Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh

ản dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa sử dụng hết của năm trước thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 1593 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa sử dụng hết của năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 1593 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 1.6. Tổ chức sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.6.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái 15 1.6.2. Hình thức chứng từ ghi sổ 1.6.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 1.6.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính 1.6.5. Hình thức nhật ký chung Điều kiện áp dụng: - Nếu lao động thủ công: Loại hình doanh nghiệp đơn giản, quy mô kinh doanh nhỏ và vừa. Trình độ quản lý và trình độ kế toán thấp, số lượng lao động kế toán ít. - Nếu áp dụng kế toán máy: hình thức này phù hợp với mọi loại hình kinh doanh và quy mô hoạt động. Ưu điểm: Đây là hình thức dễ làm, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán của công ty. Nhược điểm: Lượng ghi chép tương đối nhiều. Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Sổ Nhật ký mua hàng Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 152 (611) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Thang Long University Library 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CƠ ĐIỆN VÀ THƯƠNG MẠI PHƯƠNG LINH 2.1. Khái quát về Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh được thành lập theo hình thức Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Công ty thành lập vào năm 2000, đi vào hoạt động từ năm 2002 theo giấy Đăng ký kinh doanh số 0101000610 ngày 10/04/2002. Vốn điều lệ của công ty tính đến đầu năm 2007 là 1.900.000.000 đồng. Vốn của công ty chủ yếu là vốn góp của hai thành viên Ông Trần Văn Lê và Bà Trần Hương Lan. Công ty được hình thành, xây dựng và đi vào hoạt động năm 2002. Từ khi thành lập và đi vào hoạt động, công ty có một số nét chính sau: - Năm 2000: Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh ra đời với diện tích vài trăm kg và số công nhân chưa đến 10 người. - Năm 2002: Mở rộng quy mô xưởng sản xuất lên 1000 m2, và showroom trưng bày được mở tại Trường Chinh. - Năm 2005: Mở rộng quy mô nhà máy lên 4.000m2. - Năm 2006: Mở rộng lĩnh vực kinh doanh máy hút bụi, hệ thống hút lọc bụi công nghiệp. - Năm 2008: Mở rộng chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh để phục vụ đông đảo khách hàng tại Miền Nam. - Năm 2012: Quy mô nhà máy mở rộng lên hơn 10.000 m2 tại khu công nghiệp Quang Minh. - Năm 2013: Mở rộng mạng lưới phân phối tại 18 Phạm Hùng, một trung tâm điện máy công nghiệp Phương Linh tại 99 Phạm Văn Đồng. - Thành lập Trung tâm công nghệ cao Phương Linh. Đầu tư hệ thống máy móc thiết bị hiện đại và tân tiến. - Tổng cán bộ công nhân viên 2013: 320 người. Với trình độ công nghệ hiện đại, năng lực sản xuất lớn, chất lượng sản phẩm tốt, hệ thống quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả, Phương Linh đã vinh dự nhận được nhiều giải thưởng uy tín, danh giá của các bộ ngành như giải thưởng “Thương hiệu mạnh Việt Nam 2007”, huy chương vàng “Hàng việt nam chất lượng phù hợp tiêu chuẩn”, cúp vàng “sản phẩm uy tín chất lượng”, cúp sen vàng “Doanh nghiệp tiêu biểu”... Ngoài ra, tất cả các sản phẩm của Phương Linh được sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001 - 2013 và tiến tới là tiêu chuẩn ISO 14000, và 19 đặc biệt thương hiệu Phương Linh đã vinh dự nhận 2 giải thưởng cao quí là “Thương hiệu mạnh Việt Nam” và “Thương hiệu nổi tiếng quốc gia”. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến. Loại cơ cấu này có đặc điểm là mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty được thực hiện một đường thẳng: người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình. Nhiệm vụ của từng phòng ban: Giám đốc Là đại diện cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của Giám đốc được quy định trong Điều lệ của công ty. Phó Giám đốc Chịu trách nhiệm quản trị và lãnh đạo điều hành các phòng ban dưới sự chỉ đạo của Giám Đốc. P.Kinh doanh P.Marketing P.Hành chính - nhân sự Nhà máy sản xuất P.Kế toán PHÓ GIÁM ĐỐC ShowroomChi nhánh Tp.HCM Bộ ph ận b ảo h àn h Bộ ph ận b án h àn g Bộ ph ận t ư v ấn k ỹ th u ật Sh ow ro om H CM Sh ow ro om H N GIÁM ĐỐC Ph òn g v ật t ư Ph òn g qu ản lý chất l ượn g Ph òn g k ỹ th uậ t sản x uấ t Thang Long University Library 20 Phòng Kinh doanh bao gồm các bộ phận sau: + Bộ phận bán hàng: có nhiệm vụ giao dịch trực tiếp cho khác hàng, gửi báo giá và tư vấn kỹ thuật khi có yêu cầu từ phía khách hàng, nhận đơn đặt hàng và tổ chức ký kết hợp đồng. Tiếp cận, khai thác, quản lý, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng và tham gia thương thảo các hợp đồng kinh tế. + Bộ phận tư vấn kỹ thuật: Tiếp nhận thông tin của khách hàng, khảo sát và thiết kế, chịu trách nhiệm bóc tách dự toán và hệ thống lắp đặt. + Bộ phận bảo hành: chịu trách nhiệm theo dõi sản phẩm bảo hành; lên kế hoạch cử cán bộ đến nơi cần bảo hành hoặc tiếp nhận sản phẩm mà khách hàng mang đến; thu thập thông tin về lỗi của sản phẩm cho phòng kỹ thuật. Phòng Marketing Tìm hiểu điều tra thị trường, lập phương án Marketing sản phẩm; lập các phương án quảng cáo, tiếp thị, tham gia các kỳ Hội chợ; hỗ trợ cho Ban Giám đốc Công ty về quan hệ khách hàng, giá cả, cải tiến sản phẩm; tiếp cận yêu cầu khách hàng và xử lý thông tin; tổng hợp, thu nhận ý kiến phản hồi của khách hàng báo cáo để Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch chung. Phòng Hành chính- Nhân sự + Lưu giữ hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn công ty..Theo dõi khen thưởng thi đua đối với cán bộ công nhân viên, đề xuất nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân có thành tích hay vi phạm kỷ luật. + Theo dõi quyết toán các chế độ lương bổng, đãi ngộ, BHXH, BHYT hàng tháng, các chế độ theo quy định hiện hành đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động. Xử lý các việc phát sinh từng ngày liên quan đến nhận sự trong Công ty. Nhà máy sản xuất + Tổ chức triển khai sản xuất theo kế hoạch, hoặc lệnh sản xuất do phòng kinh doanh chuyển xuống. + Giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Tổ chức kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng các máy móc thiết bị sản xuất. Phòng kế toán + Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý các hoạt động trong các đơn vị, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công 21 tác lập kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế. Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh + Trưng bày giới thiệu sản phẩm và giao dịch trực tiếp với khách hàng, chịu sự quản lý trực tiếp từ văn phòng Hà Nội. Showroom + Tiếp cận, khai thác tìm kiếm các khách hàng. Trưng bày giới thiệu sản phẩm và bán hàng trực tiếp. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với công tác kế toán, đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành công việc theo hình thức tập trung tại phòng Kế toán tại văn phòng.ở các bộ phận dưới như nhà máy hay các showroom không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các tổ trưởng ghi chép sổ sách, chứng từ rồi chuyển về phòng kế toán để xử lý và hạch toán. Chức năng của phòng Kế toán công ty là cung cấp đầy đủ, toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của công ty nhằm giúp Giám đốc công ty điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao. Phòng Kế toán cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với khách hàng, các nhà cung cấp, phòng Kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định các vấn đề đầu tư đạt hiệu quả cao. Đối với Nhà nước phòng Kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việc chấp hành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của công ty, Phòng Kế toán của công ty hiện nay gồm có 6 kế toán, mỗi kế toán chịu trách nhiệm cho từng phần hành kế toán cụ thể. Thang Long University Library 22 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vật tư Kế toán thuế, tổng hợp BCTC Kế toán chi phí sản xuất và GTSP Kế toán tiền lương và BHXH Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp Nguồn: Phòng Kế Toán - Kế toán trưởng: Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác tài chính kế toán của công ty, lập và thực hiện kế hoạch tài chính,... - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Phụ trách việc thu chi tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ trong toàn công ty, phụ trách công tác giao dịch và hạch toán với Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay. - Kế toán vật tư: có nhiệm vụ thu mua vật tư, hạch toán và theo dõi tình hình tăng giảm (N-X-T kho) của NVL trong công ty và theo dõi công nợ với các nhà cung cấp. - Kế toán thuế, tổng hợp BCTC: Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kế toán khác để nhanh chóng Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gian yêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, giảm thiểu các chi phí về thuế, cũng như đem lại các cơ hội đầu tư của doanh nghiệp. - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm: có nhiệm vụ xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với Kế toán trưởng 23 đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức tập hợp, kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất theo từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí đã xác định, theo các yếu tố chi phí và khoản mục giá thành; lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố và định kỳ tổ chức phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp; tổ chức kiểm kê và đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. - Kế toán tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương phải trả cho công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo từng đối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp đối với người lao động. - Thủ quỹ: Quản lý thu, chi tiền mặt tại công ty. Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ, ghi sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu sổ quỹ với kế toán vốn bằng tiền và thanh toán. 2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán - Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt nam. - Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. + Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thang Long University Library 24 Sơ đồ 2.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Nguồn: Phòng Kế toán ) 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu của Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh. 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm quạt (quạt li tâm, hướng trục, máy hút bụi di động, hệ thống hút lọc bụi..) với các chủng loại sản phẩm đa dạng theo đơn đặt hàng của khách hàng, do vậy lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất là rất lớn chiếm gần 80% Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký mua hàng Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 25 tổng chi phí sản xuất. NVL dùng cho sản xuất chủ yếu là thép lá, động cơ, vòng bi,bu lông, ốc vít,..Tất cả nguyên vật liệu đầu vào đều được đưa về nhập kho chính ở nhà máy, được bảo quản, theo dõi và hạch toán chính xác trước khi đưa vào sản xuất phân xưởng. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Công ty có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, chủng loại phong phú và đa dạng đòi hỏi cần phải được phân loại để bảo quản và hạch toán được chính xác và thuận tiện. Vì vậy nguyên vật liệu trong công ty được phân loại căn cứ theo nội dung tính chất kinh tế của nguyên vật liệu. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia ra thành: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế của sản phẩm bao gồm động cơ, thép (thép lá, thép trục, thép hộp, thép hình, thép góc)..., vòng bi, moay ơ, bulông... + Vật liệu phụ: là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm tăng thêm chất lượng, mẫu mã của sản phẩm như: mác, sơn, que hàn, mũi khoan, đá mài, đá cắt... + Nhiên liệu: là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm các loại: dầu, gas, hóa chất, khí Argon, oxy.. để hoàn thiện sản phẩm. + Phụ tùng thay thế: là những loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị công ty mua sắm hoạc tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị máy móc như: bulông, gioăng, đinh vít,dây coroa . + Phế liệu thu hồi: được nhập từ quá trình sản xuất là những loại sản phẩm hỏng, kém phẩm chất, không đạt yêu cầu kỹ thuật: tôn đề xê... Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu của Công ty giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Theo cách phân loại này Công ty theo dõi được số lượng từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi...từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận cung ứng nguyên vật liệu có kế hoạch cung cấp kịp thời khi sử dụng. 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Khi đó giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà theo thoả thuận trong hợp đồng do Công ty phải chịu. Thang Long University Library 26 Trị giá thực tế NVL nhập kho = Trị giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế Nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại (nếu có) Ví dụ: Ngày 06/12/2013, Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh mua của công ty TNHH Thép Mê Lin tại địa chỉ Lô 29A KCN Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội 1.104 kg thép lá cán nguội 1,5mm, đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 13.047 đồng. Thuế GTGT (10%) theo hóa đơn số 0001049 ngày 6/12/2013. Chi phí bốc dỡ về đến kho cho lô hàng trên là: 575.000 đồng do bên bán chịu. Như vậy, trị giá vốn thực tế nhập kho của 1.104kg thép lá 1,5mm được xác định như sau: - Giá mua: 14.403.888 đồng -Thuế GTGT 10% : 1.440.388 đồng -Tổng giá thanh toán: 15.844.276 đồng Trị giá vốn thực tế nhập kho của thép lá 1,5mm trên là: 14.403.888 đồng Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Công ty áp dụng tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp này cho giá nguyên vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Ví dụ: Tình hình tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong tháng 12/2013 của thép lá 1,5mm như sau: - Số lượng tồn đầu kỳ: 13.353 kg, trị giá: 172.253.700đ - Số lượng nhập kho ngày 06/012/2013 là 1.104 kg, trị giá 14.403.888đ - 12/012/2013: xuất cho sản xuất sản phẩm: 2500 kg Như vậy, trị giá thực tế xuất kho thép lá 1,5mm ngày 12/12 được tính theo công thức: Trị giá thực tế thép lá 1,5mm xuất kho = = 172.253.700+14.403.888 x x 2500 = = 32.277.500đ 13.353 + 1.104 Như vậy ta sẽ có bảng chi tiết như sau: 27 Bảng 2.1. Bảng tính đơn giá nhập – xuất –tồn của thép lá 1,5mm tháng 12/2013 Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Thành tiền Đơn giá 1/12 13.353 172.253.700 12.900 6/12 1.104 13.047 14.403.888 14.457 186.657.588 12.911 12/12 2.500 12.911 32.277.500 11.957 154.380.088 12.911 21/12 2.105 13.047 27.463.935 14.062 181.844.023 12.931 25/12 1.950 12.931 25.215.450 12.112 156.628.573 12.931 27/12 1.480 13.047 19.309.560 13.592 175.938.133 12.944 29/12 3.196 12.944 41.369.024 10.396 134.569.109 12.944 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng Căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho từng đơn đặt hàng, Phòng kế toán lập kế hoạch và tổ chức thu mua cho từng loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu nhập kho của công ty đều được mua ngoài. Đối với các loại nguyên vật liệu chính, công ty chủ yếu mua dưới hình thức hợp đồng với nhà cung cấp. Căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kế toán có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua các loại nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Công ty ký hợp đồng thương mại mua thép với công ty TNHH Thép Mê Lin, và ký hợp đồng mua động cơ điện với công ty Cổ Phần Chế tạo máy điện Việt Nam Hungari, thường là 1 năm ký 1 lần. Căn cứ theo nhu cầu sản xuất, Công ty gửi đơn đặt hàng đến công ty TNHH Thép Mê Lin, công ty ty Cổ Phần Chế tạo máy điện Việt Nam Hungari. Chậm nhất sau 3 ngày sau khi bên bán nhận được đơn đặt hàng, công ty Mê Lin chuyển hàng về kho của công ty theo như thỏa thuận trong hợp đồng và số lượng nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng. Khi nhận được hóa đơn của bên bán, phòng kế toán kiểm tra số lượng từng nguyên vật liệu với đơn đặt hàng, kiểm tra đúng chủng loại qui cách và chất lượng.Việc nguyên vật liệu đó có được nhập kho hay không phụ thuộc vào yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu đã được thoả thuận trong hợp đồng. Trước khi nguyên vật liệu được nhập kho, công ty lập ban kiểm ngiệm và tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kết Thang Long University Library 28 quả kiểm nghiệm được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư tiến hành lập “Phiếu nhập kho”. Trích bộ chứng từ liên quan đến nhập kho nguyên vật liệu ngày 6/12/2013 như sau: ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Công ty TNHH Thép Mê Lin. Địa chỉ: Lô 29A Khu công nghiệp Quang Minh - Mê Linh - Hà Nội Điện thoại: 043.525.0836 Email: melinsteel@vnn.vn Tôi: Trần Thúy Hồng Chức vụ: Kế toán vật tư Đại diện Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Điện thoại: 04.35563500 Fax: 043.555.8876 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Yêu cầu Công ty TNHH Thép Mê Lin cung cấp mặt hàng sau: Số TT Tên hàng Đơn vị Tính Số lượng Ghi chú 1 Thép lá 1,5mm Kg 1.104 Cộng 1.104 Bằng chữ: Một nghìn một trăm linh bốn Kg -Chất lượng: Tấm phẳng, hàng đạt tiêu chuẩn mác thép. -Dung sai:+ Chiều dày/ rộng: Theo tiêu chuẩn JIS. Hà Nội, ngày 06/12/2013 Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) 29 Bảng 2.2. Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT3/001 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CN/14P Liên 2: Giao Người mua Số: 0001049 Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THÉP MÊ LIN Mã số thuế: : 2500222727 Địa chỉ: Lô 29A KCN Quang Minh - Mê Linh - Hà Nội Số tài khoản.................................... Điện thoại:............................................................ Họ tên người mua hàng: Trần Thúy Hồng Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 – P.Khương Đình – Q.Thanh Xuân – TP.Hà Nội Việt Nam. Số tài khoản.................................... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép lá 1,5mm kg 1.104 13.047 14.403.888 Cộng tiền hàng: 14.403.888 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.440.388 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.844.276 Số tiền viết bằng chữ: Mười lăm triệu tám trăm bốn bốn nghìn hai trăm bảy sáu đồng Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Thang Long University Library 30 Bảng 2.3. Biên bản kiểm nghiệm Mẫu số: 03 - VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, hàng hóa, sản phẩm) Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số : 102 Căn cứ HĐ số 0001049/06/12/2013 của công ty TNHH Thép Mê Lin Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Nguyễn Thanh Trương Phòng kỹ thuật Ông, bà: Nguyễn Thị Trắc Thủ kho Ông, bà: Trần Hồng Liên Kế toán trưởng Đã kiểm nghiệm các loại : STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất 01 Thép tấm 1,5mm kg 1.104 1.104 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn nhập kho Thủ kho Phòng kỹ thuật Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 31 Bảng 2.4. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu Công ty TNHH SXCĐ & TM PhươngLinh Mẫu số: 01 - VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 12 năm.2013 Số 355 Nợ 1521 Nợ 1331 Có 331 - Họ và tên người giao: Chị Nguyễn Thị Trắc - Theo hóa đơn số 0001049 ngày 6 tháng 12 năm 2013 của công ty TNHH Thép Mê Lin. - Nhập tại: Kho nguyên vật liệu chính Địa điểm:........................ - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bốn triệu bốn linh ba nghìn tám trăm tám tám đồng Nhập, Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm 1,5mm kg 1.104 1.104 13.047 14.403.888 Cộng x x x x x 14.403.888 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh, nguyên vật liệu được xuất dùng chủ yếu là để sản xuất tại công ty. Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhu cầu sử dụng đã được cấp trên phê duyệt, Phòng vật tư viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu được chia làm 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng kế toán. Thang Long University Library 32 - Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. - Liên 3: Giao cho người nhận nguyên vật liệu. Ví dụ: Ngày 29/12, căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng 12, công ty xuất 3.196 kg thép tấm 1,5mm cho bộ phận sản xuất, kế toán viết phiếu xuất kho số 568PX Bảng 2.5. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: Công ty TNHH SXCĐ và TM Phương Linh Mẫu số: 02 - VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 12 năm 2013 Số 568PX Họ và tên người nhận hàng: Anh Trần Văn Huy Địa chỉ (bộ phận): Bộ phận sản xuất Lý do xuất kho: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: Kho vật liệu chính STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnYêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm 1,5mm kg 3.196 3.196 12.944 41.369.024 Cộng x x x x x 41.369.024 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Bốn mươi mốt triệu ba trăm sáu chín nghìn không trăm hai tư đồng. Ngày 29 tháng 12 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 33 2.2.3.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong kho theo từng loại: nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệuTại mỗi kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư. Hiện nay tại Công ty TNHH SXCĐ và TM Phương Linh, kế toán hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song. Theo phương pháp này, từ các chứng từ ban đầu là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán thực hiện ghi chép, phản ánh số liệu như sau: Ở kho: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập xuất nguyên vật liệu, ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho. Sao đó, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ và định kỳ chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho và lập báo cáo tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Ở phòng Kế toán: Để ghi chép tình hình nhập – xuất kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành mở sổ chi tiết nguyên vật liệu theo dõi chỉ tiêu số lượng và giá trị của nguyên vật liệu. Sổ này được mở cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho. Khi nhận được chứng từ xuất từ thủ kho, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu và xác định đơn giá, tính ra thành tiền ghi vào chứng từ xuất kho cũng như sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn cuối kỳ cả về số lượng và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu với thẻ kho, nếu có sự chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh lại cho hợp lý. Đồng thời, căn cứ số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho. Số liệu trên bảng này sẽ được dùng để đối chiếu trên sổ cái TK 152. Thang Long University Library 34 Bảng 2.6. Thẻ kho Đơn vị : Công ty TNHH SXCĐ và TM Phương Linh Mẫu số S09 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Thẻ lập ngày 1 tháng 12 năm 2013 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép lá 1,5mm Đơn vị tính: kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập- xuất Số lượng Ký xác nhậnSố Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 13.353 1 355PN 6/12 Nhập Thép lá 1,5mm 6/12 1.104 2 478PX 12/12 Xuất Thép lá 1,5mm 12/12 2.500 3 384PN 21/12 Nhập Thép lá 1,5mm 21/12 2.105 4 501PX 25/12 Xuất Thép lá 1,5mm 25/12 1.950 5 399PN 27/12 Nhập Thép lá 1,5mm 27/12 1.480 6 568PX 29/12 Xuất Thép lá 1,5mm 29/12 3.196 Cộng 4.689 7.646 Dư cuối kỳ 10.396 Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 35 Bảng 2.7. Sổ chi tiết nguyên vật liệu SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH Năm 2013 Tên nguyên vật liệu: Thép lá 1,5mm Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn đầu kỳ (Thép tấm 1,5mm) 12.900 13.353 172.253.700 355PN 6/12 Nhập Thép lá 1,5mm 13.047 1.104 14.403.888 14.457 186.657.588 478PX 12/12 Xuất Thép lá 1,5mm 12.911 2.500 32.277.500 11.957 154.380.088 384PN 21/12 Nhập Thép lá 1,5mm 13.047 2.105 27.463.935 14.062 181.844.023 501PX 25/12 Xuất Thép lá 1,5mm 12.931 1.950 25.215.450 12.112 156.628.573 399PN 27/12 Nhập Thép lá 1,5mm 13.047 1.480 19.309.560 13.592 175.938.133 568PX 29/12 Xuất Thép lá 1,5mm 12.944 3.196 41.369.024 134.569.109 Cộng 4.689 61.177.383 7.646 98.861.974 Dư cuối kỳ 10.396 134.569.109 Người lập Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thang Long University Library 36 Bảng 2.8. Bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu BẢNG NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2013 STT Tên nguyênvật liệu Tồn đầu ký Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Thực lượng Giá trị Thực lượng Giá trị Thực lượng Giá trị Thực lượng Giá trị 1 Thép lá 1,5mm 13.353 172.253.700 4.689 61.177.383 7.646 98.861.974 10.396 134.569.109 2 Thép hộp 2.135 28.822.500 1.100 14.520.000 1500 20.097.000 1.735 23.245.500 3 Thép lá 6mm 5.478 76.144.200 1.255 17.444.500 4.223 58.699.700 4 Thép lá 3mm 2.890 36.992.000 1.654 21.171.200 1.236 15.820.800 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 21 Thép ống 8.526 125.332.200 7.542 110.867.400 984 14.464.800 22 Thép trục 1.896 32.232.000 1.505 25.886.000 980 16.746.240 2.421 41.371.760 Cộng 434.784.600 138.575.383 285.188.314 288.171.669 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 37 2.2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho được tiến hành định kỳ theo quý (3 tháng một lần) theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng. Mục đích của việc kiểm kê nguyên vật liệu nhằm phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế để đảm bảo tài sản của công ty được quản lý chặt chẽ không bị hao hụt, thất thoát. Thông qua việc cân đo đong đếm hội đồng kiểm kê ghi kết quả kiểm kê vào Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu. Căn cứ vào các biên bản xử lý kết quả kiểm kê, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. Để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản: - TK 338 (3381) – Tài sản thừa chờ xử lý - TK 138 (1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ: - Nếu phát hiện thừa nguyên vật liệu qua kiểm kê: Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý – Nếu phát hiện thiếu nguyên vật liệu qua kiểm kê: Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 – Nguyên vật liệu Bảng 2.9. Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm Thang Long University Library 38 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Hôm nay ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Trần Văn Hưởng Phòng quản lý chất lượng Ông, bà: Nguyễn Văn Hoà Thủ kho Ông, bà: Nguyễn Thị Thuý Hà Kế toán trưởng Đã kiểm nghiệm các loại: Đơn vị tính: đồng S TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đ Đơn vị Đơn giá Số sổ sách Số kiểm kê Chênh lệch Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Thừa Thiếu Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1Thép lá 1,5mm 10.396 134.569.109 10.396 134.569.109 2Thép hộp T 1.735 23.245.500 1.735 23.245.500 Thép lá 6mm 4.223 58.699.700 4.223 58.699.700 4Thép lá 3mm 1.236 15.820.800 1.236 15.820.800 Thép ống 984 14.464.800 984 14.464.800 Thép trục 2.421 41.371.760 2.400 41.012.897 21 358.863 Tổng cộng 288.171.669 287.812.806 358.863 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 39 Ví dụ: Ngày 31/12 công ty tiến hành kiểm kê và phát hiện: - Thiếu 21kg thép trục, thành tiền là 358.863 đồng Các nguyên vật liệu còn lại đủ về số lượng và giá trị. Trường hợp thiếu số lượng của thép trục: Công ty tiến hành kiểm tra chưa phát hiện nguyên nhân do đó kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1381 358.863 Có TK 152 358.863 Kế toán lập phiếu xuất kho cho số nguyên vật liệu thiếu như sau: Bảng 2.10. Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất cơ điện và TM Phương Linh Mẫu số: 02 - VT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Số 578 Nợ 1381 Có 152 Họ và tên người nhận hàng: Chị Nguyễn Thị Trắc Địa chỉ (bộ phận): Kho Lý do xuất kho: Thiếu Nguyên vật liệu Xuất tại kho: Kho vật liệu chính STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá ThànhtiềnYêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Thép trục kg 21 17.088,7 358.863 Cộng x x x x x 358.863 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm năm tám nghìn tám trăm sáu ba đồng. Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Thang Long University Library 40 2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Sổ Nhật ký chung Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản, các số liệu trên nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái TK 152. 41 Bảng 2.11. Sổ nhật ký chung Đơn vị:Công ty TNHH SXCĐ và TM Phương Linh Mẫu số: S03a – DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2013 – Trích tháng 12 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh SH NT Nợ Có Trang trước chuyển sang trang sau xxx xxx 6/12 0001049 6/12 Mua thép tấm 1,5mm của công ty x 1521 14.403.888 355PN TNHH Thép MêLin x 1331 1.440.388 ... 331 15.844.276 12/12 478PX 12/12 Xuất thép tấm 1,5mm phục vụ x 621 32.277.500 Cho sản xuất x 152 32.277.500 21/12 0001501 21/12 Mua Thép tấm 1,5mm của công ty x 1521 27.463.935 384PN TNHH Thép MêLin x 1331 2.746.393 x 331 30.210.328 25/12 501PX 25/12 Xuất Thép tấm 1,5mmphục vụ x 621 25.215.450 sản xuất x 152 25.215.450 27/12 0002587 27/12 Mua Thép tấm 1,5mm của công ty x 1521 19.309.560 399PN TNHH Thép MêLin x 1331 1.930.956 x 331 21.240.516 29/12 568PX 29/12 Xuất Thép tấm 1,5mm phục vụ x 621 41.369.024 sản xuất x 152 41.369.024 31/12 652PX 31/12 Kiểm kê phát hiện thiếu 21kg x 1381 358.863 Thép trục x 152 358.863 ..... Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thang Long University Library 42 Sổ cái TK 152 Cơ sở lập sổ cái: Căn cứ vào Nhật ký chung kế toán phản ánh vào sổ cái TK 152 và cuối tháng cộng sổ cái các TK để ghi vào bảng cân đối số phát sinh. Bảng 2.12. Sổ cái TK 152 Đơn vi: Công ty TNHH SXCĐ và TM Phương Linh Mẫu số: S03b–DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Năm 2013 – Trích tháng 12 * Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 434.784.600 355PN 07/12 Nhập Thép lá 1,5mm 331 14.403.888 402PN 11/12 Nhập thép trục P200x900mm 111 6.800.000 478PX 14/12 Xuất Thép lá 1,5mm 621 32.277.500 384PN 15/12 Nhập Thép lá 1,5mm 331 27.463.935 405PX 19/12 Xuất Thép hộp 3Lx60x60mm 621 7.357.500 501PX 20/12 Xuất Thép lá 1,5mm 621 25.215.450 399PN 26/12 Nhập Thép lá 1,5mm 331 19.309.560 568PX 28/12 Xuất Thép lá 1,5mm 621 41.369.024 ... 570PX 30/12 Xuất thép ống P100x500 621 14.700.000 31/12 Kiểm kê phát hiện thiếu nguyên vật liệu 1381 358.863 Cộng phát sinh 138.575.383 285.188.314 Tồn cuối kỳ 288.171.669 Người lập biểu Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 43 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CƠ ĐIỆN VÀ THƯƠNG MẠI PHƯƠNG LINH 3.1. Đánh giá chung tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và TM Phương Linh. 3.1.1. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Sau một thời gian xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh về mọi mặt, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định của Nhà nước. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Công ty phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là công cụ hữu hiệu nhất trong công tác quản lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Do vậy, yêu cầu đặt ra với các chủ doanh nghiệp là phải cải tiến phương thức hoạt động, cải tiến cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị mình trên cơ sở những quy định của Nhà nước, quản lý và sử dụng tốt các loại tài sản, lao động, vật tư tiền vốn....sẽ làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu được kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả đạt được ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực toàn Công ty, đặc biệt là vai trò của tổ chức công tác kế toán. Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.Với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, thêm vào đó lại luôn được tập huấn để năng cao trình độ và sự hiểu biết về các quy định của chế độ kế toán. Bộ máy kế toán của công ty đã đạt được một số kết quả sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình kế toán tập trung. Mỗi kế toán đảm nhận một phần hành do vậy mà có sự chuyên môn hoá cao trong công tác kế toán. Song giữa các bộ phận lại vẫn luôn hỗ trợ nhau, tạo nên một khối thống nhất, hoàn chỉnh. - Chứng từ kế toán sử dụng: Nhìn chung, hệ thống chứng từ của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo quy chế tài chính hiện hành. - Các báo cáo kế toán được lập đầy đủ, kịp thời, phù hợp với quy định, đáp ứng yêu cầu quản trị của Công ty. Thang Long University Library 44 3.1.2. Ưu điểm Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Công tác hạch toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng nhìn chung được tiến hành tốt, chấp hành đúng quy định. Hệ thống sổ sách chứng từ rõ ràng, chính xác, giúp Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể: - Công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu được phản ánh theo dõi một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời cung cấp số liệu cần thiết cho việc tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm. -Công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ được quản lý tốt ở tất cả các khâu từ thu mua bảo quản, sử dụng và dự trữ. Khâu thu mua: việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đã đề ra hoặc theo đơn đặt hàng. Khâu dự trữ bảo quản: Vật liệu của công ty được bảo quản tương đối bảo đảm mặc dù kho tàng còn chật hẹp, chủng loại nguyên vật liệu nhiều. Khâu sử dụng: Đảm bảo tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tránh lãng phí. - Lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên phản ánh được tình hình biến động tăng giảm của nguyên vật liệu một cách kịp thời. - Hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung, phù hợp với tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp. Đây là hình thức dễ làm, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán của Công ty. - Công ty đã mở đầy đủ các loại sổ kế toán nguyên vật liệu chi tiết theo chế độ kế toán hiện hành (theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). Công tác kế toán theo dõi nguyên vật liệu được diễn ra kịp thời,đồng bộ. - Về kế toán chi tiết : Công ty tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Đạt được những thành tựu trên đó là nhờ vào công cố gắng, nỗ lực của cán bộ công nhân viên nhất là ban lãnh đạo và bộ máy quản lý của công ty. Tuy nhiên, trước bối cảnh của nền kinh tế đang trong tiến trình hội nhập, chế độ kế thay đổi, công tác kế 45 toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng không tránh khỏi những khó khăn, tồn tại, và hạn chế. 3.1.3. Hạn chế. - Để hoàn thành một loại sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật tư gồm nhiều chủng loại, mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt vật tư và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, các vật tư mà cấu thành nên thực thể của sản phẩm công ty đều hạch toán vào một loại tài khoản, (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu phản ánh vào một tài khoản 152). Việc phân loại này làm ảnh hưởng đến công tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu trong tổng chi phí, chưa đáp ứng yêu cầu quản trị và tính giá thành sản phẩm. - Hiện tại Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì vậy chỉ một sự thay đổi nhỏ về giá thành nguyên vật liệu, cũng ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp tại thời điểm đó. - Hiện nay công ty chỉ áp dụng word và excel vào các phần hạch toán mà chưa sử dụng một phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Điều này làm cho khối lượng công việc kế toán phải giải quyết trong kỳ lớn, tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi nhân viên trong phòng kế toán phải làm việc với cường độ cao và áp lực. Đây cũng là bất lợi trong kinh doanh của công ty nhất là khi phần lớn các công ty khác đều có sử dụng kế toán máy trong việc thực hiện công tác kế toán của mình. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh Qua tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh, dưới góc độ là một sinh viên em xin mạnh dạn đóng góp một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty như sau: 3.2.1 Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý vật tư 3.2.1.1. Nguyên tắc Nguyên tắc hoàn thiện Công tác kế toán vật tư tại Công ty TNHH sản xuất cơ điện và TM Phương Linh dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hoàn thiện. 3.2.1.2 Yêu cầu Tôn trọng nguyên tắc, chế độ kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp, tăng khả năng so sánh đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. Thang Long University Library 46 Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: Yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế và mọi hình thức sở hữu vốn. Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị. Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định một cách toàn diện, phù hợp. Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, thể hiện tính có thể thực hiện được. Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này phải thực hiện tốt các yêu cầu trên. 3.2.2. Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH sản xuất cơ điện và TM Phương Linh. Thứ nhất: Mở thêm tài khoản chi tiết nguyên vật liệu và điều chỉnh lại hệ thống tài khoản cho phù hợp với thực tế quản lý nguyên vật liệu tại công ty Công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một trong những khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn vì vậy sẽ không ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, để quản lý tốt nguyên vật liệu tránh sự nhầm lẫn thiếu sót, công ty cần sử dụng Sổ điểm danh nguyên vật liệu, Sổ này là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà Công ty đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi cho từng nhóm thứ nguyên vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện tốt và dễ dàng. Mỗi nhóm thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự để tiện cho việc cung cấp thông tin về từng nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu chính xác, kịp thời. Bộ mã của nguyên vật liệu được xây dựng một cách khoa học và hợp lý tránh trùng lặp dễ sử dụng và và có thể bổ xung mã cho nguyên vật liệu mới. Công ty có thể xây dựng bộ mã nguyên vật liệu dựa trên tiêu chuẩn sau: - Loại vật liệu - Nhóm vật liệu trong mỗi loại - Thứ vật liệu trong mỗi nhóm Để quản lý tốt nguyên vật liệu, dễ nhớ, bộ mã nguyên vật liệu có thể lập trên cơ sở số liệu tài khoản cấp II. Có thể mở đối với nguyên vật liệu của công ty như sau: + Vật liệu chính TK1521 + Vật liệu phụ TK1522 + Nhiên liệu TK1523 + Phụ tùng thay thế TK1524 +Vật liệu khác TK1528. 47 Ví dụ: TK 1521-1 Thép lá 1,5mm. Theo đó sổ danh điểm nguyên vật liệu sẽ như sau: Bảng 3.1: Sổ điểm danh nguyên vật liệu Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quycách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm VL 1521 Nguyên vật liệu chính 15211 Thép lá 1,5mm Kg 15212 Thép lá 2,0mm Kg 15213 Thép lá 2,5mm Kg 15214 Thép lá 3,0mm Kg ...... .... .... Thứ hai: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Giá nguyên vật liệu có xu hướng giảm, giá thành sản phẩm hoàn thành cũng có xu hướng giảm thì nhất thiết phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu như sau: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải tiến hành cho từng danh điểm vật tư, sau đó tổng hợp lại ra tổng số dự phòng cần lập. Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo: - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thang Long University Library 48 - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Thứ ba: Hoàn thiện công tác sử dụng kế toán máy Hiện nay, khối lượng công việc kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán là nhiều và khá phức tạp. Hoà nhập với sự phát triển của công nghệ khoa học kỹ thuật và xu hướng tiến bộ trên toàn thế giới, việc áp dụng công nghệ vào hạch toán kế toán là hoàn toàn cần thiết. Công ty nên áp dụng hình thức kế toán máy vào việc hạch toán kế toán tại công ty. Phần mềm kế toán có rất nhiều ưu việt như sau: - Thu thập, xử lý thông tin kế toán một cách nhanh chóng. - Tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động kiểm soát các thông tin tài chính. - Chọn lọc thông tin cung cấp cho người sử dụng tuỳ theo mục đích sử dụng. - Việc xử lý, trình bày, cung cấp các chỉ tiêu kế toán về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là liên tục, có căn cứ, đáp ứng yêu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau. - Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toán còn có thể làm giảm nhận lực so với kế toán thủ công mà vẫn đảm bảo được yêu cầu công việc. Chính vì những ưu điểm này theo em công ty nên lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bên cạnh đó công ty cần có các lớp đào tạo cán bộ, hướng dẫn cho đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo phần mềm. trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán có thể đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp như: Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010, phần mềm kế toán LinkQ Accounting, phần mềm kế toán AOF Accounting, Mặt khác, công ty cần phải tăng cường công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kế toán nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ. 49 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh, em nhận thấy rõ tầm quan trọng và sự ảnh hưởng to lớn của công tác kế toán nguyên vật liệu tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì thông tin mà kế toán nguyên vật liệu cung cấp sẽ giúp cho các nhà quản lý, nhà đầu tư và những người quan tâm có được những thông tin chính xác về tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, so sánh tình hình thực tế với kế hoạch để từ đó có những quyết định và biện pháp thích hợp trong quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty. Như vậy, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng là nhu cầu tất yếu của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong phòng kế toán và giáo viên hướng dẫn, em đã có được những kiến thức thực tế về công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, khoá luận mới chỉ đưa ra được những ý kiến ban đầu và không thể tránh khỏi thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của cô giáo hướng dẫn và các thầy cô để bài khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Nguyễn Thanh Huyền và các cô chú, anh chị trong Công ty TNHH sản xuất cơ điện và thương mại Phương Linh đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài khoá luận của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Thang Long University Library 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài Chính (2006), Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. 2. Bộ Tài Chính (2009), Chế độ kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, Hướng dẫn ghi sổ kế toán. 3. Trường Đại học Thăng Long (2014), slide bài giảng Nguyên lý kế toán, Kế toán doanh nghiệp, Tổ chức hạch toán kế toán... Các trang web như: ...