Khóa luận Đánh giá chu trình doanh thu tại công ty trách nhiệm hữu hạn bia Huế

kế toán bán hàng sẽ tiến hành xuất Hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên và gửi đến thủ kho. Tại công ty TNHH Bia Huế, Hóa đơn bán hàng cũng được xem như một phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng được lập theo số lượng sản phẩm thực nhận của khách hàng, hoá đơn được xét duyệt bởi đầy đủ các bộ phận theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam. Hóa đơn bán hàng phải được xét duyệt bởi nhân viên bán hàng, người nhận hàng và thủ kho. - Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho có trách nhiệm giao đúng hàng hóa, số lượng, chủng loại, còn người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận số lượng cũng như chất lượng được giao.Việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và người nhận hàng hóa đảm bảo cho công tác giao nhận hàng hoá được thực hiện theo đúng qui định. - Tùy vào các điều khoản trong HĐKT đã được kí giữa khách hàng và công ty, việc chuyên chở cho các đại lí và nhà phân phối cũng khác nhau. Đa phần các khách hàng nằm trên địa bàn Thừa Thiên Huế sẽ cho xe chuyên chở đến tận công ty để nhận hàng. Còn những đại lí hay nhà phân phối ở các địa bàn khác, công ty sẽ chuyển hàng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 48 trực tiếp đến các nhà phân phối, do đó những trường hợp này giá bán của công ty bao gồm giá nền cộng với chi phí vận chuyển. - Sau khi đã xuất kho hàng hóa, dựa trên số lượng thực nhận Thủ kho kí xác nhận trên HĐBH (3 liên). Liên 1 sẽ được lưu tại Kho, liên 2 (liên đỏ) giao cho Khách hàng còn liên 3 sẽ được chuyển cho Nhân viên kế toán công nợ để cập nhật công nợ khách hàng. Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán bán hàng Thủ kho Sơ đồ 2.4 : Lưu đồ xử lý lập hóa đơn bán hàng và chuyển giao hàng hóa Đơn đặt hàng đã duyệt Lệnh chuyển tiền A - 2 Đơn bán hàng Hồ sơ chứng từ đặt hàng 2 Lập đơn bán hàng 2 Lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng 3 3 Hóa đơn bán hàng Xuất kho và xác nhận trên hóa đơn Hóa đơn bán hàng đã kiểm tra A - 3 N Khách hàngTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 49 2.2.2.3 Cập nhật công nợ và ghi nhận doanh thu - Nhân viên kế toán công nợ sau khi nhận được HĐBH đã kiểm tra từ thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số tiền, vỏ két và hồ sơ chứng từ bán hàng, tiến hành nhập các dữ liệu liên quan đến hồ sơ của khách hàng để theo dõi công nợ. Hồ sơ chứng từ bán hàng sẽ được lưu tại nhân viên kế toán công nợ. - Căn cứ vào hồ sơ chứng từ bán hàng do Phòng bán hàng cung cấp, cuối tháng, kế toán doanh thu sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các dữ liệu có liên quan về khách hàng, số lượng, chủng loại sản phẩm Khi phát hiện ra sai sót, nếu điều chỉnh kịp thời trong tháng thì kế toán doanh thu có thể điều chỉnh cho phù hợp với các số liệu có liên quan. Nếu đã qua ngày khóa sổ kế toán, kế toán doanh thu có thể điều chỉnh ở tháng sau cho phù hợp. Nhân viên kế toán công nợ Sơ đồ 2.5 : Lưu đồ xử lý cập nhật công nợ và ghi nhận doanh thu A - 3 Hóa đơn bán hàng đã kiểm tra Cập nhật công nợ về số tiền và vỏ két Kiểm tra công nợ về số tiền và vỏ két Hóa đơn bán hàngCông nợ khách hàng đã cập nhật N A - 4 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 50 2.2.2.4 Thu tiền - Tại công ty, các khách hàng phải thanh toán tiền hàng thông qua hệ thống ngân hàng và như vậy các giấy báo của ngân hàng là chứng từ quan trọng. Giấy báo được ngân hàng gửi cho công ty thường xuyên theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được “Giấy báo Có” của ngân hàng, nhân viên kế toán ngân hàng kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực của chứng từ này. Đồng thời nhập dữ liệu về số tiền và số chứng từ đến từng tài khoản của khách hàng để cập nhật dữ liệu công nợ cho khách hàng và xuất ra hồ sơ chứng từ thu tiền và được lưu tại phòng kế toán. - Sau đó, nhân viên kế toán công nợ dựa vào dữ liệu công nợ khách hàng được cập nhật để kiểm tra đối chiếu với số tiền mà khách hàng thực sự nợ của công ty. Nếu phù hợp sẽ cập nhật vào tập tin chi tiết công nợ khách hàng. Nhân viên kế toán ngân hàng Nhân viên kế toán công nợ Sơ đồ 2.6 : Lưu đồ xử lý thu tiền Ngân hàng Giấy báo Có Nhập số tiền và số chứng từ đến từng tài khoản khách hàng Cập nhật công nợ của khách hàng (số tiền) Công nợ khách hàng Hồ sơ chứng từ thu tiền N 4 4 Công nợ khách hàng đã cập nhật Kiểm tra, đối chiếu số tiền trên công nợ khách hàng Chi tiết công nợ khách hàng đã cập nhật Công nợ khách hàng đã cập nhật A - 4 N TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 51 2.2.2.5 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu : - Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, do vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách tiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm.  Hoa hồng đại lý - Việc chiết khấu hoa hồng cho Đại lý cấp 1 được thực hiện theo quy định của công ty do Ban Giám đốc phê duyệt. Theo quy định về chiết khấu của công ty, khách hàng sẽ nhận được tiền hoa hồng là 2% doanh số mua hàng (hoa hồng không áp dụng cho doanh số bán ra của bia Carlsberg ). - Việc chiết khấu được tiến hành vào cuối tháng khi đại lý tiến hành xuất hóa đơn GTGT. Nhân viên kế toán doanh thu hàng tháng sẽ lập Bảng tổng hợp hoa hồng và thông báo đến từng khách hàng. Khách hàng khi nhận được thông báo của Công ty thì sẽ xem xét số tiền hoa hồng đã chính xác so với tính toán của Đại lý mình hay chưa. Nếu chính xác thì khách hàng sẽ phải lập Hóa đơn GTGT với nội dung là nhận tiền hoa hồng đại lý để gửi đến cho Công ty. Sau khi nhận được hóa đơn GTGT do khách hàng gửi đến, nhân viên kế toán doanh thu tiến hành đối chiếu với số tiền hoa hồng mà khách hàng thực nhận, nếu trùng khớp thì kế toán doanh thu sẽ xác nhận cho kế toán chi phí chi trả cho khách hàng hoặc số tiền hoa hồng sẽ được trừ vào các khoản thanh toán trong các lần đặt hàng sau.  Hàng đổi bù - Hàng đổi bù là sản phẩm đã tiêu thụ của công ty, tuy nhiên trong quá trình tiêu thụ, có một số két xảy ra sự cố, sản phẩm hư hỏng do lỗi sản xuất còn trong thời hạn sử dụng in trên vỏ sản phẩm, chai bia bị vỡ trong quá trình vận chuyển, hay những chai rỗng sẽ được công ty chấp nhận đổi hàng bù cho khách hàng. Do các sự cố đối với các sản phẩm của công ty xảy ra không thường xuyên với số lượng ít nên công ty không tiến hành ghi sổ hay theo dõi các nghiệp vụ đổi hàng bù này mà chỉ có thủ kho và một nhân viên kiểm vỏ xác nhận những sự cố hỏng hóc này và tiến hành đổi bù hàng cho khách. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 52 Đối với nghiệp vụ xuất khẩu - Hoạt động xuất khẩu là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Do nhận thấy thị trường bên ngoài tương đối rộng lớn, những sản phẩm đa dạng của công ty có thể tiêu thụ được và ngày càng được ưa chuộng nên công ty đang không ngừng mở rộng thị trường xuất khẩu. Sản phẩm của công ty hiện nay đã có mặt tại nhiều nước trên thế giới như các nước thuộc khu vực Đông Nam Á: Lào, Indonesia... đây cũng là thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty. Bên cạnh đó công ty cũng thường xuyên nhận được các đơn đặt hàng từ các nước Châu Âu như Anh, Pháp cũng như những nước trong khu vực Châu Mỹ như Hòa Kỳ - Nhìn chung, Lưu đồ xuất khẩu sản phẩm của công ty gần giống như lưu đồ bán sản phẩm trong nước cho các đại lý bán lẻ, chỉ khác ở nghiệp vụ giao hàng tại các bến cảng. Khi muốn đặt hàng, các khách hàng nước ngoài sẽ tiến hành gửi yêu cầu mua hàng qua Email cho nhân viên bán hàng, đồng thời chuyển tiền qua ngân hàng đã được thỏa thuận trong HĐKT. Sau khi nhận được Giấy báo có từ ngân hàng, nhân viên bán hàng sẽ xuất HĐBH ghi rõ chủng loại sản phẩm và số lượng mà khách hàng đã đặt làm cơ sở giao hàng cho khách hàng cùng với đó là làm tờ khai hàng hóa xuất khẩu để tiện việc theo dõi tình hình xuất khẩu và tránh sai sót về chất lượng, mẫu mã sản phẩm giao cho khách hàng nước ngoài. - Sau khi HĐBH chuyển về cho bộ phận kho, thủ kho xem xét số lượng sản phẩm và cho các phương tiện vận chuyển tiến hành chuyên chở sản phẩm đến tại bến cảng đã được ký kết trong hợp đồng. Khi lập HĐKT, cả công ty và khách hàng sẽ thỏa thuận với nhau về đơn vị trung gian tiếp nhận các sản phẩm của công ty tại bến cảng và sau đó chuyển đến cho khách hàng. Do đó, khi hàng được giao tại bến cảng như đã thỏa thuận, đơn vị trung gian này có trách nhiệm nhận hàng , kiểm tra hàng và chuyển giao hàng hóa cho khách hàng của công ty theo đúng số lượng, chủng loại sản phẩm, quy cách và thời hạn giao hàng đã thỏa thuận trên HĐKT. Bộ chứng từ giao cho khách hàng bao gồm: tờ khai hải quan, Hóa đơn, chứng từ thu tiền. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 53 2.2.3 Hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu tại đơn vị 2.2.3.1 Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ  Phân chia trách nhiệm : Để tránh rủi ro liên quan đến việc tham ô hay sai phạm của nhân viên thì công ty luôn tuân thủ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm – đó là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Các chức năng luôn được tách biệt nhau bao gồm : + Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ + Chức năng ghi chép : bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện. + Chức năng bảo quản tài sản : bao gồm quản lý tiền , quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán.  Ủy quyền và xét duyệt : Công ty đã xây dựng một hệ thống ủy quyền và xét duyệt kỹ lưỡng và cụ thể để tất cả các nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt và áp dụng một cách tốt nhất vào công việc của mình. Trong chu trình doanh thu thì sự ủy quyền và xét duyệt được thể hiện qua những hoạt động sau : + Hướng dẫn thực hiện các chính sách chung : các chính sách về bán hàng được xây dựng cụ thể và hướng dẫn kỹ càng cho tất cả nhân viên Phòng Tài chính – kế toán nắm rõ. Với mỗi nghiệp vụ cụ thể thì nhân viên kế toán sẽ áp dụng những chính sách này mà không cần hỏi lại từ cấp trên.Việc này giúp giảm bớt tình trạng mất thời gian do chờ đợi sự chỉ đạo của cấp trên, giúp cho hoạt động bán hàng được tiến hành nhanh, gọn và hiệu quả hơn.  Chính sách bán chịu : Công ty không bán chịu cho khách hàng vào các ngày trong tuần ngoại trừ ngày thứ 7 và ngày lễ. Bởi vì ,vào ngày thứ 7 và ngày lễ thì các ngân hàng thường không làm việc cho nên khách hàng không thể thực hiện việc lập ủy nhiệm chi hay lệnh chi tiền để chuyển cho công ty. Do đó, công ty sẽ xem xét khách hàng và tiến hành bán chịu cho khách hàng trong những ngày nghỉ đó. Sau khi ngân hàng trở lại làm việc bình thường thì khách hàng có nghĩa vụ thanh toán cho công ty về khoản nợ này.  Chính sách chiết khấu : Công ty quy định về mức chiết khấu hoa hồng cho đại lý là 2% doanh số mua hàng ( không áp dụng cho doanh số bán ra của bia TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 54 Carlsberg). Cuối tháng, căn cứ vào báo cáo doanh thu thì nhân viên kế toán sẽ tính ra chi phí hoa hồng cho mỗi đại lý và gửi thông báo cho đại lý được biết. Công ty sẽ thanh toán hoa hồng cho đại lý sau 10 ngày kể từ ngày đại lý xuất hóa đơn đầy đủ cho Công ty.  Chính sách về thanh toán tiền mua hàng : Khách hàng phải thanh toán 100% giá trị đơn hàng cho Công ty trước khi nhận hàng ( trừ ngày nghỉ lễ) và mọi khoản thanh toán sẽ thực hiện bằng phương thức chuyển khoản qua Ngân hàng.  Chính sách về bốc xếp và vận chuyển hàng hóa : Công ty sẽ chịu trách nhiệm bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển. Chi phí bốc xếp tại kho của Công ty lên phương tiện vận chuyển sẽ do Công ty chịu. Khách hàng hoặc công ty sẽ vận chuyển hàng hóa đã bốc xếp đến kho của khách hàng. Trường hợp khách hàng tự vận chuyển thì Công ty sẽ thanh toán chi phí hợp lý.  Chính sách đổi trả hàng hóa : Công ty chấp nhận cho khách hàng đổi trả tất cả những sản phẩm hư hỏng do lỗi sản xuất của Công ty còn trong thời hạn sử dụng in trên vỏ sản phẩm, những hư hỏng khác do lỗi của khách hàng sẽ không được áp dụng chính sách này. Ngoài thời hạn này, Công ty không chấp nhận việc đổi trả bởi bất kỳ lý do nào. + Giao quyền phê duyệt hoạt động theo hướng dẫn : Giám đốc tài chính là người quản lý tất cả hoạt động trong chu trình doanh thu . Tuy nhiên với quy mô lớn như Công ty TNHH Bia Huế thì lượng nghiệp vụ cần phê duyệt trong một ngày rất nhiều , cho nên không thể bất cứ nghiệp vụ nào cũng phải trình lên chờ GĐTC phê duyệt. Nếu như thế thì ngoài việc gây quá tải công việc cho GĐTC thì nó còn gây mất nhiều thời gian chờ đợi sự phê duyệt, làm chậm trễ chu trình bán hàng của Công ty. Cho nên GĐTC sẽ ủy quyền cho các nhân viên cấp dưới phê duyệt những hoạt động thường xuyên và nằm trong giới hạn cho phép. Ví dụ : Nhân viên kế toán công nợ sẽ tự thực hiện việc xét duyệt công nợ của khách hàng về số tiền và vỏ két dựa vào tập tin công nợ khách hàng đã được lưu trữ; Phó GĐTC ( kiêm kế toán tổng hợp ) được quyền xem xét và phê duyệt các báo cáo về doanh thu, hoa hồng đại lý, hàng tồn khovào cuối tháng , có quyền chỉ định công việc cụ thể cho các nhân viên phòng kế toán và ký các giấy tờ cần thiết theo sự chỉ đạo của GĐTC trong trường hợp GĐTC không có mặt TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 55 + Đi kèm với trách nhiệm : Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều được giao nhiệm vụ đảm nhiệm một phần hành kế toán cụ thể nào đó. Nhân viên có nhiệm vụ hoàn thành tốt công việc của mình và phải chịu mọi trách nhiệm liên quan đến công việc đó nếu gây ra sai phạm do bất cẩn, không tập trung hay cố tình gian lận làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. + Phê duyệt các trường hợp đặc thù, ngoài hướng dẫn thực hiện chung : Trong quá trình làm việc nếu gặp các trường hợp đặc biệt, chưa được quy định trong chính sách của công ty thì nhân viên tiếp nhận trường hợp đó có nhiệm vụ báo cáo lên cấp trên để cấp trên xem xét, phê duyệt chứ không được tự ý thực hiện khi chưa có chỉ đạo. Ví dụ : Khi có khách hàng muốn mua hàng nợ với lượng vượt hạn mức tín dụng cho phép của công ty hay khách hàng mới muốn mua nợ ngay từ lần giao dịch đầu tiên thì nhân viên bán hàng phải trình lên cho GĐTC xem xét, phê duyệt  Tổ chức chứng từ : + Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải có chứng từ để ghi nhận và kiểm soát được các gian lận có thể xảy ra. Nội dung của chứng từ phải đầy đủ nội dung, trung thực, rõ ràng đối với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ chỉ được lập một chứng từ duy nhất. + Đánh số trước các chứng từ :các chứng từ như phiếu thu, hóa đơn bán hàng.. được đánh số trước theo thứ tự để tránh sai sót, nhầm lẫn cho quá trình ghi nhận. + Đối chiếu các chứng từ của các hoạt động liên quan với nhau : chu trình doanh thu bao gồm một chuỗi các hoạt động có mối liên kết với nhau cho nên chứng từ của các hoạt động trong chu trình cũng có mối quan hệ với nhau. Cho nên việc đối chiếu các chứng từ này sẽ giúp phát hiện ra sai sót nếu có và kịp thời khắc phục, tránh gây ra sai phạm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Ví dụ : nhân viên bán hàng cần đối chiếu tên mặt hàng, số lượng hàng trên phiếu đặt hàng của khách hàng với hợp đồng bán hàng ; nhân viên kế toán công nợ cần đối chiếu số tiền trên hóa đơn bán hàng với số tiền trên ủy nhiệm chi mà khách hàng chuyển thanh toán; nhân viên kế toán ngân hàng cần đối chiếu số tiền trên ủy nhiệm chi với giấy báo có của ngân hàng gửi đến khi khách hàng thanh toán. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 56 + Quy định trình tự luân chuyển chứng từ : Tất cả chứng từ trong chu trình doanh thu được Công ty quy định trình tự luân chuyển cụ thể, rõ ràng và khoa học ( như lưu đồ đã trình bày ở trên). Điều này giúp cho chứng từ được xét duyệt đầy đủ, luân chuyển hợp lý và tăng hiệu quả kiểm soát đối với chu trình doanh thu. + Xác định trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ : mỗi chứng từ trong chu trình đều được lập và xét duyệt bởi những bộ phận khác nhau. Khi chứng từ được chuyển đến bộ phận liên quan nào thì trưởng bộ phận đó phải xem xét và ký xác nhận trên chứng từ. Đó là cách để xác nhận trách nhiệm của các cá nhân liên quan và là hoạt động giúp kiểm soát nghiệp vụ đó kỹ càng hơn. Ví dụ : trên hóa đơn bán hàng của công ty sẽ có chữ ký xác nhận của 3 người gồm khách hàng, thủ kho và người bán hàng.  Kiểm tra độc lập : Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện, xử lý chính xác là một thành phần quan trọng của kiểm soát. Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để bảo đảm tính hữu hiệu. Kiểm tra độc lập tại công ty bao gồm các hoạt động : + Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập, ví dụ : đối chiếu giữa số liệu kế toán và thủ kho; đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.. + So sánh giữa số thực tế với số liệu được ghi chép trên sổ sách .Hoạt động này thường được thực hiện thông qua quá trình kiểm kê. + Thực hiện tốt việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh.  Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin : Hiện nay, thông tin được xem là một tài sản rất quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, công ty luôn chú trọng thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho cả tài sản vật chất và thông tin, cụ thể : + Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ. + Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và thông tin. + Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận thông tin được lưu trữ và phương tiện lưu trữ thông tin. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 57 + Bảo vệ sổ sách, các tập tin, các tài liệu và chứng từ kế toán. + Giới hạn tiếp cận với trung tâm dữ liệu. 2.2.3.2 Hoạt động kiểm soát chung - Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống quản lý và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Công ty đã xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm soát chung như sau :  Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống : Đặc trưng của một hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính là tính tích hợp cao, do đó, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất cao. Do đó, Công ty TNHH Bia Huế đã đã thực hiện phân chia quyền và trách nhiệm giữa các chức năng của hệ thống một cách đầy đủ và rạch ròi, bao gồm các chức năng sau : + Chức năng phân tích hệ thống : các chuyên viên phân tích hệ thống xác định nhu cầu thông tin, thiết kế hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin theo nhu cầu đã xác định. + Vận hành hệ thống máy tính : người vận hành máy tính sẽ sử dụng máy tính và phần mềm, đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác, xử lý chính xác và các báo cáo cần thiết được cung cấp. + Người dùng hệ thống : người sử dụng hệ thống tại các phòng ban sẽ thu thập nghiệp vụ, nhập liệu, xét duyệt dữ liệu được xử lý và sử dụng các kết quả do hệ thống cung cấp. + Quản lý thư viện dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán : quản trị thư viện dữ liệu là bộ phận bảo trì dữ liệu, các tập tin dữ liệu và chương tình, lưu trữ và phục hồi dữ liệu hệ thống. + Kiểm soát dữ liệu : nhóm chuyên viên kiểm soát dữ liệu có chức năng đảm bảo các nguồn dữ liệu được xét duyệt một cách đầy đủ và chính xác, đối chiếu nhập liệu và kết xuất, sửa chữa các mẫu tin sai sót do nhập liệu và kiểm soát việc chuyển giao các kết xuất của hệ thống. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 58  Kiểm soát thâm nhập vật lý : Thâm nhập về mặt vật lý là các hành vi sử dụng máy tính hay các trang thiết bị phần cứng khác. Máy tính có thể bị mất hay thay thế các linh kiện, dẫn đến các tổn hại vật chất cho doanh nghiệp và làm cho hệ thống không vận hành theo thiết kế. Bên canh đó, người dùng thường không có ý thức an ninh cao khi sử dụng máy tính, đặc biệt là khi sử dụng máy tính có nối mạng. Điều này có thể làm mất hay lộ bí mật dữ liệu. Do đó, Công ty TNHH Bia Huế đã xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý nhằm đảm bảo an toàn cho máy và hạn chế các thiệt hại vật chất cho máy tính, thiết bị phần cứng, hạn chế truy cập hệ thống bất hợp pháp, bao gồm : + Trang bị phần cứng, máy tính được đặt trong các phòng có khóa, bảo vệ, giám sát sử dụng và chỉ có người có trách nhiệm, được cấp quyền mới được sử dụng. + Huấn luyện đầy đủ cho tất cả người dùng bao gồm cả huấn luyện sử dụng, vận hành và phòng chống virus máy tính. + Thông tin thường xuyên và đầy đủ về an ninh và ý thức bảo vệ an ninh trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính. + Xây dựng hệ thống mã hóa dữ liệu :  Mã khách hàng : Bộ mã bao gồm 6 ký tự, 2 ký tự đầu bằng chữ thể hiện là khách hàng nội địa – CD ( custumer domestic ) hay khách hàng nước ngoài – CF ( custumer foreign), 4 ký tự sau thể hiện là số thứ tự khách hàng ( bắt đầu từ 0001).Khi nhập mã khách hàng thì hệ thống sẽ tự động truy xuất dữ liệu từ tập tin khách hàng liên kết với mã khách hàng đó, bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế. Ví dụ : Khách hàng có mã là CD0213 : khách hàng là khách nội địa, là vị khách thứ 213 của Công ty. Tên khách hàng là Đậu Thị Thanh, địa chỉ : 12 Phạm Ngũ Lão, Nghệ An, mã số thuế : 3300301578.  Mã sản phẩm : Bộ mã bao gồm 11 ký tự : 2 ký tự đầu bằng số thể hiện là thành phẩm ( tất cả đều là số 10 vì tương ứng trong hệ thống tài khoản Carlsberg là thành phẩm ); 3 ký tự tiếp theo bằng chữ thể hiện loại sản phẩm ( bao gồm : bia huda – HUD, bia festival – FES, bia Carlsberg – CBG, Hue beer – HUE...); 3 ký tự tiếp theo bằng số thể hiện thể tích bia đo bằng ml ( bao gồm : 455, 330, 355,..); 1 ký tự tiếp theo TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 59 thể hiện hình thức đóng gói ( B( bottle) : chai , C (can) : lon); 2 ký tự cuối thể hiện số lượng chai hoặc lon khi đóng thùng ( bao gồm : 20, 24, 12 ). Ví dụ : * Sản phẩm có mã là 10FES330B20 : sản phẩm là bia Festival chai thành phẩm với thể tích là 330ml/chai và được đóng gói gồm 20 chai/két. * Sản phẩm có mã là 10HUD330C24 : sản phẩm là bia Huda lon thành phẩm với thể tích là 330ml/lon và được đóng gói gồm 24 lon/thùng.  Kiểm soát truy cập hệ thống : Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm các chính sách, quy định về bảo mật, về quyền truy cập được trình bày bằng văn bản; các giải pháp bảo mật – nhận dạng cá nhân và tính năng kiểm soát truy cập trên phần mềm. Người dùng chỉ được truy cập đến hệ thống các dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà họ đã được cấp quyền sử dụng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm kiểm soát truy cập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương thích chức năng. Các quyền truy cập dữ liệu bao gồm đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu được gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu. Đồng thời, ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Công ty đã thực hiện kiểm soát truy cập hệ thống thông qua các biện pháp sau : + Nhận dạng và xác nhận người sử dụng : thông qua việc xây dựng tên truy cập ( account user) và mật khẩu ( password) riêng biệt cho mỗi nhân viên công ty. Khi muốn truy cập vào hệ thống thì bắt buộc phải đăng nhập với tên truy cập và mật khẩu chính xác. Khi sử dụng máy để truy cập số liệu, ngoài mật khẩu hệ thống người sử dụng còn có mật mã cho từng tập tin sử dụng. Mật mã truy cập dữ liệu cũng được xác định theo chức năng của các phòng ban cũng như mức cấp bậc trong mỗi phòng ban. Chẳng hạn, nhân viên phòng ban khác không được phép truy cập tới số liệu kế toán. Trong phòng kế toán, GĐTC (kế toán trưởng) có mã sử dụng tất cả các tập tin dữ liệu kế toán, tập tin tài chính bao gồm đọc, ghi, in ấn. Phó GĐTC ( kế toán tổng hợp) có mã sử dụng tất cả tập tin dữ liệu kế toán nhưng không được quyền sửa. Các nhân viên kế toán có mã để sử dụng riêng tập tin dữ liệu liên quan tới phần hành kế toán phụ trách bao gồm đọc, ghi, sửa, in dữ liệu chi tiết. RƯ ỜN G Đ ẠI HỌ C K INH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 60 + Phân quyền truy cập : Mỗi một người dùng được cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương tình, quyền đọc, thêm , sửa, xóa các tập tin dữ liệu hay các vùng trên tập tin dữ liệu. Để thể hiện sự phân quyền truy cập, công ty đã xây dựng ma trận kiểm soát truy cập khá chặt chẽ và rõ ràng. 2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát ứng dụng - Hoạt động kiểm soát ứng dụng được áp dụng để nhắm tới 3 mục tiêu chính về dữ liệu là : ĐẦY ĐỦ, HỢP LỆ, CHÍNH XÁC, nghĩa là : + Tất cả các dữ liệu phát sinh đều được ghi nhận + Tất cả dữ liệu được ghi nhận đều hợp lệ + Tất cả dữ liệu hợp lệ được ghi nhận chính xác + Tất cả các dữ liệu hợp lệ được xử lý chính xác + Báo cáo, kết xuất phải đầy đủ, chính xác, hợp lệ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 61 Ô Nhập Liệu Mục Tiêu Kiểm soát trình tự Kiểm soát giới hạn Kiểm soát kiểu dữ liệu Kiểm soát trùng lặp Kiểm soát mặc định Kiểm soát tự động Ngày chứng từ -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: trong kỳ hiện hành, đúng kiểu ngày. -Chính xác: đúng ngày trên chứng từ nhập liệu.     Số chứng từ -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: không được trùng lặp, đúng kiểu số . - Chính xác: đúng số chứng từ nhập liệu.    Tài khoản nợ Tài khoản có -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ:đúng loại tài khoản phải thu, đúng cấu trúc tài khoản phải thu.(N 632/ C156) -Chính xác: nhập chính xác tài khoản phải thu của giao dịch.   TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 62 Mã khách hàng -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: khách hàng hợp lệ, đúng cấu trúc quy định mã khách hàng ( VD :CD0112) -Chính xác: mã khách hàng phải đúng với giao dịch.     Tên khách hàng -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: khách hàng hợp lệ. -Chính xác: đúng với khách hàng giao dịch.  Địa chỉ khách hàng -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ:địa chỉ phải hợp lệ. -Chính xác: đúng phải địa chỉ của khách hàng giao dịch.  Tài khoản phải thu -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ:đúng loại tài khoản phải thu, đúng cấu trúc tài khoản phải thu.(N 131) -Chính xác: nhập chính xác TK phải thu của giao dịch.   TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 63 Mã thành phẩm -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: mã đối tượng hợp lệ, đúng cấu trúc mã theo quy định. -Chính xác: mã hàng phải đúng với loại hàng giao dịch.     Tên thành phẩm -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: tên thành phẩm hợp lệ. -Chính xác: đúng với thành phẩm cần giao dịch.  Đơn vị tính -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập). -Hợp lệ: Crate/ Carton .  Số lượng -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: kiểu số, > 0, nhỏ hơn số lượng hàng tồn kho. -Chính xác: nhập chính xác số lượng giao dịch.   TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 64 Đơn giá -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: kiểu số, > 0 -Chính xác: đúng giá bán ghi trên chứng từ.  Thành tiền -Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu (bắt buộc phải nhập) -Hợp lệ: bằng số lượng nhân đơn giá, kiểu số, > 0. -Chính xác: đúng theo giá trị giao dịch.    TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 65 Biểu mẫu 2.1 : Mẫu đơn đặt hàng GIẤY YÊU CẦU ĐẶT HÀNG Đại lý. Địa chỉ .. Số lượng đặt hàng : CHỦNG LOẠI SỐ LƯỢNG Huda chai 45 cl Huda chai 35,5 cl Festival 33 cl Hue beer Extra (20c/k) Lon Festival Huda lon 33 cl (24) Huda lon 33 cl (12) Carlsberg chai (330ml) Carlsberg lon (330ml) Ngày đặt hàng.. Duyệt Người đề nghịTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 66 Biểu mẫu 2.2 : Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG INVOICE Liên 3 (Sheet 3): Nội bộ Ngàythángnăm 20. Mẫu số (Form): Ký hiệu (Series): Số (No): Đơn vị bán hàng (Sale Name):CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN BIA HUẾ Địa chỉ (Address) : 243 Nguyễn Sinh Cung, Phú Thượng, Phú Vang, TT.Huế Mã số thuế (Tax Code) : 3300100586 Điện thoại (Tel) :84.54.3850164 Fax: 84.54.3850171 Số tài khoản (Account No.) : 4000211008037 Ngân hàng (Bank): Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thừa Thiên Huế Họ tên người mua hàng (Custumer name):.............................................................................. Tên đơn vị (Customer Company):........................................................................................... Mã số thuế (Tax Code): Địa chỉ (Address):..................................................................................................................... Hình thức thanh toán (Terms of payment):............ Số tài khoản (Account No.):..................... Đơn đặt hàng (Order no): .......................PNBB (Packaging receipt no):............................... Số tiền viết bằng chữ (In words): .... STT (No.) Tên hàng hóa, dịch vụ (Description) Đơn vị tính (Unit) Số lượng (Quanti ty) Đơn giá (Unit price) Thành tiền (Amount) 1 2 3 4 5 6=4x5 .......... .......... .......... .......... ......... ......... .............................................................. .............................................................. .............................................................. .............................................................. .............................................................. ............................................................ .................. ................. .................. .................. .................. ................. ............. ............. ............. ............. ............. ........... .................... .................... .................... .................... .................... .................. ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ................. Cộng tiền hàng (Total): Thuế suất GTGT (VAT):.....10..........% Tiền thuế GTGT (VAT): Tổng cộng (Total):TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 67 Hình 2.1 : Màn hình nhập liệu đơn bán hàng ( order) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 68 Hình 2.2 : Màn hình nhập liệu hóa đơn bán hàng ( invoice) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 69 Hình 2.3 : Màn hình nhập liệu công nợ khách hàng Nhận xét : Qua quan sát màn hình nhập liệu đơn bán hàng ( order), hóa đơn bán hàng (invoice) hay công nợ khách hàng ở trên thì ta có thể thấy phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng rất tiện dụng, chặt chẽ, dễ hiểu và có thể cung cấp một cách đầy đủ các thông tin về một đối tượng cụ thể ( ví dụ : khách hàng, thành phẩm, công nợ.). Đó cũng chính là ưu điểm mà phần mềm NAVISION mang lại cho công tác kế toán tại Công ty TNHH Bia Huế. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 70 CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ. 3.1.1 Ưu điểm - Chu trình doanh thu là một trong những chu trình kinh doanh quan trọng nhất của Doanh nghiệp. Để công tác tổ chức chu trình doanh thu thật sự đạt hiệu quả cao thì hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò thiết yếu. Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Bia Huế, với sự giúp đỡ tận tình của mọi người, đặc biệt là các anh chị, cô chú trong phòng kế toán và phòng bán hàng để tìm hiểu về công tác kế toán chu trình doanh thu, em nhận thấy Công ty đã tổ chức chu trình này rất chặt chẽ và hiệu quả, thể hiện qua những mặt sau : Tổ chức nguồn nhân lực phòng kế toán : - Giám đốc tài chính là người liêm chính, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có năng lực quản lí và năng lực chuyên môn rất tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Đồng thời, GĐTC luôn quan tâm đến công việc của từng nhân viên trong phòng và luôn trao đổi công việc với nhân viên một cách nghiêm túc nhưng thân thiện đã tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. - Đội ngũ nhân viên kế toán và bán hàng có năng lực, kinh nghiệm và phẩm chất đạo đức tốt, năng động, nhiệt tình trong công việc, họ luôn có ý thức trách nhiệm và tinh thần làm việc tích cực, hăng say. Họ luôn đề xuất và tư vấn cho ban lãnh đạo những ý tưởng hay và thiết thực để từ đó ban lãnh đạo của công ty có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong công tác quản lí và tổ chức kinh doanh. Mặc dù công việc nhiều hơn so với khả năng đáp ứng hiên tại nhưng lúc nào họ cũng nỗ lực và cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao. Bên cạnh đó, tất cả nhân viên phòng kế toán và bán hàng luôn chấp hành tốt những quy định làm việc của Công ty và chủ động tham gia vào các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ do Công ty tổ chức để không ngừng nâng cao kiến thức cho bản thân. Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của chu trình doanh thu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 71  Công tác tổ chức chu trình doanh thu : - Trong chu trình doanh thu, chứng từ được sử dụng đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ theo quy định của Nhà nước. Hệ thống chứng từ sử dụng đơn giản, gọn nhẹ. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt. - Công ty đã sử dụng liên 1 của HĐBH để thay thế cho phiếu xuất kho. Tại công ty, do đặc điểm kinh doanh, nên công ty chỉ chấp nhận đơn đặt hàng và xuất HĐBH khi khách hàng đã đồng ý thanh toán cho công ty bằng cách gửi đơn đặt hàng kèm theo lệnh chuyển tiền cho Công ty. Điều này sẽ giúp công ty kiểm soát tốt hơn hoạt động chuyển giao hàng và tiết kiệm chi phí. - Với việc áp dụng chính sách tín dụng rõ ràng sẽ giúp công ty giảm bớt rủi ro hình thành các khoản nợ phải thu khó đòi. - Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và kết hợp với những quy ước của Tập đoàn Carlsberg giúp đáp ứng nhu cầu quản lý nhanh chóng, hiệu quả. - Hình thức Chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đảm bảo quá trình cung cấp số liệu chính xác, đầy đủ và kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản lý một cách linh hoạt và hiệu quả. - Với việc vận dụng phần mềm NAVISION vào công tác kế toán, hàng ngày nhân viên chỉ cần nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công việc tính toán và kết chuyển sổ sách đã có phần mềm này hỗ trợ. Điều này giúp cho công tác kế toán trở nên gọn, nhẹ, chính xác và tiết kiệm thời gian cũng như giảm quá tải công việc cho nhân viên kế toán. - Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc. - Công ty đã lập báo cáo doanh thu hàng tháng để Lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình hoạt động của Công ty, từ đó có những đánh giá, đề xuất hay giải pháp cần thiết để nâng cao hơn nữa hiệu quả của chu trình doanh thu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 72  Hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu : Chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế hoạt động có hiệu quả ngoài ảnh hưởng của hệ thống thông tin kế toán thì hoạt động kiểm soát cũng là một nhân tố rất cần được xem xét. - Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Với mô hình quản lý hỗn hợp trực tuyến - chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ ràng cho các bộ phận và từng cá nhân trong mỗi bộ phận có liên quan. - Công ty áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong phân chia công việc cho các nhân viên trong phòng kế toán. Ví dụ : nhân viên thủ kho không kiêm làm kế toán hàng tồn kho; nhân viên thủ quỹ không kiêm làm kế toán tiền Điều này góp phần hạn chế hiện tượng gian lận, tham ô trong quá trình công tác của nhân viên. - Công ty đã ban hành một hệ thống những chính sách về bán hàng rất chi tiết, hợp lý và được phổ biến rõ ràng cho tất cả nhân viên phòng kế toán – bán hàng được nắm rõ. Điều này giúp nhân viên làm việc một cách chủ động và có nguyên tắc hơn, giúp giảm bớt thời gian, chi phí và sức lực, góp phần nâng cao hiệu quả chu trình doanh thu. - Hoạt động ủy quyền và xét duyệt luôn được GĐTC thực hiện một cách thường xuyên giúp hạn chế những sai sót hay gian lận có thể xảy ra. - Hoạt động kiểm soát chứng được thực hiện bằng cách đánh số trước chứng từ và xác nhận trách nhiệm của những cá nhân liên quan trên chứng từ giúp cho chứng từ trở thành một công cụ kiểm soát sai sót và gian lận hiệu quả. - Với những đặc điểm dễ gây sai phạm của môi trường máy tính cho nên hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin rất được Công ty chú trọng thực hiện. Điều đó được thể hiện qua rất nhiều thủ tục kiểm soát mà trên hết đó là thủ tục nhận dạng và xác nhận người sử dụng thông qua việc bắt buộc đăng nhập vào hệ thống bằng account user và password chính xác kết hợp với thủ tục phân quyền truy cập theo chức năng của mỗi nhân viên. Thủ tục kiểm soát này đã giúp hạn chế sự truy cập bất hợp pháp của những cá nhân không liên quan, góp phần hạn chế sự mất mát những thông tin quan trọng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 73 3.1.2 Tồn tại Bên cạnh rất nhiều ưu điểm nổi bật như đã nêu trên thì công tác tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế cũng còn một số tồn tại nhỏ cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa chu trình. - Hiện nay tại Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng chính xác, kịp thời. Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, nếu chỉ một sai sót nhỏ xảy ra khi nhập liệu sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy tính xử lí sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. - Về hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng: Một số khách hàng ở ngoài địa bàn tỉnh hoặc là các khách hàng nước ngoài có thể đặt hàng công ty thông qua email, fax hoặc là đặt hàng qua điện thoại. Đối với việc đặt hàng qua email hoặc fax thì công ty có căn cứ đối chiếu về sau, còn khi khách hàng đặt hàng thông qua điện thoại có thể xảy ra tình trạng nhân viên bán hàng có thể ghi nhận nhầm lẫn về số lượng hàng hoặc là chủng loại hàng mà khách hàng yêu cầu. Điều này gây phiền toái cho không chỉ cho khách hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Trong một số trường hợp khi công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến cho khách hàng thì việc nhầm lẫn này có thể sẽ làm tổn thất đến thời gian và chi phí cho công ty. - Về hoạt động xét duyệt bán chịu: Theo chính sách của công ty, công ty chỉ bán chịu cho khách hàng vào ngày thứ 7 hàng tuần cũng như áp dụng trong những dịp được nghỉ lễ vì vào những ngày này thì ngân hàng phục vụ cho khách hàng thường không làm việc. Điều này cho thấy công ty khá phụ thuộc vào ngày làm việc của ngân hàng và dễ dẫn đến rủi ro trong trường hợp khách hàng có ý định lợi dụng chính sách của công ty để mua nợ hàng với số lượng lớn. - Về xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các nghiệp vụ hàng đổi bù thường rất ít khi xảy ra, do đó hầu như Công ty không có những ghi chép thường xuyên cũng như kiểm soát chặt chẽ về nghiệp vụ này. Điều này có thể dẫn đến những rủi ro do Thủ kho và người kiểm vỏ có thể thông đồng với nhau, lợi dụng sơ hở để trục lợi cho bản thân. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 74 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH BIA HUẾ Sau quá trình tìm hiểu chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế và rút ra được những ưu điểm cũng như những tồn tại của chu trình, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại còn hiện hữu cũng như nâng cao hơn nữa hiệu quả của chu trình doanh thu tại Công ty như sau : - Cần hạn chế những nghiệp vụ đặt hàng gián tiếp qua email hoặc gọi điện thoại. Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, để tránh những sai sót, nhầm lẫn trong việc ghi nhận, nhân viên bán hàng cần xác nhận lại thật kĩ với khách hàng. Đối với những nghiệp vụ đặt hàng không rõ ràng cần có công tác kiểm tra lại bằng cách gửi thư xác nhận cho khách hàng. - Đối với nghiệp vụ hàng đổi bù, để tránh thất thoát do sự thông đồng giữa Thủ kho và người kiểm vỏ, cần có một chứng từ để ghi nhận sự hiện diện có thực của nghiệp vụ đó. Trên phiếu kiểm soát cần có chữ kí của thủ kho, người kiểm vỏ và cả khách hàng. Cuối tháng, nhân viên kế toán Hàng tồn kho tiến hành tổng hợp và kiểm tra, xác nhận trên phiếu kiểm soát. Điều này phần nào hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra. - Đối với hoạt động bán nợ vào ngày thứ 7 hoặc trong các dịp lễ, cần có sự kiểm tra đặc biệt. Những khách hàng có tình trạng nợ nhiều thì cần cân nhắc khi xét duyệt đơn đặt hàng của họ, cũng như cần có những sự kiểm duyệt chặt chẽ của GĐTC và chỉ xét duyệt đối với những khách hàng truyền thống cũng như uy tín của công ty. Bên cạnh đó, việc xác định hạn mức bán chịu trong những ngày này cũng cần thiết được đặt ra để tránh tình trạng khách hàng lợi dụng mua nợ với số lượng lớn. - Công ty nên thành lập bộ phận thu hồi nợ để giảm bớt gánh nặng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ thường xuyên cập nhật tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi tình hình tài chính của khách hàng. Khi có trường hợp khách hàng chậm thanh toán các khoản tiền cho công ty, bộ phận này sẽ có nhiệm vụ gửi Giấy đề nghị thanh toán đến khách hàng hoặc trong một số trường hợp đối với khách hàng truyền thống, có uy tín, bộ phận xem xét việc gia hạn các khoản nợ đó. Việc thành lập bộ phận này là cần thiết để có thể theo dõi thường xuyên tình hình công nợ của khách hàng và đưa ra những hành động cần thiết khi xảy ra rủi ro. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 75 - Để hạn chế những rủi ro liên quan đến môi trường máy tính thì Công ty nên siết chặt hơn nữa công tác kiểm soát việc sử dụng hệ thống máy tính và phần mềm kế toán. Bên cạnh đó, nhân viên cần có sự hiểu biết hơn nữa về cách thức sử dụng phần mềm kế toán cũng như các phần mềm diệt virus và an ninh mạng để hạn chế thấp nhất những sai sót có thể xảy ra trong quá trình công tác. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 76 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN Chu trình doanh thu là một chu trình kinh doanh quan trọng trong hoạt động của Công ty TNHH Bia Huế. Vì vậy, công tác xem xét và nâng cao hiệu quả của chu trình rất được Công ty chú trọng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế, em đã cơ bản đạt được ba mục tiêu chính đã đặt ra từ đầu. Cụ thể :  Em đã làm rõ những khái niệm, lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu trong doanh nghiệp.  Em đã đi vào khảo sát thực tế để trình bày về thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế. Từ đó, khái quát được những ưu điểm cũng như những tồn tại của chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế.  Và từ những đánh giá về ưu, nhược điểm, em đã đưa ra một số giải pháp, kiến nghị cụ thể, góp phần hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Bia Huế. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian cũng như kiến thức tích lũy chưa nhiều cho nên đề tài của em cũng còn một số hạn chế như chưa đi sâu tìm hiểu được quá trình xử lý trong phần mềm NAVISION, chưa được tiếp xúc với đầy đủ các chứng từ trong quy trình... Hướng nghiên cứu mở rộng đề tài : nếu trong thời gian đến có cơ hội để hoàn thiện và mở rộng để tài này thì em sẽ đi sâu vào tìm hiểu phần mềm NAVISION và quá trình xử lý thông tin của phần mềm này. Từ đó, có thể rút ra được những ưu điểm vượt trội mà phần mềm này có được cũng như hiệu quả mà phần mềm này mang lại cho Công ty TNHH Bia Huế. Dù đã cố gắng tận dụng tất cả thời gian và hiểu biết vốn có của mình để tìm hiểu và hoàn thành bài khóa luận cuối khóa này nhưng sẽ không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn. 2. KIẾN NGHỊ Sau quá trình học tập tại trường và được tham gia thực tập tại Công ty TNHH Bia Huế để viết bài khóa luận tốt nghiệp, em xin có một số kiến nghị như sau : TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 77  Đối với Công ty :  Công ty nên tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên thực tập có cơ hội tìm hiểu công việc cụ thể của các nhân viên phòng kế toán bằng cách cho phép sinh viên tham gia làm cùng các anh chị/ cô chú nhân viên kế toán một số công việc để sinh viên tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế cũng như rèn luyện kỹ năng làm việc.  Công ty nên cho phép sinh viên thực tập được tìm hiểu kỹ hơn các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán để giúp sinh viên nhận biết và phân biệt được các mẫu giấy tờ  Đối với nhà trường : Trong quá trình học tập tại trường, ngoài những kiến thức được học trên sách vở thì Nhà trường nên tạo điều kiện để sinh viên được tiếp cận với thực tế công việc ở các Công ty, doanh nghiệp trên địa bàn để sinh viên bớt bỡ ngỡ khi tham gia thực tập cuối khóa tại các Doanh nghiệp. Nhà trường nên tổ chức đào tạo sâu hơn cho sinh viên về Tin học văn phòng, nếu có điều kiện thì nên dạy thêm về cách sử dụng một số phần mềm kế toán phổ biến vì hiện nay đa số các doanh nghiệp đều ứng dụng CNTT vào quá trình công tác. Nếu thiếu những kỹ năng này thì sinh viên sẽ khó tiếp cận tốt với hoat động của Doanh nghiệp xin thực tập. Bên cạnh đó, đào tạo Tiếng Anh chuyên ngành cho sinh viên cũng là một nhu cầu rất cần thiết vì hiện nay Đất nước ta đang trong quá trình hội nhập thế giới mà Tiếng Anh là chính là chìa khóa .Đồng thời nếu có vốn Tiếng Anh đầy đủ thì sinh viên có thể tìm hiểu thêm các giáo trình, tài liệu chuyên ngành bằng Tiếng Anh để nâng cao hơn nữa kiến thức của bản thân. Nhà trường cũng nên xem xét kéo dài thời gian thực tập để sinh viên có đủ thời gian tìm hiểu kỹ công việc tại Doanh nghiệp, góp phần hoàn thành tốt nhất khóa luận tốt nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng SVTH: Nguyễn Nguyệt Anh Hoàn 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. 2. PGS.TS Bùi Văn Dương, Kế toán tài chính , Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. 3. PGS.TS.Đặng Thị Loan , Kế toán tài chính trong doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội. 4. Th.S Hoàng Giang& Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng, “Hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại các DN Thương mại – dịch vụ trên địa bàn Tỉnh Thừa Thiên Huế”, Chuyên san Khoa học – Xã hội – Nhân văn, Đại học Huế, số 62A( 12/2010), tr. 59-70. 5. Th.S Thái Phúc Huy, Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông. 6. TS Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán, NXB Tài chính, Hà Nội. 7. Các mẫu giấy làm việc và thông tin của Công ty TNHH Bia Huế. 8. Các trang web trực tuyến như : + www.tailieu.vn + www.danketoan.net + www.hocmai.vn + www.Kilobook.com +www. Kholuanvan.com +www.vaaco.com.vn TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ