương phản ánh trình độ của người lao động (thể hiện qua tiền lương cơ bản mà họ nhận được), công ty trả lương theo tháng. Đối với bộ phận lao động gián tiếp, trả lương theo sản phẩm, gắn lợi ích của người lao động với kết quả lao động của tập thể. Đến nay, công ty đã trả hết lương tháng 03/2012 cho người lao động. Thu nhập bình quân của người lao động trong Công ty hàng năm tăng lên đáng kể. Tăng thu nhập cho người lao động tạo điều kiện tăng năng suất lao động góp phần thực hiện mục tiêu đề ra của Công ty. Các chế độ khác cho người lao động được lãnh đạo quan tâm và từng bước ổn định, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trang thiết bị bảo hộ lao động được cấp phát đầy đủ. Công ty dựa trên những quy định của Nhà nước về mức lương tối thiểu và tình hình chung của công ty để xây dựng mức lương tối thiểu cho từng bộ phận trong Công ty nhằm đảm vảo điều kiện sinh hoạt tối thiều cho gia đình và bản thân người lao động. Phương pháp xây dựng quỹ lương đó có sự phân biệt giữa khối văn phòng Công ty và khối các đội sản xuất do đó việc sử dụng quỹ lương của từng bộ phận sẽ hiệu quả hơn. Công ty căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh mục tiêu, tính chất các công trình năm kế hoạch đồng thời căn cứ vào lợi nhuận của năm trước để xác định mức lương cho năm kế hoạch. Do đó việc hạch toán chi phí tiền lương đảm bảo chính xác và góp phần sử dụng có hiệu quả nguồn vốn của Công ty. 3.1.2 Những hạn chế Bên cạnh những thành tựu đáng kể Công ty đã đạt được trong những năm qua, công tác tổ chức tiền lương còn gặp phải những hạn chế cần giải quyết. Những hạn chế đó thể hiện ở những điểm sau: 3.1.2.1 Về bộ máy kế toán của Công ty Với số lượng đội ngũ kế toán của Công ty như hiện nay chỉ có 3 người, khối lượng công tác kế toán đôi khi nhiều. Do vậy để hoàn thành được công việc đội ngũ kế toán của công ty phải lỗ lực hết sức, làm việc liên tục nhất là trong những ngày cuối năm. Công việc kế toán của công ty lại đòi hỏi thường xuyên phải đi xa để kiểm kê các công trình đang thực hiện. Với số lượng như vậy, theo đà phát triển của Công sẽ khó hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, do một người phải làm quá nhiều công việc. 3.1.2.2 Về hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty Chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được lưu trữ theo TK 334 và TK 338. Hình thức lưu trữ này giúp công ty dễ dàng kiểm tra chứng từ bởi chúng có liên quan đến nhau. Tuy nhiên nếu xảy ra tình trạng mất hoặc bỏ sót chứng từ thì công việc thực hiện là rất khó. 3.1.2.3 Về công tác tổ chức và tính lương Mức lương phản ánh trình độ, hiệu quả và năng suất lao động của từng nhân viên trong Công ty. Nhưng việc tính lương của bộ phận người lao động trực tiếp tại các Công trình chưa khuyến khích được người lao động năng cao chuyên môn. Hầu hết bộ phân lao động gián tiếp chỉ làm theo từng thời vụ, từng công trình. Tuy nhiên, có một số lao động thời vụ đã có kinh nghiệm làm lâu năm trong nghề nên trình độ của họ khá vững và khéo léo trong xây dựng, nhưng Công ty không có một quy định cụ thể nào phân cấp mức tiền lương đối với những lao động lanh nghề, thạo việc, do đó người lao động không quan tâm đến chất lượng công việc, hiệu quả làm việc không cao ảnh hưởng đến kết quả làm việc của Công ty. Hiện tại Công ty không trích kinh phí công đoàn do công ty không thành lập tổ chức công đoàn. Điều này trái với quy định tại: - Chương VI phần Tài Chính và Tài Sản Công Đoàn theo điều lệ Công đoàn năm 2008 - Tiểu mục 1, điểm b Tiểu mục 2 Mục I và điểm b Tiểu mục 1 Mục II của TTLT số 119/2004 hướng dẫn nộp kinh phí công đoàn - Quyết định số 1375/2007 quy định về nội dung và phạm vi thu – chi ngân sách công đoàn cơ sở. Điều này sẽ dẫn đến việc công ty sẽ bị xử lý vi phạm, tùy từng mức vi phạm (do liên đoàn lao động quy định). 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.2.1 Về bộ máy kế toán tại Công ty Để phù hợp với tình hình Công ty hiện nay và xu hướng mở rộng phát triển hơn thì Công ty cần tăng cường đội ngũ kế toán để thực hiện tốt hơn công tác kế toán, mang lại hiệu qua cao hơn để cung cấp đầy đủ thông tin chính xác, kịp thời, cần phân chia nhỏ hơn nữa các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của Công ty. Do Công ty vẫn là một Công ty vừa và nhỏ, nhưng với kế hoạch đặt ra của giám đốc Công ty nhằm phát triển, mở rộng Công ty không những hoạt động trong lĩnh vực xây dựng mà còn hoạt động trong các lĩnh vực khác như: kinh doanh, môi giới bất động sản… thì Công ty nên sớm tiến hành có một bộ máy kế toán quản trị riêng phục vụ yêu cầu phân tích và đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Về hệ thống chứng từ Việc bảo quản chứng từ không chỉ được lưu trữ theo tài khoản mà cần lưu trữ theo thời gian, mỗi tập chứng từ được tập hợp theo tài khoản từng tháng, từng quý và được bao quát bởi nhật ký chung kèm theo. Việc này giúp doanh nghiệp bảo quản chứng từ tốt hơn, tránh tình trạng mất mát bỏ sót chứng từ. Về công tác trả lương Đối với công nhân trực tiếp, hiện tại Công ty xây dựng hình thức trả lương theo sản phẩm cho lao động trực tiếp nhưng để hình thức này phát huy hiệu quả, Công ty phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc thợ, vừa có căn cứ kỹ thuật phù hợp với điều kiện lao động cụ thể của Công ty, vừa phát huy hiệu quả làm việc của từng công nhân trong từng công trình. Còn đối với bộ phận lao động gián tiếp việc tính lương cần phải gắn với việc áp dụng phương pháp phân phối theo lao động. Tiền lương thời gian mà Công ty đang áp dụng để trả cho khối nhân viên văn phòng đơn thuần là cách tính tiền lương giản đơn, tuy có ưu điểm là tính toán dễ dàng xong nó lại không gắn với kết quả lao động, do đó nó không phản ánh trung thực được sức lao động của công nhân viên trong công ty, không kích thích được hết sức làm việc của họ cũng như không tích cực phát huy sáng kiến có lợi cho doanh nghiệp. Tiền lương của bộ phận gián tiếp đều phụ thuộc vào hợp đồng lao động đã ký kết và mức hệ số lương do công ty đặt ra chứ nó không gắn liền với mức khuyến khích do hoàn thành kế hoạch. Điều này không tác động mấy đến người lao động đồng thời không mang đúng tính chất của ngành xây dựng. Công ty có thể xem xét lại giữa “hệ số tăng lương thêm” và việc quy định mối liên hệ giữa mức lương của bộ phận gián tiếp được hưởng và khối lượng thi công nghiệm thu trong đợt. Việc công ty trả lương cho cán bộ công nhân viên ở bộ phận gián tiếp vừa căn cứ vào chính sách và mức lương bình quân của công việc hoàn thành ở đơn vị sẽ khuyến khích cán bộ công ty nghiêm túc nghiên cứu lập kế hoạch và chỉ đạo hợp lý, sáng tạo nhằm nâng cao mức lương bình quân đó nên cũng chính là nâng cao mức lương bình quân của toàn công ty Khi đó tiền lương của bộ phận gián tiếp được tính là: Tổng lương tháng = Lương thời gian + Phụ cấp + Mức lương trích từ khối lượng công trính nghiệm thu Mức lương trích từ khối lượng nghiệp thu trong đợt này được trích theo một tỷ lệ do công ty tính toán sao cho hợp lý với tình hình của Công ty. Hiện tại công ty không trích lập kinh phí công đoàn theo như quy định tại TTLT số 119/2004, quyết định số 1375/2007, điều này sẽ dẫn đến việc công ty sẽ bị xử lý vi phạm, tùy từng mức vi phạm (do liên đoàn lao động quy định). Tuy nhiên, hiện nay pháp luật chưa có chế tài nào đủ sức để xử phạt được doanh nghiệp không trích nộp kinh phí công đoàn. Luật công đoàn hiện hành không quy định rõ chế tài xử phạt đối với doanh nghiệp không nộp kinh phí công đoàn. Công ty cần xem xét tình hình thực tế của mình và xem xét các thông tư hiện hành để đưa ra quyết định phù hợp. KẾT LUẬN Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và đơn giản tuy nhiên để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ lao động tiền lương hiện hành và đặc thù lao động tại đơn vị. Kế toán cần phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung đặc trưng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác khi hạch toán tiền lương cũng như hạch toán kế toán phần hành, kế toán phải cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó góp phần quản trị nhân sự đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Với những kiến thức đã học được ở trường cùng với thời gian thực tập thực tế tại Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long. Với sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy cô giáo, các anh, các chị làm việc tại Công ty, em viết chuyên đề này với hy vọng công trình nghiên cứu nhỏ bé này của em sẽ góp phần hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long . Do kiến thức còn hạn chế và chưa từng có kinh nghiệm trong thực tế em mong sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến và chỉ bảo hơn nữa của người đọc. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hưỡng dẫn, cùng với sự chỉ bảo của các anh, các chị tại phòng kế toán Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long trong việc hoàn thành bản chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) Giáo trình Kế toán tài chính của GS.TS Ngô Thế Chi; TS Trương Thị Thủy – Trường Học viện Tài chính Kế toán-2010. Tạp chí lao động xã hội Luận văn tốt nghiệp 2010 (Học viện Tài chính) DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. BHXH……………………………………………Bảo hiểm xã hội 2. BHYT…………………………………………… Bảo hiểm y tế 3. KPCĐ…………………………………………….Kinh phí công đoàn 4. BHTN……………………………………………..Bảo hiểm thất nghiệp 5. TNHH MTV………………………………………Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 6. CNV………………………………………………..Công nhân viên 7. CNTT………………………………………………Công nhân trực tiếp 8. PX………………………………………………….Phân xưởng 9. CNSX………………………………………………Công nhân sản xuất 10. NKC………………………………………………Nhật ký chung 11. NKCT…………………………………………….Nhật ký chứng từ DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1.1: Hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên…………..22 Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lương…………………………24 Sơ đồ 1.3: Hạch toán trích trước tiền lương phép thực tế của CNSX……..25 Sơ đồ 1.4: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung……………..27 Sơ đồ 2.1: Tổ chức Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long……………………………………………………………………….33 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV xây dựng – thương mại Thành Long……………………………………………..........36 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ nhật ký chung…………………………………39 Sơ đồ 2.4: Quy trình sử dụng sổ kế toán trong Công ty…………………..43 Bảng 2.1: Đặc điểm lao động của công ty………………………………...41 Bảng 2.2: Bảng hệ số lương và bảng hệ số trách nhiệm…………………..42 MỤC LỤC