Khóa luận Kế toán luân chuyển hàng hóa tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ duy trí

156 - Hàng hoá: Theo dõi hàng hoá mua vào và bán ra của công ty. - TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Theo dõi doanh thu bán ra bên ngoài sản phẩm hàng hóa của công ty, chi tiết là TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa. - TK 632 - Giá vốn hàng bán: Phản giá thành thực tế của sản phẩm, chi tiết là TK 6321 – Giá vốn hàng bán Hàng hóa. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 41 2.3.2.3. Mô hình kế toán chi tiết hàng hóa - Công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. 2.3.3. Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.3.3.1. Phương thức mua hàng và trình tự luân chuyển chứng từ Khi lượng tồn kho trong đơn vị thấp, bộ phận kho tiến hành lập phiếu yêu cầu mua hàng (PYCMH) gửi đến Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh nhận được PYCMH, tiến hành phân loại hàng hóa cần mua với danh sách nhà cung cấp tương ứng có sẵn, lập đơn đặt hàng gồm 3 liên, rồi trình lên Giám đốc duyệt. Liên 1 lưu theo số thứ tự tại bộ phận, liên 2 gửi cho nhà cung cấp, liên 3 gửi cho bộ phận kho. Công ty thường mua hàng theo phương thức chuyển hàng, nhà cung cấp giao hàng về tận kho. Khi hàng về, thủ kho căn cứ vào bộ chứng từ, hóa đơn GTGT đối chiếu với đơn đặt hàng, kiểm đếm đủ số lượng hàng hóa, đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã, ... rồi tiến hành nhập hàng, ký xác nhận vào Phiếu giao hàng. Kế toán kho căn cứ vào bộ chứng từ, hóa đơn GTGT in phiếu nhập kho làm 2 liên. Liên 1 lưu theo số thứ tự, liên 2 chuyển cho thủ kho để cập nhật vào thẻ kho, rồi cùng với bộ chứng từ, hóa đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán. Đạ i h ọc Ki nh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 42 Phòng kinh doanh Giám đốc Thủ kho Kế toán kho Lưu đồ 2.1: Lưu đồ chu trình mua hàng ĐĐH 1 3 2 Bộ phận kho N PYCMH Nhập liệu In ĐĐH PYCMH A N Nhà cung cấp A Ký duyệt B ĐĐH 1 3 2 ĐĐH 1 3 2 C N Đối chiếu, đếm, kiểm hàng Kí xác nhận Nhà cung cấp B ĐĐH 2 Bộ chứng từ Hóa đơn GTGT Phiếu giao hàng ĐĐH 2 Bộ chứng từ Hóa đơn GTGT Phiếu giao hàng Kế toán thanh toán Cập nhật Tập tin thẻ kho D PNK 2 PNK 2 C Bộ chứng từ Hóa đơn GTGT In PNK Bộ chứng từ Hóa đơn GTGT N 1 PNK 2 Kế toán thanh toán D Đ ạ i h ọ c K i n h t ế H u ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 43 2.3.3.2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng Công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí sẽ được làm rõ qua nghiệp vụ cụ thể sau: Nghiệp vụ 1: Ngày 04/12/2014, công ty mua một lô hàng từ công ty TNHH Phú Đức với tổng trị giá 147,235 triệu đồng, thuế GTGT 10%. Công ty mua hàng theo phương thức chuyển hàng, hàng mua nhập kho trong ngày. Đơn vị chấp nhận sẽ thanh toán bằng chuyển khoản. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nghiệp vụ này được thực hiện như sau: a) Hạch toán chi tiết - Khi hàng được chuyển về kho, thủ kho tiến hành nhận bộ chứng từ và hóa đơn GTGT mua hàng của công ty TNHH Phú Đức. - Sau khi đã đối chiếu, đếm kiểm hàng hóa đầy đủ, đúng số lượng, quy cách, mẫu mã với chứng từ, và đúng với Đơn đặt hàng, thủ kho tiến hành ký xác nhận đã nhận hàng vào Phiếu giao hàng của công ty TNHH Phú Đức (chi tiết Đơn đặt hàng Phụ lục 01). Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 44 Hóa đơn GTGT mua hàng Liên 2: Giao cho người mua STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 = 4x5 1 Bộ loa hiệu Bamba, 150W Bộ 25 750.000 18.750.000 2 Xe đạp hiệu Yizuzxc, vành 26’’ Chiếc 70 580.000 40.600.000 3 Giày giả da nữ Đôi 1.400 60.000 84.000.000 4 Đèn chùm trang trí trong nhà hiệu Hengle, 36W Cái 10 1.100.000 11.000.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKL3/001 Ký hiệu: PD/13P Số: 0000174 Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH PHÚ ĐỨC... Mã số thuế: 0400567241 Địa chỉ: 399 Lê Duẩn, quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng... Điện thoại: 0511.3889912 . Số tài khoản:... Họ tên người mua hàng:. Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí... Mã số thuế: 3300415138 Địa chỉ: 46 Nguyễn Huệ, phường Vĩnh Ninh, TP Huế.. Hình thức thanh toán: CK.. Số tài khoản:... Cộng tiền hàng: 154.350.000 Thuế suất thuế GTGT: 10%...................................... Tiền thuế GTGT: .. 15.435.000 Tổng cộng tiền thanh toán:.169.785.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu chín triệu bảy trăm tám mươi lăm ngàn đồng... Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 45 Phiếu giao hàng - - Kế toán kho căn cứ vào hóa đơn GTGT, tiến hành nhập dữ liệu hàng nhập kho vào phần mềm kế toán. Giao diện nhập liệu như hình dưới: GIAO DIỆN NHẬP LIỆU PHIẾU NHẬP KHO PHIẾU GIAO HÀNG Liên 2 Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Số: 0036 Nợ: TK 131 Có: TK 511, 3331 Họ và tên người nhận: Địa chỉ: Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho: K01 Địa điểm: STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bộ loa hiệu Bamba, 150W Chiếc 25 750.000 18.750.000 2 Xe đạp hiệu Yizu, vành 26’’ Chiếc 70 580.000 40.600.000 3 Giày giả da nữ Bộ 1.400 60.000 84.000.000 4 Đèn chùm trang trí trong nhà hiệu Hengle, 36W Cái 10 1.100.000 11.000.000 Cộng tiền hàng 154.350.000 Thuế VAT 15.435.000 Tổng cộng 169.785.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm sáu chín triệu, bảy trăm tám lăm ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0000174 Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 46 - Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, kế toán kho in PNK làm 2 liên, đồng thời thông tin về hàng hóa sẽ được tự động cập nhật vào Sổ chi tiết của kế toán kho. - Liên 2 PNK được chuyển cho thủ kho để cập nhật vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán thanh toán. Phiếu nhập kho Biểu mẫu 04: Trích Sổ chi tiết hàng hóa PHIẾU NHẬP KHO Liên 1 Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Số: 06 Nợ: TK 156 Có: TK 331 Họ và tên người giao: Địa chỉ: Lý do nhập kho: Nhập hàng Phú Đức theo HĐ 0000174 Nhập tại kho: Công ty Địa điểm: 46 Nguyễn Huệ, TP Huế STT Tên mặt hàng Mã hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bộ loa hiệu Bamba, 150W L-BB Chiếc 25 750.000 18.750.000 2 Xe đạp hiệu Yizu, vành 26’’ XEDAP-27 Chiếc 70 580.000 40.600.000 3 Giày giả da nữ G02 Bộ 1.400 60.000 84.000.000 4 Đèn chùm trang trí trong nhà hiệu Hengle, 36W DEN-CHUM Cái 10 1.100.000 11.000.000 Cộng 154.350.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm năm mươi bốn triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0000174 Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 47 Trích Sổ chi tiết hàng hóa Trích thẻ kho XEDAP-27 b) Hạch toán tổng hợp SỔ CHI TIẾT Tài khoản 156: Hàng hóa Mã hàng: XEDAP-27 Đơn vị tính: Chiếc Tháng 12/2014 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số lượng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư ĐK XXX 04/12/ 2014 PN06 04/12/ 2014 Nhập kho Phú Đức 331 70 40.600.000 Cộng PS XXX Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 THẺ KHO Tháng 12/2014 - Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: Xe đạp hiệu Yizu, vành 26’’ - Đơn vị tính: Chiếc - Mã số: XEDAP-27 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Số dư đầu kỳ XXX 1 04/12/2014 PN06 Nhập kho 04/12/2014 70 Cộng phát sinh XXX Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 48 - Kế toán thanh toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT, PNK tiến hành nhập liệu nghiệp vụ mua hàng vào phần mềm kế toán. Giao diện nhập liệu như hình dưới: GIAO DIỆN NHẬP LIỆU NGHIỆP VỤ MUA HÀNG - Sau khi nhập liệu xong, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung và Sổ cái các TK 156, 133 (Phụ lục 02), 331 (Phụ lục 03). Trích Sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12/2014 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Diễn giải Mã TK Số chứng từ Ngày chứng từ Số tiền Nợ Số tiền Có 04/12/2014 PN 06 04/12/2014 Nhập hàng Phú Đức theo HĐ số 0000174 156 133 331 154.350.000 15.435.000 169.785.000 Tổng cộng XXX XXX Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 49 Trích Sổ Cái TK 156 2.3.4. Nội dung kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.3.4.1. Phương thức bán hàng và trình tự luân chuyển chứng từ Bán buôn (bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho) Khách hàng liên hệ với công ty về việc mua hàng. Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu của khách hàng để cung cấp bảng báo giá. Nếu khách hàng đồng ý với giá cả, chất lượng hàng hóa thì sẽ gửi đơn đặt hàng cho công ty. Căn cứ vào đơn đặt hàng, Phòng kinh doanh lập hợp đồng mua hàng gồm 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản dùng làm căn cứ để lập hóa đơn GTGT 3 liên. Hóa đơn cùng với hợp đồng được trình lên Giám đốc duyệt. Liên 1 hóa đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán kho. SỔ CÁI Năm: 2014 Tài khoản: Hàng hóa – 156 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có Số dư đầu năm XXX 04/12/ 2014 PN06 04/12/ 2014 Nhập hàng Phú Đức theo HĐ 0000174 331 154.350.000 XXX Cộng số phát sinh XXX Ngàythángnăm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Mẫu số: S03b – DNN Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 50 Kế toán kho sau khi nhận được hóa đơn GTGT, tiến hành nhập dữ liệu và in PXK 2 liên, sau đó chuyển hóa đơn GTGT cho kế toán thanh toán. Liên 1 lưu theo số thứ tự, liên 2 giao cho thủ kho tiến hành xuất hàng và cập nhật vào thẻ kho. Kế toán thanh toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết các TK tương ứng. Kế toán công nợ cập nhật công nợ phải thu. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 51 Phòng kinh doanh Giám đốc Lưu đồ 2.2: Lưu đồ chu trình bán buôn Khách hàng Khách hàng A 2 Hợp đồng 1 ĐĐH ĐĐH N In hợp đồng Nhập thông tin Hợp đồng 2 Lập hóa đơn Hóa đơn GTGT 1 2 3 Khách hàng 1 Hóa đơn GTGT 1 2 3 Hợp đồng 2 Hợp đồng 2 C A Kí duyệt Hóa đơn GTGT 1 2 3 2 C Hợp đồng 2 D Đ ạ i h ọ c K i n h t ế H u ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 52 Kế toán kho Thủ kho Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Lưu đồ 2.2: Lưu đồ chu trình bán buôn (tiếp theo) 1 Hóa đơn GTGT 3 N Hóa đơn GTGT 3 Nhập liệu Tập tin TK 131 Hóa đơn GTGT 3 Cập nhật doanh thu Tập tin TK 511, 333... 2 Hóa đơn GTGT 1 Ghi nhận bán hàng PXK 2 Tập tin thẻ kho In PXK Hóa đơn GTGT 3 Nhập liệu G Tập tin TK 632, 156 Cập nhật giá vốn N Hóa đơn GTGT 3 2 PXK 1 PXK 2 PXK 2 G Cập nhật Đ ạ i h ọ c K i n h t ế H u ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 53 Bán lẻ  Bán lẻ trực tiếp Khách hàng đến liên hệ tại công ty về việc mua hàng. Nhân viên bán hàng tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với giá cả, chất lượng hàng hóa thì tiến hành việc bán hàng. Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, trình lên Giám đốc duyệt. Liên 1 lưu theo số thứ tự rồi cuối ngày tập hợp chuyển cho kế toán thanh toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho căn cứ vào hóa đơn tiến hành nhập dữ liệu và in PXK làm 2 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho thủ kho. Thủ kho tiến hành xuất hàng đồng thời cập nhật vào thẻ kho rồi chuyển liên 2 PXK cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT và PXK tiến hành cập nhật dữ liệu tương tự quá trình bán buôn.  Bán lẻ qua điện thoại Điều kiện áp dụng: Hình thức này chỉ áp dụng đối với những khách hàng thân thuộc, có giao dịch thường xuyên với công ty. Khách hàng gọi điện đến công ty để đặt hàng, Phòng kinh doanh căn cứ trên yêu cầu của khách hàng lập hóa đơn GTGT 3 liên, trình lên Giám đốc duyệt. Sau đó, liên 1 hóa đơn GTGT lưu theo số thứ tự rồi cuối ngày tập hợp chuyển cho kế toán thanh toán, liên 2 đóng dấu xác nhận “Bán hàng qua điện thoại” rồi giao cho nhân viên giao hàng để chuyển cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho căn cứ vào hóa đơn GTGT in PXK làm 2 liên. Liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ kho để xuất hàng và cập nhật vào thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT và PXK tiến hành cập nhật dữ liệu tương tự quá trình bán buôn. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 54 Nhân viên bán hàng Giám đốc Kế toán kho Thủ kho Lưu đồ 2.3: Lưu đồ chu trình bán lẻ trực tiếp A Hóa đơn GTGT 1 2 3 Khách hàng Lập hóa đơn C PXK 2 PXK 2 Cập nhật Tập tin thẻ kho Kế toán thanh toán Khách hàng A Hóa đơn GTGT 1 2 3 Ký duyệt Hóa đơn GTGT 1 2 3 B KTTT B In PXK Hóa đơn GTGT 3 Nhập liệu C Tập tin TK 632, 156 Cập nhật giá vốn N Hóa đơn GTGT 3 2 PXK 1 Đ ạ i h ọ c K i n h t ế H u ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 55 Phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán kho Thủ kho Lưu đồ 2.4: Lưu đồ chu trình bán lẻ qua điện thoại A Hóa đơn GTGT 1 2 3 Khách hàng Lập hóa đơn C PXK 2 PXK 2 Cập nhật Tập tin thẻ kho Kế toán thanh toán Nhân viên giao hàng A Hóa đơn GTGT 1 2 3 Ký duyệt Hóa đơn GTGT 1 2 3 B KTTT B In PXK Hóa đơn GTGT 3 Nhập liệu C Tập tin TK 632, 156 Cập nhật giá vốn N Hóa đơn GTGT 3 2 PXK 1 Đ ạ i h ọ c K i n h t ế H u ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 56 2.3.4.2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng Công tác hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí sẽ được làm rõ qua nghiệp vụ cụ thể sau: Nghiệp vụ: Ngày 02/12/2014, ECO Duy Trí bán 1 lô hàng qua điện thoại cho Cửa hàng trung ương Ba Đồn gồm: 5 xe đạp Yizu, 2 xe đạp Domint, 7 xe đạp Deanpeck với tổng giá thanh toán 9,394 triệu, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong trường hợp này được thực hiện như sau: a) Hạch toán chi tiết  Sau khi Phòng kinh doanh chấp nhận bán hàng qua điện thoại cho Cửa hàng trung ương Ba Đồn, nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT 3 liên, rồi trình lên Giám đốc duyệt. Sau đó, liên 1 tập hợp lại cuối ngày chuyển cho kế toán thanh toán, liên 2 giao cho nhân viên giao hàng để chuyển đến cho khách hàng – cửa hàng trung ương Ba Đồn, liên 3 chuyển cho kế toán kho. Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 57 Hóa đơn GTGT bán hàng STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 = 4x5 1 Xe đạp Yizu Chiếc 05 610.000 3.050.000 2 Xe đạp Domint Chiếc 02 610.000 1.220.000 3 Xe đạp Deanpeck Chiếc 07 610.000 4.270.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cộng tiền hàng: ...8.540.000 Thuế suất thuế GTGT: 10%...................................... Tiền thuế GTGT: ...854.000 Tổng cộng tiền thanh toán:9.394.000 Số tiền bằng chữ: Chín triệu ba trăm chín bốn ngàn đồng chẵn HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: DT/11P Số hóa đơn: 0001345 Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Liên 3: Nội bộ Họ tên người mua hàng: .... Tên đơn vị: CỬA HÀNG TRUNG ƯƠNG BA ĐỒN........ Mã số thuế: .... Địa chỉ: Thị trấn Ba Đồn, Quảng Bình... Hình thức thanh toán: TM.. Mã số thuế:..... CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DUY TRÍ Địa chỉ: 46 Nguyễn Huệ - Huế Điện thoại: 054.3836837 * Fax: 054.3835837 Mã số thuế: 3300415138 Số tài khoản: 4011211-000115 Ngân hàng Nông Nghiệp & PTNN Chi nhánh Trường An – Huế Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 58  Kế toán kho sau khi nhận được hóa đơn GTGT bán hàng, sẽ cập nhật dữ liệu xuất kho vào phần mềm kế toán như hình dưới: GIAO DIỆN NHẬP LIỆU PHIẾU XUẤT KHO - Công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí sử dụng pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền theo số dư hiện tại. Do đó, trong trường hợp này, khi có nghiệp vụ xuất kho, với dữ liệu được nhập phần mềm kế toán sẽ tự động tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền với số dư hiện tại. - Sau đó, kế toán kho sau đó tiến hành in phiếu xuất kho làm 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho thủ kho, đồng thời dữ liệu xuất hàng được tự động cập nhật vào Sổ chi tiết hàng hóa của kế toán kho. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 59 Phiếu xuất kho Trích Sổ chi tiết hàng hóa - Thủ kho sau khi nhận được PXK tiến hành xuất hàng, đồng thời cập nhật vào thẻ kho. PHIẾU XUẤT KHO Liên 1 Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Số: 000135XK Nợ: TK 632 Có: TK 156 - Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận): Thị trấn Ba Đồn, Quảng Bình - Lý do xuất kho: Xuất kho giá vốn theo HĐ 0001345 - Xuất tại kho : Công ty Địa điểm: 46 Nguyễn Huệ, Huế STT Tên mặt hàng Mã hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xe đạp Yizu XEDAP-27 Chiếc 05 580.000 2.900.000 2 Xe đạp Domint XEDAP-18 Chiếc 02 580.000 1.160.000 3 Xe đạp Deanpeck XEDAP-31 Chiếc 07 580.000 4.060.000 Cộng 8.120.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu một trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0001345 Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Người lập (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 SỔ CHI TIẾT Tài khoản 156: Hàng hóa Mã hàng: XEDAP-18 Đơn vị tính: Chiếc Tháng 12/2014 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số lượng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư ĐK XXX 02/12 /2014 0001345 XK 02/12 /2014 Xuất kho giá vốn theo HĐ 0001345 632 02 1.160.000 Cộng PS XXX Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc Ki nh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 60 Trích thẻ kho XEDAP-18 Cuối tháng, để kiểm tra lượng hàng hóa quản lý giữa kho và phòng kế toán, kế toán kho tiến hành in Bảng tổng hợp nhập xuất tồn; so sánh, đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho; nếu phát hiện sai sót, chênh lệch nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và xử lý. (Chi tiết bảng tổng hợp NXT Phụ lục 04 và mẫu 2 thẻ kho tương ứng Phụ lục 05, 06). b) Hạch toán tổng hợp  Kế toán kho sau khi hoàn thành việc nhập liệu xuất kho vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 632, 156. THẺ KHO Ngày: 02/12/2014 - Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: Xe đạp Domint - Đơn vị tính: Chiếc - Mã số: XEDAP-18 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Số dư đầu kỳ XXX 1 02/12/2014 001345XK Xuất kho theo HĐ 0001345XK 02/12/2014 02 Cộng phát sinh XXX Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 61 Trích Sổ Nhật ký chung Trích Sổ cái TK 632 Mẫu số: S03b – DNN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2014 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Mã TK Số tiền Nợ Số tiền Có 02/12/2014 0001345XK 02/12/2014 Xuất kho giá vốn theo HĐ 0001345 ngày 02-12-2014 632 156 8.120.000 8.120.000 Tổng cộng XXX XXX Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 SỔ CÁI Năm: 2014 Tài khoản: Giá vốn hàng bán - 632 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có Số phát sinh 02/12/ 2014 0001345XK 02/12/ 2014 Xuất kho giá vốn theo HĐ 0001345 ngày 02-12-2014 156 8.120.000 Cộng số phát sinh XXX Ngàythángnăm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 62 Trích Sổ Cái TK 156            Kế toán thanh toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT tiến hành nhập thông tin về nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm kế toán. Giao diện nhập liệu như hình dưới: GIAO DIỆN NHẬP LIỆU NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Mẫu số: S03b – DNN SỔ CÁI Năm: 2014 Tài khoản: Hàng hóa - 156 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có Số phát sinh 02/12/ 2014 0001345XK 02/12/ 2014 Xuất kho giá vốn theo HĐ 0001345 ngày 02-12-2014 632 8.120.000 Cộng số phát sinh XXX Ngàythángnăm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 63 - Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 511, TK 111 (Phụ lục 07), TK 333 (Phụ lục 08). Trích Sổ Nhật ký chung Trích Sổ Cái TK 511 Mẫu số: S03b – DNN SỔ CÁI Năm: 2014 Tài khoản: Doanh thu bán hàng - 511 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có Số phát sinh 02/12/ 2014 PT 01 02/12/ 2014 Thu tiền bán hàng cửa hàng trung ương Ba Đồn 111 8.540.000 Cộng số phát sinh XXX Ngàythángnăm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2014 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Mã TK Số tiền Nợ Số tiền Có 02/12/2014 PT 01 02/12/2014 Thu tiền bán hàng cửa hàng Trung ương Ba Đồn 111 511 133 9.394.000 8.540.000 854.000 Tổng cộng XXX XXX Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 46 Nguyễn Huệ, Huế Mã số thuế: 3300415138 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 64 2.3.5. Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hóa Công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí thường tiến hành kiểm kê hàng hóa vào cuối năm tài chính. Ở thời điểm này, công ty sẽ thành lập Ban kiểm kê, tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của những mặt hàng trong kho đối chiếu so với sổ kế toán và cuối cùng lập Biên bản kiểm kê. Nếu có sai sót, chênh lệch, Ban kiểm kê sẽ xem xét và lập quyết định xử lý.  Cụ thể, trong năm 2014, vào ngày 29/12, công ty đã thành lập Ban kiểm kê gồm: Ông (bà): Nguyễn Huy Cường : Trưởng ban Ông (bà): Huỳnh Thị Diệu Linh : Phó trưởng ban Ông (bà): Nguyễn Dưỡng : Phó trưởng ban tiến hành kiểm kê hàng hóa có trong kho Nguyễn Huệ và lập Biên bản kiểm kê vào cùng ngày. (Chi tiết Biên bản kiểm kê Phụ lục 09) 2.3.6. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí trong 3 năm 2012 – 2014 chưa tiến hành đánh giá lại giá trị hàng hóa tồn kho so với giá thị thuần có thể thực hiện vào cuối năm tài chính. Do đó nghiệp vụ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho vẫn chưa được thực hiện. 2.3.7. Phân tích lượng hàng nhập xuất tồn qua các năm 2012 – 2014 Qua bảng phân tích 2.5 và biểu đồ 2.1 bên dưới ta thấy, lượng hàng hóa luân chuyển trong 3 năm 2012 – 2014 của công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí biến động không ổn định. Cụ thể: Năm 2013, lượng hàng tồn đầu kỳ, nhập và xuất trong kỳ đều tăng so với năm 2012, trong đó: tồn đầu kỳ tăng hơn 7 tỷ đồng, tương ứng tăng hơn 93% so với năm 2012; nhập trong kỳ tăng hơn 4,7 tỷ, tương ứng tăng gần 24%; xuất trong kỳ tăng hơn 18 tỷ, tăng gần 140%. Nhưng qua năm 2014, tất cả lượng tồn đầu kỳ, nhập, xuất hay tồn cuối kỳ của công ty lại đều giảm so với năm 2013. Cụ thể, tồn đầu kỳ giảm hơn 6 tỷ đồng Đạ i h ọc K inh tế uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 65 Bảng 2.5: Bảng phân tích biến động hàng hóa qua 3 năm 2012 – 2014 ĐVT: Đồng Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ 2012 7.626.471.374 20.230.971.125 13.128.537.276 14.728.905.223 2013 14.728.905.223 24.981.925.916 31.201.786.212 8.509.044.927 2014 8.509.044.927 17.718.156.487 18.359.763.063 7.867.438.351 2013/2012 +/- 7.102.433.849 4.750.954.791 18.073.248.936 -6.219.860.296 % 93,13% 23,48% 137,66% -42,23% 2014/2013 +/- -6.219.860.296 -7.263.769.429 -12.842.023.149 -641.606.576 % -42,23% -29,08% -41,16% -7,54% (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ 2012 2013 2014 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ biến động hàng hóa qua 3 năm 2012 – 2014 (ĐVT: Triệu đồng) Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 66 tương ứng giảm hơn 40%; nhập trong kỳ giảm hơn 7 tỷ, giảm gần 30%; đặc biệt xuất trong kỳ giảm gần 13 tỷ, giảm hơn 41%; và tồn cuối kỳ cũng giảm gần 8%. Điều này trước mắt cho ta thấy, hàng hóa luân chuyển trong đơn vị biến động rất lộn xộn, không theo một quy luật cũng như ước tính nào. Hàng nhập, hàng xuất tăng có thể là do năm 2013 đơn vị kinh doanh có hiệu quả, thu hút nhiều khách hàng mua sản phẩm. Nhưng năm 2014 tình hình kinh doanh lại không thuận lợi, lượng hàng nhập và xuất cũng tương ứng giảm theo. Như vậy, về cơ bản, lượng hàng hóa luân chuyển cũng phản ánh được tình hình, hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên nếu đứng ở góc độ về quản lý hàng hóa, khi lượng tồn nhiều nhưng xuất hạn chế, thì chắc chắn chi phí sẽ tăng cao, sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Hơn nữa, công ty lại không thiết lập mức dự trữ tồn kho trong năm cho bất kỳ loại hàng hóa nào, mà phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu thị trường về sản phẩm đó. Điều này có thể gây nhiều biến động bất lợi cho công ty như: chi phí tồn kho cao nếu nhập nhiều, xuất ít hay thiếu hụt sản phẩm nếu nhập ít xuất nhiều, tất nhiên trường hợp lý tưởng lượng nhập bằng lượng xuất là khó có thể xảy ra. Do đó, trong bất kỳ tình huống nào (nhập > xuất, nhập < xuất) công ty đều nằm ở thế bất lợi. Chính vì vậy, qua việc phân tích lượng hàng nhập xuất tồn trong 3 năm 2012 – 2014, thấy được sự biến động lớn của hàng hóa như trên, những nhà quản lý đơn vị cần suy nghĩ về bài toán tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh nhiều hơn nữa, để ECO Duy Trí ngày càng phát huy được những thế mạnh về sản phẩm tiêu dùng của mình trên thị trường hơn, nhằm thực hiện tốt hơn chiến lược “tối đa hóa lợi nhuận” – mục tiêu chung của tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 67 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LUÂN CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ DUY TRÍ 3.1. Một số đánh giá về tổ chức kế toán tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí 3.1.1. Đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí Công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí là một trong những công ty đi đầu về lĩnh vực cung cấp các sản phẩm tiêu dùng (xe đạp, xe đạp điện, xe máy điện) trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong những năm qua, hoạt động kinh doanh của công ty đã có nhiều chuyển biến tích cực. Hiện nay, công ty có mạng lưới phân phối khá đa dạng. Với chiến lược kinh doanh bám sát nhu cầu thực tế, thỏa mãn khách hàng về cả chất lượng lẫn thẩm mỹ, cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình, ECO Duy Trí đã và đang xây dựng được cho mình thương hiệu vững chải trong lòng người tiêu dùng. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đạt được, công ty còn tồn tại một số hạn chế. Các mặt hàng của ECO Duy Trí rất phong phú, đa dạng, hiện có trên 135 mặt hàng tiêu dùng nhưng nguồn lực lại khá hạn hẹp, giới hạn. Chính vì lý do này, khả năng phát huy thế mạnh của từng hàng hóa vẫn chưa được chú trọng. Bên cạnh đó, công ty lại gặp phải sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ trên thị trường. Các đối thủ này thường xuyên thay đổi chính sách bán hàng, liên tục mở rộng thị trường, tăng cường quảng cáo, tiếp thị thu hút và làm sụt giảm không nhỏ một bộ phận khách hàng của ECO Duy Trí. 3.1.2. Đánh giá về tổ chức kế toán tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí  Về công tác kế toán Công tác kế toán của công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí được đánh giá là khoa học, hợp lý. Với đội ngũ kế toán viên trẻ, có năng lực, được đào Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 68 tạo kỹ càng, dưới sự kiểm soát chỉ đạo chặt chẽ của kế toán trưởng giàu kinh nghiệm, công tác kế toán của đơn vị luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.  Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, hợp lý, logic, các nhân viên làm việc với nhau nhịp nhàng. Kế toán viên được phân công công việc phù hợp với trình độ, năng lực của từng người nên thuận lợi trong các khâu kiểm tra, đối chiếu, truy xuất thông tin cũng như phối hợp làm việc để đưa ra những quyết định chính xác liên quan đến tình hình tài chính của công ty.  Về hình thức kế toán Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung xây dựng trên phần mềm máy tính. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán, hạn chế sai sót cũng như giảm bớt các công đoạn ghi chép phức tạp, tăng tốc độ xử lý thông tin, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu vào các bảng, sổ kế toán và báo cáo tài chính.  Về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng tương đối hoàn chỉnh, khoa học, tuân thủ các yêu cầu, quy định của hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006. 3.2. Đánh giá về kế toán luân chuyển hàng hóa tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí 3.2.1. Ưu điểm của tổ chức kế toán luân chuyển hàng hóa  Về hệ thống chứng từ sử dụng Công ty xây dựng được hệ thống chứng từ tương đối đầy đủ, phù hợp với Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Việc lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, linh hoạt, đảm bảo những yêu cầu đặt ra cơ bản. Chứng từ được lưu trữ một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và bảo quản Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 69  Về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán luân chuyển hàng hóa khá phù hợp, phản ánh đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tài khoản sử dụng trong các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, hay lưu trữ hàng được chi tiết hóa.  Về hệ thống sổ và báo cáo kế toán Trong khâu mua hàng, hàng năm, công ty đã tiến hành lập Dự toán mua hàng. Điều này giúp những nhà quản lý kiểm soát tốt hơn được lượng hàng hóa cần cho đơn vị mình. Trong việc ghi chép, kế toán kho đã mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng, kiểm soát được số lượng xuất nhập tồn từng hàng hóa trong kỳ, đồng thời có sự đối chiếu chặt chẽ giữa kế toán kho và thủ kho theo định kỳ. Hệ thống sổ sách phục vụ công tác kế toán luân chuyển hàng hóa khá phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tình hình ghi chép, phản ánh số liệu vào các sổ kế toán nhanh, chính xác, đúng nguyên tắc bởi có sự hỗ trợ mạnh mẽ của phần mềm kế toán. 3.2.2. Nhược điểm của tổ chức kế toán luân chuyển hàng hóa  Về việc tổ chức hệ thống báo cáo Thứ nhất, ngoài hệ thống Báo cáo tài chính được lập hàng năm, công ty vẫn chưa chú trọng đến việc lập các Báo cáo kế toán quản trị. Các Báo cáo kế toán quản trị xuất hiện chỉ là Dự toán mua hàng, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn, và tác dụng của nó rất hạn chế. Thứ hai, hàng năm, công ty có tiến hành lập Dự toán mua hàng vào đầu năm, nhằm dự báo số lượng hàng mua trong năm. Song tác dụng dự báo của bản dự toán khá hạn chế, chưa thực sự ứng dụng nhiều trong chu trình mua hàng thực tiễn, cũng chưa thấy có sự đối chiếu ở Phòng tài chính kế toán hay tham khảo khi có nhu cầu đặt mua hàng ở Phòng kinh doanh. Nguyên nhân là do việc chỉ lập mang tính chất thủ tục, cứng nhắc không theo sát tình hình kinh doanh của công ty. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 70  Về việc tổ chức kiểm soát nội bộ Thứ nhất, trong chu trình mua hàng, khi nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng, Phòng kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng ngay mà không xét duyệt. Việc xét duyệt chỉ do Giám đốc thực hiện sau khi Phòng kinh doanh đã lập đơn đặt hàng. Điều này, dẫn đến khả năng mua hàng chưa đúng lúc, lượng mua chưa thích hợp, chưa có xét duyệt ban đầu dẫn đến khối lượng công việc của Giám đốc trở nên vất vả hơn. Thứ hai, việc lựa chọn nhà cung cấp trong khâu mua hàng chỉ là do Phòng kinh doanh lựa chọn trong danh sách những nhà cung cấp có sẵn mà không tham khảo giá cũng như chất lượng của những đơn vị khác cung ứng sản phẩm tương tự trên thị trường. Điều này dễ dấn đến việc công ty mua hàng với những nhà cung cấp cũ với giá cũng như chất lượng không tốt, đồng thời cũng làm tăng nguy cơ thông đồng với nhà cung cấp nhằm thu lợi cá nhân, gây thiệt hại cho công ty. Thứ ba, trong khâu bán hàng qua hợp đồng, khi khách hàng gửi đơn đặt hàng thì Phòng kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng ngay mà không xét duyệt bán hàng. Điều này dễ dẫn đến nguy cơ bán hàng cho những khách hàng có tình hình tài chính không tốt, làm gia tăng các khoản nợ xấu, nợ khó đòi gây thiệt hại cho công ty. Thứ tư, Phòng kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng mà không kiểm tra lượng hàng tồn trong kho có đáp ứng đủ lượng hàng khách yêu cầu hay không. Điều này dễ dẫn đến nguy cơ thiếu hàng cung ứng cho khách hàng, gây mất uy tín cũng như thiệt hại cho công ty.  Về việc quản lý hàng tồn kho Việc xác định lượng thời điểm và số lượng hàng cần mua chỉ do bộ phận kho tính toán dựa trên kinh nghiệm và thói quen, rồi lập Phiếu yêu cầu mua hàng. Công ty không có quy định mức tồn kho tối ưu. Điều này dễ dẫn đến việc không đủ hàng cung ứng cho thị trường, làm hoạt động kinh doanh của công ty có thể bị gián đoạn.  Về mặt hạch toán Hiện tại, công ty vẫn chưa tiến hành đánh giá và hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính. Điều này dẫn đến giá trị HTK trên bảng cân đối kế toán là chưa thực sự chính xác và vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 71 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán luân chuyển hàng hóa tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí 3.3.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo Thứ nhất, ngoài hệ thống Báo cáo tài chính, công ty nên chú ý đầu tư vào các Báo cáo kế toán quản trị như: Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng loại mặt hàng, khu vực; Báo cáo dự toán giá vốn; Báo cáo dự toán thu nhậpBởi ý nghĩa của các Báo cáo kế toán quản trị là hết sức quan trọng. Nó hỗ trợ rất đắc lực cho Giám đốc trong việc nhìn nhận về thực lực công ty, tình hình kinh doanh để ra quyết định, chiến lược chính xác hơn, thúc đẩy và tạo động lực làm việc cho toàn bộ nhân viên để hoàn thành mục tiêu đặt ra. Thứ hai, trong việc lập Dự toán mua hàng, Phòng kinh doanh nên phối hợp với Phòng tài chính kế toán để nắm bắt nhu cầu thị trường chính xác hơn, thiết thực hơn. Đồng thời, việc lập Dự toán không nên quá cứng nhắc. Người lập cũng như người sử dụng Dự toán nên tìm hiểu rõ ý nghĩa, tác dụng của những bản Dự toán mình sẽ lập, sẽ dùng, từ đó tạo ra tính linh hoạt và thực tiễn hơn, phát huy tối đa hiệu quả của Dự toán mang lại cho công ty. 3.3.2. Hoàn thiện tổ chức kiểm soát nội bộ Thứ nhất, về chu trình mua hàng, khi nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng, Phòng kinh doanh nên tiến hành xét duyệt trước khi lập đơn đặt hàng. Điều này góp phần giảm nhẹ khối lượng công việc cho Giám đốc, đồng thời kiểm soát chặt chẽ về lượng hàng cần mua hơn cho công ty. Thứ hai, danh sách nhà cung cấp nên thường xuyên được cập nhật. Phòng kinh doanh nên cử 1 hoặc 2 người, định kỳ 3 tháng hoặc quý tiến hành điều tra thị trường, để công ty luôn nắm bắt được những nhà cung cấp giá rẻ với chất lượng tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Thứ ba, trong khâu bán hàng qua hợp đồng, công ty nên thường xuyên cập nhật thông tin về khả năng tài chính của khách hàng để xây dựng một hạn mức bán chịu hợp lý đối với những khách hàng lâu năm, cũng như khách hàng mới. Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 72 Thứ tư, trước khi lập Hợp đồng, Phòng kinh doanh nên báo cho kế toán kho để kiểm tra xem còn đủ lượng hàng cung ứng hay không, nếu không tính toán việc mua hàng xem có hợp lý và kịp thời hay không để có quyết định đúng đắn. 3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hạch toán Công ty nên đánh giá lại giá trị HTK cuối kỳ và lập dự phòng (nếu có). Việc làm này giúp những nhà đầu tư, những đối tác làm ăn với công ty có cái nhìn tin tưởng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng quy mô như mục tiêu ban đầu đã đặt ra. 3.3.4. Hoàn thiện tổ chức nhân sự Công ty nên thường xuyên tổ chức cho nhân viên kế toán tham dự các khóa tập huấn chế độ, thông tư kế toán mới; thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận để lắng nghe những ý kiến, đóng góp của nhân viên kế toán nói chung và nhân viên toàn công ty nói riêng. Ngoài ra, đơn vị cũng nên có sự đánh giá định kỳ, khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc ở từng lĩnh vực nhằm tạo động lực làm việc cho lao động toàn công ty. 3.3.5. Hoàn thiện quản lý hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại chủ yếu như công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí, việc quản lý tốt hàng tồn kho là rất quan trọng. Công ty cần xác định được lượng hàng tồn kho hợp lý để vừa đảm bảo cung ứng kịp thời nhu cầu thị trường, vừa giảm bớt chi phí nhờ rút ngắn thời gian lưu kho, hạn chế sụt giảm chất lượng hàng hóa. Muốn vậy, công ty cần:  Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học Đây là một trong những yếu tố giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực, tiết kiệm diện tích kho bãi, thuận tiện cho việc tra xuất, quản lý, kiểm soát.  Thường xuyên kiểm kê hàng hóa định kỳ theo quý hoặc 6 tháng/lần Hàng hóa của công ty đều là những mặt hàng mang tính thẩm mỹ cao, dễ bị lỗi thời. Công tác kiểm kê hàng hóa định kỳ thường xuyên là một hoạt động cần thiết để Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 73 xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên sổ sách quản lý có chính xác hay không, giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, đồng thời giúp phát hiện những mặt hàng giảm sút chất lượng, những mặt hàng kém được ưa chuộng để có những chính sách bán hàng hợp lý.  Luôn đảm bảo định mức tồn kho tối ưu Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời cho thị trường, giúp duy trì hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục không bị gián đoạn. Việc xác định định mức tồn kho tối ưu cần được tiến hành định kỳ, thường xuyên. Do đó, kế toán cần tổng kết, tính toán nhu cầu dự trữ tối thiểu, xác định thời điểm và lượng hàng cần đặt thích hợp. Để làm được điều này, công ty có thể sử dụng mô hình EOQ (Economic Odering Quantity) để xác định số lượng đặt hàng kinh tế trong mỗi lần đặt hàng. Mô hình EOQ dựa vào một số điều kiện cơ bản sau:  Thứ nhất, nhu cầu một loại hàng hóa được biết trước và không đổi.  Thứ hai, lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm định trước.  Thứ ba, thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng là xác định.  Thứ tư, chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng.  Thứ năm, không có chiết khấu theo số lượng hàng mua.  Thứ sáu, sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian. Theo mô hình EOQ, số lượng đặt hàng kinh tế được tính theo công thức: EOQ = Trong đó: S: Tổng lượng hàng hóa cần dùng trong năm F: Chi phí một lần đặt hàng H: Chi phí tồn trữ 1 đơn vị tồn kho trong 1 năm Đạ i h ọc K i h tế Hu ế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 74 Theo đó, thời gian giữa các đơn hàng (TBO – Time Between Oders) cho một lô hàng cụ thể được tính như sau: TBO = x 12 tháng/năm = x 365 ngày/năm Đối chiếu các điều kiện của mô hình EOQ vào tình hình thực tế mua hàng tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí, ta thấy nhiều giả định phù hợp. Do đó, tôi mạnh dạn đề xuất áp dụng mô hình này theo quý trong việc tính số lượng đặt hàng kinh tế cho các loại mặt hàng của ECO Duy Trí. Dưới đây là việc tính toán cụ thể áp dụng ví dụ cho số liệu năm 2014.  Số lượng xe đạp cần thiết trong năm (S): 5000 (chiếc)  Chi phí một lần đặt hàng (F) chủ yếu là chi phí hành chính như chi phí điện thoại, giấy tờ, ước tính khoảng 20.000 đồng.  Chi phí tồn trữ trong năm: 150.000.000 (VND/chiếc) ⇨ Chi phí tồn trữ một chiếc xe trong năm là: 150.000.000/5000 = 30.000 (VND/chiếc/năm). ⇨ Số lượng đặt hàng kinh tế để tổng chi phí tồn kho thấp nhất là: EOQ = ≈ 82 (chiếc) ⇨ Thời gian giữa các đơn hàng được tính theo ngày là: TBO = x 365 ≈ 6 (ngày) Như vậy với số liệu ước tính năm 2014, kết quả tính được cho thấy trong năm số lượng xe đạp mỗi lần yêu cầu để tổng chi phí tồn kho thấp nhất là 82 chiếc và thời gian trung bình giữa các lần đặt hàng là 6 ngày. Việc tính toán được thực hiện tương tự cho những sản phẩm khác (xe đạp điện, xe máy điện) và cũng có thể thực hiện tương tự cho những quý hay tháng khác trong năm. Điều này giúp Phòng kinh doanh và Phòng tài chính kế toán có sự tham khảo hữu ích trong công tác đặt mua hàng và quản lý hàng tồn kho. EOQ S EOQ S Đạ i h ọc K inh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 75 PHẦN III, KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Có thể nói, luân chuyển hàng hóa như là hoạt động sống chính của bất kỳ một DNTM nào, đối với ECO Duy Trí cũng như vậy. Do đó, việc tổ chức tốt công tác kế toán luân chuyển hàng hóa, hạch toán chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, cập nhật những chế độ, thông tư mới là hết sức ý nghĩa trong việc giúp những nhà quản lý đưa ra quyết định, chiến lược đúng đắn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã thực hiện nghiên cứu đề tài “Kế toán luân chuyển hàng hóa tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí”. Với những nội dung đã trình bày, ba mục tiêu nghiên cứu đã được thực hiện. Về phương diện lý luận, thông qua chương Cơ sở lý luận, khóa luận đã tổng hợp và hệ thống hóa những vấn cơ bản về công tác kế toán luân chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Bên cạnh đó, qua quá trình tìm hiểu, tôi đã đưa ra, so sánh và phân tích một số chỉ tiêu về lao động, tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh để thấy được tình hình hoạt động của công ty trong những năm qua. Ngoài ra, qua tìm hiểu thực trạng, tôi thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán luân chuyển hàng hóa nói riêng tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ Duy Trí đã thực hiện tốt theo đúng chế độ hiện hành, phù hợp với điều kiện kinh doanh cụ thể của đơn vị. Bộ máy kế toán gọn nhẹ, nhân viên được phân công theo từng phần hành cụ thể, phù hợp với trình độ chuyên môn. Việc vận dụng hệ thống sổ sách, chứng từ, tài khoản, báo cáo có hỗ trợ của phần mềm kế toán máy khá đầy đủ, đúng theo quy định hiện hành của nhà nước. Tuy nhiên, công tác tổ chức kế toán vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục. Thấy được những hạn chế đó, nhờ kết hợp với những lý thuyết đã được học và tình hình thực tiễn tại công ty, tôi đã đưa ra một số ý kiến đóng góp có tính chất tham khảo để công ty xem xét nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán luân chuyển hàng hóa nói riêng tại đơn vị mình. Đạ i h ọc Ki nh tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 76 Mặc dù vậy, do những giới hạn nhất định về mặt thời gian nghiên cứu cũng như hạn chế về kiến thức và một số yếu tố khách quan khác nên khóa luận vẫn còn hạn chế: chưa đi sâu tìm hiểu kế toán luân chuyển hàng hóa của toàn bộ doanh nghiệp mà chỉ đi sâu vào phần hành thương mại; chưa nghiên cứu vai trò của tin học hóa đối với công tác kế toán luân chuyển hàng hóa. 2. Kiến nghị Với những kết luận trên đây, để có thể mở rộng hơn hướng nghiên cứu đề tài, tôi đề xuất nên tìm hiểu đầy đủ về công tác kế toán thuế, kế toán nhập khẩu hàng hóa trong mối quan hệ với tổ chức kế toán mua hàng, bán hàng mà khóa luận này chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu. Ngoài ra, đề tài khóa luận này có thể phát triển theo hướng tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, tìm hiểu dòng thông tin về tổ chức kế toán luân chuyển hàng hóa trong cơ sở dữ liệu máy tính và việc ứng dụng hệ thống thông tin vào hoạt động kế toán cũng như sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp./. Đạ i h ọc K in tế H uế GVHD: Th.s Nguyễn Quang Huy Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Hương Lan_11K4041114 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Ts.Trần Thị Hồng Mai (2012), “Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp thương mại”, NXB Giáo dục Việt Nam. [2]. PGS.TS.Nguyễn Văn Công (2004), “Hạch toán kế toán doanh nghiệp thương mại”, NXB Tài chính. [3]. Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho. [4]. Trường Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán (2012), “Hệ thống thông tin kế toán”, NXB Phương Đông. [5]. T.S Trần Phước và tập thể tác giả (2009), “Kế toán thương mại dịch vụ”, NXB Tài chính. [6]. Th.s Hồ Phan Minh Đức (2006), “Bài giảng kế toán quản trị”, NXB Đại học Huế. [8]. www.duytri.vn [9]. www.gso.gov.vn Đạ i h ọc K inh tế H uế