Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH cơ khí Đông Phong

u - Thủ tục Sơ đồ 2.6: Quy trình thủ tục lập hoá đơn, giao hàng cho đại lý - Tài khoản sử dụng + TK 632: “Giá vốn hàng bán” + TK 157: “Hàng gửi bán” + TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Đại lý Kế toán bán hàng Kế toán Kế toán kho Nhận hàng Nhận phiếu và xuất hàng Chuyển hàng Lập phiếu xuất kho Nhận yêu cầu gửi hàng Yêu cầu gửi hàng Lập hoá đơn hàng gửi bán Định khoản vào phần mềm MISA Thông báo bán được hàng Chuyển tiền Thang Long University Library 48 Ngoài ra, tương tự như phương thức bán hàng trực tiếp, công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 131: “Phải thu khách hàng”; TK 111: “Tiền mặt”; TK 1112: “Tiền gửi ngân hàng”,. - Trình tự hạch toán Hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong khi bán hàng theo phương thức bán hàng gửi đại lý thể hiện qua nghiệp vụ sau: Ngày 26 tháng 03 năm 2012 khi xuất kho gửi đại lý Thuỷ Sơn – Ngã ba gạch – Phúc Thọ 25 lon sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg. Giá chưa thuế GTGT 60.000 đ/lon, trích hoa hồng 5% trên tổng doanh thu, kế toán bán hàng lập “Phiếu xuất kho” (Biểu số 2.12), phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng của hàng bán. Phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên thủ kho giữ; 1 liên lưu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán và 1 liên đưa cho đại lý. Ngày 27 tháng 04 năm 2012 khi nhận được thông báo hàng gửi bán đại lý Thủy Sơn đã bán được 25 lon sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg. Căn cứ, Phiếu xuất kho đã xuất cho đại lý Thuỷ Sơn, kế toán tổng hợp tại Công ty lập Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001 (Biểu số 2.13). Hoá đơn được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hành và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lên cho bộ phận kế toán để kế toán bán hàng làm cơ sở định khoản vào phần mềm kế toán MISA. 49 Biểu 2.12: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH XD TM & Mẫu số: 02 - VT Cơ Khí Đông Phong (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 575 – Chùa Thông - ST - HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539 PHIẾU XUẤT KHO Nợ: TK 157 Ngày 26 tháng 03 năm 2012 Có: TK 156 Số: PX-243 Tên khách hàng: Đại lý Thủy Sơn Địa chỉ (bộ phận): Ngã Ba Gạch – Phúc Thọ - Hà Nội Lý do xuất kho: Xuất hàng gửi bán Xuất tại kho:.... Địa điểm.... Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 4 1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Lon 25 25 Cộng X X 25 25 Tổng số tiền (bằng chữ): Bảy trăm năm mươi nghìn Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Thang Long University Library 50 Biểu 2.13: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: DP/11P Liên 1: Lưu Số: 0000227 Ngày 27 tháng 04 năm 2012 Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Mã số thuế: 0500589432 Địa chỉ: Số 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Điện thoại: 043.834.539 Fax: 043.834.539 Họ tên người mua hàng: Khuất Thắm Tên đơn vị: Đại lý Thủy Sơn Mã số thuế: Địa chỉ: Ngã ba gạch – Phúc Thọ - Hà Nội Hình thức thanh toán: TM.. Số tài khoản: STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Lon 25 60.000 1.500.000 Thuế suất GTGT:10% ; Tiền thuế GTGT: 150.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.650.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên) 51 - Kế toán bán hàng theo phương pháp hàng gửi bán Khi Công ty xuất hàng hoá giao cho đại lý thì kèm thèo phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Khi đại lý thông báo bán được hàng thì Công ty Đông Phong sẽ xuất hoá đơn GTGT dựa trên số lượng hàng hoá ghi trên bảng kê mà đại lý gửi về. Khoản chiết khấu thương mại 5% của công ty TNHH XD TM và CK Đông Phong cho Đại lý Thuỷ Sơn sẽ được công ty Đông Phong hạch toán vào chi phí bán hàng. Căn cứ vào các chứng từ Phiếu xuất kho đã xuất, Hóa đơn GTGT,kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty vào phần mềm kế toán MISA 2012 theo trình tự thời gian. Sau khi đã nhập dữ liệu xong, phần mềm kế toán tự động tiến hành lập sổ tổng hợp: Ngoài ra kế toán còn lập thêm các sổ chi tiết doanh thu, chi tiết giá vốn để theo dõi từng mặt hàng riêng. Biểu số 2.14: Trích số chi tiết doanh thu. Biểu số 2.15: Trích sổ chi tiết giá vốn. Biểu số 2.16: Trích Sổ cái TK 511. Biểu số 2.17: Trích Sổ cái TK 632. 2.2.3.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Thang Long University Library 52 Biểu số 2.14: Sổ chi tiết giá vốn Đơn vị: Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông - ST - HN ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539 SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tháng 04 năm 2012 Tên sản phẩm: Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Chứng từ §VT : VN§ Chøng tõ Diễn giải TK đối ứng Giá vốn ( Nợ TK 632) Ghi có TK 632 Số lượng Đơn giá Thành tiền Số tiền Ghi chú SH NT HĐ0000202 01/04 Xuất bán choCty CP cung cấp giải pháp KT ESSCO- 173 Xuân Thủy 156 20 30.000 600.000 ... ... ... .... HĐ0000224 23/04 Xuất bán cho Công ty CP ĐTXD & TM Phú Thịnh 156 20 30.000 600.000 HĐBL275 23/04 Xuất bán lẻ cho bác Chiến 156 1 30.000 30.000 53 HĐBL276 24/04 Xuât bán lẻ cho cô Nhung 156 3 30.000 90.000 HĐBL277 24/04 Xuất bán lẻ cho anh Công 156 2 30.000 60.000 HĐ0000227 27/04 Đại lý Thuỷ Sơn bán được hàng 155 25 30.000 750.000 ... ... ... ... ... .... Giá vốn kết chuyển 911 13.680.000 Tổng phát sinh 13.680.000 13.680.000 Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thang Long University Library 54 Biểu số 2.15: Sổ chi tiết doanh thu Đơn vị: Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông - ST - HN ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539 SỔ CHI TIẾT DOANH THU Tháng 04 năm 2012 Tên sản phẩm: Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Chứng từ Diễn giải Doanh thu bán hàng (TK 511) Ghi chú Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT HĐ0000202 01/04 Xuất bán cho Cty CP cung cấp giải pháp KT ESSCO- 173 Xuân Thủy 20 60.000 1.200.000 ... ... ... .... HĐ0000224 23/04 Xuất bán cho Công ty CP ĐTXD & TM Phú Thịnh 20 60.000 1.200.000 HĐBL275 23/04 Xuất bán lẻ cho bác Chiến 1 60.000 60.000 55 HĐBL276 24/04 Xuât bán lẻ cho cô Nhung 3 60.000 180.000 HĐBL277 24/04 Xuất bán lẻ cho anh Công 2 60.000 120.000 HĐ0000227 27/04 Đại lý Thuỷ Sơn bán được hàng 25 60.000 1.500.000 ... ... ... ... ... .... Giá vốn kết chuyển Tổng phát sinh 27.360.000 Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thang Long University Library 56 Biểu 2.16: Trích Sổ Cái TK 511 Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Mẫu Số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 04 năm 2012 Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có B C D H 1 2 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ HĐ0000202 01/04/2012 Bán Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg 111 1.200.000 ... ... .. .. .. .. HĐ0000224 23/04/2012 Bán Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg 111 1.200.000 HĐ0000225 23/04/2012 Bán bình nóng lạnh Natiwa 131 3.900.000 HDBL275 23/04/2012 Bán Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg 11 60.000 HĐ0000227 27/04/2012 Bán Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg 111 1.500.000 HĐ0000229 28/04/2012 Bán Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg 111 1.200.000 KC 30/04/2012 Kết chuyển doanh thu thuần 911 120.540.000 Cộng số phát sinh 120.540.000 120.540.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.17: Trích Sổ Cái TK 632 57 Công ty: TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Mẫu Số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 04 năm 2012 Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có B C D H 1 2 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ ... ... ... ... PX-190 22/04/2012 Bán sơn chống gỉ Hà Nội 0,5Kg 131 600.000 . .. .. .. . PX-222 23/04/2012 Bán sơn chống gỉ Hà Nội 0,5Kg 131 600.000 PX-223 23/04/2012 Bán bình nóng lạnh Natiwa 131 3.280.000 PX-224 23/04/2012 Bán sơn chống gỉ Hà Nội 0,5Kg 131 30.000 PX-243 27/04/2012 Bán sơn chống gỉ Hà Nội 0,5Kg 131 750.000 PX-250 28/04/2012 Bán sơn chóng gỉ Hà Nội 0,5Kg 131 600.000 KC 30/04/2012 Kết chuyển 911 76.009.000 Cộng số phát sinh 76.009.000 76.009.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thang Long University Library 58 2.2.3.4. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh Chi phí quản lý kinh doanh của công ty gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.  Kế toán chi phí bán hàng - Nội dung Chi phí bán hàng là chí phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình bán hàng sản phẩm, hàng hoá. Chi phí bán hàng phát sinh trong giao dịch, quảng cáo, đóng gói, vận chuyểnToàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Thủ tục, tài khoản sử dụng, sổ sách sử dụng + Sử dụng TK 642.1 – “Chi phí bán hàng”: Phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm. + Chứng từ, sổ sách: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, Phiếu chi + Sổ cái TK 642.1 Chi phí bán hàng phát sinh được hạch toán chung cho toàn bộ sản phẩm bán hàng trong kỳ. Trong tháng 04 năm 2012 tổng chi phí bán hàng phát sinh là 29.886.800 (VNĐ) được hạch toán toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh trong tháng (Sổ cái TK 642.1 Biểu số 2.21 ) Trong tháng phát sinh các chi phí bán hàng như: + Chi phí vận chuyển, xăng xe (Biểu 2.16) + Chi phí khấu hao TSCĐ (Biểu 2.20: Bảng phân bổ khấu hao) + Chi phí lương nhân viên bán hàng + Chi phí điện, nước, điện thoại - Kế toán chi phí bán hàng Sơ đồ 2.7: Quy trình hạch toán chi phí bán hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi,.kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian vào phần mềm kế toán MISA. Chứng từ (hoá đơn GTGT,.. Phần mềm kế toán MISA Sổ Cái TK 642.1 Báo cáo tài chính 59 Ví dụ: Khi công ty nhận được Hoá đơn 0002949 của công ty cổ phần xăng dầu Phùng Hưng thì kế toán lập phiếu chi bằng phần mềm kế toán MISA. Biểu 2.19: Hóa đơn GTGT số 0002949 Cuối tháng, kế toán thực hiện kết chuyển các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng bằng phần mềm kế toán MISA và phần mềm tự động lên Sổ cái tài khoản 642.1 (Biểu số 2.21), Sổ nhật ký chung (Biểu 2.25) Biểu số 2.19: Hoá đơn GTGT số 0002949 Thang Long University Library 60 Biểu số 2.20: Bảng phân bổ khấu hao BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 04 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Toàn doanh nghiệp Phân bổ cho các đối tượng Thời gian sử dụng Nguyên giá TK 627 TK 642.1 TK 642.2 . I. Mức khấu hao của tháng trước 1.635.595.322 20.676.584 1.695.000 1.850.000 II. Mức khấu hao tăng thêm trong tháng 127.500 1. Mua 1 xe máy phục vụ vận chuyển 10 năm 15.300.000 127.500 . . . .. . III. Số khấu hao giảm trong tháng IV. Số khấu hao phải trích trong tháng = I + II - III 1.650.895.322 20.676.584 1.950.000 1.850.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 61 Biểu 2.21: Sổ Cái TK 642.1 Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Mẫu Số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 04 năm 2012 Tài khoản 642.1: Chi phí bán hàng Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có HĐ0000372 30/04 Thanh toán tiền xăng dầu 1111 12.914.700 HĐ0000376 24/04 Thanh toán tiền điện thoại 1111 233.100 HĐ0067532 30/04 Thanh toán tiền điện 1111 655.000 PKT 120 30/04 Tiền lương phải trả 334 13.143.000 PKT 121 30/04 Khấu hao TSCĐ 214 1.950.000 PKT 122 30/04 Kết chuyển 911 29.886.800 Cộng phát sinh 29.886.800 29.886.800 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thang Long University Library 62  Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Nội dung Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh liên quan đến mọi hoạt động của công ty: chi phí nhân viên, chi phí đồ dùng văn phòng, điện nước, điện thoại,..phục vụ công tác QLDN. Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Thủ tục, tài khoản, sổ sách sử dụng Sử dụng TK 642.2 – Chi phí QLDN: Phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Chứng từ, sổ sách: Hóa đơn GTGT, Phiếu chiSổ cái TK 642.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chung cho toàn bộ sản phẩm bán hàng trong kỳ. Trong tháng 04 năm 2012 tổng chi phí QLDN phát sinh là 27.452.819(VNĐ) được hạch toán toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh trong tháng (Sổ cái TK 642.2 Biểu số 2.23) Chi phí QLDN bao gồm: + Chi phí điện thoại (Biểu 2.22), điện, nước, + Chi phí khấu hao TSCĐ (Biểu 2.20: Bảng phân bổ khấu hao) + Chi phí lương nhân viên quản lý + Chi phí đồ dùng văn phòng + Chi phí tiếp khách, chi phí khác có liên quan, - Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Sơ đồ 2.8: Quy trình hạch toán chi phí QLDN Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT, phiếu chi bằng tiền mặt,.kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian vào phần mềm kế toán MISA. Ví dụ: Cuối tháng, Công ty nhận được Hoá đơn GTGT số 0252457 của công ty Viettel về chi phí điện thoại phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp thì Chứng từ (hoá đơn GTGT,.. Phần mềm kế toán MISA Sổ Cái TK 642.2 Báo cáo tài chính 63 kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi trả tiền điện thoại vào phiếu chi trên phần mềm kế toán MISA. Cuối tháng, kế toán kết chuyển các chi phí QLDN phát sinh trong tháng bằng phần mềm kế toán MISA và phần mềm sẽ tự động lên Sổ cái tài khoản 642.2 (Biểu 2.23), Sổ nhật ký chung (Biểu 2.25). Biểu 2.22: Hoá đơn GTGT số 0252457 Thang Long University Library 64 Biểu 2.23: Sổ Cái TK 642.2 Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Mẫu Số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 04 năm 2012 Tài khoản 642.2: Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có HĐ0000372 30/04 Chi phí văn phòng phẩm 1111 1.560.000 HĐ0000376 24/04 Chi phí tiếp khách 1111 1.389.112 HĐ0067532 30/04 Thanh toán tiền điện 1111 829.500 HĐ0067536 30/04 Thanh toán tiền điện thoại 1111 133.707 PKT 152 30/04 Tiền lương phải trả 334 21.690.500 PKT 153 30/04 Khấu hao TSCĐ 214 1.850.000 PKT 154 30/04 Kết chuyển 911 27.452.819 Cộng phát sinh 27.452.819 27.452.819 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.3.5. Nội dung kế toán xác định kết quả bán hàng - Thủ tục Cuối tháng sau khi đã hạch toán đầy đủ doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thì bộ phận sẽ tiến hành kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng. Kế toán định khoản trên sổ Nhật ký chung và vào sổ Cái TK 911. Từ đó, kết quả hạch toán sẽ được kế toán lập thành báo cáo kết quả kinh doanh với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Misa. 65 Kế toán căn cứ vào sổ cái tài khoản 911 để ghi sổ cái tài khoản 421. Từ đó, lập các báo cáo tài chính bằng phần mềm kế toán MISA 2012 phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp và các yêu cầu của các cơ quan chức năng như cơ quan thuế,... - Phương pháp hạch toán Cuối tháng 04/2012, sau khi kế toán đã nhập đầy đủ các chứng từ, hoá đơn bán hàng, chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào phần mềm kế toán MISA, phần mềm sẽ tự động kết chuyển và lập các sổ tổng hợp. Biểu 2.24: Sổ Cái TK 911 Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Mẫu Số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 04 năm 2012 Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 30/04 Kết chuyển GVHB 632 76.009.000 30/04 Kết chuyển CPBH 642.1 29.886.800 30/04 Kết chuyển CPQLDN 642.2 27.452.819 30/04 Kết chuyển doanh thu thuần 511 120.540.000 30/04 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 4.450.000 30/04 Kết chuyển thu nhập HĐTC 515 19.000.000 30/04 Kết chuyển chi phí khác 811 400.000 30/04 Kết chuyển thu nhập khác 711 950.000 30/04 Kết chuyển CP thuế TNDN 8211 572.845 30/04 Kết chuyển lãi 421 1.718.536 Cộng phát sinh 140.490.000 140.490.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thang Long University Library 66 Biểu 2.25: Sổ Nhật ký chung Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong Địa chỉ: 575 – Chùa Thông – Sơn Tây – Hà Nội Mẫu Số: S03a – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 04 năm 2012 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số tiền Số hiệu NT Nợ Có 23/04 HĐ0000224 23/04 Xuất bán hàng cho công ty Phú Thịnh x 632 600.000 x 1561 600.000 x 111 1.320.000 x 33311 120.000 x 5111 1.200.000 23/04 HĐ0000225 23/04 Bán bình nóng lạnh cho công ty Minh Đức x 632 3.280.000 x 1561 3.280.000 x 111 4.290.000 x 33311 390.000 x 5111 3.900.000 23/04 HĐ0000226 23/04 Xuất bán hàng theo bảng kê x 632 600.000 x 1561 600.000 x 111 1.320.000 x 33311 120.000 x 5111 1.200.000 24/04 HĐ0000228 24/04 Xuất bán hàng theo hoá đơn x 632 300.000 x 1561 300.000 x 131 660.000 x 33311 60.000 x 5111 600.000 24/04 HĐ0000229 24/04 Xuất bán hàng theo bảng kê x 632 1.320.000 x 1561 1.350.000 x 131 1.650.000 x 33311 150.000 67 Ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) x 5111 1.500.000 24/04 HĐ0000227 24/04 Đại lý Thủy Sơn đã bán được hàng gửi x 632 750.000 x 157 750.000 x 131 1.650.000 x 5111 150.000 x 33311 1.500.000 ... ... ... ... ... ... ... 27/04 HĐ0000227 24/04 Chiết kháu thương mại x 521 x 33311 x 131 30/04 KC 30/04 Tạm tính thuế TNDN x 8211 572.845 x 3334 572.845 30/04 Kết chuyển GVHB x 911 76.009.000 x 632 76.009.000 30/04 Kết chuyển CPBH x 911 29.886.800 x 642.1 29.886.800 30/04 Kết chuyển CP QLDN x 911 27.452.819 x 642.2 27.452.819 30/04 Kết chuyển Doanh thu thuần x 511 120.540.000 x 911 120.540.000 30/04 Kết chuyển chi phí HĐTC x 911 4.450.000 x 635 4.450.000 30/04 Kết chuyển thu nhập HĐTC x 515 19.000.000 x 911 19.000.000 30/04 Kết chuyển thu nhập khác x 711 950.000 x 911 950.000 30/04 Kết chuyển CP thuế TNDN x 911 572.845 x 8211 572.845 30/04 Kết chuyển lãi x 911 1.718.536 x 421 1.718.536 Cộng sang trang 360.560.600 360.560.600 Thang Long University Library 68 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ ĐÔNG PHONG 3.1. Đánh giá khái quát thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH XDTM & Cơ Khí Đông Phong Qua thời gian thực tập và khảo sát thực tế tại công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong, em đã được tìm hiểu, tiếp xúc thực tế với công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Hạch toán kế toán là một bộ phận cực kỳ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường và phát triển nhanh chóng hiện nay, nó đòi hỏi cần thiết phải xây dựng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Vì vậy, em có rút ra một số ưu điểm, nhược điểm về tình hình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tại công ty như sau: 3.1.1. Ưu điểm Các ưu điểm của công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng được thể hiện qua những mặt sau đây: - Công tác kế toán nói chung: Trong nền kinh tế thị trường, công ty đã rất năng động để thích nghi với quá trình phát triển của đất nước, đã cố gắng trang bị thêm máy móc thiết bị để đưa vào sản xuất cơ khí để nâng cao chất lượng sản phẩm và cũng như khâu chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng của công ty. Công ty đã dần chiếm được lòng tin của khách hàng bởi chất lượng sản phẩm do công ty sản xuất và các sản phẩm của các hãng khác mà công ty phân phối làm đại lý. Chính vì vậy, trong những năm gần đây, công ty đã phát triển rất nhanh, đời sống của công nhân, nhân viên cũng được cải thiện. Đó là kết quả của bộ máy lãnh đạo, quản lý năng động, sáng tạo, nhiệt tình với công việc. Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty Đông Phong, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Kế toán đã phát huy được vai trò của mình trong công ty góp phần với sự phát triển của công ty, trong đó công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả bán hàng cũng dần được hoàn thiện và đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý và các đối tượng cần sử dụng thông tin. 69 Công ty đã áp dụng thực hiện đúng các chế độ tài chính mà Nhà nước đã ban hành đáp ứng nhu cầu quản lý, sổ sách kế toán được tổ chức phù hợp, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Việc theo dõi đối chiếu công nợ giữa khách hàng với Công ty được theo dõi chi tiết trên sổ công nợ đảm bảo tính toán đúng, chính xác số tiền khách hàng còn nợ ở từng thời điểm để có biện pháp thu hồi nợ. - Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty có đội ngũ kế toán riêng, có năng lực và kinh nghiệm làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy được sắp xếp phù hợp với yêu cầu và trình độ, khả năng của từng nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán sẽ được phân công cụ thể về công việc của mình. Chính vì thế, công tác kế toán đã tạo ra một sự chuyên môn hoá trong công tác kế toán, điều này giúp cho công việc kế toán không bị chồng chéo, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, giúp cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết nhanh chóng theo sự phân công công việc đã định sẵn. - Chứng từ sổ sách: Hầu hết các hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán của công ty đều tuân theo chế độ kế toán hiện hành. Phần lớn hệ thống sổ sách của công ty khá đầy đủ, tỉ mỉ, việc ghi chép và mở sổ sách được làm theo quy định cùng với sự trợ giúp đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán Misa giúp cho công việc kế toán được diễn ra trôi chảy và thực hiện nhanh chóng. - Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản trong việc hạch toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả đúng chế độ và do Bộ Tài chính ban hành, thống nhất tại cửa hàng và phòng kế toán của công ty. Công ty còn mở riêng từng tài khoản chi tiết cho từng sản phẩm, hàng hoá, điều này giúp cho kế toán theo dõi chi tiết từng mặt hàng, từng doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng và thuận lợi trong công việc ghi chép đơn giản, rõ ràng, giảm nhẹ được khối lượng công việc, tránh chồng chéo trong công tác theo dõi, ghi chép. Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng của công ty được thực hiện dễ dàng, cách tính đơn giản, tổng kết tính toán một cách chính xác giúp cho bộ phận quản lý công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, nên đầu tư mặt hàng nào, thị trường, Công ty cũng thường xuyên tổ chức cho kế toán trưởng đi tham gia các câu lạc bộ kế toán tại địa bàn để nâng cao trình độ hiểu biết cũng như thu thập các Thang Long University Library 70 thông tin mới về kế toán, về các chế độ hiện hành để áp dụng cho công ty tránh những sai xót khi làm việc với các cơ quan chức năng. - Phương pháp hạch toán: Công ty thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán, các quy định, hướng dẫn của Bộ Tài Chính, đảm bảo chính xác, đúng chế độ. Mọi công việc về nghiệp vụ kế toán như nhập - xuất hàng hóa; thu, nộp tiền vào tài khoản của công ty; công tác thống kê, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế được thực hiện đầy đủ, đúng quy định. Mỗi nghiệp vụ phát sinh được cập nhật trên phần mềm kế toán MISA, việc này giúp giảm tải công việc của kế toán nhất là trong giai đoạn cuối kỳ phải nộp biểu mẫu, báo cáo tài chính cho các cơ quan Nhà Nước. - Công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Tại công ty Đông Phong, công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng được tổ chức thực hiện làm sao để vừa đơn giản, vừa linh hoạt và phải vừa đáp ứng nhu cầu quản lý của ban Giám đốc. Lập đầy đủ các biểu mẫu sổ sách để theo dõi các chỉ tiêu như giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng. Phản ảnh đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong các quá trình mua, bán hàng hóa hay quá trình quản lý doanh nghiệp. 3.1.2. Những hạn chế Những ưu điểm trên trong công tác kế toán đã đóng góp không nhỏ vào sự thành công của công ty song bên cạnh những ưu điểm đó vẫn còn những vướng mắc những tồn tại mà các nhà quản lý nói chung và các cán bộ kế toán nói riêng cần phải quan tâm để có biện pháp xử lý kịp thời, nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác kế toán cũng như hiệu quả của việc tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong. Những hạn chế đó được bộc lộ ở những điểm như sau: - Chứng từ kế toán: Về hạch toán hàng gửi bán đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, Công ty vẫn sử dụng chứng từ Phiếu xuất kho giống như hạch toán bán hàng trực tiếp, chưa áp dụng quy định riêng về sổ sách chứng từ cho trường hợp gửi bán đại lý. Về phía đại lý cũng chậm trong việc gửi hoá đơn GTGT phản ánh số hoa hồng được hưởng về cho Công ty Đông Phong. Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, các chứng từ kế toán có liên quan hàng ngày được lưu tại phòng kế toán nhưng chưa được hạch toán vào phần mềm kế toán MISA mà sau 10 ngày, kế toán mới hạch toán vào phần mềm kế toán MISA dẫn đến tình trạng công việc sẽ dồn dập vào một thời điểm. 71 - Sổ sách kế toán: Hiện nay Công ty chưa sử dụng các sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ kế toán tiêu thụ thường xuyên phát sinh. Mà đặc điểm tiêu thụ tại Công ty lại nảy sinh nhiều nghiệp vụ trong ngày và nhiều trường hợp bán hàng chưa thu tiền ngay, các trường hợp này Công ty phản ánh luôn vào Nhật ký chung. - Công nợ phải thu, phải trả Để giữ mối quan hệ với các bạn hàng lớn cũng như các bạn hàng có uy tín thì công ty Đông Phong thường có chính sách cho phép khách hàng được trả chậm hoặc giao hàng trước rồi sau đó nhận tiền sau. Tuy nhiên, kế toán tại công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi, điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán công nợ của công ty hiện nay còn nhiều hạn chế dẫn đến phát sinh nhiều khoản thu khó đòi, công nợ không có khả năng thanh toán, làm ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Hằng năm, Công ty nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Chi phí quản lý kinh doanh Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được công ty TNHH Đông Phong phân bổ cho sản phẩm tiêu thụ mà cuối tháng sẽ được hạch toán tổng hợp, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Điều này sẽ không phản ánh thực chất giá thành sản phẩm, hàng hoá ảnh hưởng đến doanh thu tiêu thụ, xác định kết quả cuối năm, mặt khác dẫn đến việc cung cấp thông tin cho Ban giám đốc hoặc nhà quản lý chưa thật sự chính xác. - Nên xây dựng sản phẩm, hàng hoá thành các danh mục, nhóm: Do đặc thù kinh doanh của công ty Đông Phong là công ty thương mại, xây dựng và cơ khí nên có rất nhiều sản phẩm, hàng hoá được tiêu thụ. Công ty nên xây dựng thành hệ thống các danh mục hoặc nhóm sản phẩm theo từng chủng loại hoặc theo chức năng của sản phẩm. - Công tác đôn đốc công nợ: Hiện nay công tác đôn đốc công nợ của Công ty còn chưa hiệu quả. Các khoản nợ chưa được theo dõi sát sao về giá trị cũng như thời hạn thanh toán. Điều này dẫn đến tình trạng khó theo dõi các đối tượng công nợ, khó tổng hợp, dễ xảy ra tình trạng thiếu xót hoặc nhầm lẫn. Các khoản phải thu khó đòi, các khoản phải thu sắp đến hạn thanh toán vẫn chưa có chính sách cụ thể đối phó. - Chính sách đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm: Thang Long University Library 72 Hiện tại, chính sách tiêu thụ sản phẩm của Công ty chưa thực sự đạt hiệu quả. Số lượng sản phẩm tiêu thụ nhiều lúc còn chậm gây ra tình trạng việc quay vòng vốn còn chậm, đọng vốn trong sản phẩm. Công ty chưa có các chính sách khuyến mại, marketing mạnh mẽ để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH XDTM & Cơ Khí Đông Phong - Chứng từ kế toán: Đối với phương thức bán hàng thông qua đại lý, Công ty phải sử dụng mẫu chứng từ riêng cho phương thức gửi hàng đại lý theo quy định. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (Biểu số 3.1) là cơ sở ghi sổ kế toán và là chứng từ để lưu thông hàng hoá trên thị trường. + Khi Công ty xuất hàng hoá giao cho đại lý thì kèm theo phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Khi đại lý thông báo bán được hàng thì Công ty Đông Phong sẽ xuất hoá đơn GTGT dựa trên số lượng hàng hoá ghi trên bảng kê mà đại lý gửi về. Công ty nên đôn đốc đại lý gửi hoá đơn GTGT phản ánh hoa hồng đại lư được hưởng về cho Công ty ngay trong tháng, tránh để chậm trễ sang tháng sau. Các chứng từ kế toán như hoá đơn, phiếu xuất, nhập kho. cần được kịp thời hàng ngày hạch toán vào phần mềm kế toán MISA để đảm bảo việc theo dõi thường xuyên tình hình nhập – xuất – tồn của sản phẩm, hàng hoá, công nợ của khách hàng. Việc này tránh cho công việc không bị dồn quá nhiều vào cuối tháng đồng thời còn cung cấp các thông tin kịp thời cho ban giám đốc để phục vụ tốt công tác quản lý tiền vốn, công tác quản lý hàng tồn kho,.. cho công ty. - Sổ sách kế toán: Công ty nên mở các sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền để có thể cập nhật kịp thời, theo dõi được dòng tiền lưu thông hiện tại có trong doanh nghiệp. Công ty nên sử dụng Sổ nhật ký bán hàng được lập cho từng tháng. Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi tất cả các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền. Căn cứ vào sổ Nhật ký bán hàng để lập Sổ cái các tài khoản liên quan TK 131, TK 511 (Biểu số 3.2: Sổ Nhật ký bán hàng) 73 Biểu số 3.1:Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Mẫu số: 04HGDL Tên tổ chức, cá nhân: Đại ký Thuỷ Sơn Địa chỉ:Ngã Ba Gạch – Phúc Thọ - Hà Nội Mã số thuế: Ký hiệu: Số: PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI LÝ Liên 1: Lưu Ngày 26 tháng 03 năm 2012 Căn cứ hợp đồng kinh tế số: HDDL-01/2012 của Công ty TNHH XD Thương Mại và Cơ Khí Đông Phong với (tổ chức, cá nhân): Bà Lê Thị Thuỷ (Đại ký Thuỷ Sơn) Họ tên người vận chuyển: Đoàn Khuất Quang Hợp đồng số:.. Phương tiện vận chuyển: Xe kéo Xuất tại kho: kho Công ty 01 Nhập tại kho: kho Thuỷ Sơn Đơn vị tính: VNĐ STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg (mới 100%) lon 25 Tổng cộng: Người nhận hàng Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ghi chú: (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Liên 1: Lưu Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng Liên 3: Nội bộ Thang Long University Library 74 Biểu số 3.2:Sổ Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng 4 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu khách hàng Tài khoản ghi có Thuế GTGT phải nộp Số Ngày Sản phẩm Hàng hóa Dịch vụ 04/04 04/04 Xuất bán KT ESSCO chưa thu tiền 1.320.000 1.200.000 120.000 ... ... ... ... 10/04 10/04 Xuất bán cty XD TM Huy Hùng 1.320.000 1.200.000 120.000 11/04 11/04 Bán bình nóng lạnh cty Minh Đức 4.290.000 3.900.000 390.000 12/04 12/04 Xuất bán nhà máy Z151 1.320.000 1.200.000 120.000 ... ... ... ... 29/04 29/04 Cty Cp XD TK Phúc Thọ 3.300.000 3.000.000 300.000 ... ... ... ... Tổng 67.320.000 61.200.000 6.120.000 75 - Nên trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi với từng đối tượng khách hàng và kế toán dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng của Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong còn có những trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Mặt khác, để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, cũng như để dự phòng trong trường hợp Công ty khách hàng mất khả năng thanh toán thì kế toán nên theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng bằng cách mở sổ chi tiết riêng cho từng khách hàng (khách hàng lâu năm và khoản phải thu có giá trị lớn) để có thể quản lý, theo dõi và có các biện pháp thu hồi vốn. Ví dụ: TK 131 – ĐLST: Phải thu khách hàng - Điện lực Sơn Tây TK 131 – CKĐ1: Phải thu khách hàng - Cơ Khí điện 1 TK 131 – MĐUC: Phải thu khách hàng - Công ty cổ phẩm Minh Đức .. Vì vậy Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền chưa thanh toán như là hợp đồng kinh tế, các khế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi. Theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 về hướng dẫn trích lập dự phòng phải thu khó đòi thì: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng: TK 159 “Dự phòng phải thu khó đòi” TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” Thang Long University Library 76 Doanh số bán hàng của loại sản phẩm i Ví dụ: Giả sử Công ty TNHH Phú Thịnh đang nợ Công ty một số tiền là 10.000.000 (VNĐ) và đã quá hạn thanh toán là một năm. Trường hợp này Công ty sẽ hạch toán khoản dự phòng như sau:(Trường hợp này Công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi trước đó). Nợ TK 642.2: 5.000.000 (=10.000.000 x 50%) Có TK 139: 5.000.000 Tới năm tiếp theo mà Công ty TNHH Phú Thịnh vẫn chưa thanh toán tức đã quá hạn thanh toán 2 năm. Công ty lập dự phòng là: 10.000.000 x 70% = 7.000.000 (VNĐ) Tuy nhiên, Công ty Đông Phong đã trích trước 5.000.000 (VNĐ) nên số lập dự phòng thêm là: Nợ TK 642: 2.000.000 Có TK 139: 2.000.000 Như vậy việc lập dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi và xử lý hạch toán như trên giúp Công ty đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Từ đó việc xác định kết quả tiêu thụ chính xác hơn đồng thời Công ty cũng có biện pháp ứng phó kịp thời, chủ động những khó khăn về tài chính do việc thu hồi chậm các khoản nợ đó gây ra. - Nên phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng: Do các mặt hàng trong việc kinh doanh của Công ty Đông Phong khá đa dạng, có tính chất khác nhau nên việc phân bổ các chi phí bán hàng và chi phí QLDN nên theo các nhóm hàng hóa khác nhau theo ý kiến phân nhóm hàng hóa đã nêu ở trên. Vì thế, phương án đề xuất tính chi phí bán hàng và chi phí QLDN có thể phân bổ theo doanh số bán hàng trong tháng hoặc trong quý. Ta có công thức tính như sau: = = x = x Ví dụ: Trong tháng 4, Công ty bán được 20.000.000 (VNĐ) sơn Dulex loại A hộp lớn mã màu 11221 – 11230. Tỷ lệ doanh số bán hàng của loại sản phẩm i Chi phí bán hàng phân bổ cho loại sản phẩm i Tổng Doanh số bán hàng trong tháng Tổng chi phí bán hàng cần phân bổ trong tháng Tỷ lệ doanh số bán hàng của loại sản phẩm i Chi phí QLDN phân bổ cho loại sản phẩm i Tổng chi phí QLDN cần phân bổ trong tháng Tỷ lệ doanh số bán hàng của loại sản phẩm i 77 Tổng doanh số bán hàng về mặt hàng sơn trong tháng là 70.000.000 (VNĐ) Chi phí bán hàng trong tháng 4 cần phân bổ là 9.000.000 (VNĐ) Chi phí QLDN trong tháng 4 cần phân bổ là 14.000.000 (VNĐ) Vậy ta có: Tỷ lệ doanh số bán hàng của mặt hàng sơn Dulex loại A hộp lớn (mã màu 11221 - 11230) là: 20.000.000/70.000.000 = 0,285714 Chi phí bán hàng phân bổ cho nhóm hàng trên là: 9.000.000 x 0,285714 =2.571.429 đ Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng trên là: 14.000.000 x 0,285714 = 4.000.000 đ - Nên xây dựng doanh sách hệ thống sản phẩm theo chủng loại: Do đặc thù của công ty Đông Phong là vừa gia công cơ khí các sản phẩm về kim loại như nhôm, sắt, kính ôtô các loại,... và vừa kinh doanh, làm đại lý phân phối cho nhiều hãng chuyên về nội thất, gia dụng trong xây dựng công trình như sơn lót, sơn nền công trình, sàn gỗ công nghiệp, cửa các loại như cửa đi, cửa sổ, cửa cuốn, các loại bình tắm, bồn tắm thông minh,.nên các sản phẩm, hàng hoá của công ty là rất đa dạng gây khó khăn trong quản lý. Vậy nên, nếu công ty phân loại và xậy dựng được một danh mục hệ thống hàng hoá sẽ rất thuận lợi trong việc quản lý và hạch toán sản phẩm, hàng hoá giúp cho công việc của các kế toán viên được thuận lợi và đơn giản hơn, tránh được tình trạng công việc bị dồn dập, chồng chéo vào cuối tháng. Ví dụ: công ty có thể phân loại thành các nhóm sản phẩm, hàng hoá như sau: + Sơn các loại: độ lớn loại lớn, nhỏ, chất lương loại A, B, C, (Ví dụ: S_Kova_K206_18L: Sơn Kova loại màu K206 loại 18 lít S_Maxilite_A21312_18L: Sơn Maxilite màu A21312 18 lít) + Sàn gỗ (GLS_T25x5: Gỗ lát sàn bằng gỗ thông, kích thước 25x5cm); + Bồn tắm; + Bình nước + Vật liệu thô phục vụ công trình: gạch, đinh, vít,; + Cầu thang và cửa các loại; + - Công ty cần phải đôn đốc công nợ tốt hơn: Công ty cần mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Định kỳ, cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về giá trị khoản nợ và thời hạn thanh toán, tránh xảy ra các khoản nợ phải thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi. Như vậy, công ty sẽ luôn kiểm soát được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có các biện pháp nhắc nhở, đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn. Đồng thời, phân loại nợ để có biện pháp quản lý phù hợp. Thang Long University Library 78 - Đối với những khoản nợ trong và đến hạn: Khi đang là các khoản nợ trong hạn, cần theo dõi liên tục đặc biệt là theo dõi về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng. Đến khi đến hạn thanh toán, công ty cần có biện pháp đốc thu: Thông báo nợ đến hạn cho khách hàng, chuẩn bị giấy tờ chứng từ thanh toán liên quan, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toán để rút ngắn thời gian và chủ động trong thanh toán. - Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, công ty phải tiến hành phân tích rõ nguyên nhân khách hàng không thanh toán đúng hạn, là do khách quan hay chủ quan (nếu là nguyên nhân khách quan thì công ty có thể gia hạn thêm). Từ đó, tuỳ theo mức độ thời gian của các khoản nợ để áp dụng các biện pháp phù hợp: + Nếu các khoản nợ quá hạn mới phát sinh, công ty cần áp dụng các biện pháp mềm mỏng, có tính chất đề nghị, yêu cầu thông qua việc gửi thư hay điện thoại. + Nếu sau một thời gian không tiến chuyển, công ty cần áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn, cử người trực tiếp tới khách hàng còn nợ lớn, đưa ra những cơ sở pháp lý buộc khách hàng trả nợ. + Nếu những nỗ lực thông thường không mang lại kết quả thì công ty phải yêu cầu và đệ đơn đến toà án kinh tế xem xét, can thiệp. Tuy nhiên, các biện pháp mà công ty đưa ra phải vừa có lý, vừa có tình, không dùng các biện pháp tiêu cực không đúng pháp luật, gây tai tiếng xấu và làm mất uy tín cho công ty. - Nên có những chính sách để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm: + Công ty Đông Phong cần chú trọng hơn về nghiên cứu thị trường một cách chặt chẽ. Công ty nên thu thập thông tin trên thị trường về các chủng loại sản phẩm, hàng hoá mà công ty kinh doanh, thu thập ý kiến của khách hàng nhận xét công ty về các mặt như chất lượng hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng của công tyĐể công ty có một cái nhìn tổng thể về nhu cầu và thị yếu của người tiêu dùng, từ đó công ty có những phương thức, giải pháp cải tiến tốt hơn, nâng cao doanh số. + Công ty cần có những hình thức bán hàng riêng áp dụng cho các khách hàng lâu năm để tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng như chiết khấu hơn với khách hàng lâu năm, thay đổi tỷ lệ chiết khấu, thường xuyên khuyến mại thêm cho các khách hàng mua với số lượng lớn, thường xuyên quan tâm đến khách hàng về chất lượng sản phẩm, cử các đội ngũ bảo dưỡng miễn phí sản phẩm với các mặt hàng có tính chất công nghệ cao như: bồn tắm thông minh, bình tắm năng lượng mặt trời thông minh, + Tìm kiếm khách hàng tiền năng qua đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, phòng marketing, các hình thức quảng cáo sản phẩm,.. + Với khách hàng mới đến với công ty sẽ được đội ngũ bán hàng thân thiện, cởi mở, nhiệt tình giới thiệu, tư vấn về các yêu cầu sản phẩm của khách hàng, chiết khấu sản phẩm để thu hút khách hàng. 79 + Mạnh dạn đầu tư các hình thức quảng cáo truyền thông như: phát tờ rơi, khuyến mãi rộng rãi, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, Trên đây là toàn bộ những ý kiến, đề xuất của em góp phần nhỏ bé trong việc hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Cơ Khí Đông Phong. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. 3.3. Kiến nghị Để có thể thực hiện được các kiến nghị, giải pháp được đề ra ở trên có tính khả thi cao trong thực tiễn thì vai trò của Ban giám đốc Công ty, bộ phận kế toán tại công ty và các chính sách, hành lang pháp lý của các cơ quản lý Nhà Nước có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. 3.3.1. Đối với ban giám đốc Công ty Ban giám đốc cần lên kế hoạch cụ thể về thời gian cụ thể, phương án để tìm hiểu nhu cầu thị trường, kế hoạch cụ thể và đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ. Đồng thời cũng lên kế hoạch để giải quyết các công nợ còn tồn đọng và có giải pháp để tránh các công nợ trong tương lai. Lên kế hoạch cụ thể, mục tiêu hướng tới trong tương lai,..cho phương án hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty một cách nghiêm túc, linh hoạt. Lên kế hoạch để các nhân viên kế toán được tham gia các câu lạc bộ kế toán, tạo điều kiện cho nhân viên được đi học để nâng cao trình độ kế toán. Để thực hiện được thì cả công ty, từ Ban giám đốc công ty đến các phòng ban thấp hơn cần có sự phối hợp, phân công rõ ràng và cần thiết phải có khen thưởng, phê bình kịp thời. Thường xuyên tiến hành tổng kết đánh giá hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. 3.3.2. Đối với bộ phận kế toán công ty Ban giám đốc cùng phối hợp với kế toán trưởng công ty nên tuyển chọn các nhân viên kế toán có năng lực tốt, chuyên môn khá và đáp ứng được nhu cầu của công ty hiện nay hoặc có thể thay thế các nhân viên kế toán chưa, không đủ năng lực đáp ứng được các yêu cầu của công ty. Công ty nên thường xuyên cập nhật các thông tin mới nhất, các quy định về kế toán, thuế, của cơ quan quản lý Nhà nước cho đội ngũ kế toán để thực hiện đúng và đủ các yêu cầu của Nhà nước. Đồng thời cũng cần phải chủ động nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về Kế toán của chính bản thân các kế toán viên trong công ty. Thang Long University Library 80 Đội ngũ nhân viên kế toán nên rà soát lại tất các sản phẩm đang được bày bán và sản xuất tại công ty và hệ thống hóa, xây dựng các danh mục sản phẩm lên phần mềm kế toán MISA. 3.3.3. Đối với cơ quan quản lý Nhà nước Công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công tác rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của toàn bộ các doanh nghiệp nói chung và với Công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong nói riêng. Ngoài việc sản xuất kinh doanh thì Công ty còn phải thực hiện các nghĩa vụ về đường lối chính sách của Đảng và Nhà Nước. Chính vì thế, cơ quan quản lý Nhà nước cần nên có những hành lang pháp lý mở rộng, các chính sách về pháp luật nới rộng,..Cải tiến các chính sách về Thuế (thuế GTGT, thuế TNDN,..) được giảm để hoạt động của doanh nghiệp vừa được diễn ra một cách tốt nhất, thích ứng với thị trường, vừa thực hiện tốt các qui định của pháp luật, của Nhà nước. Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay, nhất là năm nay là năm kinh tế đang suy thoái. Do vậy, các cơ quan quản lý như Bộ tài chính nên có những chính sách giảm thuế TNDN, GTGT để doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về tài chính Mặt khác, là một nền kinh tế thị trường nên các doanh nghiệp được tự do kinh doanh. Điều này sẽ không tránh khỏi việc các doanh nghiệp sẽ làm giả, làm nhái hàng hóa để thu lời bất chính gây thiệt hại vô cùng lớn với các doanh nghiệp làm ăn đứng đắn, mà còn thiệt hại trực tiếp đến người tiêu dùng. Cơ quan pháp luật cần có những chế tài mạnh hơn trong việc xử lý kinh tế, các quy định chặt chẽ về quyền kinh doanh, quyền sáng chế, nhãn hiệu kinh doanh,.. Thực tế thấy rằng, còn một số nghiệp vụ mà kế toán khi ðịnh khoản còn lúng túng, làm chưa tốt. Vì thế, Bộ tài chính cũng cần ban hành các thông tư hướng dẫn để kế toán có thể thực hiện tốt hơn công việc của mình. 81 KẾT LUẬN Có thể nói rằng, trong nền kinh tế thị trường hiện nay thực hiện hạch toán kinh tế theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước đòi hỏi các doanh nghiệp một mặt phải tự trang trải chi phí, mặt khác phải thu lại được lợi nhuận để bù đắp các chi phí đã bỏ ra và đảm bảo được sự tồn tại của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó thì cần phải quản lý chặt chẽ các khoản mục như tài sản, vật tư, chi phí, quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp. Theo đó, chất lượng của các thông tin kế toán mà kế toán tổng hợp qua quá trình hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, thúc đẩy sự luân chuyển hàng hoá quay vòng nhanh, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và trở thành mục tiêu kinh doanh mà các doanh nghiệp đều muốn đạt được. Chính vì vậy, hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu với cả toàn doanh nghiệp nói chung, bộ phận kế toán nói riêng. Trong thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong, được sự giúp đỡ của các cô, các anh chị trong phòng kế toán, các phòng ban có liên quan cùng với sự giúp đỡ, hướng dẫn của cô giáo Th.S Vũ Thị Kim Lan em đã đi sâu tìm hiểu về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Tuy nhiên, do kiến thức học được trên lớp cũng như trên thực tế có hạn, trình độ còn thiếu xót nên không tránh khỏi những sai sót.Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô giáo trong trường cũng như các cô, các anh chị trong phòng kế toán của công ty để bài khoá luận tốt nghiệp của em được tốt hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Vũ Thị Kim Lan và các thầy cô giáo trong trường cùng các cô, các anh chị trong phòng kế toán công ty TNHH XD TM & Cơ Khí Đông Phong đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này! Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 2014 Sinh viên Phạm Thị Ngọc Linh Thang Long University Library 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ tài chính. 2010. “Chế độ kế toán Việt Nam Quyển 1 Hệ thống tài khoản kế toán”. Hà Nội: NXB Thống kê 2. Bộ tài chính. 2010. “Chế độ kế toán Việt Nam Quyển 2 Báo cáo tài chính và sổ kế toán sơ đồ kế toán”. Hà Nội: NXB Thống kê. 3. Slide bài giảng “Kế toán sản xuất 1,2” Đại học Thăng Long. 4. Các tài liệu của công ty CP XDSX & TM Gia Lộc. 5. Luận văn của các anh chị khóa trên.