Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH N.G.V

ĩ thuật, nhân viên quản lí kinh tế, nhân viên quản lí hành chính. + Theo năng lực và trình độ chuyên môn lao động gián tiếp được chia thành như sau: * Chuyên viên chính: Là người có trình độ từ đại học trở lên, có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết các công việc mang tính tổng hợp, phức tạp. * Chuyên viên: Là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, trên đại học, có thời gian công tác dài, trình độ chuyên môn cao. * Cán sự: Là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, có thời gian công tác chưa nhiều. * Nhân viên: Là những lao động gián tiếp với trình độ chuyên môn thấp có thể đã qua đào tạo các lớp chuyên môn, nghiệp vụ hoặc chưa qua đào tạo. Phân loại lao động trong doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn trong việc nắm bắt thông tin về số lượng và thành phần lao động trong doanh nghiệp, về sự bố trí lao động trong doanh nghiệp từ đó thực hiện quy hoạch lao động lập kế hoạch lao động. Mặt khác, thông qua phân loại lao động trong toàn doanh nghiệp và từng bộ phận giúp cho việc lập dự toán chi phí nhân công trong chi phí SXKD, lập kế hoạch quĩ lương và thuận lợi cho công tác kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và dự toán này. + Phân loại lao động theo chức năng của lao động trong quá trình SXKD - Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trự tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ như: Công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng… - Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như: Nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường… - Lao đông thực hiện chức năng quản lí: Là những lao động tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lí hành chính như: Các nhân viên quản lí kinh tế, nhân viên quản lí hành chính… Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời chính xác phân định được chi phí và chi phí thời kì. Với các hình thức phân loại lao động như trên thì hiện nay tại công ty TNHH N.G.V hiện nay đang áp dụng hình thức phân loại lao động theo chức năng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh TT Chỉ tiêu S/lượng % 1 Tổng số lao động 157 100 - Nam 101 78,2 - Nữ 56 21,8 2 Lao động quản lý 64 24,9 3 Lao động sản xuất 193 75,05 - Công nhân sơ cấp 42 16,3 - LĐ hợp đồng khụng thời hạn 128 49,8 - Lao động hợp đồng cú thời hạn (1-3 năm) 23 8,95 Bảng số lượng cụ thể số lao động của công ty TNHH N.G.V 2. Các hình thức tiền lương và chế độ tiền lương 2.1 Các hình thức trả lương. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu Công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty, có thể là 1,5 hoặc tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được. Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ví dụ: Anh Lại Việt Cường, kế toán thanh toán của Công ty có hệ số lương là 3,94; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2008 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 2/2008 của anh Cường sẽ là: (3,94 + 0,2 + 2) x 540.000 – (5% BHXH và 1% BHytế)/tổng lương = 3.116.664 đ (5% BHXH và 1% BH ytế người lao động bắt buộc phải đóng, 19% còn lại do công ty trả) Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty. 2.2. Một số chế độ khác. Nhu cầu cá nhân là những điều kiện về vật chất và tinh thần đối với sự tồn tại của một người bình thường. Nhu cầu chưa được thoả mãn thường gây ra sự thôi thúc ngươi tiêu dùng hướng tới hành động để thoả mãn được nó. Nhu cầu tồn tại trong tất cả mọi người và chúng thường không được thoả mãn đầy đủ. Hơn nữa, một nhu cầu khi đã được thoả mãn thường sinh ra một loạt nhu cầu khác tiếp theo và cứ thế tiếp diễn. Con người có các dạng nhu cầu: Nhu cầu sinh lý: Thức ăn, nước uống, nhà ở… Nhu cầu an toàn: Công việc nghể nghiệp ổn định, điều kiện làm việc tốt Nhu cầu xã hội: Giao tiếp xã hội, tham gia tổ chức. Nhu cầu tự hoàn thiện bản thân Dựa vào những nhu cầu đó mà Nhà nước ta đã có quy định về tiền lương như sau: Theo quy định của Nhà nước: Tiền lương tối thiểu hàng tháng của người lao động hiện nay là 540.000 đồng. Tiền lương tối thiểu có những đặc điểm: + Tương ứng với trình độ lạo động đơn giản nhất + Cường độ lao động nhẹ nhàng trong điều kiện bình thường + Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ở mức tối thiểu + Tương ứng với giá cả tư liệu sinh hoạt chủ yếu ở các vùng có mức trung bình ở nước ta. * Chế độ phụ cấp Phụ cấp là tiền công lao động bổ sung thêm vào tiền lương cơ bản, bù đắp thêm khi người lao động phải làm việc trong điều kiện không ổn định hoặc không thuận lợi mà chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ khi xác định lương cơ bản. Việc đưa ra chế độ phụ cấp là nhằm tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên một số ngành, vùng khắc phục những khó khăn về sinh hoạt, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ổn định lao động để nâng cao hiệu suất công tác quản lý. Đồng thời cũng là một biện pháp để đánh giá đúng đắn hơn về điều kiện làm việc ở các ngành, các vùng. Tiền phụ cấp = lương cấp bậc (chức vụ) * mức phụ cấp VD: Anh Trần Văn Hùng nhân viên phòng hành chính số lương là 3,96; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 2/2008 của anh Cường sẽ là: (3,96+ 0,2 + 2) x 540.000 x 20% = 2.606.000đ II. KẾ TOÁN CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG. 1. Chứng từ sử dụng 1.1. Chứng từ sử dụng để theo dõi lao động tại cụng ty TNHH N.G.V. Công ty TNHH N.G.V thông qua danh sách lao động để thực hiện việc theo dõi về lao động. Danh sách được quản lý theo các bộ phận của công ty, các hợp đồng lao động do phòng hành chính nhân sự lập và quản lý . Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng) - Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT” (ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: - Lương thời gian + - Ốm, điều dưỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lương T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, ... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn trưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro) Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cụ thể bảng chấm công phòng Kế toán của Công ty tháng 3 năm 2008 như sau: Biểu 8: Bảng chấm công - phòng kinh doanh – tháng 4/2008. STT Họ tên Bậc lương Ngày trong tháng Tổng cộng làm việc Hệ số thưởng 1 2 3 … 3 1. Dương Văn Minh 3.64 * * * * 26 0.3 2. Đoàn Thị Thu Vân 2.26 * * 0 * 25 0.2 3. Nguyễn Kiều Oanh 2.02 * 0 0 * 22 0.1 Hiện nay công ty đang sử hình thức chứng từ ghi sổ để theo dõi các khoản lương phải trả cho công nhân viên. Dưới đây là một số mẫu chứng từ ghi sổ về theo dõi lương của nhân viên công ty TNHH N.G.V: Chứng từ ghi sổ Ngày 05/3 Số: 08 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 4/08 cho toàn Công ty 334 111 24.500.000 Cộng: 15.500.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/08 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2. Chứng từ sử dụng để theo dõi kết quả lao động. Số ngày làm việc thực tế trong tháng của từng người được xác định dựa vào bảng chấm công. Việc chấm công do các trưởng phòng đảm nhận. Đến cuối tháng các cán bộ gửi lương chấm công về phòng tài chính kế toán. Căn cứ vào đó kế toán tiền lương tính ra số tiền phải trả cho từng người trong tháng. Mẫu bảng chấm công có dạng như sau: Biểu 8: Bảng chấm công - phòng hành chính - tháng 12/2005. STT Họ tên Bậc lương Ngày trong tháng Tổng cộng làm việc Hệ số thưởng 1 2 3 … 3 1. Vũ Trọng Tuấn 3.68 * * * * 26 0.3 2. Nguyễn quang Minh 2.26 * * 0 * 25 0.2 3. Vũ văn Ngọc 2.02 * 0 0 * 22 0.1 Để tính lương thời gian ta phải xác định được xuất lương ngày và số ngày làm việc thực tế của người lao động đó. Tiền lương một ngày công lao động được tính như sau: Lương ngày = Lương cơ bản/30 Trong đó: Lương ngày: Suất lương ngày của một lao động. Lương cơ bản: Lương cấp bậc theo chế độ một đã quy định. Lương cơ bản được xác định như sau: Lương cơ bản = (540.000) x (Hệ số) lương. Lương tháng đơn giản sẽ được tính là: Lương tháng đơn giản = (Lương ngày) x (ngày công thực tế) Lương trách nhiệm được tính : Lương trách nhiệm = (Lương tháng cơ bản) x (Hệ số trách nhiệm). * Từ đó ta thấy lương thực tế của một lao động nhận được trong tháng: Lương thực tế = (Lương tháng đơn giản) + (Lương trách nhiệm) + (Phụ cấp) Ví Dụ : Chị Dương Hồng Trang kế toán trưởng Công ty có hệ số lương là 3,98 số ngày công thực tế là 26 ngày, hệ số lương trách nhiệm là 0,3 . Suất lương ngày: Lương ngày = 1.404.000/30 = 46.800 Lương tháng theo cấp bậc: Lương tháng cơ bản = 540.000 x 26 = 1.404.000 Lương trách nhiệm: Lương trách nhiệm = 1.404.000x 4 = 5.616.000 Lương thực tế nhận được: Lương thực tế = 46.800 + 1.404.000 + 5.616.000 = 7.066.800 Ngoài phần lương chính hàng tháng người lao động còn được nhận thêm khoản phụ cấp và tiền ăn trưa. Ví Dụ: Trong tháng 4/2008 chị Trang được nhận 450.000 đ ăn trưa, 40.000 đ phụ cấp. Tổng thu nhập của chú trong tháng 12 là: Tổng thu nhập = 7.066.800 + 450.000 + 40.000 = 7.568.000đ. Bảng 1: Lương của cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng công ty. Tháng 4/2008 Bảng 1: Lương của cán bộ quản lý công ty TNHH N.G.V Mẫu số 02- TĐTL Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V Ban hành theo QĐ1141-TC/CĐKT Bộ phận: Cán bộ quản lý ngày 1/11/95 của BTC Họ và tên Bậc lương Số ngày công Lương cơ bản Phụ cấp khác Tiền ăn ca Tổng số đc nhận Các khoản phải khấu trừ T/ứng kỳ I Kỳ II đc lĩnh BHXH BHYT QTT Nguyễn Gia Quế 4,32+0,4 26 1.100.000 40.000 450.000 3.183.000 55.000 11000 11000 500000 2.606.000 Lê Ngọc Long 3,84+0,3 26 908.500 40.000 450.000 7.556.800 45.500 9.100 9.100 500000 3.098.000 Vũ Trọng Tuấn 3,68+0,2 26 803.700 40.000 450.000 3.060.600 40.100 8.000 8.000 300000 2.607.600 Ng Quang Minh 2,26+0,1 24 670.000 40.000 450.000 4.530.700 20.900 4.200 4.200 300000 4.248.700 Vũ Văn Ngọc 2,18+0,1 26 795.500 40.000 450.000 3.750.000 21.800 4.300 4.300 300000 5266.000 Phạm Thanh thuỷ 2,18+0,1 26 800.500 40.000 450.000 5.650.000 21.800 4.300 4.300 200000 4.345.000 Lê Công Khôi 1,54 25 750.500 40.000 450.000 6.590.500 13.500 2.800 2.800 200000 3.780.500 Ng Đình Vân 2,02 26 650.600 40.000 450.000 3.980.800 18.400 3.700 3.700 150000 2.651.800 Bảng 2: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương phòng tài chính kế hoạch. BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN LƯƠNG Mẫu số 02-TĐTL Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V Ban hành theo QĐ1141-TC/CĐKT Bộ phận: TC - KH Tháng 4/2008 của BTC Họ và tên Bậc lương Số ngày công Lương cơ bản Phụ cấp khác Tiền ăn ca Tổng số đc nhận Các khoản phải khấu trừ T/ứng kỳ I Kỳ II đc lĩnh BHXH BHYT QTT Nguyễn Trọng Sơn 2,26 26 3.500.000 30.000 120.000 3.532.600 175.000 35.000 4.100 250.000 2.282.600 Trần Huy Toản 2,04 26 3.371.200 30.000 120.000 496.300 168.500 33.712 3.700 250.000 2.246.300 Ng Thanh Hằng 1,78 26 2.324.000 30.000 120.000 451.200 116.200 23.240 3.300 200.000 2.021.200 Phạm Hữu Thắng 1,78 26 3.500.000 30.000 120.000 451.200 175.000 35.000 3.300 150.000 2.301.200 Trần Duy Hưng 1,64 26 2.299.000 30.000 120.000 428.000 114.000 22.990 3.000 200.000 1.228.000 Mai Thuý Hiền 1,64 26 3.000.000 30.000 120.000 428.000 150.000 30.000 3.000 150.000 2.278.200 Phạm Thanh Thuý 1,25 26 3.227.500 30.000 120.000 361.500 111.400 32.275 2.300 100.000 2.261.500 1.3. Kế toán chi tiết tiền lương cho người lao động Có bảng lương tháng 3/2008 của phòng kế toán Công ty như sau: Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trong Công ty, cứ đầu tháng Công ty cho tạm ứng lương kỳ I. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà họ có thể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của cán bộ công nhân viên. Cụ thể trong tháng 3/2008 có bảng thanh toán tạm ứng lương Kỳ I như sau: BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG PHÒNG KẾ TOÁN KỲ I Tháng 3/2008 Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V. Stt Họ và tên Chức danh Tạm ứng kỳ I Ký nhận Nguyễn thị Hoa Kế toán tiền lương 500.000 Lê Thu Hà Kế toán NVL 600.000 Phí Anh Dương Kế toán Thành phẩm 500.000 Lại Việt Cường Kế toán TT 400.000 Vũ Kim Huệ Kế toán giá thành 500.000 Dương Hồng Trang Kế toán trưởng 1000.000 Cộng: 3.500.000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng tiền lương kỳ I, kế toán tiền lương lập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I cho nhân viên phòng kế toán: Đơn vị: Địa chỉ: Tele Fax: PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 3 năm 2008 Quyển số: 02 Số: 20 NỢ TK : 334 CÓ TK: 1111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Dương Hồng Trang Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/2008 Số tiền: 1.000.000 (Viết bằng chữ) Một triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng tạm ứng tiền lương kỳ I tháng 3/2008. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn. Ngày 05 tháng 3 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 25/3, Công ty thanh toán nốt số tiền lương còn lại cho cán bộ công nhân viên sau khi đã trừ đi 5% BHXH, 2% BHYT và 1% KPCĐ. Kế toán tiền lương lập phiếu chi thanh toán tiền lương Kỳ II tháng 3/2008 cho Công ty: Đơn vị: Địa chỉ: Tele Fax: PHIẾU CHI Ngày 25 tháng 3 năm 2008 Quyển số: 02 Số: 32 Nợ TK: 334 Có TK : 1111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Dương Hồng Trang Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do chi: Thanh toán lương kỳ II tháng 3/2008 Số tiền: 4.596.199 (Viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm chín mươi sáu ngàn một trăm chín chín đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc: Bảng thanh toán tiền lương kỳ II tháng 3/2008. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm chín mươi sáu ngàn một trăm chín chín đồng Ngày 25 tháng 3 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) * Các nghiệp vụ hạch toán tiền lương ở Công ty: Nghiệp vụ 1: Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 3/08 và phiếu chi số 20 ngày 05/3/08, phiếu chi số 32 ngày 25/3/08, kế toán ghi số tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên vào Sổ chi tiết Tài khoản 334 theo định khoản: Nợ TK 642:23.500.000 Có TK 334: 23.500.000 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở sổ như sau: Sổ chi tiết tài khoản 642, 334 Ngày 26/3 Số: 25 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tiền lương tháng 3/08 phải trả cán bộ công nhân viên 642 334 23.500.000 Cộng: 23.500.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I và bảng thanh toán lương (kỳ II) tháng 3/08 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Ngày 5/3/2008, Công ty đã trả tiền lương Kỳ I cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I và phiếu chi số 20 ngày 05/3/08, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 334 theo định khoản: Nợ TK 334: 15.500.000 Có TK 1111: 15.500.000 Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 05/3 Số: 08 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/06 cho toàn Công ty 334 111 15.500.000 Cộng: 15.500.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/06 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Ngày 28/3/2008, Công ty đã thanh toán tiền lương kỳ II cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán lương (kỳ II) và phiếu chi số 32 ngày 25/3/06, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 334 định khoản: Nợ TK 334: 12.000.000 Có TK 1111: 12.000.000 Đồng thời nghiệp vụ này được phản ánh ở Bảng kê tiền mặt như sau: Bảng kê chứng từ tiền mặt Ngày 25/3 Số: 21 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tiền lương kỳ II tháng 3/06 cho toàn Công ty 334 111 12.000.000 Cộng: 12.000.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng thanh toán lương (kỳ II) tháng 3/06 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ bảng kê tiền mặt, nhân viên kế toán có nhiệm vụ vào Sổ quỹ tiền mặt. Cuối tháng, căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt, kế toán vào sổ cái TK 334, TK 111, TK642. 1.4. Kế toán tổng hợp 1.4.1 Tài khoản sử dụng: * Các tài khoản sử dụng: - Kế toán tính và thanh toán các khoản khác đối với người lao động, tình hình trích nộp và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng tài khoản chủ yếu sau: * Tài khoản 334 phải trả công nhân viên. - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán cho công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, trợ cấp bảo hiểm và các khoản khác về thu nhập của công nhân viên. - Kết cấu tài khoản: Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2 TK 334.1: Thanh toán tiền lương TK 334.2: Thanh toán các khoản khác TK 334 Nợ Có + Các khoản khấu trừ vào lương, CNV - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương. + Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả công cho CNV - Các khoản còn phải trả người lao động + Tiền luơng CNV chưa tính trong kỳ Dư nợ: Số tiền trả thừa cho CNV (nếu có) DCK: tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV 1.4.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. - Tính tiền và các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên Nợ TK622: Lương công nhân viên trực tiếp sản xuất Nợ TK627 (6271): Lương công nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK641 (6411): Lương nhân viên bán hàng Nợ TK632 (6421): Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả công nhân viên – Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên Nợ TK 431: quỹ tiền thưởng, phúc lợi Có TK 334: Phải trả công nhân viên – Tính tiền BHXH (ốm đau, tai nạn lao động…) phải trả cho công nhân viên Nợ TK 338 (3383): Bảo hiểm xã hội Có TK 334: Phải trả công nhân viên – Các khoản khấu trừ vào lương như tiền tạm ứng, tiền bồi thường theo quyết định xử lý Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 141: Tạm ứng Có TK 138: Phải thu khác – Tính thuế thu nhập của công nhân viên phải nộp Nhà nước Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước – Khi thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - Trả lương bằng sản phẩm Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 156,155: Sản phẩm, hàng hóa – Tiền lương phải trả công nhân viên XDCB Nợ 241: XDCBD Có TK 334: Phải trả công nhân viên SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 5. Chứng từ trên sổ. *Có 4 hình thức sổ kế toán: - Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế C¸c chøng tõ gèc: - B¶ng thanh to¸n TL - B¶ng thanh to¸n BHXH - B¶ng thanh to¸n TT - PhiÕu chi… Chøng tõ ghi sæ (theo phÇn hµnh) Sæ quü vµ Sæ c¸i tµi s¶n B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt TK 334,TK 338 Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i TK 334, TK 338 B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu S¬ ®å 5.2: H×nh thøc kÕ to¸n cña c«ng ty SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ NĂM 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 12 05/3 5.700.000 32 29/3 2.022.720 21 25/3 4.596.199 34 30/3 270.800 25 26/3 9.296.199 36 31/3 270.800 26 26/3 505.680 38 31/3 270.800 29 28/3 1.517.040 Cộng : 27.038.181 Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ cái TK 111, TK112, TK334, TK338 SỔ CÁI Tên TK: Phải trả Công nhân viên Số hiệu TK: 334 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ: 4.176.504 06/3 12 5/3 Thanh toán tạm ứng lương Kỳ I tháng 3/06 1111 5.700.000 18/3 15 8/3 Trả tiền lương tháng 2 cho Lại Việt Cường 3388 677.756 25/3 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II 1111 3.596.199 27/3 25 26/3 Tiền lương phải trả công nhân viên tháng 3/06 642 9.296.199 30/3 34 30/3 Thanh toán chế độ BHXH cho Vũ Lâm Tùng 1111 570.800 31/3 36 30/3 Số tiền BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng tháng 3/06 3383 270.800 Cộng phát sinh: 10344755 10.743.503 Dư cuối kỳ: 398.748 Sổ chi tiết TK 334 Tiền lương Năm 2006 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Số NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ: 4.176.504 12 05/3 Thanh toán Tạm ứng lương kỳ I tháng 3/05 1111 5.700.000 15 18/3 Trả tiền lương tháng 2 chưa lĩnh cho Lại Việt Cường 1111 677.756 21 25/3 Thanh toán lương kỳ II tháng 3/05 1111 3.596.199 25 26/3 Tiền lương phải trả CNVtháng 3/05 642 9.296.199 34 30/3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng 1111 570.800 38 31/3 BHXH phải trả Vũ Lâm Tùng 3383 270.800 Cộng phát sinh: 10.344.675 9.566.919 Dư cuối kỳ: 398.748 II. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1. Nội dung các khoản trích theo lương. 1.1. Bảo hiểm xã hội BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng tiển lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng. Trong đó: 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng lao động. 5% trừ vào lương của người lao động. 1.2. Bảo hiểm y tế (BHYT) Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng. Trong đó: 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào lương của người lao động. Theo chế độ Nhà nước quy định, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan Chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. 1.3. Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp trích 2% KPCĐ trên tổng só tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động 2. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương. 2.1. Chứng từ và thủ tục hạch toán * Chứng từ sử dụng Theo quyết định số 1141 – QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính thì các chứng từ kế toán gồm: ¿ð Bảng chấm công ¿ð Bảng thanh toán tiền lương ¿ð Phiếu nghỉ hưởng BHYT ¿ð Bảng thanh toán BHXH ¿ð Bảng thanh toán tiền thương ¿ð Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ¿ð Phiếu báo làm thêm giờ ¿ð Hợp động giao khoán ¿ð Biên bản điều tra tai nạn * Thủ tục hạch toán Trên cơ sở các chứng từ đã kiểm tra, kế toán tổ chức việc tính lương cho từng công nhân viên hàng tháng: Căn cứ để tính lương thời gian là các chứng từ hạch toán thời gian lao động. Căn cứ để tính lương sản phẩm là các chứng từ hạch toán kết quả lao động. Căn cứ vào chế độ tiền lương, chế độ phụ trợ cấp hiện hành để tính lương Các khoản phụ cấp cho công nhân viên trong tháng. Căn cứ vào kết quả tính lương, phụ cấp cho từng công nhân viên lập bảng thanh toán lương cho từng tổ công tác. Bảng thanh toán lương là căn cứ thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động trong các doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để thống kê lao động tiền lương. 2.2. Cách tính các khoản trích theo lương a. Quỹ BHXH: Dùng để chi trả cho 1 người lao động trong thời gian nghỉ do ốm đau theo chế độ hiện hành. BHXH phải được tính là 20% trên tổng quỹ lương trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh của công ty. 5% do người lao động góp trừ vào lương công ty sẽ nộp hết 20% cho cơ quan bảo hiểm. Tháng 11 tổng quỹ lương của công ty là: 35.920.400đ Theo quy định công ty sẽ nộp BHXH với số tiền là: 35.920.400 x 20% = 7.184.080đ Trong đó NV đóng góp trừ vào lương là: 35.920.400 x 5% = 1.796.020đ Còn lại 15% công ty tính vào chi phí: 7.184.080 - 1.796.020 = 5.388.060đ VD: Nguyễn Thị Hương thuộc bộ phận kế toán cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương là .3.500.000 vậy số tiền mà Chương phải nộp BHXH là: 3.500.000 x 5% = 46.200đ Còn tiền BHXH mà công ty phải chịu vào chi phí là: 924.000 x 15% = 138.600đ b. Quỹ BHYT: Dùng để chi trả cho người tham gia đóng góp trong thời gian khám chữa bệnh. BHYT được tính 3% trên tổng quỹ lương trong đó: - 2% tính vào chi phí của công ty - 1% tính vào lương của CNV Tháng 11 quỹ lương của công ty là 35.920.400đ. Theo qui định công ty sẽ nộp BHYT với số tiền: 35.920.400 x 5% = 1.077.612đ Trong đó: Nhân viên chịu trừ vào lương 1% 35.920.400 x 1% = 359.204đ Còn lại 2% công ty tính vào chi phí: 35.920.400 x 2% = 718.408 đ VD: Nhân viên Hồ Ngọc Chương với số lương là 924.000 thì số tiền mà Chương phải nộp BHYT là: 924.000 x1% = 9.240đ Còn 2% công ty tính vào chi phí: 924.000 x 2% = 18.480đ c. KPCĐ: Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn doanh nghiệp được tính 2% trên tổng quỹ lương, 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% giữ lại tại doanh nghiệp.2% này được tính hết vào chi phí. Quỹ lương tháng 11 của công ty là: 35.920.400đ thì 2% KPCĐ được công ty tính vào chi phí là: 35.920.400đ x 2% = 718.408đ Trong đó: 1% mà doanh nghiệp phải nộp cấp trên là: 35.920.400 x 1% = 359.204đ 1% giữ lại tại doanh nghiệp là: 35.920.400 x 1% = 359.204đ Như vậy: Hai khoản BHXH, BHYT phải thu của nhân viên được tính vào là 6% trừ luôn vào lương của người lao động khi trả lương. Số tiền mà doanh nghiệp sẽ trừ vào lương của nhân viên là: 35.920.400 x 6% = 2.155.224đ 6. Cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho các bộ phận hạch toán như sau: * Ngày 15/11 tạm ứng lương kỳ I cho CNV: Nợ TK 334 Có TK 111 11.870.000 * Ngày 28/11 tính ra số tiền lương phải trả cho nhân viên QLDN (bộ phận kỹ thuật + bộ phận kế toán) và bộ phận bán hàng Nợ TK 641: 14.309.400đ Nợ TK 642: 21.611.000đ Có TK 334: 35.920.400đ * Ngày 28/11 tính ra các khoản phải trích theo lương Nợ TK 641: 14.309.400 x 19% = 2.718.786đ Nợ TK 642: 21.611.000 x 19% = 4.106.090đ Nợ TK 334: 35.920.400 x 6% = 2.155.224đ Có TK 338: 35.920.400 x 25% = 8.980.100đ Có TK 3382: 35.920.400 x 2% = 718.408 Có TK 3383:35.920.400 x 20% = 7.184.080đ Có TK 3384: 37.920.400 x 3% = 1.077.612đ * Tính ra số tiền từ quỹ khen thưởng, tiền trợ cấp BHXH từ quỹ BHXH không phản ánh vào chi phí: Nợ TK 431: 5.388.060đ Nợ TK 3383: 2.079.666đ Có TK 334:7.467.726đ * Khi thanh toán lương cho công nhân viên (ngày 30/11/2008) Nợ TK 334: 30.560.000 Có TK 111: 30.560.000 * Khi nộp KPCĐ (1%), BHXH (20%), BHYT (3%) cho cơ quan quản lý quỹ lương bằng chuyển khoản. Nợ TK 338: 30.560.000 x25%= 7.460.000 Nợ TK 3382: 6.112.000đ Nợ TK 3383: 916.800đ Nợ TK 3384: 611.200đ Có TK 111: 7.460.000đ b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHxh Tháng 04 nănm 2005 STT TK ghi có TK ghi nợ TK 334 TK 338 Tổng 338 Tổng Lương chính Phụ cấp Khác Cộng 3382 3383 3384 1 TK 641 14.309.400 14.309.400 286.188 2.146.410 286.188 2.718.786 17.028.186 2 TK 642 21.611.000 21.611.000 432.220 3.241.650 432.220 4.106.090 25.717.090 3 TK 338 2.079.666 2.079.600 4 TK 431 5.388.060 5.388.060 5 TK 334 1.796.020 359.204 2.155.224 2.155.224 35.920.400 7.467.726 35.920.400 718.408 7.184.080 1.077.612 8.980.100 52.368.160 6.1: B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi th¸ng 11 3. Kế toán tổng hợp: 3.1 Các tài khoản sử dụng: - Kế toán tính và thanh toán các khoản khác đối với người lao động, tình hình trích nộp và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng tài khoản chủ yếu sau: * TK 338: Phải trả phải nộp khác - TK 338 dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung để phản ánh ở các TK khác. (TK 331 -> TK 336) - TK được dùng để hạch toán số tiền được Nhà nước cấp. - Tài khoản 338: có các TK cấp 2 - TK 338.1: tài sản thừa chờ giải quyết. - TK 338.2: KPCĐ - TK 338.3: BHXH - TK 338.4: BHYT - TK 338.8: Phải trả phải nộp khác TK 338 Nợ Có + Các khoản đã nộp cho cơ quan, quản lý, các quỹ + Các khoản phải nộp, phải trả, phải thu hộ + Các khoản đã chi về KPCĐ + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Xử lý giá trị tài sản thừa + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp. + Các khoản đã trả, đã nộp khác Dư nợ: Số trả thừa, nộp thừa vượt chi được thanh toán. DCK: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Tính số tiền BHYT, BHXH, trừ vào lương của CNV Nợ TK 334 Có TK 338 - Nộp BHXH - KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ và mua thẻ BHYT cho CNV: Nợ TK 338 Có TK 511 Ngoài ra kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau theo sơ đồ 1: TK 334 TK 338 TK 662, 627, 641, 642 TK 334 TK 111, 112 (4) (1) (5) (2) (6) (3) Giải thích sơ đồ 1: (1) Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ 19% lương (2) Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ 7% lương (3) Hoàn nhập BHXH, KPCĐ nộp thừa (4) Tính đa số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV (5) Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan cấp trên (6) Chi tiền KPCĐ tại cơ sở. 3.2. Các nghiệp vụ trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ và thực hiện kế toán trên sổ: Nghiệp vụ 1: Nhân viên kế toán phản ánh số tiền BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/06 vào Sổ chi tiết TK 338 như sau: Nợ TK334: 505.680 Có TK 3383: 505.680 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 26/3 Số: 26 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/06 334 3383 505.680 Cộng: 505.680 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Nhân viên kế toán phản ánh kết chuyển số BHXH phải trả công nhân viên vào chi phí quản lý tháng 3/06 vào sổ chi tiết TK338 như sau: Nợ TK 642: 1.517.040 = (10.113.600 x 15%) Có TK 3383: 1.517.040 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 28/3 Số: 29 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có BHXH phải trả công nhân viên tháng 3/06 642 3383 1.517.040 Cộng: 1.517.040 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3: Ngày 30/3/2008, Công ty đã chuyển nộp tiền Bảo hiểm xã hội quý I/08 của toàn Công ty cho Cơ quan BHXH Quận Ba Đình. Nhân viên kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TK 3383 như sau: Nợ TK 3383: 6.068.160 (=10.113.600 x 20% x 3) Có TK 1121: 6.068.160 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 32 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chuyển nộp tiền BHXH quý I/05 3383 1121 6.068.160 Cộng: 6.068.160 Kèm theo chứng từ gốc: Tờ khai nộp BHXH quý I/08 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 4: Nhân viên kế toán phản ánh số KPCĐ trích tháng 3/08 vào sổ chi tiết TK 338: Nợ TK 3382: 101.136 (=10.113.600 x 1%) Có TK 111: 101.136 Đồng thời kế toán tiến hành phản ánh ở chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 33 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chuyển nộp tiền BHXH tháng 3/06 3382 111 101.136 Cộng: 101.136 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4. Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty: Trong tháng 3/2008, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc Phòng Dịch vụ của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ. Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 6 ngày, anh nghỉ ốm 15 ngày. Mức lương cơ bản của anh là 2,98. Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau: Số tiền lương BHXH trả thay lương = 2,98 x 210000 26 ngày x 15 x 75% = 270.800 Vậy anh Tùng sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng 3 là 270.800 đồng. Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) được sử dụng tại Công ty theo mẫu sau: (Mặt trước) Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV .............. Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC Số KB/BA 622 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM Quyển số: 127 Số: 037 Họ và tên: Vũ Lâm Tùng Tuổi: 36 Đơn vị công tác: Công ty TNHH N.G.V Lý do cho nghỉ: Phẫu thuật xương khớp gối Số ngày cho nghỉ: 15 ngày (Từ ngày 3/3 đến hết ngày 18/3/2008) Ngày 2 tháng 3 năm 2008 Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày nghỉ: 15 ngày (Ký, Họ tên) Y bác sĩ KCB (Đã ký, đóng dấu) Nguyễn Thị Hồng (Mặt sau) PHẦN BHXH Số sổ BHXH: 01133943564 1 - Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH : 15 ngày 2 - Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ : Ngày 3 - Lương tháng đóng BHXH : 270.800 đồng 4 - Lương bình quân ngày : 24.069 đồng 5 - Tỷ lệ hưởng BHXH : 75% 6 - Số tiền hưởng BHXH : 270.800 đồng Ngày 2 tháng 3 năm 2008 Cán bộ Cơ quan BHXH (Ký, Họ tên) Phụ trách BHXH đơn vị (Ký, Họ tên) Hoàng Ngọc Điệp (Ghi chú: Phần mặt sau căn cứ ghi vào giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện) * Bảng thanh toán BHXH: Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn Công ty theo mẫu sau: Đơn vị: Công ty TNHH N.G.V Mẫu số 04 - LĐTL BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 3 năm 2008 Nợ 334: 270.800 Có 111: 270.800 TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn Tổng số tiền Ký nhận SN ST SN ST SN ST SN ST 1 Vũ Lâm Tùng 15 270.800 270.800 Cộng: 270.800 (Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bẩy mươi nghìn tám trăm đồng) Kế toán BHXH (Ký, Họ tên) Nhân viên theo dõi (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) * Từ bảng thanh toán BHXH tháng 3/2008, kế toán Công ty lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn Công ty. - Cụ thể ta có uỷ nhiệm chi về kinh phí BHXH do Cơ quan BHXH cấp cho Công ty. UỶ NHIỆM CHI SỐ: 30 (Tương đương Giấy báo Có) Chuyển khoản tiền: Thư - Điện ngày 28/2/2008 Đơn vị trả tiền : Cơ quan BHXH Quận Ba Đình Số tài khoản : 731.01.302 Tại ngân hàng : Kho bạc Ba Đình HN Đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH N.G.V Địa chỉ :Tầng 14 - tòa nhà B – Tháp Vincom - Đường Bà Triệu – Quận Hai Bà Trưng Số tài khoản : 710A - 00047 Tại ngân hàng : Công Thương VN Nội dung thanh toán: Cấp kinh phí BHXH Số tiền : 270.800 đồng Số tiền bằng chữ: Hai trăm bẩy mươi nghìn tám trăm đồng. Ngày 8 tháng 3 năm 2008 Đơn vị trả tiền KT Chủ T.Khoản (đã ký, đóng dấu) Ngân hàng A Ngày 28/2/06 số phụ kiểm soát Trưởng Ngân hàng (đã ký, đóng dấu) Ngân hàng B Ngày 28/2/06 số phụ kiểm soát Trưởng Ngân hàng (đã ký, đóng dấu) Kế toán Công ty viết phiếu chi tiền mặt chi lương BHXH trả thay lương tháng 3/2008: Đơn vị: Địa chỉ: Telefax: PHIẾU CHI Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Quyển số: 02 Số: 43 NỢ TK :334 CÓ TK :111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính Họ tên người nhận tiền: Vũ Lâm Tùng Địa chỉ: Phòng Dịch vụ- Công ty TNHH N.G.V Lý do chi: Chi lương BHXH tháng 3/2008 Số tiền: 270.800 (Viết bằng chữ) Hai trăm bảy mươi ngàn tám trăm đồng Kèm theo: 02 chứng từ gốc Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán lương BHXH Đã nhận đủ số tiền: 270.800 (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi ngàn tám trăm đồng Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) 4.1. Các nghiệp vụ hạch toán BHXH trả thay lương: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH và phiếu chi tiền mặt số 43 ngày 12/3/2008, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ chi tiết TK 334 số tiền thanh toán cho anh Vũ Lâm Tùng như sau: Nợ TK 334: 270.800 Có TK 111: 270.800 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/3 Số: 34 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán chế độ BHXH cho nhân viên Vũ Tùng Lâm 334 111 270.800 Cộng: 270.800 Kèm theo 04 chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 2: Cuối tháng 3/08 kế toán tiền lương tiến hành hạch toán lương BHXH trả thay lương cho nhân viên Vũ Lâm Tùng vào Sổ chi tiết TK 3383 như sau: Nợ TK 3383: 270.800 Có TK 334: 270.800 Đồng thời nghiệp vụ trên được nhân viên kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 36 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH trả thay lương phải trả cho nhân viên Vũ Lâm Tùng 3383 334 270.800 Cộng: 270.800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên * Nghiệp vụ 3: Căn cứ uỷ nhiệm chi số 30 ngày 30/3/2008 của Cơ quan BHXH Quận Ba Đình về việc cấp kinh phí BHXH, kế toán tiến hành hạch toán vào Sổ chi tiết TK 112 như sau: Nợ TK 112: 270.800 Có TK 3383: 270.800 Đồng thời nghiệp vụ trên được phản ánh ở chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/3 Số: 38 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhận ủy nhiệm chi về cấp kinh phí BHXH 112 3383 270.800 Cộng: 270.800 Kèm theo chứng từ gốc: Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các chứng từ ghi sổ trên, nhân viên kế toán có nhiệm vụ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. SỔ CÁI Tên TK: Phải trả, phải nộp khác Số hiệu TK: 338 TK 3383: BHXH Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ: 4.045.440 27/3 26 26/3 BHXH trích theo lương công nhân viên tháng 3/06 (5%) 334 505.680 28/3 29 28/3 BHXH phải trả công nhân viên tháng 3/06 (15%) 642 1.517.040 31/3 32 30/3 Chuyển nộp tiền BHXH quý I cho toàn Công ty 112 6.068.160 31/3 36 31/3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho Vũ Lâm Tùng 334 270.800 31/3 38 31/3 Nhận uỷ nhiệm chi BHXH 112 270.800 Cộng phát sinh: Dư cuối kỳ: 6.338.960 6.338.9600 y PHẦN III NHẬN XÉT CHUNG - ĐÁNH GIÁ CHUNG - KẾT LUẬN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH N.G.V I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY: Từ khi được thành lập, Công ty TNHH N.G.V đã không ngừng phấn đấu hoàn thiện cơ chế quản lý kinh doanh của mình. Ban Lãnh đạo Công ty luôn phổ biến kịp thời những văn bản pháp luật mới, nâng cao trình độ hiểu biết pháp luật cho cán bộ công nhân viên để Công ty hoạt động đúng pháp luật và kinh doanh có hiệu quả ngày càng cao. Bên cạnh đó, Công ty thường xuyên quan tâm, củng cố đội ngũ cán bộ có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Công ty đã cử những cán bộ có năng lực chuyên môn làm cán bộ chuyên trách công tác thanh tra của Công ty, đồng thời luôn tạo điều kiện cho cán bộ chủ chốt của Công ty tham gia các khoá học và tập huấn ngắn hạn do cấp trên mở nhằm mở mang kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn cho họ. II. ĐÁNH GIÁ CHUNG THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY: Ưu điểm: Công ty hiện đang áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chung, một loại hình hạch toán phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán. Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện, tham mưu và giúp cho Ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty đã thực hiện việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Công ty rất cụ thể, chính xác đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Việc chi trả tiền lương, thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT đảm bảo quyền lợi trực tiếp của người lao động. Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, về thanh toán các chế độ BHXH. Bên cạnh đó, do thực hiện chế độ hưởng lương theo lợi nhuận nên khi Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đạt doanh thu cao thì mức thu nhập của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được nâng cao, góp phần đảm bảo được mức sống và sinh hoạt của họ, khuyến khích được tinh thần trách nhiệm của người lao động trong công việc. 2. Nhược điểm: Công ty TNHH N.G.V là loại hình doanh nghiệp hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức hưởng lương theo lợi nhuận. Theo hình thức trả lương này thì nếu Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì thu nhập của Cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ được nâng cao như việc đảm bảo mức thu nhập của họ có được ổn định không nếu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty không đạt hiệu qủa hay không đạt được mức doanh thu như kế hoạch đã đề ra. Do đó Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lý để khuyến khích người lao động trong công việc và cũng phần nào cải thiện được cuộc sống của người lao động. Điều đó đòi hỏi Ban Lãnh đạo Công ty phải luôn tăng cường công tác quản lý, quan tâm và củng cố đội ngũ các bộ có năng lực chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn để góp phần cho sự phát triển Công ty, giúp cho tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt được hiệu quả, đạt doanh thu cao. 3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH N.G.V: a. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Ta đã biết tiền lương là một vấn đề hết sức quan trọng. Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Còn đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo, sự nhiệt tình trong công việc góp phần không nhỏ làm tăng năng suất lao động, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng đạt kết quả cao. Do đó ở mỗi doanh nghiệp, tuỳ theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình mà có chế độ kế toán tiền lương sao cho hợp lý, luôn nghiên cứu và hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, các chế độ hưởng BHXH, các chế độ khen thưởng, khuyến khích lương để sao cho quyền lợi của người lao động động luôn được đảm bảo và được đặt lên hàng đầu , góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động, khuyến khích được người lao động trong sản xuất kinh doanh là một vấn đề rất quan trọng. b. Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tiền lương góp phần quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Đối với sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần không nhỏ của chi phí sản xuất. Do đó, nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng nhưng nó đòi hỏi phải luôn đảm bảo nguyên tắc công bằng và xứng đáng đối với sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Tiền lương nhận được thoả đáng thì người lao động sẵn sàng nhận công việc được giao dù ở đâu, làm gì trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở từng doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc: tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Tài chính về các vấn đề như: cách tính lương, phân bổ tiền lương cũng như phải đầy thực hiện đúng hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có liên quan. c. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và cách khoản trích theo lương: Tuỳ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp mình sao cho phù hợp. Doanh nghiệp cần áp dụng ngay những chính sách, quy định mới ban hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến đội ngũ kế toán của doanh nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ hoàn thành tốt công việc của mình và có khả năng thích nghi với những chế độ chính sách kế toán mới, đảm bảo sao cho người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ hiện hành của Nhà nước cũng như những quyền lợi của họ. Bên cạnh đó, mỗi Doanh nghiệp cũng cần lập những quỹ Khen thưởng, phúc lợi, chế độ trợ cấp và chế độ khen thưởng thiết thực, công bằng, hợp lý đối với người lao động để khuyến khích họ trong công việc, góp phần giúp họ đảm bảo và nâng cao cuộc sống của bản thân mình và gia đình. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Công ty TNHH N.G.V em đã có điều kiện được tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như những phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt là đi sâu vào nghiên cứu vấn đề hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em nắm bắt được những kiến thức nhất định về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, những kiến thức mà em đã được học ở trường mà chưa có điều kiện được áp dụng thực hành. Trong quá trình thực tập, được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên bộ môn cùng sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc Công ty cũng như các anh chị trong phòng Kế toán, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tổng hợp tại Công ty. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế, kiến thức còn ít ỏi nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thày cô giáo cũng như của Ban Lãnh đạo Công ty và đặc biệt là các anh chị Phòng Kế toán thuộc Công ty để chuyên đề thực tập của em được phong phú về lý luận và sát với thực tế của Công ty hơn. Cuối cùng em xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo, Ban Giám đốc Công ty và các phòng ban chức năng, đặc biệt là Phòng Kế toán đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề thực tập này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kinh tế lao động Giáo trình kinh tế tài chính Các văn bản quy định chế độ tiền lương mới Các văn bản quy định chế độ về BHXH, BHYT Tài liệu của Công ty TNHH N.G.V (các nội quy, quy chế, quy định có liên quan của Công ty) Hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế toán có liên quan Các báo cáo tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh các năm 2007, 2008 của Công ty TNHH N.G.V. MỤC LỤC