Khóa luận Công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần cơ khí ô tô thống nhất thừa thiên Huế

vào sổ chi tiết vật tư. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư kế toán lên “ Báo cáo nhập xuất tồn “ [ PHỤ LỤC 01 ] Công ty dùng báo cáo này để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. Hằng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu chi tiền mua vật tư sử dụng trực tiếp cho sản xuất, kế toán tập hợp trên sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu cho từng sản phẩm để theo dõi từng đối tượng tập hợp chi phí. Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ để lên sổ cái TK 621.[ PHỤ LỤC 02 ] 2.3.2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Công nhân lao động đóng vai trò chủ chốt trong việc sản xuất, lắp ráp hay sửa chữa của Công ty. Công ty đề ra mục tiêu cụ thể đối với chi phí nhân công trực tiếp là: các chi phí phát sinh phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành. Chi phí tiền lương cũng chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong cơ cấu chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Việc tính toán phân bổ một cách hợp lý, chính xác vào giá thành sản phẩm sản xuất cũng như thực hiện đúng chế độ tiền lương, đủ, đúng và thanh toán kịp thời cho người lao động sẽ phát huy tính năng động sáng tạo và năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất. a. Kiểm soát vật chất Các bộ phận tham gia: Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng quản lý lao động, có kế hoạch bồi dưỡng nhân lức đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty. Xây dựng các nội quy, quy chế theo Luật Lao động. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 66 Tổ trưởng phân xưởng: Theo dõi số lượng lao động của phân xưởng thông qua hình thức chấm công hằng ngày. Thống kê phân xưởng: Nghiệm thu các sản phẩm của phân xưởng, lập bảng thống kê sản lượng vào cuối tháng. Kế toán: Tính lương cho từng đối tượng lao động và ghi sổ kế toán. Thủ quỹ: Thực hiện chức năng phát lương ( Lương trả qua thẻ ngân hàng ) Nội dung kiểm soát chi tiết: Khâu tuyển dụng: Phòng tổ chức hành chính là bộ phận có trách nhiệm quản lý nhân sự và xem xét chỉ tiêu lao động còn thiếu để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự trên các tiêu thức kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ và ý thức đạo đức. Trưởng các phân xưởng khi có nhu cầu lao động lập phiếu yêu cầu lao động, phòng nhân sự sẽ xem xét và chuyển lên Giám đốc ký duyệt. Sau khi được phê duyệt, phòng nhân sự tiếp tục chịu trách nhiệm phối hợp với các phân xưởng có nhu cầu về lao động tiến hành thực hiện các bước của quy trình tuyển dụng là ra thông báo tuyển dụng, hồ sơ tuyển dụng, khám sức khỏe, phỏng vấn, thử việc và đào tạo, đánh giá kết quả sau thời gian đào tạo, ký kết hợp đồng lao động. Mỗi nhân viên được tuyển chọn làm việc tại Công ty phải có sự xét duyệt của Giám đốc và có một bộ hồ sơ ghi rõ ngày tiếp nhận, mức lương, quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên, nhân viên phải ký văn bản đồng ý khấu trừ vào lương các khoản theo chế độ ( BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân). Phòng tài chính kế toán lưu một bản để làm căn cứ tính lương cho nhân viên. Khâu quản lý và giám sát quá trình sản xuất: Nhân viên hay lao động ở Công ty được quản lý bởi cấp trên, cấp trên quản lý cấp dưới của mình theo nội quy lao động với những điều khoản rõ ràng, cụ thể được ban hành theo Luật Lao động. Để kiểm soát tốt nhân viên thì các trưởng phân xưởng là người luôn có mặt tại phân xưởng để kiểm tra sự có mặt của lao động thông qua bảng chấm công và giám sát giờ làm việc của lao động. Trong quá trình sản xuất, lắp ráp hay sửa chữa, các tổ trưởng phân xưởng sẽ giám sát thời gian làm việc các cá nhân mình quản lý thông qua tiến hành kiểm tra ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 67 theo dõi chấm công cho từng cá nhân trong phân xưởng. Ngoài ra cấp trên Công ty có thể kiểm tra đột xuất để xem xét việc chấm công có được thực hiện đúng thực tế hay không. Trong trường hợp nghỉ làm với lý do chính đáng, người lao động phải báo cáo đến tổ trưởng phân xưởng. Với công nghệ tiên tiến như hiện nay, để hạn chế sai sót hay gian lận xảy ra trong quá trình chấm công, Công ty có trang bị máy quét thẻ từ để theo dõi ngày công của nhân viên. Khâu tính và thanh toán lương: Chức năng tính lương: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương thực hiện các chức năng về nhân sự theo dõi lao động hay trả lương. Bộ phận tính lương phải đảm bảo rằng: - Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua, bộ phận tính lương tuyệt đối không được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương. - Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng, giảm lương hoặc xóa tên Quy trình chấm công, tính lương, phát lương. Trưởng phân xưởng theo dõi chấm công Phòng kỹ thuật xét duyệt việc chấm công Phòng tài chính kế toán tính lương cho lao động Chuyển lương cho lao động ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 68 Trưởng phân xưởng Phòng KD – Kỹthuật Phòng tài chính kếtoán Giám đốc Sơ đồ 2.7: Quy trình kiểm soát tính và thanh toán lương Theo dõi chấm công Lập bảng chấm công Bảng chấm công Xét duyệt Bảng chấm công đã duyệt Lập bảng TTL 2 1 Bảng TTL Phê duyệt 2 1 Bảng TTL đã duyệt Lập chi 2 1 Phiếu chi Phê duyệt 2 1 Phiếu chi đã duyệt A A 2 PC 2 BTTL Ký xác nhận N ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 69 Hàng ngày, tổ trưởng phân xưởng theo dõi giờ công và chấm công cho từng lao động. Cuối tháng lập bảng chấm công chuyển cho người có thẩm quyền thuộc phòng kỹ thuật & kinh doanh xét duyệt. Nhân viên phòng kỹ thuật tiến hành kiểm tra, xét duyệt, ký duyệt, các chứng từ liên quan được gửi qua phòng tài chính kế toán để tiếp tục xét duyệt để tính lương và các khoản trích theo lương. Bộ phận kế toán thực hiện tính và thanh toán lương cho lao động, phản ánh chi phí tiền lương vào việc tổng hợp và tính giá thành. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 70 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 07 năm 2015 – TỔ GÒ 2 Tên lao động 1 2 3 4 5CN 6 7 8 9 10 11 12CN 13 14 15 16 17 18 19CN 20 21 22 23 24 25 26 27 28CN 29 30 KỲ 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 4 8 8 8 8 8 8 4 8 8 8 8 8 8 8 8 4 8 8 VĨNH 8 8 8 8 8 4 8 8 8 8 4 8 8 8 8 F 8 F F 8 8 8 8 8 PHONG 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 4 F 8 8 8 F 8 4 8 8 8 8 8 8 8 8 4 8 8 THANH 8 8 8 F 8 8 8 8 8 8 4 F 8 8 8 8 8 8 8 8 VIỆT 4 HÀ 8 8 8 4 8 8 8 Thống kê Phụ trách bộ phận Chấm công ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 71 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp phải thực hiện các thủ tục sau: - Phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận và phải thực hiện đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân chia trách nhiệm. - Bảng chấm công sau khi được lập phải được gửi cho phòng kỹ thuật xét duyệt. Các chứng từ liên quan đến việc tính lương, thanh toán lương phải được ký duyệt đầy đủ. Ví dụ bảng thanh toán lương phải có sự ký duyệt của Giám đốc Công ty và kế toán trưởng. Cụ thể hơn: Lao động trực tiếp trong công ty có nhiều loại, lao động biên chế, lao động hợp đồng. Vì vậy công ty áp dụng nhiều hình thức trả lương khác nhau phù hợp từng đối tượng. Đối với lao động trực tiếp sản xuất thì trả lương theo hình thức lượng sản phẩm, nhân viên quản lý phân xưởng tính theo hệ số cấp bậc chức vụ công việc của từng người do Công ty xác định. Lao động trực tiếp sản xuất được trả lương theo sản phẩm và được xác định trên cơ sở với ngày công và giờ công làm việc, ngày công và giờ công làm thêm trong phân xưởng sẽ được tập hợp lại. Lương của từng người được tính dựa trên lương của phân xưởng và hệ số từng lao động. Hệ số này được tính từ việc vào cuối tháng, mỗi phân xưởng bình xét phân loại trên cơ cở thái độ, năng suất làm việc và chất lượng làm việc của mỗi người. Cách làm này đã kích thích người lao động hăng say làm việc, có ý thức trách nhiệm cao hơn trong công việc để nâng cao chất lượng và năng suất lao động. Lao động muốn nghỉ làm thì phải có những chứng từ liên quan được phê duyệt như giấy báo nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương và được xử lý đúng quy định. Trưởng phân xưởng thực hiện tiến hành kiểm tra theo dõi chấm công từng lao động của phân xưởng mình. Công ty có sử dụng phần mền chấm công nên ít sai sót và mang lại hiệu quả cao. Cuối tháng, trưởng phân xưởng kết hợp với phòng kỹ thuật & kinh doanh kiểm tra, rà soát lại số liệu về sản lượng cá nhân trước khi tính lương. Và bộ phận kỹ thuật tiến hành lập phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành. Cuối tháng, kế toán tiền lương tổng hợp các chứng từ về chi phí lương ( bảng chấm công, sản lượng cá nhân, bảng đánh giá chất lượng lao động cho người lao động, ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 72 giấy nghỉ ốm) để tính lương, ghi sổ, nhập liệu, theo dõi, kiểm tra và lập bảng lương thanh toán, chứng từ này phải được sự phê duyệt của Giám đốc. Từ bảng chấm công của phân xưởng, bảng thanh toán lương kế toán sẽ lên sổ chi tiết TK 622 và bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Cuối kỳ, kế toán in ra sổ chi tiết TK 622 dể kiểm tra đối chiếu. Tại Công ty, xác định mức lương thanh toán cho người lao động dựa trên các yếu tố: khối lượng, giá trị công việc, cường độ lao động, độ phức tạp trong công việc, hiệu quả công việc, thâm niên công tác cho thấy, Công ty gắn mức thu nhập của người lao động với trách nhiệm công việc mà người lao động đảm nhiệm, việc này tạo điều kiện cho người lao động có ý thức trách nhiệm cao hơn trong công việc. Các khoản trích theo lương Công ty hạch toán theo quy định của Bộ tài chính. Tại phòng kế toán sẽ kiểm tra và rà soát lần nữa nhằm tránh sai sót xảy ra rồi tiến hành lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi gửi lên kế toán trưởng ký duyệt. Và phần lớn người lao động ở Công ty được thanh toán qua thẻ. Ủy nhiệm chi được kế toán ngân hàng phụ trách lập và nộp cho ngân hàng để tiến hành chuyển khoản. Hằng quý, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc hạch toán tiền lương vào chi phí SXKD trong kỳ tại từng đơn vị với số Công ty đã duyệt quỹ tiền lương SXKD. Nếu chi phí tiền lương sản xuất tại các đơn vị lớn hơn số được duyệt thì các đơn vị sẽ tự xử lý khoản chênh lệch đó. Như vậy, ngoài việc ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí tiền lương sản xuất, Công ty còn có những biện pháp giám sát sự chấp hành của các đơn vị. Tuy nhiên việc giám sát này còn lõng lẻo, chưa chặt chẽ cho nên sẽ không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Ngoài ra, Công ty luôn đặt sự an toàn của lao động trong quá trình sản xuất lên hàng đầu. Do đó, Công ty đã đưa ra một số biện pháp quản lý như: yêu cầu tất cả các lao động trực tiếp sản xuất phải có bảo hộ lao động. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 73 Đơn vị: Công ty cổ phần cơ khí Ô Tô Thống Nhất Mẫu số 02 – LDTL Bộ phận: Tổ gò 2 Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 10 năm 2015 Họ và tên Bậc lương Lương sp Lượng thời gian, nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Trực, T.Vệ, cán bộ, giao xe Tổng cộng Các khoản khấu trừ Còn nhận được Ký nhận Điểm Số tiền Sốcông Số tiền Ứng lương BHXH 1% ĐPCĐ Bảo trợ CT TK 338 8 BH Ứng bộ đám tang, bảo trợ ngành Huỳnh Thế Vĩnh 2.656.500 229,88 10.450.000 0,5P 51.000 10.501.000 1.000.000 278.940 105.010 2.000 24.000 9.091.050 Trần Việt Hà 3.116.500 220,75 9.132.000 9.132..000 1.y000.000 327.240 91.320 2.000 24.000 7.687.440 Hoàng Văn Phong 2.656.500 205,20 8.489.000 2P 204.000 8.693.000 1.000.000 278.940 86.930 2.000 24.000 7.301.130 Lê Quang Minh 3.116.500 226,00 8.937.000 8.937.000 1.000.000 327.240 89.370 2.000 24.000 7.494.390 Tổng cộng 11.546.000 37.008.000 255.000 0 37.263.000 4.000.000 1.212.360 372.630 8.000 0 96.000 31.574.010 Số tiền bằng chữ: Ba mươi mốt triệu năm trăm bảy mươi tư ngàn không trăm mười đồng. Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Công ty ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 74 b. Kiểm soát quá trình ghi chép Để theo dõi ngày thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ tính lương, BHXH trả thay lương cho từng lao động sản xuất . Các phân xưởng tiến hành chấm công vào bảng chấm công. Để xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của các phân xưởng làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương cho lao động trực tiếp sản xuất. Bộ phận kỹ thuật tiến hành lập phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành. Từ bảng chấm công của phân xưởng, bảng thanh toán lương kế toán sẽ lên sổ chi tiết TK 622 và bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Định kỳ và cuối kỳ, kế toán lên bảng tổng hợp lương và phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm. Việc ghi chép, phản ánh căn cứ vào: - Bảng chấm công phân xưởng - Bảng tính tiền công làm thêm - Bảng thống kê công việc làm tháng - Bảng thanh toán lương - Bảng chia lương - Sổ cái TK 622 [ PHỤ LỤC 03 ] - Phiếu kế toán tổng hợp. 2.3.2.3 Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí rất đa dạng, phức tạp, bất thường không theo dự toán như các loại chi phí khác. Do đó, việc kiểm soát chi phí sản xuất chung luôn là vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp nhất, góp phần hạ thấp giả thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty, đồng thời góp phần tạo sự cạnh tranh giữa các công ty với nhau. a. Kiểm soát vật chất Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung, Công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý ở phân xưởng và có sự kiểm tra chéo lẫn nhau. Căn cứ vào quy định của Nhà nước, Công ty đã đề ra những quy định phù hợp, mang tính khả thi để kiểm tra việc thực hiện quản lý ở các phân xưởng. Trưởng mỗi ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 75 phân xưởng là người thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Việc kiểm tra giám sát do phòng kỹ thuật & kinh doanh phụ trách, còn các chứng từ tập hợp ở phòng tài chính, kế toán. Vấn đề khó kiểm soát nhất trong kiểm soát chi phí sản xuất chung là các khoản mục rất nhạy cảm, dễ bị gian lận. Vì vậy ban quản lý công ty yêu cầu các khoản chi phục vụ việc sản xuất, lắp ráp, sửa chữa phải có chứng từ đầy đủ, hợp lý, phải có sự xét duyệt của cấp trên mới được chi. Riêng vật tư, công cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích chung của phân xưởng thì được trưởng phân xưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho trưởng phân xưởng. Để kiểm soát chi phí sản xuất chung cần thực hiện các nguyên tắc kiểm soát sau: - Giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên ở phân xưởng và có sự kiểm tra chéo lẫn nhau. Tổ trưởng thực hiện đúng thẩm quyền và lao động thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Việc kiểm tra giám sát do bộ phận kỹ thuật phụ trách. - Phải có sự tách biệt giữa bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật trong việc giám sát chất lượng, tiến độ với việc theo dõi, ghi chép,tập hợp chi phí. - Mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất, lắp ráp, sửa chữa điều phải được xét và ký duyệt bởi cấp trên. Nội dung kiểm soát chi tiết: Kiểm soát chi phí sản xuất chung bao gồm kiểm soát các loại chi phí như: kiểm soát chi phí nhân viên quản lý, kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ, kiểm soát chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm soát các khoản chi bằng tiền, chi cho dịch vụ mua ngoài.. Kiểm soát chi phí vật liệu, dụng cụ: Các loại nguyên vật liệu gián tiếp và công cụ dụng cụ được kiểm soát tương tự như nguyên vật liệu trực tiếp. Các loại vật tư này được nhập vào cùng kho, quy trình kiểm soát cũng như người quản lý là giống nhau. Các chi phí vật liệu, dụng cụ được tập hợp và phân bổ cho từng sản phẩm theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. Kiểm soát chi phí nhân viên quản lý phân xưởng: Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý như nhân viên văn phòng phân ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 76 xưởng, nhân viên kỹ thuật, nhân viên cơ điện.. Căn cứ để hạch toán là bảng chấm công, danh sách nhân viên quản lý, bảng tính lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. Lương nhân viên quản lý ở Công ty được tính theo hệ số cấp bậc chức vụ công việc của từng người do Công ty xác định. Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ: TSCĐ trong Công ty rất đa dạng bao gồm máy móc, nhà cửa, thiết bị, phân xưởng, phương tiện vận tải, Do đó việc quản lý, trích khấu hao TSCĐ rất khó khăn. Hiện nay Công ty áp dụng hình thức khấu hao theo đường thẳng như quy định của Bộ Tài chính. Và quy định riêng của ngành. Mức trích khấu hao TB hằng năm của TCĐ = Nguyên giá của TSCĐ Thời gian trích khấu hao Chi phí khấu hao TSCĐ phát sinh trong trên từng công đoạn sản xuất tương ứng với các loại máy móc, thiết bị khác nhau. Kế toán tài sản cố định kiểm tra cập nhập số liệu trích khấu hao vào giá thành với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ. Kiểm tra các tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào từng loại hình SXKD, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các mức trích khấu hao. Cuối mỗi quý, kế toán TSCĐ dựa vào “ Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ” để lập “ Bảng tính khấu hao TSCĐ” phản ánh chi tiết từng tài khoản theo dõi ba chỉ tiêu: nguyên giá, mức khấu hao lũy kế và giá trị còn lại, đồng thời phân loại theo mục đích sử dụng. Dựa vào bảng tính khấy hao, kế toán xác định tài sản đã trích đủ khẩu hao chưa, nếu đủ thì không trích khấu hao ở những quý sau nữa, đồng thời kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ sách ghi chép bằng tay bao gồm các loại sau: sổ chi tiết tình hình hiện có của TSCĐ, sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ trong quý, sổ chi tiết TSCĐ tham gia tính khấu hao, các định khoản tăng giảm TSCĐ, định khoản khấu hao. Trong quá trình cập nhập số liệu trích khấu hao vào giá thành với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ cần có sự kiểm tra rõ ràng. Kiểm tra các tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào từng loại hình SXKD, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các mức khấu hao. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 77 BẢNG TỔNG HỢP TRÍCH KHẤU HAO 2015 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng cộng TK 627 22.492.000 22.492.000 22.492.000 23.905.000 23.905.000 23.905.000 23.905.000 23.905.000 23.905.000 30.144.000 30.144.000 30.167.000 301.361.000 Nhà xưởng 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.353.000 20.365.000 244.248.000 MM, Thiết bị 2.139.000 2.139.000 2.139.000 3.552.000 3.552.000 3.552.000 3.522.000 3.522.000 3.522.000 9.791.000 9.791.000 9.802.000 57.113.000 TK 642 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.296.000 15.464.000 Nhà xưởng 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.288.000 1.296.000 15.464.000 Tổng cộng 23.780.000 23.780.000 23.780.000 25.193.000 25.193.000 25.193.000 25.193.000 25.193.000 25.193.000 31.432.000 31.432.000 31.463.000 316.825.000 ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 78 BP Quản lý Phòng KD – Kỹ thuật Giám Đốc Phòng tài chính kế toán Kiểm soát chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: Công ty quản lý tập trung chi phí sửa chữa lớn tại Công ty, hạch toán kết chuyển TK 335 vào giá thành sản phẩm. Sơ đồ 2.8: Quy trình kiểm soát sửa chữa lớn TSCĐ Báo hỏng TSCĐ Kiểm tra TSCĐ Lập giấy báo hỏng Giấy báo hỏng Xét duyệt Giấy BH đã duyệt Tiến hành sửa chữa SC hoàn thành, lập HĐ Hóa đơn Lập phiếu chi 21 Phiếu chi Phê duyệtKý nhận tiền Ghi sổ N ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 79 Trong quá trình sửa chữa lớn TSCĐ cần kiểm soát: - Đối chiếu vật tư thiết bị, xuất dùng cho việc SCL với dự toán, kế hoạch đã được duyệt về số lượng, khối lượng, chủng loại, giá xuất kho. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất kho như phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu xuất kho.. - Đối chiếu chi phí nhân công với định mức đã đề ra. - Phòng kế toán căn cứ vào văn bản phê duyệt quyết toán, cập nhập vào máy tính. Cuối mỗi kỳ, tổng hợp báo cáo công việc sửa chữa lên Công ty. Kế toán công ty tiến hành rà soát tất cả các quá trình sửa chữa lớn và lập chứng tử ghi sổ hạch toán kết chuyển hoàn thành việc sửa chữa ở yếu tố chi phí SCL trong kỳ của toàn Công ty. - Kiểm soát chi phí khác bằng tiền: kiểm tra, đối chiếu số liệu đưa vào quyết toán với các chứng từ thực tế phát sinh của các chi phí như chi phí nghiệm thu, chi phí quyết toán.. Các đơn vị khi tiến hành công tác SCL dưới sự cho phép của Công ty đều phải thực hiện tất cả các thủ tục trên. Tuy nhiên, do phạm vi hoạt động của Công ty rộng lớn như vậy nên đã hạn chế sự tiếp cận cũng như kiểm tra, giám sát của Công ty. Do đó, vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: ở các đơn vị, công tác SCL có trường hợp thực hiện không đúng mục đích, không đúng với dự toán ( thay vì sửa chữa lại thực hiện xây dựng mới..). Ngoài ra, tại công ty vẫn chưa chú trọng đến việc sửa chữa thường xuyên tài sản cố định, chỉ khi nào có máy móc hư hỏng không hoạt động được mới tiến hành sửa chữa. Điều này, làm cho chi phí sửa chữa lớn, thời gian sửa chữa kéo dài do đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, làm chậm tiến độ quá trình sản xuất, lắp ráp hay sửa chữa. Kiểm soát các khoản chi bằng tiền, chi cho dịch vụ mua ngoài: Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền tại Công ty như: tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền thuê, một số khoản phụ cấp chưa tính trong quỹ lương,bưu điện, tem thư.. và các chi phí bằng tiền khác. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền không có đơn giá định mức theo khối lượng sản phẩm sản xuất ra mà tập hợp tất cả các khoản mục chi phí phát sinh theo chi phí. Từ đó mà việc kiểm soát chủ yếu căn cứ vào việc kiểm tra, soát xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, hóa ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 80 đơn. Đồng thời thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra giữa các chứng từ gốc với sổ sách kế toán liên quan. Đối với điện thoại, điện, nước: Ở Công ty không quy định định mức đối với các khoản chi phí này mà chỉ kêu gọi công nhân viên sử dụng tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh. Ban chỉ đạo phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên để chỉ đạo các đơn vị trực tiếp, tổ chức kiểm soát, theo dõi việc sử dụng năng lượng, báo cáo đánh giá hàng tháng, hàng năm. Các bộ phận theo dõi kiểm tra chấn chỉnh về việc sử dụng năng lượng tiết kiệm. Bên cạnh các biện pháp kỹ thuật, Công ty còn có những phương pháp riêng nhằm tuyên truyền nâng cao ý thức tiết kiệm điện thông qua các quy định cụ thể về thưởng phạt. Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị của trưởng phân xưởng và các chứng từ liên quan như phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn.. lập bảng kê chứng từ và lập chứng từ ghi sổ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, công nợ thanh toán khách hàng hoặc chứng từ chi phí lập bảng kê ghi có TK liên quan như TK 111, TK 112, TK 331 trên cơ sở đó lập bảng kê ghi nợ TK 627 – chi phí sản xuất chung. Đến cuối tháng, trên cơ sở bảng kê ghi nợ TK 627 vào chứng từ ghi sổ tương ứng. Việc kiểm tra chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác tập trung chủ yếu ở khâu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.. đối chiếu chi phí thực tế phát sinh trên chứng từ gốc với dữ liệu kế toán cập nhập vào máy. b. Kiểm soát quá trình ghi chép Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ vào sổ cái TK 627 [ PHỤ LỤC 04]. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung. Sau đó tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung đó qua việc lập bảng phân bổ chi phí sản xuất chung. Từ các báo cáo chi phí, thống kê phân xưởng lập bảng tính giá thành, bảng tính giá thành này sẽ được so sánh với giá thành kế hoạch đã lập để tìm ra nguyên nhân chênh lệch và xử lý. Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung ở Công ty đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Tuy nhiên đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác thì về việc kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ gốc là cơ ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 81 sở để hạch toán còn sơ sài, chiếu lệ, ảnh hưởng đến việc xác định chi phí hợp lý, hợp lệ làm cho tình trạng gian lận có gia tăng. Mặt khác, đối với khoản chi phí nhạy cảm như công tác phí, giao dịch phí.. thì ban quản lý chưa kiểm soát chặt chẽ mà chỉ xem xét những khoản chi phí này phát sinh có thực sự đúng không.  Hệ thống kế toán tổng hợp Báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh được lập hàng tháng và gửi lên phòng tài chính kế toán Công ty để xác định giá trị sản xuất đã đạt được và chi phí phát sinh để đạt được giá trị sản xuất đó. Báo cáo giá thành cũng được lập hàng tháng cùng với báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh gửi lên phòng tài chính kế toán Công ty. Báo cáo giá thành thể hiện toàn bộ chi phí phát sinh tại các phân xưởng bao gồm một phần chi phí nguyên vật liêu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các chi phí tập hợp để tính giá thành bao gồm: - Nguyên vật liệu chính - Nguyên vật liệu phụ - Phế liệu thu hồi - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí BHXH, KPCĐ, BHYT - Chi phí nhân viên phân xưởng - Chi phí khấu hao - Chi phí điện - Chi phí chung khác - Cơ điện phụ trợ. Từ các báo cáo chi phí, thống kê phân xưởng lập bảng tính giá thành, bảng tính thành này sẽ được so sánh với giá thành kế hoạch đã lập để tìm ra nguyên nhân chênh lệch và xử lý. 2.2.4 Kiểm soát chi phí sản xuất thông qua định mức và dự toán chi phí Khi thực hiện một hợp đồng nào đó, Công ty xây dựng mục tiêu kiểm soát thông qua ước lượng chi phí tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Ước lượng chi phí bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy mô của hợp đồng cần hoàn thành đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồng: như sửa chữa hay lắp ráp sản xuất, loại sản phẩm lắp ráp, bộ phận nào cần sửa chữa hay bộ phận nào cần thay thế. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 82 Ước lượng chịu ảnh hưởng bởi mức độ biến đổi về trình độ lao động, các rủi ro phát sinh trong tiến trình sản xuất Nhà quản trị chi phí dựa vào thông tin quá khứ, các thông tin bên trong môi trường kinh doanh, các thông tin sản xuất trước đó có tính chất tương tự, kinh nghiệm của nhà quản lý để quyết định chi phí và có biện pháp kiểm soát phù hợp. 2.2.4.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tại Công ty, định mức NVL được xây dựng dựa theo hợp đồng sản xuất của Công ty. Định mức do phòng kỹ thuật xây dựng nên. Trong quá trình sản xuất, mỗi sản phẩm cần đến nhiều NVL với tỷ lệ khác nhau. Có nhiều định mức đối với nhiều loại vật tư. Và dưới đây là bảng định mức vật tư sơn xe 34 CN. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm thiết lập dựa trên đơn giá mua dự tính, định mức tiêu hao trên một đơm vị sản phẩm và số lượng sản phẩm cần sản xuất. 2.2.4.2 Chi phí nhân công trực tiếp Từ bảng tổng hợp phân phối tiền lương, phòng kế toán tiến hành ước lượng giá tiền lương cho từng sản phẩm. Việc kiểm duyệt sản lượng sản xuất và đơn giá được coi là một trong những công cụ giúp Công ty kiểm soát chi phí nhân công. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ SƠN XE 34 CN Vật tư ĐVT SL Xe 1 Xe 2 Xe 3 Xe 4 Xe 5 Xe 6 Móc sủi Cái 3 R17/3 R18/3 R19/3 R R510/3 Nhám tròn Cái 4 R R R R R510/3 Vải nhám Mét 12.5 R17/3 R18/3 R19/3 R248/3 R510/3 Giấy nhám Tờ 78 R17/3 R18/3 R19/3 R248/3 R510/3 Băng keo giấy Cuộn 4 R17/3 R18/3 R19/3 R248/3 R510/3 Báo Kg 4 R17/3 R18/3 R19/3 R248/3 R510/3 Giẻ lau Kg 3 R R R R R510/3 Nước rửa kính Cái 1.5 Sơn lam Kg 22.5 R17/3 R18/3 R19/3 R248/3 R510/3 Xăng a92 Lít 8 R249/3 R256/3 R251/3 R248/3 R510/3 Sơn đen bạch tuyết Kg 4.5 R17/3 R18/3 R19/3 R248/3 R510/3 Pen xô Cái 4 R23/3 R24/3 R50/3 R50/3 ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 83 2.2.4.3 Chi phí sản xuất chung Phòng kỹ thuật căn cứ vào số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất và tiêu hao thực tế của kỳ trước để lập kế hoạch cho kỳ sau: - Chi phí tiền lương nhân viên phân xưởng: Được lập căn cứ trên chi phí thực tế phát sinh kỳ trước. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Mức trích khấu hao TSCĐ trong năm = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao năm. Từ đó tính ra mức khấu hao cho từng tháng. - Chi phí điện, nước, vật liệu, phụ tùng: Kế hoạch được lập căn cứ trên chi phí thực tế phát sinh năm trước và số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 84 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CP CƠ KHÍ Ô TÔ THỐNG NHẤT 3.1 Một số nhận xét 3.1.1 Ưu điểm a. Về công tác tổ chức sản xuất Với sự cạnh tranh gay gắt như thị trường hiện nay, để tạo thế đứng vững trên thị trường là công việc rất khó khăn, đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu, tính toán rất kỹ càng. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Công ty đã tổ chức, quản lý tốt quá trình sản xuất sản phẩm nhằm đảm bảo chất lượng cho khách hàng. Là một doanh nghiệp sản xuất, Công ty đã không ngừng nổ lực phát huy sức mạnh của tập thể, Ban lãnh đạo Công ty rất năng động, dám nghĩ, dám làm cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, tổ chức quản lý tốt khâu lập dự toán chi phi đến khâu sản xuất, việc tổ chức phân công phân nhiệm đó giúp Công ty quản lý tốt hơn mọi hoạt động, phấn đấu đạt kết quả cao đưa Công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh trong nền kinh tế thị trường. b. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán Hình thức sổ kế toán đang được áp dụng tại Công ty là hình thức “ Nhật ký chứng từ” kết hợp với phần mền kế toán tổng hợp. Đây là hình thức phổ biến đơn giản dễ ghi chép. Kế toán từng phần hành chỉ cần chỉ việc tiến hành nhập liệu vào phần mềm quản lý và thực hiện tính toán trên máy, máy tính sẽ cho ra các loại sổ cần thiết. Với sự hỗ trợ của máy tính vào công tác kế toán giúp cho việc cập nhập dữ liệu nhanh chóng, thuận lợi. Cuối kỳ in ra các loại sổ sách kế toán quy định có đóng dấu giáp lại giữa các trang để lưu trữ. Phòng tài chính kế toán Công ty có sự phân công, phân nhiệm cho từng người đảm nhận từng phần hành kế toán riêng biệt để kiểm tra, đối chiếu, tự kiểm soát lẫn nhau. Hầu hết các nhân viên phòng kế toán đều có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm, luôn tự hoàn thiện và chịu trách nhiệm phần hành mà mình đảm trách. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 85 Hệ thống máy tính hóa trong công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán, cập nhập dữ liệu, lưu trữ thông tin được đảm bảo nhanh chóng, chính xác. c. Về công tác tổ chức quản lý Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức trực tuyến, có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ra quyết định và triển khai thực hiện các quyết định đó. Những thông tin, quy định của Công ty được ban hành rộng rãi dưới dạng văn bản hoặc thông báo nên toàn bộ cán bộ, công nhân viên điều nắm bắt kịp thời và thực hiện đúng yêu cầu của Công ty. Công ty luôn chú tọng xây dựng các quy chế tuyển dụng với các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức. Ngoài ra, để khuyến khích tinh thần làm việc tích cực của công nhân viên. Công ty cũng thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với các hành động đóng góp vào sự phát triển chung. Bên cạnh đó, các biện pháp kỹ luật nghiêm khắc cũng là một nội dung quan trọng để hoạt động theo đúng quy trình. d. Về công tác tổ chức kiểm soát chi phí sản xuất Thực hiện việc kiểm soát chi phí sản xuất thông qua kiểm soát vật chất và kiểm soát khâu hạch toán kế toán thông qua kiểm soát quá trình ghi chép đối với từng yếu tố chi phí: Chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC. Cùng với sự kết hợp giữa việc áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm với các chức năng thực hiện chi phí và việc ban hành các quy định, thủ tục kiểm soát, công tác kiểm sóat ngày dần hoàn thiện và phát huy sự hữu hiệu giúp đẩy mạnh phát triển hoạt động sản xuất tại Công ty. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty chỉ lựa chọn những nhà cung cấp lâu năm, quen biết nên đảm bảo được về mặt giá cả cũng như sự thông đồng của nhân viên mua hàng với nhà cung cấp, đảm bảo giá rẻ nhưng vẫn chất lượng. Quá trình kiểm nghiệm vật tư được tổ chức có khoa học thông qua các biên bản kiểm nghiệm cụ thể. Ngoài ra đối với một số mặt hàng không cần thiết phải kiểm nghiệm thì Công ty bỏ qua nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian. Ở Công ty có 3 thủ kho: thủ kho về hàng nhập khẩu, thủ kho về sắt thép và thủ kho về vật liệu. Việc phân công rõ ràng cụ thể như thế giúp việc quản lý hay bảo quản tốt hơn. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 86 Định mức nguyên vật liệu được xây dựng áp dụng cụ thể cho từng hợp đồng, đơn hàng sản xuất là điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, xuất dùng NVL. Viêc hạch toán kê khai thường xuyên giúp nắm bắt tình hình NVL một cách liên tục. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Việc tuyển dụng được tổ chức nghiêm ngặt, mặt khác công nhân viên được đào tạo nhiều kỹ năng về công việc cũng như đạo đức nên đội ngũ công nhân viên lành mạnh, làm việc hiệu quả. Bảng chấm công được công bố công khai, minh bạch, được kiểm soát chặt chẽ từ tổ trưởng, trưởng phân xưởng đến phòng kỹ thuật nên việc tính lương ít xảy ra sai sót. Việc trả lương cho công nhân và cán bộ công nhân được thực hiện chủ yếu qua dịch vụ ngân hàng thông qua số tài khoản cá nhân nên tiết kiệm được thời gian, đồng thời hạn chế sai sót trong việc cấp phát lương. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục chi phí như chi phí khấu hao. Chi phí sửa chữa, chi phí khác.. Mỗi loại chi phí được hạch toán cụ thể chi tiết và được theo dõi trên các tài khoản chi tiết của TK 627. Đó là điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ các chi phí sản xuất chung một cách hợp lý. 3.1.2 Nhược điểm a. Về công tác tổ chức quản lý Công tác kiểm soát chi phí tại Công ty đã đặt ra nhưng chưa chú trọng, một hệ thống kiểm soát chi phí chưa thật sự hình thành nên sự đồng bộ trong các hoạt động sản xuất chưa cao. Ngoài ra việc kiểm tra rà soát gặp không ít khó khăn do chưa có phòng ban hay bộ phận riêng biệt chịu trách nhiệm. b. Về công tác tổ chức kế toán Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán hoàn chỉnh nhưng trong thực tế chỉ làm kế toán tài chính mà chưa thực sự quan tâm đến kế toán quản trị. Đối với Công ty là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì việc tổ chức kế toán quản trị cũng rất cần thiết vì kế toán quản trị giúp cho Ban Giám đốc hoạch định, điều hành, kiểm soát và ra các ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 87 quyết định hợp lý. Báo cáo quản trị kết hợp với báo cáo tài chính sẽ phát huy hết vai trò phân tích chi phí, sự biến động giữa chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch, dự toán từ đó xác định được nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động, đồng thời đưa ra những biện pháp khắc phục và các quyết định quản lý hiệu quả hơn. c. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất Công tác sản xuất có một hệ thống kiểm soát riêng biệt. Tuy nhiên Ban lãnh đạo Công ty đang và sẽ thực hiện việc kiểm soát chi phí sản xuất thông qua kiểm soát vật chất và kiểm soát khâu hạch toán kế toán nhưng chỉ dừng lại ở việc ghi chép, phản ánh số liệu vào sổ sách các chi phí phát sinh. Các báo cáo chỉ dừng lại so sánh thực tệ với kế hoạch, chưa thể hiện vai trò cung cấp thông tin và phân tích chi phí, chưa sử dụng các kỹ thuật phân tích để phản ánh biến động chi phí xuất phát từ nguyên nhân nào. Chỉ khi nào xác định được nguyên nhân mới giúp nhà quản lý đưa ra các giải pháp ngăn ngừa rủi ro, có biện pháp tốt quản lý chi phí. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nhập kho với số lượng lớn gây khó khăn trong việc kiểm nghiệm. Đối với môt số vật tư dùng không hết thì không được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Bảng chấm công theo thực tế là được công bố, công khai với lao động nhưng hầu hết do trưởng phân xưởng quản lý chấm và giữ chỉ công bố cuối tháng. Trong các tổ hay phân xưởng hầu như hiếm khi thực hiện công tác đánh giá trình độ tay nghề của lao động thường xuyên để đảm bảo năng suất lao động cũng như chất lượng lao động có đảm bảo hay không. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là một khoản mục rất khó kiểm soát. Thực tế việc kiểm soát khoản mục chi phí này còn một số hạn chế như sau: Việc quản lý và kiểm soát chỉ dừng lại ở việc hợp lý các hóa đơn chứng từ phát sinh, chứ chưa kiểm soát được chi phí thực tế phát sinh. Các khoản chi phí như: chi phí điện thoại, chi phí tiếp khác, công tác phí của ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 88 ban quản lý rất khó kiểm soát. Việc kiểm tra, kiểm soát dựa vào hóa đơn chứng từ chưa phát huy hiệu quả kiểm soát trong các trường hợp lãng phí hay sử dụng không đúng mục đích các dịch vụ. Chưa tìm ra được nguyên nhân của sự chênh lệch, hay không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng khoản mục chi phí này. 3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty 3.2.1 Về môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của thủ tục kiểm soát.Vì vậy tổ chức kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất phải tạo lập một môi trường kiểm soát tốt. Cần nâng cao trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc theo dõi tình hình thực hiện chi phí thông qua các báo cáo do phòng kỹ thuật & kinh doanh và phòng kế toán cung cấp, trực tiếp cử người đến các tổ, phân xưởng để theo dõi quá trình sản xuất và xem xét tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát, báo cáo kịp thời cho cấp trên để có biện pháp, thủ tục kiểm soát hiệu quả hơn. Với trách nhiệm như vậy yêu cầu thành phần của ban kiểm soát gồm những cá nhân có trình độ chuyên môn, kỹ năng về lĩnh vực mà công ty cần kiểm soát. 3.2.2 Về công tác tổ chức hệ thống kế toán Công ty nên tổ chức thêm hệ thống kế toán quản trị để thực hiện kiểm tra, giám sát cũng như tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc hoạch định, điều hành, quản lý. Đối với ban quản lý khi quyết định cân nhắc chi phí bỏ ra và kết quả đạt được. Việc tổ chức kế toán quản trị nên bố trí khoảng hai đến ba người phụ trách các công việc như sau: Kiểm soát các phòng ban trong Công ty, thu thập các thông tin lập các báo cáo quản trị kịp thời, đi đến phân xưởng để trực tiếp giảm sát quá trình sản xuất.. từ đó phối hợp chặt chẽ với nhau, thống nhất tìm các biện pháp thích hợp trình Ban Lãnh đạo để bàn bạc, xử lý và ra quyết định kịp thời. Bên cạnh đó, Công ty cần nối mạng nội bộ với các đơn vị thành viên chương trình hạch toán kế toán để việc theo dõi, cập nhập số liệu báo cáo hiệu quả. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 89 3.2.3 Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối lớn và đóng vai trò cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu đầu vào cao, chi phí cao ảnh hưởng đến lợi nhuận . Bên cạnh đó, việc quản lý nguyên vật liệu kém hiệu quả còn thể hiện qua lượng vật liệu tồn kho không phù hợp với nhu cầu sản xuất của Công ty. Chẳng hạn nếu vật liệu tồn kho dự trữ quá ít sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất, ngược lại nếu vật, tư dự trữ quá nhiều gây tăng chi phí bảo quản và ứ đọng vốn, tăng nguy cơ hư hỏng. Vì vậy, cần phải thường xuyên xem xét, điều chỉnh mức dự trữ hợp lý, điều chỉnh các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty. Đối với công tác mua nguyên vật liệu: Công ty cần tổ chức đội ngũ nhân viên mua hàng có kinh nghiệm, năng động, có khả năng nghiên cứu thị trường, nằm bắt được tình hình biến động của các loại vật tư liên quan về giá cả, chính sách của nhà nước, về loại hình.Ngoài ra ban lãnh đạo Công ty cần sớm đưa ra các chính sách hướng dẫn cụ thể về công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, cụ thể: - Xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng, xác định mức dự trữ phù hơp với việc sản xuất. - Có chính sách cụ thể về chất lượng và giá cả vật tư mua để vật tư mua về có chất lượng với mức giá rẻ nhất. - Công ty nên áp dụng cách thức đòi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập nhau mỗi khi mua hàng để tránh sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp để báo giá cao hơn. - Việc tổ chức và sắp xếp kho cũng là một thủ tục quan trọng và cần thiết trong việc bảo đảm chất lượng, số lượng vật liệu mua về. Đặc biệt, Công ty cần tiến hành công tác kiểm kê vật tư định kỳ và xử lý chênh lệch nếu có. - Việc bảo quản vật tư phải theo dõi chi tiết, nên mã hóa chúng theo đối tượng sử dụng hay theo nhóm để dễ dàng trong việc quản lý, bảo quản cũng như xuất dùng. - Đối với vật tư tồn đọng lâu ngày, không có nhu cầu sử dụng nữa thì giải giải quyết thanh lý thu hồi vốn. Các vật tư sử dụng thừa cần phải quản lý chặt chẽ và hoàn ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 90 nhập lại kho, những phế liệu có thể tái sử dụng cần được thu hồi tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, chiếm đoạt của những người có liên quan. - Sử dụng hệ thống hay các phương pháp quản trị vật tư tiên tiến như hệ hệ thống quản lý tự động bằng máy tính, hệ thống tồn kho đúng thời điểm. Giám sát và đánh giá kịp thời tình hình thực hiện các chỉ tiêu định mức và kế hoạch chi phí theo yếu tố lượng và giá, xác định nguyên nhân tăng giảm từ đó có những biện pháp khắc phục và xử lý kịp thời. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp cũng đóng một vai trò không nhỏ trong việc cấu tạo nên một thực thể sản phẩm. Tuy đã có những thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp hữu hiệu, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều sai sót. Do đó, để góp phần quản lý tốt chi phí nhân công trực tiếp, đặc biệt quản lý tiền lương và nâng cao năng suất lao động của lao động. Công ty cần áp dụng một số biện pháp sau: - Công ty thường xuyên theo dõi về khối lượng sản xuất, chất lượng và tay nghề của lao động nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm và kế hoạch sản xuất. - Việc chấm công cần thực hiện công khai rõ ràng hơn, nghiêm túc, cần có một bảng chấm công treo ở nơi làm việc để thuận lợi cho việc theo dõi ngày công và hạn chế sai sót trong quá trình chấm công. - Để kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc và chất lượng công việc, Công ty nên bố trí thêm cán bộ kỹ thuật giám sát lao động làm việc. - Xây dựng một chính sách hợp lý, có những chính sách khen thưởng hay phạt rõ ràng giúp cho lao động biết rõ hơn về trách nhiệm của mình, ý thức hơn trong việc làm của mình. Luôn tạo một điều kiện để lao động phát huy hết năng lực của mình. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí không đóng góp trực tiếp vào quá trình xuất nhưng lại không thể thiếu, nó góp phần rất lớn trong việc hoàn thành thực thể sản phẩm. Chi phí sản xuất chung rất đa dạng và phức tạp nên việc kiểm soát rất khó khăn, dễ xảy ra sai sót, gian lận. Mặc dù công ty đã có những thủ tục để kiểm soát các loại chi phí này tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những yếu kém. Sau đây là một số biện pháp góp phần tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất chung tại Công ty: ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 91 - Để quản lý tốt chi phí sản xuất chung và để thuận lợi cho việc kiểm soát chi phí sản xuất công ty nên lập dự toán chi phí sản xuất chung đối với từng phân xưởng. - Quy định rõ tiêu thức phân bổ đối với từng khoản mục trong chi phí sản xuất chung. - Chi phí điện thoại, điện nước Công ty nên xây dựng định mức vì những chi phí này thường có số phát sinh rất lớn và khó kiểm soát, cũng như chi phí tiếp khách, công tác phí cần được kiểm soát môt cách chặt chẽ. - Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí. Mặc dù công nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhưng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí. Do vậy, khuyến khích công nhân viên tham gia nghĩa là tạo ra sự ràng buộc giữa các công nhân viên với kiểm soát chi phí của Công ty. - Nên đi sâu vào phân tích chi phí thực tế so với chi phí sản xuất chung dự toán nhằm tìm ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và tìm ra những thủ tục kiểm soát hiệu quả hơn. Với những giải pháp nêu trên, hy vọng sẽ góp phần vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty, đem lại hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh cũng như quản lý của Công ty. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 92 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I. Kết luận Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng những thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị mà đơn vị đặt ra. Việc kiểm soát đó nếu được tổ chức hợp lý sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với nhà quản lý. Đối với Công ty cổ phần cơ khí ô tô Thống Nhất Thừa Thiên Huế cũng vậy, Ban lãnh đạo luôn tìm biện pháp thích hợp để ngày càng đáp ứng được yêu cầu của thị trường cũng như thực hiện công việc đạt hiệu quả cao. Việc kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty trên 2 mặt là: kiểm soát vật chất và kiểm soát kế toán cụ thể là kiểm soát quá trình ghi chép đã giúp cho Ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực hiện chi phí của Công ty. Kiểm soát chi phí sản xuất dù thực hiện ở mặt nào thì cũng phải tuân theo một quy trình cụ thể thì mới phát huy tối đa hiệu quả. Sau 3 tháng thực tập tại Công ty cổ phần cơ khí Ô Tô Thống Nhất Thừa Thiên Huế, tôi đã được được mục tiêu đề ra ban đầu cũng như đã có cơ hội tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty.Ngoài tôi còn được vận dụng kiến thức đã học vào quá trình thực tế. Về mặt lý luận, khóa luận đã trình bày được một số vấn đề lý luận cơ bản về KSNB chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Về mặt thực tiễn, khóa luận phản ánh tình hình công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty. Ngoài ra khóa luận đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá về công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty. Từ đó nêu ra một số biện pháp khắc phục những nhược điểm còn tồn tại để hoàn thiện công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty. Mặc dù được vận dụng cả thực tế và lý thuyết cùng với việc đi sâu nghiên cứu nhưng do thời gian thực tập ngắn, kiến thức bản thân còn hạn chế, vấn đề nghiên cứu rộng nên đề tài của tôi cũng còn không ít thiếu sót. Rất mong được nhận sự quan tâm, góp ý và chỉ bảo của thầy cô giáo cùng các anh chị phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần cơ khí ô tô Thống Nhất Thừa Thiên Huế để đề tài này được hoàn thiện hơn. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 93 II. Kiến nghị Từ những kết luận trên, tôi xin đề xuất một số ý kiến để đề tài hoàn thiện hơn là: - Để phát triển cho đề tài này, cần tiếp cận cụ thể quá trình sản xuất tại Công ty chứ không chỉ dừng lại ở việc thu thập thông tin ở phòng tài chính kế toán. Nếu có điều kiện và thời gian thì nghiên cứu cả HTKSNB toàn Công ty nói chung và KSNB chi phí sản xuất của Công ty nói riêng. - Nên khai thác và phân tích các yếu tố định lượng trên phân tích biến động từng khoản mục chi phí sản xuất. Cụ thể cần phải so sánh, phân tích chênh lệch giữa định mức với chi phí thực tế, xem tiết kiệm hay lãng phí, phải tìm rõ nguyên nhân của chênh lệch để có biện pháp khắc phục. - Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở để đánh giá HTKSNB của Công ty. Từ đó đề xuất biện pháp có thể giúp Công ty hoàn thiện HTKSNB trong toàn hoạt động sản xuất của Công ty. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông tư 200/2014/TT – BTC hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp 2. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – PGS.TS Đặng Thị Loan trường Đại học kinh tế quốc dân năm 2006 3. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 4. Giáo trình kiểm toán nhà xuất bản tài chính Hà Nội của PGS.TS Vương Đình Huệ năm 2006 5. Giáo trình kế toán quản trị trường Đại học kinh tế quốc dân của PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang năm 2010 6. 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn chuẩn mực ( 2001 – 2006 )/ Bộ tài chính – Hà Nội. 7. Giáo trình kế toán quản trị doanh nghiệp / Đoàn Xuân Tiên chủ biên, Hà Nội, tài chính 2007 8. Giáo trình phân tích báo cáo tài chính / Nguyên Năng Phúc chủ biên , Hà Nội Đại học kinh tế quốc dân, 2008 9. Hệ thống thông tin kế toán / Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy, Phạm Đức Dũng hiệu dính, Hà Nội thống kê 2008 10. Khóa luận tốt nghiệp đại học. 11. Chứng từ, sổ sách của Công ty cổ phần cơ khí ô tô Thống Nhất ĐA ̣I H ỌC KI H T Ế H UÊ ́ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh 95 PHỤ LỤC ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh PHỤ LỤC 01 ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh PHỤ LỤC 02 ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh PHỤ LỤC 03 ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Ái Quỳnh PHỤ LỤC 04 ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế