Khóa luận Công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương

NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 45 GIẤY BÁO CÓ (Trích lược) Số tài khoản: 51010370021844 Tên tài khoản: CTY TNHH TMTH MINH PHƯƠNG Kính gửi: MINHPHUONG GENERAL TRADING COMPANY Mã VAT: 2900583157 Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Hôm nay, tài khoản của Quý khách hàng đã được GHI CÓ số tiền như sau: DIEN GIAI So tien SO REMITTANCE : 510110010500002 SO REF : 8860100004 FS SO TIEN CHUYEN : USD 11,192.00 PHI DICH VU : USD 0.00 VAT : USD 0.00 PHI DIEN : USD 0.00 SO TIEN GHI CO : USD 11,192.00 NGAY GIA TRI : 04/01/2010 Nguoi gui: ASSAD MOHAMMED TAQI SHARAFOOEI P O BOX 5207 MANAMA Ngan hang gui: CHASUS33 JP.MORGAN CHASE BANK, NEW YORK JP.MORGAN CHASE BANK, NEW YORK Nguoi huong: 51010370021844 MINHPHUONG GENERAL TRADING COMPANY USD 11,192.00 Người lập Người kiểm soát (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 46 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3 LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GK/2009 Liên 3: Nội bộ 0093249 Ngày 15 tháng 01 năm 2010 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH TMTH MINH PHƯƠNG Địa chỉ: Đường Hồ Tông Thốc, Xóm 15, Xã Nghi Phú, TP Vinh, Nghệ An Điện thoại: 0383.515888 Mã số thuế: 2900583157 Họ tên người mua hàng: ASADM TAQI SHARAFOOEICO Địa chỉ: MANAMA KINGDOM OF BAHRAIN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Tiêu đen loại 500Gr/L tấn 10 50.644.800 506.448.000 10 x 2.880 x 17.585 Tiêu trắng loại 600Gr/L tấn 5 56.711.625 283.558.125 5 x 3.225 x 17.585 Cộng tiền hàng: 790.006.125 Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 790.006.125 (Bằng chữ: Bảy trăm chín mươi triệu không trăm lẻ sáu ngàn một trăm hai lăm đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 47 GIẤY BÁO CÓ (CREDIT ADVICE) Tên khách hàng : CTY TNHH TMTH MINH PHƯƠNG (Customer’s name) Địa chỉ : DUONG HO TONG THOC XOM 15 XA NGHI PHU THANH PHO VINH (Address) NGHE AN Nội dung : BAO CO (Remarks) Số tham chiếu : 51030370002443 (Our ref. No.) Khoản mục Số tiền Tỷ giá Số tiền quy đổi (Item) (Amount) (Exchange Rate) (Converted Amount) Credit Current A/C: 51010370021844 Bills USD 33,592.99 1.0000000 USD 33,592.99 Ghi chú (Note): 1. Số hóa đơn (Invoice No.): 01/XK/2010 2. Trị giá đòi tiền: USD 33,733.00 Số tiền bị khấu trừ: USD 140.01 Thanh toán viên Kiểm soát viên (Prepared by) (Verified by) (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 48 Kế toán tiến hành ghi nhận khoản phải thu khách hàng của hai nghiệp vụ trên vào các sổ sách liên quan như sau: SỔ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Năm 2010 (Trích lược) Chứng từ Diễn giải Số tiềnphát sinh Số hiệu TK đối ứng TK 131 SH NT Nợ Có Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... 10 05/01 Asadm Taqi Shara Fooeico đặt cọc muatiêu 206.705.048 1122 131 206.705.048 ... ... ... ... ... ... ... ... 0093249 15/01 Xuất tiêu bán cho Asadm Taqi SharaFooeico 790.006.125 131 511 790.006.125 ... ... ... ... ... ... ... ... 001 22/02 Asadm Taqi Shara Fooeico trả tiền tiêu còn lại lô15 tấn 641.938.990 1122 6421 131 515 583.301.077 ... ... ... ... ... ... ... ... 009 17/04 Cty Vinamex Nghệ An chuyển tiền ứngtrước mua cà phê 700.000.000 1121 131 700.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 0079348 22/04 Xuất cà phê cho Vinamex Nghệ An 1.569.720.600 131 5113331 1.569.720.600 ... ... ... ... ... ... ... ... 0015 07/05 Cty Vinamex chuyển trả tiền cà phê 869.720.600 1121 131 869.720.600 ... ... ... ... ... ... ... ...TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 49 SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Năm 2010 (Trích lược) TK 131 ĐỐI TƯỢNG: ASADM TAQI SHARA FOOEICO Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có 10 05/01 Chuyển tiền đặt cọc mua tiêu 1122 206.705.048 11.192 USD 0093249 15/01 Xuất tiêu 511 790.006.125 583.301.077 44.925 USD 001 22/02 Chuyển trả tiền tiêu còn lại 1122 583.301.077 33.584,99 USD 0 TK 131 ĐỐI TƯỢNG: CÔNG TY VINAMEX NGHỆ AN Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Thời hạn được schiết khấu Số phát sinh Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có 009 17/04 Cty chuyển tiền ứng trước mua cà phê 1121 700.000.000 0079348 22/04 Xuất cà phê 5113331 1.569.720.600 0015 07/05 Chuyển trả số tiền còn lại 1121 869.720.600 0TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 50 2.2.2 Chính sách bán chịu của công ty 2.2.2.1 Tiêu chuẩn bán chịu và hạn mức bán chịu Khi nhận đề nghị từ khách hàng mới hoặc đề nghị gia tăng hạn mức tín dụng của khách hàng hiện tại, công ty sẽ quyết định có nên tiến hành điều tra khách hàng hay không. Trên thực tế, đối với những khách hàng quen biết lâu năm, có uy tín và mọi hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra bình thường thì công ty không tiến hành điều tra khách hàng trong quá trình ra quyết định cho nợ. Việc cho nợ nhằm giúp đỡ bạn hàng trong những lúc khó khăn về tài chính. Đối với những khách hàng đã có các nghiệp vụ phát sinh từ trước nhưng chưa phải là khách hàng thân thiết hoặc những khách hàng mới đề nghị được mua nợ toàn bộ hay một phần lô hàng thì công ty tiến hành tìm kiếm thông tin và điều tra về khách hàng. Mức độ điều tra tùy thuộc vào quy mô của khoản bán chịu (lớn, trung bình, nhỏ). Đây là bước mở đầu để xem xét khách hàng dựa trên những yếu tố đặt ra để cho nợ. Nó cũng như là một tiêu chuẩn quan trọng trong quá trình quản lý tài sản công nợ tại công ty. Chính vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như khả năng thu hồi các món nợ từ khách hàng. Tiêu chuẩn bán chịu tại công ty được xây dựng dựa trên các tiêu chí: tư cách, vốn, khả năng trả nợ và điều kiện kinh doanh. Cụ thể: - Tư cách: là tiêu chí đầu tiên, quan trọng nhất trong đánh giá uy tín của khách hàng. Nó được hiểu là đạo đức, lòng tin, khả năng và chất lượng quản lý và sự sẵn sàng trả nợ. Trách nhiệm trả nợ được thể hiện khi khoản nợ quá hạn phát sinh. Để có được thông tin về tư cách khách hàng, công ty dựa vào những đánh giá của các đối tác khác của khách hàng. - Vốn: là giá trị tài sản ròng, là chênh lệch giữa tổng tài sản và nợ phải trả. Nó là sự đo lường về sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng. Yếu tố này được đánh giá bằng việc dựa trên những phân tích về báo cáo tài chính của khách hàng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 51 - Năng lực trả nợ: là khả năng thanh toán nhanh các món nợ, khả năng này thường được phân tích một cách chủ quan dựa trên dữ liệu tài chính công bố và nhận định về tương lai trong tình huống nền kinh tế, môi trường kinh doanh có những thay đổi. - Điều kiện kinh doanh: Được hiểu là tiềm năng mở rộng của nền kinh tế hay xu thế phát triển của ngành kinh doanh của bạn hàng. Trong thực tế, khả năng trả nợ của khách hàng giảm xuống khi các điều kiện kinh tế có tình trạng xấu đi. Tóm lại, quyết định mở rộng phạm vi tín dụng đối với một khách hàng tiềm năng dựa trên mức độ thỏa mãn các tiêu chuẩn tín dụng do công ty đặt ra. Công ty tiến hành thu thập thông tin về khách hàng thông qua nguồn tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng, các báo cáo tài chính và các thông tin do khách hàng cung cấp. Từ đó phân tích, đánh giá, so sánh với tiêu chuẩn đã đặt ra và quyết định chấp thuận hay từ chối bán hàng theo hình thức tín dụng thương mại. Nếu khách hàng đáp ứng được các tiêu chí: có tư cách tín dụng tốt, năng lực trả nợ tốt, nguồn vốn ổn định và có sự tích lũy, có điều kiện kinh doanh thuận lợi thì công ty sẽ chấp thuận bán chịu và xác định hạn mức bán chịu cao nhất có thể cho từng khách hàng. Việc xác định hạn mức bán chịu được dựa vào nhu cầu của khách hàng và khả năng cho nợ của doanh nghiệp. Không có một con số cụ thể, chính xác nào về hạn mức tín dụng cho từng khách hàng, từng mặt hàng, mà nó phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Sơ đồ thể hiện quy trình ra quyết định bán chịu tại công ty như sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 52 Sơ đồ 2.3: Quy trình ra quyết định bán chịu tại công ty KH quen biết lâu năm, hoạt động bình thường KH mới Không điều tra khách hàng Quy mô khoản bán chịu Nhận ĐĐH và đề nghị mua chịu Điều tra sâu: Tình hình thanh toán trong quá khứ, đánh giá của ngân hàng, phân tích tài chính, đánh giá và so sánh với tiêu chuẩn bán chịu Lớn Trung bình Nhỏ Điều tra vừa: Tình hình thanh toán trong quá khứ, phân tích tài chính, đánh giá và so sánh với tiêu chuẩn bán chịu Điều tra tối thiểu: Tình hình thanh toán trong quá khứ, đánh giá và so sánh với tiêu chuẩn bán chịu Quyết định bán chịu Hạn mức bán chịu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 53 2.2.2.2 Điều khoản bán chịu Tại công ty, điều khoản bán chịu chỉ quy định thời hạn thanh toán khoản nợ, không quy định tỷ lệ chiết khấu thanh toán nếu khách hàng trả trước hạn bởi vì công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Thời hạn thanh toán có thể tính từ ngày ghi trên hợp đồng hoặc từ ngày nhận được hàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng. Việc xác định thời hạn thanh toán thường được công ty dựa vào điều kiện cạnh tranh trên thị trường. Sơ đồ 2.4: Sơ đồ mô tả điều khoản bán chịu của công ty Hạn mức bán chịu Điều khoản bán chịu Thời hạn thanh toán Tỷ lệ chiết khấu thanh toán Thời hạn dài (môi trường cạnh tranh gay gắt) Thời hạn ngắn (môi trường cạnh tranh bình thường) Không Quyết định bán chịu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 54 2.2.2.3 Chính sách thu tiền Sau khi chấp nhận bán chịu cho khách hàng, công ty tiến hành giao hàng theo thỏa thuận. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán hạch toán khoản phải thu và theo dõi trên sổ sách kế toán. Đối với các khách hàng trong nước, khi đến hạn thanh toán, kế toán lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng, đồng thời gọi điện thông báo để hối thúc khách hàng về việc trả nợ. Tùy từng trường hợp, công ty có thể cử người trực tiếp tới thu tiền tại khách hàng hoặc khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công ty tại các ngân hàng. Đối với khách hàng nước ngoài thì chính sách thu tiền lại khác. Tùy vào từng phương thức thanh toán mà chính sách thu tiền khác nhau. Nếu phương thức thanh toán bằng L/C trả ngay có xác nhận thì sau khi nhận được L/C, công ty tiến hành giao hàng cho khách theo hợp đồng. Sau đó lập chứng từ theo yêu cầu trong L/C chuyển tới ngân hàng phục vụ mình và sẽ được ngân hàng này thanh toán nếu các chứng từ hợp lý và đầy đủ. Trong trường hợp phương thức thanh toán là TT (chuyển tiền bằng điện) thì khách hàng phải trả một số tiền đặt cọc trước khi nhận hàng, phần còn lại khách hàng sẽ thanh toán sau khi nhận được vận tải đơn (Bill of lading) trong thời gian thỏa thuận của hợp đồng. Đối với những khoản thu quá hạn và doanh nghiệp nhận thấy không có khả năng thu hồi được thì kế toán sẽ tiến hành lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi theo quy định của Bộ tài chính và tiếp tục theo dõi trên tài khoản 004 – nợ khó đòi đã xử lý. Tuy nhiên, thực tế tại doanh nghiệp chưa phát sinh các khoản nợ khó đòi nên không tiến hành trích lập dự phòng rủi ro như trên. Chính sách thu tiền của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 55 Sơ đồ 2.5 Bán buôn trong nước Xuất khẩu trực tiếp Phương thức thanh toán L/C Phương thức thanh toán TT Nhận L/C của người nhập khẩu KH đặt cọc tiền Giao hàng theo hợp đồng Hạch toán tăng và theo dõi khoản phải thu Chấp nhận bán chịu với hạn mức và điều khoản cụ thể TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 56 Khi đến thời hạn thanh toán Sơ đồ 2.6 Sơ đồ 2.5 và sơ đồ 2.6: Sơ đồ mô tả chính sách thu tiền của công ty Tiến hành thu tiền khách hàng KH trong nước KH nước ngoài Lập giấy đề nghị thanh toán và gọi điện Phương thức thanh toán L/C Phương thức thanh toán TT KH thanh toán số tiền còn lại Ngân hàng thanh toán tiền cho công ty Hạch toán giảm khoản phải thu KH Lập chứng từ hợp lệ theo yêu cầu của L/C gửi cho ngân hàng Fax Bill of lading cho KH Cử người tới KH thu nợ hoặc KH tới thanh toán hay chuyển khoản TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 57 2.2.3 Các phương thức thu hồi khoản phải thu khách hàng và các công cụ tín dụng thương mại được sử dụng trong công tác quản trị khoản phải thu khách hàng 2.2.3.1 Đối với trường hợp bán buôn trong nước Sau khi đã chấp nhận bán chịu cho khách hàng, công ty và khách hàng sẽ tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế để mua bán mặt hàng với số lượng, tiêu chuẩn, phẩm chất theo yêu cẩu của người mua. Căn cứ vào hợp đồng, công ty giao hàng cho khách theo thỏa thuận. Dựa vào những chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi nhận khoản phải thu khách hàng vào sổ Nhật ký – Sổ cái và sổ chi tiết phải thu khách hàng. Đến thời hạn thanh toán công ty sẽ tiến hành thu nợ. Tùy từng trường hợp, việc thanh toán có thể được thực hiện bằng hình thức thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi việc thanh toán được thực hiện bằng hình thức thu tiền mặt thì công ty cử người đến thu nợ trực tiếp từ khách hàng hoặc khách hàng đến trả tiền cho công ty. Việc cử người đến thu nợ khách hàng có ưu điểm giúp cho khách hàng thanh toán nhanh món nợ nhưng chi phí thu nợ lại cao. Ngược lại, việc trông chờ khách hàng chủ động trả tiền giúp tiết kiệm được chi phí thu nợ nhưng lại gây khó khăn cho quá trình thu nợ bởi không phải khách hàng nào cũng có ý muốn trả nợ. Vì vậy, trong từng trường hợp, công ty cần phải xem xét giữa lợi ích từ việc thu được nợ và chi phí bỏ ra để thu được nợ, từ đó có hình thức thu nợ tốt nhất. Là nghiệp vụ bán buôn trong nước, công cụ tín dụng thương mại được sử dụng trong công tác quản trị khoản phải thu khách hàng chính là hợp đồng kinh tế mà công ty và khách hàng đã ký kết. Trong hợp đồng quy định rõ địa điểm và thời gian giao hàng, bao bì, đóng gói, giá cả và phương thức thanh toán. Bên cạnh đó, hợp đồng còn ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên và thời hạn thanh lý hợp đồng. Nó ràng buộc khách hàng phải thực hiện những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng về việc thanh toán tiền hàng. Nó cũng chính là căn cứ, là cơ sở để giải quyết những tranh chấp liên quan đến những vấn đề mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất. Vì vậy, hợp đồng kinh tế này là công cụ giúp cho công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty hiệu quả hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 58 2.2.3.2 Đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa theo phương thức trực tiếp Cũng như trường hợp bán buôn trong nước, sau khi chấp nhận bán chịu cho khách hàng, bên bán và bên mua cũng thỏa thuận ký kết hợp đồng (contract). Trong hợp đồng cũng quy định rõ về mặt hàng, số lượng, tiêu chuẩn hàng hóa, địa điểm, thời gian giao hàng, bao bì, đóng gói, giá cả, phương thức thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên và thời hạn thanh lý hợp đồng. Phương thức thanh toán khi xuất khẩu hàng hóa an toàn nhất mà công ty thường áp dụng là thanh toán bằng L/C trả ngay có xác nhận hoặc thanh toán bằng TT. a. Trường hợp thanh toán bằng L/C trả ngay có xác nhận (phương thức tín dụng chứng từ) Với phương thức này, việc thanh toán được thực hiện ngay khi chứng từ được chuyển tới ngân hàng phát hành L/C (ngân hàng phục vụ người nhập khẩu). Cả ngân hàng phát hành và ngân hàng thông báo (ngân hàng phục vụ người xuất khẩu) đều chịu trách nhiệm thanh toán đối với người xuất khẩu. Quy trình thực hiện thanh toán theo phương thức này được mô tả theo sơ đồ dưới đây: (3) (7) (8) (2) (11) (10) (9) (6) (4) (5) (1) Sơ đồ 2.7: Quy trình thực hiện phương thức thanh toán tín dụng chứng từ tại công ty Giải thích nội dung: (1) Công ty và khách hàng ký kết hợp đồng thương mại Ngân hàng mở L/C Người nhập khẩu Công ty Ngân hàng thông báo L/C TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 59 (2) Người nhập khẩu làm thủ tục xin mở L/C yêu cầu ngân hàng mở L/C cho công ty thụ hưởng. (3) Ngân hàng mở L/C theo yêu cầu của người nhập khẩu và chuyển L/C sang ngân hàng thông báo để báo cho công ty biết. (4) Ngân hàng thông báo L/C thông báo cho công ty rằng L/C đã mở. (5) Dựa vào nội dung của L/C, công ty giao hàng cho người nhập khẩu. Khi nhận được L/C, bộ phận kinh doanh của công ty xem xét những nội dung và điều khoản quy định trong L/C có phù hợp với những điều khoản trong hợp đồng hay không. Nếu phù hợp sẽ tiến hành xuất hàng hóa và giao hàng theo hợp đồng. (6) Công ty sau khi giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán gửi vào ngân hàng thông báo để được thanh toán. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, công ty ký phát hối phiếu đòi tiền người nhập khẩu và lập bộ chứng từ thanh toán theo như yêu cầu của L/C chuyển tới ngân hàng thông báo để được thanh toán. Bộ chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại đã ký (commercial invoice), phiếu đóng gói (packling list), giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin), vận tải đơn (bill of lading), giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight), giấy chứng nhận chất lượng (certificate of quality), giấy chứng nhận bảo hiểm (insurance certificate), giấy chứng nhận của người thụ hưởng (beneficiary’s certificate), bản nháp chứng từ (draft), giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitary certificate), giấy chứng nhận phun trùng (certificate of fumigatin). Số lượng các chứng từ trên được quy định rõ trong L/C. Căn cứ vào bộ chứng từ đó, kế toán tiến hành ghi nhận khoản phải thu. (7) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ thanh toán sang để ngân hàng mở L/C xem xét trả tiền.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 60 (8) Ngân hàng mở L/C sau khi kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp thì trích tiền chuyển sang ngân hàng thông báo để ghi có cho công ty. Nếu không phù hợp thì từ chối thanh toán. (9) Ngân hàng thông báo tiến hành ghi có và báo có cho công ty. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi giảm khoản phải thu khách hàng. (10) Ngân hàng mở L/C trích tài khoản và báo nợ cho người nhập khẩu. (11) Người nhập khẩu xem xét chấp nhận trả tiền và ngân hàng mở L/C trao bộ chứng từ để người nhập khẩu có thể nhận hàng. Phương thức thanh toán bằng L/C này là phương thức thanh toán sòng phẳng, đảm bảo quyền lợi cho cả người xuất khẩu và người nhập khẩu. Người xuất khẩu được ngân hàng đứng ra cam kết trả tiền. Vì vậy mà mức độ an toàn cho công ty cao hơn. Còn người nhập khẩu được ngân hàng đứng ra xem xét, kiểm tra bộ chứng từ nhằm đảm bảo cho bên nhập khẩu nhận đầy đủ, kịp thời, chính xác hàng hóa đặt mua trước khi trả tiền. b. Trường hợp thanh toán bằng TT (phương thức chuyển tiền) (2) (8) (1) (5) (7) (11) (9) (3) (10) (6) (4) Sơ đồ 2.8: Quy trình thanh toán theo phương thức TT tại công ty Giải thích nội dung: Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý Người nhập khẩu Công ty TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 61 (1) Người nhập khẩu lập lệnh chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển số tiền ứng trước theo thoả thuận cho công ty (2) Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu chuyển tiền cho công ty thông qua ngân hàng đại lý (3) Ngân hàng đại lý ghi Có và báo Có cho công ty (4) Công ty giao hàng theo hợp đồng cho người nhập khẩu (5) Sau khi ghi Nợ, ngân hàng chuyển tiền báo Nợ cho người nhập khẩu (6) Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, công ty fax Bill of lading cho khách hàng chứng tỏ hàng đã được xuất (7), (8), (9) Khách hàng thanh toán số tiền còn lại cho công ty theo trình tự như trên (10) Công ty chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu nhận hàng (11) Ngân hàng chuyển tiền báo Nợ cho người nhập khẩu Với phương thức thanh toán này, công ty có thể ràng buộc khách hàng trong việc thanh toán tiền hàng bằng việc khách hàng phải trả trước một số tiền nhất định cho công ty trước khi giao hàng và khi nhận được toàn bộ tiền hàng thì công ty mới giao bộ chứng từ hàng hóa cho người nhập khẩu nhận hàng. Điều này giúp cho công ty giảm bớt rủi ro khi vì lý do nào đó khiến người nhập khẩu chậm lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng. Tuy thủ tục thanh toán đơn giản, thời gian thanh toán nhanh chóng nhưng phương thức thanh toán này nhiều khi không đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu vì các ngân hàng chỉ đóng vai trò là trung gian và không có nhiệm vụ và cách thức gì để đôn đốc người nhập khẩu nhanh chóng chuyển tiền chi trả cho người xuất khẩu. Vì vậy, việc công ty chỉ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho người nhập khẩu sau khi nhận đủ tiền hàng đã góp phần khắc phục được hạn chế này. Tóm lại, trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa, các công cụ được công ty sử dụng trong công tác thu nợ nói riêng và quản trị khoản phải thu nói chung bao gồm: hợp đồng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 62 thương mại, L/C và hối phiếu. Chúng được sử dụng kết hợp với nhau nhằm giúp cho việc thu hồi khoản phải thu cũng như công tác quản trị khoản phải thu hiệu quả hơn. 2.2.4 Đánh giá hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng giai đoạn 2008 – 2010 thông qua các chỉ tiêu cụ thể 2.2.4.1 Đánh giá chỉ tiêu hệ số vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân của các khoản bán chịu và tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu Bảng 2.3: Bảng số liệu các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng giai đoạn 2008 – 2010 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu thuần (VND) (1) 1.445.389.596 41.437.898.492 58.051.548.584 112.025.484.576 Khoản phải thu khách hàng ngắn hạn (VND) (2) 404.590.635 1.536.361.476 157.433.664 1.853.613.950 Khoản phải thu khách hàng dài hạn (VND) (3) 0 0 0 0 Số dư bình quân các khoản phải thu (VND) (4) 970.476.055,5 846.897.570 1.005.523.807 Hệ số vòng quay khoản phải thu (H) (lần) (5) = (1) / (4) 42,70 68,55 111,41 Kỳ thu tiền bình quân của các khoản bán chịu (ngày) (N) (6) = 360 / (5) 8,43 5,25 3,23 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (VND) 0 0 0 0 Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (VND) 0 0 0 0 Nợ khó đòi đã xử lý (VND) 0 0 0 0 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 63 Bảng 2.4: Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu giai đoạn 2007-2010 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu thuần (VND) 1.445.389.596 41.437.898.492 58.051.548.584 112.025.484.576 Phải thu khách hàng (VND) 404.590.635 1.536.361.476 157.433.664 1.853.613.950 Tỷ lệ tăng giảm doanh thu (%) 2.766,90 40,09 92,98 Tỷ lệ tăng giảm khoản phải thu khách hàng (%) 279,73 -89,75 1.077,39 Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu (%) 27,99 3,71 0,27 1,65 Biểu đồ 2.4: Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu 0 5 10 15 20 25 30 2007 2008 2009 2010 Năm % Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 64 Dựa vào bảng số liệu 2.3 ta thấy, hệ số vòng quay khoản phải thu tăng dần qua các năm. Năm 2008, hệ số này là 42,70 lần, năm 2009 là 68,55 lần và năm 2010 là 111,41 lần. Điều này chứng tỏ tốc độ thu hồi nợ cũng như khả năng chuyển đổi khoản phải thu sang tiền mặt của doanh nghiệp năm sau cao hơn năm trước, tạo sự chủ động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giúp doanh nghiệp chi trả được các khoản vay và khoản nợ người bán đúng hạn. Cụ thể, kỳ thu tiền bình quân của các khoản bán chịu năm 2008 là 8,43 ngày; năm 2009 giảm xuống 5,25 ngày; năm 2010 chỉ còn 3,23 ngày. Sở dĩ kỳ thu tiền bình quân nhỏ vì khi bán hàng hóa, khách hàng thường phải ứng tiền trước hoặc khi doanh nghiệp nhận được tiền rồi mới giao bộ chứng từ gốc cho khách hàng nhận hàng nên khách hàng buộc phải thanh toán sớm cho công ty. Đây là những con số thể hiện chính sách thu hồi nợ của doanh nghiệp rất tốt, số tiền của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng ít so với tổng doanh thu. Điều này thể hiện qua tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu qua các năm. Từ biểu đồ 2.4 ta thấy, tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu có xu hướng giảm xuống qua các năm. Cụ thể, năm 2007, tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu là 27,99 %. Vì mới gia nhập vào thị trường chưa lâu, lượng khách hàng chưa nhiều nên doanh nghiệp thu hút khách hàng bằng cách cho khách hàng mua chịu hàng hóa. Sang năm 2008, tỷ lệ này chỉ còn 3,71 %. Nguyên nhân của biến động này là do doanh thu tăng 2.766,90% nhưng khoản phải thu chỉ tăng 279,73%, làm cho tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu giảm xuống hơn 7,5 lần. Điều này cho thấy việc kiểm soát khoản phải thu của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Trong năm 2009, để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra do cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu đem lại, doanh nghiệp đã thắt chắt chính sách bán hàng và chính sách bán chịu của mình. Vì vậy, doanh thu năm 2009 tăng lên 40,09% nhưng khoản phải thu lại giảm xuống 89,75% so với năm 2008, giúp cho tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu giảm xuống chỉ còn 0,27%. Tuy nhiên, năm 2010, tỷ lệ này là 1,65% do doanh thu tăng 92,98% trong khi khoản phải thu tăng tới 1.077,39%. Doanh nghiệp TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 65 cần phải xem xét lại chính sách bán chịu cũng như chính sách thu nợ trong trường hợp này nhằm quản lý khoản phải thu hiệu quả hơn. Tóm lại, những con số thể hiện vòng quay hàng tồn kho, kỳ thu tiền bình quân và tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu cho thấy chính sách bán chịu và chính sách thu hồi nợ của doanh nghiệp nói chung là có hiệu quả. Điều này lý giải vì sao các chỉ tiêu dự phòng phải thu khó đòi và nợ khó đòi đã xử lý tại công ty qua các năm đều bằng không. 2.2.4.2 Đánh giá tỷ lệ khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn Bảng 2.5: Tỷ lệ giữa khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn giai đoạn 2007-2010 Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 Khoản phải thu khách hàng (VND) 404.590.635 1.536.361.476 157.433.664 1.853.613.950 Tổng nguồn vốn (VND) 3.952.736.555 5.464.265.399 14.304.868.609 24.054.189.893 Tỷ lệ tăng giảm khoản phải thu (%) 279.73 -89,75 1.077,39 Tỷ lệ tăng giảm nguồn vốn (%) 38,24 161,79 68,15 Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn (%) 10,23 28,12 1,1 7,71 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 66 Biểu đồ 2.5: Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn 0 5 10 15 20 25 30 2007 2008 2009 2010 Năm % Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn Từ bảng số liệu 2.5 và biểu đồ 2.5 trên ta thấy, tỷ lệ giữa khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn có xu hướng thay đổi liên tục qua các năm. Đặc biệt, tỷ lệ này tăng vọt trong năm 2008, từ 10,23% vào năm 2007 lên tới 28,12%. Đây là biểu hiện xấu chứng tỏ nguồn vốn bị chiếm dụng tăng lên, tỷ lệ vốn thực chất tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh giảm đi. Năm 2009, tỷ lệ này lại giảm xuống đột ngột, chỉ còn 1,1%. Nhưng đến năm 2010 lại tăng lên 7,71%. Cụ thể như sau: Năm 2008, tỷ lệ khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn tăng 17,89% (28,12% - 10,23%) là do khoản phải thu khách hàng tăng 279,73 % và tổng nguồn vốn tăng với tốc độ nhỏ hơn là 38,24% so với năm 2007. Để thu hút khách hàng, tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp, công ty đã tăng các khoản bán chịu nên khoản phải thu tăng. Nhưng tỷ lệ này cũng cho thấy tình hình thu hồi công nợ của công ty gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là những tháng cuối năm 2008, khi cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính toàn cầu đang diễn ra, làm cho việc thanh toán của người mua qua các tổ chức tín dụng bị hạn chế. Vì vậy, nó ảnh hưởng không tốt đến tình hình tài chính của công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 67 Năm 2009, tỷ lệ này giảm xuống chỉ còn 1,1% là do khoản phải thu giảm 89,75% và tổng nguồn vốn tăng 169,79%. Điều này cho thấy doanh nghiệp đã cố gắng kiểm soát khoản phải thu trong thời kỳ kinh tế khủng hoảng bằng cách tích cực thu hồi nợ tồn đọng trong năm trước đồng thời giảm bớt khoản bán chịu trong năm. Sang năm 2010, tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên tổng nguồn vốn lại tăng lên 7,71%. Đây là biểu hiện không tốt. Nguyên nhân của biến động này là do khoản phải thu tăng lên tới 1.077,39%, cao hơn tỷ lệ tăng của nguồn vốn (68,15%). Tuy nhiên tỷ lệ này không cao bằng năm 2007 và năm 2008. Tóm lại, ta thấy rằng công ty đã tích cực thu hồi nợ để đảm bảo vốn cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên do một số nguyên nhân khách quan làm cho việc thu hồi nợ của công ty còn gặp nhiều khó khăn. Công ty cần xem xét và có những biện pháp cụ thể để giảm thiểu những rủi ro do môi trường đem lại trong tương lai. 2.2.4.3 So sánh vốn đi chiếm dụng (khoản phải trả người bán) và vốn bị chiếm dụng (khoản phải thu khách hàng) Bảng 2.6: So sánh vốn đi chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng qua các năm Đơn vị tính: VND Năm Vốn đi chiếm dụng Vốn bị chiếm dụng Chênh lệch Tỷ lệ vốn đi chiếm dụng so với vốn bị chiếm dụng (%) 2007 6.411.561 404.590.635 -398.179.074 1,58 2008 399.442.936 1.536.361.476 -1.136.918.540 26,00 2009 113.858.688 157.433.664 -43.574.976 72,32 2010 125.367.579 1.853.613.950 -1.728.246.371 6,76TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 68 0 200,000,000 400,000,000 600,000,000 800,000,000 1,000,000,000 1,200,000,000 1,400,000,000 1,600,000,000 1,800,000,000 2,000,000,000 VND 2007 2008 2009 2010 Năm Biểu đồ 2.6: Vốn đi chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng Vốn đi chiếm dụng Vốn bị chiếm dụng Biểu đồ 2.7: Tỷ lệ vốn đi chiếm dụng so với vốn bị chiếm dụng 0 10 20 30 40 50 60 70 80 2007 2008 2009 2010 Năm % Tỷ lệ vốn đi chiếm dụng so với vốn bị chiếm dụng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 69 Qua biểu đồ 2.6 ta thấy, vốn đi chiếm dụng của doanh nghiệp luôn nhỏ hơn vốn bị chiếm dụng qua các năm. Cụ thể, lượng vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng năm 2007 lớn hơn lượng vốn đi chiếm dụng là hơn 398 triệu đồng, lượng vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng rất nhỏ, chỉ bằng 1,58% so với lượng vốn bị chiếm dụng. Năm 2008, lượng vốn bị chiếm dụng nhiều hơn lượng vốn đi chiếm dụng gần 1.137 triệu đồng, năm 2009 là hơn 43,5 triệu đồng và năm 2010 là hơn 1.728 triệu đồng. So với vốn bị chiếm dụng, vốn đi chiếm dụng lần lượt chỉ bằng 26,00%, 72,32%, 6,76% qua các năm 2008, 2009, 2010. Tỷ lệ vốn đi chiếm dụng so với vốn bị chiếm dụng tăng dần trong giai đoạn 2007 – 2009 và bất ngờ giảm xuống vào năm 2010, được thể hiện qua biểu đồ 2.7. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp quản lý và sử dụng vốn chưa được hiệu quả. Do vậy, để đảm bảo nguồn vốn được sử dụng một cách hiệu quả hơn thì doanh nghiệp cần giảm bớt nguồn vốn bị chiếm dụng bằng cách đẩy nhanh tốc độ thu hồi các khoản nợ. 2.2.4.4 Phân tích cơ cấu nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán nhanh và chỉ số thanh toán nhanh của nợ phải thu khách hàng Bảng 2.7: Cơ cấu nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán nhanh và chỉ số thanh toán nhanh của nợ phải thu khách hàng qua các năm Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Tiền (1) 1.159.671.473 690.334.450 276.759.056 12.514.281.659 ĐTTCNH (2) 0 0 0 0 Khoản phải thu ngắn hạn (3) 546.090.635 2.829.213.128 12.401.455.719 9.737.476.450 Tổng TS thanh toán nhanh (4) = (1) + (2) + (3) 1.705.762.108 3.519.547.578 12.678.214.775 22.251.758.109 NPTKH ngắn hạn (5) 404.590.635 1.536.361.476 157.433.664 1.853.613.950 Nợ ngắn hạn (6) 2.330.945.971 3.504.295.660 12.183.429.551 21.845.603.357 Tỷ trọng NPTKH trong tổng TS thanh toán nhanh (7) = [(5)/(4)] x 100 (%) 23,72 43,65 1,24 8,33 - Tăng giảm tuyệt đối 19,93 - 42,41 7,09 - Tăng giảm tương đối (%) 84,02 - 97,16 571,77 Chỉ số thanh toán nhanh của NPTKH (8) = (5)/(6) (lần) 0,174 0,438 0,013 0,085 - Tăng giảm tuyệt đối 0,264 - 0,425 0,072 - Tăng giảm tương đối (%) 151,72 - 97,03 553,85 RƯ ỜN G Đ ẠI HỌ C K INH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 70 Biểu đồ 2.8: Nợ phải thu khách hàng ngắn hạn, tổng tài sản thanh toán nhanh và nợ ngắn hạn 0 5,000,000,000 10,000,000,000 15,000,000,000 20,000,000,000 25,000,000,000 2007 2008 2009 2010 Năm VND TTSTTN NPTKHNH NNH 0 0.05 0.1 0.15 0.2 0.25 0.3 0.35 0.4 0.45 Lần 2007 2008 2009 2010 Năm Biểu đồ 2.9: Chỉ số thanh toán nhanh của nợ phải thu khách hàng Chỉ số thanh toán nhanh của NPTKH TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 71 Qua bảng số liệu 2.7 ta thấy, cơ cấu nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán nhanh có xu hướng tăng giảm liên tục. Cụ thể: Năm 2007, tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán nhanh là 23,72%. Năm 2008 tăng lên 43,65%, tương ứng tăng 84,02% so với năm 2007. Tuy nhiên, sang năm 2009 thì tỷ trọng này giảm xuống chỉ còn 1,24%, giảm tới 97,16% so với năm 2008. Năm 2010 lại tăng 571,77% so với năm 2009 nhưng xét về giá trị tuyệt đối thì chỉ tăng thêm 7,09%. Nguyên nhân là do nợ phải thu khách hàng thay đổi với xu hướng tăng giảm liên tục trong khi tổng tài sản thanh toán nhanh lại có xu hướng tăng với mức độ lớn dần qua các năm. Ta có thể thấy rõ điều đó qua biểu đồ 2.8. Khoản phải thu khách hàng tăng giảm liên tục cùng với xu hướng tăng dần của nợ ngắn hạn qua các năm đã dẫn tới chỉ số thanh toán của nợ phải thu khách hàng qua các năm cũng biến động liên tục, đặc biệt giảm mạnh vào năm 2009, với giá trị là 0,013 lần. Chỉ số này năm 2007 là 0,174 lần; năm 2008 là 0,438 lần và năm 2010 là 0,085 lần. Sự biến động này được thể hiện rõ trên biểu đồ 2.9. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá khả năng thanh toán nhanh của công ty thì có thể dẫn đến sai sót. Nhưng nhìn chung, với tốc độ thu hồi nợ khá nhanh của công ty như hiện nay thì việc bán chịu hàng hoá sẽ giúp công ty vừa tăng được doanh thu, vừa tăng được giá trị tổng tài sản thanh toán nhanh cũng như khả năng thanh toán nhanh cho doanh nghiệp. Kết luận: Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc thu hút khách hàng là vô cùng quan trọng nhưng doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm duy trì và phát huy hiệu quả cũng như khắc phục những hạn chế trong công tác quản trị khoản phải thu khách hàng để thực sự đem lại hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 72 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP MINH PHƯƠNG 3.1 Nhận xét về công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty Hiện nay, công tác quản trị tài chính nói chung cũng như quản trị khoản phải thu khách hàng nói riêng tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa thực sự hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp này vẫn chưa thực sự quan tâm đúng mức tới việc nâng cao hiệu quả của các khoản phải thu khách hàng do hạn chế về quy mô cũng như về kinh nghiệm quản lý. Qua quá trình phân tích trên ta thấy, công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương có những ưu điểm và hạn chế sau: a. Ưu điểm Thứ nhất: Công tác hạch toán khoản phải thu khách hàng rõ ràng, chi tiết, tuân thủ đúng luật kế toán và chế độ kế toán Việt Nam. Khoản phải thu được theo dõi trên sổ tổng hợp (sổ Nhật ký - sổ Cái) và sổ chi tiết (sổ chi tiết phải thu khách hàng) tạo cơ sở cho việc đối chiếu. Việc theo dõi khoản phải thu được diễn ra thường xuyên, liên tục khi các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu khách hàng phát sinh. Thứ hai: Chính sách bán chịu của công ty tương đối tốt, các phương thức thanh toán trong hoạt động bán hàng cũng như các công cụ tín dụng thương mại sử dụng trong công tác quản trị khoản phải thu đảm bảo được sự an toàn cho công ty trong hoạt động kinh doanh. Thứ ba: Chính sách thu hồi nợ của công ty hợp lý, không làm phát sinh các khoản nợ khó đòi, giúp giảm thiểu được rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Thứ tư: Các bộ phận chức năng gồm bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh và Ban Giám đốc đã có sự phối hợp với nhau trong quá trình quản lý nợ phải thu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 73 b. Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác quản trị khoản phải thu tại công ty còn tồn tại một số hạn chế sau: Thứ nhất: Là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên công ty không lập các văn bản cũng như các báo cáo quản trị để trình bày về chính sách bán chịu mà nó được các bộ phận trong công ty thống nhất với nhau để áp dụng trong từng trường hợp cụ thể. Điều này có thể dẫn đến sự không thống nhất trong chính sách của công ty. Thứ hai: Tại công ty không áp dụng chính sách đãi ngộ chiết khấu thanh toán cho khách hàng nên không khuyến khích được người mua trả tiền sớm. Thứ ba: Khoản phải thu khách hàng không được theo dõi chi tiết theo các chỉ tiêu như: theo phân loại khách hàng (khoản phải thu của cá nhân, khoản phải thu của tổ chức), theo hình thức tiền tệ (VND, ngoại tệ), theo phương thức tiêu thụ (bán buôn nội địa, xuất khẩu) và theo tuổi của các khoản nợ. Điều này sẽ làm cho công ty không phát hiện được kịp thời các vấn đề bất thường của từng nhóm khoản phải thu. Thứ tư: Công ty không áp dụng các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nợ. Điều này có thể làm cho doanh nghiệp gặp rủi ro trong tương lai. 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng Việc quản lý các khoản phải thu ngày càng có vai trò đối với các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như hiện nay. Việc quản lý hiệu quả các khoản phải thu sẽ giúp công ty không chỉ cải thiện dòng vốn lưu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng. Với quy mô ngày càng mở rộng, môi trường kinh doanh thường xuyên biến động, công ty cần phải có những chính sách hợp lý nhằm quản trị tốt các khoản phải thu. Để nâng cao hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương có thể xem xét một số giải pháp sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 74 Thứ nhất: Chính sách bán chịu của công ty cần được thể hiện trên các văn bản hoặc các báo cáo quản trị để đảm bảo tính thống nhất trong việc thực hiện. Công ty cần có những chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm hoặc là hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Từ đó giúp cho doanh nghiệp thanh toán được các khoản vay, khoản nợ đúng hạn, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Thứ hai: Doanh nghiệp nên xem xét, áp dụng các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nợ như: kỹ thuật phân loại khách hàng và xếp hạng tín dụng. Theo đó, mỗi khách hàng sẽ được xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí như chỉ số khả năng thanh toán hiện hành, chỉ số khả năng thanh toán nhanh, lợi nhuậnNhư vậy, các khoản phải thu sẽ được quản lý chặt chẽ hơn. Thứ ba: Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc đánh giá khách hàng bởi vì khách hàng có thành tích hôm qua có thể gặp vấn đề tài chính trong ngày hôm nay và thất bại trong kinh doanh ngày mai. Doanh nghiệp nên tổ chức một bộ phận chuyên đánh giá khách hàng trước khi bán chịu và theo dõi thu hồi nợ. Khi đó hiệu suất thu hồi nợ sẽ được nâng cao và chi phí thu hồi nợ có thể giảm xuống. Do đó, doanh nghiệp cần phải luôn chú ý phát hiện những dấu hiệu bất thường từ khách hàng để có chính sách thu nợ kịp thời, hợp lý. Thứ tư: Doanh nghiệp nên theo dõi khoản phải thu khách hàng theo các tiêu chí như phân loại khách hàng, theo hình thức tiền tệ, theo phương thức tiêu thụ và tiến hành đánh giá thực trạng các khoản phải thu theo tuổi nợ. Từ đó có những chính sách thu nợ hợp lý cho từng món nợ. Bộ phận thu hồi nợ của doanh nghiệp cần phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ và đánh giá tình hình thanh toán của khách hàng. Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng. Thứ năm: Công ty cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu như vòng quay các khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, tỷ lệ khoản phải TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 75 thu trên doanh thu và tiến hành phân tích, so sánh qua các năm. Qua đó tìm cách phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế trong công tác này. Thứ sáu: Sử dụng nghiệp vụ bao thanh toán: bao thanh toán là một nghiệp vụ trong đó những công ty thường xuyên bán chịu hàng hóa sẽ bán lại các khoản phải thu cho một công ty chuyên môn làm nghiệp vụ thu hồi nợ. Nhờ có sự chuyên môn hóa và lợi thế về quy mô, công ty thu hồi nợ sẽ nâng cao được hiệu quả thu hồi nợ. Khi công ty thường xuyên phát sinh các khoản nợ dài ngày thì nên sử dụng biện pháp này. Tuy nhiên, tại Việt Nam mới chỉ thành lập một công ty mua bán nợ và tài sản tồn đọng của doanh nghiệp là công ty DATC (ra đời theo Quyết định số 109/2003/QĐ-TTg ngày 5/6/2003 của Thủ tướng Chính phủ) và cho đến nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn xa lạ với việc “mua - bán nợ” này. Vì vậy việc áp dụng biện pháp này vẫn còn hạn chế. Thứ bảy: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty được thực hiện theo hình thức Nhật ký - sổ Cái nên khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều thì hình thức này không còn phù hợp. Khi đó công ty nên thay đổi sang hình thức sổ Nhật ký chung. Thứ tám: Tăng cường đào tạo nghiệp vụ quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại. Công ty cần chú trọng việc đầu tư, bồi dưỡng, đào tạo cho cán bộ quản lý và cán bộ tài chính về công tác quản lý nợ, cần phải huấn luyện các kỹ năng chuyên môn về quản lý nợ, kỹ năng đánh giá, phân loại nợ, xử lý nợcho các cán bộ quản lý nợ. Khi quy mô hoạt động của công ty lớn thì nên hình thành một bộ phận chuyên trách quản lý nợ. Kết luận: Mỗi giải pháp đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, công ty cần kết hợp hài hòa các giải pháp trên, đặc biệt nên chú trọng đầu tư vào con người bởi chỉ có con người mới thực sự quyết định tới hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng. Các quy định và giải pháp đều do con người đề ra và các kỹ thuật chỉ là công cụ giúp con người hoàn thành tốt hơn công tác này. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 76 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ III.1 Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Minh Phương, tôi đã có cơ hội được tiếp xúc với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế cũng như hiểu rõ hơn về công tác hạch toán kế toán và công tác quản trị khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp, góp phần tích lũy kinh nghiệm cho bản thân sau khi ra trường. Để hoàn thành khóa luận này, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của GVC.NGƯT.Phan Đình Ngân. Tuy gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật thông tin hỗ trợ cho việc nghiên cứu song tôi cũng đã hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra của đề tài. Cụ thể: Đề tài đã tổng hợp được cơ sở lý luận về khoản phải thu khách hàng và quản trị khoản phải thu khách hàng, đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010 dựa vào các chỉ tiêu: Tài sản, nguồn vốn, lợi nhuận sau thuế, hệ số lãi ròng (ROS), tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA), tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu (ROE). Quá trình phân tích đã giúp tôi có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh của công ty. Tôi đã tìm hiểu được tình hình và thực trạng công tác kế toán khoản phải thu khách hàng tại công ty cũng như công tác quản trị khoản phải thu khách hàng. Tôi cũng đã đánh giá được hiệu quả của công tác này thông qua các chỉ tiêu: Hệ số vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân của các khoản bán chịu, tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu; kết hợp với việc phân tích các chỉ tiêu khác như tỷ lệ giữa khoản phải thu khách hàng so với tổng nguồn vốn, so sánh vốn đi chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng, phân tích cơ cấu nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản thanh toán nhanh và phân tích chỉ số thanh toán nhanh của nợ phải thu qua các năm. Bằng việc phân tích, đánh giá hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty, tôi đã đề ra các giải pháp chủ yếu, cơ bản góp phần giúp doanh nghiệp quản trị khoản phải thu khách hàng hiệu quả hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 77 Mặc dù tôi đã nỗ lực hết mình song đề tài này vẫn còn có một số hạn chế thể hiện qua các khía cạnh sau: Do việc quản trị nợ phải thu là chiến lược riêng của doanh nghiệp, thay đổi thường xuyên, thích ứng với từng trường hợp cụ thể, hơn nữa do tính bảo mật về thông tin nên việc thu thập, nghiên cứu thông tin về chính sách quản trị các khoản phải thu cũng gặp nhiều hạn chế. Do đó, đề tài mới chỉ đánh giá hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu thông qua các chỉ tiêu đã trình bày ở trên chứ chưa đi sâu vào chi tiết từng loại nợ phải thu tại công ty. Mặt khác, do đây là đề tài vẫn còn mới và kiến thức, kinh nghiệm của bản thân tôi đối với vấn đề nghiên cứu này còn hạn chế nên việc phân tích, đánh giá chưa thể được đầy đủ, trọn vẹn. Mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô giáo để đề tài này được hoàn thiện hơn. III.2 Kiến nghị III.2.1 Đối với Doanh nghiệp Như đã nói ở trên, công tác quản trị khoản phải thu khách hàng ngày càng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp khi môi trường kinh doanh thường xuyên biến động như hiện nay. Do đó, tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề này sẽ có rất nhiều ý nghĩa. Đề tài này còn có rất nhiều điều phải bàn nhưng do một số hạn chế nhất định nên tôi mới chỉ dừng lại ở mức độ đánh giá hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng thông qua một số chỉ tiêu đã phân tích. Vì vậy, trong thời gian tới, tôi hy vọng công ty sẽ tạo mọi điều kiện thuận lợi hơn cho sinh viên thực tập khác trong việc tìm kiếm và thu thập thông tin để có những phân tích, đánh giá đầy đủ và sâu sắc hơn. Từ đó đưa ra được những giải pháp sát thực và hữu hiệu hơn giúp làm tăng hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty. III.2.2 Đối với Nhà trường Qua đợt thực tập cuối khoá này tôi đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích từ thực tế, tích luỹ thêm được kinh nghiệm cho bản thân khi ra trường. Vì vậy, để có thể giúp cho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 78 sinh viên hoàn thành tốt hơn nữa mục tiêu học tập của mình, tôi kính mong Nhà trường tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nhiều hơn. Bên cạnh đó, hiện nay, kiến thức của sinh viên về quản trị các vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp như quản trị chi phí, quản trị khoản phải thu, quản trị khoản phải trả vẫn còn hạn chế. Qua đề tài này, tôi rất mong nhà trường có những phương pháp thích hợp để truyền đạt các kiến thức này một cách sâu hơn nhằm nâng cao hiểu biết cho sinh viên cũng như tạo điều kiện cho sinh viên có thể hoàn thành tốt chuyên môn của mình sau khi ra trường. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam. 2. Quyết định 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 14/09/2006 và một số thông tư hướng dẫn do Bộ Tài chính ban hành. 3. Nguyễn Tấn Bình (2007), Quản trị tài chính ngắn hạn, Nhà xuất bản Thống Kê, Thành phố Hồ Chí Minh. 4. Nguyễn Hải Sản (2001), Quản trị tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống Kê, Thành phố Hồ Chí Minh. 5. TS.Nguyễn Minh Kiều, Giáo trình Phân tích tài chính, Chương trình giảng dạy Kinh tế Fullbright. 6. TS.Nguyễn Minh Kiều (2008), Thanh toán quốc tế, Nhà xuất bản Thống Kê, Thành Phố Hồ Chí Minh. 7. TS293, “Quản trị khoản phải thu tại các doanh nghiệp ngành xây dựng Việt Nam”, Thư viện điện tử Việt Nam. 8. Dương Ánh Ngọc (2004), Đại học An Giang, Phân tích tình hình tài chính tại Công ty Xuất nhập khẩu An Giang, Luận văn tốt nghiệp. 9. Ngô Thị Ái (2010), Đại học Kinh tế - Đại Học Huế, Kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty cổ phần Vinaconex - Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp. 10. Và một số bài viết có liên quan trên các Website: kienthuctaichinh.com, tailieu.vn, kilobooks.com TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ