Khóa luận Đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 tỉnh Quảng Bình

thành sản phẩm và góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất đó chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Chi phí NVL của Công ty chiếm tới khoảng 70-80% trong tổng giá thành công trình. Do đó, chất lượng công trình có đảm bảo hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng NVL. Yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại NVL mang tính chất đặc thù của Công ty và chính xác khoán sản phẩm đến từng tổ, đội sản xuất nên tại Công ty không bố trí hệ thống kho tàng mà chỉ có những bãi dự TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 38 trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Bộ phận quản lý vật tư là phòng kế hoach - kỹ thuật có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng. Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loaị vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng,...để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng kế hoạch - kỹ thuật, thống kê đôi, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất theo đúng thủ tục do Công ty quy định) kết hợp với các cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê NVL (là người luôn theo dõi NVL) kết hợp với phòng kế hoạch - kỹ thuật và thủ kho để tiến hành hach toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty. 2.3.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Do NVL sử dụng ở Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật và khối lượng lớn nên dễ hao hụt, mất mát, hư hỏng nên để dễ dàng quản lý NVL, Công ty đã tiến hành phân loại NVL theo vai trò và tác dụng của chúng. NVL được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: đây là đối tượng chủ yếu, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm, bao gồm: nhựa đường, xi măng, sắt, thép, đá, cát, sỏi, dầm cầu, tấm đan, cống tròn,... Nguyên vật liệu phụ: thép buộc 1 ly, que hàn, củi,... Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp năng lượng cho các loại máy móc, phương tiện vận tải. Nhiên liệu chủ yếu của Công ty chủ yếu là: xăng, dầu điêzen, dầu phụ,... Phụ tùng thay thế: là những NVL cần thiết dùng để sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị như: các loại lốp, xăm đảo chiều loại lớn, bánh răng dẫn hướng,... Phế liệu thu hồi: là những vật liệu thừa thu hồi sau thi công, xây lắp như: bao xi măng, thép, đoạn thừa của sắt, gỗ,.... TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 39 2.3.1.2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Việc tính giá NVL là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán NVL. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Thực tế, việc tính giá NVL tại Công ty cổ phần quản lý và xây dựng 494 như sau: a. Tính giá NVL nhập kho Khi Công ty nhận được công trình thì tiến hành giao khoán cho các Đội xây dựng, khi đó các đội thi công tự thu mua NVL. NVL nhập kho tại Công ty được tính theo giá thực tế ghi trên hóa đơn (bao gồm cả chi phí thu mua). b. Tính giá NVL xuất kho NVL ở Công ty được xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho từng loại, theo phương pháp này giá thực tế bình quân chỉ được tính vào thời điểm cuối tháng. NVL xuất kho trong tháng có thể ghi theo giá hạch toán và giá thực tế đầu kỳ. Số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế sẽ được điều chỉnh vào cuối quý. Ngoài ra Công ty còn sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh đối với NVL xuất thẳng không qua kho như: xăng, dầu, phụ tùng thay thế và đối với những loại NVL được xác định đơn chiếc giữ nguyên từ khi mua về đến khi xuất dùng, thủ kho căn cứ phiếu xuất để ghi vào thẻ kho. 2.3.1.3. Phương pháp kế toán hàng tồn kho Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 là doanh nghiệp xây lắp áp dụng hình thức khoán gọn. Đơn vị nhận khoán là các đội xây dựng thuộc Công ty. Các đơn vị này có thể nhận khoán gọn khối lượng công việc hoặc hạng mục công trình. Các đơn vị nhận khoán không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có một nhân viên kế toán thống kê chịu trách nhiệm thu thập chứng từ gửi về phòng Tài chính - kế toán của công ty để thanh toán. Do đó, công tác hạch toán tổng hợp tại Công ty có những điểm khác biệt so với các doanh nghiệp xây lắp khác. Đặc thù của ngành xây lắp là NVL sử dụng rất phong phú và đa dạng về chủng loại, tình hình nhập - xuất diễn ra thường xuyên liên tục. Do vậy, để phản ánh kịp thời, TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 40 chính xác nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Tài khoản hàng tồn kho cũng như tài khoản NVL được dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của vật tư tại Công ty. Vì thế, giá trị ghi trên sổ sách kế toán có thể xác định ở bất kì thời điểm nào trong thời kỳ hạch toán. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư so sánh với số liệu trên sổ kế toán để có giải pháp xử lý kịp thời. Ưu điểm của phương pháp này là có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về vật tư một cách kịp thời, thường xuyên. Tuy nhiên, nếu trong kỳ Công ty có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa thường xuyên xuất dùng mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. 2.3.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ 2.3.2.1. Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu a. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng trong quá trình nhập kho NVL bao gồm: Hóa đơn GTGT (của người bán), Bảng kê nhập vật tư, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Kế hoạch vật tư, xe máy. b. Quy trình luân chuyển chứng từ Khi Công ty trúng thầu một công trình xây dựng thì chứng từ mệnh lệnh đối với mỗi công trình đó là Kế hoạch vật tư, xe máy. Kế hoạch vật tư, xe máy do phòng Kế hoạch - kỹ thuật chịu trách nhiệm lập. Tùy theo từng công trình mà nhu cầu về vật tư khác nhau về chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách. Do đó, phòng Kế hoạch - kỹ thuật phải lập kế hoạch vật tư, xe máy cho từng đội trong từng thời kỳ, giai đoạn nhất định theo từng tháng hoặc từng hạng mục công trình trên cơ sở định mức tiêu hao NVL của nhà nước. Kế hoạch sản xuất được lưu lại tại phòng Tài chính - kế toán của Công ty để đối chiếu với số NVL thực tế phát sinh ở mỗi công trình, từ đó có các điều chỉnh phù hợp. Căn cứa vào Kế hoạch vật tư, xe máy khi có nhu cầu về vật tư thì các Đội xây dựng tự đi mua vật tư theo hạn mức được giao hoặc vật tư có thể do Công ty cấp (nếu có sẵn). Cán bộ vật tư của Đội xây dựng khi mua vật liệu về phải kèm theo hóa đơn GTGT. Trước khi sử dụng hay nhập kho, Đội phải tiến hành lập Biên bản TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 41 kiểm nghiệm vật tư. Sau khi kiểm nghiệm xong thì nhân viên kế toán Đội lập Phiếu nhập kho, Thủ kho tiến hành kiểm tra NVL nếu thấy khớp đúng thì ký vào Phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho. Tại Công ty, NVL phục vụ cho thi công các công trình thường được nhập kho xuất thẳng, không thông qua kho nhưng kế toán vẫn làm thủ tục xuất kho theo dõi tình hình biến động nhập - xuất NVL làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 03 liên: 1 liên lưu ở phòng Kế hoạc - kỹ thuật; 1 liên chuyển thẳng phòng kế toán để hoàn chứng từ, 1 liên lưu giao cho thủ kho để ghi thẻ kho. 2.3.2.2. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu a. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng trong quá trình xuất kho NVL bao gồm: Phiếu xuất kho, Phiếu đề nghị xuất kho. b. Quy trình luân chuyển chứng từ Trong quá trình thi công công trình, khi có nhu cầu về sử dụng NVL, đội trưởng sẽ giao cho cán bộ vật tư đi mua NVL. Trên thị trường hiện nay nguồn cung cấp NVL rất đa dạng nên thường là đội phát sinh nhu cầu đến đâu thì tự lo NVL đến đó. NVL mua về thường chở thẳng đến chân công trình chứ không nhập vào kho nhưng vẫn viết Phiếu nhập kho. Do đó, NVL tồn kho rất ít, chỉ trừ trường hợp công trình ở xa nơi cung cấp NVL hoặc NVL sử dụng nhiều mà giá thành hay biến động thì đội mới dự trữ ở kho. Thường nhu cầu về NVL cho mỗi công trình đều đã được phòng Kế hoạch - kỹ thuật lên kế hoạch và hiếm khi phát sinh trường hợp thiếu NVL. Tuy nhiên, khi phát sinh trường hợp này thì các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng Kế hoạch - kỹ thuật lập Phiếu xuất kho thành 03 liên: 1 liên do Đội nhận vật tư giữ, 1 liên lưu ở phòng Kế hoạch - kỹ thuật, 1 liên được thủ kho nhận rồi chuyển đến kế toán vật tư dùng để hạch toán. 2.3.3. Sổ sách kế toán Các loại sổ sách kế toán được sử dụng: Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Sổ cái TK 152. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 42 2.3.4. Tài khoản sử dụng TK 152 - Nguyên vật liệu: phản ánh giá trị NVL nhập - xuất - tồn theo giá trị thực tế. Trong đó, TK152 được mở thành các tài khoản cấp hai chi tiết sau: TK 1521: nguyên vật liệu chính. TK 1522: nguyên vật liệu phụ. TK 1523: nhiên liệu. TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng những tài khoản khác có liên quan như: TK111, TK112, TK331, TK141, TK621, TK627,... 2.3.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Hiện nay Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này kết hợp việc theo dõi chi tiết từng loại NVL tại kho của Công ty và phòn Tài chính - kế toán nhằm cung cấp thông tin nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL nhanh chóng, kịp thời, chính xác thực tế công tác hạch toán chi tiết NVL tại Công ty theo sơ đồ sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5: Trình tự hạch toán chi tiết NVL tại Công ty. (1). Kế toán chi tiết NVL tại kho: Thủ kho theo dõi sự biến động của NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm NVL. Hằng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho kiểm tra tính Kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Phiếu nhập kho Thẻ kho kế toán Phiếu xuất kho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 43 hợp lý và hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành nhập, xuất NVL. Sau đó, thủ kho phân loại chứng từ và ghi vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng trên thẻ kho. Hằng ngày hoặc đinh kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất NVL cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Mỗi thẻ kho có thể mở một hoặc nhiều tờ tùy theo khối lượng ghi chép trên các nghiệp vụ đó. (2). Kế toán chi tiết NVL tại phòng Tài chính - kế toán Hằng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập , xuất NVL được thủ kho chuyển sang. Sau khi kiểm tra tính hợp lý , hợp pháp của chứng từ, kế toán tiến hành phản ánh vào sổ chi tiết NVL. Kế toán mở sổ chi tiết NVL để tồn NVL cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết NVL được mở cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho. Số lượng NVL tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết NVL phải được đối chiếu khớp đúng với số lượng NVL ghi trên thẻ kho của thủ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng thực tế. Cuối mỗi quý, căn cứ vào các sổ chi tiết NVL để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL. Mỗi danh điểm NVL được ghi trên một dòng của Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL. Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL được dùng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. 2.3.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 2.3.6.1. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu Các công trình, hạng mục công trình thường được Công ty khoán gọn cho các đội. Khi nhận được công trình, đội cũng nhận được kế hoạch sản xuất (kế hoạch vật tư, xe, máy) đã được phê duyệt của Giám đốc. Đội tiến hành làm hợp đồng mua vật tư trên cơ sở kế hoạch sản xuất. Trừ những NVL có giá trị lớn như: nhựa đường, nhũ tương, sơn nhiệt dẻo,...Công ty sẽ đứng ra làm hợp đồng mua vật tư còn những NVL có giá trị nhỏ thì do đội tự ký kết hợp đồng thu mua. Theo kế hoạch sản xuất đó, đội cử người lên Công ty ứng tiền (thường là kế toán hoặc đội trưởng). Khi thu mua NVL, nhân viên cung ứng phải kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thực tế từng chuyến hàng NVL. Đồng thời xem xét số NVL đó có đúng quy cách, chất lượng không mới chuyển về kho Công ty hoặc chuyển đến chân công trình. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 44 Khi nhâp vật liệu về kho xong, kế toán thống kê đội mang chứng từ liên quan lên phòng Tài chính - kế toán để hoàn nợ. Công ty quyết toán theo quý nên kế toán thống kê của các đội phải hoàn các chứng từ của các công trình được thi công trong quý để kế toán vật tư nhập liệu. Kế toán vật tư theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải trả của các đội qua TK3368 - Phải trả nội bộ khác. Các hợp đồng thu mua NVL do Công ty đứng ra thì kế toán sử dụng TK331 - Phải trả cho nhà cung cấp để theo dõi (chi tiết cho các nhà cung cấp). Căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu nhập kho) kế toán nhập số liệu để hình thành Bảng kê chứng từ. Từ bảng kê chứng từ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập nên căn cứ vào Bảng kê chứng từ. Phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu lên Chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152. Ví dụ minh hoa: Công trình: Sữa chữa cầu Đoàn Kết km703+913 - QL1. Hạng mục: Thảm bêtông nhựa. Do đơn vị Đội cơ giới thi công. Căn cứ vào Kế hoạch vật tư, xe, máy do phòng Kế hoạch - kỹ thuật lập. Kế hoạch vật tư, xe máy được lập theo mẫu sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 45 Biểu 2.1: Kế hoạch vật tư, xe, máy Cán bộ vật tư của Đội cơ giới mua NVL dựa trên Kế hoạch vật tư, xe, máy đã có. Đội cơ giới mua NVL của Công ty TNHH xây dựng tổng hợp Đức Hoàng đã thanh toán theo hóa đơn GTGT số 0000341 như sau: KẾ HOẠCH VẬT TƯ, XE MÁY CÔNG TRÌNH: SỬA CHỮA CẦU ĐOÀN KẾT KM703+913 - QLỘ1 HẠNG MỤC: THẢM BÊTÔNG NHỰA ĐƠN VỊ THI CÔNG: ĐỘI CƠ GIỚI TT Hạng mục vật tư, xe máy Đơn vị tính Khối lượng Ghi chú I Vật liệu chính 1 Nhựa đường (tưới dính bám) Kg 209,91 2 Dầu hỏa lít 106,73 3 Nhựa đường đặc nóng kg 1786,04 4 Đá 1*2 m3 4,92 5 Đá 0,5*1 m3 5,53 6 Đá 0*0,5 m3 5,53 7 Cát vàng m3 3,97 ... II Xe, máy 1 Trạm trộn 60 tấn - - ... 2 Máy xúc 1,6m3 - - - ... Ngày 31 tháng 10 năm 2012 Đơn vị thi công Phòng KH - KT Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 46 Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT số 0000341 Biểu 2.4: Phiếu nhập kho số 224 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: DH/11P Ngày 10 tháng 11 năm 2012 Số: 0000341 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG TỔNG HỢP ĐỨC HOÀNG Mã số thuế: 3100287721 Địa chỉ: Xóm Cầu - Quảng Phong - Quảng Trạch - Quảng Bình ĐT: 052.3512029 - 0905.029234 - Số tài khoản:.................................................................. Họ tên người mua hàng: Hoàng Anh Khanh Tên đơn vị: Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 Mã số thuế: 3100110562 Địa chỉ: Bắc lý - Đồng Hới - Quảng Bình Hình thức thanh toán: tiền mặt Số tài khoản:...................................................................... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Đá 1*2 m3 4,9 242.273 1.187.136 02 Đá 0,5*1 m3 5,5 177.818 978.000 03 Đá 0*0,5 m3 5,5 177.818 978.000 04 Bột đá kg 1.814,6 455 824.818 05 Cát vàng m3 3,97 181.818 721.818 Cát vàng m3 3,97 181.818 721.818 Cộng tiền hàng: 4.689.772 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 468.978 Tổng cộng tiền thanh toán: 5.158.750 Số tiền viết bằng chữ: năm triệu một trăm năm mươi tám nghìn bảy trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng (Đã ký) (Đã ký, đóng dấu) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 47 Trước khi sử dụng, Đội cơ giới tiến hành kiểm nghiệm vật tư. Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư căn cứ hóa đơn GTGT số 0000341 KHU QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ IV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CPQL&XD ĐB 494 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 12 tháng 11 năm 2012 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ - Căn cứ vào phiếu giao hàng (phiếu xuất kho bên bán) ngày............................................ ................................................................................................................................................ - Căn cứ vào hóa đơn số: 0000341 Ngày: 10/11/2012 - Đơn vị bán vật tư: Công ty TNHH xây dựng tổng hợp Đức Hoàng HỘI ĐỒNG KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ GỒM 1- Ông Trần Bình Hà Chức vụ: Phòng Kế hoạch - kỹ thuật 2- Ông Hoàng Anh Khanh Chức vụ: Đội trưởng đội cơ giới 3- Bà Đặng Thị Thu Hương Chức vụ: Thống kê đội cơ giới Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu theo biểu thống kê sau T T Tên vật tư Đ V T Tỷ lệ (%) Khối lượng Ghi chú Theo hóa đơn Nhập thực tế Đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Đá 1*2 m3 100% 4,9 4,9 4,9 0 2 Đá 0,5*1 m3 100% 5,5 5,5 5,5 0 3 Đá 0*0,5 m3 100% 5,5 5,5 5,5 0 4 Bột đá kg 100% 1.814,6 1.814,6 1.814,6 0 5 Cát vàng m3 100% 3,97 3,97 3,97 0 Sau khi đối chiêuú giữa hóa đơn với khối lượng thực tế mua. Hội đồng kết luận như sau Về số lượng: đầy đủ Về chất lượng: đảm bảo PHÒNG KHKT ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI CƠ GIỚI KẾ TOÁN ĐỘI CƠ GIỚI (đã ký) (đã ký) (đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 48 Sau khi kiểm nghiệm xong thì nhân viên kế toán Đội cơ giới lập Phiếu nhập kho. Nhiều Hóa đơn GTGT lập thành một Phiếu nhập kho số 224 như sau: Biểu 2.4: Phiếu nhập kho số 224 ĐƠN VỊ: CT CPQL&XD ĐB 494 Mẫu số 01-VT BỘ PHẬN: ĐỘI CƠ GIỚI (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 11 năm 2012 Nợ: 621 Số: 224 Có: 1541 Họ và tên người giao: Đặng Thị Thu Hương - ĐCG Theo: Kế hoạch vật tư công trình sửa chữa cầu Đoàn Kết km703+913 QL1 Nhập tại kho: Nhập xuất thẳng Địa điểm: km703+913 - QL1 Số T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu hỏa lít 107 107 17.206 1.841.042 2 Dầu bảo ôn kg 14 14 49.680 695.520 3 Nhựa đường kg 1.019 1.019 15.000 15.285.000 4 Đá 1*2 m3 4,9 4,9 242.273 1.187.136 5 Đá 0,5*1 m3 5,5 5,5 177.818 978.000 6 Đá 0*0,5 m3 5,5 5,5 177.818 978.000 7 Bột đá kg 1.814,6 1.814,6 455 824.818 8 Cát vàng m3 3,97 3,97 181.818 721.818 Cộng 22.511.334 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu năm trăm mười một nghìn ba trăm ba mươi bốn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: Bảng kê hóa đơn nhập vật tư Ngày 12 tháng 11 năm 2012 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Phòng KH-KT Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 49 Kèm theo Phiếu nhập kho là Bảng kê hóa đơn nhập vật tư. Biểu 2.5: Bảng kê nhập vật tư BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Công trình: sửa chữa cầu Đoàn Kết Km703+913 - Quốc lộ 1 Hạng mục: Thảm bêtông nhựa Đơn vị thi công: Đội cơ giới Ngày, tháng Số hóa đơn Tên vật tư Đơn vị tính Phần nhập vật tư Thuế VAT Tổng tiềnKhốilượng Đơn giá Thành tiền 05/11/2012 0076654 Dầu hỏa lít 107 17.206 1.841.042 Dầu bảo ôn kg 14 49.680 695.520 2.536.562 2.536.562 05/11/2012 0004068 Nhựa đường 60/70 kg 555 15.000 8.325.000 832.500 9.157.500 08/11/2012 0004093 Nhựa đường 60/70 kg 464 15.000 6.960.000 696.000 7.656.000 Cộng nhựa đường kg 1.019 15.000 15.285.000 10/11/2012 0000341 Đá 1*2 M3 4,9 242.272,65 1.187.136 Đá 0,5*1 M3 5,5 177.818,18 978.000 Đá 0*0,5 M3 5,5 177.818,18 978.000 Bột đá kg 1.814, 6 454,55 824.818 Cát vàng M3 3,97 181.818,14 721.818 4.689.772 468.978 5.158.750 Tổng cộng 22.511.334 1.997.47 8 24.508.81 2 Số tiền bằng chữ: Hai mươi bốn triệu năm trăm lẻ tám ngàn tám trăm mười hai đồng. Người nhập Người lập (Đã ký) (Đã ký) Thủ kho theo dõi sự biến động của NVL về mặt số lượng qua các thẻ kho tương ứng với các danh điểm NVL theo trên hóa đơn GTGT tương ứng. Thẻ kho được lập như sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 50 Biểu 2.6: Thẻ kho Khi nhâp vật liệu về kho xong, kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ để mở sổ chi tiết NVL. Công ty CP QL & XD ĐB 494 Bắc Lý - Đồng Hới - Quảng Bình THẺ KHO Ngày lập thẻ: ngày 01 tháng 10năm 2012 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đá 1*2. Đơn vị tính: m3.......................Mã số................................................................................ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 10,23 ... 12/11 224 Hương nhập NVL phục vụ công trình cầu Đoàn Kết 4,9 12/11 330 Hương nhận NVL phục vụ công trình cầu Đoàn Kết 4,9 ... Cộng phát sinh 748,9 745,9 Tồn cuối tháng 13,23 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Thủ kho Kế toán Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 51 Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu Công ty CP QL & XD ĐB 494 Bắc Lý - Đồng Hới - Quảng Bình SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Quý 4 năm 2012 Tên vật liệu: Đá 1*2 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 10,23 1.587.918 .... .... 224 12/11 Hương nhập vật liệu PVCT cầu Đoàn Kết 4,9 1.187.136 330 12/11 Hương nhận vật liệu PVCT cầu Đoàn Kết 4,9 1.187.136 .... .... Cộng phát sinh 748,9 232.612.864 745,9 231.244.864 Tồn cuối tháng 13,23 2.952.918 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Thủ kho Kế toán Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 52 Căn cứ vào các các chứng từ liên quan kế toán nhập số liệu để hình thành Bảng kê chứng từ quý IV: Biểu 2.8: Bảng kê chứng từ từ ngày 01/10/2012 đến 31/12/2012. Phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu lên chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ số 175 như sau: CÔNG TY CP QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày: 01/10/2012 đến ngày: 31/12/2012 2.132.118.748 Ngày Số Diễn giải TKNợ TK Có Phát sinh 30/10 124KPT Diện hoàn nợ SC tôn sóng (PN208) 1521 3368 1.112.000 ... ... 08/11 125KPT Sơn SC MĐ trạm thu phí Gianh (PN211) 1521 3368 71.508.182 08/11 125KPT HĐ 000172 (04/10/2012)(Phạm Minh Sơn) 1331 3368 22.000 ... ... 13/11 126KPT Định hoàn nợ CT sụt trượt km 920 1521 3368 27.012.727 13/11 126KPT HĐ 0001782 (05/10/12)(Đức+Định) 1331 3368 1.370.000 ... 15/12 140KPT Hương HN SC cầu Đoàn Kết (PN224) 1521 3368 22.511.334 15/12 140KPT HĐ 0004068 (05/11/2012) 1331 3368 832.500 15/12 140KPT HĐ 0004093 (08/11/2012) 1331 3368 696.000 15/12 140KPT HĐ 0000341 (10/11/2012) 1331 3368 468.978 15/12 140KPT Hương HN NT sửa chữa cầu Đoàn Kết 6238 3341 2.305.124 15/12 140KPT Hương HN NT sửa chữa cầu Đoàn Kết 627 3341 2.200.000 15/12 140KPT Hương HN NT sửa chữa cầu Đoàn Kết 622 3341 3.900.000 15/12 140KPT Hương HN NT sửa chữa cầu Đoàn Kết 627 3341 1.500.000 15/12 140KPT Hương HN NT sửa chữa cầu Đoàn Kết 627 3368 160.000 ... ... ... ... 18/12 138KPT HĐ 000060179(10/11/2012) 1331 3368 155.960 Bảng kê chứng từ gồm 3 trang. Ngày 18 tháng 12 năm 2012. Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký)TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 53 Biểu 2.9: Chứng từ ghi sổ số 175 2.3.6.2. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu NVL tại Công ty chủ yếu là để thi công các công trình. Ngoài ra còn một số trường hợp xuất dùng cho sửa chữa thường xuyên, quản lý, biếu tặng, góp vốn kinh doanh,... Trong mọi trường hợp xuất kho NVL ở Công ty đều được làm đầy đủ các chứng CÔNG TY CP QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày18/12/2012 Số CTGS: 175 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Nợ Có Phải trả nội bộ khác 3368 2.064.036.277 Thuế GTGT được khấu trừ 133 133.668.876 Nguyên liệu, vật liệu 152 1.511.407.169 Công cụ, dụng cụ 153 3..652.000 Chi sự nghiệp 161 76.527.200 Chi phí nhân công trực tiếp 622 191.029.616 Chi phí sử dụng máy thi công 623 136.473.180 Chi phí sản xuất chung 627 6.278.236 Tổng cộng 2.064.036.277 2.064.036.277 Ngày 18 tháng 12 năm 2012 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 54 từ theo quy định. NVL của Công ty chủ yếu là nhập xuất thẳng nhưng vẫn được nhập và xuất kho bình thường để theo dõi nhập - xuất - tồn của NVL. Để đảm bảo tính đúng, đầy đủ và tiết kiệm giá thành công trình, Công ty sử dụng hai loại giá xuất NVL: - Tính theo giá bình quân cả kỳ dự trữ - Tính theo giá thực tế đích danh áp dụng với các NVL nhập xuất thẳng không qua kho như: xăng dầu, phụ tùng thay thế và đối với những loại NVL được xác định đơn chiếc giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Ví dụ minh họa: Khi NVL của Công trình sữa chữa cầu Đoàn Kết km703+913 - Quốc lộ 1 được mua về được chở thẳng đến chân công trình chứ không nhập vào kho nhưng vẫn viết Phiếu nhập kho. Thủ kho tiến hành viết Phiếu xuất kho nhập - xuất thẳng thành 3 liên: 1 liên do Đội cơ giới giữ, 1 liên lưu ở phòng Kế hoạch - kỹ thuật, 1 liên được thủ kho nhận rồi chuyển đến kế toán vật tư dùng để hạch toán. Phiếu xuất kho số 332 dược lập như sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 55 Biểu 2.10: Phiếu xuất kho số 332 ĐƠN VỊ: CT CPQL&XD ĐB 494 Mẫu số 02-VT BỘ PHẬN: ĐỘI CƠ GIỚI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 11 năm 2012 Nợ: 621 Số: 330 Có: 1542 Họ và tên người nhận hàng: Đặng Thị Thu Hương Địa chỉ (bộ phận): ĐCG Lý do xuất kho: sửa chữa cầu Đoàn Kết km703 + 913 - QL1 (thảm BTN) Xuất tại kho (ngăn lô): nhập xuất thẳng Địa điểm: km703 + 913 - QL1 Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnYêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu hỏa lít 107 107 17.206 1.841.042 2 Dầu bảo ôn kg 14 14 49.680 695.520 3 Nhựa đường kg 1.019 1.019 15.000 15.285.000 4 Đá 1*2 m3 4,9 4,9 242.272,65 1.187.136 5 Đá 0,5*1 m3 5,5 5,5 177.818,18 978.000 6 Đá 0*0,5 m3 5,5 5,5 177.818,18 978.000 7 Bột đá kg 1.814,6 1.814,6 454,55 824.818 8 Cát vàng m3 3,97 3,97 181.818,14 721.818 Cộng 22.511.334 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu năm trăm mười một nghìn ba trăm ba mươi bốn đồng. Số chứng từ gốc kèm thèo:............................................................................................................. Ngày 12 tháng 11 năm 2012 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Phòng KH-KT Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 56 Tương tự như nhập NVL, thủ kho theo dõi sự biến động của NVL nhập kho qua các thẻ kho: Biểu 2.11: Thẻ kho Công ty CP QL & XD ĐB 494 Bắc Lý - Đồng Hới - Quảng Bình THẺ KHO Ngày lập thẻ: ngày 01 tháng 10năm 2012 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đá 1*2. Đơn vị tính: m3.......................Mã số................................................................................ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 10,23 ... 12/11 224 Hương nhập NVL phục vụ công trình cầu Đoàn Kết 4,9 12/11 330 Hương nhận NVL phục vụ công trình cầu Đoàn Kết 4,9 ... Cộng phát sinh 748,9 745,9 Tồn cuối tháng 13,23 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Thủ kho Kế toán Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 57 Kế toán nhận chứng từ xuất NVL là Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển sang tiến hành phản ánh vào sổ chi tiết NVL về số lượng và giá trị. Định kỳ cuối quý căn cứ vào các sổ chi tiết NVL để lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL. Sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn được lập như sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 58 Biểu 2.12: Sổ chi tiết vật liệu Công ty CP QL & XD ĐB 494 Bắc Lý - Đồng Hới - Quảng Bình SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Quý 4 năm 2012 Tên vật liệu: Đá 1*2 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 10,23 1.587.918 .... .... 224 12/11 Hương nhập vật liệu PVCT cầu Đoàn Kết 4,9 1.187.136 330 12/11 Hương nhận vật liệu PVCT cầu Đoàn Kết 4,9 1.187.136 .... .... Cộng phát sinh 748,9 232.612.864 745,9 231.244.864 Tồn cuối tháng 13,23 2.952.918 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Thủ kho Kế toán Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 59 Biểu 2.13: Bảng tổng hợp nhập - nhập - xuất tồn nguyên vật liệu Công ty CP QL & XD ĐB 494 Bắc Lý - Đồng Hới - Quảng Bình BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Quý 4 năm 2012 Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Đá dăm 4x6 M3 174,5 13.423.779 174,5 13.423.779 ... Đá 1*2 M3 10,23 1.587.918 121.5 55.282.500 118.5 53.917.500 13,23 2.952.918 ... Dầu điezen lit 4.874,881 94.636.852 12.893,56 261.177.570 9.876 200.464.528 7.892,44 155.349.894 ... NVL nhập xuất thẳng kg 3.144.595.657 3.144.595.657 Tổng cộng 17.399,181 483.062.508 156.641,56 4.248.489.525 152.374 4.269.591.403 21.666,74 461.960.630 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người lập Kế toán (đã ký) (đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 60 Căn cứ vào Phiếu xuất kho mà Đội cơ giới hoàn nhập chuyển đến Phòng Tài chính - kế toán, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu để hình thành Bảng kê chứng từ. Bảng kê chứng từ của NVL xuất được theo dõi theo từng công trình, HMCT. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu lên chứng từ ghi sổ. Biểu 2.14: Bảng kê chứng từ TK1521 từ ngày 01/10/2012 đến 31/12/2012 CÔNG TY CP QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Tài khoản: 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính Phát sinh nợ Phát sinh có 4.269.591.403 Ngày SốCT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Thu phí cầu Gianh: thu phí cầu Gianh 07/10 313 Sơn nhập bột sơn, keo lót SCMĐ TTP Gianh 1612 62.150.000 26/10 320 Sơn nhập vât liệu các loại phục vụ SCMĐ đểđảm bảo giao thông TTP Gianh 1612 147.710.654 ... ... ... ... 31/12 387 Lợi lái xe 2979 nhận phục vụ thu phí cầu Gianh 1612 6.883.330 319.193.793 Chi phí phải trả khác 31/12 389 Hải nhận lốp sửa chữa xe 73C 00794 3354 72.545.455 72.545.455 Dự phòng phải trả 11/12 366 Hoa nhận nhựa đường BH SCMĐ km620-627 352 24.975.000 11/12 366 Hoa nhận nhựa đường BH SCMĐ km620-627 352 1.955.873 26.930.873 Chi phí NVL trực tiếp: sửa chữa thường xuyên quốc lộ 1A ... ... Chi phí NVl trực tiếp: thảm BT nhựa CT: sửa chữa cầu Đoàn Kết km 703+913 QL1A ... ... 12/11 330 Hương nhận NVL phục vụ SC cầu Đoàn Kết 621 22.511.334 ... ... Chi phí sản xuất chung: sơn gồ giảm tốc (sơn phân làn cục bộ) km 595-717 QL1 07/10 315 Hương nhập vật liệu PV lán trại sơn phân làn 627 13.675.000 13.675.000 Chi phí quản lý doanh nghiệp 24/12 372 Lợi lái xe 0606 nhận phụ tùng sửa chữa xe 642 11.063.274 11.063.274 Bảng kê chứng từ gồm 4 trang. Ngày 31 tháng 12 năm 2012. Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 61 Biểu 2.15: Chứng từ ghi sổ số 204 Sổ cái TK 152 phản ánh sự biến động của NVL trong kỳ. Chứng từ ghi sổ phản ánh chi phí NVL phát sinh trong kỳ của một công trình, HMCT. Khi chứng từ ghi sổ được lập, phần mềm kế toán căn cứ vào đó để tổng hợp vào Sổ cái TK 152. CÔNG TY CP QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2012 Số CTGS: 204 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Nợ Có Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 4.269.591.403 Chi sự nghiệp 161 319.193.793 Chi phí phải trả 335 72.545.455 Dự phòng phải trả 352 26.930.873 Chi phí NVL trực tiếp 621 3.758.427.008 Chi phí sản xuất chung 627 81.431.000 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 11.063.274 Tổng cộng 4.269.591.403 4.269.591.403 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 62 Biểu 2.16: Sổ cái tài khoản 152 CÔNG TY CP QUẢN LÝ VÀ XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 SỔ CÁI TỪNG TÀI KHOẢN IN THEO NGÀY Tài khoản 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính Từ ngày: 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ HIỆU TK PS NỢ PS CÓ NGÀY SỐ CT Dư đầu 483.062.508 Tổng phát sinh 4.248.489.525 4.269.591.403 Dư cuối 461.960.630 07/10/12 310 Diện nhận vật liệu SC lan mạ kẽm.... 621 1.112.000 ... 16/10/12 318 Hương nhận dầu nhờn phục vụ SC.... 621 331.818 ... 02/11/12 323 Lợi lái xe 0606, 1251 nhận nhiên liệu 1612 7.594.047 ... 05/11/12 542 Hà thanh toán chi phí đi công tác 1111 3.822.454 ... 12/11/12 328 Hương nhận vật liệu SC cầu Đ.Kết 621 22.511.334 ... 15/12/12 140 Hương hoàn nợ SC cầu Đoàn Kết 3368 22.511.334 ... TỔNG CỘNG 4.248.489.525 4.269.591.403 Sổ này có 5 trang Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 63 Tại Công ty Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cuốn sổ do kế toán tổng hợp lập ra để tiện lưu trữ, tìm kiếm, theo dõi các tập chứng từ ghi sổ. Do đó, nó có hình thức rất đơn giản như sau: Biểu 2.17: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tập số Số chứng từ ghi sổ Nội dung Số tiền ... 61 175 Tập hoàn nợ của đơn vị 2.064.036.277 ... 74 204 Xuất vật tư phục vụ công trình 4.269.591.403 ... TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 64 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 3.1. Đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 3.1.1. Ưu điểm Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng cơ bản, Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 đã không ngừng lớn mạnh và có nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuuất và quản lý tài chính. Công ty đã tự phát huy và nâng cao năng lực, tạo chỗ đứng cho mình trong sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Có được điều này là nhờ sự đóng góp to lớn của lãnh đạo và các phòng ban và sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ nhân viên công ty, đặc biệt là cán bộ phòng Tài chính - kế toán. Qua tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán, đặc biệt là kế toán NVL tôi thấy được những ưu điểm sau: 1. Về tổ chức bộ máy kế toán: do đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, do tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc tương đối nhiều, địa bàn hoạt động rộng nên bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng Tài chính - kế toán của Công ty là phù hợp. Định kỳ các đội, hạt tập hợp chứng từ chuyển lên cho phòng Tài chính - kế toán để hạch toán. Việc vận dụng mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được xây dựng hợp lý, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty là những người có kinh nghiệm kết hợp đội ngũ nhân viên kế toán có kinh nghiệm và chuyên môn đồng đều. Đây là một lợi thế tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như hiệu quả quản lý kinh tế tại Công ty. 2. Về tài khoản sử dụng: nhìn chung Công ty đã sử dụng các tài khoản theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Để phù hợp với đặc điểm của mình Công ty đã mở thêm một số TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 65 tài khoản chi tiết nhằm phục vụ cho việc hạch toán và quản lý dễ dàng. Điều này thể hiện sự linh hoạt trong việc áp dụng các tài khoản kế toán. 3. Về tổ chức bộ sổ kế toán NVL: là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô khá lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp thì việc lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán là hoàn toàn phù hợp. Vì đây là hình thức ghi sổ khoa học, chặt chẽ, dễ làm, dễ kiểm tra, công việc phân đều trong tháng, dễ phân công, tạo sự liên kết giữa các kế toán. 4. Về tổ chức quản lý và hạch toán NVL: NVL là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty nói riêng. Chính vì vậy, việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, sử dụng NVL và tổ chức hạch toán kế toán NVL đã được Công ty thực hiện khá hợp lý và khoa học. a. Về việc phân loại NVL: Công ty đã thực hiện việc phân loại NVL dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc phân loại này là hợp lý, tạo điều kiện cho việc quản lý NVL dễ dàng hơn. b. Về công tác thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL: việc thu mua NVL được dựa trên nhu cầu sử dụng và định mức NVL của từng công trình, do đó luôn đáp ứng được nhu cầu NVL của đơn vị, không gây ứ đọng vốn. NVL khi mua về luôn được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho nên chất lượng công trình được đảm bảo. Ngoài ra, Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao cho tất cả NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo cho việc sử dụng NVL một cách hợp lý tiết kiệm được chi phí sản xuất. c. Về công tác tính giá nguyên vật liệu: công ty thực hiện tính giá NVL theo giá gốc theo đúng quy định trong chuẩn mực kế toán số 02. Đối với NVL xuất kho, ngoài phương pháp tính giá thực tế đích danh, công ty còn áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho nên công việc dồn đến cuối tháng. Với số lượng nhiều không đáp ứng với việc ghi chép kịp thời, đầy đủ. Do đó, thông tin kế toán không kịp thời và ít chính xác. d. Về phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song để hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này khá đơn giản, dễ dàng đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. Nó cho phép theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình biến động của vật tư. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 66 e. Về phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL. Phương pháp này theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn NVL. Điều này giúp Ban lãnh đạo Công ty có thể nắm rõ các thông tin về NVL tại bất kì thời điểm nào trong kì sản xuất kinh doanh. 5. Về định mức sử dụng nguyên vật liệu: khi trúng thầu một công trình nào đó Công ty đều lập dự toán chi phí cho công trình nói chung và chi phí NVL nói riêng. Căn cứ vào quy định hiện hành về định mức dự toán xây dựng cơ bản, đồng thời căn cứ vào nhu cầu sử dụng cụ thể từng công trình, Công ty xác định cụ thể định mức sử dụng vật tư chi tiết về khối lượng, đơn giá và giá trị thành tiền của từng loại NVL thông qua Kế hoạch vật tư, xe, máy. Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý cũng như công tác xác định chi phí, giá thành của các công trình. 3.1.2. Nhược điểm 1. Về phế liệu thu hồi: ở Công ty, sau mỗi công trình bàn giao, phế liệu thu hồi không làm các thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách cả về số lượng cũng như giá trị. Trên thực tế, khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm xây lắp thì giá thành được tính theo công thức sau: Vì vậy, hạch toán phế liệu thu hồi cũng như tận thu, tái chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành. 2. Với đặc thù là sử dụng NVL của ngành xây dựng như: sắt, thép, ximăng, cát,...mà trong thời điểm hiện nay, giá cả những mặt hàng này luôn biến động nhưng thực tế tại Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Như vậy, việc phản ánh trị giá NVL hàng tồn kho cuối kỳ là không chính xác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến công tác tính giá thành. 3. Nguyên vật liệu của Công ty đa dạng, phong phú song công tác kiểm kê NVL tại Công ty chưa được thực hiện nghiêm túc. Nên dẫn đến nhiều loại vật tư chưa được sử Giá thành sản phẩm Giá trị phê liệu thu hồi Sản phẩm dở dang đầu kỳ Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ Sản phẩm dở dang đầu kỳ = - -+ + TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 67 dụng còn tồn không được đưa vào sử dụng, dẫn đến tình trạng lãng phí. 4. Ở Công ty NVL được xuất dùng là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao NVL thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn NVL ở đơn vị thi công chưa sử dụng. 3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 1. Về việc nhập kho phế liệu thu hồi: sau khi các công trình hoàn thành bàn giao, Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi. Trước khi nhập kho, các cán bộ có trách nhiệm tổ chức định giá phế liệu bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước tính giá trị. Hoặc có thể bán phế liệu nhằm tránh tình trạng thất thoát, tiết kiệm một số vật liệu, thu hồi lại một khoản tiền, góp phần hạ giá thành sản phẩm. 2. Về việc lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho: để giúp Công ty có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh và để phản ánh đúng trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ. Khi giá thị trường nhỏ hơn giá gốc thì Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số cần trích lập dự phòng được xác định như sau: 3. Về công tác kiểm kê: để tăng cường công tác giám sát và thực hiện các định mức dự trữ NVL và định mức tiêu hao NVL thì phải nâng cao trách nhiệm quản lý của người phụ trách theo dõi NVL, CCDC giúp cho việc ghi chép báo cáo số lượng đúng với thực tế. Đồng thời, giúp cho lãnh đạo nắm được chính xác số lượng, chất lượng các loại NVL hiện có, phát hiện ứ đọng hoặc thiếu NVL để có biện pháo giải quyết thích hợp. Công tác kiểm kê cần được thực hiện một quý một lần hoặc chậm nhất là 6 tháng một lần. Nếu kéo dài thì sẽ có những khó khăn trong việc cung cấp số liệu, khắc phục những tồn tại và không giám sát được chặt chẽ, ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch cho quý sau. Kiểm kê vật liệu sử dụng Báo cáo tổng hợp kiểm kê vật liệu theo mẫu sau: Số dự phòng cần trích lập cho năm tới Đơn giá gốc của NVL tồn kho Đơn giá thị trường-= x Số lượng vật liệu tồn kho cho cuối năm nay TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 68 Biểu 3.1: Báo cáo tổng hợp kiểm kê vật liệu BÁO CÁO TỔNG HỢP KIỂM KÊ VẬT LIỆU Quý:..... STT Danh mục vật liệu Sổ sách Thực tế kiểm kê Chênh lệch Chất lượng tốt Kém phẩm chất Thừa Thiếu Tổng số 01 Vật liệu chính 02 Vật liệu phụ 03 Nhiên liệu 04 Phụ tùng thay thế 4. Về sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì: đối với những lại NVL xuất cho sản xuất nhưng cuối kì vẫn chưa sử dụng hết thì bộ phận sử dụng nên Phiếu báo vật tư cuối kì. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì được lập thành 2 bản, một bản giao cho Phòng Kế hoạch - kỹ thuật, một bản giao cho phòng Tài chính - kế toán. Phiếu này được làm căn cứ tính giá thành và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. Nó có thể được lập như sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 69 Biểu 3.2: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ CÔNG TY CP QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ĐƯỜNG BỘ 494 PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày tháng năm Bộ phận sử dụng: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Lý do: còn sử dụng 1 Đá 1*2 M3 2 Xi măng kg 3 Nhựa đường kg ..... ..... Ngày......tháng....năm .... Thủ trưởng đơn vị Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 70 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất xây dựng, thi công công trình trong các doanh nghiệp xây dựng. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó công tác quản lý và hạch toán NVL là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý của Công ty. Kế toán NVL không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại NVL để thi công, mà quan trọng hơn là thông qua việc phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp, sử dụng NVL từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt, lãng phí làm thiệt hại tài sản của Công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của nguồn vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã nghiên cứu đề tài "Đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494 tỉnh Quảng Bình". Với những nội dung đã trình bày trong phần đặt vấn đề, ba mục tiêu nghiên cứu đã được thực hiện, cụ thể: Thông qua nghiên cứu tổng quát về hạch toán NVL, đề tài đã tổng hợp và hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về kế toán NVL bằng hệ thống sơ đồ khá đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu. Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 494. Từ kiến thức đã học đưa ra đánh giá, nhận xét, đưa ra một số ý kiến, biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty. Tuy nhiên, với vai trò là một thực tập sinh, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên việc nghiên cứu tìm hiểu của tôi còn giới hạn, các kiến nghị chỉ mới dựa trên lý TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng 71 luận được học ở trường và quá trình tìm hiểu ở Công ty. 2. Kiến nghị Do phạm vi của đề tài mới chỉ dừng lại ở nghiên cứu kế toán NVL ở doanh nghiệp xây lắp, nên để tiếp tục mở rộng nghiên cứu đề tài này một cách hoàn chỉnh hơn đòi hỏi phải tìm hiểu đầy đủ hơn về kế toán NVL mua đang đi đường, dự phòng giảm giá hàng tồn kho,...ở các doanh nghiệpkhác với các hình thức kế toán khác nhau. Vì như vậy sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về kế toán NVL. Để nội dung đề tài phong phú, hoàn chỉnh hơn thì nên đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu công tác hạch toán NVL gắn liền với nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty. Bên cạnh đó có thể khai thác thêm về đề tài kế toán NVL ở việc cung cấp thông tin kế toán NVL cho các nhà quản trị hay việc lập báo cáo kế toán NVL để thấy rõ hơn tầm quan trọng của phần hành kế toán này đối với việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thu Trang SVTH: Đặng Thị Thu Hằng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) 2. Phan Đình Ngân & Hồ Phan Minh Đức (2007), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Đại học Huế. 3. Phan Thị Minh Lý, Hà Thị Diệu Thương, Nguyễn Thị Thanh Huyền (2008), Giáo trình nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Đại học Huế. 4. Võ Văn Nhị (2009), Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 5. Hoàng Thị Kim Thoa (2006), Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xây dựng và tư vấn Bình Lợi, Khoa Kế toán - Tài chính, Đại học kinh tế Huế. 6. Trang web www.tapchiketoan.com 7. Một số luận văn tại trang web www.luanvan.net.vn TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ